JP2008310381A - 施設予約システム、施設予約方法及びそのプログラム並びに記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】該当する放置予約を行った利用者ＩＤに対してその後の施設予約システム利用時に放置予約を行なった旨を認識させ、さらに、放置予約を所定回数繰り返した場合所定期間の予約を不可とすることにより、放置予約の抑制を図りその結果として施設の円滑な利用を実現することを可能とした施設予約システムを提供する。
【解決手段】予約管理サーバ１は、利用者が利用者端末４から登録した予約情報と会議室２に設置された利用状況確認手段３から受信した利用状況とを照合して放置予約の有無を判定し、放置予約と判定した場合、予約管理サーバ１は、該当する予約情報を削除するとともに、放置予約を行なった利用者ＩＤについて放置予約回数を加算し、さらに、放置予約回数が所定回数に到達すると、所定期間、前記利用者ＩＤによる予約が不可となるよう予約禁止フラグを更新する。
【選択図】図１

Description

本発明は、コンピュータにより会議室等の施設の予約を行うための施設予約システム、施設予約方法及びそのプログラム並びに記録媒体に関する。

例えば構内における複数の会議室といった施設の予約を、コンピュータシステムにより管理する方法がとられている。例えば、予約管理手段としての予約管理サーバが設けられ、施設利用者は、ネットワークを介して予約管理サーバに接続された利用者端末から例えばブラウザにより予約管理サーバにアクセスすると、利用者端末には施設ごとの予約状況が表示される。施設利用者は、施設の空き状況を参照して、所望の日時においてまだ予約されていない施設の予約入力を行う。また、予定された会議が中止となった場合、施設利用者は利用者端末からブラウザにより予約管理サーバにアクセスし、利用者端末に表示された予約状況のうち、該当する施設における該当する日時の予約情報を削除する。その結果空き状態となった施設について、すべての利用者により改めて予約入力することが可能となる。

以上のような施設予約システムにおいて、ネットワークを介して予約管理サーバに接続され、施設への入室及び退室を検知するための予約状況確認手段を予約対象であるそれぞれの施設に設けて実際の利用状況を管理することにより、実際に施設の利用がされていない予約を自動的にキャンセルする等施設の利用に関する融通性を高める方法が考えられている（特許文献１参照）。
特開２００２−１２３５８８号公報

しかしながら、施設予約システムにおいては、システム上の予約だけを行い、施設を使用しないにも関わらずその予約を放置するという行為（以下、放置予約と称す）を繰り返し行う利用者が存在しうる。このような場合、特許文献１のような方法により利用に関する融通性を高めたとしても、放置予約を行なった利用者に自らの不適切な行為を認識させることはできないため、繰り返し行われる放置予約を抑止することは困難である。却って、自ら予約をキャンセルする必要がないため、放置予約を繰り返し行う者だけでなく全ての利用者による放置予約を助長するおそれもある。

本発明は上記従来の問題点を解決するもので、放置予約を自動的にキャンセルするだけでなく、該当する放置予約を行った利用者ＩＤに対してその後の施設予約システムの利用時に放置予約を行なった旨を認識させ、さらに、放置予約を所定回数繰り返した場合所定期間の予約を不可とすることにより、放置予約の抑制を図りその結果として施設の円滑な利用を実現することを可能とした施設予約システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために本発明の施設予約システムは、予約管理手段と、ネットワークを介して前記予約管理手段に接続された利用者端末と、ネットワークを介して前記予約管理手段に接続され、施設に設置された利用状況確認手段とからなり、前記予約管理手段は、利用者情報と予約禁止設定情報とを格納し、前記利用者端末から入力された施設予約システムの利用者ＩＤの識別と前記利用者ＩＤによる施設の予約可否の制御を前記利用者情報に基づき行なうとともに、前記利用者ＩＤによる施設予約の禁止の設定並びに禁止の解除を前記予約禁止設定情報に基づき行なう認証認可部と、予約情報を格納し、前記利用者端末から入力された予約の登録並びに登録された予約の削除を行う予約情報管理部と、前記利用者端末並びに前記利用状況確認手段との通信を行う通信部と、施設の利用の有無の判定基準となる判定基準情報を格納し、前記利用状況情報、前記予約情報、前記判定基準情報に基づき前記予約情報に該当する施設の利用の有無を判定する利用状況判定部とを有し、前記利用状況確認手段は、前記利用状況情報を入力するための入力部と、前記利用状況情報を前記予約管理手段に送信するための送信部とを有することを特徴とした。

ここで、上記施設予約システムは、コンピュータを用いて具体化することができる。その場合、予約管理手段および入室確認手段は、コンピュータ上でプログラムを動作させることにより具体化される。そして、そのプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体や通信ネットワークを介して流通させることもできる。

以上のように本発明の施設予約システムは構成されるため、放置予約の抑制を図り、その結果として施設の円滑な利用を実現することが可能となるという効果が得られる。

本発明の実施の形態においては、施設予約システムは、予約管理手段と、ネットワークを介して前記予約管理手段に接続された利用者端末と、ネットワークを介して前記予約管理手段に接続され、施設に設置された利用状況確認手段とからなり、前記予約管理手段は、利用者情報と予約禁止設定情報とを格納し、前記利用者端末から入力された施設予約システムの利用者ＩＤの識別と前記利用者ＩＤによる施設の予約可否の制御を前記利用者情報に基づき行なうとともに、前記利用者ＩＤによる施設予約の禁止の設定並びに禁止の解除を前記予約禁止設定情報に基づき行なう認証認可部と、予約情報を格納し、前記利用者端末から入力された予約の登録並びに登録された予約の削除を行う予約情報管理部と、前記利用者端末並びに前記利用状況確認手段との通信を行う通信部と、施設の利用の有無の判定基準となる判定基準情報を格納し、前記利用状況情報、前記予約情報、前記判定基準情報に基づき前記予約情報に該当する施設の利用の有無を判定する利用状況判定部とを有し、前記利用状況確認手段は、前記利用状況情報を入力するための入力部と、前記利用状況情報を前記予約管理手段に送信するための送信部とを有することを特徴とする。これにより、放置予約を自動的にキャンセルするだけでなく、該当する放置予約を行った利用者に対してその後の施設予約システム利用時に放置予約を行なった旨を認識させ、さらに、放置予約を所定回数繰り返した場合所定期間の予約を不可とすることが可能となるので、放置予約の抑制を図りその結果として施設の円滑な利用を実現することが可能となるという効果を奏する。

また、前記予約管理手段は、前記利用者ＩＤによる放置予約の累積回数に応じて施設予約システム利用中の画面に加えて警告画面を前記利用者端末に表示するように構成してもよい。このようにすると、施設予約システム利用のための画面とは別に設けられた警告画面により、施設予約システム利用中に放置予約に対する注意を利用者に促すことが可能となる。

また、前記予約管理手段は、前記利用者ＩＤによる放置予約の累積回数に応じて通知文が挿入されたシステム利用中の画面を前記利用者端末に表示するように構成してもよい。このようにすると、システム利用中の画面に挿入された通知文により、施設予約システム利用中に放置予約を行ったことを利用者に認識させることが可能となる。

また、前記予約管理手段は、前記利用者ＩＤによる放置予約の累積回数が所定の数に到達した場合、所定期間前記利用者ＩＤによる施設予約をできなくするように構成してもよい。このようにすると、度重なる放置予約を行った利用者はシステム利用が一定期間行うことができないので、放置予約を行った旨の単なる警告以上に、その後の放置予約に対する抑止の効果を期待できる。

また、前記予約管理手段は、前記予約情報に格納された開始時刻から前記判定基準情報に格納された時間の経過前に施設の利用が無い場合前記予約情報が放置予約であると判定するように構成してもよい。このようにすると、使用開始時間から所定時間内の予約者による入室の無い予約を放置予約として扱い、この情報に基づき該当する予約を行なった利用者ＩＤに対してその旨を認識させることや一定期間予約を不可とすることが可能となる。

また、前記予約管理手段は、前記判定基準情報に格納された時間の経過後前記予約情報に格納された終了時刻までの間に施設の利用が無い場合前記予約情報が放置予約であると判定するように構成してもよい。このようにすると、実際の使用時間と比べて必要以上に長時間に及ぶ予約についても放置予約として扱い、この情報に基づき該当する予約を行なった利用者ＩＤに対してその旨を認識させることや一定期間予約を不可とすることが可能となる。

また、前記予約管理手段は、前記予約情報管理部が前記予約情報を削除した後に、削除された前記予約情報を登録した利用者に宛てて前記予約情報を削除したことを示す電子メールを送信するメール送信部を有する構成としてもよい。このようにすると、放置予約を行なった利用者により迅速にその旨を認識させることが可能となる。

また、前記メール送信部は、前記予約情報を削除したことを示す電子メールを全ての利用者に宛てて送信するように構成するようにしてもよい。このようにすると、より迅速に利用者全員に施設の空きが生じたことを認識させることが可能となるため施設の円滑な利用が可能になるとともに、放置予約を行なった利用者にとっては、その旨を利用者全員に知られることになるため、その後の放置予約に対する更なる抑止の効果が得られる。

また、本発明の実施の形態においては、施設予約方法は、ネットワークを介して予約管理手段に接続された利用者端末から入力された利用者ＩＤを予約管理手段が利用者情報に基づき識別するステップと、前記利用者情報に格納された放置予約の累積回数及び予約可否を制御する情報に基づき、前記利用者ＩＤによる施設の予約が可能、不可、警告を通知した上で可能のいずれであるかを前記予約管理手段が判定するステップと、前記予約管理手段が前記利用者端末に前記累積回数に応じた警告画面を表示させるステップまたは前記予約管理手段が前記利用者端末に前記累積回数に応じた通知文が挿入されたシステム利用中の画面を表示させるステップと、ネットワークを介して予約管理手段に接続され、施設に設置された利用状況確認手段から送信された利用状況情報と登録された前記予約情報並びに前記判定基準情報とに基づき、前記予約情報と合致する施設の利用有無を前記予約管理手段が判定するステップと、施設の利用が無いと判定された場合には、前記予約管理手段が該当する予約を前記予約情報から削除するとともに前記利用者情報に含まれる前記利用者ＩＤに対応した放置予約の累積回数を加算するステップと、加算後の前記累積回数が所定回数の場合には該当する利用者ＩＤによる施設の予約を所定期間不可とするよう前記利用者情報を更新するステップとを有することを特徴とする。これにより、放置予約を自動的にキャンセルするだけでなく、該当する放置予約を行った利用者ＩＤに対してその後の施設予約システム利用時に放置予約を行なった旨を認識させ、さらに、放置予約を所定回数繰り返した場合所定期間の予約を不可とすることが可能となるので、放置予約の抑制を図りその結果として施設の円滑な利用を実現することが可能となるという効果を奏する。

また、前記予約管理手段が施設の利用が無いと判定した場合には、削除された前記予約情報を登録した利用者ＩＤに対応するメールアドレスに宛てて前記予約情報を削除したことを示す電子メールを送信するステップを有するようにしてもよい。このようにすると、放置予約を行なった利用者により迅速にその旨を認識させることが可能となる。

また、前記予約管理手段が施設の利用が無いと判定した場合には、前記利用者情報に含まれる全ての利用者ＩＤに対応するメールアドレスに宛てて前記予約情報を削除したことを示す電子メールを送信するステップを有するようにしてもよい。このようにすると、より迅速に利用者全員に施設の空きが生じたことを認識させることが可能となるため施設の円滑な利用が可能になるとともに、放置予約を行なった利用者にとっては、その旨を利用者全員に知られることになるため、その後の放置予約に対する更なる抑止の効果が得られる。

以下、会議室を施設の一例として、本発明の実施の形態における施設予約システム及び施設予約方法について添付の図面を参照しながら説明する。なお、以下の実施の形態は、本発明を具体化した一例であって、本発明の技術的範囲を限定する性格のものではない。

（実施の形態）
図１は、本実施の形態に係る施設予約システムのシステム構成の一例を示す図である。予約管理手段としての予約管理サーバ１に、施設の一例としての会議室２に設置された利用状況確認手段３、利用者端末４がネットワーク５により接続されている。

このようなシステム構成において、施設予約システム利用者（以下、利用者と称す）は、利用者端末４から予約管理サーバ１に接続し施設の予約情報を登録する。また、利用者は、利用状況確認手段３により会議室２に入室又は退室したことを示す利用状況情報を予約管理サーバ１に送信する。

なお、予約管理サーバ１には、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）やＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＨＤＤ、通信機能などを有する一般的な汎用コンピュータを利用することができる。

また、利用状況確認手段３は、例えば通信機能を有するカードリーダを利用することができる。

また、利用者端末４は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤ、通信機能などに加え、キーボードやマウスなどの入力部、液晶ディスプレイ又はＣＲＴディスプレイなどの表示部を有する一般的な汎用コンピュータを利用することができる。

図２は本発明の実施の形態における施設予約システムの一例を示すブロック図である。

ここで、予約管理サーバ１は、通信部６、認証認可部７、画面生成部８、予約情報管理部９、利用状況判定部１０から構成される。

通信部６は、ネットワーク５を介して利用者端末４に表示させる画面を送信したり利用者端末４から入力された予約情報を受信するとともに、利用状況確認手段３から利用状況情報を受信する。

認証認可部７は、利用者情報テーブルと、予約禁止設定情報テーブルとを保持し、施設予約システムを利用するための利用者ＩＤの識別と識別された利用者ＩＤによる施設予約の可否の制御を利用者情報テーブルに基づき行なうとともに、前記利用者ＩＤによる施設予約の禁止の設定並びに禁止の解除を前記予約禁止設定情報に基づき行なう。利用者情報テーブルに格納される内容は図３において、予約禁止設定情報テーブルに格納される内容は図４において説明を行なう。

画面生成部８は、利用者ＩＤによる予約の可否や放置予約の回数に応じて、利用者端末４に表示させる施設予約システム利用前の画面や利用中の画面を生成する。

予約情報管理部９は、予約情報テーブルと、会議室２の利用の有無の判定基準となる判定基準情報テーブルとを保持し、利用者端末４から入力された予約の登録並びに登録された予約の削除を行なう。予約情報テーブルに格納される内容は図５において、判定基準情報テーブルに格納される内容は図６において説明を行なう。

利用状況判定部１０は、利用状況確認手段３から受信した利用状況情報を格納する利用状況情報テーブルを格納し、前記利用状況情報、前記予約情報、前記判定基準情報に基づき前記予約情報に該当する会議室２の利用の有無を判定する。利用状況情報テーブルは図７において説明を行なう。

また、利用状況確認手段３は、入力部１１、送信部１２から構成される。

入力部１１は、少なくとも施設の予約を行なった利用者による予約した施設への入室又は退室する際に、少なくとも施設予約システムにおける自らの利用者ＩＤと入室又は退室を区別する利用区分を含む利用状況情報の入力を受付ける。

送信部１２は、入力部１１から入力された利用状況情報を、ネットワーク５を介して予約管理サーバ１に送信する。

図３は、認証認可部７が保持する利用者情報テーブルの一例を示す図である。

利用者情報テーブルには、利用者ごとに、施設予約システムにログインするための利用者ＩＤ及び利用者パスワード、利用者氏名、放置予約回数、予約禁止フラグ、及び禁止最終日を一つのレコードとする情報が格納される。ここで、利用者ＩＤは施設の利用者ごとに重複しないように割り当てられたＩＤである。また、予約禁止フラグは「０」又は「１」の値をとり、「０」は予約が可能であることを、「１」は予約が禁止されていることを意味する。禁止最終日には、予約が禁止されている期間の最終日が、予約禁止フラグが「１」となっている利用者ＩＤについてのみ格納される。例えば、利用者ＩＤ「ｂｂｂｂ」については、放置予約の累積回数が１回であるが、予約は禁止されていないことを示している。また、利用者ＩＤ「ｄｄｄｄ」については、放置予約の累積回数が５回で、予約が禁止されており、予約禁止が解除される日は２００７年６月１日であることを示している。

図４は、予約禁止設定情報テーブルの一例を示す図である。

予約禁止設定情報テーブルには、禁止放置回数、禁止期間を一つのレコードとする情報が格納される。禁止放置回数は、予約を禁止するまでの放置予約回数の累積回数である。また、禁止期間は、予約を禁止する日数である。例えば、図４においては、放置予約回数の累積回数が５回以上の場合、登録した予約が放置予約であると判定された日から１０日間、放置予約を行なった利用者ＩＤによる予約を禁止することを示している。なお、禁止期間は日数ではなく、時間または月であってもよい。また、禁止期間の値に特定の意味をもたせてもよい。例えば、禁止期間が「０」については予約の禁止を行なわない、また、禁止期間が「９９９９」については予約が禁止された後禁止の解除を行なわないこととしてもよい。

図５は、予約情報テーブルの一例を示す図である。

予約情報テーブルには、予約管理番号、利用者ＩＤ、会議室ＩＤ、開始日時、判定日時、終了日時を一つのレコードとする情報が格納される。ここで、会議室ＩＤは、会議室ごとに重複しないよう割り当てられたＩＤであり、会議室ごとに重複しない場合は例えば会議室名であってもよい。また、判定日時は、会議室利用の有無の判定基準となる日時であり、後述する判定基準情報テーブルに格納される判定時間を開始日時に加えることによって得られる。例えば、予約管理番号「００００００１」のレコードは、利用者ＩＤ「ｄｄｄｄ」により、会議室ＩＤ「１００１」が割り当てられた会議室を２００７年５月１５日の１５：００から１７：００まで使用する旨の予約情報が登録されている。また、判定日時は２００７年５月１５日の１５：３０であり、例えば、１５：３０を過ぎても予約を行なった利用者による会議室１００１の利用がない場合又は１５：３０までに会議室１００１の利用が終了している場合に、この予約が放置予約であると判定される。

図６は、判定基準情報テーブルの一例を示す図である。

判定基準情報テーブルには、予約情報テーブルに格納された施設の使用開始時刻を起点として放置予約と判定するまでの時間が例えば分単位で格納される。例えば、図６の場合、判定時間が３０分であることを示している。

図７は、利用状況情報テーブルの一例を示す図である。

利用状況情報テーブルは、時刻、会議室ＩＤ、利用者ＩＤ、区分を一つのレコードとする情報が格納される。ここで、時刻は、利用状況判定部１０が送信部１２から利用状況情報を受信した時に予約管理サーバ１から取得した時刻である。また、区分は「０」又は「１」の値をとり、「０」は退室時の情報であることを、「１」は入室時の情報であることを意味する。例えば、Ｎｏ「２１５」のレコードは、２００７年５月１５日の１４時５５分に、会議室ＩＤ「１００１」が割り当てられた会議室に、利用者ＩＤ「ｄｄｄｄ」を有する利用者による入室があったことを示している。

以上のように構成された本発明に係る施設予約システムについて、以下、その動作を説明する。

図８は、会議室利用者が利用者端末から会議室の予約を登録する際の流れを説明するためのフローチャートである。

最初に、施設を予約するために、利用者は利用者端末４から予約管理サーバ１に接続する。このとき表示される図９に示すようなログイン画面において、利用者は利用者ＩＤ、利用者パスワードを入力する（Ｓ８０１）。入力された利用者ＩＤと利用者パスワードは、認証認可部７において利用者情報テーブルの情報に格納された基づき照合される。

利用者ＩＤ、利用者パスワードが正しい場合（Ｓ８０２がＹ）、認証認可部７は、図３の利用者情報テーブルに格納された予約禁止フラグを参照する。

なお、利用者ＩＤ、利用者パスワードが正しくない場合（Ｓ８０２がＮ）、利用者端末４には、再度図３に示す利用者ＩＤ、利用者パスワードの入力を求める画面が表示される。

次に、予約禁止フラグが１の場合（Ｓ８０３がＹ）、ログインした利用者ＩＤによる予約は禁止されていると判定され、図１０に示すような予約の禁止を通知する画面が画面生成部８において生成され利用者端末４に表示される（Ｓ８０４）。図１０の例では、利用者ＩＤ「ｄｄｄｄ」について、図３に示す利用者情報テーブルに格納された情報に基づき、禁止最終日である２００７年６月１日まで予約ができないことを示している。

一方、予約禁止フラグが０の場合（Ｓ８０３がＮ）、ログインした利用者ＩＤによる予約は禁止されていないと判定され、引き続き、図３の利用者情報テーブルに格納された放置予約回数を参照する。

放置予約回数が０回でない場合（Ｓ８０５がＮ）、図１１に示すような、これまでに放置予約を行なったことがある旨を通知する警告画面が画面生成部８において生成され、利用者端末４に表示される。図１１の例では、利用者ＩＤ「ｂｂｂｂ」について、図３に示す利用者情報テーブルに格納された情報と図４に示す予約禁止情報テーブルに格納された情報に基づき、放置予約回数が計１回であることに加え、さらに４回放置予約を繰り返すと、放置予約回数が計５回に到達し予約が禁止されることを通知している。なお、図１１の警告画面において、利用者が利用者端末４の入力部（図示せず）から画面内の「次へ」のボタンを押下すると、予約のための画面が利用者端末４に表示される（Ｓ８０７）。

また、放置予約回数が０回の場合（Ｓ８０５がＹ）、利用者端末４には、図１１に示す警告画面が表示されることなく、予約のための画面が利用者端末４に表示される（Ｓ８０７）。

ここで、予約のための画面とは、例えば、図１２に示す予約状況表示画面や図１３に示す予約入力画面である。

図１２の予約状況表示画面は、一例として、２００７年５月２７日における９：００から１３：００までの会議室１００１、会議室１００２、会議室１００３の予約状況を示している。

ここで、図１２の画面左上に表示される通知文１３により、これまでの放置予約の回数や予約禁止までの放置予約回数が示される。この通知文１３により、利用者は、システムの利用中にも、これまでの放置予約回数を認識することになる。図１２の例では、利用者ＩＤ「ｂｂｂｂ」について、放置予約回数が計１回であることに加え、さらに４回放置予約を繰り返すと、放置予約回数が計５回に到達し予約が禁止されることを示している。なお、この通知文１３は、全ての利用者ＩＤについて表示させても、放置予約回数が０回でない利用者ＩＤについてのみ表示させてもよい。

利用者が図１２に示す予約状況を参照し、所望する時間帯でまだ予約がされていない会議室を探し出し、利用者端末４の入力部（図示せず）により画面内の「予約入力」のボタンを押下すると、図１３に示す予約入力画面が利用者端末４に表示される。利用者は、図１３に示す画面において予約情報の入力を行なう（Ｓ８０８）。

図１３の予約入力画面には、一例として、２００７年５月２７日の１０：００から１２：００まで会議室１００１を予約するために入力された情報が表示されている。また、図１３においても、図１２と同様これまでの放置予約の回数や予約禁止までの放置予約回数が示されている。この後、利用者端末４の入力部（図示せず）により画面内の「予約」のボタンを押下すると、利用者端末４には図１４に示すような予約確定前の確認画面が表示される（Ｓ８０９）。

図１４は、一例として、図１３で示した予約内容を確定するかどうかを確認する画面を示している。

ここで、画面下部に示された通知文１３により、これまでの放置予約回数が表示される。この通知文１３により、利用者は、予約確定の前に入力済みの予約内容が放置予約となりうるものでないかどうかについて注意が促されることになる。なお、この通知文１３は、図１２に示す通知文１３同様、全ての利用者ＩＤについて表示させても、放置予約回数が０回でない利用者ＩＤについてのみ表示させてもよい。

この後、利用者端末４の入力部（図示せず）により図１４内の「はい」のボタンを押下された場合（Ｓ８１０がＹ）、予約情報が予約情報テーブルに格納され予約が完了する。

「いいえ」のボタンが押下された場合（Ｓ８１０がＮ）の場合、再度予約入力を行なうために、利用者端末４には図１２に示す予約状況表示画面が表示される。

なお、図１２、図１３、図１４に示した施設予約システム利用中画面の通知文１３については、放置予約回数によらず全ての利用者ＩＤに対して表示することとしても、放置予約回数が０回でない利用者ＩＤに対してのみ表示することとしてもよい。

以上のようにして、予約管理サーバ１は利用者による会議室の予約登録を受付ける一方、登録された予約が放置予約であるかどうかを一定の間隔（例えば５分）でチェックし、放置予約と判定した場合には該当する予約情報の削除や該当する予約を行なった利用者による次回以降の予約の可否を制御する処理を行なう。以下にこれらの動作について説明する。

図１５は、予約管理サーバ１が放置予約の有無をチェックする際の動作を説明するためのフローチャートである。

最初に、予約管理サーバ１は、放置予約をチェックするための日時（以下、チェック日時と称す）が、図５に示す予約情報テーブルに格納された判定日時と合致するかどうかを判定する。

チェック日時と判定日時が合致する場合（Ｓ１５０１がＹ）、予約管理サーバ１は、施設利用の開始日時から判定日時の間の予約者による施設利用の有無から放置予約を判定した結果に基づき予約情報テーブルと利用者情報テーブルを更新する処理（以下、判定処理１と称す）を行なう（Ｓ１５０２）。

チェック日時と判定日時が合致しない場合（Ｓ１５０１がＮ）、予約管理サーバ１は、引き続いて、チェック日時が図５に示す予約情報テーブルに格納された終了日時と合致するかどうかを判定する。

チェック日時と終了日時が合致する場合（Ｓ１５０３がＹ）、予約管理サーバ１は、判定日時から施設利用の終了日時の間の予約者による施設利用の有無から放置予約を判定した結果に基づき予約情報テーブルと利用者情報テーブルを更新する処理（以下、判定処理２と称す）を行なう（Ｓ１５０４）。

チェック日時と終了日時が合致しない場合（Ｓ１５０３がＮ）、予約管理サーバ１は放置予約の有無のチェックを終了する。

以下、上述した判定処理１及び判定処理２について説明する。

図１６は、上述した判定処理１における予約管理サーバ１の動作を説明するためのフローチャートである。

最初に、利用状況判定部１０は、図７の利用状況情報テーブルと図５の予約情報テーブルとを参照し、予約情報テーブルの各レコードに格納された開始日時から判定日時の間に予約を行なった利用者ＩＤによる入室情報があるかどうかをチェックする。

入室情報がある場合（Ｓ１６０１がＮ）、利用状況判定部１０は、予約から大幅に遅れることなく施設の利用を開始したものと判定し判定処理１を終了する。

入室情報がない場合（Ｓ１６０１がＹ）、利用状況判定部１０は、該当するレコードが放置予約であると判定する。この判定結果に基づき、予約情報管理部９は予約情報テーブルから該当する放置予約を削除する（Ｓ１６０２）。

さらに、上記の放置予約であるとの判定結果に基づき、認証認可部７は、利用者情報テーブルにおいて、放置予約と判定された予約を行なった利用者ＩＤのレコード中の放置予約回数に１を加算する（Ｓ１６０３）。

さらに、認証認可部７は、加算された放置予約回数と予約禁止設定テーブルに格納された禁止放置回数とを比較する。

放置予約回数が禁止放置回数より小さい場合（Ｓ１６０４がＮ）、認証認可部７は、放置予約を行なった利用者ＩＤによる予約を禁止することなく判定処理１を終了する。

放置予約回数が禁止放置回数以上の場合（Ｓ１６０４がＹ）、認証認可部７は、利用者情報テーブルにおいて、該当する利用者ＩＤのレコード中の予約禁止フラグに「１」を格納する（Ｓ１６０５）。

さらに、予約禁止設定テーブルの禁止期間に格納された日数を現在の日付に加算した日付を禁止最終日として利用者情報テーブルに格納した後（Ｓ１６０６）、判定処理１を終了する。

図１７は、上述した判定処理２における予約管理サーバ１の動作を説明するためのフローチャートである。

最初に、利用状況判定部１０は、図７の利用状況情報テーブルを参照し、予約を行なった利用者ＩＤによる利用状況情報のうち、図５の予約情報テーブルに格納された判定日時に最も近い日時のものが入室情報であるか退室情報であるかを判定する。

入室情報であった場合（Ｓ１７０１がＹ）、判定時間前に予約者による入室があり、その状態が継続していたと判定し、判定処理２を終了する。

退室情報であった場合（Ｓ１７０１がＮ）、利用状況判定部１０は、引き続いて、図７の利用状況情報テーブルと図５の予約情報テーブルとを参照し、予約情報テーブルの各レコードに格納された判定日時から終了日時の間に予約を行なった利用者ＩＤによる入室情報があるかどうかをチェックする。

入室情報があった場合（Ｓ１７０２がＹ）、利用状況判定部１０は、判定日時より後まで施設が利用された、すなわち、予約が必要以上に長時間に及ぶものではなかったと判定し、判定処理２を終了する。

入室情報がなかった場合（Ｓ１７０２がＮ）、利用状況判定部１０は、判定日時より前に施設の利用が終了したにも関わらず利用後の予約情報を取り消さない放置予約と判定する。この判定結果に基づき、予約情報管理部９は予約情報テーブルから該当する放置予約を削除する（Ｓ１７０３）。

また、上記の判定結果に基づき、認証認可部７は、利用者情報テーブルにおいて、放置予約と判定された予約を行なった利用者ＩＤのレコード中の放置予約回数に１を加算する（Ｓ１７０４）。

さらに、認証認可部７は、加算された放置予約回数が予約禁止設定テーブルに格納された禁止放置回数と等しいかどうかを判定する。

放置予約回数が禁止予約回数より小さい場合（Ｓ１７０５がＹ）、判定処理１を終了する。

放置予約回数が禁止放置回数以上の場合（Ｓ１７０５がＮ）、認証認可部７は、利用者情報テーブルにおいて、該当する利用者ＩＤのレコード中の予約禁止フラグに「１」を格納する（Ｓ１７０６）。さらに、予約禁止設定テーブルの禁止期間に格納された日数を現在の日付に加算した日付を禁止最終日として利用者情報テーブルに格納した後（Ｓ１７０７）、判定処理２を終了する。

以上のようにして、予約管理サーバ１において、登録された予約が放置予約であるかどうかの一定の間隔（例えば５分）でのチェックと、放置予約に対する処理が行なわれる。

次に、放置予約回数が禁止放置回数に到達することにより予約が禁止された状態を解除する際の予約管理サーバ１の動作について説明する。

図１８は、認証認可部７が利用者情報テーブルにおける１つのレコードについて予約禁止の有無のチェック及び予約禁止の解除を行なう際の動作を説明するためのフローチャートである。

最初に、認証認可部７は、対象となるレコードの予約禁止フラグが１であるかどうかを判定する。

予約禁止フラグが１でない場合（Ｓ１８０１がＮ）、予約禁止はされていないと判定しチェックの動作を終了する。

また、予約禁止フラグが１である場合（Ｓ１８０１がＹ）、認証認可部７は、引き続き対象となるレコードに格納された禁止最終日とチェックを行なっている現在の日付とを比較する。

現在の日付が禁止最終日以前である場合（Ｓ１８０２がＹ）、認証認可部７は、予約禁止期間が継続していると判定し、予約禁止を解除することなく処理を終了する。

現在の日付が禁止最終日より後である場合（Ｓ１８０２がＮ）、認証認可部７は、予約禁止期間を過ぎていると判定し、該当するレコードの予約禁止フラグを禁止されていることを意味する「１」から禁止されていないことを意味する「０」に更新する（Ｓ１８０３）。

この後、認証認可部７は、該当するレコードに格納されている禁止解除日を削除する（Ｓ１８０４）。

認証認可部７は、以上の動作を利用者情報テーブルの全てのレコードに対して行なう。ここで、本実施の形態においては、禁止期間は日を単位として設定されているため、図１８に示すチェックは１日１回行なえばよいが、禁止期間を月や時間等の単位で設定した場合は、その設定した単位に応じて実行すればよいことはいうまでもない。

以上のように、本実施の形態によれば、放置予約回数に基づいた制御により、放置予約を行った利用者ＩＤに対してその後の施設予約システム利用時に放置予約を行なった旨を認識させ、さらに、放置予約を所定回数繰り返した場合所定期間の予約を不可とすることにより、放置予約の抑制を図りその結果として会議室の円滑な利用が実現できるという効果が得られる。

なお、本実施の形態における図５で示した予約情報テーブルについて、例えば会議室ごとにテーブルを保持するようなデータ構成や、開始日時、判定日時、終了日時のいずれかの順にレコードを並び替えるというようなデータ構成をとってもよい。このようにすると、図１６並びに図１７で示した施設利用の有無の判定処理を効率的に行なうことが可能になるという効果が得られる。

また、本実施の形態における図４に示した予約禁止設定テーブルについて、禁止放置回数に応じて禁止期間を設定できるようにしても良い。図１９は、複数の禁止期間情報を有する予約禁止設定テーブルのデータ構成の一例を示す図である。ここで、禁止期間に格納された「９９９９」の値は、前述の通り、予約が禁止された後禁止の解除を行なわないことを意味している。図１９の例では、禁止放置回数が５回及び６回の場合は１０日間、禁止放置回数が７回以上１０回未満に達したときは２０日間、禁止予約回数が１０回以上の場合は無制限の禁止期間を設定することを示している。

また、図１３の予約入力画面において、会議室の参加予定者及び参加者の利用者ＩＤをあわせて登録できるようにするとともに、参加予定者の情報を含んだ予約情報と図７に示した利用状況情報とに基づき、参加予定者以外の利用者による入退室の有無を照合できるようにしてもよい。このようにすると、更に、参加予定者以外の入退室があった会議室を放置予約と判定するといったように、予約を登録した利用者による会議室利用の有無によらない放置予約の判定基準を設けることが可能になるという効果が得られる。あわせて、例えば利用できる者が限定された会議室が設けられている場合に、限定された者以外による入退室の有無を確認できるという効果をも得ることができる。

また、本実施の形態において、予約管理サーバ１は、図２０のブロック図に示すように、予約情報が放置予約であると判定された際にその旨の通知を生成し、電子メールにより送信する機能を有するメール送信部１４を含むように構成してもよい。このとき、利用者情報テーブルには、図２１に示すように利用者ＩＤごとに通知先としてのメールアドレスを格納する。このような構成において、放置予約を行なった利用者を電子メールの送信先とすると、放置予約を行なった利用者により迅速にその旨を認識させることが可能になるという効果が得られる。さらに、電子メールの送信先を利用者全員とすると、より迅速に利用者全員に会議室の空きが生じたことを認識させることが可能となるため会議室の円滑な利用が可能になるとともに、放置予約を行なった利用者にとっては、その旨を利用者全員に知られることになるため、その後の放置予約に対する更なる抑止の効果が得られる。

また、本実施の形態における利用状況確認手段３は、図２２に示すように入室確認用の第１の利用状況確認手段３ａと退室確認用の第２の利用状況確認手段３ｂの一組により構成することも、図２３に示すように一つの利用状況確認手段３に入室確認用の第１の入力部１１ａと退室確認用の第２の入力部１１ｂを有する構成とすることも可能である。

また、本実施の形態における利用状況確認手段３は、施設の施錠と連動し、入室情報又は退室情報の入力があったときに施錠を開放するようにしてもよい。このようにすることにより、実際の施設の利用に基づき登録された予約情報をより厳密に管理することが可能となるという効果が得られる。

本発明に係る施設予約システム及び施設予約方法は、予約どおりの施設利用をしないまま予約を解除せず放置した利用者にその旨の通知及びその後の予約の制限を行うことにより施設利用の円滑化を可能とする施設予約システム、施設予約方法、及びプログラム並びに記録媒体として有用である。

本発明の実施の形態に係る施設予約システムのシステム構成の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る施設予約システムの機能ブロック図の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る利用者情報テーブルのデータ構成の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る予約禁止設定テーブルのデータ構成の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る予約情報テーブルのデータ構成の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る判定基準情報テーブルのデータ構成の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る利用状況情報テーブルのデータ構成の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る、施設利用者が利用者端末から施設予約を登録する際の予約管理サーバの動作を説明するためのフローチャート 本発明の実施の形態に係るログイン画面の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る、施設予約が不可である期間中に利用者端末に表示される画面の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る利用者端末に表示される警告画面の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る利用者端末に表示される予約状況表示画面の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る利用者端末に表示される予約入力画面の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る利用者端末に表示される予約確定前の確認画面の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る利用状況判定部が放置予約の有無を判定する際の動作を説明するためのフローチャート 本発明の実施の形態に係る施設利用の開始日時から判定日時の間の予約者による施設利用の有無から放置予約を判定した結果に基づき予約情報テーブルと利用者情報テーブルを更新する際の予約管理サーバの動作を説明するためのフローチャート 本発明の実施の形態に係る判定日時から施設利用の終了日時の間の予約者による施設利用の有無から放置予約を判定した結果に基づき予約情報テーブルと利用者情報テーブルを更新する際の予約管理サーバの動作を説明するフローチャート 本発明の実施の形態に係る認証認可部が利用者情報テーブルにおける１つのレコードについて予約禁止の有無のチェック及び予約禁止の解除を行なう際の動作を説明するためのフローチャート 本発明の実施の形態に係る複数の禁止期間情報を有する予約禁止設定テーブルのデータ構成の一例を示す図 本発明の実施の形態に係るメール送信部を含む予約管理手段の機能ブロック図の一例を示す図 本発明の実施の形態に係るメールアドレスを含む利用者情報テーブルのデータ構成の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る入室確認用の第１の利用状況確認手段と退室確認用の第２の利用状況確認手段を設けた施設予約システムの機能ブロック図の一例を示す図 本発明の実施の形態に係る入室確認用の第１の入力部と退室確認用第２の入力部を有する利用状況確認手段を有する施設予約システムの機能ブロック図の一例を示す図

符号の説明

１ 予約管理サーバ
２ 会議室
３，３ａ，３ｂ 利用状況確認手段
４ 利用者端末
５ ネットワーク
６ 通信部
７ 認証認可部
８ 画面生成部
９ 予約情報管理部
１０ 利用状況判定部
１１，１１ａ，１１ｂ 入力部
１２ 送信部
１３ 通知文
１４ メール送信部

Claims (13)

1. 予約管理手段と、ネットワークを介して前記予約管理手段に接続された利用者端末と、ネットワークを介して前記予約管理手段に接続され、施設に設置された利用状況確認手段とからなる施設予約システムにおいて、前記予約管理手段は、利用者情報と予約禁止設定情報とを格納し、前記利用者端末から入力された施設予約システムの利用者ＩＤの識別と前記利用者ＩＤによる施設の予約可否の制御を前記利用者情報に基づき行なうとともに、前記利用者ＩＤによる施設予約の禁止の設定並びに禁止の解除を前記予約禁止設定情報に基づき行なう認証認可部と、予約情報を格納し、前記利用者端末から入力された予約の登録並びに登録された予約の削除を行う予約情報管理部と、前記利用者端末並びに前記利用状況確認手段との通信を行う通信部と、施設の利用の有無の判定基準となる判定基準情報を格納し、前記利用状況情報、前記予約情報、前記判定基準情報に基づき前記予約情報に該当する施設の利用の有無を判定する利用状況判定部とを有し、前記利用状況確認手段は、前記利用状況情報を入力するための入力部と、前記利用状況情報を前記予約管理手段に送信するための送信部とを有することを特徴とする施設予約システム。
2. 前記予約管理手段は、前記利用者ＩＤによる放置予約の累積回数に応じてシステム利用中の画面に加えて警告画面を前記利用者端末に表示するように構成したことを特徴とする請求項１記載の施設予約システム。
3. 前記予約管理手段は、前記利用者ＩＤによる放置予約の累積回数に応じて通知文が挿入されたシステム利用中の画面を前記利用者端末に表示するように構成したことを特徴とする請求項１記載の施設予約システム。
4. 前記予約管理手段は、前記利用者ＩＤによる放置予約の累積回数が所定の数に到達した場合、所定期間前記利用者ＩＤによる施設予約をできなくするように構成したことを特徴とする請求項１に記載の施設予約システム。
5. 前記予約管理手段は、前記予約情報に記述された開始時刻から前記判定基準情報に記述された時間の経過前に施設の利用が無い場合前記予約情報が放置予約であると判定するように構成したことを特徴とする請求項１に記載の施設予約システム。
6. 前記予約管理手段は、前記判定基準情報に記述された時間の経過後前記予約情報に記述された終了時刻までの間に施設の利用が無い場合前記予約情報が放置予約であると判定するように構成したことを特徴とする請求項１に記載の施設予約システム。
7. 前記予約管理手段は、前記予約情報管理部が前記予約情報を削除した後に、削除された前記予約情報を登録した利用者に宛てて前記予約情報を削除したことを示す電子メールを送信するメール送信部を有することを特徴とする請求項１に記載の施設予約システム。
8. 前記メール送信部は、前記予約情報を削除したことを示す電子メールを全ての利用者に宛てて送信するように構成したことを特徴とする請求項７に記載の施設予約システム。
9. ネットワークを介して予約管理手段に接続された利用者端末から入力された利用者ＩＤを予約管理手段が利用者情報に基づき識別するステップと、前記利用者情報に格納された放置予約の累積回数及び予約可否を制御する情報に基づき、前記利用者ＩＤによる施設の予約が可能、不可、警告を通知した上で可能のいずれであるかを前記予約管理手段が判定するステップと、前記予約管理手段が前記利用者端末に前記累積回数に応じた警告画面を表示させるステップまたは前記予約管理手段が前記利用者端末に前記累積回数に応じた通知文が挿入されたシステム利用中の画面を表示させるステップと、ネットワークを介して予約管理手段に接続され、施設に設置された利用状況確認手段から送信された利用状況情報と登録された前記予約情報並びに前記判定基準情報とに基づき、前記予約情報と合致する施設の利用有無を前記予約管理手段が判定するステップと、施設の利用が無いと判定された場合には、前記予約管理手段が該当する予約を前記予約情報から削除するとともに前記利用者情報に含まれる前記利用者ＩＤに対応した放置予約の累積回数を加算するステップと、加算後の前記累積回数が所定回数の場合には該当する利用者ＩＤによる施設の予約を所定期間不可とするよう前記利用者情報を更新するステップとを有することを特徴とする施設予約方法。
10. 前記予約管理手段が施設の利用が無いと判定した場合には、削除された前記予約情報を登録した利用者ＩＤに対応するメールアドレスに宛てて前記予約情報を削除したことを示す電子メールを送信するステップを有することを特徴とする請求項９に記載の施設予約方法。
11. 前記予約管理手段が施設の利用が無いと判定した場合には、前記利用者情報に含まれる全ての利用者ＩＤに対応するメールアドレスに宛てて前記予約情報を削除したことを示す電子メールを送信するステップを有することを特徴とする請求項９に記載の施設予約方法。
12. 請求項９から１１のいずれか１項に記載の施設予約システムとしてコンピュータを機能させるための施設予約プログラム。
13. 請求項９から１１のいずれか１項に記載の施設予約システムとしてコンピュータを機能させるための施設予約プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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