JP2016218722A - 会議室予約管理システムおよび会議室予約管理方法ならびに会議室予約管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議室の予約がキャンセルされた旨を、キャンセル待ちをしている者に通知可能にする技術を提供する。【解決手段】会議室予約システム２００と、会議室予約システム２００とネットワークを介して接続される利用者端末３００と、を有する会議室予約管理システム１０であって、利用者端末３００は、会議室が既に予約されている場合に、会議室を特定するための情報と、キャンセル待ちをする日時とを含むキャンセル待ち情報の入力を受け付け、会議室予約システム２００は、キャンセル待ち情報から特定される会議室が解放された場合に、会議室が解放されたことを示すメッセージをキャンセル待ち情報の入力を受け付けた利用者端末３００に送信するメッセージ通知部２２０を有する。【選択図】図１

Description

本発明は、会議室予約管理システムおよび会議室予約管理方法ならびに会議室予約管理プログラムに関する。

会議室を予約する者が、端末を介して会議室を予約する技術が知られている。特開２００５−３２１００号公報（特許文献１）には、「利用者端末を操作して管理サーバに接続し、利用したい会議室および設備と、利用時間、利用メンバ等を登録し、個人認証情報を入力すると、管理サーバは、利用者情報ＤＢの利用者情報に基づいて、利用者の認証を行い、利用者が適正な利用者であるとき、予約情報ＤＢの予約情報に基づいてその会議室が予約可能であるか否かを確認し、可能であれば予約処理を行う。予約日当日、管理サーバは、利用者の認証を行い、適正な利用者であるとき、会議室端末は会議室の施錠を解除するとともに、設備を使用可能な状態にする」技術が開示されている。

特開２００５−３２１００号公報

特許文献１に開示された技術では、利用者端末を介した会議室の予約が可能になる。しかしながら、特許文献１に開示された技術では、会議室の予約がキャンセルされたことがキャンセル待ちをしている者に通知されない。そのため、キャンセル待ちをしている者が、会議室が解放されたことを認識できず、解放された会議室が利用されない状態のまま放置されることがあった。

本発明の目的は、会議室の予約がキャンセルされた旨を、キャンセル待ちをしている者に通知可能にする技術を提供することである。

本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、次の通りである。

前記目的を達成するために、本発明の一実施の形態の会議室予約管理システムは、会議室予約システムと、前記会議室予約システムとネットワークを介して接続される利用者端末と、を有する会議室予約管理システムであって、前記利用者端末は、会議室が既に予約されている場合に、前記会議室を特定するための情報と、キャンセル待ちをする日時とを含むキャンセル待ち情報の入力を受け付ける。また、前記会議室予約システムは、前記キャンセル待ち情報から特定される前記会議室が解放された場合に、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを前記キャンセル待ち情報の入力を受け付けた前記利用者端末に送信するメッセージ通知部を有する。

また、本発明の一実施の形態の会議室予約管理方法は、会議室予約システムと、前記会議室予約システムとネットワークを介して接続される利用者端末と、を有する会議室予約管理システムにおける会議室予約管理方法あって、前記利用者端末が、会議室が既に予約されている場合に、前記会議室を特定するための情報と、キャンセル待ちをする日時とを含むキャンセル待ち情報の入力を受け付けるキャンセル待ち情報入力ステップを有する。また、前記会議室予約システムのメッセージ通知部が、前記キャンセル待ち情報から特定される前記会議室が解放された場合に、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを前記キャンセル待ち情報の入力を受け付けた前記利用者端末に送信するメッセージ送信ステップを有する。

また、本発明の一実施の形態の会議室予約管理プログラムは、利用者端末から入力を受け付けた、会議室を特定するための情報と、キャンセル待ちをする日時とを含むキャンセル待ち情報が記憶されているキャンセル待ち情報記憶部と、生成したメッセージを利用者端末に送信するメッセージ通知部とを有する会議室予約管理プログラムであって、前記メッセージ通知部が、前記キャンセル待ち情報記憶部から前記キャンセル待ち情報を取得するキャンセル待ち情報取得ステップを有する。また、前記メッセージ通知部が、前記キャンセル待ち情報から特定される前記会議室が解放された場合に、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを前記キャンセル待ち情報の入力を受け付けた前記利用者端末に送信するメッセージ送信ステップを有する。

本願において開示される発明のうち、代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば以下のとおりである。

本発明の代表的な実施の形態によれば、会議室の予約がキャンセルされた旨を、キャンセル待ちをしている者に通知できる。

本発明の一実施の形態における会議室予約管理システムの構成例の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における会議室予約システムの予約情報記憶部に記憶されている予約情報テーブルの構成例の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における会議室予約システムの利用者情報記憶部に記憶されている利用者情報テーブルの構成例の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における会議室予約システムの利用情報記憶部に記憶されている利用情報テーブルの構成例の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における会議室予約システムのキャンセル待ち情報記憶部に記憶されているキャンセル待ち情報テーブルの構成例の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における会議室端末のディスプレイに表示される会議室端末画面の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における利用者端末のディスプレイに表示される予約画面の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における会議室利用登録処理の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における利用情報更新処理の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態における自動解放処理の概要を示す図である。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、実施の形態を説明するための全図において、同一部には原則として同一の符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。

＜システム構成＞
図１は、本発明の一実施の形態における会議室予約管理システム１０の構成例の概要を示す図である。図１に示されるように、会議室予約管理システム１０は、会議室端末１００と、会議室端末１００とネットワークを介して接続される会議室予約システム２００と、会議室予約システム２００とネットワークを介して接続される利用者端末３００と、会議室予約システム２００とネットワークを介して接続される携帯端末４００とを有する。

また、会議室端末１００と、会議室予約システム２００と、利用者端末３００と、携帯端末４００とは、所定のハードウェアおよびソフトウェアにより実装される。例えば、会議室端末１００と、会議室予約システム２００と、利用者端末３００と、携帯端末４００とは、プロセッサやメモリなどを有し、プロセッサにより実行されるメモリ上のプログラムが、会議室予約管理システム１０として、会議室端末１００と、会議室予約システム２００と、利用者端末３００と、携帯端末４００のコンピュータを機能させる。

会議室端末１００は、各会議室の室内に設けられる。また、会議室端末１００には、会議室を識別するための会議室ＩＤが割り振られている。

会議室端末１００のディスプレイには、会議室端末画面（後述、図６）が表示される。会議室端末画面には、会議室の利用が開始される場合に押下される開始ボタンと、会議が終了される場合に押下される終了ボタンとが表示される。また、会議室端末画面には、現在の日時から予約された会議室にて行われる会議が終了する終了予定日時までの残利用可能時間が表示される。会議室端末１００は、ボタン（開始ボタンまたは終了ボタン）が押下された日時とともにいずれのボタンが押下されたのかを示す情報を会議室予約システム２００に送信する。会議室端末１００は、会議が開始する予定日時である開始予定日時と、開始ボタンが押下された日時と、会議が終了する予定日時である終了予定日時と、終了ボタンが押下された日時とに基づき、対応するステータスを特定し、特定したステータスを会議室予約システム２００に送信する。会議室予約システム２００は、会議室端末１００から送信されるステータスに基づき、リアルタイムで会議室の利用状況を把握する。

例えば、会議室端末１００は、開始ボタンが押下されると、会議室が利用中であることを示すステータスを保持し、保持しているステータスを会議室予約システム２００へ送信する。

一方、開始予定日時から所定時間経過しても開始ボタンが押下されない場合、会議室端末１００は、会議室の予約が解除されたことを示すステータスを保持し、保持しているステータスを会議室予約システム２００へ送信する。詳細には、会議室端末１００は、開始予定日時から所定時間経過しても開始ボタンが押下されない場合、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室の予約が解除されたことを示すステータスと、判定日時（開始ボタンが押下されていないと判定した日時）とからなる予約解除情報を会議室予約システム２００へ送信する。

また、残利用可能時間が所定時間以上である状況で、終了ボタンが押下されると、会議室端末１００は、会議室の利用が早期終了されたことを示すステータスを保持し、保持しているステータスを会議室予約システム２００へ送信する。詳細には、会議室端末１００は、終了予定日時前に会議が終了した場合、残利用可能時間が所定時間以上か否かを判定し、残利用可能時間が所定時間以上である場合、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室が早期終了されたことを示すステータスと、終了ボタンが押下された終了日時とからなる早期終了情報を会議室予約システム２００へ送信する。

一方、残利用可能時間が所定時間以上でない状況で、終了ボタンが押下されると、会議室端末１００は、会議室が未利用であることを示すステータスを保持し、保持しているステータスを会議室予約システム２００へ送信する。

会議室端末１００は、残利用可能時間が所定時間以下になった場合に、残利用可能時間が残り少なくなったことを出力する。例えば、会議室端末１００は、ディスプレイに残利用可能時間が残り少なくなった旨を表示させる。なお、会議室端末１００は、残利用可能時間が残り少なくなった旨を音声でスピーカに出力させても良い。

会議室予約システム２００は、予約処理部２１０と、メッセージ通知部２２０と、情報更新部２３０と、予約情報記憶部２４０と、利用情報記憶部２５０と、キャンセル待ち情報記憶部２６０と、利用者情報記憶部２７０とを有する。

予約処理部２１０は、携帯端末４００からの要求に応じて、予約情報記憶部２４０に記憶されている予約された会議室の名称と、会議が開始する開始予定日時と、会議が終了する終了予定日時とを含む予約情報を取得する。そして、会議室予約システム２００は、取得した予約情報を含む予約画面（後述、図７）を表示させるための予約画面データを生成し、生成した予約画面データを利用者端末３００へ送信する。

メッセージ通知部２２０は、予め利用者情報記憶部２７０に記憶されている利用者情報テーブル（後述、図３）に含まれる通知先に基づき、メッセージを送信する送信先を決定する。

メッセージ通知部２２０は、キャンセル待ち情報から特定される会議室が解放された場合に、会議室が解放されたことを示すメッセージをキャンセル待ち情報の入力を受け付けた利用者端末３００および携帯端末４００の少なくともいずれか一方に送信する。また、メッセージ通知部２２０は、予約された会議室にて行われる会議が開始する開始予定日時から所定時間経過しても、開始ボタン（会議室端末１００のディスプレイに表示される）が押下されない場合に、会議室が解放されたことを示すメッセージを、キャンセル待ち情報を入力した利用者の利用者端末３００および携帯端末４００の少なくともいずれか一方に送信する。また、メッセージ通知部２２０は、早期終了情報を受信した場合に、会議室が解放されたことを示すメッセージをキャンセル待ち情報を入力した利用者の利用者端末３００および携帯端末４００の少なくともいずれか一方に送信する。これによって、実際の会議室の利用状況に応じて、キャンセル待ちをしている者に通知できる。また、メッセージ通知部２２０は、現在の日時が、予約された会議室にて行われる会議が開始する開始予定日時の所定時間前である場合に、会議が所定時間後に開始することを示す開始メッセージを、当該会議を予約した利用者の利用者端末３００および携帯端末４００の少なくともいずれか一方に送信する。

情報更新部２３０は、会議室予約システム２００から送信されるステータスを受信し、受信したステータスに基づき、利用情報記憶部２５０に記憶されている情報を更新する。これによって、会議室予約システム２００は、会議室の利用状況をリアルタイムで把握できる。

例えば、会議室予約システム２００が会議室の予約が解除されたことを示すステータスを含む予約解除情報を受信した場合、情報更新部２３０は、受信した予約解除情報に含まれる判定日時をキーに、予約情報記憶部２４０を検索し、対応するレコードを削除する。例えば、情報更新部２３０は、判定日時が、開始予定日時から終了予定日時までの間に含まれるレコードを抽出し、抽出したレコードを予約情報テーブルから削除する。これによって、利用されない会議室を自動で解放できる。

予約情報記憶部２４０には、予約画面を介して予約される会議室の名称と、開始予定日時と、終了予定日時とを含む予約情報から構成される予約情報テーブル（後述、図２）が記憶されている。

利用情報記憶部２５０には、リアルタイムでの会議室の利用状況に関する情報から構成される利用情報テーブル（後述、図４）が記憶されている。

利用者情報記憶部２７０には、利用者に関する情報から構成される利用者情報テーブルが記憶されている。

キャンセル待ち情報記憶部２６０には、予約画面を介して入力される、会議室を特定するための情報（キャンセル待ちをする会議室の名称など）と、キャンセル待ちをする日時（時間帯）とを含むキャンセル待ち情報から構成されるキャンセル待ち情報テーブル（後述、図５）が記憶されている。

利用者端末３００は、会議室予約システム２００から送信される予約画面データに基づく予約画面をディスプレイに表示する。そして、利用者端末３００は、予約画面を介して、予約される会議室の名称と、開始予定日時と、終了予定日時とを含む予約情報の入力を受け付ける。利用者端末３００は、予約画面を介して入力を受け付けた予約情報を会議室予約システム２００へ送信する。会議室予約システム２００の予約処理部２１０は、利用者端末３００から送信される予約情報を予約情報記憶部２４０に記憶する。

また、利用者端末３００は、予約画面を介して、会議室が既に予約されている場合（または会議室が利用されている場合）に、会議室を特定するための情報（キャンセル待ちをする会議室の名称など）と、キャンセル待ちをする日時（時間帯）とを含むキャンセル待ち情報の入力を受け付ける。利用者端末３００は、予約画面を介して入力を受け付けたキャンセル待ち情報を会議室予約システム２００へ送信する。会議室予約システム２００の予約処理部２１０は、利用者端末３００から送信されるキャンセル待ち情報をキャンセル待ち情報記憶部２６０に記憶する。

携帯端末４００は、会議が所定時間後に開始することを示す開始メッセージを受信した場合、開始メッセージとともに、予約を解除するか否かの入力を受け付ける画面を表示する。これによって、会議を予約した利用者が、会議室を予約したことを失念することを抑止できる。また、予約をキャンセルしたい者は、外出中であっても携帯端末４００を介して予約を解除でき、利用されない会議室がスムーズに解放される。

＜予約情報テーブル＞
図２は、本発明の一実施の形態における会議室予約システム２００の予約情報記憶部２４０に記憶されている予約情報テーブルの構成例の概要を示す図である。図２に示されるように予約情報テーブルは、[予約ＩＤ]、[利用者ＩＤ]、[会議室ＩＤ]、[開始予定日時]、[終了予定日時]、[会議室名]、[利用内容]などのデータ項目を有する予約情報から構成される。

[予約ＩＤ]は、予約情報を識別するための符号を示す。[利用者ＩＤ]は、会議室を予約した利用者を識別するための符号を示す。[会議室ＩＤ]は、会議室を識別するための符号を示す。会議室は、[開始予定日時]から[終了予定日時]までの間、予約される。すなわち、[開始予定日時]は、会議が開始する予定日時を示し、[終了予定日時]は、会議が終了する予定日時を示す。[会議室名]は、会議室の名称を示す。[利用内容]は、会議室が利用される用途などを示す。

＜利用者情報テーブル＞
図３は、本発明の一実施の形態における会議室予約システム２００の利用者情報記憶部２７０に記憶されている利用者情報テーブルの構成例の概要を示す図である。図３に示されるように利用者情報テーブルは、[利用者ＩＤ]、[利用者名]、[部署名]、[通知先]などのデータ項目から構成される。

[利用者名]は、利用者の氏名を示す。[部署名]は、利用者が所属する部署の名称を示す。[通知先]は、利用者が利用する利用者端末３００のメールアドレスや、利用者が所有する携帯端末４００のメールアドレスなどを示す。

＜利用情報テーブル＞
図４は、本発明の一実施の形態における会議室予約システム２００の利用情報記憶部２５０に記憶されている利用情報テーブルの構成例の概要を示す図である。図４に示されるように利用情報テーブルは、[会議室ＩＤ]、[ステータス]、[開始日時]、[終了日時]、[残利用可能時間]、[予約解除通知]、[解除者名]などのデータ項目から構成される。

[ステータス]は、会議室の状態を示す。[ステータス]としては、会議室が利用中であることを示すステータスや、会議室の利用が早期終了されたことを示すステータスや、会議室が未利用であることを示すステータスや、会議室の予約が解除されたことを示すステータスなどがある。[開始日時]は、会議室の利用が実際に開始された日時を示す。[終了日時]は、会議室の利用が実際に終了された日時を示す。[残利用可能時間]は、会議室を利用可能な残り時間を示す。[予約解除通知]は、会議室の予約が解除されたことが、キャンセル待ちをしている者に通知されたか否かを示す。[解除者名]は、予約を解除した者の氏名を示す。なお、利用情報テーブルが、予約した会議室の使用が開始されたことが、キャンセル待ちをしている者に通知されたか否かを示す予約開始通知をさらに含むようにしても良い。

＜キャンセル待ち情報テーブル＞
図５は、本発明の一実施の形態における会議室予約システム２００のキャンセル待ち情報記憶部２６０に記憶されているキャンセル待ち情報テーブルの構成例の概要を示す図である。図５に示されるようにキャンセル待ち情報テーブルは、[キャンセル待ちＩＤ]、[利用者ＩＤ]、[会議室ＩＤ]、[登録日時]、[開始予定日時]、[終了予定日時]、[会議室名]、[利用内容]などのデータ項目から構成される。

[キャンセル待ちＩＤ]は、キャンセル待ち情報テーブルに記憶されているレコードを識別するための符号を示す。[登録日時]は、利用者端末３００がキャンセル待ちを指示する入力を受け付けた日時を示す。

＜会議室端末画面＞
図６は、本発明の一実施の形態における会議室端末１００のディスプレイに表示される会議室端末画面の概要を示す図である。図６に示されるように、会議室端末画面には、残利用可能時間５０１と、開始ボタン５０２と、終了ボタン５０３とが表示される。また、会議室端末画面には、予約情報５０４が表示される。

残利用可能時間５０１は、現在の日時から、会議が終了する終了予定日時までの時間を示す。

開始ボタン５０２は、会議室の利用が開始される場合に押下される。開始ボタン５０２が押下されることで、会議室端末１００は、会議が開始されたことを認識する。例えば、利用者は、予約情報を確認した後に、開始ボタン５０２を押下する。

開始ボタン５０２が押下されると、会議室端末１００は、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室が利用中であることを示すステータスと、開始ボタン５０２が入力を受け付けた開始日時とからなる利用開始情報を会議室予約システム２００へ送信する。

終了ボタン５０３は、会議室の利用が終了した場合に押下される。終了ボタン５０３が押下されることで、会議室端末１００は、会議が終了されたことを認識する。

残利用可能時間５０１が所定時間以上である場合に終了ボタン５０３が押下されると、会議室端末１００は、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室が早期終了であることを示すステータスと、終了ボタン５０３が押下された終了日時とからなる早期終了情報を会議室予約システム２００へ送信する。一方、残利用可能時間５０１が所定時間未満である場合に終了ボタン５０３が押下されると、会議室端末１００は、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室が未利用であることを示すステータスと、終了ボタン５０３が押下された終了日時とを会議室予約システム２００へ送信する。

＜予約画面＞
図７は、本発明の一実施の形態における利用者端末３００のディスプレイに表示される予約画面の概要を示す図である。図７に示されるように、予約画面には、利用内容が入力される利用内容入力欄６０１と、会議室名が入力される会議室名入力欄６０２と、開始予定日時が入力される開始予定日時入力欄６０３と、終了予定日時が入力される終了予定日時入力欄６０４と、新規予約ボタン６０５と、キャンセル待ちボタン６０６と予約状況表示領域６１０とが表示される。

予約状況表示領域６１０には、会議室名ごとの予約状況が表示される。詳細には、予約状況表示領域６１０には、会議室名ごとの予約されている日時と予約されていない日時とが判別可能な態様で、一覧で表示される。予約状況は、予約情報記憶部２４０に記憶されている予約情報に基づき表示される。

新規予約ボタン６０５が選択されると、利用者端末３００は、会議室名入力欄６０２に入力された会議室名と、開始予定日時入力欄６０３に入力された開始予定日時と、終了予定日時入力欄６０４に入力された終了予定日時と、入力を受け付けた各情報が新規予約についてのものであることを示す識別子と、会議室を識別するための会議室ＩＤとを対応付けた新規予約情報を会議室予約システム２００へ送信する。

一方、キャンセル待ちボタン６０６が選択されると、利用者端末３００は、キャンセル待ちボタン６０６が選択する入力を受け付けた日時である登録日時と、会議室名入力欄６０２に入力された会議室名と、開始予定日時入力欄６０３に入力された開始予定日時と、終了予定日時入力欄６０４に入力された終了予定日時と、入力を受け付けた各情報がキャンセル待ちについてのものであることを示す識別子と、会議室を識別するための会議室ＩＤとを対応付けたキャンセル待ち情報を会議室予約システム２００へ送信する。

＜会議室利用登録処理＞
図８は、本発明の一実施の形態における会議室利用登録処理の概要を示す図である。会議室利用登録処理が実行されることで、新規予約情報またはキャンセル待ち情報が会議室予約システム２００に蓄積される。

まず、Ｓ８０１にて、利用者端末３００は、会議室予約システム２００に予約画面（前述、図７）を表示させるための予約画面データを要求する。

次に、Ｓ８０２にて、会議室予約システム２００の予約処理部２１０は、予約情報記憶部２４０に記憶されている予約情報を取得する。そして、会議室予約システム２００は、取得した予約情報を含む予約画面を表示させるための予約画面データを利用者端末３００に送信する。

次に、Ｓ８０３にて、利用者端末３００は、Ｓ８０２にて送信された予約画面データを受信する。そして、利用者端末３００は、受信した予約画面データに基づく予約画面をディスプレイに表示する。

次に、Ｓ８０４にて、利用者端末３００は、会議室名と、開始予定日時と、終了予定日時と、利用内容との入力を受け付ける。

次に、Ｓ８０５にて、利用者端末３００は、新規予約ボタン６０５またはキャンセル待ちボタン６０６のいずれかのボタンを選択する入力を受け付けたかを判定する。利用者端末３００が、キャンセル待ちボタン６０６を選択する入力を受け付けたと判定する場合（Ｓ８０５−キャンセル待ちボタン）、Ｓ８０９へ進む。一方、利用者端末３００が、新規予約ボタン６０５を選択する入力を受け付けたと判定する場合（Ｓ８０５−新規予約ボタン）、Ｓ８０６へ進む。

次に、Ｓ８０６にて、利用者端末３００は、Ｓ８０４にて入力を受け付けた会議室名と開始予定日時と終了予定日時と、Ｓ８０４にて入力を受け付けた情報が新規予約についてのものであることを示す識別子と、会議室を識別するための会議室ＩＤとを対応付けた新規予約情報を会議室予約システム２００へ送信する。

次に、Ｓ８０７にて、会議室予約システム２００は、Ｓ８０６にて送信された新規予約情報を受信する。そして、会議室予約システム２００の予約処理部２１０は、受信した新規予約情報に含まれる識別子により、受信した情報が新規予約についてのものであること認識する。

次に、Ｓ８０８にて、会議室予約システム２００の予約処理部２１０は、予約ＩＤと、利用者ＩＤと、Ｓ８０７にて受信した新規予約情報に含まれる会議室ＩＤと、開始予定日時と、終了予定日時と、会議室名と、利用内容とを対応付けて予約情報記憶部２４０に記憶する。これによって、予約情報テーブル（前述、図２）に新たなレコードが追加される。

Ｓ８０５にて、キャンセル待ちボタン６０６を選択する入力を受け付けた場合（Ｓ８０５−キャンセル待ちボタン）、Ｓ８０９にて、利用者端末３００は、キャンセル待ちボタン６０６が選択する入力を受け付けた日時である登録日時と、Ｓ８０４にて入力を受け付けた会議室名と開始予定日時と終了予定日時と、Ｓ８０４にて入力を受け付けた情報がキャンセル待ちについてのものであることを示す識別子と、会議室を識別するための会議室ＩＤとを対応付けたキャンセル待ち情報を会議室予約システム２００へ送信する。

次に、Ｓ８１０にて、会議室予約システム２００は、Ｓ８０９にて送信されたキャンセル待ち情報を受信する。そして、会議室予約システム２００の予約処理部２１０は、受信したキャンセル待ち情報に含まれる識別子により、受信した情報がキャンセル待ちについてのものであること認識する。

次に、Ｓ８１１にて、会議室予約システム２００の予約処理部２１０は、キャンセル待ちＩＤと、利用者ＩＤと、Ｓ８１０にて受信したキャンセル待ち情報に含まれる会議室ＩＤと、登録日時と、開始予定日時と、終了予定日時と、会議室名と、利用内容とを対応付けてキャンセル待ち情報記憶部２６０に記憶する。これによって、キャンセル待ち情報テーブル（前述、図５）に新たなレコードが追加される。

＜利用情報更新処理＞
図９は、本発明の一実施の形態における利用情報更新処理の概要を示す図である。利用情報更新処理は、会議室端末１００が会議室の利用の開始を指示する開始ボタン５０２が利用者により押下されたと判定する場合に開始する。利用情報更新処理が実行されることで、リアルタイムでの会議室の利用状況に関する情報が更新される。

まず、Ｓ９０１にて、会議室端末１００は、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室が利用中であることを示すステータスと、開始ボタン５０２が入力を受け付けた開始日時とからなる利用開始情報を会議室予約システム２００へ送信する。

次に、Ｓ９０２にて、会議室予約システム２００は、Ｓ９０１にて送信された利用開始情報を受信する。そして、会議室予約システム２００の情報更新部２３０は、受信した利用開始情報に含まれる会議室ＩＤをキーに予約情報記憶部（前述、図２）２４０を検索し、対応する終了予定日時を取得する。

次に、Ｓ９０３にて、情報更新部２３０は、現在の日時から、Ｓ９０２にて取得した終了予定日時までの時間を残利用可能時間として算出する。

次に、Ｓ９０４にて、会議室予約システム２００の情報更新部２３０は、Ｓ９０２にて受信した利用開始情報に含まれるステータス（会議室が利用中であることを示すステータス）と開始日時と、Ｓ９０３にて算出した残利用可能時間とに基づき、利用情報記憶部（前述、図４）２５０に記憶されている情報を更新する。詳細には、情報更新部２３０は、Ｓ９０２にて受信した会議室ＩＤと対応するレコードに含まれるステータス、開始日時を、Ｓ９０２にて受信した利用開始情報に含まれるステータス、開始日時へと更新し、残利用可能時間を、Ｓ９０３にて算出した残利用可能時間へ更新する。

次に、Ｓ９０５にて、会議室予約システム２００は、Ｓ９０３にて算出した残利用可能時間を会議室端末１００へ送信する。

次に、Ｓ９０６にて、会議室端末１００は、Ｓ９０５にて送信された残利用可能時間を受信する。そして、会議室端末１００は、受信した残利用可能時間５０１を含む会議室端末画面（前述、図６）をディスプレイに表示する。

次に、Ｓ９０７にて、会議室端末１００は、会議が終了したか判定する。会議室端末１００が、会議が終了したと判定する場合（Ｓ９０７−Ｙｅｓ）、Ｓ９１０へ進む。一方、会議室端末１００が、会議が終了していないと判定する場合（Ｓ９０７−Ｎｏ）、Ｓ９０８へ進む。なお、会議室端末１００は、利用者により終了ボタン５０３が押下された場合、または残利用可能時間がなくなった場合に会議が終了したと判定する。

次に、Ｓ９０８にて、会議室端末１００は、Ｓ９０６にて受信した残利用可能時間が所定時間以下になったか判定する。会議室端末１００が、残利用可能時間が所定時間以下になっていないと判定する場合（Ｓ９０８−Ｎｏ）、Ｓ９０３へ戻る。一方、会議室端末１００が、残利用可能時間が所定時間以下になったと判定する場合（Ｓ９０８−Ｙｅｓ）、Ｓ９０９へ進む。

次に、Ｓ９０９にて、会議室端末１００は、残利用可能時間が残り少ない旨をディスプレイに警告表示させる。Ｓ９０９の次は、Ｓ９０３へ戻る。

Ｓ９０７にて会議が終了したと判定された場合、Ｓ９１０にて、会議室端末１００は、Ｓ９０６にて受信した残利用可能時間が所定時間以上かを判定する。会議室端末１００が、Ｓ９０６にて受信した残利用可能時間が所定時間以上であると判定する場合（Ｓ９１０−Ｙｅｓ）、Ｓ９１１へ進む。

次に、Ｓ９１１にて、会議室端末１００は、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室の利用が早期終了されたことを示すステータスと、Ｓ９０７にて終了ボタン５０３が押下された終了日時とからなる早期終了情報を会議室予約システム２００へ送信する。

次に、Ｓ９１２にて、会議室予約システム２００は、Ｓ９１１にて送信された早期終了情報を受信する。

次に、Ｓ９１３にて、会議室予約システム２００の情報更新部２３０は、Ｓ９１２にて受信した早期終了情報に含まれるステータス（会議室が早期終了であることを示すステータス）と、終了日時とに基づき、利用情報記憶部２５０に記憶されている情報を更新する。詳細には、会議室予約システム２００は、Ｓ９１２にて受信した会議室ＩＤと対応するレコードに含まれるステータス、終了日時を、Ｓ９１２にて受信したステータス、終了日時へと更新する。

次に、Ｓ９１４にて、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０は、Ｓ９１２にて受信した早期終了情報に含まれる会議室ＩＤと、終了日時とをキーに、キャンセル待ち情報記憶部（前述、図５）２６０を検索し、対応する利用者ＩＤを取得する。なお、メッセージ通知部２２０は、複数の利用者ＩＤを取得した場合、対応する登録日時が最も古い利用者ＩＤを抽出する。そして、メッセージ通知部２２０は、取得した利用者ＩＤをキーに、利用者情報記憶部（前述、図３）２７０を検索し、対応する通知先を取得する。

次に、Ｓ９１５にて、メッセージ通知部２２０は、会議室が解放されたことを示すメッセージを生成する。そして、会議室予約システム２００は、メッセージ通知部２２０が生成したメッセージを、Ｓ９１４にて取得した通知先から特定される利用者端末３００および／または携帯端末４００へ送信する。

なお、Ｓ９１０にて残利用可能時間が所定時間以上でないと判定された場合、会議室端末１００は、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室が未利用であることを示すステータスと、会議が終了した終了日時とを会議室予約システム２００へ送信する。そして、会議室予約システム２００は、会議室端末１００から送信された会議室ＩＤと、会議室が未利用であることを示すステータスと、終了日時とを受信する。そして、会議室予約システム２００の情報更新部２３０は、会議室ＩＤと対応するレコード（利用情報記憶部２５０に記憶されている）に含まれるステータス、終了日時を、受信したステータス、終了日時へ更新する。

＜自動解放処理＞
図１０は、本発明の一実施の形態における自動解放処理の概要を示す図である。

まず、Ｓ１００１にて、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０は、現在の日時と、予約情報記憶部（前述、図２）２４０に記憶されている開始予定日時とを照合する。

次に、Ｓ１００２にて、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０は、Ｓ１００１にて照合した結果、予約情報記憶部２４０に記憶されている、いずれかの開始予定日時が現在の日時から所定時間（例えば５分）以内か判定する。メッセージ通知部２２０が、いずれの開始予定日時も現在の日時から所定時間以内でないと判定する場合（Ｓ１００２−Ｎｏ）、Ｓ１００１へ戻る。一方、メッセージ通知部２２０が、いずれかの開始予定日時が現在の日時から所定時間以内であると判定する場合（Ｓ１００２−Ｙｅｓ）、Ｓ１００３へ進む。

次に、Ｓ１００３にて、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０は、現在の日時から所定時間以内の開始予定日時を含む予約情報を予約情報記憶部２４０から取得する。そして、メッセージ通知部２２０は、取得した予約情報に含まれる利用者ＩＤをキーに、利用者情報記憶部（前述、図３）２７０を検索し、対応する通知先を取得する。

次に、Ｓ１００４にて、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０は、会議開始の所定時間（例えば５分）前であることを示すメッセージを生成する。そして、会議室予約システム２００は、メッセージ通知部２２０が生成したメッセージを、Ｓ１００３にて取得した通知先から特定される携帯端末４００へ送信する。

次に、Ｓ１００５にて、携帯端末４００は、Ｓ１００４にて送信されたメッセージを受信する。そして、携帯端末４００のディスプレイには、受信したメッセージとともに、予約を解除するか否かの入力を受け付ける画面が表示される。

次に、Ｓ１００６にて、携帯端末４００は、利用者から予約を解除させる入力を受け付けたか否かの判定をする。携帯端末４００が、予約を解除させる入力を受け付けていないと判定する場合（Ｓ１００６−Ｎｏ）、Ｓ１０１３へ進む。一方、携帯端末４００が、予約を解除させる入力を受け付けたと判定する場合（Ｓ１００６−Ｙｅｓ）、Ｓ１００７へ進む。

次に、Ｓ１００７にて、携帯端末４００は、予約の解除を会議室予約システム２００に要求する。

次に、Ｓ１００８にて、会議室予約システム２００の情報更新部２３０は、予約が解除された会議室の会議室ＩＤと対応するレコード（利用情報記憶部２５０に記憶されている）に含まれるステータス、終了日時を、受信したステータス、終了日時へ更新する。これによって、会議室予約システム２００は、利用情報記憶部２５０に記憶されている利用情報を更新する。また、情報更新部２３０は、受信した予約解除情報に含まれる判定日時をキーに、予約情報記憶部２４０を検索し、対応するレコードを削除する。例えば、情報更新部２３０は、判定日時が、開始予定日時から終了予定日時までの間に含まれるレコードを抽出し、抽出したレコードを予約情報テーブルから削除する。これによって、利用されない会議室を自動で解放できる。

次に、Ｓ１００９にて、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０は、予約が解除された会議室の会議室ＩＤと現在の日時とをキーに、キャンセル待ち情報記憶部（前述、図５）２６０を検索し、対応する利用者ＩＤを取得する。詳細には、メッセージ通知部２２０は、会議室ＩＤが一致し、かつ、現在の日時が開始予定日時から終了予定日時までの間に含まれる利用者ＩＤを取得する。また、メッセージ通知部２２０は、複数の利用者ＩＤを取得した場合、登録日時が最も古いレコードに含まれる利用者ＩＤを取得する。

次に、Ｓ１０１０にて、メッセージ通知部２２０は、Ｓ１００９にて取得した利用者ＩＤをキーに、利用者情報記憶部２７０を検索し、対応する通知先を取得する。

次に、Ｓ１０１１にて、メッセージ通知部２２０は、会議室が解放されたことを示すメッセージを生成する。そして、会議室予約システム２００は、メッセージ通知部２２０が生成したメッセージをＳ１０１０にて取得した通知先から特定される携帯端末４００へ送信する。

次に、Ｓ１０１２にて、携帯端末４００は、Ｓ１０１１にて送信されたメッセージを受信する。そして、携帯端末４００は、受信したメッセージをディスプレイに表示させる。

Ｓ１００６にて携帯端末４００が予約を解除させる入力を受け付けていないと判定する場合、Ｓ１０１３にて、会議室端末１００は、利用者により開始予定日時から所定時間（例えば、１０分）経過しても開始ボタン５０２が押下されていないか否かを判定する。会議室端末１００が、利用者により開始予定日時から所定時間しても開始ボタン５０２が押下されていないと判定する場合（Ｓ１０１３−Ｎｏ）、Ｓ１０１５へ進む。一方、開始ボタン５０２が押下されている場合（Ｓ１０１３−Ｙｅｓ）、Ｓ１０１４へ進む。

次に、Ｓ１０１４にて、利用情報更新処理（前述、図９）が実行される。

Ｓ１０１３にて利用者により開始予定日時から所定時間経過しても開始ボタン５０２が押下されていないと判定される場合、Ｓ１０１５にて、会議室端末１００は、自らに割り振られている会議室ＩＤと、会議室の予約が解除されたことを示すステータスと、Ｓ１０１３にて開始ボタン５０２が押下されていないと判定した判定日時とからなる予約解除情報を会議室予約システム２００へ送信する。

次に、Ｓ１０１６にて、会議室予約システム２００は、Ｓ１０１５にて送信された予約解除情報を受信する。そして、会議室予約システム２００の情報更新部２３０は、予約が解除された会議室の会議室ＩＤと対応するレコード（利用情報記憶部２５０に記憶されている）に含まれるステータス、終了日時を、受信したステータス、終了日時へ更新する。また、情報更新部２３０は、受信した予約解除情報に含まれる判定日時をキーに、予約情報記憶部２４０を検索し、対応するレコードを削除する。

次に、Ｓ１０１７にて、メッセージ通知部２２０は、Ｓ１０１６にて受信した予約解除情報に含まれる会議室ＩＤと、判定日時とをキーに、キャンセル待ち情報記憶部（前述、図５）２６０を検索し、対応する利用者ＩＤを取得する。なお、メッセージ通知部２２０は、複数の利用者ＩＤを取得した場合、対応する登録日時が最も古い利用者ＩＤを抽出する。そして、メッセージ通知部２２０は、取得した利用者ＩＤをキーに、利用者情報記憶部（前述、図３）２７０を検索し、対応する通知先を取得する。

次に、Ｓ１０１８にて、メッセージ通知部２２０は、会議室が開始予定日時から所定時間（例えば、１０分）経過しても利用が開始されていないことを示すメッセージを生成する。そして、会議室予約システム２００は、メッセージ通知部２２０が生成したメッセージをＳ１０１７にて取得した通知先から特定される携帯端末４００へ送信する。

次に、Ｓ１０１９にて、携帯端末４００は、Ｓ１０１８にて送信されたメッセージを受信する。そして、携帯端末４００は、受信したメッセージをディスプレイに表示させる。

＜本実施の形態の効果＞
以上説明した本実施の形態における会議室予約管理システム１０によれば、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０が、キャンセル待ち情報から特定される会議室が解放された場合に、会議室が解放されたことを示すメッセージをキャンセル待ち情報の入力を受け付けた利用者端末３００に送信することで、会議室の予約がキャンセルされた旨を、キャンセル待ちをしている者に通知できる。

また、会議室端末１００のディスプレイに表示される開始ボタン５０２が開始予定日時から所定時間経過しても押下されない場合に、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０が、会議室が解放されたことを示すメッセージをキャンセル待ち情報の入力を受け付けた利用者端末３００に送信することで、キャンセル待ちをしている会議室で予定されていた会議が開始予定日時から所定時間経過しても開始されない旨を、キャンセル待ちをしている者に通知できる。

また、会議室端末１００のディスプレイに表示される会議室端末画面が、現在の日時から、予約された会議室にて行われる会議が終了する終了予定日時までの残利用可能時間をさらに含むことで、会議室の利用者は、残利用可能時間を意識しながら会議を進行できる。

また、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０が、会議が早期に終了したことを示す早期終了情報を受信した場合に、会議室が解放されたことを示すメッセージをキャンセル待ち情報の入力を受け付けた利用者端末３００に送信することで、解放された会議室を希望者に利用させやすくなる。

また、会議室予約システム２００のメッセージ通知部２２０が、現在の日時が、予約された会議室にて行われる会議が開始する開始予定日時の所定時間前である場合に、会議が所定時間後に開始することを示す開始メッセージを携帯端末４００へ送信することで、予約をキャンセルしたい者は、外出中であっても携帯端末４００を介して予約を解除できる。

また、携帯端末４００が、現在の日時から、予約された会議室にて行われる会議が終了する終了予定日時までの残利用可能時間が所定時間以下になった場合に、残利用可能時間が残り少なくなったことを出力することで、会議が終了予定日時を超えても行われることを抑止できる。そして、会議室の利用者は、会議が終了後、速やかに会議室を解放し、次の利用者へスムーズに会議室を引き渡せる。

以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。例えば、携帯端末４００がタブレット端末である実施形態もある。また、携帯端末４００は、タブレット端末以外にも、スマートフォン等の様々な形態の携帯端末を全て含むものである。

１０…会議室予約管理システム、
１００…会議室端末、
２００…会議室予約システム、２１０…予約処理部、２２０…メッセージ通知部、２３０…情報更新部、２４０…予約情報記憶部、２５０…利用情報記憶部、２６０…キャンセル待ち情報記憶部、２７０…利用者情報記憶部、
３００…利用者端末、
４００…携帯端末。

Claims (9)

1. 会議室予約システムと、前記会議室予約システムとネットワークを介して接続される利用者端末と、を有する会議室予約管理システムであって、
   前記利用者端末は、会議室が既に予約されている場合に、前記会議室を特定するための情報と、キャンセル待ちをする日時とを含むキャンセル待ち情報の入力を受け付け、
   前記会議室予約システムは、前記キャンセル待ち情報から特定される会議室が解放された場合に、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを、前記キャンセル待ち情報の入力を受け付けた前記利用者端末に送信するメッセージ通知部を有する、
   会議室予約管理システム。
2. 請求項１に記載の会議室予約管理システムにおいて、
   前記会議室予約システムとネットワークを介して接続される会議室端末をさらに有し、
   前記会議室端末のディスプレイは、会議室の利用が開始される場合に押下される開始ボタンを含む会議室端末画面を表示し、
   前記メッセージ通知部は、予約された会議室にて行われる会議が開始する開始予定日時から所定時間経過しても前記開始ボタンが押下されない場合に、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを前記キャンセル待ち情報の入力を受け付けた前記利用者端末に送信する、
   会議室予約管理システム。
3. 請求項２に記載の会議室予約管理システムにおいて、
   前記会議室端末画面は、現在の日時から、予約された会議室にて行われる会議が終了する終了予定日時までの残利用可能時間をさらに含む、会議室予約管理システム。
4. 請求項３に記載の会議室予約管理システムにおいて、
   終了予定日時前に前記会議が終了した場合、前記会議室端末は、前記残利用可能時間が所定時間以上か否かを判定し、前記残利用可能時間が所定時間以上である場合、会議が早期に終了したことを示す早期終了情報を前記会議室予約システムへ送信し、
   前記メッセージ通知部は、前記早期終了情報を受信した場合に、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを前記キャンセル待ち情報の入力を受け付けた前記利用者端末に送信する、
   会議室予約管理システム。
5. 請求項１〜４のいずれか一項に記載の会議室予約管理システムにおいて、
   前記会議室予約システムとネットワークを介して接続される携帯端末をさらに有し、
   前記メッセージ通知部は、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを、前記利用者端末と前記携帯端末との少なくともいずれか一方に送信する、
   会議室予約管理システム。
6. 請求項５に記載の会議室予約管理システムにおいて、
   前記メッセージ通知部は、現在の日時が、予約された会議室にて行われる会議が開始する開始予定日時の所定時間前である場合に、会議が所定時間後に開始することを示す開始メッセージを前記携帯端末へ送信し、
   前記携帯端末は、前記開始メッセージとともに、予約を解除するか否かの入力を受け付ける画面をディスプレイに表示する、
   会議室予約管理システム。
7. 請求項２に記載の会議室予約管理システムにおいて、
   前記会議室端末は、現在の日時から、予約された会議室にて行われる会議が終了する終了予定日時までの残利用可能時間が所定時間以下になった場合に、前記残利用可能時間が残り少なくなったことを出力する、会議室予約管理システム。
8. 会議室予約システムと、前記会議室予約システムとネットワークを介して接続される利用者端末と、を有する会議室予約管理システムにおける会議室予約管理方法あって、
   前記利用者端末が、会議室が既に予約されている場合に、前記会議室を特定するための情報と、キャンセル待ちをする日時とを含むキャンセル待ち情報の入力を受け付けるキャンセル待ち情報入力ステップと、
   前記会議室予約システムのメッセージ通知部が、前記キャンセル待ち情報から特定される前記会議室が解放された場合に、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを前記キャンセル待ち情報の入力を受け付けた前記利用者端末に送信するメッセージ送信ステップと、
   を有する、会議室予約管理方法。
9. 利用者端末から入力を受け付けた、会議室を特定するための情報と、キャンセル待ちをする日時とを含むキャンセル待ち情報が記憶されているキャンセル待ち情報記憶部と、生成したメッセージを利用者端末に送信するメッセージ通知部とを有する会議室予約管理プログラムであって、
   前記メッセージ通知部が、前記キャンセル待ち情報記憶部から前記キャンセル待ち情報を取得するキャンセル待ち情報取得ステップと、
   前記メッセージ通知部が、前記キャンセル待ち情報から特定される前記会議室が解放された場合に、前記会議室が解放されたことを示すメッセージを前記キャンセル待ち情報の入力を受け付けた前記利用者端末に送信するメッセージ送信ステップと、
   を有する、会議室予約管理プログラム。

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