JP2009237983A - 来訪者受付装置及びそのプログラム並びに来訪者受付システム - Google Patents

Abstract

【課題】来訪者が来訪予定よりも早く来訪したとき、被訪問者に迷惑をかけずに、来訪者の来訪を被来訪者に通知することができる来訪者受付装置及びそのプログラム並びに来訪者受付システムの提供。
【解決手段】来訪者が面会を希望する被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得し、来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可しないことを特徴とする来訪者受付装置１。
【選択図】図１

Description

本発明は、来訪者受付装置及びそのプログラム並びに来訪者受付システムに関し、さらに詳細には、来訪者の受け付けを行い、当該来訪者が面会を希望する被訪問者へその来訪情報を通知するために用いられる来訪者受付装置及びそのプログラム並びに来訪者受付システムに関する。

従来より、来訪者の受け付けを行い、当該来訪者が面会を希望する被訪問者へその来訪情報を通知するために用いられる受付装置（以下、「来訪者受付装置」とする。）が知られている。

この種の来訪者受付装置は、一般に来訪者を会社名や氏名などから、事前に設定されている来訪者登録データベースを参照して、その来訪者が来訪者登録データベースに登録されているかを確認し、登録されていれば、当該来訪者が面会を希望する被訪問者の情報を来訪者登録データベースから取り出して表示部に表示する。そして、来訪者受付装置を操作する受付係は、表示部に表示された被訪問者の情報に基づいて、電話等でこの被訪問者と連絡・確認をし、入場を許可したり、被訪問者が受付まで来訪者を迎えに来させたりして、受付業務を行っている。

さらに、下記特許文献１においては、来訪者が訪問相手である被訪問者の所属組織名や氏名、電話番号等を完全に記憶していなくても、被訪問者とコンタクトすることができる来訪者受付装置（無人受付装置）が提案されている。

この来訪者受付装置では、来訪者が自分の名前や、被訪問者の名前の一部を入力することで、来訪者登録データベースから情報を検索して、被訪問者の名前及び連絡先を出力し、これらの情報に基づいて被訪問者へ来訪情報を連絡する。従って、来訪者は被訪問者の完全な情報の記憶が必要ない。また、訪問者登録データベースに被訪問者へのメッセージを予め登録でき、例えば「（予定時刻より）１５分待って欲しい」などの情報を与えることができるとしている。
特開２００２−１１７１７２号公報

ところで、来訪者は、ビジネス等において、約束した時間に遅れると印象が悪くなってしまうことから、約束した訪問時間より早く到着することが多い。

しかし、従来の来訪者受付装置では、来訪者予約データベースにその来訪者と打合せ等を行う時間（例えば１５：００〜１７：００）を登録している。

このように約束した時間よりも早い時間に来訪者が来たとき、来訪者受付装置を操作する受付者、或いは来訪者受付装置の制御部は、約束した時間よりも早い時間であっても、来訪者が面会を希望する被訪問者に連絡してしまう。

このとき、例えば、被訪問者が重要なスケジュールを実行している最中（例えば、重要な会議中）である場合は、この被訪問者にとって大変迷惑となる場合がある。

一方で、来訪者の立場とすると慣れた訪問先であれば時間ちょうどに受付をすることができるが、初めて訪問する訪問先、受け付けが混雑する訪問先、或いは設備や敷地が広い訪問先では、時間に余裕をもって訪問してしまうことが多い。そのため、上記のように被訪問者へ迷惑をかけないように、時間調整を強いられることになる。

そこで、本発明は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したとき、被訪問者に迷惑をかけずに、来訪者の来訪を被来訪者に通知することができる来訪者受付装置及びそのプログラム並びに来訪者受付システムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段と、前記取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段と、前記行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に前記来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段と、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、前記来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段と、を備えた来訪者受付装置とした。

また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の来訪者受付装置において、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、前記被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段を備えたことを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明は、請求項１に記載の来訪者受付装置において、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段を備えたことを特徴とする。

また、請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の来訪者受付装置において、前記報知処理手段は、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を前記報知部から報知する。

また、請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか１項に記載の来訪者受付装置において、前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、当該他の行動予定が終了したときに、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする。

また、請求項６に記載の発明は、請求項１〜５のいずれか１項に記載の来訪者受付装置において、前記行動予定データベースには、来訪予定毎にその優先度が登録可能であり、前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定の優先度が前記被訪問者の訪問予定の優先度より低いとき、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする。

また、請求項７に記載の発明は、請求項１〜６のいずれか１項に記載の来訪者受付装置において、前記行動予定データベースには、来訪予定毎にその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする通知開始可能時間が登録可能であり、前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、前記被訪問者の訪問予定の通知開始可能時間に到達しているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする。

また、請求項８に記載の発明は、コンピュータを、請求項１〜７のいずれか１項に記載の来訪者受付装置の各手段として機能させることを特徴とするプログラムとした。

また、請求項９に記載の発明は、来訪者の来訪を受け付ける来訪者受付装置と、来訪者が面会を希望する被訪問者の行動予定を登録した行動予定データベースと、前記来訪者受付装置と通信経路を介して接続される来訪者の通信端末装置とを有する来訪者受付システムにおいて、前記来訪者受付装置は、来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段と、前記取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段と、前記行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に前記来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段と、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、前記来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段と、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、前記被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段と、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段と、を備えた来訪者受付システムとした。

本発明によれば、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したときであっても、その来訪予定までに他の行動予定が行動予定データベースに登録されていないときには、被訪問者への来訪情報の通知を許可するので、被訪問者に迷惑をかけることなく、来訪者に時間調整を強いることを回避することができる。

［１．来訪者受付システムの概要］
以下に、本発明の実施の形態における来訪者受付システムについて、図面を参照して説明する。図１は、本実施形態にかかる来訪者受付システムの概略図である。

本実施形態にかかる来訪者受付システムは、会社等の受付に設置される来訪者受付装置により当該会社へ来訪した来訪者の受け付けを行うとともに、当該来訪者が面会を希望する被訪問者（当該会社の従業員）へ当該来訪者が来訪した旨（以下、「来訪情報」と称することもある。）の通知を行うものである。そして、本実施形態にかかる来訪者受付システムは、特に、来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いとき、被訪問者の端末装置から取得した当該被訪問者の行動予定の情報に基づいて、当該被訪問者への来訪者の来訪情報の通知を許可するか否かを決定するものである。

図１に示すように、本実施形態にかかる来訪者受付システムＳは、会社の受付等において来訪者の受付処理等を行う来訪者受付装置１と、当該来訪者が面会を希望する被訪問者が通常の業務において使用する端末装置２と、被訪問者が業務中に携帯する通信端末装置としての携帯端末３とにより構成されており、来訪者受付装置１と端末装置２及び来訪者受付装置１と携帯端末３は、それぞれＬＡＮ(Local Area Network)或いは社内電話網等の通信経路を介して接続されている。

先ず、来訪者は来訪者受付装置１に対して、受付情報として、当該来訪者の名前、当該来訪者が所属する会社名及び当該来訪者が面会を希望する被訪問者の名前等の入力を行う。

ここで、来訪者受付装置１は、従業員たる被訪問者の名前、当該被訪問者の使用する端末装置２に割り当てられたＩＰアドレス及び当該被訪問者が所持する携帯端末３の連絡先情報（電話番号）等を関連付けて記憶する被訪問者データベース（以下、「被訪問者ＤＢ」とする。）を有している。そして、来訪者受付装置１は、この被訪問者ＤＢを参照して、来訪者によって入力された被訪問者の名前から当該被訪問者の端末装置２へアクセスするための通信情報としてＩＰアドレスを取得し、当該取得したＩＰアドレスに基づき当該端末装置２に対して通信経路を介して行動予定取得要求を送信する。

次に、行動予定取得要求を受信した端末装置２は、当該端末装置２の有する行動予定データベース（以下、「行動予定ＤＢ」とする。）の中から、当該行動予定取得要求を受信した当日の被訪問者の行動予定の情報を取り出し、取り出した行動予定の情報を来訪者受付装置１に対して通信経路を介して送信する。

ここで、被訪問者の行動予定とは、当該被訪問者の使用する端末装置２の行動予定ＤＢに登録された当該被訪問者の各種予定であり、例えば、来訪者の来訪予定や社内の会議予定などが含まれる。なお、本実施形態にかかる行動予定ＤＢは、被訪問者のスケジュールを管理するために提供されるスケジュール管理ソフトウエア等に書き込まれる行動予定の情報を記憶するためのデータベースである。

このようにして、行動予定ＤＢから行動予定の情報を取得した来訪者受付装置１は、取得した行動予定の情報に基づいて、被訪問者への来訪情報の通知を許可するか否かを判定する。

すなわち、来訪者受付装置１は、来訪者の来訪時間が来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定ＤＢに設定されていないと判定すると、当該来訪者の来訪が来訪予定時間よりも早い場合であっても、被訪問者へ当該来訪者が来訪した旨の来訪情報を通知する。

ここで、被訪問者への来訪情報の通知は、来訪者受付装置１から当該被訪問者の所持する携帯端末３に対して来訪情報を送信することによりなされる。すなわち、来訪者受付装置１は、被訪問者ＤＢから被訪問者の所持する携帯端末３の連絡先情報（当該携帯端末３の電話番号）を取得し、当該取得した連絡先情報に基づき社内電話網等を介して当該携帯端末３と接続して、来訪情報として、自動音声情報を当該携帯端末３へ送信することとしている。

一方、来訪者受付装置１は、来訪者の来訪が来訪予定時間よりも早いときにおいて、来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていると判定したときには、被訪問者への来訪者の来訪の通知を許可しないこととしている。具体的には、来訪者受付装置１は、予定通りの来訪時間となるまで被訪問者への通知は行わないこととしている。

このように、本実施形態にかかる来訪者受付システムＳにおいて、来訪者受付装置１は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したときであっても、その来訪予定までに他の行動予定が行動予定ＤＢに登録されていないときには、被訪問者への来訪情報の通知を許可するので、被訪問者に迷惑をかけることなく、来訪者に時間調整を強いることを回避することができる。

また、来訪者受付装置１は、被訪問者に対して来訪情報の通知が許可されたとき、当該被訪問者の携帯端末３へ通信経路を介して接続することにより被訪問者へ来訪情報を通知することとしたため、例えば、当該被訪問者が会議等により自分のデスクから離れているような場合であっても、当該被訪問者に対して直ちに来訪情報を通知することができ、来訪者を無駄に待たせることもない。

また、来訪者受付装置１は、来訪者に対して被訪問者への通知がなされた旨や来訪予定時間まで待機すべき旨をディスプレイやスピーカ等の報知部から報知することとしている。

かかる構成とすることにより、来訪者は、被訪問者とすぐに面会可能であることや予定時間まで待たなければならないこと等を把握できるため、訪問先に来訪予定よりも早く到着してしまった場合であっても、安心して待機等を行うことができる。

以下、上述した来訪者受付システムＳのさらに具体的な構成及び動作の一例を図面を参照しながら具体的に説明する。

［２．来訪者受付システムＳの具体的構成］
（来訪者受付装置１の構成について）
先ず、来訪者受付装置１の構成について図面を参照して具体的に説明する。図２は本実施形態における来訪者受付装置１の構成図であり、図３は本実施形態における来訪者受付装置１に記憶される来訪取扱データベースの一例を示す図であり、図４は本実施形態における来訪者受付装置１に記憶される被訪問者データベースの一例を示す図である。

図２に示すように、来訪者受付装置１は、通信経路を介して携帯端末３との間で通信を行うための電話機制御モジュール１０と、通信経路を介して端末装置２との間で通信を行うためのネットワークインタフェース１１と、所定の情報を入力可能なキーボード１３やマウス１４等の入力手段を制御する周辺機器制御チップ１２と、後述する制御部２０からイメージデータを受け取り、内部のビデオメモリ（図示せず）に書き込むと共にこのビデオメモリに書き込んだデータを後述のディスプレイ１６に表示するビデオチップ１５と、ビデオチップ１５から送信される信号に応じた表示を行うディスプレイ１６（報知部の一例に相当。）と、ＦＭ音源（Frequency Modulation）やＷａｖｅ Ｔａｂｌｅ音源などの音源を有する音源チップ１７と、音源チップ１７から出力されるオーディオ信号を音波に変換するスピーカ１８（報知部の一例に相当）と、各種データベース等を記憶する記憶部１９と、来訪者受付装置１全体を制御する制御部２０とを備えて構成されており、これらの各種構成要素はシステムバス２１を介して相互に接続されている。なお、電話機制御モジュール１０は、ＰＢＸ（Private Branch eXchange）及びアクセスポイントを介して携帯端末３と接続されており、ネットワークインタフェース１１は、通信制御機器を介して端末装置２に接続されている。

電話機制御モジュール１０は、制御部２０とともに通信手段として機能するものであり、被訪問者の携帯端末３とＰＢＸやアクセスポイントを介して接続し、当該携帯端末３に対して音声データをデジタル信号として送信したり、携帯端末３から出力されるアナログ音声信号をデジタル信号としての音声データに変換したりする際に、制御部２０によって制御されるものである。

ネットワークインタフェース１１は、外部装置との通信を行うことができるＵＳＢインタフェースであり、端末装置２の行動予定ＤＢから行動予定の情報を取得したり、外部のコンピュータ装置と通信したりするときに制御部２０によって用いられる。なお、ネットワークインタフェース１１としてＵＳＢインタフェースに代えて、無線或いは有線のＬＡＮインタフェースなどを用いるようにしてもよい。

記憶部１９は、フラッシュメモリ（Flash Memory）などから構成され、各種音声データや被訪問者の端末装置２の行動予定ＤＢから取得した行動予定の情報を記憶するほか、キーボード１３やマウス１４を用いて来訪者が入力した情報や当該来訪者が実際に来訪した時間（来訪時間）等を記憶する来訪取扱データデータベース（以下、「来訪取扱ＤＢ」とする。）、被訪問者の名前、当該被訪問者の使用する端末装置２の通信情報（当該端末装置２に割り当てられたＩＰアドレスの情報）及び当該被訪問者が所持する携帯端末３の連絡先情報（当該携帯端末３の電話番号の情報）等を関連付けて記憶する被訪問者ＤＢ等を記憶している。

ここで、来訪取扱ＤＢは、来訪者及び被訪問者に関する情報や被訪問者への来訪情報の通知開始時刻等を管理するデータベースであり、図３に示すように、来訪者の所属する会社の会社名、当該来訪者の名前、当該来訪者が受付を行った時刻（来訪時間）、当該来訪者が面会を希望する被訪問者の所属部署名、当該被訪問者の名前、当該被訪問者の行動予定の情報の取得状況、当該来訪者の来訪予定の登録の有無、当該被訪問者への来訪情報の通知開始時刻、当該被訪問者への来訪情報の通知状況、当該被訪問者に対して行った通知の履歴の情報、当該来訪者への報知状況が、来訪者が受付を行った際に発行される受付番号に関連付けられて記憶されている。

例えば、受付番号「０１３１」と関連付けられている情報は、９時５５分３９秒に受付を行ったＢＢ会社の山田二郎の来訪予定に関するものであり、この山田二郎が面会を希望する被訪問者の情報（所属部署の情報として「△△部」、被訪問者名の情報として「佐藤二郎」）、被訪問者である「佐藤二郎」の行動予定を取得済みであること、「佐藤二郎」の行動予定に「山田二郎」の来訪予定が登録されていること、「佐藤二郎」への来訪情報の通知開始時刻が９時５５分であること、「佐藤二郎」への通知が完了したこと、また、「佐藤二郎」への通知履歴として、９時５５分４３秒に通知を行った際は不通であり、９時５８分００秒に通知を行った際に連絡完了したこと、来訪者に対する報知が完了していること、が記憶されている。なお、本実施形態において、来訪時間は、来訪者が来訪者受付装置１に対して、後述する来訪者情報及び被訪問者情報の入力が終了したときの時刻としている。

また、被訪問者ＤＢは、従業員たる被訪問者の各種連絡先を管理するものであり、図４に示すように、被訪問者の所属部署名と、当該被訪問者の名前と、通信情報として当該被訪問者の使用する端末装置２に割り当てられたＩＰアドレスと、連絡先として当該被訪問者の所持する携帯端末３の電話番号とがそれぞれ関連付けられて記憶されている。

例えば、「○○部」に所属する「佐藤一郎」の使用する端末装置２のＩＰアドレスは「XXX.XXX.001.001」であり、所持する携帯端末３の電話番号は「XXX-YYYY-0001」である。

また、記憶部１９には、来訪者受付装置１用の処理プログラムとしての来訪者受付プログラムが格納されている。この来訪者受付プログラムは、例えば、通信経路に接続された外部サーバ装置から、ネットワークインタフェース１１を介して、記憶部１９にダウンロードされるようにしてもよく、又ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録されてから記録媒体ドライブ（図示せず）を介して、記憶部１９に読み込まれるようにしてもよい。

制御部２０は、ＣＰＵ(Central Processing Unit)，ＲＯＭ（Read Only Memory)，ＲＡＭ（Random Access Memory)などを内蔵しており、ＣＰＵがＲＯＭに予め格納されたプログラムを読み出して実行することによって、来訪者受付装置１を、後述する来訪者情報取得手段、行動予定取得手段、来訪予定判定手段、通知許可手段、通信手段、報知処理手段等として機能させる。

（端末装置２等の構成について）
次に、来訪者受付システムＳにおける端末装置２の構成について、図面を参照して具体的に説明する。図５は本実施形態に係る来訪者受付システムＳにおける端末装置２の概略構成を示す図であり、図６は本実施形態にかかる端末装置２の有する行動予定データベースの一例を示す図である。

端末装置２は、一般のパーソナルコンピュータ或いは専用端末を適用可能であり、図５に示すように、ＬＣＤ３０、ＬＣＤ３０を駆動するためのグラフィックスコントローラ３１と、各種データ等を記憶するハードディスク装置３２と、通信経路を介して来訪者受付装置１との間で通信を行うためのネットワークインタフェース３３と、ＵＳＢデバイスとデータの入出力を行うためのＵＳＢバスコントローラ３４、これに接続する接続ポートとしてのＵＳＢコネクタ３５と、使用者の操作により所定の情報を入力可能なキーボード３６及びマウス３７と、端末装置２全体を制御する制御部３８とを備えて構成され、これらの各種要素は第１のバス３９、第２のバス４０を介して相互に接続される。なお、図中、４１は、第１のバス３９と第２のバス４０との間のデータの授受を行うためのバスコントローラである。

ネットワークインタフェース３３は、外部装置との通信を行うことができるＵＳＢインタフェースであり、来訪者受付装置１から行動予定取得要求等を取得したり、外部のコンピュータ装置と通信したりするときに制御部３８によって用いられる。なお、ネットワークインタフェース３３としてＵＳＢインタフェースに代えて、無線或いは有線のＬＡＮインタフェースなどを用いるようにしてもよい。

ハードディスク装置３２には、端末装置２のオペレーティングシステム（ＯＳ）プログラムやスケジュール管理用のソフトウエアを含む各種アプリケーションプログラムが格納されている。また、このハードディスク装置３２には、上記スケジュール管理用のソフトウエアにより作製される行動予定ＤＢが格納されている。

ここで、行動予定ＤＢは、図６に示すように、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名、部署名が当該行動予定の名称に関連付けられて記憶されている。

例えば、図６（ａ）に示すように、従業員である佐藤一郎の端末装置２に記憶された行動予定ＤＢには、平成２０年２月２９日の行動予定として、９時から１０時の間で行われる社内の鈴木一郎及び鈴木二郎との課長ミーティングと、１０時から１１時半の間で行われるＡＡ会社の山田一郎との打ち合わせと、１３時から１４時の間で行われるＢＢ会社の山田七郎の打ち合わせとが登録されている。

また、図６（ｂ）に示すように、佐藤二郎の端末装置２に記憶された行動予定ＤＢには、平成２０年２月２９日の行動予定として、１０時から１２時の間で行われるＢＢ会社の山田二郎との商談が登録されている。

また、被訪問者の所持する通信端末装置としての携帯端末３は、一般の携帯電話機、ＰＨＳ（Personal Handy-phone System）等を適用することができる。この携帯端末３は、ＰＢＸやアクセスポイント等を介して来訪者受付装置１と無線接続可能としている。

（来訪者受付装置１の具体的動作について）
次に、来訪者受付装置１の具体的動作の一例について、図７〜図１６を参照して説明する。図７は、本実施形態における来訪者受付装置１のメイン処理フローチャートであり、図８〜１１は本実施形態における来訪者受付装置１のディスプレイ１６に表示される画面の一例である。なお、以下の各処理は、来訪者受付装置１の制御部２０が上述した各手段等として機能することによって実行されるものである。

図７に示すように、来訪者受付装置１の電源スイッチ（図示せず）が押下されたとき、来訪者受付装置１の制御部２０は、受付処理要求がなされたか否かを判定する（ステップＳ１０）。この判定は、来訪者によるマウス１４の操作によって、ディスプレイ１６上の所定の領域（例えば「受付を行う場合はこちらをクリックして下さい。」などのメッセージが表示される領域）がクリックされたか否かにより判定されるものである。この処理において、受付処理要求がなされたと判定すると（ステップＳ１０：Ｙｅｓ）、制御部２０は、ステップＳ１１の来訪者、被訪問者情報取得処理を行う。この処理は、図１２におけるステップＳ４０〜Ｓ４７までの処理であり、後述する。

ステップＳ１１の処理を終了すると、制御部２０は、来訪者による情報入力が正当であるか否かを判定する（ステップＳ１２）。この判定は、ステップＳ１１の来訪者、被訪問者情報取得処理において、入力結果正当フラグがセットされたか否かにより判定されるものである。この処理において、来訪者による情報入力が正当ではないとき（ステップＳ１２：Ｎｏ）、制御部２０は、処理をステップＳ１０へ移行する。

一方、ステップＳ１２において、来訪者による情報入力が正当であると判定すると（ステップＳ１２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢへ当該入力情報等を書き込む（ステップＳ１３）。すなわち、制御部２０は、来訪者による情報入力が正当であると判定すると、来訪者による入力情報（来訪者会社名、来訪者名、被訪問者の所属部署、被訪問者名）及び来訪時間を、新たに付与される受付番号と関連付けて記憶する。

次に、制御部２０は、被訪問者行動予定取得処理を行う（ステップＳ１４）。この被訪問者行動予定取得処理は、図１４におけるステップＳ５０〜Ｓ５５までの処理であり、後述する。

次に、制御部２０は、ステップＳ１４の処理において被訪問者の行動予定を取得したか否かを判定する（ステップＳ１５）。この処理において、被訪問者の行動予定を取得していないとき（ステップＳ１５：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪者受付システムＳの管理等を行うオペレータへの通知を行う（ステップＳ１６）。このように、オペレータへの通知を行うことにより、被訪問者の行動予定を取得できるよう通信異常の改善等が当該オペレータによりなされる。

一方、被訪問者の行動予定を取得したと判定すると（ステップＳ１５：Ｙｅｓ）、制御部２０は、当該取得した被訪問者の行動予定に当該来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する（ステップＳ１７）。この処理において、当該来訪者の来訪予定が登録されていないとき（ステップＳ１７：Ｎｏ）、制御部２０は、図８に示すように、来訪予定が未登録である旨をディスプレイ１６に表示して報知する（ステップＳ１８）。なお、この際、制御部２０は、ディスプレイ１６に表示された情報と同様の情報を報知する音声をスピーカ１８から出力して報知する。また、制御部２０は、ステップＳ１８において来訪予定が未登録である旨を報知した後は、一定時間待機した後に処理をステップＳ２９へ移行し、ステップＳ２９において電源がＯＦＦされていないときには、処理をステップＳ１０へ移行する（すなわち、初期画面に戻る）。

一方、ステップＳ１７において、来訪予定が登録されていると判定すると（ステップＳ１７：Ｙｅｓ）、制御部２０は、通知時刻決定処理を行う（ステップＳ１９）。この通知時刻決定処理は、図１５におけるステップＳ６０〜Ｓ６６までの処理であり、後述する。

このように、制御部２０は、被訪問者の端末装置２に記憶される行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段として機能する。

次に、制御部２０は、被訪問者通知処理を開始する（ステップＳ２０）。この被訪問者通知処理は、図１６におけるステップＳ７０〜Ｓ７８までの処理であり、後述する。

次に、制御部２０は、図９（ａ）に示すように、ステップＳ１３において付与された受付番号及びステップＳ１９において決定された被訪問者への通知予定時刻をディスプレイ１６に表示する（ステップＳ２１）。この際、制御部２０は、ディスプレイ１６に表示された情報と同様の情報を報知する音声をスピーカ１８から出力する。

なお、制御部２０は、ステップＳ２１において、受付番号及び通知予告時刻をディスプレイ１６に表示する処理を行った後は、一定時間待機した後に処理をステップＳ２９へ移行することとしており、ステップＳ２９において電源がＯＦＦされていないときには、処理をステップＳ１０へ移行する（すなわち、初期画面に戻る）。

ここで、制御部２０は、図１５に示すステップＳ６１において、来訪時間から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されていると判定した場合、ステップＳ２１において、受付番号及び通知時刻を表示する前に、図９（ｂ）に示すように、被訪問者が現在別件中である旨及び被訪問者への通知予定時刻をディスプレイ１６に表示して報知することとしている。

このように、制御部２０は、報知処理手段として機能することにより、通知許可手段により来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を報知部としてのディスプレイ１６やスピーカ１８から報知する。かかる構成とすることにより、来訪者は、被訪問者が別件中であることや、あとどのくらい待たなければならないか等を把握することができるため、訪問先に来訪予定よりも早く到着した場合であっても、安心して待機等を行うことができる。

一方、ステップＳ１０において、来訪者による受付処理要求がなされていないとき（ステップＳ１０：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪者が被訪問者への通知状況を確認するための通知状況確認要求がなされたか否かを判定する（ステップＳ２２）。この判定は、来訪者によるマウス１４への操作によって、ディスプレイ１６上の所定の領域（例えば「担当者への連絡状況を確認したい場合はこちらをクリックしてください。」等のメッセージが表示された領域）がクリックされたか否かにより判定されるものである。この処理において、通知状況確認要求がなされたと判定すると（ステップＳ２２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、ディスプレイ１６に受付番号入力画面を表示して、来訪者によりキーボード１３やマウス１４を用いて入力された受付番号の情報を取得する（ステップＳ２３）。

次に、制御部２０は、取得した受付番号の情報に基づき、来訪取扱ＤＢから当該受付番号に関連付けられている情報のうち、来訪者名、被訪問者名、通知履歴の情報を取得する（ステップＳ２４）。そして、制御部２０は、図１０に示すように、来訪取扱ＤＢから取得した情報に基づいた被訪問者への連絡状況をディスプレイ１６に表示する（ステップＳ２５）。なお、制御部２０は、ステップＳ２５において被訪問者への連絡状況をディスプレイ１６に表示した後は、一定時間待機した後に処理をステップＳ２９へ移行し、ステップＳ２９において電源がＯＦＦされていないときには、処理をステップＳ１０へ移行する（すなわち、初期画面に戻る）。

一方、ステップＳ２２において、連絡状況確認要求がなされていないとき（ステップＳ２２：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢを参照して、「通知状況」が完了しており「報知状況」が未完の来訪情報があるか否かを判定する（ステップＳ２６）。この処理において、「通知状況」が完了しており「報知状況」が未完の来訪情報があると判定すると（ステップＳ２６：Ｙｅｓ）、制御部２０は、図１１に示すように、被訪問者への通知が完了した旨をディスプレイ１６に表示して報知する（ステップＳ２７）。なお、この際、制御部２０は、ディスプレイ１６に表示された情報と同様の情報を報知する音声をスピーカ１８から出力する。

そして、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「来訪状況」の欄を「完了」に更新する（ステップＳ２８）。なお、制御部２０は、ステップＳ２７において被訪問者への通知が完了した旨を報知した後は、一定時間待機した後に処理をステップＳ２９へ移行し、ステップＳ２９において電源がＯＦＦされていないときには、処理をステップＳ１０へ移行する（すなわち、初期画面に戻る）。

このように、制御部２０は、報知部としてのディスプレイ１６やスピーカ１８とともに、来訪情報の通知が許可されたとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段として機能する。かかる構成とすることにより、来訪者は、来訪予定時間よりも早い時間に被訪問者と面会可能であることを把握でき、来訪予定時間よりも早い時間に被訪問者がやって来て慌てるといったおそれがない。

ステップＳ１６、Ｓ１８、Ｓ２１、Ｓ２５、Ｓ２８の処理を終えたとき、或いは、ステップＳ２６において、来訪取扱ＤＢに「通知状況」が完了しており「報知状況」が未完の来訪情報が記憶されていないとき（ステップＳ２６：Ｎｏ）、制御部２０は、電源がＯＦＦされたか否かを判定する（ステップＳ２９）。そして、この処理において、電源がＯＦＦされていないとき（ステップＳ２９：Ｎｏ）、制御部２０は、処理をステップＳ１０へ移行し、電源がＯＦＦされたと判定すると（ステップＳ２９：Ｙｅｓ）、メイン処理を終了する。

次に、ステップＳ１１における来訪者、被訪問者情報取得処理について、図１２及び図１３を用いて具体的に説明する。図１２は本実施形態にかかる来訪者受付装置の来訪者、被訪問者情報取得処理フローチャートであり、図１３は本実施形態にかかる来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例であり、図１３（ａ）は来訪者情報入力画面の一例、図１３（ｂ）は被訪問者情報入力画面の一例を示す図である。

図１２に示すように、来訪者、被訪問者情報取得処理を開始すると、制御部２０は、来訪者情報入力画面をディスプレイ１６に表示する（ステップＳ４０）。この来訪者情報入力画面には、図１３（ａ）に示すように、来訪者の名前と、当該来訪者が所属する会社の会社名を入力するための欄が設けられており、来訪者は、キーボード１３及びマウス１４を用いてこれらの情報を各欄に入力する。

次に、制御部２０は、来訪者により入力された来訪者情報を取得し（ステップＳ４１）、当該取得した来訪者情報に、来訪者の名前及び当該来訪者が所属する会社の会社名が含まれているか否かを判定する（ステップＳ４２）。この処理において、取得した来訪者情報に、来訪者の名前及び会社名が含まれていると判定すると（ステップＳ４２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、被訪問者情報入力画面をディスプレイ１６に表示する（ステップＳ４３）。

この被訪問者情報入力画面には、図１３（ｂ）に示すように、被訪問者の名前及び所属名を入力するための欄が設けられており、来訪者は、キーボード１３及びマウス１４を用いて当該情報を当該欄に入力する。

次に、制御部２０は、来訪者により入力された被訪問者情報（被訪問者の名前及び所属名の情報）を取得し（ステップＳ４４）、当該被訪問者情報に基づき被訪問者ＤＢを参照して、該当する被訪問者が存在するか否かを判定する（ステップＳ４５）。この処理において、該当する名前の被訪問者が存在すると判定すると（ステップＳ４５：Ｙｅｓ）、制御部２０は、入力結果が正当であると判定し、入力結果正当フラグをセットする（ステップＳ４６）。なお、制御部２０は、ステップＳ４４において被訪問者情報を取得した時刻を来訪時間とし、ステップＳ１３の処理において来訪取扱ＤＢの所定の領域に記憶する。

一方、ステップＳ４２において、来訪者情報に来訪者の名前或いは会社名が含まれていないとき（ステップＳ４２：Ｎｏ）、或いは、ステップＳ４５において、該当被訪問者が存在しないとき（ステップＳ４５：Ｎｏ）、制御部２０は、入力結果が不正であると判定し、入力結果不正フラグをセットする（ステップＳ４７）。

ステップＳ４６、Ｓ４７の処理を終えたとき、制御部２０は、来訪者、被訪問者情報取得処理を終了する。

このように、制御部２０は、来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段として機能する。

次に、ステップＳ１４における被訪問者行動予定取得処理について、図１４を参照して具体的に説明する。図１４は本実施形態にかかる来訪者受付装置の被訪問者行動予定取得処理フローチャートである。

図１４に示すように、被訪問者行動予定取得処理を開始すると、制御部２０は、図１２のステップＳ４４において取得した被訪問者情報（被訪問者の名前、部署名）に基づき、被訪問者ＤＢから当該被訪問者の端末装置２にアクセスするための通信情報としてＩＰアドレスの情報を取得する（ステップＳ５０）。

次に、制御部２０は、取得したＩＰアドレスに基づき、被訪問者の端末装置２に対して行動予定取得要求をネットワークインタフェース１１を介して送信する（ステップＳ５１）。

次に、制御部２０は、端末装置２から行動予定の情報を受信したか否かを判定する（ステップＳ５２）。この処理において、端末装置２から行動予定の情報を受信したと判定すると（ステップＳ５２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、被訪問者の行動予定の取得完了を来訪取扱ＤＢの「行動予定取得状況」を記憶する所定の領域に登録する（ステップＳ５３）。

一方、端末装置２から行動予定の情報を受信していないとき（ステップＳ５２：Ｎｏ）、制御部２０は、行動予定取得要求を送信してから一定時間経過したか否かを判定する（ステップＳ５４）。この処理において、行動予定取得要求を送信してから一定時間経過していないとき（ステップＳ５４：Ｎｏ）、制御部２０は、処理をステップＳ５２へ移行する。

ステップＳ５４において、行動予定取得要求を送信してから一定時間経過したと判定すると（ステップＳ５４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢに被訪問者の行動予定の取得異常を来訪取扱ＤＢの「行動予定取得状況」を記憶する所定の領域に登録する（ステップＳ５５）。

このように、制御部２０は、取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段として機能する。

ステップＳ５３、Ｓ５５の処理を終えたとき、制御部２０は、被訪問者行動予定取得処理を終了する。

次に、ステップＳ１９における通知時刻決定処理について、図１５を用いて具体的に説明する。図１５は本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートである。

図１５に示すように、通知時刻決定処理を開始すると、制御部２０は、先ず、現在時刻を取得する（ステップＳ６０）。なお、以降において、「現在時刻」とは、この処理において取得した時刻を示すものである。

次に、制御部２０は、ステップＳ１４における被訪問者行動予定取得処理において取得した被訪問者の行動予定の情報及び来訪取扱ＤＢを参照して、来訪時間から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されているか否かを判定する（ステップＳ６１）。この処理において、他の行動予定が登録されていない場合（ステップＳ６１：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域にステップＳ６０において取得した「現在時刻」の情報を登録する（ステップＳ６２）。

一方、ステップＳ６１において、来訪時間から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されていると判定すると（ステップＳ６１：Ｙｅｓ）、制御部２０は、当該来訪予定の直前に登録されている被訪問者の行動予定の情報を取得する（ステップＳ６３）。

次に、制御部２０は、ステップＳ１４における被訪問者行動予定取得処理において取得した被訪問者の行動予定の情報を参照して、当該直前の行動予定の終了時刻と来訪予定時刻の開始時刻とが同時刻であるか否かを判定する（ステップＳ６４）。この処理において、直前の行動予定の終了時刻と来訪予定時刻の開始時刻とが同時刻であると判定すると（ステップＳ６４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に来訪予定時刻を登録する（ステップＳ６５）。

一方、ステップＳ６４において、直前の行動予定の終了時刻と来訪予定時刻の開始時刻とが同時刻ではないとき（ステップＳ６４：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、当該直前の行動予定の終了時刻を登録する（ステップＳ６６）。

このように、制御部２０は、来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可し、来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定ＤＢに設定されているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段として機能する。

ステップＳ６２、Ｓ６５、Ｓ６６の処理を終えたとき、制御部２０は、通知時刻決定処理を終了する。

このように、本実施形態にかかる来訪者受付装置１は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したときであっても、その来訪予定までに他の行動予定が行動予定データベースに登録されていないときには、被訪問者への来訪情報の通知を許可するので、被訪問者に迷惑をかけることなく、来訪者に時間調整を強いることを回避することが可能となる。

また、制御部２０は、通知許可手段として機能することにより、来訪予定判定手段により来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、当該他の行動予定が終了したときに、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしたため、被訪問者が当該他の行動予定を実行中に来訪情報が通知されることを防止することができ、当該被訪問者の迷惑となることがない。また、来訪者も来訪予定時間よりも可能な限り早い時間に当該被訪問者と面会することが可能となる。

次に、ステップＳ２０における被訪問者通知処理について、図１６を参照して具体的に説明する。図１６は本実施形態にかかる被訪問者通知処理フローチャートである。

図１６に示すように、被訪問者通知処理を開始すると、制御部２０は、被訪問者ＤＢから連絡先情報として被訪問者の所持する携帯端末３の電話番号の情報を取得するとともに、来訪取扱ＤＢから、通知時刻決定処理において決定された来訪情報の通知時刻の情報を取得する（ステップＳ７０）。

次に、制御部２０は、現在時刻の情報と取得した通知時刻の情報とに基づき、被訪問者への通知時刻に達したか否かを判定する（ステップＳ７１）。この処理において、被訪問者への通知時刻に達していないとき（ステップＳ７１：Ｎｏ）、制御部２０は、当該通知時刻となるまで待機する（ステップＳ７２）。

ステップＳ７２の処理を終えたとき、或いは、ステップＳ７１において、被訪問者への通知時刻に達したと判定すると（ステップＳ７１：Ｙｅｓ）、制御部２０は、被訪問者ＤＢから取得した被訪問者の携帯端末３の電話番号情報に基づき、当該被訪問者へ来訪情報の通知を実行する（ステップＳ７３）。なお、本実施形態において、被訪問者への通知は、携帯端末３に対して通信経路を介して、「○○会社の△△様がお見えになりました。」等の自動音声情報を送信することによりなされる。

次に、制御部２０は、被訪問者への確認が実施されたか否かを判定する（ステップＳ７４）。この判定は、電話機制御モジュール１０やＰＢＸ等を介して来訪者受付装置１が当該被訪問者の携帯端末３と接続されたか否か（当該被訪問者が着信を受けたか否か）により判定されるものである。この処理において、被訪問者への確認が実施されていないとき、（ステップＳ７４：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知履歴」を記憶する所定の領域に通知を開始した時刻及び被訪問者への通知が不能であった旨を登録する（ステップＳ７５）。そして、所定時間待機した後（ステップＳ７６）、処理をステップＳ７３へ移行して、再度被訪問者の携帯端末３との接続を実施する。

なお、本実施形態では、被来訪者が来訪情報の通知を必ず受理することを前提として、被訪問者への通知が完了するまでは、ステップＳ７５→Ｓ７６→Ｓ７３→Ｓ７４の処理を繰り返すこととしている。しかながら、突発的な都合等で被訪問者が通知を受理できない場合もあるため、かかる場合を考慮して、ステップＳ７４において被訪問者への確認が実施されていないときは、被訪問者への最初の通知を行ってからの経過時間が所定時間経過したか否かを判定し、当該所定時間を経過したと判定すると、制御部２０は、オペレータへ通知することとしてもよい。

一方、被訪問者への確認が実施されたと判定すると（ステップＳ７４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知状態」を記憶する所定の領域に通知が完了した旨を登録する（ステップＳ７７）とともに、「通知履歴」を記憶する所定の領域に通知を開始した時刻及び被訪問者への通知が完了した旨を登録する（ステップＳ７８）。

このように、制御部２０は、電話機制御モジュール１０とともに、来訪情報の通知が許可されたとき、被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段として機能する。かかる構成とすることにより、例えば、当該被訪問者が会議等により自分のデスクから離れているような場合であっても、当該被訪問者に対して直ちに当該来訪情報を通知することができ、来訪者を無駄に待たせるおそれがない。

ステップＳ７８の処理を終えたとき、制御部２０は、被訪問者通知処理を終了する。

（端末装置１の具体的動作について）
次に、端末装置１の具体的動作の一例について、図１７を参照して説明する。図１７は、本実施形態における端末装置２のメイン処理フローチャートである。

図１７に示すように、端末装置２の電源スイッチ（図示せず）が押下されたとき、端末装置２の制御部３８は、来訪者受付装置１から行動予定取得要求をネットワークインタフェース３３を介して受信したか否かを判定する（ステップＳ９０）。この処理において、来訪者受付装置１から行動予定取得要求をネットワークインタフェース３３を介して受信したと判定すると（ステップＳ９０：Ｙｅｓ）、制御部３８は、ハードディスク装置３２に記憶された行動予定ＤＢから、当該行動予定取得要求を受信した当日の被訪問者の行動予定の情報を取得し（ステップＳ９１）、当該取得した行動予定の情報をネットワークインタフェース３３を介して来訪者受付装置１へ送信する（ステップＳ９２）。

ステップＳ９２の処理を終えたとき、或いは、ステップＳ９０において、来訪者受付装置１から行動予定取得要求を受信していないとき（ステップＳ９０：Ｎｏ）、制御部３８は、電源がＯＦＦされたか否かを判定する（ステップＳ９３）。

この処理において、電源がＯＦＦされていないとき（ステップＳ９３：Ｎｏ）、制御部３８は、処理をステップＳ９０へ移行し、電源がＯＦＦされたと判定すると（ステップＳ９３：Ｙｅｓ）、メイン処理を終了する。

以上、本発明の実施の形態のうちのいくつかを図面に基づいて詳細に説明したが、これらは例示であり、当業者の知識に基づいて種々の変形、改良を施した他の形態で本発明を実施することが可能である。

例えば、本実施形態では、来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、当該他の行動予定が終了したときに、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしたが、これに代えて、行動予定ごとに優先度を予め設定しておくことにより、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定の優先度が被訪問者の訪問予定の優先度より低いとき、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしてもよい。

かかる場合、被訪問者の端末装置２に記憶される行動予定ＤＢには、図１８に示すように、当該行動予定の名称、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名或いは部署名の他に、各行動予定の優先度がそれぞれ関連付けられて記憶されている。ここで、「優先度」とは、被訪問者によって行動予定ごとに設定される行動予定の優先度であり、これにより、各行動予定は、それぞれ「１」〜「５」の５段階の優先度に分類され、数字が低いほど優先度の高い行動予定となる。

例えば、図１８に示すように、従業員である佐藤三郎の端末装置２の記憶する行動予定ＤＢには、平成２０年２月２９日の行動予定として、１０時から１０時半の間で行われる社内の吉田一郎及び吉田二郎とのグループミーティングと、１０時半から１２時の間で行われるＡＡ会社の山田四郎との打ち合わせとが設定されており、さらに、グループミーティングは優先度「３」に設定され、打合せは優先度「５」に設定されている。すなわち、この行動予定ＤＢにおいて、１０時〜１０時半のグループミーティングは、１０時半から１２時の打合せよりも優先度が高いものとなっている。

このように、各行動予定に優先度が設定されている場合における通知時刻決定処理について、図１９を参照して具体的に説明する。図１９は本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートの変形例である。なお、この通知時刻決定処理以外の処理は、上述したものと同様であるため、その説明を省略する。

図１９に示すように、通知時刻決定処理を開始すると、制御部２０は、先ず、現在時刻を取得する（ステップＳ１００）。

次に、制御部２０は、ステップＳ１４における被訪問者行動予定取得処理において取得した被訪問者の行動予定の情報及び来訪取扱ＤＢを参照して、来訪時間から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されているか否かを判定する（ステップＳ１０１）。この処理において、他の行動予定が登録されていない場合（ステップＳ１０１：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域にステップＳ１００において取得した「現在時刻」の情報を登録する（ステップＳ１０２）。なお、ここまでの処理は、上述した通知時刻決定処理と同様である。

一方、ステップＳ１０１において、現在時刻から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されていると判定すると（ステップＳ１０１：Ｙｅｓ）、制御部２０は、当該来訪予定の中から、最も高い優先度が設定されている行動予定の情報を取得する（ステップＳ１０３）。

次に、制御部２０は、当該取得した最も優先度が高い行動予定に設定されている優先度と来訪予定に設定されている優先度とを比較し、来訪予定に設定されている優先度のほうが高いか否かを判定する。この処理において、来訪予定に設定されている優先度のほうが高いと判定すると（ステップＳ１０４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に現在時刻を登録する（ステップＳ１０５）。

一方、ステップＳ１０４において、ステップＳ１０３で取得した最も優先度が高い行動予定に設定されている優先度よりも来訪予定に設定されている優先度の方が高くないとき（ステップＳ１０４：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ１０３で取得した最も優先度が高い行動予定の終了時刻を登録する（ステップＳ１０６）。

ステップＳ１０２、Ｓ１０５、Ｓ１０６の処理を終えたとき、制御部２０は、通知時刻決定処理を終了する。

このように、行動予定データベースには、来訪予定毎にその優先度が登録可能であり、制御部２０は、通知許可手段として機能することにより、来訪予定判定手段により来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定の優先度が被訪問者の訪問予定の優先度より低いとき、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可する。

かかる構成とすることにより、被訪問者は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪した場合であっても、当該来訪予定やその他の来訪予定の優先度に応じてより柔軟に対応することができる。

また、来訪予定ごとにその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする通知開始可能時間を予め登録しておくことにより、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の来訪予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、被訪問者の訪問予定の通知開始可能時間に到達しているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしてもよい。

かかる場合、被訪問者の端末装置２に記憶される行動予定ＤＢには、図２０に示すように、当該行動予定の名称、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名或いは部署名の他に、通知開始可能時間がそれぞれ関連付けられて記憶されている。ここで、「通知開始可能時間」とは、来訪予定ごとにその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする時間であり、被訪問者により設定されるものである。

例えば、図２０に示すように、従業員である佐藤四郎の端末装置２が記憶する行動予定ＤＢには、平成２０年２月２９日の行動予定として、９時から１１時の間で行われる社内の田中一郎及び田中二郎とのミーティングと、１１時から１１時半の間で行われるＣＣ会社の山田五郎との打合せとが設定されており、さらに、ミーティングには通知開始可能時間として「９時」が登録され、打合せには通知開始可能時間として「１０時半」が登録されている。すなわち、ミーティングの通知開始可能時間は、当該ミーティングの開始時間と同様の９時に登録され、打合せの通知開始可能時間は、打合せの開始時間よりも早い（ミーティング中の時間である）１０時半に登録されている。

このように、各行動予定に通知開始可能時間が設定されている場合における通知時刻決定処理について、図２１を参照して具体的に説明する。図２１は本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートの変形例である。なお、この通知時刻決定処理以外の処理は、上述したものと同様であるため、その説明を省略する。

図２１に示すように、通知時刻決定処理を開始すると、制御部２０は、現在時刻の情報を取得する（ステップＳ１２０）。

次に、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの中から「来訪時間」の情報を取得するとともに、被訪問者行動予定取得処理において取得した被訪問者の行動予定の中から「通知開始可能時間」の情報を取得する（ステップＳ１２１）。

次に、制御部２０は、取得した「来訪時間」の情報と「通知開始可能時間」の情報とを比較し、「来訪時間」が「通知開始可能時間」を経過したか否かを判定する（ステップＳ１２２）。この処理において、「来訪時間」が「通知開始可能時間」を経過したと判定すると（ステップＳ１２２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ１２０において取得した現在時刻を登録する（ステップＳ１２３）。

一方、ステップＳ１２２において、「来訪時間」が「通知開始可能時間」を経過していないとき（ステップＳ１２２：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ１２１において取得した通知開始可能時間を登録する（ステップＳ１２４）。

ステップＳ１２３、Ｓ１２４の処理を終えたとき、制御部２０は、通知時刻決定処理を終了する。

このように、行動予定データベースには、来訪予定毎にその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする通知開始可能時間が登録可能であり、制御部２０は、通知許可手段として機能することにより、来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、被訪問者の訪問予定の通知開始可能時間に到達しているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可する。

かかる構成とすることにより、被訪問者は来訪者が早く来訪した場合を想定した行動予定を立てることができるため、当該来訪者が早く来訪した場合であっても当該被訪問者に迷惑をかけるおそれがない。

また、来訪予定ごとに当該来訪予定が終了したこと示す情報を登録可能とすることにより、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定が既に終了しているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしてもよい。

かかる場合、被訪問者の端末装置２に記憶される行動予定ＤＢには、当該行動予定の名称、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名或いは部署名の他に、当該来訪予定が完了したことを示す情報がそれぞれ関連付けられて記憶されている。この「来訪予定が終了したことを示す情報」は、当該来訪予定を終えた被訪問者が自己の端末装置２を用いて行動予定ＤＢに登録するものである。

そして、来訪者受付装置１の制御部２０は、通知時刻決定処理を行う際は、図１５に示す通知時刻決定処理において、ステップＳ６３の処理を終えたとき、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了しているか否かを判定する。この判定は、行動予定ＤＢに当該行動予定が完了したことを示す情報が登録されているか否かにより判定されるものである。この処理において、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了していると判定すると、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ６０において取得した現在時刻を登録する。

一方、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了していないとき、制御部２０は、処理をステップＳ６４へ移行する。

このように、行動予定データベースには、来訪予定毎にその来訪予定が完了したことを示す情報が登録可能であり、制御部２０は、通知許可手段として機能することにより、来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定が完了しているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可する。

かかる構成とすることにより、来訪者が来訪時間より早く来訪した場合であっても、可能な限り来訪者を待たせることなく被訪問者と面会させることができる。

なお、来訪予定が完了したことを示す情報は、被訪問者により端末装置２の有する行動予定ＤＢに登録されるものとしたが、これに代えて、来訪者が訪問先から退社する際に、受付装置１に対して入力する所定の退社情報に基づき、来訪取扱ＤＢの所定の記憶領域に当該来訪予定が完了したことを示す情報を登録することとしてもよい。ここで、この退社情報としては、例えば、受付処理を行った際に付与される受付番号を用いることができる。

また、来訪予定において使用される会議室の利用状況を管理する外部サーバ等から当該会議室の利用状況を取得可能とすることにより、来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定において利用される会議室が利用されていないときには、当該来訪予定が終了したものと判定し、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしてもよい。

すなわち、被訪問者の端末装置２の有する行動予定ＤＢには、当該行動予定の名称、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名或いは部署名の他に、当該来訪予定において使用する会議室の情報（会議室番号等）がそれぞれ関連付けられて記憶されている。

そして、来訪者受付装置１の制御部２０は、通知時刻決定処理を行う際は、図１５に示す通知時刻決定処理において、ステップＳ６３の処理を終えたとき、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了しているか否かを判定する。この判定は、会議室の利用状況を管理する外部サーバにアクセスし、行動予定ＤＢに登録されている会議室の情報に基づき、当該会議室が利用されているか否かを判定することによりなされるものである。この処理において、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了していると判定すると、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ６０において取得した現在時刻を登録する。

一方、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了していないとき、制御部２０は、処理をステップＳ６４へ移行する。

かかる構成とすることにより、来訪者が来訪時間より早く来訪した場合であっても、可能な限り来訪者を待たせることなく被訪問者と面会させることができる。

また、本実施形態において、従業員たる被訪問者の行動予定ＤＢは、各被訪問者の使用する端末装置２にそれぞれ記憶されているとしたが、これに代えて、各被訪問者の行動予定の情報を一括管理する外部サーバ装置を設けてもよい。かかる場合、来訪者受付装置１は、被訪問者の行動予定を取得する際、当該被訪問者の端末装置２にアクセスするのではなく、この外部サーバ装置から取得することとなる。

また、本実施形態において、「来訪時間」は、図１２に示すステップＳ４４において被訪問者情報を取得した時刻としたが、必ずしもこれに限ったものではなく、例えば、図７のステップＳ２０において被訪問者通知処理を開始した時刻や、ステップＳ２１において受付番号及び通知時刻をディスプレイ１６に表示した時刻、図１４のステップＳ５２において端末装置２から行動予定を取得したと判定した時刻等であってもよい。

また、本実施形態において、来訪者は、来訪者受付装置１に設けられたキーボード１３やマウス１４を用いて来訪者情報等を入力することとしたが、必ずしもこれに限ったものではなく、例えば、来訪者受付装置１のディスプレイ１６上にタッチパネルを設け、当該タッチパネルを用いて各種情報を入力することとしてもよく、また、マイクによる音声入力方式を採用してもよい。

また、本実施形態にかかる来訪者受付システムＳでは、来訪者自身が来訪者情報等の入力を行うこととしたが、これに代えて、受付担当者が来訪者から必要な情報を聞いたうえで、当該受付担当者が入力を行うこととしてもよい。

本実施形態にかかる来訪者受付システムの概略図である。 本実施形態における来訪者受付装置の構成図である。 本実施形態における来訪者受付装置に記憶される来訪取扱データベースの一例を示す図である。 本実施形態における来訪者受付装置に記憶される被訪問者データベースの一例を示す図である。 本実施形態に係る来訪者受付システムにおける端末装置の概略構成を示す図である。 本実施形態にかかる端末装置の有する行動予定データベースの一例を示す図である。 本実施形態における来訪者受付装置のメイン処理フローチャートである。 本実施形態における来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例である。 本実施形態における来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例である。 本実施形態における来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の来訪者、被訪問者情報取得処理フローチャートである。 本実施形態にかかる来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例であり、図１３（ａ）は来訪者情報入力画面の一例、図１３（ｂ）は被訪問者情報入力画面の一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の被訪問者行動予定取得処理フローチャートである。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートである。 本実施形態にかかる被訪問者通知処理フローチャートである。 本実施形態における端末装置のメイン処理フローチャートである。 本実施形態にかかる端末装置の有する行動予定データベースの一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートの変形例である。 本実施形態にかかる端末装置の有する行動予定データベースの一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートの変形例である。

符号の説明

Ｓ 来訪者受付システム
１ 来訪者受付装置
２ 端末装置
３ 携帯端末
１６ ディスプレイ
１８ スピーカ

Claims (9)

1. 来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段と、
   前記取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段と、
   前記行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に前記来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段と、
   前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、前記来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段と、を備えた来訪者受付装置。
2. 前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、前記被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の来訪者受付装置。
3. 前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の来訪者受付装置。
4. 前記報知処理手段は、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を前記報知部から報知することを特徴とする請求項３に記載の来訪者受付装置。
5. 前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、当該他の行動予定が終了したときに、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の来訪者受付装置。
6. 前記行動予定データベースには、来訪予定毎にその優先度が登録可能であり、
   前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定の優先度が前記被訪問者の訪問予定の優先度より低いとき、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の来訪者受付装置。
7. 前記行動予定データベースには、来訪予定毎にその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする通知開始可能時間が登録可能であり、
   前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、前記被訪問者の訪問予定の通知開始可能時間に到達しているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の来訪者受付装置。
8. コンピュータを、請求項１〜７のいずれか１項に記載の来訪者受付装置の各手段として機能させることを特徴とするプログラム。
9. 来訪者の来訪を受け付ける来訪者受付装置と、来訪者が面会を希望する被訪問者の行動予定を登録した行動予定データベースと、前記来訪者受付装置と通信経路を介して接続される来訪者の通信端末装置とを有する来訪者受付システムにおいて、
   前記来訪者受付装置は、
   来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段と、
   前記取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段と、
   前記行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に前記来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段と、
   前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、前記来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段と、
   前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、前記被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段と、
   前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段と、を備えた来訪者受付システム。

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