WO2009119169A1 - 来訪者受付装置 - Google Patents

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WO2009119169A1
WO2009119169A1 PCT/JP2009/052295 JP2009052295W WO2009119169A1 WO 2009119169 A1 WO2009119169 A1 WO 2009119169A1 JP 2009052295 W JP2009052295 W JP 2009052295W WO 2009119169 A1 WO2009119169 A1 WO 2009119169A1
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WO
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visitor
visit
schedule
notification
information
Prior art date
Application number
PCT/JP2009/052295
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English (en)
French (fr)
Inventor
浅井義樹
Original Assignee
ブラザー工業株式会社
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    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/109—Time management, e.g. calendars, reminders, meetings or time accounting
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M3/00—Automatic or semi-automatic exchanges
    • H04M3/42—Systems providing special services or facilities to subscribers
    • H04M3/50—Centralised arrangements for answering calls; Centralised arrangements for recording messages for absent or busy subscribers ; Centralised arrangements for recording messages
    • H04M3/53—Centralised arrangements for recording incoming messages, i.e. mailbox systems
    • H04M3/5322—Centralised arrangements for recording incoming messages, i.e. mailbox systems for recording text messages
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M2201/00—Electronic components, circuits, software, systems or apparatus used in telephone systems
    • H04M2201/18—Comparators
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M2203/00—Aspects of automatic or semi-automatic exchanges
    • H04M2203/20—Aspects of automatic or semi-automatic exchanges related to features of supplementary services
    • H04M2203/2072—Schedules, e.g. personal calendars
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M2242/00—Special services or facilities
    • H04M2242/30—Determination of the location of a subscriber
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04M—TELEPHONIC COMMUNICATION
    • H04M3/00—Automatic or semi-automatic exchanges
    • H04M3/42—Systems providing special services or facilities to subscribers
    • H04M3/42025—Calling or Called party identification service
    • H04M3/42085—Called party identification service
    • H04M3/42102—Making use of the called party identifier

Definitions

  • the present invention relates to a visitor reception apparatus, a program for the same, and a visitor reception system, and more specifically, for receiving a visitor and notifying a visitor who wants to meet with the visitor.
  • the present invention relates to a visitor reception device used, a recording medium recording the program, and a visitor reception system.
  • a reception device (hereinafter referred to as a “visit reception device”) used for receiving a visitor and notifying the visitor who wants to visit the visitor of the visit information is known. ing.
  • This type of visitor reception device generally checks whether a visitor is registered in the visitor registration database by referring to a preset visitor registration database based on the company name, name, etc. If registered, information on the visitor that the visitor wishes to visit is taken out from the visitor registration database and displayed on the display unit. The receptionist who operates the visitor reception device contacts and confirms the visitor by telephone or the like based on the information of the visitor displayed on the display unit, and permits entry or visits. The receptionist takes care of the visitors to the reception desk.
  • Patent Document 1 a visitor who can make contact with a visitor even if the visitor's organization name, name, telephone number, etc., are not completely stored.
  • a reception device unmanned reception device
  • this visitor reception device when a visitor inputs his or her name or part of the visitor's name, information is retrieved from the visitor registration database and the visitor's name and contact information are output. Based on these information, the visitor is notified of the visit information. Therefore, the visitor does not need to memorize the complete information of the visitor.
  • a message to a visitor can be registered in advance in the visitor registration database, and information such as “I want you to wait for 15 minutes (from the scheduled time)” can be given. JP 2002-117172 A
  • the time for example, 15:00 to 17:00
  • the time for example, 15:00 to 17:00
  • the present invention provides a visitor reception device and a program thereof capable of notifying a visitor of a visitor to the visitor without causing trouble to the visitor when the visitor visits earlier than the planned visit. It is an object to provide a recorded recording medium and a visitor reception system.
  • a visitor information acquisition means for acquiring information of a visitor that a visitor desires to visit and information of the visitor, and the acquisition The visitor's visit schedule is registered in the action schedule acquisition means for acquiring the visitor's action schedule from the visitor's action schedule database, and the visitor's action schedule acquired from the action schedule database.
  • a visit schedule determination means for determining whether or not the visit schedule is determined by the visit schedule determination means when the visit time of the visitor determined to be registered is earlier than the scheduled visit time If no other action schedule is set in the visitor's action schedule database until the time until the visit time, the visitor is allowed to be notified of visit information of the visitor, and the visitor When other action schedules are set in the visitor's action schedule database until the scheduled time, notification permission means that does not allow the visitor to be notified of visit information of the visitor; It was decided to have.
  • the visitor reception device may include a communication unit that connects to the communication terminal device of the visited person via a communication path when the notification of the visit information is permitted by the notification permission unit. Good.
  • the visitor reception device may include a notification processing unit that notifies the notification unit when the notification of the visit information is permitted by the notification permission unit.
  • the visitor can understand that the visitor can meet with the visitor at an earlier time than the scheduled visit time, and the visitor may come and get upset earlier than the scheduled visit time. There is no.
  • the notification processing unit may notify the notification unit when the notification permission unit does not permit notification of the visit information.
  • the visitor can understand that the visitor is in another case and how long he must wait, so if the visitor arrives earlier than planned to visit Even so, it is possible to perform standby or the like with peace of mind.
  • the notification permitting unit is configured to perform the visit schedule when the visit of the visitor determined that the visit schedule is registered by the visit schedule determination unit is earlier than the visit schedule.
  • the notification may be permitted.
  • This configuration can prevent the visitor from being notified of the visit information while the visitor is executing the other action schedule, and does not cause trouble for the visitor. Also, the visitor can meet with the visitor at the earliest possible time than the scheduled visit time.
  • the priority can be registered for each visit schedule in the action schedule database, and the notification permission means has the visit schedule registered by the visit schedule determination means.
  • the notification permission means has the visit schedule registered by the visit schedule determination means.
  • the visitor can respond more flexibly according to the priority of the visit plan and other visit plans. it can.
  • the action schedule database can register a notification startable time that allows notification of visit information before each visit schedule for each visit schedule
  • the notification permission means includes: When the visit time of the visitor determined that the visit plan is registered by the visit plan judging means is earlier than the scheduled visit time, another action is taken until the scheduled visit time is reached. Even when a schedule is set in the visitor's action schedule database, when the visitor's visit schedule notification start time has been reached, the visitor visits the visitor. It may be configured to allow notification of information.
  • the visitor can make an action plan assuming that the visitor visits early, so even if the visitor visits early, the visitor is inconvenienced. There is no risk of calling.
  • a recording medium on which a program for causing a computer to function as each means of the visitor reception device is recorded in a computer-readable manner is provided.
  • a visitor reception device that accepts a visitor's visit, an action plan database that registers a visitor's action plan that the visitor wishes to visit, and
  • the visitor reception device includes information on a visitor that the visitor wants to meet with From the visitor information acquisition means for acquiring the visitor information, the action schedule acquisition means for acquiring the acquired visitor's action schedule from the visitor's action schedule database, and the action schedule database
  • the visit plan is registered by the visit plan determination means for determining whether or not the visit schedule of the visitor is registered in the acquired visitor's action schedule, and the visit schedule determination means is registered.
  • a notification permitting means that does not permit the visitor to be notified of the visit information of the visitor, and when the notification of the visit information is permitted by the notification permission means, the communication terminal device of the visitor via a communication path And a notification processing means for notifying the fact from the notification section when the notification of the visit information is not permitted by the notification permission means.
  • the visit information for the visitor is displayed. Since the notification is permitted, it is possible to avoid forcing the visitor to adjust the time without disturbing the visitor.
  • Visitor Reception System 1 Visitor Reception Device 2 Terminal Device 3 Mobile Terminal 16 Display 18 Speaker
  • FIG. 1 is a schematic diagram of a visitor reception system according to the present embodiment.
  • the visitor reception system receives a visitor who visits the company by a visitor reception apparatus installed at the reception of the company, etc.
  • a notification to the effect that the visitor has visited (hereinafter sometimes referred to as “visit information”) is sent to a company employee).
  • the visitor reception system uses the visitor's action schedule information acquired from the visitor's terminal device, particularly when the visitor's visit time is earlier than the visit schedule time. Based on this, it is determined whether or not to allow the visitor to be notified of the visit information of the visitor.
  • a visitor reception system S includes a visitor reception device 1 that performs a visitor reception process at a company reception, etc., and a visitor that the visitor wishes to meet with Is composed of a terminal device 2 used in normal business operations and a mobile terminal 3 as a communication terminal device carried by a visitor during business operations, and includes a visitor reception device 1, a terminal device 2, and a visitor reception device. 1 and the portable terminal 3 are connected to each other via a communication path such as a LAN (Local Area Network) or an in-house telephone network.
  • LAN Local Area Network
  • a visitor inputs, as reception information, the name of the visitor, the name of the company to which the visitor belongs, the name of the visitor that the visitor wants to visit, etc., as reception information. Do.
  • the visitor reception device 1 is the name of the visitor as an employee, the IP address assigned to the terminal device 2 used by the visitor, and the contact information of the mobile terminal 3 possessed by the visitor. It has a visitor database (hereinafter referred to as “visitee DB”) for storing (phone number) and the like in association with each other. Then, the visitor reception device 1 refers to this visitor DB, and uses an IP address as communication information for accessing the terminal device 2 of the visitor from the name of the visitor input by the visitor. Based on the acquired IP address, an action plan acquisition request is transmitted to the terminal device 2 via a communication path.
  • visitor DB visitor database
  • the terminal device 2 that has received the action schedule acquisition request, from the action schedule database (hereinafter referred to as “action schedule DB”) of the terminal apparatus 2, the day of reception of the action schedule acquisition request.
  • action schedule DB the action schedule database
  • the information of the visitor's action schedule is extracted, and the extracted action schedule information is transmitted to the visitor reception apparatus 1 via the communication path.
  • the visitor's action schedule is the various schedules of the visitor registered in the action schedule DB of the terminal device 2 used by the visitor.
  • the visitor's visit schedule or in-house visitor schedule Includes meeting schedules.
  • the action schedule DB according to the present embodiment is a database for storing action schedule information written in schedule management software or the like provided for managing the visitor's schedule.
  • the visitor reception device 1 that has acquired the action schedule information from the action schedule DB determines whether to allow the visitor to be notified of the visit information based on the acquired action schedule information. To do.
  • the visitor reception device 1 has another action schedule stored in the visitor's action schedule DB until the visit time reaches the scheduled visit time when the visit time of the visitor is earlier than the scheduled visit time. If it is determined that it is not set, even if the visitor visits earlier than the scheduled visit time, the visitor is notified of the visit information that the visitor has visited.
  • the visit information is notified to the visitor by transmitting the visit information from the visitor reception device 1 to the mobile terminal 3 possessed by the visitor. That is, the visitor reception device 1 acquires contact information (phone number of the mobile terminal 3) of the mobile terminal 3 possessed by the visitor from the visitor DB, and makes an internal telephone call based on the acquired contact information.
  • the mobile terminal 3 is connected to the mobile terminal 3 via a network or the like, and automatic voice information is transmitted to the mobile terminal 3 as visit information.
  • the visitor's visit is earlier than the scheduled visit time
  • another behavior schedule is set in the visitor's schedule database for the visitor reception device 1 until the scheduled visit time is reached.
  • the visitor's visit notification is not permitted. Specifically, the visitor reception device 1 does not notify the visitor until the scheduled visit time is reached.
  • the visitor reception system S even if the visitor reception device 1 visits the visitor earlier than the visit schedule, other action plans are acted on before the visit schedule.
  • the visitor is not registered in the schedule DB, the visitor is notified of the visit information, so that it is possible to avoid forcing the visitor to adjust the time without inconvenience the visitor.
  • the visitor reception device 1 when the visitor reception device 1 is allowed to notify the visitor of visit information, the visitor reception device 1 connects the visitor with the visitor's mobile terminal 3 via a communication path to send the visitor information to the visitor. For example, even if the visitor is away from his / her desk due to a meeting or the like, the visitor can be immediately notified of the visit information. Does not make you wait in vain.
  • the visitor reception apparatus 1 notifies a visitor that a notification has been given to the visitor and that the visitor should wait until the scheduled visit time from a notification unit such as a display or a speaker.
  • FIG. 2 is a configuration diagram of the visitor reception device 1 in the present embodiment
  • FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a visit handling database stored in the visitor reception device 1 in the present embodiment
  • FIG. It is a figure which shows an example of the visitor database memorize
  • the visitor reception device 1 communicates between the telephone control module 10 for communicating with the portable terminal 3 via the communication path and the terminal device 2 via the communication path.
  • a network interface 11 for performing image processing a peripheral device control chip 12 for controlling input means such as a keyboard 13 and a mouse 14 capable of inputting predetermined information, and image data from a control unit 20 to be described later, and an internal video memory
  • Sound source chip 17 having a sound source such as FM sound source (Frequency Modulation) or Wave Table sound source, and sound A speaker 18 (corresponding to an example of a notification unit) that converts an audio signal output from the chip 17 into a sound wave, a storage unit 19 that stores various databases and the like, and a control unit 20 that controls the entire visitor reception apparatus 1
  • the telephone control module 10 is connected to the mobile terminal 3 via a PBX (Private Branch eXchange) and an access point, and the network interface 11 is connected to the terminal device 2 via a communication control device.
  • PBX Primaryvate Branch eXchange
  • the telephone control module 10 functions as a communication means together with the control unit 20, and is connected to the visitor's mobile terminal 3 via a PBX or an access point, and the voice data is converted into a digital signal with respect to the mobile terminal 3. It is controlled by the control unit 20 when transmitting or converting an analog audio signal output from the portable terminal 3 into audio data as a digital signal.
  • the network interface 11 is a USB interface that can communicate with an external device, and acquires a behavior schedule information from the behavior schedule DB of the terminal device 2 or communicates with an external computer device. 20 is used.
  • the network interface 11 may be a wireless or wired LAN interface instead of the USB interface.
  • the storage unit 19 is composed of a flash memory or the like, and stores various audio data and action schedule information acquired from the action schedule DB of the terminal device 2 of the visitor, and also uses the keyboard 13 and the mouse 14.
  • a visit handling data database (hereinafter referred to as “visit handling DB”) that stores information entered by the visitor and the actual visit time (visit time) of the visitor, the name of the visitor, the subject Communication information of the terminal device 2 used by the visitor (IP address information assigned to the terminal device 2) and contact information of the portable terminal 3 possessed by the visitor (phone number information of the portable terminal 3) ) And the like are stored in association with each other.
  • the visit handling DB is a database that manages information on visitors and visitors, notification start time of visit information to the visitors, and the like, as shown in FIG. 3, of the company to which the visitor belongs.
  • Company name, the visitor's name, the time when the visitor accepted (visit time), the department name of the visitor the visitor wishes to visit, the visitor's name, the visitor Status of acquisition of information on the scheduled action of the visitor, whether the visitor is registered for the visit schedule, the notification start time of the visit information to the visitor, the status of notification of the visit information to the visitor, the relevant visitor Information on the history of notifications made to the visitor and the notification status to the visitor are stored in association with the receipt number issued when the visitor accepts.
  • the information associated with the reception number “0131” relates to the visit schedule of Jiro Yamada, a BB company that accepted at 9:55:39, and this Jiro Yamada would like to visit Information (“ ⁇ part” as department information, “Jiro Sato” as visitor name information), and the scheduled action of “Jiro Sato” as a visitor, “Jiro Sato”
  • the visit schedule of “Jiro Yamada” is registered in the action schedule of, the notification start time of the visit information to “Jiro Sato” is 9:55, and the notification to “Jiro Sato” has been completed
  • the visit time is the time when the visitor finishes inputting visitor information and visitor information, which will be described later, to the visitor reception device
  • the visitor DB manages various contact information of the visitor who is an employee. As shown in FIG. 4, the department name of the visitor, the name of the visitor, the communication As information, an IP address assigned to the terminal device 2 used by the visitor and a telephone number of the mobile terminal 3 possessed by the visitor are stored in association with each other as contact information.
  • the IP address of the terminal device 2 used by “Ichiro Sato” belonging to “XXX” is “XXX.XXX.001.001”, and the telephone number of the portable terminal 3 possessed is “XXX-YYYY-0001”. It is.
  • the storage unit 19 stores a visitor reception program as a processing program for the visitor reception device 1.
  • This visitor reception program may be downloaded to the storage unit 19 from the external server device connected to the communication path via the network interface 11 or recorded on a recording medium such as a CD-ROM. Then, the data may be read into the storage unit 19 via a recording medium drive (not shown).
  • the control unit 20 includes a CPU (Central Processing Unit), a ROM (Read Only Memory), a RAM (Random Access Memory), and the like, and the CPU reads and executes a program stored in advance in the ROM, thereby visiting the controller 20.
  • the person accepting apparatus 1 is caused to function as visitor information acquisition means, action schedule acquisition means, visit schedule determination means, notification permission means, communication means, notification processing means and the like which will be described later.
  • FIG. 5 is a diagram illustrating a schematic configuration of the terminal device 2 in the visitor reception system S according to the present embodiment
  • FIG. 6 is a diagram illustrating an example of an action schedule database included in the terminal device 2 according to the present embodiment.
  • a general personal computer or a dedicated terminal can be applied.
  • These various elements are the first bus 39, They are connected to each other via the second bus 40.
  • reference numeral 41 denotes a bus controller for transferring data between the first bus 39 and the second bus 40.
  • the network interface 33 is a USB interface that can communicate with an external device, and when acquiring an action schedule acquisition request or the like from the visitor reception device 1 or communicating with an external computer device, the control unit 38. Used by.
  • the network interface 33 may be a wireless or wired LAN interface instead of the USB interface.
  • the hard disk device 32 stores various application programs including an operating system (OS) program of the terminal device 2 and schedule management software.
  • the hard disk device 32 also stores an action schedule DB created by the schedule management software.
  • the action schedule DB stores the start time and end time of the action schedule, the name, company name, and department name of the person to be met in the action schedule in association with the name of the action schedule. Has been.
  • the action schedule DB stored in the terminal device 2 of Ichiro Sato who is an employee, has an action schedule of February 29, 2008, between 9:00 and 10:00.
  • a general mobile phone, PHS (Personal Handy-phone System), or the like can be applied to the mobile terminal 3 as a communication terminal device possessed by a visitor.
  • the portable terminal 3 can be wirelessly connected to the visitor reception apparatus 1 via a PBX, an access point, or the like.
  • FIG. 7 is a main process flowchart of the visitor reception apparatus 1 in the present embodiment
  • FIGS. 8 to 11 are examples of screens displayed on the display 16 of the visitor reception apparatus 1 in the present embodiment. The following processes are executed by the control unit 20 of the visitor reception apparatus 1 functioning as the above-described units.
  • step S10 determines whether or not an acceptance processing request has been made. This determination is based on whether or not a predetermined area on the display 16 (for example, an area in which a message such as “Click here for acceptance” is displayed) is clicked by a visitor's operation of the mouse 14. It is determined by In this process, if it is determined that a reception process request has been made (step S10: Yes), the control unit 20 performs a visitor / visitee information acquisition process in step S11. This process is a process from steps S40 to S47 in FIG. 12, and will be described later.
  • step S12 determines whether or not the information input by the visitor is valid. This determination is made based on whether or not the input result validity flag is set in the visitor / visitee information acquisition process in step S11. In this process, when the information input by the visitor is not valid (step S12: No), the control unit 20 shifts the process to step S10.
  • step S12 determines that the information input by the visitor is valid (step S12: Yes)
  • the control unit 20 writes the input information and the like in the visit handling DB (step S13). That is, when the control unit 20 determines that the information input by the visitor is valid, the input information by the visitor (visitor company name, visitor name, visitor's department, visitee name) and visit time Is stored in association with the newly assigned receipt number.
  • This visitor action schedule acquisition process is a process from steps S50 to S55 in FIG. 14, and will be described later.
  • control unit 20 determines whether or not the visitor's action schedule has been acquired in the process of step S14 (step S15). In this process, when the visitor's action schedule is not acquired (step S15: No), the control unit 20 notifies the operator who manages the visitor reception system S and the like (step S16). As described above, by notifying the operator, the operator can improve communication abnormality so that the visitor's action schedule can be acquired.
  • step S15 determines with having acquired the visitor's action schedule (step S15: Yes)
  • the control part 20 will check whether the visitor's visit schedule is registered into the acquired visitor's action schedule. Determination is made (step S17).
  • step S17 when the visit schedule of the visitor is not registered (step S17: No), the control unit 20 displays on the display 16 that the visit schedule is not registered, as shown in FIG. Notification is made (step S18). At this time, the control unit 20 outputs the sound for notifying the same information as the information displayed on the display 16 from the speaker 18 and notifies it.
  • step S29 the control unit 20 waits for a predetermined time and then proceeds to step S29. When the power is not turned off in step S29, the control unit 20 performs the process. The process proceeds to step S10 (that is, returns to the initial screen).
  • step S17 determines whether the visit schedule is registered (step S17: Yes).
  • the control unit 20 performs notification time determination processing (step S19).
  • This notification time determination process is a process from steps S60 to S66 in FIG. 15, and will be described later.
  • control unit 20 determines whether or not the visit schedule of the visitor is registered in the visitor's action schedule acquired from the action schedule database stored in the visitor's terminal device 2. It functions as a determination means.
  • step S20 This visitor notification process is a process from steps S70 to S78 in FIG. 16, and will be described later.
  • the control unit 20 displays the reception number assigned in step S13 and the scheduled notification time to the visitor determined in step S19 on the display 16 (step S21). At this time, the control unit 20 outputs a sound for notifying the same information as the information displayed on the display 16 from the speaker 18.
  • step S21 After performing the process which displays a reception number and notification notice time on the display 16 in step S21 in step S21, the control part 20 is supposed to transfer a process to step S29 after waiting for a fixed time, and in step S29, the power supply When is not OFF, the process proceeds to step S10 (that is, the screen returns to the initial screen).
  • step S61 if the control unit 20 determines in step S61 shown in FIG. 15 that another action schedule is registered between the visit time and the scheduled visit time, the reception number and notification time are obtained in step S21. 9B, as shown in FIG. 9B, the fact that the visitor is currently in a different situation and the scheduled notification time to the visitor are displayed on the display 16 for notification.
  • control unit 20 functions as a notification processing unit, so that when the notification of visit information is not permitted by the notification permission unit, the control unit 20 notifies the display unit 16 or the speaker 18 as a notification unit.
  • step S10 when the reception process request by the visitor is not made (step S10: No), the control unit 20 makes a notification status confirmation request for the visitor to confirm the notification status to the visitor. It is determined whether or not (step S22). For this determination, a message such as “Click here if you want to check the status of contact with the person in charge” is displayed on the display 16 by the operation of the mouse 14 by the visitor. It is determined by whether or not (region) is clicked. In this process, if it is determined that a notification status confirmation request has been made (step S22: Yes), the control unit 20 displays a receipt number input screen on the display 16 and is input by the visitor using the keyboard 13 and mouse 14. Information of the received receipt number is acquired (step S23).
  • the control unit 20 acquires information on the visitor name, the name of the visitor, and the notification history from the information associated with the reception number from the visit handling DB (Ste S24). Then, as shown in FIG. 10, the control unit 20 displays a contact status to the visitor based on the information acquired from the visit handling DB on the display 16 (step S25). After displaying the contact status to the visitor on the display 16 in step S25, the control unit 20 waits for a predetermined time and then proceeds to step S29. When the power is not turned off in step S29, The process proceeds to step S10 (ie, returns to the initial screen).
  • step S22: No when the contact status confirmation request is not made in step S22 (step S22: No), the control unit 20 refers to the visit handling DB, the “notification status” is completed, and the “notification status” is not completed. It is determined whether there is any visit information (step S26). In this process, if it is determined that there is visit information in which the “notification status” has been completed and the “notification status” is incomplete (step S26: Yes), the control unit 20 provides the visitor with information as shown in FIG. That the notification is completed is displayed on the display 16 for notification (step S27). At this time, the control unit 20 outputs sound for notifying the same information as the information displayed on the display 16 from the speaker 18.
  • step S28 the control unit 20 updates the “notification status” column of the visit handling DB to “completed” (step S28). Note that after notifying that the notification to the visitor is completed in step S27, the control unit 20 waits for a certain period of time and then proceeds to step S29. When the power is not turned off in step S29, The process proceeds to step S10 (ie, returns to the initial screen).
  • the control unit 20 functions as a notification processing unit for notifying the fact from the notification unit together with the display 16 and the speaker 18 as the notification unit.
  • the visitor can grasp that the visitor can meet with the visitor at an earlier time than the scheduled visit time, and there is a risk that the visitor may come and come at an earlier time than the scheduled visit time. Absent.
  • step S26 the visit handling DB has completed the “notification status” and the “notification status” is not yet stored.
  • step S26: No the control unit 20 determines whether or not the power is turned off (step S29). In this process, when the power is not turned off (step S29: No), the control unit 20 proceeds to step S10 and determines that the power is turned off (step S29: Yes). finish.
  • FIG. 12 is a flowchart of visitor / visitee information acquisition processing of the visitor reception apparatus according to the present embodiment
  • FIG. 13 is an example of a screen displayed on the display of the visitor reception apparatus according to the present embodiment.
  • FIG. 13A shows an example of a visitor information input screen
  • FIG. 13B shows an example of a visitor information input screen.
  • the control unit 20 displays a visitor information input screen on the display 16 (step S40).
  • this visitor information input screen is provided with a column for inputting the name of the visitor and the company name of the company to which the visitor belongs. Using the keyboard 13 and the mouse 14, these pieces of information are input into the respective columns.
  • the control unit 20 acquires visitor information input by the visitor (step S41), and the acquired visitor information includes the name of the visitor and the company name of the company to which the visitor belongs. It is determined whether it has been (step S42). In this process, when it is determined that the visitor name and company name are included in the acquired visitor information (step S42: Yes), the control unit 20 displays a visitor information input screen on the display 16. (Step S43).
  • this visitor information input screen as shown in FIG. 13B, a column for inputting the name and affiliation name of the visitor is provided. Use to enter the information into the field.
  • the control unit 20 acquires visitor information (information of the name and affiliation name of the visitor) input by the visitor (step S44), and stores the visitor DB based on the visitor information. With reference to this, it is determined whether or not the corresponding visitor exists (step S45). In this process, if it is determined that there is a visitor with the corresponding name (step S45: Yes), the control unit 20 determines that the input result is valid and sets the input result validity flag (step S46). The control unit 20 sets the time when the visitor information is acquired in step S44 as the visit time, and stores it in a predetermined area of the visit handling DB in the process of step S13.
  • step S42 determines that the input result is invalid, and sets the input result invalid flag (step S47).
  • control unit 20 ends the visitor / visitee information acquisition process.
  • control unit 20 functions as a visitor information acquisition unit that acquires information on a visitor that the visitor wants to meet and information on the visitor.
  • FIG. 14 is a flowchart of a visitor action schedule acquisition process of the visitor reception apparatus according to the present embodiment.
  • the control unit 20 visits a visitor based on the visitor information (name of the visitor, department name) acquired in step S ⁇ b> 44 of FIG. 12.
  • IP address information is acquired as communication information for accessing the visitor's terminal device 2 from the visitor DB (step S50).
  • control unit 20 transmits an action schedule acquisition request to the visited terminal device 2 via the network interface 11 based on the acquired IP address (step S51).
  • control unit 20 determines whether or not action schedule information has been received from the terminal device 2 (step S52). In this process, when it is determined that the action schedule information has been received from the terminal device 2 (step S52: Yes), the control unit 20 confirms that the visitor's action schedule has been acquired “action schedule acquisition status” in the visit handling DB. Is registered in a predetermined area for storing (step S53).
  • step S52 when the action schedule information is not received from the terminal device 2 (step S52: No), the control unit 20 determines whether or not a predetermined time has elapsed since the action schedule acquisition request was transmitted (step S54). ). In this process, when a predetermined time has not elapsed since the action plan acquisition request was transmitted (step S54: No), the control unit 20 shifts the process to step S52.
  • step S54 If it is determined in step S54 that a certain time has elapsed since the action schedule acquisition request was transmitted (step S54: Yes), the control unit 20 displays the visitor's action plan acquisition abnormality in the visit handling DB. It registers in a predetermined area for storing the “behavior schedule acquisition status” (step S55).
  • control unit 20 functions as an action schedule acquisition unit for acquiring the acquired visitor's action schedule from the visitor's action schedule database.
  • control unit 20 ends the visitor action schedule acquisition process.
  • FIG. 15 is a notification time determination process flowchart of the visitor reception apparatus according to the present embodiment.
  • the control unit 20 first acquires the current time (step S60).
  • the “current time” indicates the time acquired in this process.
  • control unit 20 refers to the visitor action schedule information acquired in the visitor action schedule acquisition process in step S14 and the visit handling DB, and so on between the visit time and the scheduled visit time. It is determined whether or not the action schedule is registered (step S61). In this process, when no other action schedule is registered (step S61: No), the control unit 20 acquires the “current time” acquired in step S60 in a predetermined area storing the “notification time” of the visit handling DB. Is registered (step S62).
  • step S61 determines whether another action schedule is registered between the visit time and the scheduled visit time (step S61: Yes). If it is determined in step S61 that another action schedule is registered between the visit time and the scheduled visit time (step S61: Yes), the control unit 20 is registered immediately before the visit schedule. The information on the action schedule of the visitor is obtained (step S63).
  • control unit 20 refers to the information on the visitor's action schedule acquired in the visitor's action schedule acquisition process in step S14, and sets the end time of the immediately preceding action schedule and the start time of the scheduled visit time. Are determined at the same time (step S64). In this process, if it is determined that the end time of the previous action schedule and the start time of the scheduled visit time are the same time (step S64: Yes), the control unit 20 stores the “notification time” in the visit handling DB. The scheduled visit time is registered in a predetermined area (step S65).
  • step S64 when the end time of the previous action schedule and the start time of the scheduled visit time are not the same time (step S64: No), the control unit 20 stores the “notification time” in the visit handling DB. In the predetermined area, the end time of the immediately preceding action schedule is registered (step S66).
  • the control unit 20 has another action plan before the scheduled visit time.
  • the visitor's action schedule database is not set, the visitor's visit information is allowed to be notified to the visitor, and other visitor schedules are not included in the visitor's schedule until the scheduled visit time.
  • the action schedule DB it functions as a notification permitting means that does not permit the visitor to be notified of the visit information of the visitor.
  • control unit 20 ends the notification time determination process.
  • the visitor reception apparatus 1 even when the visitor visits earlier than the visit schedule, no other action schedule is registered in the action schedule database before the visit schedule. Sometimes, the visitor is notified of the visit information, so that it is possible to avoid forcing the visitor to adjust the time without inconvenience the visitor.
  • control unit 20 functions as a notification permission unit, so that the visit schedule of the visitor determined that the visit plan is registered by the visit plan determination unit is earlier than the visit plan. If another action schedule is set in the visitor's action schedule database before the time expires, the visitor's visit information is notified when the other action schedule ends. Since the permission is permitted, it is possible to prevent the visitor from being notified of the visit information while the other action schedule is being executed, and the visitor is not inconvenienced. Also, the visitor can meet with the visitor at the earliest possible time than the scheduled visit time.
  • FIG. 16 is a flowchart of a visitor notification process according to the present embodiment.
  • the control unit 20 acquires information on the telephone number of the mobile terminal 3 possessed by the visitor as contact information from the visitor DB, and visits the visitor. Information on the notification time of the visit information determined in the notification time determination process is acquired from the handling DB (step S70).
  • control unit 20 determines whether or not the notification time to the visitee has been reached based on the current time information and the acquired notification time information (step S71). In this process, when the notification time to the visitee has not been reached (step S71: No), the control unit 20 waits until the notification time is reached (step S72).
  • step S71 When the process of step S72 is completed or when it is determined in step S71 that the notification time to the visitor has been reached (step S71: Yes), the control unit 20 acquires the visitor acquired from the visitor DB. Based on the telephone number information of the portable terminal 3, the visit information is notified to the visitee (step S73). In the present embodiment, the notification to the visitor is made with automatic voice information such as “Your company ⁇ has been seen” via the communication path to the mobile terminal 3. This is done by sending.
  • step S74 determines whether or not confirmation to the visitee has been performed. This determination is made based on whether or not the visitor reception device 1 is connected to the visitor's mobile terminal 3 via the telephone control module 10 or PBX (whether or not the visitor has received an incoming call). Is.
  • step S74: No when the confirmation to the visitor is not carried out (step S74: No), the control unit 20 starts the notification in a predetermined area storing the “notification history” of the visit handling DB and The fact that notification to the visitor is impossible is registered (step S75). Then, after waiting for a predetermined time (step S76), the process shifts to step S73, and the connection with the portable terminal 3 of the visitee is performed again.
  • the process of steps S75 ⁇ S76 ⁇ S73 ⁇ S74 is repeated until the notification to the visitor is completed on the assumption that the visitor always receives the visit information notification. Yes.
  • the visitor since the visitor may not be able to accept the notification due to unexpected circumstances, etc., in consideration of such a case, when confirmation to the visitor is not performed in step S74, to the visitor
  • the control unit 20 may notify the operator when it is determined whether or not a predetermined time has elapsed since the first notification was made and when it is determined that the predetermined time has elapsed.
  • step S74 determines with the confirmation to a visitor having been implemented (step S74: Yes)
  • the control part 20 will register that notification was completed to the predetermined area
  • control unit 20 functions together with the telephone control module 10 as communication means for connecting to the communication terminal device of the visited person via the communication path when the notification of the visit information is permitted.
  • step S78 the control unit 20 ends the visitor notification process.
  • FIG. 17 is a main process flowchart of the terminal device 2 in the present embodiment.
  • step S90 when it is determined that the action plan acquisition request has been received from the visitor reception device 1 via the network interface 33 (step S90: Yes), the control unit 38 determines from the action plan DB stored in the hard disk device 32, Information on the action schedule of the visitor on the day of receiving the action schedule acquisition request is acquired (step S91), and the acquired action schedule information is transmitted to the visitor reception device 1 via the network interface 33 (step S91). S92).
  • step S92 When the process of step S92 is completed, or when the action plan acquisition request is not received from the visitor reception device 1 in step S90 (step S90: No), the control unit 38 determines whether or not the power is turned off. Is determined (step S93).
  • step S93: No when the power is not turned off (step S93: No), the control unit 38 moves the process to step S90, and when determining that the power is turned off (step S93: Yes), the main process ends. .
  • another action schedule is set in the visitor's action schedule database until the visit schedule time is reached.
  • the visitor's notification of visit information is permitted, but instead, a priority is set in advance for each action schedule.
  • the priority of the other action schedule is assigned to the visitor's schedule.
  • the visitor may be notified of the visit information of the visitor.
  • the priority of each action schedule is stored in association with each other.
  • the “priority” is the priority of the action schedule set for each action schedule by the visitor, and accordingly, each action schedule has five priority levels “1” to “5”. The lower the number, the higher the priority action schedule.
  • the action schedule on February 29, 2008 is set between 10:00 and 10.30.
  • a group meeting with Ichiro Yoshida and Jiro Yoshida in the company and a meeting with Shiro Yamada an AA company between 10:30 and 12:00 are set, and the group meeting is set to priority “3”
  • the meeting is set to a priority “5”. That is, in this action schedule DB, the group meeting from 10:00 to 10:30 has a higher priority than the meeting from 10:30 to 12:00.
  • FIG. 19 is a modification of the notification time determination processing flowchart of the visitor reception apparatus according to the present embodiment. Since processes other than the notification time determination process are the same as those described above, the description thereof is omitted.
  • control unit 20 first acquires the current time (step S100).
  • control unit 20 refers to the visitor action schedule information acquired in the visitor action schedule acquisition process in step S14 and the visit handling DB, and so on between the visit time and the scheduled visit time. It is determined whether or not the action schedule is registered (step S101). In this process, if no other action schedule is registered (step S101: No), the control unit 20 acquires the “current time” acquired in step S100 in a predetermined area for storing the “notification time” of the visit handling DB. Is registered (step S102). Note that the processing so far is the same as the notification time determination processing described above.
  • step S101 determines whether another action schedule is registered between the current time and the scheduled visit time (step S101: Yes). If it is determined in step S101 that another action schedule is registered between the current time and the scheduled visit time (step S101: Yes), the control unit 20 is the highest among the scheduled visits. Action schedule information for which priority is set is acquired (step S103).
  • control unit 20 compares the priority set for the acquired action schedule with the highest priority with the priority set for the visit schedule, and determines the priority set for the visit schedule. To determine whether it is higher. In this process, if it is determined that the priority set for the visit schedule is higher (step S104: Yes), the control unit 20 registers the current time in a predetermined area for storing the “notification time” of the visit handling DB. (Step S105).
  • step S104 when the priority set for the visit schedule is not higher than the priority set for the action schedule with the highest priority acquired in step S103 (step S104: No), control is performed.
  • the unit 20 registers the end time of the action schedule with the highest priority acquired in step S103 in a predetermined area for storing the “notification time” in the visit handling DB (step S106).
  • control unit 20 ends the notification time determination process.
  • the priority can be registered for each visit schedule, and the control unit 20 functions as a notification permission means, so that the visit schedule is registered by the visit schedule determination means.
  • the control unit 20 functions as a notification permission means, so that the visit schedule is registered by the visit schedule determination means.
  • notification startable times are stored in association with each other.
  • the “notification startable time” is a time during which visit information can be notified before each visit schedule, and is set by a visitor.
  • the action schedule DB stored in the terminal device 2 of Shiro Sato who is an employee stores the in-house schedule between 9 o'clock and 11 o'clock as an action schedule on February 29, 2008.
  • a meeting with Ichiro Tanaka and Jiro Tanaka and a meeting with Goro Yamada, a CC company between 11:00 and 11:30, are set, and the meeting can be started at “9:00” Is registered, and “10:30” is registered as a notification startable time in the meeting.
  • the meeting notice startable time is registered at 9:00, which is the same as the meeting start time, and the meeting notice startable time is earlier than the meeting start time (the time during the meeting) at 10:30. It is registered.
  • FIG. 21 is a modification of the notification time determination processing flowchart of the visitor reception apparatus according to the present embodiment. Since processes other than the notification time determination process are the same as those described above, the description thereof is omitted.
  • the control unit 20 acquires information on the current time (step S120).
  • control unit 20 acquires “visit time” information from the visit handling DB, and “notification startable time” from the visitor action schedule acquired in the visitor action schedule acquisition process. Is acquired (step S121).
  • Step S122 the control unit 20 compares the acquired “visit time” information with the “notification startable time” information, and determines whether the “visit time” has passed the “notification startable time”.
  • step S122 if it is determined that the “visit time” has passed the “notification startable time” (step S122: Yes), the control unit 20 stores the “notification time” in the visit handling DB in a predetermined area that stores the “notification time”.
  • the current time acquired in S120 is registered (step S123).
  • step S122 when the “visit time” has not passed the “notification startable time” in step S122 (step S122: No), the control unit 20 stores the “notification time” in the visit handling DB in a predetermined area.
  • the notification startable time acquired in step S121 is registered (step S124).
  • control unit 20 ends the notification time determination process.
  • the control unit 20 functions as a notification permission unit. Therefore, when a visitor whose visit schedule is determined to be registered is earlier than the visit schedule, another action plan is the behavior of the visitor before the scheduled visit time is reached. Even when it is set in the schedule database, the visitor is allowed to be notified of the visit information of the visitor when the arrival start time of the visit schedule of the visitor has been reached.
  • the visitor can make an action plan assuming that the visitor arrives early. There is no fear.
  • the action schedule DB stored in the terminal device 2 of the visitor in the action schedule DB stored in the terminal device 2 of the visitor, the name of the action schedule, the start time and end time of the action schedule, the name, company name, or department name of the person to be met in the action schedule
  • information indicating that the visit schedule has been completed is stored in association with each other. This “information indicating that the visit schedule has been completed” is registered in the action schedule DB by using the terminal device 2 of the visitor who has completed the visit schedule.
  • the control unit 20 of the visitor reception apparatus 1 is registered immediately before the scheduled visit when the process of step S63 is completed in the notification time determination process shown in FIG. It is determined whether or not the action schedule is completed. This determination is made based on whether or not information indicating that the action schedule is completed is registered in the action schedule DB. In this process, if it is determined that the action schedule registered immediately before the visit schedule has been completed, the control unit 20 has acquired in step S60 a predetermined area for storing the “notification time” of the visit handling DB. Register the current time.
  • control unit 20 proceeds to step S64.
  • the control unit 20 functions as a notification permitting means, so that the visit schedule is registered.
  • the information indicating that the visit schedule has been completed is registered in the action schedule DB of the terminal device 2 by the visitor. Instead, when the visitor leaves the place of visit, Information indicating that the visit schedule is completed may be registered in a predetermined storage area of the visit handling DB based on predetermined leaving information input to the accepting apparatus 1.
  • the leaving information for example, a reception number given when the reception process is performed can be used.
  • the action schedule DB of the terminal device 2 of the visitor in addition to the name of the action schedule, the start time and end time of the action schedule, the name, company name, or department name of the person to be met in the action schedule
  • the information (conference room number etc.) of the conference room used in the visit schedule is associated and stored.
  • the control unit 20 of the visitor reception apparatus 1 is registered immediately before the scheduled visit when the process of step S63 is completed in the notification time determination process shown in FIG. It is determined whether or not the action schedule is completed. This determination is made by accessing an external server that manages the usage status of the conference room and determining whether or not the conference room is being used based on the conference room information registered in the action schedule DB. Is. In this process, if it is determined that the action schedule registered immediately before the visit schedule has been completed, the control unit 20 has acquired in step S60 a predetermined area for storing the “notification time” of the visit handling DB. Register the current time.
  • control unit 20 proceeds to step S64.
  • the visitor's action plan DB which is an employee was each memorize
  • the “visit time” is the time at which the visitor information is acquired in step S44 shown in FIG. 12, but is not necessarily limited to this.
  • the “visit time” in step S20 in FIG. Even the time when the visitor notification process is started, the time when the reception number and the notification time are displayed on the display 16 in step S21, the time when it is determined that the action schedule is acquired from the terminal device 2 in step S52 of FIG. Good.
  • the visitor inputs the visitor information and the like using the keyboard 13 and the mouse 14 provided in the visitor reception apparatus 1, but the present invention is not necessarily limited to this.
  • a touch panel may be provided on the display 16 of the visitor reception apparatus 1, and various information may be input using the touch panel, or a voice input method using a microphone may be employed.
  • the visitor himself / herself inputs the visitor information and the like, but instead, the reception person in charge asks the visitor for necessary information. Then, the reception person in charge may perform input.

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Abstract

　来訪者が来訪予定よりも早く来訪したとき、被訪問者に迷惑をかけずに、来訪者の来訪を被来訪者に通知することができる来訪者受付装置及びそのプログラム並びに来訪者受付システムの提供。 　来訪者が面会を希望する被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得し、来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可しないことを特徴とする来訪者受付装置１。

Description

[規則37.2に基づきISAが決定した発明の名称]　来訪者受付装置
　本発明は、来訪者受付装置及びそのプログラム並びに来訪者受付システムに関し、さらに詳細には、来訪者の受け付けを行い、当該来訪者が面会を希望する被訪問者へその来訪情報を通知するために用いられる来訪者受付装置及びそのプログラムを記録した記録媒体並びに来訪者受付システムに関する。
　従来より、来訪者の受け付けを行い、当該来訪者が面会を希望する被訪問者へその来訪情報を通知するために用いられる受付装置（以下、「来訪者受付装置」とする。）が知られている。
　この種の来訪者受付装置は、一般に来訪者を会社名や氏名などから、事前に設定されている来訪者登録データベースを参照して、その来訪者が来訪者登録データベースに登録されているかを確認し、登録されていれば、当該来訪者が面会を希望する被訪問者の情報を来訪者登録データベースから取り出して表示部に表示する。そして、来訪者受付装置を操作する受付係は、表示部に表示された被訪問者の情報に基づいて、電話等でこの被訪問者と連絡・確認をし、入場を許可したり、被訪問者が受付まで来訪者を迎えに来させたりして、受付業務を行っている。
　さらに、下記特許文献１においては、来訪者が訪問相手である被訪問者の所属組織名や氏名、電話番号等を完全に記憶していなくても、被訪問者とコンタクトすることができる来訪者受付装置（無人受付装置）が提案されている。
　この来訪者受付装置では、来訪者が自分の名前や、被訪問者の名前の一部を入力することで、来訪者登録データベースから情報を検索して、被訪問者の名前及び連絡先を出力し、これらの情報に基づいて被訪問者へ来訪情報を連絡する。従って、来訪者は被訪問者の完全な情報の記憶が必要ない。また、訪問者登録データベースに被訪問者へのメッセージを予め登録でき、例えば「（予定時刻より）１５分待って欲しい」などの情報を与えることができるとしている。
特開２００２－１１７１７２号公報
　ところで、来訪者は、ビジネス等において、約束した時間に遅れると印象が悪くなってしまうことから、約束した訪問時間より早く到着することが多い。
　しかし、従来の来訪者受付装置では、来訪者予約データベースにその来訪者と打合せ等を行う時間（例えば１５：００～１７：００）を登録している。
　このように約束した時間よりも早い時間に来訪者が来たとき、来訪者受付装置を操作する受付者、或いは来訪者受付装置の制御部は、約束した時間よりも早い時間であっても、来訪者が面会を希望する被訪問者に連絡してしまう。
　このとき、例えば、被訪問者が重要なスケジュールを実行している最中（例えば、重要な会議中）である場合は、この被訪問者にとって大変迷惑となる場合がある。
　一方で、来訪者の立場とすると慣れた訪問先であれば時間ちょうどに受付をすることができるが、初めて訪問する訪問先、受け付けが混雑する訪問先、或いは設備や敷地が広い訪問先では、時間に余裕をもって訪問してしまうことが多い。そのため、上記のように被訪問者へ迷惑をかけないように、時間調整を強いられることになる。
　そこで、本発明は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したとき、被訪問者に迷惑をかけずに、来訪者の来訪を被来訪者に通知することができる来訪者受付装置及びそのプログラムを記録した記録媒体並びに来訪者受付システムを提供することを目的とする。
　上記目的を達成するために、本発明の一つの観点によれば、来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段と、前記取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段と、前記行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に前記来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段と、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、前記来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段と、を備えたこととした。
　このように、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したときであっても、その来訪予定までに他の行動予定が行動予定データベースに登録されていないときには、被訪問者への来訪情報の通知を許可するので、被訪問者に迷惑をかけることなく、来訪者に時間調整を強いることを回避することができる。
　また、前記来訪者受付装置において、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、前記被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段を備えた構成にしてもよい。
　このように構成することにより、例えば、当該被訪問者が会議等により自分のデスクから離れているような場合であっても、当該被訪問者に対して直ちに当該来訪情報を通知することができ、来訪者を無駄に待たせるおそれがない。
　また、前記来訪者受付装置において、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段を備えた構成にしてもよい。
　このように構成することにより、来訪者は、来訪予定時間よりも早い時間に被訪問者と面会可能であることを把握でき、来訪予定時間よりも早い時間に被訪問者がやって来て慌てるといったおそれがない。
　また、前記来訪者受付装置において、前記報知処理手段は、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を前記報知部から報知する構成にしてもよい。
　このように構成することにより、来訪者は、被訪問者が別件中であることや、あとどのくらい待たなければならないか等を把握することができるため、訪問先に来訪予定よりも早く到着した場合であっても、安心して待機等を行うことができる。
　また、前記来訪者受付装置において、前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、当該他の行動予定が終了したときに、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可する構成にしてもよい。
　このように構成することにより、被訪問者が当該他の行動予定を実行中に来訪情報が通知されることを防止することができ、当該被訪問者の迷惑となることがない。また、来訪者も来訪予定時間よりも可能な限り早い時間に当該被訪問者と面会することが可能となる。
　また、前記来訪者受付装置において、前記行動予定データベースには、来訪予定毎にその優先度が登録可能であり、前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定の優先度が前記被訪問者の訪問予定の優先度より低いとき、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可する構成にしてもよい。
　このように構成することにより、被訪問者は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪した場合であっても、当該来訪予定やその他の来訪予定の優先度に応じてより柔軟に対応することができる。
　また、前記来訪者受付装置において、前記行動予定データベースには、来訪予定毎にその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする通知開始可能時間が登録可能であり、前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、前記被訪問者の訪問予定の通知開始可能時間に到達しているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可する構成にしてもよい。
　このように構成することにより、被訪問者は来訪者が早く来訪した場合を想定した行動予定を立てることができるため、当該来訪者が早く来訪した場合であっても当該被訪問者に迷惑をかけるおそれがない。
　また、コンピュータを、前記来訪者受付装置の各手段として機能させるためのプログラムがコンピュータ読み取り可能に記録されている記録媒体を提供するようにした。
　上記目的を達成するために、本発明の他の観点によれば、来訪者の来訪を受け付ける来訪者受付装置と、来訪者が面会を希望する被訪問者の行動予定を登録した行動予定データベースと、前記来訪者受付装置と通信経路を介して接続される来訪者の通信端末装置とを有する来訪者受付システムにおいて、前記来訪者受付装置は、来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段と、前記取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段と、前記行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に前記来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段と、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、前記来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段と、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、前記被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段と、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段と、を備えた来訪者受付システムとした。
　本発明によれば、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したときであっても、その来訪予定までに他の行動予定が行動予定データベースに登録されていないときには、被訪問者への来訪情報の通知を許可するので、被訪問者に迷惑をかけることなく、来訪者に時間調整を強いることを回避することができる。
本実施形態にかかる来訪者受付システムの概略図である。 本実施形態における来訪者受付装置の構成図である。 本実施形態における来訪者受付装置に記憶される来訪取扱データベースの一例を示す図である。 本実施形態における来訪者受付装置に記憶される被訪問者データベースの一例を示す図である。 本実施形態に係る来訪者受付システムにおける端末装置の概略構成を示す図である。 本実施形態にかかる端末装置の有する行動予定データベースの一例を示す図である。 本実施形態にかかる端末装置の有する行動予定データベースの一例を示す図である。 本実施形態における来訪者受付装置のメイン処理フローチャートである。 本実施形態における来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例である。 本実施形態における来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例である。 本実施形態における来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例である。 本実施形態における来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の来訪者、被訪問者情報取得処理フローチャートである。 本実施形態にかかる来訪者受付装置のディスプレイに表示される来訪者情報入力画面の一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置のディスプレイに表示される被訪問者情報入力画面の一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の被訪問者行動予定取得処理フローチャートである。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートである。 本実施形態にかかる被訪問者通知処理フローチャートである。 本実施形態における端末装置のメイン処理フローチャートである。 本実施形態にかかる端末装置の有する行動予定データベースの一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートの変形例である。 本実施形態にかかる端末装置の有する行動予定データベースの一例を示す図である。 本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートの変形例である。
符号の説明
　　Ｓ　　来訪者受付システム
　　１　　来訪者受付装置
　　２　　端末装置
　　３　　携帯端末
　　１６　ディスプレイ
　　１８　スピーカ
　［１．来訪者受付システムの概要］
　以下に、本発明の実施の形態における来訪者受付システムについて、図面を参照して説明する。図１は、本実施形態にかかる来訪者受付システムの概略図である。
　本実施形態にかかる来訪者受付システムは、会社等の受付に設置される来訪者受付装置により当該会社へ来訪した来訪者の受け付けを行うとともに、当該来訪者が面会を希望する被訪問者（当該会社の従業員）へ当該来訪者が来訪した旨（以下、「来訪情報」と称することもある。）の通知を行うものである。そして、本実施形態にかかる来訪者受付システムは、特に、来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いとき、被訪問者の端末装置から取得した当該被訪問者の行動予定の情報に基づいて、当該被訪問者への来訪者の来訪情報の通知を許可するか否かを決定するものである。
　図１に示すように、本実施形態にかかる来訪者受付システムＳは、会社の受付等において来訪者の受付処理等を行う来訪者受付装置１と、当該来訪者が面会を希望する被訪問者が通常の業務において使用する端末装置２と、被訪問者が業務中に携帯する通信端末装置としての携帯端末３とにより構成されており、来訪者受付装置１と端末装置２及び来訪者受付装置１と携帯端末３は、それぞれＬＡＮ(Local Area Network)或いは社内電話網等の通信経路を介して接続されている。
　先ず、来訪者は来訪者受付装置１に対して、受付情報として、当該来訪者の名前、当該来訪者が所属する会社名及び当該来訪者が面会を希望する被訪問者の名前等の入力を行う。
　ここで、来訪者受付装置１は、従業員たる被訪問者の名前、当該被訪問者の使用する端末装置２に割り当てられたＩＰアドレス及び当該被訪問者が所持する携帯端末３の連絡先情報（電話番号）等を関連付けて記憶する被訪問者データベース（以下、「被訪問者ＤＢ」とする。）を有している。そして、来訪者受付装置１は、この被訪問者ＤＢを参照して、来訪者によって入力された被訪問者の名前から当該被訪問者の端末装置２へアクセスするための通信情報としてＩＰアドレスを取得し、当該取得したＩＰアドレスに基づき当該端末装置２に対して通信経路を介して行動予定取得要求を送信する。
　次に、行動予定取得要求を受信した端末装置２は、当該端末装置２の有する行動予定データベース（以下、「行動予定ＤＢ」とする。）の中から、当該行動予定取得要求を受信した当日の被訪問者の行動予定の情報を取り出し、取り出した行動予定の情報を来訪者受付装置１に対して通信経路を介して送信する。
　ここで、被訪問者の行動予定とは、当該被訪問者の使用する端末装置２の行動予定ＤＢに登録された当該被訪問者の各種予定であり、例えば、来訪者の来訪予定や社内の会議予定などが含まれる。なお、本実施形態にかかる行動予定ＤＢは、被訪問者のスケジュールを管理するために提供されるスケジュール管理ソフトウエア等に書き込まれる行動予定の情報を記憶するためのデータベースである。
　このようにして、行動予定ＤＢから行動予定の情報を取得した来訪者受付装置１は、取得した行動予定の情報に基づいて、被訪問者への来訪情報の通知を許可するか否かを判定する。
　すなわち、来訪者受付装置１は、来訪者の来訪時間が来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定ＤＢに設定されていないと判定すると、当該来訪者の来訪が来訪予定時間よりも早い場合であっても、被訪問者へ当該来訪者が来訪した旨の来訪情報を通知する。
　ここで、被訪問者への来訪情報の通知は、来訪者受付装置１から当該被訪問者の所持する携帯端末３に対して来訪情報を送信することによりなされる。すなわち、来訪者受付装置１は、被訪問者ＤＢから被訪問者の所持する携帯端末３の連絡先情報（当該携帯端末３の電話番号）を取得し、当該取得した連絡先情報に基づき社内電話網等を介して当該携帯端末３と接続して、来訪情報として、自動音声情報を当該携帯端末３へ送信することとしている。
　一方、来訪者受付装置１は、来訪者の来訪が来訪予定時間よりも早いときにおいて、来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていると判定したときには、被訪問者への来訪者の来訪の通知を許可しないこととしている。具体的には、来訪者受付装置１は、予定通りの来訪時間となるまで被訪問者への通知は行わないこととしている。
　このように、本実施形態にかかる来訪者受付システムＳにおいて、来訪者受付装置１は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したときであっても、その来訪予定までに他の行動予定が行動予定ＤＢに登録されていないときには、被訪問者への来訪情報の通知を許可するので、被訪問者に迷惑をかけることなく、来訪者に時間調整を強いることを回避することができる。
　また、来訪者受付装置１は、被訪問者に対して来訪情報の通知が許可されたとき、当該被訪問者の携帯端末３へ通信経路を介して接続することにより被訪問者へ来訪情報を通知することとしたため、例えば、当該被訪問者が会議等により自分のデスクから離れているような場合であっても、当該被訪問者に対して直ちに来訪情報を通知することができ、来訪者を無駄に待たせることもない。
　また、来訪者受付装置１は、来訪者に対して被訪問者への通知がなされた旨や来訪予定時間まで待機すべき旨をディスプレイやスピーカ等の報知部から報知することとしている。
　かかる構成とすることにより、来訪者は、被訪問者とすぐに面会可能であることや予定時間まで待たなければならないこと等を把握できるため、訪問先に来訪予定よりも早く到着してしまった場合であっても、安心して待機等を行うことができる。
　以下、上述した来訪者受付システムＳのさらに具体的な構成及び動作の一例を図面を参照しながら具体的に説明する。
　［２．来訪者受付システムＳの具体的構成］
　（来訪者受付装置１の構成について）
　先ず、来訪者受付装置１の構成について図面を参照して具体的に説明する。図２は本実施形態における来訪者受付装置１の構成図であり、図３は本実施形態における来訪者受付装置１に記憶される来訪取扱データベースの一例を示す図であり、図４は本実施形態における来訪者受付装置１に記憶される被訪問者データベースの一例を示す図である。
　図２に示すように、来訪者受付装置１は、通信経路を介して携帯端末３との間で通信を行うための電話機制御モジュール１０と、通信経路を介して端末装置２との間で通信を行うためのネットワークインタフェース１１と、所定の情報を入力可能なキーボード１３やマウス１４等の入力手段を制御する周辺機器制御チップ１２と、後述する制御部２０からイメージデータを受け取り、内部のビデオメモリ（図示せず）に書き込むと共にこのビデオメモリに書き込んだデータを後述のディスプレイ１６に表示するビデオチップ１５と、ビデオチップ１５から送信される信号に応じた表示を行うディスプレイ１６（報知部の一例に相当。）と、ＦＭ音源（Frequency Modulation）やＷａｖｅ　Ｔａｂｌｅ音源などの音源を有する音源チップ１７と、音源チップ１７から出力されるオーディオ信号を音波に変換するスピーカ１８（報知部の一例に相当）と、各種データベース等を記憶する記憶部１９と、来訪者受付装置１全体を制御する制御部２０とを備えて構成されており、これらの各種構成要素はシステムバス２１を介して相互に接続されている。なお、電話機制御モジュール１０は、ＰＢＸ（Private Branch eXchange）及びアクセスポイントを介して携帯端末３と接続されており、ネットワークインタフェース１１は、通信制御機器を介して端末装置２に接続されている。
　電話機制御モジュール１０は、制御部２０とともに通信手段として機能するものであり、被訪問者の携帯端末３とＰＢＸやアクセスポイントを介して接続し、当該携帯端末３に対して音声データをデジタル信号として送信したり、携帯端末３から出力されるアナログ音声信号をデジタル信号としての音声データに変換したりする際に、制御部２０によって制御されるものである。
　ネットワークインタフェース１１は、外部装置との通信を行うことができるＵＳＢインタフェースであり、端末装置２の行動予定ＤＢから行動予定の情報を取得したり、外部のコンピュータ装置と通信したりするときに制御部２０によって用いられる。なお、ネットワークインタフェース１１としてＵＳＢインタフェースに代えて、無線或いは有線のＬＡＮインタフェースなどを用いるようにしてもよい。
　記憶部１９は、フラッシュメモリ（Flash Memory）などから構成され、各種音声データや被訪問者の端末装置２の行動予定ＤＢから取得した行動予定の情報を記憶するほか、キーボード１３やマウス１４を用いて来訪者が入力した情報や当該来訪者が実際に来訪した時間（来訪時間）等を記憶する来訪取扱データデータベース（以下、「来訪取扱ＤＢ」とする。）、被訪問者の名前、当該被訪問者の使用する端末装置２の通信情報（当該端末装置２に割り当てられたＩＰアドレスの情報）及び当該被訪問者が所持する携帯端末３の連絡先情報（当該携帯端末３の電話番号の情報）等を関連付けて記憶する被訪問者ＤＢ等を記憶している。
　ここで、来訪取扱ＤＢは、来訪者及び被訪問者に関する情報や被訪問者への来訪情報の通知開始時刻等を管理するデータベースであり、図３に示すように、来訪者の所属する会社の会社名、当該来訪者の名前、当該来訪者が受付を行った時刻（来訪時間）、当該来訪者が面会を希望する被訪問者の所属部署名、当該被訪問者の名前、当該被訪問者の行動予定の情報の取得状況、当該来訪者の来訪予定の登録の有無、当該被訪問者への来訪情報の通知開始時刻、当該被訪問者への来訪情報の通知状況、当該被訪問者に対して行った通知の履歴の情報、当該来訪者への報知状況が、来訪者が受付を行った際に発行される受付番号に関連付けられて記憶されている。
　例えば、受付番号「０１３１」と関連付けられている情報は、９時５５分３９秒に受付を行ったＢＢ会社の山田二郎の来訪予定に関するものであり、この山田二郎が面会を希望する被訪問者の情報（所属部署の情報として「△△部」、被訪問者名の情報として「佐藤二郎」）、被訪問者である「佐藤二郎」の行動予定を取得済みであること、「佐藤二郎」の行動予定に「山田二郎」の来訪予定が登録されていること、「佐藤二郎」への来訪情報の通知開始時刻が９時５５分であること、「佐藤二郎」への通知が完了したこと、また、「佐藤二郎」への通知履歴として、９時５５分４３秒に通知を行った際は不通であり、９時５８分００秒に通知を行った際に連絡完了したこと、来訪者に対する報知が完了していること、が記憶されている。なお、本実施形態において、来訪時間は、来訪者が来訪者受付装置１に対して、後述する来訪者情報及び被訪問者情報の入力が終了したときの時刻としている。
　また、被訪問者ＤＢは、従業員たる被訪問者の各種連絡先を管理するものであり、図４に示すように、被訪問者の所属部署名と、当該被訪問者の名前と、通信情報として当該被訪問者の使用する端末装置２に割り当てられたＩＰアドレスと、連絡先として当該被訪問者の所持する携帯端末３の電話番号とがそれぞれ関連付けられて記憶されている。
　例えば、「○○部」に所属する「佐藤一郎」の使用する端末装置２のＩＰアドレスは「XXX.XXX.001.001」であり、所持する携帯端末３の電話番号は「XXX-YYYY-0001」である。
　また、記憶部１９には、来訪者受付装置１用の処理プログラムとしての来訪者受付プログラムが格納されている。この来訪者受付プログラムは、例えば、通信経路に接続された外部サーバ装置から、ネットワークインタフェース１１を介して、記憶部１９にダウンロードされるようにしてもよく、又ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体に記録されてから記録媒体ドライブ（図示せず）を介して、記憶部１９に読み込まれるようにしてもよい。
　制御部２０は、ＣＰＵ(Central Processing Unit)，ＲＯＭ（Read Only Memory)，ＲＡＭ（Random Access Memory)などを内蔵しており、ＣＰＵがＲＯＭに予め格納されたプログラムを読み出して実行することによって、来訪者受付装置１を、後述する来訪者情報取得手段、行動予定取得手段、来訪予定判定手段、通知許可手段、通信手段、報知処理手段等として機能させる。
　（端末装置２等の構成について）
　次に、来訪者受付システムＳにおける端末装置２の構成について、図面を参照して具体的に説明する。図５は本実施形態に係る来訪者受付システムＳにおける端末装置２の概略構成を示す図であり、図６は本実施形態にかかる端末装置２の有する行動予定データベースの一例を示す図である。
　端末装置２は、一般のパーソナルコンピュータ或いは専用端末を適用可能であり、図５に示すように、ＬＣＤ３０、ＬＣＤ３０を駆動するためのグラフィックスコントローラ３１と、各種データ等を記憶するハードディスク装置３２と、通信経路を介して来訪者受付装置１との間で通信を行うためのネットワークインタフェース３３と、ＵＳＢデバイスとデータの入出力を行うためのＵＳＢバスコントローラ３４、これに接続する接続ポートとしてのＵＳＢコネクタ３５と、使用者の操作により所定の情報を入力可能なキーボード３６及びマウス３７と、端末装置２全体を制御する制御部３８とを備えて構成され、これらの各種要素は第１のバス３９、第２のバス４０を介して相互に接続される。なお、図中、４１は、第１のバス３９と第２のバス４０との間のデータの授受を行うためのバスコントローラである。
　ネットワークインタフェース３３は、外部装置との通信を行うことができるＵＳＢインタフェースであり、来訪者受付装置１から行動予定取得要求等を取得したり、外部のコンピュータ装置と通信したりするときに制御部３８によって用いられる。なお、ネットワークインタフェース３３としてＵＳＢインタフェースに代えて、無線或いは有線のＬＡＮインタフェースなどを用いるようにしてもよい。
　ハードディスク装置３２には、端末装置２のオペレーティングシステム（ＯＳ）プログラムやスケジュール管理用のソフトウエアを含む各種アプリケーションプログラムが格納されている。また、このハードディスク装置３２には、上記スケジュール管理用のソフトウエアにより作製される行動予定ＤＢが格納されている。
　ここで、行動予定ＤＢは、図６に示すように、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名、部署名が当該行動予定の名称に関連付けられて記憶されている。
　例えば、図６（ａ）に示すように、従業員である佐藤一郎の端末装置２に記憶された行動予定ＤＢには、平成２０年２月２９日の行動予定として、９時から１０時の間で行われる社内の鈴木一郎及び鈴木二郎との課長ミーティングと、１０時から１１時半の間で行われるＡＡ会社の山田一郎との打ち合わせと、１３時から１４時の間で行われるＢＢ会社の山田七郎の打ち合わせとが登録されている。
　また、図６（ｂ）に示すように、佐藤二郎の端末装置２に記憶された行動予定ＤＢには、平成２０年２月２９日の行動予定として、１０時から１２時の間で行われるＢＢ会社の山田二郎との商談が登録されている。
　また、被訪問者の所持する通信端末装置としての携帯端末３は、一般の携帯電話機、ＰＨＳ（Personal Handy-phone System）等を適用することができる。この携帯端末３は、ＰＢＸやアクセスポイント等を介して来訪者受付装置１と無線接続可能としている。
　（来訪者受付装置１の具体的動作について）
　次に、来訪者受付装置１の具体的動作の一例について、図７～図１６を参照して説明する。図７は、本実施形態における来訪者受付装置１のメイン処理フローチャートであり、図８～１１は本実施形態における来訪者受付装置１のディスプレイ１６に表示される画面の一例である。なお、以下の各処理は、来訪者受付装置１の制御部２０が上述した各手段等として機能することによって実行されるものである。
　図７に示すように、来訪者受付装置１の電源スイッチ（図示せず）が押下されたとき、来訪者受付装置１の制御部２０は、受付処理要求がなされたか否かを判定する（ステップＳ１０）。この判定は、来訪者によるマウス１４の操作によって、ディスプレイ１６上の所定の領域（例えば「受付を行う場合はこちらをクリックして下さい。」などのメッセージが表示される領域）がクリックされたか否かにより判定されるものである。この処理において、受付処理要求がなされたと判定すると（ステップＳ１０：Ｙｅｓ）、制御部２０は、ステップＳ１１の来訪者、被訪問者情報取得処理を行う。この処理は、図１２におけるステップＳ４０～Ｓ４７までの処理であり、後述する。
　ステップＳ１１の処理を終了すると、制御部２０は、来訪者による情報入力が正当であるか否かを判定する（ステップＳ１２）。この判定は、ステップＳ１１の来訪者、被訪問者情報取得処理において、入力結果正当フラグがセットされたか否かにより判定されるものである。この処理において、来訪者による情報入力が正当ではないとき（ステップＳ１２：Ｎｏ）、制御部２０は、処理をステップＳ１０へ移行する。
　一方、ステップＳ１２において、来訪者による情報入力が正当であると判定すると（ステップＳ１２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢへ当該入力情報等を書き込む（ステップＳ１３）。すなわち、制御部２０は、来訪者による情報入力が正当であると判定すると、来訪者による入力情報（来訪者会社名、来訪者名、被訪問者の所属部署、被訪問者名）及び来訪時間を、新たに付与される受付番号と関連付けて記憶する。
　次に、制御部２０は、被訪問者行動予定取得処理を行う（ステップＳ１４）。この被訪問者行動予定取得処理は、図１４におけるステップＳ５０～Ｓ５５までの処理であり、後述する。
　次に、制御部２０は、ステップＳ１４の処理において被訪問者の行動予定を取得したか否かを判定する（ステップＳ１５）。この処理において、被訪問者の行動予定を取得していないとき（ステップＳ１５：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪者受付システムＳの管理等を行うオペレータへの通知を行う（ステップＳ１６）。このように、オペレータへの通知を行うことにより、被訪問者の行動予定を取得できるよう通信異常の改善等が当該オペレータによりなされる。
　一方、被訪問者の行動予定を取得したと判定すると（ステップＳ１５：Ｙｅｓ）、制御部２０は、当該取得した被訪問者の行動予定に当該来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する（ステップＳ１７）。この処理において、当該来訪者の来訪予定が登録されていないとき（ステップＳ１７：Ｎｏ）、制御部２０は、図８に示すように、来訪予定が未登録である旨をディスプレイ１６に表示して報知する（ステップＳ１８）。なお、この際、制御部２０は、ディスプレイ１６に表示された情報と同様の情報を報知する音声をスピーカ１８から出力して報知する。また、制御部２０は、ステップＳ１８において来訪予定が未登録である旨を報知した後は、一定時間待機した後に処理をステップＳ２９へ移行し、ステップＳ２９において電源がＯＦＦされていないときには、処理をステップＳ１０へ移行する（すなわち、初期画面に戻る）。
　一方、ステップＳ１７において、来訪予定が登録されていると判定すると（ステップＳ１７：Ｙｅｓ）、制御部２０は、通知時刻決定処理を行う（ステップＳ１９）。この通知時刻決定処理は、図１５におけるステップＳ６０～Ｓ６６までの処理であり、後述する。
　このように、制御部２０は、被訪問者の端末装置２に記憶される行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段として機能する。
　次に、制御部２０は、被訪問者通知処理を開始する（ステップＳ２０）。この被訪問者通知処理は、図１６におけるステップＳ７０～Ｓ７８までの処理であり、後述する。
　次に、制御部２０は、図９（ａ）に示すように、ステップＳ１３において付与された受付番号及びステップＳ１９において決定された被訪問者への通知予定時刻をディスプレイ１６に表示する（ステップＳ２１）。この際、制御部２０は、ディスプレイ１６に表示された情報と同様の情報を報知する音声をスピーカ１８から出力する。
　なお、制御部２０は、ステップＳ２１において、受付番号及び通知予告時刻をディスプレイ１６に表示する処理を行った後は、一定時間待機した後に処理をステップＳ２９へ移行することとしており、ステップＳ２９において電源がＯＦＦされていないときには、処理をステップＳ１０へ移行する（すなわち、初期画面に戻る）。
　ここで、制御部２０は、図１５に示すステップＳ６１において、来訪時間から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されていると判定した場合、ステップＳ２１において、受付番号及び通知時刻を表示する前に、図９（ｂ）に示すように、被訪問者が現在別件中である旨及び被訪問者への通知予定時刻をディスプレイ１６に表示して報知することとしている。
　このように、制御部２０は、報知処理手段として機能することにより、通知許可手段により来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を報知部としてのディスプレイ１６やスピーカ１８から報知する。かかる構成とすることにより、来訪者は、被訪問者が別件中であることや、あとどのくらい待たなければならないか等を把握することができるため、訪問先に来訪予定よりも早く到着した場合であっても、安心して待機等を行うことができる。
　一方、ステップＳ１０において、来訪者による受付処理要求がなされていないとき（ステップＳ１０：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪者が被訪問者への通知状況を確認するための通知状況確認要求がなされたか否かを判定する（ステップＳ２２）。この判定は、来訪者によるマウス１４への操作によって、ディスプレイ１６上の所定の領域（例えば「担当者への連絡状況を確認したい場合はこちらをクリックしてください。」等のメッセージが表示された領域）がクリックされたか否かにより判定されるものである。この処理において、通知状況確認要求がなされたと判定すると（ステップＳ２２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、ディスプレイ１６に受付番号入力画面を表示して、来訪者によりキーボード１３やマウス１４を用いて入力された受付番号の情報を取得する（ステップＳ２３）。
　次に、制御部２０は、取得した受付番号の情報に基づき、来訪取扱ＤＢから当該受付番号に関連付けられている情報のうち、来訪者名、被訪問者名、通知履歴の情報を取得する（ステップＳ２４）。そして、制御部２０は、図１０に示すように、来訪取扱ＤＢから取得した情報に基づいた被訪問者への連絡状況をディスプレイ１６に表示する（ステップＳ２５）。なお、制御部２０は、ステップＳ２５において被訪問者への連絡状況をディスプレイ１６に表示した後は、一定時間待機した後に処理をステップＳ２９へ移行し、ステップＳ２９において電源がＯＦＦされていないときには、処理をステップＳ１０へ移行する（すなわち、初期画面に戻る）。
　一方、ステップＳ２２において、連絡状況確認要求がなされていないとき（ステップＳ２２：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢを参照して、「通知状況」が完了しており「報知状況」が未完の来訪情報があるか否かを判定する（ステップＳ２６）。この処理において、「通知状況」が完了しており「報知状況」が未完の来訪情報があると判定すると（ステップＳ２６：Ｙｅｓ）、制御部２０は、図１１に示すように、被訪問者への通知が完了した旨をディスプレイ１６に表示して報知する（ステップＳ２７）。なお、この際、制御部２０は、ディスプレイ１６に表示された情報と同様の情報を報知する音声をスピーカ１８から出力する。
　そして、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「報知状況」の欄を「完了」に更新する（ステップＳ２８）。なお、制御部２０は、ステップＳ２７において被訪問者への通知が完了した旨を報知した後は、一定時間待機した後に処理をステップＳ２９へ移行し、ステップＳ２９において電源がＯＦＦされていないときには、処理をステップＳ１０へ移行する（すなわち、初期画面に戻る）。
　このように、制御部２０は、報知部としてのディスプレイ１６やスピーカ１８とともに、来訪情報の通知が許可されたとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段として機能する。かかる構成とすることにより、来訪者は、来訪予定時間よりも早い時間に被訪問者と面会可能であることを把握でき、来訪予定時間よりも早い時間に被訪問者がやって来て慌てるといったおそれがない。
　ステップＳ１６、Ｓ１８、Ｓ２１、Ｓ２５、Ｓ２８の処理を終えたとき、或いは、ステップＳ２６において、来訪取扱ＤＢに「通知状況」が完了しており「報知状況」が未完の来訪情報が記憶されていないとき（ステップＳ２６：Ｎｏ）、制御部２０は、電源がＯＦＦされたか否かを判定する（ステップＳ２９）。そして、この処理において、電源がＯＦＦされていないとき（ステップＳ２９：Ｎｏ）、制御部２０は、処理をステップＳ１０へ移行し、電源がＯＦＦされたと判定すると（ステップＳ２９：Ｙｅｓ）、メイン処理を終了する。
　次に、ステップＳ１１における来訪者、被訪問者情報取得処理について、図１２及び図１３を用いて具体的に説明する。図１２は本実施形態にかかる来訪者受付装置の来訪者、被訪問者情報取得処理フローチャートであり、図１３は本実施形態にかかる来訪者受付装置のディスプレイに表示される画面の一例であり、図１３（ａ）は来訪者情報入力画面の一例、図１３（ｂ）は被訪問者情報入力画面の一例を示す図である。
　図１２に示すように、来訪者、被訪問者情報取得処理を開始すると、制御部２０は、来訪者情報入力画面をディスプレイ１６に表示する（ステップＳ４０）。この来訪者情報入力画面には、図１３（ａ）に示すように、来訪者の名前と、当該来訪者が所属する会社の会社名を入力するための欄が設けられており、来訪者は、キーボード１３及びマウス１４を用いてこれらの情報を各欄に入力する。
　次に、制御部２０は、来訪者により入力された来訪者情報を取得し（ステップＳ４１）、当該取得した来訪者情報に、来訪者の名前及び当該来訪者が所属する会社の会社名が含まれているか否かを判定する（ステップＳ４２）。この処理において、取得した来訪者情報に、来訪者の名前及び会社名が含まれていると判定すると（ステップＳ４２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、被訪問者情報入力画面をディスプレイ１６に表示する（ステップＳ４３）。
　この被訪問者情報入力画面には、図１３（ｂ）に示すように、被訪問者の名前及び所属名を入力するための欄が設けられており、来訪者は、キーボード１３及びマウス１４を用いて当該情報を当該欄に入力する。
　次に、制御部２０は、来訪者により入力された被訪問者情報（被訪問者の名前及び所属名の情報）を取得し（ステップＳ４４）、当該被訪問者情報に基づき被訪問者ＤＢを参照して、該当する被訪問者が存在するか否かを判定する（ステップＳ４５）。この処理において、該当する名前の被訪問者が存在すると判定すると（ステップＳ４５：Ｙｅｓ）、制御部２０は、入力結果が正当であると判定し、入力結果正当フラグをセットする（ステップＳ４６）。なお、制御部２０は、ステップＳ４４において被訪問者情報を取得した時刻を来訪時間とし、ステップＳ１３の処理において来訪取扱ＤＢの所定の領域に記憶する。
　一方、ステップＳ４２において、来訪者情報に来訪者の名前或いは会社名が含まれていないとき（ステップＳ４２：Ｎｏ）、或いは、ステップＳ４５において、該当被訪問者が存在しないとき（ステップＳ４５：Ｎｏ）、制御部２０は、入力結果が不正であると判定し、入力結果不正フラグをセットする（ステップＳ４７）。
　ステップＳ４６、Ｓ４７の処理を終えたとき、制御部２０は、来訪者、被訪問者情報取得処理を終了する。
　このように、制御部２０は、来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段として機能する。
　次に、ステップＳ１４における被訪問者行動予定取得処理について、図１４を参照して具体的に説明する。図１４は本実施形態にかかる来訪者受付装置の被訪問者行動予定取得処理フローチャートである。
　図１４に示すように、被訪問者行動予定取得処理を開始すると、制御部２０は、図１２のステップＳ４４において取得した被訪問者情報（被訪問者の名前、部署名）に基づき、被訪問者ＤＢから当該被訪問者の端末装置２にアクセスするための通信情報としてＩＰアドレスの情報を取得する（ステップＳ５０）。
　次に、制御部２０は、取得したＩＰアドレスに基づき、被訪問者の端末装置２に対して行動予定取得要求をネットワークインタフェース１１を介して送信する（ステップＳ５１）。
　次に、制御部２０は、端末装置２から行動予定の情報を受信したか否かを判定する（ステップＳ５２）。この処理において、端末装置２から行動予定の情報を受信したと判定すると（ステップＳ５２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、被訪問者の行動予定の取得完了を来訪取扱ＤＢの「行動予定取得状況」を記憶する所定の領域に登録する（ステップＳ５３）。
　一方、端末装置２から行動予定の情報を受信していないとき（ステップＳ５２：Ｎｏ）、制御部２０は、行動予定取得要求を送信してから一定時間経過したか否かを判定する（ステップＳ５４）。この処理において、行動予定取得要求を送信してから一定時間経過していないとき（ステップＳ５４：Ｎｏ）、制御部２０は、処理をステップＳ５２へ移行する。
　ステップＳ５４において、行動予定取得要求を送信してから一定時間経過したと判定すると（ステップＳ５４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢに被訪問者の行動予定の取得異常を来訪取扱ＤＢの「行動予定取得状況」を記憶する所定の領域に登録する（ステップＳ５５）。
　このように、制御部２０は、取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段として機能する。
　ステップＳ５３、Ｓ５５の処理を終えたとき、制御部２０は、被訪問者行動予定取得処理を終了する。
　次に、ステップＳ１９における通知時刻決定処理について、図１５を用いて具体的に説明する。図１５は本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートである。
　図１５に示すように、通知時刻決定処理を開始すると、制御部２０は、先ず、現在時刻を取得する（ステップＳ６０）。なお、以降において、「現在時刻」とは、この処理において取得した時刻を示すものである。
　次に、制御部２０は、ステップＳ１４における被訪問者行動予定取得処理において取得した被訪問者の行動予定の情報及び来訪取扱ＤＢを参照して、来訪時間から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されているか否かを判定する（ステップＳ６１）。この処理において、他の行動予定が登録されていない場合（ステップＳ６１：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域にステップＳ６０において取得した「現在時刻」の情報を登録する（ステップＳ６２）。
　一方、ステップＳ６１において、来訪時間から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されていると判定すると（ステップＳ６１：Ｙｅｓ）、制御部２０は、当該来訪予定の直前に登録されている被訪問者の行動予定の情報を取得する（ステップＳ６３）。
　次に、制御部２０は、ステップＳ１４における被訪問者行動予定取得処理において取得した被訪問者の行動予定の情報を参照して、当該直前の行動予定の終了時刻と来訪予定時刻の開始時刻とが同時刻であるか否かを判定する（ステップＳ６４）。この処理において、直前の行動予定の終了時刻と来訪予定時刻の開始時刻とが同時刻であると判定すると（ステップＳ６４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に来訪予定時刻を登録する（ステップＳ６５）。
　一方、ステップＳ６４において、直前の行動予定の終了時刻と来訪予定時刻の開始時刻とが同時刻ではないとき（ステップＳ６４：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、当該直前の行動予定の終了時刻を登録する（ステップＳ６６）。
　このように、制御部２０は、来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可し、来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定ＤＢに設定されているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段として機能する。
　ステップＳ６２、Ｓ６５、Ｓ６６の処理を終えたとき、制御部２０は、通知時刻決定処理を終了する。
　このように、本実施形態にかかる来訪者受付装置１は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪したときであっても、その来訪予定までに他の行動予定が行動予定データベースに登録されていないときには、被訪問者への来訪情報の通知を許可するので、被訪問者に迷惑をかけることなく、来訪者に時間調整を強いることを回避することが可能となる。
　また、制御部２０は、通知許可手段として機能することにより、来訪予定判定手段により来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、当該他の行動予定が終了したときに、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしたため、被訪問者が当該他の行動予定を実行中に来訪情報が通知されることを防止することができ、当該被訪問者の迷惑となることがない。また、来訪者も来訪予定時間よりも可能な限り早い時間に当該被訪問者と面会することが可能となる。
　次に、ステップＳ２０における被訪問者通知処理について、図１６を参照して具体的に説明する。図１６は本実施形態にかかる被訪問者通知処理フローチャートである。
　図１６に示すように、被訪問者通知処理を開始すると、制御部２０は、被訪問者ＤＢから連絡先情報として被訪問者の所持する携帯端末３の電話番号の情報を取得するとともに、来訪取扱ＤＢから、通知時刻決定処理において決定された来訪情報の通知時刻の情報を取得する（ステップＳ７０）。
　次に、制御部２０は、現在時刻の情報と取得した通知時刻の情報とに基づき、被訪問者への通知時刻に達したか否かを判定する（ステップＳ７１）。この処理において、被訪問者への通知時刻に達していないとき（ステップＳ７１：Ｎｏ）、制御部２０は、当該通知時刻となるまで待機する（ステップＳ７２）。
　ステップＳ７２の処理を終えたとき、或いは、ステップＳ７１において、被訪問者への通知時刻に達したと判定すると（ステップＳ７１：Ｙｅｓ）、制御部２０は、被訪問者ＤＢから取得した被訪問者の携帯端末３の電話番号情報に基づき、当該被訪問者へ来訪情報の通知を実行する（ステップＳ７３）。なお、本実施形態において、被訪問者への通知は、携帯端末３に対して通信経路を介して、「○○会社の△△様がお見えになりました。」等の自動音声情報を送信することによりなされる。
　次に、制御部２０は、被訪問者への確認が実施されたか否かを判定する（ステップＳ７４）。この判定は、電話機制御モジュール１０やＰＢＸ等を介して来訪者受付装置１が当該被訪問者の携帯端末３と接続されたか否か（当該被訪問者が着信を受けたか否か）により判定されるものである。この処理において、被訪問者への確認が実施されていないとき、（ステップＳ７４：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知履歴」を記憶する所定の領域に通知を開始した時刻及び被訪問者への通知が不能であった旨を登録する（ステップＳ７５）。そして、所定時間待機した後（ステップＳ７６）、処理をステップＳ７３へ移行して、再度被訪問者の携帯端末３との接続を実施する。
　なお、本実施形態では、被来訪者が来訪情報の通知を必ず受理することを前提として、被訪問者への通知が完了するまでは、ステップＳ７５→Ｓ７６→Ｓ７３→Ｓ７４の処理を繰り返すこととしている。しかながら、突発的な都合等で被訪問者が通知を受理できない場合もあるため、かかる場合を考慮して、ステップＳ７４において被訪問者への確認が実施されていないときは、被訪問者への最初の通知を行ってからの経過時間が所定時間経過したか否かを判定し、当該所定時間を経過したと判定すると、制御部２０は、オペレータへ通知することとしてもよい。
　一方、被訪問者への確認が実施されたと判定すると（ステップＳ７４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知状態」を記憶する所定の領域に通知が完了した旨を登録する（ステップＳ７７）とともに、「通知履歴」を記憶する所定の領域に通知を開始した時刻及び被訪問者への通知が完了した旨を登録する（ステップＳ７８）。
　このように、制御部２０は、電話機制御モジュール１０とともに、来訪情報の通知が許可されたとき、被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段として機能する。かかる構成とすることにより、例えば、当該被訪問者が会議等により自分のデスクから離れているような場合であっても、当該被訪問者に対して直ちに当該来訪情報を通知することができ、来訪者を無駄に待たせるおそれがない。
　ステップＳ７８の処理を終えたとき、制御部２０は、被訪問者通知処理を終了する。
　（端末装置２の具体的動作について）
　次に、端末装置２の具体的動作の一例について、図１７を参照して説明する。図１７は、本実施形態における端末装置２のメイン処理フローチャートである。
　図１７に示すように、端末装置２の電源スイッチ（図示せず）が押下されたとき、端末装置２の制御部３８は、来訪者受付装置１から行動予定取得要求をネットワークインタフェース３３を介して受信したか否かを判定する（ステップＳ９０）。この処理において、来訪者受付装置１から行動予定取得要求をネットワークインタフェース３３を介して受信したと判定すると（ステップＳ９０：Ｙｅｓ）、制御部３８は、ハードディスク装置３２に記憶された行動予定ＤＢから、当該行動予定取得要求を受信した当日の被訪問者の行動予定の情報を取得し（ステップＳ９１）、当該取得した行動予定の情報をネットワークインタフェース３３を介して来訪者受付装置１へ送信する（ステップＳ９２）。
　ステップＳ９２の処理を終えたとき、或いは、ステップＳ９０において、来訪者受付装置１から行動予定取得要求を受信していないとき（ステップＳ９０：Ｎｏ）、制御部３８は、電源がＯＦＦされたか否かを判定する（ステップＳ９３）。
　この処理において、電源がＯＦＦされていないとき（ステップＳ９３：Ｎｏ）、制御部３８は、処理をステップＳ９０へ移行し、電源がＯＦＦされたと判定すると（ステップＳ９３：Ｙｅｓ）、メイン処理を終了する。
　以上、本発明の実施の形態のうちのいくつかを図面に基づいて詳細に説明したが、これらは例示であり、当業者の知識に基づいて種々の変形、改良を施した他の形態で本発明を実施することが可能である。
　例えば、本実施形態では、来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、当該他の行動予定が終了したときに、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしたが、これに代えて、行動予定ごとに優先度を予め設定しておくことにより、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定の優先度が被訪問者の訪問予定の優先度より低いとき、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしてもよい。
　かかる場合、被訪問者の端末装置２に記憶される行動予定ＤＢには、図１８に示すように、当該行動予定の名称、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名或いは部署名の他に、各行動予定の優先度がそれぞれ関連付けられて記憶されている。ここで、「優先度」とは、被訪問者によって行動予定ごとに設定される行動予定の優先度であり、これにより、各行動予定は、それぞれ「１」～「５」の５段階の優先度に分類され、数字が低いほど優先度の高い行動予定となる。
　例えば、図１８に示すように、従業員である佐藤三郎の端末装置２の記憶する行動予定ＤＢには、平成２０年２月２９日の行動予定として、１０時から１０時半の間で行われる社内の吉田一郎及び吉田二郎とのグループミーティングと、１０時半から１２時の間で行われるＡＡ会社の山田四郎との打ち合わせとが設定されており、さらに、グループミーティングは優先度「３」に設定され、打合せは優先度「５」に設定されている。すなわち、この行動予定ＤＢにおいて、１０時～１０時半のグループミーティングは、１０時半から１２時の打合せよりも優先度が高いものとなっている。
　このように、各行動予定に優先度が設定されている場合における通知時刻決定処理について、図１９を参照して具体的に説明する。図１９は本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートの変形例である。なお、この通知時刻決定処理以外の処理は、上述したものと同様であるため、その説明を省略する。
　図１９に示すように、通知時刻決定処理を開始すると、制御部２０は、先ず、現在時刻を取得する（ステップＳ１００）。
　次に、制御部２０は、ステップＳ１４における被訪問者行動予定取得処理において取得した被訪問者の行動予定の情報及び来訪取扱ＤＢを参照して、来訪時間から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されているか否かを判定する（ステップＳ１０１）。この処理において、他の行動予定が登録されていない場合（ステップＳ１０１：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域にステップＳ１００において取得した「現在時刻」の情報を登録する（ステップＳ１０２）。なお、ここまでの処理は、上述した通知時刻決定処理と同様である。
　一方、ステップＳ１０１において、現在時刻から来訪予定時刻までの間に、他の行動予定が登録されていると判定すると（ステップＳ１０１：Ｙｅｓ）、制御部２０は、当該来訪予定の中から、最も高い優先度が設定されている行動予定の情報を取得する（ステップＳ１０３）。
　次に、制御部２０は、当該取得した最も優先度が高い行動予定に設定されている優先度と来訪予定に設定されている優先度とを比較し、来訪予定に設定されている優先度のほうが高いか否かを判定する。この処理において、来訪予定に設定されている優先度のほうが高いと判定すると（ステップＳ１０４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に現在時刻を登録する（ステップＳ１０５）。
　一方、ステップＳ１０４において、ステップＳ１０３で取得した最も優先度が高い行動予定に設定されている優先度よりも来訪予定に設定されている優先度の方が高くないとき（ステップＳ１０４：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ１０３で取得した最も優先度が高い行動予定の終了時刻を登録する（ステップＳ１０６）。
　ステップＳ１０２、Ｓ１０５、Ｓ１０６の処理を終えたとき、制御部２０は、通知時刻決定処理を終了する。
　このように、行動予定データベースには、来訪予定毎にその優先度が登録可能であり、制御部２０は、通知許可手段として機能することにより、来訪予定判定手段により来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定の優先度が被訪問者の訪問予定の優先度より低いとき、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可する。
　かかる構成とすることにより、被訪問者は、来訪者が来訪予定よりも早く来訪した場合であっても、当該来訪予定やその他の来訪予定の優先度に応じてより柔軟に対応することができる。
　また、来訪予定ごとにその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする通知開始可能時間を予め登録しておくことにより、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の来訪予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、被訪問者の訪問予定の通知開始可能時間に到達しているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしてもよい。
　かかる場合、被訪問者の端末装置２に記憶される行動予定ＤＢには、図２０に示すように、当該行動予定の名称、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名或いは部署名の他に、通知開始可能時間がそれぞれ関連付けられて記憶されている。ここで、「通知開始可能時間」とは、来訪予定ごとにその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする時間であり、被訪問者により設定されるものである。
　例えば、図２０に示すように、従業員である佐藤四郎の端末装置２が記憶する行動予定ＤＢには、平成２０年２月２９日の行動予定として、９時から１１時の間で行われる社内の田中一郎及び田中二郎とのミーティングと、１１時から１１時半の間で行われるＣＣ会社の山田五郎との打合せとが設定されており、さらに、ミーティングには通知開始可能時間として「９時」が登録され、打合せには通知開始可能時間として「１０時半」が登録されている。すなわち、ミーティングの通知開始可能時間は、当該ミーティングの開始時間と同様の９時に登録され、打合せの通知開始可能時間は、打合せの開始時間よりも早い（ミーティング中の時間である）１０時半に登録されている。
　このように、各行動予定に通知開始可能時間が設定されている場合における通知時刻決定処理について、図２１を参照して具体的に説明する。図２１は本実施形態にかかる来訪者受付装置の通知時刻決定処理フローチャートの変形例である。なお、この通知時刻決定処理以外の処理は、上述したものと同様であるため、その説明を省略する。
　図２１に示すように、通知時刻決定処理を開始すると、制御部２０は、現在時刻の情報を取得する（ステップＳ１２０）。
　次に、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの中から「来訪時間」の情報を取得するとともに、被訪問者行動予定取得処理において取得した被訪問者の行動予定の中から「通知開始可能時間」の情報を取得する（ステップＳ１２１）。
　次に、制御部２０は、取得した「来訪時間」の情報と「通知開始可能時間」の情報とを比較し、「来訪時間」が「通知開始可能時間」を経過したか否かを判定する（ステップＳ１２２）。この処理において、「来訪時間」が「通知開始可能時間」を経過したと判定すると（ステップＳ１２２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ１２０において取得した現在時刻を登録する（ステップＳ１２３）。
　一方、ステップＳ１２２において、「来訪時間」が「通知開始可能時間」を経過していないとき（ステップＳ１２２：Ｎｏ）、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ１２１において取得した通知開始可能時間を登録する（ステップＳ１２４）。
　ステップＳ１２３、Ｓ１２４の処理を終えたとき、制御部２０は、通知時刻決定処理を終了する。
　このように、行動予定データベースには、来訪予定毎にその来訪予定よりも前に来訪情報の通知を可能とする通知開始可能時間が登録可能であり、制御部２０は、通知許可手段として機能することにより、来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、被訪問者の訪問予定の通知開始可能時間に到達しているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可する。
　かかる構成とすることにより、被訪問者は来訪者が早く来訪した場合を想定した行動予定を立てることができるため、当該来訪者が早く来訪した場合であっても当該被訪問者に迷惑をかけるおそれがない。
　また、来訪予定ごとに当該来訪予定が終了したこと示す情報を登録可能とすることにより、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定が既に終了しているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしてもよい。
　かかる場合、被訪問者の端末装置２に記憶される行動予定ＤＢには、当該行動予定の名称、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名或いは部署名の他に、当該来訪予定が完了したことを示す情報がそれぞれ関連付けられて記憶されている。この「来訪予定が終了したことを示す情報」は、当該来訪予定を終えた被訪問者が自己の端末装置２を用いて行動予定ＤＢに登録するものである。
　そして、来訪者受付装置１の制御部２０は、通知時刻決定処理を行う際は、図１５に示す通知時刻決定処理において、ステップＳ６３の処理を終えたとき、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了しているか否かを判定する。この判定は、行動予定ＤＢに当該行動予定が完了したことを示す情報が登録されているか否かにより判定されるものである。この処理において、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了していると判定すると、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ６０において取得した現在時刻を登録する。
　一方、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了していないとき、制御部２０は、処理をステップＳ６４へ移行する。
　このように、行動予定データベースには、来訪予定毎にその来訪予定が完了したことを示す情報が登録可能であり、制御部２０は、通知許可手段として機能することにより、来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定が完了しているときには、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可する。
　かかる構成とすることにより、来訪者が来訪時間より早く来訪した場合であっても、可能な限り来訪者を待たせることなく被訪問者と面会させることができる。
　なお、来訪予定が完了したことを示す情報は、被訪問者により端末装置２の有する行動予定ＤＢに登録されるものとしたが、これに代えて、来訪者が訪問先から退社する際に、受付装置１に対して入力する所定の退社情報に基づき、来訪取扱ＤＢの所定の記憶領域に当該来訪予定が完了したことを示す情報を登録することとしてもよい。ここで、この退社情報としては、例えば、受付処理を行った際に付与される受付番号を用いることができる。
　また、来訪予定において使用される会議室の利用状況を管理する外部サーバ等から当該会議室の利用状況を取得可能とすることにより、来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定において利用される会議室が利用されていないときには、当該来訪予定が終了したものと判定し、被訪問者へ来訪者の来訪情報の通知を許可することとしてもよい。
　すなわち、被訪問者の端末装置２の有する行動予定ＤＢには、当該行動予定の名称、行動予定の開始時刻及び終了時刻、当該行動予定において面会する相手の名前や会社名或いは部署名の他に、当該来訪予定において使用する会議室の情報（会議室番号等）がそれぞれ関連付けられて記憶されている。
　そして、来訪者受付装置１の制御部２０は、通知時刻決定処理を行う際は、図１５に示す通知時刻決定処理において、ステップＳ６３の処理を終えたとき、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了しているか否かを判定する。この判定は、会議室の利用状況を管理する外部サーバにアクセスし、行動予定ＤＢに登録されている会議室の情報に基づき、当該会議室が利用されているか否かを判定することによりなされるものである。この処理において、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了していると判定すると、制御部２０は、来訪取扱ＤＢの「通知時刻」を記憶する所定の領域に、ステップＳ６０において取得した現在時刻を登録する。
　一方、来訪予定の直前に登録されている行動予定が完了していないとき、制御部２０は、処理をステップＳ６４へ移行する。
　かかる構成とすることにより、来訪者が来訪時間より早く来訪した場合であっても、可能な限り来訪者を待たせることなく被訪問者と面会させることができる。
　また、本実施形態において、従業員たる被訪問者の行動予定ＤＢは、各被訪問者の使用する端末装置２にそれぞれ記憶されているとしたが、これに代えて、各被訪問者の行動予定の情報を一括管理する外部サーバ装置を設けてもよい。かかる場合、来訪者受付装置１は、被訪問者の行動予定を取得する際、当該被訪問者の端末装置２にアクセスするのではなく、この外部サーバ装置から取得することとなる。
　また、本実施形態において、「来訪時間」は、図１２に示すステップＳ４４において被訪問者情報を取得した時刻としたが、必ずしもこれに限ったものではなく、例えば、図７のステップＳ２０において被訪問者通知処理を開始した時刻や、ステップＳ２１において受付番号及び通知時刻をディスプレイ１６に表示した時刻、図１４のステップＳ５２において端末装置２から行動予定を取得したと判定した時刻等であってもよい。
　また、本実施形態において、来訪者は、来訪者受付装置１に設けられたキーボード１３やマウス１４を用いて来訪者情報等を入力することとしたが、必ずしもこれに限ったものではなく、例えば、来訪者受付装置１のディスプレイ１６上にタッチパネルを設け、当該タッチパネルを用いて各種情報を入力することとしてもよく、また、マイクによる音声入力方式を採用してもよい。
　また、本実施形態にかかる来訪者受付システムＳでは、来訪者自身が来訪者情報等の入力を行うこととしたが、これに代えて、受付担当者が来訪者から必要な情報を聞いたうえで、当該受付担当者が入力を行うこととしてもよい。

Claims (9)

  1. 　来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段と、
    　前記取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段と、
    　前記行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に前記来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段と、
    　前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、前記来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段と、を備えた来訪者受付装置。
  2. 　前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、前記被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の来訪者受付装置。
  3. 　前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の来訪者受付装置。
  4. 　前記報知処理手段は、前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を前記報知部から報知することを特徴とする請求項３に記載の来訪者受付装置。
  5. 　前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、当該他の行動予定が終了したときに、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする請求項１～４のいずれか１項に記載の来訪者受付装置。
  6. 　前記行動予定データベースには、来訪予定毎にその優先度が登録可能であり、
    　前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪が当該来訪予定よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、当該他の行動予定の優先度が前記被訪問者の訪問予定の優先度より低いとき、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする請求項１～５のいずれか１項に記載の来訪者受付装置。
  7. 　前記行動予定データベースには、来訪予定毎にその来訪予定よりも前に来訪情報の通知
    を可能とする通知開始可能時間が登録可能であり、
    　前記通知許可手段は、前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときであっても、前記被訪問者の訪問予定の通知開始可能時間に到達しているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可することを特徴とする請求項１～６のいずれか１項に記載の来訪者受付装置。
  8. 　コンピュータを、請求項１～７のいずれか１項に記載の来訪者受付装置の各手段として機能させるためのプログラムがコンピュータ読み取り可能に記録されている記録媒体。
  9. 　来訪者の来訪を受け付ける来訪者受付装置と、来訪者が面会を希望する被訪問者の行動予定を登録した行動予定データベースと、前記来訪者受付装置と通信経路を介して接続される来訪者の通信端末装置とを有する来訪者受付システムにおいて、
    　前記来訪者受付装置は、
    　来訪者が面会を希望する被訪問者の情報と当該来訪者の情報とを取得する被訪問者情報取得手段と、
    　前記取得した被訪問者の行動予定を、当該被訪問者の行動予定データベースから取得する行動予定取得手段と、
    　前記行動予定データベースから取得した被訪問者の行動予定に前記来訪者の来訪予定が登録されているか否かを判定する来訪予定判定手段と、
    　前記来訪予定判定手段により前記来訪予定が登録されていると判定された来訪者の来訪時間が当該来訪予定の時間よりも早いときにおいて、当該来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されていないときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可し、前記来訪予定の時間となるまでの間に他の行動予定が当該被訪問者の行動予定データベースに設定されているときには、前記被訪問者へ前記来訪者の来訪情報の通知を許可しない通知許可手段と、
    　前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されたとき、前記被訪問者の通信端末装置へ通信経路を介して接続する通信手段と、
    　前記通知許可手段により前記来訪情報の通知が許可されないとき、その旨を報知部から報知する報知処理手段と、を備えた来訪者受付システム。
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