JPH07168889A - 受付管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 受付担当者を窓口に常駐させなくても、来客
の識別から応対まで、一連の受付業務を効率的に行な
い、訪問者情報の収集や管理も一元的に行なうことによ
り、受付業務の省力化や受付担当要員の効率的配置を実
現し、来訪者へ均質な受付サービスを提供する。 【構成】 名刺読取管理装置１１と、その装置１１と通
信路で接続された処理装置１６、記憶装置１５、ディス
プレイ１２、キーボード１３ａ、ポインティングデバイ
ス１３ｂ、プリンタ１４とからなる受付受付窓口端末１
を設け、訪問者自らの操作によって訪問希望先との連絡
や面談場所の案内等を行なう。また、受付管理部署端末
２は、訪問者に関するアポイント情報の作成や管理、訪
問者の応対に必要な参考情報やサービス情報の作成・管
理、訪問者の希望する相手先等が不在の場合等に必要な
代行応対の処理等を行なう。また、社内電話網３によ
り、ＰＢＸ３１を介して各部署の電話機３２群と受付窓
口端末１を接続し、訪問者への応対メッセージの受渡し
を行なう。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、事務所等の受付窓口に
おける受付管理システムに関し、特に訪問者の来訪時に
受付担当者の有無に関わらず、受付業務を遂行しうる受
付管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、事務所等の窓口においては、単数
または複数の受付担当者を置いたり、あるいは受付窓口
のカウンタ上等に呼び鈴やスイッチを置いて、この呼び
鈴やスイッチを押すと受付管理部署に何らかのシグナル
が発生して受付担当者が窓口に出向いて来訪者に対応し
ている。さらに、例えば特開平３−１２９９９０号公報
に記載されているように、受付場所に撮像カメラを置い
て来訪者を検知するとともに、訪問予定者に予め面談相
手先の人物や部署の名称や電話番号等を記録したＩＤカ
ードを保有させ、来訪者があった場合には、その来訪者
のＩＤカードをカード読取機に読取らせて自動的に相手
先の電話を呼び出す等の方法が知られている。また、特
開平３−２８０１８２号公報に記載されている装置で
は、バーコード読取装置、印字装置等を備え、入門証の
カードナンバーに基づいた入門データと出門データとを
必要に応じてプリントアウトすることにより、入出門の
管理を合理的に行なうとともに、各手続きを簡易かつ正
確にし、外来受付業務を大幅な省力化を行なおうとして
いる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、常
時受付担当者を置く場合には、来訪者の有無に関わらず
受付窓口に受付担当者を在席させることが必要であり、
また呼び出し制をとる場合においても、受付管理部署に
担当者を常駐させることが必要であり、さらに前記のご
とき無人受付の場合においても、来訪者が予め固有のＩ
Ｄカードを保有する必要があった。加えて、訪問者の受
付けに際しては、受付担当者は訪問者との間で名刺の受
付・確認に始まり、面談希望者あるいは面談指定者の有
無や在籍確認、アポイントの有無、面談相手先の在席確
認や不在時の行先チェックあるいは代替者の有無、面談
相手先への連絡や面談可否の確認、訪問者への用件確
認、面談相手先から訪問者への伝達事項の伝達、応接室
・会議室への訪問者の案内や案内情報の提供、さらには
飲食サービスの手配や依頼、等の受付業務を常に遅滞無
く的確に遂行しなければならず、特に受付担当者を有し
ない場合には、訪問者に不都合を感じさせることが少な
くない。本発明の目的は、このような問題点を改善し、
訪問者の来訪を受ける受付場所に、訪問者が容易に操作
でき、訪問者との間で対話方式により種々のサービスを
行なうことができる受付処理の自動化装置を設けること
により、訪問者の受付応対の煩わしさや待ち時間のロス
を軽減し、受付管理部署の省力化に有効な受付管理シス
テムを提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の受付管理システムは、挿入された名刺を読
取る手段（図１の１１）、読取った情報をもとに訪問者
の所属および個人名を含む名刺内容を出力するととも
に、訪問者への案内メッセージを含む情報を出力する手
段（図１の１２，１４）、その案内メッセージに応答し
て訪問者が入力した情報を取り込む手段（図１の１３
ａ，１３ｂ）、訪問者へのメッセージ情報および予約を
含む訪問者情報を蓄積する手段（図１の１５）、音声合
成手段（図１の１６）、および通信路と社内電話網を介
し訪問者情報と予約内容に応じたサービスの指示情報を
送信するように制御する手段（図１の１６）を有する受
付窓口端末（図１の１）と、その受付窓口端末と通信路
を介して接続され、前記訪問者情報およびメッセージ情
報を作成・更新して、その受付窓口端末に登録する手段
を有する受付管理部署端末（図１の２）と、複数の電話
機（図１の３２）およびその電話機と前記受付窓口端末
とを接続する交換機（図１の３１）を有する社内電話網
（図１の３）とから構成されたことに特徴がある。

【０００５】

【作用】本発明においては、受付窓口端末を訪問者自身
が操作して来訪の通知や面談相手先の選択、面談相手先
への連絡、等を画面を通じて対話的に行なう。すなわ
ち、受付窓口端末では、ディスプレイ上に表示された案
内メッセージに基づいて訪問者が自己の名刺を名刺読取
管理装置に挿入すると、その装置が名刺をセンスして自
動的に画像読取りを行ない、名刺の内容を認識して訪問
者の所属する企業・団体名や個人名等の名刺情報を調製
し、読取った名刺画像と名刺情報とをディスプレイ上に
表示する。また、読取り完了後は初回訪問か否かによっ
て名刺をその装置に付属する収納箱に収納または排出機
構に排出するようにし、さらに、訪問者にキーボードや
ポインティングデバイスを使用して自己の名刺情報の確
認・修正を行なわせ、希望の面談相手先を選択させる。
こうして得られた名刺情報と予め記憶装置上に用意され
たメッセージ情報とから音声合成機能によって訪問者の
来訪に関する音声メッセージを作成し、社内電話網を通
じて所望の面談相手先の電話に来客情報として伝達す
る。さらに、その訪問者が面談相手先との間でアポイン
ト済みであって、面談相手先から前もって訪問予定者に
関する来客予約や応接室・会議室予約あるいは飲食物等
の提供依頼が行なわれている場合には、訪問者の名刺情
報から該当者であるか否かを判別して所定サービス（応
接室・会議室等への案内サービス、飲食サービス等）の
手配あるいは各種の情報サービスの提供を自動的に行な
う。一方、受付管理部署端末は、社内各部署からの依頼
を受けて、訪問者に関する予約情報、応接室・会議室の
案内情報、および組織・要員等に関する参照情報の作成
・更新を行ない、それを前記受付窓口端末へ登録する。
また、来訪者が指定する面談相手先が不在等の場合に受
付代行を行なう。また、社内電話網により、前記受付窓
口端末と各部署の電話機を交換機（ＰＢＸ）を介して接
続することにより、受付窓口端末からの来客メッセージ
を受信し、操作キーによる情報入力によって受付窓口端
末との応答を可能とする。これにより、受付処理を自動
化して受付管理部署の省力化を促進することができる。
また、受付場所での操作で対話方式により種々のサービ
スを自動的に受けることができるため、訪問者にとって
の受付応対の煩わしさや待ち時間のロスが軽減される。

【０００６】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面により説明す
る。図１は、本発明の一実施例における受付管理システ
ムの構成を示すブロック図である。図１において、１
は、企業等の受付窓口に設置される受付窓口端末を示
し、１１は、その受付窓口端末１の一部をなす名刺読取
管理装置であって、装置内に読取った名刺を収納できる
収納箱と名刺の排出が可能な排出機構を備えている。ま
た、１２は、名刺読取管理装置１１で読取った名刺画像
や名刺情報の表示を行なったり、定められた手順に従っ
て訪問者に操作の案内メッセージを表示するためのディ
スプレイ、１３ａは、ディスプレイ上の表示情報に応じ
て訪問者が操作情報やデータの入力を行なうためのキー
ボード、１３ｂは、入力補助手段として用いるポインテ
ィングデバイス、１４は、ディスプレイ上の表示内容等
をプリントするためのプリンタ、１５は、訪問者の名刺
情報や訪問情報、あるいは受付時の受付応対情報や訪問
者が検索できる参考情報（例えば組織情報や要員情報
等）を記憶するための記憶装置であり、１６は、前記名
刺読取管理装置、ディスプレイ、キーボード、ポインテ
ィングデバイス、プリンタ、記憶装置等の制御を行なう
とともに、受付管理部署に設置する受付管理部署端末２
と情報の送受信を行なったり、内部機能として具備する
音声合成機能を利用して生成した音声メッセージを社内
電話網３に流すことのできる処理装置である。

【０００７】また、受付管理部署端末２は、処理の内容
を表示するディスプレイ２１、データ入力のためのキー
ボード２２ａ、補助入力手段としてのポインティングデ
バイス２２ｂ、管理資料等の出力のためのプリンタ２
３、各種の参考情報や訪問者情報記録のための記憶装置
２４、および前記周辺機器を制御しながら、受付窓口端
末１と接続して各種のデータの処理を行なう処理装置２
５から構成されている。また、社内電話網３は、受付窓
口端末１と回線で接続された交換機（ＰＢＸ）３１とそ
のＰＢＸ３１に回線接続された複数の電話機３２からな
り、受付窓口端末１から送信される音声メッセージを受
信するとともに、必要なキー応答を行なう。

【０００８】次に、図２、図３の表示画面および図４〜
図８のフローチャートを用い、本実施例の処理について
述べる。図２および図３は、本発明の一実施例における
受付窓口端末の動作に対応してディスプレイ上に表示さ
れる画面の遷移を示す図、図４、図５は本発明の一実施
例における窓口端末の動作手順を示すフローチャートで
ある。本実施例のシステム立ち上げ時における初期画面
は、図２（ａ）の通りである。訪問者は、来訪するとま
ず図２（ａ）の初期画面の指示に従って自己の名刺を名
刺読取管理装置１１に挿入する（ステップＳ１）。

【０００９】一方、処理装置１６は、常に名刺読取管理
装置１１に名刺が挿入されたか否かを監視しており、名
刺の挿入がセンスされると、名刺読取管理装置１１の自
動読取機構の作動を開始させ、図２（ｂ）のように、読
取った名刺情報を画像情報としてディスプレイ画面に表
示するとともに、文字認識の処理を行なって、同じくデ
ィスプレイ上の指定位置に、読取った所属企業・団体名
と氏名を名刺文字情報として表示する（ステップＳ
２）。これらの読取られた名刺画像情報および名刺文字
情報は、同時に記憶装置１５に記憶される。その際、デ
ィスプレイ画面上の名刺文字情報に関しては、前もって
訪問者に文字認識にミスがないか否かをチェックさせ、
ミスがある場合にはキーボード１３ａおよびポインティ
ングデバイス１３ｂを操作して訂正させる（ステップＳ
３）。この後、処理装置１６は、ディスプレイ１２上に
名刺画像情報と名刺文字情報とからなる名刺情報を表示
し、訪問者に対して、今回の訪問が初めてか否かの問合
せメッセージを表示し、キーボード１３ａおよびポイン
ティングデバイス１３ｂを使用して応答させる（ステッ
プＳ４）。その応答が初回を示すものである場合、読取
った名刺は名刺読取管理装置１１の名刺収納箱に収納さ
れる（ステップＳ５）。また、応答が再訪であった場合
には、読取った名刺は名刺読取管理装置１１の排出機構
を通じて排出し、訪問者に返却される（ステップＳ
６）。

【００１０】次に、処理装置１６は、図２（ｃ）のよう
に、ディスプレイ画面を通して訪問者に面談相手先とア
ポイント済みか否かの問合せを行ない（ステップＳ
７）、アポイント済みならば、面談相手先の部署名およ
び氏名をキーボード１３ａおよびポインティングデバイ
ス１３ｂを使用して入力させる（ステップＳ８）。ま
た、アポイントがない場合でも（ステップＳ７）、訪問
者において希望する部署名や相手先氏名等がわかってい
る場合には、その情報をキー入力させる（ステップＳ１
８，Ｓ１９）。また、アポイント指定が「無し」で、相
手先の指定も「無し」の場合（ステップＳ７，Ｓ１
８）、システムはディスプレイ画面上に用件内容の問合
せメッセージを表示して訪問者に用件情報を入力させる
とともに（ステップＳ２２）、さらに面談相手先選択の
ための参考情報として、社内の組織情報や要員情報等の
参考情報の表示を希望するか否かの問合せを行なう（ス
テップＳ２３）。その結果、訪問者の応答が参考情報の
表示希望の場合（ステップＳ２３）、システムは予め定
めた許容範囲で組織情報や要員情報の表示を行ない、デ
ィスプレイ画面上の表示内容から希望する組織名や要員
名を選択させ（ステップＳ２５）、希望の相手先が選択
された場合には、選択された面談相手先への連絡処理に
移行する（ステップＳ１１）。また、表示の組織情報や
要員情報にも希望する相手先がなかったり、あるいは、
もともと組織情報や要員情報の表示を希望しなかった場
合には（ステップＳ２５）、システムは訪問者をそのま
ま待機させるとともに、受付管理部署を相手先として訪
問者の来訪情報を伝達し、受付担当者を呼び出して対応
させる（ステップＳ２６，Ｓ２７）。以上の処理に関し
て、訪問者が当初から名刺を所有していなかった場合に
おいても、訪問者は受付窓口端末１の初期画面（図２
（ａ））のガイダンスに従って指定のキー操作を行なう
ことにより、キーボード１３ａおよびポインティングデ
バイス１３ｂを使用して自己の所属企業名や氏名を直接
入力できるようになり、この入力情報によって直ちにア
ポイント・チェックの処理に移ることができる。

【００１１】こうして、訪問者の選択により相手先が確
定すると、処理装置１６はその訪問者の諸情報を記憶装
置１５に記憶するとともに、選択された相手先をキー情
報として、記憶装置１５上に予め収録されているアポイ
ント済み訪問者の予約ファイルを検索し、その相手先の
予約情報があるか否かをチェックする（ステップＳ
９）。その結果、訪問者がアポイント済みであって、面
談相手先の設定や、応接室あるいは会議室の予約、飲食
サービスの手配等が行なわれている場合、処理装置１６
は、その手配情報にもとづいてディスプレイ１２上に、
図３（ｄ）のように、所定の受付メッセージや面談場所
の予約案内情報を表示するとともに、訪問者が希望する
場合にはプリンタ１４から面談場所の案内図等を印刷出
力し、また予約情報に飲食サービスの依頼条件が設定さ
れている場合には、関係部署に飲食サービスの提供依頼
を行ない、併せてＰＢＸ３１を介して面談相手先の電話
機３２に対し、例えば「只今、○○○会社の○○様がお
見えになりました。第○応接室にお通ししてありま
す。」等の所定の合成された音声メッセージを送出する
（ステップＳ１０）。ここで会社名や個人名は名刺読取
りにより認識された文字情報を音声処理したものであ
り、他は予め記憶装置１５上に登録されたメッセージの
音声情報である。

【００１２】また、訪問者に対し選択された相手先から
予約情報の事前手配が行なわれていなかった場合には
（ステップＳ９）、処理装置１６は、その訪問者に対し
て、図３（ｅ）のように、待機依頼のメッセージを表示
するとともに、指定の相手先電話機３２に対して訪問者
の所属企業名および氏名を付加した、例えば「只今、○
○○会社の○○様がお見えになりました。すぐカウンタ
までおいで下さい。なお、応接室または会議室が必要な
らば○○キーを押してそのままお待ち下さい。」等の来
客発生の音声メッセージを合成して送出し、相手先の在
席確認を行なうとともに相手先からの応答を待つ（ステ
ップＳ１１，Ｓ１２）。その相手先電話機３２からの応
答が、応接室・会議室の手配依頼や飲食サービスの依頼
等を指定するものである場合には、直ちに必要な手配処
理を行なって、その手配結果の情報をその相手先電話機
３２に返送するとともに、待機中の訪問者に対しては、
所定の案内情報をディスプレイ画面上に表示して伝達す
る（ステップＳ１３，Ｓ１４）。また、相手先電話機３
２からの応答が、単に「待ち」を指示するものである場
合には、ディスプレイ画面上に「そのまましばらくお待
ち下さい。」や「只今、○○が参ります。」等のメッセ
ージを表示して訪問者に伝達する。

【００１３】また、相手先電話機３２からの応答が、指
定された面談者の不在を知らせるものである場合、処理
装置１６はディスプレイ１２上に、図３（ｆ）のよう
に、指定者不在のメッセージを表示して、訪問者に代替
者でよいか否かの問合せを行ない、応答を待つ（ステッ
プＳ１５，Ｓ１６，Ｓ１７）。その訪問者からの応答が
代替者希望の場合、処理装置１６は再度、選択された相
手先電話機３２に、代替者希望の音声メッセージを伝達
し、応答を待つ。その相手先電機３２からの応答が「承
知」応答の場合、処理装置１６はディスプレイ画面上に
「只今、代わりの者が参ります。」等のメッセージを表
示して訪問者に知らせる。また、相手先電話機３２から
の応答が「代替者不可」の応答の場合には、処理装置１
６はディスプレイ画面上に「只今受付担当を呼びますの
で、いましばらくお待ち下さい。」等のメッセージを表
示して訪問者に待機依頼を行なうとともに、受付管理部
署の受付管理部署端末２のベルを鳴動させながらディス
プレイ画面に受付応対依頼メッセージを表示し、受付担
当者を受付窓口に呼び出す。また、代替者に関する訪問
者からの応答が代替者不要の応答であった場合には、処
理装置１６はディスプレイ１２上に「最初の画面に戻り
ます。」等のメッセージを表示してコントロールを初期
画面に戻す。

【００１４】図６および図７は、本発明の一実施例にお
ける受付管理部署端末における概略処理を示すフローチ
ャートである。本実施例の受付管理部署端末２には、図
６に示すように、訪問者の来訪時に参考情報として必要
な組織情報や要員情報等や、訪問者へのサービス情報と
して必要な応接室・会議室等の案内情報や飲食サービス
提供のためのメニュー情報等が、常に最新の状態で登録
・更新されている（プロセスＰ１，Ｐ２）。また、同時
に、予め訪問者と面談相手先との間で取り交わされたア
ポイント情報や、そのアポイントに関連して応対部署か
ら提供された予約情報が登録されている（プロセスＰ
３）。この受付管理部署端末２に登録されている参考情
報や案内情報ならびに予約情報は、同時に受付窓口端末
１にも複写あるいは登録される。なお、受付管理部署端
末２へのこれら諸情報の登録は、受付管理部署自身の情
報収集や各部署からの情報提供にもとづいて、受付管理
部署において入力データを作成し、受付管理部署端末２
に入力することにより行なわれる。

【００１５】また、受付管理部署では、各部署での応対
者不在あるいは訪問者の状況により、受付窓口における
応対を分担する。このため、受付窓口端末１は、処理の
条件に応じて受付管理部署端末２に割り込み操作を行な
い、受付応対依頼のメッセージを送信し、受付担当者の
窓口での応対を依頼する。例えば、訪問者の来訪目的
が、受付管理部署の要員に対するものであってアポイン
ト受付が行なわれている場合には、各部署対応の受付処
理と全く同様に社内電話網を通して行なわれるが、他の
場合には、受付管理部署端末２のディスプレイ２１に所
定のメッセージ、例えば「只今、お客様がありました。
応対者不在のため、すぐ受付まで来て下さい。」等のメ
ッセージを表示して依頼する内容を知らせるとともに、
端末付属のベルを鳴らして担当の注意を喚起する。受付
管理部署端末２は、受付窓口端末１から割り込み要求を
受付けると、まずその要求の内容が、受付管理部署向け
の訪問者来訪連絡かあるいは受付代行要求かの識別を行
ない、訪問者来訪連絡の場合には、訪問者の所属企業・
団体名や氏名と、訪問者が面談相手先を指定している場
合にはその対象者の氏名を表示し、指定していない場合
には対象者氏名を省略して、ディスプレイ２１上にメッ
セージを表示する（プロセスＰ４（ａ））。また、その
割込み要求の内容が他部署の受付代行要求であった場合
には、ディスプレイ２１上に訪問者の所属企業・団体名
や氏名を表示するとともに、訪問者が要求した面談相手
先の組織名および相手先像と応対不能理由等を表示する
（プロセス４Ｐ（ｂ））。何れの場合においても、端末
操作者がキーボード２２ａあるいはポインティングデバ
イス２２ｂを利用して応答コードを入力すると、その応
答コードに対応して、受付管理部署端末２が受付窓口端
末１に所定のメッセージを送信し、受付窓口端末１のデ
ィスプレイ１２に表示されて訪問者に伝達される。

【００１６】また、受付管理部署端末２は、一定サイク
ル毎に、受付窓口端末１から受付情報として収録された
訪問者の受付履歴情報を受取って内容の分析を行なうと
ともに、定期的に統計表や管理資料の作成を行なう（プ
ロセスＰ５）。

【００１７】図８は、本発明の一実施例における窓口端
末と面談相手先電話との応答処理の概略を示すフローチ
ャートである。受付窓口端末１からＰＢＸ３１を介して
各部署の電話機３２と接続される社内電話網３において
は、受付窓口端末１で合成・送出される音声メッセージ
を受けて、対応する社内電話機３２がコールされ、音声
メッセージが受信される。この音声メッセージには、合
成された伝達メッセージとともに、受信者が該当する電
話機の電話ボタンをキータッチ操作することにより応答
操作を行なわせる応答指示メッセージが組み込まれてお
り、受信者はその応答指示メッセージの指定に従ってボ
タン操作を行ない、受付窓口端末１と対話しながら必要
な処理を進めるものである。社内電話機３２の接続に際
しては（ステップＳ５１）、接続時に対象とする電話機
３２が液晶表示付きのものか否かを受付窓口端末１で判
別し（ステップＳ５２）、液晶表示付きの場合には、音
声メッセージと同一の内容を持つ応答機能付き文字メッ
セージを送信して液晶ディスプレイに表示する（ステッ
プＳ５３，Ｓ５４）。この後、受信者からの応答メッセ
ージを受け取り、所定の処理を行なう（ステップＳ５
５，Ｓ５６）。なお、受付窓口端末１には、その内部
に、液晶表示機能の有無を識別しうるＰＢＸ３１と接続
された各部署の電話機３２の選択テーブルを有する。

【００１８】

【発明の効果】本発明によれば、訪問者は、受付担当者
の有無に関らず来意を告げることができるとともに、面
談希望先等の選択や連絡も受付担当者の手を煩わせるこ
となく行なうことができる。一方、訪問者の受入側にお
いても、受付担当者を窓口に常駐させなくても、来客の
識別から応対まで、一連の受付業務を効率的に行なうこ
とができ、かつ訪問者情報の収集や管理も一元的に行な
えるため、受付業務の省力化や受付担当要員の効率的配
置あるいは来訪者への均質なサービスの提供に大きな効
果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例における受付管理システムの
構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の一実施例における受付窓口端末の動作
に対応してディスプレイ上に表示される画面の遷移を示
す図の一部である。

【図３】本発明の一実施例における受付窓口端末の動作
に対応してディスプレイ上に表示される画面の遷移を示
す図の一部である。

【図４】本発明の一実施例における窓口端末の動作手順
を示すフローチャートの一部である。

【図５】本発明の一実施例における窓口端末の動作手順
を示すフローチャートの一部である。

【図６】本発明の一実施例における受付管理部署端末に
おける概略処理を示すフローチャートの一部である。

【図７】本発明の一実施例における受付管理部署端末に
おける概略処理を示すフローチャートの一部である。

【図８】本発明の一実施例における窓口端末と面談相手
先電話との応答処理の概略を示すフローチャートであ
る。

【符号の説明】

１ 受付窓口端末 ２ 受付管理部署端末 ３ 社内電話網 １１ 名刺読取管理装置 １２ ディスプレイ １３ａ キーボード １３ｂ ポインティングデバイス １４ プリンタ １５ 記憶装置 １６ 処理装置 ２１ ディスプレイ ２２ａ キーボード ２２ｂ ポインティングデバイス ２３ プリンタ ２４ 記憶装置 ２５ 処理装置 ３１ 交換機（ＰＢＸ） ３２ 電話機

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 挿入された名刺を読取る手段、読取った
   情報をもとに訪問者の所属および個人名を含む名刺内容
   を出力するとともに、訪問者への案内メッセージを含む
   情報を出力する手段、該案内メッセージに応答して訪問
   者が入力した情報を取り込む手段、訪問者へのメッセー
   ジ情報および予約を含む訪問者情報を蓄積する手段、音
   声合成手段、および、通信路と社内電話網を介し訪問者
   情報と予約内容に応じたサービスの指示情報を送信する
   ように制御する手段を有する受付窓口端末と、該受付窓
   口端末と通信路を介して接続され、前記訪問者情報およ
   びメッセージ情報を作成・更新して、該受付窓口端末に
   登録する手段を有する受付管理部署端末と、複数の電話
   機および該電話機と前記受付窓口端末を接続する交換機
   を有する社内電話網とから構成されたことを特徴とする
   受付管理システム。