JP7106898B2 - 通信システム、情報処理装置、プログラム - Google Patents
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Description
前記情報処理装置は、前記通信端末が配置された前記拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段と、前記拠点の利用開始要求を前記端末装置から受信する第2の通信手段と、前記第2の通信手段が前記利用開始要求を受信した場合、かつ、前記利用開始要求を送信した前記拠点の前記予約情報に示される日時の所定時間前以降であった場合、前記拠点の利用開始を登録する予約管理手段と、前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段と、一方の拠点の前記予約情報及び前記他の通信端末が配置されている他の拠点の前記予約情報のいずれにおいても前記拠点の利用開始が登録された場合、前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段と、を有する。
本実施形態の通信システムは、会議室の予約情報に基づいて遠隔会議で使用される複数の遠隔会議装置を特定する。
(1)参加者Aが会議室Aの端末装置10Aを操作して会議室Aにチェックインする。端末装置10Aはチェックイン要求を会議予約システム50に送信する。
(2)会議予約システム50は、会議室Aのチェックインを受け付け、図示する予約情報を参照して、会議室Aで遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置30A,30Bを特定する。
(3)会議予約システム50は、チェックインが検出された会議室Aの遠隔会議装置30Aを起動させる起動要求を、端末装置10Aを介して遠隔会議装置30に送信する。なお、遠隔会議装置30Aがすでに起動している場合、起動処理は不要である。
(4)参加者Bが会議室Bの端末装置10Bを操作して会議室Bにチェックインする。端末装置10Bはチェックイン要求を会議予約システム50に送信する。
(5)会議予約システム50は、会議室Bのチェックインを受け付け、予約情報を参照して、会議室Bで遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置30A,30Bを特定する。
る。
(6)会議予約システム50は、チェックインが検出された会議室Bの遠隔会議装置30Bを起動させる起動要求を、端末装置10Bを介して遠隔会議装置30に送信する。なお、遠隔会議装置30Bがすでに起動している場合、起動処理は不要である。
(7)会議予約システム50はどちらの会議室もチェックイン済みとなったため、遠隔会議装置30Aに接続するための接続先情報を遠隔会議装置30Bに通知して、遠隔会議を開始させる。遠隔会議装置30Bに接続するための接続先情報を遠隔会議装置30Aに通知してもよい。
(8)遠隔会議装置30Bは接続先情報で遠隔会議装置30Aを指定して、遠隔会議を開始する。
拠点とは端末装置10と遠隔会議装置30が設置された場所をいう。拠点はこのように概念的には場所を示すが、拠点は端末装置10又は遠隔会議装置30そのものを示す場合がある。また、拠点は場所だけでなく拠点の参加者を表す場合がある。拠点の具体例として、会議室、支店、企業、企業内の部署名、出張所等が挙げられるが、参加者がいる場所が拠点である。
図2は、通信システム1の概略構成図の一例を示す。通信システム1は、インターネットiを介して接続された会議予約システム50と2つの社内ネットワークNA、NBとを有する。会議予約システム50はデータセンターなどに構築され、スケジュール管理システム60と連携している。社内ネットワークNA、NBはそれぞれファイアウォールなどでインターネットiに対する通信制御が行われる企業内ネットワーク(例えばLAN(Local Area Network)である。ただし、会議予約システム50は社内ネットワークNA、NB以外の例えば携帯電話網等からも接続可能である。
次に、本実施形態の通信システム1における遠隔会議装置30、端末装置10、及び、会議予約システム50のハードウェア構成について説明する。
図3は、遠隔会議装置30のハードウェア構成図の一例を示す。遠隔会議装置30は、図3に示すように、遠隔会議装置30全体の動作を制御するCPU(Central Processing Unit)101、IPL(Initial Program Loader)等のCPU101の駆動に用いられるプログラムを記憶したROM(Read Only Memory)102を備える。また、CPU101のワークエリアとして使用されるRAM(Random Access Memory)103、遠隔会議装置用プログラム、画像データ、及び音声データ等の各種データを記憶するフラッシュメモリ104を備える。また、CPU101の制御にしたがってフラッシュメモリ104に対する各種データの読み出しや書き込みを制御するSSD(Solid State Drive)105、フラッシュメモリ等の記録メディア106に対するデータの読み出しや書き込み(記憶)を制御するメディアドライブ107を備える。また、通信相手となる他の遠隔会議装置30を選択する場合などに操作される操作ボタン108、遠隔会議装置30の電源のオン/オフを切り換えるための電源スイッチ109、インターネットi等を利用してデータ伝送をするためのネットワークI/F(Interface)111を備えている。
会議予約システム50及び端末装置10は、例えば図4に示すハードウェア構成のコンピュータシステムにより実現される。図4は本実施形態に係るコンピュータシステムの一例のハードウェア構成図である。
を所定のファイルシステム及び/又はDB(データベース)により管理している。
y)などがある。
次に、図5を用いて端末装置10、会議予約システム50、及び、遠隔会議装置30の機能について説明する。図5は、端末装置10、会議予約システム50、及び、遠隔会議装置30の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
会議予約システム50は、予約管理部51、第2通信部52、遠隔会議開始通知部53、接続先特定部54、及び、予約情報取得部55を有する。会議予約システム50が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成要素のいずれかが、HDD208からRAM204に展開されたプログラムに従ったCPU206からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、会議予約システム50はHDD208又はRAM204等に保持される予約情報DB57と接続先情報DB56を有している。
端末装置10は第1通信部11、予約情報受信部12、チェックイン受付部13、予約情報表示部14、遠隔会議開始通知受信部15、及び、遠隔会議装置通信部16を有する。端末装置10が有するこれらの機能は、図4に示された各構成要素のいずれかが、HDD208からRAM204に展開されたプログラムに従ったCPU206からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
遠隔会議装置30は、遠隔会議機能部31、第3通信部32、遠隔通信部33、及び、起動部34、を有する。遠隔会議装置30が有するこれら各機能部は、図3に示された各構成要素のいずれかが、SSD105からRAM103に展開されたプログラムに従ったCPU101からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
次に、図6を用いて参加者が会議室を予約する操作について説明する。図6は、予約者が操作するPC(Personal Computer)に表示される予約画面501の一例を示す。予約者は会議の参加者の一人であることが想定されるが、誰が予約してもよい。予約者はPCをスケジュール管理システム60と通信させ、スケジュール管理システム60から発行された予約者が所属する企業向けのアカウントでログインする。したがって、アカウントが含むドメインで同じ企業の参加者が特定される。
・タイトル欄502は会議の議題などのタイトルが入力される欄である。
・会議室欄503は参加者が予約する会議室が設定される欄である。予めこの企業で選択可能な会議室がスケジュール管理システム60に登録されており、予約者はポップアップメニューやプルダウンメニューなどから会議室を選択できる。なお、会議室欄503には、遠隔会議を行う複数の会議室が設定され得る。
・遠隔会議装置欄504は参加者が使用する遠隔会議装置30が設定される欄である。予めこの企業で選択可能な遠隔会議装置30がスケジュール管理システム60に登録されており、予約者はポップアップメニューやプルダウンメニューなどから会議室を選択できる。会議室とは独立に設定されるのは、会議室に固定でない(移動型の)遠隔会議装置30があるためである。会議室に固定の遠隔会議装置30については、どの会議室に固定されている遠隔会議装置30であるか判断できるように接続先情報DB56と同様の情報をスケジュール管理システム60が有することが好ましい。あるいは、会議室の選択に応じて自動的に遠隔会議装置30も設定される。
・会議開始日時欄505は、会議が開催される日にちと開始される時刻が設定される欄である。日にちと時刻はプルダウンメニューなどから選択可能である。
・会議終了日時欄506は、会議が開催される日にちと終了される時刻が設定される欄である。日にちと時刻はプルダウンメニューなどから選択可能である。
・メモ欄507は、会議に関する任意の情報が設定される欄である。
・参加者欄508は、参加者の設定に使用されると共に、設定された参加者が表示される欄である。会議室と遠隔会議装置30は会議室のリソースであるが、本実施形態ではこれらも参加者の一人として扱われる。なお、参加者は会議室のユーザともいえ参加者欄508はユーザ欄の一例である。図6では、三人の従業員、2つの会議室、及び、2つの遠隔会議装置30が参加者として登録されている。なお、予めこの企業で選択可能な参加者がスケジュール管理システム60に登録されており、予約者はポップアップメニューやプルダウンメニューなどから参加者を選択できる。
図6のような予約画面501で設定された予約情報はスケジュール管理システム60に送信され、スケジュール管理システム60に登録される。そして、会議予約システム50が適宜、スケジュール管理システム60から予約情報を取得して予約情報DB57で管理する。
図8は、端末装置10が表示する待受画面511の一例を示す。待受画面511は、会議と会議の間に端末装置10が表示する画面である。待受画面511には、現在時刻からみて次の会議の時間帯512が表示されている。また、待受画面511にはこの次の会議のステータス513が表示される。ステータス513は端末装置10が定期的に予約情報を会議予約システム50から取得することで更新される。参加者はこのステータスが「チェックイン可能」となった場合にチェックインすることができる。
次に、図9を用いて予約情報のステータスの更新について説明する。図9はチェックインの検出に基づくステータスの更新例を示す図である。図9(a)では会議室A,Bのステータスは「チェックイン不可」である。チェックイン不可は、参加者が会議室をまだ利用できないことを意味する。
以下、図10、図11のシーケンス図を用いて通信システム1の動作を説明する。図10は、予約者が会議室を予約し、端末装置10が予約情報を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。
図7に示した予約情報では、遠隔会議を行う2つの会議室が1つの予約情報で登録されていた。しかし、予約者によっては、会議室ごとに予約する場合もある。
表1に示したように接続先情報DB56があり、会議室と遠隔会議装置30が対応付けられていれば、会議予約システム50は会議室から遠隔会議装置30を特定し、遠隔会議装置30から会議室を特定できる。
接続先情報DB56に示すように会議室と遠隔会議装置30が対応付けられている場合、予約者が参加者欄508に会議室を設定すれば、接続先特定部54は接続先情報DB56を参照して、一方の遠隔会議装置30が接続する他方の遠隔会議装置30を特定することができる。しかし、予約者が一方の遠隔会議装置30を他方の遠隔会議装置30に接続させたくない場合も存在する。このような場合に備えて、予約者が遠隔会議装置30を使用することを明示的に予約情報に設定することもできる。
以上説明したように、本実施例の通信システム1は、会議室の予約に関する予約情報を利用して、遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置30A,Bを特定することができる。また、遠隔会議を行う両方の会議室への参加者のチェックインを待って、遠隔会議を行うので誰もいない会議室と遠隔会議を行うこともない。また、参加者は会議室を利用するためのチェックイン操作を端末装置10に入力すればよく、手動による遠隔会議の接続先情報の入力などを省くことができる。
本実施形態の通信システム1は、同じ時間帯に複数の会議室が予約されている場合、会議室の予約情報を比較して、遠隔会議を行う複数の会議室を特定する。
(1)参加者Bが会議室Bの端末装置10Bを操作して会議室Bにチェックインする。参加者Aはすでに会議室Aにチェックイン済みである。
(2)会議予約システム50は、会議室Bと同じ時間帯に予約されている会議室Aの予約情報を特定する。
(3)会議予約システム50は会議室A,Bの2つの予約情報を比較して、遠隔会議を行うか否かを判断する。例えば、参加者が重複していれば会議室A,Bが遠隔会議を行うと判断する。図17では参加者Aさん、Bさん、Cさんが重複している。
(4)会議予約システム50は会議室Aの遠隔会議装置30Aを接続先とする遠隔会議開始通知を会議室Bの端末装置10Bに送信する。
(5)遠隔会議装置30Bは接続先情報で遠隔会議装置30Aを指定して、遠隔会議を開始する。
次に、図18を用いて端末装置10、会議予約システム50、及び、遠隔会議装置30の機能について説明する。なお、図18の説明では主に図5との相違を説明する。端末装置10と遠隔会議装置30の機能は図5と同様でよい。また、会議予約システム50は予約情報比較部58を有する点で図5と異なっている。
実施例1と同様に予約画面501で設定された予約情報はスケジュール管理システム60に送信され、しかし、本実施例では、一方の会議室の参加者等に他方の会議室の遠隔会議装置30が登録されない。
(i) 各会議室に赴いて会議に参加する参加者だけを予約情報に設定する。
(ii) どの会議室に赴いて会議に参加するかに関係なく、全ての参加者を2つの予約情報に設定する。
(iii) 1人以上の参加者を重複させるが、どの各会議室に赴いて会議に参加するかはあまり考慮せず参加者を予約情報に設定する。
以下、図21のシーケンス図を用いて通信システム1の動作を説明する。なお、予約者が会議室を予約し、端末装置10が予約情報を取得する手順は実施例1の図10と同様でよいため説明を省略する。
図22を用いて、予約情報の比較の詳細について説明する。図22は、予約情報比較部58が予約情報を比較する手順を示すフローチャート図の一例である。図22の処理は、例えば、新たな予約情報が取得されたタイミング、又は、予約情報のステータスがチェックイン済みに更新されたタイミングで行うことができる。
図23を用いて、遠隔会議を開始する際に端末装置10が表示する画面例について説明する。図23(a)は、チェックイン後に会議室Aの端末装置10Aが表示するチェックイン確認画面531の一例を示す。図23(a)のチェックイン確認画面531は、図21のステップ24で表示される。チェックイン確認画面531は「チェックインしました。」というメッセージ532と、「遠隔会議の開始は会議室Bのチェックインが済むまでお待ち下さい。」というメッセージ533を表示する。このようなメッセージは会議予約システム50から送信される。参加者はメッセージを読んで会議室Bでチェックインが済んでいないことを把握できる。
以上説明したように、本実施形態の通信システム1は、実施例1の効果に加え、予約情報に接続先情報や遠隔会議装置が設定されていなくても、会議室の予約情報を利用して、一方の会議室の遠隔会議装置30を他方の会議室の遠隔会議装置30と動的に接続させることができる。
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
10 端末装置
30 遠隔会議装置
50 会議予約システム
60 スケジュール管理システム
Claims (11)
- 通信を行う通信端末であって他の通信端末とネットワークを介して情報の送受信を相互に行う前記通信端末と接続する端末装置と、情報処理装置とがネットワークを介して通信する通信システムであって、
前記端末装置は、
ユーザから、拠点に配置された前記端末装置の操作を介して利用開始要求を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記拠点の利用開始要求を前記情報処理装置に送信する第1の通信手段と、を有し、
前記情報処理装置は、
前記通信端末が配置された前記拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段と、
前記拠点の利用開始要求を前記端末装置から受信する第2の通信手段と、
前記第2の通信手段が前記利用開始要求を受信した場合、かつ、前記利用開始要求を送信した前記拠点の前記予約情報に示される日時の所定時間前以降であった場合、前記拠点の利用開始を登録する予約管理手段と、
前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段と、
一方の拠点の前記予約情報及び前記他の通信端末が配置されている他の拠点の前記予約情報のいずれにおいても前記拠点の利用開始が登録された場合、前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段と、を有する通信システム。 - 前記端末装置の前記第1の通信手段は、前記利用開始要求を受け付ける前に前記端末装置が設置された前記拠点の予約に関する前記予約情報の予約識別情報を前記情報処理装置から取得しており、
前記拠点の利用開始要求を受け付けた場合、前記予約識別情報を前記情報処理装置に送信し、
前記予約管理手段は、前記予約識別情報により特定される前記予約情報に前記拠点の利用開始を登録することを特徴とする請求項1に記載の通信システム。 - 前記予約情報には前記通信端末の識別情報が含まれており、
前記通信端末特定手段は前記予約情報に含まれる前記通信端末の識別情報に基づいて、一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定することを特徴とする請求項1又は2に記載の通信システム。 - 1つの前記拠点の予約に関する前記予約情報には、前記一方の拠点の前記通信端末の識別情報と、前記他の通信端末の識別情報とが含まれており、
前記通信端末特定手段は、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先として、前記他の通信端末の識別情報を前記予約情報から取得することを特徴とする請求項3に記載の通信システム。 - 前記一方の拠点の前記予約情報には前記他の通信端末の識別情報が含まれており、前記他の通信端末が配置された他方の拠点の前記予約情報には前記一方の拠点に配置された前記通信端末の識別情報が含まれており、
前記通信端末特定手段は、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先として、前記他方の拠点に配置された前記通信端末の識別情報を前記一方の拠点の前記予約情報から取得することを特徴とする請求項3に記載の通信システム。 - 前記予約情報は前記通信端末を利用するユーザが設定されるユーザ欄を有し、前記通信端末の識別情報は前記ユーザ欄に設定されていることを特徴とする請求項4又は5に記載の通信システム。
- 一方の拠点の前記予約情報には前記一方の拠点に配置された前記通信端末の識別情報が含まれており、前記他の通信端末が配置された他方の拠点の前記予約情報には前記他方の拠点に配置された前記通信端末の識別情報が含まれており、
前記通信端末特定手段は前記一方の前記予約情報と、同じ情報を含む前記予約情報を特定することで、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先となる前記他方の拠点の前記通信端末を特定することを特徴とする請求項1に記載の通信システム。 - 前記予約情報は前記通信端末を利用するユーザが設定されるユーザ欄を有し、
前記通信端末特定手段は前記一方の拠点の前記予約情報と、同じ時間帯に他方の拠点を予約し、かつ、前記ユーザ欄のユーザが1人以上で重複する前記予約情報を特定することで、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先となる前記他方の拠点の前記通信端末を特定することを特徴とする請求項7に記載の通信システム。 - 前記予約情報は前記予約情報のタイトルが設定されるタイトル欄を有し、
前記通信端末特定手段は前記一方の拠点の前記予約情報と、同じ時間帯に他方の拠点を予約し、かつ、前記タイトルが同じ前記予約情報を特定することで、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先となる前記他方の拠点の前記通信端末を特定することを特徴とする請求項7に記載の通信システム。 - ユーザから、拠点に配置された端末装置の操作を介して利用開始要求を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記拠点の利用開始要求を情報処理装置に送信する第1の通信手段と、を有し、他の通信端末とネットワークを介して情報の送受信を相互に行う通信端末と接続する端末装置と、ネットワークを介して通信する情報処理装置であって、
前記通信端末が配置された前記拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段と、
前記拠点の利用開始要求を前記端末装置から受信する第2の通信手段と、
前記第2の通信手段が前記利用開始要求を受信した場合、かつ、前記利用開始要求を送信した前記拠点の前記予約情報に示される日時の所定時間前以降であった場合、前記拠点の利用開始を登録する予約管理手段と、
前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段と、
一方の拠点の前記予約情報及び前記他の通信端末が配置されている他の拠点の前記予約情報のいずれにおいても前記拠点の利用開始が登録された場合、前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段と、
を有する情報処理装置。 - ユーザから、拠点に配置された端末装置の操作を介して利用開始要求を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記拠点の利用開始要求を情報処理装置に送信する第1の通信手段と、を有し、他の通信端末とネットワークを介して情報の送受信を相互に行う通信端末と接続する端末装置と、ネットワークを介して通信する情報処理装置を、
前記拠点の利用開始要求を前記端末装置から受信する第2の通信手段と、
前記第2の通信手段が前記利用開始要求を受信した場合、かつ、前記利用開始要求を送信した前記拠点の予約情報に示される日時の所定時間前以降であった場合、前記拠点の利用開始を登録する予約管理手段と、
前記通信端末が配置された前記拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段を参照し、
前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段と、
一方の拠点の前記予約情報及び前記他の通信端末が配置されている他の拠点の前記予約情報のいずれにおいても前記拠点の利用開始が登録された場合、前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段、
として機能させるためのプログラム。
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