JP2009080756A - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】電子文書を処理する作業を含むワークフローを用いて複数の作業者が作業する場合において、電子文書に対する関与によって指定される作業者に対して、その電子文書に付加した付加情報を送る情報処理装置を提供する。
【解決手段】情報処理装置の情報付加手段は、複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける作業の処理対象である電子文書に、該電子文書に対する関与を宛先に指定した付加情報を付加し、第１の出力手段は、前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作によって、前記電子文書がアクセスされたときに、該電子文書と対応付けて該付加情報を出力する。
【選択図】図１
【解決手段】情報処理装置の情報付加手段は、複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける作業の処理対象である電子文書に、該電子文書に対する関与を宛先に指定した付加情報を付加し、第１の出力手段は、前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作によって、前記電子文書がアクセスされたときに、該電子文書と対応付けて該付加情報を出力する。
【選択図】図１
Description
本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。
ワークフローにおいて、次のアクティビティの担当者を参加者として含むコミュニケーションの場を生成し、そのコミュニケーションの場でネゴシエーションすることができるものがある。
これに関連する技術として、例えば、特許文献１には、ワークフロー中のアクティビティの担当者間でのコミュニケーションの場を設け、例えば複数の依頼先が存在する場合に、その中から相応しい依頼先を選択可能なワークフロー支援システム及びワークフロー支援方法、ワークフロー支援プログラムを提供することを課題とし、ワークフロー制御部がワークフローを進める際に、推移先が複数存在する場合に、コミュニケーション場生成部が、推移元と複数の推移先のアクティビティの担当者を参加者とするコミュニケーション場を生成し、このコミュニケーション場を利用して、担当者間でネゴシエーションを行い、推移先として相応しいアクティビティを選択してワークフロー制御部に指示し、ワークフロー制御部は、選択されたアクティビティに推移し、ワークフローを継続することが開示されている。
特開２００６−０９２０７３号公報
本発明は、電子文書を処理する作業を含むワークフローを用いて複数の作業者が作業する場合において、電子文書に対する関与によって指定される作業者に対して、その電子文書に付加した付加情報を送る情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
請求項１の発明は、複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける作業の処理対象である電子文書に、該電子文書に対する関与を宛先に指定した付加情報を付加する情報付加手段と、前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作によって、前記電子文書がアクセスされたときに、該電子文書と対応付けて該付加情報を出力する第１の出力手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。
請求項１の発明は、複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける作業の処理対象である電子文書に、該電子文書に対する関与を宛先に指定した付加情報を付加する情報付加手段と、前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作によって、前記電子文書がアクセスされたときに、該電子文書と対応付けて該付加情報を出力する第１の出力手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。
請求項２の発明は、請求項１に記載の発明において、前記電子文書に対する関与は、該電子文書の最終更新者、該電子文書の次の更新作業者、該電子文書内で指定した作業の更新作業者、の少なくともひとつ又はこれらの組み合わせであることを特徴とする情報処理装置である。
請求項３の発明は、請求項１又は２に記載の発明において、前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作に応じて、該付加情報の送信者に、該付加情報に対する第２の付加情報を付加した返信を行う返信手段と、ワークフロー上の作業間の付加情報の送信状況及び返信状況を含めたワークフローの進捗状況を出力する第２の出力手段をさらに具備することを特徴とする情報処理装置である。
請求項４の発明は、請求項１から３のいずれか一項に記載の発明において、前記ワークフローに関して前記作業者による処理が必要な事項を前記作業者毎に示す処理要求情報を記憶する必要事項記憶手段と、前記情報付加手段によって付加された付加情報を、該付加情報の宛先に該当する作業者による処理が必要な事項として前記必要事項記憶手段に登録する登録手段と、前記必要事項記憶手段に記憶された前記処理要求情報を出力する第３の出力手段をさらに具備することを特徴とする情報処理装置である。
請求項５の発明は、請求項３に記載の発明において、前記返信手段によって返信がなされるまで、前記付加情報の送信者に対して、前記ワークフローにおける作業中の作業から次の作業に作業を進めることを禁止するように制御する禁止制御手段をさらに具備することを特徴とする情報処理装置である。
請求項６の発明は、コンピュータを、複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける作業の処理対象である電子文書に、該電子文書に対する関与を宛先に指定した付加情報を付加する情報付加手段と、前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作によって、前記電子文書がアクセスされたときに、該電子文書と対応付けて該付加情報を出力する第１の出力手段として機能させることを特徴とする情報処理プログラムである。
請求項１記載の情報処理装置によれば、電子文書を処理する作業を含むワークフローを用いて複数の作業者が作業する場合において、電子文書に対する関与によって指定される作業者に対して、その電子文書に付加した付加情報を送ることができる。
請求項２記載の情報処理装置によれば、電子文書の最終更新者、電子文書の次の更新作業者、電子文書内で指定した作業の更新作業者、の少なくともひとつ又はこれらの組み合わせを関与に設定することができる。
請求項３記載の情報処理装置によれば、作業者はワークフローの進捗状況を付加情報の送受信状況を含めて把握することができる。
請求項４記載の情報処理装置によれば、作業者毎に処理が必要な事項を付加情報の処理を含めて把握することができる。
請求項５記載の情報処理装置によれば、付加情報の送信者により、作業を誤って進められることを抑制することができる。
請求項６記載の情報処理プログラムによれば、電子文書を処理する作業を含むワークフローを用いて複数の作業者が作業する場合において、電子文書に対する関与によって指定される作業者に対して、その電子文書に付加した付加情報を送ることができる。
以下、図面に基づき本発明を実現するにあたっての好適な一実施の形態の例を説明する。
図１は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア（コンピュータ・プログラム）、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、コンピュータ・プログラム、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、「登録する」、「登録させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させること、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、１つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続（データの授受、指示、データ間の参照関係等）を含む。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク（一対一対応の通信接続を含む）等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。
図１は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア（コンピュータ・プログラム）、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、コンピュータ・プログラム、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、「登録する」、「登録させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させること、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、１つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続（データの授受、指示、データ間の参照関係等）を含む。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク（一対一対応の通信接続を含む）等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。
ワークフローとは、業務に関連する情報や作業の流れの体系の総称であり、特に、本実施の形態では、複数の作業に対する作業の流れを示している。また、そのワークフローの確立又は運用のためにワークフローアプリケーション（ソフトウェア）、ワークフローシステムが用いられる。また、グループウェア、データベース、進捗管理プログラム、スケジュール管理プログラム等を組み合わせて利用する又は組み込んで利用することが行われている。
アクセスとは、コンピュータで、記憶装置（メモリ等を含み、必ずしも該コンピュータ内にあるものとは限らない）に対してデータの読み込みまたは書き込みを行うことをいう。
電子文書には、テキスト情報、画像情報、動画像情報、音声情報等や、異なる種類の情報を含む電子情報（例えば、テキスト情報と画像情報を含む電子情報）が含まれる。具体的には、ワークフローにおける作業の処理対象である電子文書として帳票等がある。
電子文書に対する関与とは、ワークフロー内におけるその電子文書への関わり方、立場をいい、その種別として、（１）電子文書の最終更新者、（２）電子文書の次の更新作業者、（３）電子文書内で指定した作業の更新作業者、のうちのいずれか又はこれらの組み合わせがある。
以下、付加情報とは、ワークフローにおいて、作業者間の通信に付随して送受信されるデータをいう。以下、付加情報として、主にメッセージを例示して説明する。
前述のワークフローを構成する情報、電子文書、電子文書に対する関与情報、その関与情報から作業者を特定するための情報（宛先等を含む）、付加情報等は、記憶装置に記憶されているものであり、本実施の形態に示す情報処理装置によって処理の対象となっているものである。
また、ワークフローにおける作業者の例示として、その文脈において、担当者、ユーザー等という用語を用いる。
アクセスとは、コンピュータで、記憶装置（メモリ等を含み、必ずしも該コンピュータ内にあるものとは限らない）に対してデータの読み込みまたは書き込みを行うことをいう。
電子文書には、テキスト情報、画像情報、動画像情報、音声情報等や、異なる種類の情報を含む電子情報（例えば、テキスト情報と画像情報を含む電子情報）が含まれる。具体的には、ワークフローにおける作業の処理対象である電子文書として帳票等がある。
電子文書に対する関与とは、ワークフロー内におけるその電子文書への関わり方、立場をいい、その種別として、（１）電子文書の最終更新者、（２）電子文書の次の更新作業者、（３）電子文書内で指定した作業の更新作業者、のうちのいずれか又はこれらの組み合わせがある。
以下、付加情報とは、ワークフローにおいて、作業者間の通信に付随して送受信されるデータをいう。以下、付加情報として、主にメッセージを例示して説明する。
前述のワークフローを構成する情報、電子文書、電子文書に対する関与情報、その関与情報から作業者を特定するための情報（宛先等を含む）、付加情報等は、記憶装置に記憶されているものであり、本実施の形態に示す情報処理装置によって処理の対象となっているものである。
また、ワークフローにおける作業者の例示として、その文脈において、担当者、ユーザー等という用語を用いる。
本実施の形態は、ワークフローの任意の作業（アクティビティ）の担当者の間で、問い合わせなどのコミュニケーションを行うもの、またワークフローの任意の作業の担当者の間で行われたコミュニケーションの状態や履歴を把握できるように提示するものに関する。
図１に示すように、本実施の形態は、実行状況参照モジュール１１０、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０、メッセージ管理モジュール１５０、宛先特定モジュール１６０、電子文書管理モジュール１７０、電子文書操作モジュール１８０を有している。
図１に示すように、本実施の形態は、実行状況参照モジュール１１０、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０、メッセージ管理モジュール１５０、宛先特定モジュール１６０、電子文書管理モジュール１７０、電子文書操作モジュール１８０を有している。
実行状況参照モジュール１１０は、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０にアクセスし、ワークフロー上の作業間のメッセージの送信状況及び返信状況を含めたワークフローの進捗状況（後に図７を用いて詳述する）を情報処理装置のディスプレイ等の出力装置に出力すること、そして、ワークフローに関して作業者による処理が必要な事項をその作業者毎に示す処理要求情報（ワークフローにおける作業、メッセージの宛先に該当する作業者によるメッセージの回答等を含む）を記憶装置に記憶させ、さらに、メッセージをそのメッセージの宛先に該当する作業者による処理が必要な事項として前記記憶装置に登録し、処理要求情報の一覧（具体的には、ＴｏＤｏリスト）を情報処理装置のディスプレイ等の出力装置に出力する。
メッセージ履歴情報保管モジュール１２０は、実行状況参照モジュール１１０、メッセージ管理モジュール１５０、宛先特定モジュール１６０からアクセスされ、メッセージの履歴情報に関する情報を記憶する。後に、図８〜１０を用いて詳述する。
ワークフロー定義情報保管モジュール１３０は、実行状況参照モジュール１１０、宛先特定モジュール１６０、電子文書管理モジュール１７０からアクセスされ、ワークフローの定義に関する情報を記憶する。後に、図１１〜１４を用いて詳述する。
ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０は、実行状況参照モジュール１１０、宛先特定モジュール１６０、電子文書管理モジュール１７０からアクセスされ、ワークフローの実行履歴に関する情報を記憶する。後に、図１５、１６を用いて詳述する。
ワークフロー定義情報保管モジュール１３０は、実行状況参照モジュール１１０、宛先特定モジュール１６０、電子文書管理モジュール１７０からアクセスされ、ワークフローの定義に関する情報を記憶する。後に、図１１〜１４を用いて詳述する。
ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０は、実行状況参照モジュール１１０、宛先特定モジュール１６０、電子文書管理モジュール１７０からアクセスされ、ワークフローの実行履歴に関する情報を記憶する。後に、図１５、１６を用いて詳述する。
メッセージ管理モジュール１５０は、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０にアクセスし、宛先特定モジュール１６０、電子文書操作モジュール１８０と接続されている。電子文書操作モジュール１８０からの指示に基づいて、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０内の情報を参照し、メッセージに関する情報（電子文書内におけるメッセージ枠の位置、メッセージの内容、宛先等を含む）を電子文書操作モジュール１８０へ渡す。また、電子文書操作モジュール１８０からの指示に基づいて、メッセージに関する情報をメッセージ履歴情報保管モジュール１２０に記憶させる。また、宛先特定モジュール１６０を用いて宛先を特定する。
宛先特定モジュール１６０は、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０にアクセスし、メッセージ管理モジュール１５０と接続されている。メッセージ管理モジュール１５０からの指示に基づいて、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０内の情報を参照し、宛先を特定してメッセージ管理モジュール１５０へ渡す。
電子文書管理モジュール１７０は、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０にアクセスし、電子文書操作モジュール１８０と接続されている。電子文書操作モジュール１８０からの指示に基づいて、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０内の情報を参照し、電子文書に関する情報（電子文書の名称、電子文書内の構成、電子文書内のフィールド（入力欄）の定義、履歴等を含む）を電子文書操作モジュール１８０へ渡す。また、電子文書操作モジュール１８０からの指示に基づいて、電子文書に関する情報をワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０に記憶させる。
宛先特定モジュール１６０は、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０にアクセスし、メッセージ管理モジュール１５０と接続されている。メッセージ管理モジュール１５０からの指示に基づいて、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０内の情報を参照し、宛先を特定してメッセージ管理モジュール１５０へ渡す。
電子文書管理モジュール１７０は、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０にアクセスし、電子文書操作モジュール１８０と接続されている。電子文書操作モジュール１８０からの指示に基づいて、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０内の情報を参照し、電子文書に関する情報（電子文書の名称、電子文書内の構成、電子文書内のフィールド（入力欄）の定義、履歴等を含む）を電子文書操作モジュール１８０へ渡す。また、電子文書操作モジュール１８０からの指示に基づいて、電子文書に関する情報をワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０に記憶させる。
電子文書操作モジュール１８０は、メッセージ管理モジュール１５０、電子文書管理モジュール１７０と接続されており、そのメッセージ管理モジュール１５０、電子文書管理モジュール１７０を用いて、次のことを行う。ワークフローにおける作業の処理対象である電子文書に、その電子文書に対する関与を宛先としたメッセージを付加する。そして、その付加されたメッセージの宛先に該当する作業者の操作によって、電子文書がアクセスされたときに、その電子文書と対応付けてメッセージを出力する。また、付加されたメッセージの宛先に該当する作業者の操作に応じて、メッセージの送信者に、メッセージに対する第２のメッセージ（例えば、返信メッセージ）を付加した返信を行うようにしてもよい。また、返信がなされるまで、メッセージの送信者に対して、ワークフローにおける作業中の作業から次の作業に作業を進めることを禁止するように制御してもよい。つまり、その返信がされない場合は、メッセージの送信者に対して、ワークフローにおける次の作業を禁止するように制御する。また、電子文書管理モジュール１７０から受け取った電子文書に関する情報に基づいて、電子文書、メッセージ等を情報処理装置のディスプレイ等の出力装置に提示する。
以下、ワークフローとして、特別休暇申請のワークフローを主に例示して説明する。また、そのワークフローにおける作業の処理対象である電子文書として、特別休暇申請書を主に例示して説明する。
図２を用いて、特別休暇申請のワークフローの例を説明する。
特別休暇申請ワークフロー２００は、作業として申請２１０、上長承認２２０、人事処理２３０がある。その順番はアーク２１１、２２１が示すように、申請２１０、上長承認２２０、人事処理２３０の順番である。また、申請２１０の担当者は申請者２１２（山田）であり、上長承認２２０の担当者は上長２２２（田中）であり、人事処理２３０の担当者は人事担当者２３２（中山）である。
つまり、申請者２１２が特別休暇申請書を作成し、申請２１０の処理を行う。次に、上長２２２がその特別休暇申請の上長承認２２０の処理を行い、最終的には、人事担当者２３２が人事処理２３０を行う。
このようなワークフローを実行するにおいて、ある作業の担当者が、回覧されてきた電子文書の内容に関して問い合わせを行いたい場合がある。また、既に後工程にまわした（自分の作業を終えた）電子文書の内容に関して、後工程の担当者に追加情報を伝えたい場合がある。
図２を用いて、特別休暇申請のワークフローの例を説明する。
特別休暇申請ワークフロー２００は、作業として申請２１０、上長承認２２０、人事処理２３０がある。その順番はアーク２１１、２２１が示すように、申請２１０、上長承認２２０、人事処理２３０の順番である。また、申請２１０の担当者は申請者２１２（山田）であり、上長承認２２０の担当者は上長２２２（田中）であり、人事処理２３０の担当者は人事担当者２３２（中山）である。
つまり、申請者２１２が特別休暇申請書を作成し、申請２１０の処理を行う。次に、上長２２２がその特別休暇申請の上長承認２２０の処理を行い、最終的には、人事担当者２３２が人事処理２３０を行う。
このようなワークフローを実行するにおいて、ある作業の担当者が、回覧されてきた電子文書の内容に関して問い合わせを行いたい場合がある。また、既に後工程にまわした（自分の作業を終えた）電子文書の内容に関して、後工程の担当者に追加情報を伝えたい場合がある。
図３を用いて、上長承認２２０の担当者である上長２２２が作業する場合であって、特別休暇申請書３００と田中ＴｏＤｏリスト３５０の例を説明する。なお、特別休暇申請書３００と田中ＴｏＤｏリスト３５０は、ディスプレイ等の出力装置に提示されるものである。
まず、上長２２２は、田中ＴｏＤｏリスト３５０から担当すべき作業の帳票である特別休暇申請書３００を開く。
田中ＴｏＤｏリスト３５０には、案件名欄３５２、作業種別欄３５３、作業状態欄３５４、メッセージ状態欄３５５を含むＴｏＤｏリスト３５１を実行状況参照モジュール１１０が提示する。案件名欄３５２には、ワークフローで行わなければならない作業の案件名「特別休暇申請」を提示し、作業種別欄３５３には、その作業の種別である「上長承認」を提示し、作業状態欄３５４には、その作業の状態である「実行中」を提示し、メッセージ状態欄３５５には、未だメッセージを記載していない状態であるので空白を提示している。なお、メッセージ状態欄３５５は、（１）未読あり、（２）既読、（３）回答済み、（４）問い合わせあり（未回答）、の４種類がある。
特別休暇申請書３００には、申請者印、上長印、人事印、申請日時、申請者、申請理由、申請期間、領収書の各欄を電子文書操作モジュール１８０が提示する。これらは、電子文書のフィールドとして定義されている。
まず、上長２２２は、田中ＴｏＤｏリスト３５０から担当すべき作業の帳票である特別休暇申請書３００を開く。
田中ＴｏＤｏリスト３５０には、案件名欄３５２、作業種別欄３５３、作業状態欄３５４、メッセージ状態欄３５５を含むＴｏＤｏリスト３５１を実行状況参照モジュール１１０が提示する。案件名欄３５２には、ワークフローで行わなければならない作業の案件名「特別休暇申請」を提示し、作業種別欄３５３には、その作業の種別である「上長承認」を提示し、作業状態欄３５４には、その作業の状態である「実行中」を提示し、メッセージ状態欄３５５には、未だメッセージを記載していない状態であるので空白を提示している。なお、メッセージ状態欄３５５は、（１）未読あり、（２）既読、（３）回答済み、（４）問い合わせあり（未回答）、の４種類がある。
特別休暇申請書３００には、申請者印、上長印、人事印、申請日時、申請者、申請理由、申請期間、領収書の各欄を電子文書操作モジュール１８０が提示する。これらは、電子文書のフィールドとして定義されている。
次に、上長２２２の操作に応じて、申請理由欄にメッセージ３１０、人事印欄にメッセージ３２０を電子文書操作モジュール１８０が追加提示する。つまり、具体的には、入力欄上でマウスのボタンをクリックしてポップアップメニューを提示させ、そのメニュー内の「メッセージ追加」操作を選択すると、マウスで指示した入力欄に関係づけられた吹出しのようなメッセージ枠を生成し、メッセージの内容を書き込むことができる。また、入力欄の選択の後に、メッセージを追加するという順番ではなく、メッセージ枠のテンプレートをマウスでドラッグし関係付けたい入力欄上に配置するように、メッセージ枠発生、入力欄の選択、メッセージ追加の順番であってもよい。さらに、任意の位置に配置したメッセージ枠と関係付けたい入力欄とを連結させる操作によって、関係付けるようにしてもよい。なお、メッセージ枠は、必要に応じて提示したり隠したり、あるいはメッセージが存在することを示す目印を提示し、その目印の選択によってメッセージ枠を提示したりするようにしてもよい。
メッセージを付加する対象は、任意の入力欄又はその中の任意の値であってもよい。例えば、複数の値を別々の作業者が入力した場合、特定の値を入力した作業者に対してのみメッセージを発信することができる。また、メッセージを付加する対象の電子文書は、ワークフローの対象としている電子文書の他に、その対象電子文書の添付文書（電子文書）であってもよい。
メッセージ３１０は、申請理由の最終変更者（つまり、申請者２１２である山田）に宛てた問い合わせであり、メッセージ３２０は、人事承認印を次に入力する作業の担当者（つまり、人事担当者２３２である中山）に宛てた問い合わせである。
メッセージ３１０は、申請理由の最終変更者（つまり、申請者２１２である山田）に宛てた問い合わせであり、メッセージ３２０は、人事承認印を次に入力する作業の担当者（つまり、人事担当者２３２である中山）に宛てた問い合わせである。
メッセージ内に、そのメッセージの宛先を指定する欄を用意する。その宛先には、メッセージと関連するデータを参照できるこのワークフローの関与者を指定することができる。これは、誰に問い合わせをすべきかを探索することは困難であるので、それを緩和するものとなる。例えば、宛先の欄でマウスのボタンをクリックすると、次のような４つの選択肢が提示され、この中から選択して指定できる。
（１）最終更新者 ： この電子文書を最後に更新（入力）した人
（２）次の更新者 ： この電子文書を次に更新（入力）する人
（３）参照者 ： この電子文書を参照できる人
（４）指定した作業の更新者 ： この電子文書内で指定した作業において更新できる人
なお、ここでの「この電子文書」とは、電子文書そのもの、電子文書内の入力欄又はその入力欄内の値であってもよい。なお、電子文書にはアクセス権限が設定されており、電子文書内の入力欄をメッセージ付加の対象とする場合は、その入力欄毎にアクセス権限が設定されており、入力欄内の値をメッセージ付加の対象とする場合は、その入力欄内の値毎にアクセス権限が設定されている。
また、ある作業の担当者が複数存在する場合は、その作業の担当者全てにメッセージを送信する。また、ある作業の担当者がまだ決定しておらず、その未決定の担当者が「指定した作業の更新者」等の宛先として指定された場合は、その作業の担当者が決定した時点で、その担当者へメッセージを送信するようにする。
（１）最終更新者 ： この電子文書を最後に更新（入力）した人
（２）次の更新者 ： この電子文書を次に更新（入力）する人
（３）参照者 ： この電子文書を参照できる人
（４）指定した作業の更新者 ： この電子文書内で指定した作業において更新できる人
なお、ここでの「この電子文書」とは、電子文書そのもの、電子文書内の入力欄又はその入力欄内の値であってもよい。なお、電子文書にはアクセス権限が設定されており、電子文書内の入力欄をメッセージ付加の対象とする場合は、その入力欄毎にアクセス権限が設定されており、入力欄内の値をメッセージ付加の対象とする場合は、その入力欄内の値毎にアクセス権限が設定されている。
また、ある作業の担当者が複数存在する場合は、その作業の担当者全てにメッセージを送信する。また、ある作業の担当者がまだ決定しておらず、その未決定の担当者が「指定した作業の更新者」等の宛先として指定された場合は、その作業の担当者が決定した時点で、その担当者へメッセージを送信するようにする。
より具体的には、メッセージ３１０は、送信者：田中、宛先：最終更新者（山田）、種別：問い合わせ、メッセージ：病名は何ですか？、である。なお、送信者は、電子文書操作モジュール１８０が現在の操作者を抽出したものである。宛先は、その人物を特定するものではなく、特別休暇申請書に対する関与を宛先としたものである。なお、図示した「最終更新者（山田）」の山田は、電子文書操作モジュール１８０が「最終更新者」である担当者を抽出したものであるが、この抽出処理を行わずに、単に「最終更新者」と提示し選択させるようにしてもよい。種別は、操作者の操作に応じて選択されたものである。メッセージは、操作者の操作に応じて記載されたものである。
また、メッセージ３２０は、送信者：田中、宛先：次の更新作業者（中山）、種別：問い合わせ、メッセージ：領収書はスキャン画像でよいですか？、である。なお、送信者は、電子文書操作モジュール１８０が現在の操作者を抽出したものである。宛先は、その人物を特定するものではなく、特別休暇申請書に対する関与を宛先としたものである。なお、図示した「次の更新作業者（中山）」の中山は、電子文書操作モジュール１８０が「次の更新作業者」である担当者を抽出したものであるが、この抽出処理を行わずに、単に「次の更新作業者」と提示し選択させるようにしてもよい。種別は、操作者の操作に応じて選択されたものである。メッセージは、操作者の操作に応じて記載されたものである。
次に、図４を用いて、図３に示したメッセージ３１０に対する回答を申請者２１２が行う場合の特別休暇申請書３００と山田ＴｏＤｏリスト３６０の例を説明する。なお、特別休暇申請書３００と山田ＴｏＤｏリスト３６０は、ディスプレイ等の出力装置に提示されるものである。
まず、申請者２１２は、山田ＴｏＤｏリスト３６０から担当すべき作業の帳票である特別休暇申請書３００を開く。
山田ＴｏＤｏリスト３６０には、案件名欄３６２、作業種別欄３６３、作業状態欄３６４、メッセージ状態欄３６５を含むＴｏＤｏリスト３６１を実行状況参照モジュール１１０が提示する。案件名欄３６２には、ワークフローで行わなければならない作業の案件名「特別休暇申請」を提示し、作業種別欄３６３には、その作業の種別である「申請」を提示し、作業状態欄３６４には、その作業の状態である「実行済み」を提示し、メッセージ状態欄３６５には、メッセージ状態として「問い合わせあり」を提示している。つまり、メッセージによる問い合わせがあることにより、実行状況参照モジュール１１０はＴｏＤｏリスト３６１として提示している。
まず、申請者２１２は、山田ＴｏＤｏリスト３６０から担当すべき作業の帳票である特別休暇申請書３００を開く。
山田ＴｏＤｏリスト３６０には、案件名欄３６２、作業種別欄３６３、作業状態欄３６４、メッセージ状態欄３６５を含むＴｏＤｏリスト３６１を実行状況参照モジュール１１０が提示する。案件名欄３６２には、ワークフローで行わなければならない作業の案件名「特別休暇申請」を提示し、作業種別欄３６３には、その作業の種別である「申請」を提示し、作業状態欄３６４には、その作業の状態である「実行済み」を提示し、メッセージ状態欄３６５には、メッセージ状態として「問い合わせあり」を提示している。つまり、メッセージによる問い合わせがあることにより、実行状況参照モジュール１１０はＴｏＤｏリスト３６１として提示している。
特別休暇申請書３００には、上長２２２からのメッセージ（メッセージ３１０１の上半分、内容は図３に示したメッセージ３１０と同様である）を電子文書操作モジュール１８０が提示する。
次に、申請者２１２の操作に応じて、メッセージ３１０１の下半分が入力される。つまり、上長２２２からのメッセージに対する回答を記載する。より具体的には、メッセージ３１０１の下半分は、送信者：山田（申請）、宛先：上長承認（田中）、種別：回答、メッセージ：風邪です、である。なお、図３に示したメッセージ３１０と同様に、送信者は、電子文書操作モジュール１８０が現在の操作者を抽出したものである。宛先は、その人物を特定するものではなく、特別休暇申請書に対する関与を宛先としたものである。種別は、操作者の操作に応じて選択されたものである。メッセージは、操作者の操作に応じて記載されたものである。
次に、申請者２１２の操作に応じて、メッセージ３１０１の下半分が入力される。つまり、上長２２２からのメッセージに対する回答を記載する。より具体的には、メッセージ３１０１の下半分は、送信者：山田（申請）、宛先：上長承認（田中）、種別：回答、メッセージ：風邪です、である。なお、図３に示したメッセージ３１０と同様に、送信者は、電子文書操作モジュール１８０が現在の操作者を抽出したものである。宛先は、その人物を特定するものではなく、特別休暇申請書に対する関与を宛先としたものである。種別は、操作者の操作に応じて選択されたものである。メッセージは、操作者の操作に応じて記載されたものである。
次に、図５を用いて、図３に示したメッセージ３２０に対する回答を人事担当者２３２が行う場合の特別休暇申請書３００と中山ＴｏＤｏリスト３７０の例を説明する。なお、特別休暇申請書３００と中山ＴｏＤｏリスト３７０は、ディスプレイ等の出力装置に提示されるものである。
まず、人事担当者２３２は、中山ＴｏＤｏリスト３７０から担当すべき作業の帳票である特別休暇申請書３００を開く。
中山ＴｏＤｏリスト３７０には、案件名欄３７２、作業種別欄３７３、作業状態欄３７４、メッセージ状態欄３７５を含むＴｏＤｏリスト３７１を実行状況参照モジュール１１０が提示する。案件名欄３７２には、ワークフローで行わなければならない作業の案件名「特別休暇申請」を提示し、作業種別欄３７３には、その作業の種別である「総務処理」を提示し、作業状態欄３７４には、その作業の状態である「未実行」を提示し、メッセージ状態欄３７５には、メッセージ状態として「問い合わせあり」を提示している。つまり、メッセージによる問い合わせがあることにより、実行状況参照モジュール１１０はＴｏＤｏリスト３７１として提示している。
まず、人事担当者２３２は、中山ＴｏＤｏリスト３７０から担当すべき作業の帳票である特別休暇申請書３００を開く。
中山ＴｏＤｏリスト３７０には、案件名欄３７２、作業種別欄３７３、作業状態欄３７４、メッセージ状態欄３７５を含むＴｏＤｏリスト３７１を実行状況参照モジュール１１０が提示する。案件名欄３７２には、ワークフローで行わなければならない作業の案件名「特別休暇申請」を提示し、作業種別欄３７３には、その作業の種別である「総務処理」を提示し、作業状態欄３７４には、その作業の状態である「未実行」を提示し、メッセージ状態欄３７５には、メッセージ状態として「問い合わせあり」を提示している。つまり、メッセージによる問い合わせがあることにより、実行状況参照モジュール１１０はＴｏＤｏリスト３７１として提示している。
特別休暇申請書３００には、上長２２２からのメッセージ（メッセージ３２０１の上半分、内容は図３に示したメッセージ３２０と同様である）を電子文書操作モジュール１８０が提示する。
次に、人事担当者２３２の操作に応じて、メッセージ３２０１の下半分が入力される。つまり、上長２２２からのメッセージに対する回答を記載する。より具体的には、メッセージ３２０１の下半分は、送信者：中山（人事処理）、宛先：上長承認（田中）、種別：回答、メッセージ：ＯＫです、である。なお、図３に示したメッセージ３２０と同様に、送信者は、電子文書操作モジュール１８０が現在の操作者を抽出したものである。宛先は、その人物を特定するものではなく、特別休暇申請書に対する関与を宛先としたものである。種別は、操作者の操作に応じて選択されたものである。メッセージは、操作者の操作に応じて記載されたものである。
次に、人事担当者２３２の操作に応じて、メッセージ３２０１の下半分が入力される。つまり、上長２２２からのメッセージに対する回答を記載する。より具体的には、メッセージ３２０１の下半分は、送信者：中山（人事処理）、宛先：上長承認（田中）、種別：回答、メッセージ：ＯＫです、である。なお、図３に示したメッセージ３２０と同様に、送信者は、電子文書操作モジュール１８０が現在の操作者を抽出したものである。宛先は、その人物を特定するものではなく、特別休暇申請書に対する関与を宛先としたものである。種別は、操作者の操作に応じて選択されたものである。メッセージは、操作者の操作に応じて記載されたものである。
次に、図６を用いて、図４、５に示したメッセージ３１０１、メッセージ３２０１の回答を上長２２２が受け取った場合の特別休暇申請書３００と田中ＴｏＤｏリスト３５０の例を説明する。なお、特別休暇申請書３００と田中ＴｏＤｏリスト３５０は、ディスプレイ等の出力装置に提示されるものである。
まず、上長２２２は、田中ＴｏＤｏリスト３５０から担当すべき作業の帳票である特別休暇申請書３００を開く。
なお、図３に示したＴｏＤｏリスト３５１内のメッセージ状態欄３５５が空白から「未読あり」に変更されている。メッセージ３１０２、メッセージ３２０２を未だ提示していないからである。
特別休暇申請書３００には、申請者２１２からの回答メッセージを含むメッセージ３１０２、人事担当者２３２からの回答メッセージを含むメッセージ３２０２を電子文書操作モジュール１８０が提示する。
まず、上長２２２は、田中ＴｏＤｏリスト３５０から担当すべき作業の帳票である特別休暇申請書３００を開く。
なお、図３に示したＴｏＤｏリスト３５１内のメッセージ状態欄３５５が空白から「未読あり」に変更されている。メッセージ３１０２、メッセージ３２０２を未だ提示していないからである。
特別休暇申請書３００には、申請者２１２からの回答メッセージを含むメッセージ３１０２、人事担当者２３２からの回答メッセージを含むメッセージ３２０２を電子文書操作モジュール１８０が提示する。
図７を用いて、実行状況参照モジュール１１０が提示するワークフロー実行状況の例を説明する。これは、図４までの状況を表している。つまり、上長２２２からの問い合わせメッセージに対して、申請者２１２は回答したが、人事担当者２３２はまだ回答をしていない状況である。
実行状況参照モジュール１１０は、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０にアクセスし、現在のワークフローの状況及びメッセージの状況を取得し、ワークフロー実行状況７００を提示する。
ワークフローである申請７１０、アーク７１１、上長承認７２０、アーク７２１、人事処理７３０を提示し、実行中である部分（アーク７１１、上長承認７２０、アーク７２１）を太線で表現し、メッセージがどの作業間で行われているかを示す問い合わせ状態線７２２、７２３を提示し、問い合わせ先を問い合わせ状態線７２２、７２３の矢印で表現し（つまり、上長承認７２０の担当者から申請７１０及び人事処理７３０の担当者への問い合わせ）、回答済みを実線（問い合わせ状態線（回答済み）７２２）、未回答を点線（問い合わせ状態線（未回答あり）７２３）で表現している。
実行状況参照モジュール１１０は、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０にアクセスし、現在のワークフローの状況及びメッセージの状況を取得し、ワークフロー実行状況７００を提示する。
ワークフローである申請７１０、アーク７１１、上長承認７２０、アーク７２１、人事処理７３０を提示し、実行中である部分（アーク７１１、上長承認７２０、アーク７２１）を太線で表現し、メッセージがどの作業間で行われているかを示す問い合わせ状態線７２２、７２３を提示し、問い合わせ先を問い合わせ状態線７２２、７２３の矢印で表現し（つまり、上長承認７２０の担当者から申請７１０及び人事処理７３０の担当者への問い合わせ）、回答済みを実線（問い合わせ状態線（回答済み）７２２）、未回答を点線（問い合わせ状態線（未回答あり）７２３）で表現している。
図８〜１０を用いて、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０内に記憶されているメッセージ枠テーブル８００、メッセージテーブル９００、宛先テーブル１０００の例を説明する。
メッセージ枠テーブル８００は、メッセージ枠識別子欄８０１、対象フィールド欄８０２を有しており、電子文書内のどのフィールドにどのメッセージが対応しているかを記憶している。
メッセージテーブル９００は、メッセージ枠識別子欄９０１、メッセージ識別子欄９０２、返信対象メッセージ識別子欄９０３、送信元作業欄９０４、送信者欄９０５、種別欄９０６、内容欄９０７を有しており、メッセージの内容等を記憶している。
宛先テーブル１０００は、メッセージ識別子欄１００１、宛先種別欄１００２、宛先作業欄１００３、宛先作業者欄１００４、状態欄１００５を有しており、宛先に関する情報を記憶している。特に、宛先種別と宛先作業者とを対応させることによって、電子文書に対する関与を宛先とすることができている。
メッセージ枠テーブル８００は、メッセージ枠識別子欄８０１、対象フィールド欄８０２を有しており、電子文書内のどのフィールドにどのメッセージが対応しているかを記憶している。
メッセージテーブル９００は、メッセージ枠識別子欄９０１、メッセージ識別子欄９０２、返信対象メッセージ識別子欄９０３、送信元作業欄９０４、送信者欄９０５、種別欄９０６、内容欄９０７を有しており、メッセージの内容等を記憶している。
宛先テーブル１０００は、メッセージ識別子欄１００１、宛先種別欄１００２、宛先作業欄１００３、宛先作業者欄１００４、状態欄１００５を有しており、宛先に関する情報を記憶している。特に、宛先種別と宛先作業者とを対応させることによって、電子文書に対する関与を宛先とすることができている。
図１１〜１４を用いて、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内に記憶されている作業テーブル１１００、遷移経路テーブル１２００、フィールド定義テーブル１３００、電子文書構成テーブル１４００の例を説明する。
作業テーブル１１００は、ワークフロー欄１１０１、作業欄１１０２、担当者欄１１０３を有しており、ワークフローの作業を定義している。
遷移経路テーブル１２００は、ワークフロー欄１２０１、遷移元作業欄１２０２、遷移先作業欄１２０３を有しており、ワークフローの遷移経路（つまり、始点と図２に示すアーク２１１、２２１と終点）を定義している。
フィールド定義テーブル１３００は、ワークフロー欄１３０１、フィールド欄１３０２、型欄１３０３、配置欄１３０４を有しており、電子文書で用いられるフィールドを定義している。
電子文書構成テーブル１４００は、ワークフロー欄１４０１、作業欄１４０２、フィールド欄１４０３、権限欄１４０４を有しており、電子文書を構成しているフィールドとワークフローにおける作業とを対応させて定義し、さらにその権限も対応させている。
作業テーブル１１００は、ワークフロー欄１１０１、作業欄１１０２、担当者欄１１０３を有しており、ワークフローの作業を定義している。
遷移経路テーブル１２００は、ワークフロー欄１２０１、遷移元作業欄１２０２、遷移先作業欄１２０３を有しており、ワークフローの遷移経路（つまり、始点と図２に示すアーク２１１、２２１と終点）を定義している。
フィールド定義テーブル１３００は、ワークフロー欄１３０１、フィールド欄１３０２、型欄１３０３、配置欄１３０４を有しており、電子文書で用いられるフィールドを定義している。
電子文書構成テーブル１４００は、ワークフロー欄１４０１、作業欄１４０２、フィールド欄１４０３、権限欄１４０４を有しており、電子文書を構成しているフィールドとワークフローにおける作業とを対応させて定義し、さらにその権限も対応させている。
図１５、１６を用いて、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０内に記憶されている作業実行履歴テーブル１５００、フィールド履歴テーブル１６００の例を説明する。
作業実行履歴テーブル１５００は、ワークフロー欄１５０１、作業欄１５０２、担当者欄１５０３、状態欄１５０４を有しており、ワークフローにおける各作業の状況を記憶している。
フィールド履歴テーブル１６００は、ワークフロー欄１６０１、作業欄１６０２、担当者欄１６０３、フィールド欄１６０４、値欄１６０５を有しており、電子文書内の各フィールドに記載されている内容を記憶している。
作業実行履歴テーブル１５００は、ワークフロー欄１５０１、作業欄１５０２、担当者欄１５０３、状態欄１５０４を有しており、ワークフローにおける各作業の状況を記憶している。
フィールド履歴テーブル１６００は、ワークフロー欄１６０１、作業欄１６０２、担当者欄１６０３、フィールド欄１６０４、値欄１６０５を有しており、電子文書内の各フィールドに記載されている内容を記憶している。
次に、電子文書上にメッセージを提示する処理（Ｓ１１〜Ｓ１７）について説明する。
（Ｓ１１）電子文書操作モジュール１８０は、電子文書管理モジュール１７０へ、対象の作業の電子文書を構成するフィールド情報を要求する。
（Ｓ１２）電子文書管理モジュール１７０は、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内の電子文書構成テーブル１４００とフィールド定義テーブル１３００を参照し、指定された作業の電子文書を構成するフィールドの定義情報を収集する。フィールドの定義情報には、フィールド名、型情報、権限（書き込み又は参照）、電子文書上の配置情報、などが含まれる。
（Ｓ１１）電子文書操作モジュール１８０は、電子文書管理モジュール１７０へ、対象の作業の電子文書を構成するフィールド情報を要求する。
（Ｓ１２）電子文書管理モジュール１７０は、ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内の電子文書構成テーブル１４００とフィールド定義テーブル１３００を参照し、指定された作業の電子文書を構成するフィールドの定義情報を収集する。フィールドの定義情報には、フィールド名、型情報、権限（書き込み又は参照）、電子文書上の配置情報、などが含まれる。
（Ｓ１３）電子文書管理モジュール１７０は、ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０内のフィールド履歴テーブル１６００から、要求元の作業のフィールドに対応するフィールドの値を抽出する。
（Ｓ１４）電子文書操作モジュール１８０は、電子文書管理モジュール１７０から返されたフィールドの定義情報を基に、メッセージ管理モジュール１５０に対して、各フィールドに関連付けられたメッセージ情報を要求する。
（Ｓ１５）メッセージ管理モジュール１５０は、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０内のメッセージテーブル９００と宛先テーブル１０００を参照し、要求元の作業者もしくは電子文書に対する関与（作業も含まれる）が宛先であって、指定されたフィールドに関連付けられたメッセージ情報を抽出し、電子文書操作モジュール１８０へ返す。メッセージ情報には、送信者、宛先、メッセージ種別、メッセージの内容、などの情報が含まれる。このときメッセージの状態が「未読」ならば「既読」に設定する。
（Ｓ１４）電子文書操作モジュール１８０は、電子文書管理モジュール１７０から返されたフィールドの定義情報を基に、メッセージ管理モジュール１５０に対して、各フィールドに関連付けられたメッセージ情報を要求する。
（Ｓ１５）メッセージ管理モジュール１５０は、メッセージ履歴情報保管モジュール１２０内のメッセージテーブル９００と宛先テーブル１０００を参照し、要求元の作業者もしくは電子文書に対する関与（作業も含まれる）が宛先であって、指定されたフィールドに関連付けられたメッセージ情報を抽出し、電子文書操作モジュール１８０へ返す。メッセージ情報には、送信者、宛先、メッセージ種別、メッセージの内容、などの情報が含まれる。このときメッセージの状態が「未読」ならば「既読」に設定する。
（Ｓ１６）電子文書操作モジュール１８０は、電子文書管理モジュール１７０から返されたフィールド定義情報を基に電子文書の画面を構成する。
（Ｓ１７）電子文書操作モジュール１８０は、メッセージ管理モジュール１５０から返されたメッセージ情報を電子文書画面上に配置する。
（Ｓ１７）電子文書操作モジュール１８０は、メッセージ管理モジュール１５０から返されたメッセージ情報を電子文書画面上に配置する。
次に、メッセージを発信する場合の処理（Ｓ２１〜Ｓ２７）について説明する。
（Ｓ２１）電子文書操作モジュール１８０は、メッセージ枠が配置された位置から対象となるフィールドを特定する。
（Ｓ２２）電子文書操作モジュール１８０は、メッセージ管理モジュール１５０を介して宛先特定モジュール１６０に対して、対象となるフィールドと宛先の種別を渡し、具体的な宛先を要求する。
（Ｓ２１）電子文書操作モジュール１８０は、メッセージ枠が配置された位置から対象となるフィールドを特定する。
（Ｓ２２）電子文書操作モジュール１８０は、メッセージ管理モジュール１５０を介して宛先特定モジュール１６０に対して、対象となるフィールドと宛先の種別を渡し、具体的な宛先を要求する。
（Ｓ２３）宛先特定モジュール１６０は、指定された宛先のタイプによって以下の動作をする。
（１）宛先が「最終更新者」の場合
ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０内のフィールド履歴テーブル１６００を参照し、対象のフィールドの最終更新者とその作業を特定する。
（２）宛先が「次の更新者」の場合
ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内の作業テーブル１１００、遷移経路テーブル１２００及び電子文書構成テーブル１４００を参照し、対象のフィールドが次に編集される作業と担当者を特定する。
（３）宛先が「参照者」の場合
ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内の作業テーブル１１００及び電子文書構成テーブル１４００を参照し、対象のフィールドを参照できる作業と担当者を特定する。
（４）宛先が「指定した作業の更新者」の場合
ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内の作業テーブル１１００及び電子文書構成テーブル１４００を参照し、対象のフィールドを更新できる作業と担当者を特定する。
（１）宛先が「最終更新者」の場合
ワークフロー実行履歴情報保管モジュール１４０内のフィールド履歴テーブル１６００を参照し、対象のフィールドの最終更新者とその作業を特定する。
（２）宛先が「次の更新者」の場合
ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内の作業テーブル１１００、遷移経路テーブル１２００及び電子文書構成テーブル１４００を参照し、対象のフィールドが次に編集される作業と担当者を特定する。
（３）宛先が「参照者」の場合
ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内の作業テーブル１１００及び電子文書構成テーブル１４００を参照し、対象のフィールドを参照できる作業と担当者を特定する。
（４）宛先が「指定した作業の更新者」の場合
ワークフロー定義情報保管モジュール１３０内の作業テーブル１１００及び電子文書構成テーブル１４００を参照し、対象のフィールドを更新できる作業と担当者を特定する。
（Ｓ２４）宛先特定モジュール１６０は、メッセージ管理モジュール１５０を介して、特定した宛先、作業および担当者を電子文書操作モジュール１８０へ返す。
（Ｓ２５）電子文書操作モジュール１８０は、特定された宛先情報およびメッセージ情報をメッセージ管理モジュール１５０へ渡す。
（Ｓ２６）メッセージ管理モジュール１５０は、電子文書操作モジュール１８０から渡された宛先情報およびメッセージ情報をメッセージ履歴情報保管モジュール１２０に保管する。
（Ｓ２５）電子文書操作モジュール１８０は、特定された宛先情報およびメッセージ情報をメッセージ管理モジュール１５０へ渡す。
（Ｓ２６）メッセージ管理モジュール１５０は、電子文書操作モジュール１８０から渡された宛先情報およびメッセージ情報をメッセージ履歴情報保管モジュール１２０に保管する。
（Ｓ２７）メッセージ管理モジュール１５０は、メッセージ種別によって、メッセージの状態を次のように設定する。
（１）メッセージ種別が「問い合わせ」の場合 ： メッセージの状態を「未返答」にする。
（２）メッセージの種別がそれ以外の場合 ： メッセージの状態を「未読」にする。
（１）メッセージ種別が「問い合わせ」の場合 ： メッセージの状態を「未返答」にする。
（２）メッセージの種別がそれ以外の場合 ： メッセージの状態を「未読」にする。
なお、本実施の形態としてのプログラムが実行されるコンピュータのハードウェア構成は、図１７に示すように、一般的なコンピュータであり、具体的にはパーソナルコンピュータ、サーバーとなり得るコンピュータ等である。実行状況参照モジュール１１０、電子文書操作モジュール１８０、メッセージ管理モジュール１５０、宛先特定モジュール１６０、電子文書管理モジュール１７０等のプログラムを実行するＣＰＵ１７０１と、そのプログラムやデータを記憶するＲＡＭ１７０２と、本コンピュータを起動するためのプログラム等が格納されているＲＯＭ１７０３と、補助記憶装置であるＨＤ１７０４（例えばハードディスクを用いることができる）と、キーボード、マウス等のデータを入力する入力装置１７０６と、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の出力装置１７０５と、通信ネットワークと接続するための通信回線インタフェース１７０７（例えばネットワークインタフェースカードを用いることができる）、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス１７０８により構成されている。これらのコンピュータが複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。
前述の実施の形態のうち、コンピュータ・プログラムによるものについては、本ハードウェア構成のシステムにソフトウェアであるコンピュータ・プログラムを読み込ませ、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働して、前述の実施の形態が実現される。
なお、図１７に示すハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図１７に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えばＡＳＩＣ等）で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図１７に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか２つ以上の機能を有している画像処理装置）などに組み込まれていてもよい。
なお、図１７に示すハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図１７に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えばＡＳＩＣ等）で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図１７に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか２つ以上の機能を有している画像処理装置）などに組み込まれていてもよい。
前記実施の形態においては、「提示」としたものは、ディスプレイへの表示の他に、音声を伴う提示であってもよい。
前記実施の形態においては、図８〜図１６で示したデータ構造は、これらのデータ構造に限られず、他のデータ構造であってもよい。例えば、テーブル構造はリンク構造等であってもよい。また、データ項目は、これらに図示したものに限られず、他のデータ項目を有していてもよい。例えば、メッセージテーブル９００に返答期限を記憶する返答期限欄を設けるようにしてもよい。その場合、返答期限内にメッセージが返信されていない場合は、ＴｏＤｏリストにその旨（期限を過ぎている）を提示するようにしてもよい。
前記実施の形態においては、図８〜図１６で示したデータ構造は、これらのデータ構造に限られず、他のデータ構造であってもよい。例えば、テーブル構造はリンク構造等であってもよい。また、データ項目は、これらに図示したものに限られず、他のデータ項目を有していてもよい。例えば、メッセージテーブル９００に返答期限を記憶する返答期限欄を設けるようにしてもよい。その場合、返答期限内にメッセージが返信されていない場合は、ＴｏＤｏリストにその旨（期限を過ぎている）を提示するようにしてもよい。
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、前記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
１１０…実行状況参照モジュール
１２０…メッセージ履歴情報保管モジュール
１３０…ワークフロー定義情報保管モジュール
１４０…ワークフロー実行履歴情報保管モジュール
１５０…メッセージ管理モジュール
１６０…宛先特定モジュール
１７０…電子文書管理モジュール
１８０…電子文書操作モジュール
１２０…メッセージ履歴情報保管モジュール
１３０…ワークフロー定義情報保管モジュール
１４０…ワークフロー実行履歴情報保管モジュール
１５０…メッセージ管理モジュール
１６０…宛先特定モジュール
１７０…電子文書管理モジュール
１８０…電子文書操作モジュール
Claims (6)
- 複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける作業の処理対象である電子文書に、該電子文書に対する関与を宛先に指定した付加情報を付加する情報付加手段と、
前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作によって、前記電子文書がアクセスされたときに、該電子文書と対応付けて該付加情報を出力する第１の出力手段
を具備することを特徴とする情報処理装置。 - 前記電子文書に対する関与は、該電子文書の最終更新者、該電子文書の次の更新作業者、該電子文書内で指定した作業の更新作業者、の少なくともひとつ又はこれらの組み合わせである
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。 - 前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作に応じて、該付加情報の送信者に、該付加情報に対する第２の付加情報を付加した返信を行う返信手段と、
ワークフロー上の作業間の付加情報の送信状況及び返信状況を含めたワークフローの進捗状況を出力する第２の出力手段
をさらに具備することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。 - 前記ワークフローに関して前記作業者による処理が必要な事項を前記作業者毎に示す処理要求情報を記憶する必要事項記憶手段と、
前記情報付加手段によって付加された付加情報を、該付加情報の宛先に該当する作業者による処理が必要な事項として前記必要事項記憶手段に登録する登録手段と、
前記必要事項記憶手段に記憶された前記処理要求情報を出力する第３の出力手段
をさらに具備することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置。 - 前記返信手段によって返信がなされるまで、前記付加情報の送信者に対して、前記ワークフローにおける作業中の作業から次の作業に作業を進めることを禁止するように制御する禁止制御手段
をさらに具備することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。 - コンピュータを、
複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける作業の処理対象である電子文書に、該電子文書に対する関与を宛先に指定した付加情報を付加する情報付加手段と、
前記情報付加手段によって付加された付加情報の宛先に該当する作業者の操作によって、前記電子文書がアクセスされたときに、該電子文書と対応付けて該付加情報を出力する第１の出力手段
として機能させることを特徴とする情報処理プログラム。
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