JP6090344B2 - サーバ装置、メール送信方法およびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、サーバ装置、メール送信方法およびプログラムに関する。

特許等の出願業務については、案件の抽出から出願の完了までの業務フローに含まれるさまざまな業務プロセスの単位（以下、タスクという）が存在する。特許文献１では、特許等の知的財産に関して検討するための会議を支援する知的財産検討会議支援システムに関する技術が提案されている。

しかしながら、従来の方法は、知的財産に関する業務（以下、知財活動という）を促進するためには不十分な場合があった。例えば、従来は、案件管理と進捗管理とを別のツールを用いて実施している場合が多く、効率的に知財活動を支援できなかった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、知財活動などの業務フローを促進することができるサーバ装置、メール送信方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、タスクと、前記タスクの進捗状況を表す進捗情報を記憶する記憶部と、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる情報を含むメールを作成する作成部と、作成された前記メールを、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる宛先に送信する送信部と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、タスクと、前記タスクの進捗状況を表す進捗情報を記憶する記憶部を備えるサーバ装置で実行されるメール送信方法であって、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる情報を含むメールを作成する作成ステップと、作成された前記メールを、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる宛先に送信する送信ステップと、を含むことを特徴とする。

また、本発明は、コンピュータを、タスクと、前記タスクの進捗状況を表す進捗情報を記憶する記憶部と、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる情報を含むメールを作成する作成部と、作成された前記メールを、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる宛先に送信する送信部と、として機能させるためのプログラムである。

本発明によれば、知財活動などの業務フローを促進することができるという効果を奏する。

図１は、本実施形態にかかるサーバ装置を含む情報処理システムの構成例を示すブロック図である。 図２は、スケジュール表のデータ構造の一例を示す図である。 図３は、知財活動の一連の業務フローに含まれる各タスクの一例を示す図である。 図４は、出願要否の判定に用いる判定画面の一例を示す図である。 図５は、評価点を設定するための設定画面の一例を示す図である。 図６は、督促メール送信処理の全体の流れの一例を示すフローチャートである。 図７は、本実施形態にかかるサーバ装置のハードウェア構成を示す説明図である。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかるサーバ装置、メール送信方法およびプログラムの一実施形態を詳細に説明する。以下では、特許案件の抽出から出願までのタスクを支援するシステムを例に説明するが、適用可能なシステムはこれに限られるものではない。

図１は、本実施形態にかかるサーバ装置を含む情報処理システムの構成例を示すブロック図である。図１に示すように、情報処理システムは、サーバ装置１００と、クライアント端末２００ａ、２００ｂとが、ネットワーク３００で接続された構成となっている。

ネットワーク３００は、インターネット、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）などのあらゆるネットワーク形態を適用できる。クライアント端末２００ａ、２００ｂは、情報処理システムの各ユーザが利用する端末であり、例えばパーソナルコンピュータなどにより構成できる。クライアント端末２００ａ、２００ｂは同様の構成を備えるため、以下では、クライアント端末２００という場合がある。クライアント端末２００は２個に限られるものではなく、１個以上であればいくつであってもよい。

サーバ装置１００は、特許等の案件の抽出から出願までの一連の業務フローに含まれる各タスクの実行を支援する機能を備える装置である。サーバ装置１００は、進捗管理部１０１と、作成部１０２と、送信部１０３と、通信制御部１１１と、記憶部１２１と、を備えている。

記憶部１２１は、サーバ装置１００が実行する機能に必要な各種情報を記憶する。記憶部１２１は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、光ディスク、メモリカード、ＲＡＭ（Random Access Memory）などの一般的に利用されているあらゆる記憶媒体により構成することができる。

記憶部１２１は、例えば、案件ごと、および、タスクごとの進捗状況を管理するためのスケジュール表を記憶する。図２は、スケジュール表のデータ構造の一例を示す図である。図２に示すように、スケジュール表は、案件番号と、タスクと、タスクの開始予定日と、タスクの終了予定日と、タスクが実際に完了した日を表す完了実績日と、進捗率とを含んでいる。案件番号は、案件を識別可能な情報であればどのような形式であってもよい。同様に、タスクは、図２のようにタスクを表す文字列である必要はなく、タスクを識別できる情報であればどのような形式であってもよい。進捗率は、タスクの進捗状況を表す情報（進捗情報）である。図２では割合（％）で表す例を示しているが、タスクの進捗状況を表す情報であればどのような形式であってもよい。

図１に戻り、進捗管理部１０１は、特許等の案件の抽出から出願までの業務フローの各タスクの進捗を管理する。進捗管理部１０１は、例えば、ユーザ（発明者等）が入力した出願予定日（完了日）をもとに、各タスクに対して、スケジュール表の「開始予定日」および「終了予定日」を決定してスケジュール表に登録するスケジュール生成機能を備える。決定方法としては、例えば、出願予定日が入力された日から出願予定日までの日数を所定の割合で案分して各タスクの開始予定日および終了予定日を決定する方法を適用できる。進捗管理部１０１が、ユーザにより入力された開始予定日および終了予定日をスケジュール表に登録するように構成してもよい。

進捗管理部１０１は、各タスクの進捗状況を管理し、例えば上記進捗率として記憶部１２１に逐次記憶する。進捗管理部１０１は、例えばユーザ等により入力された進捗率を記憶部１２１に記憶する。

進捗管理部１０１は、ユーザに対して情報を表示する場合、および、ユーザが指定した情報を入力する場合は、表示用および入力用の画面を生成して、例えばユーザが利用するクライアント端末２００に送信する機能を備える。このような機能は、例えば、ブラウザを用いたクライアントサーバシステムと同様の方法で実現できる。なお、クライアント端末２００側に画面を生成および表示する機能を備え、必要な情報をサーバ装置１００から取得するように構成してもよい。

作成部１０２は、タスクに応じて定められる基準日からの経過時間と進捗情報（進捗率）との組み合わせに応じて異なる情報を含む督促メールを作成する。基準日は、例えば、業務フロー内での前のタスクの完了日（完了実績日）、および、タスクの開始予定日などを用いることができる。作成部１０２は、例えば、基準日からの経過時間と進捗率との組み合わせに応じて、件名および本文を変更した督促メールを作成する。

送信部１０３は、作成された督促メールを、上記組み合わせに応じて異なる宛先に送信する。例えば、送信部１０３は、経過時間が所定値以下の場合は、発明者を宛先（Ｔｏ）に指定し、当該発明者の上長をカーボンコピーの宛先（ｃｃ）に指定して督促メールを送信する。一方、例えば、送信部１０３は、経過時間が所定値を越えた場合は、発明者の上長を宛先（Ｔｏ）に指定し、発明者をカーボンコピーの宛先（ｃｃ）に指定して督促メールを送信する。

通信制御部１１１は、ネットワーク３００が準拠するプロトコルに従い、サーバ装置１００と、クライアント端末２００ａ、２００ｂなどの外部装置との間の情報の送受信を制御する。

ここで、上記のような督促メール送信処理の前提となる、本実施形態の情報処理システムの概要について説明する。本実施形態の情報処理システムは、特許案件抽出から出願までのプロセス（タスク）を標準化し、タスクにそって知財活動を進める。本実施形態の情報処理システムは、本システムの利用対象となる部門全体（以下、本部という）の中での知財活動に関わる全てのタスクを支援し、知財活動を促進する。

より具体的には、本実施形態の情報処理システムは、特許案件抽出を行う発掘会から特許出願までに実施する様々な知財活動のタスク全般を支援し、本部内の知財活動、および、本部内の組織である各部署の知財活動の活性化および促進を行う。

本部内では、例えば、特許案件出願までに「部署長評価会」および「本部評価会」の２段階の評価会を順に実施する。それぞれ、例えば「発明の完成度」から「知られたくない技術／プロセスに該当しないか」までの７個の評価項目（評価項目と配点は知財部門と同様）による評価を実施する。評価後、本部で定めた「権利化／特許化を進める」フローに沿っているかについての最終確認を実施する。

また、本実施形態の情報処理システムは、特許化ポイントを用いて、特許案件と部署の重点テーマとを関連付けて管理する。本部の経営会議での各部署知財活動状況報告に、本実施形態の情報処理システムの情報を活用できる。また、進捗管理機能により各タスクの進捗状況を把握でき、計画的に活動を進めることが可能となる。特許案件文書、進捗状況、マニュアルなど、本部の特許に関わる全ての情報を、例えば記憶部１２１に保存することにより、本実施形態の情報処理システムから参照可能となる。

図３は、知財活動の一連の業務フローに含まれる各タスクの一例を示す図である。本部では、計画段階として、本部／部署の重点テーマのデータベース（テーマ管理データベース）への登録（ステップＳ１０１）、および、登録した重点テーマから、各重点テーマの特許化ポイントの抽出および登録（ステップＳ１０２）を行う。

次に、各部署の部署活動として、各部署でステップＳ１０３〜ステップＳ１０８の各タスクが実行される。

まず、特許化に取組むテーマ候補が登録される（ステップＳ１０３）。そして、資料収集（ステップＳ１０４）、発掘会の実施（ステップＳ１０５）によりテーマ候補の絞り込みが行われる。また、テーマ推進のため、登録したテーマの内容充実が図られ、先行技術調査が実施される（ステップＳ１０６）。また、特許アイデアを表す情報（特許アイデアの芽）をデータベースに登録するタスクが実行される（ステップＳ１０７）。その後、部署長評価会に必要な情報の収集などの評価の準備、活動スケジュールの作成、テーマ審議会および経営会議報告での状況報告なども実行される。次に、案件を評価し、本部評価会にかけるか否かを判断する部署長評価が実行される（ステップＳ１０８）。

次に、本部では、部署長評価まで完了したテーマの出願要否を評価する本部評価会が実行される（ステップＳ１０９）。本部評価会では、（１）特許アイデアの芽などの登録文書、（２）担当者評価結果、部署長評価結果、（３）従来技術調査結果（検索結果上位の所定件数の一覧、検索条件一覧）、（４）知財部門の見解などが入力情報（インプット）として参照される。また、これらの入力情報による評価結果である出願要否の決定結果が出力情報（アウトプット）として出力される。

本部評価会の後、各部署での部署活動として、ステップＳ１１０〜ステップＳ１１４の各タスクが実行される。

すなわち、案件肉付け／届出書登録（ステップＳ１１０）、弁理士へのヒアリング（ステップＳ１１１）、特許事務所による出願原稿の作成（ステップＳ１１２）、出願原稿の確認（ステップＳ１１３）、および、出願処理（ステップＳ１１４）が実行される。

次に、評価会での出願要否の判定処理の一例について説明する。図４は、出願要否の判定に用いる判定画面４００の一例を示す図である。判定処理では、判定画面４００内に示すフローにしたがって、出願要否の最終判断を行う。

判定画面４００では、結果選択ボタン４０１を押下すると、出願要否判定を行う各項目がメッセージボックス４０２内に順に表示される。ユーザは、メッセージボックス４０２で「はい」ボタンまたは「いいえ」ボタンを選択する。選択結果に応じて、判定画面４００内のフローに従って次の項目が決定され、決定された項目がメッセージボックス４０２内に表示される。全項目に対して回答を行うと、フロー図の上に判定結果が設定される。図４では、判定結果として、ｉ）権利化／特許化を進める、ｉｉ）公知化を進める、ｉｉｉ）知財活動を終了する、のいずれかに分類される例が示されている。

次に、評価点の設定処理の一例について説明する。図５は、評価点を設定するための設定画面５００の一例を示す図である。各案件について、発明者、部署長、および評価会（本部）のそれぞれで評価点を設定する。

図５に示すように、ユーザは、設定画面５００の左欄の知財区評価項目に記載される１番から７番の評価項目ごとに、下矢印ボタン５０２を押下してキーワードの選択画面５０３を表示させる。ユーザは、キーワードの選択画面５０３に表示される３〜４個程度の選択肢から該当する項目を選択してＯＫボタンを押下する。ユーザは、すべての評価項目に対して選択肢を選択した後、計算ボタン５０１を押下する。これにより、合計点が算出され、合計欄に表示される。例えば、評価会での評価結果が所定値（例えば７０点）以上の場合、出願することが決定される。

上述のように、本実施形態のサーバ装置１００は、進捗管理機能として、スケジュール生成機能と進捗督促機能を含む。進捗督促機能により、状況に応じた様々なパターンにより督促メールが送信される。以下に、進捗督促機能を実現する督促メール送信処理について説明する。

図６は、督促メール送信処理の全体の流れの一例を示すフローチャートである。図６は、例えば図５の設定画面５００を用いて評価を行う評価会タスク（図３のステップＳ１０９）が完了後のタスク（例えば図３のステップＳ１１０の案件肉付け／届出書登録。以下、届出書作成タスクという。）の場合を例に、督促メール送信処理を説明する。他のタスクについてもそれぞれ図６と同様の処理が実行される。例えば、図３の例では、各部署で実行される１１のタスク（ステップＳ１０３〜ステップＳ１０８、および、ステップＳ１１０〜ステップＳ１１４）について、図６と同様の処理が実行される。なお、予め決められたタスクのみに対して督促メール送信処理を実行するように構成してもよい。

まず、進捗管理部１０１は、評価会の進捗率が１００％であり、かつ、届出書作成タスクの進捗率が１００％未満であるか否かを判断する（ステップＳ２０１）。評価会の進捗率（評価会進捗率）が１００％であり、かつ、届出書作成タスクの進捗率（以下、図６では単に進捗率という。）が１００％未満でない場合は（ステップＳ２０１：Ｎｏ）、届出書作成タスクが完了しているため、督促メール送信処理を終了する。

評価会進捗率が１００％であり、かつ、進捗率が１００％未満である場合（ステップＳ２０１：Ｙｅｓ）、進捗管理部１０１は、評価会タスクの終了日（完了実績日）からの経過日数が７日〜１３日であり、かつ、進捗率が５０％より大きいか否かを判断する（ステップＳ２０２）。経過日数が７日〜１３日であり、かつ、進捗率が５０％より大きい場合（ステップＳ２０２：Ｙｅｓ）、作成部１０２が督促メールを作成し、送信部１０３が作成された督促メールを送信する（ステップＳ２０３）。

図６の例では、作成部１０２は、宛先を発明者、ｃｃ送信先を当該発明者の上位職であるＧＬ（グループリーダ）、件名を「〜１週間経過」としたメールを作成する。なお、図６では本文を省略しているが、本文の内容も経過日数および進捗率に応じて変更してもよい。また、送信部１０３は、作成された督促メールを、５日に１回の送信間隔で、指定された宛先およびｃｃ送信先に送信する。

以下、同様にして、経過時間および進捗率の組み合わせに応じて、宛先、ｃｃ送信先、件名、本文、および、送信間隔が異なる督促メールが作成され、送信される（ステップＳ２０４〜ステップＳ２１５）。

このように、図６の例では、スケジュール表の前のタスクの完了実績日と現在のタスクの進捗率（％）をもとに、進捗遅れが出ている案件に対して、督促メールが送信される。また、タスク名、遅れ日数（経過時間）、および進捗率により、異なった宛先、ｃｃ送付先、送信間隔、件名、メール本文で、督促メールが送信される。経過時間が長くなるほど、宛先は上位職に上がっていく。図３の例では１１の対象タスクが存在するため、７７（＝１１×７）個の異なるパターンによりメール送信を行うことができる。

なお、図６の処理は一例であり、少なくとも、経過時間と進捗率（進捗情報）との組み合わせに応じて異なる情報を含むメールを作成し、作成されたメールを、当該組み合わせに応じて異なる宛先に送信するものであれば、どのような処理であってもよい。また、図６と同様の機能を実現できるものであれば、図６のようなフローチャートに従って処理を行う必要はない。例えば、タスクごとに経過時間と進捗率（進捗情報）との組み合わせと、宛先、ｃｃ送信先、件名、本文、および、送信間隔とを対応づけたテーブルを作成しておき、このテーブルを参照して組み合わせに応じた督促メール作成および送信を行うように構成してもよい。

このような督促メール送信処理により、特許案件抽出から出願までの各タスクのフォローを行うことができる。すなわち、本実施形態の情報処理システムを活用して知財活動の促進が行える。

次に、本実施形態にかかるサーバ装置のハードウェア構成について図７を用いて説明する。図７は、本実施形態にかかるサーバ装置のハードウェア構成を示す説明図である。

本実施形態にかかるサーバ装置は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）５１などの制御装置と、ＲＯＭ（Read Only Memory）５２やＲＡＭ（Random Access Memory）５３などの記憶装置と、ネットワークに接続して通信を行う通信Ｉ／Ｆ５４と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＣＤ（Compact Disc）ドライブ装置などの外部記憶装置と、ディスプレイ装置などの表示装置と、キーボードやマウスなどの入力装置と、各部を接続するバス６１を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

本実施形態にかかるサーバ装置で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ（Compact Disk Recordable）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されてコンピュータプログラムプロダクトとして提供される。

また、本実施形態にかかるサーバ装置で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、本実施形態にかかるサーバ装置で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。

また、本実施形態のプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

本実施形態にかかるサーバ装置で実行されるプログラムは、上述した各部（作成部、送信部）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ５１（プロセッサ）が上記記憶媒体からプログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、上述した各部が主記憶装置上に生成されるようになっている。

１００ サーバ装置
１０１ 進捗管理部
１０２ 作成部
１０３ 送信部
１１１ 通信制御部
１２１ 記憶部
２００ａ、２００ｂ クライアント端末
３００ ネットワーク

特開２００２−０３２５４３号公報

Claims (7)

1. タスクと、前記タスクの進捗状況を表す進捗情報を記憶する記憶部と、
   前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる情報を含むメールを作成する作成部と、
   作成された前記メールを、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる宛先に送信する送信部と、
   を備えることを特徴とするサーバ装置。
2. 前記送信部は、作成された前記メールを、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる送信間隔で送信すること、
   を特徴とする請求項１に記載のサーバ装置。
3. 前記基準日は、前記タスクが含まれる業務フロー内における前記タスクの前のタスクの完了日であること、
   を特徴とする請求項１に記載のサーバ装置。
4. 前記基準日は、前記タスクの開始予定日であること、
   を特徴とする請求項１に記載のサーバ装置。
5. 前記作成部は、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに、件名および本文の少なくとも１つが異なるメールを作成すること、
   を特徴とする請求項１に記載のサーバ装置。
6. タスクと、前記タスクの進捗状況を表す進捗情報を記憶する記憶部を備えるサーバ装置で実行されるメール送信方法であって、
   前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる情報を含むメールを作成する作成ステップと、
   作成された前記メールを、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる宛先に送信する送信ステップと、
   を含むことを特徴とするメール送信方法。
7. コンピュータを、
   タスクと、前記タスクの進捗状況を表す進捗情報を記憶する記憶部と、
   前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる情報を含むメールを作成する作成部と、
   作成された前記メールを、前記進捗情報が表す進捗状況それぞれに対して前記タスクに応じて定められる基準日からの経過時間ごとに異なる宛先に送信する送信部と、
   として機能させるためのプログラム。

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