JP4677486B2

JP4677486B2 - 返信メールの作成を支援する装置、方法及びコンピュータプログラム

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Publication number: JP4677486B2
Application number: JP2008332201A
Authority: JP
Inventors: 政美多田
Original assignee: International Business Machines Corp
Current assignee: International Business Machines Corp
Priority date: 2008-12-26
Filing date: 2008-12-26
Publication date: 2011-04-27
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Description

本発明は、複数の使用者間で交換される電子メールにおける返信メールの作成の煩雑さを軽減することができる、返信メールの作成を支援する装置、方法及びコンピュータプログラムに関する。

インターネット技術の急速な発展に伴い、電子メールによる情報交換が頻繁に行われている。電子メールを交換する場合、受信した電子メールを引用して返信メールを作成することが多い。何度も電子メールを交換することにより、過去に交換された多くの電子メールが引用されて長大な電子メールとなる。

数次にわたる電子メールの交換により長大となった電子メールを少しでも読み易くするために様々な技術が開発されている。例えば特許文献１では、電子メールのヘッダ部分と本体部分とを判別し、本体部分を一括表示したり、一括非表示したりすることによって、電子メール交換の履歴及び要旨を明確に把握することができる電子機器が開示されている。
特開２００２−３６６４８４号公報

しかし、特許文献１に開示されている電子機器では、複数の使用者間での電子メール交換時には、どれを返信メールに引用すれば良いか判断することが困難となる。例えば質問を含む電子メールに対して、第三者である専門家に回答を求め、専門家からの回答を質問者に返信する場合、直近の電子メールに対して返信メールを作成すれば、質問者ではなく第三者である専門家が送信先となった返信メールを作成することになる。

この場合、本来は最初に質問内容を含む電子メールを送信した質問者を送信先として該電子メールを引用して返信メールを作成する必要があり、第三者に回答を求める前の元になった電子メールを検索することは、電子メール交換の回数が多ければ多いほど困難になるという問題点があった。

本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、複数の使用者間で電子メールが交換された場合であっても、所望の返信メールとして引用する対象となる過去の電子メールを効率的に検索することができ、返信メールの作成の煩雑さを軽減することができる、返信メールの作成を支援する装置、方法及びコンピュータプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために第１発明に係る装置は、受信又は送信した、ヘッダ部分と本体部分とで構成された電子メールを時系列に履歴情報として記憶する履歴情報記憶手段と、記憶してある履歴情報から最も直近に記憶された電子メールを抽出する第一の抽出手段と、該第一の抽出手段で抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付ける指示受付手段と、該指示受付手段で本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたか否かを判断する判断手段と、該判断手段で指示を受け付けたと判断した場合、前記電子メールの本体部分を記憶する本体部分記憶手段と、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを抽出する第二の抽出手段と、該第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致するか否かを判断する送信元判断手段と、該送信元判断手段で一致しないと判断した場合、送信元のアドレスを返信メールの送信先のアドレスに設定するアドレス設定手段と、記憶してある前記電子メールの本体部分を前記返信メールに付加する本体部分付加手段と、前記第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メール以前の履歴情報を前記返信メールに追加する履歴情報追加手段とを備える。

また、第２発明に係る装置は、第１発明において、前記送信元判断手段で、前記第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致すると判断した場合、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを、両者が一致しないと判断するまで順次抽出するようにしてある。

また、第３発明に係る装置は、第１又は第２発明において、返信メールの作成指示を受け付ける返信指示受付手段を備え、該返信指示受付手段で返信メールの作成指示を受け付け、通常の返信メールを作成した後に、前記第一の抽出手段での電子メールの抽出を開始するようにしてある。

次に、上記目的を達成するために第４発明に係る方法は、電子メールを送受信することができるコンピュータで実行することが可能な方法において、受信又は送信した、ヘッダ部分と本体部分とで構成された電子メールを時系列に履歴情報として記憶するステップと、記憶してある履歴情報から最も直近に記憶された電子メールを抽出するステップと、抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けるステップと、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたか否かを判断するステップと、指示を受け付けたと判断した場合、前記電子メールの本体部分を記憶するステップと、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを抽出するステップと、抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致するか否かを判断するステップと、一致しないと判断した場合、送信元のアドレスを返信メールの送信先のアドレスに設定するステップと、記憶してある前記電子メールの本体部分を前記返信メールに付加するステップと、抽出した次に直近に記憶された電子メール以前の履歴情報を前記返信メールに追加するステップとを含む。

また、第５発明に係る方法は、第４発明において、抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致すると判断した場合、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを、両者が一致しないと判断するまで順次抽出する。

また、第６発明に係る方法は、第４又は第５発明において、返信メールの作成指示を受け付けるステップと、通常の返信メールを作成した後に、電子メールの抽出を開始するステップとを含む。

次に、上記目的を達成するために第７発明に係るコンピュータプログラムは、電子メールを送受信することができるコンピュータで実行することが可能なコンピュータプログラムにおいて、前記コンピュータを、受信又は送信した、ヘッダ部分と本体部分とで構成された電子メールを時系列に履歴情報として記憶する履歴情報記憶手段、記憶してある履歴情報から最も直近に記憶された電子メールを抽出する第一の抽出手段、該第一の抽出手段で抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付ける指示受付手段、該指示受付手段で本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたか否かを判断する判断手段、該判断手段で指示を受け付けたと判断した場合、前記電子メールの本体部分を記憶する本体部分記憶手段、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを抽出する第二の抽出手段、該第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致するか否かを判断する送信元判断手段、該送信元判断手段で一致しないと判断した場合、送信元のアドレスを返信メールの送信先のアドレスに設定するアドレス設定手段、記憶してある前記電子メールの本体部分を前記返信メールに付加する本体部分付加手段、及び前記第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メール以前の履歴情報を前記返信メールに追加する履歴情報追加手段として機能させる。

また、第８発明に係るコンピュータプログラムは、第７発明において、前記コンピュータを、前記送信元判断手段で、前記第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致すると判断した場合、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを、両者が一致しないと判断するまで順次抽出する手段として機能させる。

また、第９発明に係るコンピュータプログラムは、第７又は第８発明において、前記コンピュータを、返信メールの作成指示を受け付ける返信指示受付手段、及び該返信指示受付手段で返信メールの作成指示を受け付け、通常の返信メールを作成した後に、前記第一の抽出手段での電子メールの抽出を開始する手段として機能させる。

本発明によれば、複数の使用者間で電子メールが交換された場合であっても、所望の返信メールとして引用する対象となる過去の電子メールを効率的に検索することができ、検索された電子メールの本体部分を付加して返信メールを作成することが可能となる。また、過去の電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けることにより、用途に応じて見やすい返信メールを作成することが可能となる。

以下、本発明の実施の形態に係る返信メールの作成を支援する装置について、図面に基づいて具体的に説明する。以下の実施の形態は、特許請求の範囲に記載された発明を限定するものではなく、実施の形態の中で説明されている特徴的事項の組み合わせの全てが解決手段の必須事項であるとは限らないことは言うまでもない。

また、本発明は多くの異なる態様にて実施することが可能であり、実施の形態の記載内容に限定して解釈されるべきものではない。実施の形態を通じて同じ要素には同一の符号を付している。

以下の実施の形態では、コンピュータシステムにコンピュータプログラムを導入した、返信メールの作成を支援する装置について説明するが、当業者であれば明らかな通り、本発明はその一部をコンピュータで実行することが可能なコンピュータプログラムとして実施することができる。したがって、本発明は、返信メールの作成を支援する装置というハードウェアとしての実施の形態、ソフトウェアとしての実施の形態、又はソフトウェアとハードウェアとの組み合わせの実施の形態をとることができる。コンピュータプログラムは、ハードディスク、ＤＶＤ、ＣＤ、光記憶装置、磁気記憶装置等の任意のコンピュータで読み取ることが可能な記録媒体に記録することができる。

本発明の実施の形態では、複数の使用者間で電子メールが交換された場合であっても、所望の返信メールとして引用する対象となる過去の電子メールを効率的に検索することができ、検索された電子メールの本体部分を付加して返信メールを作成することが可能となる。また、過去の電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けることにより、用途に応じて見やすい返信メールを作成することが可能となる。

図１は、本発明の実施の形態に係る返信メールの作成を支援する返信メール作成支援装置の構成例を示すブロック図である。本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置１は、複数のコンピュータ３、３、・・・と、ネットワーク２を介してデータ通信することが可能に接続されており、いずれかのコンピュータ３がメールサーバとして機能することによりコンピュータ３、３、・・・との間で電子メールを送受信する。

返信メール作成支援装置１は、少なくともＣＰＵ（中央演算装置）１１、メモリ１２、記憶装置１３、Ｉ／Ｏインタフェース１４、ビデオインタフェース１５、可搬型ディスクドライブ１６、通信インタフェース１７及び上述したハードウェアを接続する内部バス１８で構成されている。

ＣＰＵ１１は、内部バス１８を介して返信メール作成支援装置１の上述したようなハードウェア各部と接続されており、上述したハードウェア各部の動作を制御するとともに、記憶装置１３に記憶されているコンピュータプログラム１００に従って、種々のソフトウェア的機能を実行する。メモリ１２は、ＳＲＡＭ、ＳＤＲＡＭ等の揮発性メモリで構成され、コンピュータプログラム１００の実行時にロードモジュールが展開され、コンピュータプログラム１００の実行時に発生する一時的なデータ等を記憶する。

記憶装置１３は、内蔵される固定型記憶装置（ハードディスク）、ＲＯＭ等で構成されている。記憶装置１３に記憶されているコンピュータプログラム１００は、プログラム及びデータ等の情報を記録したＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬型記録媒体９０から、可搬型ディスクドライブ１６によりダウンロードされ、実行時には記憶装置１３からメモリ１２へ展開して実行される。もちろん、通信インタフェース１７を介してネットワーク２に接続されている外部のコンピュータ３、３、・・・からダウンロードされたコンピュータプログラムであっても良い。

また記憶装置１３は、履歴情報記憶部１３１を備えている。履歴情報記憶部１３１には、外部のコンピュータ３、３、・・・との間で送受信した電子メールを、直近に送受信した電子メールから順に時系列に記憶する。

なお、本実施の形態において、返信メールを作成する前では、送受信した電子メールすべてを履歴情報とし、返信メールを作成した後では、該返信メール以外の電子メールを履歴情報とする。すなわち、新たに作成した返信メールを除いた残りの電子メールを履歴情報として履歴情報記憶部１３１に記憶する。

図２は、本発明の実施の形態における履歴情報の定義の説明図である。図２（ａ）に示すような送受信された電子メールがある場合、メール（１）、（２）、（３）を併せて履歴情報として履歴情報記憶部１３１に記憶する。図２（ｂ）に示すようにメール（３）に対して返信メールを作成した場合、メール（１）、（２）、（３）は履歴情報であるが、作成したメール（４）は返信メールであり、履歴情報記憶部１３１には記憶されない。

なお、本実施の形態において、本体部分とは電子メールからヘッダ部分を除いた部分を意味する。図３は、電子メールの構造の定義の例示図である。本実施の形態では、例えば送信先のアドレス、送信先を識別する送信先ＩＤ等を含む送信先に関する情報、送信元のアドレス、送信元を識別する送信元ＩＤ等を含む送信元に関する情報、電子メールの標題に関する情報が記載されている部分をヘッダ部分３１とする。そして、ヘッダ部分３１以外の部分を本体部分３２と定義している。

図１に戻って、通信インタフェース１７は内部バス１８に接続されており、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ等の外部のネットワーク２に接続されることにより、外部のコンピュータ３、３、・・・等とデータ送受信を行うことが可能となっている。

Ｉ／Ｏインタフェース１４は、キーボード２１、マウス２２等のデータ入力媒体と接続され、データの入力を受け付ける。また、ビデオインタフェース１５は、ＣＲＴモニタ、ＬＣＤ等の表示装置２３と接続され、所定の画像を表示する。

以下、上述した構成の返信メール作成支援装置１の動作について説明する。図４は、本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置１の機能ブロック図である。

図４において、第一の抽出部４０１は、履歴情報記憶部１３１に記憶してある履歴情報から最も直近に記憶された電子メールを抽出する。すなわち、通常のメール送受信装置における返信メールとして引用する対象となる電子メールを抽出する。

指示受付部４０２は、抽出した電子メールの本体部分が、作成する返信メールに必要である旨を示す指示を受け付ける。指示の受付は、マウス２２により指示ボタンをクリック操作しても良いし、キーボード２１により明示的な指示の入力を受け付けても良い。

判断部４０３は、指示受付部４０２にて本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたか否かを判断する。本体部分記憶部４０４は、判断部４０３で本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたと判断した場合、抽出した電子メールの本体部分をメモリ１２に一時記憶する。

第二の抽出部４０５は、履歴情報記憶部１３１に記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを抽出する。すなわち、最も直近に記憶された電子メールを、返信メールとして引用する対象から排除するとともに、返信メールとして引用する対象となる電子メールを順次抽出することにより検索することができる。

送信元判断部４０６は、第二の抽出部４０５で抽出した電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致するか否かを判断する。すなわち、返信メールの作成者自身が送信元となっているか否かを判断することにより、自分自身が送信元である電子メールを返信メールとして引用する対象から排除することができる。

送信元判断部４０６で、抽出した電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致すると判断した場合、履歴情報記憶部１３１に記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを順次抽出することにより、両者が一致しないと判断するまで履歴情報として記憶してある電子メールをスキップすることができる。

アドレス設定部４０７は、送信元判断部４０６で、抽出した電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致しないと判断した場合、送信元のアドレスを返信メールの送信先のアドレスに設定する。

本体部分付加部４０８は、メモリ１２に一時記憶してある電子メールの本体部分を、作成する返信メールに付加する。すなわち、判断部４０３で必要である旨を示す指示を受け付けたと判断した本体部分を、作成した返信メールに付加する。

履歴情報追加部４０９は、第二の抽出部４０５で抽出した電子メール以前の履歴情報を、作成した返信メールに追加する。返信メールとして引用する対象となる電子メールが特定された場合、特定された電子メール以前の履歴情報は従来のメール送受信装置と同様、返信メールに追加する。すなわち、特定された電子メールを含み、それより以前の履歴情報をすべて追加する。

また、返信指示受付部４１０を備え、返信メールの作成指示を受け付けても良い。返信メールの作成指示の受付は、マウス２２により指示ボタンをクリック操作しても良いし、キーボード２１により明示的な指示の入力を受け付けても良い。返信メールの作成指示を受け付けた場合、通常の返信メールを作成した後に、第一の抽出部４０１での電子メールの抽出を開始する。

図５は、本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置１のＣＰＵ１１の処理手順を示すフローチャートである。返信メール作成支援装置１のＣＰＵ１１は、履歴情報記憶部１３１に記憶してある履歴情報から最も直近に記憶された電子メールを抽出する（ステップＳ５０１）。これにより、通常のメール送受信装置における返信メールとして引用する対象となる、最も直近に受信した電子メールを抽出することができる。

ＣＰＵ１１は、抽出した電子メールの本体部分が、作成する返信メールに必要である旨を示す指示を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ５０２）。作成する返信メールに必要である旨を示す指示の受付は、マウス２２により指示ボタンをクリック操作しても良いし、キーボード２１により明示的な指示の入力を受け付けても良い。

ＣＰＵ１１が、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたと判断した場合（ステップＳ５０２：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、抽出した電子メールの本体部分をメモリ１２に一時記憶する（ステップＳ５０３）。

ＣＰＵ１１が、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けていないと判断した場合（ステップＳ５０２：ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、ステップＳ５０３をスキップし、履歴情報記憶部１３１に記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを抽出する（ステップＳ５０４）。これにより、最も直近に記憶された電子メールを、返信メールとして引用する対象から排除するとともに、返信メールとして引用する対象となる電子メールを順次抽出することにより検索することができる。

ＣＰＵ１１は、抽出した電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致するか否かを判断する（ステップＳ５０５）。すなわち、返信メールの作成者自身が送信元となっているか否かを判断することにより、自分自身が送信元である電子メールを返信メールとして引用する対象から排除することができる。

ＣＰＵ１１が、抽出した電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致すると判断した場合（ステップＳ５０５：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、処理をステップＳ５０４へ戻し、履歴情報記憶部１３１に記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを順次抽出することにより、両者が一致しないと判断するまで履歴情報として記憶してある電子メールをスキップすることができる。

ＣＰＵ１１が、抽出した電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致しないと判断した場合（ステップＳ５０５：ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、送信元のアドレスを返信メールの送信先のアドレスに設定し（ステップＳ５０６）、メモリ１２に一時記憶してある電子メールの本体部分を、作成する返信メールに付加する（ステップＳ５０７）。これにより、必要である旨を示す指示を受け付けた本体部分を、作成した返信メールに付加することができる。

ＣＰＵ１１は、ステップＳ５０４で抽出した次に直近に記憶された電子メール以前の履歴情報を、作成した返信メールに追加する（ステップＳ５０８）。これにより、返信メールとして引用する対象となる電子メールが特定された場合、特定された電子メール以前の履歴情報は従来のメール送受信装置と同様、返信メールに追加することができる。

図６は、本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置１の返信メールを作成する過程の説明図である。図６（ａ）は返信メール作成前の送受信した電子メールの履歴情報の例示図である。図６（ａ）では、「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏からプロジェクトマネージャーへ質問メールが送信され（メール（１））、プロジェクトマネージャーはエンジニアに転送して（メール（２））、エンジニアから回答を受信した状態となっている（メール（３））。

本実施の形態では、受信した電子メールの表示画面の上方に、返信メールの作成指示及び抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を同時に受け付けるボタンが配置されている。「Ｒｅｐｌｙｂａｃｋｗｉｔｈ」ボタン６１がマウス２２等でクリック操作された場合、ＣＰＵ１１は、まず最も直近に受信した電子メールであるメール（３）を抽出する。同時にＣＰＵ１１は、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたと判断するので（図５のステップＳ５０２：ＹＥＳ）、図６（ｂ）に示すように、返信メールには抽出したメール（３）の本体部分が付加される。

ＣＰＵ１１は、次に直近に送信したメール（２）を抽出するが、送信元が自分自身であることからメール（２）をスキップし、次に直近に受信したメール（１）を抽出する。メール（１）は、送信元が自分自身ではないことから、図６（ｂ）に示すように履歴情報としてメール（１）が追加される。

一方、「Ｒｅｐｌｙｂａｃｋｗ／ｏ」ボタン６２がマウス２２等でクリック操作された場合、ＣＰＵ１１は、まず最も直近に受信した電子メールであるメール（３）を抽出する。ＣＰＵ１１は、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けていないと判断するので（図５のステップＳ５０２：ＮＯ）、図６（ｃ）に示すように、返信メールには抽出したメール（３）の本体部分が付加されない。

ＣＰＵ１１は、次に直近に送信したメール（２）を抽出するが、送信元が自分自身であることからメール（２）をスキップし、次に直近に受信したメール（１）を抽出する。メール（１）は、送信元が自分自身ではないことから、図６（ｃ）に示すように履歴情報としてメール（１）が追加される。

このように本実施の形態では、最初の質問を含む電子メールを送信した「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏に対して、回答を含む返信メールを直接的に作成することができ、従来のように「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏から受信した電子メールを検索するのに要する時間を短縮することができる。

図７は、本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置１の、返信メールを一度作成してから所望の返信メールへ変更する過程の説明図である。図７（ａ）は返信メール作成前の送受信した電子メールの履歴情報の例示図である。図６と同様、図７（ａ）では、「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏からプロジェクトマネージャーへ質問メールが送信され（メール（１））、プロジェクトマネージャーはエンジニアに転送して（メール（２））、エンジニアから回答を受信した状態となっている（メール（３））。

本実施の形態では、受信した電子メールの表示画面の上方に、返信メールの作成指示を受け付けるボタンが配置されている。「Ｒｅｐｌｙ」ボタン７１がマウス２２等でクリック操作された場合、ＣＰＵ１１は、まず従来と同様、最も直近に受信した電子メールであるメール（３）に対する返信メールを作成し、図７（ｂ）に示すように履歴情報としてメール（１）、メール（２）、メール（３）が追加される。

そして、作成された返信メールの表示画面の上方に、抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けるボタンが配置されている。「Ｂａｃｋｗｉｔｈ」ボタン７２がマウス２２等でクリック操作された場合、ＣＰＵ１１は、まず最も直近に受信した電子メールであるメール（３）を抽出する。ＣＰＵ１１は、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたと判断するので（図５のステップＳ５０２：ＹＥＳ）、図７（ｃ）に示すように、返信メールには抽出したメール（３）の本体部分が付加される。

ＣＰＵ１１は、次に直近に送信したメール（２）を抽出するが、送信元が自分自身であることからメール（２）をスキップし、次に直近に受信したメール（１）を抽出する。メール（１）は、送信元が自分自身ではないことから、図７（ｃ）に示すように履歴情報としてメール（１）が追加される。

一方、「Ｂａｃｋｗ／ｏ」ボタン６２がマウス２２等でクリック操作された場合、ＣＰＵ１１は、まず最も直近に受信した電子メールであるメール（３）を抽出する。ＣＰＵ１１は、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けていないと判断するので（図５のステップＳ５０２：ＮＯ）、図７（ｄ）に示すように、返信メールには抽出したメール（３）の本体部分が付加されない。

ＣＰＵ１１は、次に直近に送信したメール（２）を抽出するが、送信元が自分自身であることからメール（２）をスキップし、次に直近に受信したメール（１）を抽出する。メール（１）は、送信元が自分自身ではないことから、図７（ｄ）に示すように履歴情報としてメール（１）が追加される。

このように、返信メールを作成した後でも、最初の質問を含む電子メールを送信した「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏に対して、回答を含む返信メールを直接的に作成することができ、従来のように「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏から受信した電子メールを検索するのに要する時間を短縮することができる。

もちろん、履歴情報を複数回遡って、返信メールとして引用する対象となる電子メールを特定しても良い。図８は、本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置１の、履歴情報を複数回遡る場合の返信メールを作成する過程の説明図である。図８（ａ）は返信メール作成前の送受信した電子メールの履歴情報の例示図である。図８（ａ）では、「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏からプロジェクトマネージャーへ質問メールが送信され（メール（５））、プロジェクトマネージャーはエンジニアに転送して（メール（４））、エンジニアから回答を受信している（メール（１））。それでも詳細が把握できないので、プロジェクトマネージャーはエンジニアに再度質問メールを送信し（メール（２））、エンジニアから詳細な回答を受信した状態となっている（メール（３））。

本実施の形態では、受信した電子メールの表示画面の上方に、返信メールの作成指示及び抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を同時に受け付けるボタンが配置されている。「Ｒｅｐｌｙｂａｃｋｗｉｔｈ」ボタン８１がマウス２２等でクリック操作された場合、ＣＰＵ１１は、まず最も直近に受信した電子メールであるメール（３）を抽出する。同時にＣＰＵ１１は、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたと判断するので（図５のステップＳ５０２：ＹＥＳ）、図８（ｂ）に示すように、返信メールには抽出したメール（３）の本体部分が付加される。

ＣＰＵ１１は、次に直近に送信したメール（２）を抽出するが、送信元が自分自身であることからメール（２）をスキップし、次に直近に受信したメール（１）を抽出する。メール（１）は、送信元が自分自身ではないことから、図８（ｂ）に示すように履歴情報としてメール（１）及びそれ以前に送受信していたメール（４）、メール（５）が追加される。

そして、作成された返信メールの表示画面の上方に、抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けるボタンが配置されている。「Ｂａｃｋｗｉｔｈ」ボタン８２がマウス２２等でクリック操作された場合、ＣＰＵ１１は、まず最も直近に受信した電子メールであるメール（１）を抽出する。ＣＰＵ１１は、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたと判断するので（図５のステップＳ５０２：ＹＥＳ）、図８（ｃ）に示すように、返信メールには抽出したメール（１）の本体部分が付加される。

ＣＰＵ１１は、次に直近に送信したメール（４）を抽出するが、送信元が自分自身であることからメール（４）をスキップし、次に直近に受信したメール（５）を抽出する。メール（５）は、送信元が自分自身ではないことから、図８（ｃ）に示すように履歴情報としてメール（５）が追加される。

一方、「Ｂａｃｋｗ／ｏ」ボタン８３がマウス２２等でクリック操作された場合、ＣＰＵ１１は、まず最も直近に受信した電子メールであるメール（１）を抽出する。ＣＰＵ１１は、本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けていないと判断するので（図５のステップＳ５０２：ＮＯ）、図８（ｄ）に示すように、返信メールには抽出したメール（１）の本体部分が付加されない。

ＣＰＵ１１は、次に直近に送信したメール（４）を抽出するが、送信元が自分自身であることからメール（４）をスキップし、次に直近に受信したメール（５）を抽出する。メール（５）は、送信元が自分自身ではないことから、図８（ｄ）に示すように履歴情報としてメール（５）が追加される。

このように、送受信した電子メールからなる履歴情報を複数回遡ることにより、最初の質問を含む電子メールを送信した「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏に対して、回答を含む返信メールを直接的に作成することができ、従来のように「ＨｏｇｅＨｏｇｅ」氏から受信した電子メールを検索するのに要する時間を短縮することができる。

以上のように本実施の形態によれば、複数の使用者間で電子メールが複数回交換された場合であっても、返信メールとして引用する対象となる過去の電子メールを効率的に検索することができ、検索された電子メールの本体部分を付加して返信メールを作成することが可能となる。また、過去の電子メールの本体部分を付加するか否かの指示を受け付けることにより、用途に応じて見やすい返信メールを作成することが可能となる。

なお、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨の範囲内であれば多種の変更、改良等が可能である。例えば返信メールの作成指示、本体部分が必要である旨を示す指示等を、表示画面に配置されたボタンのクリック操作で行うことに限定されるものではなく、各種のアイコンのクリック操作、ドラッグアンドドロップ操作等、様々な操作を用いて指示を行えば良い。

本発明の実施の形態に係る返信メールの作成を支援する返信メール作成支援装置の構成例を示すブロック図である。本発明の実施の形態における履歴情報の定義の説明図である。電子メールの構造の定義の例示図である。本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置の機能ブロック図である。本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置のＣＰＵの処理手順を示すフローチャートである。本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置の返信メールを作成する過程の説明図である。本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置の、返信メールを一度作成してから所望の返信メールへ変更する過程の説明図である。本発明の実施の形態に係る返信メール作成支援装置の、履歴情報を複数回遡る場合の返信メールを作成する過程の説明図である。

符号の説明

１返信メール作成支援装置
２ネットワーク
３コンピュータ
１１ＣＰＵ
１２メモリ
１３記憶装置
１４Ｉ／Ｏインタフェース
１５ビデオインタフェース
１６可搬型ディスクドライブ
１７通信インタフェース
１８内部バス
２３表示装置
９０可搬型記録媒体
１００コンピュータプログラム
１３１履歴情報記憶部

Claims

受信又は送信した、ヘッダ部分と本体部分とで構成された電子メールを時系列に履歴情報として記憶する履歴情報記憶手段と、
記憶してある履歴情報から最も直近に記憶された電子メールを抽出する第一の抽出手段と、
該第一の抽出手段で抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付ける指示受付手段と、
該指示受付手段で本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたか否かを判断する判断手段と、
該判断手段で指示を受け付けたと判断した場合、前記電子メールの本体部分を記憶する本体部分記憶手段と、
記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを抽出する第二の抽出手段と、
該第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致するか否かを判断する送信元判断手段と、
該送信元判断手段で一致しないと判断した場合、送信元のアドレスを返信メールの送信先のアドレスに設定するアドレス設定手段と、
記憶してある前記電子メールの本体部分を前記返信メールに付加する本体部分付加手段と、
前記第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メール以前の履歴情報を前記返信メールに追加する履歴情報追加手段と
を備える装置。
前記送信元判断手段で、前記第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致すると判断した場合、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを、両者が一致しないと判断するまで順次抽出するようにしてある請求項１記載の装置。
返信メールの作成指示を受け付ける返信指示受付手段を備え、
該返信指示受付手段で返信メールの作成指示を受け付け、通常の返信メールを作成した後に、前記第一の抽出手段での電子メールの抽出を開始するようにしてある請求項１又は２記載の装置。
電子メールを送受信することができるコンピュータで実行することが可能な方法において、
受信又は送信した、ヘッダ部分と本体部分とで構成された電子メールを時系列に履歴情報として記憶するステップと、
記憶してある履歴情報から最も直近に記憶された電子メールを抽出するステップと、
抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けるステップと、
本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたか否かを判断するステップと、
指示を受け付けたと判断した場合、前記電子メールの本体部分を記憶するステップと、
記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを抽出するステップと、
抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致するか否かを判断するステップと、
一致しないと判断した場合、送信元のアドレスを返信メールの送信先のアドレスに設定するステップと、
記憶してある前記電子メールの本体部分を前記返信メールに付加するステップと、
抽出した次に直近に記憶された電子メール以前の履歴情報を前記返信メールに追加するステップと
を含む方法。
抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致すると判断した場合、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを、両者が一致しないと判断するまで順次抽出する請求項４記載の方法。
返信メールの作成指示を受け付けるステップと、
通常の返信メールを作成した後に、電子メールの抽出を開始するステップと
を含む請求項４又は５記載の方法。
電子メールを送受信することができるコンピュータで実行することが可能なコンピュータプログラムにおいて、
前記コンピュータを、
受信又は送信した、ヘッダ部分と本体部分とで構成された電子メールを時系列に履歴情報として記憶する履歴情報記憶手段、
記憶してある履歴情報から最も直近に記憶された電子メールを抽出する第一の抽出手段、
該第一の抽出手段で抽出した電子メールの本体部分が必要である旨を示す指示を受け付ける指示受付手段、
該指示受付手段で本体部分が必要である旨を示す指示を受け付けたか否かを判断する判断手段、
該判断手段で指示を受け付けたと判断した場合、前記電子メールの本体部分を記憶する本体部分記憶手段、
記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを抽出する第二の抽出手段、
該第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致するか否かを判断する送信元判断手段、
該送信元判断手段で一致しないと判断した場合、送信元のアドレスを返信メールの送信先のアドレスに設定するアドレス設定手段、
記憶してある前記電子メールの本体部分を前記返信メールに付加する本体部分付加手段、及び
前記第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メール以前の履歴情報を前記返信メールに追加する履歴情報追加手段
として機能させるコンピュータプログラム。
前記コンピュータを、
前記送信元判断手段で、前記第二の抽出手段で抽出した次に直近に記憶された電子メールのヘッダ部分の送信元に関する情報が、返信メールの作成者に関する情報と一致すると判断した場合、記憶してある履歴情報から次に直近に記憶された電子メールを、両者が一致しないと判断するまで順次抽出する手段
として機能させる請求項７記載のコンピュータプログラム。
前記コンピュータを、
返信メールの作成指示を受け付ける返信指示受付手段、及び
該返信指示受付手段で返信メールの作成指示を受け付け、通常の返信メールを作成した後に、前記第一の抽出手段での電子メールの抽出を開始する手段として機能させる請求項７又は８記載のコンピュータプログラム。