JP4946916B2 - 情報管理装置、情報管理方法、及び、情報管理プログラム - Google Patents
情報管理装置、情報管理方法、及び、情報管理プログラム Download PDFInfo
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Description
本情報処理装置は、ユーザ端末から送信された受信情報及び当該ユーザ端末に対して送信された送信情報を管理する情報管理装置において、任意の一の受信情報に関して前記ユーザ端末とやり取りした受信情報及び送信情報を履歴情報として保存して管理する履歴情報管理手段と、前記ユーザ端末とやり取りした受信情報及び送信情報を一又は複数の項目に分け、当該受信情報及び送信情報のうち最新となる最新情報を、前記任意の一の受信情報ごとに保存して管理する最新情報管理手段と、前記受信情報及び送信情報を送受信する送受信手段と、前記送受信手段が送受信した受信情報及び/又は送信情報を、操作者の指示に基づいて前記一又は複数の項目ごとに分け、当該項目ごとにタグ情報を付与するタグ付与手段と、前記タグ付与手段により付与されたタグ情報と前記最新情報管理手段により管理される最新情報における前記一又は複数の項目とを関連付ける関連付手段と、前記関連付手段が関連付けた結果に基づいて、当該最新情報を当該受信情報及び/又は送信情報で更新する最新情報更新手段とを備えるものである。
また、一つの受信情報に同じ項目が繰り返して付与される場合には、それぞれについて最新情報を管理するようにしてもよい。例えば、受信情報に質問事項と回答というタグが3回繰り返して付与される場合、つまり、一つの受信情報に3つの異なる質問事項が含まれる場合には、3つの最新情報を最新情報管理手段が管理する。
本情報処理装置は、前記関連付手段が関連付けた結果に基づいて、前記最新情報管理手段が管理する最新情報と前記受信情報及び/又は送信情報との相違を前記一又は複数の項目ごとに検出する相違検出手段を備え、前記最新情報更新手段が、前記相違検出手段にて検出された結果に基づいて、前記最新情報管理手段にて管理される最新情報と前記受信情報及び/又は送信情報が異なる項目について、当該最新情報を当該受信情報及び/又は送信情報で更新するものである。
本情報処理装置は、前記履歴情報管理手段及び最新情報管理手段を関連付けるデータ関連付手段を備え、前記データ関連付手段が、前記履歴情報管理手段にて管理される履歴情報及び最新情報管理手段にて管理される最新情報のいずれか一の情報が更新された場合に、他の情報についても同一の更新を行うものである。
本情報処理装置は、前記最新情報管理手段が管理する最新情報を前記一又は複数の項目に分けて表示する表示制御手段を備え、前記表示制御手段が、前記最新情報について前記データ関連付手段にて関連付けられた履歴情報及び/又は履歴に関する履歴関連情報を、前記一又複数に分けて表示された項目ごとに表示するように制御するものである。
本情報処理装置は、前記履歴関連情報が履歴数であり、当該履歴数に基づいて前記最新情報管理手段が管理する最新情報の表示色及び/又は色の濃淡を設定する表示色設定手段を備えるものである。
(1.構成と機能)
(1−1 ハードウェア構成)
図1は、本実施形態に係る情報管理装置のハードウェアの構成を示すブロック図である。情報管理装置100は、CPU(Central Processing Unit)101、RAM(Random Access Memory)102、ROM(Read Only Memory)103、フラッシュメモリ(Flash memory)104、外部記憶装置であるHD(Hard disk)105、LAN(Local Area Network)カード106、マウス107、キーボード108、ビデオカード109、このビデオカード109と電気的に接続する表示装置であるディスプレイ109a、サウンドカード110、このサウンドカード110と電気的に接続する音出力装置であるスピーカ110a及びフレキシブルディスク、CD−ROM、DVD−ROM等の記憶媒体を読み書きするドライブ111からなる。
なお、上記ハードウェア構成はあくまで一例を示したものであり、構成要素の変更をすることができるのは当然である。
図2は、本実施形態に係る情報管理装置のモジュール構成図である。情報管理装置100は、送受信部210と、タグ付与部220と、タグ識別部230と、タグ関連付部240と、履歴データ部250と、最新データ部260と、データ関連付部270と、表示制御部280とを備える。
タグ関連付部240は、タグ付与部220で付与されたタグ情報又はタグ識別部230で識別されたタグ情報と、最新データ部260に格納されている一又は複数の項目に分けられた最新情報の各項目とを関連付ける処理を行う。
図5は、本実施形態に係る情報管理装置の動作を示すフローチャートである。まず、顧客端末205から送信された情報を情報管理装置100が受信情報として受信し(ステップS501)、履歴データ部250に受信した受信情報を追加する(ステップS502)。受信情報の差出人、宛先、件名、本文等の情報から新規案件か継続案件かを判定する(ステップS503)。例えば、受信情報が電子メールであり、同一差出人から送信された情報で、件名の先頭に「Re:」が付与されている場合は、継続案件の可能性が高い。また、本文中に引用文が含まれている場合も、先回のやり取りを引用した継続案件である可能性が高いと判断することができる。このように、差出人、宛先、件名、本文等の情報を総合的に判断して新規案件か継続案件かを判定する。
受信情報601を受信した管理者は、受信情報601に応答する送信情報604を生成する。送信情報604を生成する際には、項目ごとにタグを付与した状態で生成する。ここでは、《》に挟まれた部分をタグとして定義しておく。送信情報604が生成され、送信されると、履歴データ部250に履歴情報605として追加され、最新データ部260の最新情報603が項目ごとに更新される。
また、送信情報を生成する際には内容に変更がない、課題、発明の効果については省略してもよい。
なお、送信情報を生成する際には内容に変更がある、結論のみを記載するようにしてもよい。
なお、このステップS515からステップS514までの処理は、図6及び図7で説明した処理の組み合わせであるため、詳細な説明は省略する。
以下に本発明の第2の実施形態を説明するが、第1の実施形態に係る情報管理装置を前提とするため、第1の実施形態と異なる箇所のみ説明する。
(1.構成と機能)
図9は、本実施形態に係る情報管理装置のモジュール構成図である。第1の実施形態と異なる点は相違検出部910を備えている点である。
相違検出部910は、受信情報又は送信情報に付与されたタグが示す内容と最新データ部260の最新情報の項目ごとの内容との相違を検出する処理を行う。相違が検出された項目については、最新情報を更新し、相違が検出されない項目については、最新情報を更新しない。
図10は、本実施形態に係る情報管理装置の動作を示すフローチャートである。ステップS501からステップS507までの処理は第1の実施形態と同様であるため説明は省略する。ステップS503で新規案件の場合にステップS507で送信情報を送信すると、送信情報に含まれるタグが示す内容と最新データ部260に格納された最新情報との相違をタグごとに検出する(ステップS507a)。相違が検出されたタグについてのみ、ステップS508で最新情報が更新される。以降の処理は第1の実施形態と同様であるため説明は省略する。
(1.項目ごとの履歴表示)
本実施形態に係る情報管理装置は、表示制御部280により最新情報が表示されている状態でも項目ごとに履歴情報を表示することができる。図11は、項目ごとに履歴情報を表示した状態を示す図である。例えば、1番の案件について履歴を参照したい項目をマウスで選択し(図11では、項目「要望内容」を選択)、右クリックをすると、「要望内容」についての過去の履歴が表示される。
なお、変更のタイミングが同じである項目のみではなく、関連する項目を予め登録しておき、その登録内容に基づいて履歴情報の表示を制御してもよい。
上記項目ごとの履歴情報と併せて、履歴に関する履歴関連情報も項目ごとに表示することができる。履歴関連情報とは、項目ごとの履歴情報の数、項目ごとの最新情報の一つ前の履歴情報の作成日時、項目ごとの履歴情報を生成した人、項目ごとの最古の履歴情報の作成日時等、項目ごとの履歴情報に関する様々な情報を含む。また、これらの情報は、履歴情報が表示される時に併せて表示するようにしてもよいし、最新情報と併せて常時表示するようにしてもよいし、マウスで選択しているときのみポップアップで表示するようにしてもよい。
表示制御部280は、表示色設定部を備えており、履歴情報の数に応じて表示の色や濃淡を設定する処理を行う。例えば、履歴情報の数が多いほど色の濃くすることで、管理者が一見して履歴情報の数を相対的に把握することができる。また、関連する項目同士を同じ色で設定したり、差出人、宛先ごとに色を設定することで管理が行いやすくなる。
101 CPU
102 RAM
103 ROM
104 フラッシュメモリ
105 HD
106 LANカード
107 マウス
108 キーボード
109 ビデオカード
109a ディスプレイ
110 サウンドカード
110a スピーカ
205 顧客端末
210 送受信部
220 タグ付与部
230 タグ識別部
240 タグ関連付部
250 履歴データ部
260 最新データ部
270 データ関連付部
280 表示制御部
601 受信情報
602 履歴情報(受信情報)
603 最新情報
604 送信情報
605 履歴情報(送信情報)
701 受信情報
702 履歴情報(受信情報)
703 最新情報
704 送信情報
705 履歴情報(送信情報)
910 相違検出部
Claims (7)
- ユーザ端末から送信された受信情報及び当該ユーザ端末に対して送信された送信情報を管理する情報管理装置において、
任意の一の受信情報に関して前記ユーザ端末とやり取りした受信情報及び送信情報を履歴情報として保存して管理する履歴情報管理手段と、
前記ユーザ端末とやり取りした受信情報及び送信情報を一又は複数の項目に分け、当該受信情報及び送信情報のうち最新となる最新情報を、前記任意の一の受信情報ごとに保存して管理する最新情報管理手段と、
前記受信情報及び送信情報を送受信する送受信手段と、
前記送受信手段が送受信した受信情報及び/又は送信情報を、操作者の指示に基づいて前記一又は複数の項目ごとに分け、当該項目ごとにタグ情報を付与するタグ付与手段と、
前記タグ付与手段により付与されたタグ情報と前記最新情報管理手段により管理される最新情報における前記一又は複数の項目とを関連付ける関連付手段と、
前記関連付手段が関連付けた結果に基づいて、当該最新情報を当該受信情報及び/又は送信情報で更新する最新情報更新手段とを備えることを特徴とする情報管理装置。 - 請求項1に記載の情報管理装置において、
前記関連付手段が関連付けた結果に基づいて、前記最新情報管理手段が管理する最新情報と前記受信情報及び/又は送信情報との相違を前記一又は複数の項目ごとに検出する相違検出手段を備え、
前記最新情報更新手段が、前記相違検出手段にて検出された結果に基づいて、前記最新情報管理手段にて管理される最新情報と前記受信情報及び/又は送信情報が異なる項目について、当該最新情報を当該受信情報及び/又は送信情報で更新することを特徴とする情報管理装置。 - 請求項1又は2に記載の情報管理装置において、
前記履歴情報管理手段及び最新情報管理手段を関連付けるデータ関連付手段を備え、
前記データ関連付手段が、前記履歴情報管理手段にて管理される履歴情報及び最新情報管理手段にて管理される最新情報のいずれか一の情報が更新された場合に、他の情報についても同一の更新を行うことを特徴とする情報管理装置。 - 請求項1ないし3のいずれかに記載の情報管理装置において、
前記最新情報管理手段が管理する最新情報を前記一又は複数の項目に分けて表示する表示制御手段を備え、
前記表示制御手段が、前記最新情報について前記データ関連付手段にて関連付けられた履歴情報及び/又は履歴に関する履歴関連情報を、前記一又複数に分けて表示された項目ごとに表示するように制御することを特徴とする情報管理装置。 - 請求項4に記載の情報管理装置において、
前記履歴関連情報が履歴数であり、当該履歴数に基づいて前記最新情報管理手段が管理する最新情報の表示色及び/又は色の濃淡を設定する表示色設定手段を備えることを特徴とする情報管理装置。 - ユーザ端末から送信された受信情報及び当該ユーザ端末に対して送信された送信情報をコンピュータが管理する情報管理方法において、
任意の一の受信情報に関して、前記ユーザ端末とやり取りした受信情報及び送信情報を履歴情報として保存する履歴情報保存ステップと、
前記ユーザ端末とやり取りした受信情報及び送信情報を一又は複数の項目に分け、当該受信情報及び送信情報のうち最新となる最新情報を、前記任意の一の受信情報ごとに保存する最新情報保存ステップと、
前記受信情報及び送信情報を送受信する送受信ステップと、
前記送受信ステップで送受信した受信情報及び/又は送信情報を、前記一又は複数の項目ごとに分け、当該項目ごとにタグ情報を付与するタグ情報付与ステップと、
前記タグ情報付与ステップで付与されたタグ情報と前記最新情報保存ステップで保存された最新情報における前記一又は複数の項目とを関連付ける関連付ステップと、
前記関連付ステップで関連付けられた結果に基づいて、当該最新情報を当該受信情報及び/又は送信情報で更新する最新情報更新ステップとを含むことを特徴とする情報管理方法。 - ユーザ端末から送信された受信情報及び当該ユーザ端末に対して送信された送信情報を管理するようにコンピュータを機能させるための情報管理プログラムにおいて、
任意の一の受信情報に関して、前記ユーザ端末とやり取りした受信情報及び送信情報を履歴情報として保存して管理する履歴情報管理手段と、
前記ユーザ端末とやり取りした受信情報及び送信情報を一又は複数の項目に分け、当該受信情報及び送信情報のうち最新となる最新情報を、前記任意の一の受信情報ごとに保存して管理する最新情報管理手段と、
前記受信情報及び送信情報を送受信する送受信手段と、
前記送受信手段が送受信した受信情報及び/又は送信情報を、前記一又は複数の項目ごとに分け、当該項目ごとにタグ情報を付与するタグ情報付与手段と、
前記タグ情報付与手段により付与されたタグ情報と前記最新情報管理手段により管理される最新情報における前記一又は複数の項目とを関連付ける関連付手段と、
前記関連付手段が関連付けた結果に基づいて、当該最新情報を当該受信情報及び/又は送信情報で更新する最新情報更新手段としてコンピュータを機能させるための情報管理プログラム。
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