JP2008186166A - 情報処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 管理サーバが画像形成装置を監視するシステムにおいて、サーバでの負荷やサービスコストを低減させるためのシステムを提供することである。
【解決手段】 本システムは、画像形成装置、管理サーバ、通知先端末によって構成され、管理サーバは保守担当者を割り当てたら、保守担当者の連絡先情報を画像形成装置に送信し、さらに、保守担当者の連絡先情報を受信した画像形成装置は以降の障害について保守担当者の連絡先に通知する。
【選択図】 図１７

Description

本発明は、複合機やプリンタなどの画像形成装置を遠隔から監視するシステムにおいて、管理サーバが画像形成装置で発生した障害などの状態変化に対し保守担当者を割り当てるためのシステムおよび方法に関するものである。

従来、管理サーバが画像形成装置での障害などに対し保守担当者を割り当て、円滑に画像形成装置をメンテナンスする技術として、次のような技術が開示されている。

（１）管理サーバで保守担当者の位置や稼動の状態情報を利用して保守担当者を割り当てる技術（例えば、特許文献１参照）がある。

（２）顧客が画像形成装置から管理サーバに保守担当者派遣依頼を行い、管理サーバで保守担当者を決定する。そして、管理サーバが派遣する保守担当者の派遣情報を画像形成装置に送信し、画像形成装置で表示する技術（例えば、特許文献２参照）などもある。
特開2004-110496号公報 特開2006-92008号公報

しかしながら、前述の（１）の技術では、同一の画像形成装置で複数の障害は発生した場合でも、障害ごとに保守担当者を割り当ててしまうことになる。このような場合、同一の画像形成装置に複数の保守担当者を割り当ててしまう可能性がある。

また、前述の（２）の技術では、画像形成装置で別の障害が発生した場合、顧客が保守担当者に通報しないと、保守担当者に追加の修理情報が伝わらない。このような場合、保守担当者は一度サービス拠点に戻り、追加の修理のために準備を整えて出直すことになる可能性がある。

上述した従来の技術では、いずれも管理サーバだけが保守担当者に通知する技術であるため、管理サーバの負荷が増加してしまう。さらに、保守担当者を重複して割り当てたり、一度の顧客訪問でメンテナンスを完了できなかったりすることで、サービスコストが増加してしまう可能性がある。

上述した課題を解決するために、請求項１記載の本発明は、管理サーバと画像形成装置によって構成される情報処理システムであり、管理サーバは、画像形成装置から画像形成装置のステータス情報を受信する手段と受信した画像形成装置のステータス情報を管理する手段と画像形成装置を保守する保守担当者の割り当て状況を判定する手段とステータスに変化があった画像形成装置に保守担当者を割り当てる手段と保守担当者の連絡先を管理する手段と画像形成装置に保守担当者の連絡先を通知する手段とを具備し、画像形成装置は、画像形成装置のステータス変化を検知する手段と検知したステータス情報を管理する手段と画像形成装置から保守担当者の連絡先を受信する手段と受信した保守担当者の連絡先を管理する手段と保守担当者の連絡先の保有状況を判定する手段と保守担当者の連絡先の保有状況に応じてステータス情報の通知先を選択する手段と選択した通知先にステータス情報を通知する手段を備えることを特徴とする。

また、上述した課題を解決するために、請求項４記載の本発明は、管理サーバと画像形成装置によって構成される情報処理システムの制御方法であり、管理サーバにおいて、画像形成装置から画像形成装置のステータス情報を受信するステップと受信した画像形成装置のステータス情報を管理するステップと画像形成装置を保守する保守担当者の割り当て状況を判定するステップとステータスに変化があった画像形成装置に保守担当者を割り当てるステップと保守担当者の連絡先を管理するステップと画像形成装置に保守担当者の連絡先を通知するステップとから構成され、画像形成装置において、画像形成装置のステータス変化を検知するステップと検知したステータス情報を管理するステップと画像形成装置から保守担当者の連絡先を受信するステップと受信した保守担当者の連絡先を管理するステップと保守担当者の連絡先の保有状況を判定するステップと保守担当者の連絡先の保有状況に応じてステータス情報の通知先を選択するステップと選択した通知先にステータス情報を通知するステップとから構成されることを特徴とする。

本発明によれば、管理サーバはすべての障害に対して保守担当者を割り当てる必要がなくなり、管理サーバの負荷を減らすことができる。また、管理サーバが同一の画像形成装置に複数の保守担当者を割り当ててしまうことがなくなり、サービスコストの増加を防ぐことができる。さらに、管理サーバに負荷をかけることなく、割り当てられた保守担当者に追加の障害情報を伝えることができる。

（実施例１）
図１は本発明の代表的な実施形態における情報処理システムの全体図である。同図は、管理サーバ１０と画像形成装置２０と通知先端末３０がネットワーク４０を介して接続されている。管理サーバ１０は画像形成装置２０の稼動状況を遠隔で監視する。画像形成装置２０にメンテナンスが必要なステータス変化が発生した場合、管理サーバ１０は画像形成装置２０のメンテナンスに保守担当者を割り当てる。保守担当者が行うメンテナンスには、障害箇所の修理のほか、カートリッジやドラムなどの部品および消耗品の交換も含まれる。保守担当者は情報処理システムが提供する各種サービスをサポートするため、本実施例ではサービスマンと呼ぶことにする。課金サーバ１０は印刷枚数を集計して課金を処理したり、部品の消耗度合いを算出したりすることもできる。画像形成装置２０は複合型プリンタ、MFP、複写機などの印刷装置であり、複数存在してもよい。また、通知先端末３０は携帯電話などであり、複数存在してよい。ネットワーク４０はインターネットやLANなどの回線である。まず、画像形成装置２０において、ステータス変化が検知される。そして、画像形成装置２０はステータス情報を管理サーバ１０に通知する。ステータス情報を受信した管理サーバ１０は、画像形成装置２０のメンテナンスのためにサービスマンを割り当てる。そして、管理サーバ１０は割り当てられたサービスマンの連絡先である通知先端末３０にメンテナンスを実施するように通知する。さらに、管理サーバ１０は画像形成装置２０に割り当てたサービスマンの連絡先情報を通知する。サービスマン連絡先を受信した画像形成装置２０でステータス変化を検知した場合は、画像形成装置２０はステータス情報をサービスマン連絡先である通知先端末３０に通知する。

図２は管理サーバ１０の構成を説明するための図である。管理サーバ１０は通信部１０１、画像形成装置ステータス管理部１０２、記憶部１０３、割り当て管理部１０４、通知情報処理部１０５によって構成される。通信部１０１は、管理サーバ１０におけるデータの送受信を管理する。たとえば、メール、HTTPなどの送信、受信を制御する。通信部１０１は画像形成装置２０からステータス情報を受信すると、画像形成装置ステータス管理部１０２を起動する。画像形成装置ステータス管理部１０２は、画像形成装置２０から受信した画像形成装置２０のステータス情報を管理する。画像形成装置ステータス管理部１０２は、記憶部１０３に受信したステータス情報を保存する。保存する記憶領域は画像処理装置ステータス情報テーブル１０３aである。記憶部１０３ではステータス種類テーブル１０３bを持ち、画像形成装置２０で検知されるステータスの種類に関する情報も保持している。ステータス情報を保存した画像形成装置ステータス管理部１０２は、割り当て管理部１０４を起動する。割り当て管理部１０４は、受信したステータス情報より画像形成装置２０に対してサービスマン割り当てが必要であるかを判断する。必要であるならば、サービスマンを割り当てる。割り当て管理部１０４は、割り当て管理テーブル１０３cとサービスマン連絡先テーブル１０３dを参照および更新して、割り当て処理を実施する。割り当て処理を完了したら、割り当て管理部１０４は、通知情報処理部１０５を起動する。通知情報処理部１０５は割り当て管理テーブル１０３cを確認して、サービスマン連絡先テーブル１０３dと画像形成装置管理テーブル１０３eより割り当て情報の通知先を取得する。さらに、画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aやユーザ情報テーブル１０３fより通知情報を取得し、通知データを作成する。通知情報処理部１０５は、メールやHTTPなどの機能と連動して通知データを作成する。通知情報処理部１０５は、通知データを通信部１０１に渡し、通信部１０１が指定された通知先に割り当て情報を送信する。自明であるため図示しないが、管理サーバ１０は管理サーバ１０の設定情報も記憶部１０３で保持している。たとえば、メール送受信で利用する管理サーバ１０のメールアドレスやIPアドレスなどのネットワーク情報である。

図３は画像形成装置２０の構成を説明するための図である。画像形成装置２０はステータス変化検知部２０１、記憶部２０２、通知管理部２０３、通知先管理部２０４、通信部２０５によって構成される。ステータス変化検知部２０１は、画像形成装置２０でのステータス変化を検知し、ステータス変化に関する履歴を記憶部２０２に登録する。ステータス変化は、記憶部２０２の画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aにて管理される。ステータス変化情報を登録したら、ステータス変化検知部２０１は、通知管理部２０３を起動する。通知管理部２０３はステータス情報を通知するための通知データを作成する。通知管理部２０３は通知先情報を取得するため、通知先管理部２０４を起動する。通知先管理部２０４は通知先管理テーブル２０２bを参照して適切な通知先情報を取得し、通知管理部２０３に通知先情報を渡す。通知管理部２０３は、通知データを作成するとき、画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２a、画像形成装置情報テーブル２０２cより通知情報を取得する。作成された通知データは通知管理部２０３により通信部２０５に渡され、通知先に通知される。

通知先管理部２０４は通知先情報を登録する処理も行う。通信部２０５は管理サーバ１０からサービスマン連絡先を受信すると、通知先管理部２０４を起動する。そして、通知先管理部２０４は通知先管理テーブル２０２bにサービスマン連絡先を登録する。

さらに、通知先管理部２０４は通知先管理テーブル２０２bからサービスマン連絡先を削除する処理も行う。ステータス変化検知部２０１がステータス変化を画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aに登録するとき、すべてのステータスが正常化しているかを確認する。正常化を検知したら、通知管理部２０３が通知先管理部２０４を起動して管理サーバ１０への通知先を取得し、管理サーバ１０へ正常稼動していることを通知する。管理サーバ１０への正常稼動通知を完了したら、通知先管理部２０４は通知先管理テーブル２０２bからサービスマン連絡先を削除する。

図４は管理サーバ１０で管理する画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aを説明するための図である。ステータス管理番号３０１は受信した画像形成装置２０のステータス情報を管理するための領域である。画像形成装置ID３０２はステータス情報の送信元である画像形成装置２０を識別する情報を管理するための領域である。画像形成装置IDはステータス情報とともに画像形成装置２０から送信される。ステータスコード３０３は受信したステータス情報に含まれるステータスコードを管理するための領域である。ステータス名３０４はステータスコードに対応する現象の名称を管理するための領域である。稼動状態３０５は該当するステータス情報の現在の状態を管理するための領域である。稼動状態は画像形成装置２０から送信されるステータス情報によって判別する。画像形成装置２０からのステータス情報にステータス変化検知時刻や通知時刻が含まれていたら、それらの情報を画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aで管理してもよい。

図５は管理サーバ１０で管理するステータス種類テーブル１０３bを説明するための図である。ステータスコード４０１は画像形成装置２０で検知されるさまざまなステータス変化を識別するために付与される情報を管理するための領域である。画像形成装置２０はステータス種類テーブル１０３bと同一のステータスコード情報を保有し、ステータス変化に対応するステータスコードを管理サーバ１０に送信する。ステータス名４０２はステータスコードに対応する現象の名称を管理するための領域である。画像形成装置２０からステータス情報を受信した管理サーバ１０は、ステータス種類テーブルを参照し、ステータスコードからステータス名を取得する。取得したステータス名は画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aの登録で使用され、ステータスコードに対応するステータス名として登録される。たとえば、トナー切れやジャム多発などであり、画像形成装置２０を管理するときに必要な情報である。通知レベル４０３はさまざまなステータスコードについて、それぞれがサービスマンを割り当てる対象であるのかを判別するための情報を管理するための領域である。実施例では、サービスマンの割り当てが必要な場合、割り当てられたサービスマンへの通知が必要となるため、通知対象と表現している。

図６は管理サーバ１０で管理する割り当て管理テーブル１０３cを説明するための図である。画像形成装置ID５０１はステータス情報の送信元である画像形成装置２０を識別するための情報を管理する領域である。画像形成装置ID５０１は、画像形成装置２０からのステータス情報とともに送信されてくる情報である。割り当てフラグ５０２は画像形成装置２０のステータス変化に対し、管理サーバ１０がサービスマンを割り当てたかどうかを識別するための情報を管理する領域である。サービスマンID５０３は画像形成装置２０のステータス変化に対し割り当てられたサービスマンを識別するための情報を管理する領域である。ステータス管理番号５０４はサービスマンが割り当てられたステータス情報を識別するための情報を管理する領域である。サービスマン通知済みフラグ５０５は、管理サーバ１０が画像形成装置２０のステータス変化に対し割り当てられたサービスマンに割り当てた旨を通知したがどうかを判別するための情報を管理するための領域である。画像形成装置通知済みフラグ５０６は、管理サーバ１０が画像形成装置２０のステータス変化に対し割り当てたサービスマンの連絡先を画像形成装置２０に通知したがどうかを判別するための情報を管理するための領域である。

図７は管理サーバ１０で管理するサービスマン連絡先テーブル１０３dを説明するための図である。サービスマンID６０１は、管理サーバ１０が画像形成装置２０のステータス変化に対し割り当てるサービスマンを識別するための情報を管理する領域である。連絡先６０２はサービスマンの連絡先情報を管理するための領域である。たとえば、サービスマン利用する携帯電話などの通知先端末３０の宛先情報であり、メールアドレスなどを管理する。担当ステータス管理番号６０３は、サービスマンに対して割り当てられたステータス情報のステータス管理番号である。担当ステータス管理番号６０３は、画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aのステータス管理番号３０１に相当する。一人のサービスマンに複数のステータス管理番号が割り当てられる場合もある。サービスマン連絡先テーブル１０３dでは、サービスマンIDに対応するサービスマンの名称なども管理してよい。

図８は管理サーバ１０で管理する画像形成装置管理テーブル１０３eを説明するための図である。画像形成装置ID７０１は、管理サーバ１０にステータス情報を送信してくる画像形成装置２０を識別するための情報を管理する領域である。この領域に登録される画像形成装置IDは、本発明のような情報処理システムで画像形成装置のメンテナンスサービスを実施する際に、サービス開始時に管理サーバ１０に初期登録される画像形成装置の識別情報である。登録はHTTPを利用して登録用WEB画面で登録するなどしてもよい。画像形成装置通知先７０２は画像形成装置２０に指定されたメールアドレスやIPアドレス、URLなどの通知先情報を保存するための領域である。管理サーバ１０はサービスマン割り当てを実施したら、該当する画像形成装置２０の通知先を画像形成装置管理テーブル１０３eから取得し、取得した通知先に対してサービスマン連絡先を通知する。画像形成装置管理テーブル１０３eでは、画像形成装置２０の設置場所情報なども管理して、サービスマンに通知する割り当て情報に含めてもよい。

図９は管理サーバ１０で管理するユーザ情報テーブル１０３fを説明するための図である。ユーザ情報は、本発明のような情報処理システムで画像形成装置のメンテナンスサービスを実施する際に、サービス開始時に管理サーバ１０に初期登録されるユーザに関する情報である。ユーザID801は、管理サーバ１０が画像形成装置２０を所有するユーザを識別するための情報を管理するための領域である。ユーザ名８０２はユーザIDに対応するユーザの名称を識別するための情報である。連絡先８０３は管理サーバ１０に登録されているユーザの連絡先を管理するための領域である。ユーザの連絡先情報は、管理サーバ１０がサービスマンに通知する割り当て情報に含めるなどして利用する。住所８０４は管理サーバ１０に登録されているユーザの所在地を管理するための領域である。ユーザの住所情報も、管理サーバ１０がサービスマンに通知する割り当て情報に含めるなどして利用してよい。画像形成装置ID８０５は、ユーザが所有する画像形成装置２０の識別情報を管理するための領域である。一人のユーザが複数の画像形成装置を保有する場合もある。

図１０は画像形成装置２０で管理する画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aを説明するための図である。ステータス管理番号９０１は画像形成装置２０で検知したステータスの変化を管理するための識別情報を管理する領域である。ステータスコード９０２は画像形成装置２０で検知されるさまざまなステータス変化を識別する情報を管理するための領域である。ステータスコード９０２には、ステータス変化に応じて、管理サーバ１０のステータス種類テーブル１０３bで管理されるステータスコードと同一の情報が登録される。自明であるため図示しないが、画像形成装置２０は、管理サーバ１０のステータス種類テーブル１０３bと対になるステータス一覧情報を保有する。画像形成装置２０はステータスコードに対応するステータス名も保有し、画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aで管理してもよい。検知時刻９０３は、画像形成装置２０がステータス変化を検知した時刻を管理するための領域である。稼動状況９０４は画像形成装置２０によって検知され登録されたステータス情報が現在どのような稼動状態であるのかを識別する情報を管理する領域である。稼動状態は、すでに正常稼動が確認されたのか、同じステータスが継続されているのかという情報である。通知対処情報９０５は検知したステータス情報を通知したかどうかを管理するための領域である。通知先９０６は通知対処情報９０５が通知済みである場合、ステータス情報を通知した通知先の情報を管理するための領域である。たとえば、通知先のメールアドレスが登録される。

図１１は画像形成装置２０で管理する通知先管理テーブル２０２bを説明するための図である。通知先１００１は画像形成装置２０で検知したステータス変化を通知する宛先を管理するための領域である。たとえば、メールアドレスが登録される。通知先属性１００２は通知先１００１に登録された通知先情報が管理サーバ１０向けであるのか、サービスマンが保有する通知先端末３０向けであるのかを識別する情報を管理するための領域である。

図１２は画像形成装置２０が画像形成装置２０に関する情報を管理する画像形成装置情報テーブル２０２cを説明するための図である。画像形成装置ID１１０１には画像形成装置２０に指定された識別情報が登録される。MACアドレス１１０２には画像形成装置２０が保有するMACアドレスが登録される。さらに、IPアドレス１１０３には画像形成装置２０に指定されたIPアドレスが登録される。画像形成装置２０にメール機能がある場合、メールアドレス１１０４には画像形成装置２０に指定されたメールアドレスが登録される。

図１３はサービスマン連絡先が管理サーバ１０から画像形成装置２０に通知されるときのデータの構造を示すものである。たとえば、通知先と通知内容であるサービスマン連絡先によって構成される。通知先は、画像形成装置管理テーブル１０３eの画像形成装置通知先７０２から取得する。さらに、サービスマン連絡先は、サービスマン連絡先テーブル１０３dから取得する。

図１４は画像形成装置２０から管理サーバ１０にステータス情報が通知されるときのデータの構造を示すものである。たとえば、通知先と画像形成装置IDとステータスコードとステータス変化検知時刻によって構成される。通知先は、通知先管理テーブル２０２bの通知先１００１から取得する。通知先管理テーブル２０２bにサービスマン向けの通知先が登録されていない場合、通知先は管理サーバ向けの通知先を利用する。サービスマン向けの通知先が登録されている場合、通知先はサービスマン向けの通知先を利用する。ただし、ステータスの変化として画像形成装置２０の正常稼動を検知した場合、画像形成装置２０は通常と異なる方法で通知先を取得する。この場合、画像形成装置２０は通知先管理テーブル２０２bにサービスマン向けの通知先が登録されていても、管理サーバ向けの通知先を取得する。画像形成装置IDは画像形成装置情報テーブル２０２cの画像形成装置ID１１０１の登録情報を取得する。画像形成装置IDは管理サーバ１０に対してどの画像形成装置２０からの通知であるかを明示するために用いる。ステータスコードはステータス変化の内容を識別するための情報である。図１０の説明のとおり図示していないが、画像形成装置２０が保有する管理サーバ１０のステータス種類テーブル１０３bと対になるステータス一覧情報から取得する。ステータス変化検知時刻は、ステータス変化検知部２０１がステータス変化を検知したときに画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aに登録した情報である。

図１５は管理サーバ１０がサービスマンを割り当てたときにサービスマン連絡先に通知するメールの例である。メール作成は通知情報処理部１０５が行い、記憶部１０３から情報を取得することにより実施される。送信元のメールアドレスは、図２で述べた管理サーバ１０の設定情報として保持している管理サーバ１０のメールアドレスである。通知先のメールアドレスは、サービスマン連絡先テーブル１０３dの通知先６０２の登録情報を利用し、割り当てられたサービスマンの通知先メールアドレスを取得する。件名にはサービスマン割り当てに関する通知であることを記述する。メール本文にもサービスマン割り当てに関する通知であることを記述する。メール本文にサービスマンを特定する情報として、サービスマンIDを記載する。サービスマンIDはサービスマン連絡先テーブル１０３dから取得する。画像形成装置ID、ステータス管理番号、ステータスコード、ステータス名は、画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aから取得する。ユーザ名、ユーザの連絡先は、ユーザ情報テーブル１０３fから取得する。

図１６は画像形成装置２０がサービスマン連絡先に通知するメールの例である。メール作成は通知管理部２０３が行い、記憶部２０２から情報を取得することにより実施される。送信元のメールアドレスは、画像形成装置情報テーブル２０２cのメールアドレス１１０４に登録されている画像形成装置２０のメールアドレスである。通知先のメールアドレスは、通知先管理テーブル２０２bに登録されているサービスマン向けのメールアドレスである。件名には画像形成装置２０でのステータス変化に関する通知であることを記述する。メール本文にも画像形成装置２０でのステータス変化に関する通知であることを記述する。画像形成装置IDは画像形成装置情報テーブル２０２cから取得する。ステータス番号とステータスコードは、画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aから取得する。ステータス名は図１０の説明で述べ、画像形成装置２０で保持しているステータス一覧情報などから、ステータスコードに対応するステータス名を取得する。

図１７は管理サーバ１０がサービスマンを割り当てるフローを説明するための図である。S101で処理を開始し、S102で画像形成装置２０からステータス情報を受信する。S103で画像形成装置ステータス管理部１０２が、画像処理装置ステータス情報テーブル１０３aに受信したステータス情報を保存する。S104で割り当て管理部１０４がステータス種類テーブル１０３bを参照し、受信したステータス情報が通知対象であるか、すなわち、サービスマンの割り当て対象であるかを判定する。サービスマン割り当てが必要であるならばS105に遷移し、不要ならばS111に遷移する。S105で割り当て管理部１０４は割り当て管理テーブル１０３cを参照して、画像形成装置２０に対してサービスマンが割り当てられているかを判定する。本実施例での画像形成装置２０はサービスマン連絡先を保持している場合、サービスマン連絡先にステータス情報を通知する。しかし、管理サーバ１０で画像形成装置２０の履歴だけ管理したいという場合、画像形成装置２０はサービスマン連絡先と管理サーバ１０の通知先にステータス情報を通知することになる。このような場合、S105の処理が必要となる。S105は、すでに画像形成装置２０にサービスマンが割り当てられている場合、画像形成装置２０にサービスマンを割り当てないための処理である。S105で画像形成装置２０に対してサービスマンが割り当てられていない場合、S106に遷移する。サービスマンが割り当てられていた場合、S111に遷移する。S106で割り当て管理部１０４はサービスマン連絡先テーブル１０３dからサービスマンを選出する。S107で割り当て管理部１０４はS106のサービスマン割り当て情報を割り当て管理テーブル１０３cに登録する。S108で通知情報処理部１０５はサービスマン連絡先テーブル１０３dからサービスマン連絡先を取得する。さらに、画像形成装置管理テーブル１０３eから画像形成装置２０への通知先を取得する。S109で通知情報処理部１０５はサービスマンへの通知データを作成し、サービスマン連絡先に通知する。通知情報処理部１０５は通知データを作成するため、画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aやユーザ情報テーブル１０３fから通知する情報を取得する。S110で通知情報処理部１０５は画像形成装置２０への通知データを作成し、画像形成装置２０の通知先へ通知する。通知情報処理部１０５は通知データを作成するために、サービスマン連絡先テーブル１０３dから画像形成装置２０に割り当てられたサービスマンのサービスマン連絡先を取得する。S111で処理を終了する。

図１８は画像形成装置２０が管理サーバ１０からサービスマン連絡先を受信するときのフローを説明するための図である。S201で処理を開始する。S202で画像形成装置２０は管理サーバ１０からサービスマン連絡先を受信する。画像形成装置２０の通信部２０５はサービスマン連絡先を受信すると、通知先管理部２０４を起動する。S203で通知先管理部２０４は、通知先管理テーブル２０２bにサービスマン連絡先を登録する。登録のとき、通知先管理部２０４はこの連絡先がサービスマン向けの連絡先であることを識別して登録する。S204で処理を終了する。

図１９は画像形成装置２０がステータス情報を通知するときのフローを説明するための図である。S301で処理を開始し、S302でステータス変化検知部２０１が画像形成装置２０でのステータス変化を検知する。S303でステータス変化検知部２０１は画像処理装置ステータス履歴テーブル２０２aに検知したステータス情報を登録する。S304で通知先管理部２０４は通知先管理テーブル２０２bを参照し、サービスマン向けの通知先情報が登録されているかを判別する。登録されていた場合、S305へ遷移する。登録されていなかった場合、S306へ遷移する。S305で通知先管理部２０４はステータス情報の通知先としてサービスマン連絡先を取得する。S306で通知先管理部２０４はステータス情報の通知先として管理サーバ１０への通知先を取得する。S307で通知管理部２０３はステータス情報を通知する対象に合わせた通知データを作成し、取得した通知先に対して通知データを送信する。管理サーバに通知する通知データは図１４のようになり、サービスマンに通知する通知データは図１６のようになる。S306へ遷移して管理サーバ１０へステータス情報を通知した場合、通知管理部２０３は画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aの通知対処情報９０５と通知先９０６を更新する。S308で処理を終了する。

図２０は画像形成装置２０が正常稼動したときの画像形成装置２０のフローを説明するための図である。S401で処理を開始する。S402でステータス変化検知部２０１がステータス変化を画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aに登録するとき、すべてのステータスが正常化しているかを確認する。画像形成装置２０の正常稼動を検知した場合、S403で通知管理部２０３は管理サーバ１０に画像形成装置２０が正常稼動したことを通知する。通知処理のため、通知管理部２０３は通知先管理部２０４を起動して管理サーバ１０への通知先を取得する。さらに、通知管理部２０３は通知データとして図１４で示すような通知データを作成する。S404で通知先管理部２０４は通知先管理テーブル２０２bからサービスマン連絡先を削除する。S405でステータス変化検知部２０１は、画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aの稼動状態９０４の内容を正常稼動へと更新する。画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aに正常稼動した時刻を記録する領域を保持してもよい。S406で処理を終了する。

図２１は管理サーバ１０がサービスマンの割り当てを解除するフローを説明するための図である。S501で処理を開始する。S502で管理サーバ１０は画像形成装置２０からのステータス情報を受信すると、通信部１０１は画像形成装置ステータス管理部１０２を起動する。S503で画像形成装置ステータス管理部１０２はステータス情報が画像形成装置２０の正常稼動を通知するものであることを判断する。その上で、画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aの該当する画像形成装置２０の情報を更新する。受信した通知データに含まれる画像形成装置IDから該当する画像形成装置２０を選出し、稼動状態３０５について正常稼動を示す情報に変更する。S504で割り当て管理部１０４は割り当て管理テーブル１０３cの該当する画像形成装置２０の情報を更新する。更新は、たとえば、該当する画像形成装置IDに関するレコードを削除したり、割り当て管理テーブル１０３cに正常稼動確認フラグを設けたりすることによって実施する。S505でサービスマン連絡先テーブル１０３dの該当するサービスマン連絡先の情報を更新する。割り当て管理部１０４が割り当て管理テーブル１０３cとサービスマン連絡先テーブル１０３dを参照し、該当するサービスマンIDに紐付けられているステータス管理番号を消去する。S506で処理を完了する。

本発明の代表的な実施形態における情報処理システムの全体を説明するための図である。 管理サーバ１０の構成を説明するための図である。 画像形成装置２０の構成を説明するための図である。 管理サーバ１０で管理する画像形成装置ステータス情報テーブル１０３aを説明するための図である。 管理サーバ１０で管理するステータス種類テーブル１０３bを説明するための図である。 管理サーバ１０で管理する割り当て管理テーブル１０３cを説明するための図である。 管理サーバ１０で管理するサービスマン連絡先テーブル１０３dを説明するための図である。 管理サーバ１０で管理する画像形成装置管理テーブル１０３eを説明するための図である。 管理サーバ１０で管理するユーザ情報テーブル１０３fを説明するための図である。 画像形成装置２０で管理する画像形成装置ステータス履歴テーブル２０２aを説明するための図である。 画像形成装置２０で管理する通知先管理テーブル２０２bを説明するための図である。 画像形成装置２０が画像形成装置２０に関する情報を管理する画像形成装置情報テーブル２０２cを説明するための図である。 サービスマン連絡先が管理サーバ１０から画像形成装置２０に通知されるときのデータの構造を示すものである。 画像形成装置２０から管理サーバ１０にステータス情報が通知されるときのデータの構造を示すものである。 管理サーバ１０がサービスマンを割り当てたときにサービスマン連絡先に通知するメールの例である。 画像形成装置２０がサービスマン連絡先に通知するメールの例である。 管理サーバ１０がサービスマンを割り当てるフローを説明するための図である。 画像形成装置２０が管理サーバ１０からサービスマン連絡先を受信するときのフローを説明するための図である。 画像形成装置２０がステータス情報を通知するときのフローを説明するための図である。 画像形成装置２０が正常稼動したときの画像形成装置２０のフローを説明するための図である。 管理サーバ１０がサービスマンの割り当てを解除するフローを説明するための図である。

Claims (6)

1. 管理サーバと画像形成装置によって構成され、
   管理サーバは、画像形成装置から画像形成装置のステータス情報を受信する手段と
   受信した画像形成装置のステータス情報を管理する手段と
   画像形成装置を保守する保守担当者の割り当て状況を判定する手段と
   ステータスに変化があった画像形成装置に保守担当者を割り当てる手段と
   保守担当者の連絡先を管理する手段と
   画像形成装置に保守担当者の連絡先を通知する手段とを持ち、
   画像形成装置は、画像形成装置のステータス変化を検知する手段と
   検知したステータス情報を管理する手段と
   画像形成装置から保守担当者の連絡先を受信する手段と
   受信した保守担当者の連絡先を管理する手段と
   保守担当者の連絡先の保有状況を判定する手段と
   保守担当者の連絡先の保有状況に応じてステータス情報の通知先を選択する手段と
   選択した通知先にステータス情報を通知する手段と
   を持つことを特徴とする情報処理システム。
2. 前記画像形成装置のステータス情報の通知先を選択する手段は画像形成装置で検知したステータス情報が画像形成装置の正常稼動を表す内容であった場合、保守担当者の連絡先を保有していても管理サーバへの通知先をステータス情報の通知先として選択することを特徴とする請求項１の情報処理システム。
3. 前記画像形成装置の保守担当者の連絡先を管理する手段は、画像形成装置の正常稼動に関するステータス情報が管理サーバの通知先に通知されたら、保守担当者の連絡先を管理対象から外すことを特徴とする請求項１の情報処理システム。
4. 管理サーバと画像形成装置によって構成される情報処理システムの制御方法で、
   管理サーバにおいて、画像形成装置から画像形成装置のステータス情報を受信するステップと
   受信した画像形成装置のステータス情報を管理するステップと
   画像形成装置を保守する保守担当者の割り当て状況を判定するステップと
   ステータスに変化があった画像形成装置に保守担当者を割り当てるステップと
   保守担当者の連絡先を管理するステップと
   画像形成装置に保守担当者の連絡先を通知するステップとから構成され、
   画像形成装置において、画像形成装置のステータス変化を検知するステップと
   検知したステータス情報を管理するステップと
   画像形成装置から保守担当者の連絡先を受信するステップと
   受信した保守担当者の連絡先を管理するステップと
   保守担当者の連絡先の保有状況を判定するステップと
   保守担当者の連絡先の保有状況に応じてステータス情報の通知先を選択するステップと
   選択した通知先にステータス情報を通知するステップと
   から構成されることを特徴とする情報処理システム制御方法。
5. 前記画像形成装置のステータス情報の通知先を選択するステップは画像形成装置で検知したステータス情報が画像形成装置の正常稼動を表す内容であった場合、保守担当者の連絡先を保有していても管理サーバへの通知先をステータス情報の通知先として選択するステップを含むことを特徴とする請求項４の情報処理システム制御方法。
6. 前記画像形成装置の保守担当者の連絡先を管理するステップは、画像形成装置の正常稼動に関するステータス情報が管理サーバの通知先に通知されたら、保守担当者の連絡先を管理対象から外すステップを含むことを特徴とする請求項４の情報処理システム制御方法。

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