JP2008287501A - 監視システム - Google Patents

Abstract

【課題】 画像形成装置を監視するシステムにおいて、顧客環境全体の状況を分析して各顧客環境のサポートすべき緊急度を判定し、サポートに携わる所定の通知先に判定内容を通知することで、質の高いメンテナンスサービス実現するためのシステムを提供することである。
【解決手段】 画像形成装置、通信装置、管理サーバ、操作端末によって構成され、顧客環境の画像形成装置をグループ化し、グループごとに緊急度を判定し、サポートすべきグループの順番を導き出す。さらに、緊急な状態にある画像形成装置を正常化するために必要な備品の有無を確認して、サービスマンに通知する。
【選択図】 図１３

Description

本発明は、複合機やプリンタなどの画像形成装置を遠隔から監視するシステムにおいて、管理サーバが画像形成装置のエラー状況を分析して通知するためのシステムおよび方法に関するものである。

従来、管理サーバが画像形成装置の動作状況を分析し関係者に通知する技術として、次のような技術が開示されている。

（１）画像形成装置のデータを送受信する通信装置によって、画像形成装置の状態情報が管理サーバに送信される。そして、管理サーバが該当の画像形成装置の状況情報をハイパーテキストで通知先に通知する技術（例えば、特許文献１参照）がある。

（２）また、顧客に提供されるすべてのサービスについてメンテナンスを行うシステムで、管理サーバは顧客環境で診断された状態情報を保持し、メンテナンスの必要性を判断し、メンテナンスが必要とされるサービスの部門へメールで通知する技術（例えば、特許文献２）などもある。

（３）その他にも、管理サーバで複数の画像形成装置の状態情報を保持し、クライアントからの照会に応じて複数の画像形成装置の動作状況を通知する技術（例えば、特許文献３参照）などがある。
特開2004-220560号公報 特開2003-058618号公報 特開2003-050685号公報

しかしながら、前述の（１）の技術では、複数の画像形成装置について状況情報は別々に通知されるため、通知先では顧客環境全体の情報を把握することができなかった。また、前述の（２）の技術では、顧客環境全体の状況を分析するものではなかった。さらに、前述の（３）の技術は、クライアントからの照会に応じて複数の画像形成装置の動作状況を通知するもので、緊急を要するエラーを所定の通知先に即座に知らせるものではない。

上述した従来の技術では、顧客環境全体の状況が勘案されていないため、本来重要度が異なるエラーを同等に扱ってしまうケースがあった。特に、顧客のオフィス内全体に複数のデバイスがある場合、次のような状況の違いが生じていてもその違いが考慮されない。

状況１. 画像形成装置が３台しかないオフィスで２台がエラーである。

状況２. 画像形成装置が１００台あるオフィスで２台がエラーである。

状況１の顧客環境では、即座にメンテナンスしないと業務が停止に近い状況になってしまうと推定できる。一方で、状況２の顧客環境では、即座のメンテナンスは必要であるが、稼動している他の画像形成装置で代用することで、状況１よりは直ちに業務停止に至らないと推定できる。このような場合、状況1 の緊急度が高いと判定し、サービスマンへ通知することが望ましい。

上述した課題を解決するために、本発明は、画像形成装置と管理サーバによって構成される監視システムであり、画像形成装置は、画像形成装置の動作状況情報を取得する手段と取得した動作状況情報を管理サーバへ送信する手段とを持ち、管理サーバは、１台以上の画像形成装置から構成される組み合わせを形成して管理する手段と画像形成装置から送信された動作状況情報を受信する手段と動作状況情報から画像形成装置の異常を表す情報を判別する手段と異常が認められた画像形成装置が属する組み合わせについての緊急度を判定する手段と各組み合わせの状態を比較して順番を付与する手段と異常が認められた画像形成装置について画像形成装置の備品を管理する環境に画像形成装置を正常稼動させるための備品が存在しているかを確認する手段と各組み合わせについての緊急度と各組み合わせに付与した順番情報と前記確認手段による画像形成装置の備品の有無を通知する手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、顧客環境全体を勘案してエラー状況をサービスマンに通知し、さらに、他の顧客環境の状況や各顧客環境におけるエラー対応に必要な備品の有無なども通知する。このため、サービスマンは緊急度の高い顧客や、どのような準備をするべきかを容易に判断できるようになり、画像形成装置のメンテナンスサービスの質を高めることができる。

（実施例１）
図１は本発明の代表的な実施形態における情報処理システムの全体構成図である。同図は、管理サーバ１０１と画像形成装置１０２と通信装置１０３とサービスマン用パーソナルコンピュータ（サービスマン用PC）１０４と顧客用パーソナルコンピュータ（顧客用PC）１０５がインターネット１０２を介して接続されている。まず、画像形成装置１０２において、コピーやプリントなどの処理が実施される。これにより画像形成装置１０２には課金カウンタ情報が蓄積される。また、コピーやプリントの動作時にエラーが発生した場合にはエラー情報が蓄積される。画像形成装置１０２に蓄積された情報は、管理サーバ１０１へ送信される。顧客環境によっては、通信装置１０３で顧客環境の画像形成装置１０２の送信情報を収集して、通信装置１０３が管理サーバ１０１へ送信することもある。送信された情報は、管理サーバ１０１に保存され、所定の分析処理に利用されたり、各種通知のために利用されたりする。管理サーバ１０１は各種通知のためにメールやWEBで閲覧可能なデータを生成し、メール送信したり、HTML形式のデータを返したりする。サービスマンはサービスマン用PC１０４でメールやHTML形式のデータを閲覧したり、管理サーバ１０１への各種設定処理を実施したりする。サービス内容によっては、管理サーバ１０１は顧客にメール送信したり、HTML形式のデータを提供したりする。顧客は顧客用PC１０５でメールやHTML形式のデータを閲覧したり、管理サーバ１０１への各種設定処理を実施したりする。

管理サーバ１０１は通信制御装置１０１ａ、制御部１０１ｂ、記憶部１０１ｃ、WEB制御部１０１ｄ、メール制御部１０１ｅによって構成される。通信制御部１０１ａは、画像形成装置１０２から送信されるエラー情報や課金カウンタ情報などの受信やサービスマン用PC１０４や顧客用PC１０５へのデータ送信を管理する。制御部１０１ｂは、課金カウンタ情報やエラー情報を用いた各種判定処理や集計処理を実施する。たとえば、課金処理や顧客環境の在庫管理処理やメンテナンスのための監視処理などがある。受信したデータを適切な形式に変換して保存したり、保存したデータを抽出して表示や送信のためにデータを生成したりもする。記憶部１０１ｃは、受信した課金カウンタ情報やエラー情報を保存する記憶領域である。WEB制御部１０１ｄは、制御部１０１ｂが生成した表示データをWEB閲覧可能な形式に変換する。メール制御部１０１ｅは、メールにデータを追加したり、メールからデータを取得したりする。また、メール送受信の履歴を管理したり、各種通知メールを作成したりもする。

画像形成装置１０２は、課金カウンタ情報やエラー情報や動作環境情報を管理サーバ１０１や通信装置１０３へ送信することができる。操作部１０２a、画像形成部１０２ｂ、制御部１０２ｃ、ネットワーク接続部１０２ｄ、メール制御部１０２e、記憶部１０２ｆ、読み取り部１０２ｇで構成される。画像形成装置１０２は、複合型のプリンタ、MFPなどである。操作部１０２aは、タッチパネルやキーボタンなどで構成されており、データの入力や表示を行う。顧客はパネル上のメニューからのサービス選択、コピー、プリント、スキャンなどの操作指示を行うことができる。サービスマンは操作部１０２ａを操作して、メンテナンス設定をしたり、課金カウンタ情報などを確認したりできる。画像形成部１０２ｂは、プリント操作やネットワークを介した文書受信によるプリントジョブを紙に印刷する処理を行う。制御部１０２ｃは、画像形成装置１０２における各種サービスの管理やコピー、スキャン、メール送信、プルプリントなどのモード管理を行う。さらに、定期起動処理、印刷制限設定処理、文書受信制限処理などを制御し、操作部１０２aや画像形成部１０２ｂ、ネットワーク制御部１０２ｄ、メール制御部１０２eなどの各制御部への処理を制御する。ネットワーク接続部１０２ｄは、インターネットやLAN、無線LANなどを介した通信を制御する。メール制御部１０２eは、画像形成装置１０２によるメールの送受信処理を制御する。メールの作成や送信履歴の管理も行う。記憶部１０２ｆは、メモリやハードディスクなどで構成されている。画像形成装置１０２における課金カウンタ情報やエラー情報などの履歴やプリントジョブなどを保管したり、メール送信履歴を保存したりする。読み取り部１０２ｇは、スキャナの動作を制御する。読み取った電子データは、印刷用文書として他の画像形成装置１０２に送信されたり、印刷されたりする。

図２は管理サーバ１０１で管理する顧客情報を説明するための図である。たとえば、顧客管理テーブル２０１に示すような情報が含まれる。顧客に対してユーザIDを付与し、ユーザ名を保持する。ユーザ名は管理サーバ１０１が提供する監視サービスなどを利用する顧客を表すものであり、組織名であってもよい。窓口担当者は監視サービスなどを提供し運用するサービスマンが顧客と連絡を取り合うときの顧客側窓口となり人物である。メールアドレスは顧客側の連絡先となるメールアドレスである。顧客が指定した個人のメールアドレスでもメーリングリストであってもよい。電話番号はサービスマンが顧客に連絡するときに利用する顧客側の電話番号である。住所はサービスマンが顧客環境に出向く先の住所である。サポート会社は、この顧客をサポートするサービスマンが所属する組織名である。サポート担当者はこの顧客をサポートするサービスマンの名前である。契約情報は顧客が利用するサービスやサポートレベルに関する情報である。

図３は管理サーバ１０１で管理する顧客の画像形成装置情報を説明するための図である。たとえば、顧客の画像形成装置管理テーブル３０１に示すような情報が含まれる。ユーザIDで顧客を識別し、画像形成装置１０２の総数を保持し、各画像形成装置１０２にはデバイスIDが付与される。デバイスIDが付与された画像形成装置１０２の情報として、製品機種名、設置場所情報、グループID、在庫管理場所IDなどがある。グループIDは顧客環境にある画像形成装置１０２を設置場所や画像形成装置の機能スペックなどによってグループ分けをしたときに、作成されたグループに対して付与される識別情報である。本テーブルに格納されるグループIDは該当画像形成装置１０２がどのグループに属するかを表すためのグループIDである。在庫管理場所IDは画像形成装置１０２が利用する交換部品や消耗品の在庫を管理する場所に対して付与される識別情報である。本テーブルに格納される在庫管理場所IDは該当画像形成装置１０２の在庫管理場所を表すための在庫管理場所IDである。

図４は管理サーバ１０１で管理する画像形成装置１０２のグループ分け情報を説明するための図である。たとえば、画像形成装置のグループ分け管理テーブル４０１に示すような情報が含まれる。グループIDは顧客環境にある画像形成装置１０２を設置場所や画像形成装置１０２の機能スペック、顧客環境での画像形成装置の管理者、サブネットなどによってグループ分けをしたときに、作成されたグループに対して付与される識別情報である。グループ名には、作成された各グループに対して付加されたグループの名称を格納する。ユーザIDは該当するグループに属する画像形成装置１０２を所有している顧客を識別するための情報である。デバイスIDは該当グループに属する画像形成装置１０２を識別するための情報である。画像形成装置１０２は１つのグループに複数存在してよい。グループ緊急度は、該当グループ内の画像形成装置１０２がエラーによって全体としてどのよう状況になっているかを表す情報である。グループ内の各画像形成装置１０２のエラーレベルを点数化して表してもよいし、所定の基準に基づいてエラーレベルを表現してもよい。図１４ではエラー率を算出して説明している。全グループ中の緊急順位は、グループ緊急度より顧客環境の危機状況が高いと推定される順番を示すための情報である。グループ緊急度に閾値を設けて、閾値を超えたグループについてサービスマンにエラー通知するなどとしてもよい。この場合、グループ分け管理テーブル４０１にエラー通知を実施するか、しないかを表す識別情報を保持してもよい。

図５は画像形成装置１０２のエラー情報一覧を説明するための図である。たとえば、エラー情報一覧５０１に示すように、エラー名、エラーID,エラーレベル、対処方法、関連備品などの情報が含まれる。エラー名は、画像形成装置１０２で発生するエラー情報のそれぞれの名称を表す情報である。エラーIDは画像形成装置１０２で発生する各エラー情報に対して付与され、各エラー情報を識別するための情報である。エラーレベルはエラーの重大さを示す情報で、数値の大小で表現するなどしてもよい。対処方法は画像形成装置１０２にエラーが発生した場合に、対処すべき方法を表す情報である。関連備品は該当するエラーに対処するために、交換したり補充したりする備品の情報を表すための情報である。関連備品は備品IDで識別してもよい。エラー情報一覧５０１のような管理テーブルは、管理サーバ１０１と画像形成装置１０２で保持される。

図６は管理サーバ１０１で管理する顧客のエラー情報を説明するための図である。たとえば、顧客のエラー情報管理テーブル６０１のような情報が含まれる。ユーザIDによってどの顧客のエラー情報を管理するものであるかを指定する。デバイスIDは、該当顧客が所有する画像形成装置１０２を識別するための情報である。エラーIDは該当画像形成装置１０２で発生したエラー情報を識別するための情報である。一つの画像形成装置において、複数のエラーが発生することもある。エラー発生日時はそのエラーが発生した日時を保持するための情報である。在庫備品の有無は、管理サーバ１０１が管理する在庫管理システムと連動するもので、エラー対処のために必要となる関連備品が顧客環境に備わっているかどうかを表す情報である。デバイスID、エラーID、エラー発生日時は、画像形成装置１０２から管理サーバ１０１に通知されるエラー情報の中に含まれる。

図７は管理サーバ１０１で管理する画像形成装置１０２で利用される各種部品や消耗品の情報を説明するための図である。たとえば、備品管理テーブル７０１に示すような情報が含まれる。備品IDは画像形成装置１０２で利用される各種部品や消耗品に付与され、それぞれを識別するための情報である。備品名は画像形成装置１０２で利用される各種部品や消耗品の名称を表すための情報である。対応する製品機種名は該当備品が適用可能である画像形成装置１０２の製品機種名を表す情報である。デバイスIDを管理してもよい。一つの備品は複数の画像形成装置１０２で利用可能な場合もある。

図８は管理サーバ１０１で管理する顧客環境の在庫情報を説明するための図である。たとえば、顧客の在庫管理場所テーブル８０１に示すような情報が含まれ、管理サーバ１０１が管理する在庫管理システムで用いられる。ユーザIDはどの顧客の在庫情報であるかを識別するための情報である。在庫保管場所IDは顧客環境に用意される在庫保管場所を識別するための情報である。在庫保管場所情報は、顧客環境における具体的な在庫保管場所情報であり、たとえば、１階のOAコーナーや在庫管理課の第一倉庫などのように表される。連絡先情報は在庫に関してサービスマンが顧客と連絡をとる時の連絡先情報をあり、具体的には、メールアドレスや電話番号が表される。備品IDは画像形成装置１０２で利用される各種部品や消耗品に付与され、それぞれを識別するための情報である。備品は一つの在庫保管場所に複数種類保管されるため、一つの在庫保管場所IDに複数の備品IDを関連付けて保持してもよい。現在庫数は該当備品の最新の在庫数を表すものである。初期在庫数は顧客の在庫保管場所に最初に備品を保管したときの該当備品の個数を表すものである。最大在庫数は顧客の在庫保管場所で保管する備品の最大在庫数である。顧客の在庫保管場所に保管される該当備品数が減少した時、備品を補充するようにサービスマンに通知するための処理を起動する。補充通知閾値はサービスマンに備品補充を促す通知処理を起動するための閾値であり、在庫保管場所での該当備品の在庫数がこの閾値に達したら、管理サーバ１０１は通知処理を起動する。

図９は画像形成装置１０２のグループについてまとめた管理サーバ１０１がサービスマンに通知するエラー情報のメール本文を説明するための図である。たとえば、メール本文９０１に示すような情報が含まれる。画像形成装置１０２をグループ分けしたグループ単位でのエラー発生状況と、グループ間での緊急度の比較情報も含むものである。まず、サポートが必要なグループを緊急度の高い順に表示し、次に各グループの個別情報を表示している。メール本文９０１では、緊急度の高いグループ表示において、ユーザ名と該当顧客のグループ名の組み合わせでグループを表している。グループの個別情報には顧客を識別するユーザ名やユーザIDの他に、顧客の窓口担当者や連絡先電話番号や連絡先メールアドレスなども表示する。グループについての状況も表示され、グループ名、グループに属する全画像形成装置数、エラー状態にある画像形成装置数、グループとしての緊急度などで構成される。グループ内のエラー状態にある個々の画像形成装置１０２の情報も表示される。個々の画像形成装置１０２のエラー情報には、デバイスID、エラー発生日時、エラー内容、エラーID、対処方法、対処に必要な備品、在庫保管場所での該当備品の在庫の有無などが表示される。グループ内の複数の画像形成装置１０２がエラーである場合は、複数の画像形成装置情報が表示される。また、画像形成装置１０２について、複数のエラー情報が表示される場合もある。このグループのエラー情報は管理サーバ１０１でHTML形式のデータでも用意されている。サービスマンがサービスマン用PC１０４を用いて閲覧するためのURL情報もメール本文９０１に表示されている。

図１０は図９で説明したサービスマンに通知されるグループのエラー情報をWEBで閲覧するための画面を説明するための図である。たとえば、画面１００１のように緊急度の高いグループの一覧で構成される画面と、画面１００２のように個々のグループのエラー状況を表示する画面によって構成される。画面１００１に表示されるグループはユーザ名と該当顧客のグループ名の組み合わせでグループが表され、グループは緊急度の高い順に表示されている。グループ表示１００１ａはハイパーリンク形式で表示され、グループの一つを選択すると画面１００２が表示される。画面１００２にはエラー内容表示部１００２ａと戻るボタン１００２ｂで構成される。エラー内容表示部１００２ａは画面１００１で選択されたグループのエラー情報を表示する。表示内容は少なくとも図９で説明した各グループの個別情報の内容と同様のものが表示可能である。サービスマンはサービスマン用PCのブラウザ操作で戻るボタン１００２ｂを押下することにより画面１００１を表示することができる。

図１１は管理サーバ１０１がサービスマンに通知する個々の画像形成装置１０２のエラー情報についてのメール本文を説明するための図である。たとえば、メール本文１１０１に示すような情報が含まれる。顧客を特定するユーザ名やユーザIDの他に、サービスマンが顧客と連絡をとるための窓口担当者、連絡先電話番号、連絡先メールアドレスも含まれる。また、エラーが発生した画像形成装置１０２を特定するデバイスIDや画像形成装置１０２の設置場所やエラー発生日時、エラー内容、エラーIDなども表示される。さらに、エラーへの対処方法や対処に必要な備品、顧客の在庫保管場所における備品の在庫の有無を表示する。このエラー情報はサービスマン用PCを利用してWEB情報として閲覧することもできる。

図１２は図１１で説明したサービスマンに通知される個々の画像形成装置１０２のエラー情報をWEBで閲覧するための画面を説明するための図である。たとえば、画面１２０１のようにエラーが発生している画像形成装置１０２の一覧で構成される画面と、画面１２０２のように個々の画像形成装置のエラー状況を表示する画面によって構成される。画像形成装置一覧１２０１ａは、デバイスID、ユーザ名、エラー内容、エラー発生日時などによって構成される。エラーが発生している画像形成装置１０２の総数、エラーへの対処方法、対処に必要な備品などの情報を表示してもよい。画面１２０１はエラーが発生した順番に数字が割り振られており、サービスマン用PCのブラウザ操作でハイパーリンク表示の数字が選択されると、画面１２０２が表示されるようになっている。画面１２０２はエラー内容表示部１２０２ａと戻るボタン１２０２ｂで構成される。エラー内容表示部１２０２ａは画面１２０１で選択された画像形成装置１０２のエラー情報を表示する。表示内容は少なくとも図１１で説明した画像形成装置１０２の個別情報の内容と同様のものが表示可能である。サービスマンはサービスマン用PCのブラウザ操作で戻るボタン１２０２ｂを押下することにより画面１２０１を表示することができる。画面１２０１は顧客ごとに異なる画面で表示するようにしてもよい。

図１３は管理サーバ１０１が画像形成装置１０２の動作状況情報を受信してからグループのエラー情報をサービスマンに通知するまでのフローの全体を説明するための図である。S101で処理を開始する。S102で管理サーバ１０１は画像形成装置１０２から動作状況についての情報を受信する。S103で管理サーバ１０１は受信した情報がエラー情報に関するものであるかを判定する。エラーに関する情報であった場合、S104で画像形成装置１０２が属するグループのエラーについての緊急度を算出する。さらに、S105で他のグループと緊急度を比較し、S106で顧客環境に画像形成装置のエラーに対処するための備品が在庫として保持されているかを確認する。S106の処理のあと、S109の処理へ遷移する。一方、S103でエラーに関する通知ではないと判定した場合、S107で通知情報の分析処理を実施し、S108で分析結果を所定の通知先に通知する必要があるかを判定する。通知する必要がある場合はS109へ遷移し、通知する必要がなければS110へ遷移する。なお、S107の分析処理は課金カウンタを集計する処理や在庫情報を調整する処理などである。S109は処理結果や管理サーバ１０１で保有している情報を利用して通知データを作成し、所定の通知先に通知する。S110で処理を終了する。

図１４は管理サーバ１０１がグループごとの緊急度を判定するフローを説明するための図である。S201で処理を開始し、S202で管理サーバ１０１は画像形成装置１０２からのエラー通知を受信する。S203で管理サーバ１０１は画像形成装置１０２のグループ属性を取得する。たとえば、管理サーバ１０１で保有している図３や図４の管理テーブルから、エラー通知に含まれるデバイスIDを用いて該当画像形成装置１０２のグループIDを取得する。S204で管理サーバ１０１は図４のようなグループ情報を管理するテーブルなどに画像形成装置１０２のエラー情報を登録する。S205で管理サーバ１０１はグループとしての緊急度を算出する。たとえば、エラー率を算出する。エラー率は、（エラーを起こしているデバイス数）/（グループ内の全デバイス数）などのように計算する。緊急度を算出するために、エラー率のほかにエラー個体数、コピー量の履歴などを利用してもよい。顧客の業種に応じて契約を変え、緊急度の算出に契約に応じた係数をかけるなどしてもよい。S206で管理サーバ１０１は算出したエラー率が所定の閾値を超えているかを判定する。閾値を超えていた場合、S207へ遷移する。S207で管理サーバ１０１はグループ状況通知フラグをONにし、S208で図２などの管理テーブルから所定の通知先を取得し、S209で通知先にグループのエラー状況を通知する。グループ状況通知を実施するか、しないかを表すフラグは、図４のグループ情報を管理するテーブルに専用フィールドを用意してもよい。このとき、通知方法はメールとなるが、WEB閲覧可能なデータを生成してもよい。閾値を超えていない場合は、グループ状況通知を行わずにS210へ遷移する。

図１５は管理サーバ１０１がグループどうしの状態を比較しサポートの優先順位を決定しサービスマンに通知するフローを説明するための図である。S301で処理を開始し、S302で管理サーバ１０１はグループ状況を通知するフラグをONにする。これは図１４のS206の判定処理などによりグループのエラー状況が通知する対象になった場合の処理であり、図１４のS207に相当する。S303で管理サーバ１０１は、他にグループの状況を通知するフラグがONとなっているグループはないかを判定する。フラグがONになっているグループが他に存在する場合、S304で該当するグループのグループIDとエラー率を取得し、S305でエラー率の高い順をサポートの優先順として順番を確定する。優先順位を確定する方法の例として正常稼動時のグループとしての稼働率が高い順とするなどの方法もある。稼働率はグループの１台あたりかつ１日あたりの総コピー量などで定義してもよい。一方で、フラグがONになっているグループが他に存在しない場合、S306にてS302でフラグをONにしたグループのサポートの優先順位を第一位とする。S307で各グループに優先順位情報を付加し保持する。S308でグループ状況を通知する所定の通知先情報を取得し、S309で通知を実施する。S310で処理を終了する。

図１６はメンテナンスに必要な備品の有無をエラー通知に付加して通知するフローを説明するための図である。たとえば、図１４、図１５で説明したフローにおけるサービスマンへの通知メール本文に備品の有無情報を付加するフローである。S401で処理を開始し、S402で管理サーバ１０１はエラーである画像形成装置１０２のデバイスIDとエラーIDを取得する。S403で管理サーバ１０１は画像形成装置１０２のメンテナンスに必要な備品に関する情報を取得する。たとえば、図３、図５、図７などの管理テーブルを使用することによりメンテナンスに必要な備品の備品IDを取得する。S404で管理サーバ１０１が管理する在庫管理情報より顧客環境に必要な備品が保管されているかを判定する。たとえば、図８のような在庫管理場所テーブル８０１の情報を用いて判定する。判定結果は図６のエラー情報管理テーブル６０１などに反映させる。顧客環境の在庫保管場所にメンテナンスに必要な備品が存在している場合、S405で顧客環境に備品が存在しているという情報を保持する。そうでない場合は、S406で顧客環境に備品が存在していないという情報を保持する。S407で管理サーバ１０１はサービスマンに通知するエラー情報に顧客環境における備品の有無を追加する。たとえば、図９、図１１のメール本文９０１やメール本文１１０１のような通知メールを生成する。S408で管理サーバ１０１はサービスマンにエラー情報をメールで通知する。S409で処理を終了する。

図１７は画像形成装置１０２が動作状況情報を管理サーバ１０１に送信するフローを説明するための図である。動作状況情報として、画像形成装置１０２の各種カウンタ情報や各種エラー情報や利用頻度などの利用状況や温度や湿度などの周辺情報などが含まれる。画像形成装置１０２が管理サーバ１０１に動作状況情報を送信するタイミングは、所定のスケジュール設定によるものであってもイベントが発生した時に送信するものであってもよい。また、顧客やサービスマンの操作によって送信するものであってもよい。S501で処理を開始し、S502で画像形成装置１０２は動作状況の変化を検出する。たとえば、エラー発生を検知するなどである。S503で画像形成装置１０２は動作状況を表すデータを生成する。たとえば、エラー情報であればエラーIDやエラー発生日時などの情報を取得して一つのイベントとして各データを関連付けるなどの処理を行う。S504で画像形成装置１０２はS503で生成したデータを管理サーバ１０１が処理できるように送信データを生成し、S505で管理サーバ１０１にデータを送信する。送信データを生成するときにデバイスIDを付加するなどの処理も行う。S506で処理を終了する。

本発明の代表的な実施形態における監視システムの全体を説明するための図である。 管理サーバ１０１で管理する顧客情報を説明するための図である。 管理サーバ１０１で管理する顧客の画像形成装置情報を説明するための図である。 管理サーバ１０１で管理する画像形成装置１０２のグループ分け情報を説明するための図である。 画像形成装置１０２のエラー情報一覧を説明するための図である。 管理サーバ１０１で管理する顧客のエラー情報を説明するための図である。 管理サーバ１０１で管理する画像形成装置１０２で利用される各種部品や消耗品の情報を説明するための図である。 管理サーバ１０１で管理する顧客環境の在庫情報を説明するための図である。 画像形成装置１０２のグループについてまとめた管理サーバ１０１がサービスマンに通知するエラー情報のメール本文を説明するための図である。 図９で説明したサービスマンに通知されるグループのエラー情報をWEBで閲覧するための画面を説明するための図である。 管理サーバ１０１がサービスマンに通知する個々の画像形成装置１０２のエラー情報についてのメール本文を説明するための図である。 図１１で説明したサービスマンに通知される個々の画像形成装置１０２のエラー情報をWEBで閲覧するための画面を説明するための図である。 管理サーバ１０１が画像形成装置１０２の動作状況情報を受信してからグループのエラー情報をサービスマンに通知するまでのフローの全体を説明するための図である。 管理サーバ１０１がグループごとの緊急度を判定するフローを説明するための図である。 管理サーバ１０１がグループどうしの状態を比較しサポートの優先順位を決定しサービスマンに通知するフローを説明するための図である。 メンテナンスに必要な備品の有無をエラー通知に付加して通知するフローを説明するための図である。 画像形成装置１０２が動作状況情報を管理サーバ１０１に送信するフローを説明するための図である。

Claims (7)

1. 画像形成装置と管理サーバによって構成され、
   画像形成装置は、画像形成装置の動作状況情報を取得する手段と
   取得した動作状況情報を管理サーバへ送信する手段とを持ち、
   管理サーバは、１台以上の画像形成装置から構成される組み合わせを設定して管理する手段と
   画像形成装置から送信された動作状況情報を受信する手段と
   動作状況情報から画像形成装置の異常を表す情報を判別する手段と
   異常が認められた画像形成装置が属する組み合わせについての緊急度を判定する手段と
   各組み合わせの状態を比較して順番を付与する手段と
   異常が認められた画像形成装置について画像形成装置の備品を管理する環境に画像形成装置を正常稼動させるための備品が存在しているかを確認する手段と
   各組み合わせについての緊急度と各組み合わせに付与した順番情報と前記確認手段による画像形成装置の備品の有無を通知する手段と
   を持つことを特徴とする監視システム。
2. 画像形成装置が管理サーバへ送信する動作状況情報には、画像形成装置で発生した異常を表す情報を含むことを特徴とする請求項１に記載の監視システム。
3. 管理サーバによる前記組み合わせの緊急度を判定する手段は、複数の判定方法の中から選択できることを特徴とする請求項１に記載の監視システム。
4. 管理サーバによる前記順番を付与する手段は、各組み合わせの緊急度を利用して決定することを特徴とする請求項１に記載の監視システム。
5. 管理サーバによる前記順番を付与する手段は、複数の順番付与方法の中から選択できることを特徴とする請求項１に記載の監視システム。
6. 管理サーバによる前記備品の存在を確認する手段は、他の備品管理システムと連動して確認することが可能であることを特徴とする請求項１に記載の監視システム。
7. 管理サーバによる前記通知する手段は、所定の基準を満たした前記組み合わせについてのみの情報を通知できることを特徴とする請求項１に記載の監視システム。

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