JP2008165308A - 契約情報記録システムおよび契約情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】契約を行う際に契約者に必要な説明がなされたかを確認する。
【解決手段】契約情報記録システム１００は、契約を行うために必要な契約者または被保険者の情報を含む契約用データを取得する契約用データ取得部１０４と、契約用データに、契約を行うにあたり契約者の確認が必要な確認情報に対する契約者の回答を音声データとして取得した確認データが添付されているか否かを検出する確認データ添付検出部１０６と、確認データ添付検出部１０６により、確認データの添付が検出された場合に、契約用データと確認データとを対応付けて契約用データ記憶部１１０に記憶する契約用データ書込処理部１０８と、確認データ添付検出部１０６により、確認データの添付が検出されなかった場合に、エラーを通知するエラー通知部１１２と、を含む。
【選択図】図１

Description

本発明は、契約情報記録システムおよび契約情報管理システムに関する。

たとえば自動車保険等の保険契約を行う際、保険会社は、重要事項説明書や適合性原則等を契約者が了解したことを確認して同意をとっておく必要がある。しかし、営業担当者の説明が充分でなかったりして契約者が重要事項説明書等の内容を充分理解できないまま契約がすすめられてしまうことがある。特許文献１（特開２００２−１１７１２１号公報）には、契約者の理解を得るために、建物等の不動産売買における申込みから引き渡しまでの一連の手続きや手続きに必要な説明や書類および見本等を説明事項毎に画像データ、文字データ、および音声データとして表示し、これらのデータをコンピュータにより表現する技術が記載されている。
特開２００２−１１７１２１号公報

しかし、契約者が重要事項説明書等の説明を受けたか否かにかかわらず、契約成立後に契約者がそのような説明は受けていないと反論等してトラブルになることがある。一方、保険会社は、保険契約を代理店に委託したりする。このような場合に、代理店の担当者が契約者に必要な説明等を行っているかを確認する必要がある。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、契約を行う際に、契約者の確認が必要な内容につき、契約者に必要な説明がなされたかを確認する技術を提供することにある。

本発明によれば、
契約を行うために必要な契約者または被保険者の情報を含む契約用データを取得する契約用データ取得部と、
前記契約用データに、前記契約を行うにあたり前記契約者の確認が必要な確認情報に対する前記契約者の回答を音声データとして取得した確認データが添付されているか否かを検出する確認データ添付検出部と、
前記確認データ添付検出部により、前記確認データの添付が検出された場合に、前記契約用データと前記確認データとを対応付けて記憶部に記憶する契約用データ書込処理部と、
前記確認データ添付検出部により、前記確認データの添付が検出されなかった場合に、エラーを通知するエラー通知部と、
を含む契約情報記録システムが提供される。

このようにすれば、契約者に必要な情報が説明されていない場合等で確認データが添付されていない場合は、契約用データが記録されずにエラー通知がされるので、保険会社側の担当者のモラルを高めることができる。また、確認データとして音声データを記録しておくことにより、契約者が確かに確認したことの証拠として音声データを用いることができる。

本発明によれば、
契約を行うために必要な契約者または被保険者の情報を含む契約用データに、前記契約を行うにあたり前記契約者の確認が必要な確認情報に対する前記契約者の回答を音声データとして取得した確認データが添付されているか否かを検出する確認データ添付検出部と、
前記確認データ添付検出部により、前記確認データの添付が検出されなかった場合に、エラーを通知するエラー通知部と、
を含む契約情報管理システムが提供される。

このようにすれば、契約者に必要な情報が説明されていない場合等で確認データが添付されていない場合は、エラー通知がされるので、保険会社側の担当者のモラルを高めることができる。また、担当者の説明し忘れ等を検出することもできる。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、契約を行う際に契約者に必要な説明がなされたかを確認することができる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。

（第１の実施の形態）
本実施の形態において、契約情報記録システムは、自動車保険等の保険を提供する保険会社に設けられる。また、以下では、保険代理店の販売員や保険会社の営業担当者等（以下単に保険会社側の担当者という）が契約者と対面して保険契約が行われる場合を例として説明する。

前提として、保険契約の申し込みを受け付ける際、保険会社側の担当者は、予め契約者に了解を得て契約者との会話をＩＣレコーダ等を用いて録音する。保険契約の申し込みを受け付ける際、たとえば、重要事項説明書、注意喚起情報、クーリングオフ情報、個人情報の取り扱い、または適合性原則（保険金が支払われない場合の説明や契約に加入することへの適合性の確認等）等を契約者が了解したことを確認して、同意をとっておく必要がある。以下、このようにユーザの同意等の確認が必要な情報を「確認情報」という。本実施の形態において、保険会社側の担当者は、このような確認情報については、必ず契約者との会話を録音するようにする。すべての会話を録音するようにしてもよく、確認情報に関する内容についてのみ録音するようにしてもよい。

保険会社側の担当者は、保険契約の申し込みデータ（以下、契約用データという）を入力する際、その契約用データに録音データも添付する。契約用データは、たとえば、契約者や被保険者の住所、氏名、生年月日、性別、電話番号、自動車の車種、型式、登録番号、および希望の付保内容等、契約を行うために必要な情報を含む。本実施の形態における契約情報記録システムは、契約用データを取得する際に、必要な録音データが添付されているか否かを判断し、必要な録音データが添付されている場合に契約用データを録音データとともに登録する。このようにすれば、その録音データを後日に契約募集の適正の可否の証拠として活用することができる。また、契約情報記録システムは、必要な録音データが添付されていない場合には、エラー通知を行う。

図１は、本実施の形態における契約情報記録システムの構成を示すブロック図である。
契約情報記録システム１００は、送受信部１０２、契約用データ取得部１０４、確認データ添付検出部１０６、契約用データ書込処理部１０８、契約用データ記憶部１１０、エラー通知部１１２、およびテンプレート記憶部１１４を含む。契約情報記録システム１００は、たとえば保険会社に設けられたＰＣ端末とすることができる。

図１に示した契約情報記録システム１００の各構成要素は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。契約情報記録システム１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウェアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。

送受信部１０２は、インターネットやＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク１５０を介してＰＣ端末３００等の端末とデータの送受信を行う。ＰＣ端末３００は、たとえば保険代理店に設けられる。契約用データは、契約者が紙に記入した内容に基づき担当者がＰＣ端末３００に入力することにより生成されてもよく、契約者に直接ＰＣ端末３００に必要な情報を入力させることにより生成されてもよい。担当者は、契約者から契約の申し込みを受け付ける際、契約者との会話をＩＣレコーダ等の、音声を電子化できる装置で録音しておく。担当者は、電子化された音声データをＰＣ端末３００に取り込み、契約用データと対応付ける。このとき、担当者は、所定の手順で音声データを録音、およびＰＣ端末等に取り込む。たとえば、保険会社は、すべての担当者に同種のＩＣレコーダを配布しておき、同じ形式のデータが取得できるようにすることができる。また、契約者との会話すべてを録音するか、確認情報に関する会話だけを録音するか等も予め取り決めておくことができる。契約者との会話すべてを録音する場合、担当者は、確認情報に関する会話が他の会話と区別されるように、マーキングを入れたり、別ファイルとして録音するようにする。また、複数の項目に対する複数の確認データが必要な場合も、項目毎に音声データが区別されるように、マーキングを入れたり、別ファイルとして録音するようにする。

つづいて、担当者は、契約用データおよび音声データをＰＣ端末３００からネットワーク１５０経由で契約情報記録システム１００に送信する。また、担当者は、契約用データおよび音声データをメディア２００に記録し、メディア２００経由で契約用データおよび音声データを契約情報記録システム１００に入力してもよい。

契約用データ取得部１０４は、契約用データを取得する。契約用データ取得部１０４は、ＰＣ端末３００からネットワーク１５０経由で契約用データを取得することもでき、メディア２００経由で契約用データを取得することもできる。

確認データ添付検出部１０６は、契約用データ取得部１０４が取得した契約用データに、契約を行うにあたり契約者の確認が必要な確認情報に対する契約者の回答を音声データとして取得した確認データが添付されているか否かを検出する。

テンプレート記憶部１１４は、契約用データ毎に、契約用データに必要な確認データが添付されているか否かを判断するための判断基準となる条件の設定を記憶する。判断基準となる条件とは、たとえば、その契約に必要な確認データの数や各確認データの再生時間の目安等である。たとえば、ある契約において、重要事項説明書への同意およびクーリングオフに関する説明への同意がそれぞれ必要な場合、必要な確認データの数は２と設定される。また、担当者が重要事項説明書の説明を行うのに必要な時間と契約者が同意を発話するのに必要な時間の合計が最低でも３分かかるような場合、この確認データの再生時間の目安は３分以上と設定される。

確認データ添付検出部１０６は、テンプレート記憶部１１４を参照して、契約用データに、テンプレート記憶部１１４に設定された条件を満たす確認データが添付されているか否かを判断する。

契約用データ書込処理部１０８は、確認データ添付検出部１０６により、確認データの添付が検出された場合に、契約用データと確認データとを対応付けて契約用データ記憶部１１０に記憶する。

エラー通知部１１２は、確認データ添付検出部１０６により、確認データの添付が検出されなかった場合に、データに不備があるとして、エラーを通知する。エラー通知部１１２は、送受信部１０２経由でＰＣ端末３００にエラーを通知してもよく、表示部１６０にエラー通知を表示してもよい。表示部１６０は、たとえば契約情報記録システム１００と接続されたディスプレイとすることができる。

図２は、本実施の形態における契約情報記録システム１００の処理手順を示すフローチャートである。
契約用データ取得部１０４が契約用データを取得すると（Ｓ１００）、確認データ添付検出部１０６は、契約用データに必要な確認データが添付されているか否かを検出する（Ｓ１０２）。この処理手順の詳細は後述する。必要な確認データが添付されている場合（Ｓ１０２のＹＥＳ）、契約用データ書込処理部１０８は、契約用データと確認データとを対応付けて契約用データ記憶部１１０に記憶する（Ｓ１０４）。一方、ステップＳ１０２で必要な確認データが添付されていない場合（Ｓ１０２のＮＯ）、エラー通知部１１２は、エラー通知を行う（Ｓ１０６）。

図３は、図２のステップＳ１０２の確認データ添付検出部１０６が必要な確認データが添付されているか否かを検出する手順を詳細に示すフローチャートである。
確認データ添付検出部１０６は、まず契約用データ取得部１０４が取得した契約用データに音声データが添付されているか否かを判断する（Ｓ１２０）。音声データが添付されているか否かは、添付データの有無、また添付データがある場合はその添付データが音声データであるか否かに基づき判断することができる。たとえば、確認データ添付検出部１０６は、契約用データに、音声データであることを示す所定の拡張子を含むファイルが添付されている場合に、音声データが添付されていると判断することができる。ここで、音声データであることを示す所定の拡張子は、これらに限定されないが、たとえば、ｗａｖ、ｍｐ３、ｍｓｖ、ｄｖｆ、ｉｃｓ、ｄｓｓ、ｗｍａ、ｖｍ１、ｐｖｃ等とすることができる。テンプレート記憶部１１４は、これら所定の拡張子も記憶することができる。音声データが添付されていない場合（Ｓ１２０のＮＯ）、確認データ添付検出部１０６は、必要な確認データがないと判断する（Ｓ１２８）。この場合、図２のステップＳ１０６に進む。

一方、音声データが添付されている場合（Ｓ１２０のＹＥＳ）、確認データ添付検出部１０６は、所定数の音声データが添付されているか否かを判断する（Ｓ１２２）。ここで、音声データは、複数のファイルに分割された形式としてもよく、１つのファイル内で、たとえばマーキング等により複数のパートに区切られた形式であってもよい。複数のパートに区切られている場合、パートの数が音声データの数としてカウントされる。どのような形式とするかは、予め保険会社と担当者との間で取り決めておき、担当者は取り決められた形式で音声データを契約用データに添付するようにすることができる。所定数の音声データが添付されていない場合（Ｓ１２２のＮＯ）、確認データ添付検出部１０６は、必要な確認データがないと判断する（Ｓ１２８）。

一方、所定数の音声データが添付されている場合（Ｓ１２２のＹＥＳ）、確認データ添付検出部１０６は、各音声データが所定条件を満たすか否かを判断する（Ｓ１２４）。ここで、所定条件を満たすとは、各音声データが無音ではなく、設定された再生時間の目安と一致する再生時間である場合とすることができる。所定条件を満たす場合（Ｓ１２４のＹＥＳ）、確認データ添付検出部１０６は、必要な確認データが添付されていると判断する（Ｓ１２６）。この場合、図２のステップＳ１０４に進む。一方、所定条件を満たさない場合（Ｓ１２４のＮＯ）、確認データ添付検出部１０６は、必要な確認データがないと判断する（Ｓ１２８）。

図４は、テンプレート記憶部１１４の内部構成の一例を示す図である。ここでは、契約用データ記憶部１１０に記憶する契約用データのテンプレートと、必要な確認データが添付されているか否かを判断するための判断基準となる条件の設定とが対応付けて記憶された例を示す。テンプレート記憶部１１４は、項目ＮＯ．欄、項目欄、確認データ欄、および時間欄を含む。項目欄には、契約用データの各項目が記憶される。また、これらの項目のうち、契約者の確認データが必要な項目には、確認データ欄に確認データが必要であることを示す情報が記憶される。ここでは、確認データが必要な項目に数字が記憶されている。この数字は、複数の確認データの入力順とすることができる。また、確認データ欄に確認データが必要であることを示す情報が記憶された項目には、必要に応じて、時間欄にその項目に対する確認データの再生時間の目安が記憶される。

たとえば、図４に示した例では、項目ＮＯ．１０の項目「重要事項」に対応する確認データ欄および時間欄にはそれぞれ「２」および「３分以上」と記憶されている。また、項目ＮＯ．１１の項目「クーリングオフ」に対応する確認データ欄および時間欄にはそれぞれ「３＊」および「２分以上」と記憶されている。ここで、確認データ欄の「３」の後の「＊」は、この確認データが最後のデータであることを示すものとする。これにより、この契約用データにおいては、必要な確認データの数は３つであることが把握される。また、項目ＮＯ．２０の項目「雑談」に対応する確認データ欄には「１」が記憶されている。この項目の時間欄には時間が設定されていない。これは、時間の制限の設定がないことを示す。

すなわち、この設定から、この契約用データに必要な確認データの条件が以下であることが把握できる。
（１）全部で３つの確認データが必要、
（２）音声データは、雑談に関する確認データ、重要事項に関する確認データ、およびクーリングオフに関する確認データの順で入力される、
（３）雑談に関する確認データには時間の制限の設定はなく、重要事項に関する確認データおよびクーリングオフに関する確認データは、それぞれ３分以上および２分以上の再生時間であることが設定されている。

図５は、契約用データ取得部１０４が取得した契約用データの構成の一例を示す図である。ここでは、契約用データ４００に音声データ４０１が添付されている。音声データ４０１は、音声データ４０２（ｚａｔｕ０００１．ｗａｖ）、音声データ４０４（ｄｏｉ１０００１．ｗａｖ）、および音声データ４０６（ｄｏｉ２０００１．ｗａｖ）を含む。

以下、図３から図５を参照して、確認データ添付検出部１０６の処理を説明する。
まず、確認データ添付検出部１０６は、テンプレート記憶部１１４に記憶された所定の拡張子および音声データ４０１の拡張子を確認し、音声データ４０１が音声データであるか否かを判断する（図３のステップＳ１２０）。ここで、音声データ４０１の音声データの拡張子は「ｗａｖ」であるので、確認データ添付検出部１０６は、これらが音声データであると判断する（図３のステップＳ１２０のＹＥＳ）。

次に、確認データ添付検出部１０６は、テンプレート記憶部１１４に記憶された必要な確認データの数と音声データ４０１に含まれる音声データの数とを確認し、必要な数の確認データが添付されているか否かを判断する（図３のステップＳ１２２）。ここで、テンプレート記憶部１１４に設定された確認データの数「３」と、音声データ４０１に含まれる音声データの数とが一致するので、確認データ添付検出部１０６は、必要な数の確認データが添付されていると判断する（図３のステップＳ１２２のＹＥＳ）。

次に、確認データ添付検出部１０６は、テンプレート記憶部１１４に記憶された再生時間の目安と音声データ４０２、音声データ４０４、および音声データ４０６の再生時間とが一致するか否かを判断する（図３のステップＳ１２４）。確認データ添付検出部１０６は、各音声データ毎に順に判断を行う。ここで、音声データ４０１の１番目の音声データ４０２が図４の項目ＮＯ．２０の雑談に関する確認データ、音声データ４０１の２番目の音声データ４０４が図４の項目ＮＯ．１０の重要事項に関する確認データ、音声データ４０１の３番目の音声データ４０６が図４の項目ＮＯ．１１のクーリングオフに関する確認データにそれぞれに対応する。

雑談に関する確認データは、再生時間の目安の設定がないため、判断を省略することができる。重要事項に関する確認データは、再生時間が３分以上と設定されているので、確認データ添付検出部１０６は、音声データ４０４の再生時間が３分以上か否かを判断する。このとき、確認データ添付検出部１０６は、まず、音声データ４０４が無音か有音かを判断することができ、全くの無音の場合は、条件を満たしていないと判断する。音声データ４０４が有音であり、再生時間が３分以上である場合、確認データ添付検出部１０６は、条件を満たしていると判断する。つづいて、クーリングオフに関する確認データは、再生時間が２分以上と設定されているので、確認データ添付検出部１０６は、音声データ４０６の再生時間が２分以上か否かを判断する。ここでも、確認データ添付検出部１０６は、音声データ４０６が無音の場合は、条件を満たしていないと判断する。音声データ４０４および音声データ４０６のいずれもが条件を満たしていると判断された場合、確認データ添付検出部１０６は、音声データ４０１が所定の条件を満たしていると判断する（図３のステップＳ１２４のＹＥＳ）。これにより、確認データ添付検出部１０６は、契約用データ４００に必要な確認データが添付されていたと判断する（図３のステップＳ１２６）。

以上のように、確認データ添付検出部１０６により、契約用データに必要な確認データが添付されていると判断されると、契約用データ書込処理部１０８は、契約用データと確認データとを対応付けて契約用データ記憶部１１０に記憶する。

図６は、契約用データ記憶部１１０の内部構成の一例を示す図である。ここでは、契約ＮＯ．０００１の契約用データを示す。契約用データ記憶部１１０は、契約用データ毎に、項目ＮＯ．欄、項目欄、入力データ欄、および確認データ欄を含む。ここで、たとえば、項目ＮＯ．１０の「重要事項」には、確認データとして「ｄｏｉ１０００１．ｗａｖ」が対応付けて記憶されている。

契約用データ書込処理部１０８は、テンプレート記憶部１１４を参照して、契約用データ取得部１０４が取得した音声データの入力順とテンプレート記憶部１１４の確認データ欄に設定された順番とに基づき、各音声データを対応する項目に対応付ける。たとえば、図５に示した例では、音声データ４０４の「ｄｏｉ１０００１．ｗａｖ」は入力順が２番目なので、図４に示したテンプレート記憶部１１４の確認データ欄の「２」に対応する項目ＮＯ．１０の重要事項に対応付けられる。

また、契約用データ書込処理部１０８は、契約用データ取得部１０４が取得した音声データを複数の音声データに適宜分割して各音声データを対応する項目に対応付けて記憶することもできる。たとえば、契約用データ取得部１０４がマーキングにより複数のパートに区切られた１つの音声データを取得した場合、契約用データ書込処理部１０８は、それらをマーキングされた箇所で分割し、それぞれの音声データを対応する項目に対応付けて契約用データ記憶部１１０に記憶することができる。

なお、確認データ添付検出部１０６が、確認データが添付されていると判断するための判断基準は、適宜設定可能である。たとえば、確認データ添付検出部１０６は、契約用データに音声データが添付されていれば、それ以上の判断を行うことなく、必要な確認データが添付されていると判断することができる。また、確認データ添付検出部１０６は、テンプレート記憶部１１４に設定された数の音声データが添付されていれば、それ以上の判断を行うことなく、必要な確認データが添付されていると判断することもできる。このような設定は、契約情報記録システム１００の管理者がどの程度厳密に判断したいかに応じて適宜行うことができる。

以上のように、本実施の形態における契約情報記録システム１００によれば、契約用データに契約者の発話内容等の音声データを確認データとして対応付けて記憶しておくことができ、契約者にどのような説明を行ったか、契約者が説明の内容を理解して同意したか等を確認することができる。また、確認データを後日の契約募集の適正の可否の証拠として活用することができる。また、音声データに基づく声紋認証により本人認証を行うこともできる。これにより、契約者が確かに確認情報に同意したことを示す証拠として確認データを用いることもできる。

さらに、確認データは、契約用データとともに、メディアに記録して、またはネットワーク経由で契約者に提供するようにすることもできる。これにより、契約者自身も契約の内容を確認することができる。

（第２の実施の形態）
本実施の形態において、保険会社側の担当者のＰＣ端末３００に、契約用データに必要な確認データが添付されているか否かを検出する機能が組み込まれた例を説明する。本実施の形態において、保険会社側の担当者がＰＣ端末３００に契約用データに必要な情報を入力してＰＣ端末３００から保険会社の契約情報記録システム１００に契約用データを送信する際に、必要な確認データが添付されているか否かが判断される。必要な確認データが添付されていない場合には、エラー通知が行われ、契約用データを契約情報記録システム１００に送信できないように構成される。

図７は、本実施の形態におけるＰＣ端末３００の構成を示すブロック図である。
ＰＣ端末３００（契約情報管理システム）は、契約用データ生成処理部３０２、確認データ添付検出部３０４、エラー通知部３１０、契約用データ記憶部３１２、テンプレート記憶部３１４、および音声データ記憶部３１６を含む。本実施の形態において、契約用データ入力送信ソフトウェアをＰＣ端末３００にインストールすることにより、これらの機能が実現される。この契約用データ入力送信ソフトウェアは、たとえば、保険会社から、担当者に配布される。

テンプレート記憶部３１４には、契約用データを生成するためのテンプレート等が記憶される。音声データ記憶部３１６には、各種音声データが記憶される。担当者は、契約者との会話を録音した音声データを音声データ記憶部３１６に記憶しておく。

契約用データ生成処理部３０２は、キーボード等の操作部３５２の操作により、ユーザから契約用データの生成に必要な情報の入力を受け付ける。契約用データ生成処理部３０２は、テンプレート記憶部３１４を参照して、ディスプレイである表示部３５０に入力画面を表示してユーザの入力を支援する。

図８は、表示部３５０に表示される入力画面の一例を示す図である。
ここで、項目ＮＯ．１０の重要事項等、確認データが必要な項目の入力をする際には、「音声データを選択して下さい。」等、音声データの選択を促すメッセージが表示される。このメッセージは、デフォルトで表示されていてもよく、たとえば、項目ＮＯ．１０の重要事項で「同意」が選択されると表示されるようにしてもよい。ユーザは、「参照」ボタンを押して、音声データ記憶部３１６を指定し、該当する音声データのファイルを選択する。図９は、ユーザが音声データのファイル「ｄｏｉ１０００１．ｗａｖ」を選択した場合の入力画面の一例を示す図である。契約用データ生成処理部３０２は、ユーザから入力された情報を適宜該当する項目に対応付けて契約用データとして契約用データ記憶部３１２に記憶する。また、契約用データ生成処理部３０２は、いずれかの項目に対して音声データが選択された場合は、その項目に対応付けて契約用データとともに音声データも契約用データ記憶部３１２に記憶する。その結果、契約用データ記憶部３１２は、第１の実施の形態において図６を参照して説明した契約用データ記憶部１１０に記憶されたのと同様のデータが記憶される。

その他の必要な項目の入力を行った後、ユーザが入力画面の送信ボタン（不図示）を押すと、送信部３０８は、それをユーザの送信指示として受け付ける。送信部３０８が送信指示を受け付けると、確認データ添付検出部３０４は、送信指示のあった契約用データに必要な確認データが添付されているか否かを検出する。確認データ添付検出部３０４は、第１の実施の形態で説明した確認データ添付検出部１０６と同様の手順で判断を行うことができる。送信部３０８は、確認データ添付検出部３０４により、確認データの添付が検出された場合に、契約用データと確認データとを対応付けて契約情報記録システム１００に送信する。エラー通知部３１０は、確認データ添付検出部３０４により、確認データの添付が検出されなかった場合に、データに不備があるとして、エラーを通知する。エラー通知部３１０は、表示部３５０にエラー通知を表示することができる。

このようにすれば、ＰＣ端末３００のユーザが、必要な情報がすべて入力されたか否かを予め確認してから契約情報記録システム１００にデータを送信することができる。

以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。

契約用データ取得部１０４が取得する契約用データおよび音声データの形態は、種々設定可能である。以上の第１の実施の形態では、契約用データ取得部１０４は、複数の音声データが契約用データの項目に対応付けられていない状態で契約用データおよび確認データを取得し、契約用データ書込処理部１０８が各音声データを契約用データの各項目に対応付ける処理を行って契約用データ記憶部１１０に記憶する処理を説明した。しかし、この処理は、ＰＣ端末３００のユーザ等の担当者が予め自分で行っておくようにすることもできる。すなわち、第２の実施の形態で説明したように、ＰＣ端末３００において、音声データを各項目に対応付けて取り込むようにすれば、契約用データ取得部１０４は、既に契約用データの各項目に各音声データが対応付けて貼り付けられた状態で、契約用データおよび確認データを取得することができる。この場合は、確認データ添付検出部１０６により必要な確認データが添付されていることが検出された場合、契約用データ書込処理部１０８は、契約用データ取得部１０４が取得したデータをそのまま契約用データ記憶部１１０に記憶する。

また、以上の実施の形態では、保険会社側の担当者が契約者との会話をＩＣレコーダ等で録音する例を示したが、他の例において、担当者は、契約者とのやり取りを録音するとともにやり取りの様子をカメラで撮影するようにすることもできる。この場合、契約用データに音声データとともに、カメラで撮影した画像データも添付して契約情報記録システム１００に送信またはメディア２００に記録するようにすることができる。また、保険会社側の担当者は、契約者とのやり取りをビデオカメラ等で録画するようにすることもできる。この場合、契約用データに音声データ入りの動画像データを添付して契約情報記録システム１００に送信またはメディア２００に記録するようにすることができる。

また、以上では、保険会社側の担当者と契約者とが対面して保険契約が行われる場合を例として説明したが、本発明の契約情報記録システム１００は、コールセンターで契約者から電話で申し込みを受け付けた場合の契約用データに適用することもできる。この場合も、コールセンターにおいて、契約者との会話を録音しておき、それを契約用データと対応付けて契約情報記録システム１００に入力するようにすることができる。

契約用データは、手書きの契約書をスキャナ等で取り込んだ画像データとすることもできる。この場合は、その画像データに確認データを対応付けて契約用データ記憶部１１０に記憶することができる。

以上の実施の形態においては、自動車保険を例として説明したが、本発明は、海外旅行保険、がん保険、医療保険等の他の保険や他の契約にも適用することができる。

本発明の実施の形態における契約情報記録システムの構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態における契約情報記録システムの処理手順を示すフローチャートである。 図２のステップＳ１０２の確認データ添付検出部が必要な確認データが添付されているか否かを検出する手順を詳細に示すフローチャートである。 テンプレート記憶部の内部構成の一例を示す図である。 契約用データ取得部が取得した契約用データの構成の一例を示す図である。 契約用データ記憶部の内部構成の一例を示す図である。 ＰＣ端末の構成を示すブロック図である。 ＰＣ端末の表示部に表示される入力画面の一例を示す図である。 ＰＣ端末の表示部に表示される入力画面の一例を示す図である。

符号の説明

１００ 契約情報記録システム
１０２ 送受信部
１０４ 契約用データ取得部
１０６ 確認データ添付検出部
１０８ 契約用データ書込処理部
１１０ 契約用データ記憶部
１１２ エラー通知部
１１４ テンプレート記憶部
１５０ ネットワーク
１６０ 表示部
２００ メディア
３００ ＰＣ端末
３０２ 契約用データ生成処理部
３０４ 確認データ添付検出部
３０８ 送信部
３１０ エラー通知部
３１２ 契約用データ記憶部
３１４ テンプレート記憶部
３１６ 音声データ記憶部
３５０ 表示部
３５２ 操作部
４００ 契約用データ
４０１ 音声データ
４０２ 音声データ
４０４ 音声データ
４０６ 音声データ

Claims (8)

1. 契約を行うために必要な契約者または被保険者の情報を含む契約用データを取得する契約用データ取得部と、
   前記契約用データに、前記契約を行うにあたり前記契約者の確認が必要な確認情報に対する前記契約者の回答を音声データとして取得した確認データが添付されているか否かを検出する確認データ添付検出部と、
   前記確認データ添付検出部により、前記確認データの添付が検出された場合に、前記契約用データと前記確認データとを対応付けて記憶部に記憶する契約用データ書込処理部と、
   前記確認データ添付検出部により、前記確認データの添付が検出されなかった場合に、エラーを通知するエラー通知部と、
   を含む契約情報記録システム。
2. 請求項１に記載の契約情報記録システムにおいて、
   前記確認データ添付検出部は、前記契約用データに音声データであることを示す所定の拡張子を含むファイルが添付されているかを判断し、少なくとも前記所定の拡張子を含むファイルが添付されている場合に、前記確認データが添付されていると判断する契約情報記録システム。
3. 請求項１に記載の契約情報記録システムにおいて、
   前記確認データ添付検出部は、前記契約用データに音声データが添付されているか否か、音声データが添付されている場合、当該音声データが有音であるか否かを判断し、少なくとも音声データが添付されており、当該音声データが有音である場合に、前記確認データが添付されていると判断する契約情報記録システム。
4. 請求項１に記載の契約情報記録システムにおいて、
   各契約用データ毎に、必要な前記音声データの数の設定を記憶する記憶部をさらに含み、
   前記確認データ添付検出部は、前記契約用データに前記記憶部に設定された数の前記音声データが添付されているか否かを判断し、少なくとも前記記憶部に設定された数の前記音声データが添付されている場合に、前記確認データが添付されていると判断する契約情報記録システム。
5. 請求項１に記載の契約情報記録システムにおいて、
   各契約用データ毎に、必要な前記音声データの数および各音声データの目安となる再生時間の設定を記憶する記憶部をさらに含み、
   前記確認データ添付検出部は、前記契約用データに、前記記憶部に設定された数の音声データが添付されているか否か、および各前記音声データの再生時間が前記記憶部に設定された前記目安となる再生時間と一致するか否かを判断し、少なくとも前記記憶部に設定された数の前記音声データが添付されており、各前記音声データの再生時間が前記記憶部に設定された前記目安となる再生時間と一致する場合に、前記確認データが添付されていると判断する契約情報記録システム。
6. 請求項３から５いずれかに記載の契約情報記録システムにおいて、
   前記確認データ添付検出部は、前記契約用データに音声データであることを示す所定の拡張子を含むファイルが添付されているかを判断し、少なくとも前記所定の拡張子を含むファイルが添付されている場合に、前記契約用データに音声データが添付されていると判断する契約情報記録システム。
7. 契約を行うために必要な契約者または被保険者の情報を含む契約用データに、前記契約を行うにあたり前記契約者の確認が必要な確認情報に対する前記契約者の回答を音声データとして取得した確認データが添付されているか否かを検出する確認データ添付検出部と、
   前記確認データ添付検出部により、前記確認データの添付が検出されなかった場合に、エラーを通知するエラー通知部と、
   を含む契約情報管理システム。
8. コンピュータを、
   契約を行うために必要な契約者または被保険者の情報を含む契約用データに、前記契約を行うにあたり前記契約者の確認が必要な確認情報に対する前記契約者の回答を音声データとして取得した確認データが添付されているか否かを検出する確認データ添付検出手段、
   前記確認データ添付検出手段により、前記確認データの添付が検出されなかった場合に、エラーを通知するエラー通知手段、
   として機能させるプログラム。

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