JP2007011749A - 情報処理システム、会計情報処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】会計情報処理システムにおいて、監査業務に必要なデータが誤って修正されるのを防止すること。監査業務に必要なデータを含む各種データ（会計データ）を容易に復元可能とすること。
【解決手段】情報処理装置１１には、日々の取引データが記録された仕訳ファイル、科目ファイル、基礎情報ファイルを含んで構成される出納帳ファイル１４が具備され、情報処理装置１２には、出納帳ファイル１４を構成する各ファイルとの間でデータ同期がとられる出納帳ファイル１６と、出納帳ファイル１６の各ファイルとの間でデータ同期がとられる会計ファイル１７とが具備され、出納帳ファイル１４と出納帳ファイル１６との間の同期制御が、所定のタイミング時に情報処理装置１１側から主導的に行われ、出納帳ファイル１６と会計ファイル１７との間の同期制御が、情報処理装置１２における所定の処理時に行われる。
【選択図】 図２

Description

本発明は、情報処理装置間のデータ伝送がネットワークを介して行われる情報処理システムに関するものであり、特に、伝送される情報が会計処理に必要な情報（以下「会計情報」という）であって、顧客先から依頼を受けた会計事務所における監査業務を支援するための会計情報処理システムに関するものである。

ネットワークを利用した監査支援機能を具備する従来の会計処理システムとして、例えば、下記特許文献１、２のシステムが存在する。

特許文献１に示されるシステムでは、顧問先で入力した会計データがインターネットを経由してサーバ側に送信され、所定期間の会計データの入力が終了した段階で監査の依頼が行われる。また、監査依頼が出力されると、サーバ側にて予め作成されている監査項目チェック表が参照され、会計データの異常性を判別する処理が自動的に行われ、その後に、監査人の判断が含められた監査結果が顧問先に送信されるといった一連の処理が行われる。

一方、特許文献２に示されるシステムでは、社会福祉法人等の財務会計業務において発生する諸問題を解決し、正確な計算書類の作成を支援することが目的とされ、社会福祉法人等の財務データがネットワーク回線を使って抜き取られるとともに、抜き取られた財務データが正しい財務データに修正されるといった処理が行われる。

特開２００３−１８６９８７号 特開２００３−１９６４５１号

しかしながら、上記特許文献１に示される従来技術では、監査の依頼がされたとき、変更等をしてはならないデータを修正禁止にすることができないので、顧問先が当該データを誤って修正してしまう場合があるといった問題点があった。また、会計ファイルを顧問先あるいはサーバのいずれか一方でしか保存していないので、コンピュータの故障などによりデータを紛失などした場合に保存先のデータの復元ができないといった問題点があった。

また、上記特許文献２に示される従来技術では、特許文献１と同様に、監査中は監査に必要な財務データを修正禁止にすることができず、また、財務データのバックアップがなされていないといった問題点があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、必要なデータが誤って修正されるのを防止し、必要なデータを含む各種データを容易に復元可能とする情報処理システムを提供することを目的とする。また、特に、監査業務に必要な会計データが誤って修正されるのを防止し、これらの会計データを容易に復元可能とする会計情報処理システムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、本発明にかかる会計情報処理システムは、第１の情報処理装置と、第２の情報処理装置とがネットワークを介して接続される会計情報処理システムにおいて、前記第１の情報処理装置は、日々の取引データが記録された仕訳ファイル、科目ファイル、基礎情報ファイルを含んで構成される第１の出納帳ファイルを具備し、前記第２の情報処理装置は、前記第１の出納帳ファイルを構成する各ファイルとの間でデータ同期がとられる第２の出納帳ファイルと、該第２の出納帳ファイルの各ファイルとの間でデータ同期がとられる会計ファイルと、を具備し、前記第１の出納帳ファイルと前記第２の出納帳ファイルとの間の同期制御は、所定のタイミング時に前記第１の情報処理装置側から主導的に行われ、該第２の出納帳ファイルと前記会計ファイルとの間の同期制御は、前記第２の情報処理装置における所定の処理時に行われることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、前記第１の出納帳ファイルと前記第２の出納帳ファイルとの間の同期制御における所定のタイミング時とは、少なくとも前記第１の情報処理装置の前記第２の情報処理装置に対する接続時、または該第１の出納帳ファイルにおけるファイルの登録、更新、削除時であり、該第２の出納帳ファイルと前記会計ファイルとの間の同期制御における所定の処理時とは、少なくとも前記第２の情報処理装置における監査処理時または監査終了時であることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、前記第１の出納帳ファイルと前記第２の出納帳ファイルとの間の同期制御は、該第１、第２の出納帳ファイルを構成するファイルの内容に変更のあったときに付与される更新ログと、該第１、第２の出納帳ファイルを構成するファイルが不要になったときに付与される削除ログと、該第１の出納帳ファイルと該第２の出納帳ファイルとの間で同期がとられる共通ファイルの双方に変更があった場合に参照される更新ルール設定ファイルと、に基づいて行われることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、前記更新ルール設定ファイルには、前記第１の出納帳ファイルと前記第２の出納帳ファイルとの間で同期がとられる共通ファイルの中で、どちらのファイルを優先するか否かの優先順位が示されていることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、前記会計ファイルに対する前記第１の情報処理装置からの編集処理が常時禁止されていることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、監査依頼時から監査終了時までの間、前記第１の出納帳ファイルの監査処理対象ファイルに対する編集処理が禁止されることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、監査終了時以降、前記第１の出納帳ファイルの監査処理対象ファイルに監査済フラグが付与されることを特徴とする。

前記第２の情報処理装置では、監査依頼時から監査終了時までの間であっても、前記第２の出納帳ファイルの監査処理対象ファイルに対する編集処理が可能とされることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、監査終了時以降、前記第２の出納帳ファイルの監査処理対象ファイルに監査済フラグが付与されることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、監査依頼時から監査終了時までの間、前記会計ファイルの監査処理対象ファイルに対する編集処理が禁止されることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、監査終了時以降、前記会計ファイルの監査処理対象ファイルに監査済フラグが付与されることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、前記第１、第２の出納帳ファイルおよび前記会計ファイルに対する編集処理の禁止が監査終了時以降も継続されることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、監査依頼から監査受付、監査終了までの一連の監査処理状況が、前記第１の情報処理装置および前記第２の情報処理装置の双方から確認可能であることを特徴とする。

つぎの発明にかかる会計情報処理システムは、上記の発明において、監査処理が開始されるまでの間、前記第１の情報処理装置から受けた監査依頼を前記第２の情報処理装置にて変更可能であることを特徴とする。

つぎの発明にかかる情報処理システムは、第１の情報処理装置と、第２の情報処理装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムにおいて、前記第１の情報処理装置は、該第１の情報処理装置側で入力された入力データが記録された１〜複数のファイルを有する第１のファイル群を具備し、前記第２の情報処理装置は、前記第１のファイル群の各ファイルとの間でデータ同期がとられる第２のファイル群と、該第２のファイル群の各ファイルとの間でデータ同期がとられる第３のファイル群と、を具備し、前記第１のファイル群と前記第２のファイル群との間の同期制御は、所定のタイミング時に前記第１の情報処理装置側から主導的に行われ、該第２のファイル群と前記第３のファイル群との間の同期制御は、前記第２の情報処理装置における所定の処理時に行われることを特徴とする。

つぎの発明にかかる情報処理システムは、上記の発明において、前記第１のファイル群と前記第２のファイル群との間の同期制御における所定のタイミング時とは、少なくとも前記第１の情報処理装置の前記第２の情報処理装置に対する接続時、または該第１のファイル群におけるファイルの登録、更新、削除時であり、該第２のファイル群と前記第３のファイル群との間の同期制御における所定の処理時とは、前記第１の情報処理装置からの特定処理の依頼に基づく前記第２の情報処理装置における処理の実施時であることを特徴とする。

つぎの発明にかかる情報処理システムは、上記の発明において、前記第１のファイル群と前記第２のファイル群との間の同期制御は、該第１、第２のファイル群を構成するファイルの内容に変更のあったときに付与される更新ログと、該第１、第２のファイル群を構成するファイルが不要になったときに付与される削除ログと、該第１のファイル群と該第２のファイル群との間で同期がとられる共通ファイルの双方に変更があった場合に参照される更新ルール設定ファイルと、に基づいて行われることを特徴とする。

つぎの発明にかかる情報処理システムは、上記の発明において、前記更新ルール設定ファイルには、前記第１のファイル群と前記第２のファイル群との間で同期がとられる共通ファイルの中で、どちらのファイルを優先するか否かの優先順位が示されていることを特徴とする。

第１の情報処理装置側で入力された取引データが記録された仕訳ファイル、科目ファイル、基礎情報ファイルを含んで構成される第１の出納帳ファイルが具備され、第２の情報処理装置には、第１の出納帳ファイルを構成する各ファイルとの間でデータ同期がとられる第２の出納帳ファイルと、第２の出納帳ファイルの各ファイルとの間でデータ同期がとられる会計ファイルとが具備され、第１の情報処理装置に具備される第１の出納帳ファイルと第２の情報処理装置に具備される第２の出納帳ファイルとの間の同期制御が、所定のタイミング時に第１の情報処理装置側から主導的に行われる一方で、第２の出納帳ファイルと第２の情報処理装置に具備される会計ファイルとの間の同期制御が、第２の情報処理装置における所定の処理時に行われるので、監査業務に必要な会計データが誤って修正されるのが防止され、また、これらの会計データの復元が容易に実現されるという効果が得られる。

以下に、本発明にかかる情報処理システム、会計情報処理システムの好適な実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施例により本発明が限定されるものではない。

（システム実現のための前提構成）
本発明にかかる会計情報処理システムの実施例を説明する前に、本システムを実現するための前提となる構成について説明する。なお、図１は、本発明にかかる会計情報処理システムの骨幹部分の構成を示す図であり、会計業務に特化することなく構成された情報処理システムの構成を示す図である。同図に示す情報処理システムは、第１の情報処理装置である情報処理装置１と第２の情報処理装置である情報処理装置２とがネットワーク３を介して接続されている。

情報処理装置１には、種々のデータが記録された１〜複数のファイルの集合体である第１のファイル群４が具備されるとともに、第１のファイル群４を構成する各ファイルに対してデータの入力、修正、削除等を行ったり、ファイルの生成、削除等を行ったりする第１の情報処理装置用プログラム８がインストールされる。

また、情報処理装置２には、第１のファイル群４を構成する各ファイルとの間でデータ同期がとられる第２のファイル群５と、第２のファイル群５の各ファイルとの間でデータ同期がとられる第３のファイル群と、が具備される。すなわち、第２のファイル群５は、第１のファイル群４を構成する各ファイルとの間で同期がとられる１〜複数のファイルの集合体であり、第３のファイル群６は、第２のファイル群５を構成する各ファイルとの間で同期がとられる１〜複数のファイルの集合体である。

また、第１のファイル群４と第２のファイル群５との間の同期制御は、所定のタイミング時に情報処理装置１側から主導的に行われ、第２のファイル群５と第３のファイル群６との間の同期制御は、所定の処理時に双方から行われ得るようにすることで、後述するような種々の特徴を有する。また、情報処理装置２には、情報処理装置１と同様に、第２のファイル群５および第３のファイル群６をそれぞれ構成する各ファイルに対してデータの入力、修正、削除等を行ったり、ファイルの生成、削除等を行ったり、後述する監査業務を支援する第２の情報処理装置用プログラム９がインストールされる。

ところで、図１に示す構成では、ネットワーク３を介して情報処理装置２に接続される情報処理装置１をひとつの装置として示しているが、ひとつの装置に限定されるものではなく、複数の装置が情報処理装置２に接続されるように構成されていてもよい。例えば、情報処理装置１として情報処理装置１ａ，１ｂの２つの装置が存在する場合、これらの２つの装置にそれぞれ具備される第１のファイル群４ａ，４ｂの各ファイル群と同期がとられる第２のファイル群５ａ，５ｂが情報処理装置２に具備されるとともに、第２のファイル群５ａ，５ｂの各ファイル群と同期がとられる第３のファイル群６ａ，６ｂが情報処理装置２に具備されることになる。なお、これらの第２のファイル群５ａ，５ｂおよび第３のファイル群６ａ，６ｂは、それぞれ第２のファイル群５および第３のファイル群６のサブファイル群として構成されていてもよいし、それぞれが単独のファイル群として構成されていてもよい。

また、図１に示す構成では、第１のファイル群４、第２のファイル群５および第３のファイル群６のそれぞれは、種々のデータが記録された１〜複数のファイルの集合体であるとしているが、必ずしもファイル群である必要はなく、データの集合体であるデータベースとして構成されていてもよい。

（システムの特徴）
つぎに、図１のように構成された本システムの機能に基づく種々の特徴について説明する。まず、第１の特徴として、本システムでは、図１に示したように、ネットワーク３を介して第１のファイル群４と第２のファイル群５との間で所定のタイミング時に同期がとられる。つまり、情報処理装置１側と情報処理装置２側の双方において、一部の状態時を除いて同一データが保持されるので、データの２重化による保全が図られる。なお、第１のファイル群４と第２のファイル群５との間の同期は、両ファイル群の各ファイル間に差がある場合にのみ（すなわち差分データのみ）実際のデータ伝送が行われるので、大量のデータがネットワーク３を流れることがなく、ネットワーク回線を圧迫することがない。

つぎに、第２の特徴として、第１のファイル群４とが第２のファイル群５とが同期が確保された状態で登録されるため、情報処理装置１側で入力されたデータを情報処理装置２側において確認することができ、情報処理装置１側に問い合わせすることなく、データ入力の進捗確認を行うことができる。

また、第３の特徴として、情報処理装置１側でシステムが起動された場合に、ネットワーク３が遮断されていて情報処理装置２と接続できない状態であっても情報処理装置１側では普段と変わりなく装置の起動、データの入力、修正、削除等の処理（以下「編集処理」という）、装置のシャットダウンを行うことができる。なお、このような手法は、例えば、情報処理装置２にある一元管理された会計データを直接編集するような手法とは、本質的に異なる。すなわち、一元管理された会計データを直接編集するような手法では、同期が常時保持されていることが前提となるので、ネットワーク３が遮断されている場合には、データの編集処理を行うことができない。この場合、ネットワークの代替回線を用意する等の対策が必要であり、システムに投資するコストが増加する。

また、第４の特徴として、上記のような状態の後、すなわちネットワーク３が遮断状態にあるときに情報処理装置１側でデータの編集処理が行われた後に、情報処理装置１と情報処理装置２とが接続された場合、情報処理装置１に保存された第１のファイル群４の各ファイルと、情報処理装置２に保存されている第２のファイル群５の各ファイルとの間の内容が比較され、それぞれで更新されているデータが有効となるようにデータの同期が（自動的または手動的のいずれであってもよい）確保されるので、情報処理装置１側で入力されたデータを情報処理装置２側において確認することができ、情報処理装置１側に問い合わせすることなく、データ入力の進捗確認を行うことができる。

さらに、第５の特徴として、例えば情報処理装置１が情報処理装置２へ接続をするタイミングとして、第１のファイル群４を構成するファイルの呼出時と登録時のみとすれば、情報処理装置１側にてデータの編集処理を行う間は、情報処理装置２とのネットワーク接続を切断しておくことができる。したがって、情報処理装置２において、複数の情報処理装置１側から複数の接続依頼が発生したとしても、差分データのみを交換する同期制御処理とも相まって、情報処理装置２と複数の情報処理装置１との間の接続時間が増大することはなく、情報処理装置２の能力や、ネットワーク３の回線速度の増加を抑制することができる。

また、第６の特徴として、情報処理装置１側から情報処理装置２側へ特定の処理を依頼する場合、依頼された特定の処理（以下「特定処理」と呼称）が終了するまでの間、情報処理装置１側の第１のファイル群４を構成する一部のファイルへの編集処理（第２のファイル群５において、当該一部のファイルとの同期がとられるファイルへの編集処理も同様）を禁止する仕組みが具備される（第２のファイル群５において、当該一部のファイルに対応する（すなわち同期がとられる）ファイルへの編集処理も同様に禁止される）。また、このとき、特定処理の処理対象となるデータが記録されている当該一部のファイルに対応する第２のファイル群５におけるファイルが第３のファイル群６にコピーされる（第３のファイル群６にすでに存在する場合には両者の同期がとられる）。なお、この仕組みは、第１の情報処理装置用プログラム８および第２の情報処理装置用プログラム９の連携処理によって、実現することができる。また、この仕組みにより、特定処理の処理対象となっているデータが、情報処理装置１側から誤って変更されるのを防止することができる。一方、第２の情報処理装置においては、第２のファイル群５に対する編集処理は、いつでも可能となっている。

さらに、第７の特徴として、特定処理の終了後、第１のファイル群４、第２のファイル群５および第３のファイル群６における当該一部のファイルへの編集処理に対する禁止状態が維持される（これらのファイル間の同期処理も同時に禁止される）。なお、第３のファイル群６における当該一部のファイルを除き、第１のファイル群４および第２のファイル群５における当該一部のファイルへの編集処理に対する禁止状態を解除してもよい。その結果、当該一部のファイルにかかる第２のファイル群５と第３のファイル群６との間の同期を無効とし、当該一部のファイルにかかる第１のファイル群４と第２のファイル群５との間の同期を有効としてもよい。

また、第８の特徴として、第１のファイル群４、第２のファイル群５および第３のファイル群６を構成する各ファイルがどのようなステータスにあるか（例えば、特定処理の依頼から、受付、終了までの一連の状態）について、情報処理装置１および情報処理装置２の双方の側で確認することができる。

なお、第３のファイル群６を構成する各ファイルについては、情報処理装置１側からの編集処理を禁止する仕組みを具備させることが好ましい。このような仕組みが具備されていれば、第９の特徴として、情報処理装置１側の操作ミスで情報処理装置２側が管理する重要ファイル（第３のファイル群６を構成する各ファイル）が消去されてしまうのを防止することができる。

つぎに、本発明にかかる会計情報処理システムの実施例について図面を参照して説明する。以下の実施例では、顧問先の仕訳入力から会計事務所の監査支援までの一連の会計業務を支援する会計情報処理システムの好適な処理の流れについて説明する。

図２は、本発明の会計情報処理システムにかかる処理シーケンスを説明するための図である。同図において、顧問先には図１に示した情報処理装置１と同等の情報処理装置１１が設置され、会計事務所には図１に示した情報処理装置２と同等の情報処理装置１２が設置される。情報処理装置１１には、図１に示した第１のファイル群４の一例である出納帳ファイル１４と、出納帳ファイル１４のワークデータを保持する出納帳ワークファイル１５とが具備され、情報処理装置１２には、図１に示した第２のファイル群５の一例である出納帳ファイル１６と、第３のファイル群６の一例である会計ファイル１７とが具備される。

なお、本実施例では、第１のファイル群４および第２のファイル群５を「出納帳ファイル」とし、第３のファイル群６を「会計ファイル」として示しているが、これらの「出納帳ファイル」および「会計ファイル」とは、以下に一例として示す各ファイルなどを総称するものとして使用している。

（出納帳ファイルの構成要素）
（１）基礎ファイル（顧問先に関する基本情報）
（２）科目ファイル（勘定科目に関する情報）
（３）残高情報ファイル（会計期間ごとの残高情報）
（４）摘要情報ファイル（摘要の定義など）
（５）月次ファイル［通常月×１２ヶ月分］（仕訳情報）
（６）月次ファイル［決算修正月］（仕訳情報）
（７）その他のファイル（出納帳ファイル、会計ファイル共通情報）
（８）買掛関連情報ファイル
（９）売掛関連情報ファイル
（１０）会計事務所情報ファイル

（会計ファイルの構成要素）
（１）基礎ファイル（顧問先に関する基本情報）
（２）科目ファイル（勘定科目に関する情報）
（３）残高情報ファイル（会計期間ごとの残高情報）
（４）摘要情報ファイル（摘要の定義など）
（５）月次ファイル［通常月×１２ヶ月分］（仕訳情報）
（６）月次ファイル［決算修正月］（仕訳情報）
（７）その他のファイル（出納帳ファイル、会計ファイル共通情報）

なお、本システムの適用対象は、上記のような出納帳ファイルに限定されるものではなく、顧問先がデータ入力を行い、その後、会計事務所が関与（データチェックおよび監査）を行う性質を有するファイル、例えば、給与ファイルや工事原価ファイルなどであっても構わない。また、会計事務所と顧問先との間の会計業務以外にも、例えば、一般業務の本店・支店間の業務に適用することも勿論可能である。

つぎに、図２を参照して、顧問先の仕訳入力から会計事務所の監査支援までの一連の処理シーケンスについて説明する。

（顧問先における出納帳ファイルの呼出処理）
図２において、システムの起動時にネットワーク接続が確立される。その後、顧問先の情報処理装置１１に保存されている出納帳ファイル１４と会計事務所側の情報処理装置１２に保存されている出納帳ファイル１６とが比較照合されてファイル同期がとられる（シーケンスＳＱ１０１）。例えば、前回のシステム終了時以降に、会計事務所側で出納帳ファイル１６に対する更新処理が行われている場合や、前回のシステム終了時に回線が切断されているような場合には、更新データが有効となるように出納帳ファイル１４と出納帳ファイル１６とのファイル同期がとられる。なお、前回のシステム終了時の状態が正常終了の場合、あるいは会計事務所側で出納帳ファイル１６に対するデータ編集等が行われていない場合には、実際のデータ伝送は行われない。なお、ファイル同期が確立された後は、ネットワーク接続が解放されるので、会計事務所側に複数の顧問先からの接続依頼がほぼ同時期に集中したとしてもスペックで規定された同時接続数が超過になる確率を激減させることができる。

（編集終了後の出納帳ファイルの更新処理）
顧問先におけるデータ編集は、システム起動時に生成された出納帳ワークファイル１５に対して行われる。出納帳ワークファイル１５に対する編集が終了後の所定のタイミング時に（例えばシステム終了時）ネットワーク接続が確立され、出納帳ファイル１４と出納帳ファイル１６とのファイル同期がとられる。すなわち、出納帳ワークファイル１５の内容が出納帳ファイル１４に反映されるとともに（シーケンスＳＱ１０２）、出納帳ファイル１４と出納帳ファイル１６の更新データが相互に反映される（シーケンスＳＱ１０３）。

なお、一般的な会計業務では、仕訳入力が月次単位で行われるため、通常は、１ヶ月分の月次ファイル一つのみが更新されることになる。したがって、ファイル転送されるファイル数は少なく、ファイル更新は高速に行われる。また、次回の起動時にネットワーク接続されない場合には、顧問先の出納帳ファイル１４の内容がコピーされた出納帳ワークファイル１５を編集することになる（ローカル処理）。この場合、次回のネットワーク接続時に、上記シーケンスに基づいて、出納帳ファイル１４と出納帳ファイル１６とのファイル同期がとられる。

（会計事務所側への監査依頼の通知処理）
仕訳入力が全て行われると（一般的には１ヶ月単位）、情報処理装置１２に対して情報処理装置１１から監査依頼が通知される（シーケンスＳＱ１０４）。監査依頼が通知された場合、監査に必要なファイルに対して、例えばフラグ（図示省略）が設定される。会計事務所側では、設定されたフラグに基づいて、監査依頼が通知されている状態が識別され（後述する図６を参照）、情報処理装置１１，１２の表示装置（図示省略）にて監査に関係のあるファイルの状態をリアルタイムに確認することができる（後述の図９−１（会計事務所側）、図９−２（顧問先側）を参照）。

なお、情報処理装置１１においては、監査依頼を通知すると、情報処理装置１２側の処理が監査終了となるまでは、基本的に顧問先における監査依頼月の仕訳ファイル、科目ファイル、基礎情報ファイルや、監査依頼を行った月以前の月次仕訳ファイルの変更等は禁止される。これらの制御により、会計事務所の監査中に顧問先側で間違って監査月の仕訳ファイルや科目ファイル等を変更することがなくなり、会計事務所が加除訂正しているファイルが変更されるのを防止することができる。

（監査依頼から監査開始までの処理）
情報処理装置１２では、出納帳ファイル１６の中から監査依頼された月の月次仕訳ファイルや、顧問先が編集した科目ファイルなどが会計ファイル１７に取り込まれる（シーケンスＳＱ１０５：後述の図７を参照）。この処理が行われると、プログラム上では、当該ファイルに対して、例えば監査中フラグが設定され、監査依頼フラグが消去される。また、監査依頼のときと同様に、顧問先、会計事務所側の双方で監査に関係のあるファイルの状態をリアルタイムで確認することができる。なお、情報処理装置１２の出納帳ファイル１６と会計ファイル１７とはそれぞれ別管理されおり、情報処理装置１１側から会計ファイル１７を編集または変更することができない。したがって、例えば顧問先の操作ミスで会計事務所が管理する会計ファイル１７の内容が消去されることはない。

（監査中の処理）
会計事務所側の情報処理装置１２では、会計ファイル１７に基づく仕訳監査等の業務を支援する環境が提供される（シーケンスＳＱ１０６）。なお、会計事務所が監査のために会計ファイル１７を開いて、データの編集操作を行っていたとしても、顧問先の出納帳ファイル１４は会計ファイル１７とは別管理のため、顧問先が監査依頼を行った場合でも、編集禁止とはされていない仕訳ファイルに限っては、仕訳データの入力が妨げられることはない。例えば、顧問先では、翌月の仕訳を入力することができる。

（監査終了から終了後の処理）
監査が終了すると、監査の対象となった会計ファイル１７内の月次の仕訳ファイルや、科目ファイルなどで変更されたファイルと、出納帳ファイル１６との同期がとられ、監査結果が出納帳ファイル１６にも反映される（シーケンスＳＱ１０７：後述の図８を参照）。なお、監査処理が終了すると、当該ファイルに対して、例えば監査済フラグが設定され、監査中フラグが消去される。顧問先の情報処理装置１１では、システムを通常どおりに起動するとデータの呼出処理（ファイル転送処理）が行われ、監査された出納帳データを確認することができる（後述の図９−２を参照）。なお、「監査済」となった出納帳ファイル１４の仕訳は、監査データ保護のため自動ロックされ、変更することができない。ただし、必要に応じ、情報処理装置１２において、「監査済」の解除を行う機能を設けてもよい。

なお、情報処理装置１１側の出納帳ファイル１４が何らかの原因で失われた場合であっても、ファイルの復元は容易に行うことができる。この場合、例えばシステム起動時に自動的に情報処理装置１２側からファイル転送が行われる機能を設けてもよいし、ファイル転送のタイミングを手動で指定できる機能を設けてもよい。一方、情報処理装置１２側の出納帳ファイル１６が何らかの原因で失われた場合であっても同様である。この場合、例えば情報処理装置１１が情報処理装置１２に接続されるタイミングで情報処理装置１１側からファイル転送が行われるようにしてもよいし、ファイル転送のタイミングを手動で指定できる機能を設けてもよい。

（出納帳ファイル編集終了時の自動更新処理）
つぎに、顧問先が自身の出納帳ファイル（出納帳ファイル１４）を編集した直後の所定のタイミング時（例えば編集終了時）における同期処理（自動更新処理）について説明する。図３は、出納帳ファイルに対する編集終了時の自動更新処理を説明するための図である。

図３において、情報処理装置１１側では、例えば出納帳ワークファイル１５に対する編集（データの入力、修正、削除等）作業が行われている。いま、編集作業が終了すると、ファイル更新が指示され（シーケンスＳＱ２０１）、出納帳ワークファイル１５の内容が反映される形で出納帳ファイル１４が更新される（シーケンスＳＱ２０３）。なお、出納帳ファイル１４に対するファイル削除指示の場合には（シーケンスＳＱ２０２）、出納帳ファイル１４が出納帳ワークファイル１５を介することなく削除される。その後、出納帳ファイル１４と情報処理装置１２側の出納帳ファイル１６との間で自動更新処理が行われる（シーケンスＳＱ２０４）。なお、自動更新処理中は、出納帳ファイル１６に対してプロテクトがかけられることが好ましい。また、自動更新処理が行われる際に、更新履歴を示す出納帳履歴ファイルを生成して情報処理装置１１側に保持するようにすれば、不測の不具合（例えば電源断、アプリケーションエラー、ファイルエラーなど）が発生した場合であっても、データ復元の容易性を確保することができる。

（出納帳ファイル編集中断後の自動更新処理）
つぎに、顧問先が出納帳ファイル１４を編集した際に何らかの原因で編集作業が中断した場合の、その後（例えば次回の起動時）の自動更新処理について説明する。図４は、出納帳ファイル１４に対する編集中断後の自動更新処理を説明するための図である。

図４において、情報処理装置１１側では、例えば中断前の更新状況が取得され出納帳ワークファイル１５に反映される（シーケンスＳＱ３０１）とともに、出納帳ワークファイル１５の内容が反映される形で出納帳ファイル１４が更新される（シーケンスＳＱ３０２）。その後、出納帳ファイル１４と情報処理装置１２側の出納帳ファイル１６との間で自動更新処理が行われる（シーケンスＳＱ３０３）。さらに、情報処理装置１２側の出納帳ファイル１６との間で同期のとれた出納帳ファイル１４の内容が出納帳ワークファイル１５に反映され（シーケンスＳＱ３０４）、出納帳ファイル１４に対する編集作業が継続される。なお、自動更新処理中に、出納帳ファイル１６に対してプロテクトをかける処理や、自動更新処理中に出納帳履歴ファイルを生成する処理を付加することができ、上記の場合（出納帳ファイル編集終了時の自動更新処理）と同様な効果が得られる。

ところで、本システムでは、情報処理装置１１および情報処理装置１２の双方でデータを保存しているので、別々にデータが更新されることが想定される。このような場合に、ユーザには２元管理を意識させないような手法で、双方の差異を生じさせない自動更新処理が必要となる。なお、技術的な観点に鑑みて、自動更新処理が必要となるのはつぎの３つの場合に分類することができる。
（１）情報処理装置１２の出納帳ファイル１６のみが更新されている場合（ダウンロードが必要）
（２）情報処理装置１１の出納帳ファイル１４のみが更新されている場合（アップロードが必要）
（３）情報処理装置１１の出納帳ファイル１４および情報処理装置１２の出納帳ファイル１６の双方が更新されている場合（アップロードおよびダウンロードの両者が必要）
以下、これらの（１）〜（３）の場合における自動更新処理時の動作について説明する。

（自動更新処理時の動作）
自動更新処理では、ネットワーク接続時、切断時、ファイルの登録、更新、削除時等において、まず、双方の更新フラグファイルのみが比較され、顧問先に必要なファイルのみのダウンロード、または会計事務所側に必要なファイルのみのアップロードが行われる。また、同時に削除フラグを持つ場合には、ダウンロード、アップロード時に双方の削除されたファイルの削除処理が行われる。

（出納帳ファイル１６のみが更新されている場合）
図５−１は、出納帳ファイル１６のみが更新されている場合の自動更新処理におけるデータの流れを示す図である。同図に示す例では、出納帳ファイル１４，１６の両者において、更新フラグおよび削除フラグともに１３桁のフラグが用いられている。例えば「１」はフラグが「ＯＮ」に設定されていることを意味し、「０」はフラグが「ＯＦＦ」に設定されていることを意味する。また、例えば各桁のそれぞれが個々のファイルに相当する。したがって、１３桁のフラグでは１３のファイルが自動更新処理の対象に設定されていることを意味する。

なお、図５−１に示す例では、会計事務所側の出納帳ファイル１６において、１〜３番目のファイルと、５番目のファイルの更新フラグが「ＯＮ」に設定され、５番目のファイルの削除フラグが「ＯＮ」に設定されている。したがって、１〜３番目のファイルがダウンロードされるとともに、５番目のファイルに対してはファイル削除の処理が行われる。なお、自動更新処理の際には、公知技術を利用した差分更新を行うことにより、データ伝送時間を短縮することができる。自動更新が正常に終了したときには、全ての更新フラグをＯＦＦに設定するが、削除フラグはＯＦＦに設定しない。

また、全更新フラグは、更新フラグに関係なくファイルすべてをダウンロード、アップロードするときに用いられる。例えば、出納帳ファイル新規作成、退避ファイル復元、次期繰越時など、場合に応じて全更新フラグを好適に操作することによって会計事務所、顧問先の状態を適正に保持することができる。

（出納帳ファイル１４のみが更新されている場合）
図５−２は、出納帳ファイル１４のみが更新されている場合の自動更新処理におけるデータの流れを示す図である。同図に示す例では、顧問先の出納帳ファイル１４において、１〜３番目のファイルと、５番目のファイルの更新フラグが「ＯＮ」に設定され、５番目のファイルの削除フラグが「ＯＮ」に設定されている。したがって、１〜３番目のファイルがアップロードされるとともに、５番目のファイルに対してはファイル削除の処理が行われる。なお、その他の動作については、ダウンロードのときと同様であり、その説明を省略する。

（出納帳ファイル１４，１６の双方が更新されている場合）
図５−３は、出納帳ファイル１４，１６の双方が更新されている場合の自動更新処理におけるデータの流れを示す図である。同図に示すような双方共に更新されている場合には、更新ルール設定ファイル（例えば、出納帳ファイル１４，１６の双方保持される）に従った更新処理が行われる。例えば、双方共に更新されている１，２，８および９番目のファイルにおいて、更新ルール設定ファイルでは、２および８番目のファイルの優先順位は顧問先優先に設定され、１，９番目のファイルの優先順位は会計事務所側に設定されている。したがって、２および８番目のファイルはアップロードされる。一方、１番目のファイルはダウンロードされる。さらに、９番目のファイルは、同時に削除フラグが「ＯＮ」に設定されているので、顧問先のファイル削除の処理が行われる。また、その他のファイルは更新ルール設定ファイルを用いない通常の更新フラグに基づくアップロードまたはダウンロードの各処理が行われる。なお、更新ルール設定は、全てのファイルに対し、顧問先優先か会計事務所が優先かを示す内容になっているが、その設定自体は会計事務所、すなわち情報処理装置１２側で簡易に設定（顧問先優先・会計事務所優先などのように）できることが好ましい。

図６は、複数の顧客先ごとに監査状況を把握するための確認画面の一例を示す図である。同図に示すような表示画面を具備することにより、会計事務所側において複数の顧客先ごとの監査状況をリアルタイムに把握することができる。

図７は、複数の顧客先ごとに監査状況を把握するための確認画面の一例を示す図である。本システムでは、前述のように顧問先の操作ミス等で会計事務所が管理する会計ファイルの内容が消去されることのないように、顧客先の出納帳ファイルに対して同期がとられる会計事務所側の出納帳ファイルと会計ファイルとは、それぞれ別管理としているため、監査業務に必要とされるファイル選択が、複雑になる。しかしながら、同図に示すような選択画面を具備することにより、監査業務に必要とされるファイル選択の容易性を確保することができる。また、監査業務のステータスと連動させることができるので、操作ミスや過誤等によるファイルの消失等を防止することができる。

図８は、図７とは逆に、監査した会計ファイルを出納帳ファイルに反映させるための選択画面の一例を示す図である。同図に示すような選択画面を具備することにより、監査業務が終了した会計ファイルの内容を速やかに出納帳ファイルに反映させることができるので、監査の内容を顧客先に迅速に提供することができる。また、監査業務のステータスと連動させることができるので、操作ミスや過誤等によるファイルの消失等を防止することができる。

図９−１は、会計事務所側（情報処理装置１２側）において、特定顧問先の監査状況を把握するための確認画面の一例を示す図であり、図９−２は、顧問先（情報処理装置１１側）において、自身の監査状況を把握するための確認画面の一例を示す図である。これらの図に示すような表示画面を具備することにより、顧客先および会計事務所側の双方において、監査状況をリアルタイムに把握することができる。

図１０は、会計事務所側（情報処理装置１２側）において、特定顧問先の年間の監査状況を確認・変更するための表示画面の一例を示す図である。同図に示す例では、同図の変更画面を利用して、例えば平成１５年の１２月期における監査依頼を取り消すことができる。また、監査済となっている月の取消を行うこともできる。このような表示画面を通じて監査依頼の取り消しを行うことで、監査業務のステータスの変更や、ファイルの選択制限、更新制限などの変更処理をシステム的に連動させて行うことができるので、操作ミスや過誤等によるファイルの消失等を防止することができる。

以上のように、本発明にかかる会計情報処理装置は、監査業務を支援可能とする情報処理装置として有用である。

本発明にかかる会計情報処理システムの骨幹部分の構成を示す図であり、会計業務に特化することなく構成された情報処理システムの構成を示す図である。 本発明の会計情報処理システムにかかる処理シーケンスを説明するための図である。 顧問先の出納帳ファイルに対する編集終了時の自動更新処理を説明するための図である。 顧問先の出納帳ファイルに対する編集中断後の自動更新処理を説明するための図である。 出納帳ファイル１４のみが更新されている場合の自動更新処理におけるデータの流れを示す図である。 出納帳ファイル１６のみが更新されている場合の自動更新処理におけるデータの流れを示す図である。 出納帳ファイル１４，１６の双方が更新されている場合の自動更新処理におけるデータの流れを示す図である。 複数の顧客先ごとに監査状況を把握するための確認画面の一例を示す図である。 複数の顧客先ごとに監査状況を把握するための確認画面の一例を示す図である。 監査した会計ファイルを出納帳ファイルに反映させるための選択画面の一例を示す図である。 会計事務所側（情報処理装置１２側）において、特定顧問先の監査状況を把握するための確認画面の一例を示す図である。 顧問先（情報処理装置１１側）において、自身の監査状況を把握するための確認画面の一例を示す図である。 会計事務所側（情報処理装置１２側）において、特定顧問先の年間の監査状況を確認・変更するための表示画面の一例を示す図である。

符号の説明

１，２，１１，１２ 情報処理装置
３ ネットワーク
４ 第１のファイル群
５ 第２のファイル群
６ 第３のファイル群
８ 第１の情報処理装置用プログラム
９ 第２の情報処理装置用プログラム
１４，１６ 出納帳ファイル
１５ 出納帳ワークファイル
１７ 会計ファイル

Claims (18)

1. 第１の情報処理装置と、第２の情報処理装置とがネットワークを介して接続される会計情報処理システムにおいて、
   前記第１の情報処理装置は、日々の取引データが記録された仕訳ファイル、科目ファイル、基礎情報ファイルを含んで構成される第１の出納帳ファイルを具備し、
   前記第２の情報処理装置は、前記第１の出納帳ファイルを構成する各ファイルとの間でデータ同期がとられる第２の出納帳ファイルと、該第２の出納帳ファイルの各ファイルとの間でデータ同期がとられる会計ファイルと、を具備し、
   前記第１の出納帳ファイルと前記第２の出納帳ファイルとの間の同期制御は、所定のタイミング時に前記第１の情報処理装置側から主導的に行われ、該第２の出納帳ファイルと前記会計ファイルとの間の同期制御は、前記第２の情報処理装置における所定の処理時に行われることを特徴とする会計情報処理システム。
2. 前記第１の出納帳ファイルと前記第２の出納帳ファイルとの間の同期制御における所定のタイミング時とは、少なくとも前記第１の情報処理装置の前記第２の情報処理装置に対する接続時、または該第１の出納帳ファイルにおけるファイルの登録、更新、削除時であり、該第２の出納帳ファイルと前記会計ファイルとの間の同期制御における所定の処理時とは、少なくとも前記第２の情報処理装置における監査処理時または監査終了時であることを特徴とする請求項１に記載の会計情報処理システム。
3. 前記第１の出納帳ファイルと前記第２の出納帳ファイルとの間の同期制御は、該第１、第２の出納帳ファイルを構成するファイルの内容に変更のあったときに付与される更新ログと、該第１、第２の出納帳ファイルを構成するファイルが不要になったときに付与される削除ログと、該第１の出納帳ファイルと該第２の出納帳ファイルとの間で同期がとられる共通ファイルの双方に変更があった場合に参照される更新ルール設定ファイルと、に基づいて行われることを特徴とする請求項１または２に記載の会計情報処理システム。
4. 前記更新ルール設定ファイルには、前記第１の出納帳ファイルと前記第２の出納帳ファイルとの間で同期がとられる共通ファイルの中で、どちらのファイルを優先するか否かの優先順位が示されていることを特徴とする請求項３に記載の会計情報処理システム。
5. 前記会計ファイルに対する前記第１の情報処理装置からの編集処理が常時禁止されていることを特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の会計情報処理システム。
6. 監査依頼時から監査終了時までの間、前記第１の出納帳ファイルの監査処理対象ファイルに対する編集処理が禁止されることを特徴とする請求項２〜５のいずれか一つに記載の会計情報処理システム。
7. 監査終了時以降、前記第１の出納帳ファイルの監査処理対象ファイルに監査済フラグが付与されることを特徴とする請求項６に記載の会計情報処理システム。
8. 前記第２の情報処理装置では、監査依頼時から監査終了時までの間であっても、前記第２の出納帳ファイルの監査処理対象ファイルに対する編集処理が可能とされることを特徴とする請求項請求項２〜５のいずれか一つに記載の会計情報処理システム。
9. 監査終了時以降、前記第２の出納帳ファイルの監査処理対象ファイルに監査済フラグが付与されることを特徴とする請求項８に記載の会計情報処理システム。
10. 監査依頼時から監査終了時までの間、前記会計ファイルの監査処理対象ファイルに対する編集処理が禁止されることを特徴とする請求項２〜５のいずれか一つに記載の会計情報処理システム。
11. 監査終了時以降、前記会計ファイルの監査処理対象ファイルに監査済フラグが付与されることを特徴とする請求項１０に記載の会計情報処理システム。
12. 前記第１、第２の出納帳ファイルおよび前記会計ファイルに対する編集処理の禁止が監査終了時以降も継続されることを特徴とする請求項６〜１１のいずれか一つに記載の会計情報処理システム。
13. 監査依頼から監査受付、監査終了までの一連の監査処理状況が、前記第１の情報処理装置および前記第２の情報処理装置の双方から確認可能であることを特徴とする請求項２〜１１のいずれか一つに記載の会計情報処理システム。
14. 監査処理が開始されるまでの間、前記第１の情報処理装置から受けた監査依頼を前記第２の情報処理装置にて変更可能であることを特徴とする請求項２〜１１のいずれか一つに記載の会計情報処理システム。
15. 第１の情報処理装置と、第２の情報処理装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムにおいて、
    前記第１の情報処理装置は、該第１の情報処理装置側で入力された入力データが記録された１〜複数のファイルを有する第１のファイル群を具備し、
    前記第２の情報処理装置は、前記第１のファイル群の各ファイルとの間でデータ同期がとられる第２のファイル群と、該第２のファイル群の各ファイルとの間でデータ同期がとられる第３のファイル群と、を具備し、
    前記第１のファイル群と前記第２のファイル群との間の同期制御は、所定のタイミング時に前記第１の情報処理装置側から主導的に行われ、該第２のファイル群と前記第３のファイル群との間の同期制御は、前記第２の情報処理装置における所定の処理時に行われることを特徴とする情報処理システム。
16. 前記第１のファイル群と前記第２のファイル群との間の同期制御における所定のタイミング時とは、少なくとも前記第１の情報処理装置の前記第２の情報処理装置に対する接続時、または該第１のファイル群におけるファイルの登録、更新、削除時であり、該第２のファイル群と前記第３のファイル群との間の同期制御における所定の処理時とは、前記第１の情報処理装置からの特定処理の依頼に基づく前記第２の情報処理装置における処理の実施時であることを特徴とする請求項１５に記載の情報処理システム。
17. 前記第１のファイル群と前記第２のファイル群との間の同期制御は、該第１、第２のファイル群を構成するファイルの内容に変更のあったときに付与される更新ログと、該第１、第２のファイル群を構成するファイルが不要になったときに付与される削除ログと、該第１のファイル群と該第２のファイル群との間で同期がとられる共通ファイルの双方に変更があった場合に参照される更新ルール設定ファイルと、に基づいて行われることを特徴とする請求項１５または１６に記載の情報処理システム。
18. 前記更新ルール設定ファイルには、前記第１のファイル群と前記第２のファイル群との間で同期がとられる共通ファイルの中で、どちらのファイルを優先するか否かの優先順位が示されていることを特徴とする請求項１７に記載の情報処理システム。

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