JP5671270B2 - 帳票作成・送信装置、帳票作成・送信方法及び帳票作成・送信プログラム - Google Patents

Description

本発明は、帳票（具体的には請求書などの外部向け書類）に関するＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルの作成および当該ＰＤＦファイルの電子メールでの送信を自動で実行する帳票作成・送信装置、帳票作成・送信方法及び帳票作成・送信プログラムに関する。

特許文献１には、蓄積している利用明細データのうち所定期間分の利用明細データを所定のタイミングで抽出してユーザ別の利用明細通知データを作成し、当該利用明細通知データから利用明細通知メールを作成し、当該利用明細通知メールをユーザの端末宛に送信する利用明細発行システムに関する技術が開示されている。

特許文献２には、明細データを取り込んでメールでの配信を行う本体部と、明細のＰＤＦファイルが添付された個人毎のメールを配信するメールサーバと、を有する給与・賞与明細ペーパレスシステムに関する技術が開示されている。

特許文献３には、文書作成用データを用いて電子化文書を生成し、当該電子化文書と電子署名データとを結合させて電子的に配送する電子署名文書配信システムに関する技術が開示されている。

特許文献４には、電子メールに添付されて送信される送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置と、当該送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを送信先に送信するメール送信装置と、を備えたメール誤送信防止システムに関する技術が開示されている。

非特許文献１には、ＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）データからＥｘｃｅｌ（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ（会社名）が販売している表計算ソフトの製品名）納品書を作成し、当該Ｅｘｃｅｌ納品書に暗号化とパスワード設定を行ってセキュアＰＤＦ納品書を作成し、メール電文テンプレートに送信先情報等を差し込み、当該セキュアＰＤＦ納品書を添付して各得意先宛にメール送信するシステム事例が開示されている。

特開２００２−１７５４８５号公報 特開２００３−２４２３０９号公報 特開２００４− ７３８７号公報 特開２００８−２４２９１９号公報

株式会社グローバル・ネットワークの製品「Ｅｘｃｅｌ／ＰＤＦ Ｍａｉｌｅｒ」に関するサイトのＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｇｌｏｂａｌ．ｃｏ．ｊｐ／ｐｄｆ／ｉｅｐ２５．ｐｄｆ

しかしながら、従来技術では、送信用のデータまたはファイルの作成から当該データまたはファイルの送信までの処理が一括して自動的に実行されるので、送信用のデータまたはファイルの内容（具体的には、当該データまたはファイルが請求書に関するものであった場合には、請求金額など）に誤りがあった場合には、当該誤った内容のものがそのまま送信されて送信側の信用が失われる虞がある、という問題点があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、送信側の作業負担軽減および経費削減を実現しつつ、当該送信側の信用が失われる虞の回避を図ることができる帳票作成・送信装置、帳票作成・送信方法及び帳票作成・送信プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明にかかる帳票作成・送信装置は、制御部と記憶部とを備えた帳票作成・送信装置であって、前記記憶部は、送信対象とする帳票である対象帳票、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルの作成を開始する日時であるＰＤＦ作成開始日時および電子メールの作成を開始する日時であるメール作成開始日時を指示するための指示画面を介して指示された当該対象帳票に記載される帳票データを保持しているＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルと、前記指示画面を介して指示された前記ＰＤＦ作成開始日時および前記メール作成開始日時を含む指示ファイルと、を記憶し、前記制御部は、前記ＣＳＶファイルに基づいて、前記帳票データが記載された前記対象帳票に関する前記ＰＤＦファイルを、前記ＰＤＦ作成開始日時に作成し始めるＰＤＦ作成手段と、前記ＰＤＦ作成手段で作成された前記ＰＤＦファイルを含み且つ前記対象帳票と関連付けられている予め取得したメールアドレスを宛先とする前記電子メールを前記メール作成開始日時に作成し始め、作成された当該電子メールを送信するメール送信手段と、を備えたこと、を特徴とする。

また、本発明にかかる帳票作成・送信装置は、前記の帳票作成・送信装置において、前記ＰＤＦ作成手段は、作成した前記ＰＤＦファイルに第１のパスワードを設定し、当該第１のパスワードが設定された当該ＰＤＦファイルを第１のフォルダに送信用のものとして格納し、また、作成した前記ＰＤＦファイルに第２のパスワードを設定し、当該第２のパスワードが設定された当該ＰＤＦファイルを第２のフォルダに確認用のものとして格納し、前記メール送信手段は、前記第１のフォルダに格納されている前記ＰＤＦファイルを含む前記電子メールを前記メール作成開始日時に作成し始め、送信が完了した前記電子メールに含まれる前記ＰＤＦファイルを第３のフォルダに送信済みのものとして格納すること、を特徴とする。

また、本発明にかかる帳票作成・送信装置は、前記の帳票作成・送信装置において、前記制御部は、前記ＰＤＦ作成手段および前記メール送信手段のそれぞれで実行された処理内容に関するログを記録するログ管理手段をさらに備えたこと、を特徴とする。

また、本発明は帳票作成・送信方法に関するものであり、本発明にかかる帳票作成・送信方法は、制御部と記憶部とを備えた情報処理装置で実行される帳票作成・送信方法であって、前記記憶部は、送信対象とする帳票である対象帳票、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルの作成を開始する日時であるＰＤＦ作成開始日時および電子メールの作成を開始する日時であるメール作成開始日時を指示するための指示画面を介して指示された当該対象帳票に記載される帳票データを保持しているＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルと、前記指示画面を介して指示された前記ＰＤＦ作成開始日時および前記メール作成開始日時を含む指示ファイルと、を記憶し、前記制御部で実行される、前記ＣＳＶファイルに基づいて、前記帳票データが記載された前記対象帳票に関する前記ＰＤＦファイルを、前記ＰＤＦ作成開始日時に作成し始めるＰＤＦ作成ステップと、前記ＰＤＦ作成ステップで作成された前記ＰＤＦファイルを含み且つ前記対象帳票と関連付けられている予め取得したメールアドレスを宛先とする前記電子メールを前記メール作成開始日時に作成し始め、作成された当該電子メールを送信するメール送信ステップと、を含むこと、を特徴とする。

また、本発明は帳票作成・送信プログラムに関するものであり、本発明にかかる帳票作成・送信プログラムは、制御部と記憶部とを備えた情報処理装置に実行させるための帳票作成・送信プログラムであって、前記記憶部は、送信対象とする帳票である対象帳票、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルの作成を開始する日時であるＰＤＦ作成開始日時および電子メールの作成を開始する日時であるメール作成開始日時を指示するための指示画面を介して指示された当該対象帳票に記載される帳票データを保持しているＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルと、前記指示画面を介して指示された前記ＰＤＦ作成開始日時および前記メール作成開始日時を含む指示ファイルと、を記憶し、前記制御部に実行させるための、前記ＣＳＶファイルに基づいて、前記帳票データが記載された前記対象帳票に関する前記ＰＤＦファイルを、前記ＰＤＦ作成開始日時に作成し始めるＰＤＦ作成ステップと、前記ＰＤＦ作成ステップで作成された前記ＰＤＦファイルを含み且つ前記対象帳票と関連付けられている予め取得したメールアドレスを宛先とする前記電子メールを前記メール作成開始日時に作成し始め、作成された当該電子メールを送信するメール送信ステップと、を含むこと、を特徴とする。

本発明によれば、記憶部には、対象帳票、ＰＤＦ作成開始日時およびメール作成開始日時を指示するための指示画面を介して指示された当該対象帳票に記載される帳票データを保持しているＣＳＶファイルと、指示画面を介して指示されたＰＤＦ作成開始日時およびメール作成開始日時を含む指示ファイルと、が記憶されており、制御部は、ＣＳＶファイルに基づいて、帳票データが記載された対象帳票に関するＰＤＦファイルをＰＤＦ作成開始日時に作成し始め、作成されたＰＤＦファイルを含み且つ対象帳票と関連付けられている予め取得したメールアドレスを宛先とする電子メールをメール作成開始日時に作成し始め、作成された当該電子メールを送信する。これにより、送信側の作業負担軽減および経費削減を実現しつつ、当該送信側の信用が失われる虞の回避を図ることができる、という効果を奏する。

また、本発明によれば、制御部は、作成したＰＤＦファイルに第１のパスワードを設定し、当該第１のパスワードが設定された当該ＰＤＦファイルを第１のフォルダに送信用のものとして格納し、作成したＰＤＦファイルに第２のパスワードを設定し、当該第２のパスワードが設定された当該ＰＤＦファイルを第２のフォルダに確認用のものとして格納し、第１のフォルダに格納されているＰＤＦファイルを含む電子メールをメール作成開始日時に作成し始め、送信が完了した電子メールに含まれるＰＤＦファイルを第３のフォルダに送信済みのものとして格納する。これにより、担当者によるＰＤＦファイルの確認を滞りなく行うことができ且つＰＤＦファイルの送り漏れを防ぐことができる、という効果を奏する。

また、本発明によれば、制御部は、ＰＤＦファイルを作成する処理および電子メールを送信する処理の内容に関するログを記録する。これにより、これらの処理中に発生したエラー箇所の特定が行い易くなる、という効果を奏する。

図１は、本実施形態にかかる帳票作成・送信システムの構成の一例を示すブロック図である。 図２は、本実施形態にかかる帳票作成・送信システムで実行されるメイン処理の一例を示す図である。 図３は、取引先マスタのメンテナンス画面の一例を示す図である。 図４は、請求書発行画面の一例を示す図である。 図５は、配信指示入力画面の一例を示す図である。 図６は、フォルダの階層構造の一例を示す図である。 図７は、ログ管理画面の一例を示す図である。

以下に、本発明にかかる帳票作成・送信装置、帳票作成・送信方法及び帳票作成・送信プログラムの実施形態を、図面に基づいて詳細に説明する。なお、本実施形態により本発明が限定されるものではない。

［１．構成］
本実施形態にかかる帳票作成・送信システムの構成について、図１を参照して詳細に説明する。図１は、本実施形態にかかる帳票作成・送信システムの構成の一例を示すブロック図である。

帳票作成・送信システムは、帳票作成・送信装置１００とクライアント２００とメールサーバ３００とネットワーク４００とを含む。

メールサーバ３００は、主に、外部から依頼された電子メールの送受信を行うサーバである。ネットワーク４００は、例えばインターネット、イントラネットおよびＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等である。

クライアント２００は、具体的には市販のパーソナルコンピュータである。クライアント２００は、帳票作成・送信システムを利用する請求担当者に割り当てられているものである。クライアント２００は、制御部２０２と通信インターフェース部２０４と記憶部２０６と入出力インターフェース部２０８とを備える。これら各部は、任意の通信路を介して通信可能に接続されている。

通信インターフェース部２０４は、ルータ等の通信装置および専用線等の有線または無線の通信回線を介して、クライアント２００をネットワーク４００に通信可能に接続する。通信インターフェース部２０４は、他の装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有する。

記憶部２０６は、各種のデータベースやテーブルやファイルなどが格納されている。記憶部２０６はストレージ手段であり、記憶部２０６として、例えば、ＲＡＭ・ＲＯＭ等のメモリ装置や、ハードディスクのような固定ディスク装置、フレキシブルディスク、光ディスク等を用いることができる。記憶部２０６には、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）と協働してＣＰＵに命令を与え各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。

入出力インターフェース部２０８は、入力装置２１２や出力装置２１４が接続されている。ここで、出力装置２１４には、モニタ（家庭用テレビを含む）の他、スピーカやプリンタを用いることができる。なお、以下では、出力装置２１４をモニタ２１４として記載する場合がある。入力装置２１２には、キーボードやマウスやマイクの他、マウスと協働してポインティングデバイス機能を実現するモニタを用いることができる。

制御部２０２は、クライアント２００を統括的に制御するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）等である。制御部２０２は、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）等の制御プログラム・各種の処理手順等を規定したプログラム・所要データなどを格納するための内部メモリを有し、これらのプログラムに基づいて種々の情報処理を実行する。制御部２０２は、請求書発行部２０２ａと配信指示部２０２ｂとＣＳＶ作成部２０２ｃとを備える。

請求書発行部２０２ａは、請求書の一覧表の発行を行うための請求書発行画面（図４参照）を出力装置２１４に表示し、請求担当者により指示された請求先に関するメール送付用の請求データを作成する。配信指示部２０２ｂは、配信指示入力画面（図５参照）を出力装置２１４に表示し、請求担当者に処理（送信）対象とする請求書（対象請求書）、ＰＤＦ作成開始日時およびメール作成開始日時などを指示させる。配信指示部２０２ｂは、配信指示入力画面に表示されている内容（具体的には、対象請求書、ＰＤＦ作成開始日時、メール作成開始日時、メールタイトル、メール本文、送信元アドレスおよび署名など）を含む配信指示ファイルを作成する。なお、配信指示入力画面の一例については、後述［２．処理］にて説明する。ＣＳＶ作成部２０２ｃは、メール送信用の請求データに基づいて、当該請求データを保持したＣＳＶファイルを作成する。

帳票作成・送信装置１００は、制御部１０２と通信インターフェース部１０４と記憶部１０６とを備える。これら各部は、任意の通信路を介して通信可能に接続されている。

通信インターフェース部１０４は、ルータ等の通信装置および専用線等の有線または無線の通信回線を介して、帳票作成・送信装置１００をネットワーク４００に通信可能に接続する。通信インターフェース部１０４は、他の装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有する。

記憶部１０６には、各種のデータベースやテーブルやファイルなどが格納されている。記憶部１０６はストレージ手段であり、記憶部１０６として、例えば、ＲＡＭ・ＲＯＭ等のメモリ装置や、ハードディスクのような固定ディスク装置、フレキシブルディスク、光ディスク等を用いることができる。記憶部１０６には、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）と協働してＣＰＵに命令を与え各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。記憶部１０６は、ＣＳＶ記憶部１０６ａとＣＳＶ・ステータス記憶部１０６ｂとＰＤＦ記憶部１０６ｃと本発明の第２のフォルダに相当する確認用ＰＤＦ記憶部１０６ｄと本発明の第１のフォルダに相当する送信用ＰＤＦ記憶部１０６ｅと保存用ＰＤＦ記憶部１０６ｆと本発明の第３のフォルダに相当する送信済ＰＤＦ記憶部１０６ｇとログ記憶部１０６ｈとを含む。

ＣＳＶ記憶部１０６ａは、クライアント２００から転送されたＣＳＶファイルおよび本発明の指示ファイルに相当する配信指示ファイルを格納する。ＣＳＶ・ステータス記憶部１０６ｂは、後述するＣＳＶ移動部１０６ａで移動したＣＳＶファイルおよび配信指示ファイル、および後述するステータス管理部１０６ｂで作成したステータスファイルを格納する。

ＰＤＦ記憶部１０６ｃは、後述するＰＤＦ作成部１０２ｃで作成したＰＤＦファイルを格納する。確認用ＰＤＦ記憶部１０６ｄは、請求担当者に確認させるための請求書に関するＰＤＦファイルであって全ＰＤＦファイルに共通する予め用意されたマスタパスワード（本発明の第２のパスワードに相当）が設定された確認用ＰＤＦファイルを格納する。送信用ＰＤＦ記憶部１０６ｅは、請求先に送信する請求書に関するＰＤＦファイルであって請求先単位で予め用意された請求先パスワード（本発明の第１のパスワードに相当）が設定された送信用ＰＤＦファイルを格納する。保存用ＰＤＦ記憶部１０６ｆは、ＰＤＦファイルが１つに纏められた保存用ＰＤＦファイルを格納する。送信済ＰＤＦ記憶部１０６ｇは、後述するメール送信部１０２ｄで送信済みの電子メールに添付された送信用ＰＤＦファイルを送信済のものとして格納する。

ログ記憶部１０６ｈは、後述するログ管理部１０２ｅで記録したログ（具体的には、後述するＰＤＦ作成部１０２ｃで実行された処理の内容およびメール送信部１０２ｄで実行された処理の内容などに関するログなど）を格納する。

制御部１０２は、帳票作成・送信装置１００を統括的に制御するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）等である。制御部１０２は、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）等の制御プログラム・各種の処理手順等を規定したプログラム・所要データなどを格納するための内部メモリを有し、これらのプログラムに基づいて種々の情報処理を実行する。制御部１０２は、ＣＳＶ移動部１０２ａとステータス管理部１０２ｂとＰＤＦ作成部１０２ｃとメール送信部１０２ｄとログ管理部１０２ｅとを備える。

ＣＳＶ移動部１０２ａは、クライアント２００から転送されたＣＳＶファイルおよび配信指示ファイルの両方がＣＳＶ記憶部１０６ａに格納されると、当該ＣＳＶファイルおよび配信指示ファイルをＣＳＶ・ステータス記憶部１０６ｂに移動（ムーブ）する。

ステータス管理部１０２ｂは、ＣＳＶ移動部１０２ａで実行されたファイルの移動処理が完了すると、当該移動の完了を示すステータスファイルを作成し、作成したステータスファイルをＣＳＶ・ステータス記憶部１０６ｂに格納する。ステータス管理部１０２ｂは、ＰＤＦ作成部１０２ｃで実行されたＰＤＦファイルの作成処理が成功した場合には、当該作成の成功を示すステータスファイルまたは全ての処理の完了を示すステータスファイルを作成し、作成したステータスファイルをＣＳＶ・ステータス記憶部１０６ｂに格納する。ステータス管理部１０２ｂは、メール送信部１０２ｄで実行された電子メールの送信処理が成功した場合には、全ての処理の完了を示すステータスファイルを作成し、作成したステータスファイルをＣＳＶ・ステータス記憶部１０６ｂに格納する。

ＰＤＦ作成部１０２ｃは、配信指示ファイル中のＰＤＦ作成開始日時が来ると、ＣＳＶファイルおよび当該配信指示ファイルに基づいて、対象請求書ごとに、請求書に関するＰＤＦファイルを作成し、作成したＰＤＦファイルをＰＤＦ記憶部１０６ｃに格納する。ＰＤＦ作成部１０２ｃは、ＰＤＦファイルに基づいて確認用ＰＤＦファイルを作成し、作成した確認用ＰＤＦファイルを確認用ＰＤＦ記憶部１０６ｄに格納する。ＰＤＦ作成部１０２ｃは、ＰＤＦファイルに基づいて送信用ＰＤＦファイルを作成し、作成した送信用ＰＤＦファイルを送信用ＰＤＦ記憶部１０６ｅに格納する。ＰＤＦ作成部１０２ｃは、ＰＤＦファイルに基づいて保存用ＰＤＦファイルを作成し、作成した保存用ＰＤＦファイルを保存用ＰＤＦ記憶部１０６ｆに格納する。

メール送信部１０２ｄは、配信指示ファイル中のメール作成開始日時が来ると、電子メールを生成し、配信指示ファイル中の請求先コードに基づいて請求先のメールアドレスを取得する。メール送信部１０２ｄは、電子メールに送信用ＰＤＦファイルを添付する。メール送信部１０２ｄは、電子メールに、配信指示ファイル中のメールタイトル、メール本文および署名などを設定したり、取得したメールアドレスを宛先として設定したりする。メール送信部１０２ｄは、電子メールの送信をメールサーバ３００に依頼する。メール送信部１０２ｄは、送信済みの電子メールに添付された送信用ＰＤＦファイルを、送信済みのものとして送信済ＰＤＦ記憶部１０６ｇに格納する。

ログ管理部１０２ｅは、制御部１０２で実行された処理の内容に関するログ（具体的には、ＰＤＦファイル作成部１０２ｃで実行された処理およびメール送信部１０２ｄで実行された処理の内容に関するログなど）を、当該処理の発生日時と共にログ記憶部１０６ｈに記録する。

［２．処理］
上述した構成の帳票作成・送信システムで実行されるメイン処理について、図２等を参照して詳細に説明する。図２は、帳票作成・送信システムで実行されるメイン処理の一例を示す図である。なお、図３のメンテナンス画面ＭＡで示されているように、取引先マスタに含まれている請求先情報に請求先指定区分が追加で設けられ、当該請求先指定区分にはメール送信を指示する“１”が設定されているものとする。これにより、後述する請求書発行画面で、請求書指定区分に応じて、紙の請求書かメールかデータ出力かを制御する。

［ステップＳＡ１：請求書発行］
ユーザは、クライアント２００の入力装置２１２を操作して、請求書発行部２０２ａの処理よりモニタ２１４に表示されている、請求書の一覧表の発行を行うための図４の請求書発行画面ＭＢ上で、請求書指定区分として、メール送信を指示する“１”を入力したり、請求年月、請求希望日および請求先ＣＤ（コード）などを入力したりする。

ユーザは、請求書発行画面ＭＢがモニタ２１４に表示された状態で、クライアント２００の入力装置２１２を操作して、請求書の発行（印刷）を指示するために機能するファンクションキーＦ１１を押下する。

当該押下を受けると、クライアント２００の請求書発行部２０２ａは、入力された請求先に関するメール送付用の請求データを作成する。なお、データ作成時に新規データが存在する場合にはメッセージを表示してもよく、またデータ作成時に新規／再発行に関わらず未送信データが存在する場合にはメッセージを表示した上でデータの追加／上書きを選択させてもよい。

［ステップＳＡ２：配信指示入力］
ユーザは、クライアント２００の入力装置２１２を操作して、配信指示部２０２ｂの処理によりモニタ２１４に表示されている図５の配信指示入力画面ＭＣ上で、処理（送信）対象とする請求書（対象請求書）、ＰＤＦ作成開始日時およびメール作成開始日時などを指示する。

ここで、配信指示入力画面ＭＣについて図５を参照して説明する。配信指示入力画面ＭＣは、領域ＭＣ１から領域ＭＣ１０を含む。領域ＭＣ１は、前回の配信指示のときに生成された配信指示番号および今回の配信指示で生成された配信指示番号が表示されるように設計されている。領域ＭＣ２は、“ＰＤＦファイルの作成のみ”または“ＰＤＦファイルの作成およびＰＤＦファイルの電子メールでの送信の両方”が指示できるように設計されている。領域ＭＣ３は、ステップＳＡ１で作成された請求データなどの情報（具体的には、請求書番号、請求先、請求書発行日、送付元担当者、請求金額および前回ＰＤＦ作成日時など）が表示されて対象請求書が選択できるように設計されている。領域ＭＣ４は、ＰＤＦ作成開始日時およびメール作成開始日時が年月日と時分秒を別々に入力できるように設計されている。領域ＭＣ５は、電子メールのタイトルが入力できるように設計されている。領域ＭＣ６は、電子メールの本文が入力できるように設計されている。領域ＭＣ７は、署名が入力できるように設計されている。領域ＭＣ８は、電子メールの送信元のメールアドレス（具体的には当該配信指示入力画面ＭＣを操作している請求担当者のメールアドレスなど）が入力できるように設計されている。領域ＭＣ９は、電子メールのｂｃｃ（ｂｌｉｎｄ ｃａｒｂｏｎ ｃｏｐｙ）に設定するメールアドレス（具体的には請求担当者の上司のメールアドレスなど）が入力できるように設計されている。領域ＭＣ１０は、領域ＭＣ３で選択された対象請求書の請求データに基づいて作成された当該請求データに関するＣＳＶファイルの出力先となる、帳票作成・送信装置１００内に図６に示す階層構造で予め用意されたフォルダ群中の“ＣＳＶＷｏｒｋ”フォルダ（ＣＳＶ記憶部１０６ａに相当）のパスが表示されるように設計されている。

ステップＳＡ２の説明に戻り、具体的には、ユーザは、入力装置２１２を操作して、図５の配信指示入力画面ＭＣ上で、“ＰＤＦ作成＋メール送信”を選択し、１つまたは複数の対象請求書を選択し、ＰＤＦ作成開始日時、メール作成開始日時、メールタイトル、メール本文、署名、送信元メールアドレスおよびｂｃｃメールアドレスを適宜入力する。ユーザは、配信指示入力画面ＭＣがモニタ２１４に表示された状態で、クライアント２００の入力装置２１２を操作して、配信指示を登録するために機能するファンクションキーＦ１１を押下する。

［ステップＳＡ３：ＣＳＶファイル出力］
当該押下を受けると、クライアント２００のＣＳＶ作成部２０２ｃは、ステップＳＡ１で作成したメール送信用の請求データの中から、配信指示入力画面ＭＣで選択された対象請求書に対応する請求データを抽出し、当該請求データを保持したＣＳＶファイルを作成する。クライアント２００の配信指示部２０２ｂは、配信指示入力画面ＭＣに表示されている内容を含む配信指示ファイルであってＣＳＶファイルのファイル名と同じファイル名のものを作成する。

ＣＳＶ作成部２０２ｃおよび配信指示部２０２ｂはそれぞれ、ＣＳＶファイルおよび配信指示ファイルを、配信指示入力画面ＭＣに表示されていたフォルダパスで特定される“ＣＳＶＷｏｒｋ”フォルダに格納する。

帳票作成・送信装置１００のＣＳＶ移動部１０２ａは、“ＣＳＶＷｏｒｋ”フォルダにＣＳＶファイルおよび配信指示ファイルの両方が格納されると、図６の“Ｄａｔａ”フォルダ（ＣＳＶ・ステータス記憶部１０６ｂに相当）に、配信指示ファイル中の処理日時（処理した年と月と日）をフォルダ名とする“処理年月日”フォルダを生成する。ＣＳＶ移動部１０２ａは、生成した当該“処理年月日”フォルダに、ＣＳＶファイルおよび配信指示ファイルを移動（ムーブ）する。なお、ＣＳＶ移動部１０２ａは、“ＣＳＶＷｏｒｋ”フォルダに例えばＣＳＶファイルのみが格納されて配信指示ファイルが格納されていない場合には、当該生成および移動の処理を実行しなくてもよい。

ステータス管理部１０２ｂは、ＣＳＶ移動部１０２ａで実行されたファイルの移動処理が完了すると、当該移動の完了を示すステータスファイル“ＷｒｉｔｅＥｎｄ”を作成し、作成した当該ステータスファイルを“Ｄａｔａ”フォルダ中の“処理年月日”フォルダに格納する。

［ステップＳＡ４：ＰＤＦ作成］
ＰＤＦ作成部１０２ｃは、配信指示ファイル中のＰＤＦ作成開始日時が来ると、ＣＳＶファイルおよび当該配信指示ファイルに基づいて、対象請求書ごとに、請求書に関するＰＤＦファイル（請求データを保持したもの）を作成する。なお、作成したＰＤＦファイルのファイル名には、請求先コード、メールタイトルおよび請求書発行日の順の組み合わせが設定される。ＰＤＦ作成部１０２ｃは、図６の“Ｗｏｒｋ”フォルダ（ＰＤＦ記憶部１０６ｃに相当）に、配信指示ファイル中の請求先をフォルダ名とする“請求先”フォルダであって配信指示ファイル中の処理日時（処理した年と月）をフォルダ名とする“処理年月”フォルダを含むものを生成する。ＰＤＦ作成部１０２ｃは、生成した“処理年月”フォルダに、作成したＰＤＦファイルを格納する。なお、当該フォルダへのＰＤＦファイルの保持期間（例えば９０日など）を設定してもよい。そして、保存期間を設定した場合には、制御部１０２は、当該保持期間が過ぎたら当該ＰＤＦファイルを削除してもよい。

ステータス管理部１０２ｂは、ＰＤＦ作成部１０２ｃで実行されたＰＤＦファイルの作成処理が成功した場合であって、配信指示ファイル中に“ＰＤＦ作成＋メール送信”という指示内容が含まれていたときには、当該作成の成功を示すステータスファイル“ＰＤＦＯｕｔｐｕｔＥｎｄ”を作成し、配信指示ファイル中に“ＰＤＦ作成のみ”という指示内容が含まれていたときには、指示された全ての処理の完了を示すステータスファイル“ＪｏｂＥｎｄ”を作成する。ステータス管理部１０２ｂは、作成したステータスファイルを、“Ｄａｔａ”フォルダ中の“処理年月日”フォルダに格納する。

ＰＤＦファイル作成部１０２ｃは、ＰＤＦファイルに基づいて、請求担当者に確認させるための請求書に関するＰＤＦファイルである確認用ＰＤＦファイル（請求データを保持したもの）を生成し、生成した当該確認用ＰＤＦファイルに、全ＰＤＦファイルに共通する予め用意されたマスタパスワードを設定する。ＰＤＦファイル作成部１０２ｃは、ＰＤＦファイルに基づいて、“ＣＳＶＤａｔａ”フォルダに格納されている配信指示ファイル中の請求先に送信する請求書に関するＰＤＦファイルである送信用ＰＤＦファイルを生成し、生成した当該送信用ＰＤＦファイルに、請求先単位で予め用意された請求先パスワード（具体的には、配信指示ファイル中の請求先コードと関連付けられている取引先マスタ（図３参照）中の電話番号の下４桁など）を設定する。ＰＤＦファイル作成部１０２ｃは、ＰＤＦファイルが１つに纏められた保存用ＰＤＦファイルを、処理単位で生成する。なお、生成した保存用ＰＤＦファイルのファイル名には、配信指示ファイル中の今回の配信指示番号および処理日時の順の組み合わせが設定される。

ＰＤＦファイル作成部１０２ｃは、請求担当者単位で予め用意された図６の“請求先”フォルダ（確認用ＰＤＦ記憶部１０６ｄに相当）に確認用ＰＤＦファイルを格納する。ＰＤＦファイル作成部１０２ｃは、図６の“Ｍａｉｌ”フォルダ（送信用ＰＤＦ記憶部１０６ｅに相当）に配信指示ファイル中の請求先をフォルダ名とする“請求先”フォルダを生成し、生成した“請求先”フォルダに送信用ＰＤＦファイルを格納する。ＰＤＦファイル作成部１０２ｃは、保存用ＰＤＦファイルを、図６の“ＢｕｎｄｌｅＣｈｅｃｋ”フォルダ（保存用ＰＤＦ記憶部１０６ｆに相当）に格納する。

ログ管理部１０２ｅは、ＰＤＦファイル作成部１０２ｃで実行された上述した処理の内容に関するログを、当該処理の発生日時と共にログ記憶部１０６ｈに記録する。

ここで、請求担当者は、自分で指示したメール作成開始日時が来る前に、各自に用意されている“請求先”フォルダに格納された確認用ＰＤＦファイルの内容（請求書の記載内容）を確認する。請求担当者は、内容に誤りがある等の理由で、予定されているＰＤＦファイルのメール送信を取り消したい場合には、メール作成開始日時が来る前に帳票作成・送信システムの管理グループに請求書発行取消を依頼する。本実施形態では、ＰＤＦ作成開始日時とメール作成開始日時とを別々に指示する構成を採用することにより、ＰＤＦファイルの作成および電子メールの送信のそれぞれの処理自体は自動化しつつ、請求担当者によるＰＤＦファイルの確認作業の時間を設けることが可能となる。これにより、誤った内容のＰＤＦファイルを請求先へ送信してしまう事態を未然に防ぐことができる。

また、ＰＤＦファイルの作成エラーがあった場合には、ステータス管理部１０２ｂは、ステータスファイルを作成しなくてもよい。また、エラー発生分に関しては、ＰＤＦファイル作成部１０２ｃは、例えば２度のリトライを実行してもよい（ＰＤＦ作成レポートファイルにて判断）。また、エラーログは、ログ管理部１０２ｅによって、自動実行アプリケーションのログファイルに記載される。また、エラーが発生した時、請求担当者は、ログ管理部１０２ｅで記録したログ（ログ記憶部１０６ｈに記憶されているログ）を表示した図７のログ管理画面ＭＤを参照してエラー箇所を特定した上で、ＣＳＶファイルの再出力を行ってもよい。

［ステップＳＡ５：メール送信］
メール送信部１０２ｄは、配信指示ファイル中のメール作成開始日時が来ると、電子メールを生成する。メール送信部１０２ｄは、配信指示ファイル中の請求先コードに基づいて、取引先マスタ（図３参照）から請求先のメールアドレスを取得する。

メール送信部１０２ｄは、電子メールに送信用ＰＤＦファイルを添付する。なお、１回の配信指示につき同一請求先へのメール送信は１通とし、また添付するＰＤＦファイルは１つとしてもよい。メール送信部１０２ｄは、電子メールに、配信指示ファイル中のメールタイトル、メール本文および署名などを設定する。メール送信部１０２ｄは、取得したメールアドレスを電子メールの宛先として設定する。なお、配信指示ファイル中にｂｃｃアドレスがある場合には、メール送信部１０２ｄは、当該ｂｃｃアドレスを電子メールのｂｃｃとして設定する。

メール送信部１０２ｄは、電子メールの送信をメールサーバ３００に依頼する。メール送信部１０２ｄは、図６の“ｂａｃｋｕｐ”フォルダ（送信済ＰＤＦ記憶部１０６ｇに相当）に配信指示ファイル中の請求先をフォルダ名とする“請求先”フォルダを生成する。メール送信部１０２ｄは、生成した“請求先”フォルダに、送信済みの電子メールに添付された送信用ＰＤＦファイルを、送信済みのものとして格納する。

ステータス管理部１０２ｂは、メール送信部１０２ｄで実行された電子メールの送信処理が成功した場合には、当該指示された全ての処理の完了を示すステータスファイル“ＪｏｂＥｎｄ”を作成する。ステータス管理部１０２ｂは、作成した当該ステータスファイルを、“Ｄａｔａ”フォルダ中の“処理年月日”フォルダに格納する。

メールサーバ３００は、帳票作成装置１００から電子メールの送信依頼を受けると、当該電子メールを帳票作成・送信システムの外部へ送信する。

ログ管理部１０２ｅは、メール送信部１０２ｄで実行された上述した処理の内容（メールサーバ３００とのやり取りも含む）に関するログを、当該処理の発生日時と共にログ記憶部１０６ｈに記録する。

ここで、メールサーバ３００に送信依頼をかけた後にメールサーバ３００側で送信エラー（例えばアドレス間違いなど）が発生した場合には、帳票作成・送信装置１００側では“送信済み”と判断し、メールサーバ３００は送信元アドレス（請求担当者のクライアント２００）に対してエラーメールを送信してもよい。また、メールサーバ３００に送信依頼をかける以前の帳票作成・送信装置１００側での送信エラー（例えばメールサーバ３００が見つからないなど）が発生した場合には、ステータス管理部１０２ｂは、ステータスファイルを作成しなくてもよい。また、エラー発生分に関しては、メール送信部１０２ｄは、送信が完了するまでリトライを行ってもよい（メール送信レポートファイルにて判断）。また、エラーログは、ログ管理部１０２ｅによって、自動実行アプリケーションのログファイルに記載される。また、エラーが発生した時、請求担当者は、送信元アドレスへ送信されるエラーメールの内容を確認した上で、ＣＳＶファイルの再出力またはＰＤＦファイルの手動での添付および送信を行ってもよい。また、エラーが発生した時、請求担当者は、ログ管理部１０２ｅで記録したログ（ログ記憶部１０６ｈに記憶されているログ）を表示した図７のログ管理画面ＭＤを参照してエラー箇所を特定した上で、ＣＳＶファイルの再出力またはＣＳＶファイルのメンテナンスを行ってもよい。

［３．本実施形態のまとめ、及び他の実施形態］
以上、本実施形態によれば、ＣＳＶファイルに基づいて、請求データが記載された請求書に関するＰＤＦファイルをＰＤＦ作成開始日時に作成し始め、作成されたＰＤＦファイルを含み且つ請求書と関連付けられている予め取得したメールアドレスを宛先とする電子メールをメール作成開始日時に作成し始め、作成された当該電子メールを送信する。これにより、送信側の作業負担軽減および経費削減を実現しつつ、当該送信側の信用が失われる虞の回避を図ることができる。

また、本実施形態によれば、（１）作成したＰＤＦファイルに請求先パスワードを設定し、当該請求先パスワードが設定された送信用ＰＤＦファイルを送信用ＰＤＦ記憶部１０６ｅに格納し、また、作成したＰＤＦファイルにマスタパスワードを設定し、当該マスタパスワードが設定された確認用ＰＤＦファイルを確認用ＰＤＦ記憶部１０６ｄに格納し、（２）そして、送信用ＰＤＦ記憶部１０６ｅに格納されている送信用ＰＤＦファイルを含む電子メールをメール作成開始日時に作成し始め、（３）さらに、送信が完了した電子メールに含まれるＰＤＦファイルを送信済ＰＤＦ記憶部１０６ｇに格納する。これにより、担当者によるＰＤＦファイルの確認を滞りなく行うことができ且つＰＤＦファイルの送り漏れを防ぐことができる。なお、送付用ＰＤＦファイルを作成するかしないかを制御可能としてもよい。

また、本実施形態によれば、ＰＤＦファイルを作成する処理および電子メールを送信する処理の内容に関するログを記録する。これにより、これらの処理中に発生したエラー箇所の特定が行い易くなる。

ここで、従来では、紙による請求書の発行および送付が主流となっており、また当該発行および送付は毎月決められた業務であるので、業務負担軽減および経費削減が望まれていた。そこで、本実施形態では、毎月発生する請求書をＰＤＦイメージとして保存し、ある決められた日時にＰＤＦを請求先（得意先）へ一斉にメール送信する。これにより、毎月決められた業務の自動化（自動バッチ化）が実現されるので、業務負担軽減およびペーパーレス化による経費削減を実現することができる。なお、請求書は社外への送付書類であるため、本実施形態では、操作実行ログなどを記録して、不測の事態に迅速に対応できるようにしている。

さらに、本発明は、上述した実施形態以外にも、特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施形態で実施されてよい。例えば、本実施形態では各請求担当者に割り当てられたクライアント２００が請求書の発行（ステップＳＡ１）からＣＳＶファイルの作成（ステップＳＡ３）までの処理を実行し、帳票作成・送信システムの管理グループで管理されている帳票作成・送信装置１００がＰＤＦファイルの作成（ステップＳＡ４）から電子メールの送信（ステップＳＡ５）までの処理を実行する場合を一例として説明したが、帳票作成・送信装置１００にクライアント２００が実行する処理の機能を組み込んで、帳票作成・送信装置１００が請求書の発行から電子メールの送信までの処理を一括して実行してもよく、またクライアント２００に帳票作成・送信装置１００が実行する処理の機能を組み込んで、クライアント２００が請求書の発行から電子メールの送信までの処理を一括して実行してもよい。

また、本実施形態において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。また、装置の分散・統合の具体的形態は図示するものに限られず、その全部または一部を、各種の付加等に応じて又は機能負荷に応じて任意の単位で機能的又は物理的に分散・統合しもよい。また、本明細書や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、情報（各処理の登録データや検索条件等のパラメータを含む）、画面例などについては、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

また、帳票作成・送信装置１００に関して、図示の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。例えば、帳票作成・送信装置１００の各部が備える処理機能（特に制御部１０２にて行われる各処理機能）については、その全部または任意の一部を、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解釈実行されるプログラムにて実現してもよい。尚、プログラムは、後述する記録媒体に記録されており、必要に応じて帳票作成・送信装置１００に機械的に読み取られる。すなわち、ＲＯＭまたはＨＤなどの記憶部１０６には、ＯＳとして協働してＣＰＵに命令を与えて各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。このコンピュータプログラムは、ＲＡＭにロードされることによって実行され、ＣＰＵと協働して制御部を構成する。また、このコンピュータプログラムは、帳票作成・送信装置１００に対して任意のネットワークを介して接続されたアプリケーションプログラムサーバに記憶されていてもよく、必要に応じてその全部または一部をダウンロードすることも可能である。また、記憶部１０６に格納される各種のデータベース等（ＣＳＶ記憶部１０６ａ〜ログ記憶部１０６ｈを含む）は、ＲＡＭ・ＲＯＭ等のメモリ装置、ハードディスク等の固定ディスク装置、フレキシブルディスク、光ディスク等のストレージ手段であり、各種処理やウェブサイト提供に用いる各種のプログラム、テーブル、データベース、ウェブページ用ファイル等を格納する。

また、帳票作成・送信装置１００は、既知のパーソナルコンピュータ、ワークステーション等の情報処理装置（任意の周辺装置が接続されている情報処理装置を含む。）として構成してもよい。また、帳票作成・送信装置１００は、当該情報処理装置に本発明に係る帳票作成・送信方法を実現させるソフトウェア（プログラム、データ等を含む）を実装することにより実現してもよい。また、本発明に係る帳票作成・送信プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよく、また、プログラム製品として構成することができる。ここで、「記録媒体」とは、メモリーカード、ＵＳＢメモリ、ＳＤカード、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ、Ｂｌｕ−ｒａｙ Ｄｉｓｃ等の任意の「可搬用の物理媒体」を含むものとする。また、「プログラム」とは、任意の言語や記述方法にて記述されたデータ処理方法であり、ソースコードやバイナリコード等の形式を問わない。なお、「プログラム」は必ずしも単一的に構成されるものに限られず、複数のモジュールやライブラリとして分散構成されるものや、ＯＳに代表される別個のプログラムと協働してその機能を達成するものをも含む。なお、実施の形態に示した各装置において記録媒体を読み取るための具体的な構成、読み取り手順、あるいは、読み取り後のインストール手順等については、周知の構成や手順を用いることができる。

以上のように、本発明にかかる帳票作成・送信装置、帳票作成・送信方法及び帳票作成・送信プログラムは、特に、外部（社外）向け書類に対して定期的に行われる業務（具体的には、請求書の発行および送付など）の自動化に有用である。

１００ 帳票作成・送信装置
１０２ 制御部
１０２ａ ＣＳＶ移動部
１０２ｂ ステータス管理部
１０２ｃ ＰＤＦ作成部
１０２ｄ メール送信部
１０２ｅ ログ管理部
１０４ 通信インターフェース部
１０６ 記憶部
１０６ａ ＣＳＶ記憶部
１０６ｂ ＣＳＶ・ステータス記憶部
１０６ｃ ＰＤＦ記憶部
１０６ｄ 確認用ＰＤＦ記憶部
１０６ｅ 送信用ＰＤＦ記憶部
１０６ｆ 保存用ＰＤＦ記憶部
１０６ｇ 送信済ＰＤＦ記憶部
１０６ｈ ログ記憶部
２００ クライアント
２０２ 制御部
２０２ａ 請求書発行部
２０２ｂ 配信指示部
２０２ｃ ＣＳＶ作成部
２０４ 通信インターフェース部
２０６ 記憶部
２０８ 入出力インターフェース部
２１２ 入力装置
２１４ 出力装置
３００ メールサーバ
４００ ネットワーク

Claims (5)

1. 制御部と記憶部とを備えた帳票作成・送信装置であって、
   前記記憶部は、
   送信対象とする帳票である対象帳票、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルの作成を開始する日時であるＰＤＦ作成開始日時および電子メールの作成を開始する日時であるメール作成開始日時を指示するための指示画面を介して指示された当該対象帳票に記載される帳票データを保持しているＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルと、
   前記指示画面を介して指示された前記ＰＤＦ作成開始日時および前記メール作成開始日時を含む指示ファイルと、
   を記憶し、
   前記制御部は、
   前記ＣＳＶファイルに基づいて、前記帳票データが記載された前記対象帳票に関する前記ＰＤＦファイルを、前記ＰＤＦ作成開始日時に作成し始めるＰＤＦ作成手段と、
   前記ＰＤＦ作成手段で作成された前記ＰＤＦファイルを含み且つ前記対象帳票と関連付けられている予め取得したメールアドレスを宛先とする前記電子メールを前記メール作成開始日時に作成し始め、作成された当該電子メールを送信するメール送信手段と、
   を備えたこと、
   を特徴とする帳票作成・送信装置。
2. 前記ＰＤＦ作成手段は、作成した前記ＰＤＦファイルに第１のパスワードを設定し、当該第１のパスワードが設定された当該ＰＤＦファイルを第１のフォルダに送信用のものとして格納し、また、作成した前記ＰＤＦファイルに第２のパスワードを設定し、当該第２のパスワードが設定された当該ＰＤＦファイルを第２のフォルダに格納し、
   前記メール送信手段は、前記第１のフォルダに格納されている前記ＰＤＦファイルを含む前記電子メールを前記メール作成開始日時に作成し始め、送信が完了した当該電子メールに含まれる前記ＰＤＦファイルを第３のフォルダに送信済みのものとして格納すること、
   を特徴とする請求項１に記載の帳票作成・送信装置。
3. 前記制御部は、
   前記ＰＤＦ作成手段および前記メール送信手段のそれぞれで実行された処理内容に関するログを記録するログ管理手段
   をさらに備えたこと、
   を特徴とする請求項１または２に記載の帳票作成・送信装置。
4. 制御部と記憶部とを備えた情報処理装置で実行される帳票作成・送信方法であって、
   前記記憶部は、
   送信対象とする帳票である対象帳票、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルの作成を開始する日時であるＰＤＦ作成開始日時および電子メールの作成を開始する日時であるメール作成開始日時を指示するための指示画面を介して指示された当該対象帳票に記載される帳票データを保持しているＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルと、
   前記指示画面を介して指示された前記ＰＤＦ作成開始日時および前記メール作成開始日時を含む指示ファイルと、
   を記憶し、
   前記制御部で実行される、
   前記ＣＳＶファイルに基づいて、前記帳票データが記載された前記対象帳票に関する前記ＰＤＦファイルを、前記ＰＤＦ作成開始日時に作成し始めるＰＤＦ作成ステップと、
   前記ＰＤＦ作成ステップで作成された前記ＰＤＦファイルを含み且つ前記対象帳票と関連付けられている予め取得したメールアドレスを宛先とする前記電子メールを前記メール作成開始日時に作成し始め、作成された当該電子メールを送信するメール送信ステップと、
   を含むこと、
   を特徴とする帳票作成・送信方法。
5. 制御部と記憶部とを備えた情報処理装置に実行させるための帳票作成・送信プログラムであって、
   前記記憶部は、
   送信対象とする帳票である対象帳票、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルの作成を開始する日時であるＰＤＦ作成開始日時および電子メールの作成を開始する日時であるメール作成開始日時を指示するための指示画面を介して指示された当該対象帳票に記載される帳票データを保持しているＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルと、
   前記指示画面を介して指示された前記ＰＤＦ作成開始日時および前記メール作成開始日時を含む指示ファイルと、
   を記憶し、
   前記制御部に実行させるための、
   前記ＣＳＶファイルに基づいて、前記帳票データが記載された前記対象帳票に関する前記ＰＤＦファイルを、前記ＰＤＦ作成開始日時に作成し始めるＰＤＦ作成ステップと、
   前記ＰＤＦ作成ステップで作成された前記ＰＤＦファイルを含み且つ前記対象帳票と関連付けられている予め取得したメールアドレスを宛先とする前記電子メールを前記メール作成開始日時に作成し始め、作成された当該電子メールを送信するメール送信ステップと、
   を含むこと、
   を特徴とする帳票作成・送信プログラム。

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