KR102412213B1 - 전자문서 관리 방법 및 시스템 - Google Patents

Abstract

본 발명에 따른 전자문서 관리 방법은, 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어가 호출됨에 따라, 상기 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여 제2 포맷의 전자문서를 획득하는 단계, 상기 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되는 단계 및 상기 제2 명령어의 호출에 근거하여, 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행하고, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계를 포함할 수 있다.

Description

전자문서 관리 방법 및 시스템{METHOD AND SYSTEM TO MANAGE ELECTRONIC DOCUMENTS}

본 발명은 전자문서 관리 방법 및 시스템에 관한 것이다.

특정 프로그램(예를 들어, MS 워드, 엑셀, 한컴 오피스 등)에서 생성된 전자문서의 경우, 제3자에 의해 용이하게 편집이 가능하므로, PDF등의 파일 변환을 통하여, 내용의 변환을 제한할 수 있다.

한편, 최근에는 근로기준법이 개정됨에 따라, 근로자에게 임금을 지급하는 경우 임금명세서의 교부가 의무화되었다. 이때 근로자에게 교부해야 하는 임금명세서는, 서면 또는 전자문서로 제공해야 하는 바, 주로 근로자를 고용하는 사업장에서는 수정이 불가한 PDF 또는 이미지 파일 포맷으로 임금 명세서(또는 급여 명세서)를 교부한다.

나아가 개인 정보의 보안에 대한 중요성이 강조됨에 따라 보다 간편하게 문서를 암호화하기 위한 소프트웨어가 계속적으로 연구되고 있다.

다만, 변환 프로그램을 통해PDF 또는 이미지 파일 포맷으로 변환된 파일을 암호화하기 위해서는 추가적으로 암호화 프로그램을 활성화하고 활성화된 암호화 프로그램에서 해당 파일에 대한 암호화 프로세스를 수행해야 하기 때문에 복수개의 프로그램을 수차례 실행해야 하는 어려움이 따른다.

예를 들어, 대한민국 공개특허 제2011-0027210에서는, 응용 프로그램에 의해 생성된 파일을 손쉽게 피디에프 변환 서버에서 피디에프로 변환하는 피디에프 변환 시스템을 제시하고 있다. 그러나, 피디에프로 변환된 파일을 암호화하기 위해서는 다른 프로그램을 통해 변환을 수행해야 하는 번거로움이 따른다.

이에 본 발명은, 전자문서의 포맷을 변환하고 암호화하기 위한 전자문서 관리 방법 및 시스템을 제안한다.

본 발명은, 전자문서의 포맷을 특정 포맷으로 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 암호화를 일원화하여 수행할 수 있는 전자문서 관리 방법 및 시스템에 관한 것이다. 나아가 본 발명은, 전자문서에 매칭되는 정보를 이용하여 전자문서의 암호를 자동으로 설정할 수 있는 전자문서 관리 방법 및 시스템에 관한 것이다.

나아가, 본 발명은, 일괄적으로 복수개의 전자문서들에 대한 포맷을 특정 포맷으로 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서들에 대한 암호화를 일괄적으로 수행할 수 있는 전자문서 관리 방법 및 시스템에 관한 것이다.

나아가 본 발명은, 전자문서의 포맷을 특정 포맷으로 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 암호화를 수행할 뿐만 아니라, 암호화된 전자문서를 사용자에게 전자메일로 전송할 수 있는 전자문서 관리 방법 및 시스템에 관한 것이다.

위에서 살펴본 과제를 해결하기 위하여, 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법은, 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어가 호출됨에 따라, 상기 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여 제2 포맷의 전자문서를 획득하는 단계, 상기 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되는 단계 및 상기 제2 명령어의 호출에 근거하여, 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행하고, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계를 포함할 수 있다.

나아가, 상기 제2 포맷의 전자문서를 획득하는 단계에서는, 상기 제2 포맷의 전자문서에 대한 암호화 수행 여부를 판단하는 단계를 더 포함하고, 암호화를 수행한다고 판단하는 경우, 상기 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되고, 암호화를 수행하지 않는다고 판단하는 경우, 상기 제2 포맷의 전자문서를 기 설정된 저장 경로에 대응되는 저장 공간에 저장할 수 있다.

나아가, 상기 암호화 수행 여부를 판단하는 단계에서는, 상기 제2 포맷의 전자문서가 기 설정된 카테고리에 해당하는 경우, 암호화를 수행한다고 판단하고, 상기 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어를 호출할 수 있다.

나아가, 상기 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계에서는, 상기 제1 포맷의 전자문서와 매칭되어 저장된 정보를 기반으로 상기 제2 포맷의 전자문서에 대한 패스워드를 설정하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성할 수 있다.

나아가, 상기 제1 포맷의 전자문서와 매칭되어 저장된 정보는, 상기 제1 포맷의 전자문서의 대상이 되는 특정 사용자와 관련하여 데이터베이스에 저장된 정보이고, 상기 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계에서는, 상기 제1 포맷의 전자문서의 대상이 되는 특정 사용자와 관련하여 데이터베이스에 저장된 정보를 패스워드로 설정하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성할 수 있다.

나아가, 상기 제1 포맷의 전자문서는, 복수개의 제1 포맷의 전자문서이고, 상기 제2 포맷의 전자문서를 획득하는 단계에서는, 상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서를 제2 포맷으로 변환하여 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 획득하고, 상기 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계에서는, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 복수개의 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성할 수 있다.

나아가, 상기 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계에서는, 상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서 각각에 매칭되어 저장된 정보를 기반으로 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서에 대한 패스워드를 개별적으로 설정하여 복수개의 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성할 수 있다.

나아가, 상기 제1 포맷의 전자문서와 매칭되어 저장된 정보를 기반으로 상기 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 전자메일로 전송하는 단계를 더 포함하고, 상기 제1 포맷의 전자문서와 매칭되어 저장된 정보는, 상기 제1 포맷의 전자문서의 대상이 되는 특정 사용자의 전자메일 주소를 포함할 수 있다.

한편, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템은, 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력을 수신하는 통신부, 상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어가 호출됨에 따라, 상기 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여 제2 포맷의 전자문서를 획득하고, 상기 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어를 호출하며, 상기 제2 명령어의 호출에 근거하여, 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행하고, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 제어부 및 상기 제1 포맷의 전자문서, 상기 제2 포맷의 전자문서, 상기 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 저장하는 저장부를 포함할 수 있다.

한편, 본 발명은 전자기기에서 하나 이상의 프로세스에 의하여 실행되며, 컴퓨터로 판독될 수 있는 매체에 저장 가능한 프로그램으로서, 상기 프로그램은, 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어가 호출됨에 따라, 상기 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여 제2 포맷의 전자문서를 획득하는 단계, 상기 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되는 단계; 및 상기 제2 명령어의 호출에 근거하여, 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행하고, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터로 판독될 수 있는 매체에 저장 가능한 프로그램일 수 있다.

위에서 살펴본 것과 같이, 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법 및 시스템은, 문서작성 프로그램에서 작성된 전자문서의 포맷을 특정 포맷으로 변환하기 위한 사용자의 입력이 수신되는 경우, 포맷 변환 프로세스를 통해 전자문서의 포맷을 특정 포맷으로 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 대해 암호화 프로세스를 실행할 수 있다. 따라서 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법 및 시스템은, 전자문서의 포맷 변환과 변환된 특정 포맷의 전자문서에 대한 암호화를 일원화하여 수행함으로써, 보다 간편하게 전자문서의 보안을 강화할 수 있다.

나아가, 본 발명은, 보안이 필요한 전자문서에 대하여 보다 간편하게 암호화를 수행할 수 있어, 전자문서를 관리하는 번거로움을 해소할 수 있다.

나아가 본 발명은, 일괄적으로 복수개의 전자문서들에 대한 포맷을 특정 포맷으로 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서들에 대해 개별적인 암호를 자동으로 설정함으로써, 복수개의 문서에 대해 암호화를 수행하기 위한 시간을 절약하고, 전자문서의 보안을 강화할 수 있다.

나아가 본 발명은, 전자문서의 포맷을 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 암호화 프로세스를 수행할 뿐만 아니라, 암호화된 문서에 매칭되는 사용자에게 전자메일로 전송함으로써 전자문서를 보다 손쉽게 관리할 수 있는 전자문서 관리 방법 및 시스템에 관한 것이다.

도 1은 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템을 설명하기 위한 개념도이다.
도 2는 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법을 설명하기 위한 흐름도이다.
도 3은 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법을 설명하기 위한 개념도이다.
도 4 내지 도 6은 본 발명에 따른 전자문서의 포맷을 변환하고, 암호화하기 위한 전자문서 관리 방법을 설명하기 위한 개념도이다.
도 7은 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템이 적어도 하나의 전자문서에 대해 일괄적으로 포맷을 변환하고 암호화를 수행하기 위한 방법을 설명하기 위한 개념도이다.
도 8은 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템이 적어도 하나의 전자문서에 대해 일괄적으로 포맷을 변환하고 암호화를 수행하여, 암호화가 수행된 전자문서를 전자메일을 전송하기 위한 방법을 설명하기 위한 개념도이다.
도 9a 내지 9b는 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템을 통해 암호화된 문서를 실행하는 경우에 출력되는 페이지의 일 예를 도시한 도면이다.

이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 명세서에 개시된 실시 예를 상세히 설명하되, 도면 부호에 관계없이 동일하거나 유사한 구성요소에는 동일한 참조 번호를 부여하고 이에 대한 중복되는 설명은 생략하기로 한다. 이하의 설명에서 사용되는 구성요소에 대한 접미사 "모듈" 및 "부"는 명세서 작성의 용이함만이 고려되어 부여되거나 혼용되는 것으로서, 그 자체로 서로 구별되는 의미 또는 역할을 갖는 것은 아니다. 또한, 본 명세서에 개시된 실시 예를 설명함에 있어서 관련된 공지 기술에 대한 구체적인 설명이 본 명세서에 개시된 실시 예의 요지를 흐릴 수 있다고 판단되는 경우 그 상세한 설명을 생략한다. 또한, 첨부된 도면은 본 명세서에 개시된 실시 예를 쉽게 이해할 수 있도록 하기 위한 것일 뿐, 첨부된 도면에 의해 본 명세서에 개시된 기술적 사상이 제한되지 않으며, 본 발명의 사상 및 기술 범위에 포함되는 모든 변경, 균등물 내지 대체물을 포함하는 것으로 이해되어야 한다.

제1, 제2 등과 같이 서수를 포함하는 용어는 다양한 구성요소들을 설명하는데 사용될 수 있지만, 상기 구성요소들은 상기 용어들에 의해 한정되지는 않는다. 상기 용어들은 하나의 구성요소를 다른 구성요소로부터 구별하는 목적으로만 사용된다.

어떤 구성요소가 다른 구성요소에 "연결되어" 있다거나 "접속되어" 있다고 언급된 때에는, 그 다른 구성요소에 직접적으로 연결되어 있거나 또는 접속되어 있을 수도 있지만, 중간에 다른 구성요소가 존재할 수도 있다고 이해되어야 할 것이다. 반면에, 어떤 구성요소가 다른 구성요소에 "직접 연결되어" 있다거나 "직접 접속되어" 있다고 언급된 때에는, 중간에 다른 구성요소가 존재하지 않는 것으로 이해되어야 할 것이다.

단수의 표현은 문맥상 명백하게 다르게 뜻하지 않는 한, 복수의 표현을 포함한다.

본 출원에서, "포함한다" 또는 "가지다" 등의 용어는 명세서상에 기재된 특징, 숫자, 단계, 동작, 구성요소, 부품 또는 이들을 조합한 것이 존재함을 지정하려는 것이지, 하나 또는 그 이상의 다른 특징들이나 숫자, 단계, 동작, 구성요소, 부품 또는 이들을 조합한 것들의 존재 또는 부가 가능성을 미리 배제하지 않는 것으로 이해되어야 한다.

본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 특정 프로그램에서 생성된 전자문서(또는 파일)의 포맷 변환 요청이 있는 경우, 전자문서의 포맷을 특정 포맷으로 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 대해 암호화 프로세스를 실행할 수 있다. 본 발명에서 전자문서 관리 시스템(100)은, 전자문서 암호화 시스템(100)과 혼용하여 사용될 수 있다.

일반적으로 전자문서(electronic document)는, 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태(electronic form)로 작성되어 송수신되거나 저장된 문서형식의 자료로서 표준화된 것을 말한다. 구체적으로 전자문서는, 문서 작성 프로그램(예를 들어, 워드 프로세서, 엑셀, 또는 한컴 오피스 등)에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송신, 수신 또는 저장된 문서를 의미한다. 이러한 전자문서는, 개인적인 목적으로 작성된 문서(예를 들어, 계획표, 일기 등), 업무와 관련된 문서(예를 들어, 급여명세서, 거래명세서, 계약서, 견적서 등을) 등 다양한 종류의 문서를 포함할 수 있다. 본 발명에서 전자문서는, 파일 또는 문서와 혼용하여 사용될 수 있다.

본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 문서 작성 프로그램을 통해 작성된 전자문서의 포맷을 특정 포맷으로 변경하기 위한 사용자의 입력이 수신되는 경우, 명령어를 호출하고 호출된 명령어에 의해 상기 전자 문서의 포맷을 특정 포맷으로 변환(또는 변경)할 수 있다. 나아가 본 발명에 따른 전자문서 관린 시스템(100)은, 특정 포맷으로 변환된 전자문서를 획득한 경우 명령어를 호출하고 호출된 명령어에 의해 실행된 암호화 프로그램을 통해 상기 변환된 포맷의 전자문서에 암호화를 실행할 수 있다.

한편 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 대한 암호화를 실행하기 전에, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 암호화가 필요한지 여부를 판단하고, 판단 결과 변환된 특정 포맷의 전자문서에 암호화가 필요한 경우 명령어 호출에 근거하여 암호화 프로그램을 실행할 수 있다. 이어서 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 실행된 암호화 프로그램을 통해 변환된 특정 포맷의 전자문서에 암호화 프로세스를 실행하여 암호화된 특정 포맷의 전자문서를 생성할 수 있다.

이하에서는 설명의 편의를 위하여, 문서 작성 프로그램을 '제1 프로그램'으로, 암호화 프로그램을 '제2 프로그램'으로 명명하도록 한다. 또한, 문서 작성 프로그램인 제1 프로그램에서 생성된 전자문서의 포맷을 '제1 포맷'으로, 상기 제1 프로그램의 포맷 변환 기능을 통해 변환된 전자문서의 포맷을 '제2 포맷'으로 명명하여 설명하도록 한다.

이와 같이 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은 전자 문서의 포맷을 변환하고, 변환된 전자문서에 암호화를 수행할 수 있다. 이하에서는 도면과 함께 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템 및 방법에 대하여 설명하도록 한다. 도 1은 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템을 설명하기 위한 개념도이다. 도 2는 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법을 설명하기 위한 흐름도이다. 도 3은 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법을 설명하기 위한 개념도이다. 도 4 내지 도 6은 본 발명에 따른 전자문서의 포맷을 변환하고, 암호화하기 위한 전자문서 관리 방법을 설명하기 위한 개념도이다. 도 7은 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템이 적어도 하나의 전자문서에 대해 일괄적으로 포맷을 변환하고 암호화를 수행하기 위한 방법을 설명하기 위한 개념도이다. 도 8은 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템이 적어도 하나의 전자문서에 대해 일괄적으로 포맷을 변환하고 암호화를 수행하여, 암호화가 수행된 전자문서를 전자메일을 전송하기 위한 방법을 설명하기 위한 개념도이다. 도 9a 내지 9b는 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템을 통해 암호화된 문서를 실행하는 경우에 출력되는 페이지(또는 화면)의 일 예를 도시한 도면이다.

본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 서버(10)를 통해 프로그램을 호출할 수 있다. 이때, 프로그램(program)이란, 전자기기(예를 들어, 컴퓨터)에서 실행될 때 특정 작업(specific task)을 수행하는 일련의 명령어들의 모음(집합체)이다. 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)이 서버를 통해 호출하는 프로그램은, 문서작성 프로그램(제1 프로그램) 또는 전자문서 암호화 프로그램(제2 프로그램)을 포함할 수 있다. 다만, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)이 서버를 통해 호출하는 프로그램은 상술한 프로그램으로 제한되는 것은 아니며, 전자문서를 관리하기 위한 다양한 프로그램을 더 포함할 수 있다.

한편 서버(10)는, 호출되는 프로그램과 관련된 서버로, 제1 프로그램의 서버, 제2 프로그램의 서버 및 그 밖의 다양한 서버 및 클라우드 서버를 포함할 수 있다.

한편, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 전자문서의 포맷을 변환하고 암호화를 수행하기 위한 소프트웨어(또는 애플리케이션)를 전자기기(20)를 통해 사용자에게 제공할 수 있다. 즉, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 전자기기(20)를 통해 사용자가 보다 간편하게 전자문서를 관리할 수 있는 소프트웨어를 제공할 수 있다.

여기에서, 전자기기(20)를 통해 전자문서를 관리할 수 있는 '사용자'는, 전자기기의 사용자로서, '운용자', '이용자', '유저' 등의 용어로 대체될 수 있다. 다만, 사용자는 반드시 전자기기(20)의 소유자일 필요는 없으며, 일회적으로 전자기기(20)를 사용하는 사용자도 포함될 수 있다. 일 예로서, 사용자는, 전자문서를 관리하기 위한 개인일 수 있다. 다른 예로서, 사용자는, 전자문서를 관리하기 위한 업체(또는 기업 또는 회사)일 수 있다. 이 경우, 사용자는, 기업의 대표자 또는 직원을 의미할 수 있고, 업체(또는 기업 또는 회사) 자체를 의미할 수도 있다.

따라서 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 사용자에게 전자기기(20)에서 실행된 소프트웨어를 통해 전자문서와 관련된 업무(예를 들어, 전자문서의 포맷 변환 및 암호화 업무)를 보다 간편하게 수행하도록 지원할 수 있다.

한편, 본 발명의 전자기기(20)는, 그 종류에 제한이 없으며, 대표적으로 휴대폰(21) 또는 컴퓨터(22)가 될 수 있다. 구체적으로, 전자기기(20)는, 스마트 폰(smart phone), 노트북 컴퓨터(notebook computer), 휴대용 컴퓨터(laptop computer), 데스크톱 컴퓨터(desktop computer), 슬레이트 PC(slate PC), 태블릿 PC(tablet PC), 울트라북(ultrabook), 디지털방송용 단말기, PDA(personal digital assistants), PMP(portable multimedia player) 등이 될 수 있다.

이처럼, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은 제1 프로그램을 실행하고, 상기 제1 프로그램에서 작성(또는 생성)된 전자문서를 호출된 포맷 변환 프로세스를 통해 특정 포맷(제2 포맷)으로 변환하고, 변환된 특정 포맷(제2 포맷)의 전자문서에 호출된 제2 프로그램을 통해 암호화 프로세스를 실행할 수 있다.

이를 위해, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 통신부(110), 저장부(120) 및 제어부(130) 중 적어도 하나를 포함하도록 구성될 수 있다. 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은 상술한 구성 요소로 제한되는 것은 아니며, 본 명세서에 설명에 따른 장치와 동일한 역할을 하는 구성요소를 더 포함할 수 있다.

통신부(110)는, 전자문서 관리 시스템(100)과 서버(10) 사이, 또는 전자문서 관리 시스템(100)과 사용자의 전자기기(20) 사이의 무선 또는 유선 통신을 가능하도록 하나 이상의 모듈을 포함할 수 있다. 또한, 상기 통신부(110)는, 전자문서 관리 시스템(100)을 하나 이상의 네트워크에 연결하는 하나 이상의 모듈을 포함할 수 있다.

한편, 저장부(120)는, 데이터베이스(Database, DB)라고도 명명될 수 있으며, 서버(10)로부터 호출된 프로그램(예를 들어, 제1 프로그램 또는 제2 프로그램)을 통해 생성(또는 변환, 또는 암호화)된 전자문서와 관련된 정보(또는 데이터)를 저장할 수 있다. 나아가, 저장부(120)에는, 명령어들이 저장될 수 있다.

일 예로서, 저장부(120)는, 제1 프로그램에서 생성된(또는 작성된) 전자문서를 저장할 수 있다. 이때 생성된 전자문서의 포맷은, 제1 포맷의 전자문서일 수 있다. 다른 예로서, 저장부(120)는, 제1 프로그램에서 포맷 변환 프로세스에 의해 변환된 포맷의 전자문서를 저장할 수 있다. 이때 변환된 포맷의 전자문서는, 제2 포맷의 전자문서일 수 있다. 또 다른 예로서, 저장부(120)는, 제2 프로그램을 통해 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 저장할 수 있다.

나아가, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은 저장부(120)와 별도로 외부 저장소에 저장된 데이터를 활용할 수 있으며, 이러한 외부 저장소 역시 “데이터베이스”라고 표현될 수 있다.

한편, 제어부(130)는, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)의 전반적인 동작을 제어할 수 있다.

제어부(130)는, 제1 프로그램을 실행할 수 있다. 또한 제어부(130)는, 실행된 제1 프로그램에서 생성(또는 작성)된 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 제1 프로그램에서 사용자의 입력에 매칭되는 제1 명령어가 호출됨에 따라 제1 프로그램의 포맷 변환 프로세스를 실행할 수 있다.

제어부(130)는, 제1 프로그램의 포맷 변환 프로세스를 이용하여 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여, 제2 포맷의 전자문서를 획득할 수 있다.

한편 제어부(130)는, 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되고, 호출됨에 따라 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행할 수 있다. 제어부(130)는, 제2 프로그램을 이용하여 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성할 수 있다.

한편 제어부(130)는, 제1 프로그램의 포맷 변환 프로세스를 이용하여 변환된 제2 포맷의 전자문서를 획득하는 경우, 제2 명령어를 호출하기 전, 변환된 제2 포맷의 전자문서에 암호화가 필요한지 여부를 판단할 수 있다. 제어부(130)는, 암호화가 필요하다고 판단하는 경우, 변환된 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행하기 위한 제2 명령어를 호출할 수 있다. 제어부(130)는, 실행된 제2프로그램을 이용하여 변환된 제2 포맷의 전자문서에 대한 암호화 프로세스를 실행할 수 있다. 제어부(130)는, 변환된 제2 포맷의 전자문서 및 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 저장부(120)에 저장할 수 있다.

한편, 제어부(130)는, 변환된 제2 포맷의 전자문서에 암호화가 필요한지 여부를 판단한 결과, 암호화가 필요하지 않다고 판단하는 경우 변환된 제2 포맷의 전자문서를 저장부(120)에 저장할 수 있다.

한편 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 전자문서를 관리하기 위한 소프트웨어 또는 애플리케이션으로 구현될 수 있다.

본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)의 소프트웨어적인 구현에 의하면, 본 명세서에서 설명되는 절차 및 기능과 같은 실시 예들은 별도의 소프트웨어 모듈들로 구현될 수 있다. 소프트웨어 모듈들 각각은 본 명세서에서 설명되는 하나 이상의 기능 및 작동을 수행할 수 있다.

이와 같이 소프트웨어로 구현되는 전자문서 관리 시스템(100)은, 전자기기(20)에 구매를 통해 설치된 프로그램, 또는 전자기기(20)의 초기 설치 프로그램을 통해 구현될 수 있다. 이 경우, 본 발명에 따른 통신부(110), 저장부(120) 및 제어부(130)는 전자기기의 구성 요소로 활용될 수 있다.

따라서 본 발명에 따른 사용자는, 전자문서 관리 시스템(100)을 통해 전자문서의 포맷 변환과 암호화 프로세스를 일원화하여 수행함으로써, 간편하게 전자문서의 보안을 강화할 수 있다.

이하에서는 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)을 통해, 전자문서의 포맷을 변환하고 암호화를 수행하기 위한 전자문서 관리 방법(이하, '전자문서 관리 방법'이라고 명명함)을 구체적으로 살펴보도록 한다.

본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 소프트웨어(또는 애플리케이션)을 통해 전자문서를 관리할 수 있다. 이때 소프트웨어는, 제1 프로그램 및 제2 프로그램 중 적어도 하나의 프로그램을 이용하여 전자문서를 관리할 수 있다. 다만, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템을 통해 구현되는 소프트웨어는, 제1 프로그램 및 제2 프로그램 뿐만 아니라, 그 외 다양한 프로세스를 수행하는 기타 프로그램을 추가적으로 더 이용하여 전자문서를 관리 할 수 있다.

한편 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 매크로(또는 매크로 명령어)를 이용하여 전자문서를 관리하기 위한 소프트웨어를 실행할 수 있다. 여기서, 매크로(Macro)란, 일련의 명령어 집합을 하나의 키(또는 명령어) 입력 동작으로 만든 것으로, 반복되는 작업을 단순화하거나 자동화하기 위한 목적으로 주로 이용된다. 이러한 매크로는, 특정 동작들을 실행하도록 설정된 프로그램 코드의 일부로 해석될 수 있다. 즉 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템은, 제1 프로그램을 통해 작성된 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 매크로 명령어를 이용하여 순차적으로 i) 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 포맷 변환 프로세스를 실행하고, ii) 실행된 포맷 변환 프로세스를 이용하여 전자문서의 포맷을 변환하고, iii) 변환된 포맷의 전자문서의 획득에 근거하여 변환된 전자문서에 대한 암호화를 수행하기 위한 제2 프로그램을 호출하고, iv) 호출된 제2 프로그램을 이용하여 변환된 전자문서에 암호화를 수행하여 암호화된 전자문서를 생성할 수 있다. 이와 같이 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 제1 프로그램으로 생성된 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 전자문서의 포맷을 변환하고, 변환된 전자문서에 대한 암호화를 수행하여 암호화된 변환된 포맷의 전자문서를 생성하기 위한 일련의 작업을 수행할 수 있다.

구체적으로 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 제1 프로그램을 실행하고, 실행된 제1 프로그램에서 작성된 전자문서의 포맷을 변환할 수 있다.

제어부(130)는, 전자기기(20)의 디스플레이에 출력된 페이지(또는 실행화면, 실행 페이지)를 통해 전자문서를 관리하기 위한 소프트웨어를 실행할 수 있다. 이때 페이지는, 전자기기(20)에 설치된 프로그램의 실행을 통해 전자기기(20)의 디스플레이부에 출력될 수 있다.

본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 제1 프로그램을 실행할 수 있다. 제어부(130)는, 전자기기(20)의 페이지에 상기 제1 프로그램의 페이지(또는 실행화면)을 출력할 수 있다. 제어부(130)는, 사용자에 의해 제1 프로그램을 이용해 생성(또는 작성)된 전자문서를 저장부(120)에 저장할 수 있다. 이때 제1 프로그램을 이용해 생성된 전자문서의 포맷은 제1 포맷으로, 제1 프로그램에서 편집될 수 있다.

본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)으로 관리하는 전자문서는, 급여 명세서, 계약서, 견적서 등 다양한 문서를 포함할 수 있다. 이하에서는, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)으로 관리하는 전자문서는 급여 명세서로 설명하도록 한다.

도 4에 도시된 것과 같이, 제어부(130)는, 전자기기(20)의 페이지(400)에 상기 제1 프로그램(예를 들어, 엑셀)의 실행화면을 출력할 수 있다. 제어부(130)는, 사용자에 의해 제1 프로그램에서 전자문서(440, 예를 들어, 급여대장)가 작성되기 위한 페이지(400)를 전자기기(20)를 통해 출력할 수 있다. 이때 제어부(130)는, 페이지(400) 상단의 일 영역에는 작업을 수행하기 위한 메뉴를 그래픽(410, 420, 430 등)으로 출력할 수 있다. 제어부(130)는, 페이지(400)의 중앙에 전자문서(440)를 작성하기 위한 영역을 출력할 수 있다. 또한, 제어부(130)는, 페이지(400) 하단의 일 영역에 작업 시트(450) 목록(또는 리스트)를 출력할 수 있다.

한편, 제어부(130)는 제1 프로그램에서 작성된 전자문서(440)를 저장부(120)에 저장할 수 있다(도 3의 311). 이때 제1 프로그램에서 작성된 전자문서의 포맷은, 제1 포맷일 수 있다.

제어부(130)는, 도 5a에 도시된 것과 같이, 페이지(400)상에 작성된 급여 대장 리스트(520) 중 급여 명세서를 작성하고자 하는 항목(530)이 사용자에게 선택(또는 입력)되는 경우, 도 5b에 도시된 바와 같이 급여 명세서를 작성하기 위한 페이지(500)를 출력할 수 있다.

제어부(130)는, 제1 프로그램(예를 들어, 엑셀)에서 사용자에 의해 작성된 급여 명세서를 기록한 전자문서(550)를 저장부(120)에 저장할 수 있다. 이때 제어부(130)는, 제1 프로그램에 의해 작성(또는 생성)된 전자문서를 사용자에 의해 지정된 경로의 폴더에 저장될 수 있다.

한편, 제어부(130)는, 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서를 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어를 호출한다(S210).

제어부(130)는, 제1 명령어를 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력과 매칭하여 저장부(120)에 저장할 수 있다. 이때 저장부(120)에 저장된 제1 명령어는, 제1 명령에 매칭되는 사용자 입력이 있는 경우 실행될 수 있다. 즉, 제1 명령어 호출의 의미는, 매칭되는 사용자 입력에 따라 제1 명령어가 실행될 수 있다.

한편 제어부(130)는, 상기 제1 명령어가 호출됨에 따라, 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 포맷 변환 프로세스를 실행한다. 즉, 매크로 명령어 중 일부에 해당하는 제1 명령어를 통해 포맷 변환 프로세스를 실행할 수 있다.

여기서, 포맷 변환 프로세스는, 제1 명령어의 호출을 통해 실행되는 제1 프로그램의 하나의 기능 일 수 있다. 즉, 제어부(130)는, 제1 프로그램에서 제1 명령어 호출을 통해 전자문서의 포맷을 자체 변환할 수 있다.

다만, 전술한 포맷 변환 프로세스는, 제1 프로그램의 기능으로 제한되는 것은 아니며, 명령어의 호출을 통해 타 프로그램을 호출하고, 호출된 타 프로그램을 통해 실행되는 프로세스일 수 있다. 이때 타 프로그램은, 전자문서의 포맷을 변경하기 위한 다양한 프로그램을 포함할 수 있으며, 예를 들어, PDF 변환 프로그램, 또는 이미지 변환 프로그램일 수 있다. 전자문서 포맷의 한 형태인, PDF(portable document format)는, 미국 어도비시스템즈(Adobe Systems)에서 만든 문서파일 유형으로, 마이크로소프트 윈도우, 애플 맥, 유닉스, 구글 안드로이드 등 거의 모든 운영체제에서 읽거나 인쇄할 수 있으며 원본 문서의 글꼴, 이미지, 그래픽, 문서 형태 등이 그대로 유지된다. 또한 온라인 및 오프라인 환경에서도 쉽게 문서를 공유할 수 있으면서도 보안성이 높아 공공기관, 연구소 등에서 자료를 배포할 때 많이 사용된다.

구체적으로, 도 5b을 참조하면, 제어부(130)는, 페이지(500)상에 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 그래픽(560)을 출력할 수 있다. 제어부(130)는, 사용자에 의해 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 그래픽(560)이 입력(또는 선택)되는 경우, 전자문서의 포맷을 변경하기 위한 포맷 변환 프로세스를 실행할 수 있다.

제어부(130)는, 포맷 변환 프로세스가 실행되는 경우, 포맷 변환 프로세스를 통해 생성되는 제2 포맷의 전자문서의 저장 경로를 설정할 수 있다. 이때 생성된 제2 포맷의 전자문서의 저장 경로를 설정하는 방법은 다양하다. 일 예로서, 제어부(130)는, 제1 포맷의 전자문서를 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 있는 경우, 페이지의 일 영역에 사용자로부터 생성된 제2 포맷의 전자문서의 저장 경로를 지정하기 위한 팝업창을 출력할 수 있다. 즉 사용자에 의해 지정된 경로의 폴더에 포맷 변환 프로세스를 통해 생성된 제2 포맷의 전자문서를 저장할 수 있다. 다른 예로서, 제어부(130)는, 기 설정된 저장 경로에 생성된 제2 포맷의 전자문서를 저장할 수 있다. 이때 기 설정된 저장 경로는, 사용자 또는 운영자의 설정에 따라 변경될 수 있다.

한편, 제어부(130)는, 포맷 변환 프로세스를 통해 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 상기 제2 포맷으로 변환하여, 제2 포맷의 전자문서를 획득할 수 있다(S220, 도 3의 312).

제어부(130)는 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어를 호출할 수 있다. 제어부(130)는 상기 제1 명령어를 호출함에 근거하여, 실행된 포맷 변환 프로세스를 이용하여 상기 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 상기 제2 포맷으로 변환하여, 상기 제2 포맷의 전자문서를 획득할 수 있다.

이때, 제어부(130)는, 전자기기(20)의 디스플레이부(또는 페이지)상에 제1 프로그램의 실행화면을 출력하고, 활성화(또는 실행)된 포맷 변환 프로세스는 전자기기(20)의 페이지 상에 출력하지 않을 수 있다. 이때, 제어부(130)는, 포맷 변환 프로세스의 실행과 관련된 정보를 출력할 수 있다. 일 예로서, 제어부(130)는 포맷 변환 프로세스가 실행되는 경우, 포맷 변환 프로세스가 실행 중임을 다양한 방식으로 안내할 수 있다. 예를 들어, 제어부(130)는, 포맷 변환 프로세스가 실행 중임을 안내하는 메시지를 페이지상에 출력할 수 있고, 또는 포맷 변환 프로세스가 실행 중임을 안내 음성으로 제공할 수 있다. 다른 예로서, 제어부(130)는, 포맷 변환 프로세스가 실행되어 제2 포맷의 전자문서가 생성되는 경우, 제2 포맷의 전자문서가 생성되었음을 알리는 안내하는 메시지를 페이지 상에 출력할 수 있다. 즉, 제어부(130), 전자기기(20)의 페이지 상에는 제1 프로그램의 실행화면을 출력하고, 백그라운드에서 포맷 변환 프로세스를 통해 변환된 제2 포맷의 전자문서를 설정된 저장 경로에 해당하는 폴더에 저장할 수 있다. 일 예로서, 제어부(130)는, 엑셀 형식으로 작성된 전자문서의 포맷을 PDF 포맷으로 변환할 수 있다. 제어부(130)는, PDF 포맷으로 변환된 전자문서를 설정된 저장 경로에 해당하는 폴더에 저장할 수 있다.

즉, 제1 포맷의 전자문서는 엑셀 프로그램의 확장자를 갖는 포맷의 전자문서일 수 있으며, 제2 포맷의 전자문서는 PDF 프로그램의 확장자를 갖는 포맷의 전자문서일 수 있다.

한편 제어부(130)는, 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능이 매칭된 제2 명령어를 호출할 수 있다(S230).

제2 명령어가 호출되는 경우, 암호화 기능이 실행될 수 있으며, 제2 명령어에는 암호화 기능이 매칭되어 저장부(120)에 저장될 수 있다.

한편, 제어부(130)는, 제2 명령어의 호출에 근거하여, 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행할 수 있다. 즉, 매크로 명령어 중 일부에 해당하는 제2 명령어를 통해 제2 프로그램을 실행할 수 있다. 그리고 제어부(130)는, 상기 제2 프로그램을 이용하여 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성할 수 있다(S240, 도 3의 321).

제어부(130)는, 페이지상에 제1 프로그램의 실행화면을 출력하고, 활성화(또는 실행)된 제2 프로그램은 전자기기(20)의 페이지 상에 출력하지 않을 수 있다. 이때, 제어부(130)는, 제2 프로그램의 실행과 관련된 정보를 출력할 수 있다. 일 예로서, 제어부(130)는 제2 프로그램이 실행되는 경우, 제2 프로그램이 실행 중임을 다양한 방식으로 안내할 수 있다. 예를 들어, 제어부(130)는, 제2 프로그램이 실행 중임을 안내하는 메시지를 페이지상에 출력할 수 있고, 또는 제2 프로그램이 실행 중임을 안내 음성으로 제공할 수 있다. 다른 예로서, 제어부(130)는, 제2 프로그램이 실행되어 제2 포맷의 전자문서가 암호화되는 경우, 제2 포맷의 전자문서가 암호화되었음을 알리는 안내하는 메시지를 페이지 상에 출력할 수 있다. 즉, 제어부(130), 전자기기(20)의 페이지 상에는 제1 프로그램의 실행화면을 출력하고, 백그라운드에서 실행된 제2 프로그램을 통해 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 설정된 저장 경로에 해당하는 폴더에 저장할 수 있다(도 3의 314).

제어부(130)는, 암호화된 제2 포맷의 전자문서가 실행(또는 활성화)되는 경우, 암호를 입력 받기 위한 팝업창을 출력할 수 있다(도 9a 참조). 즉, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 제2 포맷으로 포맷이 변환된 전자문서에 대해 암호화를 수행함으로써, 설정된 암호를 알고 있는 사용자만이, 암호화된 전자문서를 열람할 수 있도록 보안을 강화할 수 있다.

한편, 제어부(130)는, 변환된 제2 포맷의 전자문서에 암호화를 수행하는 경우, 저장부(120)에 저장된 정보, 즉 변환된 제2 포맷의 전자문서와 매칭되어 저장된 정보를 기반으로 자동으로 패스워드(또는 암호, 또는 비밀번호)를 설정하도록 암호화 프로세스를 실행할 수 있다. 이때 전자문서와 매칭되어 저장된 정보는, 전자문서와 관련된 사용자(또는 전자문서의 대상이 되는 사용자)와 관련된 정보일 수 있다.

일 예로서, 도 6에 도시된 것과 같이, 제어부(130)는, 급여 명세서와 매칭되어 저장된 정보(또는 급여 명세서의 대상이 되는 근로자와 매칭되어 저장된 정보)를 기반으로, 전자문서의 암호화 프로세스를 수행할 수 있다. 본 명세서에서는, 본 발명에 따른 '전자문서 관리 시스템(100)을 실행하는 사용자'와 '전자문서 관리 시스템(100)을 통해 생성된 전자문서를 수령하는 사용자'를 구분하기 위해, 전자문서 관리 시스템(100)을 실행하는 사용자를 '사용자'로 명명하고, 전자문서 관리 시스템(100)을 통해 생성된 전자문서를 수령하는 사용자(또는 전자문서의 대상이 되는 사용자)를 '근로자'로 명명하도록 한다. 따라서, 근로자와 사용자는 동일인일 수 있고, 또는 동일인이 아닐 수도 있다. 다만, 본 명세서에서 전자문서를 급여 명세서로 가정하였으므로, 전자문서를 수령하는 사용자를 근로자로 명명하였으나, 이는 전자문서의 종류에 따라 다르게 명명될 수 있다. 예를 들어, 전자문서의 종류가 계약서인 경우, 전자문서를 수령하는 사람을 계약인(또는 계약자)이 될 수 있고, 전자문서의 종류가 거래 명세서인 경우, 전자문서를 수령하는 사람은 매수인(또는 거래자)일 수 있다.

제어부(130)는, 근로자와 관련된 정보를 저장부(120)에 저장할 수 있다. 도 6에 도시된 것과 같이, 제어부(130)는, 사용자에 의해 사원 정보(또는 근로자 정보)를 확인하기 위한 그래픽(610)이 입력되는 경우, 저장부(120)에 저장된 근로자와 관련된 정보를 페이지(600) 상에 출력할 수 있다. 이때, 근로자(또는 사원)와 관련된 정보는, 사원번호, 부서, 성명, 직위, 생년월일, 입사일, 퇴사일, 임금과 관련된 정보 등 근로자와 관련된 다양한 정보를 포함할 수 있다.

일 예로서, 제어부(130)는, 근로자와 관련되어 저장부(120)에 저장된 정보 중 생년월일 정보를 암호화 제2 포맷의 전자문서의 패스워드(또는 암호)로 설정할 수 있다. 예를 들어, 제어부(130)는, 사용자에 의해 영업팀 박차장의 급여 명세서가 PDF 전자문서로 포맷이 변환되는 경우, 포맷이 변환된 전자문서에 박차장의 생년월일을 패스워드(예를 들어, 19790303)로 설정한 암호화된 급여 명세서를 PDF 전자문서로 생성할 수 있다.

다른 예로서, 제어부(130)는, 근로자와 관련되어 저장부(120)에 저장된 정보 중 사용자의 입사일을 암호화 제2 포맷의 전자문서의 패스워드(또는 암호)로 설정할 수 있다. 예를 들어, 제어부(130)는, 사용자에 의해 영업팀 박차장의 급여명세서가 PDF 전자문서로 포맷이 변환되는 경우, 포맷이 변환된 전자문서에 박차장의 입사일을 패스워드(예를 들어, 20120303)로 설정한 암호화된 급여 명세서를 PDF 전자문서로 생성할 수 있다.

제어부(130)는, 암호화 프로세스 수행 시, 급여 명세서를 생성하고자 하는 대상 근로자와 매칭되는 정보가 누락되어 암호를 설정할 수 없다고 판단하는 경우, 해당 문서에 대한 암호화를 실패하였음을 사용자에게 제공하고, 누락된 정보에 대한 입력을 사용자에게 요청할 수 있다.

이와 같이, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 변환된 제2 포맷의 전자문서에 대해 암호화를 설정하기 위해 사용자가 직접 패스워드를 설정할 필요 없이, 데이터베이스(또는 저장부(120))에 저장된 다양한 정보를 기반으로 자동으로 암호화를 진행함으로써, 손쉽게 전자문서의 보안을 강화할 수 있다.

한편, 제어부(130)는, 변환된 제2 포맷의 전자문서를 획득하는 경우, 제2 포맷의 전자문서에 대해 암호화를 수행할지 여부를 판단할 수 있다(도 3의 313). 예를 들어, 제어부(130)는, 변환된 제2 포맷의 전자문서에 보안이 필요한 정보가 포함된 경우, 해당 전자문서에 암호화가 필요하다고 판단할 수 있다. 다른 예로서, 제어부(130)는, 변환된 포맷의 전자문서에 보안이 필요한 정보가 포함되지 않은 경우, 해당 전자문서에 암호화가 필요하지 않다고 판단할 수 있다.

일 예로서, 제어부(130)는, 암호화가 필요한 전자문서의 카테고리를 미리 설정하여 일괄적으로 전자문서의 암호화가 수행되도록 제어할 수 있다. 이때 제어부(130)는, 암호화를 수행하기 위해 설정된 카테고리의 설정을 사용자 또는 운영자의 요청에 따라 변경할 수 있다. 예를 들어, 전자문서가 개인정보가 포함된 급여 명세서에 해당하는 경우, 제어부(130)는 전자문서에 포맷 변환이 수행되는 경우 자동으로 암호화 프로세스를 수행하도록 설정할 수 있다.

다른 예로서, 제어부(130)는, 문서의 포맷을 변환할 때마다, 암호화 수행 여부를 결정하기 위한 팝업창을 페이지상에 출력하고, 팝업창에 입력된 사용자의 입력에 따라 암호화의 수행 여부를 결정하도록 설정할 수도 있다.

또 다른 예로서, 제어부(130)는, 문서의 포맷을 변환하는 모든 전자문서에 대해 암호화 프로세스를 수행하도록 설정할 수 있다. 반대로 제어부(130)는, 문서의 포맷을 변환하는 모든 전자문서에 대해 암호화 프로세스를 수행하지 않도록 설정할 수 있다.

한편, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 복수개의 전자문서들의 포맷을 변환하고, 변환된 포맷의 전자문서들에 대해 일괄적으로 암호화를 수행할 수 있다.

제어부(130)는, 제1 포맷의 복수개의 전자문서들을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 제1 포맷의 복수개의 전자문서들을 제2 포맷으로 변환하고, 변환된 제2 포맷의 전자문서들에 대해 암호화 프로세스를 실행할 수 있다.

도 4의 페이지상에 '급여명세서 PDF' 그래픽(410)이 사용자에 의해 입력(또는 선택)되는 경우, 제어부(130)는, 복수개의 전자문서를 일괄적으로 선택할 수 있도록 리스트가 도시된 팝업창을 페이지상에 출력할 수 있다(도 7의 (a) 참조). 다만 제어부(130)는, 반드시 팝업창을 통해 복수개의 전자문서를 일괄적으로 선택할 수 있는 리스트를 출력해야 하는 것은 아니며, 화면 전환 또는 화면 분할 등 다양한 방법을 통해 출력할 수 있다.

도 7의 (a)에 도시된 것과 같이, 사용자에 의해 리스트 중 특정 항목(예를 들어, 영업팀 박차장)이 선택되는 경우, 제어부(130)는 리스트 중 선택된 항목을 체크박스 또는 채색 효과와 같은 그래픽 효과(710)로 해당 항목이 선택되었음을 출력할 수 있다.

제어부(130)는, 선택된 전자문서의 포맷을 변환 및 암호화하기 위한 그래픽(730)이 사용자에 의해 입력되는 경우, 선택된 전자문서에 대해 포맷을 제2 포맷으로 변환하고 변환된 제2 포맷의 전자문서에 대해 암호화 프로세스를 실행할 수 있다. 이때, 포맷을 변환하고, 암호화를 수행하는 프로세스는 앞서 설명한 방법과 동일하므로 생략하도록 한다.

한편, 도 7의 (b)에 도시된 것과 같이, 사용자에 의해 리스트 중 복수개의 항목이 선택되는 경우, 제어부(130)는 리스트 중 선택된 복수개의 항목을 체크박스 또는 채색 효과와 같은 그래픽 효과(720)로 해당 항목이 선택되었음을 출력할 수 있다.

제어부(130)는, 선택된 복수개의 전자문서들에 대한 포맷을 변환 및 암호화하기 위한 그래픽(730)이 사용자에 의해 입력되는 경우, 선택된 복수개의 전자문서들에 대해 일괄적으로 포맷을 변환하고 변환된 포맷의 전자문서에 대해 암호화를 수행할 수 있다. 이때, 제어부(130)는, 복수개의 전자문서들 각각에 대해 매칭된 정보를 기반으로 암호화 프로세스를 수행할 수 있다. 따라서 동시에 복수의 암호화된 전자문서는 각각 서로 다른 패스워드를 가지도록 생성될 수 있다. 즉, 생성된 각각의 암호화 전자문서는 그 패스워드가 서로 다르게 설정될 수 있다.

이와 같이, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 하나의 전자문서 뿐만 아니라, 복수개의 전자문서에 대하여 일괄적으로 전자문서들의 포맷을 변환하고, 이들에 대한 암호화를 수행할 수 있다. 따라서 사용자는 복수개의 전자문서에 대해 작업하기 위한 시간을 단축하고, 간편하게 전자문서들에 관리를 수행할 수 있다.

앞서 살펴본 바와 같이, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 전자문서의 포맷을 변환하고, 변환된 포맷의 전자문서의 암호화 프로세스를 수행할 수 있다. 나아가 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 앞서 설명한 절차에 따라 암호화된 전자문서를 전자문서와 매칭되는 사용자(또는 전자문서의 대상이 되는 사용자)에게 전자메일로 발송하는 프로세스를 수행할 수 있다.

도 5b에 도시된 바와 같이, 페이지상에 제1 프로그램을 이용하여 작성된 전자문서를 전자메일로 전송하기위한 그래픽(560)이 사용자에 의해 입력(또는 선택)되는 경우 제1 명령어가 호출됨에 따라, 제어부(130)는 작성된 제1 포맷의 전자문서를 제2 포맷으로 변환하기 위한 포맷 변환 프로세스를 실행할 수 있다. 제어부(130)는, 포맷 변환 프로세스를 이용하여 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환할 수 있다. 제어부(130)는, 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여 제2 명령어를 호출하고, 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행할 수 있다. 제어부(130)는 상기 제2 명령어가 호출됨에 근거하여, 제어부(130)는, 제2 프로그램을 이용하여 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 암호화 프로세스를 실행하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성할 수 있다. 이때 실행되는 암호화 프로세스는, 전술한 바와 같이, 설정된 형식에 따라 데이터베이스에 정보를 기반으로 패스워드를 설정할 수 있다.

한편 제어부(130)는, 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 전자문서에 매칭되는 사용자에게 전자메일로 전송할 수 있다. 여기서, 전자문서에 매칭되는 사용자란, 생성된 전자문서의 대상이 되는 사용자(또는 전자문서의 수신하는 대상이 되는 사용자)를 의미할 수 있다. 예를 들어, 전자문서가 급여 명세서에 해당하는 경우, 해당 급여 명세서의 대상이 되는 사용자(또는 근로자)를 의미할 수 있다.

일 예로서, 제어부(130)는, 제1 사용자의 급여 명세서를 제1 사용자에게 전자메일로 제공(또는 전송, 또는 송신)할 수 있다. 구체적으로, 제어부(130)는, 도 5b에 도시된 바와 같이, 전자메일을 전송하기 위한 그래픽(560)이 사용자에 의해 입력되는 경우 제1 명령어를 호출하고, 제1 프로그램에서 작성된 급여 명세서의 포맷을 PDF 문서로 변환하기 위한 포맷 변환 프로세스를 실행한다. 그리고 제어부(130)는 실행된 포맷 변환 프로세스를 통해 급여 명세서의 포맷을 PDF 문서로 변환할 수 있다. 이어서, 제어부(130)는, 변환된 급여 명세서 PDF 문서의 획득에 근거하여 제2 명령어를 호출하고, 급여 명세서에 대해 암호화 프로세스를 수행하기 위한 제2 프로그램을 실행할 수 있다. 제어부(130)는, 실행된 제2 프로그램을 통해 PDF 문서로 변환된 급여 명세서에 대해 제1 사용자와 매칭되어 저장부(120)에 저장된 정보를 이용하여 암호화 프로세스를 수행할 수 있다. 이와 같이 제어부(130)는, 암호화 프로세스가 수행된 전자문서를 저장부(120)에 저장된 제1 사용자의 전자메일 주소로 송부함으로써, 제1 사용자에게 보안이 강화된 전자문서(예를 들어, 급여 명세서)를 제공할 수 있다.

한편, 사용자의 전자메일 주소는, 저장부(120)에 기 저장된 정보를 이용할 수 있다. 다만, 사용자의 전자메일 주소가 저장부에 저장되어 있지 않은 경우, 제어부(130)는 사용자에게 전자메일 주소를 입력 받기 위한 팝업창을 페이지 상에 출력함으로써 사용자로부터 제공받을 수 있다.

한편, 도 8을 참고하면, 제어부(130)는, 복수의 사용자에게 일괄적으로 각각 복수개의 전자문서의 포맷을 변환하고 암호화를 수행한 전자문서를 포함한 전자메일을 전송할 수 있다.

도 4를 참조하면, 페이지 상에 '급여 명세서 메일 발송' 그래픽(430)이 사용자에 의해 선택되는 경우, 복수개의 전자문서를 일괄적으로 선택할 수 있도록 리스트가 도시된 팝업창을 페이지상에 출력할 수 있다(도 8 참조). 다만 제어부(130)는, 반드시 팝업창을 통해 복수개의 전자문서를 일괄적으로 선택할 수 있는 리스트를 출력해야 하는 것은 아니며, 화면 전환 또는 화면 분할 등 다양한 방법을 통해 출력할 수 있다.

복수개의 전자문서에 대하여 포맷을 변환하고, 변환된 포맷의 전자문서에 대해 암호화 프로세스를 수행하며, 암호화 프로세스가 수행된 전자문서를 각각에 매칭된 복수의 사용자에게 각각 일괄적으로 전송할 수 있다.

도 8의 (a)에 도시된 것과 같이, 사용자에 의해 특정한(예를 들어, 영업팀 박차장) 전자문서가 선택되는 경우, 제어부(130)는 리스트 중 선택된 항목을 체크박스 또는 채색 효과와 같은 그래픽 효과(810)로 해당 항목이 선택되었음을 출력할 수 있다.

제어부(130)는, 선택된 전자문서를 전자메일로 전송하기 위한 그래픽(830)이 사용자에 의해 입력되는 경우, 선택된 전자문서에 대해 포맷을 변환하고 변환된 포맷의 전자문서에 대해 암호화 프로세스를 수행하며, 암호화된 전자문서를 전자문서와 매칭된 사용자에게 전자메일로 전송할 수 있다. 이때, 포맷을 변환하고, 암호화를 수행하는 프로세스는 앞서 설명한 방법과 동일하므로 생략하도록 한다.

한편, 도 8의 (b)에 도시된 것과 같이, 사용자에 의해 복수개의 전자문서가 선택되는 경우, 제어부(130)는 리스트 중 선택된 복수개의 항목을 체크박스 또는 채색 효과와 같은 그래픽 효과(820)로 해당 항목이 선택되었음을 출력할 수 있다.

제어부(130)는, 선택된 복수개의 전자문서를 전자메일로 전송하기 위한 그래픽 (830)이 사용자에 의해 입력되는 경우, 선택된 복수개의 전자문서들에 대해 일괄적으로 포맷을 변환하고 변환된 포맷의 전자문서에 대해 암호화를 수행하며, 암호화된 복수개의 전자문서를 각각의 전자문서와 매칭된 사용자들에게 전자메일로 일괄적으로 전송할 수 있다 할 수 있다. 이때, 제어부(130)는, 복수개의 전자문서들 각각에 대해 매칭된 정보를 기반으로 암호화 프로세스를 수행할 수 있다. 따라서 동시에 복수의 암호화된 전자문서는 각각 서로 다른 패스워드를 가지도록 생성될 수 있다. 즉, 생성된 각각의 암호화 전자문서는 그 패스워드가 서로 다르게 설정될 수 있다.

이와 같이, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)은, 적어도 하나의 전자문서에 대하여 일괄적으로 전자문서들의 포맷을 변환하고, 이들에 대한 암호화 프로세스를 수행할 뿐만 아니라, 각각의 전자문서에 매칭되는 사용자에게 메일을 전송할 수 있다. 따라서 사용자는 복수개의 전자문서에 대해 작업하기 위한 시간을 단축하고, 간편하게 전자문서들에 관리를 수행할 수 있다.

한편, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)을 통해 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 수신한 사용자가 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 실행(또는 활성화)하는 경우, 도 9a에 도시된 것과 같이, 암호를 입력 받기위한 팝업창이 페이지상의 일 영역에 출력될 수 있다. 즉, 암호화된 전자문서를 수신한 사용자는, 전자문서의 내용을 확인하기 위해 설정된 암호를 입력해야 한다.

예를 들어, 본 발명에 따른 전자문서 관리 시스템(100)이 전자문서를 수신한 사용자의 생년월일을 암호화된 전자문서의 패스워드로 설정한 경우, 이를 수신한 사용자는 전자문서에 대한 암호화를 해제하기 위해서 사용자 자신의 생년월일을 팝업창의 입력영역에 입력해야 한다. 이에 따라 전자문서의 암호화가 해제되는 경우, 도 9b에 도시된 것과 같이, 전자문서(예를 들어, 급여 명세서)의 내용이 페이지상에 출력될 수 있다.

한편, 본 발명은, 전자기기에서 하나 이상의 프로세스에 의하여 실행되며, 컴퓨터로 판독될 수 있는 매체에 저장 가능한 프로그램으로서, 상기 프로그램은, 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 경우, 상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어가 호출됨에 따라, 상기 제1 프로그램에서 생성된 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여 제2 포맷의 전자문서를 획득하는 단계, 상기 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되는 단계 및 상기 제2 명령어의 호출에 근거하여, 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 실행하고, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터로 판독될 수 있는 매체에 저장 가능한 프로그램일 수 있다.

위에서 살펴본 것과 같이, 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법 및 시스템은, 문서작성 프로그램에서 작성된 전자문서의 포맷을 특정 포맷으로 변환하기 위한 사용자의 입력이 수신되는 경우, 포맷 변환 프로세스를 통해 전자문서의 포맷을 특정 포맷으로 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 대해 암호화 프로세스를 실행할 수 있다. 따라서 본 발명에 따른 전자문서 관리 방법 및 시스템은, 전자문서의 포맷 변환과 변환된 특정 포맷의 전자문서에 대한 암호화를 일원화하여 수행함으로써, 보다 간편하게 전자문서의 보안을 강화할 수 있다.

나아가, 본 발명은, 보안이 필요한 전자문서에 대하여 보다 간편하게 암호화를 수행할 수 있어, 전자문서를 관리하는 번거로움을 해소할 수 있다.

나아가 본 발명은, 일괄적으로 복수개의 전자문서들에 대한 포맷을 특정 포맷으로 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서들에 대해 개별적인 암호를 자동으로 설정함으로써, 복수개의 문서에 대해 암호화를 수행하기 위한 시간을 절약하고, 전자문서의 보안을 강화할 수 있다.

나아가 본 발명은, 전자문서의 포맷을 변환하고, 변환된 특정 포맷의 전자문서에 암호화 프로세스를 수행할 뿐만 아니라, 암호화된 문서에 매칭되는 사용자에게 전자메일로 전송함으로써 전자문서를 보다 손쉽게 관리할 수 있는 전자문서 관리 방법 및 시스템에 관한 것이다.

한편, 컴퓨터가 읽을 수 있는 매체는, 컴퓨터 시스템에 의하여 읽혀질 수 있는 데이터가 저장되는 모든 종류의 기록장치를 포함한다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 매체의 예로는, HDD(Hard Disk Drive), SSD(Solid State Disk), SDD(Silicon Disk Drive), ROM, RAM, CD-ROM, 자기 테이프, 플로피 디스크, 광 데이터 저장 장치 등이 있다.

나아가, 컴퓨터가 읽을 수 있는 매체는, 저장소를 포함하며 전자기기가 통신을 통하여 접근할 수 있는 서버 또는 클라우드 저장소일 수 있다. 이 경우, 컴퓨터는 유선 또는 무선 통신을 통하여, 서버 또는 클라우드 저장소로부터 본 발명에 따른 프로그램을 다운로드 받을 수 있다.

나아가, 본 발명에서는 위에서 설명한 컴퓨터는 프로세서, 즉 CPU(Central Processing Unit, 중앙처리장치)가 탑재된 전자기기로서, 그 종류에 대하여 특별한 한정을 두지 않는다.

한편, 상기의 상세한 설명은 모든 면에서 제한적으로 해석되어서는 아니되고 예시적인 것으로 고려되어야 한다. 본 발명의 범위는 첨부된 청구항의 합리적 해석에 의해 결정되어야 하고, 본 발명의 등가적 범위 내에서의 모든 변경은 본 발명의 범위에 포함된다.

10: 서버
20: 전자기기
100: 전자문서 관리 시스템
110: 통신부
120: 저장부
130: 제어부

Claims (10)

1. 제1 프로그램을 실행하고, 상기 제1 프로그램의 실행화면을 전자기기의 디스플레이부에 출력하는 단계;
   상기 제1 프로그램의 실행화면에 사용자 리스트를 출력하고, 상기 사용자 리스트로부터 포맷 변환 및 암호화를 수행할 복수의 항목을 선택받는 단계;
   상기 디스플레이부에 상기 제1 프로그램의 실행화면이 출력된 상태에서, 상기 제1 프로그램에서 생성된 상기 복수의 항목에 각각 대응되는 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 단계;
   상기 사용자 입력에 근거하여, 상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어가 호출됨에 따라, 상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 포맷 변환 프로세스를 실행하는 단계;
   상기 디스플레이부 상에 상기 제1 프로그램의 실행화면을 출력시키되, 상기 포맷 변환 프로세스의 실행화면은 출력되지 않도록, 상기 포맷 변환 프로세스를 백그라운드 실행시킴으로써, 상기 제1 프로그램에서 생성된 상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 획득하고, 획득된 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 기 설정된 저장 경로에 해당하는 폴더에 저장하는 단계;
   상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서에 설정된 암호를 인지한 사용자만이, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 열람 가능하도록 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되는 단계;
   상기 제2 명령어의 호출에 근거하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 백그라운드에서 실행하는 단계; 및
   상기 디스플레이부 상에 상기 제1 프로그램의 실행화면을 출력시키되, 상기 제2 프로그램의 실행화면은 상기 디스플레이부에 출력시키지 않으면서, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계를 포함하고,
   상기 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계에서는,
   저장부에 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서와 각각 매칭되어 저장된 정보를 이용하여 패스워드를 설정하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 각각 암호화하고,
   상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서는 각각 서로 다른 패스워드를 가지도록 설정되는 것을 특징으로 하는 전자문서 관리 방법.
2. 제1항에 있어서,
   상기 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계에서는,
   상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서에 대한 암호화 수행 여부를 판단하는 단계를 더 포함하고,
   암호화를 수행한다고 판단하는 경우, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되고,
   암호화를 수행하지 않는다고 판단하는 경우, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 기 설정된 저장 경로에 대응되는 저장 공간에 저장하는 것을 특징으로 하는 전자문서 관리 방법.
3. 제2항에 있어서,
   상기 암호화 수행 여부를 판단하는 단계에서는,
   상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서가 기 설정된 카테고리에 해당하는 경우, 암호화를 수행한다고 판단하고, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어를 호출하는 것을 특징으로 하는 전자문서 관리 방법.
4. 삭제
5. 삭제
6. 삭제
7. 삭제
8. 제1항에 있어서,
   상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서와 각각 매칭되어 저장된 정보를 기반으로 상기 암호화된 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 전자메일로 전송하는 단계를 더 포함하고,
   상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서와 매칭되어 저장된 정보는,
   상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 대상이 되는 특정 사용자의 전자메일 주소를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 관리 방법.
9. 저장부;
   제1 프로그램을 실행하고, 상기 제1 프로그램의 실행화면을 전자기기의 디스플레이부에 출력하고, 상기 제1 프로그램의 실행화면에 사용자 리스트를 출력하는 제어부; 및
   상기 디스플레이부에 상기 제1 프로그램의 실행화면이 출력된 상태에서, 상기 사용자 리스트로부터 포맷 변환 및 암호화를 수행할 복수의 항목을 선택받는 것에 근거하여, 상기 제1 프로그램에서 생성된 상기 복수의 항목에 각각 대응되는 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력을 수신하는 통신부;를 포함하며,
   상기 제어부는,
   상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어가 호출됨에 따라, 상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 포맷 변환 프로세스를 실행하고,
   상기 디스플레이부 상에 상기 제1 프로그램의 실행화면을 출력시키되, 상기 포맷 변환 프로세스의 실행화면은 출력되지 않도록, 상기 포맷 변환 프로세스를 백그라운드 실행시킴으로써, 상기 제1 프로그램에서 생성된 상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 획득하고, 획득된 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 기 설정된 저장 경로에 해당하는 폴더에 저장하고,
   상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서에 설정된 암호를 인지한 사용자만이, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 열람 가능하도록 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어를 호출하고,
   상기 제2 명령어의 호출에 근거하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 백그라운드에서 실행하고,
   상기 디스플레이부 상에 상기 제1 프로그램의 실행화면을 출력시키되, 상기 제2 프로그램의 실행화면은 상기 디스플레이부에 출력시키지 않으면서, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하며,
   상기 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 것은,
   상기 저장부에 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서와 각각 매칭되어 저장된 정보를 이용하여 패스워드를 설정하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 각각 암호화하고,
   상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서는 각각 서로 다른 패스워드를 가지도록 설정되는 것을 특징으로 하는 전자문서 관리 시스템.
10. 전자기기에서 하나 이상의 프로세스에 의하여 실행되며, 컴퓨터로 판독될 수 있는 매체에 저장 가능한 프로그램으로서,
    상기 프로그램은,
    제1 프로그램을 실행하고, 상기 제1 프로그램의 실행화면을 전자기기의 디스플레이부에 출력하는 단계; 상기 제1 프로그램의 실행화면에 사용자 리스트를 출력하고, 상기 사용자 리스트로부터 포맷 변환 및 암호화를 수행할 복수의 항목을 선택받는 단계;
    상기 디스플레이부에 상기 제1 프로그램의 실행화면이 출력된 상태에서, 제1 프로그램에서 생성된 상기 복수의 항목에 각각 대응되는 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하기 위한 사용자 입력이 수신되는 단계;
    상기 사용자 입력에 근거하여, 상기 제1 프로그램에서 상기 사용자 입력에 매칭된 제1 명령어가 호출됨에 따라, 상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 변환하기 위한 포맷 변환 프로세스를 실행하는 단계;
    상기 디스플레이부 상에 상기 제1 프로그램의 실행화면을 출력시키되, 상기 포맷 변환 프로세스의 실행화면은 출력되지 않도록, 상기 포맷 변환 프로세스를 백그라운드 실행시킴으로써, 상기 제1 프로그램에서 생성된 상기 복수개의 제1 포맷의 전자문서의 포맷을 제2 포맷으로 변환하여 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 획득하고, 획득된 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 기 설정된 저장 경로에 해당하는 폴더에 저장하는 단계;
    상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서가 획득됨에 근거하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서에 설정된 암호를 인지한 사용자만이, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 열람 가능하도록 암호화 기능에 매칭된 제2 명령어가 호출되는 단계;
    상기 제2 명령어의 호출에 근거하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 암호화하기 위한 제2 프로그램을 백그라운드에서 실행하는 단계; 및
    상기 디스플레이부 상에 상기 제1 프로그램의 실행화면을 출력시키되, 상기 제2 프로그램의 실행화면은 상기 디스플레이부에 출력시키지 않으면서, 상기 제2 프로그램을 이용하여 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 암호화하여 암호화된 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계를 포함하고,
    상기 제2 포맷의 전자문서를 생성하는 단계에서는,
    저장부에 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서와 각각 매칭되어 저장된 정보를 이용하여 패스워드를 설정하여, 상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서를 각각 암호화하고,
    상기 복수개의 제2 포맷의 전자문서는 각각 서로 다른 패스워드를 가지도록 설정되는 것을 특징으로 하는 컴퓨터로 판독될 수 있는 매체에 저장 가능한 프로그램.

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