JP2004303050A

JP2004303050A - 会計システム

Info

Publication number: JP2004303050A
Application number: JP2003096998A
Authority: JP
Inventors: Atsushi Otani; 篤史大谷; Koichi Matsumura; 広一松村; Koichi Kamata; 浩一鎌田; Takehiro Fukami; 雄大深見; Maki Kuwajima; 眞樹桑島; Takuya Ozaki; 卓也尾崎; Daisuke Takagi; 大介高木
Original assignee: Japan Digital Laboratory Co Ltd
Current assignee: Japan Digital Laboratory Co Ltd
Priority date: 2003-03-31
Filing date: 2003-03-31
Publication date: 2004-10-28

Abstract

【課題】インターネット会計処理において、送信された会計ファイルを利用して同期処理、上書処理を行う際の処理効率を向上させ得る、会計システムの提供
【解決手段】会計事務所側でメールサーバ２は受信したメールを後述するようにメール別に格納し、メーリ切出プログラムにより受信したメールを解析し、ヘッダ、メール本文、添付ファイル等に分解し、データベース４に記憶する。会計処理装置３は、同期処理時には、データベースと連動したＧＵＩベースのアプリケーションソフトにより、会計データの選択、保存メモリに記憶されている会計ファイルの更新を行うと共に、更新ファイルに記憶されている会計データを編集して所定のフォーマットで画面表示する。
【選択図】図３

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、インターネット会計システムに関し、特に、インターネットを利用して会計事務所と顧客（顧問先）間で電子メールで送信される添付ファイル（例えば、会計ファイル）の取り扱いの効率化に関する。
【０００２】
【従来の技術】
会計事務所とその顧問先（会計事務所との契約により会計処理又は会計処理にかかわる指導を委託した個人又は企業をいう）の間でインターネットを利用して会計処理を行なう、いわゆるインターネット会計がある。
ここで、インターネット上において、会計データを授受する場合、顧問先で会計データの入力や訂正を行なうタイミングは任意或いは顧問先で定めた一定の時であり、顧問先から一括して送られてくる変動データを処理する会計事務所側との処理タイミングとは一致しない場合が普通である。このため、顧問先の会計ファイルと会計事務所にある当該顧問先用の会計ファイルの内容とが異なること、つまり、会計ファイルの非同期が生ずる。
【０００３】
つまり、顧問先での前回の更新時期の会計ファイルの内容をＣとし、次の更新時期までに生じた変動データをＤとすると、変動データＤによって更新された顧問先の会計ファイルの内容はＣ’＝Ｃ＋Ｄとなる。また、会計事務所での前回の更新時期の会計ファイルの内容もＣであるが次の更新時期までに会計事務所の監査処理による訂正データｓ等の入力によって変更されたとすると、当該顧問先用の会計マスタファイルの内容はＣ”＝Ｃ＋ｓとなる。この会計マスタファイルＣ”を変動データＤで更新すると顧問先の会計ファイルの変動分はＤであるが、会計事務所側の変動分はｓ＋Ｄとなり、顧問先と会計事務所で本来一致（同期）しなければならない変動分が処理タイミングによって不一致（非同期）となることがある。
【０００４】
従来は、会計データの同期を一致させるために、顧問先と会計事務所で操作可能な月をロック（プロテクト）可能に構成し、会計データ授受のためのデータ通信時に特定の期間の会計データ（例えば、特定の月単位で「入力可」のデータ）を相手側に送り、その他の期間（月）の会計データは入力できないようにして特定の期間の会計データを合成するようにしてデータ更新を実現していた。
しかし、インターネット会計では、受信データの正誤判定を相手に通知するために通信データの受信処理を直ちに行わなければならないが、各会計ファイルが同期していなければデータの正誤判定が直ちにできない。そこで、インターネット会計で従来のロック方式（排他処理）によって同期をとろうとすると、データ授受の際の手順、特に返信時における手順の制約が多く煩雑となるといった問題点があった。
【０００５】
このような問題点を解決する技術として、インターネットなどのＷＡＮ（ＷｉｄｅＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）上において、図２２に示すような同期方法により同期処理（会計事務所と顧問先それぞれにおいて入力した会計情報の無矛盾性を確保する処理）を行う会計処理システムがある（例えば、特許文献１、特許文献２参照）。
【０００６】
以下、図２２に従って上述の同期方法について、会計事務所の会計処理装置Ａと顧問先企業の会計処理装置Ｂとの間でインターネットを利用して正式会計ファイルを同期させる例について説明する。
【０００７】
会計処理装置Ｂで入力処理を行なった会計データ（仕訳データ）は画面１４Ｂに表示されると共に一次会計ファイル１３Ｂに記憶され、訂正等の修正処理を経て、送信指示がなされると、一次会計ファイル１３Ｂは添付ファイルＦ１とされ、送信通知メールＭ１に添付されてインターネット６に送出され、メールサーバＳを介して会計事務所側の会計処理装置Ａの顧問先別一次会計ファイル１３Ａに記憶され、同時に画面１４Ｂに表示されたフォーマットと同様のフォーマットで画面１４Ａに表示される。
【０００８】
会計事務所側では仕訳内容や摘要をチェック（監査）して誤りがあった場合にはそれを訂正するための訂正入力を行う（監査は直ちに行う必要はなく、会計事務所のスケジュールで行うことができる）。
【０００９】
訂正（監査）終了後、所望の時期に（通常は、修正処理後、直ちに）会計事務所の担当者が会計処理装置Ａで同期指示操作を行なうと（或いは所定のタイミングで直ちに）一次会計ファイル１３Ａに記憶されている受信データ（訂正処理後の一次会計ファイル）と、正式会計ファイル１８Ａとの同期処理が行われる。
【００１０】
同期処理終了後、直ちに、同期処理された正式会計ファイル１８Ａが一次会計ファイル１３Ａに上書きされ、一次会計ファイル１３Ａは添付ファイルＦ２とされて送信通知メールＭ２に添付され、インターネット６に送出される。メール受信後、一次会計ファイル１３ＡはメールサーバＳを介して顧問先側の会計処理装置Ｂの一次会計ファイル１３Ｂとして記憶される。一次会計ファイル１３Ｂの内容（つまり、会計処理装置Ａで同期処理した正式会計ファイルの内容）と正式会計ファイル１８Ｂの同期処理が行われる。
【００１１】
【特許文献１】
特開２００１−１９５３７８公報
【特許文献２】
特開２００１−１９５５２１公報
【００１２】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、電子メールに添付されたファイルには、図２３に示すように会計ファイル（図示の例では財務ファイル２１１）のほか、会計事務所と顧問先間に生ずる他の業務に関するものや連絡文書２１２等、会計処理に全く関係の無いものが種々雑多に含まれているので、上記特許文献の同期処理において、添付ファイルＦ１とされた一次会計ファイル１３Ｂを会計事務所側の会計処理装置Ａの顧問先別一次会計ファイル１３Ａとして記憶する際や、添付ファイルＦ２とされた一次会計ファイル１３Ａを顧問先側の会計処理装置Ｂの一次会計ファイル１３Ｂとして記憶する際に、受信した電子メールの中からオペレータが会計ファイルが添付されているメールを選んで開いていく作業が生じる。更に、会計ファイルが添付されたメールを開く際には、どの顧問先の会計処理がどこまで進んでいるかという状態を確認し、例えば、受信会計ファイルが同期済みの場合は更に上書処理済かどうかの確認が必要となり、同期済みでない場合は同期指示を行う必要があり、また、上書処理済でない場合は上書き指示が必要となるが、受信会計ファイルが同期済みか否かとか、上書処理済か否かといった状態がわからないので、いちいち会計ファイルを開いて確かめなければならず、円滑に業務を遂行するにあたって不具合があった。
【００１３】
つまり、図２４のデータフローに示すように、メール送受信ソフト（以下、メーラ）を起動した結果受信トレイに３件の添付ファイル（会計ファイル）があったとすると、顧問先である「山田工務店」、「日本海物産」、「新日本海運」のうちまず一つ（この例では「山田工務店」）を選択し、財務入力を実行し、次に、同期処理を行って会計ファイルに書き込む必要があった。また、「日本海物産」についても同様の操作を行い、「新日本海運」についても同様の操作を行う必要があるが、メーラベースの管理であるため、受信会計ファイルが同期済みか否かや、上書処理済か否かがわからないので、同期処理を行う際、受信側のメーラを起動し、メールを受信するたびに（図２３のような受信トレイ表示画面から）会計ファイルが添付されたメールを選択し、同期処理対象の会計ファイルをクリックして財務入力プログラムを起動し、添付された会計ファイルを開いて同期処理済みであるかや、上書処理済であるかといった確認を行う必要があった。
【００１４】
また、本願特許の出願人による平成１１年８月１９日（１９９９年８月１９日）の特許出願（特開２００１−０５６８３８）に開示の会計データの総置換対話処理方式（以下、「インターネット会計」）によれば、会計事務所と顧問先間で通信ネットワークを介した簡単な操作によりデータの授受や受信した会計データの検証を簡単に行なうことができるが、更に、随時、顧問先側又は会計事務所で効率的に同期処理を行なうことができればデータの送信後、相手先からの返信を待つことなく、互いの正式ファイルに対し更新（追加訂正）処理を行なうことができ、顧問先或いは会計事務所独自のタイミングでの入力・訂正作業を可能とすることが期待できる。
【００１５】
本発明は、上記課題を解決することを目的としてなされたものであり、インターネット等のＷＡＮネットワークを利用した会計処理において、送信された会計ファイルを利用して同期処理、上書処理を行う際の処理効率を向上させ得る、会計システムの提供を目的とする。
【００１６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、請求項１に記載の発明では、複数の会計処理装置に記憶されているデータと上書き保存後においては同じデータを記憶した監査用会計処理装置と、通信ネットワークを介してデータ授受可能な複数の会計処理装置とからなる会計システムにおいて、監査用会計処理装置及びメモリと接続し、会計処理装置から受信した電子メールから会計ファイルを添付した電子メールを抽出する抽出手段を有するメールサーバを備えたことを特徴とする会計システムを提供する。
【００１７】
また、請求項２に記載の発明では、複数の会計処理装置に記憶されているデータと上書き保存後においては同じデータを記憶した監査用会計処理装置と通信ネットワークを介してデータ授受可能な複数の会計処理装置からなる会計システムにおいて、各会計処理装置からの電子メールを受信するメール受信手段と、受信した電子メールから会計ファイルを添付した電子メールを抽出する抽出手段と、抽出した電子メールを会計ファイルと会計ファイル以外の会計情報に分離する分離手段と、該会計ファイルと会計ファイル以外の会計情報それぞれをメモリに記憶する手段とを含み、監査用会計処理装置及びメモリと接続するメールサーバを備えたことを特徴とする会計システムを提供する。
【００１８】
また、請求項３に記載の発明では、メールサーバは、監査用会計処理装置によりメモリから取り出した会計ファイルに対するデータ入力処理に基づき会計ファイルが更新された後、送信元の会計処理装置宛ての電子メールが作成されると、更新後の会計ファイルを作成した電子メールに自動添付し、送信元の会計処理装置宛て送信する手段を備えた、ことを特徴とする請求項２記載の会計システムを提供する。
【００１９】
また、請求項４に記載の発明では、会計情報は、電子メールの送信元情報、受信日時、ヘッダ、及び本文からなることを特徴とする請求項２記載の会計システムを提供する。
【００２０】
また、請求項５に記載の発明では、監査用会計処理装置は、メモリに記憶された会計ファイルの処理状態を示すステータス情報を取得するステータス情報取得手段と、該会計ファイルに対応付けて記憶するステータス情報記憶手段とを備えたことを特徴とする請求項１記載の会計システム。
【００２１】
また、請求項６に記載の発明では、ステータス情報は、会計ファイルが同期処理済みか否か、及び上書処理済か否かを示す情報を含んでいることを特徴とする請求項５記載の会計システムを提供する。
【００２２】
また、請求項７に記載の発明では、メモリは会計ファイル及び会計情報を電子メールの送信元別に格納するデータベースであることを特徴とする請求項２、３又は５記載の会計システムを提供する。
【００２３】
また、請求項８に記載の発明では、メモリは監査用会計システムの保存メモリであって、会計ファイル及び会計情報を電子メールの送信元別に記憶することを特徴とする請求項２又は３記載の会計システムを提供する。
【００２４】
また、請求項９に記載の発明では、監査用会計処理装置は、ステータス情報を基に送信元毎に会計ファイルの処理状態を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項５記載の会計システムを提供する。
【００２５】
また、請求項１０に記載に発明では、監査用会計処理装置は、ステータス情報を基に送信元毎に会計ファイルの送受信状況一覧を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項５記載の会計システムを提供する。
【００２６】
また、請求項１１に記載の発明では、監査用会計処理装置は、送信元毎に会計ファイルの送受信状況一覧を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項９又は１０記載の会計システムを提供する。
【００２７】
また、請求項１２に記載の発明では、複数の会計処理装置に記憶されているデータと上書き保存後においては同じデータを記憶した監査用会計処理装置と通信ネットワークを介してデータ授受可能な複数の会計処理装置からなる会計システムにおいて、通信ネットワークを介して監査用会計処理装置とデータ授受可能なデータベースを備え、データベースは、監査用会計処理装置宛て送信された電子メールから抽出された会計ファイルを添付した電子メールから取り出された該会計ファイルと該会計ファイル以外の会計情報と該会計ファイルの処理状態を示すステータス情報を記憶していることを特徴とする会計システムを提供する。
【００２８】
また、請求項１３に記載の発明では、会計処理装置は、データベースに記憶されているステータス情報を基に会計ファイルの処理状態を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項１２記載の会計システムを提供する。
【００２９】
また、請求項１４に記載の発明では、複数の会計処理装置に記憶されているデータと上書き保存後においては同じデータを記憶した監査用会計処理装置と通信ネットワークを介してデータ授受可能な複数の会計処理装置からなる会計システムにおいて、通信ネットワークを介して各会計処理装置とデータ授受可能なデータベースを備え、データベースは、各会計処理装置宛て送信された電子メールから抽出された会計ファイルを添付した電子メールから取り出された該会計ファイルと該会計ファイル以外の会計情報と該会計ファイルの処理状態を示すステータス情報を記憶していることを特徴とする会計システムを提供する。
【００３０】
また、請求項１５記載の発明では、監査用会計処理装置は、データベースに記憶されているステータス情報を基に各会計処理装置での会計ファイルの処理状態を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項１４記載の会計システムを提供する。
【００３１】
また請求項１６に記載の発明では、会計処理装置は、監査用会計処理装置での会計ファイルの処理状態を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項１４記載の会計システムを提供する。
【００３２】
また、請求項１７に記載の発明では、会計ファイルは商号情報を含み、監査用会計処理装置は、会計ファイルを添付したメールの送信時には送付先メールアドレスに対応する商号情報をメールのアドレステーブルから検索する商号情報検索手段と、商号情報検索手段による検索結果と会計ファイルに含まれる商号情報とを比較する比較手段と、比較比各手段による比較結果が一致しない場合には、前記メール送信手段によるメールの送信処理を中断又は禁止する手段と、を備えたことを特徴とする請求項３記載の会計システムを提供する。
また、請求項１８に記載の発明では、会計ファイルは商号情報を含み、メールサーバは、会計ファイルを添付したメールの送信時には送付先メールアドレスに対応する商号情報をメールのアドレステーブルから検索する商号情報検索手段と、商号情報検索手段による検索結果と会計ファイルに含まれる商号情報とを比較する比較手段と、比較比各手段による比較結果が一致しない場合には、メール送信手段によるメールの送信処理を中断又は禁止する手段と、を備えたことを特徴とする請求項３記載の会計システムを提供する。
【００３３】
【発明の実施の形態】
［発明の概要］
図１は本発明に基づき同期処理時に表示される会計ファイル情報の一実施例を示す図である。
本発明では、インターネット等のＷＡＮ（ＷｉｄｅＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）ネットワーク上で会計処理を行う際に必要な同期処理を行う際、受信側で、先ず、メール切出しプログラムによるデータベースへの会計ファイル情報の切り出しを行い、その上でデータベースと連動したＧＵＩ（ＧｒａｐｈｉｃａｌＵｓｅｒＩｎｔｅｒｆａｃｅ）ベースのアプリケーションソフトを管理する。ここで、ＧＵＩはグラフィックを主体としたユーザインターフェイスであり、代表的なものとしてＷｉｎｄｏｗｓ（Ｒ）（マイクロソフト社の登録商標）シリーズがあるが、Ｗｉｎｄｏｗｓ（Ｒ）に限定されない。
【００３４】
これにより、メーラ（メール送受信ソフト）をいちいち起動しなくてもメールに添付された会計ファイルの処理を可能とした。また、受信メールを調べ、メールに添付されている会計ファイルを開いて会計処理ソフトを起動しなくても、図１に示すように「受信した会計ファイルが同期済みか否か」、「上書処理済か否か」といった会計ファイルの処理状況を確認することができる。図１の記号Ａは受信した会計ファイルが上書処理済みであることを表示した例である。
【００３５】
図２は本発明をデータフローで示した概念説明図である。
複数の顧問先から送信された各種メールは会計事務所側のサーバ２（図３、図４参照）のメール受信機能によって受信され、メール切出しプログラム２２等の処理（後述（図６））により、会計ファイル情報が切り出されてデータベース４に記憶される。そして、同期処理時には、データベースと連動したＧＵＩベースのアプリケーションソフトにより、監査用会計処理装置３（以下、会計処理装置３）において会計データの選択、保存メモリに記憶されている会計ファイルの更新を行う。また、ある顧問先（例えば、「山田工務店」）への会計ファイル送信時には保存メモリからその顧問先（「山田工務店」）の会計ファイルを取り出してから、財務入力（修正データや監査データ等のキー入力）を行い、その顧問先宛てのメールを作成すると、財務入力後の会計ファイルを自動的にそのメールの添付ファイルとし、メールサーバ２を介してその顧問先の会計処理装置１宛て送信する。
【００３６】
これにより、受信データは人手を介することなく切り分けられて会計ファイル情報だけがデータベース４に記憶され、会計処理装置３の保存メモリ上の会計ファイルが更新される。つまり、同期処理は人手を介することなく行われる。
【００３７】
なお、上記説明では、メールサーバ２で切り出した会計ファイル情報をデータベース４に記憶するものとして説明したが、これに限定されず、データベース４なしでもよい。つまり、メールサーバ２で切り出した会計ファイル情報を会計処理装置３の保存ファイルに記憶して管理することもできる。
【００３８】
また、上記説明では、本発明を会計事務所の会計処理装置３に適用した場合、つまり、会計事務所側の同期処理について述べたが、本発明は顧問先の会計処理装置１（図３）の同期処理にも適用可能である（以下の説明においても同様である）。
【００３９】
［会計システム］
図３は本発明の会計システムのネットワーク構成の一実施例を示す図であり、符号１は顧問先（又は支店等）に備えられた会計処理機能及び通信制御機能を備えたコンピュータ装置（以下、会計処理装置）を示し、符号２は会計事務所（又は、本社或いはセンタといった関係の部署）に備えられ、監査用会計計処理装置３、データベース４、及び通信用ネットワーク６と接続するメールサーバを、符号３は会計事務所（又は、本社或いはセンタといった関係の部署）に備えられ、会計処理機能を備えたコンピュータ装置（以下、会計処理装置）を、符号４はデータベースを、符号６は通信ネットワークを示す。また、メールサーバ２の内部構成の実施例を図２７に示す。
【００４０】
なお、図３ではデータベース４とメールサーバ２を別体とした例を示したが、データベース４はメールサーバ２に内蔵されていてもよい。この場合には当該データベース４の実体は図２７の記憶領域２７−１に存在することになる。また、データベース４は監査用会計処理装置３に内蔵されていてもよい。また、メールサーバ２と監査用会計処理装置３とデータベース４がひとつの装置に内蔵されていてもよい。
【００４１】
また、図３では、説明上、会計処理装置１を１台だけ示したが、通常は顧問先の数に応じて複数台の会計処理装置１と会計事務所側とのデータ授受が行われる。また、通信ネットワーク６はインターネット等のＷＡＮのほか各種の通信ネットワーク（ＬＡＮ（ローカルエリアネットワークも含む））のほか一対の専用線も含む）を用いることができる。
【００４２】
図３で、顧問先の会計処理装置１は顧問先の担当者によって入力された会計データか、会計事務所の会計処理装置３から通信ネットワーク６を介して送信された会計データを所定のフォーマットに基づいて表示し、表示された会計データに対し、顧問先側担当者による検証（チェック）を経て、検証の結果必要に応じて会計データの訂正操作（追加、訂正、削除操作をいう（以下、同じ））が行われた場合は訂正操作に基づく会計データの訂正処理（追加、訂正、削除処理をいう（以下、同じ））を行ない、担当者による送信指示があると表示されている会計データおよび表示対象の会計データを通信ネットワーク６を介して会計事務所側に送信する。
また、この際、会計処理装置１は財務入力（会計データの一連の入力をいう）、更新処理後、或いは任意の時期に更新ファイル及び会計ファイルとの同期処理を行なう（つまり、会計処理装置１の各会計ファイルと会計処理装置３の各会計ファイル同士を同期させる）。
【００４３】
また、会計事務所側でメールサーバ２は受信したメールを後述するようにメール別に格納し、メール切出しプログラム２２により受信したメールを解析し、ヘッダ、メール本文、添付ファイル等に分解し（図６（ｃ））、データベース４に記憶する（図６（ｄ））。ここで、メール切出しプログラム２２は、電子メール処理プログラムの一種であり、後述（図８）のようなメールの処理を行う。
【００４４】
以下、メール切出しプログラム２２はメールサーバー２（記憶領域２７−１）にインストールしてあることを前提に説明するが、監査用会計処理装置にインストールしてあってもよい。
【００４５】
また、会計事務所側で会計処理装置３は、複数の顧問先の会計ファイルと同じ複数のファイルを各顧問先別に記憶している。また、同期処理時には、データベースと連動したＧＵＩベースのアプリケーションソフトにより、会計データの選択、保存メモリに記憶されている会計ファイルの更新を行うと共に、データベース４に記憶された会計ファイルの処理状態（例えば、同期処理済か否かや上書処理済か否か）を示すステータス情報を取得し、保存メモリ等に記憶する。
【００４６】
また、会計処理装置３は更新ファイルに記憶されているレコード（会計データ）を編集して所定のフォーマットで画面表示する。表示された会計データに対して行われる会計事務所（又は本社）担当者による検証（チェック）の結果、訂正操作が行われた場合には訂正内容に応じて会計データの訂正処理等を行なう。
【００４７】
また、同期処理は通常ファイル単位に行なうが、送受信候補ファイルが重複する場合（送信元、受信元双方で訂正入力等を行った場合のようにあるファイルについて双方で個別に更新を行っている場合）にはファイル単位でなくレコード（会計データ）単位で同期処理を行なう。
また、会計処理装置１及び会計処理装置３は、会計データの送受信と、訂正、削除又は追加入力処理等の訂正処理と、会計ファイルへの登録に係わる履歴をそれぞれの保存メモリ上の履歴保存ファイルに保存記憶する。
【００４８】
また、会計処理装置１及び会計処理装置３は、送信する会計データを暗号化して送信し、受信側コンピュータ装置で復号してからその受信側コンピュータ装置で所定の入力フォーマット上に表示することもできる。また、会計処理装置１、３は送信する会計データを圧縮して送信し、受信側会計処理装置で伸張してから所定の入力フォーマット上に表示することもできる。また、いうまでもないが、会計処理装置１及び会計処理装置３で訂正にかかわる会計データだけを送信し、受信側装置で同期処理に利用することもできる。
【００４９】
なお、図３（ｂ）に示すようにデータベースを通信ネットワーク６と接続する装置とした場合、データベース４に会計処理装置３宛て送信された電子メールから抽出された会計ファイルを添付した電子メールから取り出された該会計ファイルと該会計ファイル以外の会計情報と該会計ファイルの処理状態を示すステータス情報ばかりでなく、各会計処理装置宛て送信された電子メールから抽出された会計ファイルを添付した電子メールから取り出された該会計ファイルと該会計ファイル以外の会計情報と該会計ファイルの処理状態を示すステータス情報を記憶することもできる。
【００５０】
これにより、会計事務所の会計処理装置３側で各会計ファイルの処理状態を表示することができるばかりでなく、顧問先の各会計処理装置１側でも各会計ファイルの処理状態を表示することができる。
【００５１】
［会計処理装置の構成例］
（顧問先会計処理装置）
図４は、本発明の会計システムを構成する顧問先の会計処理装置の一実施例の構成を示すブロック図であり、会計処理装置１は、データ入力部１０、制御部１２、作業メモリ１３、表示部１４、通信制御部１５、受信部１６、送信部１７、保存メモリ１８および印刷出力部（プリンタ）１９を備えている。なお、データ入力部１０の一部機能（指示（ポイント）機能）を代わって実行するポインティングデバイス（例えば、マウス）１１を備えるようにしてもよい。また、会計データを光学的に読み取って電気信号に変換し、文字認識して文字コードを得るＯＣＲ（光学的文字読取装置（図示せず））を備えるようにしてもよい。
【００５２】
データ入力部１０は会計データや訂正データ入力等の財務データ入力や、削除指示入力、及びメール作成時のメッセージ入力等を行なう。
【００５３】
制御部１２はＣＰＵ、プログラム格納メモリ、ＲＡＭ及びクロック等の周辺回路からなるプロセッサ構成をなし、会計処理装置１全体の動作を制御すると共に、プログラム格納メモリに格納されている会計データの同期処理プログラムの実行を制御し、本発明の会計データの同期処理を実行させる。また、プログラム格納メモリに格納されている会計処理アプリケーションプログラム（会計データ入力処理を含む）の実行制御を行なう。また、プログラム格納メモリは各種プログラムのほか表示用フォーマットデータや、添付ファイルの有無や同期処理や上書き処理等の状態を示すアイコンデータ等を格納することができる（表示用フォーマットデータやアイコンデータ等を格納する格納メモリを別に設けてもよい）。
【００５４】
表示部１４はデータバッファ１３１に記憶された更新ファイル中の会計データを表示制御データに基づいて所定の入力フォーマットで表示する。また、通信制御部１５は通信制御用のプログラムで構成され、接続する通信ネットワーク６で規定された通信プロトコルをメールサーバ２との間で確立し、通信ネットワーク６を介してデータの授受を制御する。
【００５５】
受信部１６は受信データを図示しない受信バッファに取込み、受信データがパケットのように通信ネットワーク６のプロトコルで規定される送信データ方式のデータの場合はそれを分解して会計データ等を取り出してデータバッファ１３１に記憶する。
【００５６】
送信部１７は、データバッファ１３１から取り出され、送信データバッファ１３２に記憶された送信データ及び表示制御データを図示しない送信バッファ（＝受信バッファ）に取込む。
【００５７】
また、送信部１７は、例えば、送信データがパケットのように通信ネットワーク６のプロトコルで規定される送信データ方式のデータの場合はパケットを組み立てて会計データ等を格納して同期用データとして送信バッファに送信し、通信ネットワーク６に送出する。
【００５８】
保存メモリ１８は磁気ディスクや光ディスク、又はフラッシュメモリ等の書き換え可能な保存メモリからなり、各仕訳ファイルをはじめ会計処理用の各種ファイルや基礎ファイルからなる複数の会計ファイルを記憶する会計ファイル領域１８１及び入力された会計データや訂正データ等の更新会計データを記憶する更新ファイル領域１８２の他、会計ファイル領域１８１に記憶されている会計ファイルのバックアップファイル１８３や履歴データ保存用の履歴ファイル等を備えている。
【００５９】
（監査用会計処理装置）
図５は、会計事務所の会計処理装置（つまり、監査用会計処理装置）の一実施例の構成を示すブロック図であり、会計処理装置３は、データ入力部３０、制御部３２、作業メモリ３３、表示部３４、データベースアクセス部３５、送信部３６、保存メモリ３８および印刷出力部（プリンタ）３９を備えている。なお、データ入力部３０の一部機能（指示（ポイント）機能）を代わって実行するポインティングデバイス（例えば、マウス）３１を備えるようにしてもよい。また、会計データを光学的に読み取って電気信号に変換し、文字認識して文字コードを得るＯＣＲ（光学的文字読取装置（図示せず））を備えるようにしてもよい。
【００６０】
また、データ入力部３０は財務データ入力（会計データや訂正データ入力或いは監査データ入力）、削除指示入力又はメール作成時のメッセージ入力等を行なう。
【００６１】
制御部３２はＣＰＵ、プログラム格納メモリ、ＲＡＭ及びクロック等の周辺回路からなるプロセッサ構成をなし、会計処理装置３全体の動作を制御すると共に、プログラム格納メモリに格納されている会計データの同期処理プログラムの実行を制御し、本発明に基づく会計データの同期処理を実行させる。また、プログラム格納メモリに格納されている監査用アプリケーションプログラム（会計データ入力処理を含む）の実行制御を行なう。また、プログラム格納メモリは各種プログラムのほか表示用フォーマットデータや、添付ファイルの有無や同期処理や上書き処理等の状態を示すアイコンデータ等を格納することができる（表示用フォーマットデータやアイコンデータ等を格納する格納メモリを別に設けてもよい）。
【００６２】
また、制御部３２は同期処理が開始されると先ず指定された顧問先の会計ファイルのバックアップ処理を行なう。
また、制御部３２は同期処理時にデータ送信制御があると、同期用データを保存メモリ３８から取り出し、メールの添付ファイルとして送信部３６を介してメールサーバ２に送る。また、同期用データ等を圧縮して送信する場合には制御部３２は保存メモリ３８から同期用データ等を取り出して所定の圧縮プログラムで圧縮された同期用データ等をメールの添付ファイルとして送信部３６を介してメールサーバ２に送る。また、同期用データ等を暗号化して送信する場合には制御部３２は保存メモリ３８から同期用データ等を取り出して所定の暗号化プログラムで圧縮された同期用データ等をメールの添付ファイルとして送信部３６を介してメールサーバに送る。なお、同期用データ等は訂正に係わる会計データだけを含むものであってもよい。
【００６３】
また、制御部３２はデータベース４に記憶されている会計ファイル（同期用データ）等をデータベースアクセス部３５を介して読み出し、保存メモリ３８に記憶するよう記憶制御する。この際、読み出した会計ファイル等が圧縮されている場合には作業メモリ３３で伸張プログラムによる圧縮データの伸張を実行制御し、伸張された同期用データ等の保存メモリ３８への記憶制御を行なう。また、同期用データ等が暗号化されている場合には復号プログラムによる暗号化データの復号を行ない、復号された同期用データ等の保存メモリ３８への記憶制御を行なう。
【００６４】
また、制御部３２は後述するように、データベース４に記憶された顧問先（又は、会計事務所）の会計情報（ヘッダ、本文、添付ファイル）を基に、受信メールについて送信元毎に送受信状況や送受信履歴を表示部３４に一覧表示する。
【００６５】
作業メモリ３３はＤＲＡＭ等の揮発性メモリからなり、通常、会計処理装置１の作業メモリ１３より大きなメモリ容量を有している。
【００６６】
保存メモリ３８は磁気ディスクや光ディスク、又はフラッシュメモリ等の書き換え可能な保存メモリからなり、各仕訳ファイルをはじめ会計処理用の各種ファイルや基礎ファイルからなる複数の会計ファイルを記憶する会計ファイル領域３８１及び会計ファイル領域３８に格納されている各顧問先の各会計ファイルのうち同期対象の顧問先の会計ファイルをバックアップするバックアップファイル領域３８３や履歴データ保存用の履歴ファイル（図示せず）等を備えている。なお、履歴ファイルを別の保存メモリに設けるようにしてもよい。
【００６７】
図６は本発明の一構成要素を示すブロックダイアグラムである。
図６で、顧問先１のメールには会計ファイルが添付されており、図６（ａ）に示すように、顧問先２から送信されたメールにはワープロ文書が添付され、顧問先３からのメールは単なる連絡文書であってファイルは添付されていなかったとする。
【００６８】
図６（ｂ）に示すように、プロバイダ等のメールサーバ（ＳＭＴＰサーバ）５−１、５−２、５−３は通信ネットワーク６を介して顧問先１、顧問先２、顧問先３からのメールを受信すると、受信メールを通信ネットワーク６を介してそれぞれ会計事務所側のメールサーバ２に送信する。
【００６９】
メールサーバ２は、制御部２７−２（図２７）の制御により、受信したメールをキュー２１にメール別に格納する。図６（ｃ）の例ではキュー２１−１には顧問先１からのメール（会計ファイル添付）、キュー２１−２には顧問先２からのメール（文書ファイル添付）、キュー２１−３には顧問先からのメール（ファイル添付なし）が格納されている。メールサーバのメール切出しプログラム２２は、受信したメールを解析し、ヘッダ、メール本文、添付ファイルに分解し、データベースアクセス部２７−６（図２７）の処理により、図６（ｄ）に示すようにデータベース４に記憶する。ここで、メールサーバ２のキュー２１の実体は、通常、図２７に示す記憶領域２７−１に存在する。
【００７０】
（会計処理業務フロー）
図７は本発明に基く会計処理業務全体の処理の流れを示すフローチャートである。なお、図７で、ステップＰ１〜Ｐ４はメールサーバ２の動作、ステップＰ５〜Ｐ７及びＰ１０は会計処理装置３の動作、ステップＰ９、Ｐ１１及びＰ１２は担当者による手動動作に相当する。
【００７１】
メールサーバ２は、会計処理装置１から電子メールを受信すると、先ず、受信メールをキュー（バッファ）に格納し、メール切出しプログラム２２を起動させる（ステップＰ１）。
【００７２】
次に、メール切り出しプログラムに基づき、キューに格納されているメールの属性（会計ファイル添付、文書ファイル添付、添付ファイルなし等）を調べ（ステップＰ２）、会計ファイルが添付されているメールの場合はヘッダ、本文、添付されていた会計ファイルに分解し、顧問先名及び受信日時等と共に、会計情報として顧問先別にデータベース４に登録（記憶）する（ステップＰ３、Ｐ４）。
【００７３】
次に、会計処理装置３はデータベース４に登録されているメール情報を読み出し、特開２００１−０５６８３８公報に開示の「インターネット会計」処理を実行し、会計データ上書処理や同期処理等のような会計データの処理が完了しているか否かの情報を取得し（ステップＰ５）、処理（会計データ上書処理や同期処理等）状態を図１に示したようにメールヘッダ、メール送信者、送信日付等と共に表示し（ステップＰ６）、担当者に同期処理済みか否かの確認を促す（ステップＰ７）。
【００７４】
担当者は、表示内容を見て添付された会計ファイルが同期処理済みであることを確認キー入力等により確認した場合はステップＰ１１に進む（ステップＰ８）。また、同期済みでない場合は同期指示入力（参考文献１、参考文献２参照）を行い、ステップＰ１０に進む（ステップＰ８）。
【００７５】
同期指示があった場合には、会計処理装置３は財務入力及び同期処理を行ってから、担当者が顧問先宛てのメールを作成すると、同期処理した会計ファイルを作成したメールの添付ファイルとしてメールサーバ２に送り、当該会計ファイルが添付された受信メールの処理を終了する（ステップＰ１０）。
【００７６】
同期処理済みの場合は、処理状態が表示されている画面上で上書処理済みか否かの確認入力を促し、上書き済みの場合は確認入力を行い（ステップＰ１１）、上書き済みでない場合は上書処理入力を行う（ステップＰ１２）。
【００７７】
上記図７のフローチャートにより、受信データは人手を介することなく切り分けられて会計ファイル情報（ヘッダ、メール本文、会計ファイル）だけがデータベース４に記憶されるので、人手により受信トレイを見て会計ファイルを選択しなくても済む。また、同期処理済みか否かや上書処理済みか否か等の処理状態を示す情報（以下、ステータス情報）を自動的に取得できるので、従来のように、人手により添付ファイルを開いてインターネット会計プログラムを起動して処理状態を調べる手間がかからないので業務遂行能率が向上する。また、同期処理済みの場合、送信メールを作成すれば、財務入力により更新された会計ファイルが自動的に添付され、メールサーバに引き渡されるので、メール作成後の人手による添付ファイルの選択及びファイル添付の手間がかからないので、インターネット会計そのものを円滑に実行することができる。
【００７８】
図８は、図７のステップＰ２〜Ｐ４に示したメール切り出し部分の動作例を示すフローチャートであり、メール切出しプログラム２２（図６）に基づくメールサーバ２の動作例を示すフローチャートである。
【００７９】
メールサーバ２はメール切り出しプログラムに基づき、メールサーバ２のキューにメールが到着しているか（＝格納されているか）否かを調べ（ステップＳ１）、到着している場合はそのメールの属性を調べ、メール添付ファイルがある場合はステップＳ３に進み、メール添付ファイルがない場合はステップＳ６に進む（ステップＳ２）。
【００８０】
メール添付ファイルがある場合は、添付されているファイルが会計ファイルか否かを調べ、会計ファイルの場合はステップＳ４に進み、そうでない場合はステップＳ６に進む（ステップＳ３）。
【００８１】
メール添付ファイルが会計ファイルの場合は、そのメールをヘッダ、メール本文、添付ファイルに分解し（ステップＳ４）、分解したヘッダ、本文、会計ファイルをデータベース４に登録（記憶）しステップＳ６に進む（ステップＳ５）。
【００８２】
メール送受信ソフトの各クライアント毎に用意されたメールボックスに夫々のメールを格納し（ステップＳ６）、メールサーバのキューが空か否か、つまり、メール受信の有無を調べ、空の場合はメールの切り出し処理を終了し、空でない場合はステップＳ２に戻って次のメールの切り出し処理を開始する（ステップＳ７）。
【００８３】
上記図８のフローチャートに示すメール切り出しプログラムにより、受信データは人手を介することなく切り分けられて会計ファイル情報（ヘッダ、メール本文、会計ファイル）だけがデータベース４に記憶されるので、人手により受信トレイを見て会計ファイルを選択しなくても済む。
【００８４】
図９は、図７のステップＰ６に示したインターネット会計プログラムによる会計データの処理状態の情報（ステータス情報）取得部分の動作例を示すフローチャートであり、インターネット会計プログラムを構成するプログラム群中の財務入力プログラムに基づく会計処理装置３の「個別選択」（図１１参照）による動作例を示すフローチャートである。
【００８５】
図９で、個別選択では、先ず、財務プログラムが起動し（ステップＴ１）、会計データ入力や監査データ入力、訂正データ入力等の入力処理が終わると（ステップＴ２）、同期処理が終了しているか否かを調べ、同期処理が終わっている場合はステップＴ４に進み、終わっていない場合はステップＴ５に進む（ステップＴ３）。
【００８６】
同期処理が終わっている場合は保存メモリ１８のステータス情報保存領域（図示略）に「同期処理済み」の旨（例えば、同期処理フラグ＝１）を記憶し、ステップＴ５に進む（ステップＴ４）。
【００８７】
次に、対象としている会計ファイルの上書処理が終了しているか否かを調べ、上書処理が終わっている場合はステップＴ６に進み、終わっていない場合はステップＴ７に進む（ステップＴ５）。
【００８８】
上書処理が終わっている場合は保存メモリ１８のステータス情報保存領域に「上書処理済み」の旨（例えば、上書処理フラグ＝１）を記憶し、ステップＴ７に進む（ステップＴ６）。
【００８９】
次の会計ファイルについて財務入力を行う場合はステップＴ２に戻り、そうでない場合は処理を終了する（ステップＴ７）。
【００９０】
上記図９の動作により、会計ファイルのステータス情報が記憶されるので、これを利用して後述（図１３）するように会計ファイルの処理状態を表示することができる。従って、従来のように、会計処理プログラムを起動して会計ファイルをいちいち開いて同期処理済みか否かや上書処理済か否かを担当者が調べなくてもよい。
【００９１】
図１０は、図７のステップＰ１０に示したインターネット会計プログラムによる会計データの処理を行う際のユーザインターフェイスの一実施例を示す図である。
【００９２】
図７のステップＰ１０（図８のステップＳ２）では受信した多数のメールの中から添付ファイルのあるメールを切り出してきて添付ファイルの属性を取得するので、インターネット会計処理の際、図１０（ａ）に示すような顧問先別の会計ファイル一覧を表示することができる。
【００９３】
この例では、会計ファイル毎に受信内容８１が表示されるので、受信している会計ファイルの種類や処理状況を簡単に知ることができる。また、顧問先名８２をクリックすることにより、図１０（ｂ）に示すように顧問先の会計ファイルのプロパティ及び送信元アドレス、受信日時、メール本文等を表示できる。
【００９４】
また、受信日時８３をクリックすることにより、図１０（ｃ）に示すようにその顧問先の受信済み会計ファイルの履歴を一覧表示することもできる。なお、表示切替えボタン８４をクリックすることにより、図１０（ｄ）に示すように「更新」、｛受信」、「送信」といった状態をアイコン表示することもできる。
【００９５】
図１１は会計システムにおける会計ファイル管理の概要説明図であり、図７のステップＰ５で取得した会計ファイルのステータス情報を利用した会計ファイルの処理形態の説明図である。
【００９６】
メールに添付された会計ファイルが取り出されている場合（図７のステップＰ３、Ｐ４参照）、会計ファイルの処理形態は図示するように一括処理と個別処理に分類される。
【００９７】
一括処理は、データベース４に取り込んだ会計ファイルを一件ずつではなく、一回の操作で複数を選択し、会計ファイルへ上書き又は同期処理する処理形態であり、下記の個別選択機能に比べ会計ファイルの同期処理について一層の効率向上を図ることができる。なお、「個別選択」は、データベース４に取り込んだ会計ファイルを一件ずつ選択し、上書き又は同期処理する処理形態である。
【００９８】
図１２は会計ファイル管理時のユーザインターフェイスの一実施例を操作面からみたフローチャートである。
先ず、オペレータ（担当者）が会計処理装置３に表示されるメニュー又は機能選択ボタンで、データベース４の「会計ファイル受付管理」機能を選択すると（ステップＶ１）、会計処理装置３は図１３（ａ）に示すような送受信一覧選択欄を表示する（ステップＶ２）。
【００９９】
次に、オペレータが会計処理装置３に表示されるメニュー又は機能選択ボタンで「送受信履歴一覧表示」機能を選択すると（ステップＶ３）、会計処理装置３は図９のステップＴ４、Ｔ６で保存メモリ１８のステータス情報保存領域に記憶された会計ファイルのステータス情報を基に図１３（ｂ）又は図１３（ｃ）に示すような送受信履歴確認欄を表示する（ステップＶ４）。
【０１００】
更に、オペレータが会計処理装置３に表示されるメニュー又は機能選択ボタンで「詳細表示」機能を選択すると（ステップＶ５）、会計処理装置３は図２０、図２１に示すような会計ファイル受付・送受信履歴の詳細を表示する（ステップＶ６）。
【０１０１】
上記図１２のフローチャートに示す動作で表示される進捗表示や履歴表示により、より一層多面的に会計ファイルの処理状況を確認することが可能となる。
【０１０２】
図１３は個別選択における個別選択画面の一実施例を示す図であり、図１３（ａ）は個別選択による送受信状況一覧表示の一実施例を示し、図１３（ｂ）、（ｃ）は送受信履歴確認表示の一実施例を示す。
【０１０３】
図１３（ａ）の例は、顧問先である会社Ａからの会計ファイルの送受信状況を示したものであり、受信日時、更新日時、返信日付（この例では空欄（未返信））、及び処理内容が１件ずつ表示される。ここで、例えば、更新日付１３１がクリックされると、図１３（ｂ）又は図１３（ｃ）に示すような送受信履歴確認画面が表示される。
【０１０４】
図１３（ｂ）の例は、顧問先である会社Ａの１２月２６日に更新した会計ファイルが同期処理済みの場合に表示される送受信履歴確認画面であり、確認欄１３２に同期処理済みである旨の表示がなされ、処理日付表示欄１３３に処理日付が表示される。なお、担当者が調べた結果、同期処理が終わっていないような場合は確認欄１３２をクリックして訂正（例えば、未同期の旨の表示を選択してクリック）することができる。
【０１０５】
図１３（ｃ）の例は、顧問先である会社Ａの１２月２６日に更新した会計ファイルが保存メモリ３２に登録済みである場合に表示される送受信履歴確認画面であり、その会計ファイルのステータスが確認欄１３４に表示され、登録日付表示欄１３５に登録日付が表示される。なお、担当者が調べた結果、ステータスを変更したいような場合は確認欄１３４をクリックして修正（例えば、「なし」の旨の表示を選択してクリック）することができる。
【０１０６】
図１４は、一括選択における一括選択画面の一実施例を示す図であり、図１４（ａ）は一括選択前の送受信状況一覧表示の一実施例を、図１４（ｂ）は一括登録後の送受信状況一覧表示の一実施例を、図１４（ｃ）は送受信履歴確認表示の一実施例を示す。ここで、「送受信状況一覧表」とは会計ファイルの受信、更新、返信の最新状況を送信元毎に一覧にした表をいう。
【０１０７】
図１４（ａ）の例は、顧問先の会計ファイルの送受信状況の一覧表であり、顧問先Ａ、Ｂからの会計ファイルの受信日時、更新日付（この時点では空欄）１４１、返信日時（この例では空欄（未返信））、及び処理内容が表示される。ここで、図１４（ａ）において選択の有無を示す左端のチェックボックスをクリックし、一括登録と表示されたアイコンをクリックすると、一括して上書き処理（一括登録）が行われ、図１４（ｂ）に示すように更新日付１４２が一括表示される。更に、更新日付１４２をクリックするとクリックされた行の顧問先（この例では、会社Ｂ）が図１４（ｃ）に示すような送受信履歴確認欄として表示される。
【０１０８】
図１５は、「デーモン処理」と「受付管理の画面表示処理」に大きく分けられる本発明の会計ファイル受付管理処理機能（プログラム）のうち、デーモン処理（いわゆる、バックグラウンド処理）の動作例を示すフローチャートである。
【０１０９】
会計処理プログラムでは、ステータス情報（同期済みか否かや、上書き済みか否か等を示す情報）を所定のメモリに保存している（図９におけるステップＴ４又はＴ６参照）。また、本発明の会計ファイル受付処理機能（プログラム）では、会計ファイルが添付されたメールの情報をデータベース４（図６）に保存している（図７のステップＰ４参照）。
【０１１０】
これら、ステータス情報及び会計ファイルが添付されたメールの情報は、会計ファイル受付管理機能（プログラム）で使用するために、絶えず最新状態で当該プログラムの作業領域に更新保存する必要があり、これをデーモン処理で行っている。
【０１１１】
図１５で、先ず、会計処理装置３は、データベース４から会計ファイルの添付されたメールの情報を取得し作業メモリ３３に保持（一時記憶）し（ステップＷ１）、次に、保存メモリ３８のステータス情報保存領域から財務入力プログラム（又は、会計入力プログラム）による会計ファイルのステータス情報を取り出し、作業メモリ３３に保持（一時記憶）し、ステップＷ１に戻る（ステップＷ２）。
【０１１２】
上記図１５のフローチャートに示す動作により、メールに添付されて送付されてきた会計ファイルに対し受付側（つまり、会計事務所）側で財務入力処理がなされていたかが分かり、次に示すような表示処理を行うことができる。
【０１１３】
図１６は、本発明の会計ファイル受付管理処理機能（プログラム）のうち、受付管理の画面表示処理時の動作例を示すフローチャートであり、図１２に示したフローチャートのステップＶ４以降に対応するフローチャートである。
【０１１４】
先ず、会計処理装置３の制御部３２は表示部３４に表示されている表の種類を調べ、「送受信状況一覧表」の場合はステップＸ２に進み、「送受信履歴一覧表」の場合はステップＸ５に進む（ステップＸ１）。
【０１１５】
「送受信状況一覧表」が表示されている場合は、「日付による送受信状況一覧表示」機能が選択された場合（例えば、図１８で「日時で表示」ボタン１８１がクリックされた場合）はステップＸ３に進み、「アイコンによる送受信状況一覧表表示」機能が選択された場合（例えば、図１７で「アイコンによる表示」ボタン１７１がクリックされた場合）はステップＸ４に進む（ステップＸ２）。
【０１１６】
「日付による送受信状況一覧表示」機能が選択された場合は、図１７に示すように「処理日時」表示欄１７２に前述したデーモン処理（図１５）で作業メモリ３３に保持したステータス情報を取り出し、顧問先毎に処理結果を表示し、ステップＸ６に進む（ステップＸ３）。
【０１１７】
「アイコンによる送受信状況一覧表示」機能が選択された場合は、図１８に示すように「処理」表示欄１８２に前述したデーモン処理で作業メモリ３３に保持したステータス情報を取り出し、顧問先毎に処理結果をアイコンで表示し、ステップＸ６に進む（ステップＸ４）。
【０１１８】
「送受信履歴一覧表」が表示されている場合は、図１９に示すように「更新日時」表示欄１９１に前述したデーモン処理で作業メモリ３３に保持したステータス情報を取り出し、顧問先毎に処理結果を表示し、ステップＸ６に進む（ステップＸ５）。
【０１１９】
次に、「送受信状況一覧表」又は「送受信履歴一覧表」の表示選択欄で表示モードの選択が行われた場合（例えば、図１７〜図１９で表示選択ボタンがクリックされた場合）はステップＸ２に戻り、そうでない場合は詳細表示指示の有無（例えば、図１７の「処理日時」表示欄１７１に表示されている処理日付１７３の下線部分がクリックされているか否か）を調べ（ステップＸ７）、詳細表示指示があった場合は図２０又は図２０に示すようなポップアップ表示を行う（ステップＶ８）。また、ユーザがポップアップ表示を閉じる操作（例えば、図２０、図２０の欄外のクリック）があるとステップＸ７に戻る（ステップＸ８）。
【０１２０】
上記図１６のフローチャートに示す動作により、会計ファイルの処理がどこまで進んでいるかが一目で分かる。
【０１２１】
図１７は送受信状況一覧表の一実施例を示す図であり、図１６のステップＸ２で「日付による送受信状況一覧表示」機能が選択された場合に表示される一覧表である。ここで、図１７で「処理日時」表示欄１７２に処理日時１７３が表示されている行の顧問先の会計ファイルは更新処理がなされていることを意味し、処理日時１７３が表示されていない（つまり、空欄表示）行の顧問先の会計ファイルは更新処理がなされていないことを意味する。
【０１２２】
図１８は送受信状況一覧表の一実施例を示す図であり、図１６のステップＸ２で「アイコンによる送受信状況一覧表示」機能が選択された場合に表示される一覧表である。ここで、「処理」表示欄１８２にアイコン１８３が表示されている行の顧問先の会計ファイルは更新処理がなされていることを意味し、アイコン１８３が表示されていない（つまり、空欄表示）行の顧問先の会計ファイルは更新処理がなされていないことを意味する。
【０１２３】
また、「送信」表示欄１８４にはアイコン１８５が表示されている行の顧問先に対しては会計ファイルの送付がなされていることを示し、アイコン１８５が表示されていない（つまり、空欄表示１８６）行の顧問先に対しては会計ファイルの送付がなされていないことを示している。
【０１２４】
ここで、同期処理では最終的に顧問先と会計事務所側の会計ファイルの内容が一致していることが必要であり、このため、一方で同期処理或いは上書き処理が終了しても、もう一方に送付する必要があるが、上記の表示処理により、送付したかどうかもアイコンで表示されるため、送付が必要か否かが一目で分かる。
【０１２５】
以上、図１７、図１８のフローチャートで説明したように、送信元毎に送受信状況が表示でき最新の処理状況を確認することができる。つまり、会計事務所において、各顧問先毎のインターネット会計処理の進捗管理の効率向上を図ることができる。
【０１２６】
図１９は送受信履歴一覧表の一実施例を示す図であり、「更新日時」表示欄１９１には更新日時１９２が表示される。
ここで、送受信履歴一覧表は、全ての顧問先に対する会計ファイルの送受信状況を時系列的に一覧した表である。
【０１２７】
これにより、全ての顧問先に対する送受信状況の情報が時系列的に表示でき、会計ファイルの更新または送受信を何時、誰が行ったかを参照できる。
【０１２８】
図２０、図２１は会計ファイル受付・送受信履歴表示の一実施例を示す図であり、図１２のフローチャートのステップ１６で「詳細表示」機能が選択された場合、及び図１６のフローチャートのステップＸ７で詳細表示指示があった場合（この例では、図１７の処理日時１７３、図１８のアイコン１８３、又は図１９の更新日時１９２、の下線部分がクリックされた場合）に表示される。ここで、送受信履歴とは、各顧問先毎に会計ファイルの受信、更新、返信の状況を時系列に表示する表である。
以上、図２０、図２１で説明したように、送信元毎に送受信履歴が表示できるので、各顧問先毎に会計ファイルの更新または送受信を何時、誰が行ったかを参照できる。
【０１２９】
これにより、会計事務所において、各顧問先毎のインターネット会計処理の履歴管理の効率向上を図ることができる。また、履歴が確認できることにより、会計処理の誤りを早期に発見することもできる。
【０１３０】
（メールに添付される会計ファイルの誤送信防止）
図２５は会計データ及び送信ファイルの一実施例を示す図であり、図２５（ａ）は会計データ（レコード）の一実施例、図２５（ｂ）は送信ファイルの構造を示す説明図、図２５（ｃ）は送信ファイルの先頭に格納される制御データの構成を示す図である。
【０１３１】
なお、この制御データは図５の会計ファイル領域３８１に存在するが、必要に応じてバックアップファイル３８３に保存される。また、送信時には作業メモリに一時保存される。
【０１３２】
図２５（ａ）で、会計データ（レコード）４０は日付欄４１、借方科目欄４２、貸方科目欄４３、金額欄４４、摘要欄４５、伝票番号欄４６、区分コード欄４７および訂正フラグ欄４８からなっており、仕訳された取引が記憶されている。また、図２５（ｂ）で、送信ファイル５０は１個の制御データ５１と表示制御データ５２及び会計データ４０が１対１に対応付けられた複数の送信データの組からなっている。また、図２５（ｃ）で、制御データは商号コード５１１、商号５１２、決算年月日５１３のような書誌的データのほかに送信識別コード５１４を格納するように構成されている。
【０１３３】
また、図２６はメールアドレスと商号、商号コードとの対応を示すアドレステーブルの一実施例を示す図である。当該テーブルは、通常、メールサーバの記憶領域２７−１に記憶されているが、監査用会計処理装置の保存メモリ３８に記憶されていてもよい。
【０１３４】
図２７はメールサーバの構成の一実施例を示す図である。
記憶領域２７−１は、各種の記憶を行なう領域であって、例えば、前記アドレステーブルを記憶しておくほか、メールの送受信に必要なプログラムなどがインストールされている。また、ＬＡＮ回線２７−８は監査用会計処理装置３と接続されるローカルエリアネットワークを示す。
【０１３５】
制御部２７−２は各種制御を行なう部分であって、例えばＷＡＮ回線に対するメールの送受信制御（送受信部Ａ２７−５に対する制御）、データベースに対するアクセス制御（データベースアクセス部２７−６に対する制御）、会計事務所内のＬＡＮ回線２７−８に対する送受信制御（送受信部Ｂ２７−７に対する制御）、作業メモリ２１−３に対する制御を行なう。また、表示部２７−４に対する表示制御も行なう。
【０１３６】
送受信部Ａ２７−５はＷＡＮ回線に対するメールの送受信制御を実際に行なう部分であり、データベースアクセス部２７−６はデータベース４に対するアクセス制御を行なう部分であり、送受信部Ｂ２７−７はＬＡＮ回線の制御を行なう。また、監査用会計処理装置３に対してデータの送受信を行なうほか、メールの送受信を行なうこともできる。
【０１３７】
次に、図２５、図２６、及び図２７により、誤送信を防止する機能について説明する。会計ファイルは企業の会計データを含むものであるから、いわば機密情報である。このため、Ａ社の会計ファイルをＢ社に送付するなどといったことは許されない。そこで、以下のような処理を行なうことにより、会計ファイル（メールに添付される会計ファイル）の誤送信を防止する。
【０１３８】
まず、予め会計ファイルに商号情報（図２５（ｃ）の商号コード５１１、商号５１２の一方または両方）を組み込んでおき、さらには、メールアドレスと商号情報との対応を示すアドレステーブルを用意しておく（図２６）。
そして、会計ファイルの添付されたメールを送信するに際には、メールサーバの制御部２７−２によって、送付先メールアドレスに対応する商号情報をメールの図２６のアドレステーブルから検索し、該商号情報と会計ファイルに含まれる商号情報とを比較し、その結果、両商号情報が一致しない場合には、送信処理を中断することとすればよい。
【０１３９】
具体的例として、まず、会計ファイルと送付先商号コードが一致する場合（例えばＡ社に対しＡ社の会計ファイルを送付する場合）について説明する。
オペレータからＡ社に対する会計ファイルの送信指示があった場合には、メールサーバの制御部２７−２は、会計ファイルから商号情報（例えば図２５（ｃ）の商号コード５１１）を抽出し作業メモリに一時保存する。ここで、会計ファイルからの商号情報の抽出に当っては、送受信部Ｂ２７−７によって、ＬＡＮ回線を経由して監査用会計処理装置の会計ファイル領域１８１から抽出することもできるし、図６に示すように、会計ファイルの情報はメール切出しプログラム２２によってデータベース４に保存されているので、これを利用して商号情報の抽出を行なうことができる。
【０１４０】
そして、図２６のアドレステーブルから送信先のメールアドレス２６−３に対応する商号コード２６−２を抽出し作業メモリに一時保存してから両者を比較すると、この例では一致しているので送信処理を中断しない。
【０１４１】
次に、会計ファイルと送付先商号コードが一致しない場合（例えばＡ社に対しＢ社の会計ファイルを送付する場合）について説明する。
オペレータからＡ社に対する会計ファイルの送信指示があった場合、メールサーバの制御部２７−２は、会計ファイルから商号情報（例えば図２５（ｃ）の商号コード５１１）を抽出し作業メモリに一時保存する。ここで、会計ファイルがＢ社のものが添付されていることすると、図２６のアドレステーブルから送信先のメールアドレス２６−６に対応する商号コード２６−５を抽出し作業メモリに一時保存し、両者を比較すると、この例では一致しないので送信処理を中断する。この結果、誤って異なる顧問先に会計ファイルを送信することを防止することができる。
【０１４２】
なお、送信処理の中断の際には、メールサーバの制御部２７−２は、画面表示部２７−４に「送付先アドレスに対応する商号と会計ファイルの商号が一致しません」といったワーニング（警告）を表示してもよい。もちろん、ＬＡＮ回線２７−８を経由して監査用会計処理装置３の表示部３４に表示してもよい。
以上、メールの誤送信防止機能の一実施例について。メールサーバの制御部２７−２の処理による一実施例を示したが、これに限定されない。
例えば、監査用会計処理装置にメーラ（メール送受信ソフト）をインストールし、監査用会計処理装置が当該メーラによってメールサーバにメールを転送する際に行なうこともできる。
【０１４３】
すなわち、監査用会計処理装置がメールサーバのメールクライアントとして機能している場合はメールの元の発信元は監査用会計処理装置であり、メールサーバを介してＷＡＮ回線上にメールが発信されることとなる。
この場合は、監査用会計処理装置の制御部３２が記憶領域３８に記憶しているアドレステーブルに存在する商号情報と、データベース４あるいは会計ファイル領域３８１に存在する商号情報を利用して、前記と同様の比較処理を行ない、送信処理を中断するか否かを判断する。
なお、上記各実施例の説明では、会計事務所と顧問先の間の会計システムについて説明したが、これに限定されない。例えば、本店−支店、本社−支社、或いは親会社−子会社などのようにＷＡＮ又はＬＡＮ回線を経由する場合にも適用できる。
【０１４４】
以上、本発明の一実施例について説明したが本発明は上記実施例に限定されるものではなく、種々の変形実施が可能であることはいうまでもない。
【０１４５】
【発明の効果】
上記説明したように、本発明によれば、受信データは人手を介することなく切り分けられて会計ファイル情報（ヘッダ、メール本文、会計ファイル）だけがメモリ（データベース）に記憶されるので、人手によりメール送受信ソフトを起動した上で受信トレイを見て会計ファイルを選択しなくても済む。また、ステータス情報を自動的に取得できるので、従来のように、人手により添付ファイルを開いてインターネット会計プログラムを起動して同期処理済みか否かや、上書処理済みか否か等の処理状態を調べる手間がかからず、業務遂行能率が向上する。また、同期処理済みの場合、送信メールを作成すれば、財務入力により更新された会計ファイルが自動的に添付され、メールサーバに引き渡されるので、メール作成後の人手による添付ファイルの選択及びファイル添付の手間がかからず、会計システムを円滑に実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に基づき同期処理時に表示される会計ファイル情報の一実施例を示す図である。
【図２】本発明をデータフローで示した概念説明図である。
【図３】本発明の会計システムのネットワーク構成の一実施例を示す図である。
【図４】顧問先会計処理装置の一実施例の構成を示すブロック図である。
【図５】会計事務所の監査用会計処理装置の一実施例の構成を示すブロック図である。
【図６】本発明の一構成要素を示すブロックダイアグラムである。
【図７】本発明に基く会計処理業務全体の処理の流れを示すフローチャートである
【図８】図７に示したメール切り出し部分の動作例を示すフローチャートである。
【図９】図７に示した会計データの処理状態の情報（ステータス情報）取得部分の動作例を示すフローチャートである。
【図１０】会計データの処理を行う際のユーザインターフェイスの一実施例を示す図である。
【図１１】会計システムにおける会計ファイル管理の概要説明図である。
【図１２】会計ファイル管理時のユーザインターフェイスの一実施例を操作面からみたフローチャートである。
【図１３】個別選択における個別選択画面の一実施例を示す図である。
【図１４】一括選択における一括選択画面の一実施例を示す図である。
【図１５】デーモン処理の動作例を示すフローチャートである。
【図１６】受付管理の画面表示処理時の動作例を示すフローチャートである。
【図１７】送受信状況一覧表の一実施例を示す図である。
【図１８】送受信状況一覧表の一実施例を示す図である。
【図１９】送受信履歴一覧表の一実施例を示す図である。
【図２０】会計ファイル受付・送受信履歴表示の一実施例を示す図である。
【図２１】会計ファイル受付・送受信履歴表示の一実施例を示す図である。
【図２２】本発明を適用するインターネット会計システムの概要説明図である。
【図２３】受信トレイに表示される受信メール一覧の例を示す図である。
【図２４】従来技術による、メールに添付された会計ファイルの処理方式を示すデータフローである。
【図２５】会計データ及び同期ファイルの一実施例を示す図である。
【図２６】メールアドレスと商号、商号コードとの対応を示すアドレステーブルの一実施例を示す図である。
【図２７】メールサーバの一実施例の構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１顧問先の会計処理装置
２メールサーバ
３監査用会計処理装置
４データベース（メモリ、データベース、ステータス情報記憶手段）
６通信ネットワーク
２２メール切出しプログラム２２（抽出手段、分離手段）
３２制御部（ステータス情報取得手段）
３８保存メモリ（ステータス情報記憶手段）

Claims

複数の会計処理装置に記憶されているデータと上書き保存後においては同じデータを記憶した監査用会計処理装置と通信ネットワークを介してデータ授受可能な前記複数の会計処理装置からなる会計システムにおいて、
前記監査用会計処理装置及びメモリと接続し、前記会計処理装置から受信した電子メールから会計ファイルを添付した電子メールを抽出する抽出手段を有するメールサーバを備えたことを特徴とする会計システム。
複数の会計処理装置に記憶されているデータと上書き保存後においては同じデータを記憶した監査用会計処理装置と通信ネットワークを介してデータ授受可能な前記複数の会計処理装置からなる会計システムにおいて、
各会計処理装置からの電子メールを受信するメール受信手段と、受信した電子メールから会計ファイルを添付した電子メールを抽出する抽出手段と、抽出した電子メールを会計ファイルと会計ファイル以外の会計情報に分離する分離手段と、該会計ファイルと会計ファイル以外の会計情報を前記メモリに記憶する手段とを含み、前記監査用会計処理装置及び前記メモリと接続するメールサーバを備えたことを特徴とする会計システム。
更に、前記メールサーバは、監査用会計処理装置により前記メモリから取り出した会計ファイルに対するデータ入力処理に基づき会計ファイルが更新された後、前記送信元の会計処理装置宛ての電子メールが作成されると、前記更新後の会計ファイルを前記作成した電子メールに自動添付し、前記送信元の会計処理装置宛て送信するメール送信手段を備えた、ことを特徴とする請求項２記載の会計システム。
前記会計情報は、電子メールの送信元情報、受信日時、ヘッダ，及び本文からなることを特徴とする請求項２記載の会計システム。
前記監査用会計処理装置は、前記メモリに記憶された会計ファイルの処理状態を示すステータス情報を取得するステータス情報取得手段と、該会計ファイルに対応付けて記憶するステータス情報記憶手段とを備えたことを特徴とする請求項１記載の会計システム。
前記ステータス情報は、前記会計ファイルが同期処理済みか否か、及び上書処理済か否かを示す情報を含んでいることを特徴とする請求項５記載の会計システム。
前記メモリは前記会計ファイル及び会計情報を前記電子メールの送信元別に格納するデータベースであることを特徴とする請求項２、３又は５記載の会計システム。
前記メモリは前記監査用会計システムの保存メモリであって、前記会計ファイル及び会計情報を前記電子メールの送信元別に記憶することを特徴とする請求項２又は３記載の会計システム。
前記監査用会計処理装置は、前記ステータス情報を基に送信元毎に会計ファイルの処理状態を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項５記載の会計システム。
前記監査用会計処理装置は、前記ステータス情報を基に送信元毎に会計ファイルの送受信状況一覧を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項５記載の会計システム。
前記監査用会計処理装置は、送信元毎に会計ファイルの送受信状況履歴一覧を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項９又は１０記載の会計システム。
複数の会計処理装置に記憶されているデータと上書き保存後においては同じデータを記憶した監査用会計処理装置と通信ネットワークを介してデータ授受可能な前記複数の会計処理装置からなる会計システムにおいて、
前記通信ネットワークを介して前記監査用会計処理装置とデータ授受可能なデータベースを備え、
前記データベースは、前記監査用会計処理装置宛て送信された電子メールから抽出された会計ファイルを添付した電子メールから取り出された該会計ファイルと該会計ファイル以外の会計情報と該会計ファイルの処理状態を示すステータス情報を記憶していることを特徴とする会計システム。
前記会計処理装置は、前記データベースに記憶されているステータス情報を基に会計ファイルの処理状態を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項１２記載の会計システム。
複数の会計処理装置に記憶されているデータと上書き保存後においては同じデータを記憶した監査用会計処理装置と通信ネットワークを介してデータ授受可能な前記複数の会計処理装置からなる会計システムにおいて、
前記通信ネットワークを介して前記各会計処理装置とデータ授受可能なデータベースを備え、
前記データベースは、前記各会計処理装置宛て送信された電子メールから抽出された会計ファイルを添付した電子メールから取り出された該会計ファイルと該会計ファイル以外の会計情報と該会計ファイルの処理状態を示すステータス情報を記憶していることを特徴とする会計システム。
前記監査用会計処理装置は、前記データベースに記憶されているステータス情報を基に前記各会計処理装置での会計ファイルの処理状態を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項１４記載の会計システム。
前記会計処理装置は、前記監査用会計処理装置での会計ファイルの処理状態を表示する手段を備えたことを特徴とする請求項１４記載の会計システム。
前記会計ファイルは商号情報を含み、前記監査用会計処理装置は、会計ファイルを添付したメールの送信時には送付先メールアドレスに対応する商号情報をメールのアドレステーブルから検索する商号情報検索手段と、前記商号情報検索手段による検索結果と前記会計ファイルに含まれる商号情報とを比較する比較手段と、前記比較比各手段による比較結果が一致しない場合には、前記メール送信手段によるメールの送信処理を中断又は禁止する手段と、を備えたことを特徴とする請求項３記載の会計システム。
前記会計ファイルは商号情報を含み、前記メールサーバは、会計ファイルを添付したメールの送信時には送付先メールアドレスに対応する商号情報をメールのアドレステーブルから検索する商号情報検索手段と、前記商号情報検索手段による検索結果と前記会計ファイルに含まれる商号情報とを比較する比較手段と、前記比較比各手段による比較結果が一致しない場合には、前記メール送信手段によるメールの送信処理を中断又は禁止する手段と、を備えたことを特徴とする請求項３記載の会計システム。