JP2007011691A - バックアップデータの管理システム、管理装置、および管理プログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】管理装置140では、端末装置1110、1120から送付された電子メールに添付された添付ファイルの格納要求を解析して、当該添付ファイルをバックアップファイルとして記憶部720に格納すると共に、管理情報を生成して、ファイル管理情報格納領域750に格納する。顧問先名称を選択すると、顧問先別ネットバックアップ一覧画面が表示され、ファイル管理情報を元にして、ファイル形式欄に、バックアップファイルが、各ファイル形式毎に表示される。また、処理欄には各バックアップファイルの管理状態が表示される。さらに、該管理状態はアイコンおよび削除アイコンなどの選択指示ほかにより、状態遷移させることができる。
【選択図】図11
Description
また、管理装置側では、端末装置のデータを単にバックアップするだけでなく、どのような単位で状態管理すれば、会計処理の進捗を示す指標となるかが課題となってくる。
(1)システム構成の概要
図1では、端末装置110と管理装置120とがネットワーク160を介して接続されている。ここで、端末装置は会計事務所の顧問先の会計処理装置に相当し、複数の顧問先がある場合には複数存在する(端末装置群150)。また、管理装置は会計事務所側の会計処理装置に相当するものとして、以下説明を行なうが、特に、これに限定されるものではない。また、会計事務所側においても、管理装置140がLAN(Local Area Network)経由で複数台設けられていてもよいし、管理装置に別途情報処理装置がLAN接続されていてもよい(図示せず)。
次に、顧問先側の会計処理装置に相当する、端末装置110の構成について、図2および図3を参照しつつ説明する。
図2で、端末装置110は、キー入力部210、ポインティングデバイスとしてのマウス220、記憶媒体アクセス部230、表示部240、制御部250、通信ネットワークと接続して外部装置とデータ授受を行う通信制御部260、及び記憶部300を備えている。なお、小規模法人や小規模事業者の使用する会計処理装置として、同様の構成を備えたパーソナルコンピュータ(パソコン)を用いることができる。
図3は、図2の記憶部300の詳細を示す図であり、端末装置の記憶部における「各アプリケーションプログラム」および、「各アプリケーションプログラム用のデータ」、および「各アプリケーションのデータについてネットバックアップ処理を実行するか否かを示す許可情報」の格納領域の構成の一実施例を示すものである。
図4は電子メールの一構成例を示す図である。電子メール400は、メールヘッダー410、メール本文420、添付ファイル430により構成されていることが示されている。 メールヘッダー410は、少なくともメールアドレス411の情報を含み、メールアドレス411の情報とは例えば、顧問先のメールアドレスや会計事務所(管理装置)側のメールアドレスを意味する。
1.出納帳プログラム ・・・00
2.給与計算プログラム・・・01
のように定義することができる。もちろん、ビット数を増やせば、多数のアプリケーションプログラムに対応することができる。
次に、会計事務所側の会計処理装置に相当する、管理装置140の構成について、図6〜図9を参照しつつ説明する。
図6で、管理装置140は、キー入力部610、ポインティングデバイスとしてのマウス620、記憶媒体アクセス部630、表示部640、制御部650、通信ネットワークと接続して外部装置とデータ授受を行う通信制御部660、及び記憶部700を備えている。なお、会計処理装置(管理装置)として、同様の構成を備えた汎用用途のパーソナルコンピュータ(パソコン)もしくは汎用サーバーを用いることができる。
図7は、管理装置の記憶部700におけるバックアップデータおよびその管理情報の格納領域の一実施例を示す図である。 管理装置の記憶部700は、データ管理プログラム格納領域710、バックアップデータ格納領域720、ファイル管理情報格納領域750で構成することができる。
図8は、図7の構成をベースにした場合において、管理装置140の記憶部700における端末n(顧問先n)用管理情報格納領域762の内容の一実施例を示す図である。
01・・・保存 (格納したファイルをバックアップデータとして扱う状態)
10・・・削除 (格納したファイルを削除し存在しないものとして取り扱う状態)
これまで、システムを構成する各装置の機能、動作の仕組みを説明してきたが、ネットバックアップ処理の仕組みについて、以下説明する。
ネットバックアップ処理を行なうためには、まず管理装置(会計事務所の会計処理装置)と端末装置(顧問先の会計処理装置)で所定のシステム環境設定を行なう必要がある。
図10は、図12で説明したシステム環境設定の結果を、管理装置側と端末側で共有するための処理を示した図である。
図5は本発明における端末装置(顧問先の会計処理装置)側の処理の一実施例を機能ブロックとデータのフローで表した図である。すなわち、ネットバックアップ処理を起動するうえで、端末装置側で行われる処理を示すものである。
図11は端末装置(顧問先の会計処理装置)から電子メールに添付されたファイルを受け取った管理装置側の処理を示した図である。以下、図11を参照しつつ、管理装置側のネットバックアップ処理について説明する。
次に、本発明における、管理装置側における管理機能の仕組みについて、図13、図14を参照しつつ説明する。
図13は、管理装置140の表示部640において、ネットバックアップ一覧を表示する場合における画面表示の一実施例を示す図である。
次に、各顧問先毎に、バックアップファイルとその管理状態を示す画面表示「顧問先別 ネットバックアップ一覧画面」を図13、図14を参照しつつ説明する。
ここで、図14の画面表示では、処理内容の遷移を手動で行なうモード(手動モード)と、自動で行なう(自動モード)が選択指示できるように構成されており、「▽」マークの処理モード選択アイコン1434を選択指示すると、処理モード欄1433には「手動」のほか、「自動」が選択できるようにポップアップ表示がなされる(図示せず)。以下、特にことわらない場合、「手動」モードに設定されているとして、ファイル管理機能の説明を行なう。
処理欄1490等を用いた、ファイル管理の仕組みについて、図14を参照しつつ説明する。
次に、データ保存処理起動アイコン1461の機能について説明する。
次に、処理内容が「削除」状態(ステータス)を示す場合について説明する。
次に、これまでに説明したファイルの状態管理機能を使って、どのようにファイル管理を行なうかについて説明する。
以上の説明では、図14の処理モード欄1433が「手動」として選択指示されている場合を主に説明したが、処理モード欄1433を「自動」モードに設定しておくと、自動的に処理内容が変更されるようにすることができる。
a)バックアップファイルの取り出し
なお、本発明の構成を利用すれば、さらに次のような効果も見込むことができる。すなわち、顧問先企業は中小である場合も多く、顧問先では1件1件、データストレージセンター(耐震性や防火性などの点で、より高度な防災機能を有し、データのストレージを専用に行なう設備)にデータを預けるのは経済的に困難である。
管理装置に、バックアップデータが到着した後、以上の説明のような比較的短期間における管理が可能なほか、さらに長期間の管理が可能である。
(1)ネットバックアップ設定
図15は、ネットバックアップ処理を行なう前提としての、管理装置側のネットバックアップ設定を行なう処理フローを示すフローチャートである。
図17は、管理装置側のネットバックアップ処理動作を示すフローチャートであり、図11において顧問先の端末装置から、添付ファイル付き電子メールを受信するステップ(SH5)以降の、管理装置側のデータ管理プログラムの処理フローを示したものである。
a)ネットバックアップ一覧画面の表示
図18は、管理装置におけるネットバックアップ一覧画面の画面表示処理に係るフローチャートである。以下、図18を参照しつつ、ネットバックアップ一覧画面の表示処理フローについて説明する。
図19は、管理装置における顧問先別ネットバックアップ一覧画面の画面表示処理フローを示すフローチャートである。以下、主に図14と図19を参照しつつ、ネットバックアップ一覧画面の表示処理フローについて説明する。
顧問先別ネットバックアップ一覧の処理欄1490の内容は、ネットバックアップ処理をおこなったファイル(ネットバックアップファイル)の管理状態(ステータス)を示していることは、これまで説明した(図14)。次に、この処理欄1490の内容を操作して、ファイルの管理状態(ステータス)に変更を加える場合の処理フローについて図20および図21を参照しつつ説明する。
図14の処理モード欄1433が「自動」モードに選択指示されている場合における、処理欄(処理内容)の状態遷移の処理フローについて、図14と図22および図23を参照しつつ説明する。
120 メールサーバー(SMTPサーバー)
130 メールサーバー(POPサーバー)
140 管理装置
160 ネットワーク
210 端末装置のキー入力部
220 端末装置のマウス
240 端末装置の表示部
250 端末装置の制御部
300 端末装置の記憶部
400 電子メール
430 添付ファイル
440 ヘッダー
510 添付ファイル作成部
610 管理装置のキー入力部
620 管理装置のマウス
640 管理装置の表示部
650 管理装置の制御部
700 管理装置の記憶部
710 データ管理プログラム格納領域
720 バックアップデータ格納領域
750 ファイル管理情報格納領域
1200 ネットバックアップ設定画面
1300 ネットバックアップ一覧表示画面
1400 顧問先別ネットバックアップ一覧表示画面
Claims (22)
- アプリケーションプログラムを実行する実行手段と、データを作成するデータ作成手段と、電子メールを生成する電子メール生成手段とを有し、前記生成した電子メールに前記作成したデータを添付ファイルとして添付するファイル添付手段とを有する、1または2台以上の端末装置と、管理プログラムを実行する実行手段と、ファイルを格納するファイル格納手段と、電子メールを受信する電子メール受信手段とを備えた管理装置とがネットワークで接続され、該ネットワークを介して前記端末装置と前記管理装置との間で、電子メールにファイルを添付してファイルが伝送されるコンピュータネックワークシステムにおいて、前記端末装置は、前記管理装置のファイル格納手段へのファイル格納要求を、電子メールまたは添付ファイルに組み込む格納要求組込手段と、電子メールをネットワークに送信する手段とを備え、前記管理装置は、前記端末装置から送信された電子メールを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した電子メールまたは添付ファイルを解析して格納要求を抽出する格納要求抽出手段と、前記格納要求の有無を判定する格納要求判定手段と、電子メールに添付されたファイルを抽出するファイル抽出手段と、ファイル管理情報を生成するファイル管理情報生成手段と、ファイル管理情報を登録するファイル管理情報登録手段とを備え、前記受信手段で受信した電子メールまたは添付ファイルを解析して、前記格納要求判定手段で格納要求が含まれていると判定する場合には、前記抽出されたファイルをバックアップファイルとして前記格納手段に格納し、該バックアップファイルを前記格納手段に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応するファイル管理情報を生成して、前記ファイル管理情報登録手段に登録することを特徴とするファイル管理システム。
- 前記管理装置は、さらに前記ファイル管理情報登録手段に登録されているファイル管理情報を読み出すファイル管理情報読出手段と、読み出したファイル管理情報から管理表を生成する管理表生成手段と、該生成した管理表を出力する管理表出力手段とを備えたことを特徴とする請求項1記載のファイル管理システム。
- 前記管理装置は、さらに前記生成した管理表において、管理状態を遷移させる管理状態遷移手段を備えたことを特徴とする請求項2記載のファイル管理システム。
- 前記ネットワークは、さらにメールBOXを有するメールサーバーを備え、前記管理装置は、メールサーバーから電子メールを受信する電子メール受信手段を備え、前記管理装置は、前記端末装置から送信された電子メール群により前記メールサーバーのメールBOXのオーバーフローを防止するように、前記電子メール受信手段を制御することを特徴とする請求項1記載のファイル管理システム。
- 前記管理装置は、さらに、端末装置毎にバックアップ処理を許可するか否かを決定するための環境情報を設定する、環境情報設定手段と、前記環境情報を、管理装置側で添付ファイルに組み込むための、環境情報組込手段と、電子メールを生成する電子メール生成手段とを備え、前記端末装置は、さらに、電子メールを受信する電子メール受信手段と、電子メールまたは電子メールに添付されたファイルに組み込まれた環境情報を抽出する環境情報抽出手段とを備え、前記管理装置は、前記環境情報設定手段により、前記端末装置側においてバックアップ処理を許可する状態に設定されている場合には、前記環境情報組込手段により、電子メールまたは添付ファイルに環境情報を組み込み、前記端末装置に、該電子メールを送信し、前記端末装置は前記電子メール受信手段により該電子メールを受信し、該電子メールに組み込まれた環境情報を抽出することにより、前記管理装置と前記端末装置とで環境情報を共有することを特徴とする請求項1記載のファイル管理システム。
- 前記管理装置は、さらに、端末装置側における電子メールの送信タイミングを制御するためのタイミング制御情報、を設定するためのタイミング制御情報設定手段を備え、前記管理装置は、前記端末装置にタイミング制御情報を組み込んだ電子メールを送信し、前記端末装置は前記電子メール受信手段により該電子メールを受信し、前記環境設定情報抽出手段により該タイミング制御情報を抽出し、該抽出したタイミング制御情報を元に、前記ファイル格納要求を格納した電子メールを管理装置に送信するタイミングを制御することを特徴とする請求項1記載のファイル管理システム。
- 前記管理装置は、さらに、前記端末装置側において電子メールに添付するデータを暗号処理および圧縮処理するか否かを決定するための圧縮・暗号化可否情報、を設定するための圧縮・暗号化可否情報設定手段を備え、前記管理装置は前記端末装置に、圧縮・暗号化可否情報を組み込んだ電子メールを送信し、前記端末装置は前記電子メール受信手段により該電子メールを受信し、前記環境設定情報抽出手段により該圧縮・暗号化可否情報を抽出し、該圧縮・暗号化可否情報を元に、電子メールに添付するデータを暗号化および圧縮処理するか否かを決定することを特徴とする請求項1記載のファイル管理システム。
- ファイルを記憶部に格納するファイル格納手段と、電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記受信手段で受信した電子メールまたは添付ファイルを解析して格納要求を抽出する格納要求抽出手段と、前記格納要求を判定する格納要求判定手段と、電子メールに添付されたファイルを抽出するファイル抽出手段と、ファイル管理情報を生成するファイル管理情報生成手段と、ファイル管理情報を登録するファイル管理情報登録手段とを備え、前記格納要求判定手段により格納要求が含まれていると判定する場合には、前記ファイル格納手段により、前記抽出されたファイルをバックアップファイルとして記憶部に格納し、該バックアップファイルを前記格納手段に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応するファイル管理情報を生成して、前記ファイル管理情報登録手段に登録することを特徴とする管理装置。
- 前記管理装置は、さらに、前記ファイル管理情報登録手段に登録されているファイル管理情報を読み出すファイル管理情報読出手段と、ファイル管理情報読出手段により読み出したファイル管理情報と新たに格納しようとするファイルに一意に対応して生成されたファイル管理情報とを比較するファイル管理情報比較手段と、記憶部に格納されているファイルを削除するファイル削除手段とを備え、前記バックアップファイルを前記格納手段に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応して生成された第1のファイル管理情報と、ファイル管理情報読出手段により、すでに格納済みのバックアップファイルに一意に対応する第2のファイル管理情報を読み出し、前記ファイル管理情報比較手段により、前記第1のファイル管理情報と、前記第2のファイル管理情報とを比較し、同じ端末装置から同じ日に受信した、同じファイル形式のバックアップファイルを格納している場合には、すでに格納済みの、同じ端末装置から同じ日に受信した、同じファイル形式バックアップファイルを、ファイル削除手段により記憶部から削除するとともに、管理情報登録手段により、前記削除したバックアップファイルに一意に対応する前記ファイル管理情報を更新して登録することを特徴とする請求項8記載の管理装置。
- 前記ファイル管理情報を前記ファイル管理情報登録手段に登録する際に、各端末装置毎および各ファイル形式毎に、それぞれ階層化して、登録することを特徴とする請求項8記載の管理装置。
- さらに、前記ファイル管理情報登録手段に登録されているファイル管理情報を読み出すファイル管理情報読出手段と、該読み出したファイル管理情報から管理表を生成する管理表生成手段と、該生成した管理表を出力する管理表出力手段とを備えたことを特徴とする請求項8記載の管理装置。
- 前記管理表は、端末装置から受信したバックアップファイルについて、少なくとも保管しているファイル数を示す情報、および受信日時を示す情報を、それぞれ端末装置毎に一覧表示されていることを特徴とする請求項11記載の管理装置。
- 前記管理表は、端末装置から受信したバックアップファイルについて、ファイル形式毎に、少なくとも、保管しているファイルのファイル名、および当該ファイルの管理装置側における管理状態を、それぞれ端末装置毎に一覧表示されていることを特徴とする請求項11記載の管理装置。
- 端末装置から受信したバックアップファイルのファイル管理情報を変更処理するファイル管理情報変更処理手段を有し、前記生成した管理表において、前記表示された管理状態を遷移させる管理状態遷移手段を備えたことを特徴とする請求項13記載の管理装置。
- 前記管理表は、バックアップファイルに一意に対応づけられ、かつバックアップファイルの管理状態を変更する指示を識別する管理状態変更処理アイコンを有し、前記ファイル管理情報変更処理手段は、該管理状態変更処理アイコンが選択指示されたことを識別することを条件として、一意に対応づけられたバックアップファイルの管理状態を、状態遷移テーブルに従い、遷移させることを特徴とする請求項13記載の管理装置。
- 前記管理装置において実行可能なプログラムであって、端末装置を選択するメニューを表示するステップと、ファイル形式を選択するメニューを表示するステップと、前記選択された端末装置毎に、ファイル形式を選択して、該ファイル形式毎に環境設定を行なうステップと、電子メールおよび添付ファイルを生成するステップと、環境設定により設定された設定情報を取得し、前記生成した電子メールまたは添付ファイルに格納するステップと、該電子メールを前記選択した端末装置のメールアドレスを送付先として送信するステップと、を備えたことを特徴とする管理プログラム。
- 前記環境設定を行なうステップは、前記選択された端末装置における、前記選択されたファイル形式のファイルについて、さらに、ネットバックアップ処理を有効とするか否かを選択させる画面表示を行なうステップ、を備えたことを特徴とする請求項16記載の管理プログラム。
- 前記環境設定を行なうステップは、前記選択された端末装置における、前記選択されたファイル形式のファイルについて、さらに、ネットバックアップ処理間隔を選択させる画面表示を行なうステップ、を備えたことを特徴とする請求項16記載の管理プログラム。
- 前記管理装置において実行可能なプログラムであって、電子メールを受信するステップと、該受信した電子メールおよび電子メールに添付された添付ファイルを解析して格納要求を抽出するステップと、前記格納要求の有無を判定するステップと、格納要求が含まれていると判定する場合には、前記抽出されたファイルをバックアップファイルとしてバックアップファイル格納領域に格納するステップと、該バックアップファイルを前記格納領域に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応するファイル管理情報を生成して、ファイル管理情報格納領域に登録するステップと、を備えたことを特徴とする管理プログラム。
- 前記ファイル管理情報格納領域からファイル管理情報を読み出し、バックアップデータを保存している顧問先名称を取得するステップと、保存されているファイル数を顧問先毎に取得するステップと、顧問先毎に保存しているファイルのうち最後に受信したファイルの日時情報を取得するステップと、該取得した顧問先毎のファイル数と、最終受信ファイルの日時情報を元に、少なくとも保管しているファイル数を示す情報、および受信日時を示す情報をそれぞれ、顧問先毎に一覧表示するステップと、を備えたことを特徴とする請求項19記載の管理プログラム。
- 前記ファイル管理情報格納領域からファイル管理情報を読み出し、バックアップデータを保存している顧問先名称を取得するステップと、該取得した顧問先名称を一覧表示するステップと、該一覧表示された顧問先名称の中からひとつの顧問先名称を選択するステップと、ファイル形式を選択するステップと、前記選択された顧問先名称における前記選択されたファイル形式に一意に対応するファイル管理情報をファイル管理情報格納領域から取得するステップと、該取得したファイル管理情報を、少なくともファイル形式毎に保管しているファイルのファイル名称、および当該ファイルの管理装置側における管理状態を示す情報を、それぞれ顧問先毎に一覧表示するステップと、を備えたことを特徴とする請求項19記載の管理プログラム。
- バックアップファイルに一意に対応づけられた管理状態変更処理アイコンを表示するステップと、該管理状態変更処理アイコンが選択指示されたことを識別するステップと、前記管理状態変更処理アイコンが選択指示されたと識別する場合には、該管理状態変更処理アイコンに一意に対応づけられたバックアップファイルの管理状態を遷移させるステップと、を備えたことを特徴とする請求項21記載の管理プログラム。
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