JP2007011691A - バックアップデータの管理システム、管理装置、および管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会計事務所において、電子メールを使える環境にさえあれば、顧問先のファイルのバックアップ処理に加え、ファイル管理を行ない得る管理システムを提供する。
【解決手段】管理装置１４０では、端末装置１１１０、１１２０から送付された電子メールに添付された添付ファイルの格納要求を解析して、当該添付ファイルをバックアップファイルとして記憶部７２０に格納すると共に、管理情報を生成して、ファイル管理情報格納領域７５０に格納する。顧問先名称を選択すると、顧問先別ネットバックアップ一覧画面が表示され、ファイル管理情報を元にして、ファイル形式欄に、バックアップファイルが、各ファイル形式毎に表示される。また、処理欄には各バックアップファイルの管理状態が表示される。さらに、該管理状態はアイコンおよび削除アイコンなどの選択指示ほかにより、状態遷移させることができる。
【選択図】図１１

Description

本発明は、端末装置と管理装置との間で、ネットワークを介してデータのバックアップを行うシステムにおいて、管理装置側におけるバックアップデータの状態管理の仕組みに関する。

重要なデータのバックアップを行なうに際し、地理的に離れた場所に設置された装置にバックアップすることが知られている。同一拠点にある別の記憶装置にバックアップするよりも、地震などの災害に強いためである。

その場合、インターネット等のＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋの頭文字を取った略称）を経由してデータのバックアップを行うシステムにおいては、個々の端末装置のデータをバックアップするに際し、ネットワークを経由して接続されたサーバー装置に保存することが行われている。この場合において、サーバー装置側がＷｅｂサーバーでない場合（例えば、プロバイダとの契約が行われておらず、公開サーバーを立てていない場合）には、サーバー装置側で、データのバックアップを行うには、各端末装置側からファイル転送によりデータの転送を行うか、あるいは電子メールにファイルを添付して送付する方式を採用している。

例えば、電子メールにファイルを添付して送付する方式の場合、まず、端末装置がバックアップ処理要求を発した場合、端末装置側では電子メールにファイルを添付する処理が行われ、そしてサーバー装置側ではメールの内容を解析し所定の記憶領域への保存処理を行う処理が行われる。そして、端末装置がデータ読み出し要求を発する場合には、電子メールで読み出し要求がサーバー装置側に対して送信され、サーバー装置側では、該電子メールを解析して所望のファイルを電子メールに添付して送信する処理が行われている。このため、特にサーバー装置側の処理が複雑となり、端末装置が多数接続されるようなネットワーク構成の場合、端末装置に対して迅速な応答処理を行うことが困難であった。

また、これら従来の技術では、端末装置が主体となって、データのバックアップ要求や読み出し要求を発することとしている。これは、サーバー装置側では、端末装置側のバックアップ処理要求（すなわちデータ保存要求）に応じて、サーバー装置側の記憶装置にデータの保存を行い、また端末装置側のデータ読み出し要求に応じて、データの出力を行なえば足りるからである。しかし、そもそも、拠点間を介してのデータのバックアップ処理は、端末装置のディスクに不具合が生じた際の保険としての効果を期待して行うものであるから、必ずしも常時、双方向のアクセス（端末装置からサーバー装置への保存処理と読み出し処理）を必要とするものではない。端末装置側の記憶装置が故障した場合に、全部のファイルを一括して転送できれば済むのである。

他方、従来の技術では、前述のように、端末装置側からの（サーバー装置への）保存要求、あるいは端末装置からの（サーバー装置の記憶装置から読み出すための）読み出し要求、にサーバー装置側が対応すれば足りる関係上、サーバー装置側でが、保存しているデータの管理は行われておらず、特定の用途のデータを保存する場合には、不都合が生じていた。

つまり、端末装置側だけでデータの作成、活用を行なう場合には、従来技術のように端末装置側が主体となってデータの管理を行えば足りるが、データの種類によっては、サーバー装置側でもデータの管理を行う方が都合がよい場合が少なくない。

例えば、会計事務所と顧問先との間で、会計業務に関するデータを扱うに際し、基本的には顧問先（端末装置側）データを作成し、会計事務所（サーバー装置側）にバックアップを行なう場合において、会計事務所側で、顧問先側（端末側）におけるデータの作成進行度を管理したり、会計処理に必要なデータが揃っているかなどを確認・管理するサービス業務がある。このような場面では、会計事務所（サーバー装置）側でデータの管理を行う方が都合がよいのである。

このような技術は、例えば特許文献１、特許文献２、および特許文献３に開示されている。まず、特許文献１には、電子メールを利用した、データのバックアップに関する技術が開示されている。当該文献によれば、ユーザーコンピュータ（端末装置）側が主体となって、データの登録要求を、センターコンピュータ（サーバー装置）に電子メールで送付することにより、サーバー装置の記憶装置に登録し、かつ、ユーザーコンピュータ側が主体となって、データの取り出し要求をセンターコンピュータに電子メールで送付することにより、データを取り出して、ユーザーコンピュータに再度メールを送付することで、読み出しが可能となる技術が開示されている。

しかし、前述のように、データのバックアップを目的とする場合、端末装置からサーバー装置への一方向の登録手段さえあれば、災害など非常時の場合でも、データのバックアップが他の拠点で行ない得るという目的を達成し得るのだから、あえて、端末装置側からの取り出し要求に応答する必要はない。当該先行技術によれば、サーバー装置に接続される端末装置の数が増えると、サーバー装置の負荷が増大し、応答レスポンスの低下という不都合が生じてくる。

また、当該先行技術では、サーバー装置側でのデータ管理について、何ら示されておらず、会計事務所と顧問先でやり取りする会計データを取り扱うような用途には不向きであった。むしろ、サーバー装置側でのデータ管理機能を充実させる方が、サーバー装置の負荷も減り、また用途によっては好適な場面も多い。

また、データ保存時に、他の拠点にも同じデータを送信するに際し、電子メールを利用する技術としては、特許文献２がある。特許文献２では、データの保存処理をトリガとして、バックグラウンド処理により自動的に電子メールにデータを添付して送信する技術が開示されている。しかし、特許文献２では、２拠点間でデータベースを同期することを目的とし、そのためにどのような単位でデータを分割し、どのような履歴情報を付加して送信するか、あるいは、どのようなタイミングで送信するかが課題となっている。このため、前述のような課題（送付先（管理装置側）でのデータ管理に関する課題）解決に寄与するものではなかった。また、かならずしも同期処理を必要とせず、新旧の履歴情報で管理すれば足りる用途、例えばバックアップ、あるいはストレージ用途に係る課題を解決するものではない。

また、データ管理あるいはデータの履歴管理に関する技術分野において、特に、電子メールを利用したステータス管理に関する技術としては、例えば、特許文献３に開示されている。特許文献３において、サーバー装置が、作業者および作業状況が記述される「ステータス管理シート」を文書ファイルに添付して、端末（ユーザー）に電子メール送信し、ユーザーは該「ステータス管理シート」に記入してサーバーに返信することで、ステータス管理を行ない得る点に特徴がある。しかし、端末（ユーザー）側で、わざわざ、「ステータス管理シート」なるシートに記入しなければ履歴管理できないのは不都合である。また、サーバー装置側でデータファイルの到着日時や履歴管理を行なうという課題や、受け取ったファイルそのものから、端末側の作業の進行状況を把握するという課題に対し、解決を示すものではなかった。

特開平０８−８３２２３号公報 特開２００１−１１７８０１号公報 特開２００４−１９２２６１号公報

前述のように、バックアップ処理は、そもそも、端末装置のディスクに不具合が生じた際の保険としての効果を期待して行うものであるから、必ずしも常時、双方向のアクセス（保存＆読み出し処理）を必要とするものではない。また、バックアップするデータの種類によっては、サーバー装置側でもデータの管理を行う方が都合がよい場合が少なくない。特に、会計事務所と顧問先の間では、会計データのやり取りを行ない、顧問先の進捗状況などを管理したり、会計データの監査を行なうことが求められる。

また、会計事務所では多数の顧問先を抱え、それぞれの顧問先の重要な会計データを預かっているため、不要に各顧問先のデータ読み出し要求を許可した場合、間違って他の顧問先のデータの読み出しを許可してしまうおそれもある。

そして、会計事務所では、個人経営の事務所も多く、必ずしも（費用や管理工数の発生する）Ｗｅｂサーバーを立てているとは限らない。このような場合において、顧問先のデータをバックアップしようとすれば、電子メール経由で受け取る方式を採用せざるを得ないが、仮に、顧問先から、会計事務所側でバックアップしているデータの読み出し要求に、いちいち応答していた場合、大量の電子メールおよび添付データの送受信処理が発生し、管理装置の負荷は著しく増大し、会計事務所側の他の処理に悪影響が出るおそれもある。

したがって、むしろ、顧問先（端末装置）からの読み出し要求に応答することを止め、管理装置側における管理機能を充実させることが好ましい。このように、本発明では、上記課題を解決することを目的としてなされたものであり、電子メール技術を利用して、端末装置側のデータを、管理装置側にバックアップするに際して、併せて、管理装置側で、データの履歴、処理状況などを管理するシステムの提供を目的としている。つまり、Ｗｅｂサーバーを立てていない会計事務所でも、電子メールを使える環境にさえあれば、顧問先のデータ（ファイル）のバックアップ処理に加えて、そのバックアップデータ（ファイル）の管理を行ない得るシステムを構築することが目的となる。

そして、このようなシステム構成を採用する場合、前述のように、電子メール利用する関係で、頻繁にデータのやり取りを行なえば、管理装置の負担は重くなるほか、管理装置側のオペレータの管理工数も増大するところ、これを如何に制御して、各拠点間のデータのやり取りをできるだけ少なくするかが課題となる。

また、各装置や各システムに存在する容量制限（例えばメールサーバーのメールＢＯＸの容量制限や添付ファイルの容量制限）などを如何に回避しつつデータのやり取りを行なうのか、そのためのタイミング制御を如何に工夫するかといった課題が浮上してくる。あるいは、電子メール利用する関係で、端末装置側でバックアップ処理を依頼したデータが、管理装置側で正常にバックアップ処理されたかどうかといった情報伝達のタイミング制御なども必要となってくる。

このように、常時リアルタイムに近い形でデータのやり取りが可能な、ＷｅｂサーバーやＦＴＰ（File Transfer Protocol）サーバーを利用する場合と異なり、あえて電子メール技術を利用することで、様々なデメリットが発生するところ、逆に、いかに折り合いをつけて制御していくかが課題となってくる。この点、例えば、システムの用途を会計処理用途にある程度絞り込むことで、これらのデメリットを吸収しつつ、逆に一定のタイミングにバックアップ処理を制御しつつ、管理装置側のデータ管理機能を充実させることができる。

より具体的には、会計データの場合、その性質上、端末装置側のデータの変更処理にリアルタイムに応答することは必ずしも必要ではない。例えば、会計データの日次監査や月次監査といった監査タイミングを考慮して、拠点間のデータのやり取りを制御することが考えられる。そして、このような場面では、監査タイミングと如何に同調しつつ、データのやり取りのタイミングを制御するか課題となるほか、管理装置側と端末装置側でどのようなデータの持ち方をして、バックアップデータの管理状態をコントロールしていくかが課題となってくる。
また、管理装置側では、端末装置のデータを単にバックアップするだけでなく、どのような単位で状態管理すれば、会計処理の進捗を示す指標となるかが課題となってくる。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明にかかるファイル管理システムにおける第１の発明は、１または２台以上の端末装置と、管理装置とがネットワークで接続され、該ネットワークを介して前記端末装置と前記管理装置との間で、電子メールにファイルを添付してファイルが伝送されるコンピュータネットワークシステムにおいて、前記端末装置は、アプリケーションプログラムを実行する実行手段と、データを作成するデータ作成手段と、電子メールを生成する電子メール生成手段とを有し、前記生成した電子メールに前記作成したデータを添付ファイルとして添付するファイル添付手段と、前記管理装置のファイル格納手段へのファイル格納要求を、電子メールまたは添付ファイルに組み込む格納要求組込手段と、電子メールをネットワークに送信する手段とを備え、前記管理装置は、ファイルを格納するファイル格納手段と、電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記端末装置から送信された電子メールを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した電子メールまたは添付ファイルを解析して格納要求を抽出する格納要求抽出手段と、前記格納要求の有無を判定する格納要求判定手段と、電子メールに添付されたファイルを抽出するファイル抽出手段と、ファイル管理情報を生成するファイル管理情報生成手段と、ファイル管理情報を登録するファイル管理情報登録手段とを備え、前記管理装置において、前記受信手段で受信した電子メールまたは添付ファイルを解析して、前記格納要求判定手段で格納要求が含まれていると判定する場合には、前記抽出されたファイルをバックアップファイルとして前記格納手段に格納し、該バックアップファイルを前記格納手段に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応するファイル管理情報を生成して、前記ファイル管理情報登録手段に登録することを特徴とする。

また、本発明にかかるファイル管理システムにおける第２の発明は、前記第１の発明の各手段を備えたことのほか、前記管理装置において、さらに前記ファイル管理情報登録手段に登録されているファイル管理情報を読み出すファイル管理情報読出手段と、読み出したファイル管理情報から管理表を生成する管理表生成手段と、該生成した管理表を出力する管理表出力手段とを備えることで、さらに管理装置側でのバックアップファイルの管理機能を実現することができる。

また、本発明にかかるファイル管理システムにおける第３の発明は、前記第２の発明の各手段を備えたことのほか、前記管理装置において、さらに前記生成した管理表において、管理状態を遷移させる管理状態遷移手段を備えることで、さらに管理装置側でのバックアップファイルの管理状態を所望の状態に対応させて管理することができる。

また、本発明にかかるファイル管理システムにおける第４の発明は、前記第１の発明の各手段を備えたことのほか、前記管理装置において、さらに、端末装置毎にバックアップ処理を許可するか否かを決定するためのバックアップ処理可否情報、または、端末装置側における電子メールの送信タイミングを制御するためのタイミング制御情報、または、前記端末装置側において電子メールに添付するデータを暗号処理および圧縮処理するか否かを決定するための圧縮・暗号化可否情報、を含む環境情報設定手段と、前記環境情報を、管理装置側で添付ファイルに組み込むための、環境情報組込手段と、電子メールを生成する電子メール生成手段とを備え、前記端末装置は、さらに、電子メールを受信する電子メール受信手段と、電子メールまたは電子メールに添付されたファイルに組み込まれた環境情報を抽出する環境情報抽出手段とを備え、前記管理装置は、前記環境情報設定手段により、取得した環境情報を、前記環境情報組込手段により、電子メールまたは添付ファイルに組み込み、前記端末装置に、該電子メールを送信し、前記端末装置は前記電子メール受信手段により該電子メールを受信し、該電子メールに組み込まれた環境情報を抽出することにより、前記管理装置と前記端末装置とで環境情報を共有することを特徴とする。これにより、例えば管理装置側で端末装置側の処理を制御することが可能となる。

本発明によれば、ネットワークを介して前記端末装置と前記管理装置との間で、電子メールにファイルを添付してファイルが伝送されるコンピュータネックワークシステムにおいて、管理装置側で設定した環境情報に基づいて、端末装置における添付ファイル生成処理、生成した添付ファイルの暗号化・圧縮処理、電子メール生成処理、および電子メールの送信処理をそれぞれ制御するので、ネットワークのセキュリティレベルや、管理装置側で契約（あるいは設置）しているメールサーバーのメールＢＯＸの容量に応じて、各端末装置のネットバックアップ処理を制御できるという効果を奏する。

そして、管理装置側においても、端末装置から送られてきた電子メールに添付された添付ファイルを解析し、格納要求の有無を識別して、該ファイルを管理装置の記憶部のバックアップデータ格納領域に格納すると共に、ファイル管理情報を生成して、ファイル管理情報格納領域に格納するようにし、該ファイル管理情報を読み出して、端末装置毎に、およびファイル形式毎に、管理表を生成し、出力できるようにしたので、どの端末装置の、どのファイル形式のバックアップファイルを、いつから、どのくらい格納しているかが一目で判別できるという効果を奏する。

また、出力される管理表における所定の項目は、顧問先名称欄、ファイル形式欄、ファイル名欄、および管理状態を示す処理内容欄を含んだこととしたので、処理状況を理解しやすい必要十分な項目に設定しているため、各項目の情報を基にして容易に顧問先における会計処理の進捗状況を判断することができるという効果を奏する。

また、前記管理表において、各バックアップファイル毎に、管理状態を遷移させる手段を設け、当該バックアップファイルの監査状態などに対応させて、管理状態を遷移させることができるようにしたので、管理状態の遷移と各バックアップファイルの会計処理の進捗状況と対応させることにより、会計事務所における顧問先に対する会計処理の進捗状況が一目で判断できるという効果を奏する。

以上のように、本発明によれば、会計事務所において、電子メールを使える環境にさえあれば、顧問先のファイルのバックアップ処理に加え、ファイル管理を行ない得る管理システムを提供することができるという効果を奏する。

本発明の実施の形態について、以下、図面を参照しつつ詳細に説明する。

１．システム構成
（１）システム構成の概要

図１は本発明のシステム構成の概略を示す図である。
図１では、端末装置１１０と管理装置１２０とがネットワーク１６０を介して接続されている。ここで、端末装置は会計事務所の顧問先の会計処理装置に相当し、複数の顧問先がある場合には複数存在する（端末装置群１５０）。また、管理装置は会計事務所側の会計処理装置に相当するものとして、以下説明を行なうが、特に、これに限定されるものではない。また、会計事務所側においても、管理装置１４０がＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）経由で複数台設けられていてもよいし、管理装置に別途情報処理装置がＬＡＮ接続されていてもよい（図示せず）。

まず、図１を参照しつつ、端末装置１１０で作成されたデータが、電子メール技術を活用しつつ、どのようにして管理装置１４０の記憶部７００に保存されるのかをおおまかに示す（ネットバックアップ処理動作の概要）。

端末装置１１０では添付ファイル付きの電子メールが作成され、電子メールの送信処理を受け持つメールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）１２０を経由して、電子メールの受信処理を受け持つメールサーバー（ＰＯＰサーバー）１３０に送られ、記憶部１３１のメールボックスに一時保存される。そして、管理装置１４０が必要に応じて記憶部１３１のメールボックスから読み出す処理をおこなう。そして、管理装置１４０はメール受付・解析部１４５により添付ファイルの内容を解析し、データを記憶部７００に保存する。

なお、メールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）１２０とメールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）は図では１つずつしか記載されていないが、端末装置１１０側および管理装置１４０側のそれぞれで契約しているプロバイダに、それぞれ用意されている場合が多いが、これに限定する趣旨ではない。

ここで、ＰＯＰとはメール受信プロトコル(通信規約)であるＰｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌの頭文字を取った略称であり、ＰＯＰサーバーとは、電子メールを受信するためのサーバーを意味している。現在もっとも普及しているメール受信プロトコル(通信規約)はＰＯＰ３であり、別称としてＰＯＰ３サーバーとも呼ばれている。電子メールを受信するためのサーバーのプロトコルとしては、ほかにＩＭＡＰ４（Internet Message Access Protocol ｖｅｒ．４）などが知られており、本発明でも特にＰＯＰサーバーに限定する趣旨ではない。また、ＳＭＴＰとは、メール送信プロトコル(通信規約)Simple Mail Transfer Protocolの頭文字を取った略称であり、ＳＭＴＰサーバーとは電子メールを送信するためのサーバーを意味している。

次に、端末装置１１０および管理装置１４０でのメール送受信処理を、もう少し詳しく見ていく。まず、端末装置１１０のデータ作成部１１４でアプリケーションプログラムの処理により、データが作成される。データ制御部１１３は、当該データに必要なヘッダー情報を付加して添付ファイルを作成する。メール作成部１１２は電子メールを作成し、添付ファイルを電子メールに添付し記憶部３００に保存する。メール送受信部１１１は該電子メールを記憶部３００から取り出してネットワーク１６０（例えばインターネット）を経由して管理装置１４０に向けて送信する。

ここで該電子メールは、前述のように、実際には、メールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）１２０を経由してメールサーバー（ＰＯＰサーバー）１３０の記憶部１３１のメールボックスに一時保存される。ここで、メールサーバー側での電子メールの送受信処理は、それぞれ、メール制御部１２２とメール制御部１３２がおこなう。

管理装置１４０では、メール送受信部１４１により、メールサーバー（ＰＯＰサーバー）１３０の記憶部１３１のメールボックスから添付ファイル付きの自分宛電子メールを取り出し、記憶部７００に一時保存する。メール受付・解析部１４５により添付ファイルの内容を解析し、データ登録部１４４により、データを記憶部７００に保存する。以上の処理により、端末装置１１０で作成されたデータは、管理装置１４０の記憶部７００に格納されること、つまりネットワークを経由してデータがバックアップされること（ネットバックアップ処理）が示された。

また、ここで、図１を参照しつつ、本発明の特徴のひとつである、管理装置１４０側でのデータ管理機能について簡単に概要を説明する（詳細は後述）。 前述のように、端末装置１１０で作成され送付されたバックアップファイルは管理装置１４０の記憶部７００に保存されるが、同時に該バックアップファイルの管理情報を記憶部に７００に格納する（図８参照）。管理装置１４０のシステムではこの管理情報を元に、端末装置１１０および他の端末装置群１５０から受け取ったバックアップデータの管理を行なうと共に、端末装置側および管理装置側の業務進捗状況を確認し、必要に応じてデータの確認・監査処理を行なう。

（２）端末装置のシステム構成
次に、顧問先側の会計処理装置に相当する、端末装置１１０の構成について、図２および図３を参照しつつ説明する。

ａ）端末装置の内部構成
図２で、端末装置１１０は、キー入力部２１０、ポインティングデバイスとしてのマウス２２０、記憶媒体アクセス部２３０、表示部２４０、制御部２５０、通信ネットワークと接続して外部装置とデータ授受を行う通信制御部２６０、及び記憶部３００を備えている。なお、小規模法人や小規模事業者の使用する会計処理装置として、同様の構成を備えたパーソナルコンピュータ（パソコン）を用いることができる。

キー入力部２１０はデータ入力用のキーボードやファンクションキー等を備え、ユーザーはキーボードやファンクションキー等を用いて税務申告データの入力／訂正入力や、所定のフォーマットの画面の表示や送信指示等を行う。キー操作が行われると制御部２５０に選択又は指定されたキーのコード及び状態信号等が送出される。

マウス２２０は画面上に表示される選択ボタンやアイコン、メニュー等を選択する選択手段や、ウインドウに一覧表示される名称や指示等の選択手段等として用いられ、ユーザーによりクリック操作が行われると制御部２５０に選択又は指定された画面上の位置情報が送出される。

記憶媒体アクセス部２３０は、ＣＤやＦＤ等の記憶媒体を着脱自在に構成されており、本発明に基づく会計処理システムのインストール時に、上記ＣＤ等の記憶媒体に記憶された会計データ（以下、会計データ）作成プログラムを含む会計処理プログラム群を読み取ったり、記憶媒体に記憶されたデータを読み取ったりする際に駆動される。

表示部２４０はディスプレイ等の表示装置からなり、処理選択用のアイコンやボタン、或いはメニューやメッセージを表示すると共に、入力画面や会計データ作成画面、会計データ送信画面のほか会計データ作成確認画面等の表示を行う。また、キー入力された申告等データを画面の所定の位置に表示する。

制御部２５０は、ＣＰＵ、プログラム格納メモリおよびＲＡＭ等の周辺回路（図示せず）からなり、上述の各構成部分の動作及び端末装置１１０全体の動作を制御する。制御部２５０はジョブが選択されると制御プログラムの制御に基づき記憶部３００に記憶されているアプリケーションプログラム群（図３）の中から必要なプログラムを取り出してＲＡＭに駐在させ、そのプログラムに従って端末装置１１０の各構成部分を動作させたり、判定や計算、データの加工や編集等を行って処理を実行する。

通信制御部２６０は、ネットワーク１６０を介した情報の授受を行なうための制御を担当する。例えば、インターネットを介して他の端末やサーバー装置に接続してデータの授受を行なったり、メールサーバーに接続して電子メールの送受信などを行なう。なお、ネットワーク１６０はインターネットのほか、社内ＬＡＮ、構内ＬＡＮ、専用線などが該当するが、これに限定するものではない。

記憶部３００は、ＨＤ（ハードディスク）やＭＯ（光磁気ディスク）等のようにデータの保存記憶及び読み出しが可能なメモリであり、記憶部３００の一部には、アプリケーションプログラムを格納した領域３１０、アプリケーションデータを格納した領域３２０及び、アプリケーションデータのネットバックアップ許可情報を格納した領域３３０、メール送受信プログラムを記憶した領域２７０のほか、メールデータ格納領域を記憶する領域２８０が確保されており、システムのインストール時に、ＣＤ等の記憶媒体から取り込んだ会計処理プログラム群や、画面データ及び定数等が記憶される。

なお、プログラムや画面データ及び定数は制御部２５０のプログラム格納メモリに記憶するようにしてもよい。また、これらのファイルは個別のファイル形式でもよいし、データベース形式であってもよい。

ｂ）端末装置の記憶部の構成
図３は、図２の記憶部３００の詳細を示す図であり、端末装置の記憶部における「各アプリケーションプログラム」および、「各アプリケーションプログラム用のデータ」、および「各アプリケーションのデータについてネットバックアップ処理を実行するか否かを示す許可情報」の格納領域の構成の一実施例を示すものである。

具体的には、アプリケーションプログラム格納領域３１０は、アプリケーションＡのプログラム格納領域３１１、アプリケーションＢのプログラム格納領域３１２、および任意のアプリケーションＸのプログラム格納領域３１３で構成されていることが示されている。また、アプリケーションデータ格納領域３２０は、アプリケーションＡのデータ格納領域３２１、アプリケーションＢのデータ格納領域３２２、および任意のアプリケーションＸのデータ格納領域で構成されていることが示されている。

また、アプリケーションデータのネットバックアップ許可情報の格納領域３３０は、アプリケーションＡのデータのネットバックアップ許可情報の格納領域３３１、アプリケーションＢのデータのネットバックアップ許可情報の格納領域３３２、および任意のアプリケーションＸのデータのネットバックアップ許可情報の格納領域で構成されていることが示されている。ここで、アプリケーションとは業務用ソフトウェアを意味し、例えばアプリケーションＡは出納帳プログラムに相当し、アプリケーションＢは給与（計算）プログラムに相当するように構成することができるが、これに限定するものではない。

（３）電子メールの構成
図４は電子メールの一構成例を示す図である。電子メール４００は、メールヘッダー４１０、メール本文４２０、添付ファイル４３０により構成されていることが示されている。 メールヘッダー４１０は、少なくともメールアドレス４１１の情報を含み、メールアドレス４１１の情報とは例えば、顧問先のメールアドレスや会計事務所（管理装置）側のメールアドレスを意味する。

添付ファイル４３０は、さらに、ヘッダー４４０とデータ４６０で構成されている。データは必要に応じて圧縮処理、および暗号処理されていてもよい。ここで、データの圧縮処理、および暗号処理を施す場合には、（圧縮・暗号化処理の有無を判別し、データを受け取った側で圧縮データの解凍ができ、および暗号化されたデータの解読ができるように）圧縮・暗号化可否の設定情報、および圧縮処理アルゴリズム、および暗号処理アルゴリズムの種別を示す情報４４５がヘッダー４４０に別途組み込まれるようにすることができる。

添付ファイル４３０のヘッダー４４０は、さらに、ファイル種別４５０、ファイル名４４１、作成日時４４２、ファイル区４４３分、商号（および商号コード）４４４で構成することができる。なお、商号、商号コードは端末装置番号などに置き換えることができる。ここで、ファイル種別４５０とはバックアップ許可／不許可を示す情報４５１とバックアップ間隔制御情報４５２で構成することができる。また、ファイル区分４４３は、どのアプリケーションプログラムのデータであるかを示す。

例えば、ファイル区分４４３を２ビット情報でデータを構成した場合、
１．出納帳プログラム ・・・００
２．給与計算プログラム・・・０１
のように定義することができる。もちろん、ビット数を増やせば、多数のアプリケーションプログラムに対応することができる。

なお、アプリケーションの種別を示すフラグ（ファイル区分４４３）は、ファイルのヘッダー４４０の中に組み込まれている例を示したが、電子メールのヘッダー４１０の一部として構成されていてもよいし、あるいは、電子メールの本文にテキスト情報として記述されていてもよい。これらの情報を元に、システムは電子メールに添付されたデータの取扱いを決定する事ができる。

（４）管理装置のシステム構成
次に、会計事務所側の会計処理装置に相当する、管理装置１４０の構成について、図６〜図９を参照しつつ説明する。

ａ）管理装置の内部構成
図６で、管理装置１４０は、キー入力部６１０、ポインティングデバイスとしてのマウス６２０、記憶媒体アクセス部６３０、表示部６４０、制御部６５０、通信ネットワークと接続して外部装置とデータ授受を行う通信制御部６６０、及び記憶部７００を備えている。なお、会計処理装置（管理装置）として、同様の構成を備えた汎用用途のパーソナルコンピュータ（パソコン）もしくは汎用サーバーを用いることができる。

キー入力部６１０はデータ入力用のキーボードやファンクションキー等を備え、ユーザーはキーボードやファンクションキー等を用いて税務申告データの入力／訂正入力や、所定のフォーマットの画面の表示や送信指示等を行う。キー操作が行われると制御部６５０に選択又は指定されたキーのコード及び状態信号等が送出される。

マウス６２０は画面上に表示される選択ボタンやアイコン、メニュー等を選択する選択手段や、ウインドウに一覧表示される名称や指示等の選択手段等として用いられ、ユーザーによりクリック操作が行われると制御部６５０に選択又は指定された画面上の位置情報が送出される。

記憶媒体アクセス部６３０は、ＣＤやＦＤ等の記憶媒体を着脱自在に構成されており、本発明に基づく会計処理システム（管理システム）のインストール時に、上記ＣＤ等の記憶媒体に記憶された会計データ（以下、会計データ）作成プログラムを含む会計処理プログラム群を読み取ったり、記憶媒体に記憶されたデータを読み取ったりする際に駆動される。

表示部６４０はディスプレイ等の表示装置からなり、顧問先（端末装置）からネットバックアップ処理されたデータの管理を行なうためのメニュー表示、処理選択用のアイコンやボタン、或いはメニューやメッセージを表示すると共に、入力画面や会計データ作成画面、会計データ送信画面のほか会計データ作成確認画面等の表示を行う。また、キー入力された申告等データを画面の所定の位置に表示する。

制御部６５０は、ＣＰＵ、プログラム格納メモリおよびＲＡＭ等の周辺回路（図示せず）からなり、上述の各構成部分の動作及び端末装置１４０全体の動作を制御する。制御部６５０はジョブが選択されると制御プログラムの制御に基づき記憶部３００に記憶されているアプリケーションプログラム群（図３）の中から必要なプログラムを取り出してＲＡＭに駐在させ、そのプログラムに従って端末装置１１０の各構成部分を動作させたり、判定や計算、データの加工や編集等を行って処理を実行する。

通信制御部６６０は、ネットワーク１６０を介した情報の授受を行なうための制御を担当する。例えば、インターネットを介して他の端末やサーバー装置に接続してデータの授受を行なったり、メールサーバーに接続して電子メールの送受信などを行なう。なお、ネットワーク１６０はインターネットのほか、社内ＬＡＮ、構内ＬＡＮ、専用線などが該当するが、これに限定するものではない。

顧問先情報記憶部６７０には、顧問先を登録するための設定画面（図示せず）により設定された、顧問先名称や顧問先（端末装置）のメールアドレスなどが登録されている。

記憶部７００は、ＨＤ（ハードディスク）やＭＯ（光磁気ディスク）等のようにデータの保存記憶及び読み出しが可能なメモリであり、記憶部７００の一部には、アプリケーションプログラムを格納した領域７１０、アプリケーションデータを格納した領域７２０及び、ファイル管理情報を格納した領域７５０、メール送受信プログラムを記憶した領域６８１のほか、メールデータ格納領域を記憶する領域６８２が確保されており、システムのインストール時に、ＣＤ等の記憶媒体から取り込んだ会計処理プログラム群や、画面データ及び定数等が記憶される。

また、記憶部７００には、予め設定画面により設定されて、会計事務所のメールアドレスの情報も登録されている。なお、プログラムや画面データ及び定数は制御部６５０のプログラム格納メモリに記憶するようにしてもよい。また、これらのファイルは個別のファイル形式でもよいし、データベース形式であってもよい。

ｂ）管理装置の記憶部の構成
図７は、管理装置の記憶部７００におけるバックアップデータおよびその管理情報の格納領域の一実施例を示す図である。 管理装置の記憶部７００は、データ管理プログラム格納領域７１０、バックアップデータ格納領域７２０、ファイル管理情報格納領域７５０で構成することができる。

バックアップデータ格納領域７２０はネットバックアップ処理により、顧問先（端末装置）から受け取ったデータ（ファイル）を格納しておく領域である。該領域は、アプリケーションＡ用データ格納領域７３０、アプリケーションＢ用データ格納領域７４０・・・のように、アプリケーションごとに構成することができる。そして、アプリケーションＡ用データ格納領域７３０は、さらに、端末１（顧問先１）用データ格納領域７３１、・・・端末ｎ（顧問先ｎ）用データ格納領域７３２という具合に、各顧問先（各端末）ごとに分けて、データ（ファイル）の格納領域を確保している。

このバックアップデータ格納領域７２０とパラレルに設けられているのが、ファイル管理情報格納領域７５０である。ここで、ファイル管理情報とは、ファイルの履歴情報として、受信日時のほか、ファイルをバックアップ処理に関して未処理／保存／削除といったステータスを示す情報で構成されている（詳細は図８参照）。

ファイル管理情報格納領域７５０は、アプリケーションＡ用管理情報格納領域７６０、アプリケーションＢ用管理情報格納領域７７０、・・・のように、アプリケーションごとに構成されている。そして、アプリケーションＡ用管理情報格納領域７６０は、さらに、端末１（顧問先１）用管理情報格納領域７６１、・・・端末ｎ（顧問先ｎ）用管理情報格納領域７６２という具合に、各顧問先（各端末）ごとに分けて、データ（ファイル）の管理情報の格納領域を確保している。

ここで、バックアップデータ格納領域７２０に格納される情報と、ファイル管理情報格納領域７５０に格納される情報とは一意に対応づけすることができる。例えば、アプリケーションＡ用データ格納領域７３０の端末１（顧問先１）用データ格納領域７３１と、アプリケーションＡ用管理情報格納領域７６０の端末１（顧問先１）用管理情報格納領域７６１とは一意に対応づけることができる。より、詳細には、端末ｎ（顧問先ｎ）用管理情報格納領域７６２におけるファイル１の情報８２０（図８）と、端末ｎ（顧問先ｎ）用データ格納領域７３２におけるファイル１とはファイル名などにより一意に対応づけられて管理することができる。

このように、顧問先（端末装置）から預かったデータ（ファイル）と、それに一意に対応するファイル管理情報とを保持し、ファイルの管理を可能としている。なお、図７では、アプリケーションの種別を上位とする階層で格納領域を構成した場合を示したが、図９のように、端末装置（顧問先）の種別を上位とする階層で格納領域を構成することもできる。

ｃ）管理情報格納領域の構成
図８は、図７の構成をベースにした場合において、管理装置１４０の記憶部７００における端末ｎ（顧問先ｎ）用管理情報格納領域７６２の内容の一実施例を示す図である。

なお、図８における端末ｎ（顧問先ｎ）用管理情報格納領域７６２の構成例は、図７のアプリケーションＡ用管理情報格納領域７６０の端末ｎ（顧問先ｎ）用管理情報格納領域７６２を端的には表したものではあるが、あくまで、それぞれの端末（顧問先）用管理情報格納領域の構成を代表して示したものであり、アプリケーションＡ用管理情報格納領域７６０の端末１（顧問先１）管理情報格納領域７６１や、アプリケーションＢ用管理情報格納領域７７０における端末１（顧問先１）用管理情報格納領域７７１、端末ｎ（顧問先ｎ）用管理情報格納領域７７２も同様に構成されている。

管理情報格納領域７６２は、顧問先情報８１０、および各格納ファイル（ファイル１〜ファイルＮ）の情報（８２０〜８４０）とから構成されている。顧問先情報８１０は、さらに、商号（商号コード）８１１、顧問先名称８１２、および格納ファイル容量８１３で構成されている。

ファイルＮの情報８４０は、さらに、ファイル名８５０、ファイル種別８６０、日時情報８７０、ファイル区分８８２（どのアプリケーションプログラムのデータであるかを示す情報）、およびステータス管理情報８９０などの構成要素で構成されている。なお、かかる「ファイルＮの情報８４０の構成要素」は、ファイル１の情報８２０、ファイル２の情報８３０などの構成を代表して示したものであり、ファイル１の情報８２０、ファイル２の情報８３０の構成要素も同様に構成されている。

そして、ファイル種別８６０は、バックアップ許可／不許可８６１とバックアップ間隔制御情報８６２とで構成され、日時情報８７０は作成日時８７１と受信日時８７２とで構成されている。また、ステータス管理情報８９０は、格納したバックアップデータ（ファイル）が管理装置において、どのような状態として管理されているかを示す情報であり、管理ステータス８９１と処理日時８９２とで構成されている。

ここで、管理ステータス８９１は、管理状態を示す情報であり、例えば、管理ステータスを２ビットで情報を構成した場合には、以下のように定義することができる。

００・・・未処理（バックアップデータ（ファイル）ファイルを格納しただけの状態）
０１・・・保存 （格納したファイルをバックアップデータとして扱う状態）
１０・・・削除 （格納したファイルを削除し存在しないものとして取り扱う状態）

もちろん、ビット数を増やせば、より多くの管理状態を定義することができ、前記説明も２ビットに限定する趣旨ではない。

以上、図７と図８により、記憶部に格納される、各種データ（ファイル）や各情報のテーブル構成を示したが、このような格納領域を区分せず、同様の構成を構築すべく、各種のデータ項目を組み込んだレコードを生成したデータベース形式で、各種データ（ファイル）や各情報を格納していてもよい。

２．ネットバックアップ処理
これまで、システムを構成する各装置の機能、動作の仕組みを説明してきたが、ネットバックアップ処理の仕組みについて、以下説明する。

（１）システム環境設定（ネットバックアップ設定）
ネットバックアップ処理を行なうためには、まず管理装置（会計事務所の会計処理装置）と端末装置（顧問先の会計処理装置）で所定のシステム環境設定を行なう必要がある。

そこで、本発明では、図１２のように、システム環境設定を行なうための設定画面を用意している。図１２では、管理装置（会計事務所の会計処理装置）側のアプリケーションプログラム用データファイルの設定画面の一実施例を示したが、もちろん、（顧問先側でネットバックアップ可否を決定する場合には）端末装置（顧問先の会計処理装置）側で設定画面を用意してもよい。以下、図１２を用いて、ネットバックアップ処理を行なうためのシステム環境設定処理（ネットバックアップ設定）について説明する。

管理装置（会計事務所の会計処理装置）１４０では、データ管理部１４３のデータ管理プログラム（格納領域は７１０）の処理により、ネットバックアップ設定画面１２００が表示される。ネットバックアップ設定画面１２００では、顧問先選択欄１２０が表示されており（図１２（ａ））、オペレータにより右横の▽印のアイコン１２１１が選択指示されると、顧問先の一覧が表示される（図示せず）。ここで、顧問先の一覧は制御部６５０が顧問先情報記憶部６７０にアクセスすることにより取得することができる。

また、アプリ選択の項目として、アプリ選択欄１２２０が表示されており、オペレータにより右横の▽印のアイコン１２２１が選択指示されると、アプリ種別１２２２が一覧表示され（図１２（ｂ））、「出納帳」が選択指示されるとアプリ選択欄１２２０には「出納帳」のテキスト文字が表示される。そして、ネットバックアップ許可欄１２３０が表示されており、オペレータにより右横の▽印のアイコン１２３１が選択指示されると、許可種別１２３２が一覧表示され（図１２（ｃ））、「許可する」が選択指示されるとネットバックアップ許可欄１２３０には「許可する」のテキスト文字が表示される。

これにより、出納帳や給与などのアプリケーションプログラムごとに、該選択されたアプリケーションプログラムで作成したデータについてネットバックアップ処理を許可するか／しないかの選択・設定を行なうことができる。

同様に、ネットバックアップ間隔欄１２４０が表示されており、オペレータにより右横の▽印のアイコン１２４１が選択指示されると、ネットバックアップ間隔一覧が表示され（図示せず）、「随時」が選択指示されるとネットバックアップ間隔欄１２４０には「随時」のテキスト文字が表示される。この場合において、表示されるネットバックアップ間隔一覧には「随時」のほか、「毎日」、「１週間」、「１ヶ月」などの情報を定義し、表示させることができる。

そして、管理装置側で用意（管理装置側センターで設置、あるいは契約しているプロバイダで設置）しているメールサーバー（ＰＯＰサーバー）のメールＢＯＸの容量に応じて、データの圧縮処理を行なうべく圧縮処理欄１２５０で圧縮処理を選択する。また、ネットワーク１６０として、専用線などのセキュリティレベルの高い回線を使用していない場合には、データの暗号化処理を行なうべく、暗号化処理欄１２６０で暗号化処理を選択する。それぞれ、圧縮処理、暗号処理が選択された場合には、圧縮・暗号化可否の設定情報に加え、圧縮処理アルゴリズム、および暗号処理アルゴリズムの種別を示す情報４４５がヘッダー４４０に別途組み込まれるようにすることができる。

以上の選択指示により、各端末装置（顧問先）毎に、どのアプリ（アプリケーションプログラム）について、ネットバックアップ処理を許可するか否かを（管理装置側で）決定することができる。また、必要に応じて、ネットバックアップ処理を行なう時間間隔を設定できる。そして、選択された情報は、図４に示したように、添付ファイルのヘッダー４４０に組み込まれることになる。

なお、添付ファイルのヘッダー４４０に組み込むのではなく、メールヘッダーに組み込むようにしてもよく、また、メール本文にテキスト文字情報として、ネットバックアップ処理の可否を示すステータス情報を送信するようにしてもよい。

（２）ネットバックアップ設定の共有
図１０は、図１２で説明したシステム環境設定の結果を、管理装置側と端末側で共有するための処理を示した図である。

すなわち、ネットバックアップ処理を行なうための管理装置側と端末装置側のシステム環境設定情報の授受に関する処理の一実施例を示したものである。以下、図１０と図１２を参照しつつ、ネットバックアップ設定が共有される仕組みについて説明する。

まず、管理装置（会計事務所の会計処理装置）１４０側では、前述の図１２に示すようなシステム環境設定（ネットバックアップ設定）が行われ、その設定情報、および前記予め設定された顧問先のメールアドレスなどが、データ管理部１４３によって添付ファイル４３０のヘッダー部４４０に組み込まれ（ＳＴ１）、記憶部７００にファイル形式（Ｆ０）で格納される（ＳＴ２）。

メール作成部１４２は、電子メールＭ０を作成し、添付ファイルＦ０を記憶部７００から読み出して、作成した電子メールＭ０に添付する（ＳＴ３）。そして、（電子メール用送信）バッファに一時格納する（ＳＴ４）。

メール送受信部１４１は、（電子メール用送信）バッファから電子メールＭ０を取り出して、顧問先情報記憶部６７０から該顧問先に対応する送付先アドレスを読み出してメールヘッダーに格納し、該顧問先１１０宛の電子メールＭ０をネットワーク１６０上に送信する（ＳＴ５）。該電子メールＭ０はメールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）１０３０に一時格納され、あて先のアドレスに向けて送信処理される（ＳＴ６）。

端末装置（顧問先の会計処理装置）１１０側で用意されたメールサーバー（ＰＯＰサーバー）１０２０では、送付された添付ファイルＦ０付きの電子メールＭ０を該顧問先用のメールボックス（図示せず）に一時格納する。

端末装置（顧問先の会計処理装置）１１０のメール送受信部１１１は、該電子メールＭ０をメールサーバー（ＰＯＰサーバー）１０２０のメールボックスから読み出して、端末装置（顧問先の会計処理装置）１１０のバッファ５３０に一時格納する（ＳＴ７）。そして、データ制御部１１３は、バッファ５３０から電子メールＭ０を読み出して、添付ファイルＦ０を分離して、記憶部３００に保存する。この際、ファイルのヘッダー部４３０の情報を抽出し、アプリケーションデータのネットバックアップ許可情報の格納領域３３０に格納する。

以上の処理により、当該端末装置（顧問先の会計処理装置）において、出納帳や給与などのアプリケーションプログラムごとに、作成したデータについてネットバックアップ処理を許可するか／しないかの環境設定（ネットバックアップ設定）が記憶され、同時に、管理装置（会計事務所の会計処理装置）１４０側との環境設定（ネットバックアップ設定）が共有されることになる。この方式によれば、顧問先側でネットバックアップ設定を意識すること無く設定を行ない得る点でメリットがある。

なお、会計事務所の管理装置１４０からは、メールヘッダーあるいは、メール本文にテキスト文字情報として、ネットバックアップ処理の可否を示すステータス情報を電子メールで送信して、ネットバックアップ処理の有無に関する情報を共有してもよい。すなわち、端末装置１１０と管理装置１４０の間では、簡単に、「当該顧問先はネットバックアップ対象とする」か否かという情報ビットだけを共有するだけとし、該情報を参照して、以下のネットバックアップ処理の起動可否を判定することもでき、その場合には以上の環境設定処理を簡略化できるメリットがある。

（３）端末装置側のネットバックアップ処理
図５は本発明における端末装置（顧問先の会計処理装置）側の処理の一実施例を機能ブロックとデータのフローで表した図である。すなわち、ネットバックアップ処理を起動するうえで、端末装置側で行われる処理を示すものである。

まず、顧問先の会計処理装置では、所定のアプリケーションプログラムＡ（例えば出納帳プログラム）を実行中であることを想定する。アプリケーションプログラムＡ（例えば出納帳プログラム）は記憶部３００から実行中のアプリケーションプログラムＡに対応するデータファイル（例えば出納帳ファイル）を，アプリケーションＡのデータ格納領域３２１から読み出す。アプリケーションプログラムＡはデータ作成部１１４を起動し、データ作成部１１４により、出納帳データが作成されていく。

そして、オペレータの指示によりアプリケーションプログラムＡの終了処理が選択された場合には、データ作成部１１４は終了処理命令を発し、これを受けて、データ制御部１１３は、作成したデータ（例えば出納帳データ）を記憶部３００に格納する処理を行なう。

さらに、データ制御部１１３は、当該所定の終了処理（例えば終了時、端末装置内の記憶領域に保存処理を行う際）をトリガとして、当該アプリケーションプログラムＡ（例えば出納帳プログラム）のデータがネットバックアップ処理の許可がなされているかどうかを、記憶部３００からアプリケーションＡのデータのネットバックアップ許可情報の格納領域３２１の情報を読み出して判定する。

なお、この場合において、ネットバックアップ許可情報はアプリケーションプログラム用データファイルのヘッダーから直接読み出して判定することとしてもよい。

そして、ネットバックアップ許可のビットが立っている場合には、ネットバックアップ処理に移行する。ネットバックアップ処理に移行すると、データ制御部１１３は、前記アプリケーションプログラムＡ（例えば出納帳プログラム）で作成したデータ（出納帳データ）を、電子メールに添付するために添付ファイル作成部５１０に指示を出す。この場合において、データ制御部１１３は、ネットバックアップ処理を起動する前に、（オペレータに実際にネットバックアップ処理を行なう否かを選択させるべく）、「ネットバックアップを行なう／行なわない」旨の画面表示を行なうこととしてもよい（図示せず）。

添付ファイル作成部５１０は、データ制御部１１３の指示を受けて、ヘッダー作成部５１１、データ登録部５１２、データ圧縮部５１３、データ暗号化部５１４をそれぞれ起動し、ヘッダー４４０、データ４６０を生成する。

データは、必要に応じてデータ圧縮部５１３、データ暗号化部５１４により、圧縮、暗号化される。例えば、添付ファイルとして容量制限がある場合、もしくは所定の容量制限を別途設けて、その制限に応じて圧縮処理が行われる。これは、メールサーバー（ＰＯＰサーバー）のメールＢＯＸの容量制限を考慮したものである。

差分データまた、ＶＰＮや専用回線などのセキュリティ面で担保された回線を使わない場合（例えば通常のインターネット回線）を使用する場合には、暗号化されるようにしてもよい。また、圧縮処理、暗号化処理を行なう場合には、その圧縮処理、暗号化処理のアルゴリズムを添付ファイルのヘッダー情報に組み込むようにしてもよい。もちろん、圧縮・暗号化アルゴリズムは会計事務所と顧問先で使用するアプリケーションプログラムのファイル書込みモジュールなどで予め共通に保有していてもよい。

なお、この場合において、添付ファイル作成部５１０は、前回アプリケーションプログラムＡを起動した際に作成したデータと今回作成したデータとの比較を行ない、差分データを抽出して添付することとしてもよい。

また、メール作成部１１２はデータ制御部１１３の指示を受けて、「あて先、件名」などの情報をメールヘッダーに格納する。例えば、あて先アドレスは会計事務所のメールアドレスが設定され、件名のデータとして「ネットバックアップ」といった文字列を設定し、電子メールを作成する。そして、添付ファイル付きの電子メール５４０を生成し、バッファ５３０に一時格納する。

なお、この場合において、会計所事務所（管理装置）のメールアドレスの情報は、予め設定画面で設定する情報を取得して利用してもよいし、あるいは会計事務所から顧問先に、前記ネットバックアップ設定の共有処理をおこなう際に、電子メールあるいは添付ファイルのヘッダー情報として格納されるようにして顧問先に送信された情報を格納したものを取得して利用してもよい。

また、メール送受信部１１１は、データ制御部１１３の指示を受けて、該電子メールを、メールヘッダー４１０に格納された管理装置（会計事務所の会計処理装置）のメールアドレスをあて先として、ネットワーク１６０を介して送出する。

ここで、管理装置のメールアドレスは、添付ファイル４３０のヘッダー４４０に格納されているので（図４では図示せず）、添付ファイルを電子メールに添付する際に（図１０のステップＳＴ３）、これを取得してメールヘッダー４１０に格納することができるが、これに限定されるものではなく、例えば、別途記憶部３００に格納しておいてもよい。

なお、ネットバックアップ処理を起動する前に、管理装置側（会計事務所側）で設定されたネットバックアップ時間間隔情報との比較を行ない、設定されたネットバックアップ時間間隔より長い時間バックアップされていない場合には、ネットバックアップ処理動作を起動し、前回バックアップした時間から、設定されたネットバックアップ時間間隔より短い時間しか経過していない場合には、ネットバックアップ処理を起動せず、表示部２４０にその旨を意味するテキスト文字でワーニング表示（例えばポップアップ表示）をすることとしてもよい。

ここで、送信先の管理装置（会計事務所側）で用意しているメールサーバー（ＰＯＰサーバー）１１５０のメールＢＯＸ１１５１が一杯になっている場合には、端末装置側で用意しているメールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）１１３０、から送信エラー情報が送られてくるので、メール送受信部１１１は再送処理を行なう。なお、メールサーバー（ＰＯＰサーバー）は、会計事務所内で設置されていてもよいし、あるいは契約しているプロバイダ側で用意されているものであってもよい。そして、正常に送信できた場合には、管理装置１４０側から、自動応答メールで「ネットバックアップファイル（正常）受信」を示す電子メールが返信され、端末装置１１０側では正常終了状態を知ることができる。

（４）管理装置（会計事務所の会計処理装置）側のネットバックアップ処理
図１１は端末装置（顧問先の会計処理装置）から電子メールに添付されたファイルを受け取った管理装置側の処理を示した図である。以下、図１１を参照しつつ、管理装置側のネットバックアップ処理について説明する。

なお、端末装置は、管理装置に対して複数用意されている。すなわち、端末装置は顧問先の会計処理装置に対応する関係で、通常、会計事務所の顧問先数分だけ接続されている。そして、管理装置１４０は会計事務所側の会計処理装置あるいは管理装置に対応している。

図１１では、端末装置１（顧問先１）１１１０と端末装置２（顧問先２）１１２０がネットワーク１６０に接続されている。なお、図１１では１１１０、１１２０が該当するが、説明のため、図ではこの２台が接続されているが、これに限定する趣旨ではない。同様に、管理装置１４０もネットワーク１６０に接続されている。

端末装置１（顧問先１）１１１０では、添付ファイル付き電子メールが、２個生成されている状態が記載されている（Ｍ１とＭ２）。これは、例えば、出納帳プログラムによって生成されたデータが添付ファイル化され（Ｆ１）、給与プログラムによって生成されたデータが添付ファイル化され（Ｆ２）、それぞれ電子メールＭ１と電子メールＭ２に添付されていることに対応させることができる。

他方、端末装置２（顧問先２）１１２０では、添付ファイル付き電子メールが、１個生成されている状態が記載されている（Ｍ３）。これも、例えば、出納帳プログラムによって生成されたデータが添付ファイル化され（Ｆ３）、電子メールＭ３に添付されていることに対応させることができる。

次に、各端末装置（１１１０，１１２０）は電子メール（Ｍ１，Ｍ２，Ｍ３）をそれぞれ、ネットワーク１６０を介して、管理装置１４０に向けて送信する。送信するタイミングは、それぞれ任意でよい。その後、各電子メールは各メールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）を経由して、会計事務所側で用意されたメールサーバー（ＰＯＰサーバー）１１５０に送信され、管理装置１４０がこれを受信することにより、端末装置から管理装置へ送られることになる。

これを詳細に見てみると、まず、端末装置１（顧問先１）１１１０から送信（ＳＨ１）された電子メールＭ１とＭ２は、端末装置１（顧問先１）用のメールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）１１３０を経由して、メールサーバー（ＰＯＰサーバー）１１５０に送信され（ＳＨ３）、メールＢＯＸ１１５１に一時格納される。同様に、端末装置２（顧問先２）１１２０から送信（ＳＨ２）された電子メールＭ３は、端末装置２（顧問先２）用のメールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）１１４０を経由して、メールサーバー（ＰＯＰサーバー）１１５０に送信され（ＳＨ４）、メールＢＯＸ１１５１に一時格納される。

以上により、メールサーバー（ＰＯＰサーバー）１１５０のメールＢＯＸ１１５１には、電子メールＭ１、Ｍ２、Ｍ３がそれぞれ一時格納されることとなる。そして、管理装置１４０のメール送受信部１４１は、予め設定された所定のタイミングで、メールサーバー（ＰＯＰサーバー）１１５０のメールＢＯＸ１１５１にアクセスし、メールの読み出し処理を行ない（ＳＨ５）、バッファ１０１０に一時格納する。

データ管理部１４３は、バッファ１０１０から電子メール（Ｍ１，Ｍ２，Ｍ３）をそれぞれ読み出して（ＳＨ６）、必要ならば圧縮解凍処理、または暗号解読処理を行ないつつ、添付ファイルのヘッダー情報４４０を参照し、ネットバックアップ処理を許可するビット４５１が立っている場合には、添付ファイル（Ｆ１、Ｆ２、Ｆ３）を電子メールから分離し、バックアップデータ格納領域７２０に保存する（ＳＨ７）。

これを、図７を参照しつつ、より詳細にみてみると、まず前述の仮定のように、添付ファイルＦ１は端末１（顧問先１）において、出納帳プログラムによって生成されたデータ（ファイル）を意味し、添付ファイルＦ２については端末１（顧問先１）において給与プログラムによって生成されたデータ（ファイル）を意味する場合においては、例えば出納帳プログラムをアプリケーションプログラムＡ、給与プログラムをアプリケーションプログラムＢに対応づけるとすると、添付ファイルＦ１はアプリケーションＡ用データ格納領域７３０の端末１（顧問先１）用データ格納領域７３１に格納され、添付ファイルＦ２はアプリケーションＢ用データ格納領域７４０の端末１（顧問先１）用データ格納領域７４１に格納される。

同様に、添付ファイルＦ３は、端末２（顧問先２）において、出納帳プログラムによって生成されたデータ（ファイル）を意味するから、アプリケーションＡ用データ格納領域７３０の端末２（顧問先２）用データ格納領域（図示せず）に格納されることになる。

この場合において、添付ファイルのヘッダー情報と、別途、管理装置側でネットバックアップ設定した環境設定情報（図１２で設定して記憶部７００に保存した情報）とを再度比較して、ネットバックアップ処理の安全を期すこととしてもよい。これにより、顧問先の端末装置から送信された、添付ファイルＦ１，Ｆ２，Ｆ３が、それぞれ、会計事務所側の管理装置に保存することができた。

また、同時に、ファイル管理情報格納領域７５０に必要な情報の格納をおこなう（ＳＨ８）。その情報とは、図８に示すように、端末装置１からの添付ファイルの場合には、ファイルＮ８４０の情報として格納される情報群である。

例えば、先の説明では、顧問先１から出納帳ファイルＦ１と給与ファイルＦ２が送付されてきたわけであるが、これらのファイルをそれぞれ、アプリケーションＡ用管理情報格納領域７６０の端末１（顧問先１）用管理情報格納領域７６１の中のファイル１の情報（図８ではファイル１の情報８２０に相当）として格納し、アプリケーションＢ用管理情報格納領域７７０の端末１（顧問先１）用管理情報格納領域７７１の中のファイル１の情報（図８ではファイル１の情報８２０に相当）として格納することができる。

より詳細には、出納帳ファイルＦ１のヘッダー情報から、ファイル名８５０、ファイル種別８６０、日時情報８７０（作成日時８７１）、ファイル区分８８２（アプリ種別）をそれぞれ取得して格納し、別途ステータス管理情報８９０を生成して格納する。また、受信日時（情報）８７２は当該ファイルを電子メールの添付ファイルとして受信した日時をＯＳのＴＩＭＥ関数などを使って取得した情報を格納する。

ステータス管理情報８９０は、管理ステータス８９１と処理日時８９２からなり、これまでの処理では、前述のように顧問先からファイルのネットバックアップ処理を依頼された状態に相当させることができるから、これを２ビットで構成する場合には、「００」（未処理：バックアップデータ（ファイル）ファイルを格納しただけの状態）と定義して管理することができる。

ここで、例えば、前述のシステム環境設定に、ネットバックアップ間隔欄１２４０の設定が１日単位に設定されている場合にあっては、前記Ｆ１とＦ２とが同じファイル形式のファイルであり、かつ、両ファイルが同日に受信されたものである場合には、最後に受信したファイルのみをバックアップファイルとしてバックアップデータ格納領域７２０に格納するようにしてもよい（一意に対応する管理情報についても同様）。このことは、受信したファイル数が２つである場合についてのみならず、同一の端末装置から同じ形式のファイルが複数受信した場合においても同様である。

これにより、後述のネットバックアップ一覧１３００の保管ファイル数１３２０の表示は、同一のファイル形式のファイルについては１日に１つのファイルのみが保管されていることに付随して、管理するファイル数の削減が可能となるという効果が得られる。

そして、正常に格納処理が終了した場合には、管理装置１４０側から、端末装置１（顧問先１）１１１０に対して、自動応答メールで「ネットバックアップファイル受信」を示す電子メールを返信する（図示せず）。なお、データ管理部１４３のＳＨ６からＳＨ７にかけてのメール切出し機能（部）はメールサーバーが管理装置側センター内に設置されている場合には、メールサーバー内に設けられていてもよい。

ここで、メールＢＯＸ１１５１が一杯になった場合には通常、端末装置１（顧問先１）１１１０側に送信エラー情報が返されるが、メールＢＯＸ１１５１が一杯になるのを防ぐため、定期的に、メール送受信プログラムの自動読み出し機能を働かせてもよい。あるいは、管理装置側のオペレータに注意を促すべく、定期的に、メール受信処理を行なうように、管理装置側の表示部６４０にワーニング表示を行なうようにしてもよい。

同様に、電子メールＭ２のヘッダー解析をおこないつつ、添付ファイルＦ２について、ファイル管理情報格納領域７５０に必要な情報の格納をおこなう。また、顧問先２から送付された電子メールＭ３、添付ファイルＦ２についても同様の処理を行なえばよい。以上により、端末装置（顧問先の会計処理装置）のアプリケーションプログラムで生成したデータが管理装置（会計事務所側の会計処理装置）に格納されるまでのネットバックアップ処理の仕組みが説明された。

３．管理機能
次に、本発明における、管理装置側における管理機能の仕組みについて、図１３、図１４を参照しつつ説明する。

（１）ネットバックアップ一覧の表示
図１３は、管理装置１４０の表示部６４０において、ネットバックアップ一覧を表示する場合における画面表示の一実施例を示す図である。

管理装置１４０のメニュー画面において（図示せず）、オペレータが「ネットバックアップ一覧」の項目をマウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、クリック（あるいは選択指示）すると、図１３に示す画面表示が行なわれる。

図１３によれば、各顧問先名称１３１０毎に、ネットバックアップ処理により顧問先から保管依頼されて、保管しているファイル数１３２０、保管しているファイルのサイズ１３３０、および最終受信日時１３４０が表示されていることが示されている。

制御部６５０は、指定された顧問先名称に従って、記憶部７００のファイル管理情報格納領域７５０から、端末ｎ（顧問先ｎ）用管理情報格納領域７６２を参照し、ファイルＮ８４０の情報を取得し（図８）、表示部６４０用の表示メモリ（図示せず）に書込み処理を行なう。表示部６４０は該表示メモリの内容を読み出して、液晶ディスプレイあるいはＣＲＴに表示を行なう。

例えば、１行目には顧問先名称１３１０「0002 株式会社Ｃ工業」に対して、保管しているファイル数１３２０が「５件」、そのサイズが「2,347」ｋＢであること、最終受信日時１３４０が「2005／05／13 午後05：10」であることが、それぞれテキスト表示されていることが示されている。

これを、制御部６５０と図７および図８との関係で説明すると、制御部６５０は、顧問先情報８１０をキーとして、ファイル管理情報格納領域７５０を参照し、各アプリケーションプログラム毎に、アプリケーション用管理情報格納領域（７６０、７７０）の中の、当該選択された顧問先の端末（顧問先）用管理情報格納領域（７６１、７６２）における、ファイル１〜ファイルNまでの情報８２０〜８４０の情報を読み出し、各アプリケーションプログラム毎における格納ファイル数の総和を算出し、格納ファイル数１３２０の表示を行なう。

そして、各アプリケーションプログラム毎における、各格納ファイルの容量の総和を計算した結果が格納されている格納ファイル容量８１３を読み出して、保管しているファイルのサイズ１３３０の表示を行なう。また、最後にネットバックアップ処理において受信した電子メールの受信日時８７２情報を読み出して、最終受信日時１３４０の表示を行なう。

同様に２行目以下の顧問先についても、それぞれ表示をおこなう。また、バックアップファイルの容量１３５０は、各顧問先について格納ファイル容量８１３の総和を計算することにより、取得して表示している。空き容量１３６０についても、予め設定された各顧問先毎の保管容量から、該バックアップファイルの容量１３５０の数値を引いた値を求めることで表示が可能となる。

なお、前述のシステム環境設定において、ネットバックアップ間隔欄１２４０の設定が１日単位に設定されている場合にあっては、同日に同一のファイル形式のバックアップファイルを複数回受信した場合には、当該日の最後に受信したバックアップファイルだけが保管されることになるから、保管ファイル数１３２０の表示は、同日に受信した同一のファイル形式のバックアップファイルが複数ある場合であっても、同一のファイル形式では１つのファイル数だけがカウントされて表示されるようにしてもよい。

具体的には、例えば、出納帳のファイルを、５日前から受信しており当日はまだ受信していない場合を想定すると、５日前には５件、４日前には４件、３日前には３件、２日前には２件、１日前には１件について、それぞれバックアップファイルとして、受信していた場合において、５日前に受信した最後の１件、・・・１日前に受信した最後の１件をカウントして全部で５件として、保管ファイル数の表示を行なうことになる。

以上の画面表示により、各顧問先毎にネットバックアップ処理の状況が一目で確認できることになる。

（２）顧問先別 ネットバックアップ一覧画面
次に、各顧問先毎に、バックアップファイルとその管理状態を示す画面表示「顧問先別 ネットバックアップ一覧画面」を図１３、図１４を参照しつつ説明する。

図１３において保管ファイル数１３２０の列における、各顧問先ごとに保管している「件数」の項目を、マウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、クリック（あるいは選択指示）すると、顧問先別の受信履歴画面「顧問先別 ネットバックアップ一覧画面」（図１４）を表示する。

なお、管理装置１４０のメニュー画面において（図示せず）、オペレータが「顧問先別 ネットバックアップ一覧」の項目をマウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、クリック（あるいは選択指示）すると、図１４に示す画面表示が行なわれるようにしてもよい。

図１４では、顧問先名称１４１０の欄において、「0002 株式会社Ｃ工業」が選択されている様子が示されている。この場合において、該欄の右側の「▽」アイコンを選択指示すれば、記憶部７００もしくは顧問先情報記憶部６７０に格納された、ネットバックアップ処理の対象となっている顧問先の情報を取得し、ネットバックアップ処理の対象となっている顧問先一覧が表示される（図示せず）。

そして、当該選択された顧問先について保管されている保管ファイル数１４１２が表示されている。ここで、図１４では、ファイル形式欄１４１３について「すべて」というテキスト表示が行なわれているが、該欄の右側の「▽」アイコン１４１４を選択指示すれば、当該顧問先について保管しているファイルのうち、アプリ種別ごとに、保管しているファイルの情報を表示することができる。

図１４では、ファイル形式欄１４１３について「すべて」が選択されているので、この状態における画面表示について以下説明する。

ファイル形式欄１４５０には、当該顧問先における格納ファイルについて、ファイル形式（アプリ種別）が表示されている。ファイル名欄１４６０には、保管されているファイルのファイル名称が表示されている。また、サイズ欄１４７０には、各ファイルのファイル容量（ファイルサイズ）が表示されている。受信日時欄１４８０には各ファイルを電子メールで受信した日時が表示されている。そして処理欄１４９０には、各ファイルの処理内容（管理状態）が表示されている。

これを、これを、制御部６５０と図７および図８との関係で説明すると、制御部６５０は、顧問先情報８１０をキーとして、ファイル管理情報格納領域７５０を参照し、各アプリケーションプログラム毎に、アプリケーションＡ用管理情報格納領域（７６０、７７０）の中の、当該選択された顧問先の端末（顧問先）用管理情報格納領域（７６１、７６２）における、ファイル１〜ファイルNまでの情報８２０〜８４０の情報を読み出し、格納ファイル数１４１２の表示を行なう。

そして、各ファイル形式毎に整列をおこない、各ファイル形式毎に、各ファイルについてファイル形式１４５０、ファイル名１４６０、サイズ１４７０、受信日時１４８０、および処理１４９０の表示を行なう。

この場合において、ファイル形式欄１４５０の表示については、ファイル区分８８２から情報を取得し、ファイル名欄１４６０についてはファイル名８５０から情報を取得し、サイズ欄１４７０については、ファイルのヘッダー情報あるいはファイルの格納アドレスから計算によって取得し（図示せず）、受信日時欄１４８０については受信日時（データ）８７２から情報を取得してそれぞれ表示する。また、処理欄１４９０については、ステータス管理情報８９０から管理ステータス８９１を取得して表示する。

以上の表示処理により、各顧問先毎に、より詳しく、保管しているファイルの管理状況を知ることができる。つまり、ネットバックアップ処理により、顧問先から預かっているファイルについて、アプリ種別毎にファイル数、受信日時を知ることができ、さらに、処理欄１４９０によれば、そのファイルについて、最新の管理状態を知ることができる。

（３）ファイル管理機能
ここで、図１４の画面表示では、処理内容の遷移を手動で行なうモード（手動モード）と、自動で行なう（自動モード）が選択指示できるように構成されており、「▽」マークの処理モード選択アイコン１４３４を選択指示すると、処理モード欄１４３３には「手動」のほか、「自動」が選択できるようにポップアップ表示がなされる（図示せず）。以下、特にことわらない場合、「手動」モードに設定されているとして、ファイル管理機能の説明を行なう。

ａ）「未処理」状態の管理
処理欄１４９０等を用いた、ファイル管理の仕組みについて、図１４を参照しつつ説明する。

これまでに、ネットバックアップ処理要求が顧問先の会計処理装置から発せられて、電子メールに添付ファイルとして、バックアップデータが会計事務所側の管理装置に送信され、これを受けて、管理装置側の記憶部７００に保管処理することを示した（ネットバックアップ処理）。そして、この場合において、最初に顧問先からのデータを受け取った際に、ファイル管理情報格納領域７５０に格納する管理ステータス８９１は、「未処理」の状態であることを示した（「２．（４）管理装置（会計事務所の会計処理装置）側のネットバックアップ処理」の項）。

例えば、図１４において、最上段の行１４２１に表示されたファイル形式欄１４５０の表示が「出納帳」と表示された行についてみると、処理内容欄１４９１のステータスが「未処理」と表示され、データ保存処理起動アイコン１４６１が表示されており、バックアップデータ（ファイル）ファイルを格納しただけの状態であることが示されている。このことは、最初にファイルを保管する場合のステータスとしては、「未処理」状態として定義して管理することができることを意味している。

ｂ）「未処理」状態から「保存」状態への変更
次に、データ保存処理起動アイコン１４６１の機能について説明する。

マウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、データ保存処理起動アイコン１４６１をクリック（あるいは選択指示）すると、図２４の遷移ルールテーブル２４００に従い、処理欄１４９１の表示が「未処理」状態２４１０から、「保存」状態２４１１に変更表示される（図１４では状態遷移を図示せず）。同時に、当該出納帳ファイルの管理ステータス８９１は「保存」のステータスに書き換えられ、その時の処理日時が処理日時８９２に格納される。

例えば、この表示処理を他の表示欄でみてみると、処理欄１４９２では「保存」のステータスになっており、保存処理がすでになされていることが判ることになる。この場合において、処理欄１４９２を選択指示すれば、制御部により処理日時８９２データを参照し、該処理日時が画面表示（ポップアップ表示）されるようにしてもよいし、別途欄を設けて並列に表示してもよい（図示せず）。

ここで、前記状態遷移テーブル２４００は管理装置の記憶部７００において、例えばデータ管理プログラム格納領域７１０の一部に格納されている。

なお、前記データ保存処理起動アイコン１４６１は前述のように、状態遷移を行なう機能を有するが、管理装置がＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）で複数台設けられている場合には、併せて、他の管理装置のバックアップデータ格納領域７２０から、他の管理装置のバックアップデータ格納領域７２０へのダウンロード処理を実行するようにしてもよい。例えば、管理装置側（会計事務所側）で顧問先毎に管理装置を分けて管理する場合には、一度主たる管理装置のバックアップデータ格納領域７２０に格納した後、当該他の管理装置のバックアップデータ格納領域７２０に格納するようにしてもよい。

この場合において、当該他の管理装置におけるデータ管理部１４３は、主たる管理装置のバックアップデータ格納領域７２０から、当該他の管理装置のバックアップデータ格納領域７２０にバックアップファイルのダウンロード処理をおこなう。ファイル管理情報についても同様である。

ｃ）「削除」状態
次に、処理内容が「削除」状態（ステータス）を示す場合について説明する。

図１４において、選択欄１４４０には、「□」マークのチェックボックス１４４１が表示されている。そして、「全てを選択」欄１４３０、選択解除１４３１、削除アイコン１４３２が設けられていることが示されている。

まず、選択欄１４４０のチェックボックスがマウス６２０により選択指示されると、チェックマーク（図示の例では「レ点」）が該チェックボックスに重畳表示される（例えば、チェックマーク１４４２）。

次に、削除アイコン１４３２をクリックすると、選択欄１４４０のチェックボックスにチェックマークが付された行（例えば、チェックマーク１４４２の行１４２３）において、図２４の遷移ルールテーブル２４００に従い、処理欄１４９０の処理内容欄１４９３の表示が「保存」状態２４２０から「削除」状態２４２１に変更表示される（図１４では変更後の表示のみ）。

また、「全てを選択」欄１４３０をクリックすると、選択欄１４４０のチェックボックスのすべてにチェックマークが付された状態が表示される（図示せず）。この場合において、削除アイコン１４３２をクリックすると、選択されたすべての行のファイルについて、「削除」に変更表示される。

ここで、「全てを選択」欄１４３０をクリックすると、選択欄１４４０のチェックボックスのすべてにチェックマークが付された状態が表示された状態において、選択解除１４３１を選択指示すると、すべてのチェックマークを解除することできる。もちろん、各チェックマーク部を再度クリックすれば、個別にチェックマークを解除することできる。

なお、この場合において、処理欄１４４０の内容が「削除」状態になったことは、必ずしもデータ（ファイル）の実体（バックアップデータ格納領域７２０のファイル）が削除処理されていることを意味するものではなく、削除処理を実際に行なってもよいし、削除処理を行なわず、あくまで管理状態を示すようにしてもよい。

ｄ）ファイル管理
次に、これまでに説明したファイルの状態管理機能を使って、どのようにファイル管理を行なうかについて説明する。

まず、図１４によれば、出納帳ファイルについては行１４２１〜行１４２３の３つのファイルを預かっていることが示されている。行１４２３のファイルについては、受信日時欄１４８０によれば、３つの出納帳ファイルのうち、最も先に受信したことが判る。

そして、行１４２２の出納帳ファイルでは、すでに「保存」状態となっていることが示されている（処理内容欄１４９２）。他方、処理内容欄１４９３はすでに「削除」状態となっているが、これは、次に受け取った、行１４２２の出納帳ファイルについて「保存」状態に変更処理したことにより、最初に受け取った、行１４２２の出納帳ファイルが不要になったことに対応させるような管理を行なうことができることを意味している。

同様に、さらに新しい出納帳ファイルを受け取り（行１４２１）、現在は処理内容欄１４９１が「未処理」状態となっているが、これを、前述のようなデータ保存処理起動アイコン１４６１のクリック操作により、処理内容欄１４９１の状態を「保存」状態に変更した場合、行１４２２で現在「保存」状態となっているファイルも、不要となるから、このファイルについて「削除」状態に変更指示することができる。この場合において、常に最新のファイルだけを保存状態に管理するのではなく、常に最新から２番目までのファイルを「保存」状態に管理しておくことも可能である。

以上のように、各アイコンや各欄の選択指示によれば、各ネットバックアップファイルの管理状態を変更することができ、かつ変更後の状態を表示できるので、管理装置のオペレータは、顧問先から受け取ったネットバックアップファイルについて、現在どのような管理状態であるかを瞬時に把握することができる。

ｅ）自動処理モード
以上の説明では、図１４の処理モード欄１４３３が「手動」として選択指示されている場合を主に説明したが、処理モード欄１４３３を「自動」モードに設定しておくと、自動的に処理内容が変更されるようにすることができる。

これを図１４を参照しつつ説明すると、まず、「▽」マークの処理モード選択アイコン１４３４が選択指示されると、処理モード欄１４３３には「手動」のほか、「自動」が選択できるようにポップアップ表示がなされる。

そして、「自動」が選択指示されると、データ保存処理起動アイコン１４６１の選択指示や、削除アイコン１４３２の選択指示がなされなくても、データ管理部１４３により、所定の条件に従って、自動的に、処理内容が変更されるようにすることができる。

例えば、管理装置の制御部６５０が、監査プログラム格納領域６８３に格納されている監査プログラムをＲＡＭなどのメモリ上にロードして、バックアップファイルの監査処理を実行する場合において、監査処理終了、あるいは当該プログラムの終了処理実行、を条件として、「未処理」状態から「保存」状態への変更処理を行なうようにしてもよい。

また、あるファイル形式のバックアップファイルについて「未処理」状態から「保存」状態への変更処理の際に、管理装置の制御部６５０の処理により、当該ファイル形式と同じファイル形式のバックアップファイルにおいて、すでに「保存」状態にあるバックアップファイルがあるかないかをサーチして、すでに「保存」状態にあるバックアップファイルがある場合には、当該ファイルの処理内容を「保存」状態から、「削除」状態への、変更処理を行なうようにしてもよい。

（４）その他の管理機能
ａ）バックアップファイルの取り出し

バックアップファイルの管理のほか、バックアップファイルの内容を参照したい場合には、管理装置側でもアプリケーションプログラムを格納しておくことで、参照することが可能となる。この場合においては、図１４のファイル名欄１４６０の各ファイル名欄をクリックすれば、自動的にアプリケーションプログラムを起動して、選択したファイル（例えば出納帳ファイル）の確認をすることができる。これは、出納帳データの監査を行なう場合に好適な機能である。

ｂ）データストレージセンターとのリンク
なお、本発明の構成を利用すれば、さらに次のような効果も見込むことができる。すなわち、顧問先企業は中小である場合も多く、顧問先では１件１件、データストレージセンター（耐震性や防火性などの点で、より高度な防災機能を有し、データのストレージを専用に行なう設備）にデータを預けるのは経済的に困難である。

この場合、会計事務所側の管理装置だけが、データストレージセンターと契約して接続することにより、本発明で格納した顧問先のデータ（ファイル）を、総括してデータセンターに、さらにバックアップすることができ、顧問先のデータの安全性を更に高めることができる。この場合において、データストレージセンターへのバックアップ処理が済んでいるかどうかは、処理欄１４９０のほかに別途欄を設けて、その状態を表示するようにしてもよい。

ｃ）バックアップデータの長期的管理
管理装置に、バックアップデータが到着した後、以上の説明のような比較的短期間における管理が可能なほか、さらに長期間の管理が可能である。

例えば、バックアップデータ格納領域において日次監査を必要とする顧問先のデータに対しては、データ管理部１４３により、記憶部７００に別途用意された長期保存用のデータベースに、日次監査済みのデータについて、日次監査日なるデータ項目を組み込んだレコードとして保存することができる。同様に、月次監査済みのデータについても、月次監査日なるデータ項目を組み込んだレコードとして保存することができる。

４．各処理フローの説明
（１）ネットバックアップ設定
図１５は、ネットバックアップ処理を行なう前提としての、管理装置側のネットバックアップ設定を行なう処理フローを示すフローチャートである。

この処理フローは、図６において、データ管理プログラム格納領域７１０に格納されているデータ管理プログラムの中のモジュールである、ネットバックアップ設定モジュール（図示せず）の動作に相当する。

まず、管理装置の制御部６５０は、マウス６２０からの信号を調べ、データ管理プログラムのメニュー画面表示において（図示せず）、「ネットバックアップ設定」メニューのアイコンが選択されたか否かを調べ（ステップＳ１５０）、「ネットバックアップ設定」メニューのアイコンが選択されている場合には、前記ネットバックアップ設定処理モジュールを起動（すなわち、ＲＡＭなどのメモリ上にロードして該モジュールの処理を実行）する（ステップＳ１５１）。ネットバックアップ設定処理モジュールは、表示部６４０を起動し、図１２の画面１２００を画面表示する（ステップＳ１５２）。

ネットバックアップ設定処理モジュールは、図１２の画面表示１２００において、オペレータによって設定された設定情報をファイルのヘッダー情報として一時保存する（ステップＳ１５３）。そして、図４に示したように、図１０のデータ管理部１４３の処理により、添付ファイルのヘッダー４４０に組み込まれ。添付ファイルが生成される（ステップＳ１５４）。

次に、管理装置の制御部６５０は、図１０のメール作成部１４２を起動し、電子メールＭ０を生成し、添付ファイルＦ０を添付し、添付ファイル付き電子メールを作成する（ステップＳ１５５）。そして、管理装置の制御部６５０は、図１０の電子メール送受信部１４１を起動し、添付ファイル付き電子メールを顧問先に送信する（ステップＳ１５６）（なお、これは図１０のＳＴ５に相当する）。

図１６は、端末装置側（顧問先側）のネットバックアップ設定処理の処理フローを示すフローチャートである。

図１０によれば、前述のネットバックアップ設定情報が添付ファイルのヘッダーに埋め込まれた電子メールが、端末装置１１０にメールサーバーを経由して送付されるまでの仕組みが示されているが、図１６のフローチャートでは、この添付ファイル付きの電子メールが端末装置１１０のメール送受信部１１１により、電子メールを受信する処理からの処理フローが示されている。

これを図１０と図１６を参照しつつ説明すると、メール送受信部１１１により電子メールを受信すると（ステップＳ１６１）、データ制御部１１３が添付ファイルのヘッダー情報４４０を取得する（ステップＳ１６２）。

そして、データ制御部１１３がヘッダー情報にバックアップ許可情報（ネットバックアップ許可／不許可情報４５１）を含むか否かを判定し（ステップＳ１６３）、含む場合にはＹに進み、含まない場合には、通常の電子メールであると判断し、Ｎに進み、通常のメール受信処理へ移行する。

Ｙに進む場合には、ヘッダー情報を記憶部３００に格納し（ステップＳ１６４）、添付ファイルを記憶部３００のアプリケーションデータ格納領域３２０に格納する（ステップＳ１６５）。以上により、ネットバックアップ設定の共有が図られ、ネットバックアップ処理の環境設定が整えられるまでの過程が説明された。

（２）管理装置におけるネットバックアップ処理の処理フロー
図１７は、管理装置側のネットバックアップ処理動作を示すフローチャートであり、図１１において顧問先の端末装置から、添付ファイル付き電子メールを受信するステップ（ＳＨ５）以降の、管理装置側のデータ管理プログラムの処理フローを示したものである。

データ管理プログラムは管理装置の記憶部７００のデータ管理プログラム格納領域７１０に格納されており、管理装置が起動されると、記憶部７００から読み出された後、常時、ＲＡＭなどのメモリ上に常駐して処理を実行する。

まず、データ管理プログラムはデータ管理部１４３を起動して（図１１）、メール送受信部１４１が受け取った添付ファイル付き電子メールをバッファに一時格納する（ステップＴ１）。そして、図１１において、データ管理プログラムはデータ管理部１４３を起動して、バッファ１０１０に一時記憶されている添付ファイル付きの電子メールから、添付ファイルを切出す処理を行なう（ステップＴ２）。

そして、添付データのヘッダー情報４４０にネットバックアップ許可情報が含まれているか否かを判定し（ステップＴ３）、含む場合にはＹに進み、含まない場合には通常の電子メールであると判定し、Ｎに進み、通常のメール受信処理へ移行する。

Ｙに進む場合には、ネットバックアップ処理動作モジュールを起動する（ステップＴ４）。次に、ネットバックアップ処理動作モジュールは、添付ファイルのデータ部４６０が圧縮もしくは暗号化されている場合には、ヘッダー情報４４０に格納されている添付ファイルの圧縮・暗号化アルゴリズムの種別（図示せず）を取得して、必要な場合には、圧縮されたデータの解凍処理、および暗号化されたデータの復号処理を実行する（ステップＴ５）。

なお、この場合、圧縮・暗号化アルゴリズムは会計事務所と顧問先で使用するアプリケーションプログラムのファイル書込みモジュールなどで予め共通に保有していてもよい。

圧縮されたデータの解凍処理、および暗号化されたデータの復号処理が終了すると、データ管理部１４３は、添付ファイル（バックアップデータ）をバックアップデータ格納領域７２０に保存する（ステップＴ６）（なお、図１１ではＳＨ７に相当する）。併せて、データ管理部１４３は、ファイル受信日時（図８では受信日時８７２）などのファイル管理情報（履歴情報）をファイル管理情報格納領域７５０に格納する（ステップＴ７）（なお、図１１ではＳＨ８に相当する）。そして、図８のステータス管理情報の管理ステータス８９１を「未処理」（バックアップデータ（ファイル）ファイルを格納しただけの状態）にセットし、処理日時（情報）８９２を記録する。

そして、データや管理情報の保存が正常終了すると、データを送付してきた端末装置に対し自動応答メールで「ネットバックアップファイル正常受信」を示す電子メールを返信する（ステップＴ７）。

（３）ネットバックアップ処理に関わる管理装置におけるデータ管理
ａ）ネットバックアップ一覧画面の表示
図１８は、管理装置におけるネットバックアップ一覧画面の画面表示処理に係るフローチャートである。以下、図１８を参照しつつ、ネットバックアップ一覧画面の表示処理フローについて説明する。

まず、管理装置の制御部６５０は、マウス６２０からの信号を調べ、データ管理プログラムなどが列挙されたメニュー画面表示において（図示せず）、「ネットバックアップ一覧」のメニューを示すアイコンが選択されたか否かを調べ（ステップＳ１８０）、「ネットバックアップ一覧」のメニューを示すアイコンが選択されている場合には、ネットバックアップ一覧画面表示モジュールを起動する。

ネットバックアップ一覧画面表示モジュールは、データ管理部１４３を起動して、ファイル管理情報格領域７５０から、バックアップデータを保存している顧問先名称８１２を取得する（ステップＳ１８１）。

次に、管理装置の制御部６５０は、ファイル管理情報格領域７５０から、（図８のファイル１の情報８２０〜ファイルＮの情報８４０に格納されているファイル数をカウントすることにより）保存されているファイル数を顧問先ごとに取得する（ステップＳ１８２）。

また、管理装置の制御部６５０は、ファイル管理情報格領域７５０から、顧問先ごとに保存しているファイルの合計サイズ（格納ファイル容量８１３の情報）を取得する（ステップＳ１８３）。管理装置の制御部６５０は、さらに、顧問先ごとに保存しているファイルのうち最後に受信したファイルの日時情報８７０を取得する（ステップＳ１８４）。

以上の処理により取得した情報を元に、制御部６５０は表示部６４０の表示メモリに表示データを書き込んで、表示部６４０により、図１３に示す画面１３００を表示する（ステップＳ１８５）。これにより、各顧問先名称１３１０毎に、ネットバックアップ処理で保管している保管ファイル数１３２０、最終受信日時１３４０などが一目で把握できる。

ｂ）顧問先別ネットバックアップ一覧画面の表示
図１９は、管理装置における顧問先別ネットバックアップ一覧画面の画面表示処理フローを示すフローチャートである。以下、主に図１４と図１９を参照しつつ、ネットバックアップ一覧画面の表示処理フローについて説明する。

まず、管理装置の制御部６５０は、マウス６２０からの信号を調べ、データ管理プログラムなどが列挙されたメニュー画面表示において（図示せず）、「顧問先別ネットバックアップ一覧」のメニューを示すアイコンが選択されたか否かを調べ（ステップＳ１８０）、「顧問先別ネットバックアップ一覧」のメニューを示すアイコンが選択されている場合には、「顧問先別ネットバックアップ一覧」画面表示モジュールを起動する。

なお、図１３において、保管ファイル数１３２０の列における、各顧問先ごとに保管している「件数」の項目を、マウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、クリック（あるいは選択指示）することにより、「顧問先別 ネットバックアップ一覧」画面表示モジュールを起動することとしてもよい。

「顧問先別ネットバックアップ一覧」画面表示モジュールは、データ管理部１４３を起動して、ファイル管理情報格領域７５０から、各種の情報を取得して画面表示１４００を行なう。

これを詳細にみると、まず、管理装置の制御部６５０は、マウス６２０からの信号を調べ、顧問先を選択する選択バー（アイコン）１４１１を選択指示されているか否かを判定し（ステップＵ１）、選択操作が行なわれている場合には、Ｙに進み、ファイル管理情報格領域７５０から、ネットバックアップデータを保存している顧問先名称データを取得して一覧表示する（ステップＵ２）（図１４には図示せず）。該顧問先一覧から所定の顧問先が選択指示されると（ステップＵ３）、顧問先名称欄１４１０に顧問先名称を表示する（図１４では「0002 株式会社Ｃ工業」を表示）。

次に、ファイル形式選択欄１４１４によりファイル形式（アプリ種別）を選択指示されると（ステップＵ４）、図１４のファイル形式欄１４１３には選択されたファイル形式が表示される（図１４では「すべて」を表示）。管理装置の制御部６５０は、ファイル管理情報格領域７５０をサーチして、選択されたファイル形式のファイルのファイル管理情報８２０〜８４０を取得する（ステップＵ５）。

以上の処理で取得した情報を元に、制御部６５０は表示部６４０の表示メモリに表示データを書き込んで、表示部６４０により、図１４に示す画面１４００を表示する（ステップＵ６）。

また、ファイルのファイル管理情報の管理ステータスを判定し（ステップＵ７）、ファイルのファイル管理情報の管理ステータスが「未処理」状態である場合には、「顧問先別ネットバックアップ一覧」画面表示モジュールは、データ管理部１４３を起動して、未処理状態を示すアイコン（データ保存処理起動アイコン１４６１）を、さらに画面表示する（ステップＵ８）（図１４）。

この顧問先別ネットバックアップ一覧画面の表示により、各顧問先名称１４１０毎にネットバックアップ処理で保管している保管ファイルについて、それぞれ、各ファイル形式（アプリ種別）毎に、ファイル名、サイズ、受信日時、処理内容などが一目で把握できる。

これにより、顧問先における会計処理の進捗情報が一目で把握することができることになる。例えば、出納帳のファイルが何月何日に作成され、次に更新したのはいつか、また、その間隔はどれくらいなのか等、日々の帳簿処理を確実に行なっているかどうかを把握することができる。

また、顧問先の進捗状況を把握した上での帳簿処理に関する顧問先指導が可能となる。さらには、各アプリ毎に作成データの進捗状況が判るので、出納帳データは十分に処理が進められているとしても、給与データの入力がなされていない場合、これを把握することにより適切な顧問先指導を行なうことができる。

ｃ）顧問先別ネットバックアップ一覧における処理欄（処理内容）の状態遷移
顧問先別ネットバックアップ一覧の処理欄１４９０の内容は、ネットバックアップ処理をおこなったファイル（ネットバックアップファイル）の管理状態（ステータス）を示していることは、これまで説明した（図１４）。次に、この処理欄１４９０の内容を操作して、ファイルの管理状態（ステータス）に変更を加える場合の処理フローについて図２０および図２１を参照しつつ説明する。

まず、図２０では、管理装置において、顧問先の端末装置から送られてきたネットバックアップファイルを、単にバックアップデータ格納領域７２０に格納しただけの状態（「未処理」状態）から、正式に保存している状態を示す「保存」状態に遷移させるまでの処理フローの一例が記載されている。具体的には、未処理状態を示すアイコン（図１４における「データ保存処理起動アイコン１４６１」）を選択指示（クリック）した場合における処理フローが記載されている。

データ管理プログラムは、データ保存処理起動アイコン１４６１（図１４）がマウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、選択指示（クリック）されるかどうかを監視し（ステップＶ１）、選択指示（クリック）を検出した場合には、「このファイルのネットバックアップ保存処理（保存処理）を実行しますか」というテキスト文字の画面表示（例えばポップアップ表示）がなされる（ステップＶ２）。

次に、データ管理プログラムは、前記ポップアップ表示において、保存処理を実行する旨のアイコン（図示せず）が選択指示（クリック）されるかどうかを監視し（ステップＶ３）、データ管理部１４３を起動して、ファイル管理情報格領域７５０にアクセスし、当該ファイルのステータス管理情報８９１の管理ステータス８９１を「未処理」から「保存」に変更記録する処理を行なう（ステップＶ４）。同時に、処理日時８９２に前記変更処理の日時データが記録される。

そして、図１４の画面表示において、当該ファイルの処理欄１４９０の処理内容欄１４９１を「未処理」から「保存」に変更表示する（ステップＶ５）。この点、図１４では変更後の遷移状態を示す画面表示は図示されていないが、例えば、変更後の表示は処理内容欄１４９２のように「保存」とテキスト表示される。

このような管理機能によれば、例えば、会計事務所において、顧問先の出納帳ファイルなどのバックアップデータを監査するまでは、「未処理」状態として管理し、監査が終了した場合においては「処理」状態と管理することに対応させることとすれば、顧問先の会計処理の進捗状況と、会計事務所側における会計データの監査の進行状況が一目で判定できるというメリットが得られる。

次に、図２１では、すでに「保存」状態にあるバックアップファイルの管理状態を、「削除」状態、つまり、古いデータとして不要になった状態として管理するまでの処理フローの一例が記載されている。

まず、マウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、図１４の選択欄１４４０の行１４２３のチェックボックスがチェックされ、「レ」点表示に変更表示された場面を想定して（例えば、チェックマーク１４４２を参照）、その後の処理フローについて、図１４と図２１を参照しつつ説明する。

マウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、選択欄１４４２のチェックボックスがチェックされると（ステップＷ１）、データ管理プログラムは「削除」アイコン１４３２が、マウス６２０あるいはキー入力部６１０のポインタ指示により、選択指示（クリック）されるかどうかを監視する（ステップＷ２）。「削除」アイコン１４３２が選択指示（クリック）されると、Ｙに進み、選択されない場合にはＮに進み、「選択解除」アイコンが選択指示（クリック）されるかどうかを監視する（ステップＷ３）。ここで、「選択解除」アイコンが選択指示（クリック）されない場合には、「削除」アイコン１４３２が、選択指示（クリック）されるかどうかを監視する状態に戻る（ステップＷ２）。

次に、「削除」アイコン１４３２が選択指示（クリック）された場合、選択欄のチェックボックスにチェックされたファイルのファイル管理情報（ステータス管理情報８９０）を取得する（ステップＷ４）。そして、データ管理プログラムは、当該ファイルのステータス管理情報８９０のうち管理ステータス８９１を「保存」から「削除」に変更する処理を実行する（ステップＷ５）。

そして、変更上書き処理実行時の時刻をＴＩＭＥ関数を使って取得し（ステップＷ５）、当該ファイルのステータス管理情報８９０のうち、「処理日時」データ８９２を、該取得した時刻データに変更する処理を実行し（ステップＷ６）、当該チェックしたファイルのチェックボックスのチェックマークを解除する画面表示処理を行なう（ステップＷ６）。

次に、データ管理プログラムは、チェックボックスのチェック残があるかどうかを判定し、チェック残がある場合には、ステップＷ４に戻って、同様の処理をチェック残がなくなるまで繰り返す。

このような管理機能により、例えば、会計事務所において、顧問先の出納帳ファイルなどのバックアップファイルについて、新しいデータが届いた場合には、従前に届いたバックアップファイルを「削除」状態として管理することで、誤って古いデータを使用することなどを防止することができる。

ｄ）処理モードが「自動」の場合における処理欄（処理内容）の状態遷移
図１４の処理モード欄１４３３が「自動」モードに選択指示されている場合における、処理欄（処理内容）の状態遷移の処理フローについて、図１４と図２２および図２３を参照しつつ説明する。

まず、「▽」マークの処理モード選択アイコン１４３４が選択指示されると、処理モード欄１４３３には「手動」のほか、「自動」が選択できるようにポップアップ表示がなされる。そして、「自動」が選択指示されると、データ保存処理起動アイコン１４６１の選択指示や、削除アイコン１４３２の選択指示がなされなくても、データ管理部１４３により、所定の条件に従って、自動的に、処理内容が変更されるようにすることができる。

これを、図２２を参照しつつ説明すると、まず、管理プログラムの自動処理モード実行モジュールがＲＡＭなどのメモリ上にロードされ、常駐して、処理モードの状態を監視している（ステップＸ１）。

ここで、「自動」が選択指示されると、監査プログラムの実行処理開始を監視する状態に遷移し（ステップＸ２）、さらに、監査プログラムの実行終了あるいは監査処理終了を監視する（ステップＸ３）。監査プログラムの実行終了あるいは監査処理終了を識別すると、当該監査したファイルのファイル管理情報（ステータス管理情報）を取得する（ステップＸ４）。

そして、管理ステータス８９１が「未処理」状態である場合には、当該ファイルのファイル管理情報の管理ステータス８９１を「未処理」から「保存」に変更し（ステップＸ６）、当該ファイルの処理欄１４９０の内容を「未処理」から「保存」に変更して表示する（ステップＸ７）。また、管理ステータス８９１が「保存」状態である場合には、すでに監査が行なわれた状態であると判定し、この処理フローを抜ける。

次に、あるファイル形式のバックアップファイルについて「未処理」状態から「保存」状態への変更処理の際に、同じファイル形式のバックアップファイルの中で、すでに「保存」状態にあるバックアップファイルがある場合には、当該ファイルの処理内容を「保存」状態から、「削除」状態への、変更を自動的に行なう処理フローについて、図２３を参照しつつ説明する。

管理プログラムの自動処理モード実行モジュールがＲＡＭなどのメモリ上にロードされ、常駐して、管理ステータスの状態を監視している（ステップＺ１）。

あるファイルの管理ステータスが、「未処理」状態から「保存」状態へ変更されたことをセンスした場合には、アプリケーション用管理情報格納領域（７６０、７７０）の中の、当該選択されている顧問先の端末（顧問先）用管理情報格納領域（７６１、７６２）における、当該ファイルのファイル形式（アプリ種別）と同じファイル形式の、他のファイル（図８のファイル１の情報８２０〜ファイルNの情報８４０）の管理ステータス８９１をサーチし（ステップＺ２）、管理ステータス８９１が「保存」状態にセットされているかどうかを判定し（ステップＺ３）、「保存」状態にセットされているファイルを検出した場合には、当該ファイルのステータス管理情報のうち管理ステータス８９１を「保存」から「削除」に変更する処理を実行する（ステップＺ４）。

そして、当該検出したファイルの処理欄１４９０の内容を「保存」から「削除」に変更して表示する（ステップＺ５）。 以上の処理フローにより、自動的に処理内容が変更され、バックアップファイルの状態管理が手間無く行なうことができることが示された。

以上、本発明のいくつかの実施例について説明したが本発明は上記各実施例に限定されるものではなく、種々の変形実施が可能であることはいうまでもない。

また、会計事務所と顧問先との間のファイル管理以外、例えば、端末装置を支店側の情報処理装置、管理装置を本店側の情報処理装置に対応させることとすれば、一般業務の本店・支店間のファイル管理に適用することも勿論可能である。

以上のように、本発明は、電子メール技術を用いたファイル管理システムに関するものであり、本発明にかかる管理システム、管理装置、管理プログラムは、顧問先の端末装置のデータを単にバックアップするだけでなく、会計処理の進捗を示す指標となる管理表を生成し表示することができる点で有用である。

本発明のシステム構成の一実施例を示す図である。 端末装置の一実施例を示す図である。 端末装置の記憶部における各アプリケーションのデータ等の格納領域の一実施例を示す図である。 本発明における電子メールの一構成例を示す図である。 端末装置側の処理の一実施例を表した図である。 管理装置の一実施例を示す図である。 管理装置の記憶部におけるバックアップデータおよびその管理情報の格納領域の一実施例を示す図である。 管理装置の記憶部における端末ｎ（顧問先ｎ）用管理情報格納領域の内容の一実施例を示す図である。 管理装置の記憶部におけるバックアップデータおよびその管理情報の格納領域の一実施例を示す図である。 ネットバックアップ処理を行なうための管理装置側と端末装置側のシステム環境設定情報の授受に関する処理の一実施例を示した図である。 端末装置（顧問先）からメールに添付されたファイルを受け取った管理装置側の処理を示した図である。 管理装置側のアプリケーションプログラム用データファイルの設定画面の一実施例を示す図である。 管理装置側におけるネットバックアップ一覧を表示する場合における画面表示の一実施例を示す図である。 管理装置側における顧問先別ネットバックアップ一覧を表示する場合における画面表示の一実施例を示す図である。 ネットバックアップ処理を行なう前提としての管理装置側のネットバックアップ設定を行なう処理フローを示すフローチャートである。 端末装置側（顧問先側）のネットバックアップ設定処理を行なう処理フローを示すフローチャートである。 管理装置側のネットバックアップ処理動作を示すフローチャートである。 管理装置におけるネットバックアップ一覧画面の画面表示処理に係るフローチャートである。 管理装置における顧問先別ネットバックアップ一覧画面の画面表示処理フローを示すフローチャートである。 管理装置側におけるバックアップファイル管理の処理フローの一例を示すフローチャートである。 管理装置側におけるバックアップファイル管理の処理フローの一例を示すフローチャートである。 管理装置側におけるバックアップファイル管理の処理フローの一例を示すフローチャートである。 管理装置側におけるバックアップファイル管理の処理フローの一例を示すフローチャートである。 管理装置における管理ステータスの遷移ルールを示すテーブルの一実施例である。

符号の説明

１１０ 端末装置
１２０ メールサーバー（ＳＭＴＰサーバー）
１３０ メールサーバー（ＰＯＰサーバー）
１４０ 管理装置
１６０ ネットワーク
２１０ 端末装置のキー入力部
２２０ 端末装置のマウス
２４０ 端末装置の表示部
２５０ 端末装置の制御部
３００ 端末装置の記憶部
４００ 電子メール
４３０ 添付ファイル
４４０ ヘッダー
５１０ 添付ファイル作成部
６１０ 管理装置のキー入力部
６２０ 管理装置のマウス
６４０ 管理装置の表示部
６５０ 管理装置の制御部
７００ 管理装置の記憶部
７１０ データ管理プログラム格納領域
７２０ バックアップデータ格納領域
７５０ ファイル管理情報格納領域
１２００ ネットバックアップ設定画面
１３００ ネットバックアップ一覧表示画面
１４００ 顧問先別ネットバックアップ一覧表示画面

Claims (22)

1. アプリケーションプログラムを実行する実行手段と、データを作成するデータ作成手段と、電子メールを生成する電子メール生成手段とを有し、前記生成した電子メールに前記作成したデータを添付ファイルとして添付するファイル添付手段とを有する、１または２台以上の端末装置と、管理プログラムを実行する実行手段と、ファイルを格納するファイル格納手段と、電子メールを受信する電子メール受信手段とを備えた管理装置とがネットワークで接続され、該ネットワークを介して前記端末装置と前記管理装置との間で、電子メールにファイルを添付してファイルが伝送されるコンピュータネックワークシステムにおいて、前記端末装置は、前記管理装置のファイル格納手段へのファイル格納要求を、電子メールまたは添付ファイルに組み込む格納要求組込手段と、電子メールをネットワークに送信する手段とを備え、前記管理装置は、前記端末装置から送信された電子メールを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した電子メールまたは添付ファイルを解析して格納要求を抽出する格納要求抽出手段と、前記格納要求の有無を判定する格納要求判定手段と、電子メールに添付されたファイルを抽出するファイル抽出手段と、ファイル管理情報を生成するファイル管理情報生成手段と、ファイル管理情報を登録するファイル管理情報登録手段とを備え、前記受信手段で受信した電子メールまたは添付ファイルを解析して、前記格納要求判定手段で格納要求が含まれていると判定する場合には、前記抽出されたファイルをバックアップファイルとして前記格納手段に格納し、該バックアップファイルを前記格納手段に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応するファイル管理情報を生成して、前記ファイル管理情報登録手段に登録することを特徴とするファイル管理システム。
2. 前記管理装置は、さらに前記ファイル管理情報登録手段に登録されているファイル管理情報を読み出すファイル管理情報読出手段と、読み出したファイル管理情報から管理表を生成する管理表生成手段と、該生成した管理表を出力する管理表出力手段とを備えたことを特徴とする請求項１記載のファイル管理システム。
3. 前記管理装置は、さらに前記生成した管理表において、管理状態を遷移させる管理状態遷移手段を備えたことを特徴とする請求項２記載のファイル管理システム。
4. 前記ネットワークは、さらにメールＢＯＸを有するメールサーバーを備え、前記管理装置は、メールサーバーから電子メールを受信する電子メール受信手段を備え、前記管理装置は、前記端末装置から送信された電子メール群により前記メールサーバーのメールＢＯＸのオーバーフローを防止するように、前記電子メール受信手段を制御することを特徴とする請求項１記載のファイル管理システム。
5. 前記管理装置は、さらに、端末装置毎にバックアップ処理を許可するか否かを決定するための環境情報を設定する、環境情報設定手段と、前記環境情報を、管理装置側で添付ファイルに組み込むための、環境情報組込手段と、電子メールを生成する電子メール生成手段とを備え、前記端末装置は、さらに、電子メールを受信する電子メール受信手段と、電子メールまたは電子メールに添付されたファイルに組み込まれた環境情報を抽出する環境情報抽出手段とを備え、前記管理装置は、前記環境情報設定手段により、前記端末装置側においてバックアップ処理を許可する状態に設定されている場合には、前記環境情報組込手段により、電子メールまたは添付ファイルに環境情報を組み込み、前記端末装置に、該電子メールを送信し、前記端末装置は前記電子メール受信手段により該電子メールを受信し、該電子メールに組み込まれた環境情報を抽出することにより、前記管理装置と前記端末装置とで環境情報を共有することを特徴とする請求項１記載のファイル管理システム。
6. 前記管理装置は、さらに、端末装置側における電子メールの送信タイミングを制御するためのタイミング制御情報、を設定するためのタイミング制御情報設定手段を備え、前記管理装置は、前記端末装置にタイミング制御情報を組み込んだ電子メールを送信し、前記端末装置は前記電子メール受信手段により該電子メールを受信し、前記環境設定情報抽出手段により該タイミング制御情報を抽出し、該抽出したタイミング制御情報を元に、前記ファイル格納要求を格納した電子メールを管理装置に送信するタイミングを制御することを特徴とする請求項１記載のファイル管理システム。
7. 前記管理装置は、さらに、前記端末装置側において電子メールに添付するデータを暗号処理および圧縮処理するか否かを決定するための圧縮・暗号化可否情報、を設定するための圧縮・暗号化可否情報設定手段を備え、前記管理装置は前記端末装置に、圧縮・暗号化可否情報を組み込んだ電子メールを送信し、前記端末装置は前記電子メール受信手段により該電子メールを受信し、前記環境設定情報抽出手段により該圧縮・暗号化可否情報を抽出し、該圧縮・暗号化可否情報を元に、電子メールに添付するデータを暗号化および圧縮処理するか否かを決定することを特徴とする請求項１記載のファイル管理システム。
8. ファイルを記憶部に格納するファイル格納手段と、電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記受信手段で受信した電子メールまたは添付ファイルを解析して格納要求を抽出する格納要求抽出手段と、前記格納要求を判定する格納要求判定手段と、電子メールに添付されたファイルを抽出するファイル抽出手段と、ファイル管理情報を生成するファイル管理情報生成手段と、ファイル管理情報を登録するファイル管理情報登録手段とを備え、前記格納要求判定手段により格納要求が含まれていると判定する場合には、前記ファイル格納手段により、前記抽出されたファイルをバックアップファイルとして記憶部に格納し、該バックアップファイルを前記格納手段に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応するファイル管理情報を生成して、前記ファイル管理情報登録手段に登録することを特徴とする管理装置。
9. 前記管理装置は、さらに、前記ファイル管理情報登録手段に登録されているファイル管理情報を読み出すファイル管理情報読出手段と、ファイル管理情報読出手段により読み出したファイル管理情報と新たに格納しようとするファイルに一意に対応して生成されたファイル管理情報とを比較するファイル管理情報比較手段と、記憶部に格納されているファイルを削除するファイル削除手段とを備え、前記バックアップファイルを前記格納手段に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応して生成された第１のファイル管理情報と、ファイル管理情報読出手段により、すでに格納済みのバックアップファイルに一意に対応する第２のファイル管理情報を読み出し、前記ファイル管理情報比較手段により、前記第１のファイル管理情報と、前記第２のファイル管理情報とを比較し、同じ端末装置から同じ日に受信した、同じファイル形式のバックアップファイルを格納している場合には、すでに格納済みの、同じ端末装置から同じ日に受信した、同じファイル形式バックアップファイルを、ファイル削除手段により記憶部から削除するとともに、管理情報登録手段により、前記削除したバックアップファイルに一意に対応する前記ファイル管理情報を更新して登録することを特徴とする請求項８記載の管理装置。
10. 前記ファイル管理情報を前記ファイル管理情報登録手段に登録する際に、各端末装置毎および各ファイル形式毎に、それぞれ階層化して、登録することを特徴とする請求項８記載の管理装置。
11. さらに、前記ファイル管理情報登録手段に登録されているファイル管理情報を読み出すファイル管理情報読出手段と、該読み出したファイル管理情報から管理表を生成する管理表生成手段と、該生成した管理表を出力する管理表出力手段とを備えたことを特徴とする請求項８記載の管理装置。
12. 前記管理表は、端末装置から受信したバックアップファイルについて、少なくとも保管しているファイル数を示す情報、および受信日時を示す情報を、それぞれ端末装置毎に一覧表示されていることを特徴とする請求項１１記載の管理装置。
13. 前記管理表は、端末装置から受信したバックアップファイルについて、ファイル形式毎に、少なくとも、保管しているファイルのファイル名、および当該ファイルの管理装置側における管理状態を、それぞれ端末装置毎に一覧表示されていることを特徴とする請求項１１記載の管理装置。
14. 端末装置から受信したバックアップファイルのファイル管理情報を変更処理するファイル管理情報変更処理手段を有し、前記生成した管理表において、前記表示された管理状態を遷移させる管理状態遷移手段を備えたことを特徴とする請求項１３記載の管理装置。
15. 前記管理表は、バックアップファイルに一意に対応づけられ、かつバックアップファイルの管理状態を変更する指示を識別する管理状態変更処理アイコンを有し、前記ファイル管理情報変更処理手段は、該管理状態変更処理アイコンが選択指示されたことを識別することを条件として、一意に対応づけられたバックアップファイルの管理状態を、状態遷移テーブルに従い、遷移させることを特徴とする請求項１３記載の管理装置。
16. 前記管理装置において実行可能なプログラムであって、端末装置を選択するメニューを表示するステップと、ファイル形式を選択するメニューを表示するステップと、前記選択された端末装置毎に、ファイル形式を選択して、該ファイル形式毎に環境設定を行なうステップと、電子メールおよび添付ファイルを生成するステップと、環境設定により設定された設定情報を取得し、前記生成した電子メールまたは添付ファイルに格納するステップと、該電子メールを前記選択した端末装置のメールアドレスを送付先として送信するステップと、を備えたことを特徴とする管理プログラム。
17. 前記環境設定を行なうステップは、前記選択された端末装置における、前記選択されたファイル形式のファイルについて、さらに、ネットバックアップ処理を有効とするか否かを選択させる画面表示を行なうステップ、を備えたことを特徴とする請求項１６記載の管理プログラム。
18. 前記環境設定を行なうステップは、前記選択された端末装置における、前記選択されたファイル形式のファイルについて、さらに、ネットバックアップ処理間隔を選択させる画面表示を行なうステップ、を備えたことを特徴とする請求項１６記載の管理プログラム。
19. 前記管理装置において実行可能なプログラムであって、電子メールを受信するステップと、該受信した電子メールおよび電子メールに添付された添付ファイルを解析して格納要求を抽出するステップと、前記格納要求の有無を判定するステップと、格納要求が含まれていると判定する場合には、前記抽出されたファイルをバックアップファイルとしてバックアップファイル格納領域に格納するステップと、該バックアップファイルを前記格納領域に格納する際に、該バックアップファイルに一意に対応するファイル管理情報を生成して、ファイル管理情報格納領域に登録するステップと、を備えたことを特徴とする管理プログラム。
20. 前記ファイル管理情報格納領域からファイル管理情報を読み出し、バックアップデータを保存している顧問先名称を取得するステップと、保存されているファイル数を顧問先毎に取得するステップと、顧問先毎に保存しているファイルのうち最後に受信したファイルの日時情報を取得するステップと、該取得した顧問先毎のファイル数と、最終受信ファイルの日時情報を元に、少なくとも保管しているファイル数を示す情報、および受信日時を示す情報をそれぞれ、顧問先毎に一覧表示するステップと、を備えたことを特徴とする請求項１９記載の管理プログラム。
21. 前記ファイル管理情報格納領域からファイル管理情報を読み出し、バックアップデータを保存している顧問先名称を取得するステップと、該取得した顧問先名称を一覧表示するステップと、該一覧表示された顧問先名称の中からひとつの顧問先名称を選択するステップと、ファイル形式を選択するステップと、前記選択された顧問先名称における前記選択されたファイル形式に一意に対応するファイル管理情報をファイル管理情報格納領域から取得するステップと、該取得したファイル管理情報を、少なくともファイル形式毎に保管しているファイルのファイル名称、および当該ファイルの管理装置側における管理状態を示す情報を、それぞれ顧問先毎に一覧表示するステップと、を備えたことを特徴とする請求項１９記載の管理プログラム。
22. バックアップファイルに一意に対応づけられた管理状態変更処理アイコンを表示するステップと、該管理状態変更処理アイコンが選択指示されたことを識別するステップと、前記管理状態変更処理アイコンが選択指示されたと識別する場合には、該管理状態変更処理アイコンに一意に対応づけられたバックアップファイルの管理状態を遷移させるステップと、を備えたことを特徴とする請求項２１記載の管理プログラム。

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