JP4996410B2 - 電子帳表承認方法、電子帳表承認装置、電子帳表承認システムおよび電子帳表承認プログラム - Google Patents

Description

本発明は、承認申請された電子帳表の内容の信憑性を確認するための電子帳表承認方法に関する。

近年、財務・税務に関するさまざまな帳表が電子化されている。電子帳表は、作成後に承認申請され、承認者によって承認された後に正式な帳表となる。承認者は、電子帳表の承認申請があると、その帳表の信憑性のチェックとして、過年度の帳表との比較，関連書類との金額相違の比較，電子帳表の作成日の確認等を目視により行い、正しく作成されていると確認した後に承認を行う。

また、近年、電子承認システムも普及しており、たとえば、下記特許文献１に記載の技術のように、電子承認システムによる承認の際に電子帳表を確認する技術も開示されている。下記特許文献１では、承認するための条件を評価条件としてあらかじめ設定しておき、作成された電子帳表から評価項目を抽出して、抽出結果を評価条件と比較することにより電子帳表のチェックを行っている。

特開２００７−６６０９６号公報

しかしながら、上記従来の電子帳表の承認方法では、目視により信憑性のチェックを行っている。このため、多くの手間や工数を要し、また見落としが発生しやすい、という問題があった。

また、上記特許文献１に記載の技術では、作成された電子帳表自体から評価項目を抽出して評価条件と比較しているため、電子帳表に記載さている事項そのものに対する評価しか行うことができず、過年度の帳表との比較、関連書類との金額の比較などを行うことはできない。このため、確認することができる内容がごく一部に限られ、電子帳表自体の信憑性のチェックとして用いることはできない、という問題があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、電子帳表の承認時などに電子帳表の信憑性のチェックを行う際に、確認漏れを防ぎ、かつ効率的にチェックを行うことができる電子帳表承認方法、電子帳表承認装置、電子帳表承認システムおよび電子帳表承認プログラムを得ることを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明にかかる電子帳表承認方法は、財務または税務アプリケーションで作成され承認申請された電子帳表の承認処理を行う電子帳表承認方法であって、ファイル選択部が、前記電子帳表の電子データファイルである電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含む電子帳表情報を記憶部から読み出す電子帳表読み出しステップと、データ取得部が、前記電子帳表の作成に用いたアプリケーションデータの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含むファイル管理情報を記憶部から読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データと対象年度とそのファイルを作成したアプリケーシ
ョンの識別子との全てが一致するアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較元データ情報として保持する比較元データ検索ステップと、データ取得部が、前記読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度のアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較先データとして保持する比較先データ検索ステップと、比較部が、前記比較元データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元データとし、前記比較先データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較先データとし、前記比較元データと前記比較先データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定するデータ比較ステップと、を含み、前記承認判定結果が所定の承認判定基準を満たす場合に、前記承認処理を行うことを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認方法は、前記ファイル管理情報に、さらに、電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含めることとし、さらに、データ取得部が、前記比較元データ検索ステップで検索した結果、前記比較元データが存在しなかった場合、前記電子帳表情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元電子帳表データとする比較元電子帳表検索ステップと、データ取得部が、前記比較先データ検索ステップで検索した結果、前記比較先データが存在しなかった場合、記憶部からファイル管理情報を読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度の電子帳表データを検索し、検索結果として得られた電子帳表データに対応するファイル管理情報に含まれる格納パスおよびファイル名で示されたファイルを記憶部から読み出し比較先電子帳表データとする比較先電子帳表検索ステップと、比較部が、前記比較元電子帳表データおよび前記比較先電子帳表データからそれぞれテキストを抽出し、抽出結果に基づいて前記比較元電子帳表データと前記比較先電子帳表データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定する電子帳表データ比較ステップと、を含むことを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認方法は、前記ファイル管理情報に、クライアントを識別するためのクライアントコードを含めることとし、前記電子帳表情報に、前記電子帳表に対応するクライアントコードを含めることとし、前記比較元データ検索ステップでは、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較元データとし、前記比較先データ検索ステップでは、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較先データとすることを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認方法は、さらにクライアントコードとクライアントの宛先メールアドレスとを対応付けて記憶部に保持し、さらに、メール作成部が、前記電子帳表情報に基づき、前記承認処理を行った電子帳表に対応するクライアントコードを取得し、その後、取得したクライアントコードに対応する宛先メールアドレスを宛先とし、前記承認処理を行った電子帳表データを添付ファイルとする、メールを作成するメール作成ステップと、メール送信部が、前記作成したメールを送信するメール送信ステップと、を含むことを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認装置は、財務または税務アプリケーションで作成され承認申請された電子帳表の承認処理を行う電子帳表承認装置であって、前記電子帳表の電
子データファイルである電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含む電子帳表情報を記憶部から読み出すファイル選択手段と、前記電子帳表の作成に用いたアプリケーションデータの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含むファイル管理情報を記憶部から読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データと対象年度とそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との全てが一致するアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較元データ情報として保持し、また、前記読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度のアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較先データとして保持するデータ取得手段と、前記比較元データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元データとし、前記比較先データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較先データとし、前記比較元データと前記比較先データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定する比較手段と、を備え、前記承認判定結果が所定の承認判定基準を満たす場合に、前記承認処理を行うことを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認装置は、前記ファイル管理情報に、さらに、電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含めることとし、さらに、前記データ取得部が、前記比較元データの検索処理を実行した結果、前記比較元データが存在しなかった場合、前記電子帳表情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元電子帳表データとし、また、前記比較先データの検索処理を実行した結果、前記比較先データが存在しなかった場合、記憶部からファイル管理情報を読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度の電子帳表データを検索し、検索結果として得られた電子帳表データに対応するファイル管理情報に含まれる格納パスおよびファイル名で示されたファイルを記憶部から読み出し比較先電子帳表データとし、前記比較部が、前記比較元電子帳表データおよび前記比較先電子帳表データからそれぞれテキストを抽出し、抽出結果に基づいて前記比較元電子帳表データと前記比較先電子帳表データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定することを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認装置は、前記ファイル管理情報に、クライアントを識別するためのクライアントコードを含めることとし、前記電子帳表情報に、前記電子帳表に対応するクライアントコードを含めることとし、前記比較元データを検索する処理では、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較元データとし、前記比較先データを検索する処理では、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較先データとすることを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認装置は、さらにクライアントコードとクライアントの宛先メールアドレスとを対応付けて記憶部に保持し、さらに、前記電子帳表情報に基づき、前記承認処理を行った電子帳表に対応するクライアントコードを取得し、その後、取得したクライアントコードに対応する宛先メールアドレスを宛先とし、前記承認処理を行った電子帳表データを添付ファイルとする、メールを作成するメール作成手段と、前記作成したメールを送信するメール送信手段と、を備えることを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認システムは、サーバーと前記サーバーにネットワーク経由で接続された端末で構成され、財務または税務アプリケーションで作成され承認申請された電子帳表の承認処理を行う電子帳表承認システムであって、前記端末は、前記サーバーとデータの送受信を行う第１の通信手段と、前記サーバーから前記電子帳表の電子データファイルである電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含む電子帳表情報を前記第１の通信部経由で取得し、取得した電子帳表が更新または新たに作成されたと判断した場合に、前記サーバーへ前記第１の通信部経由でサーバー側の処理の開始を指示するファイル選択手段と、を備え、前記サーバーは、前記指示を受信すると、前記電子帳表の作成に用いたアプリケーションデータの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成した前記アプリケーションの識別子を含むファイル管理情報を記憶部から読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データと対象年度とそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との全てが一致するアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較元データ情報として保持し、また、前記読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度のアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較先データ情報として保持するデータ取得手段と、前記比較元データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元データとし、前記比較先データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較先データとし、前記比較元データと前記比較先データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定する比較手段と、前記承認判定結果を前記端末に送信する第２の通信手段と、を備え、前記端末は、前記承認判定結果が所定の承認判定基準を満たす場合に、前記承認処理を行うことを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認システムは、前記ファイル管理情報に、さらに、電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含めることとし、さらに、前記データ取得部が、前記比較元データの検索処理を実行した結果、前記比較元データが存在しなかった場合、前記電子帳表情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元電子帳表データとし、また、前記比較先データの検索処理を実行した結果、前記比較先データが存在しなかった場合、記憶部からファイル管理情報を読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度の電子帳表データを検索し、検索結果として得られた電子帳表データに対応するファイル管理情報に含まれる格納パスおよびファイル名で示されたファイルを記憶部から読み出し比較先電子帳表データとし、前記比較部が、前記比較元電子帳表データおよび前記比較先電子帳表データからそれぞれテキストを抽出し、抽出結果に基づいて前記比較元電子帳表データと前記比較先電子帳表データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定することを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認システムは、前記ファイル管理情報に、クライアントを識別するためのクライアントコードを含めることとし、前記電子帳表情報に、前記電子帳表に対応するクライアントコードを含めることとし、前記比較元の検索では、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較元データとし、前記比較先の検索では、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、
前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較先データとすることを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認システムは、前記サーバーが、さらにクライアントコードとクライアントの宛先メールアドレスとを対応付けて記憶部に保持し、前記端末が、前記取得した電子帳表情報を記憶部に格納し、さらに、前記取得した電子帳表情報に基づき、前記承認処理を行った電子帳表に対応するクライアントコードを取得し、その後、取得したクライアントコードに対応する宛先メールアドレスを前記第１の通信部経由で前記サーバーから取得して、取得した宛先メールアドレスを宛先とし、前記承認処理を行った電子帳表データを添付ファイルとする、メールを作成するメール作成手段と、前記作成したメールを送信するメール送信手段と、を備えることを特徴とする。

つぎの発明にかかる電子帳表承認プログラムは、請求項１〜４のいずれか１つに記載の電子帳表承認方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明にかかる電子帳表承認方法、電子帳表承認装置、電子帳表承認システムおよび電子帳表承認プログラムは、電子帳表とその作成元となったアプリケーションデータを関連付けて管理し、電子帳表の承認時に、その電子帳表に関連付けされたアプリケーションデータを特定して、特定したデータに基づいて信憑性のチェックを行うようにしたので、確認漏れを防ぎ、かつ効率的にチェックを行うことができる。

以下に、本発明にかかる電子帳表承認方法、電子帳表承認装置、電子帳表承認システムおよび電子帳表承認プログラムの実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施例によりこの発明が限定されるものではない。

図１は、本発明にかかる実施例１の電子帳表承認方法を実現するための電子帳表承認装置としての機能を備え、本発明にかかる実施例１の電子帳表承認プログラムを実行可能な計算機システムの構成例を示す図である。この計算機システムは、たとえば、制御部１と入力部２と記憶部３と表示部４と通信部５と出力部６とを備え、これらはシステムバス７を介して接続されている。

図１において、制御部１は、本発明にかかる電子帳表承認プログラムを実行する。入力部２は、たとえばキーボードやマウスなどで構成され、計算機システムのユーザーが、各種情報の入力を行うために使用する。記憶部３は、ＲＡＭ，ＲＯＭなどの各種メモリおよびハードディスクなどのストレージデバイスを含み、上記制御部１が実行すべきプログラム，処理の過程で得られた必要なデータ，などを記憶する。また、記憶部３は、プログラムの一時的な記憶領域としても使用される。表示部４は、ＣＲＴ，ＬＣＤ（液晶表示パネル）などで構成され、計算機システムのユーザーに対して各種画面を表示する。通信部５は、ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワークとの接続の機能、およびインターネットとの接続のための機能を有している。また、出力部６は、プリンターなどで構成され、処理結果を外部へ出力するための機能を有している。

ここで、本発明にかかる電子帳表承認プログラムが実行可能な状態になるまでの計算機システムの動作例について説明する。上述した構成をとる計算機システムには、たとえば、ＣＤ−ＲＯＭドライブ（図示せず）にセットされたＣＤ−ＲＯＭから、電子帳表承認プログラムが記憶部３にインストールされる。そして、電子帳表承認プログラムの実行時に、記憶部３から読み出された電子帳表承認プログラムが記憶部３の所定の場所に格納され
る。この状態で、制御部１は、記憶部３に格納されたプログラムに従って、電子帳表承認処理を実行する。

なお、本実施例においては、ＣＤ−ＲＯＭを記録媒体として、上記電子帳表承認処理を記述したプログラムを提供しているが、これに限らず、計算機システムの構成、提供するプログラムの容量などに応じて、たとえば、フロッピー（登録商標）ディスクなどの磁気ディスク，光磁気ディスク，磁気テープなどの記録媒体を用いることも可能である。また、電子メール，インターネットなどの伝送媒体により提供されたプログラムを用いることとしてもよい。

図２は、本実施例の電子帳表承認装置の機能構成例を示すブロック図である。図２に示すように本実施例の電子帳表承認装置は、ファイル選択部１１と、データ取得部１２と、判定基準計算部１３と、比較部１４と、コメント選択部１５と、レポート作成部１６と、承認判定部１７と、承認部１８と、メール判定部１９と、メール作成部２０と、メール送信部２１と、入力部２と、記憶部３と、表示部４と、通信部５と、出力部６と、で構成される。ファイル選択部１１，データ取得部１２，判定基準計算部１３，比較部１４，コメント選択部１５，レポート作成部１６，承認判定部１７，承認部１８，メール判定部１９，メール作成部２０，メール送信部２１は制御部１に含まれる。また、本実施例の電子帳表承認装置は、公開ネットワークであるインターネット３０に接続されている。

本実施例の記憶部３には、データベース（ＤＢ）が含まれ、データベースには、財務・税務アプリケーションなどで作成された電子帳表データと、同じく財務・税務アプリケーションなどで作成されたアプリケーションデータと、本実施例の電子帳表承認装置がデータの管理に用いる管理情報と、が格納されている。

また、電子帳表データとしては、会計アプリケーションにより作成された会計電子帳表，法人税アプリケーションにより作成された法人税電子帳表などが格納されている。アプリケーションデータとしては、会計アプリケーションにより作成された会計データ，法人税アプリケーションにより作成された法人税データなどが格納されている。

電子帳表データは、一般には紙の帳表と同様の項目を同様の形式で出力および確認が可能であるため、ＰＤＦ（Portable Document Format）形式であることが多い。本実施例では、電子帳表データは、ＰＤＦ形式で生成されていることとするが、これに限らず、他の電子文書ファイル形式であってもよい。

図３−１は、アプリケーションデータの一例である会計データをテーブル形式で示した会計データテーブルの一例を示す図である。図３−１に示すように、たとえば、会計データは年度ごとに管理されており、各年度の会計データは項目ごとに金額が月ごとに格納されている。また、図３−２は、アプリケーションデータの一例である法人税データをテーブル形式で示した法人税データテーブルの一例を示す図である。図３−２に示すように、たとえば、法人税データは年度ごとに管理されており、各年度の法人税データは売上金額，法人税額などが格納されている。なお、図３−１および３−２は一例であり、これに限らず、どのような形式および項目で格納されていてもよい。

図４は、データベースに格納されている管理情報の１つである電子帳表管理テーブルの一例を示す図である。本実施例の電子帳表管理テーブルは、本実施例の承認申請処理を行う際に生成されるテーブルであり、承認申請を行う電子帳表が生成されたアプリケーションの種類を示すシステムコードと、承認申請を行う電子帳表が生成されたアプリケーションの名称を示すシステム名称と、後述のチェック処理で要確認とされた事項の数が格納されるチェック結果要確認数と、を含んでいる。承認申請を行う電子帳表ごとにこれらの情
報の一行分が生成される。なお、図４は一例であり、電子帳表管理テーブルは、システムコードとチェック結果要確認数を含んでいれば、これに限らず、どのような形式でもよい。

図５は、データベースに格納されている管理情報の１つであるファイル管理情報の一例を示す図である。本実施例のファイル管理情報は、データベース上に格納されている電子帳表データおよびアプリケーションデータとして格納されている各々の電子ファイル（以下、ファイルという）を管理するための情報である。図５に示すように、本実施例のファイル管理情報は、クライアント（会社など）を識別するためのクライアントコードと、システムコードと、年度と、ファイル種別（電子帳表ファイルであるか、データファイル（アプリケーションデータ）であるかの種別）を識別するためのファイル種別コードと、ファイル種別と、ファイルが格納されている場所を示すファイル格納パスと、ファイル名と、電子帳表ファイルの承認に関するステータスを示す受付承認フラグと、を含んでおり、これらの情報がファイル（電子帳表またはアプリケーションデータのファイル）ごとに格納されている。なお、クライアントが１つである場合など、クライアントコードを用いない場合には、ファイル管理情報にクライアントコードを含めないようにしてもよい。

ファイル管理情報は、承認申請を受付けるアプリケーションが電子帳表データまたはアプリケーションデータを生成した後に、対応するファイルをデータベースに登録する際に、生成することとする。初期状態では、受付承認フラグの欄は全て空欄とする。また、ファイル種別が「データファイル」である場合には、受付承認フラグの欄は使用しない。なお、図５は一例であり、ファイル管理情報は、システムコード，年度，ファイル種別コード，ファイルの場所と名前を特定するための情報，受付承認フラグを含んでいれば、これに限らず、どのような形式でもよい。受付承認フラグは、承認申請を電子帳表承認装置が受付けたことを示す「受付」，電子帳表承認装置の処理により承認されたことを示す「承認」の２種類とする。

図６は、データベースに格納されている管理情報の１つである電子帳表情報の一例を示す図である。本実施例の電子帳表情報は、承認申請された電子帳表のファイルごとに、クライアントコード，システムコード，年度，ファイル格納パス，ファイル名などが格納されている。電子帳表情報は、承認申請を受付けるアプリケーションが、情報を登録する。たとえば、電子帳表を作成する財務・税務アプリケーションが承認申請を受付ける場合には、財務・税務アプリケーションが対応する情報を登録することとする。なお、これに限らず、電子帳表承認装置が、承認申請を受付ける機能を有することして、電子帳表の作成者がその機能を用いて承認申請を行うようにしてもよい。この場合、電子帳表情報は、電子帳表承認装置が登録する。

図７は、データベースに格納されている管理情報の１つであるクライアント情報の一例を示す図である。本実施例のクライアント情報は、クライアントコード，クライアントの名称を示す名称，メールアドレスなどを含んでいる。本実施例の電子帳表承認処理では、後述のように承認した電子帳表のメール送信を行うため、クライアント情報にはクライアントごとの送信先メールアドレスを含んでいることとするが、メール送信処理を行わない場合には、メールアドレスを含まないようにしてもよい。クライアント情報は、各財務・税務アプリケーションが共通的に使用する情報として、財務・税務アプリケーションのうちのいずれかのアプリケーション、または財務・税務アプリケーションの共通事項を管理する管理アプリケーションなどにより生成されていることとする。

なお、本実施例では、管理情報に含まれる全ての情報をデータベース上に格納することとしたが、管理情報のうちの一部または全部をデータベース外の記憶部３上に格納するようにしてもよい。

記憶部３には、上記以外に、後述の信憑性評価処理の信憑性の評価に用いる判定条件が格納されている判定条件設定情報，信憑性評価処理に対するユーザーごとの設定値であるユーザー設定値，承認するための条件の設定情報である承認条件設定情報，メール送信の設定条件であるメール送信設定情報が格納されている。これらの情報は、あらかじめ、操作者が入力部２の操作により、数値などを入力し格納されており、必要に応じて操作者の入力部２の操作により、値が更新されるものとする。また記憶部３には、後述の本実施例の電子帳表承認申請処理の過程で、比較元データテーブル，比較先データテーブル，結果データ，承認データ情報が格納される。

つづいて、本実施例の電子帳表承認処理について説明する。図８−１，８−２は、本実施例の電子帳表承認処理手順の一例を示すフローチャートである。本実施例の電子帳表承認処理は、承認者である操作者が入力部２を操作することにより起動される。また、起動時には、承認者はそれぞれあらかじめ決められたログインＩＤ（Identifier）を用いてログインすることとし、ログインＩＤにより承認者の識別が可能であるとする。なお、ここでは、電子帳表の作成者が財務・税務アプリケーションによって電子帳表を作成し、承認申請対象の電子帳表について承認申請がされていることとする。

電子帳表承認処理が起動されると、まず、ファイル選択部１１が、承認申請を受付ける（ステップＳ１）。具体的には、データベース上の電子帳表情報が更新されているか、または、あらたに作成されているかを確認する。または、承認申請を行うアプリケーションが記憶部３にフラグを書き込むことにより承認申請が行われたことを通知し、ファイル選択部１１が、そのフラグを参照することにより承認申請が行われていることを検知するようにしてもよい。ここでは、上述のとおり承認申請が行われている場合について以降の処理を説明する。なお、承認申請が行われていない場合には、たとえば、電子帳表承認処理をそのまま終了するようにすればよい。

ファイル選択部１１は、データベース上の電子帳表情報を読み出す（ステップＳ２）。そして、読み出した電子帳表情報のクライアントコード，システムコード，年度をキーとして、データベース上のファイル管理情報のうちデータ種別が電子帳表であるもののなかから、申請された電子帳表に対応する情報を検索する。そして、検索した対応する情報の受付承認フラグを、「受付」に変更する（ステップＳ３）。なお、ここでは、クライアントコード，システムコード，年度により電子帳表が識別可能であるとする。クライアントコード，システムコード，年度以外に、電子帳表識別に必要な情報がある場合には、電子帳表情報およびファイル管理情報にその必要な情報を含むこととし、検索の際にもキーとしてその必要な情報を含めることとする。また、ファイル管理情報にクライアントコードを含まない場合には、クライアントコードは検索する際のキーには用いない。

図９は、ステップＳ３で受付承認フラグを変更する前後のファイル管理情報の一例を示す図である。図９の例では、２行目と４行目の電子帳表の受付承認フラグの欄が空欄から「受付」に変更されている。

つぎに、データ取得部１２は、電子帳表情報のクライアントコード，システムコード，年度をキーとして、比較元データ（申請対象の電子帳表ファイルの作成に用いたアプリケーションデータ）の情報を検索してテーブルとして記憶部３に書き込む（ステップＳ４）。具体的には、データ取得部１２は、データベース上のファイル管理情報を検索し、電子帳表情報のクライアントコード，システムコード，年度と、クライアントコード，システムコード，年度がそれぞれ一致し、かつデータ種別がデータファイルである情報を読み出す。そして、読み出した情報を検索した対応する情報を読み出して取得するとともに、比較元データテーブルとして記憶部３に書き込む。また、ファイル管理情報にクライアント
コードを含まない場合には、クライアントコードは一致に関する条件として含む必要は用いない。

図１０は、ステップＳ４で書き込まれる比較元データテーブルの一例を示す図である。図１０に示すように、比較元データテーブルには、ファイル管理情報の情報項目から受付承認フラグとファイル種別コードを除いた情報項目が格納される。なお、比較元データテーブルにファイル種別コードを含むようにしてもよい。

つぎに、データ取得部１２は、記憶部３の比較元データテーブルを参照し、申請対象の電子帳表の作成に用いたアプリケーションデータが存在するか（条件＃１を満たしているか）否かを判断する（ステップＳ５）。具体的には、比較元データテーブルに情報が書き込まれているか否かによって電子帳表の作成に用いたアプリケーションデータが存在するか否かを判断する。

ステップＳ５で、条件＃１を満たしていると判断した場合（ステップＳ５ Ｙｅｓ）には、データ取得部１２は、比較先データ（比較元データとクライアントコード，システムコードが一致する過年度のアプリケーションデータ）の情報を検索する（ステップＳ６）。具体的には、データ取得部１２は、データベース上のファイル管理情報のなかから、比較元データとクライアントコード，システムコードが一致し、かつ、年度が比較元データより前であり、かつ、データ種別がデータファイルである情報を検索して読み出し、比較先データテーブルとして記憶部３に書き込む。また、ファイル管理情報にクライアントコードを含まない場合には、クライアントコードは一致に関する条件として含む必要は用いない。

図１１は、ステップＳ６で書き込まれる比較先データテーブルの一例を示す図である。図１１に示すように、比較先データテーブルの項目は、比較元データテーブルと同様であり、比較元データのファイルごとにそれぞれに対応して検索された比較先データの情報が書き込まれる。

つぎに、データ取得部１２は、記憶部３の比較先データテーブルを参照し、比較先データが存在するか（条件＃２を満たしているか）否かを判断する（ステップＳ７）。具体的には、比較先データテーブルに情報が書き込まれているか否かによって比較先データが存在するか否かを判断する。

ステップＳ７で条件＃２を満たしていると判断した場合（ステップＳ７ Ｙｅｓ）は、判定基準計算部１３および比較部１４が後述の信憑性評価処理を行い、信憑性評価処理の結果に基づいて電子帳表管理テーブルの要確認項目数の欄を書き込む（ステップＳ９）。そして、コメント選択部１５が信憑性評価処理の結果に基づいて表示するコメントを選択し、レポート作成部１６が信憑性評価処理のレポートを作成し表示部４に表示するとともに、作成したレポートを結果データとして記憶部３に格納する（ステップＳ１０）。また、このとき、レポート作成部１６は、承認者の入力部２の操作による入力を受けつけた場合に、出力部６から紙媒体などによるレポートを出力する。なお、ここでは、１回の電子帳表申請処理では、１つのクライアントに関する承認を行うこととし、電子帳表管理テーブルには、クライアントコードを含めていない。したがって、承認申請が行われている電子帳表に対応するクライアントコードに関しては、電子帳表情報を読み出した時点（ステップＳ２）で、記憶部３の一次記憶領域に格納し、以降の処理で参照できることとする。

つぎに、承認判定部１７は、記憶部３の承認条件設定情報を読み出して保持し、保持している承認条件設定情報に基づいて、電子帳表管理テーブルに格納されている情報（要確認項目数）がそれぞれ対応する（システムコード，担当者コードが一致する）承認条件を
満たしているか否かを判定し、判定結果を表示部４に表示する（ステップ１１）。図１２は、承認判定情報の一例を示す図である。図１２に示すように、承認判定情報は、担当者を識別するための担当者コードと、システムコードと、承認を行うための条件である判定条件が格納されている。ここでは、承認を行う際に、担当者（承認者）によって、承認条件が異なる場合を想定し、担当者ごとに判定条件を設定している。担当者コードは、本実施例の電子帳表承認処理の起動の際に、承認者（担当者）がログインに用いたＩＤから求めておく。たとえば、担当者コードと担当者に関する情報の対応について、図１３に示すような担当者情報として記憶部３に保持し、この情報のなかに担当者コードに対応するログインＩＤを含めるようにし、その情報を参照して現在ログインしている担当者に対応する担当者コードを求めるようにすればよい。

なお、承認者がひとりである場合などには、承認条件を担当者コードごとに区別せず、システムコードと判定条件だけのみを承認判定情報として格納しておくようにしてもよい。また、図１２の例では、判定条件として信憑性評価処理によって要確認とされた項目の個数を条件とする場合を示しているが、これ以外の判定条件を設定するようにしてもよい。

承認条件を満たしていると判定した場合には（ステップＳ１１ Ｙｅｓ）、承認部１８が、承認を促す画面を表示部４に表示し、承認者の入力部２の操作による承認を受付け、ファイル管理情報の承認対象の電子帳表に対応する受付承認フラグを「承認」に変更する（ステップＳ１２）。また、このとき、ファイル管理情報の承認対象の電子帳表に対応する情報を承認データ情報として記憶部３に保持しておくこととする。なお、ここでは、承認条件を満たしているときには、承認者が承認することとしてフローを示しているが、承認条件を満たしていても承認しない場合が想定される場合には、入力部２の操作による承認者から承認しないという入力を受付けるようにし、承認しない場合には、受付承認フラグを「承認」に変更せずに、電子帳表承認処理を終了するようにしてもよい。

つぎに、メール判定部１９は、記憶部３からメール送信設定情報を読み出し、メール送信設定情報に基づいて、電子帳表管理テーブルに格納されている情報（要確認項目数）がそれぞれ対応する（クライアントコード，システムコード，担当者コードが一致する）メール送信条件を満たしているか否かを判定する（ステップＳ１３）。図１４は、メール送信判定情報の一例を示す図である。図１４に示すように、メール送信判定情報には、担当者コード，クライアントコード，システムコードごとに対応するメール送信判定条件である判定条件が格納されている。

ステップＳ１３で、メール送信条件を満たしていると判定した場合（ステップＳ１３ Ｙｅｓ）には、メール判定部１９は、メール送信条件の判定結果を表示部４に表示するとともに、メール送信を行うか否かの選択を促す画面を表示部４に表示し、承認者の入力部２の操作によるメール送信を行うか否かの選択を受付ける（ステップＳ１４）。メール送信を行うという選択を受付けた場合（ステップＳ１４ Ｙｅｓ）には、メール判定部１９は、メーラーを起動する（ステップＳ１５）。そして、メール作成部２０は、記憶部３の一次領域に格納されているクライアントコードを読み出し、そのクライアントコードに対応するメールアドレスを記憶部３のクライアント情報から検索して読み出し、そのメールアドレスを宛先に埋め込んだメールを作成して表示部４に表示する（ステップＳ１６）。その際、ステップＳ１３でメール送信条件を満たしていると判定した電子帳表に対応するファイル格納パスおよびファイル名を、記憶部３に格納されている承認データ情報を参照して取得し、そのファイルをメールの添付ファイルとする。図１５は、ステップＳ１６で表示されるメール作成画面の一例を示す図である。図１５のメール送信画面は一例であり、メール本文の内容はこれに限らない。

メール本文については、あらかじめデフォルトの文章の電子データを作成して、記憶部３に格納しておき、その電子データを読み出してステップＳ１６で表示するようにしてもよいし、本文は空白でメール送信画面を表示して、承認者が、入力部２の操作によりメール本文を入力するようにしてもよい。また、送信元アドレスについては、担当者情報にメールアドレスを含むようにし、担当者情報を参照して、ログインしている担当者のメールアドレスを埋め込むようにしてもよいし、承認者が入力部２の操作により入力するようにしてもよい。また、送信元アドレスをデフォルト値として記憶部３に格納しておきそのデフォルト値を参照して埋め込むようにしてもよい。

そして、メール送信部２１は、承認者の入力部２の操作によるメール送信要求を受付けると、ステップＳ１６で作成されたメールを通信部５経由で送信し（ステップＳ１７）、処理を終了する。

また、ステップＳ５で条件＃１を満たしていないと判断した場合（ステップＳ５ Ｎｏ）、および、ステップＳ７で条件＃２を満たしていないと判断した場合（ステップＳ７ Ｎｏ）には、データ取得部１２は、承認申請対象の電子帳表とシステムコードが一致し、かつ、年度が承認申請対象の電子帳表より前のデータを、記憶部３のファイル管理情報から検索し、検索したデータを比較先電子帳表データとする（ステップＳ８）。そして、承認申請対象の電子帳表を比較元電子帳表ファイルとしてデータベースから読み出すとともに、比較先電子帳表データに基づいて、承認申請対象の電子帳表のファイルと同一のシステムコードを有する電子帳表ファイルを比較先電子帳表ファイルとしてデータベースから読み出し、ステップＳ９にすすむ。

また、ステップＳ１１で承認条件を満たしていないと判定した場合（ステップＳ１１ Ｎｏ）は、承認判定部１７は、エラー処理を行い（ステップＳ１８）、ステップＳ１に戻る。エラー処理としては、たとえば、承認条件を満たしていない旨の表示を表示部４にする、などである。また、ステップＳ１に戻らずに、処理を終了するようにしてもよい。

ステップＳ１３でメール送信条件を満たさないと判定した場合（ステップＳ１３ Ｎｏ）、および、ステップＳ１４でメールを送信しないという選択を受付けた場合（ステップＳ１４ Ｎｏ）には、処理を終了する。

つづいて、本実施例の信憑評価処理（図８−１のステップＳ９）について説明する。本実施例の信憑性評価処理では、電子帳表として作成されたＰＤＦファイル自体を直接評価するのではなく、その電子帳表ファイルを作成する元になったアプリケーションデータを評価することにより、的確なもれのない評価を行う。ただし、比較対象のアプリケーションデータが存在しない場合（図８−１のステップＳ５でＮｏとなった場合およびステップＳ７でＮｏとなった場合）には、アプリケーションデータによる比較ができないため、従来と同様に電子帳表ファイル自体を直接評価する。

ステップＳ７で条件＃２を満たしていると判断してステップＳ９に進んだ場合には、まず、比較部１４は、記憶部３の比較元データテーブルを参照し、比較元データテーブルに情報が格納されているファイルごとに、そのファイルとクライアントコードおよびシステムコードが一致する比較先データテーブルの情報を検索し、検索した情報に含まれるファイル格納パスとファイル名を取得する。たとえば、比較元データテーブルが図１０に示した例である、比較先データテーブルが図１１に示すような例であった場合、比較元データテーブルの１行目のファイルに対応する比較先データテーブルの情報は、図１１の１行目の情報、３行目の情報、・・・、である。したがって、図１１の１行目、３行目、・・・の情報に含まれるファイル格納パルとファイル名を取得することになる。

そして、比較部１４は、比較元データテーブルのファイル格納パスとファイル名を参照して、ファイルをデータベースから読み出し比較元データファイルとし、比較先データテーブルの検索により取得したファイル格納パスとファイル名に基づいて、データベースからファイルを読み出し、比較先データファイルとする。そして、比較元データファイルと比較先データファイルの値の比較を行い、記憶部３の判定条件設定情報に基づいて比較結果が正常と判定されるか、要確認と判定するかを判断し、判定により要確認となった項目の数を算出する。図１６は、比較結果（判定結果）で要確認となる場合の判定コメントの種類の一例を示す図である。図１６の例では、判定コメント（判定結果）として、「大きく増加」「大きく減少」「差異があります」「差額があります」「電子帳表が古い」「旧年度版で作成」の６種類を準備しておくこととし、それぞれ図１６に示すような内容を示す。これらの判定コメントは、その判定に対応する条件とともに判定条件設定情報として記憶部３に格納されていることとする。

判定コメントの「大きく増加」「大きく減少」「差額があります」についてでは、比較するデータの項目の値が金額である場合に適用する。「大きく増加」「大きく減少」については、それぞれ所定の数値を判定の閾値として決定しておき、記憶部３の判定条件設定情報の突出値の設定値として格納しておく。閾値としては、たとえば、増加または減少の割合を百分率で表した数値ＸおよびＹを格納しておく。そして、比較元データのなかのある項目の金額が、比較先データのなかのそれと同一の項目の金額よりＸ％以上増加の場合は「大きく増加」と判定し、Ｙ％以上減少の場合は「大きく減少」と判定する。また、比較元データと比較先データのある項目の金額が完全に一致しない場合に、「差額があります」と判定する。金額の項目については、「大きく増加」「大きく減少」による判定と「差額があります」による判定のいずれか１つを行うことになる。

「差異があります」については、比較するデータの項目の値が文字または文字列である場合に適用する。文字または文字列をそのまま比較し、異なっていれば「差異があります」と判定する。

また、「電子帳表が古い」「旧年度版で作成」については、アプリケーションデータ同士の比較ではなく、電子帳表の作成日付や作成されたプログラムについて評価を行うための判定結果である。電子帳表の作成日付を参照し、作成されたアプリケーションに対応するアプリケーションデータの更新日より、古い場合には、「電子帳表が古い」と判定する。このような電子帳表自体に対する評価を行うための判定は、ステップＳ７の判定結果にかかわらず、比較元のアプリケーションデータが存在すれば行える処理であるため、ステップＳ７の判定結果にかかわらず行うこととする。なお、作成日付は、たとえば、該当するファイルを参照してそのファイルの最終更新日に基づいて判定する。これに限らず、たとえば、電子帳表情報およびファイル管理情報に作成日付または更新日付を含めておき、それを用いて比較するようにしてもよい。

また、比較元の電子帳表ファイルまたは、比較元データが、その年度に対応する正しいプログラムのバージョンより古いバージョンで作成されている場合に、「旧年度版で作成」と判定する。どのバージョンのプログラムで作成されたかについては、ファイル管理情報に含めておくこととし、その年度に対応する正しいプログラムのバージョンは、判定条件設定情報の一部として格納しておくこととする。

なお、ここでは、便宜上、判定結果の種類として判定コメントを用いて表現しているが、判定コメントに１対１に対応する判定の種類の識別子を用いて、それぞれの条件を定義しておくこととする。そして、判定条件設定情報は、判定条件と、コメント情報がそれぞれ判定の種類の識別子に対応付けられて格納されていることする。そして、さらに、アプリケーションのデータ項目ごとに、どの判定の種類で判定を行うかの情報が、格納されて
いることとする。たとえば、会計データの売掛金の項目（金額の項目）について、「大きく増加」または「大きく減少」の判定を行う場合、「大きく増加」に対応する判定の種類の識別子を“１”とし、「大きく減少」に対応する判定の種類の識別子を“２”とすると、会計データの売掛金の項目の金額に対応する判定の種類として１および２を格納しておく。

なお、図１６は一例であり、判定の種類およびコメントは、これに限らず、信憑性評価の判定条件であればどのようなものを設定してもよい。

そして、比較部１４は、要確認と判定された項目とその理由を判定の種類の識別子を信憑性判定結果としてコメント選択部１５に渡す。このとき、要確認となった数を電子帳表管理テーブルの対応する電子帳表の欄に書き込む。そして、コメント選択部１５は、判定結果で要確認となった項目について、判定結果に対応するコメントを判定条件情報のなかから選択して、レポート作成部１６に渡す。

図１７−１〜１７−３は、判定対象の項目とその信憑性評価処理の判定結果の例を示す図である。図１７−１は、住所に対する信憑性評価処理の判定結果の例を示し、図１７−２は、交際費の判定結果の例を示し、図１７−３は、別表五（二）租税公課の納付状況などに関する明細書の法人税確定当期発生税額本書きに関する判定結果の例を示す。図１７−１〜１７−３でも信憑性評価処理の判定結果については、説明のために判定の種類を表す識別子の替わりに判定コメントを用いている。図１７−１〜１７−３では、当期の欄が申請対象の電子帳表に対応する情報（比較元）であり、前期の欄が過年度の一例として前期と比較をした場合の比較先の情報である。

また、本実施例では、比較部１４が比較を行う前に、ユーザー設定値を読み込み、判定条件情報だけでなく、比較に関する条件を追加設定する、または、判定条件を変更，削除できるようにする。なお、ユーザー設定値を設けずに判定条件設定情報のみによって条件を設定するようにしてもよい。

一方、ステップ８を経由してステップＳ９に進んだ場合（アプリケーションデータによる比較ができない場合）には、比較部１４は、比較先電子帳表ファイルと比較元電子ファイルについて、それぞれ、テキストまたは数値データとして情報を読み取り、比較先電子帳表ファイルと比較元電子帳表ファイルの内容を比較し、記憶部３の判定条件設定情報に基づいて、正常であるか要確認項目であるかの判定を行う。このときの判定については、上述のアプリケーションデータによる比較の場合と同様であるが、電子帳表には含まれずアプリケーションデータのみに含まれる項目があるため、ここでは、判定条件設定情報のうち、電子帳表に含まれる項目についてのみ、比較を行って判定する。そして、比較部１４は、要確認と判定された項目とその理由を判定の種類の識別子を信憑性判定結果としてコメント選択部１５に渡す。以上が、本実施の形態の信憑性評価処理の手順である。

つづいて、図８−１のステップＳ１０で表示されるレポートについて説明する。図１８は、レポートの表示に対する設定条件の入力画面を示す例である。レポート作成部１６は、ステップＳ１０で、または、ステップＳ１の前の起動時の処理などで、このような図１８に示すような画面を表示部４に表示し、承認者の入力部２の操作による入力を受付ける。図１８の例では、レポートとして表示する項目の数と、表示する項目の金額に対する条件を入力として受付けて設定できるようにしている。

また、図１９は、ステップＳ１０で表示部４に表示されるレポートの一例を示す図である。図１９の表示の前に、まず、要確認となった項目の一覧が表示される。そして、レポート作成部１６は、操作者の入力部２の操作により、レポートの詳細表示をするか否かの
選択を受付けるようにし、レポートの詳細表示をすると選択された場合に、図１９に示すような詳細レポートが表示される。

このように、本実施例では、電子帳表の承認の際に、データ取得部１２が承認申請された電子帳表の作成元となるアプリケーションデータを過年度の同一のアプリケーションのアプリケーションデータと比較することにより、電子帳表の信憑性を評価するようにした。このため、確認漏れを防ぎ、かつ効率的に承認対象の電子帳表のチェックを行うことができる。

図２０は、本発明にかかる実施例２の電子帳表承認方法を実現するための電子帳表承認システムとしての機能を備え、本発明にかかる実施例の電子帳表承認プログラムを実行可能な計算機システムの構成例を示す図である。実施例１では、一台の計算機システムにより、電子帳表承認方法を実現する例について説明したが、本実施例では、クライアントサーバーシステムによって実現する。図２０に示すように、本実施例の計算機システムは、サーバー１００と、クライアント（端末）１１０−１，１１０−２で構成される。なお、ここではサーバーを１台、クライアントを２台の例について説明するが、これは一例であり、サーバーおよびクライアントのそれぞれの台数に制約はない。サーバーを複数台とする場合には、本実施の形態のサーバー１００の機能をそれぞれのサーバーで分担してもよいし、サーバー１００の機能をそれぞれのサーバーが備えるようにしてもよい。

クライアント１１０−１，１１０−２の計算機システムはそれぞれ図１の構成と同様であり、クライアント１１０−１，１１０−２は、図１の制御部１，入力部２，記憶部３，表示部４，通信部５，出力部６とそれぞれ同様の機能を有する制御部１ａ，入力部２ａ，記憶部３ａ，表示部４ａ，通信部５ａ，出力部６ａを備えている。また、サーバー１００は、図１の制御部１，記憶部３，通信部５とそれぞれ同様の機能を有する制御部１ｂ，記憶部３ｂ，通信部５ｂを備えている。以下、クライアント１１０−１とクライアント１１０−２は同様の構成であるため、説明ではクライアント１１０と両者を区別せずに表記する。

図２１は、本実施例の電子帳表承認システムのクライアント１１０の機能構成例を示す図である。図２１に示すように、クライアント１１０は、実施例１の電子帳表承認装置のファイル選択部１１，承認判定部１７，承認部１８，メール判定部１９，メール作成部２０，メール送信部２１と同様の構成要素を備え、さらにデータ管理部２２を備えている。実施例１と同様の機能を有する構成要素は、実施例１と同一の符号を付して説明を省略する。クライアント１１０の記憶部３ａ（図示せず）は、一時記憶領域として用いられる。また、クライアント１１０は、通信部５ａ経由で内部ネットワークであるネットワーク４０に接続しており、ネットワーク４０経由でサーバーと情報の授受を行う。

図２２は、本実施例の電子帳表承認システムのサーバー１００の機能構成例を示す図である。図２１に示すように、サーバー１００は、実施例１の電子帳表承認装置のデータ取得部１２，判定基準計算部１３，比較部１４，コメント選択部１５，レポート作成部１６と同様の構成要素を備え、さらにデータ管理部２３を備えている。サーバー１００の記憶部３ｂには、実施の形態１の電子帳表承認装置の記憶部３に格納されるデータおよび情報が格納される。また、サーバー１００は、通信部５ｂ経由で内部ネットワークであるネットワーク４０に接続している。

本実施例の電子帳表承認システムの動作および処理については、実施例１の電子帳表承認装置の機能をサーバー１００とクライアント１１０に分散させた以外は実施例１と同様である。以下、実施例１と異なる部分についてのみ説明を行う。

まず、クライアント１１０は、実施例１と同様に、ファイル選択部１１が図８−１のステップＳ１を実行する。このとき、ファイル選択部１１は、サーバー１００の記憶部３ｂのデータベース上の電子帳表情報を、通信部５ａおよびネットワーク４０経由で取得し、更新されているか、新たに作成されているかの確認を行う。確認方法に特に制約はないが、たとえば、ファイル選択部１１は、電子帳表情報の更新または新たな作成を識別するために、電子帳表情報の複製を記憶部３ａに保持しておく。そして、データ選択部１１は、電子帳表情報が更新されているか、または新たに作成されたと判断した場合には、通信部５ａ経由でサーバー１００側の処理の開始を指示する。そして、サーバー１００のデータ管理部２３は、その指示を受信すると、実施例１のデータ選択部１１のステップＳ２およびステップＳ３と同様の処理を行う。以降、実施例１のステップＳ４〜ステップＳ１０のレポート作成までをサーバー１００が行う。そして、サーバー１００のレポート作成部１６は、ステップＳ１０でレポートを作成すると、そのレポートを結果データとして記憶部３ｂに格納するとともに、通信部５ｂ経由でクライアント１１０に送信する。クライアント１１０のデータ管理部２２は、通信部５ａ経由でレポートを受信し、レポートを表示部４ａに表示する。そして、クライアント１１０は、実施例１と同様のステップＳ１１以降の処理を実施する。このとき、記憶部３ｂ上の情報を用いる場合には、通信部５ａおよびネットワーク４０経由で取得し、記憶部３ａの一時記憶領域に格納し、格納した情報を用いて処理を行い、格納した情報を更新した場合には、通信部５ａ経由で記憶部３ｂ上の情報を更新する。

このように、本実施例では、サーバークライアントシステムで実施例１と同様の処理を行うようにしたので、承認者，電子帳表の作成者が複数存在する場合でも、効率的に処理を実施することができる。また、電子帳表データおよびアプリケーションデータなどについては、サーバーで一元管理されるため、計算機システムごとにこれらのデータを保持する場合に比べ、データを容易に管理することができる。

以上のように、本発明にかかる電子帳表承認方法、電子帳表承認装置、電子帳表承認システムおよび電子帳表承認プログラムは、承認申請された電子帳表の内容の信憑性を確認する電子帳表承認装置およびシステムに適している。

本発明にかかる実施例１の電子帳表承認方法を実現するための電子帳表承認装置としての機能を備え、本発明にかかる実施例１の電子帳表承認プログラムを実行可能な計算機システムの構成例を示す図である。 実施例１の電子帳表承認装置の機能構成例を示すブロック図である。 会計データテーブルの一例を示す図である。 法人税データテーブルの一例を示す図である。 電子帳表管理テーブルの一例を示す図である。 ファイル管理情報の一例を示す図である。 電子帳表情報の一例を示す図である。 クライアント情報の一例を示す図である。 電子帳表承認処理手順の一例を示すフローチャートである。 電子帳表承認処理手順の一例を示すフローチャートである。 受付承認フラグを変更する前後のファイル管理情報の一例を示す図である。 比較元データテーブルの一例を示す図である。 比較先データテーブルの一例を示す図である。 承認判定情報の一例を示す図である。 担当者情報の一例を示す図である。 メール送信判定情報の一例を示す図である。 メール作成画面の一例を示す図である。 判定コメントの種類の一例を示す図である。 住所に対する信憑性評価処理の判定結果の一例を示す図である。 交際費の判定結果の一例を示す図である。 法人税確定当期発生税額本書きに関する判定結果の例を示す図である。 レポートの表示に対する設定条件の入力画面の例を示す図である。 レポートの一例を示す図である。 実施例２の電子帳表承認方法を実現するための電子帳表承認システムとしての機能を備え、本発明にかかる実施例の電子帳表承認プログラムを実行可能な計算機システムの構成例を示す図である。 実施例２のクライアントの構成例を示す図である。 実施例２のサーバーの構成例を示す図である。

符号の説明

１，１ａ，１ｂ 制御部
２，２ａ 入力部
３，３ａ，３ｂ 記憶部
４，４ａ 表示部
５，５ａ，５ｂ 通信部
６，６ａ 出力部
７ システムバス
１１ ファイル選択部
１２ データ取得部
１３ 判定基準計算部
１４ 比較部
１５ コメント選択部
１６ レポート作成部
１７ 承認判定部
１８ 承認部
１９ メール判定部
２０ メール作成部
２１ メール送信部
２２，２３ データ管理部
３０ インターネット
４０ ネットワーク
１００ サーバー
１１０、１１０−１，１１０−２ クライアント

Claims (13)

1. 財務または税務アプリケーションで作成され承認申請された電子帳表の承認処理を行う電子帳表承認方法であって、
   ファイル選択部が、前記電子帳表の電子データファイルである電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含む電子帳表情報を記憶部から読み出す電子帳表読み出しステップと、
   データ取得部が、前記電子帳表の作成に用いたアプリケーションデータの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含むファイル管理情報を記憶部から読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データと対象年度とそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との全てが一致するアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較元データ情報として保持する比較元データ検索ステップと、
   データ取得部が、前記読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度のアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較先データ情報として保持する比較先データ検索ステップと、
   比較部が、前記比較元データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元データとし、前記比較先データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較先データとし、前記比較元データと前記比較先データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定するデータ比較ステップと、
   を含み、
   前記承認判定結果が所定の承認判定基準を満たす場合に、前記承認処理を行うことを特徴とする電子帳表承認方法。
2. 前記ファイル管理情報に、さらに、電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含めることとし、
   さらに、
   データ取得部が、前記比較元データ検索ステップで検索した結果、前記比較元データが存在しなかった場合、前記電子帳表情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元電子帳表データとする比較元電子帳表検索ステップと、
   データ取得部が、前記比較先データ検索ステップで検索した結果、前記比較先データが存在しなかった場合、記憶部からファイル管理情報を読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度の電子帳表データを検索し、検索結果として得られた電子帳表データに対応するファイル管理情報に含まれる格納パスおよびファイル名で示されたファイルを記憶部から読み出し比較先電子帳表データとする比較先電子帳表検索ステップと、
   比較部が、前記比較元電子帳表データおよび前記比較先電子帳表データからそれぞれテキストを抽出し、抽出結果に基づいて前記比較元電子帳表データと前記比較先電子帳表データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定する電子帳表データ比較ステップと、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載の電子帳表承認方法。
3. 前記ファイル管理情報に、クライアントを識別するためのクライアントコードを含めることとし、前記電子帳表情報に、前記電子帳表に対応するクライアントコードを含めることとし、
   前記比較元データ検索ステップでは、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較元データとし、
   前記比較先データ検索ステップでは、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較先データとすることを特徴とする請求項１または２に記載の電子帳表承認方法。
4. さらにクライアントコードとクライアントの宛先メールアドレスとを対応付けて記憶部に保持し、
   さらに、
   メール作成部が、前記電子帳表情報に基づき、前記承認処理を行った電子帳表に対応するクライアントコードを取得し、その後、取得したクライアントコードに対応する宛先メールアドレスを宛先とし、前記承認処理を行った電子帳表データを添付ファイルとする、メールを作成するメール作成ステップと、
   メール送信部が、前記作成したメールを送信するメール送信ステップと、
   を含むことを特徴とする請求項３に記載の電子帳表承認方法。
5. 財務または税務アプリケーションで作成され承認申請された電子帳表の承認処理を行う電子帳表承認装置であって、
   前記電子帳表の電子データファイルである電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含む電子帳表情報を記憶部から読み出すファイル選択手段と、
   前記電子帳表の作成に用いたアプリケーションデータの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含むファイル管理情報を記憶部から読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データと対象年度とそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との全てが一致するアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較元データ情報として保持し、また、前記読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度のアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較先データ情報として保持するデータ取得手段と、
   前記比較元データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元データとし、前記比較先データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較先データとし、前記比較元データと前記比較先データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定する比較手段と、
   を備え、
   前記承認判定結果が所定の承認判定基準を満たす場合に、前記承認処理を行うことを特徴とする電子帳表承認装置。
6. 前記ファイル管理情報に、さらに、電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含めることとし、
   さらに、
   前記データ取得部が、前記比較元データの検索処理を実行した結果、前記比較元データが存在しなかった場合、前記電子帳表情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元電子帳表データとし、また、前記比較先データの検索処理を実行した結果、前記比較先データが存在しなかった場合、記憶部からファイル管理情報を読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度の電子帳表データを検索し、検索結果として得られた電子帳表データに対応するファイル管理情報に含まれる格納パスおよびファイル名で示されたファイルを記憶部から読み出し比較先電子帳表データとし、
   前記比較部が、前記比較元電子帳表データおよび前記比較先電子帳表データからそれぞれテキストを抽出し、抽出結果に基づいて前記比較元電子帳表データと前記比較先電子帳表データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定することを特徴とする請求項５に記載の電子帳表承認装置。
7. 前記ファイル管理情報に、クライアントを識別するためのクライアントコードを含めることとし、前記電子帳表情報に、前記電子帳表に対応するクライアントコードを含めることとし、
   前記比較元データを検索する処理では、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較元データとし、
   前記比較先データを検索する処理では、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較先データとすることを特徴とする請求項５または６に記載の電子帳表承認装置。
8. さらにクライアントコードとクライアントの宛先メールアドレスとを対応付けて記憶部に保持し、
   さらに、
   前記電子帳表情報に基づき、前記承認処理を行った電子帳表に対応するクライアントコードを取得し、その後、取得したクライアントコードに対応する宛先メールアドレスを宛先とし、前記承認処理を行った電子帳表データを添付ファイルとする、メールを作成するメール作成手段と、
   前記作成したメールを送信するメール送信手段と、
   を備えることを特徴とする請求項７に記載の電子帳表承認装置。
9. サーバーと前記サーバーにネットワーク経由で接続された端末で構成され、財務または税務アプリケーションで作成され承認申請された電子帳表の承認処理を行う電子帳表承認システムであって、
   前記端末は、
   前記サーバーとデータの送受信を行う第１の通信手段と、
   前記サーバーから前記電子帳表の電子データファイルである電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含む電子帳表情報を前記第１の通信部経由で取得し、取得した電子帳表が更新または新たに作成されたと判断した場合に、前記サーバーへ前記第１の通信部経由でサーバー側の処理の開始を指示するファイル選択手段と、
   を備え、
   前記サーバーは、
   前記指示を受信すると、前記電子帳表の作成に用いたアプリケーションデータの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成した前記アプリケーションの識別子を含むファイル管理情報を記憶部から読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データと対象年度とそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との全てが一致するアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較元データ情報として保持し、また、前記読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度のアプリケーションデータを検索し、検索結果として得られたアプリケーションデータに対応するファイル管理情報を比較先データ情報として保持するデータ取得手段と、
   前記比較元データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元データとし、前記比較先データ情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較先データとし、前記比較元データと前記比較先データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定する比較手段と、
   前記承認判定結果を前記端末に送信する第２の通信手段と、
   を備え、
   前記端末は、前記承認判定結果が所定の承認判定基準を満たす場合に、前記承認処理を行うことを特徴とする電子帳表承認システム。
10. 前記ファイル管理情報に、さらに、電子帳表データの格納場所、ファイル名および対象年度、そのファイルを作成したアプリケーションの識別子を含めることとし、
    さらに、
    前記データ取得部が、前記比較元データの検索処理を実行した結果、前記比較元データが存在しなかった場合、前記電子帳表情報に含まれる格納パスおよびファイル名に対応するファイルを記憶部から読み出し比較元電子帳表データとし、また、前記比較先データの検索処理を実行した結果、前記比較先データが存在しなかった場合、記憶部からファイル管理情報を読み出し、読み出したファイル管理情報のなかから、前記電子帳表情報に含まれる電子帳表データとそのファイルを作成したアプリケーションの識別子との両方が一致し、かつ、電子帳表情報に含まれる電子帳表データの対象年度より前の対象年度の電子帳表データを検索し、検索結果として得られた電子帳表データに対応するファイル管理情報に含まれる格納パスおよびファイル名で示されたファイルを記憶部から読み出し比較先電子帳表データとし、
    前記比較部が、前記比較元電子帳表データおよび前記比較先電子帳表データからそれぞれテキストを抽出し、抽出結果に基づいて前記比較元電子帳表データと前記比較先電子帳表データを比較し、比較結果が所定の承認判定基準を満たすか否かを判定することを特徴とする請求項９に記載の電子帳表承認システム。
11. 前記ファイル管理情報に、クライアントを識別するためのクライアントコードを含めることとし、前記電子帳表情報に、前記電子帳表に対応するクライアントコードを含めることとし、
    前記比較元の検索では、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較元データとし、
    前記比較先の検索では、前記検索結果として得られたアプリケーションデータのうち、さらに、前記電子帳表データとクライアントコードが一致する前記アプリケーションデータを前記比較先データとすることを特徴とする請求項９または１０に記載の電子帳表承認システム。
12. 前記サーバーが、
    さらにクライアントコードとクライアントの宛先メールアドレスとを対応付けて記憶部に保持し、
    前記端末が、
    前記取得した電子帳表情報を記憶部に格納し、
    さらに、
    前記取得した電子帳表情報に基づき、前記承認処理を行った電子帳表に対応するクライアントコードを取得し、その後、取得したクライアントコードに対応する宛先メールアドレスを前記第１の通信部経由で前記サーバーから取得して、取得した宛先メールアドレスを宛先とし、前記承認処理を行った電子帳表データを添付ファイルとする、メールを作成するメール作成手段と、
    前記作成したメールを送信するメール送信手段と、
    を備えることを特徴とする請求項１１に記載の電子帳表承認システム。
13. 請求項１〜４のいずれか１つに記載の電子帳表承認方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子帳表承認プログラム。

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