JP3138246B2 - 電子伝票修正回数管理機能付き会計システム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、承認する電子伝票
が修正されているかどうかを容易に判断できて、かつ修
正回数も容易に把握できる伝票修正回数管理機能付き会
計システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の会計システムは、バッチ処理等に
よるＥＤＰ会計システムが主流である。この会計システ
ムは、各部門で起票された伝票（以下入力原票という）
が経理部門に集められ、検印後に一括してコンピュータ
に入力される。そして、入力されたデータに基づき、コ
ンピュータが集計し、各種帳票及び財務諸表を出力す
る。

【０００３】従って、チェックのポイントは伝票データ
が正しく入力されていることを確認することである。ま
た、伝票を電算部門へ送達中に紛失しないようにするこ
とである。

【０００４】このようなことから近年はペーパレスの会
計システムが構築されている。例えば、図１１に示すよ
うな、伝票の処理を行うホストコンピュータ１が通信ケ
ーブルを通じて端末装置３ａ〜端末装置３ｎと接続され
た会計システムは、端末装置３が伝票データをホストコ
ンピュータ１に送ると、その内容がホストコンピュータ
１でチェックされ、問題がない場合には電子台帳部に格
納される。

【０００５】そして、所定の時点で承認者の端末装置３
にその内容が送出されて承認が行われる。承認者は、そ
れぞれのＩＤを有しており、承認作業を行う場合は、Ｉ
Ｄを入力させることで不正に承認が行われることを防止
していた。また、経理部門では電子伝票に承認者の承認
がある場合は経理承認していた。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ような従来の方式における承認はＩＤの入力によって可
能であるので、ＩＤがシステムの利用者に漏れると、不
正に承認が行われることになる。

【０００７】ところが、経理部門では電子伝票に、経理
的内容がチェックされて所定の承認者の承認がある場合
は、その電子伝票を経理承認するので、承認者のＩＤが
漏れた場合は、不正に経理承認されてしまうという課題
があった。

【０００８】また、電子伝票の印刷シートに承認印を押
して会計処理に応じる会計システムの場合、承認済みの
印刷シートの内容と電子伝票（電子ファイル）の内容の
一致を保証する方法がなかった。例えば、原始証憑入力
し印刷シートを出力した後、入力した内容を修正（故意
の場合も有り）した様な場合、修正が有ることを知らず
に電子伝票を承認してしまう様な状況が発生していた。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明は、複数の端末と
ホストコンピュータとを専用回線で結び、前記複数の端
末の内でいずれかの端末が承認者側の端末となり、この
承認者側の端末において、前記端末側から送付される電
子伝票の印刷シートの修正回数と、承認者側の端末に入
力した前記電子伝票の修正回数とが一致し、かつ前記印
刷シートに当該システムの組織規定に基づく所定人の押
印が全て揃っている場合は、前記印刷シートに承認印を
押して会計処理に応じる会計システムである。

【００１０】少なくとも、前記電子伝票の伝票番号と、
この電子伝票の修正回数と、電子伝票の内容と、承認の
フラグとがレコード単位で記憶される電子伝票ファイル
を備える。

【００１１】そして、電子伝票検索処理部が複数の端末
からのアクセスを受付け、該アクセスがあった端末が要
望する電子伝票を前記電子伝票ファイルから検索して前
記アクセスがあった端末に送信する。

【００１２】電子伝票修正管理処理部が端末からの電子
伝票の伝票番号を読み、該伝票番号の前記レコードを前
記電子伝票ファイルから引当て、このレコードの電子伝
票の内容と、端末からの電子伝票の内容とが相違してい
る場合は、端末からの電子伝票の伝票番号に対応するレ
コードの修正回数を更新する。そして、端末に、少なく
とも前記電子伝票の内容と修正回数とを前記印字シート
に印字させ、前記修正回数を除いた電子伝票を端末に表
示させる。

【００１３】

【発明の実施の形態】図１は本発明の実施の形態１のオ
ンライン会計システムの概略構成図である。図１のオン
ライン会計システムは、専用回線（ＬＡＮ）に社員Ａｉ
（ｉ；１、２、３、……）の端末５ａ、５ｂ、……と、
プリンタ６と、承認者の端末７と、プリンタ８と、ホス
トコンピュータ９とを接続している。また、前述のプリ
ンタ６は社員Ａｉ側に設けられ、プリンタ８は承認者側
に設けられている。

【００１４】社員Ａｉは、端末５ａ、５ｂ、……を操作
して、ホストコンピュータ９より所望の電子伝票フォー
マットＢｉ（ｉ；１、２、…）を画面に呼び出して表示
させ、この画面上の電子伝票フォーマットＢｉに原始証
憑Ｃｉの内容を入力し、プリンタ６を用いてプリントア
ウトする。このプリントアウトされたシートを電子伝票
のモニタシートＤｉと称し、原始証憑Ｃｉと共に承認者
に送付する。

【００１５】前述の各端末には、電子伝票を表示する場
合は、後述するバージョン番号が消去されて表示する機
能が備えられ、印刷シートＤｉにバージョン番号を印字
させるようにしている。

【００１６】一方、ホストコンピュータ９は、電子伝票
フォーマットＢｉを端末側に送信した後に、社員Ａ、
Ｂ、…が端末５ａ、５ｂ、…を操作して原始証憑Ｃｉの
内容を電子伝票フォーマットＢｉに入力し終わると、伝
票コードＥｉを端末に送出して表示させる。この端末側
で表示される伝票を、電子伝票Ｂｒと称し、その内容Ｋ
ｉを社員コードＪｉ、伝票番号等を対応させてホストコ
ンピュータ９が記憶したものを電子伝票ｂｒと称する。

【００１７】次に、承認者は、社員側から送付されたモ
ニタシートＤｉの内容とその原始証憑の内容とをチェッ
クすると共に、図４の（ａ）に示すような検認条件入力
画面より、検認条件（部門コード、入力日、伝票番号
等）を入力して目的の電子伝票Ｂｒを表示させた後に、
この電子伝票Ｂｒが示す所定欄にバージョンＮＯＦｉを
入力する。

【００１８】そして、この画面上にバージョンの一致を
知らせるメッセージが表示され、かつ前述のチェックで
内容が正しいと判断したときは、モニタシートＤｉに承
認印を押して会計処理に応じさせる。

【００１９】＜ホストコンピュータの詳細構成＞図２は
ホストコンピュータ９の構成図である。前述のホストコ
ンピュータ９は、図２に示す構成を少なくとも備えてい
る。

【００２０】初めにファイルの構成を説明する。ホスト
コンピュータ９は、図２に示すように、複数種の電子伝
票フォーマットＢｉが記憶された伝票フォーマットファ
イル１１と、社員コードと部門、氏名とからなる社員情
報Ｐｉが複数記憶された社員情報ファイル１２と、端末
によって作成された電子伝票Ｂｒが複数記憶された電子
伝票ファイル１３とを備えている。この電子伝票ファイ
ル１３については図を用いて後述する。

【００２１】また、ホストコンピュータ９は、仮電子伝
票作成手段１５と第２の電子伝票検索手段１６とからな
る電子伝票検索処理部１７を備えている。また、電子伝
票読込手段１９と第１の電子伝票検索手段２０と修正判
定手段２１と伝票番号生成手段２２とバージョン番号生
成手段２３とからなる修正回数管理処理部２６と、承認
受付処理部２８とを備えている。

【００２２】電子伝票ファイル１３は、図３に示すよう
に、伝票コード（伝票番号ともいう）Ｅｉと、バージョ
ンＮＯＦｉと、電子伝票の内容等とからなるレコードの
電子伝票ｂｒが記憶される。

【００２３】また、この電子伝票ファイル１３における
電子伝票ｂｒは、図３に示すように、バージョンＮＯが
変わると、そのバージョンＮＯ毎に、修正者（ユーザＩ
Ｄ）、端末ＩＤ、電子伝票のプログラムＩＤ、更新年月
日及び時刻とからなるレコード（以下履歴レコードとい
う）が電子伝票の修正履歴として記憶される。

【００２４】電子伝票検索処理部１７の仮電子伝票作成
手段１５は、ＬＡＮを介して端末から所望の伝票の種類
Ｍｉと社員コードＪｉ（ＩＤ、パスワード、社員番号
等）とが入力すると、その社員コードＪｉからその伝票
Ｍｉを用いることができる社員かどうかを確認し、伝票
Ｍｉを用いることができる社員の場合は、その伝票のフ
ォーマットＢｉを伝票フォーマットファイル１１から読
み出して、アクセスがあった社員の端末に渡す。

【００２５】このとき、伝票種類Ｍｉの社員の社員情報
Ｐｉを引当て、この社員情報Ｐｉの中から所定の情報を
伝票フォーマットＢｉに書き込んで送信する。この電子
伝票を仮電子伝票ｍｐと称する。

【００２６】電子伝票検索処理部１７の第２の電子伝票
検索手段１６は、端末（社員、承認者）から伝票コード
Ｅｉが入力すると、この伝票Ｅｉの電子伝票ｂｒのレコ
ードを電子伝票ファイル１３から引当て、引き当てたレ
コードを渡す。

【００２７】このとき、電子伝票ｂｒの表示の場合は、
その端末に渡されるレコードからバージョンＮＯＦｉを
削除したレコードにして送出し、その端末にバージョン
ＮＯＦｉが表示されないようにする。また、モニタシー
トＤｉの印字の場合には、その端末に渡したレコードの
バージョンＮＯＦｉを伝票コードＥｉの後に印字される
ような形式で送出する。

【００２８】また、社員コードＪｉ（ＩＤ、パスワー
ド、社員番号等）からその伝票ｂｒを使用できる社員か
どうかを判定している。

【００２９】修正回数管理処理部２６の電子伝票読込手
段１９は、端末側の電子伝票Ｂｒをホスト側の内部に取
り込み、後述する修正判定手段２１によってこの電子伝
票Ｂｒの内容（伝票データ）が修正されていないと判定
された場合、又は第１の電子伝票検索手段２０からその
電子伝票Ｂｒの電子伝票ｂｒが電子伝票ファイル１３に
存在しないと判定された場合は、その内容をそのまま電
子伝票ファイル１３に記憶すると共に、その記憶アドレ
スを伝票番号生成手段２２、バージョン番号生成手段２
３及び第１の電子伝票検索手段２０に知らせる。

【００３０】さらに、後述する修正判定手段２１によ
り、その電子伝票ｂｒが修正されていると判定された場
合は、そのバージョンＮＯ毎に、修正者（ユーザＩ
Ｄ）、端末ＩＤ、電子伝票のプログラムＩＤ、更新年月
日及び時刻とからなる履歴レコードを電子伝票ファイル
１３に記憶する。

【００３１】第１の電子伝票検索手段２０は、電子伝票
読込手段１９が端末側の電子伝票Ｂｒを読み込むと、こ
の伝票に伝票コードＥｉがあるかどうかを判断し、伝票
コードがない場合は、電子伝票Ｂｒの電子伝票ｂｒが電
子伝票ファイル１３に存在しないと判定して伝票番号生
成手段２２及びバージョン番号生成手段２３を起動させ
る。

【００３２】また、電子伝票Ｂｒに伝票コードＥｉが存
在する場合は、この伝票コードＥｉの電子伝票ファイル
１３のレコードの伝票データを引き当てて修正判定手段
２１に知らせる。

【００３３】修正判定手段２１は、第１の電子伝票検索
手段２０によって電子伝票ファイル１３から送出された
電子伝票ｂｒと、電子伝票読込手段１９が読み込んだ電
子伝票Ｂｒの内容と比較し、修正があるかどうかを判断
し、その判断結果を電子伝票読込手段１９及びバージョ
ン番号生成手段２３に知らせる。修正がある場合は電子
伝票ｂｒのレコードのアドレスも合わせて知らせる。

【００３４】伝票番号生成手段２２は、第１の電子伝票
検索手段２０からの起動に伴って、所定桁の伝票コード
Ｅｉを生成して端末側に送出すると共に、電子伝票読込
手段１９からの電子伝票Ｂｒのアドレスのレコードを引
当て、このレコードに伝票コードＥｉを書き込む。

【００３５】バージョン番号生成手段２３は、第１の電
子伝票検索手段２０からの起動指示に伴って、例えば２
桁のバージョン番号Ｆｉ（例えば０１）を生成し、この
バージョン番号を、電子伝票読込手段１９からの電子伝
票Ｂｒのアドレスのレコードに書き込む。

【００３６】また、修正判定手段２１から電子伝票Ｂｒ
が修正されていることが知らせられると、その電子伝票
ｂｒのレコードのバージョンＮＯＦｉに対して「１」を
加算したバージョンＮＯＦｉに更新する。

【００３７】承認受付処理部２８は、承認者の端末７か
らのアクセスの場合は、伝票コードＥｉとバージョン番
号Ｆｉとを入力させて、その伝票コードのレコードを電
子伝票ファイル１３から引当て、このレコードのバージ
ョン番号と入力したバージョン番号とが一致したとき、
承認のフラグを電子伝票ファイル１３のレコードに立て
ると共に、バージョン番号の一致をその承認者側の端末
に知らせる。前述のバージョン番号は端末５側から廻さ
れる印刷シートのバージョン番号である。

【００３８】また、承認受付処理部２８は、図４の
（ａ）に示すように、検認条件入力画面を承認者側の端
末７に表示させ、この画面より、検認条件（部門コー
ド、入力日、伝票番号等）を入力させて、図４の（ｂ）
の検認指示入力画面にて複数の電子伝票番号と、計上
日、入金日、検認欄Ｖｉ等（総称して検認受け情報とい
う）を表示して、この検認欄Ｖｉにバージョン番号を入
力させてもよい。

【００３９】上記のように構成された実施の形態１のオ
ンライン会計システムについて図５のフローチャートを
用いて以下に動作を説明する。

【００４０】本実施の形態では、ホストコンピュータ９
の電子伝票ファイル１３には既にバージョンＮＯが付与
された電子伝票ｂｒが記憶されている。

【００４１】このような状態のとき、社員Ａｉが何らか
の理由で電子伝票ｂｒを修正する場合は、端末５ａを操
作して、社員番号Ｊｉと伝票番号Ｅｉとを入力して、ホ
ストコンピュータ９より所望の電子伝票Ｂｒを画面に呼
び出して表示させる。この電子伝票Ｂｒには、伝票番号
Ｅｉは表示されるがバージョン番号は表示されない。

【００４２】そして、社員Ａが画面の電子伝票Ｂｒを修
正してホスト側に送信させると、この電子伝票Ｂｒが修
正回数管理処理部２６の電子伝票読込手段１９により取
り込まれる（Ｓ１）。

【００４３】次に、第１の電子伝票検索手段２０が電子
伝票Ｂｒの伝票コードＥｉが書き込まれている領域を読
み（Ｓ２）、この電子伝票Ｂｒに伝票コードＥｉがある
かどうかを判断する（Ｓ３）。

【００４４】ステップＳ３で、伝票コードＥｉがある場
合は、その伝票コードＥｉの電子伝票ｂｒのレコードを
電子伝票ファイル１３から引き当て（Ｓ４）、その電子
伝票ｂｒのレコードを修正判定手段２１に渡す。

【００４５】修正判定手段２１は、第１の電子伝票検索
手段２０によって電子伝票ファイル１３から送出された
電子伝票ｂｒと、電子伝票読込手段１９が読み込んだ電
子伝票Ｂｒの内容と比較し（Ｓ５）、修正があるかどう
かを判断する（Ｓ６）。

【００４６】ステップＳ６において、修正があると判定
したときは、バージョン番号生成手段２３が電子伝票フ
ァイル１３のレコードのバージョンＮＯＦｉに「１」加
算した値に更新する（Ｓ７）。このとき、この更新した
バージョンＮＯと、修正者（ユーザＩＤ）と、端末ＩＤ
と、プログラムＩＤと、更新年月日及び時刻とを履歴レ
コードとして記憶する。

【００４７】すなわち、社員Ａが先に作成した電子伝票
を修正した場合は、その電子伝票のバージョン番号が自
動的に更新される。このため、承認者側ではモニタシー
トＤｉのバージョンＮＯと画面の社員Ａの電子伝票のバ
ージョンＮＯとから修正があったかどうかを直ぐに判断
できる。このため、不正の介在を抑制できる。

【００４８】また、ステップＳ３において伝票番号Ｅｉ
が電子伝票Ｂｒに存在しない場合は、伝票番号生成手段
２２が所定桁の伝票番号Ｅｉを電子伝票ｂｒのレコード
に書き込む（Ｓ８）。そして、バージョン番号生成手段
２３がバージョン番号（０１）を生成して書き込む（Ｓ
９）。

【００４９】さらに、ステップＳ６において、修正がな
いと判定したときは、バージョンの更新を行わないで本
処理を終了する。

【００５０】このようにして例えば図６に示すモニタシ
ートＤｉを得たとすれば、このモニタシートＤｉは、原
始証憑Ｃｉと共に、本システムの組織規定に従った所定
人に廻されていく。図６に示すようモニタシートＤｉの
入力部所には、所定人（請求人本人、上司等）の押印が
ある。

【００５１】そして、前述のモニタシートＤｉと原始証
憑ＣＩとが承認側に渡されると、承認側では以下に説明
する処理を行う。本説明では、年月日の入力については
省略する。図７は電子伝票検索処理部１７及び承認受付
処理部２８の動作を説明するフローチャートである。

【００５２】承認側は端末７からモニタシートＤｉの伝
票コードＥｉを入力すると、ホストコンピュータ９の電
子伝票検索処理部１７の第２の電子伝票検索手段１６
は、この伝票コードＥｉのレコードである電子伝票ｂｒ
を電子伝票ファイル１３から検索して表示させる（Ｓ２
０）。

【００５３】次に、承認受付処理部２８はこの電子伝票
Ｂｒのバージョン番号Ｆｉを入力させるメッセージを表
示させる（Ｓ２１）。

【００５４】次に、承認受付処理部２８は、バージョン
番号Ｆｉが入力したかどうかを判断する（Ｓ２２）。ス
テップＳ２２において、バージョン番号Ｆｉが入力した
ときは、そのバージョン番号Ｆｉと電子伝票ファイル１
３のレコードのバージョン番号Ｆｉと比較し（Ｓ２
３）、両方のバージョン番号が一致したかどうかを判断
する（Ｓ２４）。ステップＳ２４において、両方のバー
ジョン番号が一致したときは、電子伝票ファイル１３の
レコードに承認のフラグを立てる（Ｓ２５）と共に、バ
ージョンの一致を承認者側の端末に知らせる（Ｓ２
６）。

【００５５】また、ステップＳ２４において、両方のバ
ージョンが一致しない場合は、バージョンの不一致を承
認者側に知らせる（Ｓ２７）。

【００５６】承認者側はバージョンの一致が知らせられ
ると、原始証憑ＣｉとモニタシートＤｉの内容をチェッ
クし、適切な内容の場合は所定の承認欄に承認印を押し
て会計処理に応じさせる。また、バージョンが不一致の
場合は、モニタシートＤｉと原始証憑Ｃｉとを、社員Ａ
側に差し戻す。

【００５７】また、承認側で表示させる電子伝票は図３
に示すように、年月日〜年月日の範囲の電子伝票番号を
複数表示して、これらの電子伝票番号の検認欄にバージ
ョンを入力させてもよい。

【００５８】従って、承認側では、原始証憑とモニタシ
ートとを詳細にチェックしなくとも修正の有無がバージ
ョン番号の入力だけで自動的に判定されるので、承認側
の作業を大幅に短縮できる。

【００５９】＜実施の形態２＞図８は実施の形態２のオ
ンライン会計システムの概略構成図である。図８に示す
ように、専用回線（ＬＡＮ）に社員Ａｉ（ｉ；１、２、
３、……）の端末５ａ、５ｂ、……には、それぞれバー
コードリーダ３０ｉ（ｉ；１、２、３、……）を接続し
ている。また、承認者の端末７にはバーコードリーダ３
２が接続されている。また、モニタシートＤｉには図９
に示すように、伝票コードＥｉに対応するバーコードが
印字されている。

【００６０】このため、承認者が社員側から送付された
モニタシートＤｉのバーコードをバーコードリーダ３２
を用いて入力することが可能となる。

【００６１】従って、例えば複数の電子伝票を一度に承
認する場合は、モニタシートＤｉ毎に伝票コードＥｉを
入力しなくとも、バーコードリーダ３２で複数のモニタ
シートＤｉのバーコードをスキャニングさせることで、
複数の電子伝票ｂｒを容易に読み出し、各伝票コードＥ
ｉのバージョン番号を入力させるだけで、自動的にモニ
タシートと電子伝票の内容が相違しているかどうかを一
度に確認できることになる。

【００６２】＜実施の形態３＞一般的に会社、団体等に
おいては、伝票の承認は、担当上司がその伝票に承認し
て経理部門に廻される。このとき、内容によっては担当
上司が内訳を直接変更する必要がある場合もある。

【００６３】また、電子伝票を作成した入力者も入力ミ
ス等があった場合は、電子伝票を後日変更する必要があ
る。

【００６４】ところが、従来の方式では、内容を変更し
たとしても、その電子伝票に承認があれば経理承認され
てしまい、後日何らかの問題が発生した場合には、その
電子伝票からは誰が何時、どこをどのように変更したか
という履歴が分からない。このような場合には、図３で
説明した履歴レコードというのが有効である。

【００６５】例えば、図１０に示すように、専用回線
（ＬＡＮ）に社員Ａｉ（ｉ；１、２、３、……）の端末
５ａ、５ｂ、……と、プリンタ６と、社員Ａｉの上司端
末３５と、上司用のプリンタ３６と、経理部の承認者の
端末３７と、プリンタ３８と、ホストコンピュータ４３
とを接続した場合は、ホストコンピュータ４３は以下に
説明する処理を行う。

【００６６】また、前述の上司端末３５にはバーコード
リーダ４０が設けられ、経理部の承認者の端末３７には
バーコードリーダ４１が設けられている。

【００６７】このようなオンライン会計システムは、社
員Ａｉは、端末５ａ、５ｂ、……を操作して、ホストコ
ンピュータ４３より所望の電子伝票フォーマットＢｉ
（ｉ；１、２、…）を画面に呼び出して表示させ、この
画面上の電子伝票フォーマットＢｉに、原始証憑Ｃｉの
内容を入力してプリンタ６を用いてプリントアウトす
る。このプリントアウトされたモニタシートＤｉと、原
始証憑Ｃｉとを一緒にして上司側に渡す。例えば、図９
に示すバーコードと伝票コードとが印字されたモニタシ
ートＤｉがプリントアウトされて渡される。

【００６８】上司側では、渡されたモニタシートＤｉと
原始証憑Ｃｉとをチェックし、内容に不備がなければモ
ニタシートＤｉに上司承認印を押して経理部に廻す。ま
た、内容に不備があれば、社員Ａに差し戻す。

【００６９】また、上司側では、渡されたモニタシート
Ｄｉの伝票コードＥｉをキーボード又はバーコードリー
ダ４０を用いて入力し、モニタシートＤｉに対応する電
子伝票ｂｒをホストコンピュータ４３から転送させて画
面に表示させ、モニタシートＤｉのバージョン番号を入
力して修正の有無を自動判定させてもよい。この場合に
おいても、バージョン番号が一致しない場合は上司はモ
ニタシートＤｉと原始証憑Ｃｉとを差し戻し、一致して
いる場合は上司承認印をモニタシートＤｉに押して経理
部門に廻す。

【００７０】一方、このように上司側が電子伝票Ｂｒを
表示した場合に、何らかの修正を行った場合は、ホスト
コンピュータ４３は、上記説明のように、端末３５の電
子伝票Ｂｒの内容と、電子伝票ファイル１３の電子伝票
ｂｒの内容とを比較し、修正があるかどうかを判断す
る。

【００７１】修正があると判断した場合は、その電子伝
票ｂｒを引当て、この電子伝票ｂｒのバージョン番号Ｆ
ｉを更新すると共に、上記の図３に示すように、バージ
ョンＮＯが変わると、そのバージョンＮＯ毎に、更新年
月日、時刻と、社員コードＪｉと、端末ＩＤとからなる
履歴レコードを電子伝票の修正履歴として記憶する。

【００７２】従って、後日何らかの問題が発生した場合
には、その電子伝票ファイル４４の履歴レコードの情報
に基づいて解析を行うと、誰が何時、どこをどのように
変更したかという履歴が分かる。

【００７３】なお、上記経理部を本社としてホストコン
ピュータを配置し、このホストコンピュータと支社とを
専用回線で結んで、それぞれの専用回線を通信制御装置
（図示せず）によって制御するオンライン会計システム
とし、支社側から本社のホストコンピュータにアクセス
して電子伝票を読み出し、本社側でバージョンＮＯで電
子伝票を管理して経理承認を与えるシステムにしてもよ
い。

【００７４】また、上記実施の形態では、電子伝票の表
示時には、その電子伝票のバージョン番号を端末側に送
出しないとしたが、伝票コードＥｉと共にバージョン番
号を送出して端末に表示させてもよい。すなわち、第２
の電子伝票検索手段１６には、レコードからバージョン
ＮＯＦｉを削除する処理を付けないようにする。

【００７５】

【発明の効果】本発明によれば、電子伝票の内容が送付
されてきた印刷シートの内容と同じかどうかを修正回数
から自動的に判定して承認側に知らせているので、承認
側は印刷シートの内容と電子伝票の内容とが一致してい
るかどうかを目視でチェックしなくとも、印刷シートの
修正回数を入力するだけで、その結果が自動的に分かる
のでチェック作業を大幅に短縮できるという効果が得ら
れている。

【００７６】さらに、電子伝票に修正があった場合は、
修正回数と、修正者と、端末ＩＤと、プログラムＩＤ
と、年月日及び時刻とを修正履歴として記憶するので、
何らかの不正又は不備事項が後日発見された場合は、そ
の電子伝票の修正回数から何時、誰によって修正された
かを容易にたどることができるという効果が得られてい
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態１のオンライン会計システムの概略
構成図である。

【図２】実施の形態１のホストコンピュータの概略構成
図である。

【図３】電子伝票ファイルの構成を説明する説明図であ
る。

【図４】モニタシートの説明図である。

【図５】バージョンＮＯの更新を説明するフローチャー
トである。

【図６】モニタシートの説明図である。

【図７】修正回数の判定を説明するフローチャートであ
る。

【図８】実施の形態２のオンライン会計システムの概略
構成図である。

【図９】モニタシートの説明図である。

【図１０】実施の形態３の概略構成図である。

【図１１】従来の会計システムの概略構成図である。

【符号の説明】

５ａ 端末 ５ｂ 端末 ７ 端末 ９ ホストコンピュータ １１ 伝票フォーマットファイル １２ 社員情報ファイル １３ 電子伝票ファイル １５ 仮電子伝票作成手段 １６ 第２の電子伝票検索手段 １７ 電子伝票検索処理部 １９ 電子伝票読込手段 ２０ 第１の電子伝票検索手段 ２１ 修正判定手段 ２２ 伝票番号生成手段 ２３ バージョン番号生成手段 ２４ 伝票付与コード添付手段 ２６ 修正回数管理処理部 ２８ 承認受付処理部 Ｂｉ 電子伝票フォーマット Ｃｉ 原始証憑

Claims (6)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の端末とホストコンピュータとを専
   用回線で結び、前記複数の端末の内でいずれかの端末が
   承認者側の端末となり、この承認者側の端末において、
   前記端末側から送付される電子伝票の印刷シートの修正
   回数と、承認者側の端末に入力した前記電子伝票の修正
   回数とが一致し、かつ前記印刷シートに当該システムの
   組織規定に基づく所定人の押印が全て揃っている場合
   は、前記印刷シートに承認印を押して会計処理に応じる
   会計システムであって、 前記ホストコンピュータは、 少なくとも、前記電子伝票の伝票番号と、この電子伝票
   の修正回数と、電子伝票の内容と、承認のフラグとがレ
   コード単位で記憶される電子伝票ファイルと、 前記複数の端末からのアクセスを受付け、該アクセスが
   あった端末が要望する電子伝票を前記電子伝票ファイル
   から検索して前記アクセスがあった端末に送信する電子
   伝票検索処理部と、 前記端末からの電子伝票の伝票番号を読み、該伝票番号
   の前記レコードを前記電子伝票ファイルから引当て、こ
   のレコードの電子伝票の内容と、前記端末からの電子伝
   票の内容とが相違している場合は、前記端末からの電子
   伝票の伝票番号に対応する前記レコードの修正回数を更
   新する電子伝票修正管理処理部とを有し、 前記端末に、少なくとも前記電子伝票の内容と修正回数
   とを前記印字シートに印字させる手段と、前記修正回数
   を除いた電子伝票を端末に表示させる手段とを有するこ
   とを特徴とする電子伝票修正回数管理機能付き会計シス
   テム。
2. 【請求項２】 前記電子伝票修正管理処理部は、 前記電子伝票ファイルのレコードの修正回数の更新に伴
   って、そのレコードの電子伝票の内容を前記端末からの
   電子伝票の内容に更新することを特徴とする請求項１記
   載の電子伝票修正回数管理機能付き会計システム。
3. 【請求項３】 前記ホストコンピュータは、 前記端末からのアクセスが前記承認者の端末からのアク
   セスの場合は、前記承認者が要望する電子伝票番号の前
   記レコードを前記電子伝票ファイルから引当て、このレ
   コードの内で前記伝票番号と年月日及び時刻とを検認受
   け情報として、その承認者の端末に送出する手段と、 前記検認受け情報を表示したとき、その情報の修正回数
   を入力させ、該修正回数がその情報を有しているレコー
   ドの修正回数に一致しているかどうかを判断する手段
   と、 前記修正回数の一致と判断したときは、そのレコードに
   前記承認のフラグを立てる手段と、 前記レコードに承認のフラグが立てられると、前記承認
   者の端末に修正回数の一致を知らせる手段とからなる承
   認受付処理部とを有すること特徴とする請求項１又は２
   記載の電子伝票修正回数管理機能付き会計システム。
4. 【請求項４】 前記複数の端末はバーコードリーダを備
   え、 前記電子伝票検索処理部は、 前記複数の端末からのアクセスを受付けて、この端末の
   バーコードリーダのバイナリコードを解読し、該バイナ
   リコードの前記レコードを前記電子伝票ファイルから検
   索して前記アクセスがあった端末に送信する手段を有す
   ることを特徴とする請求項１、２又は３記載の電子伝票
   修正回数管理機能付き会計システム。
5. 【請求項５】 前記電子伝票修正管理処理部は、 前記端末からの電子伝票の内容と、この電子伝票の伝票
   番号の前記レコードの内容と比較したとき、前記端末か
   らの電子伝票の内容に修正がないときは、その電子伝票
   の伝票番号の前記レコードの修正回数の更新は中止する
   ことを特徴とする請求項１、２、３又は４記載の電子伝
   票修正回数管理機能付き会計システム。
6. 【請求項６】 前記電子伝票修正管理処理部は、 前記電子伝票ファイルに、前記レコードに関連づけて、
   その電子伝票の修正回数毎に、修正者と、端末ＩＤと、
   プログラムＩＤと、更新年月日及び時刻とを修正履歴と
   してレコード単位で記憶することを特徴とする請求項
   １、２、３、４又は５記載の電子伝票修正回数管理機能
   付き会計システム。