JP2007011750A - 情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】データのバックアップおよび復元を簡易な構成で容易に行なうことが可能な情報管理システムを得ること。
【解決手段】会計データを入力して集計する情報入力装置１０と、情報入力装置１０に集計された会計データのバックアップデータを記憶する情報記憶装置とを有する情報管理システムにおいて、情報入力装置１０は、入力される会計データの集計を行なう情報管理アプリケーションを有する情報管理部１６と、情報管理アプリケーションによって集計された会計データが入力される入力データファイルおよび当該入力データファイルのバックアップ設定情報で構成される出納帳ファイル５２を記憶する記憶部１４と、を備え、情報管理部１６は、バックアップ設定情報に基づいて、出納帳ファイル５２を添付させて宛先を情報記憶装置に設定させたメールを送信させ、情報記憶装置は、出納帳ファイル５２を記憶する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、装置入力されたデータをバックアップデータとして収集、記憶する情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラムに関するものである。

近年、通信技術の発展に伴い、例えば会計事務所とその顧問先（顧問契約を結んだ企業等）との間でやりとりされる情報（例えば仕訳監査のための会計データ）もインターネット等の通信回線を用いて送受信されている。

会計事務所とその顧問先においてやりとりされる会計データ等の情報は、障害や災害が発生した場合であっても効率良く復元しデータ保全されることが望まれる。このようなデータ保全のため、会計事務所とその顧問先においてやりとりされる会計データ等のバックアップデータを記憶しておく方法がある。会計データ等のバックアップ処理を行なうシステムとして、例えばメールサーバ等を利用したシステムがある。

特許文献１に記載のファイル管理システムは、ユーザコンピュータに登録要求又は取り出し要求の入力があった場合に電子メールを作成している。そして、作成された電子メールをセンタコンピュータに送信し、センタコンピュータにおいて電子メールのメール部に組み込まれたファイルを抽出して登録している。これにより、リモートログイン等で直接サーバーコンピューターにアクセスできないユーザーコンピューターから電子メールを用いたファイルの登録等を行なっている。

特許文献２に記載のデータバックアップ方法は、携帯端末の使用者から携帯端末にバックアップ指示が入力されると、携帯端末は携帯端末内の電話帳情報をＣＳＶフォーマットデータ（カンマ区切り）に変換し、変換したデータを電子メールによってデータセンターに送信し格納させている。

特開平８−８３２２３号公報 特開２００１−１７７６２４号公報

しかしながら、上記前者の従来技術では、ユーザーコンピューターの利用者が、バックアップ機能を利用するためのメールアドレスや使用しているアプリケーションプログラムが使っているファイル等の情報を知っていなければ、バックアップができないという問題があった。また、上記前者の従来技術では、バックアップしておいたデータを復元する際には、復元対象となるファイル全てをユーザコンピュータに正しく送信しなければならいため、データの復元処理が複雑になるという問題があった。

また、上記前者および後者の従来技術では、どのようなファイルでもバックアップできてしまうため、情報の管理者側にとって不要なファイルであってもバックアップされ、多くの記憶領域が使われてしまうという問題があった。また、上記前者および後者の従来技術では、情報の管理者側でバックアップ処理の設定を行なうことができないという問題があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、予め設定された情報に基づいたデータのバックアップおよび復元を、簡易な構成で容易に行なうことが可能な情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラムを得ることを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、会計データを入力して集計する情報集計装置と、前記情報集計装置に集計された会計データのバックアップデータを記憶する情報記憶装置とを有する情報管理システムにおいて、前記情報集計装置は、入力される会計データの集計を行なう集計処理アプリケーションを有する会計処理部と、前記集計処理アプリケーションによって集計された会計データが入力される入力データファイルおよび当該入力データファイルのバックアップ処理に関するバックアップ設定情報で構成される会計ファイルを記憶する記憶部と、前記情報記憶装置へのメールを作成して送信するメール処理部と、を備え、前記バックアップ設定情報は、当該情報集計装置では変更のできない予め設定された前記情報記憶装置のメールアドレスを含み、前記会計処理部は、前記バックアップ設定情報に基づいて、前記メール処理部に前記情報記憶装置のメールアドレスを宛先としたメールを作成させるとともに当該メールに前記会計ファイルを添付させて送信させ、前記情報記憶装置は、前記情報集計装置の会計処理部から送信されるメールに添付された会計ファイルを前記会計データのバックアップデータとして記憶することを特徴とする。

この発明によれば、会計ファイルが入力データファイルのバックアップ処理に関するバックアップ設定情報を有しているので、会計ファイル内のバックアップ設定情報に基づいて、情報記憶装置のメールアドレスを宛先としたメールに会計ファイルを添付させて送信させることが可能となり、情報集計装置に入力された会計データのバックアップを、簡易な構成で容易に行なうことが可能になるという効果を奏する。

以下に、本発明に係る情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラムの実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。

実施の形態
図１は、本発明に係る情報管理システムの実施の形態の構成を示す図である。情報管理システムは、管理するための所定のデータ（情報）を入力する情報入力装置１０、情報入力装置１０に入力されたデータのバックアップデータを記憶する情報記憶装置２０、情報入力装置１０に入力されたデータや情報記憶装置２０が記憶しているバックアップデータの管理を行う情報管理装置３０を含んで構成されている。なお、ここでの情報入力装置１０が特許請求の範囲に記載の情報集計装置に対応し、ここでの情報管理装置３０が特許請求の範囲に記載のバックアップ設定装置に対応する。

情報管理システムにおいて、情報入力装置１０、情報記憶装置２０、情報管理装置３０は、それぞれ電子メールを利用可能なインターネット等の通信回線によって接続されている。

情報管理装置３０は、情報を管理する側である会計事務所３００等に設置されるパーソナルコンピュータ等の装置であり、情報入力装置１０や情報記憶装置２０から取得したデータに対して所定の処理（仕訳監査等）を行なう。

情報入力装置１０は、会計事務所３００の顧問先１００（情報を管理される側）に設置されるパーソナルコンピュータ等の装置であり、装置入力されたデータを所定のアプリケーション（出納帳データの会計処理アプリケーション等）によって集計（編集）等する。

情報記憶装置２０は、インターネットサービスプロバイダ等のメールサーバ２００に設置されるパーソナルコンピュータ等の装置であり、情報入力装置１０で集計（入力）されたデータのバックアップデータを記憶する。

情報管理システムにおいては、管理対象（会計データ）となるデータの入力、データのバックアップ、データ管理（データ編集）、データの監査等の種々の処理を行う。例えば、情報入力装置１０からは、会計データ（出納帳データ、給与データ等）が入力され、情報管理装置３０においてこれらのデータを監査（財務会計処理等）する。本実施の形態においては、情報入力装置１０に会計データの一例として出納帳データを入力し、入力された出納帳データ（入力データ）のバックアップデータを情報記憶装置２０に記憶し、必要に応じて情報管理装置３０が出納帳データの監査等を行なう場合について説明する。

顧問先１００の情報入力装置１０は、入力された出納帳データの会計処理等行なう情報管理アプリケーション（集計処理アプリケーション）（会計ソフトウェアプログラム）１６０を備えている。また、情報入力装置１０内には、バックアップ設定データＡ１と入力データファイルＡ２を含んで構成される出納帳ファイル５２が格納されている。

バックアップ設定データＡ１は、会計事務所３００の情報管理装置３０等でバックアップ設定に関する情報がプログラムによって予め設定される。バックアップ設定データＡ１には、例えばバックアップデータの送信先アドレス（ここでは情報記憶装置２０のメールアドレス）、バックアップデータを送信先アドレスに送信するタイミングに関する情報（以下、送信タイミング情報という）等が含まれている。なお、バックアップ設定データＡ１は情報入力装置１０によって変更等ができず、情報管理装置３０によって変更等ができる構成となっている。

入力データファイルＡ２は、情報入力装置１０に入力されて情報管理アプリケーション１６０によって会計処理等の編集が行なわれた入力データ（編集データ）を格納する更新可能なデータファイルである。

情報管理アプリケーション１６０によって会計処理等の編集が行なわれた入力データは、出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２内に格納していく。また、出納帳ファイル５２においては、バックアップ設定データＡ１に従ってバックアップ処理プログラムが、バックアップデータを送信先アドレスに送信するタイミングを計測している。

バックアップデータを送信先アドレスに送信するタイミングになると、バックアップ処理プログラムは、所定のメールアプリケーションを起動し、出納帳ファイル５２をメールに添付する。そして、出納帳ファイル５２を添付したメールをバックアップデータとして、情報記憶装置２０に送信する（１）。なお、このときのメールの送信先アドレス（情報記憶装置２０のアドレス）は、バックアップ設定データＡ１内に設定されているものである。

情報記憶装置２０は、出納帳ファイル５２をバックアップデータとして記憶する。この後、情報管理装置３０は、必要に応じて情報記憶装置２０から出納帳ファイル５２を抽出する。このとき、情報記憶装置２０は出納帳ファイル５２をメールに添付して情報管理装置３０へ送信する（２）。情報管理装置３０は、受信した出納帳ファイル５２から入力データファイルＡ２内のデータを抽出し、バックアップデータとして保存したり、所定の監査等を行なう。

情報管理装置３０は、情報入力装置１０が有している出納帳ファイルのバックアップ処理に関する設定を変更する場合、所望のバックアップ設定データＡ１、入力データが入力されていない空の状態または既に入力データが入力されている入力データファイルＡ２からなる出納帳ファイル５２等を情報入力装置１０に送信する（３）。

これにより、情報入力装置１０は情報管理装置３０から送信されてき新たな出納帳ファイル５２を格納し、この出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２に所定の編集データを入力するとともにバックアップ設定データＡ１のバックアップタイミングに基づいたバックアップ処理を行なう。なお、バックアップ処理とは別に、情報入力装置１０から情報管理装置３０へ出納帳ファイル５２や入力データファイルＡ２を送信することとしてもよい。

つぎに、顧問先１００に配置される情報入力装置１０の構成について説明する。図２は、情報入力装置の構成を示すブロック図である。情報入力装置１０は、通信部１１、入力部１２、表示部１３、記憶部１４、メール作成部１５、情報管理部１６、タイマ１７、制御部１９を備えている。なお、ここでの情報管理部１６が特許請求の範囲に記載の会計処理部に対応し、ここでのメール作成部１５が特許請求の範囲に記載のメール処理部に対応する。

通信部１１は、情報記憶装置２０や情報管理装置３０とメールの送受信を行う。入力部１２は、種々の情報の入力を受け付ける入力手段であり、キーボードやマウスを備えて構成されている。入力部１２へは、例えば入出金取引に関する情報が入力され、この入力された情報は情報管理部１６に入力される。記憶部１４は、例えば月毎の出納帳ファイル５２を記憶する。

情報管理部１６は、情報管理アプリケーション１６０を備えている。情報管理部１６は、記憶部１４内から所定の出納帳ファイル５２を読み出した後、情報管理アプリケーション１６０を用いて入力部１２から入力された情報に対する出納帳データの会計処理等を行なう。情報管理アプリケーション１６０は、会計処理等を行なった情報（編集情報）を、読み出しておいた出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２に格納する。

メール作成部１５は、所定のメールアプリケーションを備えている。メール作成部１５は、出納帳ファイル５２のバックアップ設定データＡ１内に格納されているバックアップタイミングに基づいて、メールアプリケーションを起動し、メールを作成する。メール作成部１５によって作成されたメールは、バックアップ設定データＡ１内に格納されているバックアップタイミングに基づいて、情報記憶装置２０に送信される。

タイマ１７は、バックアップ処理を実行するタイミングを判断するための日時を計測する。表示部１３は、液晶ディスプレイ等の情報の表示手段であり、入力部１２を介して入力するデータ、情報管理部１６によって編集されたデータ等を表示する。制御部１９は、通信部１１、入力部１２、表示部１３、記憶部１４、メール作成部１５、情報管理部１６、タイマ１７を制御する。

つぎに、会計事務所３００等に配置される情報管理装置３０の構成について説明する。図３は、情報管理装置の構成を示すブロック図である。情報管理装置３０は、通信部３１、入力部３２、表示部３３、記憶部３４、メール作成部３５、設定ファイル作成部３６、制御部３９を備えている。

通信部３１は、情報記憶装置２０や情報入力装置１０とメールの送受信を行う。入力部３２は、種々の情報の入力を受け付ける入力手段であり、キーボードやマウスを備えて構成されている。入力部３２へは、例えばバックアップ設定データＡ１の設定に関する情報が入力され、この入力された情報は設定ファイル作成部３６に入力される。表示部３３は、液晶ディスプレイ等の情報の表示手段であり、入力部３２を介して入力するデータ、設定ファイル作成部３６によって作成されたデータ等を表示する。

記憶部３４は、情報入力装置１０で編集された出納帳ファイル５２や、情報入力装置１０毎、管理対象となる情報（ファイル）毎に設定されるバックアップ設定データＡ１に関する情報（一覧表）を記憶する。

設定ファイル作成部３６は、出納帳ファイル５２内のバックアップ設定データＡ１の設定情報を作成する。設定ファイル作成部３６は、例えば情報管理装置３０のユーザによって入力される指示情報に基づいて、バックアップ設定データＡ１の設定情報を含む出納帳ファイル５２を作成する。

メール作成部３５は、所定のメールアプリケーションを備えている。メール作成部３５は、情報管理装置３０のユーザによって入力される指示情報に基づいて、メールアプリケーションを起動しメールを作成する。メール作成部３５が作成するメールには、設定ファイル作成部３６で作成されたバックアップ設定データＡ１を含んだ出納帳ファイル５２が添付される。メール作成部３５によって作成されたメールは、通信部３１を介して情報入力装置１０に送信される。制御部３９は、通信部３１、入力部３２、表示部３３、記憶部３４、メール作成部３５、設定ファイル作成部３６を制御する。

つぎに、顧問先１００に配置される情報入力装置１０の動作手順について説明する。図４は、情報入力装置の動作手順を示すフローチャートである。情報管理装置３０は、情報入力装置１０が有している出納帳ファイルのバックアップ処理に関する設定を変更する場合、所望のバックアップ設定データＡ１、入力データファイルＡ２からなる出納帳ファイル５２等を情報入力装置１０にメール送信する。情報入力装置１０は、所定のタイミングで情報管理装置３０からのメールが来ているか否かを確認する（ステップＳ１１０）。

情報管理装置３０からメールが来ている場合（ステップＳ１１０、Ｙｅｓ）、通信部１１は情報管理装置３０からのメールを受信する。そして、情報入力装置１０の情報管理部１６は、メールに添付されているバックアップ設定データＡ１、出納帳ファイル５２（入力データファイルＡ２）の同期・更新処理を行なう（ステップＳ１２０）。

つぎに、情報入力装置１０のユーザは、管理するための情報として例えば入出金取引に関する情報（データ）を入力部１２に入力する（ステップＳ１３０）。入力部１２に入力されたデータは情報管理部１６に入力される。

情報管理部１６は、記憶部１４内から所定の出納帳ファイル５２を読み出した後、情報管理アプリケーション１６０を用いて入力部１２から入力された情報に対する出納帳データの会計処理等（編集）を行なう（ステップＳ１４０）。情報管理アプリケーション１６０は、会計処理等を行なった情報（編集情報）を、読み出しておいた出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２に格納する（ステップＳ１５０）。

情報管理部１６は、入力部１２へのデータ入力が終了したか否かを確認する（ステップＳ１６０）。例えば、情報入力装置１０のユーザによってデータ入力終了を示す指示情報（出納帳ファイル５２を閉じる指示等）が入力されることによって、情報管理部１６はデータ入力が終了したと判断する。入力部１２へのデータ入力が終了するまで、ステップＳ１３０〜Ｓ１６０の処理が繰り返される。入力部１２へのデータ入力が終了すると（ステップＳ１６０、Ｙｅｓ）、情報管理部１６は、バックアップ設定データＡ１に基づいたバックアップ設定がされているか否かを確認する（ステップＳ１７０）。バックアップ設定がされている場合（ステップＳ１７０、Ｙｅｓ）、会計処理等を行なった情報を全て出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２に格納し、情報管理部１６はバックアップ設定データＡ１内のバックアップ処理プログラムを呼び出す。

バックアップ処理プログラムは、バックアップ設定データＡ１内の送信タイミング情報に基づいて、バックアップ間隔（メール送信設定日時）を経過しているか否かを判断する。具体的には、バックアップ処理プログラムが、送信タイミング情報内のメール送信設定日時がタイマ１７が測定している日時を経過したか否かを判断する。これにより、バックアップ処理プログラムは、出納帳ファイル５２のバックアップを行なうタイミング（メール送信のタイミング）であるか否かを判断する（ステップＳ１８０）。例えば、バックアップ設定データＡ１内の送信タイミング情報において、毎週金曜日に出納帳ファイル５２のバックアップを行なうよう設定されている場合、バックアップ処理プログラムは、以前に出納帳ファイル５２のバックアップを行った後、金曜日を経過したか否かを判断する。

バックアップ処理プログラムは、メール送信設定日時を経過していると判断すると（ステップＳ１８０、Ｙｅｓ）、メール作成部１５を起動させる。そして、バックアップ設定データＡ１に設定されているメールアドレス（情報記憶装置２０のアドレス）を宛先アドレスとしたメールをメール作成部１５に作成させる。また、バックアップ処理プログラムは、メール作成部１５に作成させたメールに、会計処理等を行なった情報が入力された入力データファイルＡ２およびバックアップ設定データＡ１を含む出納帳ファイル５２を添付させる。

メール作成部１５が、出納帳ファイル５２を添付したメールを作成すると、バックアップ処理プログラムは情報入力装置１０のユーザにバックアップ処理を行なうか否かの確認をおこなうためのバックアップ確認用画面９１を表示部１３に表示させる。

図５は、バックアップ確認用画面の一例を示す図である。バックアップ確認用画面９１は、バックアップを行なうための暗証番号を入力する項目、予め設定されているメールの宛先アドレス、バックアップデータを送信するか否かの指示を指定するための項目等を含んでいる。なお、予め設定されているメールの宛先アドレスは情報入力装置１０によって変更できない構成となっている。

バックアップ確認用画面９１が表示部１３に表示されると、バックアップデータを送信する場合、情報入力装置１０のユーザによって情報入力装置１０および出納帳ファイル５２に対応する暗証番号が入力されるとともに、バックアップデータを送信する指示（ＹＥＳ）が指定される。

バックアップデータを送信する指示が指定されると、バックアップ処理プログラムは、出納帳ファイル５２が添付されたメール（宛先が情報記憶装置２０）を通信部１１を介して情報記憶装置２０（メールサーバ２００）に送信する（ステップＳ１９０）。メールに添付された出納帳ファイル５２は、記憶部１４に格納させておく（ステップＳ２００）。

一方、バックアップ設定がされていない場合（ステップＳ１７０、Ｎｏ）、会計処理等を行なった情報を全て出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２に格納させるとともに、この出納帳ファイル５２を記憶部１４に格納させておく（ステップＳ２００）。

また、バックアップ処理プログラムが、メール送信設定日時を経過していないと判断した場合も（ステップＳ１８０、Ｎｏ）、会計処理等を行なった情報を全て出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２に格納させるとともに、出納帳ファイル５２を記憶部１４に格納させておく（ステップＳ２００）。

なお、バックアップデータを送信しない場合、情報入力装置１０のユーザによってバックアップデータを送信しない指示（ＮＯ）が指定される。バックアップデータを送信しない指示が指定された場合、バックアップ処理プログラムは、出納帳ファイル５２が添付されたメールを送信せず、出納帳ファイル５２を記憶部１４に格納させる。これにより、情報入力装置１０のユーザは、出納帳ファイル５２のバックアップを行なうか否かの判断を行なうことが可能となる。

メールサーバ２００に設置されている情報記憶装置２０は、情報入力装置１０から送信されたメールを受信し、受信したメールに添付されている出納帳ファイル５２をバックアップデータとして記憶しておく。

情報管理装置３０は、必要に応じて情報記憶装置２０から出納帳ファイル５２を抽出する。このとき、情報記憶装置２０は出納帳ファイル５２をメールに添付して情報管理装置３０へ送信する。情報管理装置３０は、受信した出納帳ファイル５２から入力データファイルＡ２内のデータを抽出し、所定の監査等を行なう。なお、情報管理装置３０は、情報記憶装置２０にバックアップされた出納帳ファイル５２の中から、所望の出納帳ファイル５２を指定し、情報記憶装置２０に送信させることとする。

つぎに、情報管理装置３０が、情報入力装置１０の有している出納帳ファイル５２のバックアップ処理に関する設定を変更する場合の処理について説明する。図６は、情報管理装置の動作手順を示すフローチャートである。

情報管理装置３０のユーザは、バックアップ処理を設定するための情報として、バックアップ処理の設定を変更する情報入力装置１０のアドレス、データ編集を行なうためのファイル（ここでは出納帳ファイル５２）を指定する情報を入力部３２に入力する。なお、出納帳ファイル５２が複数種類ある場合は、情報入力装置１０に対応する出納帳ファイル５２を指定する。また、１つの情報入力装置１０に例えば月毎や週毎の出納帳ファイル５２が存在する場合、月毎や週毎の出納帳ファイル５２の中から所望の出納帳ファイル５２を指定する。

情報管理装置３０のユーザは、バックアップ処理を設定するための情報として、入力部３２にメール（バックアップデータ）の送信先アドレス（情報記憶装置２０のアドレス）やバックアップ間隔（メール送信設定日時）を入力する。入力部３２に入力された情報入力装置１０のアドレス、出納帳ファイル５２を指定する情報、メールの送信先アドレス、バックアップ間隔は、設定ファイル作成部３６に入力される。なお、情報管理装置３０のユーザは、設定済みの送信先アドレスを削除するための情報を入力部３２に入力することによって、設定済みの送信先アドレスを削除することもできる。この場合、設定済みの送信先アドレスを削除することによって情報処理装置１０からのバックアップを行なうことはできなくなる。

設定ファイル作成部３６は、予め記憶部３４に格納している出納帳ファイル５２の中から、指定された出納帳ファイル５２を抽出する。ここでの出納帳ファイル５２は、所望のバックアップ設定データＡ１と入力データファイルＡ２によって構成されている。

設定ファイル作成部３６は、入力されたメールの送信先アドレスを、出納帳ファイル５２のバックアップ設定データＡ１に設定する（ステップＳ２１０）。また、設定ファイル作成部３６は、入力されたバックアップ間隔を、メールの送信設定日時として出納帳ファイル５２のバックアップ設定データＡ１に設定する（ステップＳ２２０）。

例えば、情報管理装置３０のユーザがバックアップ処理を設定するための情報を入力する際には、事務所側設定画面９２を表示部３３に表示させて行なう。ここで、事務所側設定画面９２について説明する。

図７は、事務所側設定画面の一例を示す図である。事務所側設定画面９２は、会計事務所３００の事務所名を設定（入力）する項目、情報入力装置１０からバックアップデータを送信する送信先アドレスを設定する項目、情報入力装置１０で情報管理アプリケーション１６０を実行する際に会計事務所名を各画面に表示させるか否かを設定する項目、会計事務所３００のホームページＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を設定する項目、バックアップ間隔（メールの送信間隔）を設定する項目等を含んで構成されている。ここでのバックアップ間隔としては、例えば「毎回」、「毎日」、「毎週（金）曜日」、「毎月（２０）日」等がある。そして、設定ファイル作成部３６は、事務所側設定画面９２に設定された項目を、バックアップ設定データＡ１に設定する。

これらのバックアップ設定データＡ１に設定された項目は、情報入力装置１０が情報入力を行う際に、例えばバックアップ確認用画面９１として表示される。すなわち、バックアップ確認用画面９１には、図５で説明した項目に加えて、会計事務所名、事務所ホームページＵＲＬ等が表示される。なお、事務所ホームページＵＲＬの代わりに事務所ホームページへリンクするためのボタン等をバックアップ確認用画面９１に表示することとしてもよい。図７では、バックアップ間隔を必ず指定するようになっているが、特定のバックアップ間隔に固定する（例えば「毎回」）のであれば、バックアップ間隔を選択できない画面にしてもよい。すなわち、バックアップ間隔を指定する項目を画面表示しないこととしてもよい。

つぎに、情報管理装置３０のユーザは、メール作成部３５を起動させる。そして、バックアップ処理の設定を変更する情報入力装置１０のメールアドレスを宛先アドレスとしたメールをメール作成部３５に作成させる（ステップＳ２３０）。ここでの情報入力装置１０のメールアドレスは、情報管理装置３０のユーザによって指定（入力）されるものである。

そして、情報管理装置３０のユーザ、新たに設定したバックアップ設定データＡ１、新たに導入する顧問先の場合は入力データが入力されていない入力データファイルＡ２、導入済みの場合にはすでにデータが入力されている入力データファイルＡ２からなる新たな出納帳ファイル５２をメールに添付させる。そして、新たな出納帳ファイル５２を添付したメールを通信部３１を介して情報入力装置１０に送信する（ステップＳ２４０）。

情報入力装置１０は、情報管理装置３０から送信されたメールを受信すると、受信したメールから出納帳ファイル５２を抽出し、記憶部１４に記憶させる。情報入力装置１０は、以後記憶部１４に記憶させた出納帳ファイル５２を用いてデータ入力、バックアップ処理等を行う。

また、情報入力装置１０は、バックアップ確認用画面９１を表示部１３に表示させる際、事務所側設定画面９２で設定されてバックアップ設定データＡ１に入力された情報も合わせて表示させる。

なお、記憶部１４にバックアップの完了していない出納帳ファイル５２が格納されている場合、この出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２の内容を新たに記憶させる出納帳ファイル５２の入力データファイルＡ２に反映させることとしてもよい。情報管理装置３０は、作成した出納帳ファイル５２のバックアップ設定データＡ１をバックアップ設定情報として記憶しておく。

図８は、バックアップ設定情報の一例を示す図である。バックアップ設定情報１０１は、顧問先１００の名称である「顧問先名称」、バックアップデータの送信先となる装置（メールサーバ）の「メールアドレス」、「バックアップ間隔」、情報管理装置３０がバックアップデータの記憶装置（情報記憶装置２０等）からバックアップデータ（出納帳ファイル５２や給与ファイル等）を受信した日時を示す「バックアップ受信日時」、「バックアップデータ」が対応付けられた情報である。なお、このバックアップ設定情報１０１は、必要に応じて表示部３３に表示させることが可能な構成となっている。

なお、本実施の形態では会計事務所３００が情報を管理（仕訳監査等）し、顧問先１００が情報を入力することとしたが、会計事務所３００以外によって情報を管理することとしてもよいし、顧問先１００以外によって情報を入力することとしてもよい。

また、本実施の形態では、バックアップデータを記憶する装置が情報記憶装置２０だけである場合について説明したが、複数の情報記憶装置２０によってバックアップデータを記憶することとしてもよい。この場合、出納帳ファイル５２のバックアップ設定データＡ１にバックアップさせる情報記憶装置２０を出納帳ファイル５２毎に設定しておく。また、情報管理装置３０は、バックアップデータを記憶させる装置の空き容量等に基づいて、新たに設定するバックアップデータの記憶先を設定することとしてもよい。

また、本実施の形態においては、１つの顧問先１００の１つの情報入力装置１０の入力データをバックアップすることとしたが、複数の顧問先１００の情報入力装置１０に入力されたデータをバックアップすることとしてもよい。この場合、情報管理装置３０は、情報入力装置１０毎に新たな出納帳ファイル５２をメールに添付して送信し、情報入力装置１０毎にバックアップデータの格納先を変更設定する。また、バックアップ用の宛先メールアドレスは、情報入力装置１０から情報管理装置３０へ監査用データを送信するメールアドレスと別に設定してもよい。

このように実施の形態によれば、出納帳ファイル５２毎にバックアップ設定データＡ１を有しているので、情報入力装置１０に入力されたデータのバックアップを、簡易な構成で容易に行なうことが可能となる。

また、情報管理装置３０（情報管理側の会計事務所３００）によってバックアップ設定データＡ１内のバックアップ先のメールアドレスを設定することができるので、情報の管理者側からの設定に基づいたデータのバックアップを行なうことが可能となる。

また、情報入力装置１０（情報を管理される側の顧問先１００）が、バックアップ設定データＡ１内のバックアップ先のメールアドレスを変更できないため、間違ったアドレスに重要な会計ファイル等の入力データを送信することがなくなり、セキュリティーを高めることが可能となる。

また、情報管理装置３０によってバックアップ設定データＡ１を設定するので、インターネットに不慣れな情報入力装置１０のユーザであっても容易にデータのバックアップを行なうことが可能となる。また、顧問先１００の情報入力装置１０において特別な設定をすることなく、通常の情報入力装置１０による情報入力および情報管理装置３０による監査等の運用の中でバックアップ処理を行なうことが可能となる。

また、情報管理装置３０によってバックアップ設定データＡ１にバックアップ間隔を設定することができるので、顧問先１００の情報入力装置１０から自動送信されるバックアップの間隔を会計事務所３００側の情報管理装置３０から制御することが可能となり、情報入力装置１０から大量のバックアップデータが送信されることを防ぐことが可能となる。したがって、情報記憶装置２０（メールボックス）が容量オーバーになることを回避することが可能となる。また、バックアップ間隔は、顧問先単位で設定できるので、顧問先１００（情報入力装置１０）へのサービスに応じたバックアップ間隔を設定することが可能となる。

また、会計事務所３００側の情報管理装置３０が会計事務所名、会計事務所ホームページＵＲＬ等を出納帳ファイル５２（会計データ）に設定できるので、会計事務所名や会計事務所ホームページＵＲＬへリンクするボタン等が顧問先１００の情報入力装置１０（会計システム）のメインメニュー（バックアップ確認用画面９１）に表示させることが可能となる。これにより、インターネット利用に不慣れな情報入力装置１０のユーザであっても容易に会計事務所３００のホームページにアクセスでき、会計事務所３００からの通知等を容易に閲覧することが可能となる。

また、情報管理装置３０が、バックアップ設定情報１０１を記憶部３４に記憶しておくので、情報入力装置１０のバックアップ状態やバックアップ設定等を表示部３３に表示させることができ、情報入力装置１０のバックアップ状態やバックアップ設定等を容易に管理することが可能となる。

また、バックアップ用のメールアドレスは、情報入力装置１０から情報管理装置３０へ監査用データを送信するメールアドレスと別に設定することができるため、会計事務所３００側では、情報入力装置１０から送信されるメール（監査用データ）や情報記憶装置２０から送信されるメール（バックアップデータ）の管理を柔軟に行うことが可能となる。

また、情報記憶装置２０は、出納帳ファイル５２毎にバックアップを行なうので、障害や災害時のデータの復元を容易に行なうことが可能となる。また、情報管理装置３０が、情報記憶装置２０にバックアップされた情報から所望の情報を指定して情報記憶装置２０から情報管理装置３０に送信させるので、障害や災害時のデータの復元を容易に行なうことが可能となる。

以上のように、本発明にかかる情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラムは、装置入力されたデータのバックアップに適している。

本発明に係る情報管理システムの実施の形態の構成を示す図である。 情報入力装置の構成を示すブロック図である。 情報管理装置の構成を示すブロック図である。 情報入力装置の動作手順を示すフローチャートである。 バックアップ確認用画面の一例を示す図である。 情報管理装置の動作手順を示すフローチャートである。 事務所側設定画面の一例を示す図である。 バックアップ設定情報の一例を示す図である。

符号の説明

１０ 情報入力装置
１１，３１ 通信部
１２，３２ 入力部
１３，３３ 表示部
１４，３４ 記憶部
１５，３５ メール作成部
１６ 情報管理部
１７ タイマ
１９，３９ 制御部
２０ 情報記憶装置
３０ 情報管理装置
３６ 設定ファイル作成部
５２ 出納帳ファイル
９１ バックアップ確認用画面
９２ 事務所側設定画面
１００ 顧問先
１０１ バックアップ設定情報
１６０ 情報管理アプリケーション
２００ メールサーバ
３００ 会計事務所
Ａ１ バックアップ設定データ
Ａ２ 入力データファイル

Claims (5)

1. 会計データを入力して集計する情報集計装置と、前記情報集計装置に集計された会計データのバックアップデータを記憶する情報記憶装置とを有する情報管理システムにおいて、
   前記情報集計装置は、
   入力される会計データの集計を行なう集計処理アプリケーションを有する会計処理部と、
   前記集計処理アプリケーションによって集計された会計データが入力される入力データファイルおよび当該入力データファイルのバックアップ処理に関するバックアップ設定情報で構成される会計ファイルを記憶する記憶部と、
   前記情報記憶装置へのメールを作成して送信するメール処理部と、
   を備え、
   前記バックアップ設定情報は、当該情報集計装置では変更のできない予め設定された前記情報記憶装置のメールアドレスを含み、
   前記会計処理部は、前記バックアップ設定情報に基づいて、前記メール処理部に前記情報記憶装置のメールアドレスを宛先としたメールを作成させるとともに当該メールに前記会計ファイルを添付させて送信させ、
   前記情報記憶装置は、前記情報集計装置の会計処理部から送信されるメールに添付された会計ファイルを前記会計データのバックアップデータとして記憶することを特徴とする情報管理システム。
2. 前記バックアップ設定情報は、前記会計ファイルを添付したメールを前記情報記憶装置に送信するタイミングに関する送信タイミング情報を含み、
   前記会計処理部は、前記メール処理部に、前記送信タイミング情報に基づいて前記会計ファイルを添付したメールを送信させることを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
3. 前記バックアップ設定情報を含んだ会計ファイルを生成するバックアップ設定装置をさらに含み、
   前記情報集計装置の会計処理部は、前記バックアップ設定装置が生成した会計ファイルのバックアップ設定情報に基づいて、前記会計ファイルのバックアップ処理を行なうことを特徴とする請求項１または２に記載の情報管理システム。
4. 会計データが入力される情報集計装置によって集計された会計データを情報記憶装置にバックアップする情報管理方法において、
   前記情報集計装置が備える集計処理アプリケーションが、入力された会計データの集計を行なう集計工程と、
   前記情報集計装置が、所定のデータが入力される入力データファイルおよび当該入力データファイルのバックアップ処理に関するバックアップ設定情報で構成される会計ファイルの前記入力データファイルに、前記集計処理アプリケーションによって集計された会計データを入力するデータ入力工程と、
   前記情報集計装置が、前記バックアップ設定情報に基づいて、前記情報集計装置では変更のできない予め設定された前記情報記憶装置のメールアドレスを宛先アドレスとしてメールに設定するアドレス設定工程と、
   前記情報集計装置が、前記宛先アドレスが設定されたメールに前記会計ファイルを添付するメール添付工程と、
   前記情報集計装置が、前記会計ファイルが添付されたメールを前記情報記憶装置に送信するメール送信工程と、
   前記情報記憶装置が、前記情報集計装置から送信されたメールに添付された会計ファイルを前記会計データのバックアップデータとして記憶するデータ記憶工程と、
   を含むことを特徴とする情報管理方法。
5. 会計データが入力される情報集計装置によって集計された会計データを情報記憶装置に送信する情報管理プログラムにおいて、
   所定のデータが入力される入力データファイルおよび当該入力データファイルのバックアップ処理に関するバックアップ設定情報で構成される会計ファイルの前記入力データファイルに、前記情報集計装置が備える集計処理アプリケーションによって集計された会計データを入力するデータ入力ステップと、
   前記バックアップ設定情報に基づいて、前記情報集計装置では変更のできない予め設定された前記情報記憶装置のメールアドレスを宛先アドレスとしてメールに設定するアドレス設定ステップと、
   前記宛先アドレスが設定されたメールに前記会計ファイルを添付するメール添付ステップと、
   前記会計ファイルが添付されたメールを前記情報記憶装置に送信するメール送信ステップと、
   をコンピュータに実行させることを特徴とする情報管理プログラム。

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