JP4732820B2 - 情報管理システム - Google Patents

Description

本発明は，機密情報を，公開レベルを用いて管理する情報管理システムに関する。

機密情報は，公開が許容される範囲を超えた流出や漏洩を防止する必要がある。そのため，機密情報を含む文書などを配布する場合には，機密情報の公開が許容される範囲（以下，「公開レベル」と呼ぶ）を定め，配布先においても公開レベルに応じた取り扱いを求めている。

機密情報の取り扱いを管理する従来技術として，以下のような手法が知られている。

例えば，顧客企業から多種多様な業務にかかわる処理を受託する企業において機密情報を管理するために，業務ごとの機密情報の取り扱いに関する機密情報の取扱情報を定めておき，機密情報取扱情報にもとづいて所定の業務のリスク分析を行い，管理状況で予想されるリスクの対処方法を示すリスク分析結果にもとづいてその機密情報の取り扱い状況を確認させる情報を生成し，機密情報の管理者および所有者に確認させることによって機密情報を一元的に管理するシステムがある（特許文献１参照）。

また，製造会社と販売代理店またはユーザの間で発生する引き合い，問い合わせ，受注などの業務で発生する情報を製造会社の社内サーバに蓄積し，ファイアウォールを隔てて設置された社外サーバの内容が社内サーバの内容と同一となるように更新し，クライアントからの社外サーバへのアクセス時に販売代理店，ユーザなどを識別して，その識別結果にもとづいて社外サーバ内のデータベースの情報開示レベルを変更する装置がある（特許文献２参照）。

また，文書データの機密レベルを含む管理情報を登録し，さらにユーザ端末から通信回線上に読み出し要求が出されたときに，対応する文書データを読み出し送出するとともに，要求したユーザ端末の番号を登録し，管理情報によって指定される保存期限が切れる前に，文書利用者および文書作成者および文書登録者に通知するシステムがある（特許文献３参照）。
特開２００４−３０３０６２号公報 特開平１０−２６９２９３号公報 特開平９−６６５７号公報

機密情報は，通常，公開レベルが設定される。しかし，例えば製品納入，新聞発表などの事象の発生や，一定の期間の経過によって，公開レベルが適切でなくなる場合がある。

例えば，ある新製品の販売に関する機密情報ｘが「関係者外秘」として扱われている場合に，その機密情報ｘが新聞発表などによって一般に公開されたときは，その新聞発表後に機密情報ｘを「関係者外秘」として取り扱う必要はない。

また，ある文書を一定期間「社外秘」として機密情報ｙとするように定めた場合には，その期限の経過後は，機密情報ｙを「社外秘」として扱う必要がなくなる。

したがって，機密情報の公開レベルとともに公開レベルを変更する事象や期限を設定した変更条件を設定し，この変更条件にもとづいて公開レベルを変更しながら，機密情報を管理する必要がある。

また，このような機密情報の公開レベルの変更を関係者に周知しておく必要がある。

しかし，特許文献１に記載されたシステムでは，機密情報の漏洩リスクを防止するために，予めデータベースに登録された機密情報管理情報とリスク分析結果とをもとに，機密情報の取り扱い状況を情報利用者に確認させるだけであって，管理情報に設定された公開レベルの変更を行うことはできない。

また，特許文献２に記載されたシステムは，製造会社の社内サーバの情報と同じ情報を社外サーバに格納して，該当者に応じた公開レベルで社外サーバのデータにアクセスできるようにするものであって，機密情報を公開レベルとその変更条件にもとづいて管理するものではない。

また，特許文献３に記載されたシステムは，文書データの機密レベルを含む管理情報を登録しておき，文書データが保存期限の到来によって削除される前に，文書利用者などに別個の保存などの対応を行わせるために保存期限を通知するシステムであって，機密情報に公開レベルを設定して管理を行うものではない。

本発明の目的は，機密情報に公開レベルおよび公開レベルが変更される変更条件を設定し，公開レベルの変更条件が満たされる場合に，前記機密情報の公開レベルを変更し，機密情報の配布先などの関係先へ公開レベルが変更したことを通知することができるように，機密情報を管理する情報管理システムを提供することである。

本発明の情報管理システムが備える情報管理装置は，情報の公開を許容する範囲を示す公開レベルを用いて機密情報を管理する情報管理装置であって，１）機密情報の公開レベル，前記公開レベルを変更する変更条件，前記機密情報の管理者の連絡先，および機密情報の配布者の連絡先を含む管理情報を記憶する管理情報記憶手段と，２）機密情報の管理情報を入力して管理情報記憶手段に格納する処理，または管理情報の変更された内容を含む更新情報を入力して管理情報記憶手段に格納した管理情報を更新する処理のいずれかの処理を行う管理情報登録手段と，３）機密情報の公開レベルの変更要求を受けた場合に，管理情報記憶手段から公開レベルの変更要求に対応する機密情報の管理情報に設定された管理者の連絡先を取得し出力する公開レベル更新要求手段と，４）管理情報登録手段によって管理情報の公開レベルが変更された場合に，管理情報記憶手段から公開レベルの変更要求に対応する管理情報の配布者の連絡先を取得し出力する公開レベル変更通知手段とを備える。

本発明では，例えば機密情報の管理情報の設定者から取得した管理情報（機密情報の公開レベル，公開レベルを変更する変更条件，管理者の連絡先，および機密情報の配布者の連絡先を含む情報）を登録して管理情報記憶手段に記憶しておく。その後，機密情報の配布者から機密情報の公開レベルの変更要求を受けると，該当する管理情報に管理者の連絡先を取得して出力する。

また，公開レベル更新要求手段は，管理情報の管理者の連絡先として電子メールアドレスを取得した場合に，この電子メールアドレスを宛先とする公開レベルの更新要求を通知する電子メールを生成し送信することができる。

情報管理装置の管理者は，機密情報の公開レベルの変更要求があることを，情報管理装置で出力された機密情報の管理者の連絡先をもとに，電話，ファクシミリなどの所定の通信手段を介して機密情報の管理者に知らせることができ，また，電子メールシステムを介して自動的に通知することができる。よって，機密情報の公開レベルの変更が必要な状況が生じた場合でも，公開レベルの更新処理が従来に比べて早期に実行されることが期待できる。

ここで，機密情報の公開レベルの変更が必要な状況が生じるなど，公開レベルの変更条件を満たす状況が生じていれば，機密情報の管理者によって管理情報の公開レベル，変更条件などが更新される。そして，変更された内容を示す更新情報を入力して，管理情報記憶手段に記憶されている管理情報を更新する。

さらに，入力した更新情報にもとづいて管理情報の公開レベルが変更された場合に，更新された管理情報の配布者の連絡先を取得して出力する。

また，公開レベル変更通知手段は，管理情報の配布者の連絡先として電子メールアドレスを取得した場合に，この電子メールアドレスを宛先とする公開レベルの変更を通知する電子メールを生成し送信することができる。

情報管理装置の管理者は，管理情報の公開レベルの変更があったことを，情報管理装置で出力された機密情報の配布者の連絡先をもとに，電話，ファクシミリなどの所定の通信手段を介して配布者に知らせることができ，また，電子メールシステムを介して自動的に通知することができる。これにより，機密情報の配布者は，機密情報の公開レベルの変更を知ることができ，機密保持にかかる状況の変化を反映した機密情報の取り扱いが実現することが期待できる。

機密情報の公開レベルの変更が必要となった場合は，配布者からの公開レベル変更要求をきっかけにして，機密情報の管理者に公開レベルの変更処理を促すことができ，機密情報の管理者は，管理情報に設定された変更条件をもとに公開レベルの変更の要否を判断して管理情報を更新して，機密情報の管理を行うことができる。

また，本発明の情報管理装置は，さらに，機密情報の配布者から公開レベルの確認要求を受けた場合に，管理情報記憶手段から機密情報の管理情報を取得し，確認要求した配布者の端末へ，少なくとも公開レベルを含む管理情報を表示させる公開レベル表示処理手段を備える。

これにより，機密情報の配布者は，機密情報の公開レベルと変更条件を確認して，公開レベルの変更の要否を判断することができる。

また，本発明は，情報の公開を許容する範囲を示す公開レベルを用いて機密情報を管理する情報管理装置と，前記機密情報の管理情報を設定する設定者端末と，前記機密情報の配布先である配布者端末とで構成される情報管理システムであって，前記設定者端末は，１）機密情報の公開レベル，前記公開レベルを変更する変更条件，機密情報の管理者の連絡先，および機密情報の配布者の連絡先を含む管理情報を生成または更新して情報管理装置へ送信する管理情報設定手段と，２）管理情報をもとに機密情報に公開レベルを付加する公開レベル付加手段と，３）管理情報を変更し，管理情報の変更された内容を含む更新情報を情報管理装置へ送信する公開レベル変更手段とを備える。

また，配布者端末は，１）管理情報の前記公開レベルを確認するための表示用情報を要求する公開レベル確認要求を，情報管理装置に送信する公開レベル確認手段と，２）公開レベルが付加された機密情報を記憶する配布先機密情報記憶手段と，３）機密情報の公開レベルの変更要求である公開レベル変更要求を，情報管理装置へ送信する公開レベル変更要求手段と，４）情報管理装置から，機密情報について変更された公開レベルを含む変更情報を受信した場合に，配布先機密情報記憶手段に記憶された変更情報に対応する機密情報に付加された公開レベルを，変更情報をもとに更新する公開レベル更新手段とを備える。

また，情報管理装置は，１）機密情報の管理情報を登録番号と共に記憶する管理情報記憶手段と，２）設定者端末から管理情報を受信した場合に管理情報を管理情報記憶手段に格納し，または設定者端末から管理情報の更新情報を受信した場合に更新情報を用いて管理情報を更新する管理情報登録手段と，３）配布者端末から公開レベル確認要求を受信した場合に，管理情報及び登録番号を管理情報記憶手段から抽出し，抽出した管理情報及び登録番号をもとに登録一覧画面を生成し，配布者端末に送信する公開レベル表示処理手段と，４）配布者端末から公開レベル変更要求を受信した場合に，機密情報の管理情報の管理者の連絡先として設定された電子メールアドレスを宛先とする機密情報の公開レベルの更新要求を通知する電子メールを生成し，送信する公開レベル更新要求手段と，５）管理情報登録手段によって管理情報の公開レベルが変更された場合に，管理情報記憶手段から，公開レベルを変更した管理情報の配布者の連絡先として電子メールアドレスを取得したときは，電子メールアドレスを宛先とする変更された公開レベルおよび変更条件を含む変更情報を通知する電子メールを生成し，送信する公開レベル変更通知手段とを備える。管理情報は、機密情報の管理者の連絡先として，機密情報の管理者である設定者端末の連絡先を含む。配布者端末の公開レベル確認手段が，受信した登録一覧画面を表示する。配布者端末の公開レベル変更要求手段が，表示した登録一覧画面から，登録番号と変更要求とが入力されると，公開レベル変更要求を情報管理装置に送信する。情報管理装置の公開レベル更新要求手段が，配布者端末から公開レベル変更要求を受信した場合に，電子メールを機密情報の管理者である設定者端末に送信する。

これにより，機密情報の公開レベルの変更が必要となった場合に，配布者端末からの公開レベルの変更要求を契機として，機密情報の管理者に公開レベルの変更を要求することができ，機密情報の管理者は，管理情報に設定された変更条件を確認して公開レベルの変更の要否を判断することができ，より迅速に管理情報の更新処理を行うことができる。

さらに，管理情報の公開レベルの更新処理が行われると，その公開レベル変更情報が関連する配布者端末に自動的に送信されるため，配布者端末に記憶された機密情報に付加された公開レベルを遅滞なく更新することができる。

従来は，機密情報に設定された公開レベルを管理するシステムにおいて，公開レベルを管理の途中で簡単に変更したり，公開レベルの変更を関係者へ通知するなどの作業を支援する仕組みはなかった。

本発明によれば，機密情報の公開レベルを管理する場合に，機密情報ごとに，公開レベル，公開レベルを変更する変更条件，機密情報の管理者の連絡先，機密情報の配布者の連絡先などの情報を管理しておくため，機密情報の配布者から公開レベルの変更要求があると，管理情報の管理者に公開レベルの更新をただちに要求することができる。よって，公開レベルの変更処理開始の契機が増加し，公開レベルを適宜変更して機密情報を適切に管理することができる。

また，機密情報の公開レベルが変更された場合に，機密情報の配布者に公開レベルの変更をただちに通知することができるため，機密情報の配布者も遅滞なく公開レベルの変更を知ることができ，機密情報を適切な公開レベルで管理することができる。

以下に，本発明を実施するための最良の形態を示す。

第１の実施例において，情報管理システムの管理対象情報は，紙文書，紙図面などに記載された機密情報である。管理対象情報（機密情報）は，設定者によって管理対象情報の公開を許容する範囲を示す公開レベル，公開レベルを変更する変更条件，管理情報の設定者（機密情報の管理者）の連絡先，機密情報の配布者の連絡先などの管理情報が設定されて，必要な配布先へ配布される。

図１は，本発明の第１の実施例における構成例を示す図である。

情報管理システムは，機密情報を含む管理対象情報１００を管理情報１１０によって管理する情報管理装置１，機密情報の管理情報１１０の設定者が使用する設定者端末２，および機密情報の配布者が使用する配布者端末３で構成される。

情報管理装置１は，管理情報記憶手段１１，管理情報登録手段１２，権限確認手段１３，公開レベル表示処理手段１４，公開レベル更新要求手段１５，公開レベル変更通知手段１６，および通信処理手段１７を備える。

管理情報記憶手段１１は，設定者端末２から受信した管理対象情報１００の管理情報１１０を内容とする登録情報１２０を記憶する手段である。登録情報１２０は，登録された管理情報であって，機密情報の公開を許容する範囲を示す所定の区分の公開レベル，公開レベルを変更する変更条件，管理情報１１０の管理者の連絡先，管理対象情報１００の配布者の連絡先などの情報を含む。

管理情報登録手段１２は，設定者端末２から送信された管理情報１１０を入力し，管理情報１１０に登録番号を付与して生成した登録情報１２０を管理情報記憶手段１１に格納する処理手段である。また，管理情報登録手段１２は，設定者端末２から送信された管理情報１１０の更新情報を入力し，更新情報を用いて管理情報記憶手段１１に保持している登録情報１２０を更新する。

権限確認手段１３は，設定者端末２から管理情報１１０または更新情報を送信した設定者，配布者端末３から公開レベルの確認要求や変更要求を送信した配布者について，処理の実行権限を確認する処理手段である。公開レベルの確認要求（公開レベル確認要求）は，管理対象情報１００の公開レベルを確認するための表示用情報を要求する旨の通知である。公開レベルの変更要求（公開レベル変更要求）は，管理対象情報１００の公開レベルの変更を依頼する旨の通知である。

公開レベル表示処理手段１４は，配布者端末３から管理対象情報１００の公開レベル確認要求を受信した場合に，管理情報記憶手段１１に保持する該当する管理対象情報１００の登録情報１２０から公開レベル，変更条件などの情報を配布者端末３へ表示させる処理手段である。

公開レベル更新要求手段１５は，配布者端末３から管理対象情報１００の公開レベル変更要求を受信した場合に，設定者端末２へ公開レベルの更新要求を送信する処理手段である。公開レベルの更新要求（公開レベル更新要求）は，設定者に対し，管理対象情報１００の公開レベルの更新を依頼する旨の通知である。

公開レベル変更通知手段１６は，管理情報登録手段１２によって管理情報記憶手段１１に格納されている登録情報１２０の公開レベルが更新された場合に，関係する配布者端末３へ管理対象情報１００の公開レベルの変更情報を送信する処理手段である。公開レベルの変更情報（公開レベル変更情報）は，情報管理装置１において更新処理された登録情報１２０（管理情報１１０）の変更された公開レベル，変更条件などの情報を含む情報であって，配布者端末３で保持する管理対象情報１００の公開レベルの更新を依頼する旨の通知である。

通信処理手段１７は，ネットワークＮを通じて設定者端末２および配布者端末３とデータ通信を行う処理手段である。

設定者端末２は，管理情報設定手段２１，管理情報表示手段２２，および通信処理手段２３を備える。

管理情報設定手段２１は，管理対象情報１００の管理情報１１０を生成し，情報管理装置１へ送信する処理手段である。また，管理情報設定手段２１は，管理情報１１０を変更して，管理情報１１０の更新情報を情報管理装置１へ送信する。管理情報１１０の更新情報（管理情報更新情報）は，管理情報の更新処理によって変更された情報を含む情報であって，情報管理装置１における登録情報１２０の更新を依頼する旨の通知である。

管理情報表示手段２２は，管理情報１１０を設定者端末２の表示装置（図示しない）に表示させる処理手段である。

通信処理手段２３は，ネットワークＮを通じて情報管理装置１および配布者端末３とデータ通信を行う処理手段である。

配布者端末３は，公開レベル確認手段３１，公開レベル変更要求手段３２，および通信処理手段３３を備える。

公開レベル確認手段３１は，配布された管理対象情報１００の公開レベル確認要求を情報管理装置１へ送信する処理手段である。

公開レベル変更要求手段３２は，配布された管理対象情報１００の公開レベル変更要求を情報管理装置１へ送信する処理手段である。

通信処理手段３３は，ネットワークＮを通じて情報管理装置１および設定者端末２とデータ通信を行う処理手段である。

図２に，公開レベルの例を示す。情報管理システムでは，公開レベルとして，機密情報の公開を許容する範囲を示す４段階の区分（公開レベル０〜３）が設定される。各レベルは，例えば，公開レベル０＝特に範囲を指定しない「一般情報」，公開レベル１＝社内のみ公開を許容する「社外秘」，公開レベル２＝関係者のみ公開を許容する「関係者外秘」，公開レベル３＝特定者のみ公開する「極秘」とする。

図３に，管理情報１１０の例を示す。管理情報１１０は，管理情報ＩＤ，属性情報，公開レベル，変更条件，変更期限，管理者情報，配布先情報などの項目で構成される。

管理情報ＩＤは，管理情報設定手段２１によって付与される管理情報１１０を識別する情報である。属性情報は，管理対象情報１００の属性を示す情報である。公開レベルには，図２に示すような所定の公開レベルが設定される。

変更条件は，管理対象情報１００の公開レベルを変更する条件を示す情報である。変更条件として，例えば「顧客納品，運用開始，新聞発表」などの事象が設定される。変更期限は，公開レベルを変更する期限として指定される年月日などの情報を示す。なお，管理情報１１０には，変更条件または変更期限のいずれか一方のみが設定されていればよい。

管理者情報は，管理対象情報１００の管理者（管理情報１１０の設定者など）を特定する情報であって，かつ，直接または間接に管理者の連絡先が特定できる情報である。管理者情報には，種々の連絡手段における連絡先（例えば，電話番号，ファクシミリ番号，電子メールアドレスなど）またはこれらの連絡先を特定できる管理者の識別情報（例えばユーザＩＤなど）が設定される。

配布先情報は，配布された管理対象情報１００を所有・保管する配布者を特定する情報であって，かつ，直接または間接に配布者の連絡先が特定できる情報である。配布先情報には，管理者情報と同様に種々の連絡手段における連絡先またはこれらの連絡先を特定できる配布者の識別情報が設定される。

なお，管理者および配布者への連絡先としては電子メールアドレスが好適であり，管理者情報または配布先情報には，直接または間接に管理者の電子メールアドレスが特定できる情報が設定されることが好ましい。

図４に，登録情報１２０の例を示す。登録情報１２０は，設定者端末２から送信された管理情報１１０に，登録する情報を識別する登録番号が付与された情報である。登録情報１２０は管理情報記憶手段１１に格納される。

図５〜図８に，管理者情報または配布先情報に，管理者の連絡先または配布者の連絡先を間接的に特定できる情報が設定される場合に使用されるいくつかの情報例を示す。

管理者または配布者を特定する場合に，従業員を特定する従業員情報を使用してもよい。図５に従業員情報の例を示す。図５の従業員情報は，従業員識別情報（従業員ＩＤ），従業員氏名，情報管理装置１を使用するユーザ識別情報（ユーザＩＤ），連絡先情報（電子メールアドレス）などの項目で構成されている。

情報管理装置１が，図５の従業員情報を参照できる場合には，図４に示すように，登録情報１２０の管理者情報または配布先情報に，それぞれ管理者のユーザＩＤ，配布者のユーザＩＤが登録される。そして，情報管理装置１において管理者の連絡先または配布者の連絡先を取得する場合には，登録情報１２０の管理者情報または配布先情報に設定されたユーザＩＤを用いて図５の従業員情報を参照し，該当する電子メールアドレスを取得する。

また，配布者を特定する場合に職制情報を使用してもよい。公開レベルと配布先の範囲は一致していない場合が多い。例えば，公開レベルが「社外秘」の機密情報であっても，社員全員が配布者となっていることは稀である。「社外秘」の機密情報であっても，実際は関連する特定の部や課に所属する者に配布されていれば十分であり，このような場合には，配布先の範囲を部署などの職制単位で設定できることが望ましい。そこで，従業員の職制を設定する職制情報を利用する。

図６に職制コードを含む従業員情報の例，図７に職制情報の例を示す。図６の従業員情報は，図５に示す従業員情報に職制コードが追加されたものである。図７の職制情報は，部，課，などの所属単位の区分を特定する職制コードおよび職制名称などの項目で構成されている。

情報管理装置１が，図６の職制コードを含む従業員情報を参照できる場合には，登録情報１２０の配布先情報に，配布先となる職制を特定する職制コードが登録される。そして，情報管理装置１において配布者の連絡先を取得する場合には，登録情報１２０の配布先情報に設定された職制コードを用いて図６の従業員情報を参照し，設定された職制コードに所属する全従業員の電子メールアドレスを取得する。

また，配布者を特定する場合に職級情報を使用してもよい。職制情報と同様に，配布先の範囲を所定の職級単位でも設定できることが望ましい。そこで，従業員の職級を設定する職級情報を利用する。図８に職級情報の例を示す。図８の職級情報は，一般職の各級，課長，部長などの職責等級の区分を特定する職級コードおよび職級名などの項目で構成されている。この場合，図６の従業員情報の職制コードの項目の代りに職級コードの項目が設けられる。

また，配布者を特定する場合にプロジェクト情報を使用してもよい。機密情報は，業務に関連する者を配布者とする場合も多いため，配布先の範囲を，所属する業務プロジェクトの単位で設定できることが望ましい。そこで，従業員が所属するプロジェクトを識別するプロジェクト情報を利用する。

図９にプロジェクト情報の例を示す。図９のプロジェクト情報は，プロジェクトを識別するプロジェクトＩＤおよびプロジェクト名などの項目で構成されている。この場合，図６の従業員情報の職制コードの項目の代りに，プロジェクトＩＤの項目が設けられる。

図１０を用いて，第１の実施例における本発明の処理の流れを説明する。

（ａ） 設定者端末２において，管理情報設定手段２１は，管理情報設定画面２００を呼び出し，管理情報設定画面２００で入力された情報をもとに管理対象情報１００の管理情報１１０を生成して情報管理装置１へ送信する。なお，管理情報１１０を設定者端末２に保持してもよい。

図１１に，管理情報設定画面２００の例を示す。管理情報設定画面２００には，管理情報ＩＤが付与され，管理情報１１０を構成するデータ項目の入力フィールドが表示される。管理情報設定画面２００の登録ボタン２０１が押下（クリック操作で選択）されると，入力された情報から管理情報１１０が生成され，情報管理装置１へ送信される。

（ｂ） 情報管理装置１において，設定者端末２から管理情報１１０を受信すると，権限確認手段１３は，管理情報１１０の送信者（設定者）の権限の確認処理を行う。

（ｃ） 管理情報登録手段１２は，管理情報１１０の送信者の権限が確認できた場合に，受信した管理情報１１０に登録番号を付与した登録情報１２０を，管理情報記憶手段１１に格納する。

（ｄ） また，設定者端末２では，公開レベルを印字した紙書類，紙図面などの管理対象情報１００を，管理情報１１０に登録した配布者へ配布する。

（ｅ） その後，管理対象情報１００の公開レベルを変更させるような事象，例えば「顧客納品」などが行われたとする。管理対象情報１００が配布された配布者の配布者端末３において，公開レベル確認手段３１は，情報管理装置１から登録一覧画面２１０を呼び出す。情報管理装置１の公開レベル表示処理手段１４は，管理情報記憶手段１１の登録情報１２０から登録一覧画面２１０，詳細参照画面２２０を生成して，配布者端末３に表示させる。

図１２（Ａ）に登録一覧画面２１０の例を，図１２（Ｂ）に詳細参照画面２２０の例を示す。図１２（Ａ）の登録一覧画面２１０は，登録された各管理対象情報１００の管理情報の一部，例えば，登録番号，管理情報ＩＤ，公開レベル，変更条件，管理者名を示す登録一覧表２１１，詳細参照ボタン２１２，変更要求ボタン２１３で構成される。

登録一覧画面２１０において，登録一覧表２１１の登録番号＝０００１の情報が選択され，詳細参照ボタン２１２が押下されると，図１２（Ｂ）の詳細参照画面２２０が呼び出されて，登録番号＝０００１の登録情報のより詳細な情報２２１が表示される。

（ｆ） 配布者が，登録一覧画面２１０を見て，管理対象情報１００の公開レベルが変更条件を満たしていると判断したとする。

登録一覧画面２１０の変更要求ボタン２１３が押下されると，配布者端末３の公開レベル変更要求手段３２は，情報管理装置１に対し，選択された登録情報１２０の公開レベル変更要求を送信する。

（ｇ） 情報管理装置１の公開レベル更新要求手段１５は，受信した公開レベル変更要求に対応する登録情報１２０の管理者情報から特定される管理者の連絡先へ公開レベル更新要求を送信する。ここでは，設定者端末２へ送信されるものとする。

（ｈ） 設定者端末２の管理情報表示手段２２は，情報管理装置１から公開レベル更新要求を受信すると，管理情報確認画面２３０を呼び出して，管理情報１１０を表示させる。なお，表示される管理情報１１０は，設定者端末２内に保持していた情報または情報管理装置１から取得した情報のいずれでもよい。

図１３に管理情報確認画面２３０の例を示す。管理情報確認画面２３０は，管理情報設定画面とほぼ同様の構成である。

管理情報確認画面２３０において管理情報１１０の公開レベルの設定値や変更条件が変更され，更新ボタン２３１が押下されると，管理情報設定手段２１は，管理情報確認画面２３０において入力された管理情報１１０の更新情報を情報管理装置１へ送信する。

（ｉ） 情報管理装置１で更新情報を受信すると，権限確認手段１３は，（ｂ）の処理と同様に送信者の権限を確認する。

（ｊ） 権限の確認ができたら，管理情報登録手段１２は，受信した管理情報１１０の更新情報をもとに登録情報１２０の公開レベル，変更条件などを更新する。

（ｋ） さらに，公開レベル変更通知手段１６は，この登録情報１２０に登録された配布先情報から特定された配布者の連絡先へ公開レベル変更通知を送信する。

なお，設定者が，管理情報１１０の確認や更新を行う場合には，設定者端末２において，管理情報表示手段２２は，管理情報確認画面２３０を呼び出して，管理情報１１０を表示させる。管理情報確認画面２３０に表示された管理情報１１０の内容を確認して，さらに，必要があれば更新する。

上記（ｈ）〜（ｊ）のようにして行われた更新処理において，登録情報１２０の公開レベルが更新されていなければ，上記（ｋ）の処理は行われない。

図１４〜図１６に，第１の実施例における本発明の処理フロー例を示す。

図１４は，管理情報１１０の新規登録処理の処理フロー例を示す図である。

設定者端末２において，管理情報設定手段２１は，管理情報設定画面２００を呼び出し（ステップＳ１０），管理情報設定画面２００において入力した情報をもとに管理情報１１０を生成して情報管理装置１へ送信し（ステップＳ１１），処理を終了する。

情報管理装置１の管理情報登録手段１２は，管理情報１１０を受信する（ステップＳ１２）。権限確認手段１３は，管理情報１１０の送信者（設定者）が処理を許可されているか否かを確認する（ステップＳ１３）。設定者が許可されているか否かの確認処理は，既存の認証処理手法を用いて行う。

許可された設定者であれば（ステップＳ１３のＹＥＳ），管理情報登録手段１２は，管理情報１１０に登録番号を付与して登録情報１２０を生成し，管理情報記憶手段１１に登録する（ステップＳ１４）。許可された設定者でなければ（ステップＳ１３のＮＯ），管理情報登録手段１２は，設定者端末２へ登録不可を通知して（ステップＳ１５），処理を終了する。

図１５は，公開レベル参照・更新要求処理の処理フロー例を示す図である。

配布者端末３において，公開レベル確認手段３１は，公開レベル確認要求を情報管理装置１へ送信する（ステップＳ２０）。情報管理装置１の公開レベル表示処理手段１４は，公開レベル確認要求を受信すると，管理情報記憶手段１１から，登録情報１２０の公開レベル，変更条件などの情報を抽出し（ステップＳ２１），抽出した情報をもとに登録一覧画面２１０を生成し，配布者端末３へ送信する（ステップＳ２２）。配布者端末３では，登録一覧画面２１０を表示する（ステップＳ２３）。

なお，公開レベル表示処理手段１４は，登録一覧画面２１０を生成する際に，登録情報１２０のうち，要求した配布者に関連する登録情報１２０のみを抽出して生成してもよい。また，公開レベル確認要求において指定された登録情報１２０（管理情報１１０）のみを抽出して生成してもよい。

ここで，配布者が登録一覧画面２１０を見て，該当する管理対象情報１００の公開レベルを変更するための変更条件が満たされているかどうかを判断する。配布者が，変更条件が満たされていると判断した場合は，公開レベルの変更を要求するために，登録一覧画面２１０の変更要求ボタン２１３を押下する。変更要求ボタン２１３を押下された（変更条件が満たされていると判断された）場合に（ステップＳ２４のＹＥＳ），配布者端末３の公開レベル変更要求手段３２は，公開レベル変更要求を情報管理装置１へ送信する（ステップＳ２５）。なお，変更条件が満たされていないと判断された場合には（ステップＳ２４のＮＯ），処理を終了する。

情報管理装置１は，配布者端末３から公開レベル変更要求を受信すると（ステップＳ２６），公開レベル変更要求の登録番号をもとに登録情報１２０を参照し，特定した管理情報１１０に設定された管理者情報から特定される管理者の連絡先（電子メールアドレス）を宛先に設定した公開レベル更新要求（電子メール）を生成して送信する（ステップＳ２７）。

設定者端末２では，管理者が公開レベル更新要求（電子メール）を受信すると，管理情報設定手段２１は，管理者の操作指示にもとづいて管理情報１１０を更新し（ステップＳ２８），さらに更新情報を情報管理装置１へ送信する（ステップＳ２９）。

情報管理装置１は，受信した更新情報をもとに管理情報記憶手段１１の登録情報１２０を更新する（ステップＳ２１０）。公開レベル変更通知手段１６は，更新した登録情報１２０に設定されている配布先情報から特定される配布者の連絡先（電子メールアドレス）を宛先に設定し，更新された公開レベル，変更条件などの更新情報を含む公開レベル変更情報（電子メール）を生成して配布者端末３に送信する（ステップＳ２１１）。

図１６は，設定者による管理情報更新処理の処理フロー例を示す図である。

設定者端末２において，管理情報表示手段２２は，管理情報確認画面２３０を呼び出して，管理情報１１０を参照する（ステップＳ３０）。

そして，設定者が，管理情報確認画面２３０を見て管理情報１１０の内容を確認し，１以上の項目を更新し，更新ボタン２３１を押下したとする。ここで，設定者によって，変更条件が満たされていると判断されれば（ステップＳ３１のＹＥＳ），公開レベルの更新も行う（ステップＳ３２）。管理情報設定手段２１は，管理情報確認画面２３０で変更された情報をもとに管理情報１１０の更新情報を生成し，情報管理装置１へ送信する（ステップＳ３３）。

情報管理装置１は，管理情報１１０の更新情報を受信すると（ステップＳ３４），送信者（設定者）の権限を確認し（ステップＳ３５），処理が許可された設定者であれば（ステップＳ３５のＹＥＳ），管理情報記憶手段１１の該当する登録情報１２０を，更新情報を用いて更新する（ステップＳ３６）。そして，この更新情報によって登録情報１２０の公開レベルが変更されたか否かを判定し（ステップＳ３７），公開レベルが変更されていれば（ステップＳ３７のＹＥＳ），変更された登録情報１２０に設定された配布先情報から特定される配布者の連絡先（電子メールアドレス）を宛先に設定し，更新された公開レベル，変更条件などの更新情報を含む公開レベル変更情報（電子メール）を生成して送信する（ステップＳ３８）。

一方，公開レベルが変更されていなければ（ステップＳ３７のＮＯ），処理を終了する。また，送信者（設定者）の権限を確認できなかった場合には（ステップＳ３５のＮＯ），更新処理の未完了を通知して（ステップＳ３９），処理を終了する。

配布者端末３では，公開レベル変更情報（電子メール）を受信する（ステップＳ４０）。なお，配布者は，公開レベル変更情報にしたがって紙書類である管理対象情報１００に印字された公開レベルを変更する。

次に，本発明の第２の実施例を説明する。

第２の実施例において，情報管理システムの管理対象情報１００は，機密情報を含む文書，図面などの電子データであって，管理対象情報１００に公開レベルを示すデータが組み込まれている。管理対象情報（機密情報）１００には，第１の実施例と同様に，管理情報１１０が設定され，配布先情報で特定される配布者の連絡先（配布者端末３）へ配布される。

図１７に，本発明の第２の実施例における構成例を示す。

情報管理システムは，第１の実施例と同様に，情報管理装置１，設定者端末２，および配布者端末３で構成される。

情報管理装置１は，管理情報記憶手段１１，管理情報登録手段１２，権限確認手段１３，公開レベル表示処理手段１４，公開レベル更新要求手段１５，公開レベル変更通知手段１６，および通信処理手段１７を備える。設定者端末２は，管理情報設定手段２１，管理情報表示手段２２，通信処理手段２３，および管理情報付加手段２４を備える。配布者端末３は，公開レベル確認手段３１，公開レベル変更要求手段３２，通信処理手段３３，および公開レベル更新手段３４を備える。

図１７に示す処理手段のうち，図１に示す構成例と同一の番号が付与されたものは，同様の処理を行うものであるので説明を省略する。

設定者端末２の管理情報付加手段２４は，管理情報１１０にもとづいて，管理対象情報１００に公開レベルを付加する処理手段である。

配布者端末３の公開レベル更新手段３４は，情報管理装置１から管理対象情報１００の公開レベル変更情報を受信した場合に，配布者端末３の機密情報記憶手段（図示しない）に保持する管理対象情報１００の公開レベルを公開レベル変更情報を用いて更新する処理手段である。

図１８を用いて，第２の実施例における本発明の処理の流れを説明する。

（ａ） 設定者端末２の管理情報設定手段２１は，管理情報設定画面２００を呼び出し，管理情報設定画面２００で入力された情報をもとに管理対象情報１００の管理情報１１０を生成して情報管理装置１へ送信する。なお，管理情報１１０を設定者端末２にも保持するようにしてもよい。

（ｂ） 情報管理装置１で，設定者端末２から管理情報１１０を受信すると，権限確認手段１３は，管理情報１１０を送信した設定者の権限の確認処理を行う。

（ｃ） 管理情報登録手段１２は，管理情報１１０の送信者（管理者）の権限が確認できた場合に，受信した管理情報１１０に登録番号を付与した登録情報１２０を，管理情報記憶手段１１に格納する。

（ｄ） また，設定者端末２では，管理情報付加手段２４が，管理対象情報１００のデータに管理情報１１０で設定された公開レベルを組み込む。

（ｅ） 公開レベルが付与された管理対象情報１００が管理情報１１０に登録された配布先情報から特定される配布者の連絡先（配布者端末３）に送信される。

（ｆ） その後，管理対象情報１００について，公開レベルを変更させるような事象が生じたとする。配布者の配布者端末３において，公開レベル確認手段３１は，情報管理装置１から登録一覧画面２１０を呼び出す。情報管理装置１の公開レベル表示処理手段１４は，管理情報記憶手段１１の登録情報１２０から登録一覧画面２１０を生成する。

（ｇ） 配布者が，登録一覧画面２１０を見て，管理対象情報１００の公開レベルが変更条件を満たすと判断し，登録一覧画面２１０の変更要求ボタン２１３が押下されたとする。公開レベル変更要求手段３２は，情報管理装置１に対し，選択された登録情報１２０の公開レベル変更要求を送信する。

（ｈ） 情報管理装置１の公開レベル更新要求手段１５は，受信した公開レベル変更要求に対応する登録情報１２０の管理者情報から特定される管理者の連絡先（設定者端末２）を取得し，設定者端末２へ公開レベル更新要求を送信する。

（ｉ） 設定者端末２の管理情報表示手段２２は，情報管理装置１から公開レベル更新要求を受信すると，管理情報確認画面２３０を呼び出して，管理情報１１０を表示させる。管理情報確認画面２３０において管理情報１１０の公開レベルや変更条件の値が変更され，更新ボタン２３１が押下されると，管理情報設定手段２１は，管理情報確認画面２３０において入力された管理情報１１０の更新情報を情報管理装置１へ送信する。

（ｊ） さらに，管理情報付加手段２４は，設定者端末２に保持していた管理対象情報１００に付加された公開レベルを更新する。

（ｋ） 情報管理装置１で更新情報を受信すると，権限確認手段１３は，（ｂ）の処理と同様に送信者の権限を確認する。

（ｌ） 権限の確認ができたら，管理情報登録手段１２は，受信した更新情報をもとに登録情報１２０の公開レベル，変更条件などを更新する。

（ｍ） さらに，公開レベル変更通知手段１６は，変更された公開レベル，変更条件などを含む公開レベル変更情報を生成し，登録情報１２０に登録された配布先情報から特定される配布者の連絡先（配布者端末３）へ公開レベル変更情報を送信する。

（ｎ） 配布者端末３の公開レベル更新手段３４は，受信した公開レベル変更情報をもとに，配布者端末３に保持していた管理対象情報１００に付加された公開レベルを更新する。

図１９〜図２１に，第２の実施例における本発明の処理フロー例を示す。

図１９は，管理情報１１０の新規登録処理の処理フロー例を示す図である。図１９の処理ステップのうち，図１４に示す処理フローと同一の番号が付与されたステップは，同様の処理を行うものである。

第２の実施例では，図１９の処理フローのステップＳ１１の処理後に，設定者端末２においてステップＳ１１０の処理を行う。

ステップＳ１１０では，管理情報付加手段２４は，管理対象情報１００に，管理情報１１０の公開レベルの設定値を付加する。なお，公開レベルが付加された管理対象情報１００は，管理情報１１０に設定した配布先情報から特定される配布者の連絡先（配布者端末３）へ送信される。

図２０は，公開レベル参照・更新要求処理の処理フロー例を示す図である。図２０の処理ステップのうち，図１５に示す処理フローと同一の番号が付与されたステップは，同様の処理を行うものである。

第２の実施例では，図２０の処理フローのステップＳ２１１の処理後に，配布者端末３においてステップＳ２２０の処理を行う。

ステップＳ２２０では，情報管理装置１から公開レベル変更通知を受信すると，公開レベル更新手段３４は，公開レベル変更情報をもとに，配布者端末３に保持していた管理対象情報１００に付加されている公開レベルを更新する。

図２１は，設定者による管理情報更新処理の処理フロー例を示す図である。図２１の処理ステップのうち，図１６に示す処理フローと同一の番号が付与されたステップは，同様の処理を行うものである。第２の実施例では，処理フローのステップＳ３３の処理後に設定者端末２においてステップＳ３１０の処理を，ステップＳ４０の処理の後に配布者端末３においてステップＳ３２２の処理を行う。

ステップＳ３１０では，管理情報付加手段２４は，管理情報１１０の更新情報をもとに，管理対象情報１００に付加されている公開レベルを更新する。

また，ステップＳ３２２では，公開レベル更新手段３４は，公開レベル変更情報をもとに，管理対象情報１００に付加されている公開レベルを更新する。

以上，本発明をその実施の形態により説明したが，本発明はその主旨の範囲において種々の変形が可能であることは当然である。

また，本発明は，コンピュータにより読み取られ実行される処理プログラムとして実施するものとして説明したが，本発明を実現する処理プログラムは，コンピュータが読み取り可能な，可搬媒体メモリ，半導体メモリ，ハードディスクなどの適当な記録媒体に格納することができ，これらの記録媒体に記録して提供され，または，通信インタフェースを介して種々の通信網を利用した送受信により提供されるものである。

本発明の第１の実施例における構成例を示す図である。 公開レベルの例を示す図である。 管理情報の例を示す図である。 登録情報の例を示す図である。 従業員情報の例を示す図である。 職制コードを含む従業員情報の例を示す図である。 職制情報の例を示す図である。 職級情報の例を示す図である。 プロジェクト情報の例を示す図である。 第１の実施例における本発明の処理の流れを説明するための図である。 管理情報設定画面の例を示す図である。 登録一覧画面の例および詳細参照画面の例を示す図である。 管理情報確認画面の例を示す図である。 第１の実施例における管理情報の新規登録処理の処理フロー例を示す図である。 第１の実施例における公開レベル参照・更新要求処理の処理フロー例を示す図である。 第１の実施例における設定者による管理情報更新処理の処理フロー例を示す図である。 本発明の第２の実施例における構成例を示す図である。 第２の実施例における本発明の処理の流れを説明するための図である。 第２の実施例における管理情報の新規登録処理の処理フロー例を示す図である。 第２の実施例における公開レベル参照・更新要求処理の処理フロー例を示す図である。 第２の実施例における設定者による管理情報更新処理の処理フロー例を示す図である。

符号の説明

１ 情報管理装置
１１ 管理情報記憶手段
１２ 管理情報登録手段
１３ 権限確認手段
１４ 公開レベル表示処理手段
１５ 公開レベル更新要求手段
１６ 公開レベル変更通知手段
１７ 通信処理手段
２ 設定者端末
２１ 管理情報設定手段
２２ 管理情報表示手段
２３ 通信処理手段
２４ 管理情報付加手段
３ 配布者端末
３１ 公開レベル確認手段
３２ 公開レベル変更要求手段
３３ 通信処理手段
３４ 公開レベル更新手段
１００ 管理対象情報
１１０ 管理情報
１２０ 登録情報
Ｎ ネットワーク

Claims (4)

1. 情報の公開を許容する範囲を示す公開レベルを用いて機密情報を管理する情報管理装置と，前記機密情報の管理情報を設定する設定者端末と，前記機密情報の配布先である配布者端末とで構成される情報管理システムであって，
   前記設定者端末は，
   機密情報の公開レベル，前記公開レベルを変更する変更条件，前記機密情報の管理者の連絡先，および前記機密情報の配布者の連絡先を含む管理情報を生成または更新して前記情報管理装置へ送信する管理情報設定手段と，
   前記管理情報をもとに前記機密情報に公開レベルを付加する公開レベル付加手段と，
   前記管理情報を変更し，前記管理情報の変更された内容を含む更新情報を前記情報管理装置へ送信する公開レベル変更手段とを備え，
   前記配布者端末は，
   前記管理情報の前記公開レベルを確認するための表示用情報を要求する公開レベル確認要求を，前記情報管理装置に送信する公開レベル確認手段と，
   前記公開レベルが付加された機密情報を記憶する配布先機密情報記憶手段と，
   前記機密情報の公開レベルの変更要求である公開レベル変更要求を，前記情報管理装置へ送信する公開レベル変更要求手段と，
   前記情報管理装置から，前記機密情報について変更された公開レベルを含む変更情報を受信した場合に，前記配布先機密情報記憶手段に記憶された前記変更情報に対応する機密情報に付加された公開レベルを，前記変更情報をもとに更新する公開レベル更新手段とを備え，
   前記情報管理装置は，
   前記機密情報の管理情報を登録番号と共に記憶する管理情報記憶手段と，
   前記設定者端末から管理情報を受信した場合に前記管理情報を前記管理情報記憶手段に格納し，または前記設定者端末から前記管理情報の更新情報を受信した場合に前記更新情報を用いて前記管理情報を更新する管理情報登録手段と，
   前記配布者端末から前記公開レベル確認要求を受信した場合に，前記管理情報及び前記登録番号を前記管理情報記憶手段から抽出し，抽出した前記管理情報及び前記登録番号をもとに登録一覧画面を生成し，前記配布者端末に送信する公開レベル表示処理手段と，
   前記配布者端末から前記公開レベル変更要求を受信した場合に，前記機密情報の管理情報の管理者の連絡先として設定された電子メールアドレスを宛先とする前記機密情報の公開レベルの更新要求を通知する電子メールを生成し，送信する公開レベル更新要求手段と，
   前記管理情報登録手段によって管理情報の公開レベルが変更された場合に，前記管理情報記憶手段から，前記公開レベルを変更した管理情報の配布者の連絡先として電子メールアドレスを取得したときは，前記電子メールアドレスを宛先とする変更された公開レベルおよび変更条件を含む変更情報を通知する電子メールを生成し，送信する公開レベル変更通知手段とを備え，
   前記管理情報は、前記機密情報の管理者の連絡先として，前記機密情報の管理者である前記設定者端末の連絡先を含み，
   前記配布者端末の前記公開レベル確認手段が，受信した前記登録一覧画面を表示し，
   前記配布者端末の前記公開レベル変更要求手段が，表示した前記登録一覧画面から，前記登録番号と変更要求とが入力されると，前記公開レベル変更要求を前記情報管理装置に送信し，
   前記情報管理装置の前記公開レベル更新要求手段が，前記配布者端末から前記公開レベル変更要求を受信した場合に，前記電子メールを前記機密情報の管理者である前記設定者端末に送信する
   ことを特徴とする情報管理システム。
2. 前記配布者端末は，
   前記機密情報の公開レベルの確認要求を，前記情報管理装置へ送信する確認要求送信手段を備え，
   前記情報管理装置は，
   前記公開レベルの確認要求を受信した場合に，前記確認要求した配布者端末へ，少なくとも前記公開レベルを含む管理情報を表示させる公開レベル表示処理手段を備える
   ことを特徴とする請求項１記載の情報管理システム。
3. 前記公開レベル更新要求手段は，前記管理情報の管理者の連絡先として電子メールアドレスを取得した場合に，前記電子メールアドレスを宛先とする公開レベルの更新要求を通知する電子メールを生成し送信する
   ことを特徴とする請求項１記載の情報管理システム。
4. 前記公開レベル変更通知手段は，前記管理情報の配布者の連絡先として電子メールアドレスを取得した場合に，前記電子メールアドレスを宛先とする公開レベルの変更を通知する電子メールを生成し送信する
   ことを特徴とする請求項１記載の情報管理システム。

Images