JP2003242336A - 顧客サービスの情報管理システム - Google Patents
顧客サービスの情報管理システムInfo
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- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
滑かつ効率的に提供するため、複数の担当者でサービス
毎に適切な対応を可能とする顧客サービス情報管理シス
テムを提供する。 【解決手段】 顧客情報を蓄積した顧客情報データベー
スと、少なくとも過去のサービス内容及び提供時期を顧
客情報に関連付けて蓄積するサービス履歴情報データベ
ースとを有する顧客サービス情報管理システムにおい
て、サービス履歴情報データベースに基づき、サービス
予定情報の内、少なくとも次回以降のサービス内容及び
顧客へのアプローチ時期を決定するサービス決定手段
と、サービス決定手段で決められたサービス予定情報を
顧客情報に関連付けて蓄積するサービス予定情報データ
ベースとを備えたことを特徴とする。
Description
情報管理システムに関するものであって、より詳しく
は、自動車販売代理店などように新車販売、車検、保険
更新など、多種多様なサービスを多数の顧客に対して提
供する際に利用される顧客サービスの情報管理システム
に関するものである。
定期点検、保険、クレジット、リースなど、満了日など
の期限を有するサービスでは、満了日において引き続き
新たなサービスを提供できるか否かが、中長期間に渡る
安定的な営業展開に必要不可欠な事項である。
ービス提供を行うため、各サービスの満了日を入力した
顧客データベースを構築して、定期又は不定期に近日中
に満了日を迎える顧客リストを出力して、別途作成した
顧客情報カード(紙やコンピュータデータ)を利用し
て、顧客へ訪問・電話等のアプローチを行っている。
ては、1〜2ヶ月前に電話、葉書などの手段によって、
時期の到来を知らせ、数週間程度前に、電話または電子
メールで確認を促す、また、車検やリース満了において
は、2〜3ヶ月前に訪問、電話、手紙、または電子メー
ル等により、時期の到来のお知らせや新車情報を提供
し、新車購入の感触があると判断されると、1〜2ヶ月
前には訪問を中心に営業活動するというように、顧客へ
のアプローチ時期や方法も各種サービスにより異なり、
しかも、対応すべき顧客数も多いことから、円滑な営業
活動に際しては、営業員の長年の経験に基づくスケジュ
ール計画作りが不可欠であった。
果を日報報告として、顧客情報カードに記録・入力する
ことがデータの更新には必要であり、このため多くの顧
客に営業活動を行えば行うほど、雑務も増加し、営業員
の負担増、営業活動意欲の減退などを引き起こしてい
た。
に鑑み、上述したような問題を解消し、多種多様なサー
ビスを多数の顧客に対して円滑かつ効率的に提供するた
め、複数の担当者でサービス毎に適切な対応を可能とす
る顧客サービスの情報管理システムを提供することであ
る。
め、この発明の請求項1に記載の発明は、顧客情報を蓄
積した顧客情報データベースと、少なくとも過去のサー
ビス内容及び提供時期を前記顧客情報に関連付けて蓄積
するサービス履歴情報データベースとを有する顧客サー
ビス情報管理システムにおいて、前記サービス履歴情報
データベースに基づき、サービス予定情報の内、少なく
とも次回以降のサービス内容及び顧客へのアプローチ時
期を決定するサービス決定手段と、このサービス決定手
段で決められたサービス予定情報を前記顧客情報に関連
付けて蓄積するサービス予定情報データベースとを備え
たことを特徴とする顧客サービス情報の管理システムで
ある。
ービス情報管理システムが、次回以降の顧客へのサービ
ス内容及びアプローチ時期を予め決め、これらの情報を
サービス予定情報データベースとして蓄積しているた
め、このサービス予定情報データベースにアクセスする
だけで、誰でも容易に次に行うべき顧客へのサービス内
容及びアプローチ時期を把握・実行することが可能とな
る。
は、請求項1に記載された顧客サービス情報の管理シス
テムにおいて、前記サービス予定情報データベースは、
次回以降のサービスを提供する担当者を指定する担当者
指定手段を有し、この担当者指定手段によって指定され
た担当者を、サービス予定情報の一部として蓄積するこ
とを特徴とするものである。
客サービス情報の管理システムが設定した、次回以降の
顧客へのサービス内容やアプローチ時期などを参考に、
店舗の管理者などが、当該サービスの担当者を指定し、
効率的に顧客へのサービス提供を可能とする。
は、請求項1に記載された顧客サービス情報の管理シス
テムにおいて、前記サービス履歴情報データベースは、
サービスを提供した担当者を含み、前記サービス決定手
段は、前記担当者に基づき、次回以降のサービスを提供
する担当者を決定する機能を有することを特徴とするも
のである。
定手段自体が、次回以降のサービスの担当者を自動的に
決定するため、担当者への仕事の振り分け等の煩雑な作
業を軽減でき、担当者未決定などによるサービス提供の
滞りを排除し、円滑なサービスの提供が可能となる。
務が少ない者を選定し当て嵌める方法 3)前回の担当者の後任者を当て嵌める方法 など、必要に応じて各種の設定が可能である。
請求項1又は3に記載された顧客サービス情報の管理シ
ステムにおいて、前記サービス決定手段は、各種サービ
スの内容と、このサービスの対応時期を蓄積した対応パ
ターンデータベースを有し、前記サービス履歴情報デー
タベースに対して前記対応パターンデータベースを参考
に、次回以降のサービス内容及び顧客へのアプローチ時
期を決定することを特徴とするものである。
定手段で用いられる対応パターンデータとして、熟練し
た営業員のノウハウなどを参考にしたサービス内容及び
顧客へのアプローチ時期を蓄積することにより、全ての
担当者において、熟練者に近い、質の高いサービス提供
が可能となる。
請求項4に記載された顧客サービス情報の管理システム
において、前記対応パターンデータを修正可能な調整手
段を有することを特徴とするものである。
当者の実情に応じて対応パターンを調整することで、各
店舗や担当者に合ったサービスを容易に提供することが
可能となる。
請求項1に記載された顧客サービス情報の管理システム
において、前記サービス予定情報データベースは、顧客
情報に関連付けて蓄積するサービス内容別、アプローチ
時期別、又は担当者別の少なくともいずれか一つに関連
するデータを抽出し、表示することが可能な表示手段を
有することを特徴とするものである。
提供すべきサービスに関し、サービス内容別、アプロー
チ時期別、又は担当者別にサービス予定情報を表示(デ
ィスプレイなどによる表示に限らず、プリンタ等に出力
する場合も含む)することを可能としているため、例え
ば、サービス毎にサービス状況、1カ月間単位のサービ
ス状況、担当者別のサービス状況など、各種、用途に応
じたサービス状況を把握することができ、この状況に応
じて、店舗の管理者や担当者などはより適切な判断が可
能となる。
請求項1に記載された顧客サービス情報の管理システム
において、前記顧客情報データベース又はサービス履歴
情報データベースは、蓄積された情報の修正又は追加す
るための情報入力手段を有することを特徴とするもので
ある。
が得た情報により、顧客情報を修正(顧客の転居などに
よる住所変更や、店舗担当区域からの転出による顧客情
報削除など)、あるいは、担当者が提供したサービスの
内容及び提供時期、担当者名(複数店舗にかかる情報を
管理する場合は、店舗名も含む)をサービス履歴情報デ
ータベースに追加することが可能となり、最新情報に基
づく顧客へのサービスが提供できると共に、一人の担当
者が得た情報を複数の担当者で瞬時に共有することも可
能となる。
請求項1に記載された顧客サービス情報の管理システム
において、前記サービス予定情報データベースは、サー
ビス予定情報データに蓄積される担当者には、電話を中
心とした顧客対応を行うコールセンターが含まれること
を特徴とするものである。
とした顧客対応を行うコールセンターと協働して、顧客
へのサービス提供が可能となり、担当者はより必要なサ
ービスに特化することができ、また、コールセンター
は、顧客を訪問する等の時間の無駄を排除しているた
め、より多くの顧客に効率よくアプローチでき、顧客情
報や顧客が求めるサービスに係る情報を、円滑に入手す
ることが可能となる。
は、請求項1に記載された顧客サービス情報の管理シス
テムにおいて、前記顧客情報データベースとサービス履
歴情報データベースは、各情報データに含まれる情報の
中から必要最低限な情報を予め設定し、各担当者が利用
する端末を用いて、当該情報を照会可能とすることを特
徴とするものである。
って初めて接する顧客であっても、例えば、顧客に係る
必要最低限の情報を速やかに照会することで、サービス
を提供する際の顧客へのアプローチを円滑に行うことが
可能となる。
ビス情報の管理システムの好適例について説明するが、
この発明は、以下の実施例に限定されるものではなく、
当該技術分野における種々の周知技術を付加したり、ま
たは、同様の効果が期待できる既存の技術と代替したも
のも含むものである。
の管理システム(以下、単に「管理システム」とい
う。)の概略図を示すものであって、この管理システム
は、顧客情報データベースと、サービス履歴情報データ
ベースと、サービス決定手段および、サービス予定情報
データベースを主要な構成要素としている。
名、連絡先である住所、電話番号、FAX番号、電子メ
ールアドレスなど顧客に関する情報が蓄積されたもの
で、特に、他のデータベースと関連付けを容易にするた
め、店舗等で統一的に付与される顧客コードを利用し
て、顧客の特定を可能にしている。
スには、これまでに顧客に対して提供してきたサービス
の内容と、このサービスの提供時期、さらには、そのサ
ービスを提供した担当者(複数店舗に係る情報を共通に
管理する場合は、店舗名及び担当者名を記入する方が望
ましい。)、また必要に応じて、顧客の対応状況などに
顧客コードを付してデータベースとして蓄積されてい
る。
は、車検整備・手続き代行サービス、保険手続き代行サ
ービス、車リース・サービス、定期点検整備サービス、
クレジット契約仲介サービス、車訪問販売サービスな
ど、自動車販売代理店で提供されるサービスの他に、他
の業種の担当者が提供・仲介できるサービスも含むもの
であって、特に、顧客に対して提供するサービスの内容
やアプローチ時期を適切に選択することにより、効果的
な営業が期待できるサービスは、この発明を適用する上
で好ましいものである。
は、次回以降に顧客に提供するサービス内容及び顧客へ
のアプローチ時期、さらには、担当者に係る情報を、顧
客コードを付してデータベースに蓄積されている。
本的に、サービス履歴情報データベースを基に、以下に
示すようなサービス決定手段により決定される。
は、どのようなサービスの提供においても、「営業のプ
ロ」と呼ばれるような当該サービス分野に精通した営業
員が提供するサービスのように、顧客及び店舗側の双方
にとって好ましい、サービス内容及び顧客へのアプロー
チ時期があり、これを顧客への対応パターンとしてパタ
ーン化し、このパターン化された対応パターンのデータ
ベースにしたがって、次回以降の提供すべきサービス内
容や時期を決定していくものである。
た顧客に対しては、番号1の新車購入後、番号2のよう
に2週間後に新車の調子伺いを行い、顧客のニーズ把握
だけでなく、店舗側のアフターケアの充実をPRする。
番号3では1ヶ月点検を自店で受けて貰えるように、事
前案内を、電話または葉書で行う。以下、顧客に対して
は、各種サービスを各々の時期に提供することとなる。
一人の営業員が担当してきたが、一人の営業員で多くの
顧客を管理し、サービスを提供することは、現実的に困
難な状況となっている。
応形態の特徴的事項である、サービス内容、対応時期、
対応方法、対応者などを対応パターンとしてデータベー
ス化する。仮に、現在、番号16の任意保険の更新まで
のサービスが完了しているとするなら、次の顧客へのサ
ービスは、番号17の営業担当者による車の買い替え伺
いを、次の車検期限が来る半年前頃に行うことである。
整備担当者においては番号18の車検の案内が、また、
保険担当者においては番号19の任意保険の更新案内
が、各々、次のサービスとなることがわかる。
る。図3中の各表の意味について説明すると、例えば、
サービス1aは、サービス1を担当する担当者が最初に
行うサービスである。サービス1bは、サービス1を担
当する担当者がつぎに行うサービスである。サービス2
aは、サービス1とは別のサービス2を担当する担当者
が最初に行うサービスである。以下同様に解釈する。
行うサービス、サービス2は、整備担当者が行うサービ
ス、サービス3は、保険担当者が行うサービスと例える
ことができる。
例えば、サービス1aについては、ある基準(この場合
は、サービス1aに先立って行われたサービスであり、
図2の新車購入のように起点となるサービスである。)
から、Δ1a期間経過後に行うことを意味している。サ
ービス2a,3aについても同様である。
サービス1aの実施からΔ1b期間経過後に行うこと意
味している。なお、対応時期の標記は、上述した標記方
法に限らず、図2に示すように、車検時期、保険更新時
期など基点となる時期からの差分で表現することも可能
である、サービスを提供する時期が一義的に定まるな
ら、如何なる標記を採用しても良い。
ースのように、サービス1aが時期P1aに提供されて
いた場合、この対応パターンデータベースを利用する
と、つぎにサービス1の担当者が行うべきサービス内容
はサービス1bであり、その実施時期(顧客へのアプロ
ーチ時期)F1bは、F1b=P1a+Δ1bで算出さ
れる時期となる。以下同様に、サービス2b,3bにつ
いても決定することができる。
月後のように幅を持たせることも可能であり、また、算
出されたアプローチ時期が休業日に該当するときは、そ
の前後の実働日に、結果が移動するように構成すること
も可能である。さらに、サービス決定手段で利用され
る、対応パターンデータベースは、図1に示した調整手
段により、店舗や担当者などの事情により適宜設定変更
可能に構成されている。
担当者の設定方法について説明すると、この発明では、
担当者を自動的に設定できる場合もあるが、店舗等の運
営管理を総合的に勘案して担当者の業務量を決定する必
要もあることから、店舗の管理者などによる直接指定も
可能としている。
回の担当者として優先的に当て嵌める方法や、 2)サービス毎に予め複数の担当者を決めて置き、その
中から当該時期に業務が少ない者を選定し当て嵌める方
法、さらには、 3)前回の担当者の後任者を当て嵌める方法 など、必要に応じて各種の設定が可能である。なお、担
当者の選択・置換を行う場合には、担当者設定用のデー
タテーブルが別途設けられていることは、言うまでもな
い。
タベースに基づいて、サービス内容別、アプローチ時期
別、又は担当者別の少なくともいずれか一つに関連する
データを抽出し、ディスプレイ表示又はプリンタ等に出
力することを可能としているので、これにより、店舗の
管理者やサービス担当者などに、各種多様な情報を把握
・利用し易い形態で提供することが可能となる。
履歴情報データベースに対し、情報修正又は情報追加す
るための情報入力手段が設けられているので、担当者な
どが得た情報により、顧客の転居などによる住所変更
や、店舗担当区域からの転出による顧客情報削除など顧
客情報データベースを修正し、あるいは、担当者が提供
したサービスの内容及び提供時期、担当者名(複数店舗
にかかる情報を管理する場合は、店舗名も含む。)を、
サービス履歴情報データベースに追加することが可能で
あるため、最新情報に基づく顧客へのサービスが提供で
きると共に、一人の担当者が得た情報を複数の担当者で
瞬時に共有することも可能となる。
新たにコールセンターを付加した実施例を示すものであ
って、図4の中央に描かれているサーバーは、図1に示
した管理システムの本体で、図1中の、顧客情報データ
ベース、サービス履歴情報データベース、サービス予定
情報データベースなどのデータベース機能と、コールセ
ンターや営業店舗等とネットワークを形成するサーバー
機能も有している。
保険契約など、店舗の各担当者により各種サービスが提
供されるもので、図1の担当者指定手段を利用すること
により、各サービスの提供と合わせて、継続する各サー
ビスの担当者を入力することができる。
客への納車までに、利用を希望する整備工場を確認し、
併せて全てのフォロー担当者(新車フォロー、整備フォ
ロー、保険フォローの各担当者)を設定する。特に、中
古車販売については、顧客住所により整備工場や担当者
を自動設定するように構成しても良い。整備入庫におい
ては、入庫受付時に自店舗の整備フォロー担当者を設定
し、また、保険契約完了時には、契約獲得者を保険フォ
ロー担当者に設定することもできる。
ムの下側に表示された店舗毎の担当者データテーブルが
組み込まれており、担当者を指定する際に、この管理シ
ステムから適宜呼び出し、入力画面等に表示させたり、
管理システムが自動的に担当者を設定する際には担当者
に係る情報源として、利用される。また、管理システム
内のサービス予定情報データベースを加工処理すること
により、図4の右側に示すような、担当者毎の表示出力
を得ることが可能となる。
営業マンが利用する)の表示出力としては、営業担当者
毎のアプローチ先リストの他に、車リースやクレジット
の満期到来が近い顧客のリスト、車のモデルチェンジに
合わせて顧客にアプローチするための「車名・年式」を
条件に顧客を抜き出したリスト、営業担当者が訪問予定
地域の住所に居住する顧客のリストなどを出力すること
もできる。
担当者が利用する)の表示出力としては、整備担当者毎
のアプローチ先リストの他に、車検の到来が近い顧客の
リスト、定期点検が近い顧客のリスト、車検等の入庫案
内用のダイレクトメールなども出力することができる。
険担当者が利用する)の表示出力としては、保険担当者
毎のアプローチ先リストの他に、自動車保険の満期が近
い顧客のリスト、その他の火災保険、傷害保険などの保
険満期が近い顧客のリストなどを出力することができ
る。なお、これらのリストは、単に、紙に印字したもの
だけでなく、モバイルパソコンなどの携帯端末機などの
ディスプレイに表示させるものも含む。
者は顧客へのアプローチを開始し、得られた情報は、担
当者自ら管理システムにアクセスして、図1の入力手段
を利用してデータ入力・訂正などを行うことができる。
また、図4のように、コールセンターを設け、各フォロ
ー担当者が集めた各種情報を、集約し、データメンテナ
ンスを行うことも可能である。
ータベースに蓄積される担当者の一種として、電話を中
心とした顧客対応を行うコールセンターを設定し、例え
ば、図2の番号2の「調子伺い」や、番号10の「任意
保険の更新案内」など、電話で対応可能なサービスにつ
いては、コールセンターを担当とすることも可能であ
る。また、各フォロー担当者の顧客へのアプローチに先
立ち(例えば、アプローチの1週間前に)、コールセン
ターから予め電話で顧客の要望を確認するように構成す
ることも可能である。
報データベースとサービス履歴情報データベースに含ま
れる情報の中から、必要最低限な情報を予め設定し、各
担当者が利用する端末を用いて、当該情報を照会可能と
することを特徴とする。例えば、必要最低限な情報とし
ては、顧客氏名、住所、電話番号、車種・年式、新車・
中古車の区別、購入時期、前回車検日、任意保険契約
日、保険契約内容などが挙げられる。
テム内に別途データベース領域を確保して、格納しても
よく、このような情報を有することにより、担当者にと
って初めて接する顧客であっても、該情報を照会するこ
とで、顧客へのアプローチに際して留意すべき事項が容
易に把握でき、サービス提供をより円滑に行うことが可
能となる。
テムによれば、複数の担当者でサービス毎に適切な顧客
への対応が可能となるため、多種多様なサービスを多数
の顧客に対して円滑かつ効率的に提供することが実現で
きる。
ムの概要図である。
説明図である。
す説明図である。
Claims (9)
- 【請求項1】顧客情報を蓄積した顧客情報データベース
と、少なくとも過去のサービス内容及び提供時期を前記
顧客情報に関連付けて蓄積するサービス履歴情報データ
ベースとを有する顧客サービスの情報管理システムにお
いて、 前記サービス履歴情報データベースに基づき、サービス
予定情報の内、少なくとも次回以降のサービス内容及び
顧客へのアプローチ時期を決定するサービス決定手段
と、 このサービス決定手段で決められたサービス予定情報を
前記顧客情報に関連付けて蓄積するサービス予定情報デ
ータベースとを備えたことを特徴とする顧客サービスの
情報管理システム。 - 【請求項2】前記サービス予定情報データベースは、 次回以降のサービスを提供する担当者を指定する担当者
指定手段を有し、この担当者指定された担当者をサービ
ス予定情報の一部として蓄積することを特徴とする請求
項1に記載の顧客サービスの情報管理システム。 - 【請求項3】前記サービス履歴情報データベースは、 サービスを提供した担当者を含み、前記サービス決定手
段は、前記担当者に基づき、次回以降のサービスを提供
する担当者を決定する機能を有することを特徴とする請
求項1に記載の顧客サービスの情報管理システム。 - 【請求項4】前記サービス決定手段は、 各種サービスの内容と、このサービスの対応時期を蓄積
した対応パターンデータベースを有し、前記サービス履
歴情報データベースに対して前記対応パターンデータベ
ースを参考に、次回以降のサービス内容及び顧客へのア
プローチ時期を決定することを特徴とする請求項1又は
3に記載の顧客サービスの情報管理システム。 - 【請求項5】前記対応パターンデータベースは、 対応パターンデータを修正可能な調整手段を有すること
を特徴とする請求項4に記載の顧客サービスの情報管理
システム。 - 【請求項6】前記サービス予定情報データベースは、 顧客情報に関連付けて蓄積するサービス内容別、アプロ
ーチ時期別、又は担当者別の少なくともいずれか一つに
関連するデータを抽出し、表示することが可能な表示手
段を有することを特徴とする請求項1に記載の顧客サー
ビスの情報管理システム。 - 【請求項7】前記顧客情報データベース又はサービス履
歴情報データベースは、 蓄積された情報の修正又は追加するための情報入力手段
を有することを特徴とする請求項1に記載の顧客サービ
スの情報管理システム。 - 【請求項8】前記サービス予定情報データベースは、 サービス予定情報データとして蓄積される担当者に、電
話を中心とした顧客対応を行うコールセンターが含まれ
ることを特徴とする請求項1に記載の顧客サービスの情
報管理システム。 - 【請求項9】前記顧客情報データベースとサービス履歴
情報データベースは、 各情報データに含まれる情報の中から必要最低限な情報
を予め設定し、各担当者が利用する端末を用いて、当該
情報を照会可能とすることを特徴とする請求項1に記載
の顧客サービスの情報管理システム。
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Country Status (1)
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JP (1) | JP3608168B2 (ja) |
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