JP2002269095A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents
文書管理システムおよび文書管理方法Info
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- JP2002269095A JP2002269095A JP2001066945A JP2001066945A JP2002269095A JP 2002269095 A JP2002269095 A JP 2002269095A JP 2001066945 A JP2001066945 A JP 2001066945A JP 2001066945 A JP2001066945 A JP 2001066945A JP 2002269095 A JP2002269095 A JP 2002269095A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 取得したい文書の指定する版と、その文書と
同一時のすべての関連文書を矛盾なく容易に取得するこ
とができる文書管理システムおよび文書管理方法を提供
すること。 【解決手段】 ユーザから任意の版の文書とその文書に
関連する文書（指定文書の指定版の時点で関連のあった
文書）の取得が指示されたとき、文書管理システム１０
０の命令処理部１では、指定文書の対象文書版対応リス
ト２を参照し、対象文書版対応リスト２内の関連文書を
検索する。そして、文書データベース５から版が対応し
た関連文書（矛盾の無い関連文書）を取得し、文書出力
部４によってユーザに指示された方法（ディスプレイに
リスト表示する、ユーザ指定の記憶領域にコピー出力す
る、印刷するなど）の出力形式で文書を出力する。
同一時のすべての関連文書を矛盾なく容易に取得するこ
とができる文書管理システムおよび文書管理方法を提供
すること。 【解決手段】 ユーザから任意の版の文書とその文書に
関連する文書（指定文書の指定版の時点で関連のあった
文書）の取得が指示されたとき、文書管理システム１０
０の命令処理部１では、指定文書の対象文書版対応リス
ト２を参照し、対象文書版対応リスト２内の関連文書を
検索する。そして、文書データベース５から版が対応し
た関連文書（矛盾の無い関連文書）を取得し、文書出力
部４によってユーザに指示された方法（ディスプレイに
リスト表示する、ユーザ指定の記憶領域にコピー出力す
る、印刷するなど）の出力形式で文書を出力する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書やプログラム
の履歴（版）と、その文書の関連文書の履歴（版）を対
応付けて文書やプログラムを管理する文書管理システム
および文書管理方法に関する。
の履歴（版）と、その文書の関連文書の履歴（版）を対
応付けて文書やプログラムを管理する文書管理システム
および文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来から、文書の履歴（版）が管理され
ている文書管理システムにおいて、最新文書を取得した
り、文書の履歴を参照し指定の版を取得することが容易
に行われている。このような文書管理について、特開平
１１−１５７１６号公報には、サーバにある情報が更新
されたことを適切にクライアントに通知することができ
る文書更新通知装置および文書更新通知方法が記載され
ている。また、特開平１１−２９６３６１号公報には、
開発するプログラムに関連する情報を一元管理すること
で該当する情報の管理を容易にするプログラム情報管理
装置が記載されている。
ている文書管理システムにおいて、最新文書を取得した
り、文書の履歴を参照し指定の版を取得することが容易
に行われている。このような文書管理について、特開平
１１−１５７１６号公報には、サーバにある情報が更新
されたことを適切にクライアントに通知することができ
る文書更新通知装置および文書更新通知方法が記載され
ている。また、特開平１１−２９６３６１号公報には、
開発するプログラムに関連する情報を一元管理すること
で該当する情報の管理を容易にするプログラム情報管理
装置が記載されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
文書管理システムにおいて文書の版を指定し、それと関
連する文書をすべて取得しようとしても、関連する文書
を全て検索してから取得しなくてはならなかった。ま
た、それら関連文書の最新版は比較的容易に取得できた
としても、指定文書の版と同一時の版を矛盾なく取得す
るためには、関連文書すべての履歴を参照し、同一時の
版を日付や時刻を確認して１文書ずつ取得しなくてはな
らなかった。そこで、文書の履歴（版）、文書間の関連
（関連文書）が管理され、複数のユーザから参照、更新
される可能性がある共有文書についてユーザが任意の版
の文書を取得する場合、その文書と関連のあるすべての
文書を矛盾なく取得することができるようになることが
提案されてきている。
文書管理システムにおいて文書の版を指定し、それと関
連する文書をすべて取得しようとしても、関連する文書
を全て検索してから取得しなくてはならなかった。ま
た、それら関連文書の最新版は比較的容易に取得できた
としても、指定文書の版と同一時の版を矛盾なく取得す
るためには、関連文書すべての履歴を参照し、同一時の
版を日付や時刻を確認して１文書ずつ取得しなくてはな
らなかった。そこで、文書の履歴（版）、文書間の関連
（関連文書）が管理され、複数のユーザから参照、更新
される可能性がある共有文書についてユーザが任意の版
の文書を取得する場合、その文書と関連のあるすべての
文書を矛盾なく取得することができるようになることが
提案されてきている。
【０００４】また、ユーザが文書に変更を加えるとき、
関連文書の変更点に気づかずに矛盾した変更を加えてし
まうというようなこともあり、ユーザが文書を参照また
は更新する場合に、その文書と関連する文書が変更され
たかどうか、変更内容がどのようなものか分かるよう通
知することが望ましい。従来からフォルダ単位で取得で
きる既存システムはあるが、文書の履歴（版）、文書間
の関連（関連文書）に加え、さらに文書が格納されてい
るフォルダの履歴（版）が管理されている場合に、ユー
ザが指定フォルダの任意の版を取得するとき、そのフォ
ルダ内に含まれる文書と関連のあるすべての文書を矛盾
なく効率よく取得できるようにすることが望まれる。
関連文書の変更点に気づかずに矛盾した変更を加えてし
まうというようなこともあり、ユーザが文書を参照また
は更新する場合に、その文書と関連する文書が変更され
たかどうか、変更内容がどのようなものか分かるよう通
知することが望ましい。従来からフォルダ単位で取得で
きる既存システムはあるが、文書の履歴（版）、文書間
の関連（関連文書）に加え、さらに文書が格納されてい
るフォルダの履歴（版）が管理されている場合に、ユー
ザが指定フォルダの任意の版を取得するとき、そのフォ
ルダ内に含まれる文書と関連のあるすべての文書を矛盾
なく効率よく取得できるようにすることが望まれる。
【０００５】そこで、本発明の第１の目的は、文書ごと
に管理されている版とは別に、関連付けされている文書
の履歴（版）をリストとして残し管理することで、取得
したい文書の指定する版と、その文書と同一時のすべて
の関連文書を矛盾なく容易に取得することができる文書
管理システムおよび文書管理方法を提供することであ
る。本発明の第２の目的は、参照時にも関連文書の変更
点が通知されることで、関連文書の変更点に合わせた修
正を文書に加えることができる文書管理システムおよび
文書管理方法を提供することである。本発明の第３の目
的は、ユーザが文書を一つ一つ指定せずに、指定したフ
ォルダ内の文書と、その文書に対応する関連文書を矛盾
なしに容易に取得することができる文書管理システムお
よび文書管理方法を提供することである。
に管理されている版とは別に、関連付けされている文書
の履歴（版）をリストとして残し管理することで、取得
したい文書の指定する版と、その文書と同一時のすべて
の関連文書を矛盾なく容易に取得することができる文書
管理システムおよび文書管理方法を提供することであ
る。本発明の第２の目的は、参照時にも関連文書の変更
点が通知されることで、関連文書の変更点に合わせた修
正を文書に加えることができる文書管理システムおよび
文書管理方法を提供することである。本発明の第３の目
的は、ユーザが文書を一つ一つ指定せずに、指定したフ
ォルダ内の文書と、その文書に対応する関連文書を矛盾
なしに容易に取得することができる文書管理システムお
よび文書管理方法を提供することである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明で
は、コンピュータネットワークを介して端末装置から電
子化された文書を取得し、格納する文書格納手段と、前
記文書格納手段に格納されている各文書をバージョン、
日時などの文書情報ごとの関連付けを行い、関連文書と
して管理する文書管理手段と、前記文書格納手段に格納
されている各文書の参照、変更、検索などの指示の入力
を促す入力指示手段と、前記入力指示手段から入力され
る指示に基づいて、前記文書管理手段によって管理され
ている関連文書を抽出する文書抽出手段と、前記文書抽
出手段によって抽出された関連文書を提示する文書提示
手段と、を備え、前記入力指示手段から前記文書格納手
段に格納されている文書を指定しての参照指示が入力さ
れた場合、前記文書抽出手段は、前記文書格納手段に格
納されている該当する文書および前記文書管理手段によ
って管理されている当該文書に関連付けされている関連
文書を抽出することにより、前記第１の目的を達成す
る。
は、コンピュータネットワークを介して端末装置から電
子化された文書を取得し、格納する文書格納手段と、前
記文書格納手段に格納されている各文書をバージョン、
日時などの文書情報ごとの関連付けを行い、関連文書と
して管理する文書管理手段と、前記文書格納手段に格納
されている各文書の参照、変更、検索などの指示の入力
を促す入力指示手段と、前記入力指示手段から入力され
る指示に基づいて、前記文書管理手段によって管理され
ている関連文書を抽出する文書抽出手段と、前記文書抽
出手段によって抽出された関連文書を提示する文書提示
手段と、を備え、前記入力指示手段から前記文書格納手
段に格納されている文書を指定しての参照指示が入力さ
れた場合、前記文書抽出手段は、前記文書格納手段に格
納されている該当する文書および前記文書管理手段によ
って管理されている当該文書に関連付けされている関連
文書を抽出することにより、前記第１の目的を達成す
る。
【０００７】請求項２記載の発明では、請求項１記載の
発明において、前記入力指示手段から前記文書格納手段
に格納されている文書の参照、変更などの指示が入力さ
れた場合に前記文書抽出手段によって抽出された関連文
書に変更があるかどうかを判断する判断手段と、前記判
断手段によって前記文書抽出手段によって抽出された関
連文書に変更があると判断された場合、該当する関連文
書の変更内容を抽出する変更内容抽出手段と、前記変更
内容抽出手段によって抽出された変更内容を通知する通
知手段と、をさらに備えたことにより、前記第２の目的
を達成する。請求項３記載の発明では、請求項１または
請求項２記載の発明において、前記文書格納手段が所定
数の文書を１単位として格納した場合、前記文書管理手
段は、前記所定数の文書が格納されている１単位に対し
てもバージョン、日時などの単位情報としての関連付け
を行って管理することにより、前記第３の目的を達成す
る。
発明において、前記入力指示手段から前記文書格納手段
に格納されている文書の参照、変更などの指示が入力さ
れた場合に前記文書抽出手段によって抽出された関連文
書に変更があるかどうかを判断する判断手段と、前記判
断手段によって前記文書抽出手段によって抽出された関
連文書に変更があると判断された場合、該当する関連文
書の変更内容を抽出する変更内容抽出手段と、前記変更
内容抽出手段によって抽出された変更内容を通知する通
知手段と、をさらに備えたことにより、前記第２の目的
を達成する。請求項３記載の発明では、請求項１または
請求項２記載の発明において、前記文書格納手段が所定
数の文書を１単位として格納した場合、前記文書管理手
段は、前記所定数の文書が格納されている１単位に対し
てもバージョン、日時などの単位情報としての関連付け
を行って管理することにより、前記第３の目的を達成す
る。
【０００８】請求項４記載の発明では、コンピュータネ
ットワークを介して端末装置から電子化された文書を取
得し、格納する第１のステップと、前記第１のステップ
で格納された各文書をバージョン、日時などの文書情報
ごとの関連付けを行い、関連文書として管理する第２の
ステップと、前記第１のステップで格納された各文書の
参照、変更、検索などの指示の入力を促す第３のステッ
プと、前記第３のステップで入力される指示に基づい
て、前記第２のステップによって管理されている関連文
書を抽出する第４のステップと、前記第４のステップに
よって抽出された関連文書を提示する第５のステップ
と、からなり、前記第３のステップで前記第１のステッ
プにより格納されている文書を指定しての参照指示が入
力された場合、前記第４のステップは、前記第１のステ
ップで格納された該当する文書および前記第２のステッ
プにより管理されて当該文書に関連付けされた関連文書
を抽出することにより、前記第１の目的を達成する。
ットワークを介して端末装置から電子化された文書を取
得し、格納する第１のステップと、前記第１のステップ
で格納された各文書をバージョン、日時などの文書情報
ごとの関連付けを行い、関連文書として管理する第２の
ステップと、前記第１のステップで格納された各文書の
参照、変更、検索などの指示の入力を促す第３のステッ
プと、前記第３のステップで入力される指示に基づい
て、前記第２のステップによって管理されている関連文
書を抽出する第４のステップと、前記第４のステップに
よって抽出された関連文書を提示する第５のステップ
と、からなり、前記第３のステップで前記第１のステッ
プにより格納されている文書を指定しての参照指示が入
力された場合、前記第４のステップは、前記第１のステ
ップで格納された該当する文書および前記第２のステッ
プにより管理されて当該文書に関連付けされた関連文書
を抽出することにより、前記第１の目的を達成する。
【０００９】
【発明の実施の形態】以下、本発明の好適な実施の形態
について図１ないし図８を参照して詳細に説明する。図
１は、第１の実施形態に係る文書管理システムの概略構
成を示した図である。文書管理システム１００は、文書
管理システム１００が動作する文書管理サーバ１１であ
る計算機と、その文書管理サーバ１１にネットワークを
介して接続された作業ユーザが実際に使用するクライア
ントの計算機２０で構成される。第１の実施形態の文書
管理サーバ１１は、命令処理部１、対象文書版対応リス
ト２、文書検索部３、文書出力部４および文書データベ
ース５を備えている。
について図１ないし図８を参照して詳細に説明する。図
１は、第１の実施形態に係る文書管理システムの概略構
成を示した図である。文書管理システム１００は、文書
管理システム１００が動作する文書管理サーバ１１であ
る計算機と、その文書管理サーバ１１にネットワークを
介して接続された作業ユーザが実際に使用するクライア
ントの計算機２０で構成される。第１の実施形態の文書
管理サーバ１１は、命令処理部１、対象文書版対応リス
ト２、文書検索部３、文書出力部４および文書データベ
ース５を備えている。
【００１０】ここで、版対応させた文書の取得について
図１ないし図３を参照して説明する。図２は、版対応リ
ストの一例を示した図である。図３は、文書の版対応処
理の処理手順を示したフローチャートである。ユーザは
文書に修正や変更を行い、一区切り付けいたと判断した
時点で文書に版（バージョン）を付加する（ステップ１
００）。常時行う処理として文書管理システム１００
は、文書に版が付加された時点で（ステップ１００）、
対象文書版対応リスト２に該当する版があるかどうかを
判断する（ステップ１０１）。対象文書版対応リスト２
に該当する版がない場合（ステップ１０１；無し）、自
動的に対象文書版対応リスト２に新たな版を追加して版
対応リストを作成して記憶する（ステップ１０３）。対
象文書版対応リスト２に該当する版がある場合（ステッ
プ１０１；有り）、該当する版対応リストに版を追記し
（ステップ１０２）、関連文書の版をチェックする（ス
テップ１０４）。この文書に関連付けられているすべて
の文書の版をチェックした後（ステップ１０４）、図２
に示したような版対応リストを作成して記憶する（ステ
ップ１０５〜１０６）。
図１ないし図３を参照して説明する。図２は、版対応リ
ストの一例を示した図である。図３は、文書の版対応処
理の処理手順を示したフローチャートである。ユーザは
文書に修正や変更を行い、一区切り付けいたと判断した
時点で文書に版（バージョン）を付加する（ステップ１
００）。常時行う処理として文書管理システム１００
は、文書に版が付加された時点で（ステップ１００）、
対象文書版対応リスト２に該当する版があるかどうかを
判断する（ステップ１０１）。対象文書版対応リスト２
に該当する版がない場合（ステップ１０１；無し）、自
動的に対象文書版対応リスト２に新たな版を追加して版
対応リストを作成して記憶する（ステップ１０３）。対
象文書版対応リスト２に該当する版がある場合（ステッ
プ１０１；有り）、該当する版対応リストに版を追記し
（ステップ１０２）、関連文書の版をチェックする（ス
テップ１０４）。この文書に関連付けられているすべて
の文書の版をチェックした後（ステップ１０４）、図２
に示したような版対応リストを作成して記憶する（ステ
ップ１０５〜１０６）。
【００１１】図４は、関連する文書検索処理の処理手順
を示したフローチャートである。ユーザから任意の版の
文書とその文書に関連する文書（指定文書の指定版の時
点で関連のあった文書）の取得が指示されたとき、文書
管理システム１００では指定文書の対象文書版対応リス
ト２を参照し（ステップ１０００）、対象文書版対応リ
スト２内の関連文書を検索する（ステップ１００１）。
そして、文書データベース５から版が対応した関連文書
（矛盾の無い関連文書）を取得し、ユーザに指示された
方法（ディスプレイにリスト表示する、ユーザ指定の記
憶領域にコピー出力する、印刷するなど）の出力形式で
文書を出力する（ステップ１００２〜１００３）。
を示したフローチャートである。ユーザから任意の版の
文書とその文書に関連する文書（指定文書の指定版の時
点で関連のあった文書）の取得が指示されたとき、文書
管理システム１００では指定文書の対象文書版対応リス
ト２を参照し（ステップ１０００）、対象文書版対応リ
スト２内の関連文書を検索する（ステップ１００１）。
そして、文書データベース５から版が対応した関連文書
（矛盾の無い関連文書）を取得し、ユーザに指示された
方法（ディスプレイにリスト表示する、ユーザ指定の記
憶領域にコピー出力する、印刷するなど）の出力形式で
文書を出力する（ステップ１００２〜１００３）。
【００１２】以上のように、第１の実施形態の文書管理
システムでは、ネットワークに接続され複数のユーザか
ら参照可能で、文書の履歴（版）、文書間の関連が管理
可能な文書管理アプリケーションに加え、文書の版ごと
に関連文書と関連文書の版（バージョン、日時）を対応
付けた版対応リストを管理する手段と、このリストを使
用して指定の版と同一時の関連文書を自動的に抽出する
手段と、ユーザが指定する場所にそれらの文書、関連文
書を出力する手段とを備えているので、取得したい文書
の指定する版と、その文書と同一時のすべての関連文書
を矛盾なく容易に取得することができる。
システムでは、ネットワークに接続され複数のユーザか
ら参照可能で、文書の履歴（版）、文書間の関連が管理
可能な文書管理アプリケーションに加え、文書の版ごと
に関連文書と関連文書の版（バージョン、日時）を対応
付けた版対応リストを管理する手段と、このリストを使
用して指定の版と同一時の関連文書を自動的に抽出する
手段と、ユーザが指定する場所にそれらの文書、関連文
書を出力する手段とを備えているので、取得したい文書
の指定する版と、その文書と同一時のすべての関連文書
を矛盾なく容易に取得することができる。
【００１３】次に、第２の実施形態の文書管理システム
について図５および図６を参照して説明する。図５は、
第２の実施形態に係る文書管理システムの概略構成を示
した図である。図６は、文書の検索結果通知の処理手順
を示したフローチャートである。第２の実施形態の文書
管理システム２００の文書管理サーバ１２は、第１の実
施形態の文書管理サーバ１１に通知部６および対応リス
ト処理部７がさらに備えられている。文書管理サーバ１
２で管理されている文書にユーザからアクセスがあった
とき、文書管理サーバ１２では版を付加したときに作成
した版対応リストを参照し（ステップ２００）、対象文
書版対応リスト２内の関連文書を検索する（ステップ２
０１）。関連文書の現時点での版、変更日付と、版対応
リスト内に記憶された版、変更日付を比較し、すべての
関連文書に対して比較を行い（ステップ２０２）、更新
がある場合（ステップ２０３；有り）、関連文書、更新
内容のリストを策し（ステップ２０４）、リストを表示
し（ステップ２０５）、アクセス文書の表示を行うこと
によりユーザに通知する（ステップ２０６）。
について図５および図６を参照して説明する。図５は、
第２の実施形態に係る文書管理システムの概略構成を示
した図である。図６は、文書の検索結果通知の処理手順
を示したフローチャートである。第２の実施形態の文書
管理システム２００の文書管理サーバ１２は、第１の実
施形態の文書管理サーバ１１に通知部６および対応リス
ト処理部７がさらに備えられている。文書管理サーバ１
２で管理されている文書にユーザからアクセスがあった
とき、文書管理サーバ１２では版を付加したときに作成
した版対応リストを参照し（ステップ２００）、対象文
書版対応リスト２内の関連文書を検索する（ステップ２
０１）。関連文書の現時点での版、変更日付と、版対応
リスト内に記憶された版、変更日付を比較し、すべての
関連文書に対して比較を行い（ステップ２０２）、更新
がある場合（ステップ２０３；有り）、関連文書、更新
内容のリストを策し（ステップ２０４）、リストを表示
し（ステップ２０５）、アクセス文書の表示を行うこと
によりユーザに通知する（ステップ２０６）。
【００１４】以上のように、第２の実施形態の文書管理
システムでは、第１の実施形態の文書管理システムにさ
らに、参照、変更のためにユーザが文書にアクセスする
場合にも版対応リストから関連文書を自動抽出する手段
と、抽出した関連文書ごとに変更があるかチェックする
手段と、変更があるとき変更内容を抽出する手段と、そ
の内容をユーザに通知する手段とを具備したので、参照
時にも関連文書の変更点が通知されることで、関連文書
の変更点に合わせた修正を文書に加えることができる。
システムでは、第１の実施形態の文書管理システムにさ
らに、参照、変更のためにユーザが文書にアクセスする
場合にも版対応リストから関連文書を自動抽出する手段
と、抽出した関連文書ごとに変更があるかチェックする
手段と、変更があるとき変更内容を抽出する手段と、そ
の内容をユーザに通知する手段とを具備したので、参照
時にも関連文書の変更点が通知されることで、関連文書
の変更点に合わせた修正を文書に加えることができる。
【００１５】次に、第３の実施形態の文書管理システム
について図７および図８を参照して説明する。図７は、
第３の実施形態に係る文書管理システムの概略構成を示
した図である。図８は、フォルダの文書検索処理の処理
手順を示したフローチャートである。第３の実施形態の
文書管理システム３００の文書管理サーバ１３は、第１
の実施形態の文書管理サーバ１１の対象文書版対応リス
ト２が対象文書版対応リスト２ａ、２ｂ、２ｃというよ
うに複数ある場合の実施形態である。ユーザから指定さ
れた版のフォルダ取得が指定されたとき、文書管理サー
バ１３ではフォルダ内にあるそれぞれの文書について記
憶された版対応リスト２ａ〜ｃを参照し（ステップ３０
０〜３０１）、版対応リスト２ａ〜ｃ内の関連文書を検
索する（ステップ３０２）。文書データベース５から版
が対応した関連文書を取得すると、ユーザに指示された
方法（ディスプレイにリスト表示する、ユーザ指定の記
憶領域にコピー出力する、印刷するなど）の出力形式を
作成する（ステップ３０３）。ここで、全文書の処理が
終了していない場合（ステップ３０４；残あり）、ステ
ップ３０１〜３０３の処理を繰り返す。全文書の処理が
終了した場合（ステップ３０４；全て終了）、文書を出
力する（ステップ３０５）。
について図７および図８を参照して説明する。図７は、
第３の実施形態に係る文書管理システムの概略構成を示
した図である。図８は、フォルダの文書検索処理の処理
手順を示したフローチャートである。第３の実施形態の
文書管理システム３００の文書管理サーバ１３は、第１
の実施形態の文書管理サーバ１１の対象文書版対応リス
ト２が対象文書版対応リスト２ａ、２ｂ、２ｃというよ
うに複数ある場合の実施形態である。ユーザから指定さ
れた版のフォルダ取得が指定されたとき、文書管理サー
バ１３ではフォルダ内にあるそれぞれの文書について記
憶された版対応リスト２ａ〜ｃを参照し（ステップ３０
０〜３０１）、版対応リスト２ａ〜ｃ内の関連文書を検
索する（ステップ３０２）。文書データベース５から版
が対応した関連文書を取得すると、ユーザに指示された
方法（ディスプレイにリスト表示する、ユーザ指定の記
憶領域にコピー出力する、印刷するなど）の出力形式を
作成する（ステップ３０３）。ここで、全文書の処理が
終了していない場合（ステップ３０４；残あり）、ステ
ップ３０１〜３０３の処理を繰り返す。全文書の処理が
終了した場合（ステップ３０４；全て終了）、文書を出
力する（ステップ３０５）。
【００１６】以上のように、第３の実施形態の文書管理
システムでは、文書を格納するフォルダに版を付加でき
るようにしたので、ユーザが文書を一つ一つ指定せず
に、指定したフォルダ内の文書と、その文書に対応する
関連文書を矛盾なしに容易に取得することができる。
システムでは、文書を格納するフォルダに版を付加でき
るようにしたので、ユーザが文書を一つ一つ指定せず
に、指定したフォルダ内の文書と、その文書に対応する
関連文書を矛盾なしに容易に取得することができる。
【００１７】
【発明の効果】請求項１記載の発明では、入力指示手段
から文書格納手段に格納されている文書を指定しての参
照指示が入力された場合、文書抽出手段は、文書格納手
段に格納されている該当する文書および文書管理手段に
よって管理されている当該文書に関連付けされている関
連文書を抽出するので、取得したい文書の指定する版と
その文書と同一時のすべての関連文書を矛盾なく容易に
取得することができる。
から文書格納手段に格納されている文書を指定しての参
照指示が入力された場合、文書抽出手段は、文書格納手
段に格納されている該当する文書および文書管理手段に
よって管理されている当該文書に関連付けされている関
連文書を抽出するので、取得したい文書の指定する版と
その文書と同一時のすべての関連文書を矛盾なく容易に
取得することができる。
【００１８】請求項２記載の発明では、入力指示手段か
ら文書格納手段に格納されている文書の参照、変更など
の指示が入力された場合に文書抽出手段によって抽出さ
れた関連文書に変更があるかどうかを判断する判断手段
と、判断手段によって文書抽出手段によって抽出された
関連文書に変更があると判断された場合、該当する関連
文書の変更内容を抽出する変更内容抽出手段と、変更内
容抽出手段によって抽出された変更内容を通知する通知
手段と、をさらに備えたので、関連文書の変更点に合わ
せた修正を文書に加えることができる。請求項３記載の
発明では、文書格納手段が所定数の文書を１単位として
格納した場合、文書管理手段は、所定数の文書が格納さ
れている１単位に対してもバージョン、日時などの単位
情報としての関連付けを行って管理するので、ユーザが
文書を一つ一つ指定せずに、指定したフォルダ内の文書
とその文書に対応する関連文書を矛盾なしに容易に取得
することができる。
ら文書格納手段に格納されている文書の参照、変更など
の指示が入力された場合に文書抽出手段によって抽出さ
れた関連文書に変更があるかどうかを判断する判断手段
と、判断手段によって文書抽出手段によって抽出された
関連文書に変更があると判断された場合、該当する関連
文書の変更内容を抽出する変更内容抽出手段と、変更内
容抽出手段によって抽出された変更内容を通知する通知
手段と、をさらに備えたので、関連文書の変更点に合わ
せた修正を文書に加えることができる。請求項３記載の
発明では、文書格納手段が所定数の文書を１単位として
格納した場合、文書管理手段は、所定数の文書が格納さ
れている１単位に対してもバージョン、日時などの単位
情報としての関連付けを行って管理するので、ユーザが
文書を一つ一つ指定せずに、指定したフォルダ内の文書
とその文書に対応する関連文書を矛盾なしに容易に取得
することができる。
【００１９】請求項４記載の発明では、第３のステップ
で第１のステップにより格納されている文書を指定して
の参照指示が入力された場合、第４のステップは、第１
のステップで格納された該当する文書および第２のステ
ップにより管理されて当該文書に関連付けされた関連文
書を抽出するので、取得したい文書の指定する版とその
文書と同一時のすべての関連文書を矛盾なく容易に取得
することができる。
で第１のステップにより格納されている文書を指定して
の参照指示が入力された場合、第４のステップは、第１
のステップで格納された該当する文書および第２のステ
ップにより管理されて当該文書に関連付けされた関連文
書を抽出するので、取得したい文書の指定する版とその
文書と同一時のすべての関連文書を矛盾なく容易に取得
することができる。
【図１】第１の実施形態に係る文書管理システムの概略
構成を示した図である。
構成を示した図である。
【図２】版対応リストの一例を示した図である。
【図３】文書の版対応処理の処理手順を示したフローチ
ャートである。
ャートである。
【図４】関連する文書検索処理の処理手順を示したフロ
ーチャートである。
ーチャートである。
【図５】第２の実施形態に係る文書管理システムの概略
構成を示した図である。
構成を示した図である。
【図６】文書の検索結果通知の処理手順を示したフロー
チャートである。
チャートである。
【図７】第３の実施形態に係る文書管理システムの概略
構成を示した図である。
構成を示した図である。
【図８】フォルダの文書検索処理の処理手順を示したフ
ローチャートである。
ローチャートである。
１ 命令処理部 ２ 対象文書版対応リスト ３ 文書検索部 ４ 文書出力部 ５ 文書データベース １１〜１３ 文書管理サーバ １００、２００、３００ 文書管理システム
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.7 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 17/21 ５７０ Ｇ０６Ｆ 17/21 ５７０Ｒ
Claims (4)
- 【請求項１】 コンピュータネットワークを介して端末
装置から電子化された文書を取得し、格納する文書格納
手段と、 前記文書格納手段に格納されている各文書をバージョ
ン、日時などの文書情報ごとの関連付けを行い、関連文
書として管理する文書管理手段と、 前記文書格納手段に格納されている各文書の参照、変
更、検索などの指示の入力を促す入力指示手段と、 前記入力指示手段から入力される指示に基づいて、前記
文書管理手段によって管理されている関連文書を抽出す
る文書抽出手段と、 前記文書抽出手段によって抽出された関連文書を提示す
る文書提示手段と、を備え、 前記入力指示手段から前記文書格納手段に格納されてい
る文書を指定しての参照指示が入力された場合、前記文
書抽出手段は、前記文書格納手段に格納されている該当
する文書および前記文書管理手段によって管理されてい
る当該文書に関連付けされている関連文書を抽出するこ
とを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項２】 前記入力指示手段から前記文書格納手段
に格納されている文書の参照、変更などの指示が入力さ
れた場合に前記文書抽出手段によって抽出された関連文
書に変更があるかどうかを判断する判断手段と、 前記判断手段によって前記文書抽出手段によって抽出さ
れた関連文書に変更があると判断された場合、該当する
関連文書の変更内容を抽出する変更内容抽出手段と、 前記変更内容抽出手段によって抽出された変更内容を通
知する通知手段と、をさらに備えたことを特徴とする請
求項１記載の文書管理システム。 - 【請求項３】 前記文書格納手段が所定数の文書を１単
位として格納した場合、前記文書管理手段は、前記所定
数の文書が格納されている１単位に対してもバージョ
ン、日時などの単位情報としての関連付けを行って管理
することを特徴とする請求項１または請求項２記載の文
書管理システム。 - 【請求項４】 コンピュータネットワークを介して端末
装置から電子化された文書を取得し、格納する第１のス
テップと、 前記第１のステップで格納された各文書をバージョン、
日時などの文書情報ごとの関連付けを行い、関連文書と
して管理する第２のステップと、 前記第１のステップで格納された各文書の参照、変更、
検索などの指示の入力を促す第３のステップと、 前記第３のステップで入力される指示に基づいて、前記
第２のステップによって管理されている関連文書を抽出
する第４のステップと、 前記第４のステップによって抽出された関連文書を提示
する第５のステップと、からなり、 前記第３のステップで前記第１のステップにより格納さ
れている文書を指定しての参照指示が入力された場合、
前記第４のステップは、前記第１のステップで格納され
た該当する文書および前記第２のステップにより管理さ
れて当該文書に関連付けされた関連文書を抽出すること
を特徴とする文書管理方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001066945A JP2002269095A (ja) | 2001-03-09 | 2001-03-09 | 文書管理システムおよび文書管理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001066945A JP2002269095A (ja) | 2001-03-09 | 2001-03-09 | 文書管理システムおよび文書管理方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002269095A true JP2002269095A (ja) | 2002-09-20 |
Family
ID=18925368
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001066945A Pending JP2002269095A (ja) | 2001-03-09 | 2001-03-09 | 文書管理システムおよび文書管理方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002269095A (ja) |
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2010073012A (ja) * | 2008-09-19 | 2010-04-02 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書管理装置、文書管理システム及びプログラム |
| JP2010181939A (ja) * | 2009-02-03 | 2010-08-19 | Nec Corp | 文書変更判別装置、方法、及び、プログラム |
| JP2021005246A (ja) * | 2019-06-26 | 2021-01-14 | アガサ株式会社 | 申請書判定装置および申請書判定プログラム |
-
2001
- 2001-03-09 JP JP2001066945A patent/JP2002269095A/ja active Pending
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2010073012A (ja) * | 2008-09-19 | 2010-04-02 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書管理装置、文書管理システム及びプログラム |
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| JP2021005246A (ja) * | 2019-06-26 | 2021-01-14 | アガサ株式会社 | 申請書判定装置および申請書判定プログラム |
| US11010604B2 (en) | 2019-06-26 | 2021-05-18 | Agatha Inc. | Documentation determination device and documentation determination program |
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