JP2017123076A - ファイル管理方法、ファイル管理プログラム、ファイル管理装置およびファイル管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】更新ファイルの存在有無を通知することを課題とする。【解決手段】管理サーバは、ファイルとファイルの更新に関する更新情報とを対応付けた管理情報を記憶する記憶部を有する。管理サーバは、記憶部に記憶されるファイルを更新した第１のユーザ端末から更新情報を受信すると、記憶部に記憶される更新情報を更新する。管理サーバは、更新された更新情報に基づいて、更新前のファイルを取得して保持する第２のユーザ端末に、ファイルが更新された更新ファイルの存在を通知する。【選択図】図２

Description

本発明は、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム、ファイル管理装置およびファイル管理システムに関する。

組織の構成員やプログラムで共有するファイル、ファイルのひな型、ファイルのテンプレートなどをサーバで管理することが広く利用されている。例えば、プロジェクトの管理人が、サーバに保存されているプロジェクト計画書のひな型を自分の端末にダウンロードして、プロジェクト計画書を作成することなどがある。また、Ｗｅｂサーバの管理者が、コンテンツデータをＷｅｂサーバに保存し、Ｗｅｂサーバとコンテンツデータとを連携させる連携プログラムを実行して、Ｗｅｂサービスを提供することなどがある。

特開２００６−１９５９０５号公報 特開平１１−２７２５３４号公報

しかしながら、上記技術では、ファイルの更新に気付かず、古いファイルを使用してしまい、ファイルのマージや再作成などが発生する。

例えば、サーバに保存されるプロジェクト計画書のひな型がアップデートされて、そのタイミングで保存先が変更されることがある。このような場合、プロジェクトの管理人が、新たな保存先を知らずに古いひな型を使用してしまい、新しい書式でないことを理由に上長から否決され、再作成を行う場合がある。

また、Ｗｅｂサーバの管理者が、正常な保存先ではなくバックアップ先のコンテンツデータの方を間違って更新した場合、連携プログラムからはバックアップ先の更新に気付くことができず、Ｗｅｂサービスの更新が実行されないことがある。

１つの側面では、更新ファイルの存在有無を通知することができるファイル管理方法、ファイル管理プログラム、ファイル管理装置およびファイル管理システムを提供することを目的とする。

第１の案では、コンピュータが、ファイルを更新した第１の端末から更新情報を受信すると、記憶部に前記ファイルと前記ファイルの更新に関する更新情報を対応付けて記憶された管理情報を更新する処理を実行する。コンピュータが、更新された前記更新情報に基づいて、更新前の前記ファイルを取得して保持する第２の端末に、前記ファイルが更新された更新ファイルの存在を通知する処理を実行する。

一実施形態によれば、更新ファイルの存在有無を通知することができる。

図１は、実施例１にかかるシステムの全体構成例を説明する図である。 図２は、実施例１にかかる各装置の機能構成を示す機能ブロック図である。 図３は、管理情報ＤＢに記憶される情報の例を示す図である。 図４は、ファイル管理情報ＤＢに記憶される情報の例を示す図である。 図５は、ファイルの新規登録時の処理シーケンス図である。 図６は、ユーザ端末におけるファイルアクセス時の処理の流れを示すフローチャートである。 図７は、管理サーバにおける問合せに対する応答処理の流れを示すフローチャートである。 図８は、管理サーバにおけるファイルの応答処理の流れを示すフローチャートである。 図９は、ユーザ端末におけるファイルの更新処理の流れを示すフローチャートである。 図１０は、管理サーバにおけるファイルの更新処理の流れを示すフローチャートである。 図１１は、管理サーバにおける管理情報の更新処理の流れを示すフローチャートである。 図１２は、ハードウェアの構成例を説明する図である。

以下に、本願の開示するファイル管理方法、ファイル管理プログラム、ファイル管理装置およびファイル管理システムの実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施例によりこの発明が限定されるものではない。

［全体構成］
図１は、実施例１にかかるシステムの全体構成例を説明する図である。図１に示すように、このシステムは、ユーザ端末１０、ユーザ端末３０、管理サーバ５０が相互に通信可能に接続される。なお、通信方式は、有線、無線を問わず、任意のネットワーク網を採用できる。なお、本実施例では、一例として、プロジェクト計画書などのファイルひな型を例にして説明するが、これに限定されるものではなく、組織の構成員やプログラムで共有するファイルやファイルのテンプレートなども同様に採用することができる。

管理サーバ５０は、プロジェクト計画書などのファイルひな型（以下では、ファイルと記載する場合がある）を記憶するサーバ装置である。この管理サーバ５０は、ファイルと、当該ファイルの更新情報とを対応付けて記憶する。ここで、更新情報とは、例えば更新日付や更新内容などが記載された情報である。

なお、管理サーバ５０は、どのユーザがどのファイルを取得したかを特定できる情報を記憶することもできる。例えば、管理サーバ５０は、ユーザ端末のユーザＩＤやアドレス情報と、ユーザ端末が取得したファイルの情報とを対応付けて記憶する。

ユーザ端末１０は、ユーザが利用する情報処理装置であり、例えばコンピュータ、サーバ、スマートフォンなどである。このユーザ端末１０は、管理サーバ５０から、バージョン０（以下、Ｖｅｒ０と記載する場合がある）のファイルを取得して保存する。

ユーザ端末３０は、ユーザが利用する情報処理装置であり、例えばコンピュータ、サーバ、スマートフォンなどである。このユーザ端末３０は、管理サーバ５０から、Ｖｅｒ０のファイルを取得して保存する。その後、ユーザ端末３０は、Ｖｅｒ０のファイルを更新してＶｅｒ１のファイルを生成する。そして、ユーザ端末３０は、新たな更新情報だけを管理サーバ５０に格納し、新たなファイル（Ｖｅｒ１）についてはローカルに保存したままとする。

このような状態において、管理サーバ５０は、更新された更新情報（Ｖｅｒ１）にしたがって、更新前のファイル（Ｖｅｒ０）を取得して保持するユーザ端末１０を特定する。そして、管理サーバ５０は、ユーザ端末１０に、ファイルが更新された更新ファイルの存在を通知する。

このように、管理サーバ５０が、ファイル雛型と更新情報を記憶し、ファイル雛型が他ユーザによって更新された場合、更新前のファイル雛型を取得して自端末に保存するユーザに通知することができる。したがって、管理サーバ５０は、更新ファイルの存在有無を通知することができる。

［機能構成］
図２は、実施例１にかかる各装置の機能構成を示す機能ブロック図である。なお、ユーザ端末１０とユーザ端末３０は同様の構成を有するので、ここでは、管理サーバ５０とユーザ端末１０について説明する。

（管理サーバ５０の機能構成）
図２に示すように、管理サーバ５０は、通信部５１、記憶部５２、制御部５５を有する。通信部５１は、各ユーザ端末との通信を制御する処理部であり、各ユーザ端末から更新情報などの各種情報を受信し、各ユーザ端末へファイルなどの各種情報を送信する。

記憶部５２は、制御部５５が実行するプログラムやデータなどを記憶する記憶装置であり、例えばメモリやハードディスクなどである。この記憶部５２は、ファイルＤＢ５３と管理情報ＤＢ５４とを記憶する。

ファイルＤＢ５３は、各ユーザ端末が取得して使用するファイルのひな型を記憶するデータベースである。ファイルＤＢ５３が記憶するファイルは、各ユーザ端末によって更新される。

管理情報ＤＢ５４は、ファイルの更新に関する更新情報を含むファイルの管理情報を記憶するデータベースである。図３は、管理情報ＤＢ５４に記憶される情報の例を示す図である。図３に示すように、管理情報ＤＢ５４は、「管理番号、ファイル名、更新日時、更新者、連絡先、種別」を対応付けて記憶する。

ここで記憶される「管理番号」は、各管理情報を識別する識別子である。「ファイル名」は、管理対象のファイルを識別する情報であり、例えばファイル名である。「更新日時」は、ファイルや更新情報などの管理情報が更新された日時である。「更新者」は、管理情報を更新したユーザ名である。「連絡先」は、更新者の連絡先であり、例えば電話番号、メールアドレス、ＩＰ（Internet Protocol）アドレスなどである。「種別」は、管理情報で管理対象を特定する情報であり、ファイルの場合は「マスタデータ」が設定され、更新情報の場合は「更新情報」が設定される。

図３の例では、管理番号が「1412241111」のファイル名「ファイルＡ」について、連絡先が「taro@test.jp」の「山田太郎」によって「YYMMDD HHMMSS」にファイルが更新されたことを示す。また、管理番号が「1412242212」のファイル名「ファイルＢ」について、連絡先が「jiro@test.jp」の「佐藤二郎」によって「YYMMDD HHMMSS」にファイルが更新され、連絡先が「065432109」の「田中三郎」によって「YYMMDD HHMMSS」に更新情報が更新されたことを示す。

制御部５５は、管理サーバ５０全体の処理を司る処理部であり、例えばプロセッサなどである。この制御部５５は、登録部５６、更新部５７、問合せ応答部５８、要求応答部５９を有する。なお、登録部５６、更新部５７、問合せ応答部５８、要求応答部５９は、例えばプロセッサが有する電子回路の一例やプロセッサが実行するプロセスの一例である。

登録部５６は、新規のファイルを登録する処理部である。具体的には、登録部５６は、いずれかのユーザ端末からファイル登録のリクエストを受信すると、受信したファイルをファイルＤＢ５３に登録し、マスタデータに該当する管理情報を管理情報ＤＢ５４に生成する。

例えば、登録部５６は、ユーザ端末１０からファイルＤとともに新規登録要求を受信すると、ファイルＤをファイルＤＢ５３に登録する。続いて、登録部５６は、ファイル名「ファイルＤ」と種別「マスタデータ」を対応付けた管理情報を生成して、管理情報ＤＢ５４に登録する。このとき、登録部５６は、当該管理情報に対して、一意な管理番号を付与して登録するとともに、ユーザ端末１０のユーザ名および連絡先をユーザ端末１０から受け付けて登録する。その後、登録部５６は、付与した管理番号を含む登録完了通知をユーザ端末１０に送信する。

更新部５７は、各ユーザ端末からの操作に応じてファイルや管理情報を更新する処理部である。具体的には、更新部５７は、ファイルＤＢ５３に登録済みのファイルの最新版（最新バージョン）を受付けた場合、ファイルＤＢ５３に記憶される該当ファイルを更新し、当該ファイルに該当する管理情報のうち種別が「マスタデータ」の管理情報を更新する。また、更新部５７は、ファイルＤＢ５３に記憶されるファイルの更新情報を受付けた場合、管理情報ＤＢ５４に記憶される該当更新情報を更新する。

例えば、更新部５７は、更新後のファイルＡおよびファイルＡの更新情報をユーザ端末１０から受け付けた場合、ファイルＤＢ５３に記憶される更新前のファイルＡを更新後のファイルＡで更新する。さらに、更新部５７は、ファイルＡの更新情報にしたがって、種別に「マスタデータ」を設定した管理情報を管理情報ＤＢ５４に登録する。

また、更新部５７は、更新後のファイルＢの更新情報だけをユーザ端末１０から受け付けた場合、ファイルＢの更新情報にしたがって、種別に「更新情報」を設定した管理情報を管理情報ＤＢ５４に登録する。

なお、更新部５７は、マスタデータや更新情報については、上限数に到達するまでは追加していき、上限数に到達すると古い情報から順に削除することもできる。また、更新部５７は、マスタデータについては、各ファイルについて最新の１つだけを登録しておき、更新情報については、各ファイルについて所定数ずつ登録しておくこともできる。

問合せ応答部５８は、ファイルＤＢ５３に記憶されるファイルの状況に関する問い合わせを各ユーザ端末から受け付けて応答する処理部である。具体的には、問合せ応答部５８は、各ユーザ端末から管理番号を受け付けると、管理情報ＤＢ５４を参照して、該当する管理情報を抽出する。そして、問合せ応答部５８は、抽出した管理情報を要求元のユーザ端末に応答する。このとき、問合せ応答部５８は、管理番号で特定されるファイルのバージョン情報なども送信することができる。

例えば、問合せ応答部５８は、ユーザ端末１０から管理番号「142242212」を含む問合せ要求を受信した場合、管理番号「142242212」に該当する管理情報を管理情報ＤＢ５４から検索する。そして、問合せ応答部５８は、管理番号「142242212」に該当するマスタデータや更新情報を抽出して、ユーザ端末１０に送信する。

要求応答部５９は、ファイルの取得要求を各ユーザ端末から受け付けて応答する処理部である。具体的には、要求応答部５９は、管理番号を含む取得リクエストを受信した場合、管理番号に該当する管理情報を管理情報ＤＢ５４から特定する。そして、要求応答部５９は、該当する最新のファイルの保存先を、要求元のユーザ端末に応答する。

例えば、要求応答部５９は、ユーザ端末１０から管理番号「142242212」を含む問合せ要求（取得リクエスト）を受信した場合、管理番号「142242212」に該当する管理情報を管理情報ＤＢ５４から検索し、該当するファイルがファイルＢであることを特定する。そして、要求応答部５９は、管理情報ＤＢ５４に記憶されるファイルＢのマスタデータの更新日時と、管理情報ＤＢ５４に記憶されるファイルＢの更新情報の更新日時とを比較する。

そして、要求応答部５９は、マスタデータの更新日時の方が新しい場合または両方の更新日時が同じ場合、ファイルＤＢ５３から該当ファイルＢを取得して、要求元のユーザ端末に送信する。一方、要求応答部５９は、更新情報の更新日時の方が新しい場合、管理情報ＤＢ５４から、該当ファイルＢの最新の更新情報から「更新者」、「連絡先」、「更新日時」等を取得して、要求元のユーザ端末に送信する。

なお、要求応答部５９は、更新情報全体をユーザ端末に送信することもできる。また、要求応答部５９は、フォルダ名などのファイルの保存先がファイル管理情報に対応付けられている場合には、ファイルの保存先をユーザ端末に送信することもできる。

（ユーザ端末の機能構成）
図２に示すように、ユーザ端末１０は、通信部１１、記憶部１２、制御部１５を有する。通信部１１は、管理サーバ５０との通信を制御する処理部であり、管理サーバ５０へ更新情報などの各種情報を送信し、管理サーバ５０からファイルなどの各種情報を受信する。

記憶部１２は、制御部１５が実行するプログラムやデータなどを記憶する記憶装置であり、例えばメモリやハードディスクなどである。この記憶部１２は、各種のファイル１３とファイル管理情報ＤＢ１４とを記憶する。なお、ファイル管理情報ＤＢ１４は、ユーザ端末１０内の隠しフォルダなどに格納され、ユーザが操作することができない。

ファイル管理情報ＤＢ１４は、記憶部１２に記憶されるファイル１３に関するファイル管理情報を記憶するデータベースである。図４は、ファイル管理情報ＤＢ１４に記憶される情報の例を示す図である。図４に示すように、ファイル管理情報ＤＢ１４は、「ファイル名、更新日時、更新者、管理番号、更新情報の通知」を対応付けて記憶する。

ここで記憶される「ファイル名」は、記憶部１２に記憶されるファイル１３の名称である。「更新日時」は、ファイル１３が更新された日時である。「更新者」は、ファイル１３を更新したユーザ名であり、さらに電話番号やメールアドレスなどの連絡先が対応付けられる。「管理番号」は、ファイル１３に割り振られた識別子であり、管理サーバ５０によって割り振られる。「更新情報の通知」は、ファイル１３が更新された場合に、ファイル１３の更新情報や更新後のファイル１３を管理サーバ５０に送信するか否かを示す情報である。なお、マスタデータには、管理サーバ５０内の保存先を特定する情報がさらに対応付けられていてもよく、更新情報等にもフォルダ名やパスなどがさらに対応付けられていてもよい。

図４の場合、管理番号が「14224111」であるファイルＡの管理情報が「山田太郎」によって「ＹＹＭＭＤＤ ＨＨＭＭＳＳ」に更新され、この管理情報が通知対象として設定されていることを示す。なお、ここで記憶される情報は、後述する制御部１５によって生成される。

制御部１５は、ユーザ端末１０全体の処理を司る処理部であり、例えばプロセッサなどである。この制御部１５は、登録部１６、問合せ部１７、要求部１８、更新部１９を有する。なお、登録部１６、問合せ部１７、要求部１８、更新部１９は、例えばプロセッサが有する電子回路の一例やプロセッサが実行するプロセスの一例である。

登録部１６は、新たに生成したファイルを管理サーバ５０に登録する処理部である。具体的には、登録部１６は、記憶部１２に新たなファイルが生成されると、ファイル管理情報ＤＢ１４にファイル管理情報を生成する。そして、登録部１６は、ファイル管理情報の「更新情報の通知」に「有効（Ｙｅｓ）」が設定された場合、生成したファイルとファイル管理情報とを管理サーバ５０に送信して、ファイルの登録を要求する。

例えば、登録部１６は、ファイルＤが記憶部１２に生成されると、ユーザ端末１０のディスプレイ等に「管理サーバ５０への通知対象としますか」などのメッセージを表示させて、対象とするか否かの選択を受け付ける。そして、登録部１６は、生成されたファイルからファイル名を取得するとともに、更新日時（生成日時）を取得する。さらに、登録部１６は、ファイル管理情報の更新者に使用するために、ＯＳ（Operating System）やログイン情報からユーザ名を取得する。こうして、登録部１６は、取得した「ファイル名、更新日時、更新者、更新情報の通知」を含むファイル管理情報をファイル管理情報ＤＢ１４に生成する。

そして、登録部１６は、ファイルＤと「ファイル名、更新日時、更新者」とを含む登録要求を管理サーバ５０に送信する。その後、登録部１６は、登録完了通知とともに管理番号を管理サーバ５０から受信し、ファイル管理情報ＤＢ１４のファイルＤに該当するレコードに、受信した管理番号を格納する。

問合せ部１７は、ファイル１３に関する更新情報等の状況を管理サーバ５０に問い合わせる処理部である。具体的には、問合せ部１７は、問合せ対象のファイルの管理番号を管理サーバ５０に送信し、管理サーバ５０に記憶される管理情報を取得する。

例えば、問合せ部１７は、ユーザがファイルＡを選択した場合、選択されたファイルＡがオープンされる前に、ファイルＡのファイル管理情報をファイル管理情報ＤＢ１４から特定する。そして、問合せ部１７は、特定したファイル管理情報の管理番号「141224111」を取得して、管理番号「141224111」を含む問合せ要求を管理サーバ５０に送信する。その後、問合せ部１７は、管理サーバ５０から、管理番号「141224111」に対応するマスタデータや更新情報などの管理情報を受信して、要求部１８に出力する。

要求部１８は、最新ファイルの取得要求を管理サーバ５０に送信する処理部である。具体的には、要求部１８は、ユーザがファイルを使用するタイミングで、更新後のファイルが管理サーバ５０に存在するか否かを判定する。そして、要求部１８は、最新のファイルが管理サーバ５０に存在する場合には、最新のファイルを取得するか否かをユーザに問い合わせる。ここで、要求部１８は、ユーザの選択に応じて、管理サーバ５０から最新のファイルを取得して更新した後に更新後のファイルを起動するか、または、最新のファイルを取得せずに記憶部１２に記憶されるファイルを起動する。

例えば、要求部１８は、問合せ部１７から問い合わせ結果として、管理サーバ５０に記憶されるファイルＡのマスタデータや更新情報に該当する管理情報を取得する。そして、要求部１８は、当該マスタデータや更新情報の更新日時と、ファイル管理情報ＤＢ１４等に記憶されるファイルＡの更新情報の更新日時とを比較する。なお、要求部１８は、ファイルＡそのものの更新日時を比較してもよい。

そして、要求部１８は、管理サーバ５０から取得した情報の方が新しい場合は、ユーザ端末１０のディスプレイ等に、ファイル更新を行うか否かを問い合わせるメッセージを出力する。ここで、要求部１８は、ユーザからファイル更新を実行する旨の操作を受け付けると、ファイルＡの管理番号「141224111」を含むファイル取得要求を、管理サーバ５０に送信する。

その後、要求部１８は、管理サーバ５０から、管理番号「141224111」に該当する最新のファイルＡを受信した場合、ファイルＡを記憶部１２に格納する。このとき、要求部１８は、管理サーバ５０から受信した「更新日時」や「更新者」などにしたがって、ファイル管理情報ＤＢ１４を更新してもよい。

一方、要求部１８は、管理サーバ５０から、管理番号「141224111」に該当する最新のファイルＡではなく、格納先を特定する「更新者」、「連絡先」、「更新日時」などを受信した場合、これらの情報をディスプレイ等に表示する。その後、要求部１８は、格納先から最新のファイルＡを取得して格納した後、「更新日時」や「更新者」などにしたがって、ファイル管理情報ＤＢ１４を更新してもよい。

更新部１９は、記憶部１２に記憶されるファイル１３を更新し、設定情報にしたがって、更新情報を管理サーバ５０に送信する処理部である。具体的には、更新部１９は、ファイル管理情報ＤＢ１４の「更新情報の通知」に「有効」が設定されているファイルが更新された場合は、ＯＳやログイン情報等から取得した情報にしたがってファイル管理情報ＤＢ１４に記憶されるファイル管理情報を更新するとともに、当該ファイル更新情報を管理サーバ５０に送信する。一方、更新部１９は、ファイル管理情報ＤＢ１４の「更新情報の通知」に「有効」が設定されていないファイルが更新された場合は、ＯＳやログイン情報等から取得した情報にしたがってファイル管理情報ＤＢ１４に記憶されるファイル管理情報の更新だけを実行する。

例えば、更新部１９は、ファイルＡが更新されたことを検知すると、ファイルＡに対応するファイル管理情報をファイル管理情報ＤＢ１４から検索する。そして、更新部１９は、ファイル管理情報が検索されると、ファイル管理情報を更新する。例を挙げると、更新部１９は、ＯＳ等から更新日時や更新者を取得して更新する。

続いて、更新部１９は、ユーザが更新後のファイルを管理サーバ５０に送信すると指定した場合、更新後のファイルＡと更新後のファイル管理情報を管理サーバ５０に送信する。また、更新部１９は、ユーザが更新後のファイルを管理サーバ５０に送信しないと指定した場合でも、ファイルＡのファイル管理情報の「更新情報の通知」が「有効」である場合は、更新後のファイル管理情報だけ管理サーバ５０に送信する。しかし、更新部１９は、ファイルＡのファイル管理情報の「更新情報の通知」が「有効」ではない場合は、更新後のファイル管理情報も管理サーバ５０に送信しない。

［処理の流れ］
次に、ユーザ端末１０や管理サーバ５０が実行する各処理を具体的に説明する。

（新規登録）
図５は、ファイルの新規登録時の処理シーケンス図である。図５に示すように、ユーザ端末１０の登録部１６は、ユーザの操作により、管理対象へのリクエストを受信すると（Ｓ１０１）、ファイル管理情報ＤＢ１４にファイル管理情報を生成する（Ｓ１０２）。続いて、登録部１６は、登録対象のファイルとファイル管理情報とを管理サーバ５０に送信する（Ｓ１０３とＳ１０４）。

そして、管理サーバ５０の登録部５６は、ユーザ端末１０から、ファイルとファイル管理情報とを受信し（Ｓ１０５）、受信したファイルをファイルＤＢ５３に保存する（Ｓ１０６）。続いて、登録部５６は、一意な管理番号を付与するとともに、受信したファイル管理情報を用いて種別がマスタデータである管理情報を生成して、管理情報ＤＢ５４に格納する（Ｓ１０７）。その後、登録部５６は、付与した管理番号を、ユーザ端末１０に通知する（Ｓ１０８とＳ１０９）。

続いて、ユーザ端末１０の登録部１６は、管理サーバ５０から管理番号を受信し（Ｓ１１０）、受信した管理番号をファイル管理情報に追記する（Ｓ１１１）。

（ファイルアクセス）
図６は、ユーザ端末１０におけるファイルアクセス時の処理の流れを示すフローチャートである。図６に示すように、ユーザ端末１０の問合せ部１７は、ファイルアクセスを検出すると（Ｓ２０１：Ｙｅｓ）、アクセスされたファイルに対応するファイル管理情報を、ファイル管理情報ＤＢ１４から検索する（Ｓ２０２）。

そして、該当するファイル管理情報が検索された場合（Ｓ２０３：Ｙｅｓ）、問合せ部１７は、該当するファイル管理情報から抽出した管理番号を管理サーバ５０に送信し、更新情報の問い合わせを実行する（Ｓ２０４）。

その後、要求部１８は、管理サーバ５０から受信した管理情報等とユーザ端末１０内に記憶される各種情報とを比較して、管理サーバ５０のファイルの方が最新と判定した場合（Ｓ２０５：Ｙｅｓ）、更新要否の問合せメッセージをディスプレイ等に表示する（Ｓ２０６）。

そして、要求部１８は、更新するとユーザが指示した場合（Ｓ２０７：Ｙｅｓ）、管理番号を管理サーバ５０に送信して最新ファイルを受信して記憶部１２に記憶されるファイルを更新する（Ｓ２０８）。

続いて、要求部１８は、管理サーバ５０から受信した管理情報にしたがって、最新ファイルを更新する他端末があるかを判定する（Ｓ２０９）。ここで、要求部１８は、管理サーバ５０から受信した管理情報のうち、種別が更新情報のファイルが存在する場合（Ｓ２１０：Ｙｅｓ）、最新ファイルを保持するユーザ情報を表示する（Ｓ２１１）。

一方、要求部１８は、管理サーバ５０から受信した管理情報のうち、種別が更新情報のファイルが存在しない場合（Ｓ２１０：Ｎｏ）、アプリケーション処理を実行させる（Ｓ２１２）。例えば、要求部１８は、ファイルにアクセスしたアプリケーションに対して、対象のファイルにアクセスするように処理し、動作を継続させる。

なお、Ｓ２０７において、更新するとユーザが指示しない場合（Ｓ２０７：Ｎｏ）、Ｓ２０８を実行することなく、Ｓ２０９が実行される。また、Ｓ２０５において、管理サーバ５０のファイルの方が最新ではないと判定した場合（Ｓ２０５：Ｎｏ）、処理が終了する。また、Ｓ２０３において、該当するファイル管理情報が検索されない場合（Ｓ２０３：Ｎｏ）、Ｓ２１２が実行される。

なお、このフローチャートは、あくまで一例であり、最新ファイルの確認手法などはこれに限定されるものではない。ここでは、管理サーバ５０に記憶されるファイルで更新した後に、他に最新ファイルが存在するか否かを判定する例を説明したが、管理サーバ５０に記憶されるファイルで更新する前に、管理サーバ５０から受信した更新情報を用いて最新ファイルの格納先を特定することもできる。

（問合せに対する応答処理）
図７は、管理サーバ５０における問合せに対する応答処理の流れを示すフローチャートである。図７に示すように、管理サーバ５０の問合せ応答部５８は、ユーザ端末１０から、更新情報の問合せを受信すると（Ｓ３０１：Ｙｅｓ）、問合せから管理番号を抽出する（Ｓ３０２）。

続いて、問合せ応答部５８は、管理番号を用いて管理情報ＤＢ５４を検索し（Ｓ３０３）、検索されたレコードのうちマスタデータと更新情報とを抽出する（Ｓ３０４）。そして、問合せ応答部５８は、抽出したレコード（管理情報）をユーザ端末１０に送信する（Ｓ３０５）。

（ファイルの応答処理）
図８は、管理サーバ５０におけるファイルの応答処理の流れを示すフローチャートである。図８に示すように、管理サーバ５０の要求応答部５９は、ユーザ端末１０から、管理番号を含むファイルの取得要求を受信すると（Ｓ４０１：Ｙｅｓ）、取得要求から管理番号を抽出し、管理番号を用いて一致するレコードを管理情報ＤＢ５４から検索する（Ｓ４０２）。

続いて、要求応答部５９は、検索されたレコードのうちマスタデータから保存先を特定する（Ｓ４０３）。そして、要求応答部５９は、特定した保存先から該当ファイルを取得し（Ｓ４０４）、取得したファイルと管理情報をユーザ端末１０に送信する（Ｓ４０５）。

（ファイルの更新処理：ユーザ端末）
図９は、ユーザ端末１０におけるファイルの更新処理の流れを示すフローチャートである。図９に示すように、ユーザ端末１０の更新部１９は、ファイルの更新を検出すると（Ｓ５０１：Ｙｅｓ）、ファイル管理情報ＤＢ１４を参照し、更新されたファイルのファイル管理情報が存在するかを確認する（Ｓ５０２）。

そして、更新部１９は、ファイル管理情報が存在する場合（Ｓ５０３：Ｙｅｓ）、ファイル管理情報を生成してファイル管理情報ＤＢ１４を更新し（Ｓ５０４）、更新されたファイルを管理サーバ５０へ登録するかを問い合わせるメッセージをディスプレイなどの表示部に表示する（Ｓ５０５）。

ここで、更新部１９は、ファイルを登録することを示すユーザ操作を受付けた場合（Ｓ５０６：Ｙｅｓ）、更新ファイルとファイル管理情報とを管理サーバ５０に送信する（Ｓ５０７）。

一方、更新部１９は、ファイルを登録しないことを示すユーザ操作を受付けた場合（Ｓ５０６：Ｎｏ）、ファイル管理情報の「更新情報の通知」が有効か否かを判定する（Ｓ５０８）。そして、更新部１９は、「更新情報の通知」が有効である場合（Ｓ５０８：Ｙｅｓ）、ファイル管理情報のみを管理サーバ５０に送信する（Ｓ５０９）。

Ｓ５０７またはＳ５０９が実行された後、更新部１９は、管理サーバ５０から完了通知を受信すると（Ｓ５１０：Ｙｅｓ）、処理を終了する。

なお、Ｓ５０８において、更新部１９は、「更新情報の通知」が無効である場合（Ｓ５０８：Ｎｏ）、処理を終了する。また、Ｓ５０３において、更新部１９は、ファイル管理情報が存在しない場合（Ｓ５０３：Ｎｏ）、処理を終了する。

（ファイルの更新処理：管理サーバ）
図１０は、管理サーバ５０におけるファイルの更新処理の流れを示すフローチャートである。図１０に示すように、管理サーバ５０の更新部５７は、更新ファイルとファイル管理情報とをユーザ端末１０から受信すると（Ｓ６０１：Ｙｅｓ）、受信したファイル管理情報から管理番号を抽出する（Ｓ６０２）。

続いて、更新部５７は、管理情報ＤＢ５４を参照して、管理番号が一致するレコードを検索し（Ｓ６０３）、検索レコードのうちマスタデータの管理情報を抽出する（Ｓ６０４）。

ここで、更新部５７は、該当するマスタデータの管理情報を抽出できた場合（Ｓ６０５：Ｙｅｓ）、抽出された該当する管理情報を、受信したファイル管理情報で更新し（Ｓ６０６）、ファイルＤＢ５３に記憶される既存ファイルを、受信した更新ファイルで更新する（Ｓ６０７）。

一方、更新部５７は、該当するマスタデータの管理情報を抽出できない場合（Ｓ６０５：Ｎｏ）、受信したファイル管理情報を用いて、種別がマスタデータの管理情報を生成し（Ｓ６０８）、ファイルＤＢ５３に、受信した更新ファイルを保存する（Ｓ６０９）。

その後、更新部５７は、マスタデータ以外の管理情報を管理情報ＤＢ５４から削除し（Ｓ６１０）、ユーザ端末１０に完了通知を送信する（Ｓ６１１）。なお、更新部５７は、マスタデータ以外の管理情報を削除せずに保持しておくこともできる。

（管理情報の更新処理：管理サーバ）
図１１は、管理サーバ５０における管理情報の更新処理の流れを示すフローチャートである。図１１に示すように、管理サーバ５０の更新部５７は、ファイル管理情報をユーザ端末１０から受信すると（Ｓ７０１：Ｙｅｓ）、受信したファイル管理情報から管理番号を抽出する（Ｓ７０２）。

続いて、更新部５７は、管理情報ＤＢ５４を参照して、管理番号が一致するレコードを検索し（Ｓ７０３）、検索レコードのうち、ファイル管理情報を送信したユーザと同じユーザによる更新情報を検索する（Ｓ７０４）。

ここで、更新部５７は、該当するレコードが抽出できた場合（Ｓ７０５：Ｙｅｓ）、抽出された該当する管理情報を、受信したファイル管理情報で更新する（Ｓ７０６）。

一方、更新部５７は、該当するレコードが抽出できない場合（Ｓ７０５：Ｎｏ）、受信したファイル管理情報を用いて、種別が更新情報の管理情報を生成して、管理情報ＤＢ５４に追加する（Ｓ７０７）。

［効果］
このように、上記システムは、クライアントにファイルの管理情報を保存し、その情報をサーバへ集約する。クライアントがファイルを更新しようとした場合に、プログラム内の管理情報とサーバの管理情報とを比較し、クライアント内のファイルが最新かどうか確認し、最新版への更新を促すことができる。つまり、クライアント内のファイルを更新する場合に、そのファイルが最新なのかを判断することができるようになるので、クライアント内の古いファイルをそのまま更新してしまい、後から最新版の内容を修正するという時間の浪費を防ぐことができる。

また、ファイルの管理情報として、更新されたファイルの保存先がサーバに自動的に集約されるため、ユーザは、ファイルの最新版がどこに保存されているかといった、ファイルの管理場所を意識しなくても最新版のファイルを扱うことができる。

例えば、ユーザが端末内のファイルを使用するときに、更新ファイルが存在するか否かを管理サーバ５０に自動的に問合せすることができる。また、更新ファイルが存在する場合に、更新ファイルそのものや更新ファイルの保存先をユーザに通知することができる。したがって、管理サーバ５０は、更新ファイルの存在有無を通知することができる。また、ユーザは、ファイルの更新状況を随時監視することなく、最新ファイルを取得することができる。この結果、ユーザの利便性が向上する。

さて、これまで本発明の実施例について説明したが、本発明は上述した実施例以外にも、種々の異なる形態にて実施されてよいものである。

［自動通知］
上記実施例では、ユーザ端末１０がファイルを使用するときに、管理サーバ５０へ最新ファイルの有無を問い合わせる例を説明したが、これに限定されるものではない。例えば、管理サーバ５０が、ファイルを取得したユーザ端末やユーザの情報を記憶しておき、ファイルが更新された場合に、更新前のファイルを取得して保持するユーザ端末に対して、ファイルが更新されたことを通知することもできる。

［更新情報の通知］
上記実施例では、管理サーバ５０が、更新情報等の管理情報をユーザ端末１０に送信し、ユーザ端末１０が、ファイルが更新されているか否かを判定する例を説明したが、これに限定されるものではない。例えば、管理サーバ５０が、ユーザ端末１０からユーザ端末１０内の最新の管理情報（更新情報）を受信し、管理サーバ５０内で管理する管理情報と比較し、ユーザ端末１０が最新のファイルを保持するか否かを判定することもできる。そして、管理サーバ５０は、管理サーバ５０内のファイルが最新と判定した場合、更新ファイルと管理情報とをユーザ端末１０に送信する。

［管理対象外］
例えば、ユーザ端末１０は、ファイル管理情報等を登録する管理対象のファイルを管理対象外へ設定する操作を検出した場合、対象ファイルのファイル管理情報をファイル管理情報ＤＢ１４から削除する。例えば、ユーザ端末１０は、ファイルのプロパティ等から「管理対象」の設定を受け付けることができる。

［通知対象の設定］
例えば、ユーザ端末１０は、管理サーバ５０への通知対象のファイルを通知対象外へ設定する操作を検出した場合、ファイル管理情報ＤＢ１４に記憶されるファイル管理情報の「更新情報の通知」を「無効」にする。また、ユーザ端末１０は、管理サーバ５０への通知対象外のファイルを通知対象へ設定する操作を検出した場合、ファイル管理情報ＤＢ１４に記憶されるファイル管理情報の「更新情報の通知」を「有効」にする。例えば、ユーザ端末１０は、ファイルのプロパティ等から「更新情報の通知」の設定を受け付けることができる。

［システム］
また、図２に示した各装置の各構成は、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、任意の単位で分散または統合して構成することができる。例えば、問合せ応答部５８と要求応答部５９を統合することができる。さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、ＣＰＵ（Central Processing Unit）および当該ＣＰＵにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。

また、本実施例において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともできる。あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。この他、上記文書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

［ハードウェア］
上記管理サーバ５０と各ユーザ端末は同様のハードウェア構成を有するので、ここでは、管理サーバ５０について説明する。なお、以下で説明する内容はユーザ端末１０にも同様に当てはめることができる。

管理サーバ５０は、例えば、次のようなハードウェア構成を有するコンピュータにより実現することができる。図１２は、ハードウェアの構成例を説明する図である。図１２に示すように、管理サーバ５０は、通信インタフェース５０ａ、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）５０ｂ、メモリ５０ｃ、プロセッサ５０ｄを有する。

通信インタフェース５０ａの一例としては、ネットワークインタフェースカードなどである。ＨＤＤ５０ｂは、図２等に示した各種ＤＢを記憶する記憶装置である。

メモリ５０ｃの一例としては、ＳＤＲＡＭ（Synchronous Dynamic Random Access Memory）等のＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、フラッシュメモリ等が挙げられる。プロセッサ５０ｄの一例としては、ＣＰＵ、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）、ＰＬＤ（Programmable Logic Device）等が挙げられる。

また、管理サーバ５０は、プログラムを読み出して実行することでファイル管理方法を実行する情報処理装置として動作する。つまり、管理サーバ５０は、登録部５６、更新部５７、問合わせ応答部５８、要求応答部５９と同様の機能を実行するプログラムを実行する。この結果、管理サーバ５０は、登録部５６、更新部５７、問合わせ応答部５８、要求応答部５９と同様の機能を実行するプロセスを実行することができる。なお、この他の実施例でいうプログラムは、管理サーバ５０によって実行されることに限定されるものではない。例えば、他のコンピュータまたはサーバがプログラムを実行する場合や、これらが協働してプログラムを実行するような場合にも、本発明を同様に適用することができる。

このプログラムは、インターネットなどのネットワークを介して配布することができる。また、このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ（Magneto−Optical disk）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）などのコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行することができる。

１０ ユーザ端末
１１ 通信部
１２ 記憶部
１３ ファイル
１４ ファイル管理情報ＤＢ
１５ 制御部
１６ 登録部
１７ 問合せ部
１８ 要求部
１９ 更新部
３０ ユーザ端末
５０ 管理サーバ
５１ 通信部
５２ 記憶部
５３ ファイルＤＢ
５４ 管理情報ＤＢ
５５ 制御部
５６ 登録部
５７ 更新部
５８ 問合せ応答部
５９ 要求応答部

Claims (9)

1. コンピュータが、
   ファイルを更新した第１の端末から更新情報を受信すると、記憶部に前記ファイルと前記ファイルの更新に関する更新情報を対応付けて記憶された管理情報を更新する処理と、
   更新された前記更新情報に基づいて、更新前の前記ファイルを取得して保持する第２の端末に、前記ファイルが更新された更新ファイルの存在を通知する処理と、
   を実行することを特徴とするファイル管理方法。
2. 前記通知する処理は、前記第２の端末から前記更新ファイルの存在を確認する要求を受信したすると、前記更新情報に基づいて前記更新ファイルの存在有無を判定し、判定結果を前記第２の端末に通知することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理方法。
3. 前記通知する処理は、前記第２の端末から通知されたファイルに関する情報より、前記記憶部に記憶される更新情報が新しい場合に、前記第２の端末に前記更新ファイルの存在を通知することを特徴とする請求項２に記載のファイル管理方法。
4. 前記通知する処理は、前記第２の端末から前記記憶部に記憶されるファイルの取得要求を受信した場合、前記ファイルと前記ファイルに対応付けられる前記更新情報を、前記第２の端末に送信することを特徴とする請求項１から３のいずれか一つに記載のファイル管理方法。
5. 前記更新する処理は、前記ファイルと前記更新情報とにさらに前記ファイルを更新したユーザ情報を対応付けた前記管理情報を記憶する前記記憶部に対し、前記第１の端末に関する前記ユーザ情報を用いて、前記記憶部に記憶される前記ユーザ情報をさらに更新し、
   前記通知する処理は、前記第２の端末に、前記ファイルを更新した前記第１の端末のユーザ情報を前記記憶部から取得して通知することを特徴とする請求項１から４のいずれか一つに記載のファイル管理方法。
6. コンピュータに、
   ファイルを更新した第１の端末から更新情報を受信すると、記憶部に前記ファイルと前記ファイルの更新に関する更新情報を対応付けて記憶された管理情報を更新する処理と、
   更新された前記更新情報に基づいて、更新前の前記ファイルを取得して保持する第２の端末に、前記ファイルが更新された更新ファイルの存在を通知する処理と、
   を実行させることを特徴とするファイル管理プログラム。
7. ファイルと前記ファイルの更新に関する更新情報とを対応付けた管理情報を記憶する記憶部と、
   前記ファイルを更新した第１の端末から更新情報を受信すると、前記記憶部に記憶される前記更新情報を更新する更新部と、
   前記更新部によって更新された前記更新情報に基づいて、前記ファイルを取得して保持する第２の端末に、前記ファイルが更新された更新ファイルの存在を通知する通知部と
   を有することを特徴とするファイル管理装置。
8. ファイルを保存するファイル管理装置と前記ファイルを更新する情報処理装置とを有するファイル管理システムにおいて、
   前記情報処理装置は、
   前記ファイル管理装置から取得した前記ファイルを記憶する記憶部と、
   前記記憶部に記憶される前記ファイルへのアクセスを受付けると、前記ファイルを識別する識別情報を前記ファイル管理装置に送信して、前記ファイルの更新版の存在有無を問い合わせる問合せ部と、
   前記問い合わせの結果を所定の表示部に表示する表示制御部とを有し、
   前記ファイル管理装置は、
   前記ファイルと前記識別情報と前記ファイルの更新に関する更新情報とを対応付けて記憶する記憶部と、
   前記情報処理装置から前記識別情報を受信すると、前記識別情報で特定される前記ファイルの更新情報を前記情報処理装置に送信する送信部とを有する
   ことを特徴とするファイル管理システム。
9. 前記情報処理装置の表示制御部は、前記問い合わせの結果にしたがって、前記ファイル管理装置に記憶される前記ファイルの方が前記記憶部に記憶される前記ファイルよりも新しいと判定される場合、前記所定の表示部に、前記ファイル管理装置から前記ファイルを取得するか否かを問い合わせる画面を表示し、当該画面上で当該ファイルの取得指示を受付けた場合に、前記ファイル管理装置から該当ファイルを取得して前記記憶部に格納することを特徴とする請求項８に記載のファイル管理システム。

Images