JP2002203085A

JP2002203085A - 従業員シフトプラン支援システム

Info

Publication number: JP2002203085A
Application number: JP2000402061A
Authority: JP
Inventors: Seiji Notomi; 誠治納富
Original assignee: NIPPON SYST DESIGN KK; NIPPON SYSTEM DESIGN
Current assignee: NIPPON SYST DESIGN KK; NIPPON SYSTEM DESIGN
Priority date: 2000-12-28
Filing date: 2000-12-28
Publication date: 2002-07-19

Abstract

(57)【要約】【解決手段】過去の実績に基づいて売り上げ等の基準
値を自動的に演算し、シフトプランの結果と比較して評
価する。シフトプランにあたっては、各従業員のスキル
表示を利用したり、従業員の希望する勤務時間数などを
参照する。従業員の希望その他の条件を自動的にコンピ
ュータが読みとって評価する。【効果】シフトプランの良否判定が容易になり、各従
業員のスキルや希望にそったシフトプランの最適化が容
易になる。自動的シフトプランの作成技術も向上し、結
果を具体的な経営分析に利用することができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、店舗等の運営のた
めに、顧客数の変動等に合わせた最適な従業員シフトプ
ランを作成する作業を支援するための、従業員シフトプ
ラン支援システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】デバートやレストランその他の接客業で
は、店を訪れる顧客に対するサービスや対応を円滑にす
るために、適正な人員の配置が経営上の非常に重要なポ
イントになっている。過剰な人員を配置すれば、人件費
が販売コストを上昇させる。配置する人員が少なすぎる
とサービスが低下して顧客が減少する原因になる。従っ
て、過去の実績等をコンピュータを用いて出力し、その
内容を考慮して、さまざまな角度から検討をした上で適
正な人員配置が決定される。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記のよう
な従来の技術には、次のような解決すべき課題があっ
た。例えばレストランのフロアやキッチンで、接客に必
要な人員を確保するには、店長の経験や勘に頼った人員
配置（シフト）計画が行われる。この計画には、通常、
コンピュータに記録された過去の同時期の実績等が参考
にされる。店の混雑度は、季節や曜日や時間帯により大
きく変動する。このような顧客の動きや物の動きや変動
を考慮して需要予測をたて、これらを十分に加味してシ
フト計画をたてるのは非常に高度な知識と熟練が必要に
なる。また、従業員には、正社員のほかに、準社員やパ
ート，アルバイト等がいて、それぞれ希望する労働条件
が異なる。ところが、一般には一律の条件で従業員を募
集して、ある程度強制的にシフト計画に当てはめる。こ
のため、例えばパートで年間の収入を制限したいと希望
する従業員は、就業時間を自己管理して、自発的に休職
したりするケースも少なくない。こうした従業員の多様
な要求を満たすようなシフトプランが簡単にできれば、
従業員募集条件の幅が広がり、労働力の確保が容易にな
る。本発明は、以上の点に着目してなされたもので、最
適なシフトプランを自動的に生成して、経営管理業務を
援助する従業員シフトプラン支援システムを提供するこ
とを目的とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明は以上の点を解決
するため次の構成を採用する。〈構成１〉売上高と人件費に関する予算を含むシフトプ
ラン管理用の基準値を算出する基準値算出手段と、シフ
トする従業員を選択し、かつ、各従業員がシフトする時
間帯を指定するシフトプラン作成手段と、上記シフトプ
ランに基づいて、売上予測値とシフトプランから算出さ
れた人件費に関する予測データを集計する集計手段と、
上記集計手段の集計した予測データと上記基準値算出手
段の算出した基準値とを比較してその差異を表示する比
較手段とを備えたことを特徴とする、従業員シフトプラ
ン支援システム。

【０００５】〈構成２〉構成１に記載の従業員シフトプ
ラン支援システムにおいて、上記基準値算出手段は、基
準値を時間的要因に基づいて最適化して算出することを
特徴とする、従業員シフトプラン支援システム。

【０００６】〈構成３〉構成１に記載の従業員シフトプ
ラン支援システムにおいて、上記シフトプラン作成手段
は、いずれかの従業員が選択されたとき、その従業員の
個人別人事情報を表示することを特徴とする、従業員シ
フトプラン支援システム。

【０００７】〈構成４〉構成３に記載の従業員シフトプ
ラン支援システムにおいて、上記基準値算出手段は、い
ずれかの従業員が個人別人事情報に含まれる勤務条件に
違反してシフトされたとき、警告を表示することを特徴
とする、従業員シフトプラン支援システム。

【０００８】〈構成５〉売上高と人件費に関する予算を
含むシフトプラン管理用の基準値を算出する基準値算出
処理と、シフトする従業員を選択し、かつ、各従業員が
シフトする時間帯を指定するシフトプラン作成処理と、
上記シフトプランに基づいて、売上予測値とシフトプラ
ンから算出された人件費に関する予測データを集計する
集計処理と、上記集計手段の集計した予測データと上記
基準値算出手段の算出した基準値とを比較してその差異
を表示する比較処理とを実行するコンピュータプログラ
ムを記録したコンピュータ読みとり可能な記録媒体。

【０００９】〈構成６〉生産計画聖と人件費に関する予
算を含むシフトプラン管理用の基準値を算出する基準値
算出手段と、シフトする従業員を選択し、かつ、各従業
員がシフトする時間帯を指定するシフトプラン作成手段
と、上記シフトプランに基づいて、生産計画の予測値と
シフトプランから算出された人件費に関する予測データ
を集計する集計手段と、上記集計手段の集計した予測デ
ータと上記基準値算出手段の算出した基準値とを比較し
てその差異を表示する比較手段とを備えたことを特徴と
する、従業員シフトプラン支援システム。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を具体
例を用いて説明する。図１は、本発明の従業員シフトプ
ラン支援システムの具体例を示すブロック図である。販
売店舗用の端末１と人事管理用の端末２はサーバ３に接
続されている。サーバ３のデータファイル部４には、マ
スターファイル５、販売予測ファイル６、販売実績ファ
イル７、シフトプラン計画ファイル８、勤怠実績ファイ
ル９が記憶されている。また、演算ファイル部１０には
ＰＯＳ（point of sales）端末２０が接続され、販売予
測ファイル１１と販売実績ファイル１２と、基準値算出
手段１３、シフトプラン作成手段１４、集計手段１５、
比較手段１６が記憶されている。さらに、データファイ
ル部４には、管理会計サーバ１７が接続されている。デ
ータファイル部４には人事関係データ１８が記憶されて
いる。

【００１１】マスターファイル５には、シフトプランに
必要な人事マスタが含まれている。人事マスタには、例
えば従業員ごとの時給単価やスキル等のデータが含まれ
る。また、このほかにマスターファイル５には、スキル
名称とその意味を表すテーブルデータや、後で説明する
基準値を記憶した基準値テーブル、時間帯毎に付けた呼
び名（ゾーン）の定義用テーブル等のデータが含まれ
る。販売予測ファイル６には過去の販売予測データが記
録されている。販売実績ファイル７には、過去の販売実
績が記録されている。シフトプラン計画ファイル８には
過去のシフトプランが記録されている。勤怠実績ファイ
ル９には、従業員の過去の勤怠実績が記録されている。
演算ファイル部１０の販売予測ファイル１１は、あらた
なシフトプランに使用する販売予測データが記憶され、
販売実績ファイル１２には、新たなシフトプランに基づ
く販売実績が記録される。

【００１２】基準値算出手段１３、シフトプラン作成手
段１４、集計手段１５、比較手段１６はいずれも、本発
明のシステムを実現するためのコンピュータプログラム
で、サーバ３にインストールされて、上記データファイ
ル部４中のデータを利用し、処理結果を演算ファイル部
１０に出力するように動作する。また、サーバ中の各フ
ァイルは、販売店舗用端末１や人事管理用端末２から参
照されて各種業務に利用される。

【００１３】図２は、本発明のシステムの主要な動作フ
ローチャートである。まず、シフトプランの作成に先だ
って、管理の対象となる店舗について、過去の売り上げ
データと予算データ等を取り込み、シフトプラン管理用
の基準値を作成する（ステップＳ１）。これは、基準算
出手段１３の動作である。その基礎データはマスタファ
イル５に記憶されており、得られた基準値もこのマスタ
ファイル５に記憶して使用する。基準値は、新たに作成
したシフトプランの評価のために利用される。この基準
値はコンピュータにより自動的に生成する。基準値を求
める方法には、次の２種類がある。

【００１４】第１の方法は、理論的な生産性に基づく方
法である。通常、シフトプラン作成時には、対象となる
日にシフトする従業員を選択し、かつ、各従業員がシフ
トする時間帯を指定する。そこで、時間帯ごとに人時生
産性や接客生産性を決めておき、これを守るようにシフ
トプランをたてる。人時生産性とは、一人１時間当たり
の売上のことをいう。接客生産性とは、一人１時間あた
りの接客数のことを言う。こうして、「店別、月別、日
別、売り上げ予算高」、「店別月間粗利率予算」、「店
別、月別粗利予算」、「店別、月別人件費予算」を求め
て、店舗売り上げ予算データを作成する。第２の方法
は、実績をそのまま利用する方法である。例えば、前週
の同曜日の実績をそのまま基準値として使用する。ま
た、過去の任意の日の実績のうち、ベストと評価できる
日の実績を基準値にする。あるいは、過去の同曜日の実
績をリストアップして、その中から選択する。一定期間
の平均値を利用してもよい。

【００１５】図３は、基準値策定入力画面例説明図であ
る。これは、基準値算出手段１３の動作である。図のよ
うに、例えば、こんどの４月の「吉祥寺店」と「国立
店」のシフトプランを作成する場合に、過去１年間の売
上高と粗利率と粗利高と労配率と人件費を取得する（ス
テップＳ１）。次のステップＳ２で、店長等が、過去１
年間の売上高と人件費を評価して、より適正と思われる
値あるいは次期の目標とする値を「年度計」の部分に入
力する。その後確定ボタンをクリックすれば、自動的に
各月の売上高と粗利率と粗利高と労配率と人件費とが逆
算されて表示される。逆算の場合には、年度計が、各月
の売り上げ変動に案分されるので、過去の実績を考慮し
た目標値、即ち、基準値が自動的に月単位で生成され
る。その結果を分析して不適正と判断した場合には、店
長は再度適正と思われる値あるいは次期の目標とする値
を「年度計」の部分に入力すればよい。

【００１６】図４は、過去のデータによるシフトプラン
算出用の画面説明図である。以下はシフトプラン作成手
段１４の動作である。まず、シフトプランを過去のデー
タに習って作成するために、例えば、過去のベストプラ
ンをシフトプラン計画ファイル８から読み出して表示す
る。この場合に、基準値算出手段１３は、月単位で生成
した基準値を日単位に案分する。曜日ごとに売り上げの
変動があるからその点も加味する。さらに、各日毎の基
準値を時間帯ごとに案分する。その結果が図の効率分析
のところに出力される。シフトプラン作成ウィンドウの
構造は以下のとおりである。

【００１７】実績照会の際には入力区分に「２」を入力
する店舗の名前はドロップダウンリストにより選択す
る。日付はプランを実行する日付である。照会区分では
キッチンまたはフロアーのいずれかを選択する。ダミー
選択という項目では、シフトプランの見本にするパター
ンをコピーする先を選択する。ここでは、前の週の土曜
日とか、前日、指定日、ベスト日指定のいずれかを選択
する。この図の例はレストランのキッチンおけるシフト
プランを示す。ガント表示部分にはコピーをしたシフト
プランが示されている。ここには従業員名区分のほか時
間的なゾーンが表示されている。時間的なゾーンは、モ
ーニング、ランチ、アイドル、ディナー、ナイトの五種
類である。区分には社員、準社員、パート、アルバイト
といった従業員の資格の区別が記入される。各人のシフ
トされる時間は横方向の棒グラフにより示される。シフ
トの内容示すグラフの下には、従業員人数という項目が
ある。ここには各時間ごとのシフト人数の合計が示され
ている。このウィンドウの１番下には効率分析結果が示
される。これはこのシフトプランによって得られた売上
高と人件費等を示すデータである。このデータは、ゾー
ンごとに案分されて表示されるが、合計値はシフトプラ
ン基準値と比較されて評価される。

【００１８】図５は、図４の実績データを利用して具体
的にシフトプランを作成するための画面の説明図であ
る。図６は、シフトプラン中に含める従業員の選択画面
説明図である。図７はスキル情報の説明図で、図８は、
個人別人事情報の説明図である。図２のステップＳ３
で、図の画面を表示して、新規というボタンをクリック
すると図６の従業員選択画面が開かれる。各従業員を選
択するチェックボックスをクリックし、最後に確定ボタ
ンをクリックすると、図５の画面の従業員名の欄に、選
択した従業員名が転記され、自動的に区分も入力され
る。各従業員の人事情報を参照したい場合には、従業員
名のチェックボックスをクリックして、人事データ照会
ボタンをクリックする。これで、図８の個人別人事情報
が表示される。

【００１９】個人別人事情報には、その従業員の過去の
勤務実績が表示されている。また、その従業員の勤務可
能な時間帯や月間希望勤務時間数（勤務時間数の下限）
や月間限界勤務時間数（勤務時間数の上限）などの限界
が表示されている。その従業員の希望とのギャップ（差
異）や限界とのギャップも示されている。従って、従業
員の希望に合わせて時間帯や勤務時間を含むシフトプラ
ンを含むことができる。また、このデータは、シフトプ
ランをチェックするためにも使用される。その従業員の
スキルを確認したい場合にはスキル表示ボタンをクリッ
クする。図７のスキル画面中で、例えば、魚の調理はＡ
ランク、肉料理はＢランクというように従業員の能力を
仕事の種類に応じてランク付けする。このように従業員
ごとのシフトプランを作成する場合にスキル表示を参照
すれば、スキルに応じた最適シフトを決定できる。この
方法では、多くの場合、見本とほぼ同一のシフトプラン
になり、シフトプランが非常に簡単に正確にできる。例
えば、見本中の一部の従業員を別の従業員に変更する場
合には、変更前の従業員を指定すると、その従業員とス
キルが近似する従業員であって、シフトが可能な従業員
を自動的に選出して表示するとよい。スキルが近似する
かどうかの判定は、全てのスキルが一致するか、複数の
スキルのうち大多数が一致するかといった基準で行えば
よい。また、一般にはＡランクの仕事のスキルが要求さ
れている場合が多いので、Ａランクの仕事のスキルのみ
を比較してそれが一致した場合にはスキルが近似してい
ると判定するとよい。

【００２０】図９は、結果分析照会画面の説明図であ
る。シフトプラン作成画面の確定ボタンをクリックする
と、入力したシフトプランが確定する。なおこの場合に
例えば従業員の限界勤務時間数を超えてシフトプランを
作成した場合には、限界時間オーバーを示す警告等が表
示されるとよい。こうした処理によって、シフトミスを
自動的に防止する。また、必要以上に意識しないでシフ
トプランを作成できるから、シフトプラン作成者の負担
が軽減される。さらに、シフトプランが確定すると、結
果分析照会画面が表示される。ここで、シフトプラン基
準値と今回作成したシフトプランの比較が行われる。売
り上げ予算のテキストボックスには基準値が表示され、
売り上げ見込みのテキストボックスには今回のシフトプ
ランによる売り上げ見込みが表示される。その比が売上
見込比のテキストボックスに表示されて、今回のプラン
との比較が数字で評価できるようになる。

【００２１】基準人件費には基準値が表示される。人件
費計には今回のプランが表示される。基準労働時間には
基準値が表示される。労働時間計には今回のプランが表
示される。ギャップには、基準値と今回のプランの差異
が表示される。その差異を確認してシフトプランを修正
していけば、簡単にシフトプランの最適値を求めること
ができる。

【００２２】図１０は、シフトプラン実績を時系列的に
展開表示した画面である。図１１は、図１０の画面をグ
ラフ化した結果を示す画面である。また、図１２は従業
員に配布されるスケジュール表の説明図、図１３は管理
者に配布されるスケジュール表の説明図である。上記の
ようなシフトプランが実施された場合に、その実績を時
系列的に一覧表にすれば、過去のシフトプランの実績評
価ができる。評価のためにグラフ化して表示してもよ
い。これを再び次のシフトプランに利用することで、シ
フトプランを自動的に最適化することが可能になる。ま
た、シフトプランの結果は、図１２に示すようにまとめ
て該当する従業員に配布し、さらに、図１３に示すよう
に管理者に配布して、シフト実施の周知徹底を図ること
ができる。

【００２３】以上の説明では、レストランの従業員につ
いてのシフトプランを例として示した。しかしながら、
本発明は、デパートやスーパーマーケット等の物販系に
広く利用できるほか、工場における生産スタッフのシフ
トプランにも利用できる。工場におけるシフトプランで
は、売上高に相当するのは、何を何個作るかというよう
な生産計画である。これにより生産計画とそのための生
産スタッフのシフトプランを最適化できる。

【００２４】なお、図１に示した各機能ブロックは、そ
れぞれ別々のプログラムモジュールにより構成してもよ
いし、一体化したプログラムモジュールにより構成して
もよい。また、これらの機能ブロックの全部または一部
を論理回路によるハードウエアで構成しても構わない。
また、各プログラムモジュールは、既存のアプリケーシ
ョンプログラムに組み込んで動作させてもよいし、独立
のプログラムとして動作させてもよい。上記のような本
発明を実現するためのコンピュータプログラムは、例え
ばＣＤ−ＲＯＭのようなコンピュータで読み取り可能な
記録媒体に記録して、インストールして利用することが
できる。また、ネットワークを通じてコンピュータのメ
モリ中にダウンロードして利用することもできる。

【００２５】

【発明の効果】以上のようにして、過去の実績等に基づ
いて基準値を定めて、シフトプランの結果をただちに売
上高等に結びつけて評価すれば、シフトプランの良否判
定が容易になる。また、シフトプランにあたって各従業
員のスキル表示を利用したり、従業員の希望を勤務時間
数限界勤務時間数などを参照すれば、シフトプランの最
適化が容易になる。また、こうした従業員の希望その他
の条件を自動的にコンピュータが読みとって評価できる
ようにすれば、シフトプランの最適化を強力に支援でき
る。また、シフトプランの結果を評価する種々の機能に
より、自動的シフトプランの作成技術も向上する。同時
に、シフトプランを評価しやすいデータを出願して、具
体的な経営分析に利用することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の従業員シフトプラン支援システムの具
体例を示すブロック図である。

【図２】本発明のシステムの主要な動作フローチャート
である。

【図３】基準値策定入力画面例説明図である。

【図４】過去のデータによるシフトプラン算出用の画面
説明図である。

【図５】図４の実績データを利用して具体的にシフトプ
ランを作成するための画面の説明図である。

【図６】シフトプラン中に含める従業員の選択画面説明
図である。

【図７】スキルデータの説明図である。

【図８】個人別人事情報の説明図である。

【図９】結果分析照会画面の説明図である。

【図１０】シフトプラン実績を時系列的に展開表示した
画面である。

【図１１】図１０の画面をグラフ化した結果を示す画面
である。

【図１２】従業員に配布されるスケジュール表の説明図
である。

【図１３】管理者に配布されるスケジュール表の説明図
である。

【符号の説明】

１販売店舗用の端末２人事管理用の端末３サーバ４データファイル部５マスターファイル６販売予測ファイル７販売実績ファイル８シフトプラン計画ファイル９勤怠実績ファイル１０演算ファイル部１１販売予測ファイル１２販売実績ファイル１３基準値算出手段１４シフトプラン作成手段１５集計手段１６比較手段１７管理会計サーバ１８人事関係データ２０ＰＯＳ端末

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】売上高と人件費に関する予算を含むシフ
トプラン管理用の基準値を算出する基準値算出手段と、シフトする従業員を選択し、かつ、各従業員がシフトす
る時間帯を指定するシフトプラン作成手段と、前記シフトプランに基づいて、売上予測値とシフトプラ
ンから算出された人件費に関する予測データを集計する
集計手段と、前記集計手段の集計した予測データと前記基準値算出手
段の算出した基準値とを比較してその差異を表示する比
較手段とを備えたことを特徴とする、従業員シフトプラ
ン支援システム。
【請求項２】請求項１に記載の従業員シフトプラン支
援システムにおいて、前記基準値算出手段は、基準値を時間的要因に基づいて
最適化して算出することを特徴とする、従業員シフトプ
ラン支援システム。
【請求項３】請求項１に記載の従業員シフトプラン支
援システムにおいて、前記シフトプラン作成手段は、いずれかの従業員が選択されたとき、その従業員の個人
別人事情報を表示することを特徴とする、従業員シフト
プラン支援システム。
【請求項４】請求項３に記載の従業員シフトプラン支
援システムにおいて、前記基準値算出手段は、いずれかの従業員が個人別人事
情報に含まれる勤務条件に違反してシフトされたとき、
警告を表示することを特徴とする、従業員シフトプラン
支援システム。
【請求項５】売上高と人件費に関する予算を含むシフ
トプラン管理用の基準値を算出する基準値算出処理と、シフトする従業員を選択し、かつ、各従業員がシフトす
る時間帯を指定するシフトプラン作成処理と、前記シフトプランに基づいて、売上予測値とシフトプラ
ンから算出された人件費に関する予測データを集計する
集計処理と、前記集計手段の集計した予測データと前記基準値算出手
段の算出した基準値とを比較してその差異を表示する比
較処理とを実行するコンピュータプログラムを記録した
コンピュータ読みとり可能な記録媒体。
【請求項６】生産計画聖と人件費に関する予算を含む
シフトプラン管理用の基準値を算出する基準値算出手段
と、シフトする従業員を選択し、かつ、各従業員がシフトす
る時間帯を指定するシフトプラン作成手段と、前記シフトプランに基づいて、生産計画の予測値とシフ
トプランから算出された人件費に関する予測データを集
計する集計手段と、前記集計手段の集計した予測データと前記基準値算出手
段の算出した基準値とを比較してその差異を表示する比
較手段とを備えたことを特徴とする、従業員シフトプラ
ン支援システム。