JP2000207457A

JP2000207457A - 業務管理システム

Info

Publication number: JP2000207457A
Application number: JP333099A
Authority: JP
Inventors: Shizuko Sato; 閑子佐藤; Toru Suzuki; 徹鈴木; Masahiro Harumoto; 昌宏春本; Yoshio Iwasaki; 嘉夫岩崎; Shinichi Naruge; 慎一成毛
Original assignee: Kyodo Printing Co Ltd
Current assignee: Kyodo Printing Co Ltd
Priority date: 1999-01-08
Filing date: 1999-01-08
Publication date: 2000-07-28

Abstract

(57)【要約】【課題】業務管理に必要な情報をデータベースを用い
て処理し、情報に認証を付与できる業務管理システムを
提供する。【解決手段】ホストコンピュータ１０に複数のクライ
アントコンピュータ３０および記憶装置４０を接続して
イントラネットを構築し、記憶装置４０にデータベース
を格納する。データベースは管理対象である業務に対応
した複数のレコードを含み、レコードは起票日、起票
者、納期、売上月、顧客名、品名、事業部、営業担当、
営業受注予測高、営業受注高およびチェック欄等の業務
基本データと確認データ、旧進捗データ、現進捗データ
および意見データをフィールドとして構成される。そし
て、各レコードについて、チェック欄に承認の×が入力
された後に業務基本データが更新された場合は、承認の
×を消去するとともに、後に承認の×が入力されるまで
更新されたフィールドのデータを異なる色彩で画面表示
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、データベースを
用いた業務管理システム、詳しくは、各種の業務管理デ
ータのフィールドとともに承認のフィールドを設け、承
認のフィールドに承認データが書き込まれた後に所定の
フィールドの業務管理データが更新されると承認データ
を抹消する業務管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】企業や団体等においては、イントラネッ
ト等を構築し、イントラネットに組み込んだデータベー
スによる業務管理が行われる。通常、データベースによ
る業務管理（業務管理システム）は、各業務に付いてそ
れぞれ遂行に必要な情報（管理データ）がフィールドと
して項目分けされたレコードを作製し、レコードに入力
（登録）された登録データを基に業務管理を行う。具体
的な一例として販売に付いて述べれば、受注年月日、顧
客名、営業担当者、見積金額、見積書の提出の有無、受
注金額、進捗状況、予定納期、納入の完了の有無等の管
理データを記録する。そして、このような業務管理シス
テムでは、業務遂行に関与する者（担当者）がそれぞれ
データベースクライアントを用いて関与する業務のレコ
ードを読み出してディスプレイに表示し、各種の管理デ
ータを書き込み、また、業務の進捗状況等を確認する。

【０００３】ところで、業務管理においては、見積金額
等の重要な管理データに対しては業務遂行を管理する管
理者による承認が不可欠であり、従前の帳票による管理
では管理者の承認が押印で表される。そして、近年にお
いては、押印による承認と同等の機能を達成するため、
帳票の押印欄に相当するフィールドを重要な管理データ
のフィールドと対応させて設け、この承認のフィールド
に管理者の承認データを記録する業務管理システム（先
行技術）が提案される。この先行技術にかかる管理業務
システムにおいては、管理者が管理する業務のレコード
を閲覧し、管理データに対して承認を与える場合は該当
する承認のフィールドに承認のデータを書き込む。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、実際に
は顧客の要求で仕様等を変更することがあり、この変更
で重要な管理データも変更（更新）を余儀なくされるこ
とがある。この場合に上述した先行技術にかかる業務管
理システムにおいては、データの変更には何ら手続を必
要としないため担当者は容易にデータの変更あるいは改
ざんが可能で、管理者が承認した管理データと異なる管
理データが記録され、共有データとしての信頼性が低下
するという問題があった。

【０００５】一方、上述した問題は、承認データの書込
により該当する管理データに書込（更新）禁止の属性を
付与し、所定の管理者における一括管理を行うことによ
り解決できると考えられるが、属性を付与することでデ
ータの変更、更新の際にはあらかじめ担当者は管理者等
との調整を行わなければならず、管理データの入力に相
当の時間が求められ、管理データが最新の業務の状況を
反映しないという問題が生じる。この発明は、上記問題
に鑑みてなされたもので、業務の最新の進捗状況を反映
でき、かつ、信頼性に優れたデータを記録できる業務管
理システムを提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、この発明は、複数の業務管理データおよび承認デー
タが含まれた複数のレコードを記憶手段に格納し、該記
憶手段から前記レコードを読み出し、該レコードの各デ
ータを書込、更新する業務管理システムであって、前記
承認データが書き込まれたか否か、および、所定の業務
管理データが更新されたか否かを判定し、前記承認デー
タが書き込まれた後に前記業務管理データが更新された
場合に、前記承認データを抹消あるいは未承認データに
書き換えるように構成した。

【０００７】そして、この発明にかかる業務管理システ
ムは、前記記憶手段を有するデータベースサーバと、該
データベースサーバと接続した複数のデータベースクラ
イアントとを備え、前記データベースとして新規データ
の入力画面、データの変更・更新画面および閲覧画面を
有し（請求項２）、特に、請求項２記載の業務管理シス
テムは、前記承認データの書込みを、マシンＩＤ、個人
ＩＤおよびパスワードを用いた承認者管理手段（請求項
３）により行う構成とした。

【０００８】また、この発明にかかる業務管理システム
は、前記承認データが書き込まれた後に前記業務管理デ
ータの更新があった場合は更新データを非更新データと
異なる色彩でディスプレイ上に表示する態様（請求項
４）に構成することができる。

【０００９】

【作用】この発明にかかる業務管理システムは、誰でも
業務管理データの閲覧、入力、検索、出力が可能であ
り、個別データ毎の承認のフィールドに承認データが書
き込まれた後に所定の管理データのフィールドの個別デ
ータが更新または変更されると承認フィールドの承認デ
ータが消去される。このため、未承認のデータが承認さ
れたデータとして存続することが無く、管理者による承
認済みのものを記録データとして閲覧するようにしたか
ら高い信頼性が得られ、また、顧客等の要求に伴う仕様
の変更等に即した最新のデータを事前の打ち合わせ無し
に記録でき、管理データに現在の状況をリアルタイムに
反映でき、優れた利用価値が得られる。

【００１０】

【実施の形態】以下、この発明の実施の形態を図面を参
照して説明する。図１から図８はこの発明の一の実施の
形態にかかる業務管理システムを表し、図１がシステム
構成を示すブロック図、図２が新規登録時の表示画面を
表す図、図３が閲覧時の表示画面を表す図、図４が修正
時の表示画面を表す図、図５が全体検索時の表示画面を
示す図、図６，７は個別検索時の表示画面を示す図、図
８が新規登録時の操作・処理を表すフローチャート、図
９が検索時の操作・処理を表すフローチャート、図１０
が修正時の操作・処理を表すフローチャートである。

【００１１】先ず、図１を参照してシステムの概要を説
明すると、１０はホストコンピュータであり、ホストコ
ンピュータ１０にはハブ（ＨＵＢ）等の中継装置２０を
介して複数のクライアントコンピュータ３０Ａ，３０
Ｂ、…（添え字の無い番号で代表する）が接続し、ま
た、記憶装置４０が接続される。ホストコンピュータ１
０およびクライアントコンピュータ３０には内蔵記憶装
置に処理プログラムや予め登録された管理者や担当者の
パスワード等が格納され、記憶装置４０にはデータベー
スが格納される。上述したホストコンピュータ１０およ
び記憶装置４０がデータベースサーバに、クライアント
コンピュータ３０がデータベースクライアントに相当す
る。

【００１２】なお、述べるまでもないが、ホストコンピ
ュータ１０および各クライアントコンピュータ３０は、
ＣＲＴ等のディスプレイ、キーボード等を有する。ま
た、各コンピュータ１０，３０の接続はスター型に限ら
ず、バス型やリング型等の種々の接続を採用することが
可能である。

【００１３】データベースは、複数のレコードを含むフ
ァイルと、テーブル作成用データのファイル等を有し、
１つのレコードが１つの業務に対応する。レコードの内
容は業務に合わせて適宜選択決定される。図３に示す本
実施例は営業向けのもので、テーブルＡのレコードは起
票日、起票者、納期、売上月、顧客名、品名、事業部、
営業担当、営業受注予測高、営業受注高、外注先および
チェック欄（承認欄）、確認データ等を含む業務基本デ
ータが入力される。テーブルＣにはＡテーブルのデータ
内容の詳細を表示している。図４は、新規登録後のデー
タ修正画面を示し、Ｂテーブルの旧進捗状況を修正した
現進捗データをＣテーブルに表示し、意見データをＤテ
ーブルに表示するものである。

【００１４】次に、業務管理の手順を図６から図８を参
照して説明する。先ず、データの新規登録を行う。この
新規登録は担当者等がデータベースサーバ１０やクライ
アントコンピュータ３０を用いて行う。この新規登録に
際しては、図８に示すように、メニュー画面で新規登録
を選択し（Ｐ１）、図２に示す新規登録画面を表示させ
る（Ｐ２）。図２に示すように、新規登録画面は、業務
基本データを表すテーブルＡと、現進捗状況を表すテー
ブルＣとを組み合わせた表形式で表示される。そして、
新規登録画面を参照して必要な情報を入力して登録処理
を行う（Ｐ３）。よって、データが記憶装置４０に書き
込まれ、データベースに１つのレコードが加えられる
（Ｐ４）。この後、登録終了画面が表示され（Ｐ５）、
終了操作を行うことで新規登録作業が終了する。

【００１５】また、閲覧もクライアントコンピュータ３
０等を用いて行う。そして、閲覧は、図９に示すよう
に、メニュー画面から「全体」、「担当者」、「得意
先」等を選択する。すなわち、全体を表示させる場合は
メニュー画面から全体を選択することで全てのデータの
トピックを読み込むと（Ｑ１，Ｑ２，Ｑ７）図５に示す
一覧表が表示される。担当者別に表示させる場合はメニ
ュー画面から担当者を選択して、ＳＵＢＭＩＴを操作す
ることで個人別のデータが読み出され（Ｑ３，Ｑ４，Ｑ
７）一覧表示（図６）される。さらに、得意先別に表示
させる場合はメニュー画面から得意先を選択して、ＳＵ
ＢＭＩＴを押すことで得意先のデータが読み出される
（Ｑ５，Ｑ６，Ｑ７）（図７）。次に、これら選択され
たデータの詳細情報入力も可能（Ｑ９）である。この入
力情報の詳細を表示（Ｑ１０）し、この後、終了操作を
行うことで閲覧処理が終了する。

【００１６】一方、所定の権限を有する管理者等は閲覧
時に業務基本データを認証し、また閲覧時に個別データ
の詳細情報を入力したときも認証するが、管理者等は承
認者管理手段によりすなわち、チェック欄に×（承認デ
ータ）を入力し、チェック更新を押し（Ｑ１１）、名前
とパスワードを入力し（Ｑ１２）、選択されたデータの
認証部分を更新する（Ｑ１３）。ここで、管理者等が入
力するパスワードはホストコンピュータ１０が予め登録
されているパスワードと比較し、異なる場合にはチェッ
ク欄のデータ更新を禁止するため、データの安全性が確
保できる。

【００１７】さらに、データの修正を行う場合もクライ
アントコンピュータ３０を用いて図１０に示すように行
う。修正は、上述した閲覧と同様に、メニュー画面から
「全体」、「個人」あるいは「得意先」等を選択し、一
覧形式で表示させる。すなわち、全体を表示させる場合
はメニュー画面で全体を選択することで全てのデータの
トピックが読み出され（Ｒ１，Ｒ２）、個人別に表示さ
せる場合はメニュー画面から個人を選択して、ＳＵＢＭ
ＩＴを押すことで個人別のデータのトピックが読み出さ
れ（Ｒ３，Ｒ４）、得意先別に表示させる場合はメニュ
ー画面から得意先を選択して、ＳＵＢＭＩＴを押すこと
で得意先別にデータのトピックが読み出される（Ｒ５，
Ｒ６）。

【００１８】そして、画面には選択に応じて一覧形式で
データが表示され（Ｒ７）、この一覧から修正する項目
を選択すると選択されたデータの詳細が表示され（Ｒ
８，Ｒ９）、修正を行った後（Ｒ１０）に修正完了画面
で終了処理を行う（Ｒ１４）。ここで、業務基本データ
を修正すると、チェック欄の×が消去され、修正したデ
ータはチェック欄に×が再度入力されるまで異なる色で
表示される。したがって、最新のデータを閲覧でき、ま
た、未承認であることが認識でき、さらに、修正された
データも判別できる。

【００１９】この後、終了処理を行うことで登録完了画
面が表示されてデータが書き込まれるが、管理者は修正
に続いて修正した業務基本データを認証することもでき
る。そして、認証する場合は、前述したように、チェッ
ク欄に×を入力して更新ボタンを押した後（Ｒ１１）、
名前とパスワードを入力し（Ｒ１２）、パスワードと名
前が登録されたものと一致するとデータが書き込まれる
（Ｒ１３）。

【００２０】なお、上述した実施の形態においては、チ
ェック欄に×を入力する認証に際して管理者はパスワー
ドを入力するが、クライアントコンピュータ３０のＩＤ
（アドレス）等を判定し、所定のクライアントコンピュ
ータ３０からのアクセスに対してのみ認証、すなわち、
チェック欄への入力を許容するように構成することも可
能である。

【００２１】

【発明の効果】以上説明したように、この発明にかかる
業務管理システムによれば、業務管理に必要な情報をデ
ータベースを用いて処理するとともに、データベースに
新規データの入力画面、データの更新、変更画面および
閲覧画面を有し、これら画面の各業務管理データに対し
承認データの欄を設けて承認データの認証の有無を表示
し、認証した後に所定の業務管理データが更新された場
合は認証を取り消すように構成したため、承認の有無が
正確かつ瞬時に判別でき、未承認のデータが承認された
データとして記録されることが無く、記録データに高い
信頼性が得られ、また、顧客等の要求に伴う仕様の変更
等に即した最新のデータを記録でき、優れた利用価値が
得られる。

【００２２】特に、請求項４記載の発明にかかる業務管
理システムは、承認された後に更新されたデータを異な
る色彩でディスプレイに表示するため、改変されたデー
タを容易に判別でき、処理を容易に行える。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一の実施の形態にかかる業務管理シ
ステムの概要を示すブロック図である。

【図２】同業務管理システムにおける登録画面を示す図
である。

【図３】同業務管理システムにおける閲覧画面を示す図
である。

【図４】同業務管理システムにおける修正画面を示す図
である。

【図５】同業務管理システムにおける全体一覧画面を示
す図である。

【図６】同業務管理システムにおける個人別一覧画面を
示す図である。

【図７】同業務管理システムにおける得意先別一覧画面
を示す図である。

【図８】同業務管理システムにおける登録の操作・処理
を時系列的に示すフローチャートである。

【図９】同業務管理システムにおける閲覧の操作・処理
を時系列的に示すフローチャートである。

【図１０】同業務管理システムにおける修正の操作・処
理を時系列的に示すフローチャートである。

【符号の説明】

１０ホストコンピュータ２０中継装置３０クライアントコンピュータ４０記憶装置（データベース）Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄテーブル

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者春本昌宏東京都文京区小石川４丁目14番12号共同印刷株式会社内 (72)発明者岩崎嘉夫東京都文京区小石川４丁目14番12号共同印刷株式会社内 (72)発明者成毛慎一東京都文京区小石川４丁目14番12号共同印刷株式会社内Ｆターム(参考） 3E042 CD10 5B049 BB11 CC05 CC11 CC35 DD01 DD05 EE05 EE23 FF03 FF09 GG04 GG07 GG10 5B075 KK03 KK07 KK13 KK33 KK43 KK54 KK64 KK66 ND03 ND20 ND23 ND26 NK54 PP02 PP13 PP30 PQ02 PQ23 PQ40 PQ46 UU05 UU40 5B082 AA00 EA12 GA11 GC03 GC04 HA08

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の業務管理データおよび承認データ
が含まれた複数のレコードを記憶手段に格納し、該記憶
手段から前記レコードを読み出し、該レコードの各デー
タを書込、更新する業務管理システムであって、前記承認データが書き込まれたか否か、および、所定の
業務管理データが更新されたか否かを判定し、前記承認
データが書き込まれた後に前記業務管理データが更新さ
れた場合に、前記承認データを抹消あるいは未承認デー
タに書き換えることを特徴とする業務管理システム。
【請求項２】前記記憶手段を有するデータベースサー
バと、該データベースサーバと接続した複数のデータベ
ースクライアントとを備え、前記データベースとして新
規データの入力画面、データの変更・更新画面および閲
覧画面を有する請求項１記載の業務管理システム。
【請求項３】前記承認データの書込みは、マシンＩ
Ｄ、個人ＩＤおよびパスワードを用いた承認者管理手段
により行う請求項２記載の業務管理システム。
【請求項４】前記承認データが書き込まれた後に前記
業務管理データの更新があった場合は更新データを非更
新データと異なる色彩でディスプレイ上に表示する請求
項１、２、３のいずれか１項記載の業務管理システム。