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Mechanisches Buchungsverfahren Die vorliegende Erfindung betrifft
ein mechanisches Buchungsverfahren, bei dem Einzelbelege und Listenzusammenstellungen
in einer neuartigen Meise verarbeitet werden.
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Es ist bekannt, aus Listenzusammenstellungen 1?inzelbuchungen oder
Einzelbelege zu entnehmen und sie gegebenenfalls auf andere Zusammenstellungen zu
übertragen. Dabei erfolgt aber auf diese anderen Zusammenstellungen jeweils nur
eine einmalige Übertragung, jedenfalls nicht eine weitere listenförmige Zusammenstellung.
Demgegenüber geht die Erfindung gerade den umgekehrten Weg, indem sie zum Zweck
der Durchführung einer mechanischen Buchführung Einzelbelege in einer neuartigen
Weise listenförmig zusammenstellt, wobei sie sich einer neuartigen Konbination einer
Reihe von Hilfsmitteln und Verfahrensschritten bedient.
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Erfindungsgemäß werden die Belege in einem Beleghalter mit gestaffelt
übereinander angeordneten, durch Schlitze gebildeten Klemmzungen derart einsortiert,
daß die Buchungsangaben sichtfrei bleiben und eine listenförmige Zusammenstellung
ergeben. Dann werden die zu verrechnenden Buchungsangaben der auf dem Beleghalter
angeordneten Belege in einer druckenden Tastaturmaschine aufgerechnet, deren Zeilenabstand
des Papiertransports mit dem Einsteckabstand des Beleghalters übereinstimmt. Als
solche Tastaturmaschine kann jede -Rechenmaschine mit Zehnertastatur
oder
Volltastatur, Registrierkasse oder andere geeignete Maschine verwendet werden. Der
in dieser Maschine gewonnene Resultatstreifen wird dann neben den Belegen auf dem
Beleghalter derart befestigt, daß einander zugeordnete Buchungsangaben in gleicher
Linie liegen, und von dem Beleghalter mit Belegen und Resultatstreifen wird dann
schließlich eine Kopie hergestellt. Die Herstellung der Kopie ist dabei natürlich
an kein besonderes Verfahren gebunden. Sie kann z. B. auf photographischem Wege
oder durch Umdruck erfolgen.
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Ist auf diese Weise eine listenförmige Zusammenstellung der Belege
nach bestimmten Ordnungsmerkmalen gewonnen, z. B. nachArbeiternummern in einem Industriebetrieb
zur Erstellung der Bruttolohnliste, so können die gleichen Belege im zweiten Auswertungsgang
nach einem anderen Ordnungsmerkmal geordnet werden, also z. B. nach Auftragsnummern,
um auf diese Weise Lohnverteilungslisten auf die verschiedenen Auftragsgruppen zu
gewinnen. Nach einer dritten Umsortierung, Aufrechnung und Kopieren kann man schließlich
in einem dritten Auswertungsgang zu einer Nachkalkulationszusammenstellung für die
einzelnen Aufträge kommen. Falls erforderlich, können sich noch weitere Auswertungsgänge
anschließen.
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Diese Verwendungsmöglichkeiten sind nur beispielsweise angedeutet,
sie treffen sinngemäß für alle anderen Gebiete des Rechnungswesens zu, und der Fachmann
wird ohne weiteres die zahlreichen Anwendungsmöglichkeiten des erfindungsgemäßen
Verfahrens erkennen.
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Ein besonders erwähnenswerter Vorteil ergibt sich beispielsweise,
wenn der Einzelbeleg nicht in Urschrift, sondern bereits als Schuppenformulardurchschrift
eines Grundbuches gewonnen wird. In diesem Fall hat man dann bereits durch das Grundbuch
die erste listenmäßige Zusammenstellung, und die weiteren Zusammenstellungen kann
man dann durch das erfindungsgemäße Verfahren abstimmungsfähig gewinnen.
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Soweit nur eine Aufgliederung der Belege benötigt wird, kann der Beleghalter
selbst als Kontenträger benutzt werden. Hierbei gelangt dann ein aus billigem Karton
hergestellter Beleghalter zur Anwendung, wobei eine Sicherung der Belege gegen Herausfallen
durch Klebung oder Heftung erfolgen kann. Werden für weitere Aufgliederungen
keine Einzelnachweise der Belege, sondern nur die Gruppensummen benötigt, wie beispielsweise
bei den im Sammelgang gedruckten Listen der Lochkartentabelliermaschinen, so genügt
es, wenn von der ersten Zusammenstellung der Belege eine Durchschrift, Kopie, Photokopie
oder ein Umdruck festgehalten und für die Aufgliederungen die Rechenmaschinenstreifen
aufbewahrt werden.
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Da in den meisten Fällen, z. B. im betrieblichen Rechnungswesen, selten
mehr als drei bis fünf Aufstellungen nach verschiedenen Ordnungen mit Einzelnachweis
des Beleginhalts erforderlich sind, werden an die Kopierfähigkeit der Belege, z.
B. im Umdruckverfahren; nur geringe Anforderungen gestellt, was wiederum die Anwendungsfähigkeit
des Verfahrens erhöht.
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Obwohl das erfindungsgemäße Verfahren nicht an eine besondere Kopiermethode
gebunden ist, ist es besonders einfach durchzuführen, wenn die hand-oder druckschriftlichen
Angaben der Belege und auch diejenigen des Resultatstreifens in abdruckfähiger Spiegelschrift
vorgesehen werden und dann durch Umdruck der Angaben der Belege und des Resultatstreifens
die Kopie gewonnen wird. Die Spiegelschrift kann bei den Belegen in einfacher Weise
durch Hinterlegen eines kopierfähigen Blattes erzielt werden. Beim Einsortieren
der Belege in den Beleghalter kann die Bedienungsperson die Klarschrift auf der
Vorderseite der Karte ohne weiteres lesen und braucht den Beleg beim Einstecken
in den Beleghalter lediglich umzudrehen. Sollen die einsortierten Belege nochmals
kontrolliert werden, so genügt das Vorhalten eines Spiegels, um einen Überblick
über die ganze Beleg= reihe zu gewinnen. Die Spiegelschrift des Resultatstreifens
kann in ähnlicher Weise durch Hinterlegen eines kopierfähigen Blattes gewonnen werden.
Hier ist noch nicht einmal eine Kontrolle erforderlich, sondern es braucht lediglich
die Liste mit der Spiegelschriftseite nach oben auf dem Beleghalter befestigt zu
werden.
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Das erfindungsgemäße Verfahren ermöglicht es auch, in einfachster
Weise Buchungsangaben von der Übertragung beim Kopieren auszuschließen, indem lediglich
die auf der Kopie nicht gewünschten Buchungsangaben abgedeckt werden.
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Schließlich ist noch erwähnenswert, daß sich mit Hilfe eines beispielsweise
dreißig bis fünfzig Belege vereinenden Beleghalters eine photographische Festhaltung
des Listenbildes auf Schmalfilmen besonders wirtschaftlich gestaltet. Ein derartiges
Verfahren ist beispielsweise angebracht, wenn der Einzelnachweis der nur summarisch
festgehaltenen Buchungen nur für Nachschlage- oder Revisionszwecke benötigt wird.
Hierbei kann die Reproduktion der Schmalfilme gegebenenfalls mit Hilfe der bekannten
Reproduktionsgeräte erfolgen. Die sich bietenden Möglichkeiten der Aufnahme der
Belege in den Beleghalter als Kontenträger, die Herstellung von Kopien, Photographien
oder Umdrucken und die Festhaltung von Verkleinerungen auf Filmstreifen gestalten
die Anwendungsmöglichkeit des Verfahrens also sehr beweglich.
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Wie bereits eingangs angedeutet, ist ein besonderer Vorzug des erfindungsgemäßen
Verfahrens die einfache Ordnungsmöglichkeit der Belege nach verschiedenen Ordnungsmerkmalen.
Dieses Ordnen kann auch maschinell durchgeführt werden, und zu diesem Zweck brauchen
die Belege nur mit Sortierlochungen versehen zu werden. Dann können sie in einer
einfachen, kleinen und billigen Sortiermaschine maschinell sortiert und in dieser
Reihenfolge in den Beleghalter eingeordnet werden. Die Belege brauchen also dabei
keine Mengen- und Wertlochungen zu enthalten. Bei dieser Methode kann man sich also
den wesentlichsten Vorteil, den
das Lochkartenverfahren gegenüber
allen Buchungsverfahren hat, nämlich die maschinelle Sortiermöglichkeit der nur
in einfacher Ausfertigung existierenden Belege, auch für das erfindungsgemäße Verfahren
zunutze machen, ohne den großen Aufwand an Tabelliermaschinen mit in Kauf nehmen
zu müssen. Dadurch wird aber das erfindungsgemäße Verfahren auf weiten Gebieten
anwendbar, die dem jetzt bekannten Lochkartenverfahren überhaupt nicht zugängig
sind, weil es aus Wirtschaftlichkeitsgründen einen Massenanfall von Buchungsvorgängen
voraussetzt.
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Trotzdem das erfindungsgemäße Verfahren also auch bei einer kleinen
Anzahl von Geschäftsvorfällen wirtschaftlich anwendbar ist, eignet es sich aber
auch für den Massenanfall von Buchungsvorgängen. Für diesen Fall ist es aber besonders
wesentlich, daß es sich eines billig herzustellenden Beleghalters bedient. Dieser
Forderung würden z. B. die bekannten metallenen oder hölzernen Beleghalter bei Massenanfall
von Buchungsvorgängen nicht genügen.
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Erfindungsgemäß wird daher als Hilfsmittel zur Ausführung des Verfahrens
ein Beleghalter vorgesehen, der in einfachster Weise aus Papier, Karton oder Preßspan
hergestellt werden kann, indem er aus mehreren je mit einer Reihe von Klemmzungen
geschlitzten Halterbahnen in der Weise gebildet wird, daß Zungen der einen Bahn
durch die Schlitze der anderen Bahn gezogen sind, so daß die Belege durch Einschieben
unter die elastischen Zungen festgeklemmt werden.
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An Hand der Zeichnungen soll nun das erfindungsgemäße Verfahren sowie
die dabei verwendeten Hilfsmittel und die erzielbaren Ergebnisse erläutert werden.
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Fig. i und 2 sind die beiden einzelnen Halterbahnen eines vorzugsweise
verwendeten Beleghalters, während Fig.3 die Vorderseite des fertigen Beleghalters
zeigt, der aus den beiden ineinandergezogenen Halterbahnen besteht; Fig. 4 zeigt
die beispielsweise in einer Rechenmaschine aufgestellte Liste mit den Zahlenangaben;
Fig. 5 zeigt einen Beleg mit Zahlenangaben und außerdem in Lochschrift angegebenen
Gruppenmerkmalen; Fig. 6 zeigt den oberen Teil des Beleghalters mit den staffelförmig
eingeordneten Belegen und der daneben befestigten Liste der Rechenmaschine; Fig.7
ist eine von dem Beleghalter gewonnene Kopie.
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In den Fig. i und z sind die beiden Einzelblätter des vorzugsweise
bei dem Verfahren benutzten Beleghalters veranschaulicht, die mit io und 2o bezeichnet
sind. Die beiden Bahnen bestehen vorzugsweise aus steifem Papier, Karton oder Preßspan,
um ein federndes Festklemmen der Belege durch die noch zu beschreibenden Klemmzungen
zu erzielen. Gewünschtenfalls können die beiden Einzelbahnen aus Material verschiedener
Farbe hergestellt sein. Eine solche Farbunterschiedlichkeit ist in den Fig. i und
2 angenommen und deshalb die Halterbahn 2o dunkler gezeichnet, wodurch sich auch
in der Fig. 3 die den beiden Einzelbahnen zugeordneten Klemmzungen deutlich voneinander
abheben.
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Die Halterbahn io besitzt eine Reihe von Klemmzungen i i, und entsprechende
Klemmzungen 2i weist die Halterbahn 2o auf. Die Klemmzungen sind in einfacher Weise
dadurch gewonnen, daß durch ein Schnittwerkzeug, Messer od. dgl., die aus den Zeichnungen
ersichtlichen Schlitze in den Halterbahnen hergestellt werden. Es sind also je zwei
Seitenschlitze 12 bzw. 22 sowie ein Längsschlitz 13 bzw. 23 vorgesehen. Zwischen
übereinanderliegenden Zungen bleibt somit ein Steg 14 bzw. 24 bestehen.
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Bei einem zweiteiligen Halter ist die Steghöhe genau so hoch wie die
Zungenhöhe. Es kann aber auch ein mehrteiliger Halter, z. B. aus drei oder vier
Halterbahnen, hergestellt werden. In diesem Fall ist lediglich darauf zu achten,
daß die Zungenhöhe das Doppelte bzw. das Dreifache der Steghöhe ausmacht. Unter
entsprechender Berücksichtigung dieser Gesetzmäßigkeit kann natürlich auch ein Halter
hergestellt werden, der aus noch mehr als vier Einzelbahnen besteht.
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Nachdem die Einzelbahnen in der aus Fig. i und 2 ersichtlichen Weise
geschlitzt worden sind, werden die beiden Halterbahnen zur Herstellung des fertigen
Halters ineinandergezogen und fest miteinander verbunden, z. B. durch Heftung oder
Verkleben. Dabei kommt die helle Halterbahn io nach oben, und die dunkle Halterbahn
20 wird mit ihren Zungen 2 1 von der Rückseite der Bahn i o durch die Schlitze 13
der letzteren hindurchgezogen. Dann liegen die Zungen der beiden Halterbahnen in
der aus Fig.3 ersichtlichen Weise gestaffelt übereinander, und die Zunge jedes Halters
legt sich elastisch federnd gegen den darunterliegenden Steg des . anderen Halters.
Infolge dieser elastischen Klemmwirkung werden die Belege in eingesteckter Lage
festgehalten. Ein solcher einzelner Beleg 30 ist beispielsweise in Fig. 3 eingesteckt
veranschaulicht.
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In Fig. d. ist der Streifen einer Rechenmaschine dargestellt, in die
nacheinander die auf dem Beleghalter verzeichneten Zahlenangaben eingetippt worden
sind und bei der dann die durch ein Sternzeichen gekennzeichnete Summe gezogen worden
ist.
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Anstatt die Sortierung der Belege von Hand vorzunehmen, kann diese
auch maschinell erfolgen, wenn die Belege als Karten ausgebildet sind, die neben
den Zahlenangaben in Lochschrift lediglich Gruppenmerkmale aufweisen. Eine solche
Karte ist beispielsweise in Fig. 5 veranschaulicht, wobei Lochspalten für drei Gruppenangaben
vorgesehen sind, von denen jede Gruppenangabe bis zu vier Lochspalten ausmachen
kann. Die Lochspalten sind dabei jedoch nicht wie bei den üblichen Lochkarten senkrecht,
sondern waagerecht angeordnet. Sortiermaschinen zur Sortierung von Karten mit waagerecht
liegenden Spalten sind bereits bekannt. Wenn bei dem erfindungsgemäßen Verfahren
nur Sortiermerkmale
und noch dazu in waagerechten Lochspalten gelocht
werden, so kann also die Karte sehr niedrig sein. Das hat aber den großen Vorteil,
daß sich eine nur sehr kurze, also kleine Sortiermaschine zur Durchführung des erfindungsgemäßen
Verfahrens ergibt.
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Die Fig.6 veranschaulicht den Beleghalter mit eingesetzten Belegen
und den daneben befestigten Streifen der Rechenmaschine. Bei der Befestigung desselben
ist lediglich darauf zu achten, daß einander zugeordnete Angaben in gleicher Linie
liegen. Der Zeilenabstand des Papiertransports der Rechenmaschine und die Steghöhe
des Beleghalters sind dabei, wie bereits eingangs erwähnt, übereinstimmend zu wählen.
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Von dem in Fig. 6 veranschaulichten Beleghalter nebst Rechenmaschinenstreifen
kann dann auf photographischem Wege eine Kopie hergestellt werden, wie sie Fig.
7 veranschaulicht. Auf dieser sind also die in den Kartenköpfen enthaltenen Zahlen-
und Textangaben zu finden sowie die Zahlenangaben der Rechenmaschinenliste und das
Resultat. Es sind also zwei Reihen von Rechnungsbeträgen vorgesehen; die übereinstimmen,
wodurch die Kontrolle zwischen Originalangaben der Belege und Aufrechnungsangaben
der Rechenmaschine ermöglicht wird.
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Beim Kopieren durch Umdruck von Spiegelschrift würden in der eingangs
erwähnten Weise sämtliche Angaben in Fig.6 in umdruckfähiger Spiegelschrift erscheinen,
während das Endergebnis in der Liste nach Fig. 7 in Klarschrift erscheinen würde.
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Wie .sich aus dem Gesagten ergibt, werden bei der Durchführung des
Verfahrens die Belege nach bestimmten - Gruppenangaben geordnet und indieser Ordnung
in den Beleghalter einsortiert. Es können, um ein ganz einfaches Anwendungsgebiet
zu nehmen, z. B. bei Strom-, Gas- und Wasserrechnungen die nicht eingelösten Ouittizngsabschnitte
in der Ordnung nach Datum und Abnehmernummern zu Restlisten zusammengestellt werden.
Derartige Listen bedürfen bekanntlich einer wiederholten Zusammenstellung der nach
den Zahlungseingängen jeweils verbleibenden offenen Posten. Hierbei können mit dem
beschriebenen Verfahren die regulierten Belege zu Zahlungseingangslisten zusammengestellt
werden, während die anderen Belege die Restlisten nach dem neuen Stand ergeben.
Hierdurch wird also das sonst erforderliche wiederholte Verdichten der Restlisten
durch Kopieren der Buchungsangaben der Originalbelege ersetzt. Durch ein wiederholtes
Einordnen der Belege in den Beleghalter mit anschließendem Kopieren, Photographieren
oder Umdrucken und Aufrechnen mit schreibenden Addiermaschinen werden also unter
Ausschluß von Übertragungsfehlern zwangsläufig mit den Originalbuchungen übereinstimmende
Buchungslisten gewonnen, wie es sich aus den Fig. 6 und 7 ohne weiteres ergibt.
Dabei ist die Übertragung der Buchungen und des Buchungstextes natürlich nicht auf
eine Zeile beschränkt; die Höhe des Sichtstreifens kann vielmehr den zu übertragenden
Angaben angepaßt werden.
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Auf die Anwendung des Buchungsverfahrens innerhalb der Bruttolohnerrechnung
und -verrechnung wurde eingangs schonhingewiesen. Sinngemäß können, um ein weiteres
Anwendungsbeispiel zu nennen, für die Durchführung der Materialrechnung die als
Einzelbelege ausgebildeten Entnahmescheine in zeitlicher Ordnung als Journal in
der Ordnung nach Materialnummern zum summarischen Abbuchen von den Bestandskarten
und in der Ordnung nach Auftragsgruppen zu Materialverteilungslisten und in der
Gliederung nach Einzelaufträgen für die Kostenträgerstückrechnung zusammengestellt
werden. Zahlreiche andere Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich für den Fachmann
und kaufmännischen Organisator von selbst.