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Verfahren und Einrichtung zur Ablage von Buchungsbelegen In neuerer
Zeit werden bei einer neuen Form der Belegbuch lialtutig Buchungsbelege benutzt,
auf denen die Buchungsangaben in einer oder mehreren "/.eilen am oberen Rand jedes
Beleges angeordnet sind. Wenn derart aufgebaute Belege einander schuppenartig überdeckend
untereinandergelegt «erden, so daß jeweils der die Buchungsangaben enthaltende Kopfteil
jedes Beleges sichtfrei bleibt, so ergibt sich ein listenförmiges Bild der Bttchungsangaben,
das durch eine Kopie, insbesondere Fotokopie, festgehalten werden kann. Darauf können
die Belege nach einem oder mehreren anderen Gesichtspunkten neu geordnet und wieder
schuppenförmig zusammengestellt und kopiert werden. Nach Herstellung der erforderlichen
Kopien müssen die Belege schließlich abgelegt und aufgehoben werden.
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Fundament einer Buchhaltung und Abrechnung ist die lückenlose Belegablage.
Die Belege müssen daher so abgelegt werden, daß nicht etwa einzelne Belege verlorengehen
können. Außerdem muß es möglich sein, beispielsweise bei Kostenanalysen oder Revisionen
einzelne Belege schnell einzusehen, da dem schnellen Belegrückgriff in solchen Fällen
große praktische Bedeutung zukommt.
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Bisher ist es üblich, Massenbelege in einer bestimmten Ordnung nach
Art einer Kartei in entsprechende Kästen abzustellen oder einfach zu bündeln. Bei
einem Belegrückgriff kann es leicht vorkommen, daß ein entnommener Beleg nicht wieder
an seinen richtigen Platz zurückgestellt wird oder gar verlorengeht. Diese Art der
Belegablage entspricht daher nicht den oben angegebenen Forderungen.
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Die Erfindung bezieht sich auf ein Verfahren zur Ablage von Buchungsbelegen
der obenerwähnten Art, das die Nachteile der bekannten Belegablage
vermeidet
und eine einfache, billige und übersichtliche Ablage der Belege ermöglicht, wobei
zugleich sichere Gewähr dafür geboten ist, daß nicht etwa einzelne Belege nachträglich
verlorengehen können.
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Ferner bezieht sich die Erfindung auf Einrichtungen zur Durchführung
des Verfahrens.
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Das Verfahren nach der Erfindung besteht darin, <laß eine Anzahl
gemeinsam zurückzustellender und abzulegender Belege einander derart schuppenartig
überdeckend aufeinandergelegt werden, daß ihre Buchungsangaben ein listenförmiges
Bild ergeben, und daß dann die Belege durch Klebung und bzw. oder Heftung an einem
ihrer seitlichen Ränder derart miteinander verbunden werden, daß eine durchblätterbare
Zusammenfassung der Belege für die Ablage entsteht. Eine solche schuppenförmige
Zusammenfassung der Einzelbelege ersetzt nicht nur die listenförmige Zusammenstellung
einer Auswertung, sondern verbessert gleichzeitig die Ablage ganz wesentlich. Bei
den neuzeitlichen Fotokopierverfahren ist es natürlich einfach und wirtschaftlich,
auch von den letzten Zusammenstellungen der Belege Fotokopien oder Filme anzufertigen.
Hierdurch ergibt sich dann nicht nur eine doppelte Belegsicherung, sondern auch
die Möglichkeit, nach :Ablauf bestimmter Fristen die Belege selbst zu vernichten
und damit die häufig teure Aufhebung der viel Raum beanspruchenden Massenbelege
zu vermeiden.
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Das Verbinden der Belege miteinander durch Klebung kann vorteilhaft
in der Weise erfolgen, daß auf den Rand der schuppenartig aufeinandergelegten Belege
von oben und bzw. oder von unten Streifen geklebt werden, von denen vorzugsweise
einer so breit ist, daß er Lochungen für die Ablage in einem Ordner od. dgl. aufnehmen
kann.
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Als Hilfsmittel für das Aufeinanderlegen und Verkleben der Belege
wird bei dem Verfahren nach der Erfindung ein Beleghalter benutzt, dessen Haltemittel
für die Belege den zu verklebenden Rand der Belege nicht mit erfassen. Vorzugsweise
wird ein Beleghalter benutzt, bei dem als Haltemittel für die Belege Klemmzungen
vorgesehen sind, die eine kleinere Breite als die Belege haben und dadurch gebildet
sind, daß durch U-förmige Schlitze entstandene Zungen einer Bahn aus Papier, Karton,
Preßspan od. dgl. durch entsprechende U-förmige Schlitze einer zweiten derartigen
Bahn gezogen sind.
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Als Klebestreifen für die Verbindung der Belege wird vorzugsweise
ein gegebenenfalls noch rriit einer Verstärkung versehener etwa Y-förmig gefalteter
Streifen aus Papier, Karton od. dgl. benutzt, dessen V-förmig auseinandergespreizte
Schenkel an den einander zugewandten Flächen mit Klebstoff versehen sind. Besonders
wenn es sich um Belege aus steifem Papier oder Karton handelt, wird der Klebestreifen
vorteilhaft in seinem beim Verkleben der Belege auf deren Vorderseite gelangenden
Teil verstärkt ausgeführt. Auch ist es in diesem Falle vorteilhaft, die einzelnen
Belege, z. B. mit Hilfe einer Prägelinie, so zu gestalten, daß sie sich unmittelbar
neben dem Klebestreifen leicht umknicken lassen. Diese beiden Maßnahmen können einzeln
oder gemeinsam natürlich auch angewandt werden, wenn statt eines Y-förmig gefalteten
Klebestreifens zwei getrennte Klebestreifen für Vorder-und Rückseite benutzt werden.
Sie bieten in beiden Fällen den Vorteil, daß die Klebung beim Durchblättern der
Belege weniger beansprucht wird, so daß ein Einreißen oder Lösen des Klebestreifens
und unbeabsichtigtes Herauslösen eines Beleges aus der ein Belegkonto darstellenden
Schuppenliste nicht eintreten kann.
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Die Verklebung der Belege mittels Klebestreifen bietet gegenüber dem
Verkleben der Belege nur untereinander den Vorteil, daß die schuppenförmig verklebten
Belege leichter und zuverlässiger aus dem - Beleghalter herausgezogen werden, können.
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Als Ergebnis erhält man bei dem Verfahren nach der Erfindung gemeinsam
abzulegende Buchungsbelege, die einander schuppenartig so überdeckend, daß ihre
Buchungsangaben ein listenförmiges Bild ergeben, an einer Seitenkante mit mindestens
einem Streifen aus Papier, Karton od. dgl. durch Klebung und bzw. oder Heftung verbunden
sind, der vorzugsweise so breit ist, daß er Lochungen für die Ablage in einem Ordner
od. dgl. aufnehmen kann. Die so verbundenen Belege stellen gewissermaßen ein durchblätterbares
Buch dar, bei dem sämtliche auf jedem Beleg befindlichen Angaben leicht eingesehen
werden können. Dabei sind aber doch die miteinander verbundenen Belege geradezu
wie ein einzelnes Blatt zu handhaben und abzulegen.
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!An Hand der Zeichnung, in der Ausführungsbeispiele der Erfindung
dargestellt sind, sei die Erfindung in ihren Einzelheiten näher erläutert. Es zeigt
Abb. i einen Beleghalter mit eingeschuppten Belegen, Abb.2 einen Y-förmig gefalteten
Klebestreifen und Abb.3 gemeinsam abzulegende durchblätterbare Belege.
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In Abb. i ist i ein Beleghalter, der aus zwei Bahnen aus Karton, Preßspan
od. dgl. hergestellt ist. Die beiden Bahnen können verschiedene Farben haben, was
in der Abbildung durch Punktieren der Teile der einen Bahn angedeutet ist. Bei beiden
Bahnen sind; durch U-förmige Schlitze Zungen 2 bzw. 2a gebildet und die Zungen 2a
der hinteren Bahn durch die Schlitze der vorderen Bahn nach vorn durchgezogen. So
bilden die abwechselnd vorstehenden Zungen 2 und 2" der beiden Bahnen die Haltemittel
für die Belege.
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Als Belege sind in Abb. i längliche Zettel oder Karten 3 dargestellt,
die in ihrem oberen Teil eine Zeile 4 für Buchungsangaben aufweisen. Im unteren
Teil haben die Buchungsbelege 3 verschiedene Felder für weitere Eintragungen, die
aber für die Buchführung nicht in Betracht kommen. Die Zettel 3 sind von oben beginnend
untereinander unter die Zungen 2 und 2a des Beleghalters i gesteckt und überdecken
sich schuppenartig, und zwar wird jeder Beleg 3 durch den darunter eingesteckten
Beleg 3 so weit verdeckt, daß nur die die Buchungsangaben enthaltende Zeile 4 sichtfrei
bleibt.
Auf diese Weise ergibt sich ein listenförmiges Bild der Buchungsangaben der eingesteckten
Belege 3. Die Belege 3 sind in den Beleghalter I so eingesteckt, claß sie mit ihrem
linken Teil über den Beleghalter i vorstehen.
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Infolgedessen können die Belege 3 an ihrer linken Seitenkante leicht
durch Klebung miteinander verbunden werden.
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Für <las Verkleben der Belege 3 wird ein Klebestreifen 5 benutzt,
wie er in Abb. 2 dargestellt ist. Die aufeinanderliegenden Teile 6 des Y-förmig
gefalteten Streifens 5 können, gegebenenfalls unter Einfügung einer Verstärkung,
miteinander verklebt sein. Die beiden V-förmig gespreizten Schenkel und 8 sind an
ihrer Innenseite mit Klebstoff versehen, was in der :\l@bil<iung durch Schraffur
ihrer Innenflächen angedeutet ist.
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Der Klebestreifen j# wird mit seinen Schenkeln 7 und h über die nach
links vorstehenden Belege 3 gescliol)en und mit ihrem Seitenrand verklebt. Sodann
kiiiinen die Belege 3 gemeinsam als durchblätterbare Beleggruppe aus dem Beleghalter
I gezogen werden. Eine solche Beleggruppe zeigt Abb. 3. In dieser Abbildung ist
auch der Klebestreifen 5 in seinem Teil 6 mit Lochungen 9 für das Ablegen der Beleggruppe
in einem Ordner versehen.
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Für die Klebestreifen kann jeder beliebige Klebstoff Verwendung finden.
Besonders vorteilhaft dürfte aber ein erst durch Hitze klebfähig werdender Klebstoff
sein. Für das Verkleben der Belege mit dem Klebestreifen müßte dann eine von oben
und von unten wirkende Heizvorrichtung benutzt werden, ähnlich denen, wie sie beim
Einfassen von Zeichnungen mit Klebestreifen bereits benutzt werden.