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Sammelmappenregistratur Bei Registraturen hat man bereits eine Reihe
von Vorschlägen gemacht, um auf den Akten, vornehmlich auf den Aktenrücken, diejenigen
Bezeichnungen, die für das richtige Abstellen der Akten maßgebend sind, so anzuordnen,
daß zwangsläufig eine richtige Ablage der Akten erreicht wird bzw. Fehler bei der
Ablage von Akten möglichst schnell und einfach schon von außen her zu erkennen sind.
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Zu diesem Zweck hat man beispielsweise farbige Unterstreichungen der
sog. Leitbuchstaben oder Leitzahlen gewählt und auf dem Aktenrücken diese Merkmale
so angeordnet, daß bei richtig abgestellten Aktenstücken die auf den Rücken aufgebrachten
Leitbuchstaben u. dgl. stetig verlaufende, beispielsweise schräg abfallende Symbolketten
bilden.
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Beispielsweise hat man in der Richtung von oben nach unten die Buchstaben
des Alphabetes, und zwar aus Platzmangel einmal die Buchstaben von A bis M, dann
von IV bis Z untereinander angeordnet (man hat also die Alphabetfolge unterbrochen),
so daß beispielsweise bei Akten, die durch den Buchstaben A geführt sind,
das A an der obersten Stelle unterstrichen ist, bei Akten, die durch den
Buchstaben B geführt werden, das an zweiter Stelle stehende B farbig unterstrichen
ist, so daß bei richtig nebeneinandergestellten Akten die farbigen Unterstreichungen
beispielsweise von links oben nach rechts unten in stetig abfallender Linie verlaufen.
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Bei größeren Registraturen reicht die einfache Unterteilung nach dem
Buchstaben des Alphabetes nicht mehr aus, und es müssen weitere Hilfsmittel angewendet
werden, z. B. römische Zahlen, kleine Buchstaben, Ziffern und Kombinationen'von
großen oder kleinen Buchstaben mit Ziffern.
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Bei solcher Art gekennzeichneten Sammelmappenregistraturen stimmt
die Lesereihenfolge der Ordnungssymbole mit der Ordnungsfolge nicht überein, oder
die Stetigkeit der bei richtig geordneten Aktenstücken entstehenden Symbolketten
wird unterbrochen.
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Ferner sind bekannt Sammelmappenregistraturen, bei denen durch Aufkleben
farbiger Streifen untereinander die verschiedenen Dezimalstellen der Ordnungsnummer
der Sammelmappe gekennzeichnet sind. Für die Hunderterreihen beispielsweise zieht
- sich ein Streifen in gleichbleibender Farbe über hundert Aktenrücken hinweg, für
die Zehnerreihe entspricht die Länge jedes Farbstreifens der Breite von je zehn
Aktenrücken, und in der Einerstelle wechselt die Farbe des Streifens von Mappe zu
Mappe.
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Für die Zahlbedeutung der Farbe hat man bisher entweder eine willkürliche
Zuordnung; vorgenommen oder man hat die Farbfolge, welche den Ziffern von 0 bis
9 zugeordnet ist,
der Farbfolge des Spektrünis angelehnt. Bei solchen
Registraturen werden Falschablagen in der Zehner-, Hunderterreihe usw. dadurch erkannt,
daß die Stetigkeit des über ehh." hundert usw. Aktenrücken sich erstreckenden-Farbstreifens
durch eine fremde Farbe unter`,' ' brochen ist. In der Einerreihe fällt eine': Falschablage
jedoch nur auf, wenn man die richtige Reihenfolge der Farben kennt und bei Betrachtung
der Registratur feststellt, daß diese unterbrochen ist. In der Einerreihe fehlt
also eine Stetigkeit, deren Unterbrechung das Vorhandensein von Fehlern leicht erkennen
läßt.
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Ferner ist es bekannt, beispielsweise die Tausenderreihen durch waagerecht
verlaufende Farbstreifen zu markieren und für die Hunderter- und Zehnerreihe die
Farbstreifen so anzuordnen, daß die über hundert Aktenrücken sich erstreckende Farbe,
welche der betreffenden Ziffer der Hunderterstelle zugehört, beibehalten wird, daß
aber nach je zehn Aktenrücken der Farbstreifen um eine Stelle tiefer gesetzt ist.
Der Farbstreifen für die Hunderter- und Zehnerreihe symbolisiert also durch Farbe
und Stellung zwei Dezimalstellen.
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Eine Markierung der Einerreihe ist hierbei nicht möglich.
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Ferner hat man bei Karteileitkarten zur Registrierung von Namen vorgeschlagen,
Symbole anzubringen, die gleich erkennen lassen, wie die drei ersten Buchstaben
des Namens lauten. Der erste Buchstabe eines Namens wird durch schwarze Färbung,
der zweite durch rote, der dritte durch blaue Färbung gekennzeichnet, und zwar jedesmal
in derjenigen senkrechten Rubrik, die einem der Buchstaben A bis Z entspricht. Infolgedessen
fangen alle Namen, bei denen die Buchstabenspalte A schwarz gefärbt ist, mit
A
an, die Namen, die an zweiter Stelle ein b besitzen, haben eine rote Markierung
im zweiten Feld, und ein Name, dessen dritter Buchstabe ein c sein würde, hätte
im dritten Feld eine blaue Markierung. . Abgesehen davon, daß es sich hierbei um
einen ganz anderen Zweck handelt als bei der vorliegenden Erfindung, gestattet eine
solche Markierungsmöglichkeit nicht die Markierung von Namen, bei denen in den ersten
drei Buchstaben ein' oder mehrere Buchstaben mehrfach vorkommen, und bei der Anwendung
auf die Symbolisierung von Zahlen würden alle Zahlen mit zwei oder mehr gleichen
Ziffern nicht darstellbar sein.
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Die Erfindung besteht nun darin, bei Sammelmappenregistraturen mit
Ordnungssymbolen gerade für die letzte Dezimalstelle bzw. für die letzte und vorletzte
Dezimalstelle eine Stetigkeit dadurch zu schaffen, daß die Ordnungssymbole für die
letzte Dezimalstelle (Einer oder Zehner und Einer) auf den nebeneinander richtig
geordneten Mappenrücken in Form eines stetig gebrochenen Linienzuges so angeordnet
sind, daß ihre Lese-,,reihenfolge der Ordnungsfolge entspricht. Erfolgt nunmehr
eine Falschablage in der so gekennzeichneten Dezimalstelle, so läßt sich dies sofort
erkennen, ohne daß man irgendwie die Zahlbedeutung der gewählten Farbe kennt, indem,
wenn die letzte Reihe Einer und Zehner symbolisiert, bei einer Falschablage in der
Einerstelle die Stetigkeit des gebrochenen Linienzuges unterbrochen ist, während
bei Falschabstellungen in der Zehnerreihe die Stetigkeit des Farbstreifens unterbrochen
ist. Markiert man nur die Einerreihe, so kann man überdies für sämtliche Einer einer
noch so umfangreichen Registratur die gleiche Farbe benutzen, und diese Farbe kann
eine solche sein, die keine eigene Zahlbedeutung hat, d. h. in den Zehner-, Hunderterreihen
usw. überhaupt nicht vorkommt, und man kann hierzu Farben wie Schwarz, Weiß, Gold,oder
Silber wählen. Da diese über die Ordner der gesamten Registratur hinweglaufende
einheitliche Farbe sinnlich nicht mehr einen farbigen Eindruck vermittelt, wird
außerdem auch das Bild der Registratur trotz farbiger Markierung voll Zahlen mit
vielen Dezimalstellen ruhiger, was für den erstrebten Zweck deshalb von Bedeutung
ist, weil Abstellfehler in Form von Farbstetigkeitsunterbrechungen desto besser
erkannt werden, je weniger verschiedene Farbeindrücke das menschliche Auge aufzunehmen
braucht.
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Auf der Zeichnung ist eine Sammelmappenregistratur gemäß der Erfindung
dargestellt, bei der die Ordnungssymbole auf jedem einzelnen Aktenstück in der Richtung
von oben nach unten so angeordnet sind, daß ihre Lesereihenfolge der Ordnungsfolge
entspricht, und bei richtig geordneten Aktenstücken stetig verlaufende Symbolketten
entstehen. Weiterhin können die Symbole durch Farben bzw. Farbflächen ausgedrückt
werden (zehn verschiedene Farben für die zehn Ziffern von 0 bis 9), wodurch bereits
aus weiter Entfernung klar erkennbar wird, ob die Akten richtig gestellt sind. Ist
an irgendeiner Stelle die Stetigkeit der Symbolkette, Stetigkeit der Farbe oder
Stetigkeit der Anordnung unterbrochen, so deutet dieses sofort darauf hin, daß das
die Unterbrechung hervorrufende Aktenstück falsch abgestellt ist, und zwar gestatten
insbesondere die Farbmarkierungen der Symbole ein leichtes Erkennen schon auf größere
Entfernungen, ohne, daß der Betrachter der Registratur überhaupt zu wissen braucht,
,ob beispielsweise die Farbe Rot der
Ziffer 4.' und die Farbe Grün
der Ziffer 7 entspricht, da er lediglich die Stetigkeit der Farb- bzw. der Platzanordnung
zu überblicken braucht.
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Zuoberst befindet sich ein Feld a, welches der höchsten Dezimalstelle
der Ordnungsnummer des Aktenstückes entspricht.
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Darunter befindet sich ein Feld.b, welches der zweiten Dezimalstelle
der Ordnungsnummer des Aktenstückes entspricht, darunter ein Feld c, welches der
dritten bzw. nach einer weiteren Anwendung des Prinzips der Erfindung auch der dritten
und vierten Dezimalstelle der Ordnungsnummer des Aktenstückes entspricht.
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Durch die verschiedenen Schraffuren der Felder a, b, c sind die verschiedenen
Farben gekennzeichnet; beispielsweise soll die nach links unten fallende Schraffur
des Feldes a eine blaue Farbe darstellen, welcher der Ordnungswert i entspricht;
die nach rechts unten fallende Schraffur des Feldes b entspricht beispielsweise
der Farbe Rot mit dem Stellenwert z, die waagerecht verlaufende Schraffur des Feldes
c der Farbe Schwarz mit dem Stellenwert 3. Es können entweder nur die Farbflächen
angeordnet sein, oder es können die Stellenwerte der Farben auf den Farbflächen
durch Prägung, Druck o. dgl. bzw. durch Aufkleben von Zahlen noch kenntlicher gemacht
sein.
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Das Feld c kann auf jedem Aktenrücken an insgesamt zehn verschiedenen
Stellen angeordnet sein, wobei jede Stelle einer der Zahlen zwischen 0 und 9 entspricht.
Auf der in der Zeichnung ganz links befindlichen Akte befindet sich das Feld c an
der Stelle 0, auf der danebenliegenden Akte auf der Stelle i usw., auf der zehnten
Akte an der Stelle g.
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Da das Feld c mit schwarzer, Farbe abgedeckt ist, bedeutet das Feld
c auf der ersten Akte den Wert 3 (Farbwert) und fernerhin noch den Wert 0 (Stellungswert),
so daß also das schwarze Schild an der Stelle 0 auf der ersten Akte die Bedeutung
der Zahl 3o besitzt. Auf der danebenliegenden Akte bedeutet die schwarze Farbe wieder
den Wert 3, die Stellung auf dem mit i bezeichneten Feld die Stelle i, so daß also
das schwarze Feld auf der zweiten Akte die Zahl 3 i darstellt usf., das schwarze
Feld auf der zehnten Akte die Zahl 39. Auf der elften Akte hat das Feld c1
beispielsweise die Farbe Grün (senkrechte Schraffur), und die Farbe Grün entspricht
dem Wert d.. Das Feld c, auf der elften Akte bedeutet daher die Zahl 4.o wegen der
Farbe Grün, 0 wegen der Stellung auf dem Felde Null). Auf der zwölften Akte bedeutet
das Feldcl die Zahlq.i und auf der dreizehnten Akte die Zahl 4z. Bei dieser Art
von Systemregistratur entspricht also die Anordnung der Ordnungssymbole
(a, b, c) von oben nach unten entsprechend dem abnehmenden Dezimalstellenwert
der Lesefolge, und die Symbole bilden stetig verlaufende Symbolketten. Die Stetigkeit
der Symbole a liegt in der Beibehaltung der Farbe, die bei einer vollständig ausgefüllten
Registratur, die bis zu dem Ordnungswert 9999 gehen kann, über tausend Felder gleichmäßig
hinwegläuft, die Stetigkeit der Symbole b ebenso in der Beibehaltung der gleichen
Farbe über je hundert Felder; die Stetigkeit der Symbole c liegt ihrerseits in der
Beibehaltung der gleichen Farbe über je zehn Akten hinweg, bei stetig fallender
Anordnung auf den einzelnen Aktenrücken.
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Bei dieser Kennzeichnung entspricht kein einziger Aktenrücken einem
anderen, da er sich entweder durch die Farbe der Symbole oder durch ihre Anordnung
von jedem anderen Aktenrücken deutlich unterscheidet.
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Das Beispiel der Zeichnung bezieht sich auf eine Registratur mit höchstens
9999 Akten. Werden mehr Dezimalen notwendig, so sind an Stelle der beiden oberhalb
der Symbolfläche c angeordneten Symbole drei, vier oder mehr entsprechend den Symbolen
a und d durchlaufende Symbolflächen anzuordnen, so daß mit Leichtigkeit auch Aktennummern
mit fünf, sechs oder mehr Dezimalen darstellbar sind, wobei zweckmäßig die beiden
letzten Dezimalstellen durch Farb- bzw. Stellungsänderung eine Variation zweiter
Ordnung (d. h. im Bereich von 0 bis io=) gestatten.
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Zweckmäßig wird die Wertstufung der Farben entsprechend der Reihenfolge
auf der natürlichen (sog. Ostwaldschen) Farbenskala gewählt, beispielsweise in der
Richtung von Weiß auf Schwarz oder Schwarz auf Weiß, so daß die Kenntnis der natürlichen
Farbenskala schon ohne weiteres die Erkennung des Wertes der gewählten Farbe gestattet.
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Um leicht erkennen zu lassen, ob eine Akte eine sehr niedrige oder
eine sehr hohe Ordnungsnummer darstellt (bei zehntausend Akten ist die niedrigste
Ordnungsnummer oooo, die höchste Ordnungsnummer 9999) können alle Nullen, die links
von der ersten von Null abweichenden Dezimale vorhanden sind, durch irgendein besonderes
Symbol, beispielsweise jeweils ein Dreieck, angedeutet werden.
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In einer solchen Registratur würde beispielsweise die Akte mit der
Ordnungsnummer ooöi auf den Symbolflächen a, b, c,
jeweils ein Dreieck in
beispielsweise weißer oder schwarzer Farbe tragen, eine Akte mit der Ordnungsnummerooi7
würde diese Dreiecke
auf den Farbflächen a und
b aufweisen, eine Akte mit der Ordnungsnummer 0139 nur auf dem Felde
a, und jede Akte mit einer Ordnungsnummer höher als iooo kein Dreieck mehr.
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Hierdurch erkennt auch derjenige, der die Akten losgelöst von der
ganzen Registratur in der .Hand hat und -die Farbwerte nicht kennt, - sofort, daß
eine Akte mit vielen solchen Dreiecken (statt dessen können natürlich auch andere
Figuren oder Zeichen gewählt werden) ganz an den Anfang einer Registratur gehört,
eine Akte, die dagegen kein solches Dreieck o. dgl. zeigt, an den Schluß der Registratur
gehört, eine Maßnahme, die es wesentlich erleichtert, für eine aus der Registratur
entnommene Mappe gleich den ungefähren Standort aufzufinden.
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Da in der natürlichen Lesereihenfolge die zuerst gelesenen Symbole
eine größere Bedeutung für die Einordnung der Akten haben (bei höchstens vierstelligen
Ordnungsnummern gilt die erste Dezimale für eintausend Akten, die zweite nur für
einhundert Akten), können zweckmäßig die Größen der die Symbole darstellenden Farbflächen
von a zu b und b zu c
usw. abnehmen, so daß also die die niedrigeren
Dezimalstellen darstellenden Symbole eine kleinere Fläche besitzen, als nur zur
Kennzeichnung höherer Dezimalstellen benutzten Symbole.
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Endlich kann durch Prägung, Druck, Aufklebung o. dgl. auf jedes Flächensymbol
der Stellenwert der Farbe kenntlich gemacht werden, und endlich kann am Fuß der
Akte ein Feld d vorgesehen sein, in welchem die gesamte Ordnungsnummer der Akte
noch einmal in Form einer gewöhnlichen Zahl zusammengeschrieben ist, so daß bei
näherem Hinsehen gleich die Ordnungsnummer der Akte ohne weitere Überlegung ablesbar
ist. Eine solche Systemregistratur hat den Vorteil, daß selbst aus großer Entfernung
bereits sichtbar ist, ob irgendeine Akte in einer noch so großen Registratur falsch
steht oder nicht, wodurch z. B. die Kontrolle der Aktenablage ganz außerordentlich
vereinfacht wird.
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Dem vorliegenden Erläuterungsbeispiel ist eine normale Standregistratur
zugrunde gelegt, bei der die Akten in senkrechter Stellung neberieinanderstehen.
In sinngemäß gleicher Form kann diese Systemregistratur auch für anders abgelegte
Akten verwendet werden, z. B. waagerecht übereinanderliegende Akten, eingehängte
Akten (Einhängeregistraturen) u. dgl.