WO2019142382A1 - 来客対応ｒｐａシステム - Google Patents

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WO2019142382A1
WO2019142382A1 PCT/JP2018/029328 JP2018029328W WO2019142382A1 WO 2019142382 A1 WO2019142382 A1 WO 2019142382A1 JP 2018029328 W JP2018029328 W JP 2018029328W WO 2019142382 A1 WO2019142382 A1 WO 2019142382A1
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WO
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guest
information
host
visit
unit
Prior art date
Application number
PCT/JP2018/029328
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English (en)
French (fr)
Inventor
斉寿 長沼
Original Assignee
Ａｃａｌｌ株式会社
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
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Publication date
Application filed by Ａｃａｌｌ株式会社 filed Critical Ａｃａｌｌ株式会社
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Priority to JP2022098825A priority patent/JP7470283B2/ja

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management

Definitions

  • the present invention relates to a visitor-friendly RPA system and program for dealing with guests in facilities such as companies and collective housing.
  • RPA Robot Process Automation
  • Patent Document 1 discloses a reception system that performs an entrance procedure by causing a card reader of a reception to read a non-contact IC card possessed by a guest.
  • a guest-facing RPA system for serving a guest wherein said guest is a device operated to announce a visit, said guest interface device having a guest output unit and a guest input unit;
  • a device operated by a host to be connected is connected to a host interface device having a host output unit and a host input unit.
  • the visitor handling RPA system receives, from the host via the host input unit, the information on the appointment of the guest's visit before the guest's visit, and manages the appointment based on the information on the appointment.
  • An appointment management unit that creates information and stores the appointment management information, and an input of visit information that tells the guest's visit from the guest via the guest input unit when the guest visits, and the visit information is input
  • a visit management unit that authenticates the guest based on the appointment management information and the visit information, and identifies the guest in the guest output unit toward the guest when the authentication of the guest is successful Welcome message in different formats And a reaction section to output.
  • the visitor handling RPA system according to the second aspect is the visitor handling RPA system according to the first aspect, wherein the reaction unit directs the host output unit to the host when the authentication of the guest is successful. It outputs a visit notice notifying the guest's visit.
  • the visitor handling RPA system according to the third aspect is the visitor handling RPA system according to the second aspect, and the visit notification includes an image representing the face of the guest.
  • the visitor handling RPA system is the visitor handling RPA system according to the second aspect or the third aspect, wherein the reaction unit receives a response from the host to the guest visit via the host input unit. The input is accepted, a response message is created according to the input response, and the guest output unit outputs the response message to the guest.
  • the visitor support RPA system according to the fifth aspect is the visitor support RPA system according to the fourth aspect, wherein the response message includes an image representing the face of the host.
  • the visitor handling RPA system according to the sixth aspect is the visitor handling RPA system according to the fourth aspect or the fifth aspect, wherein the response message contains information on the time required for the host to arrive at the guest. Including.
  • a visitor handling RPA system is the visitor handling RPA system according to any one of the first through sixth aspects, wherein the guest interface device is connected to the extension telephone.
  • the reaction unit controls the extension telephone to connect to the extension number corresponding to the host when the authentication of the guest is successful.
  • the visitor-oriented RPA system according to the eighth aspect is the visitor-oriented RPA system according to any one of the first to seventh aspects, wherein the reaction unit directs the guest output unit to a guest for whom the authentication is successful. Output music associated with the guest.
  • the visitor support RPA system is the visitor support RPA system according to any one of the first aspect to the eighth aspect, which is installed in an entrance where the guest interface device is installed or in a room through which the guest passes. Connected to the speakers.
  • the reaction unit causes the speaker to output music related to the guest to the guest whose authentication is successful.
  • the visitor-oriented RPA system is the visitor-oriented RPA system according to any one of the first to ninth aspects, which is an apparatus used in a room through which the guest passes, and a room output unit Are further connected to a room interface device.
  • the visitor-friendly RPA system further includes a storage unit that stores personal information of the guest.
  • the reaction unit acquires the latest information related to the guest based on the personal information, and causes the room output unit to output the latest information.
  • the visitor handling RPA system is the visitor handling RPA system according to any one of the first through ninth aspects, which is a device used in a room through which the guest passes, and a room input unit Are further connected to a room interface device.
  • the visitor handling RPA system further includes a minutes creation unit that receives an input of meeting information on a meeting between the guest and the host via the room input unit, and creates a minutes based on the meeting information.
  • the visitor-oriented RPA system is the visitor-oriented RPA system according to the eleventh aspect, wherein the room interface device further includes a room output unit.
  • the minutes creation unit causes the room output unit to display a meeting management screen, and the predetermined area displayed on the meeting management screen is displayed from the at least one of the host and the guest via the room input unit.
  • the input of the text data regarding the contents of the meeting is received as the meeting information, and the minutes are created based on the text data.
  • a visitor handling RPA system is the visitor handling RPA system according to any one of the first through ninth aspects, which is a device used in a room through which the guest passes, and a room output unit Are further connected to a room interface device.
  • the visitor support RPA system further includes a time management unit that performs time management based on the appointment management information and causes the room output unit to output an alert to at least one of the host and the guest.
  • the visitor-oriented RPA system is the visitor-oriented RPA system according to any one of the first to thirteenth aspects, wherein the visit management unit is configured to leave the guest from at least one of the guest and the host. It receives an input of exit information telling the hall, and judges the exit of the guest based on the exit information.
  • the visitor-friendly RPA system further includes a return unit that transmits a thank-you message for the guest's visit to a predetermined contact address of the guest after it is determined that the guest has exited.
  • the visitor handling RPA system is the visitor handling RPA system according to any one of the first through fourteenth aspects, wherein the welcome message includes the name of the guest.
  • the visitor handling RPA system is the visitor handling RPA system according to any one of the first through fifteenth aspects, wherein the appointment management unit is based on the appointment management information before the guest visits.
  • the predetermined information is sent to the predetermined contact address of the guest.
  • the visit management unit receives an input of the predetermined information as the visit information.
  • the visitor-oriented RPA system according to the seventeenth aspect is the visitor-oriented RPA system according to any one of the first to sixteenth aspects, and is connected to an external device having a reader that reads information on the guest.
  • the reaction unit authenticates the guest based on the information on the guest read by the reader, and when the authentication of the guest is successful, gives the guest the right to use the external device, and the guest Activate the external device.
  • the visitor handling RPA system according to an eighteenth aspect is the visitor handling RPA system according to the seventeenth aspect, wherein the external device is an elevator, a gate device, a door or a vending machine.
  • the visitor-oriented RPA system according to a nineteenth aspect is the visitor-oriented RPA system according to the seventeenth aspect or the eighteenth aspect, wherein the information related to the guest includes biological information of the guest.
  • the visitor-oriented RPA system according to the twentieth aspect is the visitor-oriented RPA system according to any one of the first to nineteenth aspects, wherein the visit information includes biological information of the guest.
  • the visitor-adaptive RPA program is a visitor-adaptive RPA program for dealing with guests, and has a computer execute the following.
  • the computer is a device operated by the guest to announce a visit, and is a guest interface device having a guest output unit and a guest input unit, and a device operated by a host that receives the guest, the host output unit and It is connected to a host interface device having a host input unit.
  • the guest input unit receives an input of visit information for telling the guest's visit via the guest input unit, and when the visit information is input, it is based on the appointment management information and the visit information. Authentication of the guest.
  • the guest output unit outputs a welcome message in a format that identifies the guest to the guest.
  • the visitor-adaptive RPA system is a visitor-adaptive RPA system for serving a guest, which is a device used in a room through which the guest passes, and connected to a room interface device having a room output unit Be done.
  • the visitor-adaptive RPA system includes a storage unit for storing personal information of the guest, a reaction unit for acquiring the latest information related to the guest based on the personal information and causing the room output unit to output the latest information Equipped with
  • the visitor-adaptive RPA system is a visitor-adaptive RPA system for dealing with a guest, which is a device used in a room through which the guest passes, and is connected to a room interface device having a room input unit. Be done.
  • the visitor handling RPA system includes a minutes creation unit that receives an input of meeting information on a meeting by the guest and a host that receives the guest via the room input unit, and creates a minutes based on the meeting information. .
  • the visitor-adaptive RPA system is a visitor-adaptive RPA system for dealing with a guest, which is a device operated by a host that receives the guest, and has a host interface device having a host output unit and a host input unit An apparatus used in a room through which the guest is passed, the apparatus being connected to a room interface apparatus having a room output unit.
  • the visitor handling RPA system receives, from the host via the host input unit, the information on the appointment of the guest's visit before the guest's visit, and manages the appointment based on the information on the appointment.
  • An appointment management unit that creates information and stores the appointment management information; time management is performed based on the appointment management information; and time management that causes the room output unit to output an alert to at least one of the host and the guest And a unit.
  • the visitor-oriented RPA system is a visitor-oriented RPA system for serving a guest, which is a device operated by the guest to announce a visit, and has a guest output unit and a guest input unit. Connected to the device.
  • the visitor handling RPA system receives an input of visit information for telling the guest's visit from the guest via the guest input unit when the guest visits, and when the visit information is input, based on the visit information
  • a visit management unit that authenticates the guest, receives from the at least one of the guest and the host an input of exit information notifying the exit of the guest, and determines the exit of the guest based on the exit information;
  • a reciprocation unit that transmits a thank-sent message for the guest's visit to a predetermined contact of the guest after the guest's exit is determined.
  • the host can register, in advance, appointment management information for managing appointments of guests' visits. Then, when the guest inputs visit information through the input unit of the guest interface device at the time of visit, authentication of the guest is performed based on the appointment management information and the visit information. When the guest authentication is successful, a welcome message in the form of identifying the guest is output to the guest from the output unit of the guest interface device operated by the guest. In this way, the guest can feel that he / she is just greeted, not as an unspecified one. Therefore, while being able to realize an efficient guest response, a guest can be warmly received.
  • any of the fifteenth to eighteenth aspects it is possible to realize efficient guest response, provide a detailed service to the guest, and warmly receive the guest.
  • the figure which shows the whole structure of the visitor corresponding RPA system which concerns on one Embodiment of this invention The figure which shows the constitution of the server.
  • FIG. 1 shows the entire configuration of a visitor-ready RPA system 1 according to the present embodiment.
  • the visitor handling RPA system 1 is a system for partially omitting or simplifying a conventional person-based guest handling process in a facility such as an office.
  • the visitor compatible RPA system 1 includes a server 2 and various information terminals 3 to 5 connected to the server 2 via a network 9 such as the Internet or a local area network (LAN).
  • the visitor handling RPA system 1 according to the present embodiment is a service form called so-called cloud service, ASP (Application Service Provider), SaaS (Software as a Service), etc., and is a visitor handling RPA service for meeting guests in various facilities.
  • ASP Application Service Provider
  • SaaS Software as a Service
  • the information terminals 3 to 5 are devices serving as an interface between the server 2 providing the service and a user who receives the service.
  • the information terminal 3 is a device (hereinafter referred to as a reception terminal) which is typically installed in a reception area secured in the entrance of a facility and operated by a visiting guest.
  • the reception terminal 3 is connected to a printer 7 for assisting a guest's entrance procedure.
  • the information terminal 4 is a device (hereinafter referred to as a host terminal) operated by a host who meets a guest.
  • the information terminal 5 is a device (hereinafter referred to as a room terminal) which is installed in each room such as a conference room or a reception room through which a guest is passed and which is operated by the host and the guest. Further, as shown in FIG. 1, an information terminal 6 (hereinafter, referred to as a guest terminal) is also connected to the visitor corresponding RPA system 1.
  • the guest terminal 6 is a device owned by a guest.
  • the RPA service for visitors provided by the visitor RPA system 1 includes a series of actions related to guest visits, such as management of appointments for visits, admission procedures, meetings, presentation, presentation of meetings, exit procedures, follow-ups, etc. Comprehensively support Thereby, the visitor-adaptive RPA service according to the present embodiment can create added value that can not be obtained only by supporting individual actions, and as described later, the host is a "hospitality" that is detailed to the guest Can be provided.
  • the configuration of each of the devices 2 to 7 will be described below, and then the visitor handling process executed by the visitor handling RPA system 1 will be described.
  • the server 2 is a general server computer as hardware, and is configured by installing the visitor corresponding RPA program 2A in the server computer.
  • the visitor support RPA program 2A is a program that causes the server 2 to execute processing to be described later, and is installed from a computer readable recording medium 70 such as a CD-ROM or USB memory, or from another device via the network 9. Ru.
  • the functions of the server 2 may be distributedly processed by a plurality of server computers, or may be centrally processed by one server computer. That is, the hardware configuration of the server 2 according to the present embodiment is not subject to the above restriction that there is at least one server computer.
  • the server 2 includes a control unit 21, a storage unit 22, a communication unit 23, a display unit 24, and an input unit 25. These units 21 to 25 are connected to each other via a bus line, and can communicate with each other.
  • the display unit 24 is configured by a liquid crystal display or the like, and displays necessary information to the user.
  • the input unit 25 is configured by a mouse, a keyboard, a touch panel, an operation button, and the like, and receives an operation on the server 2 from the user. As a user of the server 2, typically, an administrator of the server 2 is assumed.
  • the storage unit 22 is configured of a non-volatile storage device such as a hard disk or a magnetic tape.
  • a host database 60 in addition to storing the visitor corresponding RPA program 2 A, a host database 60, a guest database 61 and an appointment database 62 are constructed. The details of each database (DB) 60 to 62 will be described later.
  • the control unit 21 includes a CPU, a ROM, a RAM, and the like.
  • the control unit 21 reads out and executes the visitor corresponding RPA program 2A stored in the storage unit 22, thereby virtually making the appointment management unit 21A, the visit management unit 21B, the reaction unit 21C, the time management unit 21D, the proceedings It operates as the recording unit 21E, the return unit 21F, and the host management unit 21G. Details of the operation of each of the units 21A to 21G will be described later.
  • the communication unit 23 functions as a communication interface that connects the server 2 to the network 9.
  • the structure of the reception terminal 3 is shown in FIG.
  • the reception terminal 3 is a device operated by a guest to announce a visit, and is typically placed on a reception desk of a reception area of a facility where a visitor-ready RPA service is introduced.
  • the reception terminal 3 is a general computer such as a tablet computer, a desktop computer, and a laptop computer as hardware, and is configured by installing a predetermined program 3A in such a computer.
  • the program 3A is a program that causes the reception terminal 3 to execute processing to be described later, and is a simple browser in the present embodiment. That is, in the present embodiment, all special functions for executing the visitor corresponding RPA service are basically implemented on the server 2 side, and the receiving terminal 3 mainly receives the operation input from the user and is provided from the server 2 Execute only general-purpose processing that displays various screens. However, in another embodiment, among the functions implemented in the program 2A, all or a part of the functions suitable to be executed by the accepting terminal 3 are implemented in the program 3A and hence in the control unit 34. The processing of 2 may be distributed to the reception terminal 3.
  • the reception terminal 3 includes a display unit 31, an input unit 32, a storage unit 33, a control unit 34, a communication unit 35, and a speaker 36. These units 31 to 36 are connected to each other via a bus line, and can communicate with each other.
  • the display unit 31 is configured of a liquid crystal display or the like, and displays necessary information such as a screen to be described later to the user.
  • the input unit 32 includes a touch panel, operation buttons, a mouse, a keyboard, a microphone, a camera, and the like, and receives an operation from the user on the reception terminal 3 and, in turn, the server 2 connected thereto. A guest is typically assumed as the user of the reception terminal 3.
  • the storage unit 33 is composed of a non-volatile storage device such as a hard disk or a flash memory, and stores the program 3A.
  • the control unit 34 includes a CPU, a ROM, a RAM, and the like.
  • the communication unit 35 functions as a communication interface for connecting the reception terminal 3 to the network 9.
  • the speaker 36 outputs a sound.
  • the printer 7 is placed beside the reception terminal 3.
  • the printer 7 is connected to the reception terminal 3, receives the entry certificate data from the server 2 via the reception terminal 3, and issues a label on which the data is printed.
  • the issued label is the guest's admission certificate, and the guest holds it and stays in the facility.
  • the label of this embodiment is a paper on which entrance certificate data is printed on the front surface and a sealing surface is formed on the back surface, and the label is a release sheet protecting the sealing surface. Is attached. The guest peels off the release sheet from the label and applies the label to clothes, a bag or the like as an admission certificate.
  • the configuration of the host terminal 4 is shown in FIG.
  • the host terminal 4 is a device used by the host for daily work, and is installed in a host's office or the like, or carried by the host moving within the facility.
  • a dedicated device as the host terminal 4 may be prepared separately from the device that the host uses for daily work.
  • the host terminal 4 is a general computer such as a desktop computer, a laptop computer, a tablet computer, and a smartphone as hardware, and is configured by installing a predetermined program 4A in such a computer.
  • the program 4A is a program that causes the host terminal 4 to execute processing to be described later, and is a simple browser in the present embodiment. That is, in the present embodiment, the host terminal 4 mainly receives operation input from the user and executes only general-purpose processing for displaying various screens provided by the server 2. However, in another embodiment, among the functions implemented in the program 2A, all or a part of the functions suitable to be executed by the host terminal 4 are implemented in the program 4A and hence in the control unit 44. The processing of 2 may be distributed to the host terminal 4.
  • the host terminal 4 includes a display unit 41, an input unit 42, a storage unit 43, a control unit 44, a communication unit 45, and a speaker 46. These units 41 to 46 are connected to each other via a bus line, and can communicate with each other.
  • the display unit 41 is configured of a liquid crystal display or the like, and displays necessary information such as a screen to be described later to the user.
  • the input unit 42 includes a mouse, a keyboard, a touch panel, operation buttons, a microphone, a camera, and the like, and receives an operation from the user on the host terminal 4 and, in turn, the server 2 connected thereto.
  • a host is typically assumed as the user of the host terminal 4.
  • the storage unit 33 is composed of a non-volatile storage device such as a hard disk or a flash memory, and stores the program 4A.
  • the control unit 44 is configured of a CPU, a ROM, a RAM, and the like.
  • the communication unit 45 functions as a communication interface for connecting the host terminal 4 to the network 9.
  • the speaker 46 outputs a sound.
  • Room terminal The structure of the room terminal 5 is shown in FIG.
  • the room terminal 5 is kept in a room such as a meeting room or a reception room through which a guest is passed.
  • a portable device may be prepared as the room terminal 5.
  • the room terminal 5 and the host terminal 4 are described as separate devices in the present embodiment beginning with FIG. 1, the same device may be used as the room terminal 5 when it is present and as the host terminal 4 when the same device is present. You can also.
  • the room terminal 5 is a general computer such as a tablet computer, a desktop computer, and a laptop computer as hardware, and is configured by installing a predetermined program 5A in such a computer.
  • the program 5A is a program that causes the room terminal 5 to execute processing to be described later, and is a simple browser in the present embodiment. That is, in the present embodiment, the room terminal 5 mainly receives operation input from the user and executes only general-purpose processing for displaying various screens provided by the server 2. However, in another embodiment, among the functions implemented in the program 2A, all or a part of the functions suitable to be executed by the room terminal 5 are implemented in the program 5A and hence in the control unit 54. The processing of 2 may be distributed to the room terminals 5.
  • the room terminal 5 includes a display unit 51, an input unit 52, a storage unit 53, a control unit 54, a communication unit 55, and a speaker 56. These units 51 to 56 are connected to one another via a bus line and can communicate with each other.
  • the display unit 51 is configured by a liquid crystal display or the like, and displays necessary information such as a screen to be described later to the user.
  • the input unit 52 includes a mouse, a keyboard, a touch panel, operation buttons, a microphone, a camera, and the like, and receives an operation from the user on the room terminal 5 and, in turn, the server 2 connected thereto. As a user of the room terminal 5, typically both a host and a guest are assumed.
  • the storage unit 33 is composed of a non-volatile storage device such as a hard disk or a flash memory, and stores the program 5A.
  • the control unit 54 includes a CPU, a ROM, a RAM, and the like.
  • the communication unit 55 functions as a communication interface that connects the room terminal 5 to the network 9.
  • the speaker 56 outputs a sound.
  • Visitor processing> The visitor handling process executed by the visitor handling RPA system 1 will be described below.
  • the visitor-oriented RPA service realized by the same process is a series of related to guest visits, such as management of appointments for visits, admission procedures, meetings, presentation, presentation proceedings, exit procedures, follow-ups, etc. Support actions comprehensively. Below, the flow of these processes is demonstrated in order, referring FIG.6 and FIG.11.
  • a host who receives a guest interacts with the guest by a method such as telephone or electronic mail, and determines the date and time of the meeting at the facility by both parties. After determining the date and time of the meeting, the host accesses the server 2 via the host terminal 4 and registers an appointment in the server 2 before the guest visits. At this time, the host management unit 21G of the server 2 authenticates the host that has accessed the server 2.
  • the host DB 60 in the storage unit 22 is referred to for host authentication.
  • identification information hereinafter referred to as a host ID
  • a host ID identification information of a host to which the use authority of the visitor corresponding RPA service is given and a password for authentication are stored in association with each other.
  • the host management unit 21G causes the display unit 41 of the host terminal 4 to display a login screen for accepting the input of the host ID and password as login information, and the host displays the same information in the same screen via the input unit 42 of the host terminal 4
  • the host authentication is performed by collating with the information in the host DB 60. If the authentication is successful, a basic screen for executing the visitor-adaptive RPA service is displayed on the display unit 41.
  • attribute information such as the host name, e-mail address, department, job title, and an image representing a face (hereinafter referred to as host face image) are stored in association with each other. .
  • the host ID a dedicated code is assigned in the present embodiment, but information included in various attribute information of the host can also be used as appropriate.
  • the name of the host and the department to which the user belongs can be combined to form a host ID, or only the name of the host can be used as the host ID.
  • the host can select to register an appointment on the basic screen.
  • the appointment management unit 21A displays an appointment registration screen on the display unit 41.
  • the appointment registration screen receives an input of information on an appointment of a guest's visit from the host via the input unit 42 of the host terminal 4 (step S1).
  • the information on the appointment entered here includes the guest's name, e-mail address, affiliation, personal information such as department and post, date and time of the meeting (including start time and end time), and identification of the room used in the meeting It contains information (hereinafter referred to as room ID) and attribute information such as names of participants (hereinafter referred to as host participants) to the meeting of the host organization, mail address, affiliation organization, affiliation department, and post.
  • the information on the guest (not only the personal information described above but also those described later) is stored in the guest DB 61 in the storage unit 22 and can be reused thereafter. That is, for the registered guest's personal information, the input can be simplified under the same situation.
  • identification information of the guest hereinafter referred to as a guest ID
  • information on the guest are stored in association with each other. Therefore, only by inputting information (for example, the guest's name and belonging organization) sufficient to identify the guest, the necessary information linked to this is automatically called from within the guest DB 61.
  • a dedicated code is assigned as the guest ID, but various information related to the guest can also be used as appropriate.
  • the guest's name, the organization, and the department may be combined to form a guest ID, or only the guest's name may be used as a guest ID.
  • the host side participant is usually a person having the authority to use the RPA service for the visitor, and is registered in the host DB 60. Therefore, even when inputting information on the host participant, only by inputting information on a part of the host participant (for example, the name of the host participant and the department to which the host participant belongs) sufficient to identify the host participant, Since necessary information can be called from the host DB 60, input can be simplified.
  • the appointment management unit 21A creates appointment management information based on the information and stores the information in the appointment DB 62.
  • the appointment management information is information for managing an appointment, and is information in which identification information of an appointment (hereinafter referred to as an appointment ID) is associated with various information related to an appointment.
  • the appointment management information of this embodiment includes the guest ID of the guest participating in the meeting and the host ID of the host-side participant, which are stored in the host DB 60 and the guest DB 61 with the information on the appointment input by the host as a key Search for and get.
  • a dedicated code is assigned as the appointment ID, but various information regarding the appointment can be used as appropriate. For example, the guest's name and the date and time of the meeting may be combined to form an appointment ID.
  • the appointment management unit 21A After registration of the appointment management information, before the guest visits, the appointment management unit 21A identifies all guests and the host side participants based on the appointment management information, and transmits the detailed information of the appointment to the respective predetermined contacts. (Step S2). Note that transmission of appointment detailed information may be omitted for a host that has registered an appointment.
  • the predetermined contact point here is, for example, an e-mail address that can be searched from the various DBs 01 to 62 using the guest ID and the host ID as keys.
  • the detailed information of the appointment can be sent using any message reception function (for example, mailer function, chat function) of the destination device, and at this time, the external installed on the destination device
  • the functions of the application program may be used.
  • the detailed information of the appointment includes the appointment ID, the date and time of the meeting, the room ID used in the meeting, the names of the participants, and the like. Further, in the present embodiment, a QR code (registered trademark) representing an appointment ID is transmitted to the guest. The guest receives at the guest terminal 6 the detailed information of the appointment including the QR code (registered trademark). Furthermore, the detailed information on the appointment for the guest may include a route to the facility. In addition, the detailed information of the appointment may be transmitted as a reminder (including the case of retransmission) to all the guests and the host-side participants at a predetermined timing such as the day before the appointment, for example.
  • a reminder including the case of retransmission
  • a guest visits the facility and arrives at the reception area.
  • the guest operates the reception terminal 3 to perform an entrance procedure.
  • the visit management unit 21B receives an input of visit information that announces the guest's visit from the guest via the input unit 32 of the reception terminal 3 when the guest visits (step S3).
  • the guest can input the appointment ID as the visit information by causing the camera included in the input unit 32 of the reception terminal 3 to read the QR code (registered trademark) received by the guest terminal 6 in advance.
  • the guest may display a QR code (registered trademark) on the display of the guest terminal 6 carried to the facility and read it, or reads the QR code (registered trademark) printed on paper
  • the touch panel included in the input unit 32 can be operated to input a character / number string representing an appointment ID.
  • predetermined information other than the appointment ID for example, the guest's name or host's name, the meeting It is also possible to input a room ID etc. to be used. In this case, such information can be easily input if it is included in a QR code (registered trademark) transmitted to the guest in advance.
  • the visit management unit 21B authenticates the guest based on the appointment management information and the visit information (step S4).
  • the appointment management information is searched from within the appointment DB 62 using the appointment ID input as the visit information as a key, and it is determined that an appointment has been made in advance (that is, the appointment management information corresponding to the entered visit information is If it is registered, the guest's authentication succeeds.
  • the appointment management information corresponding to the input visit information is not found in the appointment DB 62, the guest authentication fails. In this case, the guest must respond by, for example, calling a host separately. This can prevent a sudden visitor etc. without an appointment.
  • the reaction unit 21C creates a welcome screen W1 (see FIG. 7) for the guest, transmits this to the reception terminal 3, and displays it on the display unit 31 of the reception terminal 3. It is displayed (step S5).
  • the welcome screen W1 can be transmitted using an arbitrary message reception function (for example, a mailer function, a chat function) of the reception terminal 3 of the transmission destination.
  • the reception terminal 3 of the transmission destination is The function of the installed external application program may be used.
  • the welcome screen W1 displays a welcome message in a form that identifies the guest.
  • the welcome message includes text information and / or an image (hereinafter referred to as a welcome message body) indicating a welcome to the guest, and further, in the present embodiment, as the information for identifying the guest as an address, the organization and name of the guest. including.
  • the information for identifying the guest is determined with reference to the personal information of the guest registered in the appointment DB 62. Alternatively, it may be determined with reference to the personal information of the guest who can search the guest DB 61 using the visit information as a key.
  • the welcome message body one that is preset can be used, or one that is input individually by the host and stored in the appointment DB 62 can be used at the time of appointment registration or the like.
  • the guest who sees the above welcome message can feel warmly received because it can feel as if he / she is just greeted, not as an unspecified number one person.
  • the reaction unit 21C outputs an appropriate sound (including a sound for reading the content of the welcome message or a sound effect for merely drawing the guest's attention) from the speaker 36 of the reception terminal 3 You can also
  • the reaction unit 21C transmits the admission certificate data to the reception terminal 3 in parallel with the display of the welcome message, and causes the printer 7 to issue the admission certificate (step S6).
  • the entrance certificate data is printed on the surface of the entrance certificate, and the entrance certificate data includes a guest name and organization, and a QR code (registered trademark) representing an appointment ID.
  • the reaction unit 21C creates a visit notification W2 (see FIG. 8) directed to the host in parallel with the display of the welcome message.
  • the visit notification W2 is transmitted to the host terminal 4 and displayed on the display unit 41 (step S7).
  • the reaction unit 21C identifies all the host-side participants based on the appointment management information, and transmits a visit notification W2 to each predetermined contact address.
  • the predetermined contact here is, for example, an e-mail address that can be searched from the DBs 60 and 62 using the host ID as a key.
  • the visit notification W2 can be transmitted using an arbitrary message reception function (for example, a mailer function, a chat function) possessed by the host terminal 4 of the transmission destination, and at this time, it is installed in the host terminal 4 of the transmission destination.
  • an arbitrary message reception function for example, a mailer function, a chat function
  • the function of the external application program may be used.
  • the visit notification W2 includes text information and / or an image for notifying a guest's visit.
  • the visit notification W2 of the present embodiment is created in a format that identifies the guest and the host side participant, includes the affiliation organization and name of the guest as the information identifying the guest, and the host as the information identifying the host side participant Includes the names of the side participants.
  • Information for identifying the guest and the host side participant is determined with reference to the guest's personal information registered in the appointment DB 62 and the attribute information of the host. Alternatively, it may be determined with reference to the guest personal information and host attribute information of the guest that can be searched from the guest DB 61 and the host DB 60 using the visit information as a key.
  • the visit notice W2 of the present embodiment also includes the date and time of the meeting, and this information is acquired from the appointment management information.
  • the visit notification W2 of the present embodiment includes an image (hereinafter referred to as a guest face image) representing the face of the guest.
  • the guest face image may be one photographed by a camera included in the input unit 32 of the reception terminal 3 or one registered as guest's personal information in the guest DB 61 may be used.
  • the guest face image captured once may be registered in the guest DB 61 and repeatedly used, or may be newly captured for each guest visit.
  • the reaction unit 21C together with the display of the visit notification W2, also generates an appropriate sound (including a voice for reading the content of the visit notification and a sound effect for merely drawing the host's attention) from the speaker 46 of the host terminal 4 It can also be output.
  • the host-side participant who has seen the above-mentioned visit notification W2 can know the arrival of the guest and can start preparation for welcoming the guest.
  • the responsible host participant (hereinafter referred to as the responsible person) picks up the guest to the reception area, but before that, sends a response message to the guest.
  • a URL to be accessed by the person in charge is displayed.
  • the reaction unit 21C creates a response input screen W3 as shown in FIG. 9 and causes the display unit 41 of the host terminal 4 to display this.
  • the response input screen W3 receives an input of a response to a guest's visit from the person in charge via the input unit 42 of the host terminal 4 (step S8).
  • a plurality of messages to be included in the response message are presented in a selection format.
  • the person in charge selects one of the plurality of message options on the response input screen W3, the reaction unit 21C creates a response screen W4 (see FIG. 10) directed to the guest.
  • the reception terminal 3 is displayed on the display unit 31 of the reception terminal 3 (step S9).
  • the response screen W4 can be transmitted by using an arbitrary message reception function (for example, a mailer function, a chat function) of the reception terminal 3 of the transmission destination, and at this time, it is installed in the reception terminal 3 of the transmission destination
  • the function of the external application program being used may be utilized.
  • the reaction unit 21C receives an appropriate sound (including a voice reading the content of the response message or a sound effect for merely drawing the guest's attention) from the speaker 36 of the reception terminal 3 It can also be output.
  • a response message is displayed on the response screen W4.
  • the response message includes character information and / or an image representing the response from the host, and is created in response to the response input by the host.
  • the response message includes the message selected by the host via the response input screen W3.
  • the response message of this embodiment is created in a format that identifies the guest and the person in charge, and includes information on identifying the guest as the addressee, including the guest's name and affiliation organization, and information on identifying the person in charge. Including the name of the person. Information for identifying the guest and the person in charge is determined with reference to the personal information of the guest registered in the appointment DB 62 and the attribute information of the host.
  • the response message of this embodiment includes the host face image of the person in charge.
  • the host face image is acquired from within the host DB 60.
  • a guest who sees the above response message can know that the host is aware of his arrival, and can safely wait for the host to pick up.
  • guests can know that they are just being welcomed, and can specifically recognize those who will be welcoming themselves, and feel that they are being warmly welcomed.
  • the face image enables warm communication while looking at each other's face.
  • the response message of the present embodiment includes information on the time required for the person in charge to arrive to the guest.
  • the expressions such as "I'll be ready to pick you up immediately”, “Please wait a moment", "Please wait on the couch because it is in a meeting, etc.” Indirect notification of the arrival time of This allows the guest to know how long he / she has to wait and to spend the waiting time at ease.
  • information that quantitatively represents the time required to arrive can be included in the response message.
  • the response input screen W3 may be configured to allow the person in charge to select or freely enter information including quantitative values such as "after 5 minutes” and "13:05". .
  • the reaction unit 21C may automatically predict the estimated arrival time based on the current position information of the host terminal 4 and the like, and may include this in the response message. If the host terminal 4 is stationary, the position information of the host terminal 4 is specified, for example, in advance by associating the ID of the host terminal 4 with the ID of the host terminal 4 and storing the position information in the storage unit 22 can do. Further, if the host terminal 4 is mobile, it can be specified, for example, from position information of an access point of wireless communication to which the host terminal 4 is connected.
  • the entrance procedure is completed.
  • the person in charge takes the guest to the reception area and then takes the guest to move to a reserved room such as a conference room or a reception room.
  • a service as shown in FIG. 11 is performed.
  • a host which may be any host-side participant
  • accesses the server 2 via the room terminal 5 a basic screen is displayed on the display unit 51 of the room terminal 5.
  • This basic screen may be the same as step S1, or may be a screen suitable for the service provided in the room.
  • the same host authentication as in step S1 may be performed.
  • the host can order a drink from the basic screen.
  • the host requests a drink order screen on the basic screen via the input unit 52 of the room terminal 5 (step S11).
  • the reaction unit 21C creates a drink order screen, transmits it to the room terminal 5, and displays it on the display unit 51 of the terminal (step S12).
  • preference information on the preference of the guest is stored, and as one of the preference information, information on drink preference (hereinafter referred to as drink preference information) is stored.
  • drink preference information can be automatically generated on the basis of the order history of the same guest in the past, or can be registered manually by the host.
  • the reaction unit 21C refers to the guest DB 61 and causes the drink preference information to be displayed on the drink order screen.
  • the host can order a drink according to the preference of the guest.
  • the drink order screen of the present embodiment receives selection of a drink to be ordered from the host and an order for the same drink.
  • the reaction unit 21C transmits this order to the host terminal 4 used by a predetermined customer and causes the display unit 41 of the terminal to display the order ( Step S13).
  • the order can be transmitted using an arbitrary message reception function (for example, a mailer function, a chat function) of the transmission destination host terminal 4, and at this time, it is installed in the transmission destination host terminal 4.
  • the function of the external application program being used may be utilized.
  • the order includes an appointment ID, a room ID used in the meeting, the names of the participants, the number of participants, the type of drink corresponding to each participant, and the like.
  • the customer receives this order at his host terminal 4 and confirms this.
  • the reaction unit 21C causes the speaker 46 to output an appropriate sound (including a sound for reading the order content of the drink, and a sound including a sound effect for merely drawing the attention of the customer). It can also be done.
  • the waiter prepares a drink and carries it to the room where the order was made.
  • the history of the guest's drink order is stored in the guest DB 61 in association with the guest.
  • the host can request acquisition of the latest information (hereinafter referred to as guest latest information) related to the guest from the basic screen.
  • guest latest information the latest information related to the guest
  • the reaction unit 21C creates a news screen and transmits it to the room terminal 5, and the display unit 51 of the same terminal It is displayed on the top (step S15).
  • the news screen displays the latest information related to the guest.
  • the guest DB 61 also stores a guest's taste as one of preference information.
  • the reaction unit 21C reads personal information such as a guest's belonging organization and a guest's hobby from the guest DB 61, performs Internet search using the guest's personal information as a key, and acquires the latest information related to the guest. This allows the host to speak to the guest and the topic of interest to the guest before entering the meeting agenda, which can be an ice break and give impetus to the conversation.
  • the latest information may be output as audio from the speaker 56.
  • time management (step S16) by the time management unit 21D starts.
  • the time management is performed when the room terminal 5 is operated as described above, when the host inputs information for telling the start of the meeting via the room terminal 5, and when the meeting start time included in the appointment management information is reached. It starts being triggered.
  • the time management unit 21D performs time management of the progress of the meeting based on the appointment management information. For example, based on the start time and the end time of the meeting included in the appointment management information, the time management unit 21D determines a predetermined timing such as a time when a half of the meeting time has elapsed or 10 minutes before the end time.
  • an alert is output to the host and the guest from the display unit 51 and the speaker 56 of the room terminal 5 (step S17).
  • a message such as “10 minutes before the end time. Please put it together.” Can be displayed on the display unit 51, and the same message can be voice-outputted from the speaker 56.
  • the host and the guest can conduct highly productive meetings.
  • the minutes creation unit 21E executes the minutes creation (step S18).
  • the creation of minutes will also be triggered by the same start condition as time management.
  • the minutes creation unit 21E receives an input of meeting information on a meeting via the input unit 52 of the room terminal 5.
  • the minutes creation unit 21E displays a meeting management screen on the display unit 51 of the room terminal 5.
  • a predetermined text input area for receiving the input of text data regarding the content of an utterance in the meeting as meeting information is displayed from at least one of the host and the guest via the keyboard included in the input unit 52 or the like.
  • the text input area can be, for example, a simple bar-like form capable of single-line input.
  • the conversation in the meeting is picked up through the microphone included in the input unit 52, and this is converted into text data.
  • a minutes including such text data is created, and this is stored in appointment DB 62 as appointment management information.
  • the text data may be subjected to text mining to create a summary, and the summary may be added to the minutes instead of or in addition to the full text data.
  • the end of the meeting is determined on the basis of, for example, that information indicating the end of the meeting has been input from the host via the room terminal 5 or that the end time of the meeting included in the appointment management information has been reached.
  • the names of participants of the meeting acquired from the appointment management information, the organization, the department, the date and time, the place, etc. are added to the minutes.
  • the minutes stored in the appointment DB 62 can be browsed (steps S19, S20) and edited (step S21) from the room terminal 5 and the host terminal 4.
  • the edited content is reflected in the minutes in the appointment DB 62.
  • the host requests reading of the minutes from the appointment DB 62 via the input unit 52 of the room terminal 5 (step S19), and causes the display unit 51 to display the minutes (step S20), and confirms the contents with the guest. And can be appropriately corrected and corrected via the input unit 52 (step S21).
  • the host terminal 4 can be operated to browse and edit the minutes in the same manner as when operating the room terminal 5.
  • the minutes creation unit 21E receives the input of the meeting information related to the meeting via the input unit 52 of the room terminal 5 and the input unit 42 of the host terminal 4 not only during the progress of the meeting but also at the time of editing. , Complete the minutes based on this.
  • the minutes creation unit 21E receives an instruction from the host input via the host terminal 4 and the room terminal 5 (step S22), and sets the completed minutes to the mail address of the guest included in the guest DB 61 and the appointment DB 62. It transmits (step S23).
  • the guest can receive this at the guest terminal 6 or the like.
  • the minutes can also be sent to the email addresses of all the host participants.
  • the minutes can be sent using any message reception function (for example, mailer function, chat function) of the destination device, and at this time, the external application program installed on the destination device
  • the function of may be utilized. This allows the content of the meeting to be securely shared between the host and the guest.
  • the guest exits the facility.
  • the guest operates the reception terminal 3 in the reception area to perform the exit procedure.
  • the visit management unit 21B receives an input of exit information notifying the exit of the guest from the guest via the input unit 32 of the reception terminal 3 (step S24).
  • the guest can input an appointment ID as exit information via the input unit 32 of the reception terminal 3.
  • the appointment ID can be input by causing the camera included in the input unit 32 to read a QR code (registered trademark) displayed on the entrance certificate, the guest terminal 6 or the paper.
  • QR code registered trademark
  • the visit management unit 21B identifies the guest and the meeting in which the guest was participating based on the exit information, and determines the exit of the guest, and the exit time is used as the appointment DB 62. Save (step S25).
  • the above exit procedure can also be performed by the host on behalf of the guest. For example, the host can also input similar exit information via the reception terminal 3, the host terminal 4 or the room terminal 5 after seeing off a guest. At this time, if the guest receives a return of the admission certificate, entry of exit information becomes easy and the procedure becomes smooth.
  • the return section 21F After leaving the guest room, when a predetermined time has passed, the return section 21F creates a thanks message for the guest's visit, and transmits this to a predetermined contact (step S26).
  • the trigger of the transmission of the thanks message may be that the host has performed a predetermined input via the input unit 42 of the host terminal 4 or the input unit 52 of the room terminal 5.
  • the predetermined contact here is, for example, the mail address of the guest, and is read from the appointment DB 62 or the guest DB 61.
  • a thanks message can be sent using an arbitrary message reception function (for example, a mailer function, a chat function) of the destination device, and at this time, an external application program installed on the destination device The function of may be utilized.
  • the thanks message is prepared in a form identifying the guest, and includes text information and / or an image (hereinafter referred to as a thanks message body) expressing gratitude for the guest's visit, and further, in the present embodiment, the guest as the address.
  • Information to identify includes the affiliation organization and name of the guest.
  • the information identifying the guest is determined with reference to the personal information of the guest registered in the appointment DB 62 or the guest DB 61.
  • the thanks message body one that has been preset can be used, or one that has been separately input by the host at an appropriate timing and stored in the DB 60, 61 or 62 can be used.
  • the guests who saw the above thank-you message can feel that they have been warmly welcomed. Also, the minutes described above may be automatically attached to such a thanks message.
  • the processing executed by the room terminal 5 in the above embodiment can be similarly executed by the host terminal 4 carried to the room.
  • the host terminal 4 can be used as a room interface device used in a room through which a guest is passed.
  • the visitor support RPA system 1 can also be linked with an apparatus (including a management server and a terminal operating with an application program) on which an external CRM (Customer Relationship Management) program is installed.
  • an apparatus including a management server and a terminal operating with an application program
  • an external CRM Customer Relationship Management
  • the information in the guest DB 61 and the host DB 60 can be linked to the information managed by the same program.
  • the visitor corresponding RPA system 1 can be made to cooperate with an apparatus (including a management server and a terminal operated by an application program) in which an external scheduler program is introduced.
  • the information in the appointment DB 62 can be linked to schedule information managed by the same program.
  • the visitor support RPA system 1 can cooperate with devices (including a management server and a terminal operating with an application program) in which an external conference room management program is installed.
  • the information in the appointment DB 62 can be linked to the conference room management information managed by the program.
  • the visitor handling RPA system 1 can be made to cooperate with a robot deployed in the reception area.
  • the robot can be made to perform "hospitality" in the form of identifying the guest.
  • biological information such as the face or voice of the guest is sensed as visit information via an input unit such as a camera or a microphone built into the robot.
  • the visit management unit 21B authenticates the guest by collating the biometric information sensed at this time with biometric information such as the face image of the guest and voiceprint information registered in advance in the guest DB 61 in the server 2.
  • the visit management unit 21B authenticates whether the guest who has visited is a guest with an appointment.
  • the guest can also be authenticated by causing the robot to read a QR code (registered trademark) or the like.
  • the reaction unit 21C reads out other personal information of the guest, for example, a name, a company name, etc., from within the guest DB 61 and / or the appointment DB 62. Then, the reaction unit 21C can output a welcome message incorporating these pieces of information by voice via the output unit of the robot, and can perform guest hospitality in a form in which the guest is identified.
  • the visitor handling RPA system 1 can be made to cooperate with devices (including a management server and a terminal operating with an application program) on which an external taxi dispatch program is installed. In this case, it is possible to timely call a taxi for a guest through the room terminal 5 or the like at the end of the meeting.
  • the server 2 receives an input of a taxi allocation request from at least one of the host and the guest via a taxi allocation screen displayed on the display unit 51 of the room terminal 5, and when this is input, the external device Send a dispatch request to the devices that operate in the taxi dispatch program. Also, in this case, the settlement can be easily performed between the taxi company and the host.
  • the visitor compatible RPA system 1 can be connected to various external devices 80a, 80b, 80c,... (Representatively, reference numeral 80 may be attached) as shown in FIG.
  • the external devices 80a, 80b, 80c, ... have readers 81a, 81b, 81c, ... (representatively, reference numeral 81 may be attached) for reading information on the guest, respectively.
  • the reader 81 is not limited to the reception area, and is disposed near the main body of the external device 80 installed in various places in the facility.
  • the guest causes the reader 81 to read information on the guest.
  • the reaction unit 21C authenticates the guest again based on the information on the guest read by the reader 81, and when the guest authentication succeeds, gives the guest the right to use the external device 80, and gives the guest an external device. Activate 80.
  • the information on the guest used to authenticate the guest is, for example, information that can identify the guest or appointment, and typically, the QR code as described above displayed on the admission card, guest terminal 6 or paper. Registered trademark).
  • the guest can receive authentication by holding the entrance certificate, the guest terminal 6 or the paper over the reader 81.
  • the information on the guest used to authenticate the guest may be biometric information such as a face image of the guest and voiceprint information.
  • the reaction unit 21C performs biometric authentication of the guest to give the guest the right to receive a service from the external device 80.
  • Biometric authentication means authentication based on biometric information.
  • the biometric information to be collated may be obtained, for example, via the reception terminal 3 or a device connected thereto when the guest first visits, and may be registered in the guest DB 61, or the host may be a host. It may be registered in advance in the guest DB 61 via the terminal 4.
  • the readers 81a, 81b, 81c,... can be realized as a tablet computer capable of reading QR code (registered trademark) and biological information.
  • QR code registered trademark
  • the external device 80 will be described.
  • the visitor handling RPA system 1 can be linked with a gate device or a door 80a installed in the facility.
  • the information on the guest can be read by the reader 81a of the gate device or the door 80a, and this can be used as a pass card for opening the gate device or the door 80a.
  • the visitor handling RPA system 1 can be linked with a vending machine 80 b such as a drink installed in the facility.
  • a vending machine 80 b such as a drink installed in the facility.
  • the guest can use the vending machine 80b in a predetermined mode.
  • a guest may be able to easily obtain (typically for free) goods in the vending machine 80b.
  • the visitor handling RPA system 1 can be linked with an elevator 80c installed in the facility.
  • an elevator 80c installed in the facility.
  • the reader 81c can be installed in the landing of the elevator 80c and / or in the car of the elevator 80c.
  • the use of the elevator 80c referred to here includes calling the elevator, stopping the elevator at the floor which the host has previously authorized via the host terminal 4, stopping the elevator at the desired floor designated by the guest, etc.
  • the reaction unit 21C may output BGM (background music) related to the guest to the guest for which the authentication is successful.
  • BGM background music
  • the BGM according to the guest can be determined with reference to the information in the guest DB 61.
  • information a song title, a performer, a composer, a lyricist, etc.
  • music applicable to this information may be selected.
  • personal information such as the gender and age of the guest may be registered, and music strongly associated with the personal information may be automatically selected.
  • information for specifying music and a company are associated in advance and registered in the storage unit 22, and music is selected by referring to the storage unit 22 using information on the organization to which the guest who succeeded in authentication belongs as a key. You may
  • the BGM may be output from the speaker 36 of the reception terminal 3 or the speaker 12 (see FIG. 13) installed in the reception area immediately after the guest authentication succeeds in the reception.
  • the BGM may be output from the speaker 13 (see FIG. 13) installed in the room through which the guest is passed.
  • the timing at which the BGM flows can also be specified manually, for example, via the room terminal 5.
  • the host may register in advance the ID of the room to be used for the meeting and the scheduled time of the meeting as appointment management information, and the BGM may flow out automatically when the meeting start time is reached. Good.
  • the ID of the room used for the meeting And scheduled times of meetings can be obtained from information managed by these programs.
  • the visitor support RPA system 1 can be linked with an apparatus (typically, a management server) on which an external gift sales program operated by a gift sales company or the like is installed.
  • the host can provide the guest with a gift that the guest enjoys in a timely manner.
  • the server 2 receives an input of a request for a gift order for a guest from the host via the gift order screen displayed on the display unit 41 of the host terminal 4, and when this is input, an external gift is received. Send a gift order request to equipment operating in a sales program.
  • the order request for the gift can be a request for sending the gift to the host so that the guest can hand it back, or a request for sending the gift directly to the guest in a season such as a year-end gift You can also At this time, the server 2 can select a gift according to the guest based on the preference information of the guest stored in the guest DB 61, display this on the gift order screen, and help the selection of the gift by the host .
  • the host may be able to monitor a series of status information from registration of an appointment to transmission of a thanks message via the host terminal 4 or the like.
  • the status information mentioned here is, for example, information indicating how many guests / hosts are in the facility, in which phase each guest / host is in, the usage status / cleaning status of the room such as a conference room or reception room, etc. It is.
  • a call function may be added to the reception terminal 3 and the host terminal 4 in order to assist the communication between the guest and the host at the entrance procedure.
  • functions of an external call application program installed in the reception terminal 3 and the host terminal 4 may be used.
  • the reception terminal 3 may be connected to the extension telephone 10 externally attached. Then, when the guest authentication is successful, the reaction unit 21C may control the extension telephone 10 so as to connect to the telephone 11 to which the extension number corresponding to the host is assigned. This allows the guest to make a call with the host by extension.
  • the extension number corresponding to the host can be identified in advance by associating the host ID and the extension number in the host DB 60 in association with each other, and the reaction unit 21C refers to this.
  • the various functions provided by the visitor-friendly RPA system can be used not only at companies but also at event venues such as parties and receptions of apartment buildings.
  • the authentication when the guest visits may be performed based on biometric information such as a face image of the guest and voiceprint information. That is, the visit management unit 21B receives an input of biological information as visit information for telling a guest visit. If it is a face image, it is input through the camera included in the input unit 32, and if it is voiceprint information, it is input through the microphone included in the input unit 32. Then, the visit management unit 21B verifies the biometric information acquired in this way with the biometric information of the guest registered in advance in the guest DB 61, and authenticates the guest.
  • biometric information such as a face image of the guest and voiceprint information. That is, the visit management unit 21B receives an input of biological information as visit information for telling a guest visit. If it is a face image, it is input through the camera included in the input unit 32, and if it is voiceprint information, it is input through the microphone included in the input unit 32. Then, the visit management unit 21B verifies the biometric information acquired in this way with the biometric information
  • the biometric information to be collated may be obtained, for example, via the reception terminal 3 or a device connected thereto when the guest first visits, and may be registered in the guest DB 61, or the host may be a host. It may be registered in advance in the guest DB 61 via the terminal 4.
  • the appointment management unit 21A receives a request for navigating from the guest via the guest terminal 6 before visiting the guest and accepts the request, the navigation to the facility via the guest terminal 6 is made to the guest You may go.
  • the guest transmits, from the guest terminal 6 to the appointment management unit 21A, together with a request for navigation, information included in the detailed information on the appointment received in advance as authentication information.
  • the appointment management unit 21A authenticates the guest based on the received authentication information.
  • the appointment management unit 21A starts navigating to the guest in response to a request from the guest.
  • the navigation is performed, for example, by calculating the shortest route for the guest to reach the facility, the estimated arrival time to the facility, and the like, and transmitting the calculated information to the guest terminal 6.
  • the shortest route and the estimated arrival time can be calculated based on the current position of the guest.
  • the guest's information on the current position of the guest may be input to the guest terminal 6 and transmitted to the appointment management unit 21A, or the position information measured by the position measurement system mounted on the guest terminal 6 may be the appointment management unit 21A. May be sent to
  • the visitor handling RPA system 1 can be linked with a system (entry / exit management system) that manages entry / exit of employees.
  • a reader 82 for reading employee identification information (hereinafter referred to as employee ID) may be connected to the reader 81 of the modification 4-7, the room terminal 5, the reception terminal 3, etc. .
  • the reader 81, the room terminal 5, the reception terminal 3 and the like may have the function of the reader 82 for reading the employee ID.
  • the employee ID can be biometric information of the employee.
  • the reader 81 connected to the reader 81, the room terminal 5, the reception terminal 3 and the like realized by a tablet computer or the like can be realized, for example, as an IC card reader capable of reading an IC card.
  • the employee is authenticated by holding the IC card in which the employee ID as the employee card is stored in the IC card reader 82.
  • the entrance and exit management system can manage entrance and exit of a specific employee to a specific area based on the use status of a specific gate device or the door 80a.
  • the entrance and exit management system can manage entrance and exit of a specific employee to a specific room based on the use status of the specific room terminal 5.
  • the entry and exit management system can manage entry and exit of a specific employee to the facility based on the reading history of the employee ID at the reception terminal 3.
  • RPA system for customers 2 Server (RPA system for customers) 21A appointment management unit 21B visit management unit 21C reaction unit 21D time management unit 21E minutes preparation unit 21F return unit 21G host management unit 22 storage unit 3 reception terminal (guest interface device) 31 Display unit (guest output unit) 32 input unit (guest input unit) 36 Speaker (guest output unit) 4 Host terminal (host interface device, room interface device) 41 Display unit (host output unit, room output unit) 42 Input section (host input section, room input section) 46 Speaker (host output, room output) 5 room terminal (room interface equipment) 51 Display (room output unit) 52 Input section (room input section) 56 Speaker (room output unit) 60 Host Database 61 Guest Database 62 Appointment Database W1 Welcome Screen (Welcome Message) W2 Visit notification W3 Response input screen W4 Response screen (response message)

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Abstract

ゲストを温かく迎え入れることができる来客対応ＲＰＡシステムを提供する。来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストインターフェース機器とホストインターフェース機器とに接続される。来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの来訪前にホストからホストインターフェース機器を介してゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、アポイントメント管理情報を作成する。来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの来訪時にゲストからゲストインターフェース機器を介して来訪情報の入力を受け付け、来訪情報が入力されると、アポイントメント管理情報及び来訪情報に基づいてゲストの認証を行い、ゲストの認証が成功した場合に、ゲストに向けてゲストインターフェース機器にゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させる。

Description

来客対応ＲＰＡシステム
　本発明は、企業や集合住宅等の施設においてゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステム及びプログラムに関する。
　近年、ＲＰＡ（Robotic Process Automation;ロボットによる業務自動化）と呼ばれる技術が注目されている。当該技術によれば、企業等の施設においてコンピュータが人間をサポートする形であるいは人間に代わり業務を遂行し、コンピュータが仮想知的労働者として働く。ＲＰＡにより改革されるべき業務は、多種多様である。
　ところで、オフィス等の施設にゲストが来訪する際には、受付において入館手続きをする慣習がある。従来、多くの場合、受付の担当者は、ゲストから氏名や所属組織名を聞き、これを名簿に記入し、ゲストを迎えるホストにゲストの来訪を内線電話等により連絡する。一方、ホストには、ゲストとのアポイントメントを予め受付の担当者に伝えておく作業が要求される。しかし、これらの手続きは煩雑であり、人件費や業務の効率性の面で課題がある。
　特許文献１は、ゲストの所持する非接触ＩＣカードを受付のカードリーダに読み取らせることにより、入館手続きを行う受付システムを開示している。
特開２００９－３７６２号公報
　特許文献１のような受付システムによる自動受付は、従来の人手による受付手続きに比べると効率的ではある。しかしながら、ゲストに対する所謂「おもてなし」の側面を考えたとき、無機質である。そのため、このような受付システムでは、ゲストを温かく迎え入れることができず、ゲストは訪問先のホストに実際に出迎えられるまで、不安な気持ちを抱くこともあり得る。また、従来、受付手続きに限らず、コンピュータにより様々な作業が自動化されているが、これらも、ゲストに対する所謂「おもてなし」の側面を考えたときに十分とは言えない。
　本発明は、効率的なゲストの応対を実現するとともに、ゲストを温かく迎え入れることができる来客対応ＲＰＡシステム及びプログラムを提供することを目的とする。
　第１観点に係るゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器と、前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器とに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存するアポイントメント管理部と、前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記アポイントメント管理情報及び前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行う来訪管理部と、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させる反応部とを備える。
　第２観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記反応部は、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ホストに向けて前記ホスト出力部に前記ゲストの来訪を通知する来訪通知を出力させる。
　第３観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第２観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記来訪通知には、前記ゲストの顔を表す画像が含まれる。
　第４観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第２観点又は第３観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記反応部は、前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪に対する応答の入力を受け付け、前記入力された応答に応じて応答メッセージを作成し、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記応答メッセージを出力させる。
　第５観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第４観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記応答メッセージには、前記ホストの顔を表す画像が含まれる。
　第６観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第４観点又は第５観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記応答メッセージは、前記ホストが前記ゲストの元に到着するまでに要する時間に関する情報を含む。
　第７観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第６観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストインターフェース機器は、内線電話機に接続される。前記反応部は、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ホストに対応する内線番号に接続するように前記内線電話機を制御する。
　第８観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第７観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記反応部は、前記認証が成功したゲストに向けて、前記ゲスト出力部に前記ゲストに関連する音楽を出力させる。
　第９観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第８観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストインターフェース機器が設置されるエントランス又は前記ゲストが通されるルームに設置されるスピーカに接続される。前記反応部は、前記認証が成功したゲストに向けて、前記スピーカに前記ゲストに関連する音楽を出力させる。
　第１０観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第９観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器にさらに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの個人情報を記憶する記憶部をさらに備える。前記反応部は、前記個人情報に基づいて前記ゲストに関連する最新情報を取得し、前記ルーム出力部に前記最新情報を出力させる。
　第１１観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第９観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム入力部を有するルームインターフェース機器にさらに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ルーム入力部を介して前記ゲストと前記ホストとによるミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付け、前記ミーティング情報に基づいて議事録を作成する議事録作成部をさらに備える。
　第１２観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１１観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ルームインターフェース機器は、ルーム出力部をさらに有する。前記議事録作成部は、前記ルーム出力部にミーティング管理画面を表示させ、前記ミーティング管理画面上に表示される所定のエリアに、前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方から前記ルーム入力部を介して前記ミーティング情報として前記ミーティングの内容に関するテキストデータの入力を受け付け、前記テキストデータに基づいて前記議事録を作成する。
　第１３観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第９観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器にさらに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記アポイントメント管理情報に基づいて時間管理を行い、前記ルーム出力部から前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方に対しアラートを出力させる時間管理部をさらに備える。
　第１４観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１３観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記来訪管理部は、前記ゲスト及び前記ホストの少なくとも一方から前記ゲストの退館を告げる退館情報の入力を受け付け、前記退館情報に基づいて前記ゲストの退館を判断する。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの退館が判断された後、前記ゲストの所定の連絡先に前記ゲストの来訪に対するサンクスメッセージを送信する返礼部をさらに備える。
　第１５観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１４観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ウェルカムメッセージは、前記ゲストの名前を含む。
　第１６観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１５観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記アポイントメント管理部は、前記ゲストの来訪前に前記アポイントメント管理情報に基づいて前記ゲストの所定の連絡先に所定の情報を送信する。前記来訪管理部は、前記来訪情報として、前記所定の情報の入力を受け付ける。
　第１７観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１６観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストに関する情報を読み取るリーダを有する外部機器に接続される。前記反応部は、前記リーダにより読み取られた前記ゲストに関する情報に基づいて前記ゲストの認証を行い、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに前記外部機器を使用する権限を与え、前記ゲストに対し前記外部機器を作動させる。
　第１８観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１７観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記外部機器は、エレベータ、ゲート機器、ドア又は自動販売機である。
　第１９観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１７観点又は第１８観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストに関する情報には、前記ゲストの生体情報が含まれる。
　第２０観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１９観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記来訪情報には、前記ゲストの生体情報が含まれる。
　第２１観点に係る来客対応ＲＰＡプログラムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡプログラムであって、コンピュータに以下のことを実行させる。前記コンピュータは、前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器と、前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器とに接続される。
（１）前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存すること。
（２）前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記アポイントメント管理情報及び前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行うこと。
（３）前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させること。
　第２２観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器に接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの個人情報を記憶する記憶部と、前記個人情報に基づいて前記ゲストに関連する最新情報を取得し、前記ルーム出力部に前記最新情報を出力させる反応部とを備える。
　第２３観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム入力部を有するルームインターフェース機器に接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ルーム入力部を介して前記ゲストと前記ゲストを迎えるホストとによるミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付け、前記ミーティング情報に基づいて議事録を作成する議事録作成部を備える。
　第２４観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器と、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器とに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存するアポイントメント管理部と、前記アポイントメント管理情報に基づいて時間管理を行い、前記ルーム出力部から前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方に対しアラートを出力させる時間管理部とを備える。
　第２５観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器に接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行い、前記ゲスト及び前記ホストの少なくとも一方から前記ゲストの退館を告げる退館情報の入力を受け付け、前記退館情報に基づいて前記ゲストの退館を判断する来訪管理部と、前記ゲストの退館が判断された後、前記ゲストの所定の連絡先に前記ゲストの来訪に対するサンクスメッセージを送信する返礼部とを備える。
　第１観点によれば、ホストは、予めゲストの来訪のアポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を登録しておくことができる。そして、ゲストが来訪時にゲストインターフェース機器の入力部を介して来訪情報を入力すると、アポイントメント管理情報及び来訪情報に基づいてゲストの認証が行われる。ゲストの認証が成功すると、ゲストが操作するゲストインターフェース機器の出力部から、ゲストに向けてゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージが出力される。これにより、ゲストは、不特定多数の１人としてではなく、まさに自身が迎えられていることを感じることができる。よって、効率的なゲストの応対を実現するとともに、ゲストを温かく迎え入れることができる。
　また、第１５観点から第１８観点のいずれかによっても、効率的なゲストの応対を実現するとともに、ゲストにきめ細やかなサービスを提供し、ゲストを温かく迎え入れることができる。
本発明の一実施形態に係る来客対応ＲＰＡシステムの全体構成を示す図。 サーバの構成を示す図。 受付端末の構成を示す図。 ホスト端末の構成を示す図。 ルーム端末の構成を示す図。 アポイントメントの登録、入館手続き、出迎えのサポート、退館手続き及びフォローアップの流れを示す図。 ウェルカムメッセージを含むウェルカム画面の例。 来訪通知の例。 応答入力画面の例。 応答メッセージを含む応答画面の例。 呈茶、最新情報の取得、時間管理及び議事録作成の流れを示す図。 変形例に係る来客対応ＲＰＡシステムの全体構成を示す図。 別の変形例に係る来客対応ＲＰＡシステムの全体構成を示す図。 別の変形例に係る来客対応ＲＰＡシステムの全体構成を示す図。
　以下、図面を参照しつつ、本発明の一実施形態に係る来客対応ＲＰＡシステム及びプログラムについて説明する。
　＜１．概略構成＞
　図１に、本実施形態に係る来客対応ＲＰＡシステム１の全体構成図を示す。来客対応ＲＰＡシステム１は、オフィス等の施設において、従来の有人によるゲストの応対処理を一部省略又は簡略化するためのシステムである。来客対応ＲＰＡシステム１は、サーバ２と、サーバ２にインターネットやローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）等のネットワーク９を介して接続される様々な情報端末３～５とを備える。本実施形態に係る来客対応ＲＰＡシステム１は、所謂クラウドサービス、ASP（Application Service Provider）、SaaS（Software as a Service）等と呼ばれるサービス形態で、様々な施設にゲストを出迎えるための来客対応ＲＰＡサービスを提供するシステムである。すなわち、ゲスト及びホストを含むユーザが情報端末３～５を介してサーバ２にアクセスすることで、来客対応ＲＰＡサービスが提供される。情報端末３～５は、同サービスを提供するサーバ２と、同サービスの提供を受けるユーザとのインターフェースとしての役割を担う機器である。情報端末３は、典型的には施設のエントランスに確保される受付エリアに設置され、来訪したゲストにより操作される機器（以下、受付端末という）である。受付端末３には、ゲストの入館手続きを補助するためのプリンタ７が接続されている。情報端末４は、ゲストを出迎えるホストにより操作される機器（以下、ホスト端末という）である。情報端末５は、ゲストが通される会議室や応接室等のルーム毎に設置され、ホスト及びゲストに操作される機器（以下、ルーム端末という）である。また、図１に示すとおり、来客対応ＲＰＡシステム１には、情報端末６（以下、ゲスト端末という）も接続される。ゲスト端末６は、ゲストが所有する機器である。
　来客対応ＲＰＡシステム１により提供される来客対応ＲＰＡサービスは、来訪のアポイントメントの管理、入館手続き、出迎え、呈茶、ミーティングの進行、退館手続き、フォローアップ等、ゲストの来訪に関連する一連のアクションを総合的にサポートする。これにより、本実施形態に係る来客対応ＲＰＡサービスは、個々のアクションをサポートするだけでは得られない付加価値を創出することができ、後述するとおり、ホストはゲストに対してきめ細やかな「おもてなし」を提供することができる。以下、各装置２～７の構成について説明した後、来客対応ＲＰＡシステム１により実行される来客対応処理について説明する。
　＜２．各装置の詳細＞
　＜２－１．サーバ＞
　サーバ２は、ハードウェアとしては一般的なサーバコンピュータであり、サーバコンピュータに来客対応ＲＰＡプログラム２Ａをインストールすることにより構成される。来客対応ＲＰＡプログラム２Ａは、サーバ２に後述する処理を実行させるプログラムであり、ＣＤ－ＲＯＭ、ＵＳＢメモリ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体７０から、又はネットワーク９を介して別の装置からインストールされる。なお、サーバ２の担う機能は、複数台のサーバコンピュータにより分散処理されてもよいし、１台のサーバコンピュータにより集中処理されてもよい。すなわち、本実施形態に係るサーバ２のハードウェア構成は、少なくとも１台サーバコンピュータが存在するという以上の制約を受けるものではない。
　図２に示すように、サーバ２は、制御部２１、記憶部２２、通信部２３、表示部２４及び入力部２５を備えている。これらの部２１～２５は、互いにバス線を介して接続されており、相互に通信可能である。本実施形態では、表示部２４は、液晶ディスプレイ等で構成されており、必要な情報をユーザに対し表示する。また、入力部２５は、マウス、キーボード、タッチパネル、操作ボタン等で構成されており、サーバ２に対するユーザからの操作を受け付ける。サーバ２のユーザとしては、典型的にはサーバ２の管理者が想定される。
　記憶部２２は、ハードディスクや磁気テープ等の不揮発性の記憶装置から構成されている。記憶部２２には、来客対応ＲＰＡプログラム２Ａが格納されている他、ホストデータベース６０、ゲストデータベース６１及びアポイントメントデータベース６２が構築されている。各データベース（ＤＢ）６０～６２の詳細については、後述する。
　制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等から構成されている。制御部２１は、記憶部２２内に格納されている来客対応ＲＰＡプログラム２Ａを読み出して実行することにより、仮想的にアポイントメント管理部２１Ａ、来訪管理部２１Ｂ、反応部２１Ｃ、時間管理部２１Ｄ、議事録作成部２１Ｅ、返礼部２１Ｆ及びホスト管理部２１Ｇとして動作する。各部２１Ａ～２１Ｇの動作の詳細については、後述する。通信部２３は、サーバ２をネットワーク９に接続する通信インターフェースとして機能する。
　＜２－２．受付端末＞
　図３に受付端末３の構成を示す。受付端末３は、ゲストが来訪を告げるために操作する機器であり、典型的には、来客対応ＲＰＡサービスが導入されている施設の受付エリアの受付台に据え置かれる。
　受付端末３は、ハードウェアとしてはタブレットコンピュータや、デスクトップコンピュータ、ラップトップコンピュータ等の一般的なコンピュータであり、このようなコンピュータに所定のプログラム３Ａをインストールすることにより構成される。プログラム３Ａは、受付端末３に後述する処理を実行させるプログラムであり、本実施形態では、単なるブラウザである。すなわち、本実施形態では、来客対応ＲＰＡサービスを実行するための特別な機能は原則として全てサーバ２側に実装され、受付端末３は、主としてユーザからの操作入力を受け取り、サーバ２から提供される各種画面を表示する汎用的な処理のみを実行する。しかしながら、他の実施形態においては、プログラム２Ａに実装されている機能のうち、受付端末３で実行するのに適した機能の全部又は一部をプログラム３Ａに、ひいては制御部３４に実装し、サーバ２の担う処理を受付端末３に分散させてもよい。
　図３に示すように、受付端末３は、表示部３１、入力部３２、記憶部３３、制御部３４、通信部３５及びスピーカ３６を備えている。これらの部３１～３６は、互いにバス線を介して接続されており、相互に通信可能である。本実施形態では、表示部３１は、液晶ディスプレイ等で構成されており、後述する画面等の必要な情報をユーザに対し表示する。また、入力部３２は、タッチパネル、操作ボタン、マウス、キーボード、マイク、カメラ等で構成されており、受付端末３、ひいてはこれに接続されるサーバ２に対するユーザからの操作を受け付ける。受付端末３のユーザとしては、典型的にはゲストが想定される。
　記憶部３３は、ハードディスクやフラッシュメモリ等の不揮発性の記憶装置から構成されており、プログラム３Ａが格納されている。制御部３４は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等から構成されている。通信部３５は、受付端末３をネットワーク９に接続する通信インターフェースとして機能する。スピーカ３６は、音を出力する。
　＜２－３．プリンタ＞
　プリンタ７は、受付端末３の横に据え置かれる。プリンタ７は、受付端末３に接続されており、受付端末３を介してサーバ２から入館証データを受け取り、これを印刷したラベルを発行する。発行されたラベルは、ゲストの入館証となり、ゲストはこれを保持して施設内に滞在する。ラベルの形態は特に限定されないが、本実施形態のラベルは、表面に入館証データが印字されるとともに、裏面にシール面が形成された紙であり、このラベルにはシール面を保護する剥離シートが張り付けられている。ゲストは、ラベルからこの剥離シートを剥がし、ラベルを入館証として衣服やカバン等に張り付けて使用する。
　＜２－４．ホスト端末＞
　図４にホスト端末４の構成を示す。ホスト端末４は、ホストが日常業務に使用する機器であり、ホストの執務室等に設置され、又は施設の館内を移動するホストに携帯される。しかし、ホストが日常業務に使用する機器とは別に、ホスト端末４としての専用の機器が用意されてもよい。
　ホスト端末４は、ハードウェアとしてはデスクトップコンピュータや、ラップトップコンピュータ、タブレットコンピュータ、スマートフォン等の一般的なコンピュータであり、このようなコンピュータに所定のプログラム４Ａをインストールすることにより構成される。プログラム４Ａは、ホスト端末４に後述する処理を実行させるプログラムであり、本実施形態では、単なるブラウザである。すなわち、本実施形態では、ホスト端末４は、主としてユーザからの操作入力を受け取り、サーバ２から提供される各種画面を表示する汎用的な処理のみを実行する。しかしながら、他の実施形態においては、プログラム２Ａに実装されている機能のうち、ホスト端末４で実行するのに適した機能の全部又は一部をプログラム４Ａに、ひいては制御部４４に実装し、サーバ２の担う処理をホスト端末４に分散させてもよい。
　図４に示すように、ホスト端末４は、表示部４１、入力部４２、記憶部４３、制御部４４、通信部４５及びスピーカ４６を備えている。これらの部４１～４６は、互いにバス線を介して接続されており、相互に通信可能である。本実施形態では、表示部４１は、液晶ディスプレイ等で構成されており、後述する画面等の必要な情報をユーザに対し表示する。また、入力部４２は、マウス、キーボード、タッチパネル、操作ボタン、マイク、カメラ等で構成されており、ホスト端末４、ひいてはこれに接続されるサーバ２に対するユーザからの操作を受け付ける。ホスト端末４のユーザとしては、典型的にはホストが想定される。
　記憶部３３は、ハードディスクやフラッシュメモリ等の不揮発性の記憶装置から構成されており、プログラム４Ａが格納されている。制御部４４は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等から構成されている。通信部４５は、ホスト端末４をネットワーク９に接続する通信インターフェースとして機能する。スピーカ４６は、音を出力する。
　＜２－５．ルーム端末＞
　図５にルーム端末５の構成を示す。ルーム端末５は、ゲストが通される会議室や応接室等のルームに据え置かれる。しかし、ルーム端末５としては、可搬式の機器が用意されてもよい。図１をはじめとして本実施形態では、ルーム端末５とホスト端末４とは別の機器として説明されるが、同じ機器をある時はルーム端末５として、またある時はホスト端末４として使用することもできる。
　ルーム端末５は、ハードウェアとしてはタブレットコンピュータや、デスクトップコンピュータ、ラップトップコンピュータ等の一般的なコンピュータであり、このようなコンピュータに所定のプログラム５Ａをインストールすることにより構成される。プログラム５Ａは、ルーム端末５に後述する処理を実行させるプログラムであり、本実施形態では、単なるブラウザである。すなわち、本実施形態では、ルーム端末５は、主としてユーザからの操作入力を受け取り、サーバ２から提供される各種画面を表示する汎用的な処理のみを実行する。しかしながら、他の実施形態においては、プログラム２Ａに実装されている機能のうち、ルーム端末５で実行するのに適した機能の全部又は一部をプログラム５Ａに、ひいては制御部５４に実装し、サーバ２の担う処理をルーム端末５に分散させてもよい。
　図５に示すように、ルーム端末５は、表示部５１、入力部５２、記憶部５３、制御部５４、通信部５５及びスピーカ５６を備えている。これらの部５１～５６は、互いにバス線を介して接続されており、相互に通信可能である。本実施形態では、表示部５１は、液晶ディスプレイ等で構成されており、後述する画面等の必要な情報をユーザに対し表示する。また、入力部５２は、マウス、キーボード、タッチパネル、操作ボタン、マイク、カメラ等で構成されており、ルーム端末５、ひいてはこれに接続されるサーバ２に対するユーザからの操作を受け付ける。ルーム端末５のユーザとしては、典型的にはホスト及びゲストの両方が想定される。
　記憶部３３は、ハードディスクやフラッシュメモリ等の不揮発性の記憶装置から構成されており、プログラム５Ａが格納されている。制御部５４は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等から構成されている。通信部５５は、ルーム端末５をネットワーク９に接続する通信インターフェースとして機能する。スピーカ５６は、音を出力する。
　＜３．来客対応処理＞
　以下、来客対応ＲＰＡシステム１により実行される来客対応処理について説明する。同処理により実現される来客対応ＲＰＡサービスは、上記のとおり、来訪のアポイントメントの管理、入館手続き、出迎え、呈茶、会議の進行、退館手続き、フォローアップ等、ゲストの来訪に関連する一連のアクションを総合的にサポートする。以下では、図６及び図１１を参照しつつ、これらの処理の流れについて、順に説明する。
　図６を参照する。まず、ゲストを迎えるホストは、電話や電子メール等の方法でゲストと対話し、両者による施設でのミーティングの日時を決定する。ホストは、ミーティングの日時の決定後、ゲストの来訪前に、ホスト端末４を介してサーバ２にアクセスし、サーバ２にアポイントメントの登録を行う。このとき、サーバ２のホスト管理部２１Ｇは、サーバ２にアクセスしてきたホストの認証を行う。ホストの認証には、記憶部２２内のホストＤＢ６０が参照される。ホストＤＢ６０内には、来客対応ＲＰＡサービスの利用権限が与えられているホストの識別情報（以下、ホストＩＤという）と、認証用のパスワードとが関連付けて記憶されている。ホスト管理部２１Ｇは、ホスト端末４の表示部４１上にログイン情報としてホストＩＤ及びパスワードの入力を受け付けるログイン画面を表示させ、ホストがホスト端末４の入力部４２を介して同画面に同情報を入力すると、ホストＤＢ６０内の情報と照合してホストの認証を行う。認証に成功した場合には、表示部４１上に来客対応ＲＰＡサービスを実行するための基本画面が表示される。なお、ホストＤＢ６０内には、ホストＩＤ及びパスワードの他、ホストの氏名、メールアドレス、所属部署、役職、顔を表す画像（以下、ホスト顔画像という）等の属性情報も関連付けて記憶されている。また、ホストＩＤとしては、本実施形態では専用のコードが割り当てられるが、ホストの各種属性情報に含まれる情報を適宜使用することもできる。例えば、ホストの氏名及び所属部署を組み合わせてホストＩＤとすることもできるし、単にホストの氏名だけをホストＩＤとすることもできる。
　ホストは、基本画面上においてアポイントメントの登録を行うことを選択することができる。ホストが入力部４２を介して同選択を行うと、アポイントメント管理部２１Ａは、アポイントメント登録画面を表示部４１上に表示させる。アポイントメント登録画面は、ホストからホスト端末４の入力部４２を介してゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付ける（ステップＳ１）。ここで入力されるアポイントメントに関する情報には、ゲストの氏名、メールアドレス、所属組織、所属部署及び役職等の個人情報、ミーティングの日時（開始時刻及び終了時刻を含む）、ミーティングで使用するルームの識別情報（以下、ルームＩＤという）、並びにホスト側組織のミーティングへの参加者（以下、ホスト側参加者という）の氏名、メールアドレス、所属組織、所属部署及び役職等の属性情報が含まれる。一度入力されたゲストに関する情報（上記した個人情報だけでなく後述されるものも含む）は、記憶部２２内のゲストＤＢ６１内に保存され、それ以後、再利用することができる。すなわち、登録済みのゲストの個人情報については、同様の状況下において入力を簡略化することができる。ゲストＤＢ６１内では、ゲストの識別情報（以下、ゲストＩＤという）と、ゲストに関する情報とが互いに関連付けて記憶される。従って、ゲストを識別するに足る一部のゲストに関する情報（例えば、ゲストの氏名及び所属組織）を入力するだけで、これに紐づけられている必要な情報をゲストＤＢ６１内から自動的に呼び出すことができる。なお、ゲストＩＤとしては、本実施形態では専用のコードが割り当てられるが、ゲストに関する各種情報を適宜使用することもできる。例えば、ゲストの氏名、所属組織及び所属部署を組み合わせてゲストＩＤとすることもできるし、単にゲストの氏名だけをゲストＩＤとすることもできる。また、ホスト側参加者とは、通常、来客対応ＲＰＡサービスの利用権限を有する者であり、ホストＤＢ６０内に登録されている。よって、ホスト側参加者に関する情報の入力時にも、ホスト側参加者を識別するに足る一部のホスト側参加者に関する情報（例えば、ホスト側参加者の氏名及び所属部署）を入力するだけで、ホストＤＢ６０から必要な情報を呼び出すことができるため、入力を簡略化することができる。
　ホストがアポイントメント登録画面上でアポイントメントに関する情報を入力すると、アポイントメント管理部２１Ａは、これに基づいてアポイントメント管理情報を作成し、これをアポイントメントＤＢ６２内に保存する。アポイントメント管理情報は、アポイントメントを管理するための情報であり、アポイントメントの識別情報（以下、アポイントメントＩＤという）と、アポイントメントに関する各種情報とを関連付けた情報である。本実施形態のアポイントメント管理情報には、ミーティングに参加するゲストのゲストＩＤ及びホスト側参加者のホストＩＤが含まれ、これらは、ホストにより入力されたアポイントメントに関する情報をキーにホストＤＢ６０及びゲストＤＢ６１内を検索して取得される。なお、アポイントメントＩＤとしては、本実施形態では専用のコードが割り当てられるが、アポイントメントに関する各種情報を適宜使用することもできる。例えば、ゲストの氏名とミーティングの日時を組み合わせてアポイントメントＩＤとすることもできる。
　アポイントメント管理情報の登録後、ゲストの来訪前に、アポイントメント管理部２１Ａは、アポイントメント管理情報に基づいてゲスト及びホスト側参加者全員を特定し、それぞれの所定の連絡先にアポイントメントの詳細情報を送信する（ステップＳ２）。なお、アポイントメントの登録を行ったホストに対しては、アポイントメントの詳細情報の送信が省略されてもよい。ここでいう所定の連絡先とは、例えば、各種ＤＢ０１～６２からゲストＩＤ及びホストＩＤをキーに検索可能なメールアドレスである。アポイントメントの詳細情報は、送信先の機器が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の機器にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。アポイントメントの詳細情報には、アポイントメントＩＤ、ミーティングの日時、ミーティングで使用されるルームＩＤ、参加者の氏名等が含まれる。また、本実施形態では、ゲストには、アポイントメントＩＤを表すＱＲコード（登録商標）が送信される。ゲストは、このＱＲコード（登録商標）を含むアポイントメントの詳細情報をゲスト端末６で受信する。さらに、ゲストに対するアポイントメントの詳細情報には、施設までの道案内が含まれていてもよい。また、アポイントメントの詳細情報は、例えば、アポイントの前日等の所定のタイミングで、ゲスト及びホスト側参加者全員にリマインダーとして送信（再送の場合を含む）されてもよい。
　次に、ミーティングの日時になると、ゲストが施設を来訪し、受付エリアに到着する。ここで、ゲストは、受付端末３を操作して入館手続きを行う。具体的には、来訪管理部２１Ｂは、ゲストの来訪時にゲストから受付端末３の入力部３２を介してゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付ける（ステップＳ３）。例えば、ゲストは、受付端末３の入力部３２に含まれるカメラに、事前にゲスト端末６で受信したＱＲコード（登録商標）を読み取らせることにより、来訪情報としてアポイントメントＩＤを入力することができる。このとき、ゲストは、施設まで携帯したゲスト端末６の表示部上にＱＲコード（登録商標）を表示させてこれを読み取らせてもよいし、紙に印刷されたＱＲコード（登録商標）を読み取らせてもよい。あるいは、入力部３２に含まれるタッチパネルを操作してアポイントメントＩＤを表す文字／数字列を入力することもできる。また、ゲストは、これから予定しているミーティングを特定できるような情報であれば、アポイントメントＩＤに代えて又は加えて、アポイントメントＩＤ以外の所定の情報、例えば、ゲストの氏名やホストの氏名、ミーティングで使用されるルームＩＤ等を入力することもできる。この場合、このような情報は、予めゲストに送信されるＱＲコード（登録商標）に含ませておけば入力が容易となる。
　来訪管理部２１Ｂは、来訪情報が入力されると、アポイントメント管理情報及び来訪情報に基づいてゲストの認証を行う（ステップＳ４）。例えば、来訪情報として入力されたアポイントメントＩＤをキーにアポイントメントＤＢ６２内からアポイントメント管理情報を検索し、事前にアポイントメントがなされていると判断される（すなわち、入力された来訪情報に対応するアポイントメント管理情報が登録されている）場合には、ゲストの認証が成功する。一方で、入力された来訪情報に対応するアポイントメント管理情報がアポイントメントＤＢ６２内に発見されなければ、ゲストの認証に失敗する。この場合、ゲストは、別途ホストに電話をするなどして対応しなければならない。これにより、アポイントメントなしの突然の来客等を防ぐことができる。
　ゲストの認証が成功した場合には、反応部２１Ｃは、ゲストに向けてのウェルカム画面Ｗ１（図７参照）を作成し、これを受付端末３に送信し、受付端末３の表示部３１上に表示させる（ステップＳ５）。なお、ウェルカム画面Ｗ１は、送信先の受付端末３が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の受付端末３にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。
　ウェルカム画面Ｗ１には、ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージが表示される。ウェルカムメッセージは、ゲストに対する歓迎の意を表す文字情報及び／又は画像（以下、ウェルカムメッセージ本体という）を含み、さらに本実施形態では、宛名としてのゲストを識別する情報として、ゲストの所属組織及び氏名を含む。ゲストを識別する情報は、アポイントメントＤＢ６２内に登録されているゲストの個人情報を参照して決定される。あるいは、ゲストＤＢ６１から来訪情報をキーに検索可能なゲストの個人情報を参照して決定されてもよい。ウェルカムメッセージ本体としては、プリセットされているものを使用することもできるし、アポイントメントの登録時等にホストが個別に入力してアポイントメントＤＢ６２内に記憶しておいたものを使用することもできる。以上のウェルカムメッセージを見たゲストは、不特定多数の１人としてではなく、まさに自身が迎えられていると感じることができるため、温かく迎えられていると感じることができる。また、反応部２１Ｃは、ウェルカムメッセージの表示とともに、適切な音（ウェルカムメッセージの内容を読み上げるような音声や、単にゲストの注意を引くための効果音を含む）を受付端末３のスピーカ３６から出力させることもできる。
　また、反応部２１Ｃは、ゲストの認証が成功した場合に、ウェルカムメッセージの表示と並行して、受付端末３に入館証データを送信し、プリンタ７から入館証を発行させる（ステップＳ６）。入館証の表面には、入館証データが印刷され、入館証データには、ゲストの氏名及び所属組織、並びにアポイントメントＩＤを表すＱＲコード（登録商標）等が含まれる。
　また、反応部２１Ｃは、ゲストの認証が成功した場合に、ウェルカムメッセージの表示と並行して、ホストに向けての来訪通知Ｗ２（図８参照）を作成する。来訪通知Ｗ２は、ホスト端末４に送信され、表示部４１上に表示される（ステップＳ７）。このとき、反応部２１Ｃは、アポイントメント管理情報に基づいてホスト側参加者全員を特定し、それぞれの所定の連絡先に来訪通知Ｗ２を送信する。ここでいう所定の連絡先とは、例えば、ＤＢ６０及び６２からホストＩＤをキーに検索可能なメールアドレスである。来訪通知Ｗ２は、送信先のホスト端末４が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先のホスト端末４にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。
　来訪通知Ｗ２は、ゲストの来訪を通知する文字情報及び／又は画像を含む。本実施形態の来訪通知Ｗ２は、ゲスト及びホスト側参加者を識別した形式で作成され、ゲストを識別する情報として、ゲストの所属組織及び氏名を含み、ホスト側参加者を識別する情報として、ホスト側参加者の氏名を含む。ゲスト及びホスト側参加者を識別する情報は、アポイントメントＤＢ６２内に登録されているゲストの個人情報及びホストの属性情報を参照して決定される。あるいは、ゲストＤＢ６１及びホストＤＢ６０から来訪情報をキーに検索可能なゲストの個人情報及びホストの属性情報を参照して決定されてもよい。また、本実施形態の来訪通知Ｗ２にはミーティングの日時も含まれ、この情報はアポイントメント管理情報から取得される。
　また、本実施形態の来訪通知Ｗ２には、図８に示すように、ゲストの顔を表す画像（以下、ゲスト顔画像という）が含まれる。ゲスト顔画像は、受付端末３の入力部３２に含まれるカメラにより撮影されたものが使用されてもよいし、ゲストＤＢ６１内にゲストの個人情報として登録されているものが使用されてもよい。一度撮影されたゲスト顔画像は、ゲストＤＢ６１内に登録されて繰り返し使用されてもよいし、ゲストの来訪毎に新たに撮影されてもよい。また、反応部２１Ｃは、来訪通知Ｗ２の表示とともに、適切な音（来訪通知の内容を読み上げるような音声や、単にホストの注意を引くための効果音を含む）をホスト端末４のスピーカ４６から出力させることもできる。
　以上の来訪通知Ｗ２を見たホスト側参加者は、ゲストの到着を知り、ゲストを出迎える準備を開始することができる。まず、担当のホスト側参加者（以下、担当者という）は、受付エリアまでゲストを迎えに行くが、その前に、ゲストに対し応答メッセージを送信する。図８に示すように、来訪通知Ｗ２には、担当者がアクセスすべきＵＲＬが表示されている。担当者が当該ＵＲＬにアクセスすると、反応部２１Ｃは、図９に示すような応答入力画面Ｗ３を作成し、これをホスト端末４の表示部４１上に表示させる。応答入力画面Ｗ３は、担当者からホスト端末４の入力部４２を介しゲストの来訪に対する応答の入力を受け付ける（ステップＳ８）。本実施形態の応答入力画面Ｗ３上には、図９に示されるように、応答メッセージに含まれることになる複数のメッセージが選択形式で提示される。これにより、担当者は、ゲストを迎えに行く慌ただしい状況下であっても、容易に応答を入力することができる。担当者が、応答入力画面Ｗ３上の複数のメッセージの選択肢の中から自身の応答を１つ選択すると、反応部２１Ｃは、ゲストに向けての応答画面Ｗ４（図１０参照）を作成し、これを受付端末３に送信し、受付端末３の表示部３１上に表示させる（ステップＳ９）。応答画面Ｗ４は、送信先の受付端末３が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の、受付端末３にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。また、反応部２１Ｃは、応答画面Ｗ４の表示とともに、適切な音（応答メッセージの内容を読み上げるような音声や、単にゲストの注意を引くための効果音を含む）を受付端末３のスピーカ３６から出力させることもできる。

　応答画面Ｗ４には、応答メッセージが表示される。応答メッセージは、ホストからの応答を表す文字情報及び／又は画像を含み、ホストにより入力された応答に応じて作成される。図１０の例では、応答メッセージには、応答入力画面Ｗ３を介してホストにより選択されたメッセージが含まれる。また、本実施形態の応答メッセージは、ゲスト及び担当者を識別した形式で作成され、宛名としてのゲストを識別する情報として、ゲストの氏名及び所属組織を含み、担当者を識別する情報として、担当者の氏名を含む。ゲスト及び担当者を識別する情報は、アポイントメントＤＢ６２内に登録されているゲストの個人情報及びホストの属性情報を参照して決定される。あるいは、ゲストＤＢ６１及びホストＤＢ６０から来訪情報をキーに検索可能なゲストの個人情報及びホストの属性情報を参照して決定されてもよい。また、図１０に示すように、本実施形態の応答メッセージには、担当者のホスト顔画像が含まれる。ホスト顔画像は、ホストＤＢ６０内から取得される。
　以上の応答メッセージを見たゲストは、自身の到着にホストが気付いていることを知ることができ、安心して出迎えのホストを待つことができる。また、ゲストは、まさに自身が迎えられていることを知り、さらに自身を迎えてくれる人を具体的に認識することができ、温かく迎えられていると感じることができる。また、対面する前においても、顔画像により互いの顔を見ながらの温かみのあるコミュニケーションが可能となる。
　また、本実施形態の応答メッセージは、担当者がゲストの元に到着するまでに要する時間に関する情報を含む。図９及び図１０の例でいうと、「すぐにお迎えにあがります」「少々お待ちください」「会議中のため、・・・ソファにおかけになってお待ちください」等の表現は、ゲストにホストの到着時間を間接的に知らせることができる。これにより、ゲストは、自身がどれ位待たなくてはならないかを知ることができ、待ち時間を安心して過ごすことができる。なお、到着するまでに要する時間を定量的に表す情報を応答メッセージに含ませることもできる。この場合、応答入力画面Ｗ３が、担当者に、「５分後」や「13：05」等の定量的な値を含む情報を選択又は自由記述式に入力させるように構成されていてもよい。また、反応部２１Ｃは、ホスト端末４の現在の位置情報等に基づいて、自動的に到着予定時刻を予測し、これを応答メッセージに含めるようにしてもよい。ホスト端末４の位置情報は、ホスト端末４が据置型であれば、例えば、予めホスト端末４のＩＤに対応付けてその位置情報を記憶部２２に保持しておき、これを参照することで特定することができる。また、ホスト端末４が移動式であれば、例えば、ホスト端末４が接続している無線通信のアクセスポイントの位置情報から特定することができる。
　以上により、入館手続きが完了する。担当者は、ゲストを受付エリアまで出迎えに行った後、ゲストを連れて予約された会議室や応接室等のルームに移動する。ルームでは、図１１に示すようなサービスが実行される。まず、ホスト（いずれのホスト側参加者であってもよい）がルーム端末５を介してサーバ２にアクセスすると、ルーム端末５の表示部５１上に、基本画面が表示される。この基本画面は、ステップＳ１と同じものであってもよいし、ルームにおいて提供されるサービスに適した画面であってもよい。また、このとき、ステップＳ１と同様のホストの認証が実行されてもよい。
　ホストは、基本画面からドリンクをオーダーすることができる。まず、ホストは、ルーム端末５の入力部５２を介して基本画面上でドリンクオーダー画面を要求する（ステップＳ１１）。これを受けて、反応部２１Ｃは、ドリンクオーダー画面を作成し、これをルーム端末５に送信し、同端末の表示部５１上に表示させる（ステップＳ１２）。ゲストＤＢ６１には、ゲストの嗜好に関する嗜好情報が記憶されており、嗜好情報の１つとして、ドリンクの嗜好に関する情報（以下、ドリンク嗜好情報）が記憶されている。ドリンク嗜好情報は、過去の同ゲストのオーダー履歴に基づいて自動的に生成することも可能であるし、ホストが手動で登録しておくこともできる。反応部２１Ｃは、ゲストＤＢ６１を参照し、ドリンクオーダー画面上にドリンク嗜好情報を表示させる。よって、ホストは、ゲストの嗜好に合わせてドリンクをオーダーすることができる。
　本実施形態のドリンクオーダー画面は、ホストからオーダーするドリンクの選択及び同ドリンクのオーダーを受け付けている。ホストがドリンクオーダー画面上でドリンクのオーダーを行うと、反応部２１Ｃは、このオーダーを予め定められている給仕者の使用するホスト端末４に送信し、同端末の表示部４１上に表示させる（ステップＳ１３）。このとき、オーダーは、送信先のホスト端末４が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先のホスト端末４にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。オーダーには、アポイントメントＩＤ、ミーティングで使用されるルームＩＤ、参加者の氏名、参加者の人数、各参加者に対応するドリンクの種類等が含まれる。給仕者は、このオーダーを自身のホスト端末４で受信し、これを確認する。また、反応部２１Ｃは、オーダーの表示とともに、適切な音（ドリンクのオーダー内容を読み上げるような音声や、単に給仕者の注意を引くための効果音を含む音声を含む）をスピーカ４６から出力させることもできる。給仕者は、これを受けてドリンクを用意し、オーダーが行われたルームまで運ぶ。ゲストのドリンクのオーダーの履歴は、ゲストに関連付けてゲストＤＢ６１内に格納される。
　また、ホストは、基本画面からゲストに関連する最新情報（以下、ゲスト最新情報という）の取得を要求することができる。ホストがルーム端末５の入力部５２を介してゲスト最新情報を要求する（ステップＳ１４）と、反応部２１Ｃは、ニュース画面を作成し、これをルーム端末５に送信し、同端末の表示部５１上に表示させる（ステップＳ１５）。ニュース画面には、ゲストに関連する最新情報が表示される。なお、ゲストＤＢ６１には、嗜好情報の１つとして、ゲストの趣味も記憶されている。反応部２１Ｃは、ゲストＤＢ６１からゲストの所属組織及びゲストの趣味等の個人情報を読み出し、このゲストの個人情報をキーとしてインターネット検索を行い、ゲストに関連する最新情報を取得する。これにより、ホストは、ミーティングの議題に入る前にゲストとゲストに興味のある話題について話すことができ、これがアイスブレークとなり、会話に弾みをつけることができる。最新情報は、スピーカ５６から音声出力されてもよい。
　ミーティングが始まると、時間管理部２１Ｄによる時間管理（ステップＳ１６）が始動する。時間管理は、ルーム端末５が以上のとおり操作されたことや、ホストからルーム端末５を介してミーティングの開始を告げる情報が入力されたことや、アポイントメント管理情報に含まれるミーティングの開始時刻に達したことがトリガーとなって開始する。時間管理部２１Ｄは、アポイントメント管理情報に基づいてミーティングの進行を時間管理する。例えば、時間管理部２１Ｄは、アポイントメント管理情報に含まれるミーティングの開始時刻及び終了時刻に基づいて、ミーティングの時間が半分経過したタイミングや、終了時刻の１０分前等の所定のタイミングを判断する。そして、同タイミングで、ルーム端末５の表示部５１及びスピーカ５６からホスト及びゲストに対しアラートを出力させる（ステップＳ１７）。アラートとしては、「終了時刻の１０分前です。まとめて下さい。」等のメッセージを表示部５１上に表示させるとともに、スピーカ５６から同様のメッセージを音声出力させることができる。これにより、ホストとゲストとは、生産性の高いミーティングを行うことができる。
　また、ミーティング時には、以上の時間管理に加え、議事録作成部による議事録作成が実行される（ステップＳ１８）。議事録作成も、時間管理と同様の開始条件がトリガーとなって開始する。議事録作成部２１Ｅは、ルーム端末５の入力部５２を介してミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付ける。例えば、議事録作成部２１Ｅは、ルーム端末５の表示部５１上にミーティング管理画面を表示させる。このミーティング管理画面には、ホスト及びゲストの少なくとも一方から入力部５２に含まれるキーボード等を介して、ミーティング情報としてミーティング中の発言内容に関するテキストデータの入力を受け付ける所定のテキスト入力エリアが表示される。テキスト入力エリアは、例えば、一行入力が可能なバー状のシンプルな形態とすることができる。あるいは、入力部５２に含まれるマイクを介してミーティング中の会話を収音し、これをテキストデータに変換する。ミーティングの終了時には、このようなテキストデータを含む議事録を作成し、これをアポイントメント管理情報としてアポイントメントＤＢ６２に保存する。なお、テキストデータをテキストマイニングして要約を作成し、テキストデータ全文に代えて又は加えて議事録に要約を加えてもよい。ミーティングの終了は、ホストからルーム端末５を介してミーティングの終了を告げる情報が入力されたことや、アポイントメント管理情報に含まれるミーティングの終了時刻に達したこと等に基づいて判断される。議事録には、以上のテキストデータ全文及び／又はその要約の他、アポイントメント管理情報から取得されるミーティングの参加者の氏名、所属組織、所属部署、日時、場所等も加えられる。
　アポイントメントＤＢ６２内に記憶された議事録は、ルーム端末５及びホスト端末４から閲覧（ステップＳ１９、Ｓ２０）及び編集（ステップＳ２１）することができる。編集内容は、アポイントメントＤＢ６２内の議事録に反映される。ホストは、ルーム端末５の入力部５２を介してアポイントメントＤＢ６２から議事録の読み出しを要求し（ステップＳ１９）、表示部５１上に議事録を表示させ（ステップＳ２０）、ゲストとともにその内容を確認し、入力部５２を介して適宜修正及び加筆することができる（ステップＳ２１）。あるいは、執務室等に戻った後、ホスト端末４を操作し、ルーム端末５を操作する場合と同様に議事録を閲覧及び編集することもできる。このように、議事録作成部２１Ｅは、ミーティングの進行中のみならず編集時にも、ルーム端末５の入力部５２及びホスト端末４の入力部４２を介してミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付けており、これに基づいて議事録を完成させる。議事録作成部２１Ｅは、ホスト端末４及びルーム端末５を介して入力されるホストからの命令を受けて（ステップＳ２２）、完成した議事録をゲストＤＢ６１及びアポイントメントＤＢ６２に含まれるゲストのメールアドレスに送信する（ステップＳ２３）。ゲストは、これをゲスト端末６等で受信することができる。勿論、ホスト側参加者全員のメールアドレスにも議事録を送信することができる。議事録は、送信先の機器が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の機器にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。これにより、ホストとゲストとの間でミーティングの内容をしっかりと共有することができる。
　再び図６に戻り、ミーティングが終了すると、ゲストは施設から退館する。このとき、ゲストは、受付エリアにおいて受付端末３を操作して退館手続きを行う。具体的には、来訪管理部２１Ｂは、ゲストから受付端末３の入力部３２を介してゲストの退館を告げる退館情報の入力を受け付ける（ステップＳ２４）。例えば、ゲストは、受付端末３の入力部３２を介して、退館情報としてアポイントメントＩＤを入力することができる。このとき、入力部３２に含まれるカメラに、入館証、ゲスト端末６又は紙に表示されたＱＲコード（登録商標）を読み取らせることにより、アポイントメントＩＤを入力することができる。あるいは、入館時と同様に、退館情報として、終了したミーティングを特定できるような任意の情報を入力することもできる。
　来訪管理部２１Ｂは、退館情報が入力されると、退館情報に基づいてゲスト及びゲストが参加していたミーティングを識別した上でゲストの退館を判断し、退館時刻をアポイントメントＤＢ６２に保存する（ステップＳ２５）。なお、以上の退館手続きは、ゲストに代わってホストが行うこともできる。例えば、ホストは、ゲストを見送った後、受付端末３、ホスト端末４又はルーム端末５を介して同様の退館情報を入力することもできる。このとき、ゲストから入館証の返却を受けておけば、退館情報の入力が容易となり、手続きがスムーズとなる。
　ゲストの退館後、所定の時間が経過すると、返礼部２１Ｆは、ゲストの来訪に対するサンクスメッセージを作成し、これを所定の連絡先に送信する（ステップＳ２６）。サンクスメッセージの送信のトリガーは、ホストがホスト端末４の入力部４２又はルーム端末５の入力部５２を介して所定の入力を行ったこととすることもできる。ここでいう所定の連絡先とは、例えば、ゲストのメールアドレスであり、アポイントメントＤＢ６２又はゲストＤＢ６１から読み出される。サンクスメッセージは、送信先の機器が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の機器にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。
　サンクスメッセージは、ゲストを識別した形式で作成され、ゲストの来訪に対する感謝の意を表す文字情報及び／又は画像（以下、サンクスメッセージ本体という）を含み、さらに本実施形態では、宛名としてのゲストを識別する情報として、ゲストの所属組織及び氏名を含む。ゲストを識別する情報は、アポイントメントＤＢ６２又はゲストＤＢ６１内に登録されているゲストの個人情報を参照して決定される。サンクスメッセージ本体としては、プリセットされているものを使用することもできるし、ホストが適当なタイミングで個別に入力してＤＢ６０、６１又は６２内に記憶しておいたものを使用することもできる。以上のサンクスメッセージを見たゲストは、自身が温かく迎えられたと感じることができる。また、上述した議事録が、このようなサンクスメッセージに自動的に添付されてもよい。
　＜４．変形例＞
　以上、本発明の一実施形態について説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その趣旨を逸脱しない限りにおいて、種々の変更が可能である。例えば、以下の変更が可能である。また、以下の変形例の要旨は、適宜組み合わせることができる。
　＜４－１＞
　上記実施形態でルーム端末５により実行された処理は、ルームに持ち運ばれたホスト端末４によっても同様に実行することができる。この意味で、ホスト端末４を、ゲストが通されるルームで使用されるルームインターフェース機器として使用することができる。
　＜４－２＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、外部のＣＲＭ（Customer Relationship Management）プログラムが導入されている機器（管理サーバ及びアプリケーションプログラムで動作する端末を含む）と連携させることもできる。この場合、ゲストＤＢ６１及びホストＤＢ６０内の情報を、同プログラムが管理している情報とリンクさせることができる。
　＜４－３＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、外部のスケジューラプログラムが導入されている機器（管理サーバ及びアプリケーションプログラムで動作する端末を含む）と連携させることができる。この場合、アポイントメントＤＢ６２内の情報を、同プログラムが管理しているスケジュール情報とリンクさせることができる。
　＜４－４＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、外部の会議室管理プログラムが導入されている機器（管理サーバ及びアプリケーションプログラムで動作する端末を含む）と連携させることができる。この場合、アポイントメントＤＢ６２内の情報を、同プログラムが管理している会議室管理情報とリンクさせることができる。
　＜４－５＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、受付エリアに配備されているロボットと連携させることができる。この場合、ロボットにゲストを識別した形式での「おもてなし」を行わせることができる。例えば、ゲストがロボットに対し入館手続きを行おうとしたとき、ロボットに内蔵されるカメラやマイク等の入力部を介してゲストの顔や声等の生体情報を、来訪情報としてセンシングする。来訪管理部２１Ｂは、このときセンシングされた生体情報と、サーバ２内のゲストＤＢ６１に予め登録されているゲストの顔画像や声紋情報等の生体情報とを照合し、ゲストの認証を行う。このとき、来訪管理部２１Ｂは、アポイントメント管理情報に基づいて、来訪したゲストがアポイントメントのあるゲストであるかを認証する。勿論、上記実施形態のように、ロボットにＱＲコード（登録商標）等を読み取らせることにより、ゲストの認証を行うこともできる。こうしてゲストの認証に成功した場合には、反応部２１Ｃは、ゲストＤＢ６１及び／又はアポイントメントＤＢ６２内からゲストのその他の個人情報、例えば、氏名、会社名等を読み出す。そして、反応部２１Ｃは、これらの情報を組み込んだウェルカムメッセージをロボットの出力部を介して音声出力し、ゲストを識別した形式でゲストのおもてなしを行うことができる。
　＜４－６＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、外部のタクシー配車プログラムが導入されている機器（管理サーバ及びアプリケーションプログラムで動作する端末を含む）と連携させることができる。この場合、ミーティングの終了時にルーム端末５等を介してタイムリーにゲストのためのタクシーを呼ぶことができる。例えば、サーバ２は、ルーム端末５の表示部５１上に表示されるタクシー配車画面を介して、ホスト及びゲストの少なくとも一方からタクシーの配車依頼の入力を受け付け、これが入力された場合に、外部のタクシー配車プログラムで動作する機器に配車依頼を送信する。また、この場合、決済をタクシー会社とホストとの間で容易に行うことができる。
　＜４－７＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、図１２に示すように、様々な外部機器８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・（代表して、参照符号８０を付すことがある）に接続することができる。外部機器８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・は、それぞれゲストに関する情報を読み取るリーダ８１ａ，８１ｂ，８１ｃ，・・・（代表して、参照符号８１を付すことがある）を有する。リーダ８１は、受付エリアに限らず、施設内の様々な場所に設置される外部機器８０本体の近傍に配置される。ゲストは、外部機器８０を使用する際に、リーダ８１にゲストに関する情報を読み取らせる。反応部２１Ｃは、リーダ８１により読み取られたゲストに関する情報に基づいて改めてゲストの認証を行い、ゲストの認証が成功した場合に、ゲストに外部機器８０を使用する権限を与え、ゲストに対し外部機器８０を作動させる。
　ゲストの認証に使用されるゲストに関する情報とは、例えば、ゲスト又はアポイントメントを識別可能な情報であり、典型的には、入館証、ゲスト端末６又は紙に表示された上記のようなＱＲコード（登録商標）である。この場合、ゲストは、入館証、ゲスト端末６又は紙をリーダ８１にかざすことにより、認証を受けることができる。
　別の例を挙げると、ゲストの認証に使用されるゲストに関する情報は、ゲストの顔画像や声紋情報等の生体情報であってもよい。この場合、反応部２１Ｃは、ゲストの生体認証を行って、ゲストに外部機器８０によるサービスを受ける権限を与えるようにする。生体認証とは、生体情報に基づく認証を意味する。照合される生体情報は、例えば、ゲストの初めての来訪時に、受付端末３又はこれに接続されている機器を介して取得され、ゲストＤＢ６１内に登録されるようにしてもよいし、ホストがホスト端末４を介してゲストＤＢ６１内に予め登録しておいてもよい。
　これに限定されないが、リーダ８１ａ，８１ｂ，８１ｃ，・・・は、ＱＲコード（登録商標）や生体情報を読み取り可能なタブレットコンピュータとして実現することができる。以下、外部機器８０のいくつかの例を説明する。
＜４－７－１＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、施設内に設置されているゲート機器又はドア８０ａと連携させることができる。この場合、ゲストに関する情報をゲート機器又はドア８０ａのリーダ８１ａに読み取らせることにより、これをゲート機器又はドア８０ａを開くための通行証として使用することができる。
　＜４－７－２＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、施設内に設置されているドリンク等の自動販売機８０ｂと連携させることができる。この場合、ゲストに関する情報を自動販売機８０ｂのリーダ８１ｂに読み取らせることにより、ゲストが自動販売機８０ｂを所定の態様で使用できるようにすることができる。例えば、ゲストが、自動販売機８０ｂ内の商品を容易に（典型的には、無料で）取得できるようにすることができる。
　＜４－７－３＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、施設内に設置されているエレベータ８０ｃと連携させることができる。この場合、ゲストに関する情報をリーダ８１ｃに読み取らせることにより、これをエレベータ８０ｃを使用するための通行証として使用することができる。リーダ８１ｃは、エレベータ８０ｃの乗り場及び／又はエレベータ８０ｃのかご内に設置することができる。ここで言うエレベータ８０ｃの使用には、エレベータを呼ぶこと、エレベータをホストが予めホスト端末４を介して許可した階で停止させること、エレベータをゲストが指定する所望の階に停止させること等が含まれる。
　＜４－８＞
　反応部２１Ｃは、認証が成功したゲストに対し、ゲストに関連するＢＧＭ（バックグラウンドミュージック）を出力するようにしてもよい。このとき、ゲストに応じたＢＧＭは、ゲストＤＢ６１内の情報を参照して決定することができる。例えば、ゲストＤＢ６１内に、ゲストの好きな音楽を特定する情報（曲名、演者、作曲者、作詞者等）を嗜好情報として登録しておき、この情報に当てはまる音楽を選択してもよい。あるいは、ゲストの性別及び年齢等の個人情報を登録しておき、これらの個人情報と関連の強い音楽を自動的に選択してもよい。また、予め音楽を特定する情報と企業とを対応付けて記憶部２２内に登録しておき、認証が成功したゲストの所属組織の情報をキーに記憶部２２内を参照して、音楽を選択してもよい。
　ＢＧＭは、受付においてゲストの認証が成功した直後に、受付端末３のスピーカ３６、又は受付エリアに設置されるスピーカ１２（図１３参照）から出力されるようにしてもよい。あるいは、ＢＧＭは、ゲストの通されるルームに設置されているスピーカ１３（図１３参照）から出力されるようにしてもよい。後者の場合、ＢＧＭを流すタイミングは、例えば、ルーム端末５を介して手動で指定することもできる。あるいは、ホストが、予めアポイントメント管理情報として、ミーティングに使用するルームのＩＤ及びミーティングの予定時刻を予め登録しておき、ミーティングの開始時刻に達したときに、ＢＧＭが自動的に流れ出すようにしてもよい。変形例４－３又は４－４のように、来客対応ＲＰＡシステム１が外部のスケジューラプログラム又は会議室管理プログラムが導入されている機器に接続されている場合には、ミーティングに使用するルームのＩＤ及びミーティングの予定時刻を、これらのプログラムが管理している情報から取得することができる。
　＜４－９＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、ギフト販売会社等により運営される外部のギフト販売プログラムが導入されている機器（典型的には、管理サーバである）と連携させることができる。この場合、ホストはゲストに対し、タイムリーにゲストが喜ぶギフトを提供することができる。例えば、サーバ２は、ホスト端末４の表示部４１上に表示されるギフト注文画面を介して、ホストからゲストのためのギフトの注文依頼の入力を受け付け、これが入力された場合に、外部のギフト販売プログラムで動作する機器にギフトの注文依頼を送信する。ギフトの注文依頼は、ゲストが帰るときに渡すことができるようホスト宛てにギフトが送られてくる依頼とすることもできるし、あるいは、お歳暮、お中元などの季節にゲストにギフトを直送する依頼とすることもできる。このとき、サーバ２は、ゲストＤＢ６１内に記憶されているゲストの嗜好情報に基づいてゲストにあったギフトを選定し、これをギフト注文画面に表示させ、ホストによるギフトの選定を助けることができる。
　＜４－１０＞
　アポイントメントの登録からサンクスメッセージの送信までの一連のステータス情報を、ホストがホスト端末４等を介してモニタリングできるようにしてもよい。ここでいうステータス情報とは、例えば、何名のゲスト／ホストが施設内にいるか、各ゲスト／ホストがどのフェーズにいるか、会議室や応接室等のルームの利用状況／清掃状況等を表す情報である。
　＜４－１１＞
　入館手続き時のゲストとホストとの間のコミュニケーションを補助するために、受付端末３及びホスト端末４に通話機能を加えてもよい。このとき、受付端末３及びホスト端末４にインストールされている外部の通話アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。
　また、図１４に示すように、受付端末３を外付けの内線電話機１０に接続してもよい。そして、ゲストの認証が成功すると、反応部２１Ｃが、ホストに対応する内線番号が割り振られた電話機１１に接続するように、内線電話機１０を制御してもよい。これにより、ゲストは、ホストと内線電話で通話することができる。なお、ホストに対応する内線番号は、予めホストＤＢ６０内にホストＩＤと内線番号とを対応付けて記憶しておき、反応部２１Ｃがこれを参照することで、特定することができる。
　＜４－１２＞
　来客対応ＲＰＡシステムによる各種機能は、企業においてのみならず、パーティ等のイベント会場や集合住宅の受付においても利用することができる。
　＜４－１３＞
　ゲストの来訪時の認証は、ゲストの顔画像や声紋情報等の生体情報に基づいて行ってもよい。すなわち、来訪管理部２１Ｂが、ゲストの来訪を告げる来訪情報として、生体情報の入力を受け付ける。顔画像であれば、入力部３２に含まれるカメラを介して、声紋情報であれば、入力部３２に含まれるマイクを介して入力される。そして、来訪管理部２１Ｂは、こうして取得された生体情報を、ゲストＤＢ６１内に予め登録されているゲストの生体情報と照合し、ゲストの認証を行う。照合される生体情報は、例えば、ゲストの初めての来訪時に、受付端末３又はこれに接続されている機器を介して取得され、ゲストＤＢ６１内に登録されるようにしてもよいし、ホストがホスト端末４を介してゲストＤＢ６１内に予め登録しておいてもよい。
　＜４－１４＞
　アポイントメント管理部２１Ａは、ゲストの来訪前に、ゲストからゲスト端末６を介してナビゲートの要求を受け付け、同要求を受け付けた場合に、ゲストに対しゲスト端末６を介して施設までのナビゲートを行ってもよい。例えば、ゲストは、ゲスト端末６からアポイントメント管理部２１Ａに対し、ナビゲートの要求とともに、事前に受信しているアポイントメントの詳細情報に含まれる情報を認証情報として送信する。アポイントメント管理部２１Ａは、受信した認証情報に基づいて、ゲストの認証を行う。アポイントメント管理部２１Ａは、ゲストの認証に成功した場合に、ゲストからの要求に応じて、ゲストに対するナビゲートを開始する。ナビゲートは、例えば、ゲストが施設まで到達するための最短ルートや、施設への到達予定時刻等を計算し、計算した情報をゲスト端末６に送信することにより行う。最短ルート及び到着予定時刻は、ゲストの現在位置に基づいて計算することができる。ゲストの現在位置の情報は、ゲストがゲスト端末６に入力してアポイントメント管理部２１Ａに送信してもよいし、ゲスト端末６に搭載される位置計測システムにより計測された位置情報がアポイントメント管理部２１Ａに送信されてもよい。
　＜４－１５＞
　来客対応ＲＰＡシステム１は、社員の入退館を管理するシステム（入退館管理システム）と連携させることができる。この場合、図１２に示すように、変形例４－７のリーダ８１や、ルーム端末５、受付端末３等に、社員の識別情報（以下、社員ＩＤ）を読み取るリーダ８２を接続してもよい。あるいは、リーダ８１やルーム端末５、受付端末３等が、社員ＩＤを読み取るリーダ８２の機能を兼ね備えていてもよい。なお、社員ＩＤは、社員の生体情報とすることができる。
　タブレットコンピュータ等で実現されるリーダ８１やルーム端末５、受付端末３等に接続されるリーダ８２は、例えば、ＩＣカードを読み取り可能なＩＣカードリーダとして実現することができる。この場合、ＩＣカードリーダ８２に社員証となる社員ＩＤが記憶されたＩＣカードをかざすことにより、社員の認証が行われる。
　リーダ８１又はこれに接続されるリーダ８２により読み取られた社員ＩＤに基づいて、社員が認証された場合には、社員が外部機器８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・を使用できるようにしてもよい。以上の構成によれば、入退館管理システムは、特定のゲート機器又はドア８０ａの使用状況に基づいて、特定の社員の特定のエリアへの入退館を管理することができる。また、入退館管理システムは、特定のルーム端末５の使用状況に基づいて、特定の社員の特定のルームへの入退館を管理することができる。また、入退館管理システムは、受付端末３での社員ＩＤの読み取り履歴に基づいて、特定の社員の施設への入退館を管理することができる。
１　　　来客対応ＲＰＡシステム
２　　　サーバ（来客対応ＲＰＡシステム）
２１Ａ　アポイントメント管理部
２１Ｂ　来訪管理部
２１Ｃ　反応部
２１Ｄ　時間管理部
２１Ｅ　議事録作成部
２１Ｆ　返礼部
２１Ｇ　ホスト管理部
２２　　記憶部
３　　　受付端末（ゲストインターフェース機器）
３１　　表示部（ゲスト出力部）
３２　　入力部（ゲスト入力部）
３６　　スピーカ（ゲスト出力部）
４　　　ホスト端末（ホストインターフェース機器、ルームインターフェース機器）
４１　　表示部（ホスト出力部、ルーム出力部）
４２　　入力部（ホスト入力部、ルーム入力部）
４６　　スピーカ（ホスト出力部、ルーム出力部）
５　　　ルーム端末（ルームインターフェース機器）
５１　　表示部（ルーム出力部）
５２　　入力部（ルーム入力部）
５６　　スピーカ（ルーム出力部）
６０　　ホストデータベース
６１　　ゲストデータベース
６２　　アポイントメントデータベース
Ｗ１　　ウェルカム画面（ウェルカムメッセージ）
Ｗ２　　来訪通知
Ｗ３　　応答入力画面
Ｗ４　　応答画面（応答メッセージ）

Claims (21)

  1. 　ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、
    　前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器と、
    　前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器と
    に接続され、
    　前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存するアポイントメント管理部と、
    　前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記アポイントメント管理情報及び前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行う来訪管理部と、
    　前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させる反応部と
    を備える、
    来客対応ＲＰＡシステム。
  2. 　前記反応部は、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ホストに向けて前記ホスト出力部に前記ゲストの来訪を通知する来訪通知を出力させる、
    請求項１に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  3. 　前記来訪通知には、前記ゲストの顔を表す画像が含まれる、
    請求項２に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  4. 　前記反応部は、前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪に対する応答の入力を受け付け、前記入力された応答に応じて応答メッセージを作成し、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記応答メッセージを出力させる、
    請求項２又は３に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  5. 　前記応答メッセージには、前記ホストの顔を表す画像が含まれる、
    請求項４に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  6. 　前記応答メッセージは、前記ホストが前記ゲストの元に到着するまでに要する時間に関する情報を含む、
    請求項４又は５に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  7. 　前記ゲストインターフェース機器は、内線電話機に接続され、
    　前記反応部は、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ホストに対応する内線番号に接続するように前記内線電話機を制御する、
    請求項１から６のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  8. 　前記反応部は、前記認証が成功したゲストに向けて、前記ゲスト出力部に前記ゲストに関連する音楽を出力させる、
    請求項１から７のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  9. 　前記ゲストインターフェース機器が設置されるエントランス又は前記ゲストが通されるルームに設置されるスピーカ
    に接続され、
    　前記反応部は、前記認証が成功したゲストに向けて、前記スピーカに前記ゲストに関連する音楽を出力させる、
    請求項１から８のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  10. 　前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器
    にさらに接続され、
    　前記ゲストの個人情報を記憶する記憶部
    をさらに備え、
    　前記反応部は、前記個人情報に基づいて前記ゲストに関連する最新情報を取得し、前記ルーム出力部に前記最新情報を出力させる、
    請求項１から９のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  11. 　前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム入力部を有するルームインターフェース機器にさらに接続され、
    　前記ルーム入力部を介して前記ゲストと前記ホストとによるミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付け、前記ミーティング情報に基づいて議事録を作成する議事録作成部
    をさらに備える、
    請求項１から９のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  12. 　前記ルームインターフェース機器は、ルーム出力部をさらに有し、
    　前記議事録作成部は、前記ルーム出力部にミーティング管理画面を表示させ、前記ミーティング管理画面上に表示される所定のエリアに、前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方から前記ルーム入力部を介して前記ミーティング情報として前記ミーティングの内容に関するテキストデータの入力を受け付け、前記テキストデータに基づいて前記議事録を作成する、
    請求項１１に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  13. 　前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器
    にさらに接続され、
    　前記アポイントメント管理情報に基づいて時間管理を行い、前記ルーム出力部から前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方に対しアラートを出力させる時間管理部
    をさらに備える、
    請求項１から９のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  14. 　前記来訪管理部は、前記ゲスト及び前記ホストの少なくとも一方から前記ゲストの退館を告げる退館情報の入力を受け付け、前記退館情報に基づいて前記ゲストの退館を判断し、
    　前記来客対応ＲＰＡシステムは、
    　前記ゲストの退館が判断された後、前記ゲストの所定の連絡先に前記ゲストの来訪に対するサンクスメッセージを送信する返礼部
    をさらに備える、
    請求項１から１３のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  15. 　前記ウェルカムメッセージは、前記ゲストの名前を含む、
    請求項１から１４のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  16. 　前記アポイントメント管理部は、前記ゲストの来訪前に前記アポイントメント管理情報に基づいて前記ゲストの所定の連絡先に所定の情報を送信し、
    　前記来訪管理部は、前記来訪情報として、前記所定の情報の入力を受け付ける、
    請求項１から１５のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  17. 　前記ゲストに関する情報を読み取るリーダを有する外部機器
    に接続され、
    　前記反応部は、前記リーダにより読み取られた前記ゲストに関する情報に基づいて前記ゲストの認証を行い、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに前記外部機器を使用する権限を与え、前記ゲストに対し前記外部機器を作動させる、
    請求項１から１６のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  18. 　前記外部機器は、エレベータ、ゲート機器、ドア又は自動販売機である、
    請求項１７に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  19. 　前記ゲストに関する情報には、前記ゲストの生体情報が含まれる、
    請求項１７又は１８に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  20. 　前記来訪情報には、前記ゲストの生体情報が含まれる、
    請求項１から１９のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
  21. 　ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡプログラムであって、
    　前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器と、
    　前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器と
    に接続されるコンピュータに、
    　前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存することと、
    　前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記アポイントメント情報及び前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行うことと、
    　前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させることと
    をコンピュータに実行させる、
    来客対応ＲＰＡプログラム。
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