JP7005068B1 - 報知端末装置、プログラム及び報知方法 - Google Patents

Abstract

【課題】管理空間の利用において、次の予約利用者基点ではなく、来訪者基点で利用者が必ず退出しなければいけない時間を把握することが望まれる。【解決手段】本発明は、管理空間を利用している利用者へ所定の報知を実行する報知端末装置であって、前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行する報知部と、を備える。【選択図】図２

Description

特許法第３０条第２項適用 令和３年８月１７日付け新規性の喪失の例外証明書提出書の別添表１に記載のウェブサイトにて公開（令和３年６月３日、４日、１８日）

本発明は、報知端末装置、プログラム及び報知方法に関する。

近年、企業の受付応対において、来訪者が訪問した際の受付業務の一部又は全てをＩＴ化するケースが増えている。具体的には、これまで人（例えば、受付嬢など）が来訪者を受け付けし、訪問相手である担当者へ取り次いでいた部分において、来訪者が端末画面からの来訪受付の指定入力を受け付けて、担当者へ来訪者が訪問した旨の通知を自動で行うことでＩＴに受付業務の一部を行わせる企業が増えている。

ところが、来訪受付をＩＴ化することで来訪管理が改善するものの、実際に来訪者と会議室等の管理空間を利用して打ち合わせをするにあたり、人的要因で来訪者と時間通り打ち合わせが開始できず、来訪者を待たせてしまう場合があり得る。それは、開始予定時間となった打ち合わせの前の打ち合わせが長引くなどして、前の利用者が時間通りに退室しないために生じる。一方で、次の利用者や来訪者が開始予定時間ちょうどに会議室に到着するとも限らず、５分や１０分など短い時間を延長するだけで結論が出る場合などに必ず退室して別の会議室を再度予約して短い時間だけ使用しなければならないのは非効率である場合があり得る。

このような問題に対し、例えば、特許文献１には、次の予約時間帯の予約利用者の位置情報を取得し、当該位置情報と会議室の位置情報に基づいて、次の予約利用者が会議室に到着する予測到着時刻を算出して表示する情報処理システムが開示されている。

特開２０１９―０５７１１４号公報

しかしながら、このような予測到着時刻を正確に算出するには、屋内であっても予約利用者の位置を正確に把握する必要があるし、もし仮に予約利用者の位置情報を把握できたとしても、来訪者が時間通りに来訪しない場合もあり得る。さらには、予約利用者が来訪応対を代理者に依頼している場合には、予約利用者と関連性がなくなるので会議室への到着を予測することは難しい。したがって、次の予約利用者基点ではなく、来訪者基点で必ず退出しなければいけない時間を把握することが望まれる。

本発明の目的は、上記の問題に鑑み、来訪者の来訪に応じて来訪者が到来したことを示す到来報知を実行する報知端末装置、プログラム及び報知方法を提供することである。

本発明に係る報知端末装置は、管理空間を利用している利用者へ所定の報知を実行する報知端末装置であって、前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行する報知部と、を備える。

本発明に係るプログラムは、管理空間を利用している利用者へ所定の報知をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記コンピュータにおいて、報知部により、前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行するステップを実行させる。

本発明に係る報知方法は、管理空間を利用している利用者へ所定の報知をコンピュータにおいて実行する報知方法であって、前記コンピュータにおいて、報知部により、前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行するステップを実行する。

本発明の報知端末装置、プログラム及び報知方法によれば、来訪者の来訪に応じて来訪者が到来したことを示す到来報知を実行するため、利用者の退出を促すことができると共に、利用者が予定時間を把握しながら退出準備をする一方で、到来報知までの間は適宜延長することが可能である。

本発明の実施の形態に係る情報処理システムの構成を示すシステム図である。 本発明の実施の形態に係る情報処理システムの概略を示す模式図である。 本発明の実施の形態に係る報知端末装置の画面例を示す画面図である。 本発明の実施の形態に係る報知端末装置の画面例を示す画面図である。 本発明の実施の形態に係る受付端末装置の画面例を示す画面図である。 本発明の実施の形態に係るサーバ装置の機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態に係る報知端末装置の機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態に係る報知端末装置の画面例を示す画面図である。 本発明の実施の形態に係る報知端末装置の画面例を示す画面図である。 本発明の実施の形態に係る受付端末装置の機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態に係る担当者端末装置の機能構成を示すブロック図である。

本発明の実施形態の内容を列記して説明する。本発明は、以下のような構成を備える。
［項目１］
管理空間を利用している利用者へ所定の報知を実行する報知端末装置であって、
前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行する報知部と、
を備えることを特徴とする報知端末装置。
［項目２］
前記報知部は、画面情報生成部により生成された前記到来報知を示す画面情報を出力部から出力することにより前記到来報知を実行する、
ことを特徴とする項目１に記載の報知端末装置。
［項目３］
前記前記到来報知を示す画面情報は、来訪者の到来を示す文字情報を含む画面情報である、
ことを特徴とする項目２に記載の報知端末装置。
［項目４］
前記前記到来報知を示す画面情報は、文字のデザインが変更された画面情報である、
ことを特徴とする項目２または３のいずれかに記載の報知端末装置。
［項目５］
前記前記到来報知を示す画面情報は、画面情報の少なくとも一部のデザインが変更された画面情報である、
ことを特徴とする項目２ないし４のいずれかに記載の報知端末装置。
［項目６］
前記デザインが変更された画面情報は、背景の色が変更された画面情報である、
ことを特徴とする項目５に記載の報知端末装置。
［項目７］
前記デザインが変更された画面情報は、背景の模様が変更された画面情報である、
ことを特徴とする項目５または６のいずれかに記載の報知端末装置。
［項目８］
前記報知部は、出力部から音を出力することにより前記到来報知を実行する、
ことを特徴とする項目１ないし７のいずれかに記載の報知端末装置。
［項目９］
前記音は、来訪者の到来を示す音声情報である、
ことを特徴とする項目８に記載の報知端末装置。
［項目１０］
前記音は、来訪者の到来を示す音楽情報である、
ことを特徴とする項目８または９のいずれかに記載の報知端末装置。
［項目１１］
前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者が予約されている場合には、前記到来報知を示す画面情報においてタイマー表示を行い、
前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者が予約されていない場合には、画面情報においてタイマー表示を行なわない、
ことを特徴とする項目２ないし１０のいずれかに記載の報知端末装置。
［項目１２］
前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者が予約されていない場合には、
前記利用者の操作入力に基づき前記管理空間の利用を延長可能とする延長指示部を含む画面情報を生成する画面情報生成部を備える、
ことを特徴とする項目１ないし１１のいずれかに記載の報知端末装置。
［項目１３］
前記延長指示部は、管理空間利用予約情報に基づき設定された延長時間が関連付けられた延長指示部である、
ことを特徴とする項目１２に記載の報知端末装置。
［項目１４］
管理空間を利用している利用者へ所定の報知をコンピュータに実行させるプログラムであって、
前記コンピュータにおいて、
報知部により、前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行するステップを実行させる、
ことを特徴とするプログラム。
［項目１５］
管理空間を利用している利用者へ所定の報知をコンピュータにおいて実行する報知方法であって、
前記コンピュータにおいて、
報知部により、前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行するステップを実行する、
ことを特徴とする報知方法。

＜実施の形態の詳細＞
以下、本発明の実施の形態による情報処理システム（以下、単に「システム」という）ついて、図面を参照しながら説明する。添付図面において、同一または類似の要素には同一または類似の参照符号及び名称が付され、各実施形態の説明において同一または類似の要素に関する重複する説明は省略することがある。また、各実施形態で示される特徴は、互いに矛盾しない限り他の実施形態にも適用可能である。

図１は、本発明の一実施態様における情報処理システムのシステム構成を示すシステム図である。

図１に示すように、情報処理システム１００は、サーバ装置２００、報知端末装置３００、受付端末装置４００、担当者端末装置５００を含む。サーバ装置２００は、ネットワークＮＷを介し報知端末装置３００、受付端末装置４００、担当者端末装置５００と接続される。

なお、図１において、説明を簡単にするために、サーバ装置２００、報知端末装置３００、受付端末装置４００、担当者端末装置５００は１台ずつ示してあるが、これ以上存在してもよいことは言うまでもない。

また、情報処理システム１００は、訪問予約情報や管理空間利用予約情報を含めたスケジュールの登録やカレンダー表示を実現するスケジュール管理システム（不図示）や管理空間の予約を管理する管理空間管理システム（不図示）と連携してもよい。

サーバ装置２００は、各機能の処理等のための情報処理能力のあるコンピュータ機器であればどの様な電子機器でもよく、例えば、パーソナルコンピュータ、サーバ、メインフレーム、その他電子機器であってもよいし、或いはクラウド・コンピューティングによって論理的に実現されてもよい。

サーバ装置２００は、図３に例示されるように、プロセッサ（制御部２１０）によって装置全体が制御されている処理装置であってもよい。当該プロセッサには、バスを介して、ＲＡＭ及びハードディスクドライブ等の記憶装置（記憶部２３０）、入出力インタフェース、通信インタフェース等が接続されて構成されている。当該記憶装置は、制御部２１０における各種処理に必要となる各種処理データやプログラムを記憶する機能を有している。当該入出力インタフェースには、ディスプレイ、キーボード、マウス、外付け記憶媒体等の入出力装置が接続されている。当該通信インタフェースには、ネットワークＮＷが接続されている。詳細については後述する。

また、サーバ装置２００は、情報処理システム１００専用のソフトウェアやハードウェア、ＯＳ等を設けずに、クラウドサーバによるＳａａＳ（Software as a Service）、Ｐａａｓ（Platform as a Service）、ＩａａＳ（Infrastructure as a Service）を適宜用いてもよい。

報知端末装置３００は、会議室等の管理空間に備えられ、管理空間の利用者が管理空間の利用開始や利用終了などの際に操作する端末装置であり、例えば、パーソナルコンピュータやタブレット端末、スマートフォン、携帯端末等の電子機器であり、ディスプレイ等の表示部やスピーカ等の音出力部などを備えて所定の情報を報知できればよい。

受付端末装置４００は、企業の入り口付近等に備えられる、来訪者が訪問受付などの際に操作する端末装置であり、例えば、パーソナルコンピュータやタブレット端末、スマートフォン、携帯端末等の電子機器であってもよい。

担当者端末装置５００は、来訪者と打ち合わせをする担当者が有する端末装置であり、例えば、パーソナルコンピュータやタブレット端末、スマートフォン、携帯端末等の電子機器であってもよい。

ネットワークＮＷは、ＩＰネットワークであれば無線でも有線であってもよく、例えば、無線による通信であれば、報知端末装置３００や受付端末装置４００、担当者端末装置５００は、無線ＬＡＮアクセスポイント（不図示）にアクセスし、ＬＡＮやＷＡＮを介してサーバ装置２００と通信してもよい。また、ネットワークＮＷは、これらの例に限られず、例えば、公衆交換電話網やブルートゥース（登録商標）（Bluetooth（登録商標））、光回線、ＡＤＳＬ回線、衛星通信網などであってもよい。

ここで、図２は、本システムにおける使用例を模式的に示す図の一例である。

図２に例示するように、情報処理システム１００は、一例として、管理空間（例えば、会議室など）に設置される報知端末装置３００は、利用者に対して各種報知を行う機能を有する端末であって、例えば、管理空間名、現在時刻、日付といった基本情報や、予約時間終了までの残り時間や次の利用者の予約情報（開始時間や要件、利用者名など）などを表示部や音出力部などにより報知する。より具体的には、報知端末装置３００は、図３に例示するように、利用者が利用中の管理空間において、次の利用予約者の予定が入っている場合には、利用者の予約時間終了までの残り時間が所定のタイミングから常に表示される。例えば、５分前や１０分前など予め設定された時間に合わせて、残り時間の表示を開始するようにしてもよい。

ここで、本発明においては、さらにエントランス等の受付エリアにおいて、来訪者からの訪問受付として来訪情報の入力を受付端末装置４００で受け付けると、サーバ装置２００において来訪情報を受信して来訪者の来訪を検知する。そして、報知端末装置３００に来訪検知情報を送信し、報知端末装置３００はこれを受けて、来訪者が到来したことを示す到来報知を実行する。より具体的には、来訪者が到来したことを示す到来報知は、図４に例示するように「次の会議予定の来訪者がお待ちです」との文字による通知であったり、文字のデザインが変更されたり（例えばフォントが変わったり、太字で強調されたりなど）、画面情報の少なくとも一部（全部を含む）のデザインが変更されたり（例えば、表示部の色が緑や黄色から赤に変更されたり、背景の模様が変更されたりなど）などであってもよい。また、図４では表示部の変化による到来報知を例示したが、これに代えて、または、加えて、音による到来報知が実行されてもよく、例えば、「次の会議予定の来訪者がお待ちです」と音声によるアナウンスが再生されてもよいし、所定の音（音楽やアラート音を含む）が再生されてもよい。

「来訪情報」とは、来訪者が受付端末装置４００により入力した情報に基づき生成される。来訪情報は、例えば、受付コード、来訪者名、来訪者の会社名、来訪受付日時、来訪を受付た端末の端末識別情報（例えば、受付端末装置４００が複数ある場合など）等を含んで構成してもよい。

このように、来訪者が到来したことを受付端末装置４００への操作入力を介して検知することで、報知端末装置３００は確実に来訪者が到来したことを示す到来報知を実行することが可能となるため、利用者の退出を促すことができると共に、利用者が予定時間を把握しながら退出準備をする一方で、到来報知までの間は適宜延長することが可能であるため、５分や１０分といった短い話のために新たに管理空間を予約するなどの手間が省ける場合があり得る。

受付端末装置４００における来訪者からの訪問受付表示の一例を、図５を用いて説明する。図５（ａ）に示すように、情報処理システム１００は、受付端末装置４００の表示出力部において、「受付コードを入力する」、「担当者の名前を検索する」、「面接の方はこちら」、「投資家の方はこちら」、「総合受付」、「配達業者さま専用」、といったように来客状況に合わせた訪問受付の入力ボタンを表示することができる。本例では、「受付コードを入力する」ボタンを押下した際の受付コードを入力することで、訪問受付を入力する際の例を示す。

図５（ｂ）で示すように、「受付コードを入力する」ボタンを入力すると、受付端末装置の表示出力部において、受付コードを入力する画面が表示される。図５（ｂ）に示すように、予め来訪者に連絡された受付コードを入力して実行ボタン（横矢印が表記された下部に示されたボタン）を押下すると、受付端末装置４００の表示入力部において、受付コードの入力が受け付けられる。なお、受付コードはコードの入力による構成を例示しているが、これに限らず、一次元バーコードや二次元バーコードの読み取りによる入力や来訪者端末（不図示）との無線通信による入力であってもよい。

図５（ｃ）で示すように、受付コードの入力が受け付けられると、入力された受付コードに紐づく訪問予約情報が記憶部から抽出され、抽出された訪問予約情報の予約日時、会議目的、担当者を表示出力部に表示する。ここで下部に示された「以上の担当者を呼び出します。よろしいでしょうか？」と表示されたメッセージの下の「ＯＫ」ボタンを押下すると、表示入力部において、来訪者からの訪問受付の入力が受け付けられ、サーバ装置２００へ来訪情報が送信される。

また、サーバ装置２００は、受付端末装置４００から来訪情報を受け付けると、担当者の保有する担当者端末装置５００に来訪者の来訪を示すメッセージを通知する。当該メッセージは、情報処理システム１００に設けたチャット機能、又は、情報処理システム１００と連携するチャットシステムを利用して担当者に通知される。

ここで「情報処理システムに設けたチャット機能」とは、具体的には、情報処理システム１００の担当者端末装置５００の表示入力部と表示出力部と通信部とが実現するネットワークＮＷを介したリアルタイムに文字ベースの会話を行う機能をいう。

「訪問予約情報」とは、来訪者と担当者との対応付けを含む来訪者の訪問予約の内容を示す情報であり、具体的には、例えば、受付コード、予約日時情報、会社名情報、来訪予定者情報、担当者情報、予約者情報、訪問目的情報、現在の訪問状況情報、利用予定管理空間（会議室等）情報などを含んだテーブルで構成される。

（サーバ装置）
図６は、本発明の一実施態様におけるサーバ装置２００の機能構成例を示す図である。

サーバ装置２００は、図６に例示されるように、制御部２１０、通信部２２０、記憶部２３０を含んで構成される。

制御部２１０は、情報受付部２１１、来訪検知部２１２、情報送信部２１３、来訪通知部２１４を備え、サーバ装置２００の各機能部を制御する機能を有するプロセッサであり、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）やＧＰＵ（Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）等から構成される。

制御部２１０は、一例として、報知端末装置３００、受付端末装置４００、担当者端末装置５００又はサーバ装置２００の各機能部からの処理要求に基づいて、演算処理を行い、記憶部２３０に記憶されている各種情報を参照、更新又は削除処理等を行う。

制御部２１０は、当該処理結果を報知端末装置３００または受付端末装置４００、担当者端末装置５００において出力するための出力情報を生成してもよい。この場合、生成した出力情報は、通信部２２０及びネットワークＮＷを介して報知端末装置３００または受付端末装置４００、担当者端末装置５００に適宜送信される。

情報受付部２１１は、報知端末装置３００または受付端末装置４００、担当者端末装置５００から、利用開始情報（すなわち入室情報）、利用終了情報（すなわち退室情報）、延長時間情報、来訪情報等の所定の情報を、通信部２２０を介して受信する。

来訪検知部２１２は、情報受付部１３１により受信した来訪情報と、記憶部２３０から読み出した訪問予約情報に基づき、来訪情報に関連する担当者情報及び管理空間利用予約情報（管理空間情報、利用予約時間情報を含む）などを特定し、対応する管理空間の報知端末装置３００への来訪検知情報を生成する。

「管理空間利用予約情報」は、管理空間と利用予約者との対応付けを含む利用予約者の利用予約の内容を示す情報であり、具体的には、例えば、管理空間情報、利用予約者情報、利用予約日時情報、来訪会社情報、来訪予定者情報、担当者情報、利用目的情報、現在の利用状況情報（例えば、利用無、利用中、延長中など）などを含んだテーブルで構成されており、訪問予約情報のテーブルと共通の識別情報などで連携していてもよい。

また、来訪検知部２１２は、特定した担当者情報及び管理空間利用予約情報に基づき、対応する担当者端末装置５００への来訪メッセージ情報を生成する。

情報送信部２１３は、報知端末装置３００または受付端末装置４００、担当者端末装置５００へ、来訪検知情報や来訪メッセージ情報等の所定の情報を、通信部２２０を介して送信する。

通信部２２０は、制御部２１０の制御に従って、ネットワークＮＷを介して報知端末装置３００または受付端末装置４００、担当者端末装置５００との通信を実行する機能を有する。当該通信は、有線、無線のいずれでもよく、また、互いの通信が実行できるのであれば、どのような通信プロトコルを用いてもよい。通信部２２０は、具体的には、例えば、報知端末装置３００または受付端末装置４００、担当者端末装置５００に出力するための出力情報を送信したり、報知端末装置３００または受付端末装置４００、担当者端末装置５００から入力された入力情報を受信したりする。

記憶部２３０は、制御部２１０の制御によって、サーバ装置２００が動作する際に必要な各種プログラム、データ、パラメータ等を記憶する機能を有する。記憶部２３０は、具体的には、来訪情報、訪問予約情報、管理空間利用予約情報、その他の出力情報、入力情報等を記憶する。記憶部２３０は、具体的には、例えば、ＲＯＭ及びＲＡＭで構成される主記憶装置、不揮発性メモリ等で構成される補助記憶装置、ＨＤＤ（Hard Disc Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、フラッシュメモリ等各種の記録媒体によって構成される。

（報知端末装置３００）
報知端末装置３００は、図７に例示されるように、制御部３１０、通信部３２０、記憶部３３０、入力部３４０、出力部３５０を含んで構成される。

制御部３１０は、情報受付部３１１、報知部３１２、情報送信部３１３、画面情報生成部３１４を備え、報知端末装置３００の各機能部を制御する機能を有するプロセッサであり、ＣＰＵやＧＰＵ等から構成される。

制御部３１０は、一例として、入力部３４０やサーバ装置２００からの処理要求に基づいて、演算処理を行い、記憶部３３０に記憶されている各種情報を参照、更新又は削除処理等を行ってもよい。

情報受付部３１１は、サーバ装置２００から通信部３２０を介して、または、入力部３４０から、来訪検知情報や管理空間利用予約情報、利用開始情報（例えば、画面情報に含まれる利用開始指示部（入室指示部）の操作により生成）、利用終了情報（例えば、画面情報に含まれる利用終了指示部（退室指示部）の操作により生成）等の所定の情報を、受信する。

報知部３１２は、サーバ装置２００から来訪検知情報及び管理空間利用予約情報の受付に応じて、記憶部３３０に記憶する報知情報を参照して、来訪者が到来したことを示す到来報知を実行する。より具体的には、来訪者が到来したことを示す到来報知は、例えば「次の会議予定の来訪者がお待ちです」といったような到来を示す文字情報を含む画面情報（図４を参照）を画面情報生成部３１４により生成させたり、画面情報生成部３１４により生成している画面情報の文字のデザインを変更したり（例えばフォントが変わったり、太さや大きさが変わったりして強調されるなど）、画面情報の少なくとも一部（全部を含む）のデザインが変更されたり（例えば、画面情報の背景色が緑や黄色から赤に変更されたり、背景模様が変更されたりなど）などにより到来報知を示す画面情報を報知情報（例えば、追加する文字情報や、変更後のデザイン情報など）を参照して画面情報生成部３１４により生成し、出力部３５０（例えば、ディスプレイ等の表示部）から出力してもよい。また、到来報知は、画面情報の変化による例を示したが、これに代えて、または、加えて、音による到来報知が実行されてもよく、報知部３１２により、例えば、「次の会議予定の来訪者がお待ちです」のようなアナウンス等の音声情報や、その他の所定の音情報（音楽やアラート音を含む）が報知情報として記憶部３３０から読み出され、出力部３５０（例えば、スピーカ等の音出力部）から出力されてもよい。

情報送信部３１３は、サーバ装置２００へ通信部１１０を介して、または、出力部３５０へ、所定の情報を送信する。

ここで、例えば、図８に例示されるように、次の利用予約が入っていない場合には、延長指示部を画面情報に含むようにしてもよい。利用者により延長指示部が入力部３４０により選択操作された場合、所定の延長時間を設定してもよいし、延長時間設定画面に遷移して利用者が延長時間を設定可能としてもよい。もしくは、サーバ装置２００の記憶部２３０から管理空間利用予約情報を取得し、図９に例示されるように所定の延長時間が関連付けられた延長指示部を設けるようにしてもよい。これらの方法などにより延長時間が決定された場合、報知端末装置３００からサーバ装置２００へ延長時間情報が送信され、サーバ装置２００の記憶部２３０に記憶される管理空間利用予約情報を延長時間情報に基づき更新してもよい。

また、図３、４及び図８、９に例示されるように、例えば、（１）次の利用予約が無い場合（図８、９参照）、（２）次の利用予約がある場合（図３参照）、（３）次の利用予約があり、来訪者が到着した場合（図４）などの利用予約状況や来訪状況に基づき、画面情報のデザインを変更してもよく、例えば、文字のデザインが異なったり（例えばフォントが変わったり、文字の太さや大きさが変わったりで（１）から（３）で順次強調されていったりなど）、画面情報の少なくとも一部（全部を含む）のデザインが変更されたり（例えば、画面情報の背景色が（１）は緑、（２）は黄色、（３）は赤といったように変更されたり、背景模様が変更されたりなど）などの違いが設定されていてもよいし、例えば、（１）ではタイマー表示はせず、（２）及び（３）ではタイマー表示を行うなど表示画像を順次増やすように変更してもよい。

画面情報生成部３１４は、報知端末装置３００のユーザインターフェースを介して表示される画面情報を生成する。例えば、記憶部３３０に格納された画像及びテキストデータを素材として、所定のレイアウト規則に基づいて、各種画像及びテキストを配置することで生成されるユーザインターフェース画面を構成するための情報を生成する。画面情報生成部３１４に関連する処理は、ＧＰＵによって実行することもできる。

通信部３２０は、制御部３１０の制御に従い、ネットワークＮＷを介して、サーバ装置２００との通信を実行する機能を有する。当該通信は、有線、無線のいずれでもよく、また、互いの通信が実行できるのであれば、どのような通信プロトコルを用いてもよい。通信部３２０は、具体的には、例えば、制御部３１０の制御に従い、サーバ装置２００から送信される出力情報を受信してもよく、また、サーバ装置２００に送信する入力情報を送信してもよい。

記憶部３３０は、制御部３１０の制御に従って、報知端末装置３００が動作する際に必要な各種プログラム、データ、パラメータ等を記憶する機能を有する。記憶部３３０は、具体的には、例えば、報知情報、管理空間利用予約情報、入力情報、出力情報等を記憶する。記憶部３３０は、具体的には、例えば、ＲＯＭ及びＲＡＭで構成される主記憶装置、不揮発性メモリ等で構成される補助記憶装置、ＨＤＤ、ＳＳＤ、フラッシュメモリ等各種の記録媒体によって構成される。

入力部３４０は、制御部３１０の制御に従って、管理空間を利用する利用者からの入力操作に基づく入力情報を受け付ける機能を有する。例えば、タッチパネル等のソフトキーあるいはハードキーにより実現されたり、報知端末装置３００に内蔵または外付けされるマイク（音声入力）により実現される入力操作部を備えていてもよい。

出力部３５０は、制御部３１０の制御に従って、報知端末装置３００から各種情報を出力する機能を有する。例えば、報知端末装置３００に備わるＬＣＤ（Liquid Crystal Display）ディスプレイ、ＬＥＤ（Light Emitting Diode）ディスプレイ、ＯＬＥＤ（Organic Light Emitting Diode）ディスプレイ等により実現される表示部や、報知端末装置３００に内蔵または外付けされるスピーカ等により実現される音出力部を備えていてもよい。

（受付端末装置４００）
受付端末装置４００は、図１０に示すように、制御部４１０、通信部４２０、記憶部４３０、入力部４４０、出力部４５０を含んで構成される。

制御部４１０は、一例として、入力部４４０やサーバ装置２００からの処理要求に基づいて、演算処理を行い、記憶部４３０に記憶されている各種情報を参照、更新又は削除処理等を行ってもよい。

情報受付部４１１は、サーバ装置２００から通信部４２０を介して、または、入力部４４０から、来訪情報や訪問予約情報、管理空間利用予約情報等の所定の情報を受信する。

情報送信部４１２は、サーバ装置２００へ通信部４２０を介して、または、出力部４５０へ、来訪情報や訪問予約情報等の所定の情報を送信する。

画面情報生成部４１３は、受付端末装置４００のユーザインターフェースを介して表示される画面情報を生成する。例えば、記憶部４３０に格納された画像及びテキストデータを素材として、所定のレイアウト規則に基づいて、各種画像及びテキストを配置することで生成されるユーザインターフェース画面を構成するための情報を生成する。画面情報生成部４１３に関連する処理は、ＧＰＵによって実行することもできる。

通信部４２０は、制御部４１０の制御に従い、ネットワークＮＷを介して、サーバ装置２００との通信を実行する機能を有する。当該通信は、有線、無線のいずれでもよく、また、互いの通信が実行できるのであれば、どのような通信プロトコルを用いてもよい。通信部４２０は、具体的には、例えば、制御部４１０の制御に従い、サーバ装置２００から送信される出力情報を受信してもよく、また、サーバ装置２００に送信する入力情報を送信してもよい。

記憶部４３０は、制御部４１０の制御に従って、受付端末装置４００が動作する際に必要な各種プログラム、データ、パラメータ等を記憶する機能を有する。記憶部４３０は、具体的には、例えば、来訪情報、訪問予約情報、管理空間利用予約情報、入力情報、出力情報等を記憶する。記憶部４３０は、具体的には、例えば、ＲＯＭ及びＲＡＭで構成される主記憶装置、不揮発性メモリ等で構成される補助記憶装置、ＨＤＤ、ＳＳＤ、フラッシュメモリ等各種の記録媒体によって構成される。

入力部４４０は、図５に例示したように、制御部４１０の制御に従って、来訪した事を示す来訪情報の入力を受け付ける機能を有する。例えば、タッチパネル等のソフトキーあるいはハードキーにより実現されたり、受付端末装置４００に内蔵または外付けされるマイク（音声入力）により実現される入力操作部を備えていてもよい。また、情報処理システム１００に連携する通話システム（不図示）に対する発呼要求又は着呼通知のためのポップアップ表示又は操作入力ボタンを備えて、担当者が使用する通話システムに連携してもよい。

出力部４５０は、制御部４１０の制御に従って、受付端末装置４００から各種情報を出力する機能を有する。例えば、受付端末装置４００に備わるＬＣＤ（Liquid Crystal Display）ディスプレイ、ＬＥＤ（Light Emitting Diode）ディスプレイ、ＯＬＥＤ（Organic Light Emitting Diode）ディスプレイ等により実現される表示部や、受付端末装置４００に内蔵または外付けされるスピーカ等により実現される音出力部を備えていてもよい。

（担当者端末装置５００）
担当者端末装置５００は、図１１に示すように、制御部５１０、通信部５２０、記憶部５３０、入力部５４０、出力部５５０を含んで構成される。

制御部５１０は、一例として、入力部５４０やサーバ装置２００からの処理要求に基づいて、演算処理を行い、記憶部５３０に記憶されている各種情報を参照、更新又は削除処理等を行ってもよい。

情報受付部５１１は、サーバ装置２００から通信部５２０を介して、または、入力部５４０から、来訪メッセージ情報、訪問予約情報、管理空間利用予約情報等の所定の情報を受信する。

情報送信部５１２は、サーバ装置２００へ通信部５２０を介して、または、出力部５５０へ、所定の情報を送信する。

画面情報生成部５１３は、担当者端末装置５００のユーザインターフェースを介して表示される画面情報を生成する。例えば、記憶部５３０に格納された画像及びテキストデータを素材として、所定のレイアウト規則に基づいて、各種画像及びテキストを配置することで生成されるユーザインターフェース画面を構成するための情報を生成する。画面情報生成部５１３に関連する処理は、ＧＰＵによって実行することもできる。

通信部５２０は、制御部５１０の制御に従い、ネットワークＮＷを介して、サーバ装置２００との通信を実行する機能を有する。当該通信は、有線、無線のいずれでもよく、また、互いの通信が実行できるのであれば、どのような通信プロトコルを用いてもよい。通信部５２０は、具体的には、例えば、制御部５１０の制御に従い、サーバ装置２００から送信される出力情報を受信してもよく、また、サーバ装置２００に送信する入力情報を送信してもよい。

記憶部５３０は、制御部５１０の制御に従って、担当者端末装置５００が動作する際に必要な各種プログラム、データ、パラメータ等を記憶する機能を有する。記憶部５３０は、具体的には、例えば、来訪メッセージ情報、訪問予約情報、管理空間利用予約情報、入力情報、出力情報等を記憶する。記憶部５３０は、具体的には、例えば、ＲＯＭ及びＲＡＭで構成される主記憶装置、不揮発性メモリ等で構成される補助記憶装置、ＨＤＤ、ＳＳＤ、フラッシュメモリ等各種の記録媒体によって構成される。

入力部５４０は、制御部５１０の制御に従って、所定の情報の入力を受け付ける機能を有する。例えば、タッチパネル等のソフトキーあるいはハードキーにより実現されたり、担当者端末装置５００に内蔵または外付けされるマイク（音声入力）により実現される入力操作部を備えていてもよい。また、情報処理システム１００に連携する通話システム（不図示）に対する発呼要求又は着呼通知のためのポップアップ表示又は操作入力ボタンを備えて、受付端末装置４００が使用する通話システムに連携してもよい。

出力部５５０は、制御部５１０の制御に従って、担当者端末装置５００から各種情報を出力する機能を有する。例えば、担当者端末装置５００に備わるＬＣＤ（Liquid Crystal Display）ディスプレイ、ＬＥＤ（Light Emitting Diode）ディスプレイ、ＯＬＥＤ（Organic Light Emitting Diode）ディスプレイ等により実現される表示部や、担当者端末装置５００に内蔵または外付けされるスピーカ等により実現される音出力部を備えていてもよい。

サーバ装置２００及び報知端末装置３００、受付端末装置４００、担当者端末装置５００の各機能部をソフトウェアにより実現する場合、サーバ装置２００及び報知端末装置３００、受付端末装置４００、担当者端末装置５００は、各機能を実現するソフトウェアであるプログラムの命令を実行するＣＰＵ、当該プログラム及び各種データがコンピュータ（又はＣＰＵ）で読み取り可能に記録されたＲＯＭ（Read Only Memory）又は記憶装置（これらを「記録媒体」と称する）、当該プログラムを展開するＲＡＭ（Random Access Memory）などを備えている。そして、コンピュータ（又はＣＰＵ）が当該プログラムを上記記録媒体から読み取って実行することにより、本発明の目的が達成される。上記記録媒体としては、「一時的でない有形の媒体」、例えば、テープ、ディスク、カード、半導体メモリ、プログラマブルな論理回路などを用いることができる。また、当該プログラムは、当該プログラムを伝送可能な任意の伝送媒体（通信ネットワークや放送波等）を介して上記コンピュータに供給されてもよい。本発明は、当該プログラムが電子的な伝送によって具現化された、搬送波に埋め込まれたデータ信号の形態でも実現され得る。

なお、当該プログラムは、例えば、ActionScript、JavaScript（登録商標）などのスクリプト言語、Objective-C、Java（登録商標）などのオブジェクト指向プログラミング言語、HTML5などのマークアップ言語などを用いて実装できる。

＜他の実施の形態１＞
上述の実施の形態においては、来訪検知部２１２により、担当者情報及び管理空間利用予約情報に基づき、対応する担当者端末装置５００への来訪メッセージ情報を生成し、情報送信部２１３により、担当者端末装置５００へ、来訪メッセージ情報を、通信部１１０を介して送信するものであったが、この来訪メッセージ情報に会議室変更指示部を設けてもよい。

より具体的には、例えば、管理空間利用予約情報に含まれる現在の利用状況情報（例えば、利用無、利用中、延長中など）において利用中であることが示されている場合や、報知端末装置３００から延長希望指示部への操作入力に基づく延長希望指示情報がサーバ装置２００へ送信されている場合などにおいて、サーバ装置２００から送信される来訪メッセージ情報に会議室変更指示部が備えられていてもよい。そして、担当者により会議室変更指示部に対して入力操作が実行された場合には、例えば、会議室予約システムと連携して同じ予約時間で空いている別の管理空間を推薦する推薦情報を取得したり、単に会議室予約システムが実行されて立ち上がるようにしてもよい。また、変更後には、サーバ装置２００を介して、報知端末装置３００に次の予約が変更された旨、すなわち延長希望が受け付けられた旨を示す報知を出力部３５０により実行してもよい。

これによって、利用者が延長して利用したい場合などに、利用者が打ち合わせ中に行動を起こさずとも利用延長を実行することが可能となる。

＜他の実施の形態２＞
上述の実施の形態においては、実際の来客時の報知方法に関する説明であったが、報知や管理空間の利用に関連する各種情報がサーバ装置２００の記憶部２３０において蓄積される。これに基づき、例えば、担当者ごとの総利用時間や平均利用時間、総延長回数、利用開始予定時間から実際の利用開始時間までの平均時間、利用終了予定時間から実際の利用終了時間までの平均時間などの利用履歴に基づく担当者統計情報や、来訪者ごとの総利用時間、平均利用時間、総延長回数、利用開始予定時間から実際の来訪時間までの平均時間、利用開始予定時間から実際の開始時間までの平均時間、利用終了予定時間から実際の利用終了時間までの平均時間などの利用履歴に基づく来訪者統計情報を表示可能としてもよい。また、各統計情報に基づき、各種項目においてランキングを表示可能としてもよい。これらの統計情報は、各担当者がアカウントを作成している場合、管理者権限を有する者の端末装置（アカウント）からのみ閲覧可能であってもよい。

これによって、報知や管理空間の利用に関連する各種情報に基づき、担当者または来訪者に関する各種統計情報を確認可能となり、種々の評価に用いることが可能となる。

上述した実施の形態は、本発明の理解を容易にするための例示に過ぎず、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更、改良することができると共に、本発明にはその均等物が含まれることは言うまでもない。

１００ 情報処理システム
２００ サーバ装置
３００ 報知端末装置
４００ 受付端末装置
５００ 担当者端末装置
ＮＷ ネットワーク

Claims (15)

1. 管理空間を利用している利用者へ所定の報知を実行する報知端末装置であって、
   前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行する報知部と、
   を備えることを特徴とする報知端末装置。
2. 前記報知部は、画面情報生成部により生成された前記到来報知を示す画面情報を出力部から出力することにより前記到来報知を実行する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の報知端末装置。
3. 前記到来報知を示す画面情報は、来訪者の到来を示す文字情報を含む画面情報である、
   ことを特徴とする請求項２に記載の報知端末装置。
4. 前記到来報知を示す画面情報は、文字のデザインが変更された画面情報である、
   ことを特徴とする請求項２または３のいずれかに記載の報知端末装置。
5. 前記到来報知を示す画面情報は、画面情報の少なくとも一部のデザインが変更された画面情報である、
   ことを特徴とする請求項２ないし４のいずれかに記載の報知端末装置。
6. 前記デザインが変更された画面情報は、背景の色が変更された画面情報である、
   ことを特徴とする請求項５に記載の報知端末装置。
7. 前記デザインが変更された画面情報は、背景の模様が変更された画面情報である、
   ことを特徴とする請求項５または６のいずれかに記載の報知端末装置。
8. 前記報知部は、出力部から音を出力することにより前記到来報知を実行する、
   ことを特徴とする請求項１ないし７のいずれかに記載の報知端末装置。
9. 前記音は、来訪者の到来を示す音声情報である、
   ことを特徴とする請求項８に記載の報知端末装置。
10. 前記音は、来訪者の到来を示す音楽情報である、
    ことを特徴とする請求項８または９のいずれかに記載の報知端末装置。
11. 前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者が予約されている場合には、前記到来報知を示す画面情報においてタイマー表示を行い、
    前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者が予約されていない場合には、画面情報においてタイマー表示を行なわない、
    ことを特徴とする請求項２ないし１０のいずれかに記載の報知端末装置。
12. 前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者が予約されていない場合には、
    前記利用者の操作入力に基づき前記管理空間の利用を延長可能とする延長指示部を含む画面情報を生成する画面情報生成部を備える、
    ことを特徴とする請求項１ないし１１のいずれかに記載の報知端末装置。
13. 前記延長指示部は、管理空間利用予約情報に基づき設定された延長時間が関連付けられた延長指示部である、
    ことを特徴とする請求項１２に記載の報知端末装置。
14. 管理空間を利用している利用者へ所定の報知をコンピュータに実行させるプログラムであって、
    前記コンピュータにおいて、
    報知部により、前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行するステップを実行させる、
    ことを特徴とするプログラム。
15. 管理空間を利用している利用者へ所定の報知をコンピュータにおいて実行する報知方法であって、
    前記コンピュータにおいて、
    報知部により、前記利用者の次に前記管理空間を利用する利用予約者の管理空間利用予約情報に関連する来訪検知情報の受信に応じて、前記利用予約者に関連する来訪者が到来したことを示す到来報知を実行するステップを実行する、
    ことを特徴とする報知方法。
    

Images