JP6429965B1 - 受付システム、受付プログラム及び受付方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】来訪者と担当者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、来訪者の来訪した事を示す来訪情報の入力を受け付ける入力部と、来訪情報の入力及び訪問予約情報に基づいて、担当者に、担当者が応答を入力するための応答入力部を備えた来訪者の来訪を示すメッセージを送信することで通知する通知部と、応答入力部からの応答入力の状況を出力する出力部と、を備える。
【選択図】図2
Description
図2は、本発明の一実施態様における受付システムの機能構成例を示す図である。図2に示すように、受付システム100は、サーバ装置200と、担当者用、来訪者用の端末装置300、受付用の端末装置400とを含む。
本発明の一実施態様における受付システム100のデータ構成例について図5を用いて説明する。図5は、本発明の一実施態様における受付システム100の(a)訪問予約情報及びフォロー情報、(b)応答履歴情報のデータ概念図の例である。
本発明の一実施態様における受付システム100の動作例について図6を用いて説明する。図6は、本発明の一実施態様における受付システム100の動作例を示すフローチャートである。
また、記憶部230は、担当者ごとの応答入力の内容及び状況を監視した結果を、応答履歴情報として所定期間記憶する(ステップS12)。
200 サーバ装置
210 制御部
211 通知部
212 監視部
213 判定部
214 取得部
220 通信部
230 記憶部
240 入力部
300 端末装置
310 制御部
311 通知部
312 監視部
313 判定部
314 取得部
320 通信部
330 記憶部
340 出力部
341 表示出力部
342 音声出力部
350 入力部
351 表示入力部
352 音声入力部
400 端末装置
410 制御部
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430 記憶部
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500 ネットワーク
Claims (6)
- 来訪者と担当者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記来訪者の来訪した事を示す来訪情報の入力を受け付ける入力部と、
前記来訪情報及び前記訪問予約情報に基づいて、前記担当者に、前記担当者により前記来訪者の訪問に対する応対可否を示す応答が入力される応答入力部を備えた前記来訪者の来訪を示すメッセージを送信することで通知する通知部と、
前記応答入力部から入力された応答の内容及び状況を監視し、該監視の結果に基づき監視情報を生成する監視部と、
前記監視情報に基づいて、前記来訪者への応対フォローが必要か否かを判定し、該判定の結果に基づきフォロー情報を生成する判定部と、
前記応答入力部から入力された応答の状況を出力するとともに、前記判定部により生成された前記フォロー情報に基づいて、前記応対フォローを促すアラートを出力する出力部と、を備え、
前記記憶部は、前記監視部が前記担当者ごとの応答の内容及び状況を監視した結果を、応答履歴情報として所定期間記憶し、
前記通知部は、前記応答履歴情報に基づいて、前記来訪者の訪問受付の入力を受け付けた時間から第二の所定時間を超えても受付完了となっていない訪問予約の回数が、前記担当者により受け付けられた訪問予約の所定回数のうち所定割合を超えている場合には、前記訪問予約情報の前記予約の日時に基づいて、予め、前記来訪者の来訪を示すメッセージを送信することで前記担当者に通知すること、
を特徴とする受付システム。 - 前記通知部は、前記応答履歴情報に基づいて、来訪者を待たせた時間の平均値が所定平均時間を超えている場合に場合には、前記訪問予約情報の前記予約の日時に基づいて、予め、前記来訪者の来訪を示すメッセージを送信することで前記担当者に通知すること、
を特徴とする請求項1に記載の受付システム。 - 前記応対フォローは、前記担当者に再通知するか、前記来訪者と対応付けられた担当者が複数存在した場合には別の担当者に応対フォローさせるか、又は、応対代理者に応対フォローさせるかのいずれかの方法を含んで来訪者をフォローするものであって、
前記判定部は、前記担当者が前記第二の所定時間よりも短い時間として定められた第一の所定時間を超えても前記応答を入力していない場合には前記応答を入力していない担当者に再通知する方法を、前記担当者の全員が前記応答を入力しているが応対できないと指定している場合には応対代理者にフォローさせる方法を、前記担当者の一部が前記応答を入力しているが前記来訪者の訪問に対して応対できないとしている場合には、残りの担当者に対して、又は、応対代理者に応対フォローさせる方法をそれぞれ選択し、応対のフォローするよう前記フォロー情報を生成すること、
を特徴とする請求項1または2に記載の受付システム。 - 前記担当者の現在位置を示す位置情報を取得する取得部を備え、
前記判定部は、前記位置情報に基づいて、前記担当者が所定範囲内に居るか否かを判定し、前記担当者が前記所定範囲内に居ないと判定した場合には、前記来訪者と対応付けられた別の担当者又は代理応対者の少なくともいずれか一人が応対フォローするよう、前記フォロー情報を更新すること、
を特徴とする請求項1〜3のいずれか1項に記載の受付システム。 - コンピュータに、
来訪者と担当者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶機能と、
前記来訪者の来訪した事を示す来訪情報の入力を受け付ける入力機能と、
前記来訪情報及び前記訪問予約情報に基づいて、前記担当者に、前記担当者により前記来訪者の訪問に対する応対可否を示す応答が入力される応答入力機能を備えた前記来訪者の来訪を示すメッセージを送信することで通知する通知機能と、
前記応答入力機能から入力された応答の内容及び状況を監視し、該監視の結果に基づき監視情報を生成する監視機能と、
前記監視情報に基づいて、前記来訪者への応対フォローが必要か否かを判定し、該判定の結果に基づきフォロー情報を生成する判定機能と、
前記応答入力機能により入力された応答の状況を出力するとともに、前記判定機能により生成された前記フォロー情報に基づいて、前記応対フォローを促すアラートを出力する出力機能と、を実現させ、
前記記憶機能は、前記監視機能が前記担当者ごとの応答入力の内容及び状況を監視した結果を、応答履歴情報として所定期間記憶し、
前記通知機能は、前記応答履歴情報に基づいて、前記来訪者の訪問受付の入力を受け付けた時間から第二の所定時間を超えても受付完了となっていない訪問予約の回数が、前記担当者により受け付けられた訪問予約の所定回数のうち所定割合を超えている場合には、前記訪問予約情報の前記予約の日時に基づいて、予め、前記来訪者の来訪を示すメッセージを送信することで前記担当者に通知すること、
を特徴とする受付プログラム。 - コンピュータにおいて実行される受付方法であって、
来訪者と担当者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶ステップと、
前記来訪者の来訪した事を示す来訪情報の入力を受け付ける入力ステップと、
前記来訪情報及び前記訪問予約情報に基づいて、前記担当者に、前記担当者により前記来訪者の訪問に対する応対可否を示す応答が入力される応答入力ステップを含む前記来訪者の来訪を示すメッセージを送信することで通知する通知ステップと、
前記応答入力ステップから入力された応答の内容及び状況を監視し、該監視の結果に基づき監視情報を生成する監視ステップと、
前記監視情報に基づいて、前記来訪者への応対フォローが必要か否かを判定し、該判定の結果に基づきフォロー情報を生成する判定ステップと、
前記応答入力ステップにより入力された応答の状況を出力するとともに、前記判定ステップにより生成された前記フォロー情報に基づいて、前記応対フォローを促すアラートを出力する出力ステップと、を含み、
前記記憶ステップは、前記監視ステップが前記担当者ごとの応答入力の内容及び状況を監視した結果を、応答履歴情報として所定期間記憶し、
前記通知ステップは、前記応答履歴情報に基づいて、前記来訪者の訪問受付の入力を受け付けた時間から第二の所定時間を超えても受付完了となっていない訪問予約の回数が、前記担当者により受け付けられた訪問予約の所定回数のうち所定割合を超えている場合には、前記訪問予約情報の前記予約の日時に基づいて、予め、前記来訪者の来訪を示すメッセージを送信することで前記担当者に通知すること、
を特徴とする受付方法。
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