JP6821842B1

JP6821842B1 - 受付システム及びプログラム

Info

Publication number: JP6821842B1
Application number: JP2020062265A
Authority: JP
Inventors: 伸夫菊地; 康也櫻井; 靖玉代勢
Original assignee: 株式会社プロトソリューション
Priority date: 2020-03-31
Filing date: 2020-03-31
Publication date: 2021-01-27
Anticipated expiration: 2040-03-31
Also published as: JP2021163131A; JP2021163015A

Abstract

【課題】電話回線を利用することなく音声データを被訪問者の携帯端末等に着信させる。【解決手段】来客用受付端末（１００）と、サーバ（２００）と、アプリケーションソフトがインストールされた複数のユーザ端末（３００）とがインターネットを介して接続された受付システム（１０）であって、サーバは、来客用受付端末からインターネットを介して取得した情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得手段（２０２ａ）と、来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成手段（２０２ｂ）と、ピア・ツー・ピア通信により音声データを複数のユーザ端末のうち訪問先情報に基づく第１のユーザ端末へ発信する第２の通信手段（２０１）とを有し、第１のユーザ端末は、ピア・ツー・ピア通信により音声データを来客通知として受信する第３の通信手段（３０１）を有する。【選択図】図１

Description

本発明は、来客の訪問があったことを担当者に通知するための受付システム及びプログラムに関する。

従来、来客の訪問があったことを担当者に通知するため、電話回線を用いて自動音声情報を送信する受付システムが知られている。

特許文献１には、ある会社の受付に設置された受付案内装置と、その受付案内装置に社内に設けられるＰＢＸ（ＰｒｉｖａｔｅＢｒａｎｃｈｅＸｃｈａｎｇｅ）を介して回線接続可能な内線電話機と、受付案内装置に社内のＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）を介して接続可能なパソコンとにより構成された受付案内システムが開示されている。また特許文献１の受付案内システムは、音声出力するために音声合成装置を備えていることが開示されている。

特許文献２には、被訪問者の所属部署名と、被訪問者の名前と、通信情報として被訪問者の使用する端末装置に割り当てられたＩＰアドレスと、連絡先として被訪問者の所持する携帯端末の電話番号とをそれぞれ関連付けて記憶する来訪者受付システムが開示されている。また特許文献２に開示された来訪者受付システムは、携帯端末に対して通信経路を介して自動音声情報を送信することにより被訪問者への通知を行うことが開示されている。

特開２００４−２４０５８７号公報特開２００９−２３７９８３号公報

しかしながら、特許文献１に開示された受付システムでは、受付案内装置は予め訪問先の方で決められて設定登録された内線電話機やパソコン（端末）としか通信することができない。例えば、受付案内装置（受付端末Ａ）から訪問先のユーザ端末Ｂ〜Ｆへ通知を行うには、ユーザ端末Ｂ〜Ｆのそれぞれに関する情報（例えば、ＩＰアドレス）を受付端末Ａに予め設定登録しておく必要がある。また、特許文献１及び特許文献２に開示された受付システムにおいて、音声データを各ユーザ端末で受信するには、電話回線を利用する必要がある。

そこで本発明の目的は、電話回線を利用することなく音声データを被訪問者の携帯端末等に着信させることである。

本発明の受付システムは、来客用受付端末と、サーバと、アプリケーションソフトがインストールされた複数のユーザ端末とがそれぞれインターネットを介して接続された受付システムであって、前記来客用受付端末は、来客が第１の情報を入力するための第１の操作手段と、前記第１の情報を前記サーバへ送信する第１の通信手段とを有し、前記サーバは、前記インターネットを介して取得された前記第１の情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得手段と、前記来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により前記来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成手段と、生成された前記音声データを記憶する記憶手段と、ピア・ツー・ピア通信により、前記記憶手段に記憶された前記音声データを、前記複数のユーザ端末のうち前記訪問先情報に基づく第１のユーザ端末へ発信する第２の通信手段とを有し、前記第１のユーザ端末は、前記ピア・ツー・ピア通信により前記サーバから送信された前記音声データを来客通知として受信する第３の通信手段を有する。
前記第１のユーザ端末は、前記第３の通信手段が前記音声データを前記来客通知として受信した場合、第１の表示手段に応答ボタンを表示し、前記第１のユーザ端末は、ユーザにより前記応答ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に応答することを可能とするとともに、前記第１のユーザ端末と同じグループに登録されている第２のユーザ端末に対して、前記ユーザが対応済みであることを示す第２の情報を送信し、前記第２のユーザ端末は、第２の表示手段に前記第２の情報を表示する。
または、前記第１のユーザ端末は、前記第３の通信手段が前記音声データを前記来客通知として受信した場合、第１の表示手段に応答ボタンを表示し、前記第１のユーザ端末は、ユーザにより前記応答ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に応答することを可能とするとともに、前記第１の表示手段に終了ボタンを表示し、前記第１のユーザ端末は、前記ユーザにより前記終了ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に対する応答を終了するとともに、前記第１のユーザ端末と同じグループに登録されている第２のユーザ端末に対して、前記ユーザが対応済みであることを示す第２の情報を送信し、前記第２のユーザ端末は、第２の表示手段に前記第２の情報を表示する。

本発明のプログラムは、来客により来客用受付端末を介して入力された第１の情報をインターネットを介して取得し、前記第１の情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得ステップと、前記来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により前記来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成ステップと、生成された前記音声データを記憶手段に記憶する記憶ステップと、アプリケーションソフトがインストールされた第１のユーザ端末へのピア・ツー・ピア通信により、前記記憶手段に記憶された前記音声データを前記訪問先情報に基づく前記第１のユーザ端末へ発信して、前記第１のユーザ端末への来客通知を行う通知ステップとをコンピュータに実行させる。
前記通知ステップにおいて、前記第１のユーザ端末は、前記音声データを前記来客通知として受信した場合、前記第１のユーザ端末の第１の表示手段に応答ボタンを表示し、ユーザにより前記応答ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に応答することを可能とするとともに、前記第１のユーザ端末と同じグループに登録されている第２のユーザ端末に対して、前記ユーザが対応済みであることを示す第２の情報を送信し、前記第２のユーザ端末は、前記第２のユーザ端末の第２の表示手段に前記第２の情報を表示する。
または、前記通知ステップにおいて、前記第１のユーザ端末は、前記音声データを前記来客通知として受信した場合、前記第１のユーザ端末の第１の表示手段に応答ボタンを表示し、ユーザにより前記応答ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に応答することを可能とするとともに、前記第１の表示手段に終了ボタンを表示し、前記ユーザにより前記終了ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に対する応答を終了するとともに、前記第１のユーザ端末と同じグループに登録されている第２のユーザ端末に対して、前記ユーザが対応済みであることを示す第２の情報を送信し、前記第２のユーザ端末は、前記第２のユーザ端末の第２の表示手段に前記第２の情報を表示する。

本発明の他の目的や特徴は、以下の実施形態において説明される。

本発明によれば、電話回線を利用することなく音声データを被訪問者の携帯端末等に着信させることができる。

本実施形態に係る受付システムのブロック図である。本実施形態に係る受付システムの処理を示すフローチャートである。本実施形態に係る来客用受付端末の処理を示すフローチャートである。本実施形態に係るサーバの処理を示すフローチャートである。本実施形態に係るユーザ端末の処理を示すフローチャートである。本実施形態に係るユーザ端末が音声電話で来客通知を受信した場合の画面の一例である。比較例に係るユーザ端末の画面の一例である。

以下、本発明の実施形態に関し、図面を参照して説明する。

（受付システムの全体構成）
まず、図１を用いて、本実施形態の受付システムの概略構成について説明する。図１は、受付システム１０のブロック図である。

受付システム１０は、来客用受付端末１００、サーバ（受付システムサーバ）２００、および、ユーザ端末３００から構成される。来客用受付端末１００は、例えばタブレット端末で構成することができるが、これに限定されるものではなく、例えば、タッチパネル式のディスプレイや、パソコン等であっても良い。サーバ２００は、受付システムのサービス（及び、受付システムを実現するためのプログラム）を提供する主体となる受付システムサーバであり、サービス提供者（受付システムの管理者）により所有又は管理されている。サーバ２００は、サービス提供者とは物理的に離れた場所に配置されたクラウドサーバであっても良い。この場合、サービス提供者は、インターネット（ＷＡＮのみならず、ＬＡＮ等のその他のネットワークを含むが、これに限られない）４００を介して、受付システムの管理及び運用を行うことができる。ユーザ端末３００は、例えばスマートフォン等の携帯端末であるが、これに限定されるものではなく、パソコンや、通信機能を有する他の電子機器であっても良い。

来客用受付端末１００とサーバ２００とユーザ端末３００は、互いにインターネット４００を介して、互いに有線または無線通信が可能である。なお本実施形態は、インターネットに接続されていないＬＡＮ、またはルーターを介してインターネットに接続されているＬＡＮを介した通信にも適用可能である。本実施形態において、来客の訪問先である会社の担当者（ユーザ）として、ユーザＡ、Ｂ、Ｃ、…Ｘが存在するものとする。このため図１には、ユーザ端末３００として、ユーザＡ、Ｂ、Ｃ、…Ｘが有するユーザ端末３００ａ、３００ｂ、３００ｃ、…３００ｘが示されている。

来客用受付端末１００は、操作手段（第１の操作手段）１０１、処理手段１０２、記憶手段１０３、及び、通信手段（第１の通信手段）１０４を備えている。操作手段１０１は、来客が操作するために設けられており、表示手段の一部を備えて構成されたタッチパネル、ＱＲコード（登録商標）読み取り装置、名刺スキャン装置、手書き入力装置等で構成されるが、これらに限定されるものではなく、顔認証装置や声テキスト変換装置等を備えていても良い。なお、声を録音する装置を更に設けても良い。また操作手段１０１は、操作ボタン、キーボード、マウス等を備えていてもよい。処理手段１０２は、来客による操作手段１０１の操作に応じて、訪問先への通知を実行するために必要な各種処理を行うプロセッサ（ＣＰＵ）である。また処理手段１０２は、必要に応じて、サーバ２００のデータベース２０５を参照する。記憶手段１０３は、受付システム１０の一部を構成する来客用受付端末１００の各機能を実行するために必要なプログラムを記憶するメモリである。通信手段１０４は、インターネット４００を介して、サーバ２００との通信を行い、サーバ２００との間で必要な情報をやり取りする。

サーバ２００は、通信手段（第２の通信手段）２０１、処理手段２０２、及び、記憶手段２０３を備えている。通信手段２０１は、インターネット４００を介して、来客用受付端末１００や各ユーザ端末３００との間で通信が可能である。通信手段２０１は、例えば、来客用受付端末１００から来客情報（訪問者の会社名や氏名等を示すテキスト情報）を受信するとともに、訪問先（担当者のユーザ端末３００）への通知を行う。

処理手段２０２は、来客用受付端末１００から送信された来客情報に基づいて、訪問先への通知を実行するために必要な各種処理を行うプロセッサ（ＣＰＵ）である。本実施形態において、処理手段２０２は、来客により来客用受付端末１００を介して入力された来客情報及び訪問先情報（訪問先の会社の担当者の氏名や部署等を示すテキスト情報）を取得する取得手段２０２ａ、および、来客情報と予め登録された音声情報（例えば、予め記憶手段２０３に記憶された音声情報）とに基づいて音声データを生成する生成手段２０２ｂを有する。また必要に応じて、生成手段２０２ｂは、来客情報と予め登録された表示情報（記憶手段２０３に記憶された表示情報）とに基づいて表示データを生成しても良い。

記憶手段２０３は、受付システムの全体の動作を統括して各動作を管理するためのプログラム（受付システムプログラム）２０４を記憶するメモリである。また記憶手段２０３には、来客情報や各担当者の端末情報（各ユーザ端末３００の情報）に関するデータベース２０５が記憶されている。各担当者の端末情報は、各ユーザ端末に電話番号が付与されている場合には、担当者や管理者がユーザ端末の電話番号（携帯電話番号）を逐一設定する必要がある。一方、各ユーザ端末３００にアプリをインストールしてアプリへの発信が可能である場合、アプリのログイン設定（例えば、メールアドレスとパスワード）のときに、ログイン設定を行った担当者の氏名とユーザ端末固有のＩＤ（ピアＩＤ）をサーバ２００へ送信することにより、自動的な紐づけが可能となる。

処理手段２０２は、プログラム２０４を実行し、インターネット４００を介して来客用受付端末１００から送信された来客情報に基づいて、必要に応じてデータベース２０５を参照しつつ、訪問先（担当者のユーザ端末３００）を特定するとともに、担当者のユーザ端末３００への通知方法（アプリへの通知、電話番号への通知、又は、チャットツールへの通知等）を特定する。なお訪問先は、来客用受付端末１００を介して来客が特定する場合や、サーバ２００に予め登録されている場合のいずれでも良い。担当者のユーザ端末３００への通知方法は、データベース２０５に登録されている。通信手段２０１は、処理手段２０２により特定された通知方法で、担当者のユーザ端末３００への通知を行う。なお、サーバ２００の少なくとも一部の機能をサービス提供者が所有及び管理するサーバにより実現し、サーバ２００の他の一部の機能をサービス提供者が所有及び管理するサーバとは異なるクラウドサーバにより実現するように構成してもよい。

ユーザ端末３００は、通信手段（第３の通信手段）３０１、処理手段３０２、表示手段３０３、操作手段（第２の操作手段）３０４、及び、記憶手段３０５を備えている。通信手段３０１は、サーバ２００からの通知を受信する。処理手段３０２は、ユーザ毎にサーバ２００により特定された通知方法に従って、サーバ２００から受信した来客情報を通知するために必要な各種処理を行う。表示手段３０３は、液晶パネルや有機ＥＬ等のディスプレイであり、サーバ２００から受信した来客情報を、前述の通知方法に従って表示する。操作手段３０４は、操作ボタン等で構成することができ、表示手段３０３の一部を備えて構成されたタッチパネル等であっても良い。

記憶手段３０５は、本実施形態の受付システム１０を実行するためのプログラムのうち、ユーザ端末３００において実行される機能を実現するためのプログラム（アプリケーションソフト、以下、「アプリ」という）を記憶するメモリである。このプログラム（アプリ）は、インターネットを介してユーザ端末３００にダウンロードして記憶手段３０５にインストールすることができる。本実施形態の受付システム１０の全体の機能は、来客用受付装置１００にインストールされるプログラム（来客用受付装置用プログラム）と、サーバ２００に格納されるプログラム（サーバ用プログラム）と、ユーザ端末３００のそれぞれにインストールされるプログラム（ユーザ端末用プログラム、すなわちユーザ端末にインストールされたアプリ）とを動作させて実現することが可能である。

（受付システム１０の全体処理）
次に、図２を用いて、受付システム１０の全体処理について説明する。図２は、受付システム１０の全体処理を示すフローチャートである。まずステップＳ１０１において、受付システム１０は、来客の操作に応じて、来客用受付端末１００による処理を行う。本実施形態において、来客は、受付システム１０により、主に、氏名や所属等の来客情報、及び訪問先の担当者の氏名や所属等の訪問先情報を入力する。続いてステップＳ１０２において、受付システム１０は、来客用受付端末１００から送信された情報に基づいて、サーバ２００による処理を行う。サーバ２００は、主に、指定された担当者のユーザ端末３００に対して、登録された通知方法に従って来客通知を行うための処理を行う（例えば、来客により入力された情報に基づいて音声合成技術を用いて音声データを生成し、その音声データを用いて特定のユーザ端末３００へ来客通知を行う）。続いてステップＳ１０３において、受付システム１０は、サーバ２００からの指示に従って、来客の訪問先である担当者のユーザ端末３００による処理を行う。担当者は、ユーザ端末３００において来客通知を受信すると、それに応答することができる。

（来客用受付端末１００の処理）
次に、図３を用いて、受付システム１０の来客用受付端末１００の処理（ステップＳ１０１）について詳述する。図３は、来客用受付端末１００の処理を示すフローチャートである。

本実施形態において、受付システム１０は、担当者からの指示（アポイント）に従って、来客予定者のメールアドレス等の連絡先に、事前にＱＲコード（登録商標）を送付することができる。このため、まずステップＳ２０１において、来客に事前にＱＲコード（登録商標）を送付済みであるか否かに応じて、来客用受付端末１００の処理が分岐する。来客に事前にＱＲコード（登録商標）を送付済みである場合、ステップＳ２０２へ進む。ステップＳ２０２において、来客用受付端末１００の操作手段１０１の一部を構成するＱＲコード（登録商標）読み取り装置は、来客によりＱＲコード（登録商標）が提示されたか否かを判定する。ＱＲコード（登録商標）が提示されない場合、ステップＳ２０２を繰り返す。一方、ＱＲコード（登録商標）が提示された場合、ステップＳ２０５へ進む。ステップＳ２０５において、処理手段１０２は、ＱＲコード（登録商標）を読み取る。そして通信手段１０４は、入力情報（ＱＲコード（登録商標）のコード情報）をサーバ２００へ送信する。なお本実施形態において、ＱＲコード（登録商標）以外の二次元コードを用いても良い。

一方、ステップＳ２０１にて来客に事前にＱＲコード（登録商標）を送付していない場合、ステップＳ２０３へ進む。ステップＳ２０３において、来客は、操作手段１０１を介して、訪問先の担当者を選択する。本実施形態において、訪問先の担当者となりうる全ユーザのデータは、記憶手段１０３又はサーバ２００のデータベース２０５に格納されている。来客は、来客用受付端末１００に提示されるユーザの中から、訪問先の担当者の氏名や、担当部署、総合受付、又は荷受担当等を、操作手段１０１を介して選択することができる。なお本実施形態において、来客は、操作手段１０１を介して、訪問先の複数の担当者を選択することもできる。この場合、複数の担当者に対して、来客の訪問があったことを同時に通知することができる。

続いてステップＳ２０４において、来客は、操作手段１０１を介して、来客に関する情報（来客情報）を入力する。本実施形態において、操作手段１０１は、名刺スキャン装置、手書き入力装置、及び、（タッチパネル式の）キーボードを備えている。名刺スキャン装置は、来客により提示された名刺をスキャンして、ＯＣＲ技術により来客に関する情報を取得することができる。手書き入力装置は、来客が自身の氏名を手書きで入力するためのタッチペンを備えている。

続いてステップＳ２０５において、処理手段１０２は、ステップＳ２０３にて選択された訪問先の担当者（担当者のユーザ端末３００）に関する情報（訪問先情報）と、ステップＳ２０４にて入力された来客情報とを結び付ける。そして通信手段１０４は、サーバ２００へ入力情報として、来客情報（及び訪問先情報）をテキスト変換してテキスト情報として送信する。なお、入力情報がＱＲコード（登録商標）のコード情報である場合、コード情報がサーバ２００へ送信され、サーバ２００において来客用受付端末１００から送信されたＱＲコード（登録商標）のコード情報に基づいて、事前に登録されている来客情報を照会し、ＱＲコード（登録商標）をテキスト変換してテキスト情報としての来客情報（及び訪問先情報）を生成する。

（サーバ２００の処理）
次に、図４を用いて、受付システム１０のサーバ２００の処理（ステップＳ１０２）について詳述する。図４は、サーバ２００の処理を示すフローチャートである。

まずステップＳ３０１において、サーバ２００は、通信手段２０１を介して、来客用受付端末１００から入力情報（来客情報、又はＱＲコード（登録商標）のコード情報）を受信する。受信した入力情報が来客情報である場合、来客情報がデータベース２０５に記憶される。ここで、入力情報がＱＲコード（登録商標）のコード情報である場合、処理手段２０２がコード情報に基づいて、事前に登録されている来客情報を照会して、来客情報を生成する。生成された来客情報は、データベース２０５に記憶される。続いてステップＳ３０２において、処理手段２０２は、例えば記憶手段２０３に格納されたデータベース２０５を参照して、ＱＲコード（登録商標）のコード情報に基づいて、来客の訪問を受ける担当者（訪問先情報）を特定する。続いてステップＳ３０３において、例えば記憶手段２０３に格納されたデータベース２０５を参照して、訪問先の担当者（担当者のユーザ端末３００）への通知方法を特定する。

続いてステップＳ３０４において、処理手段２０２は、ステップＳ３０３にて特定された通知方法がユーザ端末３００にインストールされたアプリへの通知であるか否かを判定する。ユーザ端末３００への通知方法がアプリへの通知である場合、ステップＳ３０５へ進む。ステップＳ３０５において、処理手段２０２は、ステップＳ３０１にて受信した来客情報を音声ファイル（音声データ）へ変換する。音声ファイルは、事前に登録された音声情報（固定の音声内容）としての音声ファイル（例えば、「××会社の＊＊様がお見えになりました」等）と、来客情報に応じて異なる音声ファイル（「××会社の＊＊様」のうち「××」及び「＊＊」）とを結合して生成される。これらの音声ファイルは、記憶手段２０３に記憶して予め登録しておくことができる。またこのとき、処理手段２０２は、来客情報と予め登録された表示情報（固定の表示内容）とに基づいて表示データを生成してもよい。ここで生成された音声データ及び表示データは、記憶手段２０３に記憶される。

このとき取得手段２０２ａは、来客用受付端末１００からの受信信号に基づいて、来客がアポイント有りであることを示す発行済みＱＲコード（登録商標）を来客用受付端末１００に読み込ませたか否かを判定するように構成しても良い。発行済みＱＲコード（登録商標）を来客用受付端末１００に読み込ませたと判定された場合、生成手段２０２ｂは、更に、アポイント有りの来客であることを通知するための音声データ又は表示データを生成しても良い。一方、来客用受付端末１００が発行済みＱＲコード（登録商標）以外の方法で来客情報及び訪問先情報を取得した場合、生成手段２０２ｂは、更に、アポイント無しの来客であることを通知するための音声データ又は表示データを生成しても良い。

続いてステップＳ３０６において、処理手段２０２は、ＷｅｂＲＴＣ（ＷｅｂＲｅａｌ−ＴｉｍｅＣｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ）によりユーザ端末３００にインストールされたアプリへ発信する。ここで、ＷｅｂＲＴＣは、ウェブブラウザやモバイルアプリケーションにＡＰＩ（ＡｐｐｌｉｃａｔｉｏｎＰｒｏｇｒａｍｍｉｎｇＩｎｔｅｒｆａｃｅ）経由でリアルタイム通信を提供するプロジェクトである。ウェブページ内で直接のピア・ツー・ピア（Ｐ２Ｐ）通信によって、プラグインのインストールやネイティブアプリのダウンロードを必要とせずに、ウェブブラウザ間の電話やチャット等が可能になる。なお本実施形態において、ＷｅｂＲＴＣは一例に過ぎず、ピア・ツー・ピア（Ｐ２Ｐ）通信を行う他の規格を用いても良い。続いてステップＳ３１５において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、アプリへの発信により来客の通知を行う。このように通信手段２０１は、ＷｅｂＲＴＣ等のピア・ツー・ピア通信により、記憶手段２０３に記憶された音声データをユーザ端末３００へ送信することにより、ユーザ端末３００への来客通知を行う。本実施形態において、通信手段２０１は、ステップＳ３０５にて生成された音声データを、ＶｏＩＰ（ＶｏｉｃｅｏｖｅｒＩｎｔｅｒｎｅｔＰｒｏｔｏｃｏｌ）により、音声を符号化および圧縮しパケットに変換したものをＩＰネットワークを介してリアルタイムで伝送する。また、ステップＳ３０５にて音声データに加えて表示データが生成されている場合、通信手段２０１は、音声データに加えて、記憶手段２０３に記憶された表示データをユーザ端末へ送信することにより、ユーザ端末への来客通知を行う。なお、表示データは、ピア・ツー・ピア通信に限定されるものではなく、ＨＴＴＰ通信などの他の通信方法により送信しても良い。

一方、ステップＳ３０４にてユーザ端末３００への通知方法がアプリへの通知ではない場合、ステップＳ３０７へ進む。ステップＳ３０７において、処理手段２０２は、ステップＳ３０３にて特定された通知方法が電話番号への通知であるか否かを判定する。通知方法が電話番号への通知である場合、ステップＳ３０８へ進む。ステップＳ３０８において、処理手段２０２は、ステップＳ３０１にて受信した来客情報を音声ファイルへ変換する。続いてステップＳ３０９において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００の電話番号へ発信する。これによりステップＳ３１５において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、電話番号への通知により来客の通知を行う。

一方、ステップＳ３０７にてユーザ端末３００への通知方法が電話番号への通知ではない場合、ステップＳ３１０へ進む。ステップＳ３１０において、処理手段２０２は、ステップＳ３０３にて特定された通知方法がチャットツールへの通知であるか否かを判定する。通知方法がチャットツールへの通知である場合、ステップＳ３１１へ進む。ステップＳ３１１において、処理手段２０２は、ステップＳ３０１にて受信した来客情報をチャット形式へ変換する。続いてステップＳ３１２において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、担当者が利用しているチャットツールへの通知を行う。これによりステップＳ３１５において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、チャットツールへの通知により来客の通知を行う。

一方、ステップＳ３１０にてユーザ端末３００への通知方法がチャットツールへの通知ではない場合、ステップＳ３１３へ進む。ステップＳ３１３において、処理手段２０２は、ステップＳ３０１にて受信した来客情報をメール形式へ変換する。続いてステップＳ３１４において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、担当者のメールアドレスへ来客通知を送信する。これによりステップＳ３１５において、通信手段２０１は、担当者のユーザ端末３００へ、メールへの通知により来客の通知を行う。

（ユーザ端末３００の処理）
次に、図５及び図６を用いて、受付システム１０のユーザ端末３００の処理（ステップＳ１０３）について詳述する。図５は、ユーザ端末３００の処理を示すフローチャートである。図６は、ユーザ端末３００（例えばユーザ端末３００ａ）が音声電話で来客通知を受信した場合の画面の一例である。図６（ａ）は、ユーザ端末３００ａの来客通知の着信画面を示す。図６（ｂ）は、ユーザ端末３００ａの通話画面（音声案内画面）を示す。図６（ｃ）は、ユーザ端末３００ａ（担当者）が対応できない場合にチャットルーム上で来客情報を通知するための表示画面を示す。図６（ｄ）は、ユーザ端末３００ａの通話が終了したときのチャットルーム上の表示画面（来訪情報詳細画面）を示す。本実施形態において、複数のユーザ（複数のユーザ端末３００ａ〜３００ｘ）が特定のルーム（グループ）に登録されているものとする。また本実施形態において、このグループに登録されたユーザ同士で、ユーザ端末を用いてチャット（チャットルーム上）でのやり取り（通信）が可能である。なお、担当者のユーザ端末３００ａを第１のユーザ端末、グループに登録されている他のユーザ端末（グループに登録されている他の一つ又は全てのユーザ端末）３００ｂ〜３００ｘを第２のユーザ端末という。なお、図６（ｃ）および図６（ｄ）は、ユーザ端末３００ａ〜３００ｘで確認及び操作可能な画面である。

まずステップＳ４０１において、来客の訪問先である担当者のユーザ端末（第１のユーザ端末）３００は、通信手段３０１を介して、サーバ２００から来客の通知を受信する。ここで、担当者のユーザ端末３００への通知方法がアプリへの通知であって、かつ生成手段２０２ｂが来客情報（氏名や会社名や、アポイントの有無等）に基づいて表示データを生成する場合、担当者のユーザ端末３００は、自身のユーザ端末の電話帳に来客情報が登録されていなくても、来客の氏名や会社名等の来客情報を担当者のユーザ端末３００の着信画面に表示させることができる。

続いてステップＳ４０２において、処理手段３０２は、担当者がサーバ２００からの通知に応答したか否かを判定する。担当者がサーバ２００からの通知に応答した場合、ステップＳ４０３へ進む。ステップＳ４０３において、担当者のユーザ端末（第１のユーザ端末）３００は、第２のユーザ端末のチャットで対応済みメッセージを表示させる。ここで、サーバ２００からの来客通知がＷｅｂＲＴＣ等のピア・ツー・ピア通信で音声データがユーザ端末３００へ送信された場合、担当者がユーザ端末でその来客通知（音声電話）に応答したことをもって、すなわち応答ボタンを押したことをもって、担当者のユーザ端末の処理手段３０２は、チャットで対応済みメッセージを表示させる。これにより、グループに登録されている他のユーザは、担当者が来客通知に対応したことを知ることができる。なお、担当者のユーザ端末３００ａでは、担当者が通話中は図６（ｂ)が表示される（ステップ符号の記載省略）。

本実施形態において、担当者は、来客通知（音声電話）に対して通話を終了する終了ボタン６０５を押すことにより、チャットへの通知がなされる。すなわち、音声電話を受けた際に、担当者のユーザ端末３００ａの画面（表示手段３０３ａ）には、他のユーザに対して担当者が対応したか否かを通知するための対応ボタンが表示されない。なお、終了ボタン６０５を押すタイミングではなく、担当者Ａが通話を開始する応答ボタン６０１を押すタイミングで、チャットへの通知がなされるようにしても良い。図７は、比較例としてのユーザ端末が音声電話を受けた場合に表示される画面である。

図６（ａ）に示されるように、担当者Ａのユーザ端末３００ａが来客通知を受けた場合、表示手段（第１の表示手段）３０３ａに来客通知が表示されるとともに、表示内容と同様の音声が流れる。これに対して、担当者Ａは、通話を開始する応答ボタン６０１を押すことにより来客との通話が可能となる。また担当者Ａは、図６（ｂ）に示されるように、通話を終了する終了ボタン６０５を押すことで来客との通話が終了する。また本実施形態において、担当者Ａが応答ボタン６０１又は終了ボタン６０５を押すと、グループに登録されている他のユーザ端末３００ｂ〜３００ｘに、チャットで担当者Ａが対応済み（対応完了）であることを通知し、図６（ｄ）に示されるように、ユーザ端末３００ｂ〜３００ｘの表示手段（第２の表示手段）３０３ｂ〜３０３ｘ上に、チャットで担当者Ａが対応済み（対応完了）であることを表示することができる。なおこのとき、対応ボタン６０３及びＨＥＬＰボタン６０４の選択を不可にしてもよく、また対応ボタン６０３及びＨＥＬＰボタン６０４の文字をグレー等にして選択不可のボタンの文字がユーザに分かるようにしてもよい。

以上のように、本実施形態によれば、電話を受けた担当者Ａは、図６（ａ）または図６（ｂ）に示されるように応答ボタン６０１又は終了ボタン６０５を押すだけで他のユーザへ対応した旨の通知を行うことができるため、図７に示されるように応答ボタンや終了ボタンの他に更に対応完了ボタン７０２（他のユーザへ対応済みである旨の通知を行うためのボタン）を画面上に表示させる工程、及び、担当者が対応完了ボタン７０２を押す手間を省くことができる。

続いて、図５のステップＳ４０９において、処理手段３０２は、対応完了として、受付システム１０による処理を終了する。

一方、ステップＳ４０２にて担当者が拒否ボタン６０２を押下した場合、ステップＳ４０４へ進む。なおこのとき、図６（ｃ）のように、担当者のユーザ端末３００ａ及び他のユーザ端末３００ｂ〜３００ｘに対応ボタン６０３及びＨＥＬＰボタン６０４を表示させて、いずれかを選択できるようにしても良い。ステップＳ４０４において、処理手段３０２は、チャットへ通知する。すなわち、グループに登録されている担当者が拒否ボタン６０２を押下した場合、担当者のユーザ端末の処理手段３０２は、グループに登録されている他のユーザ端末でも見ることができるチャットルーム用のサーバ２００へ担当者のユーザ端末が応答しないことを通知する。サーバ２００上のチャットルームに担当者のユーザ端末３００から拒否ボタン６０２押下による通知を受けたことをもって、担当者のユーザ端末３００ａだけではなく、他のユーザ端末３００ｂ〜３００ｘにも図６（ｃ)を表示させる。これにより、グループに登録されている他のユーザは、担当者が応答していないことをチャットで知ることができる。

続いてステップＳ４０５において、処理手段３０２は、担当者が操作手段３０４の一部を構成する対応ボタン６０３を押下したか否か（すなわち、担当者が来客に対応する旨の意思表示を行ったか否か）を判定する。担当者が対応ボタンを押下した場合、ステップＳ４０３へ進む。

一方、ステップＳ４０５にて担当者が対応ボタン６０３を押下しない場合、ステップＳ４０６へ進む（なお、ステップＳ４０５、Ｓ４０６は同じステップで処理してもよい。また、ステップＳ４０５、Ｓ４０６は、他のユーザ端末でも同じ処理を行えるようにしてもよい）。つまり、ステップＳ４０６において、担当者は、操作手段３０４の一部を構成するＨＥＬＰボタン６０４を押下する（すなわち担当者は、例えば外出中のため来客に対応することができない旨の意思表示を行う）。担当者によるＨＥＬＰボタン６０４の押下により、処理手段３０２は、担当者が来客に対応できないと判定する。なお、担当者が通知に気付かない場合（第１のユーザ端末が操作されない場合等）、他のユーザが、所持する第２のユーザ端末のチャット上の通知を確認し、さらに担当者が対応していないこと（例えば、対応ボタンやＨＥＬＰボタンが押下されていないこと）を確認して、担当者に代わって自発的に対応するように構成しても良い。

続いてステップＳ４０７において、処理手段３０２は、担当者が来客に対応することができないため、対応要請情報を生成する。そして通信手段３０１は、対応要請情報をグループに登録されている他のユーザ端末（第２のユーザ端末）に送信する。これにより、グループに登録されている他のユーザ端末には、チャットで、担当者からの対応要請が表示される（図示省略）。

続いてステップＳ４０８において、処理手段３０２は、再通知上限（再通知の上限回数）に達したか否かを判定する。再通知上限に達していない場合、ステップＳ４０４へ戻り、処理手段３０２は、チャットへ再通知する。一方、再通知上限に達した場合、ステップＳ４１０へ進む。ステップＳ４１０において、処理手段３０２は、通知終了として、受付システム１０による処理を終了する。本実施形態において、例えば、第１のユーザ端末の第３の通信手段は、第２のユーザ端末の応答があった場合には第２のユーザ端末への対応要請情報の送信を終了し、第２のユーザ端末の応答がない場合には第２のユーザ端末の応答があるまで第２のユーザ端末への対応要請情報の送信を所定の回数（再通知の上限回数）だけ繰り返す。

第１のユーザ端末は、通知終了の場合、すなわちサーバ２００から来客通知を受信してもユーザが応答しない場合、表示手段３０３に所定の表示データを履歴として表示する。ここで履歴表示のための表示データは、サーバ２００の生成手段２０２ｂにより、来客情報と記憶手段２０３に記憶された表示情報とに基づいて生成され、通信手段２０１を介してＨＴＴＰ通信により第１のユーザ端末へ送信される。また表示手段３０３は、第１のユーザ端末から第２のユーザ端末への対応要請情報が送信されても第２のユーザ端末の応答がない場合、第２のユーザ端末が応答しなかったことを示す情報を表示する。

なお本実施形態の受付システム１０において、来客が訪問先情報として一人の担当者を入力した場合や、ある担当者から発行されたＱＲコード（登録商標）を提示した場合において、その来客に対応する関係者が複数存在する場合や、担当者がまだ決まっていない場合も考えられる。このような場合、予め、来客に対する複数の関係者をグループ化して事前にデータベース２０５に登録しておくことにより、グループ化された複数の関係者の全員のユーザ端末３００に対して、来客の訪問を同時に通知することができる。すなわち、サーバ２００の判定手段（処理手段２０２の一部の機能）は、来客情報、及び一人の関係者に対応する訪問先情報に基づいて、データベース２０５を参照し、来客の訪問に対応すべき複数の関係者を含むグループに関する情報が存在するか否かを判定する。判定手段がグループが存在しないと判定した場合、通信手段２０１は、ピア・ツー・ピア通信により音声データを訪問先情報に基づく一人の関係者のユーザ端末３００へのみ発信することにより、一人の関係者のユーザ端末への来客通知を行う。一方、判定手段がグループが存在すると判定した場合、通信手段２０１は、ピア・ツー・ピア通信により音声データを訪問先情報に基づくグループに含まれる複数の関係者のユーザ端末へ発信することにより、複数の関係者のユーザ端末への来客通知を同時に行う。

従来の電話回線を利用した受付システムでは、電話帳に登録していない来客の訪問を受けた場合、その来客の氏名や会社名を通知することや表示することはできない。一方、本実施形態の受付システム１０は、ＷｅｂＲＴＣによりアプリへ音声データを発信することに加えて、ＨＴＴＰ通信により来客者のテキスト情報（表示データ）を発信することにより、電話帳に未登録の来客に関する表示データを、着信データ又は着信履歴としてユーザ端末の表示手段に表示することができる。

また、本実施形態の受付システム１０において、来客用受付端末１００において来客により入力された来客情報は、通信手段１０４を介して、サーバ２００に送信される。サーバ２００の処理手段２０２は、来客用受付端末１００から受信した来客情報をデータベース２０５に登録する。すなわち来客情報は記憶手段２０３に蓄積して記憶され、通信手段２０１は、ユーザ端末３００からの要求に従って、記憶手段２０３から読み出された来客情報（必要な来客情報）をユーザ端末３００へ送信する。このように本実施形態の受付システム１０は、来客情報を自動的に収集して管理することができるため、従来のように来客名簿等を作成して管理する必要はない。また、来客の名刺を受領して記帳する工数もかからない。

また、来客が定期的に訪問するような場合、訪問の都度、担当者が出迎えにいく必要がない状況も考えられる。このような場合、本実施形態の受付システム１０は、来客が来客用受付端末１００において来客情報及び訪問先情報を入力した際に、サーバ２００は、通信手段２０１を介して、担当者により予め登録されたウェルカムメッセージ等のメッセージ情報を来客用受付端末１０１へ送信して表示させることができる。このメッセージ情報として、例えば、打ち合わせ場所を来客用受付端末１０１に表示させた場合、来客は、担当者が出迎えることなく、打ち合わせ場所を知ることができる。すなわちサーバ２００の通信手段２０１は、来客情報及び訪問先情報に基づいて、記憶手段２０３に予め記憶されたメッセージ情報を来客用受付端末１００へ送信する。メッセージ情報は、来客用受付端末１００の画面（表示手段）に表示される情報であって、来客を打ち合わせ場所へ直接誘導するための情報を含む。このため本実施形態の受付システム１０によれば、担当者が来客を出迎えることなく、来客を打ち合わせ場所へ直接誘導することが可能である。

本実施形態によれば、電話回線を利用することなく音声データを被訪問者の携帯端末等に着信させることができる。

また、本実施形態の付随的な効果として、従来技術と比較して、以下の少なくとも一つの効果が得られる場合もある。

第一に、本実施形態によれば、従来技術のような電話番号や電話回線が不要であるため、通信コストや管理コストを低減することができる。

第二に、本実施形態によれば、音声データ通信の汎用性を高めることができる。例えば、従来技術のように電話回線を利用した音声データ通信の場合にはＨＴＴＰ通信を併用することができないが、本実施形態のようにＷｅｂＲＴＣ等のピア・ツー・ピア通信を利用することでＨＴＴＰ通信との併用が可能となる。

第三に、本実施形態によれば、従来技術よりも利便性を高めることができる。例えば、従来技術のように事前に来客用受付端末等に登録することや電話回線を準備することなく、訪問先の担当者のスマートフォン等のユーザ端末のそれぞれにアプリをダウンロードしてログインすることだけで、受付端末からの音声データの受信が可能となる（事前登録の手間を省くことができる）。

以上、本発明の好ましい実施形態について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形や変更が可能である。

１０受付システム
１００来客用受付端末
１０１操作手段（第１の操作手段）
１０２処理手段
１０４通信手段（第１の通信手段）
２００サーバ（受付システムサーバ）
２０１通信手段（第２の通信手段）
２０２処理手段
２０２ａ取得手段
２０２ｂ生成手段
２０３記憶手段
３００ユーザ端末
３０１通信手段（第３の通信手段）
３０２処理手段
３０４操作手段（第２の操作手段）
３０５記憶手段

Claims

来客用受付端末と、サーバと、アプリケーションソフトがインストールされた複数のユーザ端末とがそれぞれインターネットを介して接続された受付システムであって、
前記来客用受付端末は、
来客が第１の情報を入力するための第１の操作手段と、
前記第１の情報を前記サーバへ送信する第１の通信手段と、を有し、
前記サーバは、
前記インターネットを介して取得された前記第１の情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得手段と、
前記来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により前記来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成手段と、
生成された前記音声データを記憶する記憶手段と、
ピア・ツー・ピア通信により、前記記憶手段に記憶された前記音声データを、前記複数のユーザ端末のうち前記訪問先情報に基づく第１のユーザ端末へ発信する第２の通信手段と、を有し、
前記第１のユーザ端末は、前記ピア・ツー・ピア通信により前記サーバから送信された前記音声データを来客通知として受信する第３の通信手段を有し、
前記第１のユーザ端末は、前記第３の通信手段が前記音声データを前記来客通知として受信した場合、第１の表示手段に応答ボタンを表示し、
前記第１のユーザ端末は、ユーザにより前記応答ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に応答することを可能とするとともに、前記第１のユーザ端末と同じグループに登録されている第２のユーザ端末に対して、前記ユーザが対応済みであることを示す第２の情報を送信し、
前記第２のユーザ端末は、第２の表示手段に前記第２の情報を表示することを特徴とする受付システム。
来客用受付端末と、サーバと、アプリケーションソフトがインストールされた複数のユーザ端末とがそれぞれインターネットを介して接続された受付システムであって、
前記来客用受付端末は、
来客が第１の情報を入力するための第１の操作手段と、
前記第１の情報を前記サーバへ送信する第１の通信手段と、を有し、
前記サーバは、
前記インターネットを介して取得された前記第１の情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得手段と、
前記来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により前記来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成手段と、
生成された前記音声データを記憶する記憶手段と、
ピア・ツー・ピア通信により、前記記憶手段に記憶された前記音声データを、前記複数のユーザ端末のうち前記訪問先情報に基づく第１のユーザ端末へ発信する第２の通信手段と、を有し、
前記第１のユーザ端末は、前記ピア・ツー・ピア通信により前記サーバから送信された前記音声データを来客通知として受信する第３の通信手段を有し、
前記第１のユーザ端末は、前記第３の通信手段が前記音声データを前記来客通知として受信した場合、第１の表示手段に応答ボタンを表示し、
前記第１のユーザ端末は、ユーザにより前記応答ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に応答することを可能とするとともに、前記第１の表示手段に終了ボタンを表示し、
前記第１のユーザ端末は、前記ユーザにより前記終了ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に対する応答を終了するとともに、前記第１のユーザ端末と同じグループに登録されている第２のユーザ端末に対して、前記ユーザが対応済みであることを示す第２の情報を送信し、
前記第２のユーザ端末は、第２の表示手段に前記第２の情報を表示することを特徴とする受付システム。
来客により来客用受付端末を介して入力された第１の情報をインターネットを介して取得し、前記第１の情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得ステップと、
前記来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により前記来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成ステップと、
生成された前記音声データを記憶手段に記憶する記憶ステップと、
アプリケーションソフトがインストールされた第１のユーザ端末へのピア・ツー・ピア通信により、前記記憶手段に記憶された前記音声データを前記訪問先情報に基づく前記第１のユーザ端末へ発信して、前記第１のユーザ端末への来客通知を行う通知ステップと、をコンピュータに実行させるプログラムであって、
前記通知ステップにおいて、
前記第１のユーザ端末は、
前記音声データを前記来客通知として受信した場合、前記第１のユーザ端末の第１の表示手段に応答ボタンを表示し、
ユーザにより前記応答ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に応答することを可能とするとともに、前記第１のユーザ端末と同じグループに登録されている第２のユーザ端末に対して、前記ユーザが対応済みであることを示す第２の情報を送信し、
前記第２のユーザ端末は、前記第２のユーザ端末の第２の表示手段に前記第２の情報を表示することを特徴とするプログラム。
来客により来客用受付端末を介して入力された第１の情報をインターネットを介して取得し、前記第１の情報に基づいて来客情報及び訪問先情報を取得する取得ステップと、
前記来客情報と事前に登録された音声情報とに基づいて、自動音声合成により前記来客の訪問を通知するための音声データを生成する生成ステップと、
生成された前記音声データを記憶手段に記憶する記憶ステップと、
アプリケーションソフトがインストールされた第１のユーザ端末へのピア・ツー・ピア通信により、前記記憶手段に記憶された前記音声データを前記訪問先情報に基づく前記第１のユーザ端末へ発信して、前記第１のユーザ端末への来客通知を行う通知ステップと、をコンピュータに実行させるプログラムであって。
前記通知ステップにおいて、
前記第１のユーザ端末は、
前記音声データを前記来客通知として受信した場合、前記第１のユーザ端末の第１の表示手段に応答ボタンを表示し、
ユーザにより前記応答ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に応答することを可能とするとともに、前記第１の表示手段に終了ボタンを表示し、
前記ユーザにより前記終了ボタンが押された場合、前記ユーザが前記来客通知に対する応答を終了するとともに、前記第１のユーザ端末と同じグループに登録されている第２のユーザ端末に対して、前記ユーザが対応済みであることを示す第２の情報を送信し、
前記第２のユーザ端末は、前記第２のユーザ端末の第２の表示手段に前記第２の情報を表示することを特徴とするプログラム。