JP2007128230A - 携帯端末を使用した訪問者自動受付システム及び方法並びにそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】訪問者の本人認証処理および担当者への自動連絡処理を訪問者の簡易操作で可能にする携帯端末を使用した訪問者自動受付システムを提供する。
【解決手段】訪問予約情報を担当者ＰＣ４から社内ＬＡＮ３を介し自動受付装置１に登録し、この訪問予約情報を２次元コード化した画像データ１１としてメールサーバ５を介し訪問者携帯電話端末７に送信する。訪問者携帯電話端末７上の画像データ１１を画像読取器２で読み取って訪問予約情報として復号化し、担当者内線端末９〜訪問者携帯電話端末７間のコールバック通話指示をＰＢＸ８に出力する。
【選択図】図１

Description

本発明は、訪問者の本人認証処理および担当者への自動連絡処理を訪問者の携帯端末を利用した簡易操作で可能にする訪問者自動受付システムに関する。

従来、訪問者の本人認証に名刺認証や顔画像認証を用いた自動受付方法がある（例えば、特許文献１参照）。

また、事前に配信した電子予約票によって訪問者認証を行う自動受付装置がある（例えば、特許文献２参照）。

あるいは、表示機能付き携帯端末に２次元コードを表示して施設利用の際の認証を行う認証システムがある（例えば、特許文献３参照）。
特開２００３−２０８４９３号公報 特開２００３−０６７５２８号公報 特開２００２−１４９８８７号公報

しかしながら、従来の自動受付装置において、担当者への社内電話発信手段を手入力に依存する方式では、担当者に関する最新の身元情報を、常に訪問者に把握させておく必要がある。しかも手入力ステップ数が一般的に多い傾向にあるため、訪問者に煩雑な操作を強要している。

また、従来の受付装置側で訪問者の名刺、指紋、音声、顔画像等の身元情報を採取し、目的担当者の連絡先とセットで管理・登録する方式では、訪問前に身元情報を提供する必要があるので、特に初回訪問時には有効に機能しない。また顔画像認証は、精度的な問題があり、名刺認証も、名刺フォーマットの多様性やＯＣＲ装置の読取り精度等の問題から確実な認証手段とは言い難い。

あるいは、予め配信された電子予約票を訪問時に提示する方式では、認証対象が訪問者本人ではなく、予約票自体となるため、予約票データ流出等によるセキュリティ問題が懸念される。

そこで本発明は、画像表示機能付き携帯電話端末との連携により、訪問者の本人認証処理および担当者への自動連絡処理を訪問者の簡易操作で可能にする携帯端末を使用した訪問者自動受付システム及び方法並びにそのプログラムを提供することを目的とする。

上述の課題を解決するため、本発明は、訪問予約情報を担当者ＰＣから社内ＬＡＮを介し自動受付装置に登録し、この訪問予約情報を２次元コード化した画像データとしてメールサーバを介し訪問者携帯電話端末に送信することにより、訪問者は訪問先担当者の所在情報を把握しておく必要がなくなる。

また、訪問者携帯電話端末上の画像データを画像読取器で読み取って訪問予約情報として復号化し、担当者内線端末〜訪問者携帯電話端末間のコールバック通話指示をＰＢＸに出力することにより、訪問者は自身の端末の画像表示操作のみで、担当者を指定することができ、かつ訪問者携帯電話端末宛にコールバックされるため、訪問予約情報の第三者による悪用を防ぐことができる。

本発明による第１の効果は、訪問者は、訪問先担当者の所在情報を一切意識せずに、自動的に訪問先担当者内線端末を呼び出すことができることである。その理由は、訪問予約時に訪問先担当者が予約登録用Ｗｅｂページを通じて予約情報ＤＢに自らの連絡先を登録しているからである。そのため、例え名刺情報と異なった連絡先を指定しても問題なく担当者を指定することもできる。

第２の効果は、訪問者は簡易操作にて担当者内線端末を呼び出すことができることである。その理由は、訪問者に自身の携帯電話端末上の２次元コード画像を自動受付装置に装備された画像読取器に提示させる行為しか求めていないからである。ここで述べている携帯電話端末は少なくとも画像表示機能を有するが、係る機種の普及度合いから考えても広く一般に本発明が適用可能となる。

第３の効果は、訪問者は、訪問予約時に担当者が指定した人物当人であることを保障することができることである。その理由は、訪問先担当者内線端末を呼び出す際、訪問者携帯電話端末にコールバックするからである。そのため、例え第三者が予約情報の２次元コード画像を提示したとしても、担当者と通話することが出来ない。

次に、本発明の最良の形態について図面を参照して説明する。

図１は、本発明の第１の実施例によるシステム構成を示す。事業所１５の受付１６には、自動受付装置１が設置され、自動受付装置１には、デジタルカメラ等による画像読取器２が装備されている。担当者部門１７には、担当者１４の使用する担当者ＰＣ４と担当者内線端末９が設置されている。

図２は、上記自動受付装置１の構成を示し、ＣＰＵ部２１及びクロック制御部２２、主記憶部２３、社員情報ＤＢ部２４、予約情報ＤＢ部２５、ＬＡＮ・ＩＦ部２６、ディスプレイＩＦ部２７、ＰＢＸ・ＩＦ部２８、外部装置ＩＦ部２９から構成されている。

自動受付装置１は、ＣＰＵ部２１及びクロック制御部２２によって制御され、メモリに格納された制御プログラムによって、以下に説明する各機能を実現する。主記憶部２３は、予約登録用Ｗｅｂページと各種処理手段を格納している。予約情報ＤＢ部２５は、予約登録用Ｗｅｂページから抽出された情報を管理している。

ＬＡＮ・ＩＦ部２６には社内ＬＡＮ３が接続される。この社内ＬＡＮ３には少なくとも社員ＰＣ４と、インターネット６へメール配信がすることが可能なメールサーバ５が配置されていることとする。ディスプレイＩＦ部２７にはモニタ２０が接続される。ＰＢＸ・ＩＦ部２８には構内交換機（ＰＢＸ）８が接続される。このＰＢＸ８は少なくとも、担当者内線端末９と公衆交換網（ＰＳＴＮ）１０に接続されており、かつコールバック機能が使用可能であるものとする。外部装置ＩＦ部２９には画像読取器２が接続される。

図３は、主記憶部に格納されている各種処理手段の詳細構成を示し、予約処理手段３０と訪問時受付処理手段４０で構成されている。

予約処理手段３０は主に、社員ＰＣ４の要求による予約登録用Ｗｅｂページの送信、予約訪問情報ＤＢ２７の更新、訪問者への招待メール１２の送信を目的としており、少なくとも登録用ＷＥＢページ表示処理手段３１と登録用ＷＥＢページ確定処理手段３６を有している。

登録用ＷＥＢページ表示処理手段３１は、少なくとも社員情報ＤＢ検索処理手段３２を有している。登録用ＷＥＢページ確定処理手段３３は、少なくとも予約情報ＤＢ更新処理手段３４、２次元コード化処理手段３５、メール送信処理手段３６を有している。

訪問時受付処理手段４０は主に、訪問者携帯電話端末７上の画像データ１１からの予約情報抽出、担当者内線端末９〜訪問者携帯電話端末７間のコールバック通話操作を目的としており、少なくとも画像読取処理手段４１、２次元コード復号化処理手段４２、予約管理ＤＢ検索処理手段４３、ＰＢＸ操作処理手段４４、ディスプレイ表示処理手段４５を有している。

なお、２次元コード化処理手段３５や２次元コード復号化処理手段４２には、ＱＲコード（株式会社デンソーウェーブの登録商標）等、既知のバーコード符号化方式を採用することが望ましい。

次に、各処理手段の各処理動作について図を参照しながら説明する。

図４は、予約処理手段３０の処理を示すフローチャートである。まず、社員ＰＣ４からの表示要求を受けることで処理が開始される（ステップ１）。ここで入力された社員ＩＤが社員情報ＤＢ部２４に存在するか検索を行い（ステップ２）、このＩＤの妥当性を判定する（ステップ３）。入力社員ＩＤが正当なものであれば、図７に示すような予約登録用Ｗｅｂページ５１を社員ＰＣ４宛てにＨＴＴＰプロトコルを用いて送信する（ステップ４）。一方、不正ＩＤであった場合は要求を無視する。

図５は、登録用ＷＥＢページ確定処理手段３３の処理を示すフローチャートである。まず、社員ＰＣ４から送信された予約登録用Ｗｅｂページ５１の登録ボタンイベントを検出することで処理が開始される（ステップ１１）。この時点で予約登録用Ｗｅｂページ５１の各フォーム上に記載されている情報の妥当性を検証し（ステップ１２）、不正な入力値が一つでも判明すれば、その旨を社員ＰＣ４にＨＴＴＰプロトコルを用いて送信し、社員Ａに再入力を促す。逆に、ステップ６で入力値の正当性が判明していれば、予約情報ＤＢ更新処理手段３４を用いて、入力情報を予約情報ＤＢ２５に図８に示すような形式５２で登録を行い（ステップ１３）、２次元コード化処理手段３５を用いて、この予約情報を２次元コード化させた上で（ステップ１４）、メール送信処理手段３６を用い、２次元コード化された予約情報を図９に示すようなＥメール５３を介し訪問者１３宛てに送信する（ステップ１５）。

図６は、訪問時受付処理手段４０の処理を示すフローチャートである。まず、訪問者携帯電話端末７上の２次元コード化予約情報１１を自動受付装置１に装備された画像読取器２に提示させた時点で処理が開始される（ステップ２１）。画像読取処理（ステップ２２）と２次元コード復号化処理（ステップ２３）により２次元コード化予約情報１１から予約情報を復元する。この予約情報の妥当性を検証するため、予約管理ＤＢ検索処理（ステップ２４）にて得られた予約状況との比較検討を行う（ステップ２５）。不正な予約データと判定されれば、自動受付装置１に装備されたモニタ２０に図１０に示すような画面５４を表示させ、訪問者１３に手動呼び出し操作を促す。

一方、予約データの正当性が証明された場合、モニタ２０に図１１に示すような予約状況画面５５を表示させた上、ＰＢＸ操作処理により訪問者携帯電話端末７間〜担当者内線端末９の順序によるコールバック通話指示をＰＢＸ装置８に通達する（ステップ２６）。この手段により、ＰＢＸ装置８はまず予約情報５２記載の訪問者携帯電話端末７の電話番号に発信動作を行う。

訪問者１３による携帯電話端末７応答検出後、ＰＢＸ装置８は予約情報５２に記載の担当者内線端末９の電話番号に発信動作を行い、同時にＰＢＸ・ＩＦ部２８を介し自動受付装置１にも訪問者１３応答成功を通知する。この訪問者１３応答通知を受け取った自動受付装置１は、図１２に示すような呼出状況説明画面５６をモニタ２０に出力させる。その後、担当者１４が呼出状態にある担当者内線端末９に応答すると、ＰＢＸ装置８は担当者内線端末９と訪問者携帯電話端末７の通話パスを接続させ、同時にＰＢＸ・ＩＦ部２８を介し自動受付装置１にも通話状態遷移を通知する（ステップ２７）。この通話状態遷移イベントを受け取った自動受付装置１は、図１３に示すような通話成功説明画面５７をモニタ２０に出力させた後、本動作を完了させる。一方で、ＰＢＸからコールバック処理失敗イベントが通知された際には（ステップ２７）、自動受付装置１に装備されたモニタ２０に図１０のような画面５４を表示させ、訪問者１３に手動呼び出し操作を促す。

次に、本発明の第２の実施例のシステム構成について図１４を参照して説明する。

本実施例の主な特徴点は、第１実施例で用いていたＰＢＸ装置８をＩＰ−ＰＢＸ装置１８に置換している点にある。このため、自動受付装置１とＩＰ−ＰＢＸ装置１８の信号交換は、自動受付装置１のＬＡＮ・ＩＦ部２６で行われることになる。

また、担当者１４が用いる社内電話端末はＶｏＩＰ対応端末１９となり、この端末は社内ＬＡＮ３経由でＩＰ−ＰＢＸ装置１８に収容される。

なお、第２実施例に係わる各種処理動作は、第１実施例同様、予約処理手段３０及び訪問時受付処理手段４０によって行われる。

画像表示機能及び電子メール機能付き携帯電話端末の普及に伴い、事業所における受付に限らず、一般に訪問者認証および確認システムとして利用できる。

本発明の第１の実施例によるシステム構成図である。 自動受付装置の構成図である。 各種処理手段の詳細構成図である。 予約処理手段の処理を示すフローチャートである。 登録用ＷＥＢページ確定処理手段の処理を示すフローチャートである。 訪問時受付処理手段の処理を示すフローチャートである。 予約登録用Ｗｅｂページの一例を示す図である。 予約情報ＤＢの登録形式の一例を示す図である。 訪問者宛てＥメールの一例を示す図である。 不正な予約データの場合の画面表示例を示す図である。 正当な予約データの場合の画面表示例を示す図である。 呼出状況説明の画面表示例を示す図である。 通話成功説明の画面表示例を示す図である。 第２の実施例によるシステム構成図である。

符号の説明

１ 自動受付装置
２ 画像読取器
３ 社内ＬＡＮ
４ 担当者ＰＣ
５ メールサーバ
６ インターネット
７ 訪問者携帯電話端末
８ 構内交換機（ＰＢＸ）
９ 担当者内線端末
１０ 公衆交換網（ＰＳＴＮ）
１１ ２次元コード化予約情報
１２ 招待メール
１３ 訪問者
１４ 担当者

Claims (6)

1. 画像表示機能及び電子メール受信機能付き訪問者携帯端末と、
   画像読み取り機能及び電子メール送信機能付き自動受付装置と、
   前記自動受付装置とネットワーク接続された担当者端末とを備え、
   前記担当者端末は、自動受付装置に訪問予約情報を登録する手段と、この訪問予約情報を２次元コード化し、電子メールに添付して前記訪問者携帯端末に送信する手段とを有し、
   前記自動受付装置は、前記訪問者携帯端末に表示された２次元コードを読み取って前記訪問予約情報として復号化する手段を有することを特徴とする訪問者自動受付システム。
2. 内線電話を収容して公衆回線との交換を行う構内交換機をさらに備え、
   前記自動受付装置は、担当者内線電話番号と訪問者携帯電話番号間のコールバック通話指示を前記構内交換機に送信する手段を有することを特徴とする請求項１に記載の訪問者自動受付システム。
3. 担当者端末からネットワークを介して自動受付装置に、訪問予約情報を登録するステップと、
   自動受付装置が、前記訪問予約情報を２次元コード化し、電子メールに添付して訪問者携帯端末に送信するステップと、
   前記訪問者携帯端末が、受信した電子メールに添付された２次元コードを画像表示するステップと、
   前記自動受付装置が、前記訪問者携帯端末に画像表示された２次元コードを読み取って前記訪問予約情報として復号化するステップを含むことを特徴とする訪問者自動受付方法。
4. 前記自動受付装置が、担当者内線電話番号と訪問者携帯電話番号間のコールバック通話指示を、内線電話を収容して公衆回線との交換を行う構内交換機に送信するステップをさらに含むことを特徴とする請求項３に記載の訪問者自動受付方法。
5. 担当者端末から受信した訪問予約情報を登録する機能と、
   前記訪問予約情報を２次元コード化し、電子メールに添付して訪問者携帯端末に送信する機能と、
   前記訪問者携帯端末に画像表示された２次元コードを読み取って前記訪問予約情報として復号化する機能をコンピュータに実現させることを特徴とする訪問者自動受付制御プログラム。
6. 担当者内線電話番号と訪問者携帯電話番号間のコールバック通話指示を、内線電話を収容して公衆回線との交換を行う構内交換機に送信する機能をコンピュータにさらに実現させることを特徴とする請求項５に記載の訪問者自動受付制御プログラム。

Images