JP2015170020A - 画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】来訪者への立入り許可証の発行と、来訪者に対応する対応者へ来訪があった旨を通知することとを迅速に行うことを可能にする。
【解決手段】来訪者に関する来訪者情報、及び来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する第１取得部と、対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第２取得部と、第２取得部が対応者情報を取得した場合には、対応者情報により示される他の対応者への通知先に来訪者の来訪を通知し、第２取得部が対応者情報を取得していない場合には第１取得部が取得した通知先情報により示される通知先に来訪者の来訪を通知する通知部と、第１取得部が取得した来訪者情報に基づいて来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する発行部とを有する。
【選択図】図３

Description

本発明は、画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法及びプログラムに関する。

会社やイベント・セミナーなどに来館者が訪れる場合、受付で手続きが必要となる。受付での手続きとして、来館者による来館情報の記載、受付から面会者への電話による来館者が訪問した旨の連絡、受付からの入館証の配布などの作業が必要になることがある。

しかし、従来の受付の手続きでは次のような問題があった。例えば、来館者による来館情報の記載は手作業によるものであり、時間がかかって来館者の手間となる。また、受付が電話で面会者に来館者の訪問を連絡する場合、電話取次や面会者不在、口頭での来館情報の説明などが必要なため、時間がかかり、その後面会者が迎えに来るまで来館者の待ち時間となる。また、来館者に配布される入館証は、使いまわしが利くような個人情報の全く記載されていない共通入館証が使用されることが多いため、その入館証を持っている人物が何者かが認識できない。

また、特許文献１には、来訪受付装置が、来訪予定情報に対応する受付番号を来訪者の端末に送信し、入館証発行装置が、受付番号の入力を受けて当該受付番号を来訪受付装置に送信し、来訪受付装置は、認証情報を入館証発行装置に送信し、入館証発行装置は、認証情報を印刷媒体に印刷して出力し、入館ゲート装置は、印刷媒体が提示されたことに応じて認証情報を読み取り、来訪受付装置に送信し、来訪受付装置は、入館可否を判定し、判定結果に基づく制御情報を入館ゲート装置に送信し、入館ゲート装置は、制御情報に基づきゲートを動作させる来訪者管理システムが開示されている。

しかしながら、来訪者への立入り許可証の発行と、来訪者に対応する対応者へ来訪があった旨を通知することとを迅速に行うことは困難であった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、来訪者への立入り許可証の発行と、来訪者に対応する対応者へ来訪があった旨を通知することとを迅速に行うことを可能にする画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法及びプログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する第１取得部と、前記対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第２取得部と、前記第２取得部が対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記第２取得部が対応者情報を取得していない場合には前記第１取得部が取得した通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知する通知部と、前記第１取得部が取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する発行部と、を有する。

本発明によれば、来訪者への立入り許可証の発行と、来訪者に対応する対応者へ来訪があった旨を通知することとを迅速に行うことを可能にすることができるという効果を奏する。

図１は、実施の形態にかかる画像形成システムの構成を例示する図である。 図２は、ＰＣが有する機能を例示する機能ブロック図である。 図３は、端末装置が有する機能を例示する機能ブロック図である。 図４は、携帯端末が有する機能を例示する機能ブロック図である。 図５は、メールサーバが有する機能を例示する機能ブロック図である。 図６は、画像形成システムが来訪者に対して入館証を発行する場合の手順を示す図である。 図７は、入館証を発行する場合の画像形成システムの動作を示す図である。 図８は、ＱＲコード（登録商標）化されるデータの構成を例示する図である。 図９は、来訪者情報通知メールの構成を例示する図である。 図１０は、対応者が対応者情報を変更する場合に、ＰＣが表示する画面を示す図である。 図１１は、ＰＣから面会者情報サーバに対して送信される対応者情報を例示する図である。 図１２は、対応者情報が変更されているか否かを問い合わせる場合に端末装置が行う処理を示すフローチャートである。 図１３は、来訪者情報通知メールの本文例を示す図である。 図１４は、対応者情報の変更があった場合に、その旨を来訪者に対して表示する画面例を示す図である。

以下に添付図面を参照して、実施の形態にかかる画像形成システムを詳細に説明する。図１は、実施の形態にかかる画像形成システム１の構成を例示する図である。図１に示すように、画像形成システム１は、有線又は無線のネットワーク１０を介して互いに接続されたＰＣ（Personal Computer：情報処理装置）２、端末装置３、携帯端末４、メールサーバ５及び面会者情報サーバ６を有する。端末装置３は、例えば画像情報を取得するカメラ（撮像装置）３０と、画像を印刷する印刷装置（画像形成装置）３２とを有する。なお、端末装置３及び携帯端末４は、ＰＣ２、メールサーバ５及び面会者情報サーバ６と同様に、ＣＰＵ、記憶装置、入力装置及び表示装置（例えばタッチパネル）などを備え、いずれもコンピュータとしての機能を有している。

図２は、ＰＣ２が有する機能を例示する機能ブロック図である。図２に示すように、ＰＣ２は、ＱＲコード作成部２０、メール作成部２２、メール送信部２４、メール受信部２６及びメール表示部２８を有する。

ＱＲコード作成部２０は、入力された来訪者に関する例えば来訪者名（来館者名）及び来訪者の会社名などの情報（来訪者情報）、来訪者に対応する面会者などの対応者のメールアドレス（Ｅ−ｍａｉｌアドレス：通知先情報）、及びＱＲコード（登録商標）の有効期限などを示す情報（図８を用いて後述）を含むＱＲコード（情報画像）を作成するモジュールである。なお、ＱＲコード作成部２０は、ＱＲコードの作成に限定されることなく、例えば来訪者が不可読な情報を埋め込んだ情報画像を作成する情報画像作成部としての機能を有する。

メール作成部２２は、ＱＲコード作成部２０が作成したＱＲコードを添付し、宛先を来訪者とするメールを作成するモジュールである。

メール送信部２４は、メール作成部２２が作成したメール（Ｅ−ｍａｉｌ）を、ネットワーク１０を介してメールサーバ５へ送信するモジュールである。メール受信部２６は、来訪者に関する通知などのメールを、ネットワーク１０を介して受信するモジュールである。メール表示部２８は、メール受信部２６が受信したメールを表示するモジュールである。

なお、ＱＲコード作成部２０、メール作成部２２、メール送信部２４及びメール受信部２６は、例えば、ＰＣ２が実行するアプリケーション（ＱＲコード作成アプリケーション：アプリ）に含まれる。つまり、面会者などの対応者は、ＰＣ２を用いてＱＲコード作成アプリケーションを実行することにより、ＱＲコードの作成、及びＱＲコードを添付したメールを送信することが可能となる。

また、ＰＣ２は、後述する来訪者情報通知メールを受信することにより、面会者などの対応者に対して来訪があった旨を通知する機能を有していてもよい。

さらに、ＰＣ２は、面会者などの対応者が変更になった場合など、対応者に関して行った処理を、変更後の対応者に対して行ってもよい。具体的には、ＰＣ２は、対応者の変更を示す入力を受付部として受付けると、対応者の変更があった旨を示す変更情報、及び変更された他の対応者への通知先を含んで他の対応者を特定する対応者情報（更新済）を面会者情報サーバ６に対してアップロードする。ここで、ＰＣ２は、後述するように、変更の対象となる対応者を特定するＱＲコード（情報画像）又は文字列情報を受付けるように構成されてもよい。

図３は、端末装置３が有する機能を例示する機能ブロック図である。端末装置３は、カメラ３０及び印刷装置３２が互いに例えば有線通信を行うように構成されている。

カメラ３０は、写真撮影部３００及びデータ送信部３０２を有する。写真撮影部３００は、ＱＲコードを撮影し、画像データを生成するモジュールであり、画像情報を取得する。データ送信部３０２は、写真撮影部３００が生成したＱＲコードの画像データ（ＱＲコード画像）を印刷装置３２に対して送信するモジュールである。

印刷装置３２は、データ受信部３２０、ＱＲコード読込部３２２、入館証（許可証）作成部３２４、印刷部３２６及び送受信部３２８を有し、許可証を発行する発行部としての機能を有する。

データ受信部３２０は、カメラ３０のデータ送信部３０２が送信したＱＲコード画像を、ネットワーク１０を介して受信するモジュールであり、ＱＲコード画像に含まれる情報を取得する第１取得部としても機能する。

ＱＲコード読込部３２２は、データ受信部３２０が受信したＱＲコード画像を読み込み、ＱＲコード画像に含まれる来訪者情報、来訪者に対応する対応者のメールアドレス、及びＱＲコードの有効期限などを示す情報を取得するモジュールである。

入館証作成部３２４は、ＱＲコード読込部３２２が取得した来訪者情報などを用いて入館証データを作成し、来訪者に対応する対応者への来訪があった旨を通知する来訪者情報通知メール（図９を用いて後述）を例えば入館証印刷時に作成するモジュールである。なお、入館証作成部３２４は、後述するように送受信部３２８が変更された対応者情報を取得した場合には、来訪者情報通知メールの送信先などを対応者情報に応じて更新する。

印刷部３２６は、入館証作成部３２４が作成した入館証データに対応する画像を用紙などの記録媒体に印刷するモジュールである。つまり、印刷部３２６は、入館証（許可証）を発行する発行部としての機能を有する。

送受信部３２８は、通知などの送信を行う通知部と、受信を行う取得部（第２取得部）とを有する。具体的には、送受信部３２８は、入館証作成部３２４が作成した来訪者情報通知メールをメールサーバ５に対して送信する（通知する）。また、送受信部３２８は、来訪者に対応する対応者を特定する対応者情報が変更されているか否かを面会者情報サーバ６に対して問い合わせる機能を備えている。対応者情報が変更されている場合、送受信部３２８は、変更された対応者情報を面会者情報サーバ６から取得する。そして、送受信部３２８は、対応者情報が変更されている場合、変更された対応者情報に応じて通知先を変換し、来訪者情報通知メールをメールサーバ５に対して送信する（通知する）。

このように、送受信部３２８は、対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第２取得部としても機能する。また、送受信部３２８は、対応者情報を取得した場合には、対応者情報により示される他の対応者への通知先に来訪者の来訪を通知し、対応者情報を取得していない場合にはデータ受信部３２０が取得した通知先情報により示される通知先に来訪者の来訪を通知する通知部としても機能する。

なお、端末装置３は、端末装置３内にインストールされたアプリケーション（例えば入館証発行アプリケーションなど）を実行することにより、上述した機能を実現するように構成されている。

図４は、携帯端末４が有する機能を例示する機能ブロック図である。携帯端末４は、メール受信部４０及び表示部４２を有し、来訪者に携帯される。メール受信部４０は、メールサーバ５が送信するＱＲコードの添付されたメールを、ネットワーク１０を介して受信するモジュールである。表示部４２は、メール受信部４０が受信したメールに添付されたＱＲコードなどを携帯端末４の図示しない画面に表示するモジュールである。

なお、携帯端末４は、携帯端末４内にインストールされたアプリケーションを実行することにより、上述した機能を実現するように構成されている。

図５は、メールサーバ５が有する機能を例示する機能ブロック図である。図５に示すように、メールサーバ５は、メール受信部５０及びメール送信部５２を有する。メール受信部５０は、ＰＣ２が送信したＱＲコードを添付されたメールや、印刷装置３２が送信した来訪者情報通知メールを、ネットワーク１０を介して受信するモジュールである。メール送信部５２は、メール受信部５０が受信したメールを、メールに設定された宛先へネットワーク１０を介して送信するモジュールである。

なお、ＰＣ２、端末装置３、携帯端末４及びメールサーバ５が有する各機能それぞれは、ＣＰＵ等により実行されるソフトウェア、又はハードウェアの少なくともいずれかによって構成される。

面会者情報サーバ６は、対応者への通知先を含んで対応者を特定する対応者情報を記憶する。また、面会者情報サーバ６は、対応者が変更になった場合には、変更された他の対応者への通知先を含んで他の対応者を特定するように、対応者情報を変更（更新）する。例えば、面会者情報サーバ６は、対応者が変更された旨を例えばＰＣ２から取得すると、ＰＣ２から変更後の対応者情報を取得する。

次に、画像形成システム１が来訪者（来館者）に対して入館証（立入り許可証）を発行する場合の手順について説明する。図６は、画像形成システム１が来訪者に対して入館証を発行する場合の手順を示す図である。図６に示すように、まず、対応者（例えば面会者）は、ＰＣ２を用いてＱＲコード作成アプリケーション（アプリ）を立ち上げる（Ｓ１−１）。

次に、面会者は、ＱＲコード作成アプリの入力画面などにおいて、来訪者情報（来館者情報）、及び面会者のメールアドレス（Ｅ−ｍａｉｌアドレス）などの情報を入力する（Ｓ１−２）。面会者は、面会者名などその他の情報を入力してもよい。また、面会者は、面会者のメールアドレスではなく、他者のメールアドレスを来館者情報通知メール（来訪者情報通知メール）の宛先Ｅ−ｍａｉｌアドレスとして入力してもよい。

面会者は、Ｓ１−２のステップで入力した情報を、ＱＲコード作成アプリケーションを用いてＱＲコード化する（Ｓ１−３）。ＱＲコードは、画像として保存される。

面会者は、作成したＱＲコードをメールに添付し、来訪者（来館者）の携帯端末４に送信する（Ｓ１−４）。

来館者は、送信されたＱＲコードが添付されたメールを携帯端末４により受信する（Ｓ１−５）。

来館時に、来館者は、端末装置３のカメラ３０に、携帯端末４の画面に表示させたＱＲコードを読み取らせる（Ｓ１−６）。

印刷装置３２は、Ｓ１−６のステップで読取ったＱＲコードに含まれる来訪者情報（来館者情報）を含む入館証を印刷する（Ｓ１−７）。ここで、印刷装置３２は、来館情報の他に地図や面会者の情報などを入館証に印刷してもよい。

印刷装置３２は、Ｓ１−７のステップの入館証の印刷と同時に、ＱＲコードから読み取った面会者のメールアドレスへ来訪者情報通知メール（来館者情報通知メール）を送信する（Ｓ１−８）。

来館者は、Ｓ１−７のステップで印刷された入館証を受け取る（Ｓ１−９）。

面会者は、Ｓ１−８のステップで送信された来館者情報通知メールを、例えばＰＣ２を用いて受け取り、来訪者を迎えに行く（Ｓ１−１０）。

次に、入館証（立入り許可証）を発行する場合の画像形成システム１の動作について説明する。図７は、入館証（立入り許可証）を発行する場合の画像形成システム１の動作を示す図である。なお、図７に示した画像形成システム１の動作については、図６に示した手順に対応させて説明する。

Ｓ１−１のステップにより、ＰＣ２は、ＱＲコード作成部２０を起動する（Ｓ２−１）。

Ｓ１−２、Ｓ１−３のステップにより、ＰＣ２のＱＲコード作成部２０は、入力された情報（来訪者情報、対応者のメールアドレス、ＱＲコードの有効期限など）をＱＲコード化する（Ｓ２−２）。ＱＲコードは、画像として保存される。

Ｓ１−４のステップにより、ＰＣ２のメール作成部２２は、ＱＲコードを添付した来訪者を宛先とするメールを作成する（Ｓ２−３）。また、ＰＣ２のメール送信部２４は、メール作成部２２が作成したメールをメールサーバ５に送信する（Ｓ２−４）。また、メールサーバ５のメール受信部５０は、送信されたメールを受け取る（Ｓ２−５）。また、メールサーバ５のメール送信部５２は、メール受信部５０が受け取ったメールを宛先（来訪者）に送信する（Ｓ２−６）。

Ｓ１−５のステップにより、携帯端末４のメール受信部４０は、メールサーバ５からのメールを受信する（Ｓ２−７）。

Ｓ１−６のステップにより、携帯端末４の表示部４２は、メールに添付されたＱＲコードを表示する（Ｓ２−８）。また、カメラ３０の写真撮影部３００は、表示部４２により表示されたＱＲコードを撮影して画像データ化する（Ｓ２−９）。また、カメラ３０のデータ送信部３０２は、ＱＲコード画像データを印刷装置３２のデータ受信部３２０に送信する（Ｓ２−１０）。また、印刷装置３２のＱＲコード読込部３２２は、ＱＲコード画像を読み込み、情報（来訪者情報、対応者のメールアドレス、ＱＲコードの有効期限など）を取得する（Ｓ２−１１）。このとき、携帯端末４は、ＱＲコードの有効期限が切れていると判断した場合には、エラーメッセージを表示し、以降の処理を行わない。

Ｓ１−７のステップにより、印刷装置３２の入館証作成部３２４は、来訪者情報を含んだ入館証データを作成する（Ｓ２−１２）。また、印刷装置３２の印刷部３２６は、作成された入館証データを用いて入館証を印刷する（Ｓ２−１３）。

Ｓ１−８のステップにより、印刷装置３２の送受信部３２８は、来訪者情報通知メールを面会者のメールアドレス（携帯端末４）に対して送信する（Ｓ２−１４）。また、メールサーバ５のメール受信部５０は、印刷装置３２からのメールを受け取る（Ｓ２−１５）。また、メールサーバ５のメール送信部５２は、メールを宛先（携帯端末４）へ送信する（Ｓ２−１６）。

Ｓ１−９のステップにより、来訪者は、Ｓ２−１３のステップで印刷された入館証を受け取る。

Ｓ１−１０のステップにより、ＰＣ２のメール受信部２６は、来訪者情報通知メールを受け取る（Ｓ２−１７）。そして、面会者は、ＰＣ２を用いて受信した来訪者情報通知メールを見て、来訪者を迎えに行くことになる。

図８は、ＱＲコード化されるデータの構成を例示する図である。図８に示すように、ＱＲコード化される情報は、来訪者（来館者）の氏名、来訪者の会社名、来訪者情報通知メール（来館者情報通知メール）の送信先のＥ−ｍａｉｌアドレス、及びＱＲコードの有効期限などを含む。来訪者情報通知メールの送信先のＥ−ｍａｉｌアドレスは、対応者（面会者など）のメールアドレスである。なお、ＱＲコード化されるデータの構成は、図８に示した構成に限定されない。

図９は、来訪者情報通知メールの構成を例示する図である。図９に示すように、来訪者情報通知メールには、ＱＲコードから読み取った、来訪者（来館者）の氏名、来訪者の会社名、及び来館日時（入館証発行日時）が記載されている。なお、来訪者情報通知メールの構成は、図９に示した構成に限定されない。

このように、画像形成システム１は、来訪者がカメラ３０にＱＲコードを読み取らせると、来訪者情報通知メールを対応者へ送信する。ただし、画像形成システム１は、対応者が変更されている場合には、来訪者がカメラ３０にＱＲコードを読み取らせると、来訪者情報通知メールを変更された対応者へ送信する。

例えば、対応者が変更になる場合、変更前の対応者がＰＣ２を用いて対応者情報を他の対応者に変更する。ＰＣ２は、面会者情報サーバ６にアクセスし、変更された対応者情報を面会者情報サーバ６にアップロードする。

入館証発行のため、来訪者が事前に変更前の対応者から送信されたメール内のＱＲコードをカメラ３０に読取らせると、印刷装置３２は、カメラ３０を介して来訪者の氏名、来訪者の会社名、来訪者情報通知メール送信先のＥ−ｍａｉｌアドレス及びＱＲコード有効期限の開始日と終了日を取得する。

カメラ３０は、入館証に印刷する来訪者の顔写真を撮影する。

印刷装置３２は、対応者情報の変更があるか否かを面会者情報サーバ６に対して問い合わせる。印刷装置３２は、対応者情報が変更されている場合には、変更された対応者情報を面会者情報サーバ６から取得する。また、印刷装置３２は、対応者情報が変更されていない場合には、対応者情報を変更することなく、上述の来訪者情報通知メールをそのままメールサーバ５に対して送信する。

つまり、対応者情報が変更されている場合には、来訪者情報通知メールが変更後の対応者に対して送信される。

次に、対応者が変更された場合の画像形成システム１の動作について詳述する。図１０は、対応者が対応者情報を他の対応者に変更する場合に、ＰＣ２が表示する画面を示す図である。ＰＣ２は、面会者情報サーバ６にアクセスして例えば図１０に示した画面をブラウザ上で表示し、入力された内容を面会者情報サーバ６に対して送信する。

例えば変更前の対応者が、図１０に示した入力ステップ１の項目と、入力ステップ２の項目に対する内容の入力を行ってＯＫボタンを押下すると、入力された情報（対応情報を構成する）が面会者情報サーバ６へ送信される。

なお、ステップ１では、来訪者に送られたＱＲコードの画像ファイルがあるか否かによって指定内容が変えられている。例えば、来訪者に送られたＱＲコードの画像ファイルがある場合には、Ａの入力欄において、そのファイルの指定を促す。また、来訪者に送られたＱＲコードの画像ファイルがない場合には、Ｂの入力欄において、会社名、顧客名、変更前の対応者のメールアドレスの入力を促す。入力ステップ２では、変更後の対応者のメールアドレスの入力を促す。

図１１は、ＰＣ２から面会者情報サーバ６に対して送信される対応者情報を例示する図である。なお、面会者情報サーバ６は、図１１（Ａ）又は図１１（Ｂ）に示されたデータ構造の対応者情報を記憶するように構成されてもよい。

例えば上述したように、対応者が対応者情報を変更する場合、対応者はブラウザを介して面会者情報サーバ６にアクセスし、対応者情報を入力する。

図１２は、印刷装置３２が面会者情報サーバ６に対して対応者情報が変更されているか否かを問い合わせる場合に端末装置３が行う処理を示すフローチャートである。

ステップ１００（Ｓ１００）において、カメラ３０は、来訪者が携帯端末４に表示させたＱＲコードを読取る。

ステップ１０２（Ｓ１０２）において、印刷装置３２は、面会者情報サーバ６側に、カメラ３０が読取ったＱＲコードに一致するＱＲコードがあるか問い合わせる（検索）する。

ステップ１０４（Ｓ１０４）において、印刷装置３２は、一致するＱＲコードがあるか否か（ヒットしたか否か）を判定する。印刷装置３２は、一致するＱＲコードがあった場合（Ｓ１０４：Ｙｅｓ）には、対応者情報の変更があったと判定し、Ｓ１１４の処理に進む。また、印刷装置３２は、一致するＱＲコードがなかった場合（Ｓ１０４：Ｎｏ）には、対応者情報の変更がなかったと判定し、Ｓ１０６の処理に進む。

ステップ１０６（Ｓ１０６）において、印刷装置３２は、ＱＲコードから文字列情報（来訪者の氏名／来訪者の会社名／来訪者（変更なし）のＥ−ｍａｉｌアドレス）を取得する。

ステップ１０８（Ｓ１０８）において、印刷装置３２は、面会者情報サーバ６側に、一致する文字列情報があるか問い合わせる（検索）する。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、印刷装置３２は、一致する文字列情報があるか否か（ヒットしたか否か）を判定する。印刷装置３２は、一致する文字列情報があった場合（Ｓ１１０：Ｙｅｓ）には、対応者情報の変更があったと判定し、Ｓ１１４の処理に進む。また、印刷装置３２は、一致する文字列情報がなかった場合（Ｓ１１０：Ｎｏ）には、対応者情報の変更がなかったと判定し、Ｓ１１２の処理に進む。

ステップ１１２（Ｓ１１２）において、印刷装置３２は、ＱＲコード内の情報からメール作成を行い、Ｓ１２０の処理に進む。

ステップ１１４（Ｓ１１４）において、印刷装置３２は、変更後の対応者情報（面会者情報）を面会者情報サーバ６から取得する。

ステップ１１６（Ｓ１１６）において、印刷装置３２は、ＱＲコード内の情報からメール作成を行う。

ステップ１１８（Ｓ１１８）において、印刷装置３２は、メールの送信先を変更後の対応者のメールアドレスに変換する。

ステップ１２０（Ｓ１２０）において、印刷装置３２は、メール送信を実行する。

図１３は、来訪者情報通知メールの本文例を示す図である。来訪者情報通知メールでは、来訪者情報通知メール宛先（メールアドレス：通知先）と件名（来訪者情報通知）とが図１３に示した本文例とともに送信される。

即ち、印刷装置３２が面会者情報サーバ６に対して対応者情報の変更があったか否かを問い合わせた結果、対応者情報の変更があった場合には、来訪者情報通知メール宛先（メールアドレス）が変換され、変更後の対応者に来訪者情報通知メールが送信される。

また、印刷装置３２は、対応者情報の変更があった場合には、図１４に例示した画面を図示しない表示装置（タッチパネルなど）に表示することにより、対応者情報の変更があった旨を来訪者に対して示してもよい。

なお、端末装置３は、ＱＲコードがない場合（来訪者がＱＲコードの表示の準備を忘れた、又はＱＲコードの添付されたメールを携帯端末４が受信できない場合など）、カメラ３０がＱＲコードを読取ることに代えて、入力装置を介して来訪者情報を入力可能に構成されてもよい。

つまり、画像形成システム１により、来訪者は、来訪時に来訪者情報を書類に書く必要がなくなる。また、画像形成システム１は、入館証の発行時に面会者に来訪者情報通知メールを送信するので、来訪者の待ち時間を短縮することができる。また、入館証には、来訪者情報を含む画像が印刷されるので、来訪者の身元認識が可能となる。

なお、画像形成システム１は、上述した実施の形態に限られず、例えば以下のようなさまざまな機能が組み合わされて構成されてもよい。

例えば、ＱＲコード作成部２０は、複数の対応者のメールアドレスを含むＱＲコードを作成してもよい。この場合、入館証作成部３２４は、複数の対応者のメールアドレスを宛先（通知先）とする来訪者情報通知メールを作成してもよい。また、送受信部３２８は、複数の対応者のメールアドレスを宛先（通知先）とする来訪者情報通知メールを送信してもよい。

送受信部３２８は、来訪者情報通知メール作成時に、予め開封確認メールの送信先メールアドレス（携帯端末４、ＰＣ２、その他の情報処理装置など）を設定してメールを送信してもよい。また、メール送信部２４は、メール受信部２６が受信した来訪者情報通知メールに対して、宛先で開封されたことを示す開封確認メールを、予め設定された送信先メールアドレスに送信してもよい。

入館証作成部３２４は、来訪者情報通知メール作成時に、予め開封確認メールの送信先メールアドレス（携帯端末４、ＰＣ２、その他の情報処理装置など）を設定してメールを作成してもよい。また、メール作成部２２は、来訪者情報通知メールに対する返答を記載した返答メールを作成してもよい。

メール送信部２４は、来訪者情報通知メールに対して、一定時間開封確認メールが送信されない場合、予め設定された他のメールアドレスに転送を行ってもよい。

端末装置３は、携帯端末４が表示するＱＲコードに限らず、ＱＲコードが印刷されている紙媒体から、ＱＲコードを読取ってもよい。また、端末装置３は、カメラ３０がＱＲコードを読取ることに代えて、印刷装置３２の入力装置によってＱＲコードに含まれる情報を受入れるように構成されてもよい。

印刷装置３２は、予め入館証レイアウトのデータを保存し、そこに来訪者情報等のデータを配置して入館証データを作成するように構成されてもよい。

また、印刷装置３２は、ＱＲコードに含まれる例えば入館証発行日時が有効期限外である場合、入館証の発行を中止するように構成されてもよい。

なお、画像形成システム１は、端末装置３が有する機能と、面会者情報サーバ６が有する機能とが一体に構成されてもよい。また、ＰＣ２、メールサーバ５及び面会者情報サーバ６は、任意の組合せで一体に構成されていてもよい。

１ 画像形成システム
１０ ネットワーク
２ ＰＣ
２０ ＱＲコード作成部
２２ メール作成部
２４ メール送信部
２６ メール受信部
２８ メール表示部
３ 端末装置
３０ カメラ
３００ 写真撮影部
３０２ データ送信部
３２ 印刷装置
３２０ データ受信部
３２２ ＱＲコード読込部
３２４ 入館証作成部
３２６ 印刷部
３２８ 送受信部
４ 携帯端末
４０ メール受信部
４２ 表示部
５ メールサーバ
５０ メール受信部
５２ メール送信部

特開２００８−１７１３５０号公報

Claims (7)

1. 来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する第１取得部と、
   前記対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第２取得部と、
   前記第２取得部が対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記第２取得部が対応者情報を取得していない場合には前記第１取得部が取得した通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知する通知部と、
   前記第１取得部が取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する発行部と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
2. 来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する第１取得部と、
   前記対応者の変更を受け付ける受付部と、
   前記受付部が前記対応者の変更を受け付けた場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第２取得部と、
   前記第２取得部が対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記第２取得部が対応者情報を取得していない場合には前記第１取得部が取得した通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知する通知部と、
   前記第１取得部が取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する発行部と、
   を有することを特徴とする画像形成システム。
3. ネットワークを介して互いに通信できる１つ以上の情報処理装置、画像形成装置、及び来訪者が携帯する携帯端末を有し、
   前記情報処理装置のいずれかは、
   前記受付部を具備し、
   前記画像形成装置は、
   前記第１取得部、前記第２取得部及び前記通知部を具備し、前記受付部が前記対応者の変更を受け付けた場合に、前記情報処理装置のいずれかから前記第２取得部によって前記対応者情報を取得すること
   を特徴とする請求項２に記載の画像形成システム。
4. 前記通知部は、
   前記第２取得部が対応者情報を取得した場合、前記通知先情報により示される通知先を、前記対応者情報により示される通知先に変換すること
   を特徴とする請求項２又は３に記載の画像形成システム。
5. 前記受付部は、
   変更の対象となる前記対応者を特定する情報画像又は文字列情報を受付けることにより、前記対応者の変更を受け付けること
   を特徴とする請求項２乃至４のいずれか１項に記載の画像形成システム。
6. 来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する工程と、
   前記対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する工程と、
   前記対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記対応者情報を取得していない場合には前記通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知する工程と、
   前記取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行する工程と、
   を含む画像形成方法。
7. 来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得するステップと、
   前記対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得するステップと、
   前記対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記対応者情報を取得していない場合には前記通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知するステップと、
   前記取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を発行するステップと、
   をコンピュータに実行させるためのプログラム。

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