JPWO2003083674A1 - 掲示板管理システム及びコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

掲示板管理システム（２０）は、情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録する情報登録手段（２１）、情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行う情報変更手段（２２）、ログインしたメンバーの端末において情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させる情報一覧表示手段（２３）、メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視する閲覧状況監視手段（２４）、閲覧状況監視手段によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信する督促手段（２５）、掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信する掲載期限延長確認手段（２６）を備える。

Description

技術分野
この発明は、コンピュータネットワークを利用してメンバー間の情報の伝達及び共有を行う場を提供する掲示板管理システム及びそれを構成するコンピュータプログラムに関する。
背景技術
電子掲示板（単に掲示板ということもある）は、コンピュータネットワークを構成するサーバの記憶装置に設けられ、端末（クライアント）のユーザが自由に情報を読み書きすることができる場として広く活用されている。電子掲示板は一般に公開され、不特定の誰でも読み書きできることが原則であるが、ログイン等の認証手続によって登録会員（メンバー）のみがアクセスできるフォーラム等を設けることも行われている。
このような電子掲示板を用いて、特定のグループにおけるメンバー間の情報伝達や情報共用を行う場を提供することが行われている。電子メールのみを用いるメーリングリストや同報送信による方法に比べて、電子掲示板は、メンバー間の情報の共有をリアルタイムで図ることができる点にメリットがある。
従来の電子掲示板において、情報の伝達漏れを防止するために掲載情報の未読者に対して督促の電子メールを送信し、情報閲覧を促すことが行われている。しかし、その掲載情報の掲載期限が来ても未読者がいる場合に、その掲載情報の重要度等に応じて掲示を終了してよいか否かを掲載者が判断する必要がある。場合によっては、掲載期限を延長してでも、その情報がメンバー全員に伝達されるようにする必要がある。
また、掲載情報（文書や関連データ）に変更が生じた場合に、変更内容がメンバーに正しく伝達されたか否かを情報掲載者が知るためには、別途電子メールや電話等の手段によって各メンバーに個別に連絡をとる必要がある。このような場合に、変更されたことの通知（変更通知）を指定された宛先に自動送信する方法が提案されている（特開平６−１４１４０号公報参照）。しかし、この方法では、未読者であるか既読者であるかの区別をしないですべての情報公開対象者に対して変更通知が送信される。また、変更された掲載情報を新たな掲載情報として掲示し、あるいは既読者を含むすべての情報公開対象者の未読又は既読のステータスを「未読」にリセットするといった運用が行われている。
更に、情報の公開をメンバー全員ではなく所定の条件を満たす対象者に制限して行う場合に、情報掲載者が指定した公開対象者のみが情報を閲覧できるようにする方法が一般に採用されている。この場合に閲覧者は、その情報の公開対象者が制限されていることは知り得るが、公開対象者の範囲を具体的に知ることができなかった。
上記のような掲載情報の期限管理や情報公開対象者の未読又は既読のステータス管理をマニュアルで確実に行うことはかなり難しい。管理が適切に行われないと、重要な掲載情報の未読者がいるにもかかわらず掲載期限の延長がされずに、重要な情報が全員に伝達されないといった問題が生じるおそれがある。
また、掲載情報が変更された場合には、多くの問題が発生し得る。第１に、変更通知を既読者だけでなく未読者も含む全員に送信するとすれば、本来は不要である未読者への変更通知も行われることになるので、業務の無駄や不要な情報の氾濫を許容することになってしまう。第２に、掲載情報の変更に伴って情報公開対象者全員の未読又は既読のステータスを「未読」にリセットするだけであれば、変更内容の確認の動機付けが与えられないままで既読者が変更後の掲載情報を閲覧したときに、すでに閲覧した掲載情報であると思い込んで変更後の情報を詳細に閲覧せずに終わるおそれがある。第３に、変更通知を送信しても未読又は既読のステータスが「既読」のままであれば、変更内容の確認が行われたか否かを確認する手段が無く、各閲覧者の情報の認識が異なってしまう場合がある。
更に、情報公開対象者が制限されている場合に、閲覧者はその情報が公開対象者の制限された情報であることは知り得ても、具体的な公開対象者の範囲が分からず、また、各公開対象者の閲覧状況をリアルタイムで把握することができない。このために、情報共有範囲におけるコミュニケーションによる迅速な判断及び行動に結びつかない。例えば、情報閲覧者の勘違いや思い込みによって情報公開対象者以外の人に情報を漏らしてしまうといった問題が生ずるおそれがある。逆に、情報漏洩を気にするあまり、職場等において掲示板管理システムの活用によるメンバー間の情報の伝達及び共有化の促進が十分に達成できないおそれがある。
本発明は、上記のような従来の課題に鑑み為されたものであり、情報の伝達漏れを効果的に防止し、メンバー間のコミュニケーションの促進と機密漏洩の防止を少ない管理労力で達成することができる掲示板管理システム及びそれを構成するコンピュータプログラムを提供することを目的とする。
発明の開示
本発明による掲示板管理システムは、コンピュータネットワークを利用してメンバー間の情報の伝達及び共有を行う場を提供する掲示板管理システムであって、情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録するための情報登録手段と、情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うための情報変更手段と、ログインしたメンバーの端末において前記情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させるための情報一覧表示手段と、メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視するための閲覧状況監視手段と、前記閲覧状況監視手段によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信するための督促手段と、掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するための掲載期限延長確認手段とを備えていることを特徴とする。
このような構成によれば、情報の伝達漏れを効果的に防止し、メンバー間のコミュニケーションの促進と機密漏洩の防止を少ない管理労力で達成することができる。
好ましい実施形態において、前記情報変更手段は、掲載情報の内容変更が行われたときに、変更前の掲載情報の既読者を前記閲覧状況監視手段による監視結果から抽出し、前記既読者に対して変更内容の確認を促す電子メールを自動送信すると共に、前記既読者のステータスを既読から変更確認要に変更する。こうすることにより、本来必要なメンバーにのみ変更内容の確認を促す電子メールが送信されるので、情報の伝達漏れが解消され、手間をかけることなく全メンバーへの情報伝達が確実なものとなる。
別の好ましい実施形態において、前記情報一覧表示手段は、ログインしたメンバーのＩＤに基づいて情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出し、抽出された複数の掲載情報を所定の優先順位にしたがって一覧表示する。こうすることにより、数多い掲載情報の中に重要な情報が埋もれてしまうことなく、確実に各メンバーに伝達されやすくなる。
更に別の好ましい実施形態において、前記情報一覧表示手段は、掲載期限までの残り日数が設定日数より少ない掲載情報に高い優先順位を付与すると共に、所定のマークを付して表示する。こうすることにより、掲載期間の満了日に未回答のメンバーが残っている確立が低くなり、全メンバーへの確実な情報伝達が達成される。
更に別の好ましい実施形態において、前記情報一覧表示手段は、前記情報変更手段によって掲載情報の内容変更が行われたことを意味する変更確認要のステータスが付与された掲載情報に高い優先順位を付与すると共に、所定のマークを付して表示する。こうすることにより、既読の掲載情報の内容が変更されたことを閲覧者（メンバー）が看過する確立が低くなり、全メンバーへの確実な情報伝達が達成される。
更に別の好ましい実施形態において、前記閲覧状況監視手段は、未回答者がいなくなった時点で、情報掲載者に対して完了通知の電子メールを自動送信する。こうすることにより、情報掲載者は掲載情報に対して全員から回答があったことを逸早く知ることができるので、各メンバーからの回答状況の把握を掲示板管理システムの自動処理に安心して任せることができる。
更に別の好ましい実施形態において、前記情報登録手段によって初期登録される指定情報に掲載期限自動延長の指定が含まれ、前記掲載期限延長確認手段は、掲載期間満了日に該当する掲載情報に関して未回答者がいる場合に、掲載期限をあらかじめ定めた日数だけ自動延長する処理を実行する。こうすることにより、情報掲載者は掲載期限の管理を掲示板管理システムの自動処理に安心して任せることができる。
更に別の好ましい実施形態において、前記情報一覧表示手段によって表示された複数の掲載情報の一覧表から選択された１つの掲載情報の閲覧表示において、前記回答選択肢に対応するボタンを表示する。こうすることにより、閲覧者はその情報に対する回答を簡単に行うことができる。また情報掲載者は、あらかじめ用意した選択肢ごとの集計を容易に行うことができる。
更に別の好ましい実施形態において、前記情報一覧表示手段は、前記情報公開対象者が制限されている掲載情報については所定のマークを付して表示する。こうすることにより、閲覧者は情報公開対象者が制限されている掲載情報を一瞥して判断することができるので、その掲載情報が不用意に漏洩される可能性が少なくなる。
更に別の好ましい実施形態において、前記情報一覧表示手段によって表示された複数の掲載情報の一覧表から選択された１つの掲載情報の閲覧表示において、その掲載情報の情報公開対象者が制限されている場合は、情報公開対象者の一覧と各情報公開対象者の回答状況を表示する。こうすることにより、閲覧者は情報公開対象者でないメンバーに対してはその掲載情報が漏れないように注意しながら、情報公開対象者との間ではその掲載情報に関して意見交換等のコミュニケーションを安心してとることできる。
また、本発明によるコンピュータプログラムは、メンバー間の情報の伝達及び共有を行うための掲示板管理システムを実現するために、コンピュータネットワークに接続されたサーバにインストールされるコンピュータプログラムであって、情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録するステップと、情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うステップと、ログインしたメンバーの端末において前記情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させるステップと、メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視するステップと、前記回答状況の監視によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信するステップと、前記掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するステップとを前記サーバに実行させることを特徴とする。
上記のようなコンピュータプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのようなコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録された状態で供給され、記録媒体からコンピュータ（サーバ）にインストールされ実行される。
発明を実施するための最良の形態
添付の図面に従って、本発明をより詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る掲示板管理システムを実現するためのコンピュータシステムの例を示すブロック図である。本発明の掲示板管理システムは、パーソナルコンピュータやワークステーションのようなコンピュータシステムに専用プログラムをインストールすることによって実現される。この掲示板管理システム用プログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭ（光ディスク）のような記録媒体５に記録された状態で供給され、読取装置４を介してコンピュータ本体（以下、サーバという）１の補助記憶装置（ＨＤＤ）１３にインストールされる。
補助記憶装置１３にインストールされた掲示板管理システム用プログラムは主メモリ１２にロードされ、制御部１４によって実行される。サーバ１は、主メモリ１２、補助記憶装置１３及び制御部１４の他に、入力処理部１５、表示処理部１６及び通信部１７を備えている。入力処理部１５にはキーボード、マウス等の入力装置２が接続され、表示処理部１６にはＣＲＴ（陰極線管）、ＬＣＤ（液晶表示装置）等の表示装置３が接続されている。通信部１７は、インターネットのようなネットワーク６に接続されている。
本実施形態の掲示板管理システム用プログラムは、いわゆるウェブプログラムであり、ネットワーク６を介して接続された複数の端末７との間で、ウェブブラウザ（閲覧用プログラム）を介して情報の授受を行う。また、電子メールサーバ（ＳＭＴＰサーバ）と提携して電子メールの端末７への自動送信を行う。各端末７はネットワーク６への接続機能を有するパーソナルコンピュータや携帯端末であり、掲示板管理システムを利用するためのウェブブラウザがインストールされている。
図２は、本実施形態の掲示板管理システム（用プログラム）の機能構成及びデータベースを示す図である。図２（ａ）に示すように、この掲示板管理システム２０は、情報登録手段２１、情報変更手段２２、情報一覧表示手段２３、閲覧状況監視手段２４、督促手段２５及び掲載期限延長確認手段２６を備えている。これらの手段は実際には掲示板管理システム用プログラムによって実現される機能であり、端末７のユーザは、ウェブブラウザを用いてサーバ１のこれらの機能を使用することができる。以下の説明において、上記のそれぞれの「手段」を「機能」と言い換えることもある。
情報登録手段２１は、情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者の指定や情報閲覧者用の回答選択肢の指定等を登録するための機能である。情報変更手段２２は、情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うための機能である。情報一覧表示手段２３は、ログインした端末７のユーザ（以下、メンバーということもある）が掲示板に掲載された情報をウェブブラウザで閲覧できるように表示するための機能である。
閲覧状況監視手段２４は、メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視して適切な自動処理を行うための機能である。督促手段２５は、各メンバーの回答状況にしたがって、未回答のメンバー等に督促の電子メールを自動送信するための機能である。掲載期限延長確認手段２６は、掲載期限の近付いた掲載情報に関して必要な場合に情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するための機能である。
図２（ｂ）に示すように、上記の各手段が使用するデータベースは、大きく分けると掲載情報管理データ、公開管理データ、グループ管理データ及びメンバー管理データの４つのデータベースからなる。各データベースは図示するような項目のデータを含んでいる。
図３は、情報掲載者が端末７から掲載情報の登録を行う際の手順を示すフローチャートである。情報掲載者は、ステップ＃１０１でＩＤ番号及びパスワードを入力してログインを行い、ステップ＃１０２で図４に示すような内容の掲載情報を登録する。登録が完了すれば、ステップ＃１０３でログオフを行い終了する。
図４は、情報掲載者が掲載情報の登録を行う際に、情報登録手段２１によって端末７に表示される画面の例を示す図である。図４（ａ）に示すように、タイトル、リプライ項目、内容、添付書類、公開制限、掲載期限、掲載期限延長の有無、関連ファイル、関連ＨＰ（ウェブページ）等の情報が登録される。リプライ項目は、後述するように、掲載情報の閲覧者が回答を行う場合に使用するボタンの定義である。
公開制限の項目で「有り」を選択すると、図４（ｂ）に示すような公開対象者選択画面が表示される。ここで、情報掲載者は、公開対象者にチェックを付す。チェックを入れなかったメンバーにはその情報が公開されない。公開対象者が後述するようにしてログイン後に掲示板を閲覧すると、この情報が掲示された画面が表示されるが、公開対象者でないものが同様にして掲示板を閲覧したとき、画面上にこの情報は表示されない。
図５は、情報掲載者が掲載情報の変更を行う際に、情報変更手段２２によって実行される処理の例を示す図である。また、図６は掲載Ｎｏ．１の内容に変更が行われた場合の各ステップにおけるデータ内容の変化等を示す図表である。
ステップ＃２０１において掲載情報が変更されたことが分かると、情報変更手段２２は、ステップ＃２０２において既読・未読情報の照会を行う。このとき、既読・未読情報は図６（ａ）に示すようになっているとする。
次のステップ＃２０３において、既読者が存在するか否かがチェックされる。存在する場合は、続くステップ＃２０４においてステータス変更処理を実行する。図６（ａ）に示した例では、公開対象者ＩＤが０５及び１０の二人が「既読」であり、これら二人のステータス（閲覧状況）が図６（ｂ）に示すように「変更確認要」に変更される。既読者が存在しない場合は処理を終了する。
次のステップ＃２０５において、ステータスを変更した公開対象者のリプライをリセットするか否かをチェックする。リセットする場合は、続くステップ＃２０６で変更内容が消去されても、その前に行われたリプライを常にリセットする必要が無い場合もある。これは、上述の掲載情報の登録処理においてどのようなリプライ項目が登録されたかによる。リプライをリセットしない場合は、ステップ＃２０６をスキップする。
最後にステップ＃２０７において、変更通知送信処理を実行する。すなわち、電子メールサーバ（ＳＭＴＰサーバ）を介して、図６（ｄ）に例示するような内容の電子メールを対象者（図６の例では公開対象者ＩＤ０５及び１０の二人）に対して自動送信する。
図７は、メンバーがＩＤ番号及びパスワードを入力してログインを行い掲示板の閲覧を行う際に、情報一覧表示手段２３が実行する処理の例を示すフローチャートである。また、図８は閲覧者の端末７に表示される掲示板のトップ画面の例を示す図である。
ステップ＃３０１において、情報一覧表示手段２３は閲覧者のログインＩＤに対して公開可能な掲載情報を抽出し、表示させる。これは、前述の掲載情報の登録処理において設定された公開制限の項目に対応し、公開対象者としてチェックが付された掲載情報が公開可能な掲載情報として抽出され、表示される一覧表に含められる。公開対象者としてチェックが付されていない掲載情報については一覧表に含められず、その閲覧者にとっては、そのような掲載情報が存在すること自体が知らされない。また、図８の表示例に示すように、公開制限がある掲載情報については、一覧表の左端欄に公開制限マーク（鍵マーク）３１が付されている。
次のステップ＃３０２において、情報一覧表示手段２３は掲載情報のリプライ項目に対して回答済みか否かをチェックする。未回答の場合は続くステップ＃３０３において、その掲載情報の掲載期限までの残り日数が３日以内か否かをチェックする。３日以内である場合は、続くステップ＃３０４で回答を督促する督促マークが一覧表の該当する掲載情報の左端欄に表示される。掲載期限までの残り日数が３日より多い場合は、ステップ＃３０４をスキップする。なお、掲載期限までの日数の判断は３日に限らず、任意の日数に設定することができる。また、図８の表示例では督促マークが表示されていないが、公開制限マーク３１の右側に表示される。
最後のステップ＃３０５において、情報一覧表示手段２３はステータス確認処理を実行する。その結果、「未読」や「変更確認要」を示すステータスマークが一覧表の該当する掲載情報の左端欄に表示される。図８の表示例ではステータスマークが表示されていないが、公開制限マーク３１の右側（督促マークがある場合は更にその右側）に表示される。
また、督促マークの有無及びステータスマークの内容に基づいて、一覧表中の掲載情報の表示の順番が動的に決められる。例えば、督促マークのある掲載情報は、無いものより上位に表示される。また、ステータスマークについては、「既読」より「未読」が上位に、更には「変更確認要」が上位に表示される。あるいは、「督促」の有無及び「ステータス」の内容の組合せで決まる優先順を示す複数種類のマークを設けてもよい。
図９は、閲覧状況監視手段２４が実行する処理の例を示すフローチャートである。図１０は、閲覧者のステータスが「未回答」又は「変更確認要」である場合の掲載情報の表示例を示す図である。図１１は、閲覧者のステータスが「回答済」である場合の掲載情報の表示例を示す図である。閲覧者は、端末７のブラウザ表示画面において、図８に例示した一覧表の中から１つの掲載情報を選択することにより、図１０又は図１１に示すように、掲載情報の詳細内容を画面上に表示することができる。
ステップ＃４０１において、閲覧状況監視手段２４はリプライ項目に対して回答済みであるか否かをチェックする。回答済みで無い場合（「未回答」又は「変更確認要」である場合）は、図１０（ａ）に示すように、リプライボタン３３，３４を表示する（ステップ＃４０２）。回答済みの場合はステップ＃４０２をスキップする。
なお、図１０（ａ）の表示例において、掲載情報のタイトルの左側の鍵マーク３２は、この掲載情報に公開制限があることを示している。また、２つのリプライボタンのうちの「提出済」ボタン３３は、前回の回答ボタンである。閲覧者のステータスが「変更確認要」である場合は、情報掲載者が掲載情報の変更の際にリプライのリセットをしていなければ前回の回答が有効である。
次のステップ＃４０３において、図１０（ａ）の下欄に示されているように、回答状況の表示が行われる。ここで、閲覧者が画面表示の下欄でマウス（入力装置２）のクリック操作を行うと、図１０（ｂ）に示すように、回答状況の詳細が表示される。
次のステップ＃４０４において、閲覧者がリプライボタンのクリック操作によってリプライ（回答）入力を行うと、図１１に示すようにリプライボタンが非表示になり（ステップ＃４０５）、回答状況が更新される（ステップ＃４０６）。なお、ステータスが「回答済」である閲覧者がログインした場合は、掲載情報の表示画面は、初めから図１１に示すようにリプライボタンが無い表示となる。
次のステップ＃４０７において、未回答者がゼロになったか（全員が回答したか）否かがチェックされる。未回答者がゼロになった場合は、続くステップ＃４０８で情報掲載者の通知先が抽出され、図１２に例示するような内容の完了通知メールが自動送信される。
図１３は、閲覧者のステータスが「変更確認要」であり、かつ最終回答者である場合の掲載情報の表示例を示す図である。図１１に示した表示例と同様に、図１３（ａ）の表示例でも、ステータス変更によりリプライボタンが再表示される。また、閲覧者が画面表示の下欄でマウスのクリック操作を行うと、図１３（ｂ）に示すように、回答状況の詳細が表示される。
図１４は、督促手段２５が実行する処理の例を示すフローチャートである。また、図１５は、図１４に示す処理で使用されるデータテーブル等の例を示す図表である。図１５（ａ）のメンバー管理テーブルには、各メンバーの通知先の電子メールアドレス（又はＦＡＸ）が登録されている。図１６は、図１４に示す処理で生成される通知先抽出テーブルの例を示す図である。
図１４のステップ＃５０１において督促手段２５は営業日か否かをチェックし、営業日でない場合は処理を終了する（督促処理は実行しない）。営業日である場合は続くステップ＃５０２で閲覧者（ログイン者）ごとの回答状況を抽出する。この抽出処理は、図１５（ａ）に示すメンバー管理テーブル、図１５（ｂ）に示すステータス管理テーブル及び図１５（ｃ）に示す掲載情報管理テーブルに基づいて実行される。その結果、図１５（ｄ）に示すような回答状況抽出テーブルが得られる。
次のステップ＃５０３において、通知先の抽出を行う。これにより、図１６に例示するような通知先抽出テーブルが得られる。この通知先テーブルにしたがって、督促手段２５は督促メール（電子メール）の自動送信処理を実行する（ステップ＃５０４）。
図１７は、掲載期限延長確認手段２６が実行する処理の例を示すフローチャートである。また、図１８は、図１７に示す処理で使用されるデータテーブル等の例を示す図表である。
図１７のステップ＃６０１において掲載期限延長確認手段２６は営業日か否かをチェックし、営業日でない場合は処理を終了する（掲載期限延長確認処理は実行しない）。営業日である場合は続くステップ＃６０２で未完了掲載情報ごとの回答状況を抽出する。この抽出処理には、図１５（ａ）に示したメンバー管理テーブル、図１８（ａ）に示すステータス管理テーブル、図１８（ｂ）に示す掲載情報管理テーブルが使用される。その結果、図１８（ｃ）に示すような回答状況抽出テーブルが得られる。この際、掲載期限までの残り日数が３日以内の場合は、督促欄にアスタリスクが付される。
次のステップ＃６０３において、掲載期限当日の掲載情報があるか否かがチェックされる。掲載期限当日の掲載情報がある場合は、続くステップ＃６０４で掲載期限の自動延長が設定されているか否かがチェックされる。この設定は、図４（ａ）に示した掲載情報の登録画面で初期登録された設定を意味する。自動延長が設定されている場合は続くステップ＃６０５で掲載期限の更新（自動延長）が行われる。延長される期間はあらかじめ定めた期間（例えば１週間）である。自動延長が設定されていない場合はステップ＃６０５をスキップする。また、ステップ＃６０３において掲載期限当日の掲載情報が無かった場合は、ステップ＃６０４及び＃６０５がスキップされる。
次のステップ＃６０６において、掲載者の通知先が抽出される。その結果、図１８（ｄ）に例示するような通知先抽出テーブルが得られる。最後に、この通知先テーブルにしたがって、掲載期限延長確認手段２６は図１８（ｅ）に例示するような内容の掲載期限延長確認メールの自動送信処理を実行する（ステップ＃６０７）。図１８（ｅ）の掲載期限延長確認メールは掲載期限の自動延長が設定されていなかった場合の例であるが、上述の初期登録時の設定内容に応じて、最後のメッセージを変える必要がある。
以上、本発明の実施形態を説明したが、本発明は上記の実施形態に限らず、種々の形態で実施することが可能である。例えば、各手段が通知先に自動送信する電子メールに代えて、ファクシミリの自動送信を行うように構成してもよい。あるいは音声合成による電話での通知を行うようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
図１は、本発明の実施形態に係る掲示板管理システムを実現するためのコンピュータシステムの例を示すブロック図である。
図２は、本実施形態の掲示板管理システムの機能構成及びデータベースを示す図である。
図３は、情報掲載者が端末から掲載情報の登録を行う際の手順を示すフローチャートである。
図４は、情報掲載者が掲載情報の登録を行う際に、情報登録手段によって端末に表示される画面の例を示す図である。
図５は、情報掲載者が掲載情報の変更を行う際に、情報変更手段によって実行される処理の例を示す図である。
図６は掲載内容の変更が行われた場合の各ステップにおけるデータ内容の変化等を示す図表である。
図７は、メンバーがログインを行い掲示板の閲覧を行う際に、情報一覧表示手段が実行する処理の例を示すフローチャートである。
図８は閲覧者の端末に表示される掲示板のトップ画面の例を示す図である。
図９は、閲覧状況監視手段が実行する処理の例を示すフローチャートである。
図１０は、閲覧者のステータスが「未回答」又は「変更確認要」である場合の掲載情報の表示例を示す図である。
図１１は、閲覧者のステータスが「回答済」である場合の掲載情報の表示例を示す図である。
図１２は、完了通知メールの内容を例示する図である。
図１３は、閲覧者のステータスが「変更確認要」であり、かつ最終回答者である場合の掲載情報の表示例を示す図である。
図１４は、督促手段が実行する処理の例を示すフローチャートである。
図１５は、図１４に示す処理で使用されるデータテーブル等の例を示す図表である。
図１６は、図１４に示す処理で生成される通知先抽出テーブルの例を示す図である。
図１７は、掲載期限延長確認手段が実行する処理の例を示すフローチャートである。
図１８は、図１７に示す処理で使用されるデータテーブル等の例を示す図表である。

【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータネットワークを利用してメンバー間の情報の伝達及び共有を行う場を提供する掲示板管理システムであって、
情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録するための情報登録手段と、
情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うための情報変更手段と、
ログインしたメンバーの端末において、前記情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させるための情報一覧表示手段と、
メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視するための閲覧状況監視手段と、
前記閲覧状況監視手段によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって、未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信するための督促手段と、
前記掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に、情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するための掲載期限延長確認手段と
を備えていることを特徴とする掲示板管理システム。
【請求項２】
メンバー間の情報の伝達及び共有を行うための掲示板管理システムを実現するために、コンピュータネットワークに接続されたサーバにインストールされるコンピュータプログラムであって、
情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録するステップと、
情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うステップと、
ログインしたメンバーの端末において、前記情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させるステップと、
メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視するステップと、
前記回答状況の監視によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって、未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信するステップと、
前記掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に、情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するステップと
を前記サーバに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項３】
メンバー間の情報の伝達及び共有を行うための掲示板管理システムを実現するために、コンピュータネットワークに接続されたサーバにインストールされるコンピュータプログラムが記録されたコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、前記コンピュータプログラムは
情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録するステップと、
情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うステップと、
ログインしたメンバーの端末において、前記情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させるステップと、
メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視するステップと、
前記回答状況の監視によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって、未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信するステップと、
前記掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に、情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するステップと
を前記サーバに実行させることを特徴とする記録媒体。

Claims (12)

1. コンピュータネットワークを利用してメンバー間の情報の伝達及び共有を行う場を提供する掲示板管理システムであって、
   情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録するための情報登録手段と、
   情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うための情報変更手段と、
   ログインしたメンバーの端末において、前記情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させるための情報一覧表示手段と、
   メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視するための閲覧状況監視手段と、
   前記閲覧状況監視手段によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって、未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信するための督促手段と、
   前記掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に、情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するための掲載期限延長確認手段と
   を備えていることを特徴とする掲示板管理システム。
2. 前記情報変更手段は、掲載情報の内容変更が行われたときに、変更前の掲載情報の既読者を前記閲覧状況監視手段による監視結果から抽出し、前記既読者に対して変更内容の確認を促す電子メールを自動送信すると共に、前記既読者のステータスを既読から変更確認要に変更することを特徴とする
   請求項１記載の掲示板管理システム。
3. 前記情報一覧表示手段は、ログインしたメンバーのＩＤに基づいて情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出し、抽出された複数の掲載情報を所定の優先順位にしたがって一覧表示することを特徴とする
   請求項１記載の掲示板管理システム。
4. 前記情報一覧表示手段は、前記掲載期限までの残り日数が設定日数より少ない掲載情報に高い優先順位を付与すると共に、所定のマークを付して表示することを特徴とする
   請求項３記載の掲示板管理システム。
5. 前記情報一覧表示手段は、前記情報変更手段によって掲載情報の内容変更が行われたことを意味する変更確認要のステータスが付与された掲載情報に高い優先順位を付与すると共に、所定のマークを付して表示することを特徴とする
   請求項３又は４記載の掲示板管理システム。
6. 前記閲覧状況監視手段は、未回答者がいなくなった時点で、前記情報掲載者に対して完了通知の電子メールを自動送信することを特徴とする
   請求項１記載の掲示板管理システム。
7. 前記情報登録手段によって初期登録される指定情報に掲載期限自動延長の指定が含まれ、前記掲載期限延長確認手段は、掲載期間満了日に該当する掲載情報に関して未回答者がいる場合に、掲載期限をあらかじめ定めた日数だけ自動延長する処理を実行することを特徴とする
   請求項１記載の掲示板管理システム。
8. 前記情報一覧表示手段によって表示された複数の掲載情報の一覧表から選択された１つの掲載情報の閲覧表示において、前記回答選択肢に対応するボタンを表示することを特徴とする
   請求項１記載の掲示板管理システム。
9. 前記情報一覧表示手段は、前記情報公開対象者が制限されている掲載情報については所定のマークを付して表示することを特徴とする
   請求項１記載の掲示板管理システム。
10. 前記情報一覧表示手段によって表示された複数の掲載情報の一覧表から選択された１つの掲載情報の閲覧表示において、その掲載情報の情報公開対象者が制限されている場合は、情報公開対象者の一覧と各情報公開対象者の回答状況を表示することを特徴とする
    請求項１記載の掲示板管理システム。
11. メンバー間の情報の伝達及び共有を行うための掲示板管理システムを実現するために、コンピュータネットワークに接続されたサーバにインストールされるコンピュータプログラムであって、
    情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録するステップと、
    情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うステップと、
    ログインしたメンバーの端末において、前記情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させるステップと、
    メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視するステップと、
    前記回答状況の監視によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって、未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信するステップと、
    前記掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に、情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するステップと
    を前記サーバに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
12. メンバー間の情報の伝達及び共有を行うための掲示板管理システムを実現するために、コンピュータネットワークに接続されたサーバにインストールされるコンピュータプログラムが記録されたコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、前記コンピュータプログラムは
    情報掲載者が掲載情報と共に情報公開対象者、回答選択肢及び掲載期限を含む指定情報を登録するステップと、
    情報掲載者が既に登録した掲載情報の内容変更を行うステップと、
    ログインしたメンバーの端末において、前記情報公開対象者として指定されている掲載情報を抽出して一覧表示させるステップと、
    メンバーによる掲載情報の閲覧状況と回答状況を監視するステップと、
    前記回答状況の監視によって得られた各メンバーの回答状況にしたがって、未回答のメンバーに督促の電子メールを自動送信するステップと、
    前記掲載期限の近付いた掲載情報に関して未回答のメンバーがいる場合に、情報掲載者に対して掲載期限の延長を促す電子メールを自動送信するステップと
    を前記サーバに実行させることを特徴とする記録媒体。

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