JPH0738602A

JPH0738602A - 電子メールシステム

Info

Publication number: JPH0738602A
Application number: JP5156542A
Authority: JP
Inventors: Masaaki Motohashi; 昌昭本橋
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1993-06-28
Filing date: 1993-06-28
Publication date: 1995-02-07

Abstract

(57)【要約】【目的】電子掲示板登録時にその使用回数（登録回
数）を設定することにより、電子掲示板登録時に予期し
ていたような使用状況を満足するようにし、電子掲示板
の利用価値を向上させる。【構成】端末装置から電子メール装置の電子掲示板へ
の電子メールの登録の際に、電子掲示板の使用回数を設
定する設定手段と、端末装置からの上記電子メールの引
出し回数を計数する計数手段と、計数手段により計数し
た引出し回数が、設定手段により設定した回数に達した
時に電子メールを削除する電子メール削除手段とを備え
る

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は，ファクシミリ電子メ
ールや電子メール等の電子メールシステムに関し、特
に、電子掲示板を機能を有する電子メールシステムに関
する。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子メールシステムにおける電子
掲示板の電子メールに関しては、第１の従来技術とし
て、一度その電子掲示板に電子メールを登録した場合、
その電子掲示板の電子メールは、その電子メールを登録
した端末が、明示的に削除を要求するか、同一電子掲示
板に他の電子メールを登録するまで、消えずに存在し続
けることになる。

【０００３】また，第２の従来技術として、電子掲示板
登録時に、その電子掲示板の掲示期間を設けることによ
り、掲示期間を過ぎた電子掲示板の電子メールを削除す
れば、存在理由のなくなった電子メールがいつまでも電
子メールシステム上に存在することがなくなり、電子メ
ールシステム上の限られた電子メール蓄積領域を圧迫す
ることをなくするようにした電子メールシステム（例え
ば特願平３−３０５４２号公報参照）も提案されてい
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら，第１の
従来技術のような電子メールシステムは、電子掲示板の
電子メールの内容が、必要でなくなった場合もしくは有
効でなくなった等の存在理由のなくなった電子メール
が、電子メールシステム上に存在することになり、限ら
れた電子メール蓄積領域を圧迫するという問題があっ
た。

【０００５】また，第２の従来技術のような電子メール
システムは，仮に、何らかの要因により、その電子メー
ルシステム自体が、掲示期間中にシステムダウン等をし
ていた場合や、電子メールシステムとの端末間の接続網
が、障害や断線等により、端末からその電子掲示板にア
クセスできない等の状況に陥った場合に、電子掲示板登
録時に予期していたような使用状況に達することなく、
その電子メールが削除されてしまうおそれがあるという
問題があった。

【０００６】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり，電子掲示板登録時にその使用回数（登録回数）
を設定することにより、上述のような状況に陥った場合
でも、電子掲示板登録時に予期していたような使用状況
を満足することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため，電子メールの蓄積制御と入出力制御と端
末制御をする電子メール装置と、当該電子メール装置に
接続される複数の端末装置と、上記電子メール装置と当
該端末装置とを接続している接続網よりなる電子メール
システムにおいて、端末装置から電子メール装置の電子
掲示板への電子メールの登録の際に、電子掲示板の使用
回数を設定する設定手段と、端末装置からの電子メール
の引出し回数を計数する計数手段と、計数手段により計
数した引出し回数が、設定手段により設定した回数に達
した時に電子メールを削除する電子メール削除手段とを
備えたものである。

【０００８】又、電子メールシステムにおいて、端末装
置から電子メール装置の電子掲示板への電子メールの登
録の際に、電子掲示板の掲示期間及び使用回数を設定す
る設定手段と、端末装置からの上記電子メールの引出し
回数を計数する計数手段と、設定手段により設定された
掲示期間を監視する掲示期間監視手段と、計数手段によ
り計数した引出し回数が、設定手段により設定した回数
に達した時に、掲示期間監視手段により監視された期間
が経過していることを確認した後に電子メールを削除す
る電子メール削除手段とを備えたものである。

【０００９】更に、端末装置からの電子掲示板への電子
メール登録の際に、掲示期間を設定する設定手段と、電
子掲示板の出力状況を逐次監視し、蓄積し、保管等する
出力状況管理手段と、設定期間に達した時点で、出力状
況管理手段によりその蓄積、保管された出力状況を基
に、電子掲示板の使用頻度を算出する使用頻度算出手段
と、使用頻度算出手段により算出された使用頻度が所定
の基準より高いと判断した場合は、設定手段で設定され
た掲示期間を延長し、それが、低いと判断した場合は、
電子掲示板の電子メールを削除する電子メール削除手段
を備えてもよい。

【００１０】更に又、電子掲示板の電子メールを削除す
る際に、電子掲示板に当該電子メールを登録した端末に
対して、電子掲示板の出力状況結果及び電子掲示板の電
子メールを削除した旨を通知する電子メール削除通知手
段を備えてもよい。

【００１１】又、電子掲示板の電子メールを削除する基
準に達した段階で、電子掲示板に電子メールを登録した
端末に対して、電子掲示板の出力状況結果を示し、端末
装置から、再度掲示回数が指定された場合は、当該指定
された掲示回数に達するまで、当該電子掲示板の電子メ
ールを削除しない電子メール登録更新手段を備えてると
なおよい。

【００１２】

【実施例】以下，この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。第１図は電子メールシステムの概要を
示すシステム概要図である。電子メール装置１には、１
又は複数の端末装置２及び２’が、通信回線３及び３’
を介して接続されている。

【００１３】図２は電子メール装置１装置の構成図の一
例を示す。電子メール装置１には、端末装置２，２’を
制御するための端末制御手段４と、電子メール情報等を
蓄積するためのハードディスク（ＨＤ）５と、各種のデ
ータを入力するためのキーボード６と、キーボードから
入力されたデータ及び蓄積情報をモニターするための表
示装置（ＣＲＴ）７と、ＣＲＴに表示した情報及びその
他の情報を出力するためのプリンタ８と、これらの各手
段を制御するための中央処理装置（ＣＰＵ）９及び、制
御用のプログラム等を格納するためのメモリ１０からな
る。

【００１４】図３は電子メールシステム装置における、
電子掲示板を管理するための管理テーブルの一実施例で
ある。この管理テーブルは、図２におけるＨＤ５あるい
はメモリ１０のなかに格納されている。図３において、
管理テーブルには、「掲示板識別子」テーブル１１及び
「登録端末ＩＤ（又は登録端末者ＩＤ）」テーブル１２
の登録するためのテーブルのほか、登録時の設定使用回
数を登録するための「登録時の設定使用回数」テーブル
１３、登録時の設定掲示期間を登録するための「登録時
の設定掲示期間」テーブル１４、実際の取り出し回数を
登録するための「実際の取り出し回数」テーブル１５，
電子メールの情報を登録するための「格納メール情報」
テーブル１６等からなる。

【００１５】図４は、請求項１の発明の一実施例の動作
を示すフロー図である。ステップ（以下「Ｓ」という）
４００において、電子メールシステムは、端末装置２か
らのサービス要求待ちの状態にあり、この状態で端末装
置２からサービス要求があると、その要求されたサービ
スを調べ、それが電子掲示板への電子メール登録要求で
あるかどうかを確認する。電子掲示板への電子メール登
録要求であればＳ４０２へ進む。又、要求されたサービ
スが、電子掲示板への電子メール登録要求でなければ、
次に電子掲示板取り出しかどうかを調べる（Ｓ４０
９）。電子掲示板への電子メール登録要求であるとき
は、端末装置２より取得した端末ＩＤまたは端末者ＩＤ
を「登録端末（者）ＩＤ」テーブル１２に登録する（Ｓ
４０２）。

【００１６】次に、端末装置２から当該電子掲示板に使
用回数を取得する（Ｓ４０３）。その際、その値が「未
定（電子メールシステムで任意の値に決める、例えば
「０」とする）であるかどうかを確認する（Ｓ４０
４）。ここで、使用回数が「未定」であれば、「登録時
の設定使用回数」テーブル１３に「未定」をセットする
（Ｓ４０６）。それ以外であれば、同テーブル１３に、
取得した使用回数をセットする（Ｓ４０５）。その後、
端末装置２より電子掲示板の電子メールを読み込み、そ
の読み込んだデータを蓄積し（Ｓ４０７）、その電子メ
ールの情報を管理テーブルの「格納メール情報」テーブ
ル１６に登録する。以上が電子掲示板への登録の手順で
ある。

【００１７】次に、掲示板の取り出しの手順について説
明する。まず、端末装置２より要求されたサービスが電
子掲示板取り出しかどうかを調べ（Ｓ４０９）、他のサ
ービスであれば、各サービスに対応した処理を実行する
（Ｓ４１７）。要求されたサービスが電子掲示板取り出
しであれば、指定された電子掲示板に関するテーブルを
管理テーブルから探し出す（Ｓ４１０）。探し出された
電子メールを要求があった端末装置２あるいは指定され
た端末装置２へ出力し（Ｓ４１１），「実際の取り出し
回数」テーブルの使用回数を更新する（Ｓ４１２）。そ
して、管理テーブル上の当該電子掲示板の「登録時の設
定使用回数」テーブルを調べ（Ｓ４１３）、その内容
が、「未定」であれば、当該電子掲示板の電子メールを
削除する必要がないため、以後の処理を止め、Ｓ４００
へ移行し、電子掲示板の取り出し処理が終了する。

【００１８】「登録時の設定使用回数」が「未定」でな
ければ「実際の取り出し回数」テーブル１５と「登録時
の設定使用回数」テーブル１３を比較する（Ｓ４１
４）。実際の取り出し回数が登録時の設定使用回数に達
してるか、言い替えると、それらのテーブルの回数が一
致するかどうかを判定し（Ｓ４１５）、一致していれ
ば、当該電子掲示板の電子メールをＨＤ５から削除し
（Ｓ４１６）、満足していなければ、電子メールを削除
を実行せず、Ｓ４００へ移行する。

【００１９】上記電子メールを削除する際、当該電子メ
ールの登録をした端末装置２に対し、その旨を通知する
ことができる。これは、Ｓ４１５とＳ４１６のステップ
の間において電子メール装置１から通信回線３を通じ
て、電子メールを登録した端末装置２へ当該電子メール
を削除する旨を連絡することができる。その後、その通
信が完了したことを確認した後、Ｓ４１６のステップを
実行する。

【００２０】又、通信が完了し、その端末装置２より当
該電子メールを削除してもよいとの返信があった場合の
みＳ４１６のステップを実行するようにしてもよい。さ
らに、端末装置２は、上記削除通知があった場合に、Ｓ
４０３から４Ｓ４０６の操作を行うことにより、電子メ
ール装置１に対し、登録の更新をすることができ、その
場合、Ｓ４１６は実行せず、Ｓ４００へ移行する。

【００２１】こられ一連の削除通知処理は、以下の実施
例についても同様に設定できる。

【００２２】図５は、請求項２の発明の一実施例の動作
を示すフロー図である。電子メールシステムは、まず、
登録されているすべての電子掲示板の掲示期間を調べ、
設定されてる掲示期間に達した電子メールがあるかどう
かを確認する（Ｓ５００）。掲示期間に達した電子メー
ルがあれば、その削除処理をするため、Ｓ５１２へ移行
する。掲示期間に達した電子掲示板がない場合は、端末
装置２からのサービス待ち状態になる。この状態で端末
装置２からサービス要求があると、その要求されたサー
ビスを調べ、それが電子掲示板への電子メール登録要求
であれば登録処理（Ｓ５０３乃至Ｓ５０７）へ移行する
（Ｓ５０２）。

【００２３】まず、端末装置２より取得した端末（者）
ＩＤを「登録端末（者）ＩＤ」管理テーブルに登録する
（Ｓ５０３）。次に、端末装置２から当該電子掲示板に
使用回数を取得するし、「登録時の設定使用回数」テー
ブル１３に、取得した使用回数をセットする（Ｓ５０
４）。そして、同様に、端末装置２から当該電子掲示板
の掲示期間を取得し、管理テーブル上の「登録時の設定
掲示期間」テーブル１４に、取得した掲示期間をセット
する（Ｓ５０５）。その後、端末装置２より電子掲示板
の電子メールを読み込み、その読み込んだデータを蓄積
し（Ｓ５０６）、その電子メールの情報を管理テーブル
の「格納メール情報」テーブル１６に登録する（５０
７）。

【００２４】一方、要求されたサービスが、電子掲示板
への電子メール登録要求でなければ、電子掲示板取り出
しかどうかを調べる（Ｓ５０８）。端末装置２より要求
されたサービスが電子掲示板取り出しかどうかを調べ
（Ｓ５０９）、他のサービスであれば、各サービスに対
応した処理を実行する（Ｓ５１６）。要求されたサービ
スが電子掲示板取り出しであれば、指定された電子掲示
板に関するテーブルを管理テーブルから探し出す（Ｓ５
０９）。探し出された電子メールを要求があった端末装
置２あるいは指定された端末装置２へ出力し（Ｓ５１
０），「実際の取り出し回数」テーブルの使用回数を更
新する（５１１）。

【００２５】次に、端末装置２より要求されたサービス
が電子掲示板取り出しかどうかを調べ（Ｓ５０８）、他
のサービスであれば、各サービスに対応した処理を実行
する（Ｓ５１６）。要求れたサービスが電子掲示板取り
出しであれば、Ｓ５０９に移行し、指定された電子掲示
板を管理テーブルから探し出す（Ｓ５０９）。そして、
当該電子掲示板の電子メールを端末装置２に出力（Ｓ５
１０）後、管理テーブル上の該当電子掲示板の「実際の
取り出し回数」を更新する（Ｓ５１１）。管理テーブル
上の当該電子掲示板の「実際の取り出し回数」と「登録
時の設定使用回数」を比較し（Ｓ５１２）、「実際の取
り出し回数」が、「登録時の設定使用回数」を満足して
いなければ、何もせずに処理を終了する（Ｓ５００へ移
行する）（Ｓ５１３）。管理テーブル上の「実際の取り
出し回数」が「登録時の設定使用回数」を満足していれ
ば、当該電子掲示板の掲示期間が管理テーブル上の「登
録時の設定掲示期間」に達したかどうかを調べる（Ｓ５
１４）。その結果、設定掲示期間に達していれば、当該
電子掲示板の電子メールを削除し（Ｓ５１５）、達して
いなければ、電子メールを削除せずに、終了する。

【００２６】図６は、請求項３の発明の一実施例の動作
を示すフロー図である。電子掲示板への電子メールの登
録処理手順については、Ｓ６００からＳ６０６までは、
図５のＳ５００からＳ５０６までと同一の動作である。
Ｓ６０７において、端末装置２より要求されたサービス
電子掲示板取り出しかどうかを調べる。他のサービスで
あれば、各サービスに対応した処理を実行する（Ｓ６１
５）。要求されたサービスが電子掲示板取り出しであれ
ば、指定された電子掲示板を管理テーブルから探し出す
（Ｓ６０８）。

【００２７】次に、当該電子掲示板の電子メールを端末
装置２に出力した（Ｓ６０９）後、管理テーブル上の当
該電子掲示板の「実際の取り出し回数」テーブル１５を
更新する（Ｓ６１０）。当該電子掲示板の掲示期間が管
理テーブル上の「登録時の設定掲示期間」に達したかど
うかを調べる（Ｓ６１１）。その結果、設定電子掲示期
間に達していなければ、管理テーブル上の「実際の取り
出し回数」を調べ（Ｓ６１２）、それが、システム的に
満たした回数（使用頻度）に比較して高いと判断されれ
ば、管理テーブル上の設定掲示期間を延長し（Ｓ６１
４）、終了する。使用頻度が低いと判断されれば当該電
子掲示板の電子メールを削除し（Ｓ６１３）、処理を終
了する。但し、使用頻度としては、一例として、その電
子掲示板の電子メールを取り出した各端末装置ごとの使
用回数の等により算出するもの等が考えられる

【発明の効果】以上説明してきたように，この発明によ
る電子メールシステム装置によれば，電子掲示板登録時
にその使用回数（登録回数）を設定することにより、上
述のような状況に陥った場合でも、電子掲示板登録時に
予期していたような使用状況を満足することができる。
又、電子掲示板の電子メール削除の際に、当該電子掲示
板に電子メールを登録した端末に対して、電子メール削
除の際に、電子メール削除メッセージとともに、当該電
子掲示板の出力状況、及び実際の掲示期間を通知するこ
とにより、再度、当該電子掲示板への電子メール登録の
際の使用回数、掲示期間の設定時の目安として用いるこ
とができる。更に、電子メール削除実施時に、当該電子
掲示板に電子メールを登録した端末に対して、当該電子
掲示板の出力情報、実際の掲示期間の通知ともに、電子
メールの削除を実施しても良いかどうかを問合せること
により、当該電子掲示板に電子メールを登録した端末が
通知された上記情報より判断して、当該電子掲示板を引
き続き掲示するか否かを判断することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明による電子メールシステムのシステム
構成図である。

【図２】この発明による電子メール装置１の構成図であ
る。

【図３】この電子メール装置の電子掲示板を管理するた
めの管理テーブル図である。

【図４】この発明による電子メールの処理手順の一実施
例を示すフロー図である。

【図５】この発明による電子メールの処理手順の別の実
施例を示すフロー図である。

【図６】この発明による電子メールの処理手順の更に別
の一実施例を示すフロー図である。

【符号の説明】

１電子メール装置２端末装置３通信回線４端末制御装置５ハードディスク（ＨＤ）６キーボード７表示装置（ＣＲＴ）８プリンタ９中央処理装置（ＣＰＵ）１０メモリ１１「掲示板識別子」登録テーブル１２「登録端末（者）ＩＤ」テーブル１３「登録時の設定使用回数」テーブル１４「登録時の設定掲示期間」テーブル１５「実際の取り出し回数」テーブル１６「格納メール情報」テーブル

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールの蓄積制御と入出力制御と端
末制御をする電子メール装置と、当該電子メール装置に
接続される複数の端末装置と、上記電子メール装置と当
該端末装置とを接続している接続網よりなる電子メール
システムにおいて、上記端末装置から上記電子メール装
置の電子掲示板への電子メールの登録の際に、当該電子
掲示板の使用回数を設定する設定手段と、上記端末装置
からの上記電子メールの引出し回数を計数する計数手段
と、当該計数手段により計数した引出し回数が、上記設
定手段により設定した回数に達した時に上記電子メール
を削除する電子メール削除手段とを備えることを特徴と
する電子メールシステム。
【請求項２】電子メールの蓄積制御と入出力制御と端
末制御をする電子メール装置と、当該電子メール装置に
接続される複数の端末装置と、上記電子メール装置と当
該端末装置とを接続している接続網よりなる電子メール
システムにおいて、上記端末装置から上記電子メール装
置の電子掲示板への電子メールの登録の際に、当該電子
掲示板の掲示期間及び使用回数を設定する設定手段と、
上記端末装置からの上記電子メールの引出し回数を計数
する計数手段と、上記設定手段により設定された掲示期
間を監視する掲示期間監視手段と、上記計数手段により
計数した引出し回数が、上記設定手段により設定した回
数に達した時に、掲示期間監視手段により監視された期
間が経過していることを確認した後に上記電子メールを
削除する電子メール削除手段とを備えることを特徴とす
る電子メールシステム。
【請求項３】請求項１記載の電子メールシステムにお
いて，端末装置からの電子掲示板への電子メール登録の
際に、掲示期間を設定する設定手段と、当該電子掲示板
の出力状況を逐次監視し、蓄積し、保管等する出力状況
管理手段と、設定期間に達した時点で、当該出力状況管
理手段によりその蓄積、保管された出力状況を基に、当
該電子掲示板の使用頻度を算出する使用頻度算出手段
と、当該使用頻度算出手段により算出された使用頻度が
所定の基準より高いと判断した場合は、上記設定手段で
設定された掲示期間を延長し、それが、低いと判断した
場合は、当該電子掲示板の電子メールを削除する電子メ
ール削除手段を備えることを特徴とする電子メールシス
テム。
【請求項４】請求項１乃至請求項３の記載の電子メー
ルシステムにおいて，電子掲示板の電子メールを削除す
る際に、当該電子掲示板に当該電子メールを登録した端
末に対して、当該電子掲示板の出力状況結果及び当該電
子掲示板の当該電子メールを削除した旨を通知する電子
メール削除通知手段を備えることを特徴とすることを特
徴とする電子メールシステム。
【請求項５】請求項１乃至請求項３の記載の電子メー
ルシステムにおいて，電子掲示板の電子メールを削除す
る基準に達した段階で、当該電子掲示板に当該電子メー
ルを登録した端末装置に対して、当該電子掲示板のを示
し、当該端末装置から、再度掲示回数が指定された場合
は、当該指定された掲示回数に達するまで、当該電子掲
示板の電子メールを削除しない電子メール登録更新手段
を備えることを特徴とする電子メールシステム。