JPH10154228A - 文書保管方法、文書の印刷と保管のためのコンピュータ実行方法、ファックス文書保管方法、および、コンピュータ・インストレーションならびにディジタル複写機 - Google Patents

文書保管方法、文書の印刷と保管のためのコンピュータ実行方法、ファックス文書保管方法、および、コンピュータ・インストレーションならびにディジタル複写機

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JPH10154228A
JPH10154228A JP9221692A JP22169297A JPH10154228A JP H10154228 A JPH10154228 A JP H10154228A JP 9221692 A JP9221692 A JP 9221692A JP 22169297 A JP22169297 A JP 22169297A JP H10154228 A JPH10154228 A JP H10154228A
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 ユーザにとってきわめて即応性の高い文書保
管ができるようにすることを課題とする。 【解決手段】 ユーザに対し、極めて即応性の高い文書
保管（アーカイブ）をなす自動保管システムであり、オ
フィス機器の動作過程においてスキャンされ又はプリン
トされた文書は自動的に保管される。例えば、オフィス
のローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）は、複写
機１０６、プリンタ１１２、ファクシミリ装置１１０お
よび文書管理ワーク・ステーション１０８を相互接続す
ることができる。文書が複写され、印刷され又はファッ
クスされたときはいつでも、それ以上のユーザの操作を
介することなく、文書画像が文書管理ワーク・ステーシ
ョン１０８によって保管される。単一ユーザ指令によっ
て、文書を、複写するとともに保管し、印刷するととも
に保管し、又はファックスするとともに保管する。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書保管方法、文
書の印刷と保管のためのコンピュータ実行方法、ファッ
クス文書保管方法、および、コンピュータ・インストレ
ーションならびにディジタル複写機等の文書管理システ
ムに関し、特に、標準的なオフィス機器のための自動的
な文書保管（記録またはアーカイブ）システムに関する
ものである。
【０００２】
【従来の技術】記憶システム技術の急速な進歩によっ
て、紙に書かれた画像をディジタル記憶媒体に記憶する
ためのコストは、その紙自体を保存したり印刷するコス
トよりも安価になってきている。さらに、ディジタル的
な文書記憶は、記憶した後の電子的な検索や読み出しを
容易にするとともに、文書自体の自動的なファイリング
の可能性を高めている。
【０００３】従来におけるシステム的なディジタル文書
記憶は、保管という特別な目的のため、ユーザに対し
て、記録するあらゆる文書を、それぞれスキャンする修
練を強いている。このため、スタンド・アローン型のス
キャナをより安く、より使いやすく、より小型にする努
力がなされてきた。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来に
おけるシステム的なディジタル文書記憶においては、ユ
ーザはなお、以下のことを行わなければならない。第１
に、スキャンすべき文書を覚えていなくてはならない、
第２に、スキャナを配置しなければならない、第３に、
スキャナのところまで文書を持っていかなければならな
い、第４に、スキャナを操作しなければならない、にも
かかわらず、コピーやファックスの作業の面では、オフ
ィス環境において絶えずスキャンする状況がある。
【０００５】本発明は、上記の点に鑑みてなされたもの
であり、ユーザにとってきわめて即応性の高い文書保管
をなすことのできる自動文書保管システムを提供するこ
とを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】上記課題を達成するため
に、本発明に係る一実施の態様においては、オフィス機
器の操作過程中にスキャンあるいは印刷された文書を自
動的に保管（記録またはアーカイブ）する。例えば、オ
フィスのローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）
は、複写機，ファクシミリ装置および文書管理ワーク・
ステーションを相互接続できる。そして、文書が複写さ
れ、印刷され又はファックスされたときにはいつも、ユ
ーザの、さらなる介入を伴うことなく、文書画像が文書
管理ワーク・ステーションによって保存される。単一ユ
ーザ・コマンドによって、当該文書は複写され、かつ保
存され、印刷され、かつ保存され、或いはファックスさ
れ、かつ保存されることになる。
【０００７】本発明に係る第１の態様は、単一ユーザ入
力コマンドを受信する受信工程と、その単一ユーザ入力
コマンドに応答して所定の工程を実行する工程とを有し
ている。かかる工程には、文書画像をスキャンして画像
データを取り込むスキャン工程と、その画像データに基
づいて文書画像を印刷する印刷工程と、保存のためにそ
の画像データを保管システムに転送する転送工程と、が
含まれる。
【０００８】本発明に係る第２の態様は、文書を印刷す
べきことを要求する単一ユーザ・コマンドを受信する受
信工程と、その単一ユーザ・コマンドに応答して文書を
印刷する印刷工程と、その単一ユーザ・コマンドに応答
して当該文書を表す画像データを保管する保管工程と、
を含んでいる。
【０００９】本発明に係る第３の態様は、文書をファッ
クスすべきことを示す単一ユーザ・コマンドを受信する
受信工程と、その単一ユーザ・コマンドに応答してファ
ックス文書をスキャンするスキャン工程と、スキャンさ
れた文書を表す第１の画像データを公衆電話回線を介し
て遠隔位置に送信する送信工程と、単一ユーザ・コマン
ドに応答してスキャン工程においてスキャンされた文書
を表す第２の画像データを保管する保管工程と、を含ん
でいる。
【００１０】本発明に係る第４の態様は、複写文書をス
キャンするディジタル複写機と、文書を印刷するプリン
タと、長期保存型記憶媒体を制御するコンピュータ・シ
ステムと、これらのディジタル複写機，プリンタおよび
コンピュータ・システムを相互接続するネットワークと
を備えている。このディジタル複写機は、複写文書を表
す画像データを長期保存型記憶媒体に記憶するためにコ
ンピュータ・システムに中継する。プリンタ若しくはこ
のプリンタを制御すプリンタ・サーバ又はプリント・コ
マンドを発するコンピュータ・システムは、長期保存型
記憶媒体に記憶するため、印刷した文書を表す画像デー
タをコンピュータ・システムに中継する。
【００１１】本発明に係る第５の態様は、複写文書を表
す画像データを生成するスキャナと、スキャン・エンジ
ンによって生じる画像エラーを訂正するように当該画像
データを処理する画像処理ユニットと、この画像処理ユ
ニットによって処理された画像データに応じて文書を複
写するプリンタと、保管のために記憶システムに当該画
像データを中継する画像データ・タップと、を備えてい
る。
【００１２】
【発明の実施の形態】以下に、この発明に係る文書保管
方法、文書の印刷と保管のためのコンピュータ実行方
法、ファックス文書保管方法、および、コンピュータ・
インストレーションならびにディジタル複写機の実施の
形態を図面を参照して詳細に説明する。
【００１３】（自動保管のための全体構成）図１は、こ
の発明の一実施の形態による自動文書保管を実行するオ
フィス機器ネットワークの構成を示すブロック図であ
る。ネットワーク１００は、例えば、イーサネットのよ
うな何らかの方法で実現することができる。
【００１４】ネットワーク１００は、典型的なクライア
ント・システム１０２，プリント・サーバ１０４，専用
のディジタル複写機１０６，文書管理ワーク・ステーシ
ョン１０８および専用のファクシミリ装置１１０を相互
接続する。プリント・サーバ１０４は、クライアント・
システム１０２の要求によって典型的なプリンタ１１２
における印刷制御を行うとともに、保管のため、文書画
像データの特徴を文書管理ワーク・ステーション１０８
に中継する。
【００１５】ディジタル複写機１０６は、文書を複写す
るとともに、複写を行なっている期間に得られる画像デ
ータを、保管のために文書管理ワーク・ステーション１
０８に送出する。同様に、ファクシミリ装置１１０は、
文書の送信および受信過程の間に画像データを取り込む
とともに、その画像データを保管するために文書管理ワ
ーク・ステーション１０８に送出する。文書管理ワーク
・ステーション１０８は、全てのオフィス機器からの文
書画像データを収集するとともに、ディスク記憶ユニッ
ト１１４における保管を保守継続する。クライアント・
システム１０２は、このディスク記憶ユニット１１４の
保管情報を閲覧することができる。
【００１６】かかるネットワーク１００の構成は、典型
例若しくは代表例にすぎない。例えば、文書の自動保管
は、図示した各タイプのものに代えて１つか２つのタイ
プのオフィス機器のみによっても実現され得る。また、
図１に示した複数ユニットにおける機能は同一ユニット
に統合させることもできるし、多数のユニットに分散さ
せることもできる。
【００１７】（複写された文書の自動保管）本発明によ
れば、ディジタル複写機１０６は、複写された文書を即
応的に、すなわち、機器のハードウェアまたはソフトウ
ェア上の内部構造をユーザに意識させることなく保管す
る。
【００１８】図２は、ディジタル複写機１０６に用いら
れる複写制御インタフェース２００の一部の簡単な代表
例を示したものである。複写制御インタフェース２００
は、数値キー２０２，入力キー２０４およびコピー／ス
タートキー２０６を含む。複写制御インタフェース２０
０は、例えば、タッチ・パッド、タッチ・スクリーン、
機械式ボタンその他の方式を用いて実現することができ
る。複写サイズ，複写濃度，複写コントラスト，用紙サ
イズおよび拡大／縮小比についての制御は、本発明にと
って重要なことではないので、その説明は省略する。
【００１９】本発明の一実施の形態によれば、コピー／
スタートキー２０６の入力により、文書の複写と文書画
像の保管との双方を起動することができる。ユーザは、
文書（原稿）を原稿給紙部（図示せず）に置いて、パー
ソナル・アクセス・コード（ＩＤ）を数値キー２０２に
よって入力し、入力キー２０４を押圧することによりア
クセス・コードの登録を終了する。コピー／スタートキ
ー２０６を押圧することは、ディジタル複写機１０６に
よって解読され、複写および保管の双方を要求する単一
ユーザ・コマンド（コマンド）に相当する。このような
複写（操作）によって、ユーザは、複写と保管の両方を
実現する。ある一つの実施の形態としては、ユーザは、
例えば、プライバシー保護の目的のために、文書の保管
を禁止するためのロックアウト・コードを入力すること
もできる。
【００２０】複写および保管処理のためのハードウェア
の詳細は、図３ないし図５を参照することで明らかにな
る。
【００２１】図３は、本発明の一実施の形態による、自
動文書保管処理を実行するディジタル複写機１０６の概
略構成を示している。ディジタル複写機１０６は、スキ
ャナ・エンジン３０２，プリント・エンジン３０４，コ
ントローラ３０６，タッチ・スクリーン３０８および内
部ディスク記憶ユニット３１０を有している。
【００２２】また、コントローラ３０６は、ＤＲＡＭユ
ニット３１２，ＬＺ画像圧縮部３１４，ＣＰＵ３１６，
ＩＤＥコントローラ３１８，ＳＣＳＩコントローラ３２
０およびネットワーク・インタフェース３２１を有して
いる。バス３２３は、これらのコントローラ構成部を相
互接続している。
【００２３】また、スキャナ・エンジン３０２は、スキ
ャナ３０２Ａおよび画像処理ユニット３０２Ｂにより構
成されている。ビデオ・バス３２４は、スキャナ・エン
ジン３０２およびプリント・エンジン３０４を相互接続
している。画像データ・タップ３２６は、コントローラ
３０６がビデオ・バス３２４から転送される画像データ
にアクセスできるよう設けられている。また、コントロ
ーラ３０６は、プリント・エンジン３０４の中で生成さ
れた水平同期信号（ＨＳＹＮＣ）および垂直同期信号
（ＶＳＹＮＣ）を利用する。
【００２４】ディジタル複写機１０６は、スタート／コ
ピーキー２０６の押圧がなされると、原稿３２８を受け
入れてそのコピー３３０を印刷する。スキャナ３０２Ａ
は、原稿３２８の画像を取り込んでその画像を画像処理
ユニット３０２Ｂに送出する。画像処理ユニット３０２
Ｂは、スキャン処理に特有の画像ひずみを取り除くため
の演算を実行する。
【００２５】画像処理ユニット３０２Ｂの出力は、１つ
の画素の中間調（グレースケール）レベルを８ビットで
表すようなフォーマットであることが好ましく、ライン
当たり４３８０個の有効な画素があり、フレームあるい
は原稿の頁当たり３３８０個の有効なラインがある。た
だし、各有効なラインの前後には１０画素分のブランキ
ング期間があるので、ライン当たりの画素の総数は４４
００個になる。同様に、各フレームの前後には１０ライ
ン分のブランキング期間があるので、１フレームにおけ
るライン総数は３４００個となる。勿論、これらのパラ
メータは設計事項にすぎない。
【００２６】この画素データは、印刷するために、画像
処理ユニット３０２Ｂからプリント・エンジン３０４に
転送される。ビデオ・バス３２４のデータレートは、２
０ＭＨｚであることが好ましい。コントローラ３０６
は、当該同一画素を受け取るべく画像データ・タップ３
２６を介してビデオ・バス３２４を監視する。ここで、
画像処理ユニット３０２Ｂの前でも画素データを監視す
ることができるが、ビデオ・バス３２４を監視する利点
は、画像処理ユニット３０２Ｂがスキャナ３０２Ａに密
接にして結合され、スキャン処理に特有のエラーについ
て監視し訂正することができる点である。
【００２７】コントローラ３０６は、保管機能を有する
ディジタル複写機１０６のための全体的な制御機能を司
る。ＣＰＵ３１６は、インテルの８０９６０ＣＦマイク
ロコントローラであり、ディジタル複写機１０６を動作
させるための制御プログラムを処理する。画像データ
は、保管（記録）されるときよりも速いレートで、画像
データ・タップ３２６を介してコントローラ３０６内に
転送される場合がある。このため、ＤＲＡＭユニット３
１２は、好ましくは、８ＭＢ〜７２ＭＢの容量のＤＲＡ
Ｍが組み込まれ、画像データのためのバッファとして動
作する。このことにより、保管処理によって中断するこ
となく連続して原稿の印刷を実行することができる。
【００２８】記憶領域を節約するためと、ネットワーク
１００を越えてデータをより速く転送することを容易化
するために、ＬＺ画像圧縮部３１４は、Ｌｅｍｐｅｌ−
Ｚｉｖの画像圧縮フォーマットにしたがって、保管する
前に画像データを圧縮することができる。もっとも、本
発明によれば、どんな画像圧縮フォーマットも選択でき
ることは勿論である。コントローラ３０６は、タッチ・
スクリーン３０８から受けたユーザＩＤデータを、被保
管画像データの各ブロックに組み入れる。
【００２９】原稿画像の実際の保管（記録）は、局部的
になされても、或いは離れた形でなされてもよい。コン
トローラ３０６は、内部ディスク記憶ユニット３１０に
おける文書保管を保守することができ、この場合、画像
データはＩＤＥコントローラ３１８を介して転送するも
のとしている。この保管はまた、ＳＣＳＩコントローラ
３２０を介して画像データが転送されるＳＣＳＩドライ
ブで内部的にも外部的にも保守継続されうる。
【００３０】注記するに、かかる保管が、内部ディスク
記憶ユニット３１０上で、又はＳＣＳＩコントローラ３
２０を介してアクセス自在なディスクドライブ上で保守
継続される場合、ディジタル複写機１０６は文書管理ワ
ーク・ステーション１０８の機能の一部若しくは全てを
担うものとなる。かかる保管が文書管理ワーク・ステー
ション１０８上で保守継続されるならば、ネットワーク
・インタフェース３２１は、各特定原稿につきユーザＩ
Ｄデータと共にネットワーク・インタフェース１００を
介して画像データを送信する。通常、ＬＺ画像圧縮部３
１４は、文書が離れた形で保管されるのではなく局部的
に記録される場合に適用される。
【００３１】図４は、本発明の一実施の形態による、ビ
デオ・バス３２４および画像データ・タップ３２６から
送出される信号を示している。画素データ・ライン３２
７は、画素処理ユニット３０２Ｂによって生成された画
像データを、プリント・エンジン３０４のレーザ・ダイ
オード入力ポート４０２を駆動するフォーマットで伝送
する。それぞれの画素は８ビットで構成されている。
【００３２】プリント・エンジン３０４は、よく知られ
たレーザ静電原理にしたがって動作し、印刷文書画像に
応じて発光強度が変化するレーザ・ダイオードを備えて
いる。レーザ・ダイオード入力ポート４０２に入力され
る８ビットのデータは、レーザ・ダイオードの発光強度
を変調するための３ビットと、発光のパルス幅を変調す
るための５ビットとで構成される。これらの画素は、画
素データ・ライン３２７において２０ＭＨｚのレートで
伝送される。好ましい実施の形態において、レーザ・ダ
イオード入力ポート４０２に与えられる画像データは、
画像データ・タップ３２６を介しコントローラ３０６に
直接中継される。
【００３３】レーザ・ダイオードのビーム出力は、回転
している静電ドラムに対しそのビームを掃引させるため
の水平スキャン動作をなすレンズおよびミラーの光学シ
ステムを通じ、それによって、そのドラム上に電荷パタ
ーンとして原稿の画像を再現する。通常は、回転するポ
リゴンミラーがそのスキャン動作を行う。特に高品質の
再生を確実とするためには、スキャナ３０２Ａ，画像処
理ユニット３０２Ｂおよびプリント・エンジン３０４の
構成部間における十分な同期をもって印刷処理がなされ
ることが必要となる。
【００３４】この同期は、ライン４０４，４０６，４０
８および４１０における水平および垂直ビデオ同期信号
を使用して行われる。これら全ての信号は、プリント・
エンジン３０４において高速スキャン動作をなすポリゴ
ンミラーの回転に特有な動きへの同期と、スキャナ３０
２Ａとについて相互に関連づけられている。ある実施の
形態例においては、かかるタイミングはプリント・エン
ジン３０４によって生成され、画像処理ユニット３０２
Ｂの回路は当該タイミングに位相同期（ロック）する。
【００３５】また、他の実施の形態において、画像処理
ユニット３０２Ｂは、マスタータイミングをプリント・
エンジン３０４に対して供給し、そのマスタータイミン
グに基づいて、その機械的な動作に対しこれらのソース
信号の位相同期（ロック）あるいは他の同期化を実行す
る。この実施の形態を図４に示す。当業者であれば、ビ
デオ・バス３２４へのアクセスをなす一般的機能を失う
ことなく、図４に示したシステムにおける同期信号発生
用マスター基準タイミング発生源の代替えに基づく製品
設計上の種々の変更を見い出すことができる。
【００３６】画像データのための水平同期信号（ＨＳＹ
ＮＣ）４０６は、プリント・エンジン３０４から多くの
方法によって得ることができる。その１つの技術は、光
学システムの中で、スキャン動作が監視され得る箇所に
光学式感応センサを位置づけている。ビームがスキャン
に入るたびに、１つのパルスが生成される。光学システ
ムの特定の設計により、このパルスのレートは、実際の
水平同期のレートに同調し、若しくはほぼ同調してい
る。
【００３７】他の技術は、ポリゴン・ミラーを回転する
モータに光学的エンコーダを取り付けている。この技術
では、モータの動作を監視することにより、又は他の方
法により、水平同期信号４０６が得られる。また、モー
タを駆動する制御信号から水平同期信号４０６を得るこ
とも可能である。
【００３８】また、垂直同期制御４０８は、スキャナ３
０２Ａのスキャン動作についての情報を含む。特に高品
質な再生を保証するために、プリント・エンジン３０４
を通過する紙の動きには、この垂直同期制御情報が考慮
される。垂直同期信号４１０は、プリント・エンジン３
０４から種々の方法によって得ることができる。その１
つは、新たな１枚の紙が静電ドラムの下側を通過すると
きの内部ゲート信号を引き出す方法である。
【００３９】水平および垂直同期信号４０６および４１
０は、有効な画素のみ保管することを保証すべく用いら
れる。各頁におけるラインの数および画素のライン長を
示すデータもまた、画素とともに保管される。このよう
にすれば、後の印刷時に当該文書が読み出されるとき
に、文書の印刷は、垂直同期制御４０８および水平同期
制御４０４によって提供される情報、すなわちページ内
の画像位置のために、特に印刷する紙のサイズの情報を
本質的に利用する。さらに原稿画像は、既に、ＩＰＵ３
２２による精巧な画像処理が施されている。従って、最
終的に印刷される文書は、非常に高い品質で再生される
ことになる。
【００４０】ただし、本発明は、ＩＰＵ３２２のような
画像処理システムの出力から保管のための画像データを
得ることに限定されない。このような画像処理システム
の有無にかかわらず、保管用画像データはスキャナ３０
２Ａの出力から取り込むことができる。
【００４１】（印刷文書の自動保管）図５には、プリン
タの操作のためのユーザ・インタフェース画面５００の
簡単な表示が描かれている。画面５００のようなユーザ
・インタフェース画面は、一般に、ユーザが文書の印刷
を要求するときはいつでも、クライアント・システム１
０２に表示される。選択項目のうちのリスト５０２は、
全文書を印刷するか、指定した範囲の頁のみを印刷する
か、あるいは、マウスのような指定および選択可能な装
置を用いて強調表示された文章（テキスト）のみを印刷
するかを、ユーザが選択できるようにするものである。
【００４２】頁範囲が指定されるのであれば、領域５０
４は、かかる頁番号による範囲を入力するために用いら
れる。領域５０６によって、ユーザが、被印刷文書複写
の数を指定することができる。「現在プリンタ」領域５
０８は、文書を印刷するのに使われる予定のプリンタを
識別する。「クローズ」画面ボタン５１０を操作したと
きは、このユーザ・インタフェース画面５００が終了す
る。
【００４３】従来の技術においては、「プリント」画面
ボタン５１２を操作すると、文書の印刷がなされる。本
発明の一実施例によれば、「プリント」画面ボタン５１
２を操作したときは、文書を印刷することと記録するこ
との単一ユーザ・コマンドを表すことになる。クライア
ント・システム１０２は、プリンタ１１２に印刷データ
を書き込むための印刷スプーリング・ソフトウェアを走
らせるプリンタサーバ１０４に印刷文書を送出する。
【００４４】この印刷スプーリング・ソフトウェアは、
印刷作業（ジョブ）の進行の順序（待ち行列）を保守す
る。文書は、テキスト、ＴＩＦＦ（Tagged Image File
Fomat ）、ＧＩＦ（Graphical Interchange Format）、
ポストスクリプトその他の所定フォーマットにてプリン
ト・サーバ１０４に送信される。プリンタ１１２は、通
常、ポストスクリプト入力を受信するが、他の構成のプ
リンタも受信することは可能である。もし、クライアン
ト・システム１０２によって送信されるフォーマットが
プリンタ１１２によって受信可能なフォーマットと異な
る場合には、プリンタ・サーバ１０４はフォーマットの
変換も実行する。
【００４５】本発明によれば、印刷スプーリング・ソフ
トウェアによって取り扱われる各文書は、文書管理ワー
ク・ステーション１０８に送られる。かかる文書は、ク
ライアント・システム１０２によって生成されたフォー
マット或いはプリンタ・サーバ１０４が変換可能な所定
のフォーマットにて送信されうる。当該文書はまた、ク
ライアント・システム１０２を現在使用しているユーザ
を識別するデータとともに、文書管理ワーク・ステーシ
ョン１０８に送られる。故に文書の保管は、印刷処理の
結果に付随したものとなる。以前に印刷された文書は、
読み出し可能となる。
【００４６】（ファックス原稿の自動保管）図６は、フ
ァクシミリ装置ユーザ・インタフェース６００の簡単な
表示を描いている。表示画面６０２は、ユーザに指示メ
ッセージ（プロンプト）を提供する。キーパッド６０４
は、文書をファックスする相手先の電話番号を入力する
ためのものである。
【００４７】スタート・ボタン６０６の押圧は、原稿を
スキャンし、ファクシミリ装置内のメモリに読み込む
か、あるいは、すでにスキャンされた原稿がメモリに読
み込まれ、かつ、電話番号が入力されているならば、そ
の入力された電話番号の相手先に（メモリの）原稿をフ
ァックスさせる。ストップ・ボタン６０８の押圧は、フ
ァックスを中止させる。本発明によれば、スタート・ボ
タン６０６を所定時間押下することによって、原稿のフ
ァックスと保管との双方を行うための単一ユーザ・コマ
ンドが発せられる。
【００４８】図７は、この発明に係る一実施の形態によ
る自動保管のために改変されたファクシミリ装置１１０
を示している。ファクシミリ装置１１０は、ファックス
する原稿をスキャンし、スキャナ７０２の内部メモリ
（図示せず）に原稿の２値画像を記憶するためのスキャ
ナ７０２を内蔵している。ソース符号化ユニット７０４
は、Ｇ３等のファクシミリ送信規格に従って、中間調の
画素データを圧縮（符号化）する。モデム７０６は、電
話回線７０８に出力するための変調信号を生成するため
の該当のファクシミリ送信規格に従って、ソース符号化
ユニット７０４から出力される圧縮データで搬送波を変
調する。
【００４９】本発明に係る一実施の形態によれば、画像
データ・タップ７１０は、ソース符号化ユニット７０４
の圧縮データ出力をネットワーク・インタフェース７１
２に送信する。ネットワーク・インタフェース７１２は
また、文書に対応するその圧縮データ出力を、保管のた
め、文書管理ワーク・ステーション１０８に送る。他の
実施の形態においては、画像データ・タップ７１０は、
スキャナ７０２の出力に代わって設けられている。
【００５０】ユーザは、彼自身又は彼女自身を識別する
ために、キーパッド６０４からコード番号を任意に入力
する。この情報もまた、ファックスする文書とともに記
憶する文書管理ワーク・ステーション１０８に送られ
る。他にも、ファクシミリ装置１１０のユーザの識別に
ついては、すでにいくつかの他の方法が知られている。
【００５１】かくしてファックスされるどの文書も付加
的なユーザの入力を伴うこと無く保管される。これによ
り、文書管理ワーク・ステーション１０８によって保守
される保管用の文書画像のさらに別のソースを提供する
こととなる。
【００５２】（文書管理ワーク・ステーション）図８
は、本発明の一実施例による、クライアント・システム
１０２，プリント・サーバ１０４又は文書管理ワーク・
ステーション１０８のうちのいずれか一つ以上を実現す
るのに有効なコンピュータ・システム８１０を示してい
る。
【００５３】コンピュータ・システム８１０は、主要な
サブシステムである中央処理装置８１４と、システム・
メモリ８１６と、入出力（Ｉ／Ｏ）コントローラ８１８
と、ディスプレイ・アダプタ８２６を介した表示画面８
２４のような外部装置と、シリアル・ポート８２８と、
キーボード８３０と、記憶インタフェース８３２を介し
た固定ディスク・ドライブ１１４と、シリアル・ポート
８３４と、ＣＤ−ＲＯＭプレーヤ８３６と、フロッピー
ディスク・ドライブ８３８とを相互接続するバス８１２
を備えている。
【００５４】マウス８４０は、シリアル・ポート８２８
と接続する。ネットワーク１００に接続するためのネッ
トワーク・インタフェース８４２は、シリアル・ポート
８３４と接続される。ＣＤ−ＲＯＭプレーヤ８３６は、
ＣＤ−ＲＯＭディスク８４４を受け取る。フロッピーデ
ィスク・ドライブ８３８は、フロッピーディスク８４６
を受け取る。他の多くの装置又はサブシステム（図示せ
ず）は、同様の方法で接続可能である。また、後述され
るように、本発明を実施するためには、図８に示す装置
の全てを必ずしも必要としない。
【００５５】この装置およびサブシステムは、図８に示
すものとは異なる形態で相互接続することも可能であ
る。図８に示すようなコンピュータ・システムの動作
は、当該技術分野において既によく知られており、本出
願においては詳述しない。本発明の構成要素を実現する
ためのソース・コードは、システム・メモリ８１４の中
に、動作可能なように配置されているか、又は、固定デ
ィスク，フロッピーディスク８４６若しくはＣＤ−ＲＯ
Ｍ８４４のような記憶媒体に格納されている。
【００５６】図９は、本発明に係る一実施の形態によ
る、文書画像データベースを操作するためのソフトウェ
ア体系９００を示している。このソフトウェア体系は、
文書管理ワーク・ステーション１０８の上で動作するこ
とが望ましい。
【００５７】保管文書は、ディジタル複写機１０６，プ
リント・サーバ１０４又はファクシミリ装置１１０のい
ずれか一つから、ＣＦＩ（Conversion of Formats and
Indexing：フォーマット変換およびインデックス付け）
モジュール９０２によって受信される。ＣＦＩモジュー
ル９０２は、受信した文書のフォーマットを記憶するの
に望ましいフォーマットに変換する。
【００５８】ＣＦＩモジュール９０２は、例えば、高品
質再生に有効な同期情報とともに、ディジタル複写機１
０６に関して説明した８ビット画素フォーマットにてデ
ータを受信する。かかる望ましいフォーマットとして
は、例えば、ポストスクリプト、８ｄｐｉ（ドット／イ
ンチ）ＧＩＦＦ、７２ｄｐｉＧＩＦＦ、４００ｄｐｉＴ
ＩＦＦおよび普通のテキストがある。グラフィックフォ
ーマットから普通のテキストに変換する際には、光学的
な文字認識の処理を実行する。
【００５９】ＣＦＩモジュール９０２はまた、保管文書
に対して、インデックス・システムを適用する。普通の
テキスト文書のために、当該文書のために生成されたイ
ンデックス情報によって、後のフルテキスト検索が容易
になる。ユーザの識別が可能な場合は、後のユーザによ
る検索が容易となるよう、当該文書のインデックス情報
の一部を形成することとなる。
【００６０】保管文書のそれぞれについて、独立形のＨ
ＴＭＬ（HyperText Markup Language ）文書は、被保管
画像のアイコン形態（８ｄｐｉＧＩＦ）と、記憶された
テキスト文書からのキーワードとで生成される。１セッ
トのＨＴＭＬインデックス頁は、各ユーザごとに保守さ
れる。かかるセットの各ＨＴＭＬインデックス頁は、一
人のユーザのデータベースにおいて、表示画像が異な
る。例えば、ある頁は、文書アイコンを含んだ各セーブ
画像の連続的なリストを提供する。他の頁は、アイコン
を示すことなく各画像のＡＳＣＩＩ要約を示す各文書の
連続的なリストを提供する。ＣＦＩモジュール９０２
は、必要な変換を実行する。
【００６１】暗号化モジュール９０４は、被保管文書お
よびその文書のＨＴＭＬカウンタ部を、そのユーザに特
有の暗号鍵で選択的に暗号化する。この方法では、その
ユーザおよび他の委任された関係者だけが、暗号化文書
を読み出すことができる。暗号化文書は、ディスク記憶
ユニット１１４に記憶される。
【００６２】ＳＲＩ（Search and Retrieval Interfac
e：検索および読み出しインタフェース）モジュール９
０６は、ディスク記憶ユニット１１４で保守されている
保管文書へのアクセスをなす。暗号解読システム９０８
は、暗号化文書のためのオプションとして設けられる。
ＳＲＩモジュール９０６は、文書管理ワーク・ステーシ
ョン１０８上でＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protoc
ol）デマンド動作として実施される。ＳＲＩモジュール
９０６は、記録文書への検索および取り出しの単なる中
継であるほうがよい。
【００６３】この制限されたアクセスの形態によって、
ログアクセス情報が維持される。ＳＲＩモジュール９０
６は、クライアント・システム１０２からのＨＴＴＰ要
求を処理しディスク記憶ユニット１１４のＨＴＭＬ文書
を閲覧（拾い読み）し、または保管された文書を検索し
読み出す。
【００６４】フルテキスト検索は、ＳＲＩモジュール９
０６で実行されるＷＡＩＳエンジン又はその他の検索エ
ンジン（例えば、ＶＥＲＩＦＹ、ＥＸＣＡＬＩＢＵＲ、
ＦＵＬＣＲＵＭ）とともに実行される。照会文は、ＨＴ
ＭＬ形態でユーザにより入力され、ＳＲＩモジュール９
０６で走るＣＧＩ（Common Gateway Interface）スクリ
プトを用いた検索エンジンに送信される。最初のユーザ
要求は、暗号解読システム９０８による解読を認めるた
めのパスワードを組み入れるのが良い。
【００６５】ＳＲＩモジュール９０６とのユーザの相互
動作を簡単にするために、クライアント・システム１０
２は、Netscape Communications of Mountain View Cal
forniaから得られるネットスケープナビゲータ（Netsca
pe Navigator）のようなＪａｖａを使えるワールド・ワ
イド・ウェブ（www)ブラウザを走らせることが好まし
い。Ｊａｖａプログラムは、特定の文書の検索または表
示および印刷の如き機能を実行するために、ＳＲＩモジ
ュール９０６からダウンロードすることができる。
【００６６】勿論、上述した記憶および読み出しの構成
は、代表例にすぎない。共に出願される「文書管理シス
テム」は、自動保管システムの他の多くの応用例を含ん
でいる。
【００６７】以上の説明においては、特定の模範的な実
施例に関して本発明を記述したものである。しかしなが
ら、添付されたクレームに記載されている本発明の広義
の概念および範囲から逸脱しない限り、さまざまな改変
や変更が可能であることは明らかである。このような変
形および変更の多くは、当業者にとっては容易である。
例えば、ディジタル複写機１０６は、クライアント・シ
ステム１０２のためのプリンタとしての機能を発揮でき
る。また、ネットワーク１００は、ＷＡＮ又はインター
ネットに接続して、文書の遠隔的な保管および読み出し
をすることが可能である。よって、本明細書および図面
は、制限的に理解させるものではなく実例を挙げたもの
とみなされるべきものであり、したがって本発明は提示
したクレームおよびこれらに十分な等価な範囲によって
のみ限定されるものである。
【００６８】
【発明の効果】以上説明したとおり、本発明に係る文書
保管方法、文書の印刷と保管のためのコンピュータ実行
方法、ファックス文書保管方法、および、コンピュータ
・インストレーションならびにディジタル複写機にあっ
ては、ユーザにとってきわめて即応性の高い文書保管を
なすことのできる自動文書保管システムを提供すること
ができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る一実施の形態による、自動文書保
管を実行するオフィス機器ネットワークの構成を示すブ
ロック図である。
【図２】複写機制御インタフェースの一部を示す図であ
る。
【図３】本発明に係る一実施の形態による、自動文書記
録を実行する複写機の全体構成図である。
【図４】本発明に係る一実施の形態による、ディジタル
複写機から水平同期データを取り出すために使われる信
号を示す図である。
【図５】プリンタ・インタフェースを示す図である。
【図６】ファクシミリ装置インタフェースを示す図であ
る。
【図７】本発明に係る一実施の形態による、自動保管の
ために改変されたファクシミリ装置を示す図である。
【図８】本発明に係る構成部を実施するために使われる
コンピュータ・システムを示す図である。
【図９】本発明に係る一実施の形態による、文書画像デ
ータベースを操作するためのソフトウェア体系を示す図
である。
【符号の説明】
１００ ネットワーク １０２ クライアント・システム １０４ プリント・サーバ １０６ ディジタル複写機 １０８ 文書管理ワーク・ステーション １１０ ファクシミリ装置 １１２ プリンタ １１４ ディスク記憶ユニット ３０２ スキャナ・エンジン ３０４ プリント・エンジン ３０６ コントローラ ３０８ タッチ・スクリーン ３１０ 内部ディスク記憶ユニット ３１２ ＤＲＡＭユニット ３１４ ＬＺ画像圧縮部 ３１６ ＣＰＵ ３１８ ＩＤＥコントローラ ３２０ ＳＣＳＩコントローラ ３２１ ネットワーク・インタフェース ３２３ バス ３０２ スキャナ・エンジン ３０２Ａ スキャナ ３０２Ｂ 画像処理ユニット ３２４ ビデオ・バス ３２６ 画像データ・タップ ７０２ スキャナ ７０４ ソース符号化ユニット ７０６ モデム ７０８ 電話回線 ７１０ 画像データ引出線 ７１２ ネットワーク・インタフェース ８１０ コンピュータ・システム ８１４ 中央処理装置 ８１６ システム・メモリ ８１８ 入出力（Ｉ／Ｏ）コントローラ ８２６ ディスプレイ・アダプタ ８２４ 表示画面 ８２８，８３４ シリアルポート ８３０ キーボード ８３２ 記憶インタフェース ８３６ ＣＤ−ＲＯＭプレーヤ ８３８ フロッピーディスク・ドライブ ８１２ バス ９０２ ＣＦＩモジュール ９０４ 暗号化モジュール ９０６ ＳＲＩモジュール ９０８ 暗号解読システム
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 マーク ピアース アメリカ合衆国，カリフォルニア州 94025，メンロー パーク，スウィート 115，サンド ヒル ロード 2882，リコ ー コーポレイション シー・アール・シ ー内 (72)発明者 ジョン エフ．カレン アメリカ合衆国，カリフォルニア州 94025，メンロー パーク，スウィート 115，サンド ヒル ロード 2882，リコ ー コーポレイション シー・アール・シ ー内 (72)発明者 マイケル バクスター アメリカ合衆国，カリフォルニア州 94025，メンロー パーク，スウィート 115，サンド ヒル ロード 2882，リコ ー コーポレイション シー・アール・シ ー内

Claims (25)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 単一のユーザ入力コマンドを受信する受
    信工程と、 前記単一のユーザ入力コマンドに応じて、 画像データを取り込むために文書画像をスキャンするス
    キャン工程と、 前記画像データに基づいて前記文書画像を印刷する印刷
    工程と、 前記画像データを記憶するために保管システムに転送す
    る転送工程と、 を含むことを特徴とする文書保管方法。
  2. 【請求項２】 前記画像データの画像処理工程をさらに
    含み、前記印刷工程および転送工程はともに、画像処理
    された画像データに基づいて動作することを特徴とする
    請求項１に記載の文書保管方法。
  3. 【請求項３】 前記画像データの画像処理工程をさらに
    含み、前記印刷工程は、画像処理された画像データに基
    づいて動作することを特徴とする請求項１に記載の文書
    保管方法。
  4. 【請求項４】 ユーザを識別するユーザ入力データを受
    信する受信工程と、 前記画像データと共に前記保管システムに前記ユーザ入
    力データを送信する送信する送信工程と、 をさらに有することを特徴とする請求項１に文書保管方
    法。
  5. 【請求項５】 前記画像データは、レーザ・プリント・
    エンジンのレーザ・ダイオードに給電する信号を含み、
    前記印刷工程は、前記レーザ・プリント・エンジンを用
    いることを特徴とする請求項１に記載の文書保管方法。
  6. 【請求項６】 前記保管システムに記憶された文書画像
    を閲覧するためのユーザ・インタフェースを提供する工
    程を、さらに含むことを特徴とする請求項１に記載の文
    書保管方法。
  7. 【請求項７】 文書の印刷を要求する単一のユーザ・コ
    マンドを受信する受信工程と、 前記単一のユーザ・コマンドに応じて前記文書を印刷す
    る印刷工程と、 前記単一のユーザ・コマンドに応じて前記文書を表す画
    像データを保管する保管工程と、 を含むことを特徴とする文書の印刷と保管のためのコン
    ピュータ実行方法。
  8. 【請求項８】 前記画像データは、ポストスクリプト・
    データであることを特徴とする請求項７に記載の文書の
    印刷と保管のためのコンピュータ実行方法。
  9. 【請求項９】 前記画像データは、ＴＩＦＦフォーマッ
    トのデータであることを特徴とする請求項７に記載の文
    書の印刷と保管のためのコンピュータ実行方法。
  10. 【請求項１０】 前記画像データは、テキストデータで
    あることを特徴とする請求項７に記載の文書の印刷と保
    管のためのコンピュータ実行方法。
  11. 【請求項１１】 以前に保管された文書を閲覧するため
    のユーザインタフェースを提供するステップを、さらに
    含むことを特徴とする請求項７に記載の文書の印刷と保
    管のためのコンピュータ実行方法。
  12. 【請求項１２】 前記保管工程は、前記画像データを暗
    号化する暗号化工程を含むことを特徴とする請求項７に
    記載の文書の印刷と保管のためのコンピュータ実行方
    法。
  13. 【請求項１３】 文書をファックスすべきであることを
    示す単一ユーザ・コマンドを受信する受信工程と、 前記単一ユーザ・コマンドに応答して前記ファックス文
    書をスキャンするスキャン工程と、 スキャンされた前記文書を表す第１の画像データを電話
    回線を介して送信する送信工程と、 前記単一ユーザ・コマンドに応答して、前記スキャン工
    程においてスキャンされた前記文書を表す第２の画像デ
    ータを保管する保管工程と、 を含むことを特徴とするファックス文書保管方法。
  14. 【請求項１４】 前記第１の画像データと第２の画像デ
    ータとは、実質的に同一であることを特徴とする請求項
    １３に記載のファックス文書保管方法。
  15. 【請求項１５】 前記１の画像データと第２の画像デー
    タとは、異なることを特徴とする請求項１３に記載のフ
    ァックス文書保管方法。
  16. 【請求項１６】 予め保管された文書を閲覧するための
    ユーザ・インタフェースを提供する工程を、さらに含む
    ことを特徴とする請求項１３に記載のファックス文書保
    管方法。
  17. 【請求項１７】 複写文書をスキャンするディジタル複
    写機と、 文書を印刷するプリンタと、 長期保存型記憶媒体を制御するコンピュータ・システム
    と、 前記ディジタル複写機，プリンタおよびコンピュータ・
    システムを相互接続するネットワークと、 を有し、 前記ディジタル複写機は、複写文書を表す画像データを
    前記長期保存型記憶媒体に記憶するよう前記コンピュー
    タ・システムに中継し、前記プリンタは、印刷された文
    書を表す画像データを前記長期保存型記憶媒体に記憶す
    るよう前記コンピュータ・システムに中継することを特
    徴とするコンピュータ・インストレーション。
  18. 【請求項１８】 遠隔位置に対するファックス文書をス
    キャンするファクシミリ装置と、前記ファクシミリ装置
    と接続するネットワークと、をさらに有し、前記ファク
    シミリ装置は、ファックスされた文書の画像データを前
    記長期保存型記憶媒体に記憶するよう前記コンピュータ
    ・システムへ中継することを特徴とする請求項１７に記
    載のコンピュータ・インストレーション。
  19. 【請求項１９】 複写文書を表す画像データを生成する
    スキャナと、 前記画像データに対して、前記スキャナによって生じた
    画像エラーを訂正する処理実行する画像処理ユニット
    と、 前記画像処理ユニットによって処理された前記画像デー
    タに応じて前記文書を複写するプリンタと、 保管のために記憶システムに前記画像データを中継する
    画像データ・タップと、 を有することを特徴とするディジタル複写機。
  20. 【請求項２０】 前記記憶システムを備えたことを特徴
    とする請求項１９に記載のディジタル複写機。
  21. 【請求項２１】 前記記憶システムに送られる前記画像
    データは、前記画像処理ユニットによって既に処理され
    ていることを特徴とする請求項１９に記載のディジタル
    複写機。
  22. 【請求項２２】 前記画像データは、水平同期信号を含
    むことを特徴とする請求項１９に記載のディジタル複写
    機。
  23. 【請求項２３】 前記プリンタは、レーザ・プリンティ
    ング・エンジンを有することを特徴とする請求項１９に
    記載のディジタル複写機。
  24. 【請求項２４】 前記レーザプリンタは、画像信号を発
    生するためのレーザ・ダイオードを有し、前記レーザダ
    イオードによる発光は、連続するディジタル・ワーズ
    （words)で表される画像データによって制御され、前記
    ディジタル・ワーズは、前記画像データ・タップにより
    中継されることを特徴とする請求項１９に記載のディジ
    タル複写機。
  25. 【請求項２５】 前記ディジタル・ワーズのそれぞれ
    は、前記レーザ・ダイオードの発光強度を変調する、少
    なくとも１ビットと、前記レーザ・ダイオードの発光の
    パルス幅を変調する、少なくとも１ビットと、から構成
    されていることを特徴とする請求項２４に記載のディジ
    タル複写機。
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