JPH09259019A

JPH09259019A - データ管理装置

Info

Publication number: JPH09259019A
Application number: JP8070021A
Authority: JP
Inventors: Hirotsune Nakada; 尋経中田
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 1996-03-26
Filing date: 1996-03-26
Publication date: 1997-10-03

Abstract

(57)【要約】【課題】従来のデータ管理装置においては、グループ
管理機能を備えていたが、ひとつのデータはひとつのグ
ループにしか所属できない制約のために、複数のグルー
プに所属しているデータを管理するのが困難であり、そ
れにともなう複数のグループ検索が不可能であった。【解決手段】グループリストを別に設け、各データの
所属グループにはそのグループリストにおけるグループ
の管理番号を記載することによって複数の記載を可能と
し、複数のグループを入力する検索機能を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、個人情報を管理す
る機器、例えば電子手帳などの携帯情報機器、さらにコ
ンピュータ、ワードプロセッサなどにおける個人情報管
理ソフトウェアなどに関する。

【０００２】

【従来の技術】個人情報の管理システムとして、従来は
各個人に対して図１５に示すような項目が設けられてい
る。例えば、個人の氏名、氏名の読み、郵便番号、住
所、住所の読み、電話番号などである。それに加えて、
グループという項目がある。このグループとは、例えば
会社の部などのその人が属するグループを記入する項目
である。

【０００３】例をあげると、Ｓ社の営業部に属する人に
はこのグループの欄に“Ａ社営業部”と記入しておくこ
とによって、このデータを検索キーとして検索を行うこ
とが可能である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このグ
ループの項目は、各データに対して、１つの項目しか入
力できなかった。つまり、例えばＡ氏がＳ社の営業部で
あり、さらにＴ大学の卒業生のような場合に、この二つ
のグループ項目を入力することができなかった。

【０００５】そのために、どちらかのグループ項目から
しか検索を行うことしかできないので、例えばＳ社の営
業部のリストを表示し、その中からＴ大学の卒業生を探
すか、またはその逆の手順を要していた。

【０００６】さらに、例えばＳ社の営業部もしくはＮ社
の営業部のどちらかに属する人を検索する場合には、ユ
ーザがひとつずつ結果を確認していくしかないために、
非常に効率が悪いうえ、精度も悪いものであった。

【０００７】また、グループ名を直接入力する方式はそ
のグループ名の表記を間違えて入力してしまった場合に
は、検索できない可能性がでてくる。例えば、“朝日ビ
ジネススクール”というグループが既に存在していて、
同じグループに所属している人のデータに、その“朝日
ビジネススクール”の略称である“ＡＢＳ”と入力して
しまった場合には、この二つのグループができてしま
い、お互いに違うグループとして存在してしまうことに
なる。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の請求項１によれ
ば、各カードに対して、複数の項目を入力し、各カード
を単位として管理を行うカード型データ管理装置におい
て、特定の項目に入力するデータをその内容と管理番号
を対にして格納した項目データリストを備え、各カード
の特定の項目に前記項目データリストの管理番号を複数
入力することにより、特定の項目に複数のデータを入力
可能としたことにより上記課題を解決する。

【０００９】また、本発明の請求項２によれば、各個人
データに対して、氏名、住所、所属グループ等の複数の
データ項目に対してそれぞれデータを入力し、管理を行
う個人データ管理装置において、所属グループの項目に
入力されるデータと管理番号を対にして格納した所属グ
ループリストを備え、前記各個人データの所属グループ
の入力に、前記グループリストの管理番号を複数入力可
能としたことにより上記課題を解決する。

【００１０】請求項３によれば、請求項１において、前
記特定の項目の複数のデータを選択指示し、該選択指示
された複数のデータにすべて該当するカードを検索、表
示可能とすること、さらに、請求項４によれば、請求項
２において、前記所属グループを複数選択指示し、該選
択指示された複数のグループにすべて所属する個人デー
タを検索、表示可能としたことにより上記課題を解決す
る。

【００１１】請求項５によれば、請求項１において、前
記特定の項目の複数のデータを選択指示し、該選択指示
された複数のデータのいずれかに該当するカードを検
索、表示可能とした、さらに、請求項６によれば、請求
項２において、前記所属グループを複数選択指示し、該
選択指示された複数のグループにいずれかに所属する個
人データを検索、表示可能としたことにより上記課題を
解決する。

【００１２】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態を、以下に図
面を用いて詳細に説明する。図１４は本発明であるデー
タ管理装置の構成を示すブロック図である。１４−１は
各種の演算処理、データの入出力を管理するＣＰＵであ
る。１４−２はデータの登録や処理バッファとして用い
るＲＡＭ、１４−３は実行用のプログラム等を格納した
ＲＯＭ、１４−４は入力したデータや出力するデータを
表示する表示装置、１４−５は文字やグループ等のして
いろ行うキーボードやタッチパネルなどの入力装置であ
る。

【００１３】図１は本発明における個人データテーブル
である。個人データテーブルの項目は従来からあるもの
と大きな違いはない。整理番号（１−１）は単に項目毎
につけられた固有の番号である。新規入力時に順に付与
される番号である。また、この番号はソート時に順序を
入れ替えるなどしても特に問題はないが、必ず、それぞ
れの個人データに対して固有の番号が付与されている。

【００１４】氏名（１−２）は、個人データにおける氏
名である。これは基本的には漢字表記で入力されるが、
アルファベット、ひらがな等の入力ももちろん可能であ
る。氏名読み（１−３）は、上記した氏名（１−２）の
読みを入力する項目である。この読みは名前を読み順に
ソーティングする際などに利用される。もちろん、この
読みを検索キーに使うことも可能ではある。

【００１５】内容（１−４）は、特に限定していない
が、例えば郵便番号、住所、電話番号などのデータであ
る。これはシステムによって適当なものを項目とすれば
よい。例えば、名刺管理などのシステムであれば、役職
などの項目も必要となる。この内容（１−４）の項目は
勿論複数存在してもよい。また、これらを検索キーとし
て検索することも可能ではあるが、本発明においては特
にこの内容の項目については詳述しない。

【００１６】グループ情報（１−５）はこの個人データ
の人物が所属するグループが入力されている項目であ
る。この項目には後に説明するグループテーブルのグル
ープ管理番号が入力される。本発明においては、複数の
グループに所属している場合も処理可能とするために、
この項目には複数のグループ管理番号が記載可能となっ
ている。複数のグループ番号の記載方法としては、所定
の区切り記号（例えば“；”などを用いて記載してもよ
いし、グループ番号の桁数が決まっている場合には、そ
のまま並べて記載してもよい。

【００１７】図２が本発明におけるグループデータテー
ブルである。これが本発明が従来技術と大きく違う点で
ある。各項目を順に説明する。グループ名（２−１）
は、各グループの名称である。読み（２−２）は前述の
グループ名（２−１）の読みである。これはグループ名
をソートする際に用いられる。管理番号（２−３）は、
各グループに対して付与されている固有の番号である。
この番号が、前述した個人データテーブルのグループ情
報（１−５）の欄に記載されることになる。

【００１８】図３は個人データの登録処理の流れを示す
フローチャートである。なお、本発明と直接関係のない
部分の処理は省略している。ステップＳ１で、入力する
データの氏名を入力する。次にステップＳ２でステップ
Ｓ１で入力したデータが既に個人データテーブルに存在
するかどうかを確認する。同じデータが重複して格納さ
れることを防ぐためである。同じデータがある場合に
は、警告を発し、再入力をさせる。

【００１９】ステップＳ３ではその氏名の読みの入力
や、そのほかのデータ、つまり前述した図１における内
容（１−４）を入力させる。この入力が終わると、次に
グループの入力となる。

【００２０】グループは直接入力するのではなく、まず
グループをグループデータテーブルから読み出して表示
する。この時の表示には、グループ名の一覧に加えて
「新規」と「終了」の２つを追加して表示する。この時
の画面表示例を図４に示す。

【００２１】「新規」とはグループリストにないグルー
プを新しく作成して、登録したい場合に選択する。「終
了」は現在選択しているグループを個人データのグルー
プの欄に格納する指示である。

【００２２】個人データ新規入力画面において、カーソ
ルが“グループ”の欄にくると、グループの一覧表示が
される（ステップＳ４）。そこでユーザはそのグループ
リストの中から、入力するべきグループを選択指定す
る。図４の例では“スキー同好会”を指定している。グ
ループ名を指定すると、ステップＳ８でそのグループは
反転表示などでマークし、一時的にメモリに記憶してお
く。さらに複数のグループ登録が可能であるので、さら
に新しいグループを選択するためにステップＳ４に処理
を戻し、新しく作成されたグループリストを表示する。

【００２３】図５のように「新規」を選択すると、図６
に示すように、新規グループ名の入力のウィンドウが表
示され、入力待ちとなる。ここで、図５に示すように新
しいグループ名を入力する（ステップＳ１０）。

【００２４】すると図６に示すようにグループリストの
中に新しくグループが作成され（ステップＳ１１）、さ
らに新しく作成された“乗馬クラブ”も所属グループと
して選択されている（ステップＳ８）。ここで、「終
了」を指示すると（ステップＳ７）、個人データのグル
ープ情報に選択された複数のグループの管理番号が格納
されて(ステップＳ９）、個人データの登録処理が終了
する。

【００２５】次に個人データの確認処理について説明す
る。個人データの表示要求があった場合は、システム
は、グループデータテーブルから、個人データのグルー
プの欄のデータ（グループ管理番号）に基づいて、その
管理番号に対応したグループ名の表示を行う。表示方法
は特にこだわる必要はなく、個人データの表示欄に表示
してもよいし、別ウィンドウが表示される構成でもよ
い。図８は表示例である。

【００２６】次に、複数のグループの所属を許したこと
に関する検索処理について説明する。複数の所属グルー
プをもつために、グループによる検索に関して様々な入
力方法が可能となる。たとえば、“テニスサークル”と
“スキー同好会”の両方に所属している人を検索する場
合や、“乗馬クラブ”か“テニスサークル”のどちらか
に所属している人という検索方法も考えられる。

【００２７】まず、前者の検索要求に対する処理を説明
する。つまり、複数の所属にすべて所属するデータを表
示する要求である。以後ＡＮＤ検索と呼ぶことにする。
図９のフローチャートを元に説明する。まず、検索方式
でＡＮＤ検索が指示されると、グループリストが表示さ
れる。ユーザはこのグループリストから、条件とするグ
ループを指示する（ステップＳ２１）。指示されたグル
ープは反転表示などによりマークされ、その管理番号が
記憶される（ステップＳ２２）。

【００２８】図１０はその画面例である。ここでは“テ
ニスサークル”と“スキー同好会”が選択指示されてい
る。検索条件バッファには、指示されたグループの管理
番号が記憶される。

【００２９】検索するべきグループをすべて指示してか
ら「検索開始」を指示すると（ステップＳ２３）、検索
が開始される。まず、検索バッファにすべての個人デー
タの管理番号が格納される（ステップＳ２４）。

【００３０】そして、検索条件バッファに格納されたグ
ループ管理番号をひとつを読みだす（ステップＳ２
５）。さらに、検索バッファに格納されている個人デー
タの管理番号から、個人データを読みだし（ステップＳ
２６）、先程読み出されたグループ管理番号が、この読
み出した個人データのグループ欄に記載されているかど
うかをチェックし（ステップＳ２７〜Ｓ２８）、記載さ
れていない場合は、この個人データの管理番号を検索バ
ッファから消去する（ステップＳ２９）。

【００３１】すべてのデータをチェックして、この時点
で検索バッファにまだデータが残っていれば、次の検索
条件に関して、検索バッファに残ったデータをチェック
する（ステップＳ３０→Ｓ３１→Ｓ３２→Ｓ２５）。す
べての検索条件バッファに格納されたグループ管理番号
について処理することによって、すべての条件を満たす
データの個人データ管理番号のみが残ることになる。こ
れを検索結果として表示する（ステップＳ３４）。

【００３２】図１１に例を示す。個人データ管理番号１
の人はグループに１と３と６が、管理番号２の人は１、
３、４、５が、図のように格納されているとする。ま
ず、ここで、“テニスサークル”と“スキー同好会”が
選択指示されているので、検索条件バッファには“３，
５”が格納されている。

【００３３】まず、最初に検索バッファにすべての個人
データの管理番号である“１，２，３，４，５”が格納
される。そして、検索条件バッファからグループ管理番
号“３”を読みだす。

【００３４】次に、検索バッファに格納されている個人
データ管理番号を読み出す。最初は“１”で、その管理
番号の個人データを読みだし、そのグループ欄の中に、
先程検索条件バッファから読みだした“３”が記載され
ているかどうか確認する。

【００３５】ここで、個人データ管理番号“１”のグル
ープ欄には“１；３；６”と“３”が含まれているの
で、個人データ管理番号“１”は検索バッファに残す。

【００３６】これをすべての検索バッファに格納されて
いる番号に対してチェックすると、個人データ管理番号
３と４のデータは検索バッファから消去されることにな
る。この時点で検索バッファには１と２と５が残ること
になる。まだ検索バッファにデータが残っているので処
理を続ける。

【００３７】次に、検索条件バッファから“５”を読み
だし、検索バッファにのこっている個人データ管理番号
１と２と５のデータとチェックをすると、残るのは２と
５の個人データということになる。

【００３８】すべての検索条件に対して処理が終了する
と、残ったデータを検索結果として出力する。ここでは
２と５のデータが残ったので、一覧表示で氏名のみを表
示し、要求があれば詳細表示を行う（図１２）。

【００３９】次に、複数のグループのどれかに所属して
いる人を検索する場合についての処理を図１３のフロー
チャートを元に説明する。例えば、“乗馬クラブ”か
“テニスサークル”のどちらかに所属している人を検索
したいような場合である。以後“ＯＲ検索”という。

【００４０】“ＯＲ検索”が選択されると、前述の“Ａ
ＮＤ検索”と同様にグループリストが表示され、検索グ
ループの指定を行う（ステップＳ４１）。指定されたグ
ループの管理番号が検索条件バッファへ格納される（ス
テップＳ４２）。これを繰り返し、所望のグループを指
定し、検索開始を指示すると（ステップＳ４３）、まず
検索条件バッファからひとつ、検索条件を読み出す（ス
テップＳ４４）。

【００４１】個人データを読み出し、そのグループ欄に
検索条件のグループ管理番号が記載されているかどうか
をチェックし、記載されている場合（所属している場
合）はその個人データを検索バッファに格納する（ステ
ップＳ４８）。ステップＳ４９からステップＳ４５へ戻
ってすべてのデータをチェックしたら、ステップＳ５０
へ行き、まだ検索条件が残っていればステップＳ４４へ
戻って検索を続ける。すべての検索条件が終わっていれ
ばステップＳ５２で、検索バッファのデータを表示す
る。もし、検索バッファにデータが残っていない場合
は、検索結果が得られなかった旨をユーザに報知する
（ステップＳ５３）。

【００４２】図１１の例で、“乗馬クラブ”（管理番号
６）に対して、個人データ管理番号１，３が検索され、
“テニスサークル”（管理番号３）に対して、個人デー
タ管理番号１，２，５が検索されるので、最終的には個
人データ管理番号１，２，３，５の４人のデータが検索
結果として表示されることになる（図１２）。

【００４３】

【発明の効果】本発明によれば、カード型データベース
の項目中に複数の項目を入力可能とするので、複数の該
当項目がある場合にそれを入力可能であり、さらにその
複数入力された項目をそれぞれ検索項目として検索可能
である。

【００４４】例えば住所録等のデータにおいて、複数の
所属グループを入力可能とすることができ、さらにその
複数の所属グループにおいて、指定したすべてのグルー
プに所属している候補を検索すること、複数指定したど
れかのグループに所属している候補を表示する等の検索
を行うことが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施の形態における個人データの例
を示す図である。

【図２】本発明の一実施の形態におけるグループリスト
の例を示す図である。

【図３】本発明の一実施の形態における個人データ登録
の処理の流れを示す図である。

【図４】本発明の一実施の形態における個人データ登録
の画面例を示す図である。

【図５】本発明の一実施の形態における個人データ登録
の画面例を示す図である。

【図６】本発明の一実施の形態における個人データ登録
の画面例を示す図である。

【図７】本発明の一実施の形態における個人データ登録
の画面例を示す図である。

【図８】本発明の一実施の形態における個人データの表
示例を示す図である。

【図９】本発明の一実施の形態における検索処理の流れ
を示す図である。

【図１０】本発明の一実施の形態における検索処理の画
面例を示す図である。

【図１１】本発明の一実施の形態における個人データの
例を示す図である。

【図１２】本発明の一実施の形態における検索処理結果
表示の例を示す図である。

【図１３】本発明の一実施の形態における検索処理の流
れを示す図である。

【図１４】本発明の一実施の形態における構成を示すブ
ロック図である。

【図１５】従来における個人データの例を示す図であ
る。

【符号の説明】

１−１整理番号１−２氏名１−３氏名読み１−４内容１−５所属グループ２−１グループ名２−２グループ名読み２−３グループ管理番号１４−１ＣＰＵ１４−２ＲＡＭ１４−３ＲＯＭ１４−４表示装置１４−５入力装置

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】各カードに対して、複数の項目を入力
し、各カードを単位として管理を行うカード型データ管
理装置において、特定の項目に入力するデータをその内容と管理番号を対
にして格納した項目データリストを備え、各カードの特定の項目に前記項目データリストの管理番
号を複数入力することにより、特定の項目に複数のデー
タを入力可能としたことを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】各個人データに対して、氏名、住所、所
属グループ等の複数のデータ項目に対してそれぞれデー
タを入力し、管理を行う個人データ管理装置において、所属グループの項目に入力されるデータと管理番号を対
にして格納した所属グループリストを備え、前記各個人データの所属グループの入力に、前記グルー
プリストの管理番号を複数入力可能としたことを特徴と
するデータ管理装置。
【請求項３】前記特定の項目の複数のデータを選択指
示し、該選択指示された複数のデータにすべて該当する
カードを検索、表示可能としたことを特徴とする請求項
１記載のデータ管理装置。
【請求項４】前記所属グループを複数選択指示し、該
選択指示された複数のグループにすべて所属する個人デ
ータを検索、表示可能としたことを特徴とする請求項２
記載のデータ管理装置。
【請求項５】前記特定の項目の複数のデータを選択指
示し、該選択指示された複数のデータのいずれかに該当
するカードを検索、表示可能としたことを特徴とする請
求項１記載のデータ管理装置。
【請求項６】前記所属グループを複数選択指示し、該
選択指示された複数のグループにいずれかに所属する個
人データを検索、表示可能としたことを特徴とする請求
項２記載のデータ管理装置。