JPH0756748A - コンカレントオフィス業務支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 オフィスにおける業務などにおいて、対話的
に複数の業務を並行して利用できる業務遂行支援環境を
提供する。 【構成】 利用者の業務進行状況が記述される業務情報
記憶部２と、業務情報の監視とアプリケーションの起動
情報を獲得する業務情報監視部１と、アプリケーション
の起動制御を行なうアプリケーション実行制御部４と、
アプリケーションの起動情報を格納するアプリケーショ
ン情報ＤＢ５と、アプリケーションの実行状況、起動条
件を管理するアプリケーション実行状況記憶部３とを備
える構成において、業務情報監視部１が逐一業務情報記
憶部２をモニタし、アプリケーション実行状況記憶部３
に登録されている現在起動中または休止中のアプリケー
ションの起動条件のチェックを行なう。起動条件が満た
されれば、その旨利用者に通知し、利用者からの指示で
該当するアプリケーションの再開を行なう。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、計算機上のツールを利
用する業務において、複数の業務を実行する担当者を支
援する装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】オフィスにおける業務等では、通常、複
数の業務を並行して実行することが要求されている。例
えば、ある処理を他の担当者に依頼し、その回答を待っ
ている間に別の処理を進め、回答が来た時点で現在の仕
事を中断または終了し、先の業務に戻るということが行
なわれている。特に、計算機やＯＡ機器のオフィスへの
普及により、電子メール等の電子的なメディアによる連
絡手段を利用できる環境においては、この傾向は顕著で
ある。

【０００３】複数の業務を並行して行なう技術として
は、ＭＳ−ＷＩＮＤＯＷＳやＸ−ＷＩＮＤＯＷに代表さ
れるマルチウィンドウシステムによる業務実行環境があ
る。利用者は、複数の業務を複数のウィンドウを利用す
ることで行ない、ウィンドウを順次切り替えることで。
複数の業務の実行を並行して行なう。また、情報処理学
会論文誌Ｖｏｌ．３３，Ｎｏ．１１「仕事の切り替えを
支援するインタフェースシステムＴＡＣＴ」に記載され
ている方法では、タスク毎のワークスペース（ｗｏｒｋ
ｓｐａｃｅ）と呼ぶ一時記憶を利用している。ワークス
ペースにはタスクの進行状況が記録されており、利用者
はワークスペースを切り替えることにより、自分が行な
うタスクの切り替えをする。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、複数の
処理を実行している状態で、例えば電子メールなどによ
り新たに情報が得られた時、どの業務処理を再開するか
といった、処理のスケジュールに関する判断は、すべて
業務を行なう利用者に任されていた。このような判断を
利用者に任せることは、利用者の負担を増大させ、効率
的な業務遂行を困難にする。

【０００５】本発明の目的は、業務処理で利用する計算
機上のアプリケーションの実行状況と業務の処理状況を
管理し、業務の処理状況によって中断していた業務が再
開可能になった場合にその旨利用者に通知することで、
対話的に複数の業務を並行して利用できる業務遂行支援
環境を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、利用者への入
出力手段と、業務上の処理を実行するアプリケーション
実行部を有し、利用者の並列的な業務遂行を支援する業
務支援装置であって、複数の業務アプリケーションによ
って共通に利用される業務情報記憶部と、実行または休
止中のアプリケーションの状態を記憶するアプリケーシ
ョン実行状況記憶部と、アプリケーション実行のために
必要なコマンドやパラメータ情報を格納するアプリケー
ション情報データベースと、前記業務情報記憶部と前記
アプリケーション実行状況記憶部の情報を逐一監視し、
起動可能となったアプリケーションをアプリケーション
実行制御部へ通知する業務情報監視部と、前記業務情報
監視部からの指示により、前記アプリケーション情報デ
ータベースの情報を利用し、前記アプリケーション実行
状況記憶部への情報登録とアプリケーション実行部への
アプリケーション実行指示を行なうアプリケーション実
行制御部と、を有することを特徴とする。

【０００７】

【実施例】図１は、本発明のコンカレントオフィス業務
支援装置を示す図である。このコンカレントオフィス業
務支援装置は、業務情報監視部１と、業務情報記憶部２
と、アプリケーション実行状況記憶部３と、アプリケー
ション実行制御部４と、アプリケーション情報ＤＢ５
と、アプリケーション実行部６と、入力手段７と、出力
手段８とを備えている。

【０００８】本発明においては、利用者が業務処理のた
めに起動する複数の業務処理アプリケーションの実行制
御を、業務情報、アプリケーション実行状況の２つの情
報を利用し、利用者との対話を通じて行なう。

【０００９】業務情報記憶部２には、利用者のアプリケ
ーション実行によって得られる情報とその情報の属性が
ペアにして書き込まれている。例えば、アプリケーショ
ンを利用して文書作成を行なった場合には、その文書の
本体、文書の内容を示す記述などが業務情報として書き
込まれる。

【００１０】利用者からの業務処理依頼（アプリケーシ
ョンの起動）は入力手段７を通して、アプリケーション
実行制御部４に行なわれる。アプリケーション実行制御
部６では、指定された処理内容をアプリケーション情報
ＤＢ５により検索し、該当するアプリケーション情報を
アプリケーション実行状況記憶部３に通知する。この時
通知される情報は、該当するアプリケーションを起動す
るために必要となるパラメータの属性である。

【００１１】アプリケーション実行状況記憶部３は、ア
プリケーション実行制御部４からの情報を起動条件とし
て登録する。さらに新しい情報が登録された旨を、業務
情報監視部１に通知する。

【００１２】業務情報監視部１は、逐一業務情報記憶部
２を監視し、現在アプリケーション実行状況登録部３に
登録されているアプリケーションが起動可能かどうかの
判断を行なう。また、利用者からの指示により新たにア
プリケーションが起動された場合には、アプリケーショ
ン実行状況記憶部３からの通知を受けて、新たに登録さ
れたアプリケーション情報の起動条件（この場合はアプ
リケーションの起動パラメータ）をアプリケーション実
行状況記憶部３から読み出し、その条件を満たす情報を
業務情報記憶部２または、利用者へ問い合わせることに
よって獲得する。新規または現在休止中のアプリケーシ
ョンの起動（または再開）に必要な情報が揃えば、アプ
リケーション実行制御手段４に当該アプリケーションの
起動または再開を通知する。同時に、利用者から情報を
獲得した場合は、その情報を業務情報記憶部２に通知す
る。

【００１３】アプリケーション実行制御部４は、アプリ
ケーション情報ＤＢ５に登録されているアプリケーショ
ンの起動方法に関する情報と、業務情報監視部１から得
たパラメータ情報を組み合わせ、アプリケーション実行
部６へアプリケーションの起動を指示する。アプリケー
ション実行により得られた情報は、業務情報記憶部２に
送られ記録される。

【００１４】業務情報記憶部２の情報は、他の複数のプ
ロセス（例えば電子メールなどを監視するアプリケーシ
ョン）によっても更新される。このように、業務の進行
に伴って更新される業務情報をモニタし、停止中の処理
が再開可能になった時点で利用者に通知することによ
り、利用者が複数の業務処理の順番を気にすること無
く、円滑に業務を進めることが可能となる。

【００１５】以下、具体例を挙げて説明する。

【００１６】今、業務担当者が会議開催を行なう場合を
考える。担当者の作業としては、まず会議出席者のスケ
ジュールを確認し、出席者のスケジュールの調整がすん
でから、会議開催通知の作成を行なう、という段階を踏
む。しかしながら、通常スケジュール確認には、確認対
象者の応答を待つ必要があり、その間に、例えば会議開
催通知の原稿を書くといった、別の業務をすることにな
る。この時点で、担当者は、会議出席者のスケジュール
調整および、会議開催通知書の作成という、２つの業務
を並列して行なうことになる。

【００１７】本発明による装置を利用する場合、担当者
は入力手段７を通して、アプリケーション実行制御部４
に「スケジュール確認」の実行を指示する（７０３）。

【００１８】アプリケーション実行制御部４は、アプリ
ケーション情報ＤＢ５を検索し、「スケジュール確認」
に関する起動条件と再開条件を得る（４０２，５０
１）。

【００１９】図２は、アプリケーション情報データの一
例である。この例の場合、スケジュール確認のアプリケ
ーションを起動するためには、「確認対象者」と「確認
日程」で示される情報が必要であり、再開は、「確認対
象者からの返事がある」という条件が満たされた場合に
可能になることを示す。図では、記号“＄”により、そ
の情報属性の値を示している。ここで得られた起動条件
と再開条件は、アプリケーション実行状況記憶部３に通
知される。

【００２０】アプリケーション実行状況記憶部３では、
アプリケーション実行制御部４より通知された起動条件
および再開条件を、図３に示すテーブルにタスク名（本
実施例の場合は「スケジュール確認」）と対応づけて登
録する。テーブル中の「状態」には、「起動準備」、
「休止」、「実行」などの記述がされ、タスクの実行状
況を管理するために利用される。ここで、「起動準備」
は、タスクを実行のためのアプリケーションを起動する
起動条件をチェック中であることを示す。アプリケーシ
ョン実行状況記憶部３は、新たなタスクが登録されると
そのテーブル番号を業務情報監視部１に通知する（３０
１）。

【００２１】業務情報監視部１は、アプリケーション実
行状況記憶部３からの通知を受け、該当するテーブル番
号の起動条件をアプリケーション実行状況記憶部３から
読み出す。本実施例の場合、「確認対象者」および「確
認日程」で示される情報属性が得られれば、起動条件が
満たされる。該当するテーブル番号のタスクが「起動準
備」である場合、業務情報監視部１は、起動条件を満た
すために以下の順番で情報獲得処理を行なう。

【００２２】まず、業務情報記憶部２に対して目的とす
る情報が無いか問い合わせる（１０２，２０１）。業務
情報記憶部２から目的とする情報が得られない場合に
は、目的情報に関する質問文を生成し、出力手段８およ
び入力手段７を通して利用者から情報を得る（１０１，
７０１）。利用者に提示する質問文は例えば、「確認対
象者を入力して下さい」といったもので、あらかじめ登
録された質問文テンプレートなどを利用することで行な
う。いずれの場合も、得られた情報は、業務情報記憶部
２に通知して記憶する（１０２）。情報が得られて、起
動条件が満足されると、該当するタスクの起動と獲得さ
れた情報をアプリケーション実行制御部４に通知する
（１０３）。

【００２３】アプリケーション実行制御部４では、業務
情報監視部１からの起動通知を受け、アプリケーション
情報ＤＢ５から該当するタスク（本実施例の場合は「ス
ケジュール確認」）のコマンド情報を得る。このコマン
ド情報と起動情報を組み合わせることで、コマンドを生
成し、アプリケーション実行部に通知する（４０１）。
例えば業務情報監視部１で得られた起動情報が、「確認
対象者」は“石黒”、「確認日程」は“９３０７０１”
とすれば、アプリケーション情報ＤＢ５より得られたコ
マンド情報“Ｓｃｈｅｄｕｌｅ＄確認対象者＄確認日
程”によりスケジュール確認を行なうためのコマンド
“Ｓｃｈｅｄｕｌｅ 石黒 ９３０７０１”が生成され
る。

【００２４】アプリケーション実行部６では、実際にア
プリケーションの処理が実行され、“石黒”さんへ“９
３０７０１”の予定を尋ねる処理（例えば電子メールの
様なツールを利用して）が実行される。返事が返って来
るまでは、これ以上の処理を続行できないために、この
時点で利用者は、例えば「会議開催通知作成」といった
別の業務を開始する。この「会議開催通知作成」タスク
が実行されている段階での、アプリケーション実行状況
記憶部３が管理するテーブル情報は、図４に示すように
なる。

【００２５】業務情報記憶部２は、業務の進行状況が記
述される一種の共有メモリであり、例えば電子メールを
監視するアプリケーションなど他のプロセスによっても
書き換えられる。図５に示した一例は、業務の進行状況
を属性とその属性値の２つの要素によって記述したもの
である。先の「スケジュール確認」の依頼に対し、石黒
さんからの応答が返って来た場合、業務情報記憶部２に
属性“Ｒｅｐｌｉｅｄ（石黒）”、属性値“ＹＥＳ”な
る情報が書き込まれるとする。

【００２６】業務情報監視部１は、常に業務情報記憶部
２の情報をモニタしており、業務情報記憶部２に“Ｒｅ
ｐｌｉｅｄ（石黒）”なる情報が書かれた時点で、アプ
リケーション実行状況記憶部３のテーブルに登録されて
いる「スケジュール確認」タスクの再開条件“Ｒｅｐｌ
ｉｅｄ（＄確認対象者）”との一致を検出する（２０
１，３０１）。ここで、＄確認対象者という属性は、業
務情報記憶部２にある情報によって属性値“石黒”に置
換されている。業務情報監視部１は、「スケジュール確
認」タスクの再開が可能になった旨を利用者に通知し
（１０１）、利用者からの確認を得て（７０１）、アプ
リケーション実行制御部４に「スケジュール確認」タス
クの再開を指示する（１０３）。

【００２７】アプリケーション実行制御部４では、業務
情報監視部１からの再開指示により、アプリケーション
実行状況記憶部３に対して、現在実行中のタスク「会議
開催通知作成」を休止状態にし、「スケジュール確認」
タスクを実行状態にするよう通知する（４０３）。さら
に、「会議開催通知作成」アプリケーションの休止と、
「スケジュール確認」アプリケーションの再開をアプリ
ケーション実行部６に通知する（４０１）。

【００２８】アプリケーション実行部６での「スケジュ
ール確認」アプリケーション再開により、会議開催日が
決定されれば、その情報も例えば、属性“会議開催
日”、属性値“９３０７０１”という形式で業務情報記
憶部２に通知される（６０２）。また、アプリケーショ
ン実行部６でのアプリケーションの実行が終了すれば、
その旨アプリケーション実行制御部４に通知する（６０
３）。

【００２９】アプリケーション実行制御部４では、アプ
リケーション実行終了通知を受け、そのアプリケーショ
ンに対応するタスク（本実施例の場合「スケジュール確
認」）の削除をアプリケーション実行状況記憶部３に要
求する。アプリケーション実行状況記憶部３では、「ス
ケジュール確認」タスクに関する情報の削除が行なわれ
る。

【００３０】以上で説明したように、業務の進行状況に
応じて、複数の業務を並行して進めることが可能とな
る。また、本実施例ではある情報が得られないと次の処
理が進まないという時系列的な制約による業務を例とし
たが、締切が存在する業務の管理も、図６に示すような
再開条件を設定することにより可能となる。ここで、
“Ｔｉｍｅ（＄締切）”という条件は、システムによっ
て管理している時計が、＄締切で示される時刻（または
日付）になると成立するとする。締切になると、システ
ムの判断によりタスク起動のメッセージが利用者に通知
される。

【００３１】

【発明の効果】以上に説明したとおり、本発明によれ
ば、複数の業務の実行順序の制御や、締切の管理を行な
うことが可能となる。しかも、利用者との対話によって
その実行制御を行なうために、利用者に負担をかけず効
率的な業務遂行が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のコンカレントオフィス業務支援装置を
示す説明図である。

【図２】本発明のアプリケーション情報ＤＢに蓄積され
るデータの一例を示す図である。

【図３】本発明のアプリケーション実行状況記憶部で管
理するテーブルの一具体例を示す図である。

【図４】本発明のアプリケーション実行状況記憶部で管
理するテーブルの一具体例を示す図である。

【図５】本発明の業務情報記憶部で管理されるデータの
一例を示す図である。

【図６】本発明で締切管理を行なう場合のアプリケーシ
ョン情報データの一例を示す図である。

【符号の説明】

１ 業務情報監視部 ２ 業務情報記憶部 ３ アプリケーション実行状況記憶部 ４ アプリケーション実行制御部 ５ アプリケーション情報ＤＢ ６ アプリケーション実行部 ７ 入力手段 ８ 出力手段

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】利用者への入出力手段と、業務上の処理を
   実行するアプリケーション実行部を有し、利用者の並列
   的な業務遂行を支援する業務支援装置であって、 複数の業務アプリケーションによって共通に利用される
   業務情報記憶部と、 実行または休止中のアプリケーションの状態を記憶する
   アプリケーション実行状況記憶部と、 アプリケーション実行のために必要なコマンドやパラメ
   ータ情報を格納するアプリケーション情報データベース
   と、 前記業務情報記憶部と前記アプリケーション実行状況記
   憶部の情報を逐一監視し、起動可能となったアプリケー
   ションをアプリケーション実行制御部へ通知する業務情
   報監視部と、 前記業務情報監視部からの指示により、前記アプリケー
   ション情報データベースの情報を利用し、前記アプリケ
   ーション実行状況記憶部への情報登録とアプリケーショ
   ン実行部へのアプリケーション実行指示を行なうアプリ
   ケーション実行制御部と、を有することを特徴とするコ
   ンカレントオフィス業務支援装置。
2. 【請求項２】利用者の業務進行状況が記述される業務情
   報記憶部と、 業務情報の監視とアプリケーションの起動情報を獲得す
   る業務情報監視部と、 アプリケーションの起動制御を行なうアプリケーション
   実行制御部と、 アプリケーションの起動情報を格納するアプリケーショ
   ン情報ＤＢと、 アプリケーションの実行状況、起動条件を管理するアプ
   リケーション実行状況記憶部とを備え、 前記業務情報監視部が逐一前記業務情報記憶部をモニタ
   し、前記アプリケーション実行状況記憶部に登録されて
   いる現在起動中または休止中のアプリケーションの起動
   条件のチェックを行ない、起動条件が満たされれば、そ
   の旨利用者に通知し、利用者からの指示で該当するアプ
   リケーションの再開を行なうことを特徴とするコンカレ
   ントオフィス業務支援装置。