JPH07125377A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、フォームデータの辞書と呼出し機能
により、フォーム印刷や更新を行うときに、フォームデ
ータの指定が容易に行えることを目的とする。 【構成】ユーザがフォームデータの属性情報を指示後、
登録済フォームデータから該当するフォームデータを検
索し、更新時や印刷時に即時にフォームデータの指定が
可能なフォームデータ呼出し機能とフォームデータ辞書
を具備することにより達成される。 【効果】更新や印刷の対象としたいフォームデータの指
定が属性情報により指定可能となり、フォームの更新や
フォーム印刷が即時に行えるようになり、操作性が向上
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、フォーム印刷機能を備
えた文書作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】伝票，公官庁提出書類等の、あらかじめ
用紙上に記入欄を示す枠などが印刷されている書式の、
指定した位置に指定した文字や図形等を印刷するとき
に、印刷位置やサイズ，文字数，行数といった情報であ
るフォームデータと、実際に印刷する文字や図形等が登
録してある文書を指定して印刷を行う、フォーム印刷
は、有効な手段となっている。また、使用するフォーム
データは文書フロッピ等に保存されてシステム側から提
供されていたり、ユーザが書式に合わせて作成し、文書
フロッピ等に登録している。システム側で提供されるフ
ォームデータは主に、規格により規定されている書式、
例えばはがき，定形の封筒や、市販の伝票等の、既成の
用紙にデータを印刷するためのものがある。文書フロッ
ピ等に保存されているフォームデータファイルを呼出し
時またはフォーム印刷時に指定する際に、文書名一覧を
表示し、文書番号により指定する必要があり、使いたい
フォームデータを探したりする手間がかかっていた。特
に、システム側で提供されるフォームデータ集から探す
のに手間がかかっていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかるに、従来技術に
おいては、文書フロッピ等に保存されているフォームデ
ータファイルを文書名一覧から探す手間がかかった。一
般的に規格により規定されている書式は、標準的な寸法
や尺度の組合せで表現されている。例えば原稿用紙の場
合は寸法，文字数，縦横書き等で、また、封筒の場合は
号数，型，縦横書き等で表現されている。ユーザはこの
ようなフォームデータ固有の属性情報を認識している場
合が多いので、フォームデータファイルの文書名が判っ
ていない場合でも、どのような属性の用紙に印刷したい
のかを印刷時に指定できればフォーム印刷が簡単に行え
るようになる。

【０００４】本発明の目的は、呼出し，印刷時に、フォ
ームデータの標準的な寸法や尺度により表現される属性
情報が保存してあるフォームデータ辞書から、属性を指
定することにより対象としたいフォームデータファイル
が即時に検索可能で、フォームデータファイルの呼出し
や、フォーム印刷の指示が即時に行えるようにし、使い
勝手のよい装置を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、個々のフォームデータファイルの属性情報を格納す
るフォームデータ辞書を設け、呼出しや印刷時に、フォ
ームデータ辞書に格納してあるフォームデータファイル
の属性情報から、フォームデータ指示メニュー画面を表
示し、その画面において属性情報を指示することによ
り、対象としたいフォームデータファイルの指示を可能
としたフォームデータ呼出しを行う。

【０００６】

【作用】フォームデータ辞書に、フォームデータファイ
ルの個々のフォームデータに付随する属性を格納してお
き、呼出しやフォーム印刷時に、フォームデータ辞書に
格納してある属性から、フォームデータ指示メニュー画
面を表示し、その画面においてユーザは属性を指示する
ことにより、対象としたいフォームデータの検索が可能
となり、フォームデータの呼出しが即時に行えるように
なる。

【０００７】

【実施例】以下、本発明を日本語ワードプロセッサに実
施した例について図面により説明する。

【０００８】図１は本発明を適用した日本語ワードプロ
セッサの構成について示したブロック図である。

【０００９】１は文字，コマンド等の入力を行うキーボ
ードやポインティングデバイス等の入力部である。２は
半導体メモリや磁気記憶装置等による記憶部で、文書編
集中の文書の情報が入っている文書データ格納バッファ
２１があり、その中には文書の文字データ２２と、図
形，画像等のグラフィックデータ２３、また、編集中の
文書データ２１を登録する際に各文書に付与する文書名
データ２４がある。また、記憶部２には、フォーム印刷
する際の位置等の属性情報となる、フォームデータが格
納してあるフォームデータ格納バッファ２５があり、そ
の中にはフォームデータ２６、また、編集中のフォーム
データ２６を登録する際にフォームデータファイルに付
加するフォーム名称データ２７がある。ファイル２８
は、文書やフォームデータをファイルとして登録する格
納ファイルである。また記憶部には、フォームデータ辞
書２９と、属性を定義するフォームデータ辞書属性情報
テーブル３０がある。次に４は、前記各部の制御を行う
ためのマイクロプロセッサ等による制御部で、各種文書
やフォーム情報の作成，編集等の制御を行う編集制御部
４１があり、その中には、文字やグラフィックの入力，
編集を制御する文書データ制御部４２，フォーム情報の
入力，編集を制御するフォームデータ制御部４３があ
る。フォーム制御部４３の中には、フォームデータ２６
を設定するフォーム作成制御部４４と、各フォームデー
タファイルに対し、属性情報の登録や呼出しを行うフォ
ームデータ辞書制御部４５がある。また編集制御部４１
には、そのほか、表示部６の制御を行う表示制御部４
６，印刷部７の制御を行う印刷制御部４７がある。ま
た、６は文字，図形等の文書情報やフォーム情報などを
表示するＣＲＴディスプレイ等による表示部である。７
はプリンタ等による印刷部である。

【００１０】次に、本発明を適用した日本語ワードプロ
セッサを起動し、フォームデータの作成，編集、及び印
刷を行う処理について、図３を用いて説明する。

【００１１】日本語ワードプロセッサを起動すると、ま
ず初めに編集制御部４が起動し、装置を初期化し（ステ
ップ１２１），初期メニュー画面を表示し(ステップ１
２２)，入力部１からの編集指示を待つ（ステップ１２
３）。ここで、利用者からの入力指示を判定し（ステッ
プ１２４），新規フォーム作成が指示された場合は、フ
ォームデータの新規作成時の初期処理を行い（ステップ
１２５），フォームデータ編集処理を行い（ステップ１
２８），ステップ１２４でフォームデータ更新が指示さ
れた場合は、対象ファイル指定処理を行い（ステップ１
２６），利用者が呼出ししたい登録済フォームデータフ
ァイルの選択処理を行う。ここでフォームデータファイ
ルの検索を行う。その後、選択されたフォームデータフ
ァイルを呼出し（ステップ１２７），フォーム編集処理
を行う（ステップ１２８）。また、ステップ１２４で印
刷が指示された場合は、対象ファイル指定処理を行い
（ステップ１３０），登録文書の印刷、またはフォーム
印刷を行う(ステップ１３１)。また、ステップ１２４で
フォームデータ辞書登録が指示された場合は、フォーム
データファイルの属性情報を登録したりするフォームデ
ータ辞書登録処理を行う（ステップ１２９）。また、各
編集処理，印刷処理が終了すると、初期メニュー画面に
戻り（ステップ１２２），入力待ち状態になる（ステッ
プ１２３）。

【００１２】ここで、文書とフォームデータの組合せに
より印刷を行うフォーム印刷処理について図９を用いて
説明する。フォーム印刷とは伝票，公官庁提出書類等
の、あらかじめ用紙上に記入欄を示す枠などが印刷され
ている書式上に、指定した印刷位置やサイズ，文字数，
行数といったフォームデータ内の属性情報に従って、指
定した文字や図形等の印刷を行う印刷方法であるが、図
９に示すフォームデータでは、上端からの長さ１００.
０ ミリ，左端からの長さ５０.０ ミリ，項目の横長さ
５０.０ ミリ，文字数５文字となっているので、その位
置，サイズ，文字数で、指定された文書の指定された内
容の印刷を行う。

【００１３】次に、本発明におけるフォームデータ辞書
（図５）とフォームデータ辞書属性情報テーブル（図
６）について説明する。これらのテーブルにはあらかじ
めシステム側で情報をセットしているか、あるいはユー
ザが格納できる。ユーザが格納する手段についてはフォ
ームデータ辞書登録処理（図１０）により後述する。

【００１４】まず、フォームデータ辞書（図５）につい
て詳細に説明する。フォームデータ辞書には、フォーム
データファイルの名称であるフォームデータ名３２と、
検索条件となる属性情報３３を格納する。属性情報３３
は１つのフォームデータファイルに対し複数個の属性情
報の項目３４を持ち、各フォームデータファイルに付随
する属性を、種類ごとに格納する。例えば、属性情報
（０）には原稿用紙，レポート用紙，宅急便宛名等とい
った用紙の種別をセットし、属性情報（１）にはＡ社，
Ｂ社等の会社名をセットし、属性情報（２）には封筒の
号数をセットするといったように１つのインデクスに対
し１種類の検索条件の属性情報をセットしておく。ま
た、対象とするフォームデータファイルを示す辞書ポイ
ンタ３５と、対象とする属性情報を示す辞書属性ポイン
タ３６を有する。さらに、個々のフォームデータファイ
ルに対しユーザが検索対象としたフォームデータファイ
ルであるか否かを示す情報を格納する検索条件チェック
テーブル３７を有する。検索条件チェックテーブルは１
つのフォームデータファイルに対し、１ビットの情報を
対応させ、検索条件にあてはまる場合は、ビットをＯＮ
（１）にし、検索条件にあてはまらなかった場合は、ビ
ットをＯＦＦ(０)にする。

【００１５】次に、フォームデータ辞書属性情報テーブ
ル３８（図６）について詳細に説明する。このテーブル
にはフォームデータ辞書３１に格納してある属性情報を
格納し、図７に示すようなユーザに選択可能な検索条件
のメニュー表示を行う際に参照する。フォームデータ辞
書属性情報テーブル３８のインデクスはフォームデータ
辞書３１の属性情報３３のインデクスと１対１に対応
し、例えば、図５に示すような情報がフォームデータ辞
書３１にセットされている場合は、フォームデータ辞書
属性情報テーブル３８の（０）には原稿用紙，レポート
用紙，宅急便宛名等の用紙の種別をセットし、（１）に
はＡ社，Ｂ社等の会社名をセットし、(２)には封筒の号
数をセットしたりする。また、ユーザが検索条件として
指定したデータを格納する属性情報テーブル３９と、対
象とする属性情報を示す属性情報ポインタ４０を有す
る。属性情報テーブル３９は、フォームデータ辞書属性
情報テーブル３８の１つのインデクスに対して、１つの
項目を持ち、対応するインデクスに選択された属性情報
をセットする。例えば、図６に示すような情報がフォー
ムデータ辞書属性情報テーブルにセットされていて、ユ
ーザが「封筒」「長形」「３号」を指定している場合
は、属性情報テーブル（０）には「封筒」、(２）には
「長形」、（４）には「３号」をセットする。

【００１６】次に、本発明において用いる文書名一覧表
示の一例を図７を用いて説明する。フォームデータファ
イルの呼出し時やフォーム印刷時に対象とするフォーム
データのファイルを指定する必要があるが、従来の方式
では、文書名一覧表示時に、フォームデータの文書No．
を指定していた。本実施例では、この方式に、属性情報
の指定によるフォームデータの検索による指定に加え、
文書名一覧表と伴に、フォームデータ辞書の属性情報の
メニュー表示を行い、そのメニューから、ユーザが印刷
したい形式のフォームデータを指定できるようにする。
一般に、フォームデータは規格により規定されている書
式、例えばはがき，定形の封筒や、市販の原稿用紙，伝
票等の、既成の用紙にデータを印刷するためのものであ
る。このため、ユーザはフォームデータを属性で探す場
合が多い。例えば、Ａ４サイズの縦書き原稿用紙に４０
０字で印刷したいとか、レポート用紙に５００字で印刷
したいとか、長形，３号の封筒に宛名を印刷したいとい
った認識のし方をしている。また、頻繁に使用するフォ
ームデータである場合は、文書名で覚えているため、頻
繁に使用するフォームデータの場合は、従来通りの文書
No．の指定を行い、また、フォームデータの文書名が判
っていない場合には、「Ａ４サイズの縦書き原稿用紙に
４００字で印刷したい」というような指定を図７に示す
属性情報のメニュー表示にて行うことができる。

【００１７】次に、本発明による対象ファイル指定処理
について図２を用いて説明する。まず、文書名一覧表示
（図７）を行い（ステップ１０１）、入力設定処理（ス
テップ１０２）を行う。入力設定処理（ステップ１０
２）では、実行以外の指定であった場合は、指定した属
性情報に網かけ表示等をしたり、ユーザが文書番号を入
力した文書番号を表示する処理を行う。そして、実行の
指示があった時のみ処理を抜ける。ステップ１０１の文
書名一覧表示の一例は図７に示すとおりで、フォームデ
ータ辞書の属性情報のメニュー表示も併せて行う。ステ
ップ１０２ではこの画面上で文書No．や属性情報の指定
処理を行う。例えば、ここで印刷対象としたい用紙が
「封筒」「長形」「３号」の場合、それらの属性情報を
ユーザがカーソルキーやポインティングデバイス等で指
定し、指定した属性情報に網かけ表示等を行う。入力設
定処理（ステップ１０２）で実行が指定されたときは、
入力設定処理を抜け、ユーザにより指定された情報の判
定を行う(ステップ１０３)。フォームデータファイルの
文書番号が指定された場合は、指定された文書番号を内
部データとして取得するためのファイル番号取得処理を
行う（ステップ１０８）。また、ステップ１０３の判定
で、文書番号の指定がない場合は、指定された属性を検
索条件とし、フォームデータ辞書から該当となるフォー
ムデータファイルの検索を行うフォームデータ検索処理
を行う（ステップ１０４）。次に、図８に一例を示すよ
うに、検索したフォームデータファイルの一覧を表示し
（ステップ１０５）、入力設定処理（ステップ１０６）
を行う。入力設定処理（ステップ１０６）では、実行、
または、取消が指示されるまで、文書番号を入力したり
表示したりする処理を行う。（ステップ１０７）の判定
で、取消の指定で入力設定処理を抜けた場合は、文書名
一覧表示（ステップ１０１）に戻る。また、ステップ１
０７の判定で、実行が指定された場合は、ファイル番号
取得処理を行う（ステップ１０８）。

【００１８】ここで、ステップ１０４に示すフォームデ
ータ検索処理について図４を用いて詳細に説明する。こ
の処理ではユーザが指定した属性によりフォームデータ
辞書を検索し、検索条件にあてはまったフォームデータ
ファイルに対する検索条件チェックテーブルのビットを
ＯＮする処理を行う。まず、検索条件チェックテーブル
３７の全ビットをＯＮする（ステップ１６１）。次に、
属性情報ポインタ４０と辞書属性ポインタ３６を０クリ
アする（ステップ１６２）。次に、辞書ポインタ３５を
０クリアする（ステップ１６３）。属性情報ポインタ４
０の示す属性情報テーブル３９に検索条件がセットされ
ているかチェックし(ステップ１６４)、検索条件がセッ
トされている場合は、辞書ポインタ３５の示す検索条件
チェックテーブル３７のビットがＯＮされているか判定
（ステップ１６５）する処理に進む。検索条件がセット
されていない場合は、辞書属性ポインタ３６に１を加算
し属性情報ポインタ４０に１を加算する処理（ステップ
１７０）に進む。ステップ１６５の判定で、ＯＮされて
いなかった場合には、辞書ポインタに１を加算（ステッ
プ１６８）する処理に進み、ＯＮされていた場合には、
辞書ポインタ３５と辞書属性ポインタ３６の示す属性情
報が属性情報ポインタ４０の示す属性情報テーブル３９
のユーザが指定した属性情報とマッチングしたか判定
（ステップ166)する処理に進む。ステップ１６６の判定
で、マッチングした場合は、辞書ポインタに１を加算
（ステップ１６８）する処理に進み、マッチングしなか
った場合は、辞書ポインタ３５の示す検索条件テーブル
３７のビットをＯＦＦ（ステップ１６７）する。次に、
辞書ポインタに１を加算し(ステップ１６８)、辞書ポイ
ンタ３５が登録数より小さいかを判定し（ステップ１６
９）、小さい場合は辞書ポインタ３５の示す検索条件チ
ェックテーブル３７のビットがＯＮされているかの判定
（ステップ１６５）に戻る。辞書ポインタ３５が登録数
以上の場合は、辞書属性ポインタ３６に１を加算し属性
情報ポインタ４０に１を加算し（ステップ１７０）、辞
書属性ポインタ３６がｎより小さいかを判定し(ステッ
プ１７１)、小さい場合は辞書ポインタ３５に０をセッ
トする処理（ステップ１６３）に戻り、辞書属性ポイン
タ３５が属性情報を登録できる最大であるｎ以上の値に
なったときは、処理を抜ける。図２のステップ１０５の
フォームデータ一覧表示において、ビットがＯＮになっ
ているフォームデータファイルのフォーム名称データを
表示する。

【００１９】以上述べてきたように、本発明によるフォ
ームデータ辞書と呼出し機能によれば、ユーザは、フォ
ームデータの更新時やフォーム印刷時に、文書名一覧表
（図８）を表示し、属性情報選択後、検索結果一覧（図
９）を表示し、そこから即時に対象としたいフォームデ
ータを指示することができる。

【００２０】次に、ステップ１２９に示す、本発明の請
求項２によるフォームデータデータ辞書登録処理につい
て図１０を用いて説明する。まず、フォームデータ項目
設定画面（図１１）を表示し（ステップ１５１）、入力
待ちになる(ステップ１５２)。ここで利用者からの入力
指示を判定し（ステップ１５３）、実行以外の場合は、
フォームデータ辞書登録画面（図１１）表示(ステップ
１５１)に戻る。ステップ１５３の判定で、実行が指定
された場合は、フォームデータ辞書とフォームデータ辞
書属性情報テーブルを更新する（ステップ１５４）。

【００２１】以上、述べてきたように本実施例によれ
ば、更新，印刷時に、規格の規則性に従いフォームデー
タの属性が登録してあるフォームデータ辞書から、属性
を指定することにより対象としたいフォームデータが即
時に検索可能で、フォームデータの呼出しや、フォーム
印刷の指示を即時に行えるようになるので、操作性が向
上する。

【００２２】

【発明の効果】以上述べてきたように、本発明の文書作
成装置では、フォームデータの呼出しや、印刷時に、フ
ォームデータの標準的な寸法や尺度により表現される属
性情報が格納してあるフォームデータ辞書から、属性を
指定することにより対象としたいフォームデータが検索
可能になり、操作性が向上する。また、頻繁に使用する
フォームデータである場合は、文書名で覚えているた
め、頻繁に使用するフォームデータの場合は、従来通り
の文書No．の指定を行い、また、フォームデータの文書
名が判っていない場合には、「Ａ４サイズの縦書き原稿
用紙に４００字で印刷したい」というような指定を属性
情報のメニュー表示にて行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用した日本語ワードプロセッサの基
本構成を示したブロック図である。

【図２】本発明を適用した日本語ワードプロセッサの対
象ファイル指定処理を示すフロー図である。

【図３】本発明を適用した日本語ワードプロセッサのＷ
Ｐ基本編集を示すフロー図である。

【図４】本発明におけるフォームデータ検索処理を示す
フロー図である。

【図５】本発明におけるフォームデータ辞書を示す図で
ある。

【図６】本発明におけるフォームデータ辞書属性情報テ
ーブルを示す図である。

【図７】本発明における文書名一覧表の画面を示す図で
ある。

【図８】本発明における文書名一覧表の画面を示す図で
ある。

【図９】本発明におけるフォームデータとフォーム印刷
の画面を示す図である。

【図１０】本発明におけるフォームデータ辞書登録処理
を示すフロー図である。

【図１１】本発明におけるフォームデータ辞書登録画面
を示す図である。

【符号の説明】

１…入力部、２…記憶部、４…制御部、６…表示部、７
…印刷部、２１…文書データ格納バッファ、２２…文字
データ、２３…グラフィックデータ、２４…文書名デー
タ、２５…フォームデータ格納バッファ、２６…フォー
ムデータ、２７…フォーム名称データ、２８…ファイ
ル、２９，３１…フォームデータ辞書、３０…フォーム
データ辞書属性情報テーブル、３２…フォームデータ
名、３３…属性情報、３４…属性情報の項目、３５…辞
書ポインタ、３６…辞書属性ポインタ、３７…検索条件
チェックテーブル、３８…フォームデータ辞書属性情報
テーブル、３９…属性情報テーブル、４０…属性情報ポ
インタ。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文字や図形，画像といったデータを入力す
   るための入力手段と、入力されたデータを記憶するため
   の記憶手段と、前記記憶部に記憶されたデータを表示す
   る表示手段と、前記記憶部に記憶されたデータを印刷す
   る印刷手段と、前記入力手段により、用紙上に複数個の
   印刷指定エリアを設けることが可能で、印刷する各エリ
   アの位置，サイズ，文字数，行数といった属性情報（以
   下フォームデータと呼ぶ）を設定し、設定したフォーム
   データに従い、文書中の文字や図形，画像といったデー
   タを印刷するフォーム印刷をし、設定したフォームデー
   タをフォームデータファイルとして登録したりする編集
   処理手段とを有する、文書作成装置において、個々のフ
   ォームデータファイルの属性情報を格納するフォームデ
   ータ辞書と、呼出しや印刷時に、フォームデータ辞書に
   格納済のフォームデータファイルの属性情報から、フォ
   ームデータ指示メニュー画面を表示し、その画面におい
   て属性情報を指示することにより、対象としたいフォー
   ムデータの指示を可能としたフォームデータ呼出しを行
   うことを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】請求項１の文書作成装置において、フォー
   ムデータ辞書にユーザがフォームデータファイルの属性
   情報を格納することが可能なフォームデータ辞書登録手
   段を設けたことを特徴とする文書作成装置。