JPH04139557A - 電子ファイリングシステムにおけるホストコンピュータへの文書属性データ通知方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は、電子ファイリングシステムにおける文書管理
方式に関し、特に、電子ファイリングシステムとホスト
コンピュータを通信回線で接続しタオ、・ｌトワークシ
ステムにおける文書属性子−タの通知方式に関する。

従来の技術 従来、電子ファイリングシステム側で管理している文書
属性テークをホストコンピュータに通知するには、電子
ファイリングシステム内で記録している最新の文書属性
データを全件抽出し、−括して通知する方式をとってい
た。

従来の技術は、第２図に示すように、操作者からの指示
によりキーボード１０から入力された文書名、キーワー
ド等の文書属性テークと、スキャナ装置１１により入力
された文書イメージデータは、ローカル文書処理機構２
により、文書属性データは文書属性データ記憶機構４に
記録・管理され、文書イメージデータは光ディスクの大
容量記録媒体を利用した文書イメージデータ記憶機構５
によって記録・管理されていた。

ホストコンピュータ１３に対する文書属性データの通知
方式は、文書属性データ一括通知機ｔｓ６により、文書
属性データ記憶機［４から記録されている全件の文書属
性データを抽出し、分散処理機構３を通してホストコン
ピュータ１３へ通知を行う一括通知方式か採られていた
。

しかしながら、この従来の技術による方式では、文書属
性データ記憶機構４には文書属性データが更新された結
果の最新状態て管理されているために、ホストコンピュ
ータ１３へ通知されるのは最新の文書属性のみとなって
しぢう。

発明か解決しようどする課題 上述した従来の文書属性データの一括通知方式は、電子
ファイリングシステムに管理されている全ての文書属性
テークを抽出し、−括して通知する為に、既にホストコ
ンピュータ側で文書属性データか管理されている場合に
は、全ての文書属性データを一括通知された最新のテー
クに置き換えなければならないという欠点を有していた
。

また、通知方式が、通信回線によるファイル転送もしく
はフロ・ソビーディスク等の媒体を利用した一括通知方
式であった為に、ホストコンピュータ側において電子フ
ァイリングシステムと同期をとり、リアルタイムに文書
属性テークを管理することが出来ないという欠点を有し
ている。

近年、ホストコンピュータとの接続を初めとするネット
ワークシステムの利用形態が増加し、多様化するなかで
電子ファイリングシステムとホストコンピュータ側の文
書属性データの一元管理が望まれている。

本発明は従来の上記実情に鑑みてなされたものであり、
従って本発明の目的は、従来の技術に内在する上記課題
を解決することを可能とした新規な文書属性データ通知
方式を提供する事にある。

課題を解決するための手段 上記目的を達成する為に、本発明に係る電子ファイリン
グシステムにおけるホストコンピュータへの文書属性デ
ータ通知方式は、操作者からの指示を入力するキーホー
ド及び登録されている文書のイメージデータのディスプ
レイ装置への表示を制御する入出力制御機構と、電子フ
ァイリングシステム側における文書の登録・削除　修正
等の文書処理を制御するローカル文書処理機構と、ホス
トコンピュータと電子ファイリングシステムの連携処理
を制御する分散処理機構と、文書名、キーワード等の文
書を識別するための文書属性データを記録・管理する文
書属性データ記憶機構と、ホストコンピュータからの要
求に応じて最新の文書属性データを抽出し通知を制御す
る文書属性データ一括通知機構と、文書の登録　削除・
修正等の処理が発生した時点でその更新情報を蓄積・管
理する文書更新データ記憶機構と、ホストコンピュータ
からの要求に応じて指定された日時以降の文書更新デー
タを抽出し、通知する文書更新データ通知機構とを備え
て構成される。

実施例 次に本発明をその好ｔしい一実施例について図面を参照
して具体的に説明する。

第１図は本発明の一実施例を示すブロック構成図である
。

第１図を参照するに、本発明では、指定されたある時点
以降に発生した登録・削除　修正された文書の更新デー
タをホストコンピュータ１３に対して通知可能とするた
めに、第２図に示された従来技術に文書更新データ記憶
機構７及び文書更新データ通知機構８が追加されている
。

電子ファイリングシステムにおいて登録された文書はロ
ーカル文書処理機構２により処理され、文書属性データ
は文書属性データ記憶機構４に記録され、文書イメージ
データは文書イメージデータ記憶機構５に記録される。

この時、同時に処理された文書属性データは、登録・削
除・修正等の更新処理区分及び処理された日時データを
付与され、文書更新データ記憶機構７によって記録され
る。記録媒体としては大容量の光ディスクか利用される
。

ホストコンピュータ１３の指示により、文書更新データ
記憶機構７に記録された文書更新データは、文書更新デ
ータ通知ｖ！Ｉ楕８により指定された日時以降のデータ
か抽呂され、ホストコンピュータ１３に対して分散処理
機構３を通して通知される。

ホストコンピュータ１３は、既に管理されている文書属
性データと通知された文書更新データにより、文書属性
データを更新し、電子ファイヮングシステム側と同一の
文書属性データの維持　管理を行う。

発明の詳細 な説明したように、本発明によれば、文書の属性データ
を、登録・削除　修正等の更新処理区分と処理日時デー
タを付与してホストコンピュータに通知８来るために、
電子ファイリングシステム側で登録・更新されたデータ
が通信回線を通してリアルタイムに処理される事になり
、ホストコンピュータと電子ファイリングシステム間で
文書属性データを常に最新状態て管理することが可能と
なる。

また、従来の一括通知方式と本発明に係る方式を併用す
る事により、バッチ処理、オンライン処理を運用形態に
合わせて、処理方法を使い分ける事が可能となり、多様
なシステム精成を横築する二とが可能となる。

更に又、本発明によれは、電子ファイリングシステム間
で、文書更新データ通知方式を利用することにより、異
なる装置間で同一の文書属性データを保持することが可
能である。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に係る電子ファイリングシステムとホス
トコンピュータの一実施例を示すブロック構成図、第２
図は従来の電子ファイリングシステムとホストコンピュ
ータのブロック図である。 １・・・入出力制御機構、２・・ローカル文書処理機構
、３・・・分散処理機構、４・・・文書属性データ記憶
機構、５・文書イメージデータ記憶機構、６・・・文書
属性データ一括通知機構、７・・・文書更新データ記憶
機構、８・・文書更新データ通知機構、９・・・ディス
プレイ装置、１０・・キーボード、月・・・スキャナ装
置、１２・・・プリンタ装置、１３・・ホストコンピュ
ータ、１４・・・通信回線、１５・・電子ファイリング
システム

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）、文書、図面などの大量イメージデータを蓄積し
   、操作者からの要求に対して記憶装置からイメージデー
   タを読み出し、ディスプレイ装置への表示及びプリンタ
   装置への印字を行う電子ファイリングシステムと、ホス
   トコンピュータとを通信回線によって接続したネットワ
   ークシステム構成において、 電子ファイリングシステム側の文字の登録・更新処理を
   制御するローカル文書処理機構とホストコンピュータと
   の連携処理を制御する分散処理機構と、 ホストコンピュータからの要求に応じ、最新の文書属性
   データを抽出し、通知する文書属性データ一括通知機構
   と、 文書の登録・削除・修正等の処理が発生した時点でその
   更新情報を蓄積・管理する文書更新データ記憶機構と、 ホストコンピュータからの要求に応じ指定された日時以
   降の文書更新データを抽出し、通知する文書更新データ
   通知機構と、 を有する事を特徴とする電子ファイリングシステムにお
   けるホストコンピュータへの文書属性データ通知方式。
2. （２）、前記文書属性データ一括通知機構による処理方
   式と前記文書更新データ通知機構による処理方式をホス
   トコンピュータからの要求に従つて使い分けて使用する
   ことを更に特徴とする請求項（１）に記載の電子ファイ
   リングシステムにおけるホストコンピュータへの文書属
   性データ通知方式。