JP3041801B2 - 文書管理システムにおけるデータの削除・復元方式 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔概要〕 データの削除・復元方式に関し、 ワークステーション−ホスト計算機連携の文書管理シ
ステムにおいて、退避格納ファイルにデータを複写する
ことなく、データ管理情報（削除情報）を使うことによ
ってデータの削除・復元を可能にすることを目的とし、 入力部、送受信部、表示部、及び処理部を有し、ホス
ト計算機と連携するワークステーションと、送受信部、
処理部、及びデータ格納部を有するホスト計算機とが連
携して構成される文書管理システムにおいて、ワークス
テーションからホスト計算機にデータを登録する場合
に、そのデータを削除するべきか否かを示すデータ管理
情報を設定するデータ管理手段と、ワークステーション
からホスト計算機のデータ格納部に格納されているデー
タを削除する要求が来た場合にそのデータを削除せず、
そのデータのデータ管理情報を変更することにより、仮
想的にデータを削除するデータ削除手段と、ワークステ
ーションからホスト計算機のデータ格納部に格納されて
いる仮想的に削除されたデータを復元する要求が来た場
合に、前記データ管理情報を参照して、仮想的に削除さ
れているデータに関する情報をワークステーションの表
示部に表示させる第１の表示制御手段と、該表示部に一
覧表示されているデータ情報の中から、ワークステーシ
ョンの入力部を介して選択されたデータ情報を該ワーク
ステーションからホスト計算機に送信する送信手段と、
該送信主手段から送信されたデータ情報により特定され
るデータのデータ管理情報を変更することによりワーク
ステーションが文書管理システムに対するアクセスを終
了する前であればいつでも、該仮想的に削除されたデー
タを復元させるデータ復元手段と、該データ復元手段に
より復元されたデータに関する情報をワークステーショ
ンの表示部に表示させる第２の表示制御手段と、ワーク
ステーションの文書管理システムとのアクセス終了時
に、データ管理情報を参照して、データ格納部に格納さ
れている仮想的に削除された全てのデータを実際に削除
する実行手段を有し、ホスト計算機がワークステーショ
ンからアクセスされるデータをディレクトリ方式により
管理するように構成する。

〔産業上の利用分野〕

本発明は、ワークステーションとホスト計算機を連携
した文書管理システムに係り、さらに詳しくはデータの
削除・復元方式に関する。

〔従来の技術〕

近年、文書等の電子化が進み、コンピュータの外部記
憶装置に格納するデータ量は急激に増加している。これ
にともない、データをパーソナル・コンピュータやワー
クステーションの外部記憶装置に格納するだけでは記憶
容量が不足するようになった。これに対処するため、ワ
ークステーションとホスト計算機を連携した文書管理シ
ステムが登場している。ホスト計算機の外部記憶装置に
大量のデータを格納し、これをワークステーション側に
呼び出して処理する。

一方、管理する文書データ量が増すにつれて、文書管
理方式の柔軟性が要求されるようになってきている。例
えば、誤って削除してしまった文書データを復元する機
能が必要である。

単独のパーソナル・コンピュータやワークステーショ
ンで構成した文書管理システムの場合、一旦削除した文
書データを復元する方式として、いわゆるゴミ箱を使う
方式や、ディレクトリを使う方式がある。

ゴミ箱方式は、電子化されていない書類の通常の文書
管理方法を模倣したものである。すなわち、いらなくな
った文書データはゴミ箱に捨てるが、ゴミ箱のゴミを始
末するまでの間なら拾い出すことができる。システムは
ゴミ箱になぞらえたファイルを持ち、データを削除する
ときには、一旦データをこのファイルに複写する。ゴミ
箱ファイルのデータを始末するまでの間は、ゴミ箱ファ
イルから文書データを取り出すことによって、捨てたデ
ータを拾い出せる。ゴミ箱ファイルのデータの始末は処
理を終了する時点で行なわれたり、電源を切る時点で行
なわれたり、ゴミを始末する処理を実行することにより
行なわれる。

一方、ディレクトリを使う方式は、文書管理用のディ
レクトリの中に削除情報を示すフラグを設ける手法であ
る。ユーザが文書データを削除する命令を発した場合、
ディレクトリのなかの削除情報のフラグを立てる。フラ
グは立てるがデータそのものはその時点では削除せずに
とっておく。そして全処理の終了、あるいは電源を切る
等の時点で実際にデータを削除する。それまでの間なら
ユーザの復元命令に従って立ててあるフラグを下げるこ
とによりデータを復元できる。

パーソナル・コンピュータやワークステーション単独
の文書管理システムでは以上のような方法がとられてい
るが、ワークステーション−ホスト計算機連携の文書管
理システムは、従来、次のような方式でデータを管理し
ている。前述のゴミ箱方式と基本的には同様の方式であ
る。

ホスト側は、ワークステーションとの交信を行なう送
受信部、各種の処理を実行する処理部、データ格納部、
および削除するデータを一旦退避する退避格納ファイル
等で構成され、データの登録、削除、復元、取り出し等
のデータ管理を行なう。

第６図は、ワークステーション−ホスト計算機連携シ
ステムでの従来の文書管理方式の動作フローチャートで
ある。

まず、ワークステーションとホスト計算機間のセッシ
ョンを開始し、文書管理システムをログオンする（S
1）。次にワークステーションからの処理要求を受け取
り（S2）、その処理要求の種類を判定する（S3）。処理
要求がデータの削除の場合（S31）は、データ格納部に
格納されているデータのなかから削除するデータを選択
し（S4）、そのデータを退避格納ファイルに複写する
（S5）。その後、複写元のデータ格納部のデータを削除
する（S6）。これによって削除要求に対する処理を終
え、次の処理要求の入力に戻る。

処理要求がアクセスの終了の場合（S32）は、削除要
求発生時に退避格納ファイルに格納しておいたすべての
データを削除して（S7）、処理を終了する。削除要求の
出ていたデータはこれによって実際に削除され、消滅す
るので、これ以後はデータの復元は不可能になる。

処理要求が復元の場合（S33）は、退避格納ファイル
のなかから復元するデータを選択し（S8）、そのデータ
を退避格納ファイルからデータ格納部に複写する（S
9）。これによって一旦削除要求を出したデータであっ
ても、アクセス終了以前であれば復元可能になる。

処理要求が削除および復元、アクセス終了以外の場合
（S34）は、その処理を実行して（S10）からに戻る。

このように退避格納ファイルを用いることによって、
一旦削除したデータの復元を可能にしている。

〔発明が解決しようとする課題〕

しかしながら、ワークステーション−ホスト計算機連
携の文書管理システムで従来採ってきた方式には次の２
点の問題があった。

一つは、データを退避格納ファイルに複写するのにか
かる時間の問題である。削除要求を出すごとに複写処理
が必要であり、文書処理を迅速化するうえで、この複写
時間は無視できないものである。

他の一つは、退避格納ファイルの容量の問題である。
削除するデータが多く、あるいは大きくなると退避格納
ファイル容量も膨大になり、システム全体の稼働効率を
落とす可能性もある。

従って、退避格納ファイルにデータを複写することな
く、データの削除・復元を可能にすればよいことは容易
に理解できる。

単独のパーソナル・コンピュータやワークステーショ
ンの文書管理システムでは、退避格納ファイルを使用し
ない方法として前述のディレクトリ方式が実施されてい
る。しかし、ワークステーションとホスト計算機を連携
した文書管理システムでは、ディレクトリ方式のような
方式は実現されていない。

本発明は、ワークステーション−ホスト計算機連携の
文書管理システムにおいて、退避格納ファイルにデータ
を複写することなく、データ管理情報（削除情報）を使
うことによってデータの削除・復元を可能にすることを
目的とする。

〔課題を解決するための手段〕

第１図は、本発明のブロック図である。

本発明は、ホスト計算機１とワークステーション２が
ローカル・エリア・ネットワークや通信回線等で結ば
れ、全体で一つの文書管理システムを構成している。

ワークステーション２は、ユーザの要求に従ってホス
ト計算機１に格納されている文書データの呼び出しや、
更新、削除、復元等の処理要求をホスト計算機に発する
とともに、ホスト計算機１から送られる処理結果等を表
示する。

ワークステーション２を介してホスト計算機１に入力
される各種要求は、ホスト計算機内のデータ管理手段３
によって処理される。本手段は、処理要求が文書データ
の削除・復元の処理の場合、データ削除情報格納手段４
に格納されているデータの管理情報を参照し、必要に応
じてこの管理情報を操作する。データ削除情報格納手段
４の削除情報は、例えば各文書データに付き１ビットの
フラグで構成でき、文書管理システムが管理している各
文書データについて「削除」する文書か「存在」する文
書かを示す情報を格納する。

ある文書データを削除する要求があった場合、データ
管理手段３は、その文書データを実際に削除するのでは
なく、データ削除情報格納手段４に格納してある削除情
報を「存在」から「削除」に変更する。この操作によっ
て、ある文書データは仮想的に削除されたことになる。
一方、一旦削除要求のあった文書データを復元する要求
が入力された場合には、この削除情報を「削除」から
「存在」に変更する。これによってワークステーション
からその文書データを再び呼び出して処理を加えること
が可能になる。データ管理手段３は、ユーザが文書管理
システムへのアクセスを終了する時点で、外部記憶装置
等に格納されている文書データを実際に削除する。

〔作用〕

ユーザはワークステーション２を介して各種の文書デ
ータ処理要求をホスト計算機１に入力する。ホスト計算
機１内のデータ管理手段３は、この処理要求の入力を受
けて、まず、処理要求が何であるかを判定し、処理要求
にあった処理を実行する。処理要求には、例えば、文書
の登録や、取り出し、削除、復元がある。ユーザからの
処理要求が削除と判定された場合、データ管理手段３は
データ削除情報格納手段４に格納されている各文書デー
タの管理情報のなかで、削除すべき文書データの削除情
報を「存在状態」から「削除状態」に変更し、ワークス
テーション２に対して削除したことを示すメッセージを
返す。

その後、ユーザが削除した文書を復元する要求をワー
クステーション２を介してホスト計算機１へ入力する
と、データ管理手段３がこの処理要求の入力を受け、処
理要求の種類を判定する。復元と判定されると、以前
「削除状態」に変更したデータ削除情報格納手段４中の
その文書データに関するデータ管理情報を「削除状態」
から「存在状態」に再度変更し、復元した旨のメッセー
ジをワークステーション２に返す。

以上に説明した削除・復元操作は、ホスト計算機１の
主記憶等のメモリに常駐するデータ削除情報格納手段４
をデータ管理手段３が操作することによって仮想的に行
なわれ、実際の文書データには何の操作も加えられな
い。

削除・復元以外の文書の登録、取り出し等の要求につ
いては、データ管理手段３が要求内容を判定したうえ
で、その判定に応じた処理を行なう。登録の場合は、デ
ータ管理手段３が登録する文書データをワークステーシ
ョン２から受信し、ホスト計算機１中の記憶装置に格納
するとともに、その文書データの管理情報をデータ削除
情報格納手段４に格納する。新規に登録される文書デー
タの場合は、この時点で文書データの削除情報が「存在
状態」に設定される。

ユーザの要求が文書データの取り出しの場合は、デー
タ管理手段３は、まずワークステーション２が指定する
文書データをホスト計算機１中の記憶装置から呼び出
し、ワークステーション２へ送信する。

ユーザが文書管理システムのアクセスを終了する要求
をワークステーション２を介して要求すると、ホスト計
算機１中のデータ管理手段３はこのアクセス終了要求を
受信し、アクセスを終了するための処理を行なう。すな
わち、データ管理手段３はデータ削除情報格納手段４に
格納してある各文書データの削除情報を参照し、「削除
状態」になっている文書データについては、実際にホス
ト計算機１中の記憶装置に格納されている該文書データ
を削除する。

〔実施例〕

以下、第２図乃至第５図を参照しながら実施例を説明
する。

第２図は、本発明の実施例のシステム構成図である。
本実施例では、ホスト計算機５と、それにネットワーク
あるいは通信回線で接続しているワークステーション６
で構成される。ホスト計算機５は、ワークステーション
−ホスト計算機関の情報の入出力を制御する送受信部７
と、各種の処理を実行する処理部８、データを格納する
データ格納部９からなる。データ格納部９には、実際の
データ10および格納するデータを管理するためのデータ
管理情報11が格納されている。

一方、ワークステーション６は、各種の処理を行なう
処理部12、表示部13、入出力部14、ホスト計算機５との
情報のやりとりを制御する送受信部15からなる。さらに
処理部12は実際に処理を実行するCPU16と、CPU16が行な
う処理に必要なプログラムやデータを格納するメモリ17
からなり、表示部13は、表示ユニット18と表示内容を記
憶するための表示メモリ19からなる。入出力部14はフロ
ッピ・ディスク・ユニットとフロッピ・ディスクからな
る。

第３図は、実施例のデータ格納部９の内容の説明図で
ある。

ホスト計算機５にあるデータ格納部９は、前述のよう
に、各文書データ（10A、10B、10C、・・）、文書デー
タを管理するデータ管理情報11からなる。データ管理情
報11は、各文書データのデータ名20、各文書の登録日や
版数等の情報21、および削除情報22の項目からなるテー
ブルである。削除情報22の項目には、そのデータが削除
状態（削除を要求されている状態）にあるか、存在状態
（削除要求のない状態）にあるかを示す情報が格納され
る。

ワークステーション６で作成した文書データＤを文書
管理システムに登録する場合には、データＤは、ワーク
ステーション６の入出力部14、処理部12、送受信部15を
介してホスト計算機５に入力され、ホスト計算機側で
は、送受信部７および処理部８を介して、データ格納部
９のなかにデータＡ、データＢ、データＣに並んで格納
される。この際、データＤのデータ名、登録日、削除情
報等の管理情報をデータ管理情報11に格納する。

以下、本発明の動作を、第４図の実施例に特に関係す
る部分の動作フローチャート、および第５図のデータ管
理情報の変化説明図に沿って説明する。第５図では、初
期状態において、文書管理システムにデータＡおよびデ
ータＢが格納されているものとする。

まず、ワークステーション６からホスト計算機５の文
書管理システムにログオンする（ST1）。次に、処理項
目をワークステーション６側でユーザが入力し（ST
2）、ワークステーション６のCPU16は処理要求の種類を
判定する（ST3）。

処理要求が文書データの登録と判定された場合（ST3
1）、ワークステーション６のCPU16は、登録する文書デ
ータを入出力部14から読み込み、ホスト計算機５に送信
する。ホスト計算機５の処理部８は受信したデータ（第
５図（ｂ）データＣ）をデータ格納部９のデータ10の領
域に格納するとともに、データ管理情報11を設定する。
このとき、第５図（ｂ）のように、データ管理情報とし
て、データ名や登録日等の情報を格納し、削除情報を
「存在状態」に設定する（ST4）。処理部８は、登録処
理結果（データ名や登録日等の情報、「存在状態」に設
定された削除情報等のデータ管理情報）をワークステー
ション６に送信する。ワークステーション側のCPU16は
受信したデータ管理情報を表示メモリ19に送り、表示ユ
ニット18がその内容を表示する（ST5）。以上で文書デ
ータの登録が終了し、処理要求の入力（第４図）に戻
る。

ワークステーションのCPU16がユーザの処理要求をデ
ータの削除であると判定した場合（ST32）には、CPU16
は削除処理情報（削除するデータ名等）をホスト計算機
５に送信する。（ST6）。ホスト計算機５の処理部８
は、データ格納部９のなかのデータ管理情報11の該当す
る文書データの削除情報22を、第５図（Ｃ）のように
「存在状態」から「削除状態」に変更する（ST7）。こ
のとき、実際には、データ格納部９内の該当するデータ
は削除しない。次に、処理部８は、データ管理情報11を
検索し、削除情報が「存在状態」になっているデータの
情報（データ名等）をワークステーションに送信する。
ワークステーション側のCPU16は、受信したデータ管理
情報を表示メモリ19に送り、表示ユニット18がその内容
を表示し（ST5）、削除処理を終了する。

ユーザの処理要求が一旦削除した文書データの復元の
場合（ST33）、ワークステーション側のCPU16は復元処
理をホスト計算機５に依頼する。ホスト計算機の処理部
８は、データ管理情報11を検索し、削除情報が「削除状
態」になっているすべてのデータの情報（データ名等）
をワークステーションに送信する。CPU16は受信したデ
ータ情報を表示メモリ19に送り、表示ユニット18に表示
する。ユーザは表示されたデータ一覧から復元するデー
タを選択し、CPU16は選択したデータのデータ名（第５
図データＣ）をホスト計算機に送信する（ST8）。ホス
ト計算機の処理部８は、ワークステーション６からデー
タ名を受信し、第５図（ｄ）のようにデータ管理情報11
の該当データの削除情報を「削除状態」から「存在状
態」に変更する（ST9）。次に処理部９は、データ管理
情報11を検索し、削除情報が「存在状態」になっている
データの情報（データ名等）をワークステーションに送
信する。ワークステーションのCPU16は受信したデータ
情報を表示メモリ19に送り、表示ユニット18に表示し
（ST5）、データの復元処理を終了する。

ユーザの処理要求が文書管理システムとのアクセスの
終了と判定された場合（ST34）には、CPU16がアクセス
終了要求をホスト計算機に送信する。ホスト計算機の処
理部８は、データ管理情報11を検索し、削除情報が「削
除状態」になっているデータの全てに関して、データ格
納部９に格納してあるデータ自体を削除し（ST10）、そ
の後、終了処理を行なう。

処理要求が、文書データの削除・復元・登録、および
アクセスの終了以外の要求の場合（ST35）は、ホスト計
算機５の処理部８は、その処理を実行し（ST11）、その
処理結果をワークステーションに送信する。CPU16は受
信した処理結果情報を表示メモリ19に送り、表示ユニッ
ト18に表示する（ST5）。その後、次の処理要求入力へ
移る。

このように、ユーザからデータ削除要求があった場合
には、データそのものを削除せずに、データ管理情報の
削除情報を変更して仮想的な削除を行ない、データの復
元ができるようにした。

（発明の効果） 本発明によれば、文書データの削除要求に対して、デ
ータ管理情報のなかに削除情報を設け、その削除情報を
変更して仮想的な削除を行なうことにより、退避格納フ
ァイルに文書データを複写することなく、データの削除
・復元が可能になった。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明のブロック図、 第２図は本発明の一実施例のシステム構成図、 第３図は本発明の一実施例のデータ管理説明図、 第４図は本発明の一実施例の動作フローチャート、 第５図（ａ）〜（ｄ）は本発明の一実施例の動作説明
図、 第６図は従来方式の動作フローチャートである。 １……ホスト計算機、 ２……ワークステーション、 ３……データ管理手段、 ４……データ削除情報格納手段。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (56)参考文献 特開 昭61−260339（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−86042（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−138442（ＪＰ，Ａ) ｂｉｔ別冊「高性能ワークステーショ ン」，昭和62年７月15日、共立出版株式 会社，Ｐ．232〜241 ｂｉｔ，通巻第212号，昭和59年11月 １日、共立出版株式会社，Ｐ．33〜39 (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 12/00 520 ＪＩＣＳＴファイル

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】入力部、送受信部、表示部、及び処理部を
   有し、ホスト計算機と連携するワークステーションと、
   送受信部、処理部、及びデータ格納部を有するホスト計
   算機とが連携して構成される文書管理システムにおい
   て、 ワークステーションからホスト計算機にデータを登録す
   る場合に、そのデータを削除するべきか否かを示すデー
   タ管理情報を設定するデータ管理手段と、 ワークステーションからホスト計算機のデータ格納部に
   格納されているデータを削除する要求が来た場合にその
   データを削除せず、そのデータのデータ管理情報を変更
   することにより、仮想的にデータを削除するデータ削除
   手段と、 ワークステーションからホスト計算機のデータ格納部に
   格納されている仮想的に削除されたデータを復元する要
   求が来た場合に、前記データ管理情報を参照して、仮想
   的に削除されているデータに関する情報をワークステー
   ションの表示部に表示させる第１の表示制御手段と、 該表示部に一覧表示されているデータ情報の中から、ワ
   ークステーションの入力部を介して選択されたデータ情
   報を該ワークステーションからホスト計算機に送信する
   送信手段と、 該送信手段から送信されたデータ情報により特定される
   データのデータ管理情報を変更することによりワークス
   テーションが文書管理システムに対するアクセスを終了
   する前であればいつでも、該仮想的に削除されたデータ
   を復元させるデータ復元手段と、 該データ復元手段により復元されたデータに関する情報
   をワークステーションの表示部に表示させる第２の表示
   制御手段と、 ワークステーションの文書管理システムとのアクセス終
   了時に、データ管理情報を参照して、データ格納部に格
   納されている仮想的に削除された全てのデータを実際に
   削除する実行手段を有し、 ホスト計算機がワークステーションからアクセスされる
   データをディレクトリ方式により管理することを特徴と
   する文書管理システムのデータ削除・復元処理方式。