JPH02297231A - 文書管理システムにおけるデータの削除・復元方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔１既　　　　　要〕 データの削除・復元方式に関し、 ワークステーション−ホスト計算機連携の文書管理シス
テムにおいて、退避格納ファイルにデータを複写するこ
となく、データ管理情報（削除情報）を使うことによっ
てデータの削除・復元を可能にすることを目的とし、 ホスト計算機およびワークステーションを連携した文書
管理システムにおいて、前記ワークステーションによっ
て、前記ホスト計算機に登録してあるデータを削除・復
元する場合に、前記ホスト計算機内に位置し、データを
削除すべきか否かを示すデータ管理情報を格納するデー
タ削除情報格納手段と、前記データ削除情報格納手段に
格納するデータ管理情報を変更することによりデータの
仮想的な削除及び復元を可能とするデータ管理手段とを
有するように構成する。

［産業上の利用分野］ 本発明は、ワークステーションとホスト計算機を連携し
た文書管理システムに係り、さらに詳しくはデータの削
除・復元方式に関する。

［従来の技術］ 近年、文書等の電子化が進み、コンピュータの外部記憶
装置に格納するデータ量は急激に増加している。これに
ともない、データをパーソナル・コンピュータやワーク
ステーションの外部記↑、α装置に格納するだけでは記
憶容量が不足するようになった。これに対処するため、
ワークステーションとホスト計算機を連携した文書管理
システムが登場している。ホスト計算機の外部記憶装置
に大量のデータを格納し、これをワークステーション側
に呼び出して処理する。

一方、管理する文書データ量が増すにつれて、文書管理
方式の柔軟性が要求されるようになってきている。例え
ば、誤って削除してしまった文書データを復元する機能
が必要である。

単独のパーソナル・コンピュータやワークステーション
で構成した文書管理システムの場合、−旦削除した文書
データを復元する方式として、いわゆるゴミ箱を使う方
式や、ディレクトリを使う方式がある。

ゴミ箱方式は、電子化されていない書類の通常の文書管
理方式を模倣したものである。すなわち、いらなくなっ
た文書データはゴミ箱に捨てるが、ゴミ箱のゴミを始末
するまでの間なら拾い出すことができる。システムはゴ
ミ箱になぞらえたファイルを持ち、データを削除すると
きには、−旦データをこのファイルに複写する。ゴミ箱
ファイルのデータを始末するまでの間は、ゴミ箱ファイ
ルから文書データを取り出すことによって、捨てたデー
タを拾い出せる。ゴミ箱ファイルのデータの始末は処理
を終了する時点で行なわれたり、電源を切る時点で行な
われたり、ゴミを始末する処理を実行することにより行
なわれる。

一方、ディレクトリを使う方式は、文書管理用のディレ
クトリの中に削除情報を示すフラグを設ける手法である
。ユーザが文書データを削除する命令を発した場合、デ
ィレクトリのなかの削除情報のフラグを立てる。フラグ
は立てるがデータそのものはその時点では削除せずにと
っておく。そして全処理の終了、あるいは電源を切る等
の時点で実際にデータを削除する。それまでの間ならユ
ーザの復元命令に従って立てであるフラグを下げること
によりデータを復元できる。

パーソナル−コンピュータやワークステーション単独の
文書管理システムでは以上のような方法がとられている
が、ワークステーション−ホスト計算機連携の文書管理
システムは、従来、次のような方式でデータを管１して
いる。前述のゴミ箱方式と基本的には同様の方式である
。

ホスト側は、ワークステーションとの交信を行なう送受
信部、各種の処理を実行する処理部、データ格納部、お
よび削除するデータを一旦退避する退避格納ファイル等
で構成され、データの登録、削除、復元、取り出し等の
データ管理を行なう。

第６図は、ワークステーション−ホスト計算機連携シス
テムでの従来の文書管理方式の動作フローチャートであ
る。

まず、ワークステーションとホスト計算機間のセツショ
ンを開始し、文書管理システムをログオンする（Ｓｔ）
。次にワークステーションからの処理要求を受は取り（
Ｓ２）、その処理要求の種類を判定する（Ｓ３）。処理
要求がデータの削除の場合（Ｓ３１）は、データ格納部
に格納されているデータのなかから削除するデータを選
択しくＳ４）、そのデータを退避格納ファイルに複写す
る（Ｓ５）。その後、複写元のデータ格納部のデータを
削除する（Ｓ６）。これによって削除要求に対する処理
を終え、次の処理要求の入力に戻る■。

処理要求がアクセスの終了の場合（３３２）は、削除要
求発生時に退避格納ファイルに格納しておいたすべての
データを削除して（３７）、処理を終了する。削除要求
の出ていたデータはこれによって実際に削除され、消滅
するので、これ以後はデータの復元は不可能になる。

処理要求が復元の場合（Ｓ３３）は、退避格納ファイル
のなかから復元するデータを選択しくＳ８）、そのデー
タを退避格納ファイルからデータ格納部に複写する（Ｓ
９）。これによって−旦削除要求を出したデータであっ
ても、アクセス終了以前であれば復元可能になる。

処理要求が削除および復元、アクセス終了以外の場合（
Ｓ３４）は、その処理を実行して（ＳｔＯ）から■に戻
る。

このように退避格納ファイルを用いることによって、−
旦削除したデータの復元を可能にしている。

〔発明が解決しようとする課題〕

しかしながら、ワークステーション−ホスト計算機連携
の文書管理システムで従来採ってきた方式には次の２点
の問題があった。

一つは、データを退避格納ファイルに複写するのにかか
る時間の問題である。削除要求を出すごとに複写処理が
必要であり、文書処理を迅速化するうえで、この複写時
間は無視できないものである。

他の一つは、退避格納ファイルの容量の問題である。削
除するデータが多く、あるいは大きくなると退避格納フ
ァイル容量も膨大になり、システム全体の稼働効率を落
とす可能性もある。

従って、退避格納ファイルにデータを複写することなく
、データの削除・復元を可能にすればよいことは容易に
理解できる。

単独のパーソナル・コンピュータやワークステーション
の文書管理システムでは、退避格納ファイルを使用しな
い方法として前述のディレクトリ方式が実施されている
。しかし、ワークステーションとホスト計算機を連携し
た文書管理システムでは、ディレクトリ方式のような方
式は実現されていない。

本発明は、ワークステーション−ホスト計算機連携の文
書管理システムにおいて、退避格納ファイルにデータを
複写することなく、データ管理情報（削除情報）を使う
ことによってデータの削除・復元を可能にすることを目
的とする。

〔課題を解決するための手段〕

第１図は、本発明のブロック図である。

本発明は、ホスト計算機１とワークステーション２がロ
ーカル・エリア・ネットワークや通信回線等で結ばれ、
全体で一つの文書管理システムを構成している。

ワークステアジョン２は、ユーザの要求に従ってホスト
計算機１に格納されている文書データの呼び出しや、更
新、削除、復元等の処理要求をホスト計算機に発すると
ともに、ホスト計算機１から送られる処理結果等を表示
する。

ワークステーション２を介してホスト計算機１に入力さ
れる各種要求は、ホスト計算機内のデータ管理手段３に
よって処理される。本手段は、処理要求が文書データの
削除・復元の処理の場合、データ削除情報格納手段４に
格納されているデータの管理情報を参照し、必要に応じ
てこの管理情報を操作する。データ削除情報格納手段４
の削除情報は、例えば各文書データに付き１ビツトのフ
ラグで構成でき、文書管理システムが管理している各文
書データについて「削除」する文書か「存在」する文書
かを示す情報を格納する。

ある文書データを削除する要求があった場合、データ管
理手段３は、その文書データを実際に削除するのではな
く、データ削除情報格納手段４に格納してある削除情報
を「存在」から「削除」に変更する。この操作によって
、ある文書データは仮想的に削除されたことになる。一
方、−旦削除要求のあった文書データを復元する要求が
入力された場合には、この削除情報を「削除」から「存
在」に変更する。これによってワークステーションから
その文書データを再び呼び出して処理を加えることが可
能になる。データ管理手段３は、ユーザが文書管理シス
テムへのアクセスを終了する時点で、外部記憶装置等に
格納されている文書データを実際に削除する。

〔作　　　用） ユーザはワークステーション２を介して各種の文書デー
タ処理要求をホスト計算機１に入力する。

ホスト計算機１内のデータ管理手段３は、この処理要求
の入力を受けて、まず、処理要求が何であるかを判定し
、処理要求にあった処理を実行する。

処理要求には、例えば、文書の登録や、取り出し、削除
、復元がある。ユーザからの処理要求が削除と判定され
た場合、データ管理手段３はデータ削除情報格納手段４
に格納されている各文書データの管理情報のなかで、削
除すべき文書データの削除情報を［存在状態ｊから「削
除状態」に変更し、ワークステーション２に対して削除
したことを示すメツセージを返す。

その後、ユーザが削除した文書を復元する要求をワーク
ステーション２を介してホスト計算機ｌへ入力すると、
データ管理手段３がこの処理要求の入力を受け、処理要
求の種類を判定する。復元と判定されると、以前「削除
状態」に変更したデータ削除情報格納手段４中のその文
書データに関するデータ管理情報を「削除状態」から「
存在状態」に再度変更し、復元した旨のメツセージをワ
ークステーション２に返す。

以上に説明した削除・復元操作は、ホスト計算機１の主
記憶等のメモリに常駐するデータ削除情報格納手段４を
データ管理手段３が操作することによって仮想的に行な
われ、実際の文書データには何の操作も加えられない。

削除・復元以外の文書の登録、取り出し等の要求につい
ては、データ管理手段３が要求内容を判定したうえで、
その判定に応じた処理を行なう。

登録の場合は、データ管理手段３が登録する文書データ
をワークステーション２から受信し、ホスト計算機１中
の記憶装置に格納するとともに、その文書データの管理
情報をデータ削除情報格納手段４に格納する。新規に登
録される文書データの場合は、この時点で文書データの
削除情報が「存在状態」に設定される。

ユーザの要求が文書データの取り出しの場合は、データ
管理手段３は、まずワークステーション２が指定する文
書データをホスト計算機ｌ中の記↑、α装置から呼び出
し、ワークステーション２へ送信する。

ユーザが文書管理システムのアクセスを終了する要求を
ワークステーション２を介して要求すると、ホスト計算
機１中のデータ管理手段３はこのアクセス終了要求を受
信し、アクセスを終了するための処理を行なう。すなわ
ち、データ管理手段３はデータ削除情報格納手段４に格
納してある各文書データの削除情報を参照し、「削除状
態」になっている文書データについては、実際にホスト
計算機ｌ中の記憶装置に格納されている該文書データを
削除する。

〔実　　施　　例〕

以下、第２図乃至第５図を参照しながら実施例を説明す
る。

第２図は、本発明の実施例のシステム構成図である。本
実施例は、ホスト計算機５と、それにネットワークある
いは通信回線で接続しているワークステーション６で構
成される。ホスト計算機５は、ワークステーション−ホ
スト計算機間の情報の入出力を制御する送受信部７と、
各種の処理を実行する処理部８、データを格納するデー
タ格納部９からなる。データ格納部９には、実際のデー
タ１０および格納するデータを管理するためのデータ管
理情−報１１が格納されている。

一方、ワークステーション６は、各種の処理を行なう処
理部１２、表示部１３、入出力部１４、ホスト計算機５
との情報のやりとりを制御する送受信部１５からなる。

さらに処理部１２は実際に処理を実行するＣＰＵ１６と
、ＣＰＵ１６が行なう処理に必要なプログラムやデータ
を格納するメモリ１７からなり、表示部１３は、表示ユ
ニット１日と表示内容を記憶するための表示メモリ１９
からなる。人出力部１４はフロッピ・ディスク・ユニッ
トとフロッピ・ディスクからなる。

第３図は、実施例のデータ格納部９の内容の説明図であ
る。

ホスト計算機５にあるデータ格納部９は、前述のように
、各文書データ（１０Ａ、ＩＯＢ、１０Ｃ１・・）、文
書データを管理するデータ管理情報１１からなる。デー
タ管理情報１１は、各文書データのデータ名２０、各文
書の登録日や版数等の情報２１、および削除情報２２の
項目からなるテーブルである。削除情報２２の項目には
、そのデータが削除状態（削除を要求されている状態）
にあるか、存在状態（削除要求のない状態）にあるかを
示す情報が格納される。

ワークステーション６で作成した文書データＤを文書管
理システムに登録する場合には、データＤは、ワークス
テーション６の人出力部Ｉ４、処理部１２、送受信部１
５を介してホスト計算機５に入力され、ホスト計算機側
では、送受信部７および処理部８を介して、データ格納
部９のなかにデータＡ、データＢ、データＣに並んで格
納される。この際、データＤのデータ名、登録日、削除
情報等の管理情報をデータ管理情報１１に格納する。

以下、本発明の動作を、第４図の実施例に特に関係する
部分の動作フローチャート、および第５図のデータ管理
情報の変化説明図に沿って説明する。第５図では、初期
状態において、文書管理システムにデータＡおよびデー
タＢが格納されているものとする。

まず、ワークステーション６からホスト計算機５の文書
管理システムにログオンする（ＳＴＩ）。

次に、処理項目をワークステーション６側でユーザが入
力しく５Ｔ２）、ワークステーション６のＣＰＵ１６は
処理要求の種類を判定する（Ｓｒ３）。

処理要求が文書データの登録と判定された場合（Ｓｒ３
１）、ワークステーション６のＣＰＵｌ６は、登録する
交会データを入出力部１４から読み込み、ホスト計算機
５に送信する。ホスト計算機５の処理部８は受信したデ
ータ（第５図（ｂ）データＣ）をデータ格納部９のデー
タ１０の領域に格納するとともに、データ管理情報１１
を設定する。

このとき、第５図Φ）のように、データ管理情報として
、データ名や登録日等の情報を格納し、削除情報を「存
在状態」に設定する（Ｓｒ１）。処理部８は、登録処理
結果（データ名や登録日等の情報、「存在状態」に設定
された削除情報等のデータ管理情報）をワークステーシ
ョン６に送信する。

ワークステーション側のＣＰＵ１６は受信したデータ管
理情報を表示メモリ１９に送り、表示ユニット１８がそ
の内容を表示する（Ｓｒ１）。以上で文書データの登録
が終了し、処理要求の入力（第４図の）に戻る。

ワークステーションのＣＰＵ１６がユーザの処理要求を
データの削除であると判定した場合（Ｓｒ３２）には、
ＣＰｔＪ１６は削除処理情報（削除するデータ名等）を
ホスト計算機５に送信する（Ｓｒ１）、ホスト計算ａ５
の処理部８は、データ格納部９のなかのデ−タ管理情報
２の該当する文書データの削除情報２２を、第５図（Ｃ
）のように「存在状態」から「削除状態」に変更する（
Ｓｒ１）。このとき、実際には、データ格納部９内の該
当するデータは削除しない。次に、処理部８は、データ
管理情報１１を検索し、削除情報が「存在状態」になっ
ているデータの情報（データ名等）をワークステーショ
ンに送信する。ワークステーション側のＣＰＵ１６は、
受信したデータ管理情報を表示メモリ１９に送り、表示
ユニット１８がその内容を表示しく５Ｔ５）、削除処理
を終了する■。

ユーザの処理要求が一旦削除した文書データの復元の場
合（Ｓｒ３３）、ワークステーション側のＣＰＵ１６は
復元処理をホスト計算ｎ、５に依頼する。ホスト計算機
の処理部８は、データ管理情報１１を検索し、削除情報
が「削除状態」になっているすべてのデータの情報（デ
ータ名等）をワークステーションに送信する。ＣＰＵ１
６は受信したデータ情報を表示メモリ１９に送り、表示
ユニシト１８に表示する。ユーザは表示されたデーター
覧から復元するデータを選択し、ＣＰＵ１６は選択した
データのデータ名（第５図データＣ）をホスト計算機に
送信する（Ｓｒ８）。ホスト計算機の処理部８は、ワー
クステーション６がらデータ名を受信し、第５図（ｄ）
のようにデータ管理情報１１の該当データの削除情報を
「削除状態」から［存在状態Ｊに変更する（Ｓｒ９）。

次に処理部９は、データ管理情報１１を検索し、削除情
報が「存在状態Ｊになっているデータの情報（データ名
等）をワークステーションに送信する。ワークステーシ
ョンのＣＰ　Ｕ　１６は受信したデータ情報を表示メモ
リ１９に送り、表示ユニット１８に表示しく５Ｔ５）、
データの復元処理を終了する■・ ユーザの処理要求が文書管理システムとのアクセスの終
了と判定された場合（Ｓｒ３４）には、ＣＰＵ１６がア
クセス終了要求をホスト計算段に送信する。ホスト計算
機の処理部８は、データ管理情報１１を検索し、削除情
報が「削除状態」になっているデータの全゛てに関して
、データ格納部９に格納してあるデータ自体を削除しく
５ＴＩＯ）、その後、終了処理を行なう。

処理要求が、文書データの削除・復元・登録、およびア
クセスの終了以外の要求の場合（Ｓｒ３５）は、ホスト
計算機５の処理部８は、その処理を実行しく５ＴＩＩ）
、その処理結果をワークステーションに送信する。ＣＰ
［Ｊ１６は受信した処理結果情報を表示メモリ１９に送
り、表示ユニシト１８に表示する（Ｓｒ１）。その後、
次の処理要求入力へ移る■。

このように、ユーザからデータ削除要求があった場合に
は、データそのものを削除せずに、データ管理情報の削
除情報を変更して仮想的な削除を行ない、データの復元
ができるようにした。

（発明の効果〕 本発明によれば、文書データの削除要求に対して、デー
タ管理情報のなかに削除情報を設け、その削除情報を変
更して仮想的な削除を行なうことにより、退避格納ファ
イルに文書データを複写することなく、データの削除・
復元が可能になった。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明のブロック図、 第２図は本発明の一実施例のシステム構成図、第３図は
本発明の一実施例のデータ管理説明図、第４図は本発明
の一実施例の動作フローチャート、 第５図（ａ）〜（ｄ）は本発明の一実施例の動作説明図
、第６図は従来方式の動作フローチャートである。 ■・・・ホスト計算機、 ２・・・ワークステーション、 ３・・・データ管理手段、 ４・・・データ削除情報格納手段。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １）ホスト計算機（１）およびワークステーション（２
   ）を連携した文書管理システムにおいて、前記ワークス
   テーション（２）によって、前記ホスト計算機（１）に
   登録してあるデータを削除・復元する場合に、 前記ホスト計算機（１）内に位置し、データを削除すべ
   きか否かを示すデータ管理情報を格納するデータ削除情
   報格納手段（４）と、 前記データ削除情報格納手段（４）に格納するデータ管
   理情報を変更することによりデータの仮想的な削除及び
   復元を可能とするデータ管理手段（３）とを有すること
   を特徴とする文書管理システムにおけるデータの削除・
   復元方式。 ２）前記ワークステーション（２）がホスト計算機（１
   ）へのアクセスを終了する際に、データ管理情報に従っ
   て実際にデータの削除・復元を行なうことを特徴とする
   請求項１記載の文書管理システムにおけるデータの削除
   ・復元方式。 ３）入出力部、表示部、送受信部、及び処理部を有し、
   ホストコンピュータと連携するワークステーションと、
   送受信部、処理部、及びデータ格納部を有するホストコ
   ンピュータとが連携して構成される文書管理システムに
   おいて、 ワークステーションからホストコンピュータにデータを
   登録する場合に、そのデータのデータ管理情報を設定す
   るデータ管理手段と、ワークステーションからホストコ
   ンピュータのデータ格納部のデータを削除する要求がき
   た場合に、実際にデータを削除せず、そのデータのデー
   タ管理情報を変更することにより、仮想的にデータを削
   除するデータ削除手段と、ワークステーションから削除
   したデータを復元させる要求がきた場合に、そのデータ
   管理情報を変更することにより、データを復元させるデ
   ータ復元手段と、 ワークステーションが文書管理システムとのアクセス終
   了要求時に、データ管理情報を参照して、データ格納部
   の削除要求のあったすべてのデータを削除する実行手段
   を有することを特徴とする文書管理システムにおけるデ
   ータの削除・復元処理方式。