JPH03102565A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） 本発明は目次／索引の文書作或に用いて好適な文書作或
装置に関する。

（従来の技術） 文書作成装置では、予め目次あるいは索引としたい語句
を文書としで作或ずることがてきる。

これは、目次／索引作成機能を１１・］−ばれろもので
、ｒめ目次あるいは索引とｌ７たい文字列を指定し，″
？おくことにより実現される。１］次作成機能は、１」
次指定された文字列を捜し出し、その文書の目次として
文書を作成する。同様に、索引作或機能は、索引指定さ
れた文字列を捜し出し、その文書の索引として文書を作
成する。

ところで、従来の文書作成装置では、１ファイルの文書
からでしか目次あるいは索引文書を作或することができ
なかった。このため、文書が複数のファイルにまたがっ
て存在する場合には、各ファイル毎に、目次あるいは索
引文書の作或を行った後、各ファイル毎の文書を１つに
合成して、頁数を書き換える必要があった。

すなわち、第１１図に示すように、例えばファイルＡお
よびＢからなる文書の目次作成では、同図（ａ）、（ｂ
）に示すような各ファイルＡＳＢの目次文書を作１戊し
てから、同図（Ｃ）に示すようにファイルＡ，Ｂの目次
文書を合成し、さらに頁数（この場合、ファイルＢの目
次文書の頁数）を書き換える作業が必要となる。

（発明かＨ決しようとする課題） 上記したように、従来、複数のファイルからなる文書の
目次／索引作成は、文書の合成、頁数の書き換えといっ
た面倒な作業を必要とした。

本発明は上記のような点に鑑みなされたもので、複数の
ファイルからなる文書に対しても、面倒な作業を必要と
せすに、目次／索引の一括自動作成を可能とする文書作
或装置を提供することを目的とする。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） すなわち、本発明に係る文書作成装置は、予め目次指定
されている文字列を各ファイル毎に抽出すると共に、同
文字列に対する文書印刷時の頁数を算出し、この頁数と
」−記目次指定されている文字列を記憶手段に記憶させ
て、目次文書を生成ずるようにしたものである。

また、本発明の文書作成装置は、予め索引指定されてい
る文字列を各ファイル毎に抽出すると共に、同文字列に
対する文書印刷■、〒の頁数を算出し、この買数と上記
索引指疋されている文字列を記憶手段に記憶させて、ソ
ーディングされた索引文書・を生成するようにしたもの
である。

（作用） 上記の横１．１，，：　゛（１よれば、従来のような文
ｆ｝の合成や頁数の書き損えといった面倒な作業を必要
どせずに、複数のファイルからなる文書に対する１」次
／索引の一括自動作成が可能となる。

（第１の実施例） 以下、第１図乃至第５図を参照して本発明の第１の実施
例を説明する。

第１図は第１の実施例の構成を示すブロック図である。

文書メディアＩＩは、例えば／＼−ドディスク、フロッ
ピーディスク、光ディスク等からなる。

この文書メディアｌ１には、予め「Ｉ次指定されている
文字列を含む文書がファイル形式により複数のファイル
にまたがって保イーされている。ファイル選択部１２は
、マ−′冫゛ た属性のファイルを選択する。１−１次データ抽出部１
３は、ファイル選択部１２によって選択されたファイル
の文書から目次指定されている文字列を抽出５ するとＪｈに、同文字列に対する文書印刷時の頁数を算
出する。

記憶部ｌ４は、目次データ抽出部１３によって得られる
文字列および頁数の情報を記憶する。目次文書生威部１
５は、記憶部１４内の情報に基づいて目次文書を生成す
る。文書保存部１６は、目次文書生成部Ｉ５によって生
成された１１次文書を文書メディア１１に保存ずる。

次に、第１の実施例の動作を説明する。

目次文書を作成する場合において、予め次のような要領
で目次指定を行っておくものとする。

まず、目次としたい文字列（語句）の先方Ｉにカーソル
を合わせ、例えば図示せぬキーボード上の「機能１−」
キーとｒＴＪギーを操作ずる。次に、その文字列の最後
の文字にカーソルを移し、キーボード上の「選択／実行
」キーを操作する。これにより、指定した範囲の文字が
反転され、１」次の指定か終了する。このような操作に
よって目次指定された文字列は、例えば第２図に示すよ
うに、「目次スタート」〜「目次エンド」の指定範囲を
６ 示す特別なコードに挟まれた形で、文書メディア１］に
侃存される。

今、予め目次指定されている文字列を含む文書が１つの
グループとして複数のファイルにまたかって文書メディ
ア１ｌに保存されている場合を想定して、以後の目次作
成処理の動作を第３図に示すフローチャーＩ・を参照し
て説明する。

まず、ユーザによって、文書メディア１］に保存されて
いる各種の文書の中から、目次作成の対象となる文書（
グループ）が指定される。ファイル選択部１２は、この
指定された文書に付加されている属性に基づいて、この
文書を構成する複数のファイルを文書メディア１１の中
から選択する（ステップＡＩ）。次に、ファイル選択部
１２は、各ファイルのうちの最初に印刷するファイルの
文書デタから順に、文字データを１−文字毎に取り出し
て目次データ抽出部１３に転送する（ステップＡ２）。

目次データ抽出部１３は、このようにして順次取り出さ
れる文字データを検査し、目次指定されている文字列を
抽出する（ステップＡ３、Ａ４）。

ここで、目次データ抽出部１３は、目次指定されている
文字列を抽出した際に、同文字列に対する文書印刷時の
頁数を次のようにして算出する（ステップＡ５）。

Ｘ＋Ｙ＝Ｚ Ｘ：現在処理中のファイルの目次指定があった頁数 Ｙ：既に処理済みのファイルの合計頁数Ｚ：文書印刷時
の頁数 具体的に説明すると、例えば２０頁の文書が１０頁単位
で２つのファイルＡ，Ｂに分割されて保存されているも
のとする。ここで、ファイルＢの２頁目の処理で、目次
指定された文字列か抽出された場合、現７」二処理中の
ファイルの目次指定があった頁数は「２」、既に処理済
みのファイルの合計頁数はファイルＡの「１０」である
から、ｒ２＋１０Ｊて「１２］が当該文字列に対する文
書印刷時の頁数となる。

目次データ抽出部工３は、このようにして算出された頁
数を文字列と共に記憶部】４に記憶させる（ステップＡ
６）。このような処理が１ファイルの全文字データに対
して行われ（ステップＡ７）、終了すると、次のファイ
ルに同様の処理が行われる（ステップＡ８）。これによ
り、記憶部１４には、例えば第４図に示すような、各フ
ァイル中の目次指定された文字列および頁数の情′ｆＦ
ｉ（テーブル）が記憶される。

目次文書生成部１５は、この記憶部１４に記憶された情
報に拙づいて、例えば第５図に示すような予め決まった
形式の目次文書を生成する（ステップＡ９）。文書保存
部１６は、このようにして生成された１」次文書を文書
メディアＨに保存する（ステツプＡ１０）。

このように、文書か複数のファイルにまたかって保存さ
れている場合でも、各ファイルを１つにまとめた目次文
書を作成することができる。したかって、長い文書を分
割して保存した場合や、分業によって文書を作戊した場
合に、従来のような文書の合成や頁数の書き換えといっ
た面倒な作業を必要とぜすに、複数のファイルから１つ
の目次９ 文書を容易に作成することができる。

（第２の実施例） 次に、第６図乃至第１０図を参照して本発明の第２の実
施例を説明する。

第６図は禎２の丈糺例の構成を示すブロック図である。

文書メディア２ｌは、例えばハードディスク、フロッピ
ーディスク、光ディスク等からなる。

この文書メディア２１には、予め索引指定されている文
字列を含む文書がファイル形式により複数のファイルに
またがって保存されている。ファイル選択部２２は、文
書メディア２ｌの中から、指定された属性のファイルを
選択する。索引データ抽出部２３は、ファイル選択部２
２によって選択されたファイルの文書から索引指定され
ている文字列を抽出すると共に、同文字列に対する文書
印刷時の頁数を算出する。

記憶部２４は、索引データ抽出部２３によって得られる
文字列および頁数の情報を記憶する。索引文書生成部２
５は、記憶部２４内の情報に裁ついて索弓文書を生成す
る。文書保／Ｉ部２Ｂは、索引文書生成１口 部２５によって生成された索引文書を文書メディア２１
に保存する。また、ソーティング部２７は、索１文書生
成部２５による索引文書の生成に際し、記憶部２４内の
情報を例えばＪＩＳコード順、五十音順等の所定の規則
に従って並び換える。

次に、第２の実施例の動作を説明する。

索引文書を作成する場合において、予め次のような要領
で索引指定を行っておくものとする。

まず、索引としたい文字列（語句）の先頭にカソルを合
わせ、例えば図示せぬキーボード上の「機能コ」キーと
「Ｉ」キーを操作する。次に、その文字列の最後の文字
にカーソルを移し、キボード上の「選択／丈行」キーを
操作する。これにより、指定した範囲の文字が反転され
、索引の指定か終了する。このような操作によって索引
指定された文字列は、例えば第７図に示すように、「索
引スター１・」〜「索引エンド」の指定範囲を示す特別
なコードに挟まれた形で、文書メディア２１に保存され
る。

今、予め索引指定されている文字列を文書が１１１ つのグループとして複数のファイルにまたがって文書メ
ディア２１に保存されている場合を想定して、以後の索
引作成処理の動作を第８図に示すフロチャートを参照し
て説明する。

まず、ユーサによって、文書メディア２１に保存されて
いる各種の文書の中から、索引作成の対象となる文書（
グループ）が指定される。ファイル選択部２２は、この
指定された文書に付加されている属性に基づいて、この
文書を措成する複数のファイルを文書メディア２１の中
から選択する（ステップＢ　］，　）。次に、ファイル
選択部２２は、各ファイルのうちの最初に印刷するファ
イルの文書データから順に、文字データを１文字毎に取
り出して索引データ抽出部２３に転送する（ステップＢ
２）。

索引データ抽出部２３は、このようにして順次取り出さ
れる文字データを検査し、索引指定されている文字列を
抽出する（ステップＢ３、Ｂ４）。

ここで、索引データ抽出部２３は、索引指定されている
文字列を抽出し７た際に、同文字列に対する文書印刷時
の頁数を次のようにして算出する（ス］　２ テップＢ５）。

Ｘ　＋　Ｙモ　Ｚ Ｘ，現在処理中のファイルの索引指定かあった頁数 Ｙ：既に処理済みのファイルの合計頁数Ｚ二文書印刷時
の頁数 具体的に説明すると、例えば２０頁の文書が１０頁ｌｌ
ｔ位で２つのファイルＡ，Ｂに分割されて保存されてい
るものとする。ここで、ファイノレＢの２百「１の処理
で、索引指定された文字列か抽出された場合、現在処理
中のファイルの索引指定があった頁数は「２」、既に処
理済みのファイノレの合計頁数はファイルＡの「１０」
であるから、「２＋１０Ｊで「１２」が当該文字列に対
する文書印刷１１ｊ７の頁数となる。

索引データ抽出部２３は、このようにして算出された頁
数を文字列と共に記憶部２４に記憶させる（ステップＢ
６）。このような処理か］ファイノレの全文字データに
幻ｔ、，て行われ（ステ・ソブＢ７）、終ｌ′すると、
次のファ・ｒルに同様の処理か行われ１３ る（ステップＢ８）。これにより、記憶部２４には、例
えば第９図に示すような、各ファイル中の索弓指定され
た文字列および頁数のＩｉ５報（テーブル）が記憶され
る。

索引文書生１戊部２５は、この記憶部２４に記憶された
情報をソーティング部２７に転送し、この情報を例えば
ＪＩＳコード順、五十音順等の所定の規則に従って並び
換えた後、例えば第１０図に示すような予め決まった形
式の索引文書を生成する（ステップＢ９）。文書保存部
２６は、このようにして生成された索引文書を文書メデ
ィア２ｌに保イＹする（ステップＢ　ｉ−　０　）。

このように、文書が複数のファイルにまたがって保存さ
れている場合でも、各ファイルを１つにまとめた索引文
書を作或することができる。したがって、第１の実施例
での目次文書の場合と同様に、長い文書を分割して保存
した場合や、分業によって文書を作１戊した場合に、従
来のような文書の合成や頁数の書き換えといった面倒な
作業を必要とせずに、複数のファイルから１つの索引文
書］−４ を容易に作戊ずることかてきる。

なお、上記実施例にあっては、目次や索引に該当する頁
数を容易に出力する構成としているが、さらに該当する
行を出力することも容易に実現できるものである。

し発明の効果コ 以上のように本発明によれば、複数のファイルからなる
文書ても、各ファイルを１つにまとめた１１次／検索文
書の作戊処理か行われる。したがって、従来のような文
書の合或やｎ数の書き換えといった面倒な作業を必要と
せずに、複数のファイルからなる文書に対する目次／索
引文書を一梠に自動作戊することができるものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の第１の実施例に係る構成を示すブロッ
ク図、第２図は第１の実施例における目次指定された文
字列を示す図、第３図は第１の実施例の動作を説明する
ためのフローチャート、第４図は第１図に示される記憶
部の内容を示す図、第５図は第１の実施例による目次文
書の一例を示１５ す図、第６図は本発明の第２の実施例に係る構成を示す
ブロック図、第７図は第２の実施例における索引指定さ
れた文字列を示す図、第８図は第２の丈施例の動作を説
明するためのフローチャート、第９図は第６図に示され
る記憶部の内容を示す図、第１０図は第２の実施例によ
る索引文書の一例を示す図、第１１図は徒来の目次文書
の作戊を説明ノ するための図である。 １．１、２］・・文書メディア、１２、２２・・・ファ
イル選択部、１３、２３・・・同次データ抽＋｛１部、
）４、２４・・・記憶部、１５、２５・・ＬＩ次文書生
１戊部、１Ｂ、２Ｂ・・・文書保存部、２７・・・ソー
ティング部〇

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）複数のファイルからなる文書を保存する文書メデ
   ィアと、 この文書メディアに保存された上記文書から予め指定さ
   れている文字列を上記各ファイル毎に抽出する抽出手段
   と、 この抽出手段によって抽出された文字列に対する上記文
   書の印刷時の頁数を算出する頁数算出手段と、 この頁数算出手段によって算出された頁数および上記指
   定された文字列を記憶する記憶手段と、この記憶手段に
   記憶された情報に基づいて所定の文書を生成する生成手
   段とを具備したことを特徴とする文書作成装置。
2. （２）複数のファイルからなる文書を保存する文書メデ
   ィアと、 この文書メディアに保存された上記文書から予め指定さ
   れている文字列を上記各ファイル毎に抽出する抽出手段
   と、 この抽出手段によって抽出された文字列に対する上記文
   書の印刷時の頁数を算出する頁数算出手段と、 この頁数算出手段によって算出された頁数および上記指
   定された文字列を記憶する記憶手段と、この記憶手段に
   記憶された情報に基づいてソーティングを行い、所定の
   文書を生成する生成手段とを具備したことを特徴とする
   文書作成装置。