JPH02139658A - 日本語文書処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔概要〕 日本語文書処理システムの改良に関し、定型文書の効率
的な作成を実現すると共に、日本語文書処理システムか
らデータベースへのデータ・エントリを同時に実現する
ことが出来るようにすることを目的とし、 ディスプレイ画面上の文書中に予め差込み領域を設定し
ておき、上記差込み領域に、キーボード等の入力手段か
ら入力された文字列またはデータベースから取り出され
た文字列を記入し、差込み領域に文字列を記入した後、
ディスプレイ画面上の文書を印刷する日本語文書処理シ
ステムにおいて、ディスプレイ画面上の文書の差込み領
域に記入された文字列をデータベースに登録できるよう
にしたことを構成としている。

〔産業上の利用分野〕

本発明は、ディスプレイ画面上の文書の差込み領域に、
キーボード等から入力された文字列またはデータベース
から取り出した文字列を記入し、当該文書を印刷できる
ようになった日本語文書処理システムの改良に関するも
のである。

〔従来の技術〕

日本語文書処理システムにおいて、使用頻度の高い定型
文書を印刷する場合、予め文書中に可変項目を設定して
おき、印刷時に画面または他の文書またはデータベース
などから可変部分を読み込んで印刷する方式が広く採用
されている。

〔発明が解決しようとする課題〕

しかし、現状の問題点として以下のことが挙げられる。

（ａ）　　画面から差込みで入力されたデータは、印刷
結果又は文書ファイルに保存されるのみで、データとし
て再利用または管理することが出来ない。

（ｂ）　　画面以外からの差込みでは予めデータベース
等にデータをエントリしておく必要がある。

本発明は、上記の問題点を解決し、定型文書の効率的な
作成を実現すると共に、日本語文書処理システムからデ
ータベースへのデータ・エントリを同時に実現すること
が出来るようにすることを目的としている。

〔課題を解決するための手段〕

第１図は本発明の原理図である。第１図（ａ）は差込み
領域を持つディスプレイ画面上の文書を示す図である。

同図において、「差は差込み領域の開始を表す制御文字
、差」は差込み領域の終了を表す制御文字、「差の後の
０１，０２などは差込み領域の識別番号をそれぞれ示し
ている。本発明では、文書中に指定された差込み領域を
可変項目として使用する。これは従来通りである。

第１図（ｂ）は差込み領域に文字列が記入された状態を
示す図である。同図において、Ｃはカーソルを示す。図
示の状態では、従業員Ｎｏ、の項に１２３４と記入され
、氏名の項に佐々と記入されている。

同図に示すように、定型文書作成処理中は、差込み領域
に直接的にデータ（文字列）を穴埋め式に入力できるよ
うになっている。

第１図（Ｃ）は本発明の詳細な説明する図である。

同図において、ｌＯはディスプレイ画面上の文書、２０
はデータベース、３０は日本語文書処理装置、４０は印
刷文書をそれぞれ示している。

日本語文書処理装置３０のディスプレイ画面上に差込み
領域を持つ文書１０を表示し、キーボードを操作して文
書１０の差込み領域に所望の文字列を入力する。差込み
領域に文字列を入力した後利用者の指定により、入力さ
れたデータを項目属性に合わせ変換し、データベース２
０にデータ・エントリする。データ・エントリした後、
ディスプレイ画面上の文書を印刷する。差込み領域にキ
ーボードを使用して文字列を入力する代わりに、データ
ベース２０から取り出したデータを差込み領域に入力す
ることも出来る。

〔実施例〕

第２図は本発明の１実施例を説明する図である。

これは、従来機能である所のＶ差込み印刷１を利用し、
データ管理およびデータの再利用を行うまでの例である
。

■に示すように、文書中に差込み領域のある文書、すな
わち、定型文書のひな型を作成する。■に示すように、
データベースを作、成する。ただし、データの入力は未
だである。■の文書情報にデータベース名を指定し、文
書との間でリンクを張る。

■に示すように、定型文書中の差込み領域に文書要素（
文字列）を入力して、ひな型文書を下敷きにして定型文
書を作成する。全項目の入力が終了した後、■に示すよ
うに、入力された文書要素をデータベースの属性に合わ
せて変換し、データベースにエントリする。なお、デー
タベースにはカード番号と言う項目があるが、ディスプ
レイ画面上の文書にはカード番号に対応する差込み領域
が存在しないので、この場合にはデータベースのカード
番号の欄には何も記入されない。■に示すように、定型
文書を印刷する。先に作成されたデータベースのカード
番号の欄にはデータが記入されていないので、■に示す
ように、データベースのカード番号の欄にデータを記入
する。■に示すように、差込み領域のある別の文書をデ
ィスプレイ画面上に表示する。■のように、データベー
スのデータを利用して別文書の差込み領域に文書要素を
記入し、印刷する。

第３図は本発明の定型文書作成基本構造を示す図である
。同図において、１００は既存文書処理部、２００は定
型作成処理部、２１０はカーソル制御＆画面制御部、２
２０は文字入力部、２３０は定型作成制御メイン、２４
０はデータ管理テーブル、２５０はデータベース制御部
、３００はデータベースをそれぞれ示している。また、
←に）は制御の流れを示し、←←はデータの流れを示す
。

定型文書のひな型は、既存文書処理部１００で作成され
、定型作成処理部２００に渡される。カーソル制御＆画
面制御部２１０は、カーソル移動や画面制御を行う。カ
ーソル制御とは、例えば、第２図（ａ）の■において更
新理由の項の差込み領域に文字が入力されたならば、カ
ーソルを従業員番号の項の差込み領域の先頭に位置付け
る等の制御を意味している。また、画面制御とは、例え
ば、従業員番号の項までしか文書がディスプレイ画面に
表示されていない状態の下で、従業員番号の項の差込み
領域の文字入力が終わったならば、次の氏名の項をディ
スプレイ画面に表示する等の制御を意味している。文字
入力部２２０は、既存文書処理部の入力／対話部によっ
て得られた入力データを取り込む等の制御を行う。定型
作成制御メイン２３０は、定型文書作成に必要な指示を
、カーソル制御部２１０や文字入力部２２０．データベ
ース制御部２５０に与えると共に、データ管理テーブル
２４０に必要なデータを書いたり、データ管理テーブル
２４０から必要なデータを読み出したりするものである
。データ管理テーブル２４０には、定型文書のひな型や
データベースに関する情報、差込み領域に記入された文
字列等を記憶する。データ管理テーブル２４０は、作業
領域としての役目をも持つ。データベースに関する情報
とは、データベースの各欄の名前や欄の大きさ、欄に書
かれる文字列の属性等を意味している。データベース制
御部２５０は、読込み、書込み、データ変換１炸成等の
機能を有している。データ変換とは、コード系の変換を
意味している。既存文書処理部１００および定型作成処
理部２００においては、コード系として例えばＪＥＦが
使用され、データベース３００においてはＥＢＣＤＩＣ
が使用されている。

〔発明の効果〕

以上の説明から明らかなように、本発明によれば、固定
文書の差込み領域に直接的に文字列を入力することによ
り、リアルタイムに定型文書が作成できると同時にデー
タベースにデータ・エントリすることができ、更にデー
タベースのデータを利用して文書の差込み領域に文字列
を記入することも出来る。

Ｖ辷　　　　、λジ　　　　：　　　イ左　々　ｌＣ

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の原理説明図、第２図は本発明の１実施
列を説明する図、第３図は本発明の定型文書作成基本構
造を示す図である。 １０・・・ディスプレイ画面上の文書、２０・・・デー
タベース、３０・・・日本語文書処理装置、４０・・・
印刷文書、１００・・・既存文書処理部、２００・・・
定型作成処理部、２１０・・・カーソル制御＆画面制御
部、２２０・・・文字入力部、２３０・・・定型作成制
御メイン、２４０・・・データ管理テーブル、２５０・
・・データベース制御部、３００・・・データベース。 オ傷と日月の７原ヂＰ図 第１図 Ｏ ■ ■

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 ディスプレイ画面上の文書中に予め差込み領域を設定し
   ておき、上記差込み領域に、キーボード等の入力手段か
   ら入力された文字列またはデータベースから取り出され
   た文字列を記入し、差込み領域に文字列を記入した後、
   ディスプレイ画面上の文書を印刷できるようになった日
   本語文書処理システムにおいて、 ディスプレイ画面上の文書の差込み領域に記入された文
   字列をデータベースに登録できるようにしたことを特徴
   とする日本語文書処理システム。