JPH0754515B2 - 日本語文書処理システム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔概要〕 日本語文書処理システムの改良に関し、 定型文書の効率的な作成を実現すると共に、日本語文書
処理システムからデータベースへのデータ・エントリを
同時に実現することが出来るようにすることを目的と
し、 ディスプレイ画面上の文書中に予め差込み領域を設定し
ておき、上記差込み領域に、キーボード等の入力手段か
ら入力された文字列またはデータベースから取り出され
た文字列を記入し、差込み領域に文字列を記入した後、
ディスプレイ画面上の文書を印刷する日本語文書処理シ
ステムにおいて、ディスプレイ画面上の文書の差込み領
域に記入された文字列をデータベースに登録できるよう
にしたことを構成としている。

〔産業上の利用分野〕

本発明は、ディスプレイ画面上の文書の差込み領域に、
キーボード等から入力された文字列またはデータベース
から取り出した文字列を記入し、当該文書を印刷できる
ようになった日本語文書処理システムの改良に関するも
のである。

〔従来の技術〕

日本語文書処理システムにおいて、使用頻度の高い定型
文書を印刷する場合、予め文書中に可変項目を設定して
おき、印刷時に画面または他の文書またはデータベース
などから可変部分を読み込んで印刷する方式が広く採用
されている。

〔発明が解決しようとする課題〕

しかし、現状の問題点として以下のことが挙げられる。

（ａ） 画面から差込みで入力されたデータは、印刷結
果又は文書ファイルに保存されるのみで、データとして
再利用または管理することが出来ない。

（ｂ） 画面以外からの差込みでは予めデータベース等
にデータをエントリしておく必要がある。

本発明は、上記の問題点を解決し、定型文書の能率的な
作成を実現すると共に、日本語文書処理システムからデ
ータベースへのデータ・エントリを同時に実現すること
が出来るようにすることを目的としている。

〔課題を解決するための手段〕

第１図は本発明の原理図である。第１図（ａ）は差込み
領域を持つディスプレイ画面上の文書を示す図である。
同図において、「差は差込み領域の開始を表す制御文
字、差」は差込み領域の終了を表す制御文字、「差の後
の01,02などは差込み領域の識別番号をそれぞれ示して
いる。本発明では、文書中に指定された差込み領域を可
変項目として使用する。これは従来通りである。

第１図（ｂ）は差込み領域に文字列が記入された状態を
示す図である。同図において、Ｃはカーソルを示す。図
示の状態では、従業員No.の項に1234と記入され、氏名
の項に佐々と記入されている。同図に示すように、定型
文書作成処理中は、差込み領域に直接的にデータ（文字
列）を穴埋め式に入力できるようになっている。

第１図（ｃ）は本発明の全体像を説明する図である。同
図において、10はディスプレイ画面上の文書、20はデー
タベース、30は日本語文書処理装置、40は印刷文書をそ
れぞれ示している。

日本語文書処理装置30のディスプレイ画面上に差込み領
域を持つ文書10を表示し、キーボードを操作して文書10
の差込み領域に所望の文字列を入力する。差込み領域に
文字列を入力した後利用者の指定により、入力されたデ
ータを項目属性に合わせ変換し、データベース20にデー
タ・エントリする。データ・エントリした後、ディスプ
レイ画面上の文書を印刷する。差込み領域にキーボード
を使用して文字列を入力する代わりに、データベース20
から取り出したデータを差込み領域に入力することも出
来る。

〔実施例〕

第２図は本発明の１実施例を説明する図である。これ
は、従来機能である所の『差込み印刷』を利用し、デー
タ管理およびデータの再利用を行うまでの例である。

に示すように、文書中に差込み領域のある文書、すな
わち、定型文書のひな型を作成する。に示すように、
データベースを作成する。ただし、データの入力は未だ
である。の文書情報にデータベース名を指定し、文書
との間でリンクを張る。に示すように、定型文書中の
差込み領域に文書要素（文字列）を入力して、ひな型文
書を下敷きにして定型文書を作成する。全項目の入力が
終了した後、に示すように、入力された文書要素をデ
ータベースの属性に合わせて変換し、データベースにエ
ントリする。なお、データベースにはカード番号と言う
項目があるが、ディスプレイ画面上の文書にはカード番
号に対応する差込み領域が存在しないので、この場合に
はデータベースのカード番号の欄には何も記入されな
い。に示すように、定型文書を印刷する。先に作成さ
れたデータベースのカード番号の欄にはデータが記入さ
れていないので、に示すように、データベースのカー
ド番号の欄にデータを記入する。に示すように、差込
み領域のある別の文書をディスプレイ画面上に表示す
る。のように、データベースのデータを利用して別文
書の差込み領域に文素要素を記入し、印刷する。

第３図は本発明の定型文書作成基本構造を示す図であ
る。同図において、100は既存文書処理部、200は定型作
成処理部、210はカーソル制御＆画面制御部、220は文字
入力部、230は定型作成制御メイン、240はデータ管理テ
ーブル、250はデータベース制御部、300はデータベース
をそれぞれ示している。また、は制御の流れを示
し、←←はデータの流れを示す。

定型文書のひな型は、既存文書処理部100で作成され、
定型作成処理部200に渡される。カーソル制御＆画面制
御部210は、カーソル移動や画面制御を行う。カーソル
制御とは、例えば、第２図（ａ）のにおいて更新理由
の項の差込み領域に文字が入力されたならば、カーソル
を従業員番号の項の差込み領域の先頭に位置付ける等の
制御を意味している。また、画面制御とは、例えば、従
業員番号の項までしか文書がディスプレイ画面に表示さ
れていない状態の下で、従業員番号の項の差込み領域の
文字入力が終わったならば、次の氏名の項をディスプレ
イ画面に表示する等の制御を意味している。文字入力部
220は、既存文書処理部の入力／対話部によって得られ
た入力データを取り込む等の制御を行う。定型作成制御
メイン230は、定型文書作成に必要な指示を、カーソル
制御部210や文字入力部220,データベース制御部250に与
えると共に、データ管理テーブル240に必要なデータを
書いたり、データ管理テーブル240から必要なデータを
読み出したりするものである。データ管理テーブル240
には、定型文書のひな型やデータベースに関する情報、
差込み領域に記入された文字列等を記憶する。データ管
理テーブル240は、作業領域としての役目をも持つ。デ
ータベースに関する情報とは、データベースの各欄の名
前や欄の大きさ、欄に書かれる文字列の属性等を意味し
ている。データベース制御部250は、読込み，書込み，
データ変換，作成等の機能を有している。データ変換と
は、コード系の変換を意味している。既存文書処理部10
0および定型作成処理部200においては、コード系として
例えばJEFが使用され、データベース300においてEBCDIC
が使用されている。

〔発明の効果〕

以上の説明から明らかなように、本発明によれば、固定
文書の差込み領域に直接的に文字列を入力することによ
り、リアルタイムに定型文書が作成できると同時にデー
タベースにデータ・エントリすることができ、更にデー
タベースのデータを利用して文書の差込み領域に文字列
を記入することも出来る。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の原理説明図、第２図は本発明の１実施
例を説明する図、第３図は本発明の定型文書作成基本構
造を示す図である。 10……ディスプレイ画面上の文書、20……データベー
ス、30……日本語文書処理装置、40……印刷文書、100
……既存文書処理部、200……定型作成処理部、210……
カーソル制御＆画面制御部、220……文字入力部、230…
…定型作成制御メイン、240……データ管理テーブル、2
50……データベース制御部、300……データベース。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ディスプレイ画面上の文書中に予め差込み
   領域を設定しておき、上記差込み領域に、キーボード等
   の入力手段から入力された文字列またはデータベースか
   ら取り出された文字列を記入し、差込み領域に文字列を
   記入した後、ディスプレイ画面上の文書を印刷できるよ
   うになった日本語文書処理システムにおいて、 ディスプレイ画面上の文書の差込み領域に記入された文
   字列をデータベースに登録できるようにしたことを特徴
   とする日本語文書処理システム。