JPH01142858A - 文書情報処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） 本発明は文書を作成し、これに編集等を行い記憶する文
書情報処理装置に関するものである。

（従来の技術） 現在開発されている文書情報処理装置の中で、機能的に
もつとも完成度の高いものは、ワードプロセッサ（以下
ＷＰと称する）と称されているものである。

このＷＰは、キーボード、本体装置、デイスプレィ、プ
リンタ及び記憶装置（いずれも図示しない）とから構成
され、このうちキーボードから入力された文字列を文書
情報として処理し、プリンタにより印刷表示したり、デ
イスプレィにより表示させたりするという機能を備えて
いる。このような文書情報処理装置によれば、 ■文書情報を記憶させることができるので、文書をいつ
でも簡単に印刷表示することができる。

■文書を活字で印刷表示するので、文書が読みやすくき
れいである。

■文書の部分的な修正、追加、削除等の更新が容易であ
る等の特徴を有する等から各種事務部門で広く用いられ
ている。

ところで、企業の事務部門においては従来から複数の人
がＷＰを共同で用いることが多い。このため、作成した
文書をその都度所定用紙に印刷表示して管理していたが
、複数の人が同一の文書を共同で編集する場合や、おる
いは個人用ＷＰを利用する場合には、作成した文書をそ
の都度所定用紙に印刷して管理することが滞りがちとな
り、手持ちの用紙に印刷された文書とＷＰで記憶管理さ
れている文書が一致しないことが増加しつつある。

このような場合、更新後の文書が以前の文書とどの部分
が異なるかがわからないために、文書全体を用紙に印刷
し直すという作業を行っていた。

上記ＷＰ以外の文書情報処理装置でも同様の問題がある
。例えばコンピュータのプログラムのテキスト編集用の
エディタにおいては、文書の最終更新日時だけを管理す
るものがおる。一方、文書の更新時に初期入力文書との
違いだけを別のファイルに保管することによって、任意
の時点での文書を回復できるものがある。

しかしながらこれらの機能は、文書の内容が以前の内容
と異なるという点については明確にはなるが、どこが更
新されたかという点については不明である。従って、用
紙で管理される文書より更新部分を含むページだけを差
し替えるような用途には不向きであるという問題もあっ
た。

（発明が解決しようとする問題点） 上述したように、従来の文書情報処理装置では更新され
た文書の位置が不明であるとともに、いつ更新されたか
不明であるという問題を有していた。

このため、合理化の一途を辿る事務処理部門においては
、効率良く作成した文書の管理ができる新たな装置の開
発に対する要望が高まっているというのが実状であった
。

そこで本発明は、このような事情に対処して成されたも
のであり、文書の更新位置と更新した日時が明確に判断
できる文書情報処理装置の提供を目的としている。

［発明の構成］ （問題点を解決するための手段） 上記問題点を解決するための本発明構成は、入力された
文書情報を更新して編集を行う文書編集部を備え、この
編集された文書情報を記憶可能な文書情報処理装置にお
いて、前記文書情報の編集に用いられた更新情報をその
更新が行われた更新時期情報に対応して記憶させる手段
を備えたものとしている。

（作　用） 上記構成を有する本発明の作用は、文書情報と、この文
書情報に加えられた更新情報をその更新が行われた更新
時期情報に対応させて記憶させている。

（実施例） 以下本発明の一実施例の文書情報処理装置について図面
を参照して説明する。

第１図は本発明の一実施例の構成を示すブロック図であ
る。同図において文書情報処理装置は、文書作成その他
の情報を入力するキーボード１、作成された文書等を表
示するデイスプレィ２及びこのデイスプレィ２に文書を
表示させる表示制御部４とからなる表示部１３、キーボ
ード１の押下されたキーを入力するキー人力部３、入力
された文書情報を編集する文書編集部５、この文書編集
部５で用いられた更新情報に対応するコマンドを発生す
る文書作成コマンド発生部６、更新を行った年月日９時
間等の更新時期情報を文書ファイル装置１０あるいは支
出作成コマンドファイル装置１１に記憶させる文書履歴
管理部７、−時的に文書情報を記憶する文書記憶部８、
所定用紙に文書情報を印字するプリンタ装置からなる文
書出力部９、文字列等からなる文書情報を記憶する例え
ば文書ファイル装置１０及び該文書情報に加えられた更
新情報とその更新が行われた更新時期情報とを記憶する
文書作成コマンドファイル装置１１とからなる記憶部１
４と、本装置の全体の制御を司どるとともに前記文書編
集部５２文書作成コマンド発生部６２文書層歴管理部７
としての各機能を実現するＣＰＵ等を含んでなる制御部
１７とを備えて構成されている。

本実施例では前記文書作成コマンド発生部６と文書履歴
管理部７とにより、文書情報の編集に用いられた更新情
報をその更新が行われた更新時期情報に対応して記憶さ
せる手段２１を構成している。尚、図中１２は記録媒体
（所定用紙等）を示している。

前記文書編集部５は、キーボード１．キー人力部３を介
してキー情報が入力されると、そのキー情報に対応した
編集を行い、ざらにそのキー情報をコード化して文書作
成コマンド発生部６へ該コード化されたキー情報を転送
すると共に、表示制御部４を通じて該編集の内容を表示
させる機能を有している。ここで編集とは、作成された
文書情報の全部又は一部に文字列の追加、削除、訂正。

移動等を行うことをいい、この編集に用いられた追加、
削除、訂正、移動等の各情報と共にその各位置情報を含
んで更新情報という。

また、この文書編集部５はキーボード１から文書保存の
指示があれば文書記憶部８を介して文書情報を文書ファ
イル装置１０にファイル化して保存するようにしている
。

前記文書作成コマンド発生部６は、前述した文書編集部
５からのコード化されたキー情報を基に、編集（文書作
成）に用いた更新情報に対応するコマンド（文書編集命
令）を発生させ、文書作成コマンドファイル装置１１に
そのコマンド化された更新情報をファイル化して記憶さ
せる機能を有している。

前記文書履歴管理部７は、文書編集部５から文書情報の
履歴すなわち作成された文書の編集を行った時期（更新
時期情報）が入力されるごとに、文書ファイル装置１０
又は文書作成コマンドファイル装置１１に該更新時期情
報を当該文書ファイル又はコマンド化された更新情報に
対応させて記憶ざぜる機能を有している。尚、更新時期
情報の記憶は文書編集部５からの入力時に限定されず、
例えば文書作成コマンド発生部６から更新時期情報が入
力されるごとに、該更新時期情報を当該文書ファイル又
はコマンド化された更新情報に対応させて記憶させるよ
うにしてもよい。

尚、本実施例において更新時期情報が記憶されるのは、
文書作成者が文書の編集の終了をキーボード１によって
指示したときである。

以上のように構成された文言情報処理装置の作用、効果
について主に第２図、第３図を参照して説明する。

まず、文書作成者が第１図に示すキーボード１から文字
列等を入力して特定の文書情報を作成する。そして、文
書保存キー（図示しない）を押下すると文書ファイル装
置１０には第２図に１５で示す当該最初に作成した文書
ファイルが記憶される。この時同時に文書ファイル１５
を作成したときの更新時期情報（この場合は作成日時）
も対応して記憶される。

その後、例えば他の文書作成者が前記文書ファイル１５
を基に１回目の編集を行って一部文書を更新し、当該編
集終了後に終了キーを押下する。

すると、文書作成コマンドファイル装置１１には当該編
集の際に用いた更新情報がコマンド化されて記憶され、
同時に当該更新情報に対応づけされた更新時期情報も記
憶される。これが第２図に２２で示す更新１文書作成コ
マンドファイルと１８で示す更新時期情報である。そし
て、この編集により得られた文書情報は更新１文書ファ
イル２３として文書ファイル装置１０に記憶される。

そしてその後、２回目の編集をざらに別の文書作成者が
行うとする。この場合、本実施例では文書ファイル装置
１０には既に第１回目の編集により更新された後の内容
からなる更新１文書ファイル２３が記憶されているので
、この更新１文書ファイル２３を文書ファイル装置１０
から呼び出してデイスプレィ２上に表示させる。そして
、この更ｆｉ１文書ファイル２３を基に編集を行って一
部文書を更新し、当該第２回目の編集終了後に終了キー
を押下する。すると前述したように文書作成コマンドフ
ァイル装置１１にはコマンド化された更新情報と共に当
該更新時期情報も記憶される。

これが第２図に２４で示す更新２文書作成コマンドファ
イルと１９で示す更新時期情報である。そして、この編
集により得られた文書情報は更新２　。

文書ファイル２５として文書ファイル装置１０に記憶さ
れる。同様にして第３回目以後の編集が行われると、順
次更新３文書作成コマンドファイル２６、更新時期情報
２０．更新３文書フアイル２７というように記憶される
。

ところで、後日−人の文書作成者が特定の日時に編集し
た文書ファイルの更新内容例えば第２図に２５で示す更
新２文書ファイルを見たいと希望した際には次のように
する。

まず、キーボード１から更新を行った日時を入力する。

すると制御部１７は更新時期情報１９を基に更新１文書
ファイル２３と更新２文書作成コマンドファイル２４と
を記憶部１４から読み出す。

そして更新された内容すなわち更ｆｒ２文書ファイル２
５をデイスプレィ２に表示しあるいはプリンタ装置によ
り用紙１２上に印字する。このようにして特定の日時に
編集した文書情報を容易に確認することができる。

この時、更新時期情報１９で特定される日時には文書の
どの部分が更新されたかを確認するには、キーボード１
の図示しない更新箇所表示キーを押下する。本実施例で
は各編集時に用いた更新情報を更新時期情報と共に文書
情報とは別に記憶しているので、前記更新箇所表示キー
の押下により第３図（ａ）、（ｂ）に示すような更新さ
れた文書の箇所と更新の内容だけを表示させることがで
きる。

第３図（ａ）はデイスプレィ２に表示される更新情報及
び更新時期情報の一表示例を示す。

同２図において、２８ａ乃至２８Ｇは更新時期情報すな
わち本実施例では日時を示し、更新（編集）が行われた
順序に図示左から右方向に時系列に従って並んで表示さ
れている。また、文書作成者が指定した日時は白黒反転
表示２８させて指定した日時がわかるように表示してい
る。２９は変更があったときの行又は文字を白黒反転し
て表示するものである。３０で示す点線は行又は文字（
文字列）が削除されたときに表示するものである。

３２は追加された行又は文字を点滅（ブリンク）表示す
るものである。３１は変更のなかった文書である。すな
わち、同図においてはコマンド化されて記憶されている
更新情報、更新時期情報を一旦文字列に変換して表示さ
せている。このように表示させた際には更新内容とその
箇所が非常に明確なものとでき、本装置の操作性をざら
に向上させることかできる。また、上述したようにコマ
ンド化されて記憶されているので記憶部の記憶領域を占
有することもない。

第３図（ｂ）は更新情報をコマンド化したまま表示させ
たものである。すなわち、３３は２ページの１行目に削
除箇所があることを示し、３４は３ページの３行目に挿
入された文字があること、３５は７ページの２行目に訂
正があること、３６は１ページの２行目が移動されてい
ること等を示す。このようにコマンド化された情報を表
示させた場合にも前記と同様の効果を得ることができる
。

そして各編集を行った文書作成者は、このデイスプレィ
の表示内容あるいはプリントアウトされた用紙の印字内
容から更新が行われた箇所等が明゛　確になるので、不
要な文書全体の印字を行う必要がなく、用紙に印字して
保管する内容の入れ替え範囲を最小限に抑えることがで
きる。

尚、本発明は前記実施例に限定されず本発明の要旨の範
囲内で様々に変形実施が可能である。

例えば、前記第２図に示す更新文書ファイル２３．２５
．．２７は更新文書作成コマンドファイル２２，２４．
２６によって容易に再現することができるので、文書フ
ァイル１５だけを記憶させておくようにしてもよい。こ
の場合には前述した効果の他に記憶部の記憶領域をざら
に有効に活用することができる。

［発明の効果］ 以上説明したように本発明によれば、文書の更新位置と
更新した日時が明確に判断できる文書情報処理装置の提
供ができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例文書情報処理装置の構成ブロ
ック図、第２図は文書ファイル装置と文書作成コマンド
ファイル装置との記憶内容の遷移状態を示す説明図、第
３図（ａ）、（ｂ＞はそれぞれデイスプレィに表示され
る更新時期情報と更新情報の表示例を示す説明図である
。 ５・・・文書編集部、６・・・文書作成コマンド発生部
、７・・・文書履歴管理部、１３・・・表示部、１４・
・・記憶部、１７・・・制御部。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）入力された文書情報を更新して編集を行う文書編
   集部を備え、この編集された文書情報を記憶可能な文書
   情報処理装置において、前記文書情報の編集に用いられ
   た更新情報をその更新が行われた更新時期情報に対応し
   て記憶させる手段を備えたことを特徴とする文書情報処
   理装置。
2. （２）前記更新情報はコマンド化されたものである特許
   請求の範囲第１項記載の文書情報処理装置。