JP6702044B2 - 情報処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置に関する。

特許文献１には、ユーザが行ったＷｅｂページのカスタマイズ内容をカスタマイズＤＢに登録し、そのユーザが利用するブラウザからのＷｅｂページの要求をＷｅｂサーバに転送してＷｅｂページを取得し、登録したカスタマイズ内容に従ってカスタマイズしたＷｅｂページをそのブラウザに送信する技術が開示されている。

特開２００９−２５１７５４号公報

例えば申請業務システムにおいてユーザが申請用の装置を操作して申請の作業（申請書の作成作業や文書の添付作業など）を行う場合に、他のユーザが行った申請の作業で用いられた方法のうち、自分が望ましいと考える特定の方法（例えば作業時間が短い方法やミスが少ない方法など）を活用することができると便利である。
そこで、本発明は、過去に行われた作業の方法のうちユーザが望ましいと考える特定の方法を示す情報を出力する情報処理装置を提供することを目的とする。

本発明の請求項１に係る情報処理装置は、文書及び当該文書に対して行われた作業の処理順序を示す第１情報と、当該作業の結果を複数の項目について示す第２情報とが複数蓄積されている場合に、ユーザの操作に基づいて前記複数の項目のうちのいずれかの項目を指定する指定部と、指定された前記項目の前記作業の結果が条件を満たす前記第２情報に対応する前記第１情報を出力する出力部とを備えることを特徴とする。

本発明の請求項２に係る情報処理装置は、請求項１に記載の構成において、前記第２情報は、前記作業に要した時間を前記作業の結果として示し、蓄積されている複数の前記第２情報が示す前記時間のうち短い方から決められた順番までの前記時間を示す前記第２情報が前記条件を満たすことを特徴とする。

本発明の請求項３に係る情報処理装置は、請求項１又は２に記載の構成において、前記第２情報は、前記作業で発生したミスの回数を前記作業の結果として示し、蓄積されている複数の前記第２情報が示す前記ミスの回数のうち少ない方から決められた順番までの前記ミスの回数を示す前記第２情報が前記条件を満たすことを特徴とする。

本発明の請求項４に係る情報処理装置は、請求項１から３のいずれか１項に記載の構成において、前記第２情報は、前記作業における操作の回数を前記作業の結果として示し、蓄積されている複数の前記第２情報が示す前記操作の回数のうち少ない方から決められた順番までの前記操作の回数を示す前記第２情報が前記条件を満たすことを特徴とする。

本発明の請求項５に係る情報処理装置は、請求項１から４のいずれか１項に記載の構成において、前記作業は、特定の処理が対応付けられた操作用の画像を用いて行われ、前記第１情報には、前記操作用の画像を示す情報が含まれていることを特徴とする。

本発明の請求項６に係る情報処理装置は、請求項１から５のいずれか１項に記載の構成において、前記作業は、ユーザに対応する文書に対して行われ、前記出力部が出力する前記第１情報を、当該第１情報が前記処理順序を示す作業を行ったユーザに対応する文書を示す情報から、前記項目を指定する操作を行ったユーザに対応する文書を示す情報に変更する変更部を備えることを特徴とする。

請求項１に係る発明によれば、過去に行われた作業の方法のうちユーザが望ましいと考える特定の方法を示す情報を出力する情報処理装置を提供することができる。
請求項２に係る発明によれば、過去に行われた作業の方法を活用しない場合に比べて、作業時間を短くすることができる。
請求項３に係る発明によれば、過去に行われた作業の方法を活用しない場合に比べて、ミスの回数を少なくすることができる。
請求項４に係る発明によれば、過去に行われた作業の方法を活用しない場合に比べて、操作の回数を少なくすることができる。
請求項５に係る発明によれば、操作用の画像を示す情報が第１情報として用いられない場合に比べて、特定の処理を実行させる手間を少なくすることができる。
請求項６に係る発明によれば、文書の変更が行われない場合に比べて、ユーザが自分に対応する文書に対する作業を行う際の手間を少なくすることができる。

実施例に係る申請業務システムの全体構成を表す図 申請サーバ装置のハードウェア構成を表す図 ユーザ端末のハードウェア構成を表す図 文書提供サーバ装置のハードウェア構成を表す図 作業管理サーバ装置のハードウェア構成を表す図 申請業務システムが実現する機能構成を表す図 初期の申請関連情報の一例を表す図 表示された申請画面の一例を表す図 更新された申請関連情報の一例を表す図 蓄積された申請関連情報の一例を表す図 蓄積された作業の結果情報の一例を表す図 申請フォームを選択する画面の一例を表す図 表示された申請画面の一例を表す図 蓄積処理における各装置の動作手順の一例を表す図 表示処理における各装置の動作手順の一例を表す図 変形例の申請業務システムが実現する機能構成を表す図 文書テーブルの一例を表す図 申請関連情報の変更履歴の例を表す図 変形例の申請業務システムが実現する機能構成を表す図 変形例の申請業務システムが実現する機能構成を表す図

［１］実施例
図１は実施例に係る申請業務システム１の全体構成を表す。申請業務システム１は、企業等における申請業務に関する処理を行うシステムである。申請業務システム１は、通信回線２と、申請サーバ装置１０と、ユーザ端末２０−１、２０−２、２０−３、２０−４（これらを区別しない場合は「ユーザ端末２０」という）と、文書提供サーバ装置３０と、作業管理サーバ装置４０とを備える。

通信回線２は、移動体通信網やインターネットなどを含み、装置同士のデータのやり取りを仲介する。通信回線２には、申請業務システム１が備える各装置が有線（無線でもよい）で接続されている。申請サーバ装置１０は、申請業務に関する処理を実行する情報処理装置である。ユーザ端末２０は、申請業務システム１を利用するユーザが操作する端末装置である。

文書提供サーバ装置３０は、申請業務に関する文書をユーザに提供するための処理を行う情報処理装置である。申請業務に関する文書とは、例えば出張申請に用いられる申請文書や休暇申請に用いられる申請文書などである。文書提供サーバ装置３０は、後述する作業管理サーバ装置４０と連携して、ユーザに適した文書を提供するための処理を行う。

作業管理サーバ装置４０は、文書に対して行われる作業を管理する情報処理装置である。文書に対して行われる作業とは、文書を編集する作業や文書を送信する作業などである。作業管理サーバ装置４０は、この管理を行うため、文書に対して行われた作業の履歴やその作業の結果を示す情報を蓄積する。作業管理サーバ装置４０が蓄積する情報の詳細及び文書提供サーバ装置３０との連携方法については後ほど詳しく説明する。

図２は申請サーバ装置１０のハードウェア構成を表す。申請サーバ装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３と、ＮＩＣ（Network Interface Card）１４と、ストレージ１５とを備えるコンピュータである。

ＣＰＵ１１は、ＲＡＭ１２をワークエリアとして用いてＲＯＭ１３やストレージ１５に記憶されているプログラムを実行することで各部の動作を制御する。ＮＩＣ１４は、移動体通信に準拠した無線通信を行う通信回路を有し、通信回線２を介して外部装置と通信を行う。ストレージ１５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）、フラッシュメモリなどの記憶手段であり、ＣＰＵ１１が制御に用いるデータやプログラムを記憶している。

図３はユーザ端末２０のハードウェア構成を表す。ユーザ端末２０は、ＣＰＵ２１と、ＲＡＭ２２と、ＲＯＭ２３と、ＮＩＣ２４と、ストレージ２５と、ＵＩ（User Interface）部２６とを備えるコンピュータである。ＣＰＵ２１からストレージ２５までは、図２に表す同名のハードウェアと共通するハードウェアである。ＵＩ部２６は、液晶ディスプレイを備え、ユーザ端末２０を操作するためのメニュー画面などを表示する。また、ＵＩ部２６は、キーボードやマウスなどの入力装置を備えている。

図４は文書提供サーバ装置３０のハードウェア構成を表す。文書提供サーバ装置３０は、ＣＰＵ３１と、ＲＡＭ３２と、ＲＯＭ３３と、ＮＩＣ３４と、ストレージ３５とを備えるコンピュータである。これらは、図２に表す同名のハードウェアと共通するハードウェアである。

図５は作業管理サーバ装置４０のハードウェア構成を表す。作業管理サーバ装置４０は、ＣＰＵ４１と、ＲＡＭ４２と、ＲＯＭ４３と、ＮＩＣ４４と、ストレージ４５とを備えるコンピュータである。これらは、図２に表す同名のハードウェアと共通するハードウェアである。

申請業務システム１が備える各装置のＣＰＵがプログラムを実行して各部を制御することで、以下に述べる機能が実現される。
図６は申請業務システム１が実現する機能構成を表す。ユーザ端末２０は、申請画面表示部２０１と、申請開始操作受付部２０２と、特定処理操作受付部２０３と、申請関連処理部２０４と、申請関連情報更新部２０５と、項目指定操作受付部２０６とを備える。文書提供サーバ装置３０は、申請関連情報抽出部３０１と、申請関連情報出力部３０２と、項目指定部３０３と、抽出対象決定部３０４とを備える。作業管理サーバ装置４０は、申請関連情報蓄積部４０１と、作業結果判定部４０２と、作業結果蓄積部４０３とを備える。

ユーザ端末２０の申請画面表示部２０１は、ユーザに申請の作業を行わせるための申請画面を表示する。ユーザは、申請画面で自分が申請する種類を選択し、選択した種類の申請の作業を開始する操作を行う。申請開始操作受付部２０２は、この操作を受け付け、作業の開始操作を受け付けた申請の種類を文書提供サーバ装置３０に通知する。文書提供サーバ装置３０の申請関連情報抽出部３０１は、ユーザ端末２０から通知された種類の申請業務に関する情報をまとめて表す申請関連情報を抽出する。

申請関連情報には、申請に用いられる定型の文書（申請フォーム）を識別する文書識別情報の他、申請者や承認者、申請の際に行われた作業などを特定するための情報が含まれている。つまり、申請関連情報は、申請業務における作業の対象となる文書及びその作業の履歴を示す情報である。申請関連情報は、申請者のユーザ端末２０及び承認者のユーザ端末２０に渡され、申請の処理が進むに連れて更新されていく。文書提供サーバ装置３０には、それらの更新がされる前の初期の申請関連情報が記憶されている。

図７は初期の申請関連情報の一例を表す。図７の例では、「文書識別情報」、「作業時間」、「操作者のユーザＩＤの履歴」及び「カスタマイズ情報」という項目が設けられた申請関連情報が表されている。本実施例では、「文書識別情報」として、申請の種類を識別する第１ＩＤ（Identification：４桁の番号で表される）と、申請関連情報が更新される一連の申請手続きを識別する第２ＩＤ（こちらも４桁の番号で表される）とを繋げた情報が用いられる。第２ＩＤとしては、初期値として「００００」が定められている。

例えばユーザＡがこの申請関連情報を用いて申請を行うと「０００１」が割り当てられ、次にユーザＢがこの申請関連情報を用いて申請を行うと「０００２」が割り当てられるというように、文書識別情報を用いた申請が異なるユーザによって行われる度に新たな第２ＩＤが割り振られていく。図７の例では、出張申請の申請フォームを識別する「０００１−００００」という文書識別情報が格納されている。

「作業時間」は、申請の業務が完了するまで、すなわち申請が承認されるまでに申請者が申請画面で作業を行った時間を表す。差し戻しを受けて再度作業を行った場合の作業時間もこの作業時間に加算される。図７の例ではまだ作業が開始されていないので「００：００：００」という作業時間が格納されている。「操作者のユーザＩＤの履歴」には、申請者と承認者のユーザＩＤが格納される。差し戻しを受けると、承認者の次に申請者のユーザＩＤが格納され、差し戻しがあったことが分かるようになっている。図７の例ではまだ作業が開始されていないので誰のユーザＩＤも格納されていない。

申請業務システム１においては、特定の処理が対応付けられた操作用の画像を用いて申請の作業が行われる。以下では、「操作用画像」と言えばこの画像を示すものとする。操作用画像としては、例えばツールバーのアイコンの画像やデスクトップ上に表示されるアイコンの画像が用いられ、ユーザによるカスタマイズを受け付けるようになっている。「カスタマイズ情報」には、この操作用画像をユーザがカスタマイズした結果が表される。図７の例では、初期の操作用画像として、「捺印処理アイコン」、「読取処理アイコン」、「変換処理アイコン」が「カスタマイズ情報」の項目に格納されている。このように、申請関連情報には、操作用の画像を示す情報が含まれている。

捺印処理アイコンには、ユーザの氏名を表す捺印を電子的に文書に施す捺印処理が対応付けられる。読取処理アイコンには、スキャナ装置に文書を読み取らせる読取処理が対応付けられる。変換処理アイコンには、文書データのフォーマットを変換する変換処理が対応付けられる。例えばこの捺印処理においては、ユーザ端末２０を利用するユーザの氏名がパラメータとして定められている。

また、読取処理には、スキャナ装置からの画像データを受け取るアプリケーションプログラムを起動する処理と、スキャナ装置に画像データを要求する処理と、画像データを保存する処理とが含まれている。このように、操作用画像には、複数の処理が対応付けられていたり、それらの処理で用いられるパラメータが対応付けられていたりする。申請関連情報は、これらの操作用画像の画像データ及び各操作用画像を識別する画像ＩＤを表すとともに、各操作用画像に対応付けられている処理やパラメータを表す。このように、申請関連情報は、申請業務において文書に対する作業が行われたときに実行される処理の内容及びそれらの処理の順序を少なくとも示す情報であり、本発明の「第１情報」の一例である。

申請関連情報抽出部３０１は、出張申請の作業の開始がユーザ端末２０から通知された場合、図７に表す申請関連情報を抽出し、抽出した申請関連情報を申請関連情報出力部３０２に供給する。申請関連情報出力部３０２は、申請関連情報抽出部３０１によって抽出された申請関連情報を、申請作業の開始を通知してきたユーザ端末２０に対して出力する。ユーザ端末２０の申請画面表示部２０１は、文書提供サーバ装置３０から出力されてきた申請関連情報に基づいて、ユーザが選択した種類の申請作業のための申請画面を表示する。

図８は表示された申請画面の一例を表す。図８の例では、申請画面表示部２０１が、図７に表す申請関連情報に基づいて、出張申請の申請フォームＢ１及び捺印処理アイコンＣ１を含む申請画面Ａ１を表示している。申請画面表示部２０１は、申請関連情報が表す文書識別情報に対応する申請フォームを取得して表示する。申請フォームの記憶場所は、ユーザ端末２０でもよいし、申請サーバ装置１０でもよい。また、申請画面表示部２０１は、申請画面Ａ１とは別に、上記申請関連情報に基づいて、読取処理アイコンＤ１及び変換処理アイコンＤ２を表示している。

特定処理操作受付部２０３は、表示された操作用画像に対する操作を、その操作用画像に対応付けられた特定の処理を実行させる操作として受け付ける。特定処理操作受付部２０３は、この操作を受け付けると、操作を受け付けた操作用画像の画像ＩＤを申請関連処理部２０４に供給する。

申請関連処理部２０４は、申請業務に関する処理を実行する。申請関連処理部２０４は、例えば、特定処理操作受付部２０３から供給された画像ＩＤに申請関連情報で対応付けられた処理、すなわち特定処理操作受付部２０３により操作が受け付けられた操作用画像に対応付けられた処理（前述した捺印処理、読取処理、変換処理など）を実行する。また、申請関連処理部２０４は、操作用画像に対応付けられていない処理でも、ユーザの操作が行われれば、申請文書を編集する処理や添付文書を申請文書に貼り付ける処理などを実行する。また、申請関連処理部２０４は、ユーザの操作に基づいて、操作用画像を追加する処理や操作用画像を削除する処理、操作用画像に対応付けられた処理やパラメータを変更する処理を実行する。

申請関連処理部２０４は、これらの処理を実行したときの動作記録（ログ）を、申請関連情報とともに申請関連情報更新部２０５に供給する。申請関連情報更新部２０５は、申請関連処理部２０４から供給された動作記録に基づいて、申請関連情報を更新する。
図９は更新された申請関連情報の一例を表す。図９の例では、作業時間が「００：１５：００」に更新され、操作者のユーザＩＤの履歴が「申請者→承認者」に更新されている。これらは、申請者が１５分作業をして完成させた申請フォームを承認者に送信したことを意味している。また、カスタマイズ情報が、「捺印処理アイコン、変換処理アイコン」に更新されている。これは、申請者が読取処理アイコンは不要と判断して削除したことを意味している。

申請関連情報更新部２０５は、申請作業が完了していない場合には、更新した申請関連情報を申請関連処理部２０４に供給する。申請関連情報更新部２０５は、自装置のユーザが申請者である場合、又は、承認者であるが差し戻しをする場合には、供給された申請関連情報を申請サーバ装置１０に送信して、相手ユーザ（申請者なら承認者、承認者なら申請者）のユーザ端末２０に転送することを要求する処理を実行する。申請関連情報更新部２０５は、自装置のユーザが承認者であり、且つ、申請作業が完了した場合（承認者が承認した場合）には、更新した申請関連情報を作業管理サーバ装置４０に送信する。

作業管理サーバ装置４０の申請関連情報蓄積部４０１は、ユーザ端末２０から送信されてきた申請関連情報を蓄積する。このとき、申請関連情報蓄積部４０１は、文書識別情報の第１ＩＤが共通する申請関連情報が既に蓄積されていれば、それらの第２ＩＤ及び初期値の「００００」とは異なる第２ＩＤを割り当てて申請関連情報を蓄積する。
図１０は蓄積された申請関連情報の一例を表す。図１０の例では、申請関連情報蓄積部４０１は、第１ＩＤが「０００１」の申請関連情報を初めて蓄積するため、「０００１」という第２ＩＤを割り当てて蓄積している。この例では、作業時間が最終的に４０分となり、申請が２回差し戻されたことが表されている。

作業管理サーバ装置４０の作業結果判定部４０２は、申請関連情報蓄積部４０１に蓄積された申請関連情報が表す作業の履歴に基づいて、その作業の結果を複数の項目について判定する。作業結果判定部４０２は、本実施例では、作業時間と、ミスの回数と、操作手順数（作業における操作の回数）という３つの項目について作業の結果を判定する。作業結果判定部４０２は、申請関連情報蓄積部４０１に申請関連情報が蓄積されるとその申請関連情報を読み出し、その申請関連情報が表す作業時間を作業の結果として判定する。例えば図１０の例では、作業結果判定部４０２は、４０分という作業時間をそのまま作業の結果として判定する。

また、作業結果判定部４０２は、申請関連情報が表す操作者のユーザＩＤの履歴に基づいて、申請のミスの回数を作業の結果として判定する。例えば図１０の例では、承認者が２回差し戻しを行っていることが表されているので、作業結果判定部４０２は、２回というミスの回数を判定する。また、作業結果判定部４０２は、申請関連情報が表すカスタマイズ情報に基づいて、操作手順数を作業の結果として判定する。例えば図１０の例では、「捺印処理アイコン」及び「変換処理アイコン」という２つの操作用画像が表されているので、作業結果判定部４０２は、２回という操作手順数を判定する。

作業結果判定部４０２は、こうして判定した結果を、判定に用いた申請関連情報が表す文書識別情報とともに作業結果蓄積部４０３に供給する。作業結果蓄積部４０３は、作業結果判定部４０２により判定された作業の結果を複数の項目（本実施例では作業に要した時間、作業で発生したミスの回数、作業における操作の回数（操作手順数）という３つの項目）について示す結果情報を蓄積する。この結果情報は本発明の「第２情報」の一例である。

図１１は蓄積された作業の結果情報の一例を表す。図１１の例では、「０００１−０００１」という文書識別情報に対応付けて、「００：４０：００」という作業時間と、「２」というミスの回数と、「２」という操作手順数とが蓄積されている。また、「０００１−０００２」という文書識別情報に対応付けて、「００：２５：００」という作業時間と、「１」というミスの回数と、「３」という操作手順数とが蓄積され、「０００１−０００３」という文書識別情報に対応付けて、「００：３０：００」という作業時間と、「０」というミスの回数と、「４」という操作手順数とが蓄積されている。

ユーザ端末２０の項目指定操作受付部２０６は、作業の結果情報が示す複数の項目のうちのいずれかの項目を指定する操作を受け付ける。この操作は、例えば申請フォームを選択する画面で受け付けられる。
図１２は申請フォームを選択する画面の一例を表す。図１２の例では、申請画面表示部２０１が、申請フォームを選択するための申請画面Ａ２を表示している。

申請画面Ａ２には、申請の種類を選択するための選択欄Ｅ１（この例では「出張申請」が選択されている）と、ユーザが重視する項目（作業の結果情報が表す複数の項目のこと）として「なし」、「作業時間」、「ミスの回数」、「操作手順数」のいずれかを選択するための選択欄Ｅ２（この例では「ミスの回数」が選択されている）とが表されている。ユーザが選択欄Ｅ１及びＥ２を操作して申請の種類と重視する項目を選択した状態でＯＫボタンＦ１を押す操作を行うと、項目指定操作受付部２０６は、これらの操作を前述した項目を指定する操作として受け付ける。項目指定操作受付部２０６は、この操作を受け付けると、指定された申請の種類及び項目を文書提供サーバ装置３０に通知する。

文書提供サーバ装置３０の項目指定部３０３は、上記のユーザの操作に基づいて、作業の結果情報が示す複数の項目のうちのいずれかの項目を指定する。項目指定部３０３は本発明の「指定部」の一例である。項目指定部３０３は、受け取った通知が示す項目を複数の項目のうちのいずれかの項目として指定し、指定した項目を抽出対象決定部３０４に通知する。

抽出対象決定部３０４は、項目指定部３０３によって指定された項目に基づいて、申請関連情報抽出部３０１が抽出する対象となる申請関連情報を決定する。抽出対象決定部３０４は、次のようにして抽出対象を決定する。抽出対象決定部３０４は、まず、作業管理サーバ装置４０に対して作業結果蓄積部４０３に蓄積されている結果情報を要求する。作業結果蓄積部４０３は、この要求を受け取ると、蓄積している複数の結果情報を文書提供サーバ装置３０に送信する。

抽出対象決定部３０４は、送信されてきた複数の結果情報を取得すると、それら複数の結果情報から指定された項目の結果情報が条件を満たすものを特定する。抽出対象決定部３０４は、指定された項目が「作業時間」であれば、蓄積されている複数の作業の結果情報が示す作業時間のうち短い方から決められた順番までの作業時間を示す結果情報を、条件を満たす結果情報として特定する。抽出対象決定部３０４は、本実施例では、１番短い作業時間を示す結果情報を特定し、図１１の例であれば、最も短い２５分という作業時間を示す結果情報、すなわち「０００１−０００２」という文書識別情報に対応付けられた結果情報を特定する。

また、抽出対象決定部３０４は、指定された項目が「ミスの回数」であれば、蓄積されている複数の作業の結果情報が示すミスの回数のうち少ない方から決められた順番までのミスの回数を示す結果情報を、条件を満たす結果情報として特定する。抽出対象決定部３０４は、本実施例では、１番少ないミスの回数を示す結果情報を特定し、図１１の例であれば、最も少ない０回というミスの回数を示す結果情報、すなわち「０００１−０００３」という文書識別情報に対応付けられた結果情報を特定する。

また、抽出対象決定部３０４は、指定された項目が「操作手順数」であれば、蓄積されている複数の作業の結果情報が示す操作手順数のうち少ない方から決められた順番までの操作手順数を示す結果情報を、条件を満たす結果情報として特定する。抽出対象決定部３０４は、本実施例では、１番少ない操作手順数を示す結果情報を特定し、図１１の例であれば、最も少ない２回という操作手順数を示す結果情報、すなわち「０００１−０００１」という文書識別情報に対応付けられた結果情報を特定する。

抽出対象決定部３０４は、こうして特定した結果情報に含まれる文書識別情報に対応付けられた申請関連情報を抽出対象として決定する。抽出対象決定部３０４は、決定した申請関連情報に含まれる文書識別情報を申請関連情報抽出部３０１に供給する。申請関連情報抽出部３０１は、供給された文書識別情報に対応付けられた申請関連情報を作業管理サーバ装置４０に対して要求する。作業管理サーバ装置４０の申請関連情報蓄積部４０１は、この要求を受け取ると、要求された申請関連情報を読み出して文書提供サーバ装置３０に送信する。

申請関連情報抽出部３０１は、こうして申請関連情報蓄積部４０１に蓄積されている申請関連情報から、抽出対象決定部３０４により抽出対象として決定された申請関連情報を抽出する。申請関連情報出力部３０２は、こうして抽出された申請関連情報、すなわち、ユーザにより指定された項目の作業の結果が条件を満たす作業の結果情報に対応する申請関連情報を出力する。申請画面表示部２０１は、出力されてきた申請関連情報に基づいて、ユーザが選択した種類の申請作業のための申請画面を表示する。

図１３は表示された申請画面の一例を表す。図１３の例では、申請画面表示部２０１が、図１２の説明で述べた操作で「ミスの回数」という項目が指定された後に出力されてきた申請関連情報に基づいて申請画面を表示している。図１１の例において最も少ない０回というミスの回数を示す結果情報は、４回という操作手順数を示しており、これは、対応する申請関連情報が４つの操作用画像をカスタマイズ情報として示すことを意味している。

申請画面表示部２０１は、その４つの操作用画像として、申請画面Ａ３に含まれる捺印処理アイコンＣ１及び料金検索処理アイコンＣ２と、読取処理アイコンＤ１及び変換処理アイコンＤ２とを表示している。料金検索処理アイコンＣ２は、経路に入力された駅名等から移動に要する交通料金を検索する処理を実行させる操作を受け付ける操作用の画像である。これらの操作用の画像を用いて作業を行ったユーザはミスをすることなく（差し戻しを受けることなく）作業を終えているので、「ミスの回数」という項目を指定したユーザも、これらの操作用の画像を用いて作業を行うことで、操作用の画像が２つ又は３つである場合に比べて、差し戻しを受けることなく申請の作業を行うことが容易になっている。

ユーザ端末２０、文書提供サーバ装置３０及び作業管理サーバ装置４０の各装置は、上記の構成に基づいて、申請関連情報及び作業の結果情報を蓄積する蓄積処理と、蓄積された申請関連情報に基づいて申請画面を表示する表示処理とを行う。
図１４は蓄積処理における各装置の動作手順の一例を表す。この動作手順は、例えばユーザが選択した種類の申請を開始する操作を行うことを契機に開始される。まず、ユーザ端末２０（申請開始操作受付部２０２）は、開始操作を受け付けた申請の種類を文書提供サーバ装置３０に通知する（ステップＳ１１）。

文書提供サーバ装置３０（申請関連情報抽出部３０１）は、通知された種類の申請に関連する申請関連情報を抽出する（ステップＳ１２）。次に、文書提供サーバ装置３０（申請関連情報出力部３０２）は、抽出された申請関連情報をユーザ端末２０に対して出力する（ステップＳ１３）。ユーザ端末２０（申請画面表示部２０１）は、出力されてきた申請関連情報に基づいて申請画面を表示する（ステップＳ１４）。続いて、ユーザ端末２０（特定処理操作受付部２０３）は、図８に表す捺印処理アイコンＣ１や読取処理アイコンＤ１などの操作用画像への特定処理の操作を受け付ける（ステップＳ２１）。

次に、ユーザ端末２０（申請関連処理部２０４）は、受け付けられた操作に基づいて、特定処理を含む申請関連処理を実行する（ステップＳ２２）。続いて、ユーザ端末２０（申請関連情報更新部２０５）は、実行された申請関連処理による動作記録に基づいて、ステップＳ１３で受け取った申請関連情報を更新する（ステップＳ２３）。ユーザ端末２０（申請関連情報更新部２０５）は、申請作業が完了すると、更新した申請関連情報を作業管理サーバ装置４０に送信する（ステップＳ２４）。

作業管理サーバ装置４０（申請関連情報蓄積部４０１）は、ステップＳ２４で受け取った申請関連情報を蓄積する（ステップＳ２５）。続いて、作業管理サーバ装置４０（作業結果判定部４０２）は、蓄積された申請関連情報が表す作業の履歴に基づいて、その作業の結果を複数の項目について判定する（ステップＳ３１）。そして、作業管理サーバ装置４０（作業結果蓄積部４０３）は、ステップＳ３１で判定された作業の結果を複数の項目について示す結果情報を蓄積する（ステップＳ３２）。

図１５は表示処理における各装置の動作手順の一例を表す。この動作手順は、例えば図１２に表す申請画面で申請の種類を選択し、重視する項目を指定する操作をユーザが行うことを契機に開始される。まず、ユーザ端末２０（項目指定操作受付部２０６）は、受け付けた操作により指定された申請の種類及び項目を文書提供サーバ装置３０に通知する（ステップＳ４１）。文書提供サーバ装置３０（項目指定部３０３）は、ステップＳ４１で受け取った通知が示す項目を、作業情報が示す複数の項目のうちのいずれかの項目として指定する（ステップＳ４２）。

次に、文書提供サーバ装置３０（抽出対象決定部３０４）は、作業管理サーバ装置４０から蓄積されている作業の結果情報を取得する（ステップＳ４３）。続いて、文書提供サーバ装置３０（抽出対象決定部３０４）は、取得した作業の結果情報から、指定された項目の結果情報が条件を満たすものを特定する（ステップＳ４４）。次に、文書提供サーバ装置３０（抽出対象決定部３０４）は、特定した結果情報に対応する申請関連情報を抽出対象として決定する（ステップＳ４５）。続いて、文書提供サーバ装置３０（申請関連情報抽出部３０１）は、決定された申請関連情報を作業管理サーバ装置４０に要求する（ステップＳ４６）。

作業管理サーバ装置４０（申請関連情報蓄積部４０１）は、ステップＳ４６で要求された申請関連情報を読み出し（ステップＳ４７）、文書提供サーバ装置３０に送信する（ステップＳ４８）。文書提供サーバ装置３０（申請関連情報抽出部３０１）は、送信されてきた申請関連情報を受け取ることで、抽出対象である申請関連情報の抽出を完了する（ステップＳ４９）。次に、文書提供サーバ装置３０（申請関連情報出力部３０２）は、抽出された申請関連情報をユーザ端末２０に対して出力する（ステップＳ５０）。ユーザ端末２０（申請画面表示部２０１）は、出力されてきた申請関連情報に基づいて申請画面を表示する（ステップＳ５１）。

上述した申請関連情報に含まれるカスタマイズ情報は、ユーザがどの操作用画像を用いて作業を行ったか、すなわちユーザが行った作業によって実行される処理の内容及び処理の順序を示している。また、申請関連情報に含まれる文書識別情報は、ユーザがどの種類の文書に対して作業を行ったかということを示している。本実施例では、このようにユーザが作業した文書とその作業の処理内容及び処理順序とを示す申請関連情報のうち、ユーザの操作に基づいて指定された項目の作業の結果が条件を満たす結果情報に対応する申請関連情報が出力されることで、過去に行われた作業の方法のうちユーザが望ましいと考える特定の方法（ユーザが指定した項目の作業の結果が条件を満たす作業の方法）を示す情報が出力されるようになっている。

例えば、特定の方法として、作業時間が他に比べて短かった作業の方法が活用されることで、過去に行われた作業の方法を活用しない場合に比べて、作業時間が短くなりやすい。また、ミスの回数が他に比べて少なかった作業の方法が活用されることで、過去に行われた作業の方法を活用しない場合に比べて、ミスの回数が少なくなりやすい。また、操作手順数が他に比べて少なかった作業の方法が活用されることで、過去に行われた作業の方法を活用しない場合に比べて、操作手順数が少なくなりやすい。

また、申請関連情報に含まれるカスタマイズ情報が操作用画像を示しているので、申請関連情報に基づいてそれらの操作用画像が申請画面に表示されるようになっている。これにより、過去の作業で用いられた操作用の画像を表示させるための作業が不要になるので、操作用の画像を示す情報が申請関連情報として用いられない場合に比べて特定の処理を実行させる手間が少なくなっている。

［２］変形例
上述した実施例は本発明の実施の一例に過ぎず、以下のように変形させてもよい。また、実施例及び各変形例は、必要に応じて組み合わせて実施してもよい。

［２−１］ユーザ毎の文書
上述した文書に対する作業が、ユーザに対応する文書に対して行われる場合がある。例えば、会議室の予約を申請する文書のフォームが、ユーザが勤める事業所やフロア、ユーザの所属部門などによって異なっているという場合である。この場合に、或るユーザの申請画面の表示に用いられる申請関連情報が、そのユーザに対応した文書を示すように変更されてもよい。

図１６は本変形例の申請業務システム１ａが実現する機能構成を表す。申請業務システム１ａは、ユーザ端末２０ａと、文書提供サーバ装置３０ａと、作業管理サーバ装置４０とを備える。ユーザ端末２０ａは、図６に表す各部に加えてユーザＩＤ通知部２０７を備える。文書提供サーバ装置３０ａは、図６に表す各部に加えて文書識別情報変更部３０５を備える。

本変形例では、ユーザ端末２０ａの申請開始操作受付部２０２が申請の作業を開始する操作を受け付けると、その旨をユーザＩＤ通知部２０７に通知する。ユーザＩＤ通知部２０７は、この通知を受け取ると、自装置を利用するユーザのユーザＩＤを文書提供サーバ装置３０ａに送信する。文書提供サーバ装置３０ａの文書識別情報変更部３０５は、送信されてきたこのユーザＩＤを受け取る。また、文書識別情報変更部３０５には、申請関連情報抽出部３０１から抽出した申請関連情報が供給される。

文書識別情報変更部３０５は、申請関連情報抽出部３０１により抽出された申請関連情報が示す第１の文書識別情報を、ユーザ端末２０ａから通知されたユーザＩＤが割り当てられたユーザに対応する文書を示す第２の文書識別情報に変更する。文書識別情報変更部３０５は本発明の「変更部」の一例である。第１の文書識別情報は、抽出された申請関連情報が履歴（文書に対する作業により実行される処理の内容及び処理の手順を含むもの）を示す作業を行ったユーザに対応する文書を示す情報である。一方、第２の文書識別情報は、項目を指定する操作を行ったユーザに対応する文書を示す情報である。文書識別情報変更部３０５は、ユーザＩＤと文書の種類とを対応付けた文書テーブルを用いてこの変更を行う。

図１７は文書テーブルの一例を表す。図１７の例では、「ＩＤ００１〜ＩＤ０２０」というユーザＩＤに「００１１」という文書識別情報の第１ＩＤが対応付けられている。また、「ＩＤ０２１〜ＩＤ０５０」というユーザＩＤに「００１２」という文書識別情報の第１ＩＤが対応付けられ、「ＩＤ０５１〜ＩＤ０８０」というユーザＩＤに「００１３」という文書識別情報の第１ＩＤが対応付けられている。文書識別情報変更部３０５は、ユーザ端末２０ａから送信されてきたユーザＩＤに文書テーブルで対応付けられている第１ＩＤを読み出す。

文書識別情報変更部３０５は、申請関連情報抽出部３０１から申請関連情報が供給されると、その申請関連情報が示す文書識別情報の第１ＩＤと読み出した第１ＩＤとが一致していればその申請関連情報をそのまま申請関連情報出力部３０２に供給する。また、文書識別情報変更部３０５は、それらの第１ＩＤが一致していなければ、申請関連情報が示す文書識別情報の第１ＩＤを読み出した第１ＩＤに変更し、変更後の申請関連情報を申請関連情報出力部３０２に供給する。

図１８は申請関連情報の変更履歴の例を表す。図１８（ａ）では、申請関連情報抽出部３０１から供給された申請関連情報の一例であり、文書識別情報が「００１１−０００３」となっている。文書識別情報変更部３０５は、例えば「ＩＤ０６０」というユーザＩＤをユーザ端末２０ａから受け取った場合、そのユーザＩＤに文書テーブルで対応付けられた「００１３」という第１ＩＤに変更し、図１８（ｂ）に示す申請関連情報にしてから申請関連情報出力部３０２に供給する。

ユーザ端末２０ａの申請画面表示部２０１は、こうして出力されてきた申請関連情報が表す文書識別情報に対応する申請フォームを取得して表示する。申請画面表示部２０１は、文書識別情報が変更されていなければ「００１１」という第１ＩＤに対応する申請フォームを表示する。その場合、ユーザは、申請フォームを自分に対応したものに変更する操作を行わなければならない。本変形例では、申請画面表示部２０１が変更された「００１３」という第１ＩＤに対応する申請フォームを表示するため、文書の変更が行われない場合に比べて、ユーザが自分に対応する文書に対する作業を行う際の手間が少なくなる。

［２−２］各機能を実現する装置
図６等に表す各機能を実現する装置は上記と異なっていてもよい。
図１９は本変形例の申請業務システム１ｂが実現する機能構成を表す。申請業務システム１ｂは、ユーザ端末２０と、文書提供サーバ装置３０ｂとを備える。文書提供サーバ装置３０ｂは、図６に表す各部に加えて、作業管理サーバ装置４０が備えていた各機能（申請関連情報蓄積部４０１、作業結果判定部４０２及び作業結果蓄積部４０３）を備える。このように、申請関連情報及び結果情報の蓄積と、申請関連情報の抽出及び出力とを１台の装置が行ってもよい。この場合、文書提供サーバ装置３０ｂが本発明の「情報処理装置」の一例となる。

図２０は本変形例の申請業務システム１ｃが実現する機能構成を表す。申請業務システム１ｃは、ユーザ端末２０ｃと、作業管理サーバ装置４０とを備える。ユーザ端末２０ｃは、図６に表す各部に加えて、文書提供サーバ装置３０が備えていた各機能（申請関連情報抽出部３０１、申請関連情報出力部３０２、項目指定部３０３及び抽出対象決定部３０４）を備える。このように、申請関連情報の抽出及び出力をユーザ端末が行ってもよい。この場合、ユーザ端末２０ｃが本発明の「情報処理装置」の一例となる。

［２−３］発明の適用範囲
実施例では、本発明が申請業務システムに適用されたが、これに限らない。本発明は、例えば、財務システムや人事管理システム、販売管理システム、生産管理システム、購買システムなど、文書に対して作業が行われる各種のシステムに適用されてもよい。例えば財務システムであれば、仕分伝票や内訳表、決算報告書などの文書に対して作業が行われ、その作業の履歴（その作業により実行される処理の内容及び処理の手順を含むもの）及び文書を示す第１情報と、その作業の結果を複数の項目について示す第２情報とが蓄積される。この場合も、ユーザの操作に基づいて指定された項目の作業の結果が条件を満たす第２情報に対応する第１情報が出力されることで、実施例のように、過去に行われた作業の方法のうち特定の方法を示す情報が出力されるようになっている。

［２−４］発明のカテゴリ
本発明は、文書提供サーバ装置３０及び作業管理サーバ装置４０という情報処理装置の他、それらの情報処理装置とユーザ端末とを備える情報処理システムとしても捉えられる。また、本発明は、各装置が実施する処理を実現するための情報処理方法としても捉えられるし、各装置を制御するコンピュータを機能させるためのプログラムとしても捉えられる。このプログラムは、それを記憶させた光ディスク等の記録媒体の形態で提供されてもよいし、インターネット等の通信回線を介してコンピュータにダウンロードさせ、それをインストールして利用可能にするなどの形態で提供されてもよい。

１…申請業務システム、１０…申請サーバ装置、２０…ユーザ端末、３０…文書提供サーバ装置、４０…作業管理サーバ装置、２０１…申請画面表示部、２０２…申請開始操作受付部、２０３…特定処理操作受付部、２０４…申請関連処理部、２０５…申請関連情報更新部、２０６…項目指定操作受付部、２０７…ユーザＩＤ通知部、３０１…申請関連情報抽出部、３０２…申請関連情報出力部、３０３…項目指定部、３０４…抽出対象決定部、３０５…文書識別情報変更部、４０１…申請関連情報蓄積部、４０２…作業結果判定部、４０３…作業結果蓄積部。

Claims (6)

1. 文書及び当該文書に対して行われた作業の処理順序を示す第１情報と、当該作業の結果を複数の項目について示す第２情報とが複数蓄積されている場合に、ユーザの操作に基づいて前記複数の項目のうちのいずれかの項目を指定する指定部と、
   指定された前記項目の前記作業の結果が条件を満たす前記第２情報に対応する前記第１情報を出力する出力部と
   を備える情報処理装置。
2. 前記第２情報は、前記作業に要した時間を前記作業の結果として示し、
   蓄積されている複数の前記第２情報が示す前記時間のうち短い方から決められた順番までの前記時間を示す前記第２情報が前記条件を満たす
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記第２情報は、前記作業で発生したミスの回数を前記作業の結果として示し、
   蓄積されている複数の前記第２情報が示す前記ミスの回数のうち少ない方から決められた順番までの前記ミスの回数を示す前記第２情報が前記条件を満たす
   請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記第２情報は、前記作業における操作の回数を前記作業の結果として示し、
   蓄積されている複数の前記第２情報が示す前記操作の回数のうち少ない方から決められた順番までの前記操作の回数を示す前記第２情報が前記条件を満たす
   請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記作業は、特定の処理が対応付けられた操作用の画像を用いて行われ、
   前記第１情報には、前記操作用の画像を示す情報が含まれている
   請求項１から４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. 前記作業は、ユーザに対応する文書に対して行われ、
   前記出力部が出力する前記第１情報を、当該第１情報が前記処理順序を示す作業を行ったユーザに対応する文書を示す情報から、前記項目を指定する操作を行ったユーザに対応する文書を示す情報に変更する変更部を備える
   請求項１から５のいずれか１項に記載の情報処理装置。

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